Convenant verwerking persoonsgegevens ten behoeve van de ondersteuning en afhandeling van kleine bewonersinitiatieven in Rotterdam Dit convenant Dit convenant geeft aan op welke wijze persoonsgegevens ten behoeve de ondersteuning en afhandeling van bewonersinitiatieven tot 10.000 euro in Rotterdam correct en zorgvuldig verwerkt moeten worden. Dit convenant is te zien als een praktische uitvoering van bepalingen in de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
De stichting Opzoomer Mee Rotterdam, hierna te noemen Opzoomer Mee & Bewonersidee, en De gemeente Rotterdam, waaronder zowel de gebiedscommissies, gebiedsdirecteuren, gebiedsteams als de clusters begrepen worden, werken samen ten behoeve van de ondersteuning en afhandeling van bewonersinitiatieven tot 10.000 euro, zoals omschreven in de ‘Nadere regels bewonersinitiatieven Rotterdam’, artikel 1 lid a. en b. (zie bijlage 1), verder te noemen ‘kleine bewonersinitiatieven’. Beide partijen stellen ten behoeve van deze samenwerking vast dat: • de doelstellingen van beide partijen (zoals omschreven in paragraaf 2) verenigbaar zijn en dat dit de basis is voor samenwerking ten behoeve van de ondersteuning en afhandeling van kleine bewonersinitiatieven, • de ondersteuning en afhandeling van kleine bewonersinitiatieven met zich meebrengt dat persoonsgegevens van betrokkenen door Opzoomer Mee & Bewonersidee verwerkt worden, • deze verwerking van persoonsgegevens ook het delen van persoonsgegevens tussen beide partijen omvat, • de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) in het belang van privacy van betrokkenen allerlei eisen en richtlijnen bevat voor het verwerken van persoonsgegevens, • Opzoomer Mee & Bewonersidee de verantwoordelijke met betrekking tot de WBP is.
en spreken voor een correcte en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de ondersteuning en afhandeling van kleine bewonersinitiatieven in Rotterdam het volgende af:
1.
Begrippen
Onder ondersteuning wordt in het kader van de samenwerking verstaan het adviseren en/of helpen van bewoners om een aanvraag voor subsidie in te dienen en/of hun idee daadwerkelijk te realiseren.
1
Onder afhandeling wordt in het kader van de samenwerking verstaan alle handelingen die nodig zijn ten behoeve van de afhandeling van een ingediende subsidieaanvraag voor een bewonersinitiatief, te weten: • • • • • • • • • • •
de aanvraag in overleg met de aanvragers zo nodig compleet maken, de registratie van de aanvraag, het bewaken van de voortgang van de afhandeling, het uitbrengen van een of meer adviezen over de aanvraag, het nemen van een besluit op de aanvraag, het opstellen van een beschikking op de aanvraag overeenkomstig het besluit, het verzenden van de beschikking, het uitbetalen van de toegekende subsidie, het controleren van de ingediende verantwoording van de subsidie, het definitief vaststellen van de subsidie, het verzenden van een definitieve vaststellingsbeschikking.
Alle overige belangrijke begrippen in deze afsprakenlijst (en haar bijlagen) worden in bijlage 2 omschreven.
2.
Doelstellingen
Opzoomer Mee & Bewonersidee heeft tot doel: • Te stimuleren dat Rotterdammers in onderlinge samenwerking eigen initiatieven nemen om hun straat/buurt/stad schoner, veiliger en socialer te maken, • Te bevorderen dat de overheid (zowel stadsbestuur als gebiedscommissies) bewonersinitiatieven met open armen verwelkomt en die initiatieven zorgvuldig, goed en snel faciliteert met middelen, informatie, dienstbetoon & waardering en dat de overheid op deze initiatieven voortbouwt om van Rotterdam een leefbare stad te maken, • Het bevorderen van een democratische stadscultuur in Rotterdam; een en ander in de meest ruime zin, • En ook alles wat - in de meest ruime zin - met het vorenstaande verband houdt/het vorenstaand kan bevorderen. De programma’s en werkzaamheden van Opzoomer Mee & Bewonersidee zoals de Opzoomercampagne en Bewonersidee leveren een bijdrage aan de realisatie van het doel van de stichting. De gemeente Rotterdam heeft tot doel: • Het ondersteunen en faciliteren van bewonersinitiatieven, • Stimuleren van maatschappelijke participatie in Rotterdam, • Versterken van lokale gemeenschappen, • En ook alles wat –in de meest ruime zin – met het vorenstaande verband houdt/het vorenstaand kan bevorderen.
De programma’s en werkzaamheden van Opzoomer Mee & Bewonersidee leveren een bijdrage aan de realisatie van de doelstelling van de gemeente Rotterdam.
3 2
De doelstellingen van beide partijen zijn verenigbaar en dienen derhalve als basis voor de samenwerking ten behoeve van de ondersteuning en afhandeling van kleine bewonersinitiatieven in Rotterdam.
3.
De doelen van de verwerking van persoonsgegevens
Het hoofddoel Realisatie van de hierboven genoemde doelstellingen van Opzoomer Mee & Bewonersidee. De subdoelen Als subdoelen van de verwerking van de persoonsgegevens gelden: - Communicatie met betrokkenen. - Promotie van ‘Nadere regels bewonersinitiatieven Rotterdam’ bij betrokkenen. - Het hierboven genoemde ondersteunen en afhandelen van bewonersinitiatieven.
4.
Taakverdeling en deling persoonsgegevens
In het samenwerkingsverband is de volgende taakverdeling tussen Opzoomer Mee & Bewonersidee en de gemeente Rotterdam aan de orde: • Opzoomer Mee & Bewonersidee promoot via uiteenlopende media en middelen (website, huis-aanhuisbladen, folders, sociale media, e.d.) bij betrokkenen de ‘Nadere regels bewonersinitiatieven Rotterdam’ ten einde hen te stimuleren om initiatieven te nemen en daarvoor zo nodig subsidieaanvragen in te dienen, • Opzoomer Mee & Bewonersidee communiceert met betrokkenen over hun initiatieven in het kader van de hierboven gedefinieerde ondersteuning en afhandeling van kleine bewonersinitiatieven, • Opzoomer Mee & Bewonersidee adviseert de Gemeente Rotterdam over de ingediende kleine bewonersinitiatieven en verzorgt de verdere afhandeling, • De gemeente Rotterdam adviseert - op verzoek van Opzoomer Mee & Bewonersidee - over Opzoomerinitiatieven, • De gemeente Rotterdam besluit op basis van de aanvraag voor subsidie en de uitgebrachte adviezen tijdig over de toekenning van een bijdrage aan een wijk- of buurtinitiatief.
Ten behoeve van deze taakverdeling deelt Opzoomer Mee & Bewonersidee persoonsgegevens met de gemeente Rotterdam. Deze deling vindt uitsluitend plaats ten behoeve van de hierboven genoemde kleine bewonersinitiatieven en niet voor andere doeleinden zoals direct mail, gerichte oproepen of anderszins. De benodigde deling van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats tussen Opzoomer Mee & Bewonersidee en de gemeente Rotterdam. Deling van persoonsgegevens met derden is niet mogelijk, zonder aanwezigheid van een convenant tussen Opzoomer Mee & Bewonersidee met ‘derden’. Buiten deze convenanten worden geen persoonsgegevens gedeeld behoudens wettelijke verplichtingen.
3
5.
Rechtmatigheid verwerking persoonsgegevens ten behoeve van de promotie, ondersteuning en afhandeling van bewonersinitiatieven
In bijlage 3 bij deze afsprakenlijst is aangegeven op basis van welke bepalingen in de WBP de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de programma’s van Opzoomer Mee & Bewonersidee gebeurt. Belangrijke onderdelen van deze rechtmatigheid zijn dat bewoners (betrokkenen) vrijwillig persoonsgegevens ter beschikking stellen en dat zij vooraf informatie ontvangen zodat zij goed geïnformeerd kunnen beslissen om wel of niet de gevraagde gegevens te verstrekken. Voor het vooraf informeren van bewoners en toestemming vragen aan bewoners zijn richtlijnen van toepassing die bij deze afsprakenlijst zijn opgenomen als bijlage 4.
6.
Beheer van de persoonsgegevens
Voor het beheer van de verzamelde persoonsgegevens gelden de volgende maatregelen: Wijze verwerking persoonsgegevens De persoonsgegevens worden ingevoerd door medewerkers van Opzoomer Mee & Bewonersidee in de database voor kleine bewonersinitiatieven van de stichting. Toegang tot de gegevens Toegang tot de database en het daarbij behorende online informatiesysteem via de website van Opzoomer Mee & Bewonersidee is geregeld door een systeem van gebruikersnamen en wachtwoorden en kent drie gebruikersniveaus: Niveau 1: De beheerders van de database (medewerkers van Opzoomer Mee & Bewonersidee en de automatiseerders van deze stichting). Deze beheerders hebben toegang tot alle gegevens en zijn geautoriseerd tot elke vorm van gegevensverwerking (correctie, verwijderen, wijzigen van de opzet van gegevensverwerking & databeheer) en het verstrekken van toegang aan functionarissen van niveau 2 en 3. Niveau 2: Medewerkers van Opzoomer Mee & Bewonersidee hebben toegang tot de gegevensverwerking via gebruikersnamen en wachtwoorden. Niveau 3: Medewerkers van de gemeente Rotterdam hebben toegang tot de database middels de website. Via gebruikersnamen en wachtwoorden zijn zij uitsluitend geautoriseerd om persoonsgegevens te lezen van straten en initiatieven die tot hun takenpakket horen. Medewerkers van niveau 3 kunnen geen persoonsgegevens invoeren, verwijderen of wijzigen.
5 4
Veiligstellen van gegevens Met de twee automatiseringbureau’s van Opzoomer Mee & Bewonersidee is een zogenaamde Non Disclosure Agreement overeengekomen en getekend om de beveiliging van de gegevens te formaliseren. De database, beheerd door de twee automatiseringbureau’s van Opzoomer Mee & Bewonersidee, staat bij Opzoomer Mee & Bewonersidee in Rotterdam. Het gebouw van Opzoomer Mee & Bewonersidee is beveiligd tegen brand en inbraak. De database zelf kan alleen (digitaal) benaderd worden via specifieke toegangsrechten. De back-up server van Opzoomer Mee & Bewonersidee staat bij één van de twee automatiseringsbureau’s in Rotterdam. Het bedrijf is beveiligd tegen brand en inbraak. Er is daar een strenge toegangscontrole. De back-up server kan alleen (digitaal) benaderd worden via specifieke toegangsrechten. Externe digitale toegang tot deze servers is beveiligd d.m.v. een firewall met strenge controle op de services. Correcte en zorgvuldige gegevensverwerking De bepalingen in dit convenant gelden voor alle medewerkers van Opzoomer Mee & Bewonersidee en alle medewerkers van de gemeente Rotterdam die toegang hebben tot de persoonsgegevens zoals deze verwerkt zijn door Opzoomer Mee & Bewonersidee. Opzoomer Mee & Bewonersidee draagt zorg voor instructie van haar medewerkers voor het correct en zorgvuldig verwerken van de persoonsgegevens. De gemeente Rotterdam draagt zorg voor instructie aan de eigen medewerkers voor het correct en zorgvuldig verwerken van de persoonsgegevens. Aanvullend op de instructie zal Opzoomer Mee & Bewonersidee haar medewerkers regelmatig attenderen op het belang van correcte en zorgvuldige gegevensverwerking. De gemeente Rotterdam zal haar medewerkers regelmatig attenderen op het belang van correcte en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Voorts is binnen Opzoomer Mee & Bewonersidee een leidinggevende aangewezen om toezicht te houden op het naleven van de afspraken en een correcte gegevensverwerking (zie paragraaf 9). Bewaren persoonsgegevens Alle verzamelde persoonsgegevens in de database van Opzoomer Mee & Bewonersidee worden voortdurend geactualiseerd. Persoonsgegevens die langer dan drie jaar niet actueel zijn geweest worden geëvalueerd en zo nodig verwijderd. Alle back-ups worden 7 dagen bewaard binnen een roulatiecyclus van 1 week.
5
7.
Aanmelding bij College bescherming persoonsgegevens
Opzoomer Mee & Bewonersidee heeft haar verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de ondersteuning en afhandeling van kleine bewonersinitiatieven aangemeld bij het College bescherming persoonsgegevens. Opzoomer Mee & Bewonersidee is verantwoordelijke en meldt dit convenant aan bij het College bescherming persoonsgegevens. Deze aanmelding wordt als bijlage 5 aan deze afsprakenlijst toegevoegd en maakt er onderdeel van uit.
8.
Rechten van de betrokkenen
De betrokkenen hebben onder andere recht op inzage in de verzamelde persoonsgegevens, als ook recht op correctie en verzet. In bijlage 6 wordt uitgebreid ingegaan op deze rechten en op het afhandelen van verzoeken en klachten over de verwerking van persoonsgegevens. Verzoeken en klachten van betrokken bewoners over de verwerking van persoonsgegevens worden afgehandeld door de leidinggevende van Opzoomer Mee & Bewonersidee.
9.
Leidinggevenden & contactpersonen
De leidinggevende die belast is met toezicht op de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de ondersteuning en afhandeling van kleine bewonersinitiatieven in Rotterdam is tevens aanspreekpunt voor derden en contactpersoon voor het College bescherming persoonsgegevens. Contactpersoon Opzoomer Mee & Bewonersidee: Anda Noordhuis wContactpersoon gemeente Rotterdam: Melinda Lorincz, beleidsmedewerker
10. Geschillen Geschillen over de uitvoering van de afspraken van deze afsprakenlijst worden in goed onderling overleg opgelost. Indien dit niet mogelijk is, wordt een geschillencommissie van drie leden aangesteld. Beide partijen benoemen elk een lid van deze commissie. Het derde lid wordt gezamenlijk benoemd. De geschillencommissie komt binnen een maand tot een bindende uitspraak over een geschil c.q. over de geschillen.
11. Geldigheidsduur Deze afsprakenlijst is geldig tot wederopzegging door een van beide partijen. Wederopzegging geschiedt schriftelijk en treedt een maand na ontvangst (datum poststempel) van de opzegging in.
7 6
Bijlage 1: Nadere regels bewonersinitiatieven Rotterdam
9 8
9
11 10
11
13 12
13
Bijlage 2: Begrippen College bescherming persoonsgegevens Het Cbp is een onafhankelijk bestuursorgaan dat toezicht houdt op de naleving van de wetten die het gebruik van persoonsgegevens regelen. Persoonsgegeven Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Verwerking van persoonsgegevens Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in elk geval het: - verzamelen - vastleggen - ordenen - bewaren - bijwerken - wijzigen - opvragen - raadplegen - gebruiken - verstrekken door middel van doorzending - verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, - samenbrengen - met elkaar in verband brengen - afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens
Bestand Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat vervolgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen. Betrokkene Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. De wet stelt dat dit altijd gaat om een natuurlijk persoon. Ook de eenmanszaak en VOF zijn voor de wet gelijkgesteld aan een natuurlijk persoon betreffende de rechten en plichten in het kader van de WBP. Verantwoordelijke Een natuurlijk persoon of rechtspersoon die of het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
15 14
Bewerker Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Derde Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken. Ontvanger Diegene aan wie de gegevens worden verstrekt. Informatieplicht De betrokkene moet van de verwerking van zijn/haar gegevens op de hoogte zijn. Rechten van de burger De Wetgever heeft een aantal rechten voor natuurlijke personen in het leven geroepen, waardoor de persoon zelf controle kan uitvoeren bij organisaties die persoonsgegevens verwerken. De rechten hebben betrekking op informatie, inzage, verbetering, verwijdering, aanvulling, afscherming en verzet. Convenant Is een samenwerkingsovereenkomst tussen Stichting Opzoomer Mee Rotterdam en een of meerdere partijen. In deze samenwerkingsovereenkomst is de uitwerking geregeld van de relevante bepalingen van de WBP waaraan alle partijen zich zullen houden.
15
Bijlage 3: Rechtmatigheid gegevensverwerking De rechtmatigheid van de gegevensverwerking is gebaseerd op: a)
het duidelijk bepaalde en gerechtvaardigde doel (zie omschrijving doel onder 2 en 3 van dit handboek)
b)
de wijze van verwerking is verenigbaar met dit doel
c)
de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op de grondslagen, zoals benoemd in de Wet bescherming persoonsgegevens artikel 8a:
de betrokkene voor de verwerking heeft zijn ondubbelzinnige toestemming verleend;
en artikel 8 f:
de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerecht- vaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.
d)
de persoonsgegevens worden slechts gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verzameld (WBP artikel 9).
e)
zorgvuldige beveiliging van de gegevens (WBP artikel 13)
g)
meldingsplicht aan het College bescherming persoonsgegevens (artikel 27 WBP)
17 16
Bijlage 4: Informatie vooraf & toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van de ondersteuning van kleine bewonersinitiatieven in Rotterdam
Het uitgangspunt voor de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de ondersteuning en afhandeling van kleine bewonersinitiatieven in Rotterdam is dat betrokkenen (belangstellenden en deelnemers) vrijwillig persoonsgegevens ter beschikking stellen. Deze vrijwilligheid impliceert dat betrokkenen vooraf geïnformeerd worden en toestemming geven.
1.1. Informatie vooraf Voor het vooraf informeren van betrokkenen wordt gebruikgemaakt van krantenadvertenties, (nieuws)brieven, brochures en de website www.opzoomermee. nl. Het is vereist dat in deze communicatie steeds een aantal zaken terugkomen: • De naam en contactgegevens van Opzoomer Mee & Bewonersidee zodat betrokkenen contact kunnen opnemen • De tekst: Uw aanmelding kan voor advies worden voorgelegd aan onze contactpersoon in uw wijk. Ook kan uw aanvraag voor besluitvorming worden voorgelegd aan de gebiedscommissie in uw gebied. Uw naam, adres, e.d. worden gebruikt om u op de hoogte te houden van de programma’s van Opzoomer Mee & Bewonersidee en de afwikkeling van uw bewonersinitiatief. Zie voor meer informatie www.opzoomermee.nl
Bericht op de website van Opzoomer Mee & Bewonersidee Als u uw naam, adres en andere contactgegevens via een aanmeldkaart, aanvraagformulier of anderszins verstrekt aan Opzoomer Mee & Bewonersidee, houden wij u op de hoogte van de programma’s van Opzoomer Mee & Bewonersidee zoals bijvoorbeeld de Opzoomercampagne en bewonersinitiatieven. Met het insturen van een aanmeldkaart, aanvraagformulier of anderszins stemt u daarmee in. Bij sommige programma’s zal Opzoomer Mee & Bewonersidee uw aanmelding op vertrouwelijke basis voor advies, besluitvorming en/of uitbetaling voorleggen aan haar contactpersoon in uw wijk of bij de gebiedscommissie. Dit staat nadrukkelijk vermeld op de informatie over een dergelijk programma of onderdeel van een programma. Met het insturen van een aanmeldkaart, aanvraagformulier o.i.d. stemt u daarmee in. Onder de knop ‘adressen’ op deze website kunt u zien wie de contactpersoon is bij Opzoomer Mee waar u meer informatie kunt krijgen. Het omgaan met uw gegevens gebeurt in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Opzoomer Mee & Bewonersidee werkt daartoe op basis van een ‘Handboek
17
verwerking persoonsgegevens ten behoeve van de ondersteuning en afhandeling van kleine bewonersinitiatieven in Rotterdam’. In dit handboek zijn ook de rechten van de betrokkenen (belangstellenden en deelnemers) opgenomen. Zo is er recht op inzage, correctie en verwijdering van gegevens. Het handboek is opvraagbaar bij de Opzoomer Mee & Bewonersidee Onderdeel van het handboek is ook de aanmelding van de verwerking van persoonsgegevens bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CPB). Indien de persoonsgegevens worden gedeeld met derden gebeurd dit steeds op basis van een convenant. Deze convenanten zijn apart aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CPB). De aanmeldingen zijn door dit college opgenomen in een openbaar register, te raadplegen via www.cbpweb.nl
1.2. Toestemming De betrokken geven toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van de programma’s van Opzoomer Mee & Bewonersidee door het vrijwillig en op eigen initiatief melden van deze persoonsgegevens via een antwoordkaart, aanvraagformulier of anderszins.
2.
Delen van persoonsgegevens
Het delen van persoonsgegevens vindt plaats op grond van toestemming van bewoners. De procedure daarvoor is vermeld in paragraaf 1.1. ‘informatie vooraf’ van deze notitie, zie kadertje met bericht op de website van Opzoomer Mee & Bewonersidee.
19 18
Bijlage 5: Aanmeldingen College Bescherming Persoonsgegevens (worden later toegevoegd aan het handboek)
19
Bijlage 6: Rechten van betrokkenen
Bron: Relevante passages uit Handleiding voor verwerkers van Persoonsgegevens, ministerie van Justitie, april 2002. a) Recht van inzage. De betrokkene of – indien deze de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld – diens wettelijke vertegenwoordiger, mag u, de verantwoordelijke, met redelijke tussenpozen schriftelijk vragen of, en zo ja welke persoonsgegevens u ten aanzien van hem verwerkt. Een dergelijk verzoek kan, onder overlegging van een daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens betrokkene ook gedaan worden door diens raadsman of procureur. Voordat aan het verzoek voldaan kan worden dient verzoeker zich ter vaststelling van zijn identiteit te legitimeren. Als legitimatiebewijs worden uitsluitend geaccepteerd de in artikel 1 van de Wet op de Identificatieplicht genoemde documenten. Als de betrokkene u buitensporig vaak met een dergelijk verzoek benadert, hoeft u daaraan geen gehoor te geven. U moet op een verzoek om inzage binnen vier weken antwoorden. Het antwoord moet schriftelijk zijn, tenzij een gewichtig belang van de betrokkene vergt dat u een andere vorm kiest, bijvoorbeeld mondeling. Een per elektronische post verzonden antwoord is ook schriftelijk. Uw antwoord moet in een begrijpelijke vorm bevatten:
• een volledig overzicht van de door u verwerkte gegevens van de betrokkene; • een omschrijving van het doel of de doeleinden van de gegevensverwerking; • de categorieën van gegevens waarop uw verwerking betrekking heeft; • de ontvangers of categorieën van ontvangers; • alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.
Desgevraagd moet u ook informatie verschaffen over de systematiek van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. U hoeft daarbij uiteraard niet zo ver te gaan dat u bedrijfsgeheimen prijsgeeft. U moet zich ervan vergewissen dat degene die om informatie vraagt, ook degene is over wie informatie wordt gevraagd. Is de betrokkene jonger dan 16 jaar of onder curatele gesteld, dan moet het verzoek om inzage door de wettelijk vertegenwoordiger (bijvoorbeeld een ouder) worden gedaan. Uw antwoord richt u ook aan die vertegenwoordiger. Voor uw antwoord mag u ten hoogste een door de regering vast te stellen vergoeding in rekening brengen. De regering kan die vergoeding op niet hoger stellen dan € 5,-. Alleen voor bijzondere gevallen kan de regering een ander bedrag vaststellen. Hebt u naar aanleiding van het verzoek van de betrokkene gegevens gecorrigeerd, dan moet u de vergoeding teruggeven. In sommige gevallen hoeft u geen inzage te geven. Zie daarvoor paragraaf 4.9.
21 20
b) Recht van correctie. De betrokkene mag u verzoeken zijn gegevens te corrigeren. Daarbij moet hij of zij de gewenste wijzigingen aangeven. Correctie houdt in:
verbeteren; aanvullen; verwijderen; afschermen; of op een andere manier er voor zorgen dat u de onjuiste gegevens niet langer gebruikt.
Dit laatste kan het geval zijn als het technisch niet mogelijk is de gegevens te verbeteren, bijvoorbeeld doordat deze zijn opgeslagen op een Cd-rom. In dat geval moet u andere maatregelen nemen: bijvoorbeeld een bestand met aanvullingen en verbeteringen opnemen. U bent alleen verplicht te corrigeren als de gegevens:
feitelijk onjuist zijn; onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel waarvoor u ze verwerkt; of op andere wijze in strijd met een voorschrift van de Wbp of een andere wet zijn verwerkt.
Voor de duidelijkheid: het hoeft helemaal niet verwijtbaar te zijn dat u de gegevens onjuist hebt verwerkt. U moet binnen vier weken schriftelijk aangeven of, en in hoeverre u aan het correctieverzoek zult voldoen. Als een gewichtig belang van de verzoeker dat eist,moet u een andere vorm dan schriftelijk kiezen: bijvoorbeeld mondeling. Weigert u correctie, dan moet u die weigering motiveren. Besluit u de gegevens te corrigeren, dan moet u dit zo snel mogelijk doen. In geval van correctie van de gegevens moet u derden aan wie u de (onjuiste) gegevens van de betrokkene eerder hebt verstrekt, van de wijzigingen op de hoogte stellen. Die onderzoeksplicht strekt verder naarmate de aangebrachte correctie ingrijpender is of de aard van de gegevens daartoe aanleiding geeft. Hebt u bijvoorbeeld ten onrechte niet in uw systeem opgenomen dat de betrokkene is vrijgesproken van een bepaald ten laste gelegd strafbaar feit, dan is er eerder aanleiding om ook derden op te sporen aan wie in een ver verleden onjuiste gegevens zijn verstrekt. U hoeft de mededeling aan derden niet te doen als het voor u: onmogelijk is om die derden op te sporen, bijvoorbeeld als u niet meer beschikt over de daarvoor benodigde informatie; of u daartoe een onevenredige inspanning zou moeten leveren.
21
Of de inspanning onevenredig is,moet worden vastgesteld door een afweging van uw belangen tegen die van de betrokkene. U kunt hierbij denken aan een verkeerd gespelde naam in een landelijk verspreid telefoonboek. In een dergelijke situatie kan van u als uitgever van dat telefoonboek moeilijk worden gevraagd om iedereen die het telefoonboek heeft ontvangen van de wijziging op de hoogte te stellen. Desgevraagd moet u de betrokkene berichten aan welke derden u de wijziging hebt meegedeeld. c) Het recht van verzet: De betrokkene kan in een aantal gevallen bezwaar maken tegen een gegevensverwerking; het recht van verzet. De betrokkene heeft het recht van verzet als het verwerken van zijn persoonsgegevens plaatsvindt op de grondslag dat de verwerking: • noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van u (de verantwoordelijke) of een derde.
De betrokkene kan tegen een verwerking op basis van deze grondslagen verzet aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. U moet als verantwoordelijke (of bestuursorgaan) binnen vier weken na ontvangst van het verzet beoordelen of het verzet terecht is. Is dat het geval, dan moet u de verwerking onmiddellijk beëindigen. De betrokkene heeft ook een recht van verzet als het verwerken van zijn persoonsgegevens geschiedt voor Direct marketing doeleinden. In dit geval moet u de desbetreffende verwerking altijd onmiddellijk beëindigen.
22
