Conclusies vergadering Auditcommissie 3 september 2007

Conclusies vergadering Auditcommissie 3 september 2007 Aanwezig: dhr.Wilms (CDA), dhr.Douwstra (BGE), dhr.Hoekstra (SP), mevr.Logtenberg (VVD), wethouder Kuper, dhr.Sloots (concerncontroller), dhr.Ramautarsing (hoofd concernstaf) en dhi'n.Rienks en Kuperus van Deloitte, dhr.Werkman (griffier) en dhr.Heine (plv.griffier). Met kennisgeving afwezig: mevr.Rougoor-Mahalbahic (PvdA), mevr.Louwes-Linneman (PvdA) en dhr.Dijkgraaf(GrL). 1. De voorzitter, dhr. Wilms opent de vergadering, de agenda wordt conform vastgesteld. 2. Vaststelling conclusies P&C overleg van 29 januari 2007. Deze worden conform vastgesteld met dien verstande dat de memo van 15-2-2007 van het hoofd van de concernstaf aan het verslag zal worden toegevoegd (zie bijlage). N.a.v.het verslag merkt wethouder Kuper op dat afspraken gemaakt over behandeling jaarrekening 2006 in het afstemmingsoverleg van 29 jan.2007 niet door het Presidium zouden moeten worden overruled. De status van de afspraken in het overleg moet duidelijk zijn. Achtergrond info: In het Presidium van 12 februari 2007 is aan de orde geweest de Planning & Controlcyclus 2007 en dan met name het daarin opgenomen voorstel van het college om de jaarrekening 2006 vast te stellen in de raad van 28 juni 2007 en de kadernota in de (reserve) raad van 5 juli 2007. Het Presidium kon zich hierin niet vinden en heeft het college bij brief van 14 februari 2007 kenmerk 07.04844 geschreven te rekenen op vaststelling van de jaarrekening 2006 in de raad van 31 mei 2007 en op vaststelling van de kadernota 2007 in de raad van 28 juni 2007. In overleg met het college heeft het presidium vervolgens besloten de jaarstukken vast te stellen in een extra raadsvergadering op 14 juni 2007. Door bijzondere weersomstandigheden heeft de vaststelling uiteindelijk plaatsgevonden in de raad van 28 juni 2007. 3. Instelling Auditcommissie (raadsbesluit van 28 juni 2007 / Zie advies werkgroep onderzoek jaarrekening 2006 (RIS.2701) en reactie b&w op advies bij brief van 13 juni 2007 (07.1902 Achtergrond info: boekwerkje van Deloitte met als titel "Auditcommissie: de ogen en oren van de gemeenteraad". De door de Auditcommissie in te nemen positie en samenstelling wordt besproken in een extra bijeenkomst op 1 oktober 2007 aanvang 19.30 uur. Dhr.Wilms en mevr.Logtenberg zullen samen met de accountant, daarbij ondersteunt door dhr.Sloots en dhr.Heine, deze vergadering voorbereiden. Op basis van de discussie maakt Deloitte aan de hand van het boekwerkje een conceptvoorstel. De standpuntbepaling in de Auditcommissie zal worden verwerkt in een advies aan de raad over instelling van de Auditcommissie v.w.b. samenstelling, taken en (gemandateerde) bevoegdheden. 4. Planning & Control cyclus 2007 (vervolg): a. Controle-protocol 2007: Deze wordt ter vaststelling aangeboden voor raad van 25 oktober 2007. Tolerantiegrenzen zijn gelijk aan vorig jaar. Aan normenkader rechtmatigheidstoets zal worden toegevoegd de WMO verordening, de Nota Reserves en Voorzieningen is niet meer actueel en is daarom afgevoerd van de lijst. De BBV geeft voor de rechtmatigheidstoets vooralsnog voldoende kaders. b. De interim-controle 2007. De masterplanning 2007 is in november gereed. In deze planning wordt de managementletter meegenomen. e. Bestuursrapportage II: Deze zal tijdig beschikbaar zijn voor behandeling van de begroting 2008. d. Begroting 2008: vaststellen in raad van 5/8 november 2007. e. Slotwijzigingen 2007: De slotwijzigingen zullen onderdeel uitmaken van Berap II en samen met

de Berap aan de raad ter vaststelling worden aangeboden. 5. Onderzoeken a. Rekenkamercommissie Emmen. De rekenkamer oriënteert zich op een onderzoek van het gemeentelijk grondbeleid. Tevens is een verkennend onderzoek gestart naar het armoedebeleid in de gemeente Emmen. Het onderzoek naar de financiële verhouding gemeente Emmen en de BVO Emmen is in een afrondende fase. De RKE wordt geadviseerd om van de kennis die de huisaccountant Deloitte over deze onderwerpen heeft gebruik te maken, b. B&W: 212 en 213a Gem.wet. Afgesproken wordt dat dhr.Sloots in een overzicht de reeds verrichte, de nog lopende en de nog te verrichten onderzoeken zal weergeven. 6. Rondvraag. De Auditcommissie kan zich erin vinden dat de gevraagde opdrachtbevestiging van de accountant voor de controle over 2007 door het college binnen het raamwerk van de bestaande dienstverleningsovereenkomst wordt uitgevoerd. Aan de raad kan worden voorgesteld om deze bevoegdheid voortaan te mandateren aan de Auditcommissie. Dit in antwoord op de vraag van dhr.Sloots. 7. Datum volgende vergadering: 1 oktober 2007 aanvang 19.30 B 259 26 november 2007 aanvang 19.30 uur B 259 8. De voorzitter sluit de vergadering om ca. 21.30 uur

Griffie/HHE/ 10 september 2007

Conclusies vergadering Auditcommissie 1 oktober 2007 Aanwezig:

Afwezig:

mevr. Logtenberg (VVD), mevr. Rougoor-Mahalbahic (PvdA), dhr.Wilms (CDA), dhr. Douwstra (BGE), dhr. Hoekstra (SP), wethouder Kuper, dhr. Sloots (concerncontroller) en dhrn. Rienks en Kuperus van Deloitte. mevr. Louwes-Linnemann (PvdA), dhr. Dijkgraaf (GrL), dhr. Ramautarsing (hoofd concernstaf) en dhr. Heine (plv.griffier), allen met kennisgeving.

1. Opening: De voorzitter, dhr. Wilms opent de vergadering, de agenda wordt conform vastgesteld. 2. Mededelingen: Wethouder Kuper deelt de Auditcommissie mee dat er een onderzoeksrapport van Deloitte is verschenen over het BTW-compensatiefonds. De wethouder vraagt de visie van de aanwezigen om dergelijke stukken te behandelen in de Auditcommissie. De commissie geeft aan dat in de toekomst dergelijke rapporten het beste kunnen worden besproken / toegelicht in de Auditcommissie. In dit concrete geval wordt om agendatechnische redenen afgesproken dat agendering plaatsvindt in de commissie Bestuur en Middelen en dat de leden van de Auditcommissie het rapport vooraf toegestuurd krijgen. 3. Vaststelling conclusies Auditcommissie van 3 september 2007: Deze worden conform vastgesteld met die opmerking dat de heer Wilms geen deel uit zou maken van de voorbereidingscommissie voor de vergadering van 1 oktober. 4. Document Auditcommissie gemeente Emmen: Namens de voorbereidingscommissie wordt de notitie toegelicht door mevrouw Logtenberg. In het bijzonder wordt daarbij ingegaan op de problematiek van het dubbele lidmaatschap (van de Rekenkamercommissie en Auditcommissie). Afgesproken wordt om deze problematiek voor te leggen aan de fractievoorzitters. Inhoudelijk wordt het document paginagewijs doorgenomen. De belangrijkste wijzigingen zijn: - blz. 1 : uitschrijven artikel 213a onderzoeken (i.e. doelmatigheid en doeltreffendheid toevoegen); - blz. 2: de voorgestelde taken uitbreiden met: de natuurlijke adviesfunctie ten aanzien van (doorontwikkeling) planning en controlinstrumentarium; - blz. 3: toevoegen dat het gaat om de wethouder Financiën; - blz. 4: specialistische kennis aanvullen met dat indien gewenst een beroep kan worden gedaan op andere kennisgebieden binnen de ambtelijke organisatie (bijv. juridische kennis) Afgesproken wordt dat het aangepaste stuk vooraf wordt toegestuurd aan de Rekenkamercommis sie. De heer Sloots zal met de heer Heine afspraken maken over het verdere besluitvormingstraject. 5. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. 6. Datum volgende vergadering: 26 november 2007 aanvang 19.30 uur B 259 7. Sluiting: De voorzitter sluit de vergadering om ca. 20.40 uur Concerncontrol/JRS/22 oktober 2007

Conclusies vergadering Auditcommissie 26 november 2007 Aanwezig: Dhr.Wilms (CDA, voorzitter),mevr. Logtenberg (VVD), mevr. Rougoor Mahalbasic (PvdA), dhr. Douwstra (BGE), dhr. Ramautarsing (hoofd concernstaf), dhr. Sloots (concerncontroller), dhr. Rienks van Deloitte en dhr.Heine (plv.griffier). Afwezig: Mevr. Louwes-Linnemann (PvdA), dhr. Dijkgraaf (GrL), dhr. Hoekstra (SP) (m.k.g.) en dhr. Kuper(wethouder). 1. Opening: De voorzitter, dhr. Wilms, opent de vergadering. De agenda wordt conform vastgesteld. 2. Vaststelling conclusies vergadering Auditcommissie 1 oktober 2007. Het verslag wordt conform vastgesteld. 3. Raadsvoorstel Instelling Auditcommissie (raad 20 december 2007) De commissie kan - na bespreking van een aantal punten - zich vinden in het voorstel. 4. Masterplanning P&C cyclus 2008 wordt conform vastgesteld. Vaststellen jaarstukken 2007: 1. a. besluitvorming in B&W: 15 en 22 april 2008 b. ruwe versie jaarrek.2007 naar Auditcommissie: uiterlijk 10 april 2008 2. a. advisering door Auditcommissie: I e bijeenkomst 16 april 2008 2e bijeenkomst 23 april 2008 b. advies Auditcommissie wordt uiterlijk 29 april 2008 verzonden naar raad 3. behandeling jaarstukken in reguliere commissievergadering van mei 2008 4. vaststellen jaarrekening 2007 in: raad 29 mei 2008 Planning Kadernota 2008: Behandeling kadernota in commissie Bestuur en Middelen van 12 juni 2008 Vaststellen kadernota 2008 incl. Berap 2008-1 in: raad 26 juni 2008 Begroting 2009: Vaststellen begroting 2009-2012 in : raad 3 en 6 nov.2008 Uitvoering Begroting 2008: Berap 2008-11 (incl.slotwijzigingen) in : raad 27 nov.2008 Nabericht Berap II 2008 (= tussenbericht ) in: raad 18 dec.2008 5. Onderzoeken a. Rekenkamercommissie Emmen. De RKE legt de laatste hand aan het rapport over de financiële relatie tussen de BVO en de gemeente Emmen. Gestreefd wordt naar aanbieding voor de raad van januari 2008. Daarnaast is een onderzoek gaande naar het gemeentelijk armoedebeleid, een verkennend onderzoek naar het gemeentelijk grondbeleid en is aan De Lokale Rekenkamer opdracht gegeven een onderzoek in te stellen naar de stand van zaken van de digitale dienstverlening van de gemeente Emmen. Dit zgn. DoeMee onderzoek (dat gelijktijdig in zo'n 17 andere gemeenten wordt gehouden) is inmiddels gestart. Voorgesteld wordt om de voorzitter van de RKE voor een volgende vergadering uit te nodigen om enerzijds kennis te maken en anderzijds te vragen een toelichting te geven op het onderzoeksprogramma voor 2008. b. B&W: 212 en 213a Gem.wet. Het onderzoek naar het Team Bedrijfsvoering en Organisatie heeft de fase van hoor-en wederhoor afgerond, in januari 2008 zal het

rapport in het directeurenoverleg aan de orde komen en daarna via het college aan de raad worden aangeboden. Een onderzoek is gaande naar Afdeling Openbaar Onderwijs van de dienst Bedrijven. In 2007 zijn tevens twee thematische onderzoeken gestart. Een naar het Facilitairtarief en een naar het thema Projectmatig Werken. Vervolgens wordt informatie gegeven over in 2008 voorgenomen onderzoeken, waarover het college nog een besluit moet nemen. Gevraagd wordt om voor de volgende vergadering de lopende onderzoeken en de nog op te starten onderzoeken in een overzicht weer te geven. Nieuwe onderzoeksrapporten zullen worden geagendeerd voor deze commissie. Voor de volgende vergadering zal ook de inmiddels door Deloitte aan het college aangeboden managementletter van Deloitte worden geagendeerd. 6. Min.BZK: jaarlijkse evaluatie financiële functie. Voorgesteld wordt om hier aan mee te doen. 7. Rondvraag. Gevraagd wordt om in 2008 het provinciale verslag van het begrotingsonderzoek 2008 te agenderen voor de commissie. Voor de volgende vergadering zal een voorstel ter tafel liggen over training/vorming leden Auditcommissie. Tevens zal een overzicht worden gemaakt van bij de begrotingsbehandeling gemaakte begrotingstechnische opmerkingen / vragen. 8. De volgende vergadering staat gepland voor: 29 januari 2008 (19.30 uur) Afwezig: mevr.Rougoor en in plaats van dhr.Rienks zal dhr.Kuperus aanwezig zijn 9. De voorzitter sluit de vergadering om ca. 20.45 uur

AUDITCOMMISSIE: kort verslag van de vergadering van 29 januari 2008 Aanwezig: Dhr.Wilms (CDA, voorzitter), mevr. Louwes-Linnemann (PvdA), mevr. Logtenberg (VVD), dhr. Douwstra (BGE), dhr. Sloots (concerncontroller), dhr. Kuperus (Deloitte) en dhr.Heine (plv.griffier). Afwezig m.k.g.: mevr. Rougoor-Mahalbasic(PvdA), dhr. Hoekstra (SP) en dhr. Kuper (wethouder). 1. Opening: De voorzitter, dhr.Wilms, opent de I e vergadering van de Auditcommissie in nieuwe samenstelling en spreekt uit dat de commissie de "ogen en oren van de raad" wil zijn. 2. Vaststelling conclusies vergadering Auditcommissie 26 november 2007. Het verslag wordt conform vastgesteld. N.a.v. het verslag: het wordt op prijs gesteld dat de voorzitter van de Rekenkamercommissie in een volgende vergadering haar onderzoeksprogramma 2008-2009 komt toelichten. 3. Managementletter 2007: Dhr.Kuperus geeft een toelichting op de bevindingen van de accountant neergelegd in het aan het college op 23 november 2007 uitgebracht managementletter 2007. Bij de interim-controle gaat het vooral om zaken die van belang zijn voor een betrouwbare jaarverslaggeving en waarbij tevens actuele ontwikkelingen worden betrokken, daarbij gaat het m.n. om bevindingen en aanbevelingen op het terrein van interne beheersing, rechtmatigheid en overige activiteiten die van belang zijn voor de bedrijfsvoering. In de managementsamenvatting wordt met kleuren gewerkt. Met rood wordt o.a. het proces van subsidieverstrekking aangegeven. De uitgevoerde interne controlemaatregelen zijn onvoldoende zichtbaar en bieden op dit moment nog onvoldoende waarborg voor een - uit oogpunt van rechtmatigheid - goede subsidieafwikkkeling. Vandaar een rode kaart. De afwikkeling van subsidies (v.w.b. vaststelling van recht, hoogte en duur) kan beter. Termijnoverschrijding leidt tot onrechtmatige verstrekking (bijv. OBE). De verordeningen worden v.w.b. de daarin opgenomen termijnen niet aangepast om de onrechtmatigheid op te heffen. De raad heeft in 2006 de termijnoverschrijdingen achteraf geaccordeerd. De gemeente Emmen zit nu nog in een overgangsperiode naar een afdoend werkend subsidiebeheersingssysteem. In 2007 waren de voorgenomen verbeteringen nog onvoldoende zichtbaar. Het college werkt hard aan het stellen van kaders en aan prioritering van subsidies. Hieraan is ook een taakstellende bezuiniging gekoppeld van € 200.000,-. Gemeld wordt dat in de toekomst gekozen zal worden voor een harde opstelling bij termijnoverschrijding. Verbeteringen zijn te zien bij het opstellen van de investeringsplanning en de raming van de kapitaallasten. Omdat de voorgestelde maatregelen tot verbetering nog niet in alle gevallen hebben geleid tot concrete resultaatverbetering is het proces als geel gekwalificeerd. Op projecten wordt nu meer zichtbaarder gestuurd, de nacalculaties dienen te verbeteren. Een beleid inzake (opbrengsten uit) verhuur van gemeentelijk onroerend goed ontbreekt. Ook hiervoor is een gele kaart getrokken. De met groen aangeduide processen voldoen aan intern en extern bepaalde beheersdoelstellingen (bijv. bij beheer van grondexploitaties en personeelskosten). De toename van belasting opbrengsten is m.n. het gevolg van goed uitgevoerde procedures. Om die reden was een groene kaart hier op zijn plaats. Geadviseerd wordt een meer gedetailleerde analyse te maken van de belastingopbrengsten om toekomstige opbrengsten vooraf beter te kunnen inschatten. Op dit moment is de organisatie hier nog niet helemaal uit. Onderkend wordt dat de analyses beter, helderder kunnen. De administratieve organisatie en het systeem van interne controle zijn expliciet getoetst door de belangrijkste (financiële) processen ( de zgn. business cyclus) te beoordelen. De detailbevindingen zijn door de accountant in de bijlage van het rapport opgenomen en naar gewicht ingedeeld.

De bevindingen met hoge prioriteit zijn opgenomen in bijlage 1. De gemeente moet daar direct mee aan de slag omdat het resultaat rechtstreeks van invloed is op de controle van de jaarrekening 2007. De betrouwbaarheid en de rechtmatigheid van de jaarcijfers kunnen daarbij in het gedrang komen. Daarnaast zijn in bijlage 2 bevindingen opgenomen gericht op verbetering van de bedrijfsvoering. Deze bevindingen verdienen wel aandacht maar hebben geen prioriteit als het gaat om betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de jaarrekeningcijfers. Vastgesteld wordt dat de rechtmatigheidscontrole ook voor 2007 gestructureerd en voortvarend is aangepakt. Aanbevolen wordt om zodanige waarborgen in de bedrijfsprocessen in te bouwen dat het risico dat achteraf geconstateerd moet worden dat onrechtmatig is gehandeld tot een minimum wordt beperkt. Door bijv. het hanteren van een checklist bij toepassing van interne inkoop- en aanbestedingsregelingen, alvorens overeenkomsten worden aangegaan. Audits achteraf kunnen dan efficiënter plaatsvinden. T.a.v. controle op inning parkeeropbrengsten door derden wordt naar voren gebracht dat in contracten opgenomen zou kunnen worden dat een accountantsverklaring verplicht wordt gesteld (op kosten van de contractspartner). Overwogen zou kunnen worden om deze eis bij een toekomstige aanbesteding mee te nemen in het programma van eisen dan wel dat (op grond van de nota Parkeren) eigen audits uitgevoerd zullen worden. De wethouder wordt geadviseerd om hier de nodige aandacht aan te besteden. De interne normstelling inhuur derden. Uit de maraps blijkt onvoldoende dat bij inhuur van derden aan deze norm wordt getoetst (max. 80% van de beschikbare vacature ruimte en maximaal 2,5% van het jaarlijks formatiebudget). Genoemde richtlijnen zijn nog onvoldoende bekend in de organisatie. Geadviseerd wordt om hierover in maraps te rapporteren. 4. Onderzoeken artikel 213a Gemeentewet. Op het onderzoeksplan wordt een toelichting gegeven. Alle onderzoeksrapporten zullen voor de Auditcommissie worden geagendeerd. 5. RKE: concept-onderzoeksprogramma 2008 - 2009. Het concept moet nog door de RKE worden vastgesteld. De Auditcommissie ziet toe op het goed op elkaar afstemmen van onderzoeken om dubbeling van werk te verkomen. 6. VTO Auditcommissie. Ingestemd wordt met het voorliggend VTO voorstel. Afgesproken wordt om onderdeel A. in mei op te pakken en twee avonden daarvoor in te plannen (6, 13 en/of 22 mei). De rest in het najaar en in 2009. 7. Huishoudelijk reglement / plv. voorzitter. Voor de volgende vergadering agenderen. Een concept-reglement zal dan worden aangereikt. 8. Advisering Auditcommissie over jaarstukken 2007. De eerste bijeenkomst wordt verplaatst van 16 naar 17 april 2008. De volgende reguliere vergadering: 26 februari 2008 (19.30 uur) (Nb: deze vergadering is nadien verplaatst naar 20 maart 2008, hhe). 9. Rondvraag. De wens wordt uitgesproken om managementletters voortaan enkel aan te bieden aan en te agenderen voor de Auditcommissie. 10. Sluiting. De vergadering wordt om 21.00 uur gesloten.

GRI/HHE/6 februari 2008

AUDITCOMMISSIE: kort verslag van de vergadering van 20 maart 2008 Aanwezig: Dhr.Wilms (CDA, voorzitter), mevr. Louwes-Linnemann (PvdA), mevr. RougoorMahalbasic(PvdA), mevr. Logtenberg (VVD), dhr. Hoekstra (SP) en dhr. Kuper (wethouder), dhr.Ramautarsing (hoofd concernstaf), dhr. Sloots (concerncontroller), dhrn. Rienks en Kuperus van Deloitte en dhr.Heine (plv. griffier). Afwezig m.k.g.: dhr. Douwstra (BGE). 1. Opening. Dhr. Wilms opent de vergadering en heet allen welkom. I.v.m. de aanwezigheid van dhr.Ramautarsing en de heren Rienks en Kuperus van Deloitte wordt de volgorde van behandeling van de agendapunten aangepast. 2. Vaststelling conclusies vergadering Auditcommissie 29 januari 2008. Dhr.Sloots stelt voor om de term "rode kaart" op blad 1 te veranderen "in rood aangegeven". Op blad 2 onder 4 te vermelden dat "Er naar wordt gestreefd om alle onderzoeksrapporten te agenderen voor de Auditcommissie". 4. Evaluatie begrotingsbehandeling 2008. De voors en tegens van een accentverschuiving van de inhoudelijke behandeling van de begroting naar de kadernota worden kort besproken (sturingsfunctie kadernota versus enkel allocatiefunctie van de begroting). Mei-circulaire en Berap Iï zijn niet eerder dan voor de begrotingsbehandeling bekend. Een zwaarder accent op de betekenis van de kadernota brengt ook een zwaardere belasting met zich mee voor raadsfracties op een moment waarop - zo vlak voor de zomervacantie - een zekere vermoeidheid valt waar te nemen. Fracties zijn veelal niet bereid om hun algemene beschouwingen aangevuld met voorgenomen amendementen en moties vooraf aan elkaar (evt. onder embargo) ter beschikking te stellen. Fracties zullen bovendien niet gauw afstand doen van mogelijkheden om zich politiek te profileren en te scoren. De vraag is hoever de ambitie op dit punt kan gaan. Enkel strakker sturen op het vooraf voorleggen van technische vragen kan eveneens bijdragen aan het behandelen van de begroting op een dag. Het is evenwel aan de raadscommissie werkwijze raad resp. aan het presidium om de wijze van agendering resp. behandeling van deze agenda-punten te herzien. Afgesproken wordt om binnen 3 weken aan de secretaris van de Auditcommissie de eigen gedachten over mogelijke verbeteringen van de begroting(sbehandeling) door te geven. Dhr.Rienks zal bij 100.000 + gemeenten nagaan hoe daar met de begroting wordt omgegaan. Dit onderwerp zal worden geagendeerd voor de volgende vergadering op 17 juni 2008 (19.30 uur). 3. Art.213 a GW onderzoeken. Ad a) Voorgesteld wordt om de onderzoeksrapporten Openbaar Onderwijs, Projectmatig werken en het rapport Kleur Bekennen (onderzoek afd.B&O) te agenderen voor november/december dit jaar. Deze onderzoeken zitten nu in een afrondende fase. Vervolgens worden de onderzoeken genoemd die op het programma 2008 staan: team Beheer van de afd. I&B (inrichting en beheer) van de dienst Gebied (INK-model); afdeling Vergunning en Toezicht (onderdeel Taskforce GSB) van de dienst Gebied, Archiefonderzoek (samen met de gemeenten Coevorden, Borger-Odoom), onderzoek financiële functie (parkeren, riolering) dienst Gebied. Daarnaast staan zelf-evaluatie onderzoeken op het programma. Ad b) Facilitair tarief. Het facilitairtarief is opgebouwd vanuit het zoeken naar een balans tussen het solidariteits- en het profijtbeginsel. Het rapport is constaterend, het geeft geen Audit-oordeel. In het voorstel aan het college zijn allerlei te nemen acties (op voorstel portefeuillehouder) opgenomen. De uitvoering daarvan zal bij de evaluatieonderzoeken (reviews) worden betrokken. 5. VTO Auditcommissie. De cursusdata 13 en 22 mei staan vast. Behandeld zullen o.a. worden het MPV (MeerjarenProgrammaVastgoed) en de notitie Verbonden Partijen. 6. Huishoudelijk reglement. Het reglement van orde wordt op een aantal onderdelen (art.6

en 7) i.o.m. de concerncontroller aangepast en voor de volgende vergadering ter vaststelling aangeboden. Dhr.Wilms wordt unaniem gekozen tot voorzitter en mevr.Logtenberg tot plaatsvervangende voorzitter van de Auditcommissie . 8. Rondvraag, geen 7. Evaluatie accountantscontract. Vastgesteld wordt dat de Auditcommissie door de raad is gemandateerd om over (i.c.de laatste mogelijkheid tot ) verlenging van het accountantscontract (controle jaarrekening 2009) een besluit te nemen. Besloten wordt het contract met nog eenjaar te verlengen en de nieuwe raad in 2010 - na een openbare aanbesteding - te laten beslissen over aanstelling van de huisaccountant. Tevens wordt besloten om in de verlenging van het contract niet mee te nemen: a) een onderzoek naar het weerstandsvermogen. De accountant heeft dit onderzoek tot nu wel opgepakt maar besloten wordt om dit voor 2009 niet meer mee te nemen) en b) de EDP auditing. De eerste drie jaar is door de accountant geen EDP audit verricht. Voor beide onderdelen is in het contract wel een afzonderlijk budget opgenomen. Voor 2009 vallen deze budgetten (ca. € 35000,-) nu vrij. Voorgesteld wordt om het onderdeel WRM (workshopiïsicomanagement) dat door de accountant nog moet worden ingevuld mee te nemen voor de mei-cursus. 9. Sluiting. De voorzitter sluit de vergadering om ca. 21.15 uur

GRI/HHE/26 maart 2008

AUDITCOMMISSIE: kort verslag van de vergadering van 17 juni 2008 Aanwezig: Dhr.Wilms (CDA, vz.), mevr. Louwes-Linnemann (PvdA), mevr. RougoorMahalbasic (PvdA), dhr. Douwstra (BGE), dhr. Hoekstra (SP), dhr. Sloots (concerncontroller), dhrn. Rienks en Kuperus (Deloitte) en dhr.Heine (plv. griffier). Afwezig m.k.g.: dhr. Kuper (weth.) en mevr. Logtenberg (VVD). 1. Opening: Dhr, Wilms opent de vergadering en heet allen welkom. Het ter vergadering uitgereikt controleprotocol 2008 zal ter vaststelling worden geagendeerd voor de vergadering van 16 september 2008. 2. Het verslag van de vergadering van Auditcommissie van 20 maart 2008 wordt conform vastgesteld. 3.(Vervolg)Evaluatie begrotingsbehandeling 2008: Afgesproken wordt om de focus nu te richten op inhoudelijke (smart) verbetering van de programma's in de begroting voor het jaar 2010 e.v. op zodanige wijze dat bij de verantwoording eenvoudiger kan worden beoordeeld wat met de ter beschikking gestelde middelen in het betreffende begrotingsjaar moest en vervolgens is bereikt danwei deels in de te verantwoorden jaarschijf moest resp. is bereikt. Tevens zou onderzocht kunnen worden hoe de besluitvorming rondom de begroting (met in begrip van de rol van de kadernota) voor de gemeente Emmenaar interessanter, aansprekender, boeiender gemaakt kan worden. Vorm en inhoud kunnen elkaar hier raken. Voor de volgende vergadering zal in een korte notitie worden ingegaan op verbetermogelijkheden (actie:Sloots/Heine). Het is uiteindelijk aan de raadscommissie werkwijze raad om verbeteringen door te voeren. De Auditcommissie kan adviezen aanreiken, waarbij het accent meer zal liggen op het produkt en minder op het proces. ^Onderzoeken door college van burgemeester en wethouders ex art. 213a GW: De onderzoeksrapportage Projectmatig Werken wordt kort toegelicht en besproken. De kaders voor projectmatig werken verschillen per dienst. Voor het in control brengen van projecten (en van de daaraan verbonden risico's) wordt aanbevolen om meer "lijn" te brengen in de kaders voor projectmatig werken. De onderzoeksrapportage team Bedrijfsvoering en Organisatie van de Concernstaf en de onderzoeksrapportage Openbaar Onderwijs van de dienst bedrijven worden in de volgende vergadering toegelicht. Het voorstel van het college zal bij de agenda worden gevoegd. Afgesproken wordt dat de aanbevelingen vanuit de rapportages zullen worden gemonitord door deze in een lijst op te nemen en jaarlijks in beeld te brengen wat ter uitvoering van de aanbevelingen is gedaan. Deze lijst wordt gevoegd bij de up-date van de aanbevelingen van de Auditcommissie bij de jaarrekening. 5.Voorstel Onderwerpen ter bespreking n.a.v. behandeling jaarrekening 2007: - De stand van zaken m.b.t. implementatie van de door de accountant in zijn managementletter voorgestelde verbeterpunten wordt 4 x per jaar in het DO besproken en 1 x per jaar in het college. Afgesproken wordt dat deze lijst daarna ter info aan de Auditcommissie zal worden voorgelegd. - Reactie college op advies auditcommissie + monitoring update aanbevelingen. In de raad van mei is gemeld dat deze reactie in de Auditcommissie nader zal worden besproken. Programmacoordinatoren. Het college erkent dat er afstemmingsvraagstukken liggen die om verbetering vragen en opteert voor verbetering van de samenwerking tussen de bedrijfsbureau^ en de programmacoordinatoren en niet voor versterking van bevoegdheden. Opgemerkt wordt dat de financiële administratie op programmaniveau nog vorm moet krijgen. Hier is nog een weg te gaan die nauw samenhangt met het smartgehalte van de programma's in de begroting.

- Organisatie grote projecten. De door Deloitte opgesteld notitie ligt op dit moment ter advisering aan het college bij de concernstaf en zal ook ter kennisname aan de Auditcommissie worden voorgelegd. - Eigen inkoop-en aanbestedingsregels. Het college zal nagaan welke verbeteringen kunnen worden aangebracht om te waarborgen dat deze regels zo goed mogelijk worden toegepast (rechtmatigheid). - De discussie in de raad rondom de onzekerheid over de te ontvangen eigen bijdrage WMO van het CAK maakt duidelijk wat hier aan de hand is en wat de mogelijkheden zijn om meer helderheid te krijgen over de omvang van de te ontvangen eigen bijdrage. - Hoe om te gaan met te constateren slordigheden / fouten in jaarrekening. De Auditcommissie is van mening dat het niet de taak van de Auditcommissie is om alle cijfers op juistheid te controleren. De taak van de Auditcommissie gaat hier niet verder dan die van de accountant in relatie tot het controleprotocol. Slordigheden en onjuistheden waar tegen aan wordt gelopen zullen zeker ook door de Auditcommissie worden meegenomen en gemeld. De Auditcommissie kan niet worden aangesproken op achteraf nog gebleken fouten dan wel omissies in de verslaglegging. De Auditcommissie is voornemens om jaarlijks bij de jaarstukken een kort verslag te voegen van haar werkzaamheden in het verslagjaar. 6. Interne cursus t.b.v. Auditcommissie: De vast te stellen data zullen via de mail nog worden kortgesloten (actie: Heine/Sloots). De te behandelen thema's zijn: a. verbonden partijen b. grondexploitaties c. WRM (workshoprisicomanagement). Hoe de workshop vorm gegeven zal worden, voor wie het is bedoeld en op welke moment is nog onderwerp van nader overleg met accountant (actie: griffie). 7. Het Huishoudelijk Reglement Auditcommissie wordt conform vastgesteld. 8. Het onderzoeksprogramma 2008 - 2009 Rekenkamercommissie Emmen wordt voor kennisgeving aangenomen. 9. Rondvraag: geen 10. Sluiting. De voorzitter sluit de vergadering om ca. 20.15 uur Volgende vergadering : 16 september 2008 aanvang 19.30 uur

GRI/HHE/19juni 2008

AUDITCOMMISSIE: conclusies van de vergadering van 16 september 2008 Aanwezig: Dhr.Wilms (CDA, vz,), mevr. Rougoor-Mahalbasic (PvdA), mevr. Logtenberg (VVD), dhr. Douwstra (BGE), dhr. Sloots (concerncontroller), dhr. Kuper (weth.), dhr. Jumelet (weth.), dhrn. Rienks en Kuperus (Deloitte) en dhr.Heine (plv. griffier). Afwezig m.k.g.: mevr. Louwes-Linnemann (PvdA), dhr. Hoekstra (SP). 1. Opening: Dhr. Wilms opent de vergadering. De agenda wordt conform vastgesteld. 2. Onderzoeken door college van burgemeester en wethouders ex art. 213a GW: Het onderzoeksrapport Afdeling Openbaar Onderwijs, dienst bedrijven wordt uitvoerig toegelicht door de opsteller van het rapport dhr*. Harm Jan van Duyn. In het onderzoek wordt niet inhoudelijk naar de doelen maar naar het proces er omheen, hoe dat binnen de ambtelijke organisatie vorm is gegeven. In het onderzoek wordt bijv. ook niet nader ingegaan op de lumpsum problematiek, wel wordt gekeken naar aanwezigheid van randvoorwaarden in de organisatie om op dit systeem grip te krijgen. Beloten wordt om in de advisering over de jaarrekening 2008 hier aandacht aan te besteden. Het onderzoeksrapport Team Bedrijfsvoering en Organisatie van de Concernstaf wordt toegelicht door twee van de drie opstellers van het rapport, mevr. Astrid Gesterkamp-Spaansen en mevr.Anja Reuvers. Vastgesteld wordt dat de kaderstellende en toetsende taak door de adviserende taak teveel op de achtergrond is geraakt. Het kernprobleem wordt alsvolgt gekarakteriseerd "Het team doet de dingen die zij doen goed maar doen zij wel de goeie dingen". Die vraag raakt mede de rol van de opdrachtgever. Besloten wordt dat het wenselijk is aan de jaarlijkse lijst "stand van zaken uitvoering aanbevelingen n.a.v. adviezen over jaarrekeningen" een overzicht toe te voegen wat het college inmiddels heeft gedaan met aanbevelingen uit 213a onderzoeken. 3. Het verslag van de vergadering Auditcommissie van 17 juni 2008 wordt conform vastgesteld. 4. Het ter vergadering besproken Controleprotocol 2008 wordt conform vastgesteld. De financiële rechtmatigheid wordt volledig meegenomen, de niet-financiële rechtmatig niet. 5. Deloitte: Opdrachtbevestiging controle administratie, diverse specifieke subsidieverantwoordingen en jaarrekening 2008. De voorziiter ondertekent de opdrachtbevestiging. 6. De interne cursus Auditcommissie bestaat verdeeld over drie avonden uit de volgende onderdelen: Ie avond: Grondbedrijf/ grondexploitaties in Emmen 2e avond: Personeelsbegroting en Verbonden partijen Deze twee avonden zullen worden verzorgd cq ingevuld door Peter Ramautarsing en Rolf Sloots. 3e avond: De derde avond zal gaan over Risico-management en zal worden verzorgd door Deloitte. De te plannen avonden zullen met de leden worden kortgesloten. 7. Rondvraag: geen 8. De volgende vergadering vindt plaats op 11 december 2008 (aanvang 19.30 uur) De voorzitter sluit de vergadering om ca. 21.30 uur

GRI/HHE/ 26 september 2008

AUDITCOMMISSIE: conclusies van de vergadering van 11 december 2008 Aanwezig: Dhr.Wilms (CDA, vz.), mevr. Logtenberg (VVD), dhr. Sloots (concerncontroller), dhr. Kuper (wethouder.), dhrn. Rienks (Deloitte) en dhr.Heine (plv. griffier). Afwezig: mevr. Rougoor-Mahalbasic (PvdA), mevr. Louwes-Linnemann (PvdA), dhr. Douwstra (BGE) en dhr. Kuperus (Deloitte) 1. Opening: Dhr. Wilms opent de vergadering. De agenda wordt conform vastgesteld. 2. Het verslag van de vergadering van 16 september 2008 wordt conform vastgesteld. N.a.v. het verslag wordt kort stil gestaan bij de presentatie over Grondexploitaties op 17 november jl. Een zeer informatieve bijeenkomst. Een aanvulling met een of meerdere exploitatie-voorbeelden uit de Emmense praktijk zou het geheel completer hebben gemaakt. Een tip voor de toekomst. Afgesproken wordt om voortaan aan het verslag een actielijstje toe te voegen. 3. De masterplanning P&C cyclus 2009 wordt conform vastgesteld. De managementletter 2008 kan worden geagendeerd voor de vergadering van 22 januari 2009. De Auditcommissie vergadert 16 en 22 april 2009 over de jaarstukken 2008. Dhr. Sloots zal enkel bij de eerste bijeenkomst op 16 april 2009 aanwezig zijn. 4. De volgende VTO bijeenkomst met als thema Risico-management staat genoteerd voor 5 februari 2009 aanvang 19.30 uur en zal worden verzorgd door Deloitte. Het thema Personeelsbegroting zal samen met eventuele uit de behandeling vanjaarrekening 2008 nog voortvloeiende onderweipen worden geagendeerd voor de periode na de zomer 2009. 5. Het vergaderschema 2009 wordt conform vastgesteld. 7. In de rondvraag wordt er mee ingestemd dat in de vergadering van 22-1-2009 het 213a onderzoeksrapport Team Beheer/dienst Gebied wordt toegelicht. Ook de nota Procedure Gemeentefonds zal voor die vergadering worden geagendeerd. Vervolgens wordt van gedachten gewisseld over de rol die de Auditcommissie resp. de concerncontroller kan dan wel gaat vervullen m.b.t. het project Centrumontwikkeling dierentuin-theater Emmen. 6. Procedure aanbesteding controle jaarrekening 2010 e.v. Bij de vorige aanbesteding is de keus pas gemaakt in het jaar van de aan te besteden controle. Het programma van eisen van toen zal als basis kunnen dienen voor de komende aanbesteding. De Auditcommissie stelt programma vast en adviseert aan de raad over de aan te stellen accountant. Besloten wordt om in klein comité (bestaande uit de concerncontroller, de gemeentelijke inkoper, de plv. griffier, een lid van de Auditcommissie en de wethouder) het programma van eisen te laten opstellen om vervolgens uiterlijk in de vergadering van 23 maart 2009 over te kunnen gaan tot vaststelling van het programma. Een opzet van de procedure tot aanbesteding zal voor de vergadering van 22 januari 2009 worden aangeboden. 8. De voorzitter sluit de vergadering om ca. 20.45 uur

Actiepunten: 1. Vergadering Auditcommissie over jaarrekening 2008: 16 en 22 april 2009 2. VTO bijeenkomst Auditcommissie: 5 februari 2009 (risico-management) 3. Vaststellen programma van eisen aanbesteding controle-jaarrekeningen 2010 e.v. in vergadering Auditcommissie: 23 maart 2009

GRI/HHE/12 december 2008