TURNHOUT
CULTUURSTAD VAN VLAANDEREN 2012
WWW.TURNHOUT2012.BE
T O O R G T
M O D G O t r ♥ h
Inleiding
1. DE PROJECTFICHE
Omdat Turnhout zich in 2012 een jaar lang Cultuurstad van Vlaanderen mag noemen en omdat de stad in 2012 800 jaar stadsrechten viert, organiseren we een jaar lang het festival ‘Turnhout 2012’.
Om precies te weten wie wat organiseert, willen we een identiteitskaart van elk project bijhouden. Daardoor kunnen we het Turnhout 2012-programma afbakenen zodat we weten met ‘welke partners’ en ‘waarover’ we communiceren.
Wij zetten de bestaande Turnhoutse culturele organisaties in de schijnwerpers en bieden Turnhouts (en regionaal) creatief talent een platform waarop ze zich cultureel kunnen manifesteren. Iedereen die in het kader van het stadsfestival een project wil realiseren noemen we projecteigenaar. Een projecteigenaar is zelf verantwoordelijk voor de organisatie en de financiering van zijn/haar project. Turnhout 2012 biedt materiële, promotionele en logistieke ondersteuning, zoekt mee naar locaties, wil via het stimuleringsfonds bepaalde projecten helpen realiseren, stemt data af op mekaar. Turnhout 2012 zet de lijnen uit voor een samenhangend programma. In totaal worden er in 2012 meer dan 250 culturele activiteiten georganiseerd. Kortom: indrukwekkend.
• Een beperkt aantal activiteiten daarvan organiseert de vzw Turnhout 2012 zelf • Een groot aantal activiteiten worden georganiseerd i.s.m. Turnhoutse culturele instellingen en organisaties • Andere activiteiten worden opgezet op eigen initiatief van creatieve, ondernemende verenigingen en verenigden.
Het vraagt heel wat coördinatie en organisatie om dit alles te realiseren. Daarom bezorgen we u deze handleiding voor projecteigenaars. Deze bevat instructies over procedures en afspraken die nodig zijn bij de realisatie van uw project. We hopen daarmee antwoord te geven op de vele vragen die u onderweg tegenkomt. We vragen u tezelfdertijd zich aan deze afspraken te houden. Het is de enige manier om de totale organisatie rond te krijgen. Als er onduidelijkheden zijn, neem dan gerust contact op. Maar eerst en vooral: hartelijk dank voor uw bijdrage aan Turnhout 2012 en de bereidheid om met deze handleiding voorprojecteigenaars aan de slag te gaan. Turnhout 2012 Stadhuis - Grote Markt 1, 2300 Turnhout www.turnhout2012.be 014 40 96 74
[email protected]
De projectfiche bevat volgende informatie over uw project: • • • • • •
naam van het project naam en coördinaten (telefoon, mobiel nummer, mailadres) van minstens twee contactpersonen plaats, datum en duur van de activiteit/toonmoment. Met wie wordt het project gerealiseerd (partners,…) ? Welk publiek wil je bereiken ? Welke middelen zijn daarbij nodig? (Zie fiche evenementenloket, maar lees ook de belangrijke noot onderaan deze alinea)? • Welk prijsbeleid wordt gevoerd? • Korte omschrijving van de activiteit: inhoud, vorm, … .
Infofiches kunnen worden aangevraagd bij
[email protected]. De meest recente versie van de infofiche vind je als bijlage. Wie reeds eerder een infofiche invulde, hoeft dat niet opnieuw te doen. Bezorg ons enkel de informatie over het prijsbeleid. Wie niet eerder een infofiche invulde: gelieve daar werk van te maken. De communicatie over het Turnhout 2012 programma wordt weldra op gang getrokken. Belangrijke noot: Turnhout 2012 onderhandelt met licht- en geluidsfirma’s en leveranciers van evenementenmaterialen (jetons, polsbandjes, …) over de voorwaarden voor gemeenschappelijke huur of aankoop. Organisaties die geïnteresseerd zijn om in te stappen in die gemeenschappelijke aanpak melden dat bij Turnhout 2012.
2. FINANCIERING
3. VERGUNNINGEN
Uitgangspunt: elke organisatie financiert zijn eigen project met eigen middelen.
De stad Turnhout heeft een Evenementenloket dat alle vragen met betrekking tot het organiseren van evenementen beantwoordt en het afleveren van de nodige vergunningen coördineert. Dit is ook het geval voor de manifestaties en activiteiten die in het kader van Turnhout 2012 georganiseerd worden. Voor het organiseren van een ‘evenement’ en voor het ‘gebruik van de openbare ruimte’ heb je een vergunning nodig en passeer je via het vergunningenloket. Zowel de toelichting als de aanvraagformulieren vind je op www.turnhout.be.
Inkomsten en prijsbeleid:
De ‘projectfiche Turnhout 2012’ (zie:1) en de ‘aanvraag evenementen’ bevatten een aantal dezelfde vragen maar ze dienen andere doelen, vandaar twee afzonderlijke documenten. Tegelijkertijd proberen we jullie zo min mogelijk op te zadelen met administratie. Daarom baseert Turnhout 2012 zich zoveel mogelijk op de ‘aanvraag evenementen’ voor een aantal aangelegenheden.
• We parkeerden € 100.000 in het Stimuleringsfonds dat projecten tot maximum € 5000 ondersteunt als aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Het reglement en aanvraagformulier vindt u op www. turnhout2012.be. (downloads) • Andere financiële mogelijkheden hebben wij niet ter beschikking. We willen wel nagaan of we u naar andere kanalen kunnen doorverwijzen. • Wij roepen op om de toegangsprijzen van uw projectactiviteiten zo toegankelijk mogelijk te maken zodat zoveel mogelijk mensen kunnen participeren. • Personen met een Vrijetijdspas die willen participeren aan een publieke activiteit van een erkende Turnhoutse sport-, jeugd- of cultuurvereniging betalen de helft van de normale prijs. De organisatie kan per kwartaal een gedetailleerd overzicht indienen om de gederfde inkomsten te bewijzen. Ze gebruiken hiervoor het formulier “financieel verslag tussenkomst vrijetijdsparticipatie”. Dit kan je bekomen bij Ann Belmans, Consulent Welzijn 014 40 96 34,
[email protected] . Ook voor meer informatie kan je bij Ann terecht. • Voor activiteiten van andere organisaties wordt dit nog onderzocht. We bezorgen u zo snel mogelijk meer info. • Inkomsten (tickets, catering, …) zijn uiteraard voor de eigen organisatie en vormen een belangrijk onderdeel in de opmaak van je projectbegroting.
Sponsoring:
• Turnhout 2012 heeft een sponsorcampagne opgezet waarop goed wordt gereageerd omdat we de sponsors een mooie return kunnen bieden (voor rekening van Turnhout 2012). Daarom vragen we aan de verschillende initiatiefnemers om niet elk op zijn beurt de sponsormarkt op te gaan. Met een aantal culturele instellingen maakten we afspraken omdat zij lopende sponsorafspraken hebben. • Het is via dit sponsorgeld dat we het Stimuleringsfonds mogelijk kunnen maken dat voor verenigingsprojecten wordt ingezet. • Projecteigenaars kunnen adverteerders en persoonlijke sponsors benaderen, maar deze sponsors krijgen geen return uit het Turnhout 2012-pakket.
Voor onderstaande punten ben je echter zelf verantwoordelijk en dien je zelf een aanvraag in: • SABAM en billijke vergoeding: www.sabam.be en www.ikgebruikmuziek.be • verzekeringen: zie punt 4 van deze handleiding. • veiligheidsvoorzieningen voor politie en brandweer • EHBO voorzieningen • wetgeving inzake het schenken van alcoholische dranken • logistieke steun (materialen die je van de stad wenst te gebruiken). Op het document ‘aanvraag evenementen’ vind je hierover meer informatie.
Turnhout 2012 en het Evenementenloket werken bijzonder nauw samen. Inzake publiciteit (hoofdstuk VII van het formulier ‘aanvraag evenementen’) zijn er aanvullende afspraken voor Turnhout 2012: zie verder in deze handleiding. Voor meer informatie ivm vergunningen kan u terecht bij Nadine Arts – 014 44 33 50 Erik Adriaensen – 014 44 33 91
[email protected]
4. VERZEKERINGEN Zoals reeds vermeld onder ‘hoofdstuk 3: vergunningen’ verwijzen we hiervoor naar het bestaande reglement van het evenementenloket. Principe is dat projecteigenaars voor de eigen projecten minstens een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid afsluiten. Vrijwilligers kunnen verzekerd worden via de gratis vrijwilligersverzekering van de provincie Antwerpen. Meer informatie daarover vind je op http://www.provant.be/welzijn/samenleven/vrijwilligerswerk/verzekering of bij
[email protected] , 03 240 61 72 Op www.fuifpunt.be/organisator/verzekeringen vindt u een degelijke nota over het afsluiten van verzekeringen bij het organisaren.
5. COMMUNICATIE
A. Wat mag je van Turnhout 2012 verwachten inzake communicatie?
Hoe communiceert Turnhout 2012 over de projecten? Turnhout 2012 communiceert aanvullend op de eigen communicatie van projecteigenaars over hun project.
• digitaal via de website, nieuwsbrieven, twitter en facebook • in de geschreven media: via cultuurblad Suiker, redactionele bijdragen in regionale, nationale en Nederlandse kranten • via de nationale media worden Turnhout 2012 projecten gepromoot • stadskanalen: stadskrant, stads-TV, stadsagenda, toeristische agenda, achter de rode knop RTV, … • commerciële kanalen: twee publibladen, de Streekkrant, gekochte advertenties (o.a. via de Passe Partout advertentie van de dienst communicatie) • audiovisuele media: RTV, VRT • displays, … • visibiliteitscampagne: flyers, affiches, banners, vlaggen, bruggen, ...
Waarover communiceert Turnhout 2012?
• over de activiteiten van Turnhout 2012 zelf • over de activiteiten van de Turnhoutse culturele instellingen en organisaties die samen met Turnhout 2012 een project opzetten • over de activiteiten die particuliere en andere organisaties in Turnhout 2012 opzetten
Om correct te kunnen communiceren over de verschillende projecten hebben we exacte informatie nodig van de projecteigenaars. Die vinden wij met uw medewerking op de correct ingevulde ‘projectfiches’ en ‘Aanvragen voor evenementen’.
Wanneer communiceert Turnhout 2012?
• Begin 2012: globale aankondiging van het feestjaar (7/01/2012) • twee of drie weken voor elke programmapiek organiseren we een nationale persconferentie: begin maart, half juni, begin september, eind oktober • voor de regionale pers organiseert Turnhout 2012 tussenin persbabbels waarmee nieuwe ontwikkelingen worden meegeven. Suggesties bezorgt u aan
[email protected] • in onderlinge afspraak worden partners betrokken bij die persmomenten om hun eigen projecten toe te lichten
Samenvattend: Turnhout 2012 communiceert over alle activiteiten via: www.uitinturnhout.be, www.turnhout2012.be, de Turnhout 2012-nieuwsbrief, de stadskrant, Rode Knop RTV, kalender in de twee publibladen, invulaffiches, … Turnhout 2012 communiceert over de eigen programmatie daarenboven via: Streekkrant, persbabbels, afzonderlijke katerns in de Stadskrant, Stads-TV, met de inzet van de Airstream (promowagen), gemeentebladen van omliggende dorpen, Radio 2, affiches en flyers, … Turnhout 2012 communiceert over activiteiten waarvoor nationale aandacht wenselijk is daarenboven via: Knack, een special in een nationale krant, Cobra, VRT, de nationale redactie van kranten, …
B. Wat verwacht Turnhout 2012 van projecteigenaars inzake communicatie? Gebruik van de naam van Turnhout 2012;
• Projecteigenaars krijgen toestemming om de naam van Turnhout 2012 te gebruiken. • Wie gadgets of producten wil verkopen met de naam, logo of beeld van Turnhout 2012 moet daarover voorafgaandelijk toestemming krijgen van Turnhout 2012. Turnhout 2012 brengt immers zelf een aantal gadgets op de markt.
Hoe communiceren over Turnhout 2012?
• We vragen alle projecteigenaars om steeds, consequent op dezelfde wijze over Turnhout 2012 te communiceren zodat een eenduidig en voor het publiek begrijpbaar verhaal duidelijk wordt. Daarvoor levert Turnhout 2012 de nodige middelen aan (zie verder). • Via eigen publicaties, websites, nieuwsbrieven, … vestigt u loyaal aandacht op het festivaljaar Turnhout 2012 in het algemeen en de samenwerking met uw project in het bijzonder. • U gebruikt éénvormige en duidelijk zichtbare beeldvorming over Turnhout 2012 op uw promotiemiddelen (affiches, banners, …).
Daarvoor schuiven we drie elementen naar voor:
1. vermelden van de website: www.turnhout2012.be (met baseline: Cultuurstad van Vlaanderen) 2. de naam Turnhout 2012 ( met baseline: Cultuurstad van Vlaanderen) 3. ons logo of beeld: • gelieve steeds minimum ons logo (drie bollen met tekst) te vermelden • heb je geen eigen projectbeeld dan vragen we ons logo te combineren met het beeld van Turnhout 2012, meer bepaald: de hertenkop (zie bijlage)
U vermeldt de samenwerking met Turnhout 2012 bij persartikels of conferenties, in persteksten / persmap, … Indien gewenst kan een medewerker van Turnhout 2012 aanwezig zijn op uw persconferenties. Welke middelen van Turnhout 2012 zijn er ter beschikking? Turnhout 2012 bezorgt alle projecteigenaars volgende materialen: • • • • • • •
1 beeld: het hert 1 logo: met 3 bollen een banner op te nemen in mail een banner te plaatsen op site een basistekst en een alineatekst. Wij vragen iedereen om steeds deze teksten te gebruiken. Voor ander beeldmateriaal neemt u contact op met roel@turnhout 2012.be Voor organisaties die geen eigen beeldvorming gebruiken stelt Turnhout 2012 een invulaffiche ter beschikking. Daarvoor kan je contact opnemen met
[email protected]
Wij dringen aan op het gebruik van volgende materialen bij uw activiteiten • • • •
banners en vlaggen promowagen ‘Airstream ‘ roll ups promomateriaal: stickers, flyers, ...
Deze materialen dienen tijdig gereserveerd te worden bij
[email protected] en worden geleverd en opgehaald door Turnhout 2012. Duidelijke informatie over uw project/activiteiten: We verwachten dat projecteigenaars Turnhout 2012 correct informeren over de eigen activiteiten. Wijzigingen tijdens het jaar moeten zo spoedig mogelijk doorgegeven worden.
C. UiTloket
• Als projecteigenaar maak je je eigen activiteit bekend via www.uitinvlaanderen.be en www.uitinturnhout.be. Het is niet enkel snel en eenvoudig. Het is ook gratis. • Surf naar www.uitdatabank.be om in te loggen. Indien je nog niet over een login beschikt, kan je er op de UiT-startpagina al even snel en eenvoudig één aanmaken. Vervolgens doorloop je alle stappen onder het tabblad ‘Nieuwe Invoer’ en klik je onderaan op de knop “Bewaar mijn invoer”. Als alles naar wens verloopt, verschijnt jouw activiteit enige tijd later op de website. • Ondervind je problemen of heb je enige assistentie nodig, dan kan je altijd terecht bij Bart Vercauteren van de Dienst Toerisme in ’t Steentje via
[email protected] of op 014 44 33 52. • Nog een laatste tip: wist je dat o.a. De Gazet van Antwerpen, Het Nieuwsblad, Radio 2, Klara en nog tientallen andere media deze databank bezoeken voor informatie over activiteiten in Turnhout? Een extra reden om je activiteit in te geven!
D. Ticketing
• De Dienst toerisme en het UiTloket organiseren eveneens een centraal ticketverkooppunt zodat elke bezoeker ter plaatse inkomtickets kan kopen voor culturele activiteiten. • Voor meer informatie daaromtrent kan je terecht bij de Dienst Toerisme: 014 44 33 55
Turnhout 2012 Stadhuis - Grote Markt 1, 2300 Turnhout www.turnhout2012.be 014 40 96 74
[email protected]
