Convenant verwerking persoonsgegevens sociaal domein

2015-040 Nieuwegein

/JwfvV l i'A

Convenant verwerking persoonsgegevens sociaal domein De ondergetekenden: Gemeente Nieuweqein, te dezen rec htsgeldig vertegenwoordigd door de heer F.T.J.M. Backhuijs, burgemeester, hierna te noemen: "gemeente" handelend ter uitvoering van het besluit van het c ollege van burgemeester en wethouders 16 dec ember 2014 hierna te noemen "de gemeente"; en Stichting Geynwiis, te dezen krac htens de statuten van de stic hting rec htsgeldig vertegenwoordigd door haar direc teur/bestuurder mevrouw K. Hogenbirk, hierna te noemen "de stic hting"; in aanmerking nemende dat:

■-

i

de rijksoverheid de gemeenten meer taken en verantwoordelijkheden geeft op de terreinen: • maats c happelijke ondersteuning; • jeugd- en opvoedhulp; • c parti ipatie. gemeenten daardoor een grote verantwoordelijkheid en zeggensc hap krijgen in het sociale domein; de gemeente kiest voor een samenhangende aanpak voor het hele sociale domein en zij de professionele zorg, - ondersteuning en - dienstverlening dic ht bij de burgers wil organiseren; de stic hting voor de gemeente een belangrijke sc hakel is binnen de totale aanpak in het soc iale domein; de gemeente Nieuwegein eindverantwoordelijk is voor de uitvoering van het gemeentelijk beleid inzake maatsc happelijke ondersteuning, jeugdhulp en participatie; het c ollege van B&W van de gemeente privac ybeleid heeft vastgesteld en dit beleid onverkort van toepassing is op de uitvoering van op het gemeenteli;k beleid inzake maatschappelijke ondersteuning, jeugdhulp en partic ipatie, in die zin dat de verwerking van persoonsgegevens gesc hiedt c onform het vaste side privac ybeleid; De gemeente en de stic hting het wenselijk ac hten om genoemd privac ybeleid middels dit c onvenant zo goed mogelijk te laten doorwerken op de stic hting.

komen het volgende overeen: Artikel 1 Definities en afkortingen 1.1: Gegevenswerking: verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 1, onderdeel b, van de Wet besc herming persoonsgegevens ten behoeve van de behandeling van de (medisc he) hulpvragen voor voorzieningen die door de inwoners van Nieuwegein bij de stichting worden gedaan. 1.2 Verantwoordelijke: het c ollege van burgemeester en wethouders van de gemeente dat samen met de stic hting het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Nieuwegein

//PjpKj

1.3 Zorgpartners: huisartsen, jeugdartsen, medisch specialisten, psychiaters, fysiotherapeuten of andere professionals in de zorgsector, Raad voor de Kinderbescherming, Advies- en Meldpunt Huiselij Geweld en Kindermishandeling, Bureau Jeugdzorg, vertrouwenspersoon, schoolmaatschappelijk werkers, maatschappelijke hulpve ties, litzonde /an one steunend pers leel < willigers tie en s ve ;trek n we aam bij Geyr spunten. 1.4: Cliënt: eer inwoner van Nieuw :gein met en h voorziening van of middels de stichting.

ag vo ir he: verkr jgen van een

1.5 Dossier: Alle vastgelegde gegevens van de cliënt binnen de stichting en haar zorgpartners. 1.6: WIZ-portaal: gedigitaliseerd regiesysteem waarbinnen persoonsgegevens en informatie over cliënten kan worden geraadpleegd door de stichting. Artil il 2 I

stelling

Dit convenant wordt gesloten om zorgvuldige gegevensverwerking te waarborgen tussen de gemeente, de stichting en haar zorgpartners. Artikel 3 Grondslag voor gegevensverwerking 3.1 Dew e gron ag voor gegevensverwerking bestaat onder meer uit de volg We lerming persoonsgegevens (WBP); Wet basisregistratie personen (Wet liRP); Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg Wet BIG); Jeugdwet; Jeugdverordening Nieuwegi esluitje igd Nieuwegein; Wet maatschappelijke ondersteuning ; )15(Wmo 2015) Wmo verordening 2015, Beleidsregels Wmo 2015; Algemen Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ); Vet p blieke gezondheid (Wpg); Leerplichtwet; regionaal meldpunt voortijdige schoolverlaters; !t op het primair onderwijs (WP< it op het voortgezet onderwijs (WVO); !t kinderopvang en kwaliteitseisen peutersp alen (Wkl )); i/aliteitswet zorginstelling* :t educatie en beroepsonderwijs (WEB); :t op de expertisecentra (WEC) it op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW); Archiefwet. 3.2 Primair is artikel 8, lid a Wbp de rechtmatigheidsgrondslag voor de verwerking van de gegevens binnen de stichting. leent voor d ecifiek aangeduide doe stelli zijn/h; mine Dm gegevens te d len tussen

Nieuwegein \ v>—■

stichting en h aar partners. Een toestemmingsverklaring (zie bijlage 1) wordt opgeborgen per dossier. De cliënt kan op ieder moment de toestemming intrekken. De intrekking van de toestemming wordt vermeld in h et dossier. De gegevensverwerking tussen de gemeente, de stich ting en h aar zorgpartners stopt dan, met in ach t neming van de artikelen 5, 6, 7 en 11 van dit convenant en onderstaande rech tmatigh eidsgrondslagen. Intrekking van een toestemmingsverklaring geldt niet met terugwerkende krach t, derhalve blijft de bestaande verwerking intact. 3.3 Medisch e informatie wordt pas opgevraagd na specifieke toestemming van de cliënt met nauwgezette informatie op h et toestemmingsformulier. Daarnaast moet rekening geh ouden worden met art. 5 van dit convenant. 3.4 Verder geldt als rech tmatigh eidsgrondslag voor de verwerking van de gegevens binnen de stic ting: Artikel 8, onderdeel f Wbp: voor de beh artiging van h et gerech tvaardigde belang van de gemeente Nieuwegein, de stichting of h aar zorgpartners, tenzij h et belang of de fundamentele rech ten en vrijh eden van de cliënt, in h et bijzonder h et rech t op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert. 3.5 De stichting kan zonder toestemming van degene die h et betreft, uitsluitend persoonsgegevens verwerken indien dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken zoals bedoeld in artikel 5 van dit convenant én in h et kader van de vitale belangen van de cliënt of van een derde. 3.6 In bijlage 2 is een stappenplan opgenomen dat geh anteerd wordt bij de belangenafweging om te komen tot gegevensverwerking, ook als de cliënt h iervoor geen toestemming verleent en er sprake is van een situatie waarbij een zwaarwegend persoonlijk of maatsch appelijk belang zwaarder wordt geach t dan h et ontbreken van de toestemming. 3.7 Doorbreking van h et medisch beroepsgeh eim mag binnen de samenwerking van de stich ting en h aar partners alleen als sprake is van: a. toestemming van de cliënt. De cliënt dient volledig te zij geïnformeerd alvorens deze toestemming kan geven. Indien de cliënt jonger is dan 16 jaar, kan zonder diens toestemming informatie verstrekt worden aan de wettelijk vertegenwoordigers van de cliënt, tenzij door h et uitwisselen van informatie met h en niet geach 1 kan worden de zorg van een goed h ulpverlener in acht genomen kan worden. b. conflict van plich ten. Een conflict van plich ten kan zich voordoen wanneer een zwaarwegend belang van de cliënt of een ander dan de cliënt de doorbreking van de geh eimh oudingsplich t rechtvaardigt, omdat h et bewaren van h et geh eim voor de cliënt of de am er ernstig nadeel of gevaar oplevert. Dit blijft altijd de verantwoordelijkh eid en afweging van de beroepsbeoefenaar zelf. 3.8 Ondertekening van dit convenant door de stich ting betekent niet d it er vrijelij informatie overgedragen kan worden tussen medewerkers van de sti g en h aar zorgpartners. Iedere medewerker van de stichting dient conform wetgeving en regelgeving van diens eigen organisatie of beroepscode te h andelen. Zorgpartners zorgen zelf voor intern beleid in deze.

Nieuwegein

Artikel 4 Plichten 4.1 Partijen zijn gehouden om persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze te verwerken met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens, de specifieke wet- en regelgeving die van toepassing is binnen zorgsector en het gemeentelijk privacybeleid. 4.2 De stichting draagt er zorg voor dat de 2nst z n va tichting de en aan cursussen ter bevordering van de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld het handelingsprotocol van het Advies- en Meldpunt Huiselijk Geweld en Kindermishandeling. 4.3 Partijen dragen er zorg dat bij de verwerking van persoonsgegevens gebruik wordl gemaakt van systemen waarbij de beveiliging van persoonsgegevens is gewaarborgd en de au nivecius zod< igeric it zodat het risico op datalekken nihil 4.4 De stichting draagt er zorg dat de uitwisseling van persoonsgegevens aan de zorgpartners gebeurt conform de in protocollen vastgelegde werkprocessen. 4.5 De stichting bewaakt de integriteit bij de uitvoering van haar werkzaamheden en ziet er op toe dat h ir medewerkers Integriteits- i gehe aarden uik WlZportaal bedoeld in bijlage 3 ondertekenen. 4.6 De stichting brengt haar zorgpartners op de hoogte dat de g gevensuitwisseling in kader van de werkzaamheden van de stichting conform dit conv nant plaatsvindt. 4.7 Partijen dragen zorg dat e schriftelijk vastgelegde de werkprocessen van on Jersteunend personei en v ijwilligers jrmai n advies irstre ken we bij Geynwijspunten aan; iten bij :geve rerkir d in dit co

im int.

Artikel 5 Gegevensverwerking 5.1 Gegevens worden slechts verwerkt en vastgelegd als hier een wettelijke grondslag voor aanwezig is conform art. 3 van dit convenant. Elk afzonderlijk persoonsgegeven wordt in een concrete situatie pas verwerkt indien dat voor het doeleinde dan wel de doeleinden waarvoor ij wo den verwerkt, zorgvuldig, toi ïikend, te zakt dienend en niet bovenma g is. B de uitvoering wordt dan ook zo lig g ande d da de persoonlijke levenssfeer van d cliënt in de desbetreffende situatie niet onevenredig wordt geschaad in verhouding t< het doel. Er worden alleen gegevens over cliënt vastg< de Ie ebie en (i dien van toepassing): a. ng e )nsitua:ie; b. w€ -k, da g en opleiding; c. inl men, schulc , soc ale relaties; e. vers aving, middelen gebruik; f. psychisch functioneren; g. lichamelijk fund ioneren; h. denkwereld, gedrag en vaardigheden; 5.2 Indien noodzakelijk wordt het Burger Service Nummer (BSN) verwerkt, voor zover dit om rmijdelij c kan z n verme d op documenten Jie ter baschi ing zijn geko zoals kopieën ï identiteitsbewijz< i of v i de ;gisti e personen,

Nieuwegein

5.3 De volgende persoonsgegevens worden verwerkt: • Volwassenen Gedeelde informatie, gegevensset Persoonsgegevens waaronder: a. Naam, adres, woonplaats en de geboortedatum van de cliënt(en); b. Naam, adres en woonplaats van de wettelijk vertegenwoordiger van de cliënt; c. Naam, adres en woonplaats van het huishouden of cliënt; d. De school of opleiding waar cliënt staat ingeschreven; e. De gezinsomstandigheden van de cliënt voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening van het cluster Jeugd zorgoverleg; f. De risico's, de vragen en de prob >men van de cliënt / het systeem die de aanleiding vormen voor de bespreking aan de hand van de leefgebieden, verwoordt in " 1 Gezin, 1 Plan, 1 Regisseur". Gedeelde informatie: a. Maatschappelijk werk: informatie vanuit de registratie met betrekking tot de inzet van hulp en steun aan volwassenen en/of het al dan niet bekend zijn van een volwassen hulpvrager. b. GC Z Volwassenen: informatie over het al dan niet bekend zijn van een volwassen hulpvrager/zorgmijder, na toestemming betrokkene. c. GC Verslavingszorg: informatie over het al dan niet bekend zijn van een volwassen hulpvrager/zorgmijder, na toestemming be 'okkene. d. GGZ Ouderen: informatie over het al dan niet bekend zijn van een oudere hulpvrager en/of zorgmijder, na toestemming betrokkene. e. Huisarts: informatie vanu de registratie met betrekking tot de inzet van hulp en steun aan Volwassenen. f. W] irtaal: informatie vanuit de registratie met betrekking tot de inzet van zorg en on ersteuning bij volwassenen en ouderen. g. Stichting MEE: informatie vanuit de registratie met betrekking tot de inzet van hulp-en dienstverlening aan volwassenen met een beperking. • Jeugd Gedeelde informatie, gegevensset Persoonsgegevens waarond< a. m, adres, woonplaats en de geboortedatum van de cliënt(en); b. m, adres en woonplaats van de wettelijk vertegenwoordiger van de c. cliënt; d. Naam, adres en woonplaats van het huishouden of cliënt; e. De school of opleiding waar cliënt staat ingeschreven; f. De gezinsomstandigheden van de cliënt voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening van het cluster Jeugd zorgoverleg; g. isico's, de vragen en de problemen van de cliënt / het huishouden die de aanleiding vormen voor de bespreking aan de hand van de leefgebieden, verwoordt in " 1 Gezin, 1 Plan, 1 Regisseur".

slieuwegein

Gedeelde informatie: a. Raad voor de Kinderbescherming: op basis van dossier analyse alle bij de raad bekende informatie met betrekking tot strafrecht en civielrecht over de betrokken minderjarige. b. Bure; u Jei jdzorg: inf< matie vanuit de begeleiding met betrekking tot eerdere bem< ïieni;, is er een ( S of loopt er een I sgeleidings aject c. longere k: inf matie vanuit contacten met individuen en groepen jongeren t de b Bureau Voorti; Iverlnten ( : informatie over verzuin en in i cader opgele de maatregelen, informatie vanuit observaties en contacten met jeugdigen op schi ol. e. Jeugd GGZ: informatie over het al dan niet bekend zijn van een jeugdige bij de jeugd a toestemmin gee )fdi« 'delijke. f. GGZ Versla rmatie ov al dan n it beke van een jeugdige bij de verslavingszorg, na toestemming van jeugdige en/of diens verantwoordelijke. g. Huisarts: informatie vanuit d ratie iet betrek g tot d >. inzet van hulp en steun aan jeugdigen, veelal in relatie tot het gezinssysteem en de voortgang daarvan, h. Wizportaal: informatie vanuit de n iet b itrek g tot de ir van zorg, hulp-en dienstverlening van jeugdige hulpvragers met een verstandelijke beperking. i. 3GD Jeugdarts: informatie vanuit de registratie met betrekking tot de ontwikkeling en schoolvoortgang van de jeugdige, de inzet van hulp en steun aan jeugdige, veelal in relatie tot het gezinssysteem en de voortgang daarvan. irtikel 6 Ontvang :rs 6.1 Alleen (de medewerkers van de) stichting of de zorgpartners die bij een casus betrokken zijn ontvangen informatie over een cliënt. De zorgpartner die een casus aanmeldt bij de stichting geeft direct de reeds bekende overig betrokken instanties aan. 6.2 Derde zorgpartner(s) ontvangt of ontvangen slechts informatie over een cliënt wanneer de voortgang van een specifieke casus in het geding is. Voorwaarde hierbij is, dat alle zorgpartners die betrok een zijn bij deze casus hun toestemming verlenen. De motivering, geheimhoudingsverklaring en toestemming (die vooraf aan cliënt wordt gevraagd, zie art. 3) worden gedocumenteerd in het dossier. Cliënt wordt hiervan direct op de hoogte gestelc 6.3 Als de wet daartoe verplicht worden gegevens verstrekt aan een derde partij. Cliënt wordt ook liervan direct op < hoogte gesteld Artikel 7 Rechten cliënt 7.1 De cliënt kan bij de verantwoordelijke controleren hoe zijn/haar gegevens gebruikt worden binnen het convenant. De cliê i heeft recht op: a. informatie, zodat hij/zij kan nagaan wat er met de gegevens gebeurt; b. inzage, welke gegevens van hem/haar staan geregistreerd; c. een afschrift va it convenant (inclusief bijlagen; d. ve bete ïg, aanvullinc wijde of afs | in zijn of haar dossier.

Nieuwegein

7.2 De verantwoordelijke zorgt voor betrouwbare en veilige informatieverstrekking en brengt hiervoor geen kosten in rekening. 7.3 Bij de stichting en elke betrokken zorgpartner kan gedetailleerde informatie (waar deze zelf voor verantwoordelijk is) apart worden opgevraagd en geldt de eigen verantwoordelijkheid van deze zorgpartner voor het betreffende dossier. Artikel 8 Transparantie 8.1 De cliënten worden zowel mondeling als schriftelijk geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens. 8.2 In alle formulieren worden de rechten van cliënten duidelijk en toegankelijk geformuleerd. 8.3 Aan alle cliënten wordt een toestemmingsverklaring voorgelegd ter ondertekening inzake de verwerking van hun persoonsgegevens. De ondertekende toestemmingsverklaring wordt opgenomen in het dossier. Indien een cliënt weigert de toestemmingsverklaring te ondertekenen wordt dit opgenomen in het dossier en vindt middels hantering van een stappenplan conform Bijlage 2 analyse plaats of alsnog wordt overgegaan tot verwerking van gegevens. Indien dit het geval is, wordt de cliënt hierover geïnformeerd. 8.4 Om ervoor te zorgen dat een ieder op de hoogte wordt gesteld van de inhoud van dit convenant in het kader van het samenwerkingsverband zal dit convenant worden gepubliceerd op de website van de partijen. Daarnaast worden cliënten geïnformeerd middels informatiemateriaal over de werkwijze van het Sociaal Wijkteam en de rechten van betrokkenen. Artikel 9 Verantwoordelijkheden en regie 9.1 De gemeente, de stichting en zorgpartners blijven zelf verantwoordelijk voor hun eigen gegevens en dossiervorming binnen hun eigen organisatie. 9.2 De stichting is verantwoordelijk voor elke dossiervorming binnen de stichting conform de bepalingen van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Archiefregeling en de hieruit voortvloeiende lokale bepalingen van de gemeente Nieuwegein en de bedrijfsvoering (processen en informatiebeveiliging). Artikel 10 Randvoorwaarden 10.1 De uitwisseling van persoonsgegevens door de stichting aan zorgpartners is beperkt zich tot die persoonsgegevens die benodigd zijn voor de in a tikel 5 van dit convenant genoemde doelen. 10.2 Binnen het samenwerkingsverband worden nadere afspraken gemaakt ter uitwerking van de wettelijke bepalingen om een juiste naleving ervan te borgen.

Nieuwegein

Artikel 11 Geheimhouding en beveiliging 11.1 De stichting is verplicht tot geheimhouding van de in het kader van dit convenant ontvangen gegevens van cliënt, over eikaars organisatie en over al hetgeen waarvan redelijkerwijs is aan te nemen dat bekendmaking arvan de belangen van de andere zoi partner zou schaden, b ; voor zi er een bij < krachte s de wet gegeven schrift tot verstrekking verplicht of zij i taak daartoe noodz
eding, duur, opzegging en beëindiging

12.1 Dit convenant treedt in werking met ingang van de dag na die van de ondertekening door de partijen. L2.2 Dit co

ant c

voor onbepaa

12.3 Partijen kunnen dit convenant met inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden opzeggen, met dien verstande dat lopende trajecten worden afgerond. 12.4 Verplichtingen welke naar hun aard lestemd zijn om ook na beëindiging van het convenant voort te duren, I lijven na beë g van het convenant bestaan. Tot deze verplichting behoort in ie het bep omtrent g ng in artiki an het convenant. Artikel 13 Kosten Ten behoeve van deze samenwerking draagt de stichting zelfde voor benodigde kosten, tenzij hiervoor aparte afspraken zijn gemaakt. Artikel 14 Wijzigingen Het convenant kan slechts worden gewijzigd indien partijen hiermee schriftelijk instemmen. Artikel 15 Geschillen Seschil issen artijen, aaronder begrepi welke echts d >or éér der partijen als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel moge ijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht. 15.2 Indien partijen niet tot een oplossing komen, zullen de geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het Arrondissement Midden Nederland. 15.3 Partijen sluiten de toepassing van arbitrage uit.

2

0

1 5 - 0 4 0

Nieuwegein

/ | ^ |

Bijlage 1 Toestemmingsverklaring gegevensdeling cliënt Ondergetekende, Naam Adres Postcode Geboortedatum

Woonplaats Geboorteplaats

Daartoe mogen gegevens worden gedeeld.en opgevraagd bij: o de zorgpartners van het Stichting Geynwijs, namelijk [naam zorgpartner]

o Andere organisaties Naam organisatie en hulpverlener: Naam organisatie en hulpverlener: o Ik stem er ook mee in dat mijn huisarts geïnformeerd wordt, dat ik cliënt ben bij Stichting Geynwijs Naam huisarts: Voor akkoord, Handtekening: Datum: Plaats:

10

Nieuwegein /JrSFvV [ V*\

Artikel 16 Evaluatie 16.1 Het convenant wordt uiterlijk binnen 1 jaar na de datum van de inwerkingtreding geëvalueerd. de evaluatie zal de uitvoering van dit convenant onderzocht worden, :telij ironc agen en wij: en ingebracht worden en zal er een Privacy Impact conforn jnen va : College Bescherming Persoonsgegevens uitgevoerd arden. I iterii convenant n afg ide processi 16.2 De gemeente neemt het initiatief tot evaluatie van het convenant. 16.3 Evaluatie kan onder meer leiden tot herziening of beëindiging van het convenant. Aldus in tweevoud overeengekomen op [cjattrm] in Nieuwegein, Stichting Geynwijs

F.T.J.M. Backhuijs

Din K. Hogenb'

De volgende bijlagen horen bij dit convenant: Bijlage 1: Toestemmingsverklaring cliënt; ige 2: St n ge jevens\ ig; Bij ge 3: INTE iRUEITS- EN GEHEIMHOUDINGSVERKLARING Voorwaarden gebruik W] portaal.

Nieuwegein

Bijlage 2 Stappenplan gegevensdeling Als uitgangspunt geldt, dat gegevensdeling niet standaard maar per casuïstiek en op het individu/systeem toegesneden maatwerk is. Professionals moeten zich te allen tijde realiseren dat verantwoord omgaan met informatie dit betekent: 1. dat men zich ook in de samenwerking met partners dient te houden aan de voor de eigen organisatie geldende spelregels en voorschriften voor het verantwoord omgaan met gegevens; 2. dat alleen de "need to know" info (om het gezamenlijke doel te bereiken) gedeeld wordt; zelfs als de afspraken over wat toegestaan is per doelgroep ruimer zijn. Daarom is het goed om hoe dan ook (naast de afspraken per doelgroep) de volgende checklist te hanteren: I. Vraag je af of gegevensuitwisseling inzake de cliënt van evident belang is: a. is er een dringend gezondheidsbelang; b. bestaat de vrees voor ernstig nadeel c. al dan niet in combinatie met ernstige overlast. I I . Denk aan subsidiariteit Kies voor de minst ingrijpende gegevensuitwisseling en zie daar ook op toe. I I I . Denk aan proportionaliteit Bepaal of er een verhouding is tussen de hoeveelheid en aard van de gegevensuitwisseling en het doel. IV. Leg vast of cliënt ondubbelzinnige toestemming geeft Indien de cliënt toestemming geeft, leg dat dan vast in een getekende verklaring. Indien de cliënt geen toestemming geeft, mag gegevensuitwisseling slechts plaatsvinden o.b.v. de volgende uitzonderingen: a. ter voorl oming strafbare feiten; b. in het belang van bescherming van cliënt; c. in het belang van rechten en vrijheden van anderen. V. Motiveer en documenteer Maak een dossier aan conform een format en motiveer altijd waarom over is gegaan tot gegevensuitwisseling (ondanks geen toestemming van de cliënt). Documenteer dit zorgvuldig in het dossier. VI. Voldoe aan de rechten van de cliënt Informeer de cliënt over de gegevensdeling. De cliënt mag altijd dossier inzien en een verzoek tot correctie of verwijdering indienen. Bedenk: als je geen gegevens deelt, dan ben je als professional ook verantwoordelijk. VII Geheimhoudingsverklaring Nagaan of die van toepassing en indien dat het geval, laten ondertekenen en in dossier voegen.

11

Nieuwegein

12

_

2 0 15-040

Nieuwegein

/,ff/f^%

«p

Bijlage 3 INTEGRITEITS- EN GEHEIMHOUDINGSVERKLARING Voorwaarden gebruik WlZportaal * omcirkelen: CMPG = Complexe Muliti-probleem Gezinnen / SWT = Sociaal Wijkteam / K4 = klantgroep 4 Het college van burgemeester en wethouders stelt onder de volgende voorwaarden het regiesysteem WlZportaal ter beschikking aan medewerkers die binnen de sociale wijkteams (SWT), complexe muliti-probleem gezinnen (CMPG) en klantgroep 4 (K4) werkzaamheden verrichten en daarbij het regiesysteem moeten raadplegen en/of gebruiken. 1. De gebruiker van WlZportaal heeft kennis genomen van de beleidsvisie "Zorgvuldig en bewust" over de gegevensverwerking en privacy in een gedecentraliseerd sociaal domein. De gebruiker is zich bewust dat gemeenten, meer dan voorheen, persoonsgegevens van burgers verwerken en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie uit de systemen. 2. Het raadplegen van gegevens uit WlZportaal is uitsluitend toegestaan als dat voor de taakvervulling van de gebruiker doelmatig en noodzakelijk is. 3. De gebruiker van WlZportaal realiseert zich dat het systeem gekoppeld is aan vertrouwelijke gegevens uit verschillende informatiesystemen zoals GBA/BRP en GWS. De gebruiker van WlZportaal heeft een geheimhoudingsplicht voor de gegevens die in het systeem worden geraadpleegd. 4. De autorisatie voor WlZportaal is strikt persoonlijk en mag niet aan anderen ter beschikking worden gesteld. Raadpleging van de gegevens door- often behoeve van derden is niet toegestaan. 5. Indien geconstateerd wordt dat in WlZportaal geregistreerde gegevens afwijken van de feitelijke situatie moet dit worden gemeld aan de applicatiebeheerder WlZportaal via wizportaa @nieuwegein.nl 6. Het maken van een afdruk van het beeldscherm in WlZportaal is niet toegestaan. Indien het voor de taakvervulling toch noodzakelijk is, dient deze afdruk direct na gebruik zorgvuldig te worden vernietigd. 7. De handelingen van de gebruiker van WlZportaal worden gelogd. De gelogde handelingen worden gecontroleerd op onregelmatigheden. 8. Geconstateerde onregelmatigheden bij gebruik van de systemen kunnen leiden tot intrekking van de toegang en autorisatie. Ook kunnen disciplinaire maatregelen worden getroffen. Indien de gebruiker geen dienstverband heeft met de gemeente zal overleg plaatsvinden met de betreffende werkgever van de gebruiker. 9. Het afdelingshoofd Strategie Maatschappelijke Ontwikkeling is verantwoordelijk voor de aanmelding en afmelding van de gebruiker van de systemen. Van de aanvragen tot toegang en afmeldingen wordt een administratie bijgehouden. 10. Indien de gebruiker 3 maanden geen gebruik maakt van de systemen wordt de toegang geblokkeerd. De applicatiebeheerder WlZportaal bewaakt het gebruik. Het

13

Nieuwegein

v

afdelir shoofd Strategie Maatschappelijke Ontwikkeling is verantwoo k voor de signalering aan Personeelszaken (eigen personeel) of externe organis tie. 11. Na ondertekening van dit formulier krijgt de gebruiker binnen enkele werkdagen toegang tot WlZportaal. Dit formulier wordt na ondertekening opgeslagen. Voor gebruikers met dienstverband wordt ee ifschrift opgenomen in het personeelsdossier. Hierrru e ver lar ik de bover ide voorwaarden voor gebruik van WlZportaal gelezen te hebben, met de voorwaarden akkoord te gaan en overeenkomstig de voorwaarden te handelen. Naam : Organisatie (+ personeelsnr voor NG) : Team : CMPG / SWT / K4 * latum : Handtekening : * omcirkelen: CMPG = Complexe Muliti-probleem Gezinnen / SWT = Sociaal \ /ijkteam / K4 = klantgroep 4

14