CONCRETISERING VA N D E P R E - A W A R D FA S E
Pre-Award of Concretiserings fase • Concretiseren = verduidelijken/ aanschouwelijk maken en betekent hier: – Wat je gaan doen of leveren? – Hoe ga je dat realiseren? – Wie gaan daar aan meewerken (klant/lev.) – Wat of wie kan je weerhouden van het behalen van je projectdoelstellingen en hoe beheers je dat? – Wat is er verder nog nodig om de projectdoelstelling te verwezenlijken en de samenwerking te bestendigen?
• Dit is een voortzetting van de beoordelingsfase.
Aanleiding voor onderzoek • Aanleiding: – Veronderstelde relatie tussen kwaliteit van de uitvoering met de kwaliteit waarop de pre-award doorlopen is. – Weinig structuur voor de pre-award fase – Het is thans niet geheel uitgewerkt welke leidraad men volgt • • • •
wat men voor activiteiten ontplooit, wie men moet betrekken, wat men afspreekt, welke rollen er te onderscheiden zijn.
• Het doel: – het ontwikkelen van een leidraad voor de pre-award fase teneinde het succes van de uitvoeringsfase en het eindresultaat te garanderen.
Opzet onderzoek • Onderzoek de wijze waarop de pre-award fase heeft plaats gevonden bij BVP trajecten. • Kijk welke projecten succesvol zijn geweest, waarbij succesvol wordt gedefinieerd als: – Eindproduct geleverd volgens de bij “gunning” afgesproken plaats en tijd – Prijs van het opgeleverde volgens overeengekomen prijs bij “gunning” – Eindproduct geleverd volgens naar door klant gestelde behoefte en door leverancier beschreven levering. – Afwijkingen in lijn met door klant geaccepteerde wijzigingen – Aantal tijdens uitvoering opgetreden en te managen risico’s in beeld.
• Zoek naar terugkerende factoren die het succesvol afronden van een project beschrijven.
Betrokkenen • Vraagkant: – Jeroen van de Rijt (Scenter) – Wiebe Witteveen (RWS) – Sjoerd Posthuma (Scenter) – Jannie Koster (Consistender) – Antoinette Bos (Hanze Hogeschool)
• Aanbodkant: – Martin de Jong (PTH groep) – Rob Straatsma (KPN) – Erik Schans (Canon)
ONVOLDOENDE AANTOONBARE R E L AT I E T U S S E N : D E K W A L I T E I T VA N D E P R E - A W A R D D E K W A L I T E I T VA N D E UITVOERING (=TIJD, GELD EN PRODUCT)
Ervaringen in het algemeen • Vreemd en wennen. – Afwachtende houding – Wantrouwen
• Kost heel veel inspanning. • Kost zelfs soms (veel) geld. • Controle over inspanning eigen organisaties is een issue.
TOPS*
*Met dank aan Bibi Koreman
Tops • In afgelopen 5 jaar heeft 100% van de leveranciers de award ook gekregen. • Pre-kick-off (= opleiding) – Klant doet pre-kick-off en zet verwachtingen en presenteert “deliverables-lijst”
• (te) Goed besproken worden: – Risico’s & RMP – Invulling vraag en/of dienst (in/out lijst) – Kansen – Financiële onderbouwing
• Leverancier steeds beter in: – Pro-actieve rol in deze fase: nemen “lead”. – Agenda en planning tot award (en erna).
TIPS*
*Met dank aan Bibi Koreman
Tip 1: structuur en organisatie • Maak nieuwe projectorganisatie (samenwerking) • Hanteer de beginselen van projectmanagement: – Projectorganisatie en die een plaats geven in beide organisaties (organisatiestructuur en mandaat) – Maak een projectplan: product, activiteit, tijd, geld, mensen, info) – Projectmanagementplan – Projectleiders zijn de spil naar de interne organisaties. “klant is koning” overheerst; geen sprake van “samen” Wantrouwen of in ieder geval nog geen zekerheid Te veel bezig met concretiseren van de kwaliteitsdocumenten uit de beoordelingsfase (= inhoud), waardoor we vergeten dat er meer nodig is om dit alles te laten aanlanden (= vorm)! Geen controle over de interne organisatie
Tip 2: Documenten voor gunning • Bespreek verwachtingen en (hiërarchie van) de documenten die nodig zijn om tot gunning te komen. – Organiseer een pre-kick-off om verwachtingen tav pre-award helder te krijgen NB. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid!!!!!! – Plaats KPI document hoog in hiërarchie van documenten – Bespreek procedures voor als het tegen zit in de uitvoering. – Plan “gericht op uitvoering”, niet slechts de pre-award. Wat moet er gebeuren cq opgeleverd worden in deze fase? Onduidelijk wat is er nodig is om tot gunning over te gaan
Tips 3: (deel)plan • Zet strakke tijdslijn voor pre-award periode – Faseer je planning: concreter bij voortschrijding tijd – Omgaan met gunning paradox door meerdere pre-awards te hanteren: Design, VO, DO. – Hanteer “Pareto”! – BVP filosofie geldt naar beide kanten: • • • •
Wat is je zorg? Waarom is je zorg specifiek hier een zorg? Wat kan/moet er mee/aan gedaan worden? Is deze kennis/verwachting de enige richting?
Doorschieten in detail (A tot ZZZZZZ) Experts willen laten zien expert te zijn (Technisch); Kritisch en wantrouwend Te klantgericht werken cq angst voor gunning, waardoor deze fase onnodig veel tijd en energie kost. Kans uitwerking kan effect hebben op de tijd en inspanning; kan ook over pre-award heen getild worden.
Tip 4: meten en vastleggen • Start de “weekly” meteen. – Elke verwachting die niet wordt waargemaakt, vraagt om een wijziging van aanbod. Weekly komt moeilijk op gang; we houden elkaar niet aan het nakomen van afspraken (=prj.mngt.) Er leven veel verwachtingen bij de klant over wat ze willen/moeten. Experts weten ook niet alles en er zijn “grijze gebieden” in de vraag. Te veel “wantrouwen”
Tip 5: Communicatieplan • Plan frequente fysieke/virtuele samenkomsten Geen afspraken over communicatie momenten en begrip (=definities)
Tip 6: Aandacht voor Stakeholders • Besteed vanaf het begin van het BVP traject aandacht aan wat er nodig is voor de (juridische) afdelingen om tot gunning over te gaan. Juristen willen zaken graag “waterdicht” krijgen en kunnen daarmee voor vertraging zorgen – op het eind!!
Tip 7: Opleiden • Blijf opleiden cq de organisatie voorbereiden op wat er komen gaat (vraagt om een procesbegeleider). – Je hebt de partijen aan tafel die het beste voor elkaar geschikt zijn om een oplossing te creëren.
Geen Bahama-model. De klantenorganisatie is niet voorbereid op de samenwerking, slechts het kernteam. Buiten het kernteam is er nog een hele wereld om op te leiden(tot vloer).
Kost wel wat inspanning………maar het levert op!!!
