Consortium Zwangerschap en Geboorte Noord Nederland (ZeGNN) Herijking projectorganisatie, maart 2014 Aanleiding Het Consortium ZeGNN is gestart op 1 januari 2013, nadat subsidie van ZonMW in het kader van het Onderzoeksprogramma Zwangerschap en Geboorte is verkregen. Het Consortium heeft twee projecten: 1. het zorginhoudelijk project ACTion: een trainingsprogramma met als doel om per VSV een methodiek te implementeren om verbeterpunten uit de Perinatale Audits daadwerkelijk door te voeren; 2. het Consortiumproject ProKind: een programma met meerdere projecten die allen tot doel hebben bij te dragen aan de professionalisering van de VSV’s. Inmiddels is de startfase succesvol verlopen: de meeste voorgenomen activiteiten zijn opgepakt en worden inmiddels voortvarend uitgevoerd met brede inbreng vanuit het veld. Beide projecten hebben tijdens het symposium van 22 november jl. de eerste resultaten kunnen laten zien en/of de plannen gepresenteerd. Voor de aansturing van het Consortiumproject ProKind is een Stuurgroep ingesteld waaraan vertegenwoordigers vanuit alle geledingen van het veld van geboortezorg in Noord Nederland deelnemen ( zie de projectaanvraag, deelnemers opgenomen in de bijlage). De Stuurgroep heeft ten aanzien van het project ACTion een adviesfunctie en functioneert voor het project ProKind als Stuurgroep. Het doel van de Stuurgroep is om op geleide van de voorgenomen projectresultaten de ontwikkelingen in de projecten van ProKind te bespreken en te monitoren en eventuele afstemming te realiseren. Inhoudelijke discussies, landelijk beleid en/of ontwikkelingen in het veld kunnen van invloed zijn op de koers van het Consortiumproject. Door de brede deelname vanuit alle geledingen in de geboortezorg is inbreng en terugkoppeling op de koers gewaarborgd; tegelijkertijd draagt de brede deelname bij aan betrokkenheid en draagvlak vanuit het veld. Voor ZonMw zijn de projectleiders van ACTion en ProKind eindverantwoordelijk, de feitelijke coördinatie en organisatie is in handen van de projectcoördinatoren, in afstemming met de projectleiders. Alle stuurgroepleden zijn betrokken in projectactiviteiten en werven collega’s uit de VSV’s voor deelname aan de projecten. Eenmaal per jaar wordt een bijeenkomst georganiseerd voor de ingestelde klankbordgroep, die een adviesfunctie heeft ten aanzien van de activiteiten in de projecten.
Toelichting op het Consortium en de projectorganisatie Kader De doelen van het Consortiumprogramma zijn als volgt geformuleerd in de aanvraag: (1) Met haar deelnemers het beloop en de uitkomst van de zwangerschap voor alle moeders en kinderen in de regio te optimaliseren en de perinatale morbiditeit en sterfte terug te dringen naar het gemiddelde landelijke niveau. (2) Bevorderen, borgen en evalueren van multidisciplinaire, lijnoverstijgende samenwerking tussen gezondheidswerkers in de geboortezorg in deze regio met als doel een optimale, efficiënte en cliëntgerichte organisatie voor de zorg rond zwangerschap en geboorte, met speciale aandacht voor kwetsbare zwangeren (lage SES, psychische problematiek). Uit deze doelen blijkt dat er een gedeelde vooronderstelling is dat verhoging van de kwaliteit van de samenwerking en in samenhang daarmee van de organisatie van de zorg, kan bijdragen aan het verlagen van perinatale morbiditeit en sterfte, in die zin dat vermijdbare sterfte verminderd kan worden. In de projectaanvraag is aangegeven dat de 10 Verloskundige Samenwerkingsverbanden (VSV’s) in Noord Nederland het platform zijn waar de interventies op gericht zullen worden. De activiteiten betreffen -in die zin het werkveld van de geboortezorg in de provincies Groningen, Friesland en Drenthe (m.u.v. Meppel e.o.).
Projectorganisatie
Het Consortium ZeGNN heeft een informele organisatievorm; deze heeft als doel om de processen te bewaken die zijn gericht op de realisatie van de doelstellingen van het project ProKind; afstemming vindt plaats met ACTion. Het Consortium heeft zich gevormd tot een netwerkorganisatie die is samengesteld uit ongelijke grootheden zoals UMCG, Kringen, praktijken, VSV’s, GGD’s, ROS’en, etc. Ieder heeft inbreng vanuit de eigen deskundigheid. Er is sprake van vrijwillige, maar niet vrijblijvende inzet van de verschillende deelnemers vanwege de noodzaak om blijvend draagvlak te creëren; niet alleen op het niveau van de directe deelnemers, maar ook richting het werkveld. De discussies, adviezen en besluiten die in de Stuurgroep genomen worden zijn daarmee ook niet vrijblijvend. Voor zowel ProKind als voor ACTion is er een projectleider. Er zijn twee projectcoördinatoren aangesteld voor de coördinatie en deels ook de uitvoering van de projectactiviteiten. De leden van de stuurgroep hebben verschillende rollen: zij zijn als lid van de stuurgroep betrokken bij de besluitvorming over de koers en hebben daarnaast een taak in het afstemmen, genereren van deelname aan projecten en creëren van draagvlak in het veld, specifieker in de VSV’s.
Communicatie Zowel het project ProKind als ACTion zijn met hun interventies gericht op de VSV’s in het werkveld van geboortezorg. Dit vergt naast een heldere projectorganisatie ook een goede communicatie met alle belanghebbenden. De middelen daarvoor zijn o.a. de website, de nieuwsbrief en de klankbordgroep. Inhoudelijke kennisoverdracht wordt gerealiseerd in een jaarlijks symposium en door implementatie van projectresultaten. Het voornemen is om in het voorjaar van 2014 een communicatieplan op te stellen.
Plaats van het project De bestuurlijke en financiële verantwoordelijkheid voor het Consortiumprogramma ligt bij het UMCG. Prof. Paul van den Berg is de formele voorzitter van het Consortium. Uitgangspunt is dat besluitvorming op basis van consensus wordt nagestreefd, bij uitblijven van overeenstemming besluiten de voorzitter en de projectleiders gezamenlijk. In de navolgende matrix wordt een beschrijving gegeven van de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de verschillende functies/functiegroepen in het project. Uitgangspunten voor samenwerking in een dergelijke complexe projectorganisatie zijn: Zorgvuldige en eenduidige onderlinge communicatie tussen personen en geledingen is onmisbaar voor continuïteit in het draagvlak; Indien blijkt dat het beleid dat de projectleiders in samenspraak met de stuurgroep hebben bepaald in de opvatting van de coördinator in de praktijk van de projecten tot discussie leidt of aanpassing behoeft, zal dit in de stuurgroepvergadering besproken en zo nodig aangepast worden.
Projectorganisatie Onderdeel / functie UMCG
rol
taken
verantwoordelijkheden
Toezicht op afstand
Toezicht op afstand via de voorzitter Consortium Voorbereiding stuurgroep
Bestuurlijk en financieel eindverantwoordelijk
Voorzitter Consortium Paul vd Berg
Toezicht
Toezicht via deelname Stuurgroep Externe contacten Sponsoring
Formeel eindverantwoordelijk
Stuurgroep: Gynaecologen 3e,2e lijn Epidemiologen UMCG, GGD Verloskundigen 1e en 2e lijn kinderarts kraamzorg Verloskunde Academie Groningen
-Bewaken van de koers van het project ProKind -Kaderstelling reikwijdte van projectactiviteiten op geleide van externe ontwikkelingen en in relatie tot het gedefinieerde projectresultaat -Creëren draagvlak en betrokkenheid -initiëren -signaleren - bijsturen -beslissen
-Besluitvorming over strategische koers en opdrachtformulering van de projecten -Initiëren van projecten -Opdrachtformulering aan de projectgroepen -Toezien op afgestemde eindproducten via de planning -Afstemming over projectactiviteiten waarbij er raakvlakken zijn met taakstellingen van de participerende organisaties -Creëren draagvlak en betrokkenheid voor de Consortiumactiviteiten
Besluitvorming koers in lijn met projectaanvraag en op basis van consensus Vaststellen planningen Voortgang bewaken Evaluatie Bijdragen aan rapportages aan ZonMW (Externe) financiering
(zie bijlage)
DB Stuurgroep Paul, Jan Jaap, Geertje, Henk, Lies
- Monitoren van de voortgang via planningen van de projectleider en/of coördinator - Periodieke evaluaties volgens planning -Toezien op en realiseren van de rapportages aan ZonMW conform de eisen van de subsidieverstrekker -ad hoc opdrachten aan de projectleider / projectcoördinator
Voorbereiden agenda Stuurgroep Voorbereiden strategische of inhoudelijke discussies Voorbereiden agenda Toetsing voortgang aan Besluitvorming over lopende zaken indien en besluitvorming in de stuurgroep oorspronkelijke nodig projectdoelen
Onderdeel / functie Voorzitter stuurgroepoverleg Projectleider ProKind
rol
taken
verantwoordelijkheden
Bijdragen aan agenda stuurgroep Voorzitten stuurgroepoverleg Uitvoering project binnen kaders projectaanvraag
-voorbereiding agenda stuurgroep
Waarborgen goed verloop stuurgroepoverleg Eindverantwoordelijk t.o.v. ZonMW: Voortgang en resultaten Rapportages ZonMW ………
Projectleider ACTion
Uitvoering project binnen kaders projectaanvraag
Projectcoördinator ProKind
Algemene coördinatie van het project Bijsturen op geleide van ontwikkelingen in nauw overleg met de projectleider. Communicatie en creëren lokaal draagvlak in brede zin
Realiseren projectresultaten Personele zaken m.b.t. projectcoördinator ProKind Voorbereiding vergadering Stuurgroep Bouw en indeling Website Redactie projectrapportages Budgetverantwoordelijkheid ProKind Realiseren projectresultaten Personele zaken m.b.t. projectcoördinator ACTion Voorbereiding vergadering Stuurgroep Redactie projectrapportages Budgetverantwoordelijkheid ACTion Coördinatie en organisatie van de projectactiviteiten: - Projectgroepen - Klankbordbijeenkomsten Voortgangsrapportage projectactiviteiten Opstellen jaarplanningen Voorbereiding vergadering Stuurgroep Onderhouden van de netwerkorganisatie: contacten met alle deelnemers aan het consortium Informatievoorziening met VSV’s / deelnemers Consortium o.a. Opstellen van Nieuwsbrief en Website Deelname voorbereidingsgroep Symposium van de Noordelijke ROS´en
Eindverantwoordelijk t.o.v. ZonMW: Voortgang en resultaten Rapportages ZonMW …….. Legt verantwoording af aan de projectleider Coördinatie activiteiten Organisatie Communicatie met werk veld Afstemming stakeholders
Onderdeel /functie Projectvoorzitters
rol
taken
verantwoordelijkheden
Projectvoorzitter is de trekker van het betr. project, en realiseert in samenwerking met de deelnemers van de projectgroep het in de stuurgroep afgestemde resultaat. Projectvoorzitter stemt af met de projectcoördinator
Voortgang project en realisatie en implementatie van de projectresultaten
Klankbordgroep
In de klankbordgroep zitten ondertekenaars van het Convenant die niet in de stuurgroep zitten De klankbordgroep komt minstens eenmaal per jaar bijeen De klankbordgroep heeft een adviesfunctie
Doet (mede) voorstel voor opdrachtformulering Stelt planning op; Voert samen met de leden van het project activiteiten uit; Levert discussiepunten en concepten aan voor bespreking in stuurgroep; Stelt een implementatieplan op voor de VSV’s; Begeleidt de implementatie Adviesfunctie
Informatie inbrengen over relevante ontwikkelingen in het veld
Bijlage 1 Deelnemers aan de Stuurgroep: Prof. dr. Paul van den Berg Dr. Henk Groen
Dr. Peter Dijk Lindy van Breda Vriesman
gynaecoloog UMC Groningen arts-epidemioloog UMC Groningen, projectleider ProKind gynaecoloog UMC Groningen, projectleider ACTion eerstelijns verloskundige te Sneek eerstelijns verloskundige en medisch antropoloog arts-epidemioloog GGD Groningen onderzoeker Verloskunde Academie Amsterdam Groningen gynaecoloog Wilhelmina Ziekenhuis te Assen adviseur Verloskunde ROS Friesland eerstelijns verloskundige te Hoogezand afdelingsmanager Verloskunde Bethesda Ziekenhuis Hoogeveen neonatoloog UMC Groningen Kraamzorg Groene Kruis Groningen
Projectcoördinatoren: Drs. Geertje Karstens Drs. Andrea Drost
ProKind ACTion
Prof. dr. Jan Jaap Erwich Katja van Groesen MSc Drs. Relinde van der Stouwe Dr. Jan Broer Dr. Paul de Cock Drs. Esther Scheers Drs. Lies van der Wal Ellen Vreugdenhil Esther Nieuwschepen Msc
Leden van de projectgroepen: (coördinatie en facilitering: Geertje Karstens) Dataregistratie Jan Broer, Katja van Groesen, Henk Groen, Esther Scheers Checklist
Jan Broer, Katja van Groesen, Esther Scheers, Henk Groen
Zorg Kwetsbare zwangeren
Relinde van der Stouwe, Karien Dijk, Peter Dijk, Esther Nieuwschepen, Renée Stoffels
Protocol Hypertensie
Jan Jaap Erwich, Nettie Bos, Karin van der Tuuk, Itske Huberts, Gerco Jansen, Miriam Medema, Peter Dijk
Patiëntenparticipatie
Carien Dijk, Johannes Beers, R. Edens, C. Slager
Werkgroep: Juridische, organisatorische en economische modellen
Geertje Karstens, Caroline van de Akker, Lindy van Breda Vriesman, Harrie Stam, Elisabeth Floor (voorstel), vacature eerstelijns verloskundige
