Cost Control als beheer(s) systeem
1
Introduction
Ko des Bouvrie
2
> Member of DACE > Member of AACEI > Member of ICEC > Member of NVDO > Member of the int. group for location factors > Teacher cost engineering > Technical director of Cost Engineering
Introduction
Cost Engineering HQ - PO box 25, 3330 AA Zwijndrecht, IJsselmeer 32e, 3332 EX Zwijndrecht T: +31 78 620 09 10 F: +31 78 620 91 42 E-mail:
[email protected] www.costengineering.eu 3
Waarom Cost Control? De definitie van Cost Control (DACE): Het vooraf beschouwen van nog uit te geven bedragen, dit tegen het licht gehouden van wat al is uitgegeven, in vergelijking met wat als budget voor het hele project werd overeengekomen en daaruit het maximale economische resultaat te behalen binnen de door de bedrijfsleiding opgestelde beperkingen.
Waarom Cost Control? Een andere definitie van Cost Control: Help het project team met het sturen van het project, op zo’n manier dat het project op tijd klaar is en binnen het budget, met de maximaal haalbare winst.
Project control Scope Wat?
Kosten
Tijd
Hoeveel?
Wanneer?
Project control-doelen 1. Creëer een realistische baseline (plan) voor het succesvol complementeren van het project binnen de gestelde tijd en budget 2. Communiceer feitelijke en tijd voortgang van het project versus het budget en de planning. 3. Rapporteer veranderingen tov de baseline (plan), geef aanbevelingen, en and initieer correctieve acties om de project doelen te halen.
Project control cycle Contract
Changes
Deviations
Establish Control Base (planning)
Monitoring, Tracking
Managing Corrective Action
Analyzing & Forecasting
Final Job report
Waarom Cost Control? 2 manieren van registreren van kosten: •Kosten registratie •Kosten bewaking (Cost Control)
Registratie
Feiten
Control
Bijsturen
Voorbeeld registratie en control Een dochter heeft € 250,- van haar ouders gekregen om nieuwe kleren te kopen. Ze vragen aan haar eerst vooraf, omdat ze hun dochter kennen, om alle kosten die ze denkt te gaan maken op papier te zetten. De dochter komt met het volgende. Bedrag / budget Broek € 70,Jurk € 50,Schoenen € 30,Trui € 40,spijkerjas € 60,Totaal € 250,-
Broek
Jurk
Schoenen
Dochter tijdens het “shoppen”
Trui
Spijkerjas
Voorbeeld registratie en control Bedrag / Budget
Reeds uitgegeven
Nog aan te schaffen
Tussenstand
Over / tekort
Broek
€ 70,-
€ 70,-
€ 70,-
Jurk
€ 50,-
€ 50,-
€ 50,-
Schoenen
€
30,-
€ 55,-
€ 55,-
Trui
€
40,-
€ 50,-
€ 50,-
Spijkerjas
€ 60,-
€ 80,-
€ 80,-
€ -20,-
€ 305,-
€ -55,-
€ 185,Dochter koopt schoenen spijkerjas trui voor €voor voor 50,-€€ 55,80,Totaal
€ 250,-
€ 120,-
Dit is kosten registratie !
Broek
Jurk
Schoenen
Trui
Spijkerjas
€ -25,€ -10,-
Voorbeeld registratie en control Bedrag / Budget
Correctie maatregel Broek kopen die gezien is.
Herziene prognose
Over / tekort op budget
40,-
€ +30,-
€ 20,-
€ +30,-
Te duur
€ 55,-
€ -25,-
€ 40,-
Te duur
€ 50,-
€ -10,-
€ 60,-
Te duur
€ 80,-
€ -20,-
€ 245,-
€ +5,-
Broek
€ 70,-
Jurk
€ 50,-
Schoenen
€ 30,-
Trui Spijkerjas Totaal
Analyse
€
Stof kopen en aan ma vragen of die de jurk zelf kan maken.
250,-
€
Dochter heeft een broek gezien voor € 40,- maar daarmee is ze er nog niet!
Dit is Cost Control!
Broek
Jurk
Schoenen
Trui
Spijkerjas
Voorwaarden effectief cost control
Organisatie en discipline zijn de pijlers waarop cost control bouwt
Cost management vragen Vragen die iedere dag gesteld kunnen worden: •Wat is het budget? •Wat hebben we committed? •Welke veranderingen zijn er? •Welke veranderingen kunnen nog komen? •Wat hebben we uitgegeven? •Wat hebben we bereikt? •Wat zullen we uitgeven? •Wat is onze pot onvoorzien?
Wat is er voor cost control nodig? Om een project effectief te kunnen bewaken heb je het volgende nodig:
•Een begroting met een goede kostencode •Een manuren planning •Een planning voor de leveranties •Meer- en minderwerk opdrachten •Voortgang en kwaliteit rapporten •Bouw en montage contracten
Analyses en Voorspellen Analyses •Fysieke voortgang •Earned Value Niet alleen maar wat er is uitgegeven maar wat er uiteindelijk is behaald.
Voorspellen •Commitments & Expenditures •Herziene Budgetten (review scope changes) •Herziene planning •Review Process (engineering review – communicatie)
Trends t.b.v. Cost Control Belangrijke gegevensstromen die gemeten kunnen worden voor trend evaluatie: •Bestede uren (engineering en montage) •Aangegane verplichtingen (bestellingen) •Waarde van het reeds uitgevoerde werk (value of work done)
•Betalingen
De rapportage Er mag nooit in de registratie worden gemanipuleerd, anders verliest ze haar waarde bij de evaluatie van de projectvoorgang. Het rapport kan de volgende zaken bevatten.
De rapportage •Original budget Begroting in het start budget, de Cost Control base line, opgedeeld in te controleren elementen.
•Approved Changes De financiële impact van de door de klant goedgekeurde scope changes.
•Current Budget Original budget + Approved Changes
•Original Value Origineel aangegane aankoop bedrag of contract waarde
•Current Commitment Het op dit moment aangegane aankoop bedrag of contract waarde Dit is niet het bedrag wat we al betaald hebben
De rapportage •Estimate to complete De meest nauwkeurige voorspelling van de financiële middelen die nog nodig zijn om de aankoop of contract te complementeren, af te maken.
•Current Forecast Current Commitment + Estimate to complete.
•Current Expenditure Waarde van de goedgekeurde facturen
•Expendit Budget Percentage uitgegeven ten opzichte van het Current Budget
•Overrun / Underrun Current Forecast – Current Budget
De rapportage Cost Control sheet Project: Plaatsen Schotel Antenne Description
Budget
Cost Tag Code PO Number
Original Aproved Budget Changes A B
E0
Engineering
01 02 R1
Antenne Kabel Reservedelen
03 04 05
Frame materialen Fabricage Poot
06 07
Plaatsing In bedrijf stellen
C1
Contingency
Algemene kosten / winst / risico
Grand total
Forecast Current Budget A+B
Original Current Estimate to Value Commitment Complete C D
Analyses Current Current Expended Overrun / Forecast Expenditure Budget (Underrun) C+D F F/(A+B) (C+D)-(A+B)
De rapportage
De rapportage Earned value, doorzie trends 1800
1600
Budget plan 1400
1200
1000
BCWS (Budgeted cost of work scheduled)
ACWP (Actual cost of work performed)
800
600
400
BCWP
200
(Budgeted cost of work performed
0 1-apr
7-apr
14-apr
21-apr
28-apr
5-m ei
Budget
12-m ei
Earned
19-m ei
Actual
26-m ei
2-jun
9-jun
16-jun
23-jun
De rapportage Earned value, doorzie trends 1800
1600
1400
1200
Schedule Variance, het verschil tussen het uitgevoerde werk en het werk dat gepland was in een gegeven periode
1000
“Slip” op de planning
800
600
Hoeveelheid “overspend”
400
Cost Variance, het verschil tussen hoeveel het zou moeten kosten (geplaned) om het werk uit te voeren en de actuele kosten om het werk uit te voeren
200
0 1-apr
7-apr
14-apr
21-apr
28-apr
5-m ei
Budget
12-m ei
Earned
19-m ei
Actual
26-m ei
2-jun
9-jun
16-jun
23-jun
De rapportage Earned value, doorzie trends 1800
1600
Budget plan
1400
BCWS (Budgeted cost of work scheduled)
BCWS
1200
1000
ACWP (Actual cost of work performed)
ACWP
800
BCWP (Budgeted cost of work performed)
600
400
BCWP
200
0 1-apr
7-apr
14-apr
21-apr
28-apr
5-m ei
Budget
SPI (Schedule = performance index)
CPI (Cost = performance index)
12-m ei
Earned
19-m ei
26-m ei
2-jun
9-jun
16-jun
23-jun
Actual
BCWP = BCWS
BCWP ACWP
Voor planning >1 Op planning = 1 Achter planning <1
Kosten lager dan plan >1 = Kosten op plan = 1 Kosten meer dan plan <1
De rapportage Earned value, doorzie trends
SPI (Schedule performance index)
CPI (Cost performance index)
Let op:
•Wanneer het werk klaar is zal hij altijd 1 zijn •Niet te gebruiken na geplande eind datum •Voorzichtig omgaan met scope changes •Performance kan een area issue zijn in plaats van een overall issue •Accruals zijn essentieel •Kosten moeten geboekt worden naar het juiste kosten object •Blijft bruikbaar na geplande einddatum Bruikbare management informatie om trends in te zien maar het is geen absolute waarheid
Essentiële elementen • Weten wat de scope is • Weten wat er is gedaan • Weten wat nog gedaan moet worden en hoe • Weten, in een vroeg stadium, wat afwijkt en waarom • Neem effectieve acties en volg deze op
Voordelen Cost Management • Mogelijkheid tot “meten” • Versterkt kostenbewust denken • Stimuleert verantwoordelijkheid • Helpt verrassingen te verkomen • Help, voegtijdelijk, correctieve acties te nemen
• Communicatie • Voorziet in historische data
De kosten van Cost Control
Totale project kosten 100%
Volgens een Amerikaans onderzoek:
Questions ?
