Concept: Vrijwilligersbeleid
november 2008
Inleiding. Door het lidmaatschap en de betaling van de hiermee samenhangende contributie zijn we mede-eigenaar van de vereniging. Elke mede-eigenaar/ lid van de vereniging heeft (mede) verantwoordelijkheid voor het “welzijn” van de club. Het huishoudelijk reglement stelt: “elk lid heeft de morele verplichting mee te helpen in het doen functioneren van het vrijwilligerswerk”. Anders gezegd: elk lid is (moreel) verplicht zijn of haar steentje bij te dragen om de vereniging goed te laten lopen. Aanleiding. In de vorige Algemene Ledenvergadering is vanuit de vergadering de opdracht gegeven aan het bestuur om een vrijwilligersbeleid te formuleren. Aanleiding voor deze opdracht is het gegeven dat de club te vaak wordt geconfronteerd met taken die niet of onvoldoende worden vervuld. Wij, de club, onze leden hebben hier last van en tegelijkertijd zijn wij, de club, onze leden er ook verantwoordelijk voor. Beleidsgroep. Een aantal leden heeft zich bereid verklaard om over dit onderwerp na te denken, te weten: Harry Koch, Albert Groeneveld, Melina Potter, René Zwets en Jan van der Meer. Eerste inventarisatie. De beleidsgroep constateert dat het wenselijk is om het vrijwilligerswerk te splitsen in taken die gekoppeld zijn aan specifieke functies waarvoor functieprofielen beschikbaar (moeten) zijn en verplichte taken. 1. Taken die gekoppeld zijn aan specifieke functies waarvoor functieprofielen beschikbaar zijn: Het gaat hierbij om bestuursfuncties en vulling voor de diverse commissies, zoals: Sponsorcommissie, PR en communicatie, TC jeugd, TC senioren, scheidsrechterscommissie, etc. 2. Verplichte - in principe door alle leden vervulbare - taken Verplichte taken betreffen taken die in principe door alle leden uitgevoerd moeten en kunnen worden; • Verplichte taken betreffen onder meer: 1. Bardienst 2. Fluiten jeugdwedstrijden 3. Trainingen jeugd 4. “lopen” van LdL 5. Dienst in de zaal, zaalwacht (zaalperiode). NB: KNKV gaat strenger toezien op de aanwezigheid 6. Dienst op het veld (veldperiode) => evt koppelbaar met bardienst 7. Schoonmaak De opdracht vanuit de ALV aan het bestuur betreft met name de vervulling van de verplichte taken. Hierbij dient aangetekend te worden dat vrijwilligersbeleid met betrekking tot de zgn. verplichte taken niet los gezien kan worden van het totale vrijwilligersbeleid.
1
Concept: Vrijwilligersbeleid
november 2008
De verplichte taken. Onderstaand volgen een aantal overwegingen, kanttekeningen, opmerkingen, vertrekpunten die een rol spelen bij het beleggen van de verplichte taken bij de leden. Benchmarking. Hoe gaan andere clubs om met vrijwilligersbeleid? o Eerste constatering: vrijwel alle sportverenigingen hebben vergelijkbare problemen. Te weinig mensen voelen en tonen zich verantwoordelijk voor de taken die moeten gebeuren; o Clubs verschillen in de gekozen structuur waarbinnen het vrijwilligerswerk wordt verricht; o OZC doet het nog niet zo slecht. (Stelling hierbij: “je hoeft niet ziek te zijn om beter te willen worden!” De taken. • De taken zijn in principe door alle leden uitvoerbaar. • In principe zijn taakstellingen uitwisselbaar; • Er kunnen omstandigheden aan de orde zijn waardoor betrokkene of “de club” het wenselijk/noodzakelijk vindt dat een bepaalde taakstelling wordt gewisseld met een andere “verplichte” taakstelling. Voorbeelden: bepaalde personen moet je niet laten fluiten. Iemand waarvan bekend is dat op het financiële vlak bepaalde ongewenste zaken spelen, draait geen bardienst; De doelgroep. § De doelgroep voor de verplichte taken is de groep van 16 jaar en ouder; § Bepaalde taken zijn ook uitvoerbaar door onze jongere leden (F t/m B). Hierbij te denken aan het schoonmaken, -houden van ons complex. Vuilnisbakken legen, vuil van het veld rapen, etc. Als je nadenkt over de organisatie lijkt het voor de hand te liggen dat volledige jeugdploegen (F t/m B) worden aangeschreven voor deze “dienst op het veld – taak”. De verantwoordelijkheid voor de aansturing tijdens de werkzaamheden is een punt van aandacht. § Inzet “niet leden” Ouders en mogelijk andere (club)betrokkenen kunnen ook bevraagd worden op inzet t.b.v. de club Hoe de gewenste invulling van de vrijwilligerstaken stimuleren? Sanctiebeleid. § Als het gaat om de vervulling van de verplichte taken dient ook nagedacht te worden over evt. sanctiebeleid. Anders gezegd: wat de doen als je de verplichtingen niet nakomt. Bijvoorbeeld: niet op komen dagen als scheidrechter bij jeugdwedstrijd. Opties: § Schandpaal (melden in LdL) § boete § anders Beloningsbeleid. Wat te doen als sprake is van uitzonderlijke prestaties op het gebied van de verplichte taken. Opties: § Vrijwilligersavond § Vrijwilligersavond waarbij bepaalde vrijwilligers extra in het zonnetje worden gezet; § Belonen in natura (consumptiebonnen)
2
Concept: Vrijwilligersbeleid
november 2008
Inventarisatie en registratie. Eerst moet een grote inventarisatie en registratie plaatsvinden: § welke noodzakelijke taken zijn binnen de vereniging beschikbaar? § wie (leden en niet-leden) verrichten al taken binnen de vereniging en welke taken zijn dat?; § inventariseren welke leden geen taken verrichten voor de vereniging; § inventariseren interesse/ mogelijkheden bij ouders en andere nietleden. “Wie kan/wil wanneer, wat voor de club betekenen?”; § welke taken blijven “over” waarvoor een aanzeggingsstructuur opgezet moet worden?; § Opzetten (digitale) kaartenbak. Aanzeggingsstructuur. Er bestaan diverse opties, structuren waar vanuit de taken belegd kunnen worden bij de leden en niet leden. Twee mogelijke vertrekpunten, te weten: het team of het individuele verenigingslid. Een eerste overdenking levert het volgende op: Team wordt aangeschreven om bepaalde taken te verrichten en tevens worden de specifieke namen van het team vermeld van degenen die verantwoordelijk worden gesteld voor de taken. NB ook niet spelende leden kunnen worden aangezegd. Hierbij is uitgangspunt dat in principe alle leden een gelijkwaardige bijdrage leveren aan de club in de vorm van vrijwilligerswerk. Uitwerking. Alvorens tot uitwerking over te gaan moet een aantal zaken doordacht worden. Hierbij onder meer te denken aan: Normering van taken. De ene taak is qua aard, omvang en belang de andere niet. Stel dat we gaan werken met een soort puntensysteem. Elk team en/of elk lid moet per seizoensdeel (1ste helft veld, zaal, 2e helft veld) een bepaald aantal punten behalen. Als een puntensysteem gehanteerd wordt, zullen de taakstellingen genormeerd moeten worden. Uiteraard betreft het hierbij geen exacte wetenschap. Voorbeeld § Bardienst § Scheidsrechter voor OZC bij OZC § Scheidsrechter voor OZC elders
1 punt per persoon 2 punten per wedstrijd 3 punten
Het is te overwegen om ook andere taakstellingen van punten te voorzien. Bijvoorbeeld: § trainer en leider van een ploegje 10 punten § Commissielid 15 punten § Bestuurslid 20 punten Vrijstellingen/ uitzonderingen. In principe kunnen leden niet uitgezonderd worden voor de uitvoering van verplichte taken. Uiteraard is het de verantwoordelijkheid van de betrokken leden zelf om te bepalen op welke wijze (!!) uitvoering gegeven wordt aan hun taakstelling. Uiteraard moet wel de toedeling van taken naar leden rekening gehouden worden met taakstellingen die reeds worden verricht. Het is vanzelfsprekend dat een OZC-lid die reeds een zware taak vervuld – bijvoorbeeld
3
Concept: Vrijwilligersbeleid
november 2008
wedstrijdsecretariaat – niet verplicht zal worden om er extra verplichte taken bij te nemen. Accenten. Het is vanzelfsprekend dat een ieder een rol moet hebben bij het vervullen van de taken. Hierbij is het nastrevenswaardig of misschien wel “een must” om bij de toedeling van de taken gebruik te maken van de kwaliteiten die binnen de club beschikbaar zijn. Hierbij te denken aan de inzet van selectiespelers bij trainingen en/of begeleiding van de jeugd. Knelpunt(?) Als een team beschouwd wordt als aanzeggingseenheid kunnen er problemen ontstaan als toevallig een groot aantal teamleden reeds bezet zijn met grote taakstellingen. Bijvoorbeeld een team waarin 5 trainers/coaches zitten. Overweging. Activiteiten die aantoonbaar moeilijk binnen de club te vervullen zijn en/of taken waaraan vanuit de verenigingsvisie/ -ambitie kwaliteitseisen worden gesteld, kunnen beloond worden in geld of in natura. Hierbij te denken aan: o Trainers vertegenwoordigende (jeugd)teams. o “hoofd” keuken en bar => kantinecoördinator NB faciliteren kan bekostigd worden o vanuit de reguliere inkomsten van de club; o door koppeling aan specifieke sponsor; o door contributieverhoging voor de doelgroep die er profijt van trekt. Wie gaat e.e.a. regelen? De problematiek rondom vrijwilligersbeleid is dusdanig omvangrijk dat ook hiervoor een commissie in het leven geroepen zal worden waarin vrijwilligerscoördinatoren worden ondergebracht. Immers onafhankelijk van de wijze waarop we e.e.a. gaan organiseren hebben we hoe dan ook coördinatoren nodig die de aanzeggingen verzorgen en die toezien op de uitvoering. Succes. Succes wordt in belangrijke mate bepaald door § de breedte van het draagvlak voor de verkozen aanzeggingsstructuur; § de leden van de vrijwilligerscommissie die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het daadwerkelijk uitzetten van de taken bij de leden en die tevens toezien op de uitvoering; § de verantwoordelijkheid voor het toezien op een goede uitvoering ligt bij alle leden. Een voorbeeld. Regeling verplichting spelende leden. § § § § §
Iedere junior en senior die opgesteld staat in een competitieploeg of als algemeen reserve staat geregistreerd is verplicht tijdens ieder seizoen circa 3 tot 4 maal een taak te verrichten. Deze taken bestaan uit het draaien van bardiensten, vervullen van zaalen velddiensten, bediening scorebord, fluiten van jeugdwedstrijden, …..... De leden worden hiervoor aangeschreven in de LdL Indien een lid niet in staat is de taak te verrichten op het aangewezen moment, wordt hij geacht zelf iemand te vinden, die zijn taak overneemt Als het aangewezen lid een ander lid heeft gevonden om zijn taak over te nemen(ruilen), kan dit tot 5 dagen voor de betreffende dienst worden doorgegeven aan de betreffende coördinator voor deze diensten. In dat geval wordt het andere lid geacht aangewezen te zijn voor het uitvoeren van de taak.
4
Concept: Vrijwilligersbeleid §
§ § §
§
november 2008
Indien het lid niet verschijnt om de taak te verrichten op het aangewezen moment en indien ook de door hem geregelde vervanger (niet zijnde degene met wie geruild is) niet aanwezig is, wordt het lid een sanctie opgelegd. Als de sanctie niet het beoogde resultaat oplevert kan het bestuur overgaan tot andere maatregelen. Genoemde sanctie kan te niet worden gedaan indien aantoonbaar sprake is van overmacht. De bewijslast hiervoor ligt bij het lid. Het bestuur (cq. De voorzitter) beslist of deze bewijslast voldoende is. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: een verzoek van de wedstrijdsecretaris om mee te spelen c.q. als reserve mee te gaan bij een competitieploeg, indien het verzoek het lid bereikt op een termijn van minder dan 48 uur voordat hij de betreffende taak zou moeten verrichten Eveneens onder overmacht wordt verstaan een situatie waarin een spelend lid ook optreedt als (jeugd)scheidsrechter voor onze vereniging en op korte termijn voor aanvang van zijn taak verzocht wordt of aangewezen om een wedstrijd te fluiten
Deze regeling gaat in bij aanvang van de 2e helft van de veldcompetitie in het seizoen 2008 – 2009.
Uitkomsten ALV van 5 november jl. § Bij de toedeling van verplichte taken moet niet het team als vertrekpunt worden beschouwd maar de individuele leden. Dus niet een team maar een OZC-lid moet een bepaald aantal punten behalen; Reden: het team als toedelingeenheid geeft te veel mogelijkheden van ruis. § Start de nieuwe structuur vrijwilligersinzet in de tweede helft veld van het seizoen 2008 – 2009; § Hanteer de grootst mogelijke terughoudendheid bij betaling van verplichte taken. Op basis van bezoek aan PKC de volgende aandachtspunten: § Normering van taken: Gezien het feit dat elke normering arbitrair is, is het te overwegen om elke verplichte activiteit te laten corresponderen met 1 punt; § Het feit dat je lid bent van een commissie of een bestuursfunctie bekleed vrijwaart je niet van de verplichte taakstellingen. Dit zijn “vrijwillige” keuzes; § Degene die aangeschreven wordt voor een bepaalde taakstelling is verantwoordelijk voor de uitvoering. Als een ander verenigingslid jouw taakstelling overneemt, houdt dit in dat de ander ook geregistreerd wordt als zodanig. In principe heb je dan nog geen taakstelling vervuld. De ander krijgt een punt; Als je een ander verenigingslid betaalt om jouw taak te vervullen wordt dit beschouwd als “taak vervuld”. Je verantwoordelijkheid is ingelost. § Bardienst wordt los gezien van de overige verplichte taken. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat met name niet spelende leden en ouders (en aanverwanten) de bardiensten vervullen; § Zaalwacht wordt voor een belangrijk deel “ingevuld” door niet spelende leden;
5
