Creëren van context met de gebruiker een advies voor de implementatie van een wiki
Module: Duale fase Archiefwetenschap Docenten: M. Lulofs en S. Neugebauer Begeleider: M. Claessens Student: G.J.M. Blom (5780276) juni 2008
Inhoudsopgave 1. Inleiding ................................................................................................................................. 3 2. Doel van het onderzoek.......................................................................................................... 3 3. Historische context................................................................................................................. 3 3.1. Wat vooraf ging............................................................................................................... 3 3.2. Project Delfts Lexicon..................................................................................................... 5 4. Metadata model ...................................................................................................................... 7 4.1. ISAAR(CPF) ................................................................................................................... 7 4.2. Wiki................................................................................................................................. 8 4.3. Relatie tussen wiki en ISAAR(CPF)............................................................................... 9 4.4. Voorbeeld ...................................................................................................................... 10 4.5. Conclusie....................................................................................................................... 10 5. Gebruik van wiki’s ............................................................................................................... 12 5.1. Wanneer een wiki? ........................................................................................................ 12 5.2. Wikis in het Erfgoed ..................................................................................................... 12 5.2.1. The National Archives of the UK .......................................................................... 13 5.2.2. The Bristisch Postal Museum & Archive............................................................... 14 5.3. Onderzoek naar succesfactoren..................................................................................... 15 5.3.1. Doelafstemming ..................................................................................................... 16 5.3.2. Voldoende kritische massa..................................................................................... 17 5.3.3. Verantwoordelijkheid van gebruikers .................................................................... 18 5.3.4. Duidelijke regels voor plaatsen content ................................................................. 19 5.3.5. Monitoren activiteiten gebruikers .......................................................................... 19 5.4. Conclusie....................................................................................................................... 20 6. Conclusie.............................................................................................................................. 21 Bijlage A: Geraadpleegde literatuur......................................................................................... 22 Bijlage B: Geraadpleegde websites.......................................................................................... 23
2
1. Inleiding Dit is het onderzoeksverslag dat is gemaakt naar aanleiding van de stage bij Erfgoed Delft e.o. in het kader van de duale fase van de opleiding Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam. Erfgoed Delft e.o. is een jonge instelling die in oktober 2006 is ontstaan uit de gemeentelijke musea, het gemeentearchief en het vakteam archeologie van de gemeente Delft. Met het opzetten van een Delfts Lexicon, een encyclopedie op basis van een wiki, hoopt de instelling de toegankelijkheid niet alleen te vergroten maar ook de samenhang tussen de verschillende collectieonderdelen te vergroten.
2. Doel van het onderzoek Het doel van het onderzoek is te komen tot een advies voor Erfgoed Delft voor het succesvol inzetten van een wiki toepassing voor het beschrijven van metadata ten behoeve van het toegankelijk maken van de collectie. Twee deelvragen die hierbij worden gesteld zijn: •
Hoe ziet het metadatamodel voor zo’n toepassing eruit ?
•
Wat zijn belangrijke elementen voor een succesvolle implementatie van een wiki ?
3. Historische context 3.1. Wat vooraf ging In 2001 heeft de gemeenteraad van Delft aan de samenwerkende instellingen een krediet gegeven voor het projectplan Delfts Erfgoed Digitaal 1 . Daarmee werden diverse deelprojecten gestart die de krachten met betrekking tot het beschikbaar stellen van de collectie via internet zouden moeten bundelen. Uitgangspunt was de bezoeker een antwoord te kunnen geven op de wie, wat, waar en wanneer vraag.
Het tastbare eindproduct van dit project is een website (http://collectie.delft.nl) waarvan de doelstelling was dat burgers en bezoekers van Delft zich via één loket kunnen oriënteren op 1
http://raad.delft.nl/commissies/middelen_bestuur/2000/bijlage%20nota's/b_2000032_b.html [geraadpleegd 16 juni 2008]
3
het rijke verleden van de stad. Zij krijgen een kant en klare presentatie voorgeschoteld over aansprekende onderwerpen uit de geschiedenis van Delft. Deze laag is vergelijkbaar exposities en publicaties. Bedoeling is dat studenten en scholieren het erfgoed er kunnen ontdekken en de presentaties kunnen gebruiken, bijvoorbeeld binnen het verplichte vak omgevingsgeschiedenis. Zij krijgen de beschikking over educatief verantwoorde selecties uit de bronnen binnen de Delftse erfgoedsector, waarmee zij zelf aan de slag kunnen. Deze laag is vergelijkbaar met lespakketten. Tot slot: Onderzoekers en beheerders en beheerders van
Een scholier zoekt inspiratie voor een werkstuk. Hij logt in op Delfts Erfgoed Digitaal en voert in het zoekveld “wie” zijn achternaam in. Hij vindt (via wat nu de Digitale Stamboom is) dat zijn opa is geboren op 7 juli 1899. Er is een link naar “portret”, waar een foto van opa staat, staande voor een tabakswinkel aan de Wijnhaven. Via de link naar “waar” krijgt hij de kadastrale kaart van Delft te zien, waar het perceel oplicht. Hij klikt erop en krijgt een foto van het huidige pand, met de mogelijkheid om ook oudere foto’s te bekijken. Er is zelfs een link naar een schilderij van dat stukje Delft in de 17e eeuw, maar ook naar het verslag van de opgraving in de achtertuin van de winkel, die plaatsvond in 1998. Uiteraard zijn de vondsten afgebeeld. Hij klikt op een plaatje van een 16e-eeuwse kinderschoen, die nu in het Prinsenhof te zien is, en ziet dat er ook zo’n schoen is gevonden aan de Barbarasteeg, waar vroeger het Weeshuis stond. Via “wat” leert hij dat in dit Weeshuis alleen jongens zaten, en dat velen van hen belandden op de schepen van de VOC. Hij kan vervolgens een schilderij van een VOCschip bekijken, maar ook zoeken of er ooit een naamgenoot heeft aangemonsterd. Etcetera.
collecties, binnen en buiten Delft, hun kennis kunnen uitwisselen en verrijken, wat de ontsluiting en dus de bruikbaarheid van de eigen collectie ten goede komt. Deze laag is te vergelijken met bronnenpublicaties, zoals integrale bestandscatalogi. Uitgangspunt werd dat de collectie op alle wie, wat, waar en wanneer vragen, de zogenaamde w-vragen, een antwoord kan geven.
Een deelproject om tot realisatie van het hierboven staande te komen was standaardisatie van de ontsluiting van de collectie. De organisatieonderdelen hebben ieder hun eigen registratiesysteem. De musea beheren de collectie in de software applicatie The museum system (TMS), het archief gebruikt voor het depotbeheer (ABS/Archeion) en de inventarissen zijn in Encoded Archival Description (EAD) beschikbaar en het vakteam archeologie heeft een zelf in MS-Access ontwikkelde applicatie (Delf-IT) waarin de vondsten per opgravingsproject zijn ontsloten. De genoemde systemen zijn niet op een uniforme wijze te doorzoeken. Dat wil eigenlijk zeggen dat enerzijds het niet eenvoudig is van de ene naar de andere collectie over te stappen en anderzijds dat de gebruikte metadata erg “vervuild” is waardoor er voor eenzelfde term verschillende omschrijvingen, spellingen etcetera zijn. Termen kunnen voorkomen als synoniem zonder dat het verband ertussen is gelegd. Het bekende voorbeeld in deze is ‘Willem van Oranje’. Dit kan op verschillende manieren in de systemen zijn ingevoerd, bijvoorbeeld Willem de Zwijger, Willem I van Oranje, Vader des Vaderlands etc. Ook kan soms niet bepaald worden of twee op dezelfde wijze geschreven termen ook identiek zijn. Zo zijn er meerdere Hendrik Volckstaert secretaris van de stad Delft geweest. 4
Kortom de wie, wat, waar, wanneer vraag kan niet geautomatiseerd worden beantwoord. De website werd daarom ook een statische site waar de daarin opgenomen informatie handmatig uit de registratiesystemen werd gehaald.
3.2. Project Delfts Lexicon Er was dus behoefte aan een instrument dat het mogelijk maakt de collecties van de verschillende onderdelen uniform te kunnen doorzoeken. Dit instrument werd gepresenteerd als het Delfts Lexicon. Alle collecties hebben immers gemeen dat ze aan Delft gerelateerd zijn. In eerste opzet was dit Delfts Lexicon een lijst van trefwoorden met daarin opgenomen van personen, instellingen, families, gebeurtenissen, geografische termen etcetera. Al snel werd duidelijk dat het louter opnemen van een term niet voldoende was. Een term zou nader omschreven dienen te worden en voorzien van context. In 2007 is een projectplan geschreven om dit Delfts Lexicon te realiseren en te implementeren. Uitgangspunt zijn de in de vorige alinea genoemde w-vragen. Voor iedere w-vraag is geïnventariseerd welke soort term antwoord kan geven.
5
zoekvraag
term
applicatie voor basisregistratie
Wie
Personen, Instellingen, Families
Hiervoor is nog geen applicatie gekozen.
Wat
Gebeurtenissen
module gebeurtenissen binnen The Museum System.
Waar
Wanneer
Geografische namen (bruggen, gebouwen, ADR+, de basisregistratie voor straten etc.)
adressen van de gemeente Delft
Dit wordt gerelateerd aan de hierboven
-
beschreven termen
Voor het beschrijven van de aan de wie zoekvraag gerelateerde termen is besloten gebruik te maken van de Internationale Norm voor Archivistische Geautoriseerde Beschrijvingen van Organisaties, Personen en Families: de zogenaamde ICA standaard ISAAR(CPF) 2 .
2
http://www.archiefschool.nl/docs/isaar(cpf)2nl.pdf [geraadpleegd 16 juni 2008]
6
4. Metadata model De eerste deelvraag is hoe het metadata model eruit ziet en welke rol de wiki hierin speelt. Daarvoor sluiten we aan bij het slot van het vorige hoofdstuk waarin gesteld werd dat ISAAR(CPF) zal worden gebruikt voor het beschrijven van metadata.
4.1. ISAAR(CPF) The International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, ISAAR(CPF), is in eerste versie in 1996 verschenen en vervolgens flink herzien in 2004. In deze laatste versie kan in 27 elementen een entiteit worden beschreven. Een entiteit is een instelling, persoon of familie. Deze entiteit is te identificeren met een archiefvormer, hetgeen oorspronkelijk de gedachte is achter ISAAR(CPF). Maar het principe kan ook gelden voor niet direct aan archief gerelateerde personen, instellingen of familie. Dus kan het ook betrekking hebben op in archieven voorkomende personen. Van de genoemde 27 elementen zijn er slechts 4 essentieel. Het gaat dan om soort entiteit (5.1.1), geautoriseerde naam (5.1.2), bestaansperiode (5.2.1) en de identificatiecode van de geautoriseerde beschrijving (5.4.1). Hoewel deze standaard al sinds 1996 bestaat wordt er nog maar weinig gebruik van gemaakt 3 . De oorzaak hiervan is wellicht gelegen in het feit dat de software die wordt gebruikt voor het ontsluiten van archieven geen mogelijkheid bieden. Een bekend voorbeeld uit Vlaanderen is het project ODIS 4 . Deze database bevatte in januari 2008 ruim 90.000 entiteiten. In Nederland komen momenteel voorzichtig projecten van de grond die ISAAR(CPF) omarmen. Zo wordt door het gemeentearchief Rotterdam ISAAR(CPF) ingezet voor het metadatamodel dat ten behoeve van het e-depot wordt ontwikkeld 5 .
3
C. Streefkerk, ISAAR(CPF), de vergeten standaard? in: Archievenblad 112, maart 2008, pp.18-19. http://www.odis.be/ned/inf/info.htm [geraadpleegd 20 juni 2008] 5 (concept) Criteria en kwaliteitsnormen voor Authority Files (AF) (0.4) door P. van Wijngaarden (19 december 2007) en http://www.gemeentearchief.rotterdam.nl/content/images/stories/content/vakgenoten/edepot/4%20Presentatie%2 02006%2010%2019.pps [geraadpleegd 23 juni 2008] 4
7
4.2. Wiki In de hierboven genoemde projecten wordt gekozen de ISAAR(CPF) elementen te laten vullen door de instelling zelf. Het voor Erfgoed Delft, vanuit het idee van een Lexicon, meest interessante element in ISAAR(CPF) is het element geschiedenis (5.2.2). In dit element kan een verhaal worden geschreven over de entiteit.
De wiki technologie is met name bekend van de online encyclopedie wikipedia. Een wiki is, aldus de definitie van deze online encyclopedie, enerzijds een applicatie of (web)toepassing, waarmee webdocumenten gezamenlijk kunnen worden bewerkt en anderzijds een verzameling van een bepaald type hypertext documenten 6 . Een wiki maakt het mogelijk, met meerdere auteurs, een webpagina te creëren over een bepaald onderwerp. In de tekst kunnen verwijzingen (hyperlinks) worden gemaakt naar andere onderwerpen. Dit maakt het mogelijk om snel associatief door de verzameling teksten te bladeren, hetgeen met een fysieke kaartenbak niet eenvoudig is. Verder is mogelijk een autorisatiemodel toe te passen op het aanmaken, wijzigen of verwijderen van de inhoud zodat je verschillende rollen en bevoegdheden aan gebruikers kunt toekennen.
Een wiki wordt tegenwoordig vaak ingezet binnen organisaties om kennisdeling te vergroten. Het concept is met name succesvol in bijvoorbeeld de ontwikkeling van software waarbij meerdere personen betrokken zijn 7 . Het maakt door gebruik te maken van dit concept niet uit waar je bent en de website is, normaal gesproken, 24 uur per dag en 7 dagen in de week beschikbaar. De software dat aan de basis ligt van wikipedia is mediawiki 8 . Deze software is via open source voor een ieder beschikbaar en kan dus zonder meer worden gebruikt en aangepast. De pagina’s die worden aangemaakt worden in een database opgeslagen. Ook de historie wordt bijgehouden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat oude versies kunnen worden terug gezet.
6
http://nl.wikipedia.org/wiki/wiki [geraadpleegd 20 juni 2008] zie bijvoorbeeld http://www.ica-atom.org/docs/index.php?title=Main_Page waar een wiki is ingezet voor het schrijven van een handleiding. 8 http://www.mediawiki.org/ [geraadpleegd 20 juni 2008] 7
8
4.3. Relatie tussen wiki en ISAAR(CPF) Om ISAAR(CPF) en mediawiki op elkaar af te stemmen en zo de wens van Erfgoed Delft mogelijk te maken is het nodig de elementen van ISAAR(CPF) naast de database van mediawiki te leggen 9 . Allereerst dient er een unieke link te zijn tussen het ISAAR(CPF) model en de mediawiki database. Deze is gebaseerd op de geautoriseerde term. Deze term koppelen we aan de unieke titel van een pagina in de wiki. Daarnaast is het mogelijk om zogenaamde synoniemen, andere namen genoemd in het ISAAR(CPF) model op te nemen in de wiki door middel van een zogenaamde redirect. Dit zorgt ervoor dat er een goede verwijzing komt naar de geautoriseerde term.
In de onderstaande afbeelding is weergegeven op welke wijze dit gerealiseerd kan worden.
ISAAR
Fragment Database structuur mediawiki
5.1.2. Geautoriseerde Naam page.page_title
5.1.5. Andere namen redirect.rd_title redirect.rd_from = page.page_id
In de basisregistratiesystemen van museum en archief dient vervolgens de koppeling gelegd te worden met de fysieke en logische objecten in de collectie. Hierdoor wordt het mogelijk bij de betreffende entiteit ook deze objecten te presenteren. Voor de collectie archieven zijn momenteel alle inventarissen bij Erfgoed Delft in Encoded Archival Description (EAD). Dit maakt het in ieder geval mogelijk om het af te stemmen op de ISAAR(CPF) beschrijvingen. Voor de beeldcollectie en de museale collectie kan in het registratiesysteem The Museum System (TMS) de ISAAR(CPF) entiteit gekoppeld worden aan het beschreven object.
9
dit schema is beschikbaar op http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/4/41/Mediawiki-databaseschema.png [geraadpleegd 20 juni 2008]
9
4.4. Voorbeeld Om het hierboven vertelde abstracte verhaal enigszins concreet te maken is een proef website ingericht. Bedoeling daarvan was met name om medewerkers inzicht te geven in de mogelijkheden die het gebruik maken van dit concept biedt.
In dit voorbeeld is een beschrijving gemaakt van de Delftse burgemeester Johannes van Kuijk. Wiki biedt de mogelijkheid om teksten enigszins te structureren waardoor het mogelijk is bijvoorbeeld eenvoudig een lijst van burgemeesters te maken. Ook afbeeldingen kunnen in de tekst worden geplaatst. Zo is het mogelijk om de geboorteakte, deze zijn digitaal beschikbaar, te kunnen bekijken waardoor er dus een koppeling is naar de archiefbronnen.
In dit voorbeeld ontbreekt nog de presentatie van de overige elementen die in ISAAR(CPF) zouden zijn gegenereerd. Hiervoor zou een tabblad kunnen worden ingericht die, net als dat in bijvoorbeeld ODIS gebeurt, de overige elementen presenteert.
4.5. Conclusie De schakel tussen de wiki en de collectie is gelegen in een goed metadatamodel. Daarin wordt beschreven hoe relaties tussen de verschillende metadata zijn georganiseerd. Naar analogie
10
van Rotterdam is het inzetten van ISAAR(CPF) voor het beschrijven van instellingen, personen en families een goed instrument.
11
5. Gebruik van wiki’s 5.1. Wanneer een wiki? De keuze voor een wiki ligt misschien voor de hand maar er zijn inmiddels meer technieken waarmee informatie kan worden gepresenteerd en gebruikt. De oudste vorm in deze is het content documentmanagement waarmee informatie eenzijdig door de instelling wordt gepresenteerd. Op deze wijze is momenteel de website collectie.delft.nl opgezet. We kunnen deze methode duiden als web 1.0. In het nieuwe web 2.0 is er niet alleen sprake van presenteren van informatie maar ook interactie met of tussen gebruikers. Indien het louter gaat om gebruikers te faciliteren met elkaar in gesprek te raken is een forum de meest gebruikte oplossing. Dit wordt bijvoorbeeld toegepast bij beeldbanken of bij genealogisch onderzoek. Bij een wiki speelt zowel het resultaat van de communicatie (de beschrijving) als het proces van communicatie een belangrijke rol.
In de hierboven staande afbeelding 10 zijn de verschillende vormen nog eens geplaatst in relatie tot het resultaat en het proces van communicatie.
5.2. Wikis in het Erfgoed Een speurtocht op het Internet levert slechts een enkele wiki op die in de erfgoed sector wordt ingezet. Vaker wordt voor een forumachtige oplossing gekozen. Bij het Polar Bear Expedition 10
F. Fuchs-Kittowski en A. Kohler, Wiki communities in the context of work processes. Proceedings of the international symposium on wiki’s. 19-18th October 2005. San Diego, California, ACM p.34. (zie: http://www.wikisym.org/ws2005/proceedings/paper-04.pdf) [geraadpleegd 23 juni 2008]
12
Digital Collection 11 is bewust voor deze vorm gekozen 12 . Ook beeldcollecties maken hier gebruik van om van gebruikers reacties te krijgen 13 . Hieronder worden in het kort een tweetal, Britse, initiatieven beschreven waarbij een wiki wordt ingezet beschreven:
5.2.1. The National Archives of the UK In mei 2007 is door The National Archives in Londen een wiki gelanceerd die tot doel heeft mede door kennis van gebruikers, de collectie toegankelijker te maken.
Er worden in deze wiki niet, zoals in Delft de bedoeling is, primair entiteiten beschreven, maar er worden ook thema’s (eerste wereldoorlog, slavernij etcetera) en collectieonderdelen beschreven. Er zijn 9.083 geregistreerde gebruikers en ongeveer 4500 pagina’s aangemaakt. De pagina’s met het meeste bezoek, buiten de hoofdpagina, is de onderzoeksgids naar stukken over soldaten uit de eerste wereldoorlog (ruim 23.000 keer bezocht). Er is een koppeling met het inventarissysteem waardoor in een artikel meteen een verwijzing kan worden gemaakt naar het betreffende collectieonderdeel. Ook kan dan gezien worden welke artikelen nog meer verwijzen naar dit collectieonderdeel. 11
http://polarbears.si.umich.edu/ E. Yakel, S. Saw en P. Reynolds, Creating the Next Generation of Archival Finding Aids, D-Lib Magazine 13, no. 5/6 (May/June 2007) (zie http://www.dlib.org/dlib/may07/yakel/05yakel.html [geraadpleegd 23 juni 2008]) 13 Bijvoorbeeld het Haags gemeentearchief maar ook erfgoed Delft doet dit. 12
13
Er lijkt geen metadatamodel achter te zitten die de artikelen direct in relatie brengt met de collectieonderdelen. Het is verder niet duidelijk of er ook gebruik gemaakt wordt van een moderator die kijkt wat zich op de site afspelen. Zo zijn er bijvoorbeeld een tweetal bijna identieke onderwerpen (The Zimerman(n) Telegram) 14 met een verschillende schrijfwijze.
Een evaluatie van het instrument heeft nog niet plaatsgevonden maar het gebruik van een wiki draagt wel degelijk bij tot het verbeteren van de toegankelijk van (de context van) archieven.
5.2.2. The Bristisch Postal Museum & Archive The Britisch Postal Museum & Archive maakt gebruik van een wiki om de kennis van gebruikers over de geschiedenis van het postwezen te bundelen.
Er wordt gewerkt met negen thema’s waar de gebruiker uit moet kiezen. Één van de thema’s is het werken met de collectie. Er waren echter geen artikelen te vinden. Bij het thema working for the Post Office worden door gebruikers verhalen verteld over hun werkzame leven in het postwezen. Slechts enkele verhalen waren er geplaatst.
14
Zie ook: http://nl.wikipedia.org/wiki/Zimmermanntelegram [geraadpleegd 23 juni 2008]
14
Helaas waren er geen statistieken (er wordt geen gebruik gemaakt van de mediawiki software) te vinden over het gebruik van deze wiki. Het ziet er echter naar uit, al door de thema’s bladerend, dat er weinig gebruik van de wiki wordt gemaakt en dat ook door de organisatie zelf de wiki niet wordt gevuld. Tot slot is er ook met de collectie van het museum/archief geen koppeling gemaakt.
5.3. Onderzoek naar succesfactoren Nu hierboven is beschreven hoe eenvoudig dit concept is te gebruiken komt de vraag of er door gebruikers ook daadwerkelijk gebruik van gemaakt zal gaan worden. Het inzetten van wiki-technology blijkt namelijk niet altijd succesvol. Er zijn inmiddels enkele onderzoeken gedaan die een indicatie geven van wat de succesfactoren nu zijn. Één van deze onderzoeken is gedaan door Ann Majchrzak en Christian Wagner. In het artikel “Enabling CustomerCentricity Using Wikis and the Wiki way” presenteren zij een aantal stellingen gebaseerd op hun onderzoek 15 . Door Mark Choate vat deze zes stellingen in zijn boek Professional Wikis in min of meer vijf regels samen 16 :
15
A. Majcrzak en C. Wagner, Enabling Customer-Centricty Using Wikis and the Wiki Way in: Journal of Management Information Systems, winter 2006-2007, vol. 23, no. 3, pp.17-43 16 Mark S. Choate, Professional Wikis, Indianapolis 2008, p.15-20.
15
Een constructieve gebruikersbijdrage wordt gerealiseerd door:
1. Goede afstemming van het doel van de wiki voor de gebruikers 2. Voldoende kritische massa (gebruikers) 3. Gebruikers zelf verantwoordelijkheid geven over de wiki 4. Duidelijke regels voor gebruikers voor het plaatsen van content op de wiki 5. Beheer en monitoren van activiteiten van gebruikers in de wiki
Alvorens deze vijf regels verder uit te werken en tegen het licht van de Delftse context te houden moet er nog even stil worden gestaan bij het begrip gebruiker. Kijken we nog eens naar de Delftse context dan zijn er namelijk verschillende gebruikers van de wiki te onderscheiden. Allereerst zijn er de medewerkers van Erfgoed Delft. Archivarissen, conservatoren, documentalisten en bibliothecarissen die kennis hebben van de entiteiten, die beschreven moeten gaan worden en een bijdrage kunnen leveren aan de wiki. Daarnaast zijn er externe gebruikers die onderzoek doen in de Delftse erfgoed collectie.
5.3.1. Doelafstemming Indien gebruikers verschillende doelen voor ogen hebben om een bijdrage te leveren aan een wiki gaat het na verloop van tijd mis. In het onderzoek van Majchzrak c.s. was daar de wiki van de Los Angeles Times (in dat onderzoek schuilgaand achter de naam Boomtown Times) het voorbeeld van. Enkele redacteuren hadden bedacht gebruikers met behulp van een wiki te laten reageren op artikelen die geplaatst waren. Er waren natuurlijk voor- en tegenstanders die dan ook hun mening verkondigden. Al snel kwamen er ongewenste bijdragen en werd besloten het project te stoppen. Eenzelfde lot overkwam de wiki die Rita Verdonk met haar politieke beweging Trots op Nederland opzette 17 . De wiki fungeerde als klaagmuur zonder dat er een constructieve bijdrage werd geleverd aan het partijprogramma dat hieruit voort zou moeten komen 18 . De inzet van een wiki bij Erfgoed Delft e.o. heeft een duidelijk doel, namelijk het vergroten van de toegankelijkheid van de collectie. die wordt beheerd en zodoende de kennis van en over de historie van Delft te vergroten. Dit doel zal overigens meestal voor een Erfgoed- of archiefinstelling gelden.
17 18
http://wiki.trotsopnederland.com/wiki/Thema%27s [geraadpleegd 21 juni 2008] http://webwereld.nl/articles/51275/de-idee-nmachine-ritapedia.html [geraadpleegd 21 juni 2008]
16
5.3.2. Voldoende kritische massa Het aantal (potentiële) gebruikers dient toch enige volume te hebben anders komen er geen bijdragen. Kijken we naar de Nederlandse wikipedia dan zijn er maar liefst ruim 173.000 geregistreerde gebruikers. The National Archives heeft in het jaar dat ze nu actief zijn maar liefst 9.083 geregistreerde gebruikers. Voor een wiki die gericht is op één plaats of regio zal het moeilijker zijn dit, in ratio natuurlijk, aantal geregistreerde gebruikers te krijgen.
Toch liggen hier mogelijkheden die wikipedia of The National Archives waarschijnlijk niet hebben gebruikt. Een lokale instelling kent haar gebruikers gezien de kleinschaligheid vaak beter. Dat betekent dat het mogelijk moet zijn deze gebruikers te mobiliseren en te activeren. In Delft zijn enkele verenigingen op historisch gebied actief. Er is een historische vereniging Delfia Batavorum 19 . Deze vereniging geeft ieder jaar een jaarboek uit waarin artikelen over de Delftse historie zijn opgenomen. Daarnaast is er nog een genealogische vereniging Prometheus 20 . Deze vereniging heeft in de jaren tachtig en negentig een zogenaamd genealogische en historische encyclopedie voor Delft in twee delen uitgegeven. Naast deze verenigingen zijn er tal van onderzoekers die regelmatig over Delftse onderwerpen publiceren. Het benaderen van deze verenigingen en individuen zou een voldoende kritische massa kunnen genereren. Het sterke punt van de collectie.delft.nl website is het onderdeel verhalen in de buurt. Om deze verhalen te realiseren werd in of met de betreffende buurt een happening georganiseerd waarbij verhalen van deelnemers werden verzameld. Na afloop ontstond er echter een afgesloten geheel, zonder dat er eventueel nieuwe verhalen aan kunnen worden toegevoegd door derden. Dit concept is natuurlijk evengoed toepasbaar op het wiki-concept, waarin deze verhalen zonder meer kunnen worden opgenomen. Voordeel is dat er een plaats blijft waar verhalen kunnen worden opgenomen.
Naast dit lokale aspect zou ook aansluiting kunnen worden gezocht in de regio. Zo is er bijvoorbeeld burgemeester Gerard van Walsum 21 die nadat hij burgemeester van Delft is geweest hetzelfde ambt in Rotterdam is gaan vervullen. Trekken we deze lijn door dan zou een landelijke invulling zeer aantrekkelijk zijn. Zo is de even genoemde burgemeester Van 19
http://www.delfia-batavorum.nl/artmedic_cms35/ [geraadpleegd 21 juni 2008] http://www.prometheus-delft.org/ [geraadpleegd 21 juni 2008] 21 http://nl.wikipedia.org/wiki/Gerard_van_Walsum [geraadpleegd 21 juni 2008] 20
17
Walsum lid geweest van de Eerste en Tweede Kamer 22 . In de museale wereld zijn zulke nationale of zelfs internationale basisregistraties bekend. Er wordt bijvoorbeeld veel gebruik gemaakt van de registraties die The Getty Museum heeft ontwikkeld 23 .
Verder bezit Erfgoed Delft al enige databases die zonder meer kunnen worden opgenomen in de wiki. Bijvoorbeeld het straatnamenregister. Ook zou er met het vakteam Bouwkwaliteit en Monumenten gesproken kunnen worden over het opnemen van de monumentendatabase. Deze bevat beschrijvingen van monumenten 24 .
5.3.3. Verantwoordelijkheid van gebruikers Maak gebruikers ook verantwoordelijk voor de inhoud van de wiki. Daarmee zou een zelfregulerende gemeenschap moeten ontstaan waarbij kwalijke of onjuiste content door de gemeenschap zelf geweerd wordt. Er is bij de medewerkers (de experts) van Erfgoed Delft nog een mate van terughoudendheid om de wiki geheel open te zetten, zoals dat bij bijvoorbeeld wikipedia gebeurt. Het projectplan Delfts Lexicon zoals dat nu voorligt is vooral nog gericht op de interne gebruiker. Daarmee wordt echter de externe gebruiker tekort gedaan. Een wiki is in te richten met een autorisatiemodel zodat ten allen tijde bekend is wie het artikel heeft geschreven of gewijzigd. Daarnaast zijn er moderators die volgen wat er gebeurt en gebruik kunnen maken van het recht om in te grijpen. In wikipedia is het mogelijk anoniem een artikel te wijzigen. Dit heeft overigens wel bijgedragen tot een afscheiding van één van de oprichters van wikipedia die het zogenaamde citizendium is gestart waar artikelen altijd een bekende bron hebben. Citizendium 25 is op dezelfde software gebaseerd als wikipedia maar heeft dus een andere autorisatiestructuur. Het is ook logisch een iets striktere autorisatiestructuur toe te passen omdat het Lexicon toch in tegenstelling tot wikipedia aan een organisatie is geassocieerd. Daarbij zijn authenticiteit, betrouwbaarheid en controleerbaarheid van de bron belangrijk. Uit het bovenstaande blijkt dat het belangrijk is dat medewerkers van Erfgoed Delft omzien naar de inhoud van het Delfts Lexicon. Om dit te realiseren zouden enkele medewerkers tot moderator kunnen worden benoemd. Tot slot is het belangrijk dat de werkzaamheden die met 22
Zie ook het pleidooi voor de ISAAR(CPF) beschrijvingen van Chris Streefkerk in Archievenblad 112 (2008), p.19. 23 http://www.getty.edu/research/conducting_research/vocabularies/ulan/ [geraadpleegd 23 juni 2008] 24 http://www.delft.nl/content.jsp?objectid=42070 [geraadpleegd 23 juni 2008] 25 http://www.citizendium.org [geraadpleegd 23 juni 2008]
18
het vullen en modereren van de inhoud gemoeid zijn, binnen het reguliere werk plaatsvinden zodat het een continu proces wordt.
5.3.4. Duidelijke regels voor plaatsen content Om toch enige structuur in de bijdragen te krijgen is het goed om toch enige regels vast te leggen. Ook wikipedia doet dit. Zij hebben een zogenaamd vijf zuilen policy. Hierin staat dat wikipedia, een encyclopedie is, dat het uitgaat van een neutraal standpunt, het vrije (van auteursrechten) inhoud bevat, een gedragscode heeft en er geen harde regels zijn. Naast deze regels zijn er ook tal van hulpmiddelen die het schrijven van artikelen vereenvoudigen. Zo zijn er bijvoorbeeld sjablonen gemaakt die meer structuur brengen in de inhoud. Tevens zijn er help-pagina’s die ondersteunen. Ook voor het Delfts Lexicon is het goed uitgangspunten op te stellen. Zij zullen niet erg af hoeven te wijken van die van wikipedia. Ook sjablonen kunnen ontwikkeld worden en verder zou voor het plaatsen van afbeeldingen een handige tool kunnen worden ontwikkeld die deze uit de collectie haalt. Er kan dan gebruik gemaakt worden van content waar de rechten liggen bij Erfgoed Delft e.o. Tot slot zijn goede help-pagina’s nodig om beginnende gebruikers te ondersteunen in het gebruik van de zogenaamde wiki-syntax. Deze syntax is nodig voor het opmaken van een artikel. Hoewel het niet erg lastig is, is het leren van een nieuwe taal wellicht een drempel voor gebruikers.
5.3.5. Monitoren activiteiten gebruikers Omdat een wiki, anders dan een statische website, een open systeem is, is het noodzakelijk een continu beheer te voeren. De uitdaging is, aldus Wagner en Majchrzak, een licht beheersysteem in te richten dat robuust genoeg is om te voorkomen dat een site ten onder gaat aan haar succes. Er zijn verschillende manieren om een monitor in te richten. De software zelf geeft diverse mogelijkheden om statistische informatie te genereren. Nieuwe gebruikers moeten wellicht wat meer gecontroleerd worden op plaatsen van content dan reeds gevorderde gebruikers. Ook kunnen onderwerpen waar de inhoud vaak van wordt aangepast binnen korte tijd aan een kritische blik worden onderworpen. Binnen wikipedia is zo’n monitorfunctie goed geïmplementeerd waardoor de kwaliteit van de inhoud van de artikelen beter is geworden.
19
5.4. Conclusie Er zijn nog maar weinig ervaringen vanuit het Erfgoed met het werken met een wiki. The National Archives heeft een redelijk populaire wiki opgezet om onderzoekers behulpzaam te zijn bij hun onderzoek in de collectie. Het sterke element is hier dat er een koppeling is met de collectie. Daar is bij The Britisch Postalmuseum & Archive geen sprake van. In de onderzoeken die zijn gedaan naar het inzetten van een wiki bij andere organisaties zijn een aantal (vuist)regels te herleiden. Op basis van deze regels kunnen zeker enkele adviezen gegeven worden ten behoeve van een succesvolle implementatie van een wiki.
20
6. Conclusie De doelstelling van dit eindverslag is te komen tot een advies voor Erfgoed Delft waarin wordt aangegeven hoe een wiki succesvol kan worden ingezet voor het beschrijven van metadata. De twee deelvragen die daarbij een rol spelen zijn: hoe ziet een metadatamodel er uit en op welke wijze is zo’n wiki succesvol te implementeren. In het metadatamodel dient aansluiting te worden gezocht bij ISAAR(CPF) als het gaat om instellingen, personen en families. Het binnen ISAAR(CPF) gedefinieerde element historie kan dus worden gezien als element dat gevuld gaat worden door het wiki-artikel.
Als het gaat om implementatie kunnen uit de in de literatuur genoemde vuistregels de volgende adviezen worden gegeven: •
Geef duidelijk de doelstelling van de wiki weer op het beginscherm.
•
Organiseer rondom de wiki bijeenkomsten en overlegvormen met historisch geïnteresseerden instellingen en bezoekers. Betrek deze ook bij het vullen van de wiki.
•
Probeer de applicatie zodanig te bouwen dat deze ook regionaal of landelijk kan worden ingezet.
•
Benoem enkele interne gebruikers (medewerkers) tot moderator. Laat deze werkzaamheden structureel behoren tot hun taak.
•
Plaats regels en instructiepagina’s op de wiki
•
Realiseer hulpmiddelen zoals bijvoorbeeld sjablonen voor het beschrijven van entiteiten.
•
Laat de moderatoren het gedrag van gebruikers monitoren.
21
Bijlage A: Geraadpleegde literatuur M. Choate, Professional Wikis, Indianapolis 2008
M. Claessens e.a., Projectplan Delfts Lexicon, Delft 2008.
L. Cooney, Wiki as a Knowledge Management Tool, z.p. 2006.
P. Edwards, Managing wiki’s in Business, z.p., 2008
F. Fuchs-Kittowski en A. Kohler, Wiki communities in the context of work processes. Proceedings of the international symposium on wiki’s. 19-18th October 2005. San Diego, California, ACM pp. 33-39
S. Mader, Wikipatterns, Indianapolis 2008
A. Majchrzak en C. Wagner, Enabling Customer-Centricity Using Wikis and the Wiki Way in: Journal of Management Information Systems, Winter 2006-2007, vol. 23, no. 3, pp.17-43
A. Majchrzak, C. Wagner, en D. Yates, Corporate wiki users: results of a survey. In Proceedings of the 2006 international Symposium on Wikis (Odense, Denmark, August 21 23, 2006). WikiSym '06. ACM, New York, pp. 99-104.
C. Streefkerk, ISAAR(CPF), de vergeten standaard? in: Archievenblad 112 (maart 2008), pp18-19.
E. Yakel, S. Saw en P. Reynolds, Creating the Next Generation of Archival Finding Aids, DLib Magazine 13, no. 5/6 (May/June 2007)
22
Bijlage B: Geraadpleegde websites http://collectie.delft.nl Deze website is het resultaat van de samenwerking tussen de gemeente musea, het gemeentearchief en het vakteam Archeologie.
http://www.willemvanstrijen.nl/wikidelfia Deze website, gebaseerd op mediawiki software, is een prototype van het Delfts Lexicon. Het geeft weer wat de mogelijkheden zijn.
http://www.mediawiki.org Op deze website is de homepage van het softwarepakket waarop onder andere wikipedia gebruik van maakt.
http://yourarchives.nationalarchives.gov.uk De website van The National Archives waar voor onderzoekers een webomgeving is gerealiseerd als hulpmiddel voor de toegankelijkheid van de collectie.
http://postalheritage.org.uk/wiki De website van The Britisch Postalmuseum & Archives waar een wiki rondom negen thema’s is gerealiseerd.
23
http://www.odis.be Op de website van odis kunnen personen, instellingen en families geraadpleegd worden. De onderliggende database is gebaseerd op ISAAR(CPF).
24
