DIRECTIE ICTS (Informatie & Communicatie Technologie & Systemen) ADMINISTRATIEVE INFORMATIEVERWERKING DE CROYLAAN 52 C B-3001 HEVERLEE
KATHOLIEKE UNIVERSITEIT LEUVEN
CWIS-formulieren maken met Dreamweaver 4.0
november 2002
http://www.kuleuven.ac.be/cwis/stijlgids/cursusdw.htm
Inhoud
i
Inhoud 1
Formulieren: inleiding .................................................................................................................1
2
Een formulier maken....................................................................................................................1
3
De eigenschappen (properties) van een veld wijzigen ............................................................2 3.1 De eigenschappen van een tekstveld..................................................................................2 3.2 De eigenschappen van een selectievakje ...........................................................................2 3.3 De eigenschappen van een keuzerondje ............................................................................3 3.4 De eigenschappen van een keuzelijst .................................................................................3 3.5 De eigenschappen van een opdrachtknop ..........................................................................4
4
Validatie instellen .........................................................................................................................5
5
De inhoud van een formulier versturen naar een e-mailadres ................................................6 5.1 Via een MAILTO-URL (fworksh1.htm) .................................................................................6 5.1.1 De form properties instellen .................................................................................6 5.1.2 Versturen van het formulier ..................................................................................7 5.1.3 Het e-mailbericht ..................................................................................................7 5.2 Via het programma CGIEMAIL (fworksh2.htm) ...................................................................8 5.2.1 De form properties instellen .................................................................................8 5.2.2 Het tekstbestand maken dat de lay-out van het e-mailbericht bepaalt (fworksh2.txt) ........................................................................................................9 5.2.3 Versturen van het formulier ............................................................................... 10 5.2.4 Het e-mailbericht ............................................................................................... 10 5.3 Gegevens versturen via het programma CGIEMAIL zodat deze toegevoegd kunnen worden aan een database (fworksh3.htm) ....................................................................... 11 5.3.1 De form properties instellen (fworksh3.htm) ..................................................... 11 5.3.2 Het tekstbestand maken (fworksh3.txt) ............................................................. 11 5.3.3 Versturen van het formulier ............................................................................... 11 5.3.4 In Outlook Express ............................................................................................ 11 5.3.5 In Outlook .......................................................................................................... 13 5.3.6 In Word (fworksh3.dot) ...................................................................................... 13 5.3.7 Tekstbestand importeren in Word, Excel of Access.......................................... 14
1
1
Formulieren: inleiding
Een webpagina kan naast tekst, figuren en hyperlinks ook één of meer formulieren bevatten. Een formulier is een verzameling van formuliervelden (tekstvakken, selectievakjes, keuzerondjes, keuzelijsten en opdrachtknoppen). U kunt voor elk formulierveld eigenschappen (zoals de naam of de grootte van een vak) en validatieregels (zoals het maximum aantal in te vullen tekens) instellen. De ingevulde gegevens kunnen worden verzonden naar een e-mailadres.
2
Een formulier maken
1. Plaats de cursor op de pagina waar u het formulier wilt maken. 2. Kies Insert/Form of kies Window/Objects/categorie Forms/knop Insert form. Het formulier wordt aangeduid door een rode streepjeslijn. De gegevens die tot eenzelfde formulier behoren, maakt u aan binnen deze streepjeslijn. Opmerking er verschijnt een bericht indien de onzichtbare elementen niet aanstaan. In dat geval kiest u View/Visual aids/Invisible elements zodat de rode streepjeslijn verschijnt. 3. Zorg dat de cursor binnen de rode streepjeslijn staat, kies Insert/Form objects en kies het gewenste formulierveld of klik op het gewenste veld van het Objects panel of sleep het gewenste veld uit het Objects panel naar de gewenste plaats. U kunt volgende velden invoegen: Text field (tekstveld van één of meerdere regels) Button (opdrachtknop om de inhoud van het formulier te versturen of het formulier leeg te maken) Check box (selectievakje: aan of uit, meedere selecties zijn mogelijk) Radio button (keuzerondje: binnen een groep is slechts één selectie mogelijk) List/Menu (keuzelijst: - type menu: éénregelig tekstveld met pijlknop; klikt men op het pijltje dan verschijnen de overige keuzemogelijkheden; men kan slechts één keuze selecteren - type list: meerregelig tekstveld met twee pijlknoppen omhoog en omlaag; men kan meerdere keuzes maken) File field (tekstveld met browse-knop zodat de gebruiker een bestand kan selecteren om samen met de formuliergegevens mee te sturen; hiervoor is dan wel een aangepast script nodig op de webserver) Image field (afbeeldingsveld dat in de plaats van een opdrachtknop kan worden gebruikt om de formuliergegevens te versturen) Hidden field (verborgen veld waarmee gegevens in het formulier verborgen worden die voor de gebruiker niet van belang zijn maar die samen met de formuliergegevens verstuurd moeten worden) Jump menu (sprongmenu: keuzelijst met koppelingen naar andere webpagina’s).
2
3
De eigenschappen (properties) van een veld wijzigen
Zorg dat de Property inspector aanstaat (Window/Properties) en klik op het gewenste veld. De eigenschappen verschillen volgens het soort veld dat u gekozen hebt.
3.1
De eigenschappen van een tekstveld
Textfield: ken een betekenisvolle naam toe (kleine letters, cijfers of _, beginnen met letter, geen spaties, geen uitgebreide ascii-tekens!) want het is de naam, samen met de inhoud van het veld, die doorgestuurd worden als u het formulier via e-mail verstuurt. Char width: de breedte van het tekstveld, dus niet het aantal tekens die in het veld kunnen worden ingevuld. Max chars: het maximum aantal tekens die in het veld kunnen worden ingevuld. Type single line: tekstsveld van één regel. Type multi line: tekstsveld van meerdere regels. De optie Max chars verandert in Num lines waar u de hoogte van het tekstveld kunt instellen in aantal regels. Type password: paswoord tekstsveld: de gebruiker ziet asterisks (***) in plaats van de ingetypte tekst om de invoer van de gebruiker te beschermen tegen spiekers. De ingevoerde gegevens worden echter niet versleuteld of gecodeerd. De ontvanger krijgt de ingevoerde gegevens ook als normale tekst toe. Init val: de tekst die standaard ingevuld wordt in het tekstveld. Wrap: enkel bij tekstveld van meerdere regels. U kunt kiezen tussen de waarden: default, off (geen word wrap), virtual en physical. Voor het verwerken van de gegevens is het nodig om hier ‘default’ te kiezen
3.2
De eigenschappen van een selectievakje
Check box: ken een betekenisvolle naam toe (kleine letters, cijfers of _, beginnen met letter, geen spaties, geen uitgebreide ascii-tekens!) want het is de naam, samen met de inhoud van het veld, die doorgestuurd worden als u het formulier via e-mail verstuurt. Checked value: bv. yes om aan te duiden dat een vakje aangekruist is. Let op: u moet hier -1 typen als u de gegevens later in Access wilt importeren en van het veld een ja/nee veld wilt maken. De waarde wordt samen met de naam doorgestuurd naar het e-mailadres. Initial state: bepaalt of het vakje standaard al dan niet ingeschakeld is.
3
3.3
De eigenschappen van een keuzerondje
Radio button: ken een betekenisvolle naam toe (kleine letters, cijfers of _, beginnen met letter, geen spaties, geen uitgebreide ascii-tekens!) want het is de naam, samen met de inhoud (waarde) van het veld, die doorgestuurd worden als u het formulier via e-mail verstuurt. Voor keuzerondjes van dezelfde groep moet u dezelfde groepsnaam opgeven. Van keuzerondjes die tot dezelfde groep behoren kan er maar één geselecteerd worden. groepsnaam checked value Checked value: geef hier een unieke waarde op. Het is deze waarde samen met de groepsnaam die doorgestuurd wordt (bijvoorbeeld: groepsnaam: kleur; checked value: rood). Initial state: bepaalt of het vakje standaard al dan niet geselecteerd is.
3.4
De eigenschappen van een keuzelijst
List/Menu: ken een betekenisvolle naam toe (kleine letters, cijfers of _, beginnen met letter, geen spaties, geen uitgebreide ascii-tekens!) want het is de naam, samen met de inhoud van het veld, die doorgestuurd worden als u het formulier via e-mail verstuurt. Type menu: klik vervolgens op de knop List values om de keuzemogelijkheden toe te voegen (via voegt u items toe, via verwijdert u items, via de knoppen en verplaatst u items; het ‘Item label’ is de tekst die wordt getoond, de ‘Value’ is de waarde die wordt doorgestuurd).
4
Type list: klik vervolgens op de knop List values om de keuzemogelijkheden toe te voegen (via voegt u items toe, via verwijdert u items, via de knoppen en verplaatst u items; het ‘Item label’ is de tekst die wordt getoond, de ‘Value’ is de waarde die wordt doorgestuurd). Height: hier bepaalt u de hoogte van de lijst (in regels). Selections allow multiple: hiermee maakt u meerdere selecties al dan niet mogelijk. Om meerdere selecties te maken in de browser moet men de ctrl-toets gebruiken voor nietaaneengesloten selecties of de shift-toets voor aaneengesloten selecties. Initially selected: hier kunt u eventueel het item kiezen dat standaard geselecteerd moet zijn. (Als u onderaan rechts van de property inspector.) deze optie niet ziet, klikt u op het
3.5
De eigenschappen van een opdrachtknop
Button name: bij een opdrachtknop mag dit veld leeg blijven. Label: de tekst die op de knop verschijnt. Action: Submit form om het formulier te versturen en Reset form om het ingevulde formulier leeg te maken (zie 5 De inhoud van een formulier versturen naar een e-mailadres).
5
4
Validatie instellen
Met de actie ‘Validate form’ kan de invoer van de gebruiker worden gecontroleerd en wordt opnieuw om invoer gevraagd indien een of meerdere velden niet correct zijn ingevuld. Het is ook mogelijk om velden verplicht in te vullen te maken. U kunt validatie instellen voor individuele velden (onBlur) of voor meerdere velden in één keer bij het versturen van het formulier (onSubmit). Als u validatie hebt ingesteld voor individuele velden, gebeurt de controle op de invoer onmiddellijk na het verlaten van het veld. Als u validatie hebt ingesteld voor meerdere velden in één keer, gebeurt de controle op de invoer bij het versturen van het formulier. Validatie kunt u enkel instellen voor tekstvelden.
1. Validatie individuele velden: klik op het veld Validatie meerdere velden: klik op de form-tag in de tag-selector (onderaan links van het documentvenster) 2. klik in het Behaviors panel (aanzetten via Window/Behaviors) op het plusteken en kies Validate form. 3. Indien u validatie voor een individueel veld instelt, klik u in de lijst Named fields op hetzelfde veld dat u in stap 1 hebt aangeklikt. Indien u validatie voor meerdere velden instelt, klikt u in de lijst Named fields op het eerste veld waarvoor u validatie wilt instellen en stelt u de gewenste validatie in. Doe hetzelfde voor alle volgende velden waarvoor u validatie wilt instellen. Required: veld is verplicht in te vullen Accept Email address: de browser controleert of de syntaxis van de invoer overeenkomt met die van een e-mailadres, m.a.w. er moet een @-teken in voorkomen (de browser controleert niet of het een geldig e-mailadres is) Number: enkel getallen zijn toegelaten inclusief een punt maar geen komma Number from: er is enkel een getal toegelaten dat ligt tussen de twee waarden die u intypt, inclusief deze waarden. 4. Klik op OK. Als u validatie hebt ingesteld voor individuele velden verschijnt in het Behaviors panel bij Events onBlur (eerst wel klikken op het veld dat de validatie bevat). Als u validatie voor het volledige formulier hebt ingesteld verschijnt in het Behaviors panel bij Events onSubmit (eerst wel klikken op de form-tag in de tag-selector).
6
5
De inhoud van een formulier versturen naar een e-mailadres
U kunt opgeven wat er moet gebeuren met de gegevens van het formulier als de gebruiker klikt op de knop Submit (of de gewijzigde naam van deze knop). Hierna wordt uitgelegd hoe de gegevens van een formulier verstuurd kunnen worden naar een e-mailadres. Er worden drie methoden uitgelegd: 1) via een MAILTO-URL (werkt niet in alle (versies van de) browsers) 2) via het programma CGIEMAIL op de webserver (CGI: Common Gateway Interface) 3) via het programma CGIEMAIL zodat de gegevens aan een database toegevoegd kunnen worden.
5.1
Via een MAILTO-URL (fworksh1.htm)
Als de (versie van de) browser deze manier van verzenden ondersteunt, kunnen de gegevens naar het opgegeven e-mailadres worden verstuurd zonder dat daarvoor een programma op de server nodig is. Het is dan niet mogelijk de lay-out van uw e-mailbericht te bepalen. Belangrijk Aangezien deze methode niet in alle browser(versies) zal werken, raden wij u aan deze methode enkel te gebruiken om te testen of wanneer u zeker weet dat deze methode werkt in de browser(versie) waarmee uw doelpubliek werkt (bv. in een intranet). 5.1.1
De form properties instellen
Klik in de tag selector (links onderaan het documentvenster) op de form-tag om de eigenschappen van het formulier in te stellen.
Form name: u hoeft geen naam op te geven, tenzij u via een JavaScript of een andere programmeertaal hiernaar wilt verwijzen. Action: hier geeft u het e-mailadres van de bestemmeling van de mail op; ook het onderwerp van de mail kan worden opgegeven mailto:
[email protected]?SUBJECT=inschrijving workshop Method: POST Belangrijk! Enctype Opdat de ingevulde gegevens die via e-mail toekomen niet in de vorm van één lange tekststring toekomen maar in een beter leesbare vorm moet u zelf nog het attribuut enctype toevoegen als volgt: 1. Klik in het formulier en klik vervolgens op de form-tag in de tag-selector (links onderaan het documentvenster). 2. Druk ctrl+T (Quick tag editor). 3. Druk op de tab-toets tot u het eind van de tag bereikt en typ: enctype=”text/plain”
7
5.1.2
Versturen van het formulier
Nadat het formulier op de webserver geplaatst is, kunnen gebruikers het invullen en versturen. Bij het versturen van het formulier verschijnt mogelijk volgende boodschap:
Klikt u op OK, dan worden de gegevens verstuurd. Er wordt geen bericht getoond dat de gegevens verstuurd zijn. Klikt u op Annuleren dan worden de gegevens niet verstuurd. 5.1.3
Het e-mailbericht
Het e-mailbericht ziet er als volgt uit:
8
5.2
Via het programma CGIEMAIL (fworksh2.htm)
Zie ook http://www.ludit.kuleuven.ac.be/info/web/index.html en klik op cgiemail Om deze methode te kunnen gebruiken moet het programma CGIEMAIL zich op de webserver bevinden. Voor de webserver van het Ludit (www.kuleuven.ac.be) is dit het geval. Publiceert u uw pagina's op een andere webserver dan kunt u dit navragen bij de beheerder van uw webserver. Met deze methode kunt u de lay-out van uw e-mailbericht bepalen en krijgt de gebruiker bij het versturen van het formulier een pagina te zien met de verstuurde gegevens (success-pagina). 5.2.1
De form properties instellen
Klik in de tag selector (links onderaan het documentvenster) op de form-tag om de eigenschappen van het formulier in te stellen.
Form name: u hoeft geen naam op te geven, tenzij u via een JavaScript of een andere programmeertaal hiernaar wilt verwijzen. Action: hier verwijst u naar het cgi-script dat zich op de webserver bevindt: /cgi-bin/cgiemail/aiv/cwis/oplnew/dw4forms/fworksh2.txt /cgi-bin/cgiemail/ = URL van het te gebruiken programma dat zich op de webserver bevindt aiv/cwis/oplnew/dw4forms/fworksh2.txt = typ hier het pad en de naam van uw tekstbestand dat de lay-out van het e-mailbericht bepaalt (zie 5.2.2 Het tekstbestand maken dat de lay-out van het e-mailbericht bepaalt (fworksh2.txt). Method: POST hiermee deelt de server aan het CGI-programma mee hoe de inhoud van het formulier wordt aangeboden. GET: geeft de aangehechte informatie door aan een URL POST: zorgt dat de server de informatie als standaardinvoer aanbiedt en stelt geen bovengrens aan de hoeveelheid gegevens die wordt doorgegeven Default: de standaard van de browser wordt gebruikt, meestal is dit GET.
9
5.2.2
Het tekstbestand maken dat de lay-out van het e-mailbericht bepaalt (fworksh2.txt)
Op de webserver moet een ascii-bestand staan dat beschrijft hoe de uiteindelijke mailboodschap er zal uitzien. Het cgiemail-programma gebruikt dit bestand om de gegevens uit uw webformulier om te zetten naar een e-mailbericht. 1. Maak in een teksteditor bv. in Word (mag ook WordPad of Kladblok zijn) een nieuw document en bewaar dit als een tekstbestand (Bestand/Opslaan/kies onder Bestand opslaan als voor 'Tekstbestand' of ‘Tekst zonder opmaak’ of File/Save/Save file as type: text only). Gebruik een lettertype met een vaste letterbreedte (bv. Courier New) en gebruik spaties (best geen tabtekens) om uw tekst te schikken. 2. Typ de gewenste tekst en de namen van de velden tussen vierkante haakjes (Alt Gr + toets [ of ]). De veldnamen moeten exact overeenkomen (hoofdlettergevoelig!!!) met de veldnamen van uw formulier in Dreamweaver. From: [email] E-mailadres van de afzender To:
[email protected] van de mail. Subject: Workshop Inschrijving Workshop [workshop] Gegevens cursist Naam Voornaam Geslacht Dienst E-mail
[naam] [voornaam] [geslacht] [dienst] [email]
Bezoldigd door K.U.Leuven UZ
[bezolkul] [bezoluz]
E-mailadres van de bestemmeling van de mail.
Onderwerp van de mail.
Opmerking [opmerking] From Hier kunt u b.v. het e-mailadres laten invullen van de gebruiker die het ingevulde formulier verstuurt zodat de bestemmeling van de mail ziet van wie de mail afkomstig is. U zorgt dan best dat het e-mailadres verplicht in te vullen is. To E-mailadres van de bestemmeling van de mail. Opmerking U kunt ook meerdere e-mailadressen invullen, gescheiden door een komma. In het voorbeeld hieronder wordt het ingevulde formulier ook verstuurd naar de persoon die het invult zodat deze ook een mail toekrijgt met zijn ingevulde gegevens. U kunt eveneens gebruik maken van Cc: (carbon copy) en/of Bcc: (blind carbon copy)
Subject Het onderwerp van de mail. Laat na de hoofding (onder Subject) een blanco lijn.
10 5.2.3
Versturen van het formulier
Nadat zowel het formulier als het tekstbestand op de webserver geplaatst zijn, kunnen gebruikers het invullen en versturen. Bij het versturen krijgt de gebruiker een success-pagina te zien met bovenaan het bericht: 'The following email message was sent' en met daaronder de gegevens die werden verstuurd, bv.
Als deze standaard success-pagina niet aan uw wensen voldoet, kunt u een eigen success-pagina maken. U maakt dan een htm-bestand met zelf gekozen tekst, bijvoorbeeld:
In het formulier zelf (fworksh2.htm) moet u dan een verborgen variabele opgeven met de naam success: 1. Plaats de cursor hiervoor b.v. onder de Submit en Reset-knop en kies Insert/Form objects/Hidden field 2. Typ als naam success en als value de volledige URL van uw alternatieve success-pagina b.v. http://www.kuleuven.ac.be/aiv/cwis/oplnew/dw4forms/success.htm
Opmerking: de naam van het ‘hidden field’ MOET success zijn opdat het zou werken. Geef daarom, om verwarring te voorkomen, aan uw alternatieve pagina ook de naam success.htm. 5.2.4
Het e-mailbericht
Het e-mailbericht ziet er als volgt uit:
11
5.3
Gegevens versturen via het programma CGIEMAIL zodat deze toegevoegd kunnen worden aan een database (fworksh3.htm)
5.3.1
De form properties instellen (fworksh3.htm)
zie 5.2.1 De form properties instellen. 5.3.2
Het tekstbestand maken (fworksh3.txt)
Op de webserver moet een ascii-bestand staan dat beschrijft hoe de uiteindelijke mailboodschap er zal uitzien. Het cgiemail-programma gebruikt dit bestand om de gegevens uit uw webformulier om te zetten naar een e-mailbericht. 1. Maak in Word (mag ook WordPad of Kladblok zijn) een nieuw document en bewaar dit als een tekstbestand (Bestand/Opslaan/kies onder Bestand opslaan als voor 'Tekstbestand' of ‘Tekst zonder opmaak’ of File/Save/Save file as type: text only). 2. Typ de hoofding in (From, To en Subject) en laat hierna een blanco regel. Typ de namen van de velden tussen vierkante haakjes (Alt Gr + toets [ of ]). De veldnamen moeten exact overeenkomen (hoofdlettergevoelig!) met de veldnamen van uw formulier in Dreamweaver. Zet vóór het eerste veld twee accolades ({{) en zet tussen elk veld twee hekjes (##). From: [email] To:
[email protected] Subject: Workshop {{[workshop]##[naam]##[voornaam]##[geslacht]##[dienst]##[email]##[bezolk ul]##[bezoluz]##[opmerking] From Hier kunt u b.v. het e-mailadres laten invullen van de gebruiker die het ingevulde formulier verstuurt zodat de bestemmeling van de mail ziet van wie de mail afkomstig is. U zorgt dan best dat het e-mailadres verplicht in te vullen is. To E-mailadres van de bestemmeling van de mail. Subject Het onderwerp van de mail. 5.3.3
Versturen van het formulier
Nadat zowel het formulier als het tekstbestand op de webserver geplaatst zijn, kunnen gebruikers het invullen en versturen. (U kunt een testformulier maken dat u naar uw eigen e-mailadres verstuurt.) Hier is het ook nuttig dat u een alternatieve success-pagina aanmaakt (zie onder 5.2.3 Versturen van het formulier). 5.3.4
In Outlook Express
Wanneer de gebruiker uw formulier invult en verstuurt, krijgt u een e-mailbericht dat er als volgt uitziet:
De bedoeling is om meerdere mails die binnenkomen in één tekstbestand te krijgen waarop dan een macro kan worden uitgevoerd die de nodige vervangingen doet zodat de gegevens vervolgens in een database geïmporteerd kunnen worden. De mails opslaan in één tekstbestand gaat niet in Outlook Express, wel in Outlook. Vandaar dat in onderstaande stappen uitgelegd wordt hoe uw mails eerst
12 naar Outlook te exporteren. Indien uw mails zich op de mailserver bevinden moet u deze ook eerst verplaatsen naar een map op uw eigen schijf. 1. Maak een nieuwe map aan op uw eigen PC. Kies hiervoor in de menubalk van Outlook Express voor Bestand/Nieuw/Map of Bestand/Map/Nieuw (File/New/Folder of File/Folder/New). 2. Geef een naam aan de map en selecteer in het vak eronder de map Lokale mappen. Klik op OK. De map wordt dan aangemaakt op uw eigen harde schijf.
3. Selecteer en versleep vervolgens in Outlook Express uw berichten van de mailserver uit de map Postvak IN (in dit voorbeeld onder PostGS) naar de zonet door u aangemaakte map. De mails worden dan verplaatst. 4. Deze stap voert u enkel uit als u nog werkt met Outlook Express versie 4. Om uw mails te kunnen exporteren, moet in Outlook Express 4 in het menu Extra/Opties/tabblad Algemeen (Tools/Options/General) de optie Outlook Express instellen als de standaard Simple MAPI-client uitstaan. Nadien kunt u deze terug aanzetten want deze optie zorgt ervoor dat u vanuit andere programma's (Word, Excel …) bestanden kunt verzenden via het menu Bestand/Verzenden. 5. Vervolgens kiest u Bestand/Exporteren/Berichten (File/Export/Messages). U krijgt volgend dialoogvenster:
6. Klik op OK. Mocht volgend dialoogvenster verschijnen dan klikt u op OK.
7. In het volgend dialoogvenster kiest u Geselecteerde mappen en selecteert u vervolgens de map die u in stap 2 hebt aangemaakt.
13 8. Klik op OK. De mails worden geëxporteerd. Vervolgens verwijdert u deze mails om vergissingen achteraf te vermijden (selecteren en delete drukken). De map zelf laat u staan. 5.3.5
In Outlook
In Outlook kunt u uw geëxporteerde mails van Outlook Express bewaren als één tekstbestand dat u nadien kunt importeren in Access, Excel of Word. 1. Start Outlook (Start/Programma's/Microsoft Outlook). Opmerking: Indien u Outlook voor de eerste maal gebruikt, zult u eerst een aantal vragen moeten beantwoorden om het programma te installeren. Er wordt o.a. de vraag gesteld of u e-mails wilt importeren uit Outlook Express, waarop u uiteraard bevestigend antwoordt. 2. Zorg dat in het menu Beeld de Mappenlijst aanstaat (View/Folder list). 3. Selecteer uw geïmporteerde map (in dit voorbeeld inschrijvingen). Let op: als deze map reeds bestond op het ogenblik dat u de mails van Outlook Express exporteert naar Outlook, dan worden de mails hieraan toegevoegd. 4. Selecteer de mails in deze map (eerste aanklikken en shift + klik op de laatste), kies Bestand/Opslaan als (File/Save as), selecteer de locatie (om het even waar op uw PC) waarin u het tekstbestand wilt bewaren (in Outlook is het enkel mogelijk om als een tekstbestand op te slaan), geef een naam aan het tekstbestand en klik op Opslaan (Save). 5. Verwijder de map (in dit voorbeeld inschrijvingen) in Outlook. 5.3.6
In Word (fworksh3.dot)
In het sjabloon fworksh3.dot bevindt zich de macro vervangnl (Nederlands) en vervange (Engels) die het tekstbestand zodanig aanpast dat de velden door tabs gescheiden worden en de records door een alineateken. 1. Om het sjabloon fworksh3.dot te kunnen gebruiken, moet u het eerst opslaan in de map waar zich de Word-sjablonen bevinden (deze vindt u terug via Extra/Opties/Bestandslocaties (Tools/Options/File Locations) bij Gebruikerssjablonen (User templates). Ga vervolgens via de Stijlgids op het web naar de pagina http://www.kuleuven.ac.be/cwis/stijlgids/cursusdw.htm. Bij het onderdeel Cursus klikt u rechts op het bestand fworksh3.dot en u kiest Doel opslaan als. Sla het bestand onmiddellijk op in de map van uw gebruikerssjablonen. 2. Open het tekstbestand, dat u in de vorige stap hebt aangemaakt, in Word. 3. Kies Extra/Sjablonen en invoegtoepassingen (Tools/Templates and add-ins). 4. Klik op de knop Toevoegen (Add), selecteer het sjabloon fworksh3.dot en klik op OK. 5. Klik op de knop (als u een Nederlandstalige versie van Outlook hebt) of op (als u een Engelstalige versie van Outlook hebt) om de macro te starten. 6. Bewaar het bestand opnieuw als tekstbestand via Bestand/Opslaan als (File/Save as) en kies Tekstbestand (.txt). Het is dit tekstbestand dat we zullen gebruiken om te importeren in Word, Excel of Access.
14
5.3.7
Tekstbestand importeren in Word, Excel of Access
5.3.7.1
In Word
1. 2. 3. 4.
Open het tekstbestand (waarop u de macro hebt uitgevoerd) in Word. Selecteer de gegevens (ctrl+A). Kies Tabel (Table) en vervolgens Tekst naar tabel converteren (Convert text to table). Selecteer een tab als lijstscheidingsteken en klik op OK.
De gegevens zijn geconverteerd naar een tabel. 5.3.7.2
In Excel
U kunt de gegevens uit uw tekstbestand kopiëren en plakken in Excel of u kunt onderstaande stappen van de wizard Tekst importeren volgen. 1. Open het tekstbestand (waarop u de macro hebt uitgevoerd) in Excel. De Wizard Tekst importeren (Text import wizard) wordt gestart. Zorg dat de optie Gescheiden (Delimited) aanstaat en klik op Volgende (Next).
2. Zorg dat onder Scheidingstekens (Delimiters) Tab geselecteerd is en bij Tekstindicator {geen} (Text qualifier/None). Klik op Volgende (Next).
15 3. Klik op Voltooien (Finish).
4. Voeg als eerste rij de veldnamen toe en pas, indien gewenst, de kolombreedtes aan. 5.3.7.3
In Access
1. Maak een nieuwe database aan en bewaar deze. 2. Kies Bestand/Externe gegevens ophalen/Importeren (File/Get external data/Import). 3. Selecteer het tekstbestand (waarop u de macro hebt uitgevoerd) en klik op de knop Importeren (Import). De Wizard Tekst importeren (Import text wizard) wordt gestart. Zorg dat de optie Met scheidingstekens (Delimited) aanstaat en klik op Volgende (Next).
4. Zorg dat als scheidingsteken (Delimiter) Tab geselecteerd is en bij Tekstscheidingsteken {geen} (Text qualifier/None). Klik op Volgende (Next).
5. Vervolgens kiest u of u de gegevens wilt opslaan in een nieuwe tabel of in een bestaande tabel. Klik op Volgende (Next).
6. U kunt vervolgens informatie (veldnaam, gegevenstype …) opgeven voor elk veld dat u importeert. Als u in een nieuwe tabel importeert kunt u deze informatie echter ook nog aanpassen nadat de gegevens geïmporteerd zijn.
16 Als u in een bestaande tabel importeert, wordt deze stap overgeslagen. Klik op Volgende (Next).
7. U kunt een primaire sleutel (Primary key) instellen en vervolgens op Volgende (Next) klikken.
8. Typ een naam voor de tabel waarin u de gegevens wilt importeren. Opmerking: als u niet alle velden wilt importeren in de tabel kunt u op de knop Geavanceerd (Advanced) klikken en de velden aanklikken die u wilt overslaan.
9. Klik op Voltooien (Finish). De gegevens worden geïmporteerd. U kunt naar het ontwerp van de database gaan om de veldnamen en veldtypes aan te passen. Opmerkingen Als u wilt importeren in een bestaande tabel die meer velden heeft dan uw geïmporteerde bestand, dan moet u de gegevens eerst in een nieuwe tabel importeren en via een toevoegquery toevoegen aan uw bestaande tabel.
