Cultuurportaal Netwerkstad Twente

Cultuurportaal Netwerkstad Twente

Versie

1.4

Datum

18 maart 2008

Opgesteld voor

Netwerkstad Twente

Opgesteld door Robin Grimmelikhuyse

[ Project plan ]

INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE .............................................................................. 2 INLEIDING ...................................................................................... 3 SCOPE VAN HET PROJECT .................................................................... 4 PROJECTAANPAK ............................................................................... 5 PLANNING..................................................................................... 10 KOSTENBEGROTING ......................................................................... 11 RISICO’S ...................................................................................... 13 BIJLAGE 1 .................................................................................... 15

VERSIEBEHEER Versie

Datum

Status

Versie 1.0

8 februari 2008

Concept

Versie 1.1

19 februari 2008

Concept

Versie 1.2

13 maart 2008

Concept

Versie 1.3

17 maart 2008

Concept

Versie 1.4

18 maart 2008

Definitief

Projectplan Cultuurportaal | Versie 1.1

17 maart 2008 | 2

INLEIDING Netwerkstad Twente ziet haar gezamenlijke aanbod in kunst en cultuur als stimulans voor de regio, waarmee ook landelijke uitstraling verkregen kan worden. Het idee is het kunst- en cultuuraanbod van de deelnemende gemeenten te ontsluiten via internet. Uit onderzoek dat Present Media in 2005 heeft uitgevoerd om de mogelijkheden van een regionaal kunst- en cultuurportaal uit te werken, is gebleken dat er draagvlak is bij de culturele instellingen. Op basis van dit onderzoek heeft de gemeente Enschede, namens de Netwerkstad Twente, Present Media gevraagd een voorstel te doen voor het opstellen van een uitvoeringsplan waarin: −

−

Inzicht gegeven wordt in de opzet, functies en mogelijkheden van een overkoepelend cultuurportaal (deelproject 1), zoals beschreven in uw aanvraag van 14 juni 2007 (kenmerk 0700008205). Een voorstel wordt opgesteld ten behoeve van de ontsluiting van de gemeentelijke kunstcollecties (deelproject 2).

Hieronder volgt het projectplan waarin invulling gegeven wordt aan bovenstaande vragen. Dit document begint met een korte visie die een situatie weergeeft die typisch is voor een toekomstige gebruiker van het Cultuurportaal. Waarna dieper ingegaan wordt op de afbakening van het project. Vervolgens worden de activiteiten per fase opgesomd, met daarbij een inschatting van doorlooptijd en de te besteden uren. Daarna volgen de planning, de inschatting van de incidentele en structurele kosten, de mogelijke risico’s en een beschrijving van de projectorganisatie.

VISIE Hiernaast wordt aan de hand van een aantal korte user scenario’s een visie op beide projecten, overkoepelend cultuurportaal en ontsluiting van gemeentelijke kunstcollecties, gegeven. Deze user scenario’s geven ook aan wat de mogelijke ambities zijn die behaald kunnen worden. Projectplan Cultuurportaal | Versie 1.1

Kirsten van Bennekom (Inwoner van Almelo) “Dit weekend komen vrienden bij ons logeren uit het westen van het land. Het lijkt me leuk om iets van het cultuuraanbod uit deze regio te laten zien. In de TC Tubantia heb ik gelezen dat het beste startpunt om te oriënteren de kunst- en cultuurportaal van deze regio is. Op deze site zoek ik op musea in Almelo, maar word door een RSS feed gewezen op een interessante tentoonstelling over Twentse tradities in Oldenzaal, die ook voor de kinderen erg leuk is. Via een podcast wordt de tentoonstelling nog eens toegelicht door de organisator. Ik klik meteen naar de juiste site om plaats en tijd te checken. Voor de zaterdagavond zoek ik ook nog een leuke tijdsbesteding. Ik zoek op het portaal dan ook even verder op voorstellingen in Hengelo, want het lijkt me wel leuk om na de voorstelling nog even de stad in te gaan. Helaas blijkt het concert in het Rabotheater uitverkocht te zijn, maar op de site word ik direct geattendeerd op alternatieven in Enschede, Almelo, Borne en Oldenzaal! In Almelo blijkt een regionale cabaretier op te treden. Een aantal recensies op de site geven aan dat het een mooie show moet zijn. Er staat zelfs een stukje van de voorstelling op video bij. Krijg ik toch mooi een goed beeld van wat ik kan verwachten. Ik klik dan ook meteen door naar de online ticketservice van het theater en reserveer meteen 4 kaarten. Het wordt een prachtig cultureel weekendje. Ik geef in het gastenboek op het portaal mijn complimenten voor het mee helpen organiseren.”

Rogier Damhuis uit Amsterdam (hoofd collecties Rijksmuseum) “Voor het jaar 2008 moet ik een plan maken voor de nieuwe tentoonstellingen in ons museum. Ik heb al een thema bedacht, namelijk ‘regionale kunst in de hoofdstad’. Super idee vind ik zelf, maar waar begin je? In de digitale nieuwsbrief van het kunstarchief van overheidsorganisaties heb ik iets gelezen over een gezamenlijk initiatief van een aantal gemeenten in Twente. Dat is een mooi startpunt. Ik zoek meteen het artikeltje op en klik op het aangegeven webadres. Voor mij opent een mooie, wervende site. Mij wordt meteen duidelijk dat het om een kunst- en cultuur website gaat waarin je uitgebreid kunt zoeken naar het aanbod in de regio. Op een prominent gedeelte van de site klik ik op ‘onze openbare kunst in beeld’. Binnen deze pagina kan ik zoeken op thema, soort kunst, datum, naam van de kunstenaar en locatie. Ik zoek op het thema Twents en krijg een mooi overzicht van alle objecten met aanklikbare foto’s en diverse sorteermogelijkheden. Als ik op de eerste foto klik en krijg ik een uitvergroting, die ik kan printen en doorsturen. Het object zelf kan ik laten roteren en ik kan er op inzoomen. Er worden zelfs ‘hotspots’ op het kunstwerk aangegeven met toelichtingen. Ook kan ik bij het object een reactie geven en wordt er een top 10 gegeven van meest bekeken kunstobjecten. Wat een mogelijkheden, erg leuk. Ik bedenk me dat ik misschien wel een digitale tentoonstelling van de Twentse kunst in ons museum kan organiseren! Ik ga meteen de contactpersonen op de site contacteren en hopelijk komen daar mooie samenwerkingsplannen uit.”

17 maart 2008 | 3

SCOPE VAN HET PROJECT AFBAKENING / KADER In dit document wordt een concreet uitvoeringsplan beschreven waarmee de Netwerkstad-gemeenten aan de slag kunnen. In dit uitvoeringsplan wordt uiteengezet hoe het inrichten van het cultuurportaal dient te worden aangepakt en hoe de gemeentelijke kunstcollecties op optimale wijze kunnen worden ontsloten. Hierbij wordt rekening gehouden met de eventuele integratie van bestaande ICTdiensten. Het projectplan resulteert in een uitwerking op hoofdlijnen, incl. planning en begroting.

P ROJECTDOEL In gezamenlijkheid ontsluiten van culturele informatie via internet, variërend van agenda’s van voorstellingen tot het bekijken van beeldende kunstobjecten.

P ROJECTRESULTAAT Het eindresultaat van dit project is een portaal op internet waarin alle participanten (gemeenten en culturele instellingen) in de afzonderlijke steden informatie kunnen plaatsen en vraaggericht kunnen ontsluiten. Niet alleen de technische en functionele realisatie, maar ook de voorzieningen die nodig zijn om het Cultuurportaal vervolgens te beheren en te onderhouden maken onderdeel uit van het projectresultaat. Het doel van het Cultuurportaal is om het informatieaanbod als één geheel aan de klant te presenteren. Daar waar mogelijk wordt deze informatie automatisch in het portaal bijgewerkt. Het soort informatie dat in het Cultuurportaal getoond gaat worden, loopt uiteen van thematische informatie (theater, muziek, kunst, erfgoed), tot informatie over bv. voorstellingen (agenda’s, beschrijving van de inhoud), tot en met achtergrondinformatie over artiest, kunststroming e.d.


In de opzet van dit project is er voor gekozen om één portaal te realiseren waarbij de klant op één website, het hele aanbod van alle culturele instellingen uit de verschillende steden kan doorzoeken. Als bv. gezocht wordt op het thema ‘dans & ballet’, krijgt de klant een totaal overzicht van alle voorstellingen die aan dat criterium voldoet. Wil de klant echter alleen de voorstellingen in Almelo, dan is dat ook mogelijk. Het is dus niet de bedoeling om per gemeente een aparte website in te richten en deze informatie aan elkaar te koppelen. Zoals het bovenstaande blijkt is de zoekfunctie cruciaal in de ontsluiting van de informatie. Hiervoor wordt niet alleen gebruik gemaakt van de meer traditionele zoekmethoden als indexeren en metadatering, maar ook door gebruik te maken van thesauri en kansberekening. Middels verschillende zoekingangen (vrije zoekterm, op thema, op dag van de week, op ‘stroming’) wordt de informatie naar de gebruiker ontsloten. Daarnaast is het ook mogelijk om geografisch te zoeken. “Welke films draaien op zaterdagavond in Oldenzaal” of “Toon alle kunstwerken van kunstenaar X in alle gemeenten” zijn voorbeelden van zo’n geografische vraag. Het zoekresultaat wordt dus niet alleen per aanbieder getoond, maar ook gecombineerd met de informatie van andere aanbieders. Bovenstaand uitgangspunt heeft dus ook tot gevolg dat de toeleveranciers (de gemeenten en de verschillende culturele partijen uit de verschillende steden) de informatie op een vooraf vastgestelde wijze aan moeten leveren. Deze, in gezamenlijk overleg vastgestelde, structuur bepaalt mede de inrichting van het Content Management Systeem (CMS). Waar mogelijk wordt deze informatie automatisch geplaatst zonder tussenkomst van mensen. Vooralsnog wordt er in het dit projectplan vanuit gegaan dat er alleen koppelingen gelegd worden tussen de gemeenten aan de ene kant en het Cultuurportaal aan de andere kant, waar het gaat om het tonen van de beeldende kunstinformatie. Er is gekozen voor één project met één technische implementatie en per gemeente een koppeling naar de backoffice systemen waar de gemeentelijke kunstcollecties in opgeslagen zijn. Het is dus niet de bedoeling om per gemeente een volledig implementatietraject te starten.

17 maart 2008 | 4

In het document Ambitie- en resultaatbeschrijving is het Strategisch Definitie Model© voor Internet geïntroduceerd. Dit model structureert niet alleen op strategisch niveau, maar vertaalt de strategische uitgangspunten ook naar activiteiten in het project. Omdat de precieze invulling van deze activiteiten, op het moment van schrijven nog niet bekend zijn, is het niet mogelijk om daar op detailniveau over te rapporteren. Wel wordt hierbij in de Ontwerpfase uitgebreid stilgestaan, zodat duidelijk wordt wat er in de realisatiefase precies moet gebeuren. Wat is nu het concrete resultaat van het project: de basisvariant van het cultuurportaal zoals beschreven in onderstaand schema. Deze basisvariant biedt de mogelijkheid om in de toekomst per gemeente te beslissen om door te werken aan de ‘Plus’- en de ‘Compleet’-variant. Dit projectplan beschrijft de activiteiten die nodig zijn voor het realiseren van het basisportaal.

Beheer Ten aanzien van het beheer biedt het ‘basis’ pakket het volgende: Eigen beheeromgeving voor culturele instellingen. Eenvoudig content management systeem voor handmatig beheer.

Techniek Voor de techniek is in deze variant het volgende nodig: Systeemkoppelingen en standaarden (XML gebaseerd). XML adapter voor automatisch beheer kunstcollecties; XML adapter voor automatisch uploaden van content.

Tabel 1: Basisvariant

In bijlage 1 worden alle drie de pakketten weergegeven.

P ROJECTAANPAK Beschrijving van de ‘Basis´-variant

Zoals hiervoor aangegeven richt de ‘Basis’-variant zich erop om de eerder beschreven user EXPERIENCE te vergroten.

De activiteiten die in tabel 1 benoemd zijn, worden in dit hoofdstuk uitgebreider behandeld. Per activiteit zal beschreven worden wat dit inhoudt, wie daar voor nodig zijn en hoeveel tijd het gaat kosten.

Algemeen Een doelgroep/vraaggerichte (aanbod niet centraal) site waarop via meerdere zoekingangen, geavanceerd gezocht kan worden naar actuele informatie. Daarbij wordt de bezoeker gewezen op aanverwante/gerelateerde informatie, zoals andere voorstellingen en recensies die ‘ook interessant’ kunnen zijn voor de bezoeker van het portaal. Er wordt in dit basis portaal op de juiste wijze doorverwezen naar de VVV websites en de gemeentelijke websites.

Het project wordt uitgevoerd volgens de regels van Projectmatig werken. Voor de doorlooptijd van het project is het vooral belangrijk dat het eindresultaat gekoppeld wordt aan de doelen en doelstellingen van de opdrachtgever. Dus niet de technische en functionele mogelijkheden zijn leidend, maar de wensen van de opdrachtgever bepalen de invulling.

Functie Een aantal functies binnen het ‘basis’ pakket die reeds benoemd kunnen worden zijn: Cultuurportaal: Culturele agenda/activiteitenkalender Video weergave (Youtube, myVideo) Foto upload (flickr.com) Audio en podcast mogelijkheid RSS (abonneren op inhoud) Kunstcollectie online binnen het portaal (thematisch zoeken, op basis van kenmerken), waarbij achtergrondinformatie over de werken wordt gegeven en foto’s geupload kunnen worden. Meertalig


Aangezien dat, op detailniveau, nog niet bekend is, is de ontwerpfase van dit project van groot belang. In deze fase worden nl. de randvoorwaarden en uitgangspunten gedefinieerd die bepalend zijn voor de uitwerking in de realisatiefase. Op de volgende pagina wordt per fase de activiteiten uitgewerkt en een inschatting in doorlooptijden en te besteden tijd weergegeven.

17 maart 2008 | 5

P ROJECTORGANISATIE Er zal een projectorganisatie worden ingericht, bestaande uit een Stuurgroep en een Projectgroep. Voor deze groepen zullen vertegenwoordigers uit de culturele instellingen, netwerksteden en externe (technische partij en implementatiebegeleiders) zitting hebben.


17 maart 2008 | 6

OVERZICHT ACTIVITEITEN

INITIATIEF & DEFINITIE Activiteit

Korte omschrijving

Doorlooptijd

Te besteden

Keuze van beheerorganisatie

Voorstellen worden besproken met de beslissers, afhankelijk van de keuze, zal evt. met de verschillende B&W’s afgestemd moeten worden.

4 weken

4 dgn

Meting

Om te bepalen of de doelen en doelstellingen gerealiseerd zijn, is het van belang om gedurende de beheer en onderhoud periode te meten. Hiervoor worden de strategische uitgangspunten vertaald naar operationele indicatoren (kpi’s). Hiervoor wordt een meetstrategie uitgewerkt en worden afspraken gemaakt over het opstellen van rapportages.

4 weken

3 dgn

Selectie van leverancier

Er wordt een selectietraject gestart, waarin de geselecteerde technische partijen mogen aangeven wat zij kunnen. Middels presentaties, i.c.m. met een proof of concept wordt de definitieve keuze voor het systeem gemaakt.

8 weken

7 dgn

User scenario

Per doelgroep en voor de ideale klant wordt er een user scenario opgesteld waarin geschetst wordt wat die klant op het cultuurportaal kan doen.

2 weken

2 dgn

Interactie ontwerp

Op basis van het user scenario een draadmodel opzetten met daarin de hoofdblokken die op het cultuurportaal moeten komen. Dit geldt voor de homepage + aantal doorklik pagina’s. Het doel is om zo veel mogelijk functies, grafisch uit te werken.

2 weken

3 dgn

Personas / Tasks / User Cases

Per doelgroep wordt er een persona (archetype) opgesteld en daarnaast is de ideale klant ook een persona. Per persona wordt er een use case weergegeven met daarin de stappen die de persona op het cultuurportaal doorloopt.

3 weken

2 dgn

Informatie analyse (eisen & wensen)

Hierin worden de algemene wensen en eisen t.a.v. de informatie die op het cultuurportaal getoond moet worden, vastgelegd. Het gaat er om te bepalen welke informatie er is en hoe die informatie, wanneer getoond wordt.

3 weken

3 dgn

Navigatie ontwerp / Grafisch ontwerp

Hierin wordt het interactiemodel verder uitgewerkt op basis van de use cases en de informatie analyse. Dit resulteert uiteindelijk in een tot in detail uitgewerkt grafisch

3 weken

4 dgn

O NTWERP


17 maart 2008 | 7

ontwerp. Funct. ontwerp / Technisch ontwerp

Hierin wordt weergegeven welke functionaliteiten en technische wensen er zijn voor het cultuurportaal. Deze eisen en wensen zijn gekoppeld aan de doelen en doelstellingen zoals verwoord in de strategische sessies. Dit document wordt opgesteld voor de technische partij.

4 weken

5 dgn

Meting (hoe)

In de initiatieffase is bepaald wat gemeten moet worden, in dit onderdeel wordt afgesproken hoe de meting ingericht moet worden. Welke meetmethoden worden gebruikt, welke rapportages zijn van belang en wat is de rapportagefrequentie.

3 weken

2 dgn

Content Beheerplan

Er moet een content beheer strategie, een content beheer protocol en een content beheer handleiding opgesteld worden om het content beheer op een goede manier te introduceren en te waarborgen binnen participerende culturele partijen.

6 weken

8 dgn

Communicatieplan

De communicatie over dit project is van groot belang. Hieronder worden drie hoofdstormen onderscheiden. Het gaat om communicatie richting: • Culturele partners • (potentiële) gebruikers (bekendheid) • Eigen gemeentelijke organisatie Ter voorbereiding van de uitvoer wordt het communicatieplan opgesteld.

6 weken

5 dgn

Digitalisering en optimalisering

Inventarisatie stand van zaken per gemeente en afhankelijk van bevindingen koers bepalen. Voorbereidend op de realisatie, met de verschillende ict-afdelingen afspraken maken over de wijze van koppelen (externe toegang, inrichten van DMZ etc).

4 weken

6 dgn

Hard- en software

Aangezien het Cultuurportaal in een ASP-omgeving draait, is aanschaf van eigen soften hardware niet van belang. Wel wordt hier de hosting geregeld.

4 weken

4 dgn

Technische implementatie

Leverancier implementeert de ontwerpen in technische zin, koppelt de databases met beeldende kunstobjecten aan het portaal en zorgt ervoor dat het portaal in z’n geheel op internet te zien is. Ter beschikking stellen van het CMS aan de participanten en de bijbehorende opleiding, maken deel uit van deze fase.

16 weken

Zie RFI

Communicatieplan uitvoeren

Uitvoeren van het communicatieplan.

16 weken

5 dgn

Contentbeheer inrichting

Hieronder valt:

8 weken

5 dgn

VOORBEREIDING

REALISATIE


17 maart 2008 | 8

•

• • Digitalisering en optimalisatie ontbrekende content kunstcollecties.

Afspraken maken over decentraal beheer (verantwoordelijkheden / bevoegdheden). Borgen van de werkwijze Opstellen schrijfwijze(r) voor de content

Digitaliseren van de nog ontbrekende kunstcollecties. Niet alle gemeenten zijn even ver met het opschonen en digitaliseren van de kunstcollecties. Alle partijen moeten op een gelijk niveau komen.

8 weken

10

Beheer & Onderhoud

De nazorgfase in het project beperkt zich tot het afronden en overdragen van de beheer & onderhoud activiteiten naar de partij die dit overneemt. Het gaat hierbij om zowel het content- als het technisch beheer.

4 weken

4 dgn

Technische nazorg

Systeem wordt overgedragen aan helpdesk van de leverancier en/of hostingpartij.

4 weken

4 dgn

N AZORG

Totaal

86 dgn

Elke bovenstaande fase eindigt met een fasedocument waarin een ‘go/no go’ gegeven wordt voor de volgende fase. In het fasedocument wordt ook beschreven, of en zo ja in welke mate, het faseresultaat voldoet aan de verwachtingen van alle ‘stakeholders’. Pas als alle belanghebbende het eens zijn kan de volgende fase van start gaan.


17 maart 2008 | 9

PLANNING Id

Taaknaam

1

Cultuurportaal

v 2

Initiatief & definitiefase

5

Ontwerpfase

14

Voorbereidingsfase

19

Realisatie

24

Nazorgfase

21 apr '08 d z

19 mei '08 w z d

18 mei '09

16 jun '08 m v

d

14 jul '08 z w

11 aug '08 z d

m

8 sep '08 v d

6 okt '08 z w

z

3 nov'08 d m

1 dec '08 v d

z

29 dec '08 w z

26 jan '09 d m

v

23 feb '09 d z

23 mrt '09 w z

d

20 apr '09 m v

d

16 jun '08 m v

d

14 jul '08 z w

11 aug '08 z d

m

8 sep '08 v d

6 okt '08 z w

z

3 nov'08 d m

1 dec '08 v d

z

29 dec '08 w z

26 jan '09 d m

v

23 feb '09 d z

23 mrt '09 w z d

20 apr '09 m v

d

Tabel 1: Faseplanning Cultuurportaal in doorlooptijd.

Id

Taaknaam

1

Cultuurportaal

v 2 3 4 5

21 apr '08 d z

Keuze beheerorganisatie Meten (wat) Ontwerpfase

6

Selectie van systeem User scenario

8

Interactie ontwerp

9

Personas / tasks / user cases

10

Navigatie ontwerp/ Grafisch ontwerp

11

Functioneel ontwerp / Technisch ontwerp

12

Informatie analyse (wensen & eisen)

13

Meten (hoe)

14

Voorbereidingsfase Content beheer plan

16

Communicatieplan

17

Digitalisering en optimalisatie

18 19

Aanschaf hardware Realisatie

20

Technische implementatie

21

Communicatieplan uitvoeren

22

Contenbeheer inrichten

23

Digitalisering en optimalisatie

24

18 mei '09

Initiatief & definitiefase

7

15

19 mei '08 w z d

Nazorgfase

25

Beheer & onderhoud

26

Technische nazorg

Tabel 2: Detailplanning Cultuurportaal uitgedrukt in doorlooptijd.


17 maart 2008 | 10

KOSTENBEGROTING Op dit moment van schrijven is het niet mogelijk om een volledig en gedetailleerde kostenbegroting voor het gehele project (fasen 1, 2 en 3) uit te werken. Dit komt o.a. doordat nu nog onvoldoende duidelijk is wat de precieze functionele en technische invulling zal zijn van de pakketten in de fasen 2 en 3 en omdat de ambities van de gemeenten voor deze fasen nog niet bekend zijn. Er is hieronder dan ook voor gekozen, om dit alleen voor de eerste fase te doen. De kosten voor dit project zijn onder te verdelen in incidentele en structurele kosten.

Incidentele kosten Projectkosten Implementatiekosten Aanschaf hardware en software (besturingssysteem) Totaal:

• • •

€ 65.360,-1 € 33.800,- / € 120.600,€ 10.000,€ 109.360,- / € 195.960,-

Rekening houdend met een eenmalige bijdrage vanuit de BKV-gelden, ter hoogte van € 75.000,-, betekent een investering van minimaal € 35.160,- en van maximaal € 120.960,-

Structurele (jaarlijks terugkerende) kosten Personeelskosten (1,25 fte) Overhead Onderhoudskosten software (18% van de licentiekosten) • ‘Hosting’ • Werkbudget Totaal:

• • •

1

2

€ 56.250,-2 € 15.000,€ 5.000,€ 15.000,€ 10.000,€ 101.250,-

Aantal werkelijk te besteden uren, vermenigvuldigd met een gemiddeld uurtarief van € 95,-

Projectkosten zijn gebaseerd op activiteiten die uitgevoerd moeten worden om de huidige scope te realiseren. Verandert de scope, dan verandert de inschatting van de bedragen. Elke fase moeten deze bedragen bekeken en evt. bijgesteld worden.

Kostenverdeling Aangezien een gelijke verdeling van de incidentele kosten tussen de gemeenten niet realistisch is, is er in overleg voor gekozen om een verdeelsleutel te hanteren, gebaseerd op het aantal inwoners van de gemeente. Een kleine gemeente hoeft daardoor, absoluut gezien, minder bij te dragen aan de kosten, dan een grote gemeente. Gemeente Almelo Borne Enschede Hengelo Oldenzaal Totaal Tabel 3: Inwoneraantallen per gemeente

Inwoneraantal 72.000 21.000 154.000 81.000 31.000 359.000

De gegevens zijn afkomstig van het CBS, dateren van 1 januari 2006 en zijn afgerond op duizendtallen. Omgerekend naar inwonersaantallen betekent dit: Gemeente

Almelo Borne Enschede Hengelo Oldenzaal

Minimum € 7.092 € 2.068 € 15.168 € 7.978 € 3.053

Maximum € 24.139 € 7.041 € 51.631 € 27.156 € 10.393

€ 35.360

€ 120.360

Tabel 4:Minimale en maximale incidentele kosten naar inwoneraantallen

Voor onderbouwing zie Ambitie- en Resultaatbeschrijving


17 maart 2008 | 11

Als eenzelfde verdeling gehanteerd wordt voor de structurele kosten, ziet dat er als volgt uit:

Gemeente Almelo Borne Enschede Hengelo Oldenzaal

Jaarl. bijdrage € 20.306,41 € 5.922,70 € 43.433,15 € 22.844,71

In de berekening van de structurele kosten is geen rekening gehouden met een eventuele (jaarlijkse) subsidie bijdrage van Provincie of andere instanties.

Terugverdienen Op termijn kan door bv. inkomsten uit reclame een terugverdieneffect optreden. Of dat gebeurt en in welke mate is afhankelijk van een aantal factoren. Deze staan beschreven in het document “Ambitie- en resultaatbeschrijving”.

€ 8.743,04 € 101.250,00

Tabel 5: Structurele kosten naar inwoneraantallen Worden de kosten gedeeld door het aantal steden, dan betaalt iedere gemeente € 101.250,- / 5 = € 20.250,-/jaar


17 maart 2008 | 12

RISICO’S Elk project kent risico’s, waar het gaat om het realiseren van het eindresultaat. Tijdens de uitvoering van het project komen allerlei zaken aan de orde die de doorlooptijd, de kosten of de kwaliteit van het resultaat negatief kunnen beïnvloeden. Zolang daar van te voren over nagedacht is en er van te voren ook acties gedefinieerd zijn om de risico’s te voorkomen of te minimaliseren is dat niet erg en kunnen de meest voorkomende risico’s bij voorbaat al geminimaliseerd worden.

A

Risico

Mogelijke actie

Deadline komt in gevaar

−

Projectleider

Programma manager

−

Change management audit Change management inrichten Zo nodig scope en/of ambitie bijstellen Goede implementatiebegeleiding Uitgangspuntennotitie is vooraf aan het project uitgewerkt

−

Aanvullende inhuur

−

Ambitie evt. bijstellen

−

Expertise inhuren Communicatie gericht op begrip Vaste groep inzetbaar voor het project afspreken

− −

Teveel (ICT) veranderingen tegelijkertijd

− − − −

A A

A

Onduidelijke visie of ambitie bij (deel-) opdrachten Niet voldoende geschikte interne capaciteit voor sleutelposities in het project

Operationele werkzaamheden komen in de knel

− −

A

Geïmplementeerde resultaten worden niet beheerd

− − −

A

Gevraagd wordt om tijdens realisatie fase nog wijzigen door te voeren.


Verantwoordelijke

Scope aanpassen Ambitieniveau bijstellen Meer werk uitbesteden Meer expertise inhuren

−

A

Hieronder volgt een opsomming van mogelijke risico’s, de mogelijke oplossingen en degene die verantwoordelijk is voor de oplossing. Na overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, zal bepaald worden welke van de mogelijke acties uitgevoerd worden.

−

Bestuurlijk opdrachtgever & ambtelijk opdrachtnemer Programma manager Bestuurlijk opdrachtgever & ambtelijk opdrachtnemer Projectleider

Functioneel beheer betrekken bij uitvoering Taken en verantwoordelijkheden goed beleggen Wijzigingsbeheer een actieve rol in project geven

Projectleider

Iedere wijziging als change behandelen en zo nodig planning bijstellen.

Projectleider

17 maart 2008 | 13

−

B

Tekort aan (tijdige) menskracht

− − − − −

Wijzigingsverzoeken moeten door programmateam worden geautoriseerd Inhuur expertise

Programmateam Projectleider

Aanpassen planning Scope aanpassen

Bestuurlijk opdrachtgever & ambtelijk opdrachtnemer

Latere oplevering Escalatie procedure afspreken

Programma manager

D

Onvoldoende / afnemend committent van programmateam en stuurgroep

−

Voortdurend / regelmatig communiceren committent is randvoorwaarde voor slagen project

Programma manager

D

Onvoldoende faciliteiten beschikbaar

−

Tijdig in kaart brengen behoefte aan faciliteiten en regelen dat daarin wordt voorzien Op zoek naar andere mogelijkheden Kwaliteitseisen van op te leveren producten wijzigen Scope en ambitie naar beneden bijstellen

Projectleider

− − −

A: Grote impact, grote kans op voorkomen B: Grote impact, kleine kans op voorkomen C: Kleine impact, grote kans op voorkomen D: Kleine impact, kleine kans op voorkomen


17 maart 2008 | 14

Bijlage 1 Beschrijving van de ‘Basis´-variant

Beschrijving van de ‘Plus´-variant

Beschrijving van de ‘Compleet´-variant

Zoals hiervoor aangegeven richt de ‘Basis’-variant zich erop om de eerder beschreven user EXPERIENCE te vergroten.

De ‘Plus’-variant richt zich erop om de in de Customer Life Cycle beschreven user INTIMICY te vergroten.

De ‘Compleet’-variant richt zich er tevens op om de LOYALTY van de bezoeker van het portaal te verhogen, bijvoorbeeld door er ‘ambassadeurs’ van te maken.

Algemeen Een doelgroep/vraaggerichte (aanbod niet centraal) site waarop via meerdere zoekingangen, geavanceerd gezocht kan worden naar actuele informatie. Daarbij wordt de bezoeker gewezen op aanverwante/gerelateerde informatie, zoals andere voorstellingen en recensies die ‘ook interessant’ kunnen zijn voor de bezoeker van het portaal. Er wordt in dit basis portaal op de juiste wijze doorverwezen naar de VVV websites en de gemeentelijke websites.

Algemeen Dit bestaat uit het Cultuurportaal zoals beschreven bij ‘Basis’, met daaraan toegevoegd het hieronder beschreven Geo pakket, het Flashy content pakket en het Fun pakket. De ‘Plus’variant richt zich op het verhogen van de user intimicy, zoals het creëren van meer interactie met de bezoeker van het portaal.

Algemeen Dit bestaat uit de functies zoals beschreven bij ‘Basis’ en ‘Plus’, maar ook uit de onderstaande pakketen. De focus van de ‘Compleet’-variant ligt op het verbeteren van de user LOYALTY.

Functie Functies die bijdragen aan het creëren van meer intimicy zijn o.a. Het Geo-pakket bestaat uit: Geografisch kaartmateriaal Uitwisseling services met derden Google Maps Virtuele tentoonstellingen en kunstroutes Het Flashy content pakket bestaat uit: Aantrekkelijke multimedia content Interactieve mogelijkheden (panels, weblogs) User-generated content Kunstproductie: virtueel podium of atelier community functie voor creatieve doelgroep Mogelijkheden voor amateurs Het Fun pakket bestaat uit: Prikbord Educatieve games Viral marketing, ecards

Functie Het Promo pakket bestaat uit: E-mail nieuwsbrief Zoekmachine marketing Banners Huis aan huis bladen Acties Samenwerking met partners voor geïntegreerd aanbod (hotels, restaurants, etc.) Arrangementen van partners Het Educatie pakket bestaat uit: Rondleidingen Materiaal voor schoolopdrachten Materiaal voor spreekbeurten Het Ticketing pakket bestaat uit: Ticketing voorziening en organiseren Het Kunstuitleen pakket bestaat uit: Kunstuitleen voorziening en organiseren Het Personalisatie pakket bestaat uit: Instellen profiel Pro-actieve dienstverlening Zoeken o.b.v. profielinformatie

Functie Een aantal functies binnen het ‘basis’ pakket die reeds benoemd kunnen worden zijn: Cultuurportaal: Culturele agenda/activiteitenkalender Video weergave (Youtube, myVideo) Foto upload (flickr.com) Audio en podcast mogelijkheid RSS (abonneren op inhoud) Kunstcollectie online binnen het portaal (thematisch zoeken, op basis van kenmerken), waarbij achtergrondinformatie over de werken wordt gegeven en foto’s geupload kunnen worden. Meertalig Beheer Ten aanzien van het beheer biedt het ‘basis’ pakket het volgende: Eigen beheeromgeving voor culturele instellingen. Eenvoudig content management systeem voor handmatig beheer. Techniek Voor de techniek is in deze variant het volgende nodig: Systeemkoppelingen en standaarden (XML gebaseerd). XML adapter voor automatisch beheer kunstcollecties; Projectplan Cultuurportaal | Versie 1.1uploaden van con XML adapter voor automatisch tent.

17 maart 2008 | 15

Cultuurportaal Netwerkstad Twente

Recommend Documents