Concept landelijk business event

Concept landelijk business event

‘De markt van sporttoeschouwers en sportaccommodaties’ JCU 1 B3: Naam: Niels Schouten Projectleider & contactpersoon Norbert Hoven Merel Peper Thijs Houwing Shelley de Groot Consultant: Navigator: Assessor:

D. Griffioen R. Hüttig G. van Hout

student nr: 192355

e-mail: [email protected]

06-nummer 06-50692680

505940 508614 511614 510273

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

06-29260785 06-27214661 06-11303466 06-48484477

VOORWOORD Het door ons opgerichte eventbureau Yando BV is door Rabobank Groep Nederland uitgenodigd om deel te nemen aan de competitie om een event te organiseren voor toprelaties dat zowel een business als sportief karakter heeft. Voor u ligt een concept zoals wij denken dat het event zou moeten worden georganiseerd. De organisatie van Yando BV bestaat uit: Shelley de Groot, Thijs Houwing, Norbert Hoven, Merel Peper & Niels Schouten Rest ons nog één ding, en dat is het bedanken van onze navigator en onze consultant, Robert Hüttig en Didi Griffioen. Zij hebben altijd klaar gestaan om feedback te geven op het geleverde werk. Ook de medewerking van alle organisaties stellen wij zeer op prijs. Namens Yando BV,

Onze dank.

2

INHOUDSOPGAVE INLEIDING............................................................................................................. 4 MANAGEMENTSAMENVATTING ...................................................................... 5 BEDRIJFSPROFIEL ............................................................................................ 6 1. HET CONCEPT/IDEE ....................................................................................... 7 2. NAAMGEVING EVENT..................................................................................... 8 2.1 De naam ...................................................................................................8 2.2 Juridisch advies ........................................................................................8 3. HET PROGRAMMA .......................................................................................... 9 4. MARKETING & COMMUNICATIE ................................................................. 10 5. UITNODIGINGENBELEID .............................................................................. 12 6. INZET PERSONEEL & VRIJWILLIGERS...................................................... 13 7. LEVERANCIERS/SUPPLIERS....................................................................... 15 8. DRAAIBOEK ................................................................................................... 16 9. CALAMITEITENPLAN .................................................................................... 19 10. ‘SLECHT-WEER’ SCENARIO ...................................................................... 21 11. BEGROTING/FINANCIËN ............................................................................ 22 12. CATERINGASPECTEN ................................................................................ 24 13. JURIDISCHE ASPECTEN ............................................................................ 26 14. JURIDSCHE BEGRENZINGEN ................................................................... 28 15. PROCESVERLSAG PROFTAAK ................................................................ 30 NAWOORD ......................................................................................................... 37 BRONVERMELDING .......................................................................................... 38 BIJLAGEN........................................................................................................... 39

3

INLEIDING Dit rapport richt zich op de markt van de markt van sporttoeschouwers en sport accommodaties. In het verlengde van deze markten staat het creëren en organiseren van sport-, business- en relatie-events centraal. De opdracht van de Rabobank is een totaalconcept opstellen voor een geslaagd event op Papendal. De doelstelling van dit rapport is een geslaagd event neer te zetten voor de Rabobank die bestaande toprelaties nog meer aan zich wil binden. In dit rapport stelt eventbureau Yando BV een realistisch eventplan op. Wij verwachten met dit plan voor het event, dat de Rabobank deze toprelaties hierna een nog betere samenwerking kan aanbieden. Achtereenvolgens komen de volgende punten aan bod: • • • • • • • • • • • • • •

Het concept/idee Naamgeving Het programma Marketing en communicatie Uitnodigingenbeleid Inzet Personeel en vrijwilligers Leveranciers/suppliers Draaiboek Calamiteitenplan ‘Slecht-weer’ scenario Begroting/financiën Cateringaspecten Juridische aspecten Juridische begrenzingen

Door middel van dit concept willen wij aantonen dat wij competent zijn om dit event te organiseren voor de Rabobank Groep Nederland.

.

4

MANAGEMENTSAMENVATTING Hoofdvraag/doelstelling De doelstelling die wij met dit concept hebben is als volgt; met dit concept laat Yando BV zien dat het een geschikte partner is voor de Rabobank om een business-to-business event te organiseren voor zijn toprelaties. Wij hebben voor onszelf uitgekristalliseerd wat wij kunnen verwachten als doelgroep, wat wij kunnen verzorgen voor de Rabobank en waar wij toe in staat zijn tijdens dit event. Hiermee wordt gelijk de hoofdvraag vanuit de Rabobank beantwoord: organiseer een business-to-business event voor toprelaties van de Rabobank. Met dit concept laten wij zien hoe. De doelgroep De doelgroep die wij voor ogen hebben zijn toprelaties van de Rabobank en hun partners. Hier zijn wij simpelweg opgekomen doordat deze vermeld stonden in de eerste opdracht die de Rabobank uitgaf. Zoals wij deze relaties zien, zijn het mensen die een goede baan hebben en veel, zo niet alle, bankzaken regelen of laten regelen door de Rabobank. Wanneer we spreken over zaken die zich voordoen tussen de relaties en de Rabobank spreken we niet alleen over enkele simpele transacties op een spaarrekening maar ook over portefeuilles als in aandelen en het beheren van een dergelijke aandelenportefeuille. Het zijn dus mensen die over het algemeen hoger opgeleid zijn en wat te besteden hebben. Het concept Het concept dat wij hebben uitgewerkt is een concept dat een business-to-business event bevat met daarin een sportief karakter. Zo is ook het programma van de dag zelf daar op afgestemd. Een zakelijk event met een sportief karakter dus. Het zakelijke zit hem in de lezingen die gegeven worden. Dit zijn lezingen die laten zien wat de Rabobank allemaal kan betekenen voor iemand. Maar ook wat de Rabobank aan ondersteuning op ander gebied dan bankzaken voor de klant zou kunnen betekenen, zoals sportief gebied. Het sportieve zit hem in de clinics en demonstraties die gegeven gaan worden. De relaties en hun partners kunnen zich hier op inschrijven en kunnen zo hun vaardigheden testen, bijschaven of totaal nieuwe uitdagingen ontdekken. Deze zakelijke en sportieve invalshoek loopt als een rode draad door het event. Steeds weer wordt het zakelijke met het sportieve gecombineerd. Locatie De locatie is door de Rabobank beperkt tot het nationaal sportcentrum Papendal. Voor ons is dit echter geen belemmering, integendeel, Yando BV ziet dit als een uitdaging. Ons event is divers maar iedere activiteit heeft een zakelijk en sportief karakter in zich.

5

BEDRIJFSPROFIEL Over Yando Yando BV, gevestigd te Amsterdam, is een snel groeiend eventbureau. Wij zijn gespecialiseerd in events voor bedrijven of particulieren met een sportieve invalshoek. Voor man en/of vrouw, jong en/of oud, directeur en/of schoonmaakster, kortom, iedereen. Onze kracht is dat wij als team een zeer brede interesse hebben in het idee achter het event. Wij zijn allen met verschillende achtergronden vanuit de opleiding gestart als ondernemers en hebben sinds de oprichting, in het jaar 2000, zeer veel verschillende ervaringen opgedaan. Door onze verschillende achtergronden hebben wij veel lof geoogst bij onze opdrachtgevers. Ook de gewaagde prestatieconstructies met leveranciers en overige uitbestedingen, zijn een handelsmerk van ons. Met deze constructies hebben wij inmiddels veel ervaring en hebben wij een zeer groot netwerk opgebouwd. Geschiedenis Yando Zoals al in de inleiding is verteld, zijn wij begonnen als studenten, en wel aan de Johan Cruyff University in Amsterdam. Door de opleiding commerciële sporteconomie hebben wij te maken gehad met verschillende stages. Door onze verschillende achtergronden in sport kijkt iedereen met een andere bril naar een event. In 2000 kwam het bedrijf langzaam van de grond. Door stageopdrachten en toevallige indelingen van groepen zijn wij als 5 studenten lukraak bij elkaar gezet. De chemie die ontstond op dat moment leeft nog steeds op het moment van nu. Na stageopdrachten in 2000 zijn wij doorgegaan als startend bedrijf en in 2001 kwamen serieuze opdrachten. Vanaf dat moment is het hard gegaan. Waar wij eerst opdrachten kregen voor 50 tot 75 personen die vooral in de omgeving van Amsterdam waren, is het maximum nu nog niet in zicht. Groepen met 5000 personen in de Benelux draaien wij nu onze hand niet meer voor om. Toch is de kern altijd hetzelfde gebleven: zorg voor een onvergetelijk event. Wie het ook is, wat het ook is en waarvoor het ook is. Doelstellingen Yando De doelstelling die wij hebben is eigenlijk heel simpel, maak voor iedere opdrachtgever het event onvergetelijk!! Door de prestatieconstructies die wij opstellen met leveranciers en dergelijke kunnen wij rekenen op bedrijven die alles uit de kast halen omdat zij een bonus kunnen halen. En dat allemaal voor uw event! Door de druk te verhogen komt de prestatie scherper uit. Het resultaat is voor iedereen zichtbaar. De opdrachtgever krijgt een zichtbaar gemotiveerdere ploeg om zich heen, en alle overige betrokkenen krijgen daarvoor een bonus. Het voordeel voor ons is dat wij daardoor onze naam hoog kunnen houden.

6

1. HET CONCEPT/IDEE Yando BV is gevraagd om een concept te ontwikkelen om een business-to-business event te organiseren dat zowel een zakelijk als een sportief karakter heeft. Van daaruit zijn wij als Yando BV gaan inventariseren wat wij allemaal zouden kunnen organiseren, wel met de invalshoek dat het zakelijk is, maar ook dat het een sportief karakter heeft. Wij hebben onderzocht waar de Rabobank allemaal bij betrokken is in de vorm van sponsoring of een andere ondersteuning in de sport. Van hieruit zijn wij verder gaan brainstormen en zijn wij tot de volgende ideeën gekomen. Het zakelijke karakter van het event is terug te vinden in de lezingen. Deze zullen gaan over wat de Rabobank kan betekenen voor een ploeg of individuele sporter en heeft betekend voor diegene(n). Het sportieve karakter van het event komt terug in de clinics die wij de deelnemers willen laten volgen. Zo kan iedere toprelatie ondervinden hoe het is om de sport te beoefenen die de Rabobank ondersteunt in meer of mindere mate. Al met al zal dit een dag worden die niet gauw vergeten wordt. Zeker voor de relaties, die deze dag allemaal nieuwe indrukken en contacten hebben opgedaan. Zakelijk en sportief gaan zeker hand in hand met elkaar.

7

2. NAAMGEVING EVENT 2.1 De naam Voor de naam van dit landelijk business event hebben wij gekozen voor: ‘Rabo SupPORT’ Deze naam is bedacht door Yando BV. Rabo staat voor Rabobank Groep Nederland. Rabobank Groep Nederland wil haar samenwerking met de toprelaties verstevigen voor in de toekomst. Het event dient een zakelijk doch sportief karakter te hebben. De naam ‘SupPORT’ staat aan de ene kant voor het supporten van de toprelaties en aan de andere kant geeft het het sportieve aspect weer van het event. 2.2 Juridisch advies Er bestaan geen onmogelijkheden voor het gebruik van de naam ‘Rabo SupPORT’ als merknaam. De naam is gecontroleerd in het merkenregister op www.bbie.nl. Ons juridisch advies ten aanzien van de naam ‘Rabo SupPORT’ is deze te registreren bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BBIE). BBIE is de officiële instantie voor de registratie van merken en modellen in de Benelux. De Rabobank en eventbureau Yando BV zouden samen deelrechthebbende van ‘Rabo SupPORT’ kunnen worden. Dit betekent dat de Rabobank het recht heeft deze naam als geheel te gebruiken voor events, maar dat in de toekomst eventbureau Yando BV de naam ‘SupPORT’ zal mogen blijven gebruiken.

8

3. HET PROGRAMMA Het programma zoals wij dat voor ogen hebben op het event zelf ziet er als volgt uit; Ochtendprogramma: 10:00: Ontvangst 10:30: Opening 10:45: Lezing A & B 11:45: Pauze 12:00: Lezing C & D 13:00: Lunch 13:45: Omkleden Middagprogramma: 14:00 - 16:00 Groep A demonstraties 14:00 - 14:30 Groep B clinic 1 14:45 - 15:15 Groep B clinic 2 15:30 - 16:00 Groep B clinic 3 16:00: Pauze + Groepswisseling. 16:30 - 18:30 Groep B demonstraties 16:30 - 17:00 Groep A clinic 1 17:15 - 17:45 Groep A clinic 2 18:00 - 18:30 Groep A clinic 3 Avondprogramma 18:30: Douchen, Omkleden 19:00: Borrel 19:30: Diner 21:30: Afsluiting 22:00: Feest Beschikbare clinics, gegeven demonstraties - Hockey - Spinning - Paardrijden - Golf afslaan - Golf - Golf putten - Boerengolf - Hockey· - Frisbee - Tennis - Penalty voetbal - Levend tafelvoetbal Voor de gegeven clinics vragen wij de deelnemers om een keuze te maken tussen 3 clinics. Naar gelang de opkomst zullen wij de mensen indelen in groepen. De clinics duren 30 minuten, na de clinic is er 15 minuten tijd om te verplaatsen naar de volgende clinic. De indelingen A, B, C en D worden aan de hand van de volgende hoofdstukken duidelijk. Voor een uitgebreidere versie van het programmaboekje verwijzen wij naar de bijlagen

9

4. MARKETING EN COMMUNICATIE Product Het product dat wij verzorgen is een zakelijk event met een sportieve inslag. Dit event; ‘Rabo SupPORT’ is bedoeld om de relatie tussen de Rabobank en zijn toprelaties te versterken met het oog op de toekomst. Ook worden er lezingen gegeven door bekende sporters die onder andere dankzij de Rabobank hun (sportieve) dromen hebben kunnen realiseren. Prijs Yando BV heeft te maken met relaties van de Rabobank. Om het event te organiseren hebben wij een budget ter beschikking gesteld gekregen van de Rabobank. Wij vragen dan ook geen inschrijfgeld/entreegeld aan de genodigden aangezien dit gasten van de Rabobank zijn. Plaats Voor dit event hebben wij de restrictie gekregen om het event op sportcentrum Papendal te organiseren. De indoor trainingsaccommodatie biedt ruimte voor o.a. clinics spinning. Tevens is er een dressuurbak en een hockeyveld voor de demonstraties. Voor een gedetailleerde beschrijving van de accommodaties verwijzen wij naar het programmaboekje. Promotie We zullen geen externe promotie maken voor ons event, aangezien het een business-to-business event betreft voor louter toprelaties van de Rabobank (alleen voor genodigden). Om te zorgen dat genodigden ook daadwerkelijk naar het event komen hebben we een programmaboekje bij de uitnodiging meegeleverd. Hoewel het een sportief event wordt door de clinics en demonstraties, moet het toch chic worden aangekleed d.m.v. een luxe diner. Clinics en demonstraties Na de lezingen gaat het middagprogramma van start met de demonstratiewedstrijden en de clinics. Dit is het sportieve en informele gedeelte van de dag. De clinics bestaan o.a. uit tennis, golf en spinning. Voor de demonstratiewedstrijden is een nationaal hockey team uitgenodigd. Paardrijden wordt gedemonstreerd door Anky van Grunsven. Joost Hager zal de demonstratie golf voor zijn rekening nemen Uitnodigingen en Programmaboekje Yando BV zal de uitnodigingen en het programmaboekje zelf verzorgen. Uitnodigingen voor de toprelaties zullen worden verstuurd door Yando BV nadat zij een lijst met potentiële klanten heeft gehad. Programmaboekjes met informatie over het event worden meegestuurd met de uitnodigingen. SWOT-Analyse business-to-business event Strenghts Wij hebben gekozen voor een officieel deel en een sportief deel. Door de clinics en demonstraties te laten geven door bekende sporters krijgt het event meer uitstraling. De catering is van een dusdanig niveau dat de gasten zich na een sportief dagje in het zonnetje gezet zullen voelen. We hebben gelukkig indooraccommodaties tot onze beschikking waardoor het event niet hoeft te worden afgelast in geval van slecht weer. Wij hebben tevens gezorgd voor begeleiding, door middel van personeel/vrijwilligers. Weaknesses Bekend is dat zo’n 8% van de genodigden reageert. (zie uitnodigingenbeleid) Omdat we hier rekening mee houden door veel meer uitnodigingen te sturen, bestaat de kans dat er meer mensen op het event afkomen dan gepland. Daarnaast hebben we bepaalde taken uitbesteed en zijn hierdoor afhankelijk van de kwaliteit van derden.

10

Opportunities Door het organiseren van dit event voor de Rabobank hopen wij een goed concept in handen te hebben om in de toekomst meer dergelijke events te mogen organiseren. Threats Slecht weer, lage opkomst. Het zijn de onvoorziene gebeurtenissen die er toe zouden kunnen leiden dat onze doelstelling niet behaald zal kunnen worden. Communicatie: De doelstelling van dit communicatieplan is dat iedereen die aanwezig is bij het event effectief/vriendelijk kan communiceren met elkaar. Er zijn 500 relaties uitgenodigd, en als het goed is nemen deze hun partners mee. Yando BV gaat er vanuit dat het bezoekersaantal uitkomt op 1000 mensen, dat is exclusief het personeel. Communicatie is hierbij van groot belang. De communicatie waar wij over spreken in willekeurige volgorde: Communicatie tussen de medewerkers onderling. Communicatie tussen de EHBO en de gasten. Communicatie tussen de medewerkers en de gasten Communicatie tussen de medewerkers onderling Tijdens het event communiceren de medewerkers via walkietalkies. De medewerkers lopen rond over het hele terrein. Van te voren zijn afspraken gemaakt over de plek waar ze horen te staan en wat ze daar moeten doen (zie draaiboek). De ruimte waar het personeel van de dag bijeen kan komen en waar zij worden geïnstrueerd is in de Sydneyzaal. Deze zaal is de hele dag open voor het personeel. Hoe laat en wanneer er samengekomen wordt, hangt af van de teamleiders van de medewerkers. Bij problemen of storingen kunnen de medewerkers bij deze teamleiders terecht. Aan het einde van een clinic of demonstratie nemen de teamleiders contact met elkaar op om de wisseling tussen twee onderdelen vlot te laten verlopen. Communicatie tussen de EHBO en de gasten Het EHBO team is de hele dag aanwezig om eventuele blessures te behandelen. Er zijn twee teams van twee personen aanwezig. Één team staat op evenemententerrein A en één team is aanwezig in de indoor trainingsaccommodatie. Indien er een zeer ernstig ongeval plaatsvindt, beslissen zij of er een ambulance moet komen. Communicatie tussen de medewerkers en de gasten Communicatie met de gasten verloopt onder andere via luidsprekers en boxen. Bij het overbrengen van een boodschap naar de deelnemers toe, zijn de luidsprekers en boxen een makkelijk en duidelijk communicatiemiddel. Ook wordt er gecommuniceerd met de gasten via de medewerkers. Er wordt duidelijk verteld hoe laat en waar ze moeten zijn. Verder is er ook een informatiepunt voor de gasten. Deze is aan de voorkant van de Sydneyzaal.

11

5. UITNODIGINGENBELEID Een strak uitnodigingsbeleid is belangrijk. Daarom letten wij op verschillende zaken: De uitnodigingen worden ontworpen door Yando BV. Yando BV laat het goedkeuren door de Rabobank zodat wij het kunnen versturen naar de genodigden. We houden de tekst op de uitnodiging kort. We vermelden er de datum, tijd, plaats en het soort event. Twaalf weken voor het event wordt de definitieve uitnodiging naar de drukker gestuurd. We zorgen dat de uitnodiging op tijd wordt goedgekeurd door de Rabobank. Yando BV kan dan vroeg de uitnodiging versturen naar de genodigden, deze kunnen dan de datum van het event vrij houden. Het moment van versturen van de uitnodiging is ongeveer tien weken voor het event. We gaan er van uit dat de aandacht voor het event toeneemt als we na twee weken een herinnering sturen. We versturen 10.000 uitnodigingen. We gaan er vanuit dat 8% (bron: Dhr. S.Pietersma - Sportmarketing) zich aanmeldt voor het event. Volgens de statistieken komt 25% van de mensen die zich hebben aangemeld niet opdagen. (bron: www.communicatiecoach.com) De uitnodiging wordt per post verstuurd. We onderzoeken door middel van een antwoordkaart wie er komen. De antwoordkaart is bij de uitnodiging gevoegd. We proberen het de genodigden zo makkelijk mogelijk te maken bij het invullen van de antwoordkaart. Er hoeft maar weinig ingevuld te worden. De genodigden kunnen van ons een email ontvangen als bevestiging. Bij de uitnodiging wordt een programmaboekje bijgevoegd. Checklist 15 weken voor het event - Concept lay-out klaar. - Concept tekst klaar. - Concept routebeschrijving klaar. - Voorlopig concept laten zien en goedkeuren door de Rabobank 12 weken voor het event - Definitieve lay-out klaar. - Definitieve tekst klaar. - Definitieve routebeschrijving klaar. - Definitieve uitnodiging sturen naar de Rabobank, die het moeten goedkeuren. - Na goedkeuring Rabobank, uitnodiging naar de drukker sturen. 10 weken voor het event - Uitnodiging naar gasten sturen 6 weken voor het event - RSVP, ofwel toezeggingen komst gasten verwerken. 2 weken voor het event - Gastenlijst opstellen. 1 week voor het event - Definitieve gastenlijst klaar.

12

6. INZET PERSONEEL EN VRIJWILLIGERS Voor het event hebben wij ‘Yando’ personeel en vrijwilligers nodig. Wij hebben personeel/vrijwilligers die beschikken over goede communicatie, zijn enthousiast en sportief. In totaal hebben wij 100 vrijwilligers. Onze vrijwilligers bestaan uit studenten van het CIOS en ALO. We hebben hiervoor een brief gestuurd naar het CIOS en de ALO om te vragen of zij beiden elk 50 studenten konden sturen voor ons event. Om ervoor te zorgen dat we dit aantal halen krijgen de studenten een vergoeding van 10 euro per uur. De studenten zijn dan 25 uur aanwezig verdeeld over 2 dagen. Het CIOS en de ALO gingen hiermee akkoord omdat het een goed leermoment is voor de studenten. Daarnaast huren wij 17 gespecialiseerde personeelsleden in. Deze bestaan uit 3 spinning instructeurs, 4 EHBO’ers, 8 hockey trainers en 2 artiesten. De rest van het personeel bij clinics, catering, feest besteden we allemaal uit en worden geregeld door de bedrijven zelf. Deze bedrijven zijn L&B partners, Edese Golf Club, De Brouwer, SportWays, Geerling-evenementen & artiesten, Frisbeeclinics, Eltingh en Haarhuis Tennis & Events en Sportspeakers. Twee weken voor het event krijgen de vrijwilligers, personeelsleden en bedrijven instructies over het event en wat wij van ze verwachten. Bij de volgende onderdelen zetten wij personeel/vrijwilligers in; 1. Opbouw event 2. Clinics 3. Demonstraties 4. Lezingen 5. Parkeren/vervoer 6. Catering 7. Feest 8. EHBO 9. Beveiliging 10. Nazorg event 1. Opbouw event. Bij het opbouwen van het event hebben wij 100 vrijwilligers die een dag van te voren de diner zaal aankleden en de clinics opbouwen. Er zijn daarvan 50 vrijwilligers die helpen de volgende dag bij de clinics, 20 vrijwilligers die helpen bij de demonstraties, 20 vrijwilligers die helpen bij de lezingen en 10 vrijwilligers die bij het Parkeren/vervoer helpen. Daarnaast hebben wij een bedrijf ingeschakeld dat professioneel een event kan opbouwen en afbouwen. Dit bedrijf stuurt 10 medewerkers met materiaal om het event op te bouwen en om de vrijwilligers te begeleiden. Het bedrijf heet Eventverhuur. 2. Clinics. Alle clinics besteden wij uit. Bij de meeste clinics zit al personeel bij van de bovengenoemde bedrijven. Deze bestaan uit 4 golf pro’s, 5 bekende hockey spelers/trainers, 3 bekende voetbal keepers, 3 frisbee trainers en 5 bekende tennis trainers. Voor de clinics huren wij 3 spinning instructeurs en 8 hockey trainers in. Het personeel is 7 uur aanwezig op een dag. Voor de clinics hebben wij 50 vrijwilligers die de mensen begeleiden bij de clinics. De vrijwilligers zijn er de hele dag en helpen ook met opruimen van de clinics. 3. Demonstraties. Bij de demonstraties hebben wij 20 vrijwilligers die de gasten begeleiden. De vrijwilligers zijn de hele dag aanwezig, helpen met opruimen van de demonstraties en helpen daarna waar nodig. Alle demonstraties besteden wij uit en worden geregeld door het desbetreffende bedrijf. Bij de paardendemonstratie hebben wij Anky van Grunsven en het Rabo Talenten Team als personeel. Bij hockey hebben wij het Nederlands elftal dames en heren als personeel. En bij golf hebben wij Joost Hager als personeel. De personeelsleden zijn allemaal 7 uur aanwezig op een dag. 13

4. Lezingen. Bij de lezingen hebben wij 20 vrijwilligers die de gasten begeleiden. De vrijwilligers zijn de hele dag aanwezig en helpen waar nodig is. Als personeel voor de lezingen hebben wij Fatima Moreira de Melo, Michael Boogerd, Anky van Grunsven en een PR-medewerker van de Rabobank. De personeelsleden zijn de hele dag aanwezig. 5.Parkeren/vervoer. Bij het parkeren/vervoer hebben wij 10 vrijwilligers die de gasten begeleiden bij het parkeren van hun auto. Daarnaast begeleiden zij de gasten naar het ontvangstgedeelte. De vrijwilligers zijn de hele dag aanwezig en helpen waar nodig. 6. Catering. De catering besteden wij uit aan Extra Virgine, zij zorgen ook voor het personeel dat nodig is deze dag. Meer informatie vindt u in hoofdstuk Catering aspecten. 7. Feest. Het feest wordt ook verzorgd door de cateringorganisatie. Meer informatie hierover vindt u in hoofdstuk Catering aspecten. Voor het feest huren wij 2 artiesten in te weten Gerard Joling & Gordon. 8. EHBO. Voor het event huren wij 4 EHBO-verzorgers in van bedrijf ‘Medic Event Support’. Gedurende het event zullen deze aanwezig zijn en in contact staan met de toezichthouders. Bij een medisch ongeval kunnen zij als eerste ter plaatse zijn, en indien nodig een ambulance waarschuwen. De EHBO-verzorgers krijgen eveneens een vergoeding van 10 euro per uur. 9. Beveiliging. Voor de beveiliging van 1000 gasten hebben wij 4 beveiligings medewerkers nodig. Dit besteden wij uit aan het bedrijf ‘CSU Security services’. De medewerkers zijn de hele dag aanwezig. De huurkosten van de medewerkers zijn 30 euro per uur. 10. Nazorg event. Bij de nazorg van het event hebben wij 100 vrijwilligers en het bedrijf ‘Eventverhuur’ die helpen met opruimen van het event. Dit gebeurt aan het einde van de dag. Aan het eind van het feest wordt de zaal opgeruimd door de vrijwilligers. Voor de vrijwilligers is op de dag van het event een lunch pakket aanwezig. Na het event krijgen alle vrijwilligers een aandenken mee voor hun hulp. Het personeel dat de hele dag aanwezig is kan bij de lunch en het diner zelf een lichte maaltijd nuttigen in de Sydneyzaal waar tevens de personeelsruimte is.

14

7. LEVERANCIERS/SUPPLIERS Wij ‘Yando BV’ hebben een aantal onderdelen van het event uit besteed aan bedrijven. De leveranciers/suppliers voor de volgende onderdelen zijn: 1. Clinics: • L&B partners (spinning). • Edese Golf Club (golf). • De Brouwer (boerengolf). • SportWays (hockey). • Geerling-evenementen & artiesten (levend tafelvoetbal). • Frisbeeclinics (frisbee). • Eltingh en Haarhuis Tennis & Events (tennis). • Sportspeakers (penalty voetbal). • Materiaal voor sommige clinics huren we van ‘Papendal’. 2. Demonstraties: • Sportspeakers (paarden, golf). • Koninklijke Nederlandse Hockey Bond (hockey). 3. Lezingen: • Sportspeakers (Anky van Grunsven, Michael Boogerd). • Rabobank (Fatima Moreira de Melo, PR-medewerker van de Rabobank). 4. Opbouw event: • Eventverhuur (zorgt voor het aankleden van het event). 5. Catering: • Extra Virgine (zorgt voor de catering en het daarbij behorend materiaal). 6. Feest: • Bis Majeur (artiesten). • Eventverhuur (verlichting feest). 7. Toiletten • Ecotoilet (2 units) 8. Beveiliging: • CSU security service (4 beveiliging medewerkers). 9. EHBO: • Medic event support (4 EHBO’ers). 10. Drukwerk: • iDrukker 11. Verzekeringen: • AON eventverzekeringen 12. Nazorg: • Eventverhuur (Het schoonmaken van het event). • Yando BV (voor de enquête enz)

15

8. DRAAIBOEK Het draaiboek zoals dat door het personeel van Yando gebruikt gaat worden Tijd

Gebeurtenis

Dag ervoor; Vanaf 20.00 u

Start opbouw event, decoratie zalen Tafel en stoelen neerzetten/ aankleden eetzaal

Bedrijfsorganisatie ‘Yando’ en vrijwilligers bedrijf ‘Eventverhuur’

Controle beamers, geluidsinstallatie etc. voor de presentaties

Bedrijfsorganisatie ‘Yando’ in samenwerking met ‘Papendal’

Ontvangst ‘ecotoilet’, neerzetten toiletunits

Bedrijf ‘ecotoilet’

Controle opbouw, nalopen alle geleverde activiteiten vorige avond

Bedrijfsorganisatie ‘Yando’

9.00 u

Ontvangst catering bedrijf, sturing catering bedrijf


9.00 u

Inlichten verkeersorganisatie, neerzetten pionnen


9.30 u

Controle beamers, geluidsinstallatie etc. voor de presentaties

Bedrijfsorganisatie ‘Yando’ in samenwerking met ‘papendal’

9.45 u

Ontvangst EHBOmedewerkers, opzetten EHBO-stand

Bedrijfsorganisatie ‘Yando’, EHBOmedewerkers

Dag zelf 7.00 u

Eten

Koffie/ thee

Verantwoordelijke

Vrijwilligers, cateringbedrijf ‘Extra Virgine’

10.00 u

Aankomst gasten, doorverwijzen naar welkomstzaal

10.30 u

Opening

PR Rabobank

10.45 u

Start Lezingen A & B

Hoofd Rabobank Nederland Fatima Moreira De Melo

11.45 u

Pauze, wegwijzen naar o.a. toiletten en buffet

12.00 u

Start Lezingen C & D

Anky van Grunsven Michael Boogerd

12.00 u

Benodigdheden clinics neerzetten

Vrijwilligers in samenwerking met verzorgers clinics

Koffie/ thee/ fris

Vrijwilligers en cateringbedrijf ‘Extra Virgine’

16

Luxe broodjes / Buffet

Catering ‘Extra Virgine’

13.00 u

Lunch

13.45 u

Aankondigen omkleden, verwijzen naar kleedkamers

Bedrijfsorganisatie ‘Yando’, vrijwilligers

14.00 u

Start Clinics groep A Start Demonstraties groep B

Verantwoordelijke voor clinics in samenwerking met vrijwilligers

Vrijwilligers

Gedurende Wegwijzen alle clinics 15.30 u

Ontvangst verzorgers van de verschillende demonstraties, inlichten


16.00 u

Groepswisseling, verwijzen naar volgende clinic en wegwijzen

Vrijwilligers

16.30 u

Start clinics groep B Start demonstraties groep A

Nationaal Hockeyteam, Rabo Talententeam (paardrijden), Joost Hager (Golf)

17.00 u

Ontvangst artiestenbureau ‘Bis Majeur’


Geluidsinstallatie eet/ feestzaal neerzetten en testen

Artiestenbureau ‘Bis Majeur’ onder toezicht van ‘Yando’

18.30 u

Aankondiging omkleden en douchen, verwijzen naar kleedruimtes

Bedrijfsorganisatie ‘Yando’ Vrijwilligers

18.30 u

Opruimen benodigdheden clinics/ demonstraties

Vrijwilligers in samenwerking met verzorgers clinics/ demonstraties

18.30 u

Verwijderen toiletunits

Bedrijf ‘ecotoilet’

19.00 u

Borrel

Bier/ wijn


19.30 u

Diner

4-gangen diner


21.30 u

Afsluiting

PR Rabobank

22.00 u

Start Feest

Artiestenbureau ‘Bis Majeur’

Gedurende Leveren drankjes feest Ontvangst Gerard Joling & 22.50 Gordon

Catering ‘Extra Virgine’ Bedrijfsorganisatie ‘Yando’

17

23.00 u

Gerard Joling & Gordon op.

01.00 u

Einde feest, bedanken en vragen enquête in te vullen (wordt toegestuurd)


01.30 u

Start opruimen

Bedrijf ‘Eventverhuur’ en vrijwilligers onder toezicht bedrijfsorganisatie ‘Yando’

03.00 u

Einde opruimen

Vrijwilligers bedanken en naar huis

18

9. CALAMITEITENPLAN Voor het event worden 500 (top)relaties en hun partners uitgenodigd. Yando BV gaat uit van een bezoekersaantal van circa. 1000 mensen exclusief organisatoren, vrijwilligers en andere personen die betrokken zijn bij het event. Veiligheid heeft tegenwoordig een belangrijke rol in de samenleving. Vooral bij events moet er goed worden nagedacht over de veiligheid van de aanwezigen. Het business-to-business event dat wij organiseren kent een aantal aspecten die direct te maken hebben met veiligheid zoals: - Ordehandhaving - Medische verzorging - Brandveiligheid - Bewaking/ Beveiliging - Creëren van loopen noodroutes - Bereikbaarheid hulpdiensten Ordehandhaving Het bewaken van de orde op en rond het evenemententerrein is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van organisatie van Yando BV. Bij het organiseren van dit evenement zijn wij van mening dat 4 beveiligingsmensen genoeg moet zijn voor dit soort publiek, extra beveiliging is daarom niet nodig. Wij gaan er vanuit dat wij met een dermate groep bezoekers te maken hebben dat de orde goed te handhaven is. Wij hebben in de voorbereiding van het evenement een goed publieksprofiel kunnen maken. Het aantal bezoekers van “Rabo SupPORT” is geschat op 1000 personen. Deze personen zijn allen bekend bij de Rabobank en zullen dan ook naar verwacht niet voor een ordeverstoring zorgen. Papendal is een evenementen terrein in een nette omgeving, er wordt dan ook verwacht dat er geen of weinig problemen zullen ontstaan met buitenstanders/ partycrashers. Het evenemententerrein van papendal is goed te bereiken voor de genodigden. Verwacht wordt dat het grootste gedeelte van de bezoekers met de auto zal komen. Vooraf moeten er verkeerleiders worden aangesteld, zij leiden de bezoekers naar parkeerplaatsen en leveranciers naar de laad/los plaats. Verder hebben wij gezorgd voor voldoende parkeergelegenheid. Medische verzorging Voor het event huren wij vier EHBO-verzorgers in van “Medic event support” Gedurende het event zullen deze aanwezig zijn en in contact staan met de toezichthouders. Bij een medisch ongeval kunnen zij als eerste ter plaatse zijn, en indien nodig ambulance waarschuwen. Brandveiligheid Voor de brandveiligheid hebben wij contact opgenomen met de locatie Papendal. De brandveiligheid is de verantwoordelijkheid van Papendal. Papendal moet voldoen aan de algemene regels van de brandweer. Tevens is Papendal verplicht om een plattegrond te hebben met daarop de nooduitgangen en de blusmiddelen. Vooraf zal de brandweer controleren of de locatie van het event, Papendal, aan de door de brandweer gestelde brandveiligheidseisen voldoet.

19

Creëren van loopen noodroutes De routes naar de diverse activiteiten moeten minimaal 7 meter breed zijn, zodat er naast een grote groep mensen ook hulp- en nooddiensten langs kunnen . Deze loopen noodroutes moeten goed bewegwijzerd zijn en geen obstakels bevatten. Bij de inrichting van het evenemententerrein is er gezorgd dat het publiek in geval van een incident het terrein zo snel en veilig mogelijk kan verlaten. Er zijn voldoende vluchtwegen die duidelijk gemarkeerd zijn. Het aanwezige personeel krijgt bovendien goede instructies over de vluchtroutes zodat zij zo nodig de gasten goed in kunnen lichten over de vluchtroutes. Verder zijn er voor de gasten op meerdere plaatsen op het terrein ontruimingsplattegronden te bekijken. Bewaking/ Beveiliging De vergunninghouder is primair verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de bezoekers op het evenemententerrein. Dat is in dit geval het hoofd van de organisatie van Yando BV, Niels Schouten. Hij moet daarom zorgen voor voldoende toezicht. Omdat Rabo SupPORT alleen toegankelijk is voor bekende/ genodigden kunnen vrijwilligers toezicht houden, inhuren van een professioneel beveiligingsbedrijf achten wij nodig om toch ongenodigde gasten buiten te houden mochten die langskomen. De norm is dat er 1 toezichthouder op 250 gelijktijdig aanwezige bezoekers moet 1

zijn . Van deze norm kan de vergunningverlener (op advies van de politie en de brandweer) afwijken als de aard van het evenement dit vereist of toelaat. Er worden ongeveer 1000 bezoekers op ons event verwacht, wij zorgen dus voor 4 toezichthouders. Tijdens het event moet de vergunninghouder of een door hem aangewezen leidinggevende op het festivalterrein aanwezig zijn. Hij is het aanspreekpunt voor aanwijzingen van de hulpdiensten. Onze organisatie moet te allen tijde aanwijzingen van politie, brandweer en gemeente opvolgen. Bereikbaarheid hulpdiensten De brandweer heeft van de hulpdiensten de grootste voertuigen, en stelt daarom de eisen met betrekking tot de bereikbaarheid. Papendal is verantwoordelijk voor een goede bereikbaarheid voor hulpdiensten en moet zorgen voor dat ze aan de door de brandweer gestelde eisen voldoet. Als het terrein waarop het event plaatsvindt in slechte staat is, kan de brandweer verlangen dat er rijplaten worden neergelegd. Tijdens de voorbereiding van op het event moeten wij een calamiteitenroute vaststellen. Deze moet ten behoeve van de voertuigen van de hulpdiensten worden vrijgehouden. Bij de inrichting van het evenemententerrein moet er rekening gehouden worden met plaats voor ambulances.

1: bron: www.eventprovider.com

20

10. ‘SLECHT-WEER’ SCENARIO Hoewel het event plaatsvindt in mei/juni hebben wij rekening te houden met het eventuele slechte weer. Bij goed weer kan het originele programma zonder problemen doorgang vinden. Echter, bij slecht weer zal er een en ander moeten worden aangepast. Onder slecht weer verstaan we niet alleen regen, storm of onweer, maar ook extreme hitte. Er is voldoende ruimte afgehuurd om alle mensen naar binnen te verplaatsen bij regen, storm en/of onweer. Het Congrescentrum Papendal is gehuurd voor de hele dag. Hier worden ’s morgens de gasten ontvangen, de lezingen gehouden en ’s avonds wordt hier het diner aangeboden. Mocht het weer dusdanig slecht zijn dat we genoodzaakt zijn het programma aan te passen, dan zullen de buitenactiviteiten naar binnen worden verplaatst. De indoor-trainingsaccommodaties zijn afgehuurd voor de clinics spinning. Hier is ruimte overgelaten voor het ‘slecht-weer’ scenario. Een aantal clinics kunnen naar binnen worden geplaatst. Onder andere hockey, voetbal, levend tafelvoetbal, frisbee en tennis. Helaas moeten er ook een paar activiteiten worden afgelast. Dat zijn de demonstraties paardrijden en golf en de clinics boerengolf en frisbee. Paardrijden spreekt voor zich omdat het gevaarlijk is om de paarden op glad terrein te laten lopen. Tevens is het voor het publiek gevaarlijk om tijdens onweer op open veld te lopen. De Edese Golf Club geeft zelfs voorschriften ‘wat te doen bij onweer’. Mensen worden verplicht zo snel mogelijk een veilig heenkomen op te zoeken, in ons geval zal dat binnen in een van de congreszalen zijn. Naar binnen: De gehele sporthal (B/C/D/E) heeft een oppervlakte van 1529 m². Aangezien bekend is dat er voor spinning 150 m² nodig is, blijft er voldoende ruimte over om hier een aantal clinics te huisvesten. Hockey zal hier worden gehouden op het moment dat het ‘slecht-weer’ plan in zijn werk gaat. Tennis zal vervangen worden door minitennis op het moment dat het naar binnen verhuisd. Voetbal zal worden vervangen door zaalvoetbal. Er zullen korte wedstrijdjes worden gespeeld. Golf kan gedeeltelijk door gaan. De demonstratie zal worden afgelast. De clinics kunnen wel door gaan omdat de driving range over 5 overdekte afslagplaatsen beschikt. Het programma zal echter iets aangepast worden. In plaats van 30 minuten zal een clinic golf 15 minuten duren. Mensen die door het aflasten van demonstraties of clinics verzocht worden naar binnen te gaan, kunnen terecht in het ’Congrescentrum Papendal’. Hier zullen zij worden opgevangen in de Sydney zaal. Deze is via een eigen entree toegankelijk. Wij hopen natuurlijk op een zonnige dag, maar extreme hitte kan ook nadelig zijn voor ons event. Mocht dit het geval zijn, dan zorgen wij dat de gasten van voldoende vocht worden voorzien. Hiervoor zetten wij stands neer waar flesjes Spa Blauw te verkrijgen zijn.

21

11. BEGROTING/FINANCIËN Specifieke begroting Materiaal Decoratie eetzaal Tafels/ Stoelen open afbouw + schoonmaak bedrijf "Eventverhuur" Toiletten, verrijdbare units

totaal prijs € 2.000,00 € 13.000,00 € 7.500,00 € 1.000,00 €

23.500,00

€

18.958,00

€

3.500,00

€

13.500,00

€

29.289,00

Clinics

Frisbee Spinning Golf afslaan/ Putten Boerengolf Hockey Penalty/voetbal Levendtafelvoetbal Tennis

huur materiaal personeel € 50,00 € € 2.500,00 € 420,00 € - € € - € € - € 1.120,00 € - € € 2.000,00 € 400,00 € 175,00 € 5.500,00

reiskosten € 100,00 € 110,00 € € € € € 85,00 € -

Hockey Paardrijden Golf

Demonstraties Demonstratie (alle kosten inclusief) € € 500,00 € 3.000,00

clinic (alle kosten inclusief) € 1.400,00 € € 848,00 € 150,00 € 1.100,00 € 3.000,00 € € -

totaal prijs € 1.550,00 € 3.030,00 € 848,00 € 150,00 € 2.220,00 € 3.000,00 € 2.485,00 € 5.675,00

totaalprijs € € 500,00 € 3.000,00

Lezingen Lezingen (alle kosten inclusief) Hockey/ Fatima Moreira de Melo Rabobank

€ €

-

€ €

-

Wielrennen/ Michael Boogerd

€

6.750,00

€

6.750,00

Paardrijden/ Anky van Grunsven

€

6.750,00

€

6.750,00

Locatie Per uur Evenementen terrein A Evenementen terrein B 4 Gravel tennisbanen Kunstgrasveld (verlicht) (Incl. 2 kleedkamers) Velden 18A,B&E Dressuurbak (64m x 64m) Indoor trainingsaccommodatie (B/C/D/E incl. 4 kleedkamers) Driving range golf Sydneyzaal Athenezaal

per dag totaal € 3.500,00 € 7.000,00 € 3.000,00 € 6.000,00 € - € 336,00

€

14,00

6

2 2 4

€ € €

37,00 37,00 17,50

6 6 6

0 3 0

€ € €

-

€ € €

222,00 666,00 105,00

€ €

102,50 -

12 0

2 0

€ € € €

6.000,00 3.500,00 3.000,00

€ € € €

2.460,00 6.000,00 3.500,00 3.000,00

Catering personen Welkom Lunch

aantal eenheden

aantal uur

1000

kosten p/p € 15,00

totaal € 15.000,00

1000

€

€

20,00

20.000,00

Diner

1000

€

50,00

€

50.000,00

Feest

1000

€

50,00

€

50.000,00

100

€

5,00

€

500,00

€

3.000,00

Lunchpakket Materiaal

22

Verlichting feest

€

1.250,00 €

139.750,00

€

48.070,00

€

1.360,00

€

25.000,00

€

2.040,00

€

67.500,00

€

20.000,00

€

10.750,00

€

4.396,00

€

75.000,00

€

482.613,00

Overig personeel Catering

aantal chef souschef teamleider teamleider kok kok gastheer/dame gastheer/dame

2 3 10 10 10 15 50 150

EHBO "Medic event support" Vrijwilligers

kleine vergoeding

Beveiliging "CSU Security services"

Yando BV Artiesten/ C/Set geluid

kosten p/u € 30,00 € 25,00 € 25,00 € 25,00 € 22,50 € 22,50 € 20,00 € 20,00

aantal uur 17 6 17 6 17 6 17 6

totaal € 1.020,00 € 450,00 € 4.250,00 € 1.500,00 € 3.825,00 € 2.025,00 € 17.000,00 € 18.000,00

4

€

20,00

17

€

1.360,00

100

€

10,00

25

€

25.000,00

4

€

30,00

17

€

2.040,00

5

€

60,00

225

Gordon & Joling

€

67.500,00

€

20.000,00

Verzekeringen percentage 1,75% 0,40%

Onkostendekking Ongevallen & Aansprakelijkheid

van van

budget totaal € 500.000,00 € 8.750,00 € 500.000,00 € 2.000,00

Drukwerk Programmaboekjes/ uitnodigingen enveloppen Risico budget

Totaal

Percentage 15% van

€ 500.000,00

€ €

2.596,00 1.800,00

€

75.000,00

€

75.000,00

23

12. CATERINGASPECTEN Yando heeft er voor gekozen om de catering uit te besteden. Het bedrijf dat de catering voor ons gaat verzorgen heet ‘Extra Virgine’. Hieronder staat de offerte voor het door ons georganiseerde welkomstborrel/ lunch/ diner/feest. Inventarisatie gegevens - 1000 personen - welkom - lunch - diner - feest Welkom Kosten +/- € 15,- p/p 1000 personen € 15.000,- +/- 30 minuten - gemiddeld 2,5 consumptie (koffie/thee) - hapje Consumpties bestaan uit koffie, thee en eventueel fris. Er is personeel die het eerste drankje gelijk samen met een hapje (cake of sandwich) aanbied bij binnenkomst, voor overige drankjes en/of hapjes is een buffet. Lunch Kosten +/- € 20,- p/p 1000 personen € 20.000,- +/- 60 minuten - 4 consumpties (koffie/thee/fris) - lopend buffet met luxe broodjes en salades Consumpties bestaan uit koffie, thee en eventueel fris. Personeel zal in de rondte lopen met dienbladen met drank en thermoskannen. Broodjes bestaan uit luxe broodjes als ciabatta’s, panini’s enz. Beleg is ook hier luxe als pastrami, Franse kaas enz. Salades bestaan uit huisgemaakte zalmsalade, tonijnsalade enz Diner Kosten +/- € 50,- p/p 1000 personen € 50.000,- +/- 120 minuten - diner met bediening - 8 consumpties Consumpties bestaan uit een wijnselectie van rood, wit en rosé, luxe water als Pellegrino, stil en bruisend, en eventueel overig fris en bier. Diner bestaat uit voor-, tussen-, hoofd- en nagerecht. Ook is er een keuze tussen vlees, vis of vegetarisch. Feest Kosten +/- € 50,- p/p 1000 personen € 50.000,- +/- 210 minuten - 10 consumpties Consumpties bestaan uit een wijnselectie van rood, wit en rosé. Normale dranken als fris en bier en binnenlands gedestilleerd. Ook komen er hapjes in de vorm van een bittergarnituur tot het eind van de avond.

24

Er vanuit gaande dat het programma duurt van 10:00 tot 01:00, rekenen wij 1 uur van tevoren om op te bouwen en 1 uur om op te ruimen voor al het personeel. De dag komt dan neer op 17 uur. Voorstel voor personeel - Welkom o Ontvangst, 2 chefs, 10 koks, 10 teamleiders, 50 “gastheren/dames” - Lunch o 2 chefs, 10 koks, 10 teamleiders, 50 “gastheren/dames” - Diner o 2 chefs, 3 souschefs, 25 koks, 20 teamleiders, 200 “gastheren/dames” - Feest o 2 chefs, 10 koks, 10 teamleiders, 10 barpersoneel, 50 “gastheren/dames”

Materiaal kosten; In de overeenkomst met ‘Extra Virgine’ staat omschreven dat zij verantwoordelijk zijn voor de levering van materiaal. Zij leveren de koelkasten om het eten en drinken in te bewaren. Zij maken gebruik van au bain marie om het eten warm te houden. Voor de voorziening van stroom wordt erg gezorgd voor extra aggregaten. Materiaalkosten:

€ 3000, -

25

13. JURIDISCHE ASPECTEN Bij het organiseren van een evenement is een juridisch plan noodzakelijk. Het evenement zal volgens de voorschriften moeten worden georganiseerd, hierbij kunt u denken aan onder andere vergunningen en verzekeringen. In het volgende deel van het rapport vindt u de zaken, waaronder artikelen, die betrekking hebben tot ons evenement. Overeenkomsten Het is van belang, voor de verschillende organisaties die samenwerken bij dit event, dat er duidelijke afspraken worden gemaakt. Er moeten verschillende overeenkomsten gesloten worden die er voor zorgen dat duidelijkheid heerst over wat er van ieder verwacht wordt. Voorbeelden van overeenkomst die worden gesloten zijn de overeenkomsten tussen ‘Yando BV’ en ‘Medic event support’ (bedrijf waarvan we de EHBO-verzorgers inhuren) en de overeenkomst tussen ‘Yando BV’ en ‘CSU’ (het beveiligingsbedrijf). Risico’s/aansprakelijkheid Naast de overeenkomsten is het van belang na te gaan welke risico’s er gelopen worden tijdens het event. Zo ontstaat er bij het organiseren van dit event een risico op o.a. financiële schade en schade aan gehuurde materialen. Verder kan het gebeuren dat deelnemers van het event medische verzorging nodig hebben. Er moet duidelijkheid zijn over wie aansprakelijk is voor welke kosten en welke kosten er door de verzekering worden gedekt. Als organisatie kunnen wij aansprakelijk worden gesteld voor personenschade zoals lichamelijk letsel en voor schade aan zaken van personen. Om ons tegen deze aansprakelijkheid te dekken hebben wij een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Verzekering Aan het organiseren van een event kleven een aantal risico’s, ondanks getroffen maatregelen bestaat er een kans dat er ongelukken plaatsvinden. Aangezien we te maken hebben met deelnemers van de verschillende sportieve activiteiten, de sporters die demonstraties geven en de helpende vrijwilligers, is het van belang dat we voor hen een ongevallenverzekering af hebben gesloten. Yando BV heeft een evenementenverzekering afgesloten bij AON Nederland. (zie bijlage Evenementen verzekering AON Nederland Polisvoorwaarden) Met de onkostendekking zijn wij verzekerd voor de onkosten die voor het evenement zijn betaald en/of eventueel nog verschuldigd zijn, als buiten onze wil het evenement wordt onderbroken, uitgesteld, voortijdig beëindigd of afgelast. Ook valt hieronder het niet kunnen verschijnen van (hoofd)personen. • Afgelasting Als voor aanvang van het evenement bekend wordt dat het evenement niet kan doorgaan, worden de gemaakte en/of nog verschuldigde kosten vergoed. Dit geldt ook voor eventuele extra kosten, verbonden aan de afgelasting en het ongedaan maken van voorbereidingen. • Uitstel/onderbreking De kosten worden vergoed, tot maximaal het verzekerde bedrag als het evenement moet wordt uitgesteld of tijdelijk onderbroken. Ook de kosten die hiermee gepaard gaan en de extra kosten om het evenement op een later tijdstip te laten plaatsvinden. • Voortijdige beëindiging Als het evenement eerder dan op het daarvoor vastgestelde tijdstip beëindigd moet worden, worden de kosten die betrekking hebben op de periode waarin het evenement niet is doorgegaan, vergoed.

26

Verder hebben wij een ‘Ongevallen & Aansprakelijkheidsdekking’ afgesloten. De ongevallen & aansprakelijkheidsdekking dekt aansprakelijkheid bij lichamelijk letsel en schade aan zaken van personen. • Ongevallen Als de verzekerde voor de gevolgen van een ongeval medisch moet worden behandeld, vergoedt de verzekeraar voor zover daarin niet op een andere wijze is voorzien, de daaraan verbonden kosten tot maximaal het verzekerde bedrag. De verzekering dekt vele soorten ongevallen welke u, evenals de uitsluitingen, kunt nalezen in de polisvoorwaarden. (zie bijlage Ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering AON Nederland Polisvoorwaarden) • Aansprakelijkheid De aansprakelijkheidsverzekering dekt de schade die de verzekerde onopzettelijk aan een ander heeft toegebracht, maar waarvoor hij wel aansprakelijk is. Dit kan gaan om schade aan personen en aan zaken, inclusief de schade die daaruit voortvloeit.

27

14. JURISCHE BEGRENZINGEN Bij het organiseren van dit event moet rekening gehouden worden met regels die begrenzend zijn voor het evenement. Er moet worden nagegaan welke regels, die door de overheid in wetten zijn vastgelegd en regels die door de gemeente Arnhem zijn opgesteld, van toepassing zijn op het event. Evenemententerrein Papendal valt namelijk onder de gemeente Arnhem. Dit betekent dat we voor de vergunningen de gemeente Arnhem moeten benaderen. Een aanvraag voor een vergunning of ontheffing moet minimaal drie weken van tevoren worden ingediend. Is dit niet het geval dan kan het bestuursorgaan besluiten de aanvraag niet te behandelen (krachtens art.1.3 APV Arnhem). De vergunning of ontheffing is persoonsgebonden (art.1.5 APV Arnhem), men is verplicht de aan de vergunning of ontheffing gebonden voorschriften en beperkingen na te komen (art.1.4 APV Arnhem). Organiseren evenement In de algemeen plaatselijke verordeningen van Arnhem zijn ook artikelen opgenomen over het organiseren van evenementen. Hierin staat onder andere dat er voor het houden van een evenement een vergunning verplicht is. Wij moeten ons aan alle door de verordening gestelde regels houden met betrekking tot ons evenement. (zie bijlage afdeling 7 evenementen) Toestemming brandveiligheid tijdens evenementen Voor het plaatsvinden van het event moet er toestemming worden verkregen van de regionale brandweer. De brandweer controleert of het evenemententerrein goed bereikbaar is, of er niet meer dan het maximale aantal bezoekers op het event af komt, of er duidelijk is aangegeven wat de vluchtwegen zijn en of er voldoende vluchtwegen zijn. Na een controle zullen er verbetersuggesties worden gedaan. Indien verbetering niet mogelijk is zal het evenement gebonden worden aan een lager maximaal aantal bezoekers, of in het ergste geval afgelast worden. Ontheffing dranken horecavergunning Bij het organiseren van dit event besteden wij de catering uit aan andere partijen. Er wordt van deze partijen verlangd dat zij voor hun eigen vergunningen en ontheffingen zorgen. (zie bijlage art.2.3.1.2 vergunningplicht en art.2.3.1.4 aanvraag vergunning) Aangifteplicht attractie- of speeltoestellen Het levend tafelvoetbalspel is een speeltoestel. Het zal tijdens het evenement als vermaak gebruikt worden en is daardoor gebonden aan een keurmerk en veiligheidseisen. Om te voorkomen dat zich risicosituaties voordoen moet een speeltoestel aangemeld worden bij de gemeente. Voor de eisen waaraan een attractie- of speeltoestel aan moet voldoen zie onderstaand. (zie bijlage artikel “attractie- of speeltoestellen, aangifteplicht”) Geluidhinder Tijdens dit evenement mogen omwonende of andere in de omgeving van het evenemententerrein geen overlast ondervinden van het geluidsniveau op het event. Wij moeten er voor zorgen dat het geluidsniveau zodanig is dat het volgens de wet niet tot hinder gerekend kan worden. Omdat er alleen ’s avonds binnen bij het diner en op het feest sprake is van het draaien van muziek zal er niet snel sprake zijn van overlast. (zie in de bijlage art.4.1.5 geluidhinder)

28

Afvalproducten Op ons event is een groot aantal mensen aanwezig. Deze produceren ook afval. Wij nemen de verantwoordelijkheid op ons genoeg afvalbakken op het terrein te plaatsen. Het door ons ingezamelde afval moet worden aangeboden aan een door de gemeente goedgekeurde inzameldienst. (zie bijlage art.4.2.3.1) Aantasting groenvoorziening door voertuigen Op ons evenement is een groot aantal mensen aanwezig. Verwacht wordt dat zij met de auto/ motor naar ons evenement toekomen. Wij zorgen voor voldoende parkeergelegenheid zodat er niet buiten de daarvoor bestemde plaatsen geparkeerd wordt en zo de groenvoorziening aangetast kan worden. (zie bijlage art.5.1.10)

29

15. PROCESVERSLAG Samenwerkingscontract JC1B3

Blok 4

Amsterdam, 17 apr. 07

Dit samenwerkingscontract beschrijft hoe wij in dit project met elkaar werken. Door samen te werken verkrijgen we niet alleen een beter eindproduct van dit project, maar leren we daarnaast ook efficiënt te communiceren en effectief te werken. Mochten er onenigheden of spanningen ontstaan tijdens de groepswerkzaamheden, dan kan worden teruggevallen op de afspraken die hierin beschreven staan. Deze afspraken worden door ons nageleefd. Ons team en onze navigator (Mr. Hüttig) kunnen dit document gebruiken om ons te helpen uit moeilijke situaties te komen. Dit document kan worden bijgesteld gedurende het project, maar is alleen geldig wanneer alle projectleden ook opnieuw hun handtekening (en daarmee hun goedkeuring) hebben gegeven. Projectleden: Merel Peper Niels Schouten Norbert Hoven Shelley de Groot Thijs Houwing

emailadres: [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Projectleider/ Contactpersoon: Niels Schouten ([email protected]) Tel: 06-50692680 ¾ Afspraken over bijeenkomsten worden gemaakt tijdens bijeenkomsten of over de mail. Tijdens deze bijeenkomsten is iedereen aanwezig. ¾ De locatie is het studielandschap tenzij deze niet open is. Dan wordt elders naar een lokaal gezocht. ¾ Meer dan 10 minuten te laat tijdens een bijeenkomst wordt aangerekend als “te laat “. ¾ Afmelden voor een bijeenkomst kan tot 1 dag vooraf aan de bijeenkomst. Tenzij iemand om onvoorziene reden toch niet kan komen, dan een half uur van te voren afmelden. ¾ Wanneer een projectlid 2 keer ongeoorloofd afwezig is geweest, volgt een groepsgesprek waarin de persoon een officiële waarschuwing krijgt, en waarin afspraken worden vastgelegd. ¾ Vastleggen van deze afspraken en ondertekening door alle groepsleden vormen de basis van een verbeterde verstandhouding. Wanneer deze afspraken niet worden nageleefd en/of de persoon meer dan 2 keer ongeoorloofd afwezig is geweest, volgt verwijdering uit de groep, eventueel in het bijzijn van de navigator. ¾ Email behandeling van de groep is als volgt: elke persoon gebruikt de @hva.nl mail adressering voor contacten met de school. Leden mogen ook een ander email adres gebruiken, maar alleen voor groeps-intern gebruik. (om verwarring te voorkomen wordt één e-mail adres gebruikt voor groeps-intern gebruik) ¾ Elke dag bekijken groepsleden hun mail in de avond voor half 11. We verwachten dat iedereen binnen twee werkdagen antwoord geeft op vragen. ¾ Opgestelde documenten worden opgeslagen op https://bscw.hva.nl/ (ook tussentijdse documenten) ¾ We bellen of mailen elkaar bijtijds wanneer een opdracht niet op tijd lijkt af te komen om elkaars hulp in te roepen. Wanneer iemand meer dan twee keer een opdracht niet/onvolledig heeft gedaan, volgt een officiële waarschuwing (eventueel in bijzijn van de navigator). Ondergetekende,

Merel Peper

Niels Schouten

Norbert Hoven

Shelley de Groot

Thijs Houwing 30

Voordat we met deze proftaak begonnen hebben wij als groep een samenwerkingscontract gemaakt en allemaal ondertekend. Dit was een houvast wanneer het mis zou gaan, maar gelukkig is dit niet nodig geweest. De getekende versie konden wij helaas niet uitprinten. 15.1

PVA In het plan van aanpak hebben wij geen realistisch beeld gegeven van de door ons uit te voeren activiteiten. Dit plan moest meteen de eerste week ingeleverd worden en toen hadden wij nog niet uitgebreid nagedacht over de uitvoering van het project. Wij hebben geen nieuw plan op papier uitgewerkt maar onderling wel uitvoerig besproken wat er van wie werd verwacht op welk tijdstip. Elke week werden er deadlines voor de volgende week opgesteld. Deze zijn door de leden van ons team nageleefd. 15.2 Consultancy Consultant Didi Griffioen heeft feedback gegeven op ons plan van aanpak. Ze was van mening dat wij de projectopdracht niet goed hadden begrepen. Tevens hadden wij geen goede planning opgesteld, het was niet duidelijk wat er gedaan moest worden en er was geen chronologische volgorde aangebracht. Aan de andere kant is dit ook te verklaren door het gebrek aan tijd in het begin. 15.3 Taakverdeling We hebben bij voorbaat al besloten dat we niet de taakverdeling van het plan van aanpak aan zouden houden. We hebben per week besloten wie welke taak op zich zou nemen, hieronder een overzicht. Naam Wat Voorwoord Thijs & Norbert Inleiding Thijs & Norbert Inhoudsopgave Merel & Shelley Managementsamenvatting Het concept/idee Naamgeving event Thijs & Norbert Het programma Allen Marketing & Communicatie Norbert & Merel Uitnodigingenbeleid Merel Inzet personeel & vrijwilligers Thijs Leveranciers/suppliers Allen Draaiboek Allen Calamiteitenplan Shelley ‘Slecht-weer’ scenario Allen Begroting financiën Allen Cateringaspecten Niels Juridische aspecten Shelley Juridische begrenzingen Shelley Procesverslag proftaak Merel, Shelley & Thijs Nawoord Allen Notulen uitwerking Niels

31

15.4

Procentuele verdeling

19%

Merel

Niels

Norbert

Shelley

19%

21%

22% Thijs

19%

15.5

Sterke en verbeterpunten van het kwartaalteam

Naam Merel

Sterke punten Altijd aanwezig Prettig om mee samen te werken Communiceert goed Niels Is in discussies duidelijk aanwezig Levert zijn werk op tijd Komt met goede ideeën Norbert Is goed actief aan het werk Is altijd aanwezig, wel vaak net iets te laat Communiceert goed

Shelley

Thijs

Is altijd aanwezig Levert haar werk op tijd Vraagt feedback op stukken Is altijd aanwezig Levert zijn werk op tijd Communiceert goed

15.6

Verbeterpunten Niet te veel taken uitstellen Vaker je eigen mening uiten Niet te ver willen verdiepen, kost tijd en is niet altijd nodig Probeer naar anderen te luisteren (eigenwijs) Niet constant verbeteringen willen aanbrengen, het is ook wel een keer goed Niet constant verbeteringen willen aanbrengen, het is ook wel een keer goed Eigen mening meer naar voren brengen. Zakelijk Nederlands schrijven

Besluit en actielijst

Notulen week 16, bijeenkomsten dinsdag 17, woensdag 18 en donderdag 19 april 2007 Dinsdag 17 - 4 - 2007 Aanwezig Notulist Duur

: Shelley, Merel, Norbert, Thijs, Niels : Niels : 2 uur

Besluit en activiteitenlijst Besluiten : - Naamgeving van het bedrijf en project: Bedrijfsnaam o Bedrijfsnaam: Yando BV o Projectnaam: SupPORT - Thijs gaat zoeken naar (on-)mogelijkheden van naam van het eventbureau - Merel & Shelley, maken samenwerkingscontract - Niels is teamleider en contactpersoon naar buiten toe - Norbert gaat inventariseren wat Papendal te bieden heeft.

32

Activiteiten : - PVA bijwerken met feedback van consultancy - Gebrainstormd over namen van bedrijf en project, uitkomst hierboven - Gebrainstormd over activiteiten, nog niet helemaal duidelijk wat we willen, eerst inventariseren over de (on-)mogelijkheden van Papendal. - De boel op de rit krijgen Woensdag 18 - 4 - 2007 Aanwezig : Shelley, Merel, Thijs, Niels Met kennis afwezig : Norbert Te laat : Niels, problemen met OV Notulist : Niels Duur : 45 minuten Besluit en activiteitenlijst Besluiten : - Wij zijn een BV, wij zijn onze eigen aandeelhouders en hoeven daardoor geen verantwoording af te leggen naar derden. Is al beginnend bedrijf ook makkelijker om op te starten want goedkoper - Samenwerkingscontract goedgekeurd en getekend, ook door Norbert, zij het wat later Activiteiten : - Shelley heeft een programmaboekje meegenomen, goed voor eerste opzet. Iedereen laat bezinken wat we daarmee gaan doen en in hoeverre we dat als voorbeeld kunnen gebruiken. Donderdag 19 - 4 - 2007 Aanwezig MKA Notulist Duur

: Norbert, Thijs : Shelley, Merel, Niels (ivm assessment) : Niels : 2 uur

Besluit en activiteitenlijst Besluiten : - PVA moet worden aangepast. Na feedback consultancy hebben we besloten dat het uitgebreider moet, en onderwerpen moeten beter worden geordend - Dinsdag komen we weer bijeen, tijd wordt nog bekend gemaakt. Activiteiten : - Norbert en Thijs hebben 2e PVA gemaakt. Staat nu op BSCW om beoordeeld te worden door team. Ook deze is nog niet compleet maar al weer meer in de goede richting. - Verder brainstormen over hoe we het project gaan aankleden - Inventariseren in hoeverre we dingen gaan uitbesteden en of we dat wel willen. Notulen week 17, bijeenkomsten maandag 23 april t/m vrijdag 27 april 2007 Aanwezig Afwezig Notulist

: Shelley, Norbert, Thijs, Niels : Merel ivm ziekte : Niels

33

Samenvatting notulen week 16 Besluit en activiteitenlijst Besluiten : - Naamgeving van het bedrijf en project: Bedrijfsnaam o Bedrijfsnaam: Yando o Projectnaam: SupPORT - Thijs gaat zoeken naar (on-)mogelijkheden van naam van het eventbureau - Merel & Shelley, maken samenwerkingscontract - Niels is teamleider en contactpersoon naar buiten toe - Norbert gaat inventariseren wat Papendal te bieden heeft. - Wij zijn een BV, wij zijn onze eigen aandeelhouders en hoeven daardoor geen verantwoording af te leggen naar derden. Is als beginnend bedrijf ook makkelijker om op te starten want goedkoper - Samenwerkingscontract goedgekeurd en getekend, ook door Norbert, zij het wat later - PVA moet worden aangepast. Na feedback consultancy hebben we besloten dat het uitgebreider moet, en onderwerpen moeten beter worden geordend Activiteiten : - PVA bijwerken met feedback van consultancy - Gebrainstormd over namen van bedrijf en project, uitkomst hierboven - Gebrainstormd over activiteiten, nog niet helemaal duidelijk wat we willen, eerst inventariseren over de (on-)mogelijkheden van Papendal. - De boel op de rit krijgen - Shelley heeft een programmaboekje meegenomen, goed voor eerste opzet. Iedereen laat bezinken wat we daarmee gaan doen en in hoeverre we dat als voorbeeld kunnen gebruiken. - Norbert en Thijs hebben 2e PVA gemaakt. Staat nu op BSCW om beoordeeld te worden door team. Ook deze is nog niet compleet maar al weer meer in de goede richting. - Verder brainstormen over hoe we het project gaan aankleden - Inventariseren in hoeverre we dingen gaan uitbesteden en of we dat wel willen. Week 17 Besluiten/activiteiten: - Juridisch gedeelte - Bedrijfsprofiel wordt opgesteld - Clinics worden uitgezocht - Accommodatie verder uitdiepen - Brieven en uitnodigingen - Prestatieoffertes - Nazorg - Brandveiligheid

Shelley Niels Thijs Norbert Merel Niels Merel Niels

Rekening houden met 10% onvoorziene kosten (college PM door Pietersma) Budget dus 10% naar beneden. Activiteiten: Volgende week (week 18) is het vakantie, iedereen gaat genieten en neemt deze taken serieus maar wel relaxed. Pak ook je rust in de vakantie!!

34

Notulen week 19 en 20, bijeenkomsten maandag 7 mei t/m 19 mei 2007 Aanwezig Notulist

: Shelley, Norbert, Thijs, Niels, Merel : Niels

In week 18 geen notulen ivm meivakantie, samenvatting notulen week 16 & 17 Besluit en activiteitenlijst Besluiten : - Naamgeving van het bedrijf en project: Bedrijfsnaam o Bedrijfsnaam: Yando BV o Projectnaam: SupPORT - Thijs heeft gezocht mogelijkheden van naam van het eventbureau, niks aan de hand. Doorgelopen bij merkenbureau enz, het zou geen problemen moeten opleveren - Merel & Shelley, hebben samenwerkingscontract gemaakt, is door iedereen ondertekend - Niels is teamleider en contactpersoon naar buiten toe - Norbert heeft geïnventariseerd wat Papendal te bieden heeft, zal het alleen nog qua prijzen netjes onder elkaar zetten. - Wij zijn een BV, wij zijn onze eigen aandeelhouders en hoeven daardoor geen verantwoording af te leggen naar derden. Is als beginnend bedrijf ook makkelijker om op te starten want goedkoper - Rekening houden met 10% onvoorziene kosten (college PM door Pietersma) Budget dus 10% naar beneden. - PVA moet worden aangepast. Na feedback consultancy hebben we besloten dat het uitgebreider moet, en onderwerpen moeten beter worden geordend Activiteiten : - PVA bijwerken met feedback van consultancy - Shelley heeft een programmaboekje meegenomen, goed voor eerste opzet. Iedereen laat bezinken wat we daarmee gaan doen en in hoeverre we dat als voorbeeld kunnen gebruiken. Norbert heeft programmaboekje verder uitgewerkt. Moet nog aangepast worden, maar ziet er goed uit. Week 19 en 20 Aanwezig : Shelley, Norbert, Thijs, Niels, Merel Afwezig : Norbert 1 x te laat, Shelley 1 x ziek Notulist : Niels Besluiten/activiteiten: - Juridisch gedeelte -

Bedrijfsprofiel wordt opgesteld

-

Clinics worden uitgezocht

-

Accommodatie verder uitdiepen

-

Brieven en uitnodigingen

-

Prestatieoffertes

-

Nazorg

Shelley is uitgezocht, op BSCW geplaatst en kan worden toegevoegd in het project Niels is gemaakt, maar moet nog verder uitgewerkt Thijs is gemaakt, kosten zijn ook duidelijk, zijn nog niet bijgevoegd in concept, wel op BSCW Norbert is uitgezocht, alleen kosten overzicht wordt nog gemaakt Merel is nog niet gedaan, maandag 21 mei is het af (moet het af zijn) Niels is nog niet gedaan, maandag 21 mei is het af (moet het af zijn) Merel is nog niet gedaan, maandag 21 mei is het af (moet het af zijn) 35

-

-

Brandveiligheid

Niels is nog niet gedaan, maandag 21 mei is het af (moet het af zijn) Calamiteitenplan Shelley is nog niet gedaan, maandag 21 mei is het af (moet het af zijn) Auteurs/ merken licenties enz Merel & Shelley is nog niet gedaan, maandag 21 mei is het af (moet het af zijn) Inzet personeel/vrijwilligers Thijs is nog niet gedaan, maandag 21 mei is het af (moet het af zijn) Lijst van leveranciers … Managementsamenvatting kan pas op het eind Concept idee kan pas op het eind Programma is bekend, alleen netjes in het concept Draaiboek voor onszelf dus ook met dagen vooraf met opbouwen en dagen achteraf voor afbouwen We moeten beter navragen hoe lang mensen nodig hebben om op en af te bouwen zodat we een draaiboek voor de dag/dagen kunnen vaststellen. Als bijvoorbeeld de spinning 1,5 dag nodig heeft om op te bouwen, moeten we het terrein/sporthal langer huren. Slechtweerscenario is zelfde als calamiteitenplan, Shelley Begroting financiën wordt steeds bijgewerkt, kan specifieker Procesverslag wordt bijgehouden Marketing communicatieplan Merel & Norbert is nog niet gedaan, maandag 21 mei is het af (moet het af zijn)

Dit zijn dingen die nog ingevuld moeten worden in het concept. Het lijkt veel maar we zitten op de goede weg. Navraag bij andere groepen leert dat zij niet zo uitgebreid denken als wij!! -

Er zijn nog een aantal dingen die we nog niet hebben gedaan, maar waar we wel aan moeten denken de komende tijd. Of kiezen we ervoor om het niet te doen met risico’s van dien (lijkt me niet slim) o Elektriciteit, eventueel generator, zekeringen. Wie weet wat capaciteiten van apparaten zijn en moeten we eventueel wat huren? o Individuele opdracht. Iedereen werkt die voor zich uit, maar moet maandag 21 mei af zijn zodat we hebben kunnen samenvoegen!!! o We moeten beter navragen hoe lang mensen nodig hebben om op en f te bouwen zodat we een draaiboek voor de dag/dagen kunnen vaststellen. Als bijvoorbeeld de spinning 1,5 dag nodig heeft om op te bouwen, moeten we het terrein/sporthal langer huren. o EHBO, wat zijn de kosten daarvoor? En moeten die aanwezig zijn? Bij meer dan … personen wel. (1000?) o Een verdeling van onszelf op de dag zelf. De dag is lang, splitsen we ons op zodat we in groepen aanwezig kunnen zijn? o Hoeveel uitnodigingen gaan we versturen? Als er een percentage voor staat moeten we het uitrekenen. Lees net op een site dat 25% van de genodigden die hebben toegezegd alsnog niet komen. Moeten we ook rekening mee houden. We kunnen ook zelf op een percentage af gaan en ons er doorheen bluffen.

36

NAWOORD Als organisatie van Yando hopen wij dat we u voldoende inzicht hebben kunnen geven in het door ons uitgewerkte concept. Natuurlijk kunnen er nog wijzigingen worden aangebracht in het concept in overleg met Rabobank Groep Nederland. Wij hebben er vertrouwen in dat wij dit event tot een succes kunnen maken en we hopen dat u na het lezen van dit concept ook overtuigd bent. De organisatie van Yando BV; Niels Schouten Merel Peper Norbert Hoven Shelley de Groot Thijs Houwing

37

BRONVERMELDING Sites www.rabobank.nl www.papendal.nl www.sportspeakers.com www.edesegolf.nl www.arnhem.nl www.aon.nl www.overheidsloket.overheid.nl www.lenbpartners.nl www.debrouwerspellenverhuur.nl www.sportways.nl www.geerling-evenementen.nl www.frisbeesclinics.nl www.tennisevents.nl www.eventprovider.com www.ecotoilet.nl Boeken Titel: Wetteksten voor het HEO 2006-2006 ISBN:90-01-07422-7 Titel: Management van sportaccommodaties en -evenementen Auteurs: Hans Westerbeek, Aaron Smith, Paul Turner, Paul Emery, Christine Green, Linda van Leeuwen en Berend Rubingh ISBN: 90-77072-90-X Titel: Projectmanagement Auteur: Roel Grit ISBN: 90 01 34703 7

38

BIJLAGEN PVA Achtergronden De opdrachtgever van dit event is Rabobank Nederland. De opdrachtnemer is eventbureau Yando. Deze organisatie bestaat uit; De opdrachtnemers: Naam: Merel Peper Niels Schouten Norbert Hoven Shelley de Groot Thijs Houwing

HVA emailadres: [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Projectopdracht Wij zijn een eventbureau dat door Rabobank Groep Nederland is uitgenodigd om deel te nemen aan de competitie om een event te organiseren voor toprelaties dat zowel een business als sportief karakter heeft. Doelstelling van deze opdracht is een geslaagd event neer te zetten voor de Rabobank die bestaande relaties nog meer aan zich wil binden. Het eventbureau zal in zes weken tijd een totaalconcept ontwikkelen en een realistisch eventplan moeten opstellen. Projectactiviteiten (Continue overleg met de Opdrachtgever) Fase 1: • Concept maken • Naamgeving van het event (Juridisch in orde?) mogelijkheden en begrenzing • Begroting • Een programma voorbereiden • Inventarisatie van kennis en locatie • Vergunningen aanvragen Fase 2: • Plan voor “slecht weer” • Personeel regelen en/of vrijwilligers • Leveranciers regelen • Catering regelen • Calamiteitenplan maken • PR & Marketing naar relaties • Zoeken naar sponsoren Fase 3: • Nazorg accommodatie • Nazorg medewerkers • Nazorg deelnemers • Nazorg sponsoren Projectgrenzen • Juridische begrenzingen • Budgetbegrenzingen max. € 500.000 • Locatie is Papendal te Arnhem • Het moet in 2008 plaatsvinden. Bij voorkeur in maanden mei/juni • 1000 deelnemers • Dag + avondprogramma op een zaterdag

39

•

Het event moet zowel inhoudelijk zakelijk als sportief zijn in een prettige en informele sfeer Producten • Totaal concept van het event • Juridisch plan • Budgetplan • Draaiboek in aanloop naar het event • Programmaboekje • Draaiboek voor het event zelf • Draaiboek voor de nazorg • Plan voor “slecht weer” • Cateringsplan • Calamiteitenplan • Personeelsplan • Leveranciersplan Kwaliteit • Beschrijf wat de kwaliteit van het eindproduct (kijk naar projectopdracht van uw plan van aanpak) moet zijn • Kwaliteit tussenproducten. Je moet vooraf van elk van de tussenproducten vast te stellen hoe u de kwaliteit ervan tijdens het project gaat beoordelen, bijvoorbeeld door controles, testprocedures en technische procedures • Geef aan welke controles worden uitgevoerd om de kwaliteit te waarborgen. Het terugkoppelen van ee plan van aanpak, een managementsamenvatting, een rapport of een interview is een manier om de kwaliteit te waarborgen. Extern advies vragen • Geef aan volgens welke normen en technieken wordt gewerkt binnen de organisatie. Geef aan welke software wordt gebruikt • Als u afwijkt van de heersende normen binnen de organisatie, leg dan uit waarom u dit doet Projectorganisatie • De organisatie van het project is in handen van eventbureau Yando BV te weten; Merel, Niels, Norbert, Thijs en Shelley Planning • De planning zal als volgt gaan verlopen Activiteit PVA en uitwerking/ aanpassing PVA Update naar Rabobank Begroting Draaiboek aanloop Draaiboek event Draaiboek nazorg Inventarisatie kennis & locatie Juridische mogelijkheden en/of beperkingen Programma Calamiteitenplan Plan van leveranciers Plan van inzet personeel & vrijwilligers PR & Marketing naar relaties

Wie Team Teamleider Team Team Thijs & Norbert Shelley & Niels Niels Shelley & Merel Thijs & Norbert Thijs & Norbert Norbert & Niels Norbert & Merel Thijs & Shelley

Generale repetitie Event!!

Team Team

Tijd in kalenderweken 15 & 16 15, 17, 18, 19, 20, 21 16 16 18 19 16 16 17 17 18 18 19 20 21

40

Kosten en Baten Kosten: Het voorlopige budget dat voor dit event is beraamd op € 500.000 exclusief BTW. Aangezien het event begroot is op 1000 bezoekers komt dit neer op €500,- per persoon. Loonkosten voor de werknemers van eventbureau Yando BV worden hier ook uit betaald. Baten: Opbrengsten zullen uit de catering gehaald moeten worden en uit eventueel sponsorgeld. Risico’s • Slecht weer • Logistieke problemen • Juridische bezwaren • Tijdgebrek door vergunningen • “Gebrek aan ervaring” • Onvoorziene kosten

41

VOORSTEL PRESTATIEPREMIE Het idee achter een prestatiepremie is, is dat wij dwingen om derden waar wij mee werken hun werk goed en kwalitatief hoogstaand te doen. De reden waarom wij dit doen is dat wij vooral onze eigen naam hoog te houden hebben. Wanneer wij een event voor een klant organiseren en de catering is bijvoorbeeld niet naar wens, dan worden wij als organisatie erop afgerekend. Vandaar dat wij werken met prestatiecontracten. Een prestatiecontract werkt bij ons als volgt. - Wij vragen aan de desbetreffende partij een offerte. Uiteraard geven wij alle wensen, beperkingen en suggesties door, en daar komt dan een prijs uit. - Het volgende wat wij dan gaan doen is dat wij gaan akkoord gaan met de offerte, na vergelijken natuurlijk, en dan de partner een voorstel doen tot het nemen van een bepaald risico. - Het bedrijf krijgt in principe 95% van de offerteprijs. Maar hij kan ook 100% en 105% verdienen. Dat gaan wij doen door middel van een enquête onder de gasten. - Wanneer daaruit komt dat maar 85% van de gasten tevreden was, krijgt de partij 95% van zijn offerteprijs. - Wanneer uit de offerte blijkt dat 90% van de gasten tevreden was, krijgt de partij 100% van zijn offerteprijs - Pas als blijkt dat 95% van de gasten tevreden was, krijgt de partij een bonus van 5% namelijk 105% van de offerteprijs. De reden dat wij dit doen is dat wij niet alleen van onszelf de hoogste inzet en kwaliteit vragen, maar ook van diegene waar wij mee werken. Zo is het voor iedereen een win-winsituatie.

42

Uitnodigingen

Rabobank Groep Nederland Kantoor Utrecht Croeselaan 18 3521 CB Utrecht Tel +31 30 216 00 00 Yando BV Postbus 1025, 1000 BA Amsterdam. Telefoon 06-50692680

Betreft: Uitnodiging (Business-event Rabobank Groep Nederland) Geachte heer/mevrouw, Het doet ons veel plezier u te mogen uitnodigen voor het business-event dat Yando BV organiseert in opdracht van de Rabobank groep Nederland zaterdag .. mei/juni 2008 voor toprelaties en hun partner. We verzorgen een interessant en sportief programma, met lezingen, demonstraties en clinics van onder andere Anky van Grunsven en Michael Boogerd. Tussendoor is gelegenheid voor een hapje en een drankje. Het programma wordt afgesloten met een uitgebreid diner. Het event zal plaatsvinden op het nationaal sportcentrum ‘Papendal’ aan de papendallaan 60 te Arnhem. Graag vernemen we van u of u interesse heeft om deel te nemen aan dit programma, er is een antwoordkaart bijgevoegd met meer informatie. Ook een voorlopig programmaoverzicht is bij deze brief gevoegd. Wij hopen u op zaterdag ... mei/juni 2008 te mogen begroeten. Met vriendelijke groeten,

Yando BV

43

ANTWOORDKAART (Enveloppe)

ANTWOORDKAART

Yando BV Postbus 1025, 1000 BA Amsterdam

Omdat we u een leuke dag willen bezorgen vragen we u om deze antwoordkaart in te vullen. Bent u aanwezig op deze dag? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ Er zijn verschillende clinics, om een goede indeling te kunnen maken is het voor ons handig als u aangeeft in een top 3 welke clinic u het leukste lijkt. U kunt kiezen uit de volgende clinics: Spinning Golf afslaan Golf putten Boerengolf hockey penalty hockey penalty voetbal levend tafelvoetbal frisbee tennis Top 3: 1_____________________________________ 2_____________________________________ 3_____________________________________

Naam: _____________________________________ Telefoonnummer: ___________________________ Emailadres: ________________________________

44

NAZORG

ANTWOORDKAART

Yando BV Postbus 1025, 1000 BA Amsterdam

Enquête Deze enquête is speciaal voor mensen die het business-event van de Rabobank Groep hebben bezocht. Wij zouden het zeer op prijs stellen als u deze enquête wilt invullen. Aan de hand van de uitslag van de enquête willen we kijken wat we kunnen verbeteren voor het volgende evenement. U blijft anoniem bij het invullen van de enquête. Bijgevoegd is een enveloppe, daarin kunt u de ingevulde enquête terug sturen. Alvast bedankt. Uitnodiging 1. Vond u de uitnodiging duidelijk? _ Ja, heel duidelijk (Ga door naar vraag 3) _ Nee, niet duidelijk (Ga door naar vraag 2) _ Redelijk duidelijk, zou hem graag anders willen zien (Ga door naar vraag 2) 2. Wat zou u anders willen zien aan de uitnodiging? _ Het taalgebruik _ De lay-out _ Te veel tekst _ Te weinig tekst 3. Hoe vond u het om gebruik te maken van de antwoordkaart? _ Handig _ Onhandig, te veel werk Veiligheid 4. Voelde u zich veilig tijdens dit event? _ Ja, heel veilig _ Redelijk _ Nee, niet veilig

45

Catering 5. _ _ _

Hoe vond u het eten en drinken? Goed Het was te doen, kan beter Slecht

6. Vond u dat u genoeg pauzes kreeg? _ Ja, genoeg _ Nee, te weinig 7. Wat vond u van de bediening tijdens het diner? _ Goed, waren vriendelijk en hielpen goed _ Redelijk, er waren verbeterpunten _ Slecht Medewerkers 8. Vond u de medewerkers vriendelijk? _ Ja, heel vriendelijk _ Sommige wel, sommige niet _ Nee, niet vriendelijk

9. Vond u dat u goed werd geholpen als u iets wilde weten? _ Ja _ Matig, medewerkers wisten weinig van het event _ Nee 10. Vond u de communicatie goed tussen de medewerkers? _ Ja, de medewerkers werkten goed samen _ Matig, medewerkers wisten onvoldoende van het event _ Slecht 11. Vond u dat er genoeg medewerkers waren? _ Ja, genoeg _ Er hadden er best een aantal meer mogen zijn _ Nee, te weinig Het programma 12. Vond u het een leuk programma? _ Ja, was heel leuk _ Redelijk, had beter gekund _ Matig, te weinig originaliteit en rommelig _ Nee, was niet leuk 13. Vond u dat er genoeg clinics, demonstraties en lezingen waren? _ Ja, niet meer niet minder _ Het programma mocht wel iets voller _ Het programma had iets rustiger gemogen _ Nee, veel te druk! Accommodatie 14. Vond u de accommodatie verzorgd? _ Ja, goed verzorgd _ Had beter gekund _ Nee, onverzorgd 46

15. Hoe vond u de bereikbaarheid van de accommodatie? _ Goed _ Redelijk _ Matig _ Slecht 16. Hoe vond u de parkeergelegenheid van de accommodatie? _ Goed, veel parkeergelegenheid _ Voldoende, paste net _ Onvoldoende, te weinig parkeergelegenheid 17. Zou u de volgende keer weer naar deze accommodatie willen? _ Ja _ Nee * Kruis aan wat van toepassing is. Bedankt voor het invullen van deze enquête!

47

Juridische artikelen Artikelen algemeen plaatselijke verordening voor Arnhem Artikel 1.2 Beslistermijn 1. Het bevoegd bestuursorgaan beslist op een aanvraag voor een vergunning of ontheffing binnen acht weken na de dag waarop de aanvraag ontvangen is. 2. Het bestuursorgaan kan zijn beslissing voor ten hoogste acht weken verdagen. 3. Het bepaalde in het eerste en het tweede lid geldt niet voor de beslissing op een aanvraag om vergunning als bedoeld in art.2.3.1.2 en art.3.2.1, eerste lid. Artikel 1.3 Te late indiening aanvraag 1. Indien een aanvraag voor een vergunning of ontheffing wordt ingediend minder dan drie weken voor het tijdstip waarop de aanvrager de vergunning of ontheffing nodig heeft, kan het bestuursorgaan besluiten de aanvraag niet te behandelen. 2. Voor bepaalde, door het bevoegde bestuursorgaan aan te wijzen, vergunningen of ontheffingen kan de in het eerste lid genoemde termijn worden verlengd tot ten hoogste acht weken. Artikel 1.4 Voorschriften en beperkingen 1. Aan een krachtens deze verordening verleende vergunning of ontheffing kunnen voorschriften en beperkingen worden verbonden. Deze voorschriften en beperkingen mogen slechts strekken tot bescherming van het belang of de belangen in verband waarmee de vergunning of ontheffing is vereist. 2. Voorzover in deze verordening niet anderszins is bepaald, kan een vergunning of ontheffing voor een bepaalde tijd worden verleend. 3. Degene aan wie krachtens deze verordening een vergunning of ontheffing is verleend, is verplicht de daaraan verbonden voorschriften en beperkingen na te komen. Artikel 1.5 Persoonlijk karakter van vergunning of ontheffing De vergunning of ontheffing is persoonsgebonden, tenzij bij of krachtens deze verordening anders is bepaald. Paragraaf 2 Toezicht op horeca-inrichtingen Artikel 2.3.1.2 Vergunningplicht: Het is verboden een horeca-inrichting te exploiteren zonder vergunning van de burgemeester: Artikel 2.3.1.4 Aanvraag vergunning: 1. De burgemeester stelt voor het indienen van aanvragen voor een vergunning als bedoeld in art.2.3.1.2 een formulier vast. 2. Bij een aanvraag voor een vergunning als bedoeld in art.2.3.1.2 worden overgelegd: a. een bewijs van inschrijving in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel; b. een bewijs waaruit blijkt dat de exploitant gerechtigd is tot het gebruik van de ruimte bestemd voor de horeca-inrichting; c. een kopie van een identiteitsbewijs van de exploitant en van elke beheerder. 3. Per horeca-inrichting kan niet meer dan een aanvraag gelijktijdig in behandeling worden genomen. Artikel 2.3.1.11 Aanwezigheid beheerder Het is verboden een horeca-inrichting voor bezoekers geopend te hebben, zonder dat een op de vergunning vermelde beheerder in de horeca-inrichting aanwezig is. Afdeling 3 Geluidhinder Artikel 3.1.5 Geluidhinder 1. Het is verboden toestellen of geluidsapparaten in werking te hebben of handelingen te verrichten op een zodanige wijze dat voor een omwonende of overigens voor de omgeving geluidhinder wordt veroorzaakt. 2. Het college kan van het in het eerste lid bepaalde ontheffing verlenen.

48

3.

Het in het eerste lid bepaalde geldt niet, voor zover art.2.4.19, de op de Wet milieubeheer gebaseerde voorschriften, de Wet geluidhinder, de Wegenverkeerswet 1994, de Zondagswet, het Wetboek van Strafrecht, de Luchtvaartwet, het Reglement Verkeersregels en verkeerstekens 1990 of het Vuurwerkbesluit van toepassing zijn. Afdeling 4 Afvalstoffen Artikel 4.2.3.1 Verbod op het ter inzameling aanbieden van huishoudelijke afvalstoffen aan anderen Het is verboden huishoudelijke afvalstoffen ter inzameling aan te bieden aan een ander dan: a. de inzameldienst; b. de krachtens art.4.2.2.1, tweede lid, aangewezen personen of instanties; c. degenen aan wie krachtens artikel 4.2.2.5 een vergunning is verleend; d. personen of instanties die in het kader van producentenverantwoordelijkheid bij het Besluit verwijdering wit- en bruingoed een inzamelplicht hebben gekregen. Artikel 4.1.10 Aantasting groenvoorzieningen door voertuigen 1. Het is verboden met een voertuig, fiets of bromfiets te rijden door dan wel deze te doen of te laten staan in een park of plantsoen of op een van gemeentewege aangelegde beplanting of groenstrook. 2. Het in het eerste lid gestelde verbod is niet van toepassing: a) op wegen, zoals bedoeld in art.4.1.1, onder 1; b) op voertuigen die nodig zijn en gebruikt worden ter uitvoering van werkzaamheden door of vanwege de overheid; c) op voertuigen, waarmede standplaats wordt of is ingenomen op terreinen welke mede of uitsluitend voor dit doel zijn bestemd. 3. Het college kan van het in het eerste lid gestelde verbod ontheffing verlenen. Afdeling 5 Evenementen Artikel 5.7.1 Evenementen 1. Onder evenement wordt in deze verordening verstaan het geheel van activiteiten dat plaatsvindt bij een voor het publiek toegankelijke gebeurtenis, al dan niet met een openbaar dan wel besloten karakter, met uitzondering van: - een manifestatie in de zin van de Wet openbare manifestaties; - bioscoopvoorstellingen; - kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; - markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder h, van de Gemeentewet; - activiteiten als bedoeld in de art.2.1.4.2, 2.2.1, 2.3.3.1 en 5.2.4. 2. Het is verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te houden (evenementenvergunning). Artikel 5.7.2 Ordeverstoring: Het is verboden bij een evenement de openbare orde te verstoren. Artikel 5.7.3 Onnodig opdringen, uitdagend gedrag e.d. bij een evenement 1. Het is verboden bij een evenement onnodig op te dringen, door uitdagend gedrag aanleiding te geven tot wanordelijkheden of wanordelijkheden te veroorzaken. 2. Het is verboden bij een evenement messen, knuppels, slagwapens of andere voorwerpen die als wapen kunnen worden gebruikt, op een zodanige wijze mee te voeren dat de openbare orde of veiligheid in gevaar kan komen. 3. Een ieder is verplicht bij een evenement alle aanwijzingen van ambtenaren van politie en brandweer in het belang van de openbare orde of veiligheid terstond en stipt op te volgen. 4. Het in het tweede lid gestelde verbod geldt niet voor wapens behorende tot de categorieën I, II, III en IV Wet wapens en munitie en voorzover door het bij zich dragen van deze voorwerpen de openbare orde of veiligheid niet in gevaar komt of kan komen. 49

Attractie- of speeltoestellen, aangifteplicht Beschrijving Indien u een attractietoestel voorhanden hebt, moet u na de eerste opbouw of plaatsing ervan aangifte doen. U dient aangifte te doen onder opgave van de volgende gegevens: (1) uw naam, woon- of verblijfplaats en adres; (2) de soort, het type, bouwjaar en de fabrikant van het attractietoestel; (3) de plaats waar het attractietoestel zich bevindt of, in het geval van een niet-permanent geïnstalleerd attractietoestel, de plaatsen waar het zich in de periode van drie maanden na de dag van aangifte zal bevinden. Indien u een attractie- of speeltoestel tijdelijk in Nederland gebruikt moet u tenminste twee maal vierentwintig uur voorafgaand aan elke eerste opbouw of plaatsing van het toestel op Nederlands grondgebied, bij de Voedsel en Waren Autoriteit aangifte doen van uw voornemen tot plaatsing of opbouw van het toestel op Nederlands grondgebied. Voorwaarden - U dient aangifte te doen bij de Voedsel en Waren Autoriteit indien u aan de volgende voorwaarde voldoet: - U hebt een attractie- of speeltoestel voorhanden. Aanvraag Van het voorhanden hebben van een attractie- of speeltoestel dient u melding te doen bij de Voedsel en Warenautoriteit. (http://overheidsloket.overheid.nl/index.php?p=product&product_id=11199)

Evenementen verzekering AON Nederland Polisvoorwaarden Artikel 1 Omschrijving van de dekking De verzekering dekt de schade die verzekeringnemer lijdt, indien het in het polisblad omschreven evenement als gevolg van een van de wil van verzekeringnemer onafhankelijke omstandigheid: a. geen doorgang kan vinden; b. moet worden uitgesteld; c. tijdelijk moet worden onderbroken; d. voortijdig moet worden beëindigd. Artikel 2 Verzekerde kosten Verzekeraar vergoedt tot ten hoogste de verzekerde som. 2.1 afgelasting: Indien voor de vastgestelde aanvang van het evenement bekend wordt, dat dit geen doorgang kan vinden: 2.1.1: de op het tijdstip waarop de afgelasting noodzakelijk wordt, gemaakte en/of nog verschuldigde kosten; 2.1.2: de extra kosten verbonden aan de afgelasting en het ongedaan maken van de reeds getroffen voorbereidingen. 2.2 uitstel/onderbreking: Indien het evenement wordt uitgesteld naar een later tijdstip of tijdelijk onderbroken moet worden: 2.2.1: de kosten verbonden aan het uitstel of de onderbreking; 2.2.2: de extra kosten om het evenement na het uitstel alsnog op een later tijdstip te doen plaatsvinden; 2.2.3: bij tijdelijke onderbreking, de kosten bedoeld onder 2.3 voor de periode dat het evenement eventueel korter heeft geduurd dan oorspronkelijk werd vastgesteld. 2.3 voortijdige beëindiging: Indien, na aanvang, het evenement eerder dan op het daarvoor vastgestelde tijdstip beëindigd moet worden:

50

2.3.1: de onder 2.1 genoemde kosten voor zover deze betrekking hebben op de periode, waarin het evenement niet is doorgegaan. 2.4 extra kosten: Verzekeraar vergoedt, ook boven de verzekerde som en zonder aftrek van het eigen risico, per gebeurtenis de bereddingskosten tot maximaal de verzekerde som. Artikel 3 Uitsluitingen Verzekeraar is geen vergoeding verschuldigd voor schade: 3.1: veroorzaakt door financiële moeilijkheden van verzekeringnemer en/of organisatoren; 3.2: als gevolg van geringe belangstelling van publiek, aangezochte deelnemers en/of organisatoren; 3.3: als gevolg van moeilijkheden tussen verzekeringnemer en/of organisatoren en/of deelnemers; 3.4: als gevolg van weersomstandigheden, tenzij deze het karakter van een natuurramp dragen of zodanige schade aan gebouwen of andere opstallen waarin het evenement plaatsvindt, veroorzaakt hebben, dat het evenement geen doorgang kan vinden; 3.5: verband houdende met het niet verkrijgen van de met betrekking tot het evenement of delen daarvan vereiste vergunningen, toestemmingen e.d. van de daartoe bevoegde autoriteiten en/of het niet voldoen aan de daarin gestelde voorwaarden; 3.6: als gevolg van contractbreuk, anders dan door overmacht, door één of meerdere van de bij het evenement betrokken partijen; 3.7: waarvan het ontstaan op enigerlei wijze in verband staat tot het gebruik van of de verslaving aan bedwelmende, opwekkende of soortgelijke middelen, tenzij het gebruik overeenkomstig het voorschrift van een arts geschiedt en verzekerde zich aan de gebruiksaanwijzingen heeft gehouden. Artikel 4 Schadevergoeding 4.1: Verzekeraar vergoedt in geval van een gedekte schade de in artikel 2 genoemde kosten en extra kosten onder aftrek van de eventuele inkomsten tot ten hoogste de verzekerde som. 4.2: Onder inkomsten wordt verstaan: de recette vermeerderd met alle andere ontvangen gelden, bijv. uit verhuur van stands, subsidies, advertenties, sponsoring e.d. onder aftrek van verschuldigde belastingen en ontvangen gelden die als gevolg van in artikel 1 van deze Rubriek genoemde omstandigheden terugbetaald moeten worden. 4.3: Toerekening van de kosten die zijn gemaakt voor de periode waarin het evenement wel doorgang vond, gebeurt pro-rata op basis van de voor die periode verwachte belangstelling in verhouding tot de verwachte belangstelling voor de totale duur van het evenement. Artikel 5 Gezondheid Ingeval van schade als gedekt onder deze verzekering, als gevolg van een ongeval, ziekte of aandoening, en het overlijden van bepaalde personen, geschiedt deze verzekering onder voorwaarde, dat de desbetreffende personen ten tijde van het aangaan van de verzekering naar beste weten van verzekeringnemer in een goede gezondheid verkeerden. Onder ongeval, ziekte of aandoening wordt verstaan een dusdanige, uitsluitend medisch vast te stellen mate van ongeschiktheid, waardoor verzekerde als rechtstreeks gevolg van een ongeval, ziekte of aandoening niet in staat kan worden geacht zijn medewerking te verlenen aan de uitvoering van de geplande activiteiten in het kader van het verzekerde evenement. Ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering AON Nederland Polisvoorwaarden Artikel 1 Omschrijving van de dekking Artikel 1.1 Ongeval: Onder een ongeval krachtens deze verzekering wordt verstaan: een plotseling, onverwacht van buitenaf inwerkend geweld op het lichaam van verzekerde waaruit rechtstreeks in een ogenblik een medisch vast te stellen lichamelijk letsel is ontstaan. 51

1.1.2: Ook wordt onder een ongeval verstaan: a. acute vergiftiging ten gevolge van het plotseling en ongewild binnenkrijgen van gassen, dampen, vloeibare of vaste stoffen, anders dan vergiftiging door gebruik van geneesmiddelen en anders dan het binnenkrijgen van allergenen; b. besmetting door ziektekiemen of een allergische reactie, indien deze besmetting of reactie een rechtstreeks gevolg is van een onvrijwillige val in het water of in enige andere stof, dan wel het gevolg is van het zich daarin begeven bij een poging tot redding van mensen, dieren of zaken; c. het ongewild en plotseling binnenkrijgen van stoffen of voorwerpen in het spijsverteringskanaal, de luchtwegen, de ogen of de gehoororganen waardoor inwendig letsel ontstaat, met uitzondering van het binnendringen van ziektekiemen of allergenen; d. verstikking, verdrinking, bevriezing, zonnesteek, hitteberoerte; e. uitputting, verhongering, verdorsting en zonnebrand als gevolg van onvoorziene omstandigheden; f. wondinfectie of bloedvergiftiging door het binnendringen van ziektekiemen in een door een gedekt ongeval ontstaan letsel; g. complicaties of verergering van het ongevalletsel als rechtstreeks gevolg van eerste hulpverlening of van de door het ongeval noodzakelijk geworden geneeskundige behandeling. Artikel 2 Recht op uitkering 2.1 Recht op uitkering bij overlijden a. In geval van overlijden van een verzekerde als rechtstreeks en uitsluitend gevolg van een ongeval wordt het voor overlijden verzekerde bedrag uitgekeerd. b. Een uitkering wegens blijvende invaliditeit terzake van hetzelfde ongeval wordt in mindering gebracht op de voor overlijden verschuldigde uitkering. Artikel 4 Verplichting bij een ongeval 4.1 Termijn van aanmelding 4.1.1: Overlijden. In geval van overlijden is verzekeringnemer of begunstigde verplicht verzekeraar tenminste 48 uur vóór de begrafenis of de crematie hiervan in kennis te stellen; 4.1.2: Blijvende invaliditeit. In geval van blijvende invaliditeit is verzekeringnemer verplicht verzekeraar, zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 3 maanden, kennis te geven van een ongeval waaruit een recht op uitkering wegens blijvende invaliditeit zou kunnen ontstaan. Wordt de aanmelding later gedaan, dan kan niettemin een recht op uitkering ontstaan, mits wordt aangetoond dat verzekeraar bij tijdige aanmelding tot uitkering verplicht zou zijn geweest; Artikel 5 Vaststelling van de uitkering bij blijvende invaliditeit 5.1 Uitkering: De wijze waarop de uitkering bij blijvende invaliditeit wordt vastgesteld is afhankelijk van het gegeven welk lichaamsdeel of orgaan door het bij het ongeval opgelopen letsel geheel of gedeeltelijk verloren is gegaan of onbruikbaar is geworden. Artikel 6 Invloed van bestaande invaliditeit of ziekelijke toestand a. Als de gevolgen van het ongeval vergroot zijn door ziekte, gebrekkigheid of een abnormale lichaams- of geestesgesteldheid van verzekerde, dan wordt voor de vaststelling van de uitkeringen uitgegaan van de gevolgen die het ongeval gehad zou hebben indien verzekerde geheel valide en gezond zou zijn geweest, tenzij deze omstandigheden een gevolg zijn van een vroeger ongeval waarvoor verzekeraar 52

reeds krachtens deze verzekering een uitkering heeft verstrekt of nog zal moeten verstrekken. Het onder 6.a bepaalde laat het onder 6.b. bepaalde onverminderd van kracht. b. Voor zover een bestaande ziekelijke toestand door een ongeval is verergerd wordt hiervoor door verzekeraar geen uitkering verleend. c. Indien een verzekerde reeds voor het ongeval (gedeeltelijk) invalide was en er bestaat recht op uitkering overeenkomstig artikel 5, dan wordt slechts uitgekeerd voor het verschil tussen de mate van blijvend functieverlies vóór en na het ongeval waarbij ook de mate van blijvend functieverlies van vóór het ongeval overeenkomstig artikel 5 wordt vastgesteld. Artikel 7 Begunstiging a. Ingeval van overlijden van verzekerde als gevolg van een ongeval zal de uitkering geschieden aan diens echtgeno(o)t(e) dan wel aan diens partner indien hij daarmee duurzaam samenwoonde en bij ontbreken van deze aan de erfgenamen van verzekerde. b. Ingeval van blijvende invaliditeit geschiedt de uitkering aan verzekeringnemer. Dit geldt niet als zich een situatie voordoet zoals genoemd in artikel 2.2.b.; de uitkering geschiedt dan aan de erfgenamen; voor de echtgeno(o)t(e) of partner van verzekerde; de uitkering geschiedt dan aan verzekerde zelf. c. Ingeval van tandheelkundige behandeling geschiedt de uitkering aan verzekeringnemer. d. De Staat der Nederlanden kan nimmer als begunstigde optreden.

53

INDIVIDUELE OPDRACHTEN Individuele opdracht Niels Schouten Zoek een sportevent binnen je eigen (favoriete) sport. Kijk ernaar als een professional en maak een korte scan/analyse van dit event gericht op: - het concept, het idee - de doelstellingen - het programma - de doelgroepen - de marketing en communicatie Maak een analyse op basis van hetgeen je waarneemt (de feiten) en geef dan een advies op welke punten het event beter/anders zou kunnen met een goede beargumentatie. De individuele opdracht mag niet meer dan 3 a4-tjes zijn. Het evenement dat ik gekozen heb voor deze opdracht is een internationaal toernooi in het waterpolo. Dit werd gehouden in het nationaal sportcentrum in Eindhoven. Het toernooi, dat 3 dagen duurde, was voorzien van de 2 sterkste ploegen in Nederland, een Italiaanse, Spaanse, Franse, Hongaarse en 2 Duitse ploeg. Verder waren er een aantal internationale scheidsrechters present. - het concept, het idee Het idee voor dit toernooi ontstond omdat een PSV waterpolo in Eindhoven met behulp van een nieuwe sponsor een aantal ambities heeft uitgesproken. Door deze doelstellingen mogelijk te maken in het nodig dat de club binnen nu en een aantal jaar een aantal fundamentele veranderingen doorvoert. 1 idee daarvan is dat er meer wedstrijden op hoog niveau worden gespeeld. Het beste om daarvoor te trainen is het spelen van een aantal wedstrijden in een korte tijd. Een toernooi dus. En omdat de clubs in Nederland niet goed genoeg zijn om tegen te spelen, heeft de organisatie besloten om internationale toppers uit te nodigen.

-

Een andere reden voor dit evenement is om het waterpolo meer aanzien te geven in heel Nederland. Waterpolo in Nederland nu is niet meer dan een sport voor liefhebbers en niet echt voor de algemene massa. Met dit internationale toernooi wil men proberen om meer mensen naar het zwembad te lokken en zo waterpolo meer een sport te maken waar je ook zomaar naar gaat kijken. de doelstellingen De doelstelling voor dit evenement zijn meer aanzien in de nationale en internationale waterpolowereld. Door dit toernooi te organiseren zal er meer animo zijn uit de regio. Met vrijwilligers vanuit de club en vanuit de hogescholen in de regio zal het toernooi meer gaan leven dan bij alleen de spelers. Een andere doelstelling is dat de club juist voor deze opzet gekozen heeft omdat het de aandacht in de regio zal vergroten bij de bedrijven in de regio. Het mes snijdt dan aan 2 kanten. De club wordt er beter van in de vorm

54

-

-

-

van sponsoring en de bedrijven kunnen zich identificeren met toppers die hard werken voor hun prestatie. het programma Het programma zal 3 dagen beslaan. De teams worden verdeeld over 2 poules met 4 teams. De teams spelen een halve competitie met daaropvolgend, de kruisfinales tegen de andere poule. Er is een ochtend en middagsessie. Dat betekent dat de ploegen op vrijdagavond, zaterdagochtend, zaterdagavond en zondag de hele dag spelen. Vrijdagavond zijn de eerste wedstrijden 4 stuks. Zaterdagochtend zijn de volgende 4 wedstrijden, zaterdagavond weer 4 wedstrijden. Dan zijn de nummers 1, 2, 3 en 4 bekend. Daarna spelen de nummers 1 tegen elkaar, 2 tegen elkaar enz. de doelgroepen De doelgroepen die de organisatie wilden bereiken waren de volgende: De jeugd, de breedtesporters, buitenstaanders en de toppers zelf. Het is op zich niet zo raar dat ze ook de toppers wilden hebben. Als je zelf zo hoog speelt, heb je niet vaak de kans om te kijken bij een andere wedstrijd, immers, je moet zelf altijd spelen. Wat betreft ‘buitenstaanders’ wilde de organisatie vooral de regio aanspreken. Door die regio-inbreng kunnen nieuwe bedrijven en sponsors zich weer aanmelden of laten interesseren voor de waterpolosport. de marketing en communicatie De marketing en communicatie van dit evenement is als volgt gegaan. Door middel van folders en aankondigingen op websites is geprobeerd de aandacht te trekken van iedereen. Bedrijven kregen een persoonlijke uitnodiging, en club- en jeugdleden ook. De overige potentiële bezoekers werden geïnteresseerd in de vorm van aankondigingen op websites en flyers tijdens kleine toernooien in aanloop naar dit grote evenement. Wanneer men kaarten zou kopen in de voorverkoop was het goedkoper dan op de dag zelf kopen. Ook was het voordeliger om een passe-partout te kopen in plaats van steeds losse kaarten. De jeugd onder 14 jaar mocht sowieso gratis naar binnen.

Dan nu de aanbevelingen - het concept, het idee Ik denk dat dit eindelijk een goed initiatief is in de waterpolowereld. Vroeger werden ieder jaar wel een paar van dit soort toernooien gehouden maar de laatste 20 jaar gebeurt dat niet meer. Waarom is een raadsel, maar de grote reden zal wel zijn dat er geen enthousiastelingen meer voor zijn die het willen organiseren. Nu is er dus PSV gekomen en de stichting STWE (stichting topwaterpolo Eindhoven). Deze hebben als wens uitgesproken om binnen 3 jaar 55

landskampioen te worden en een structurele speler te worden nationaal, geen toevalstreffer dus, en internationaal binnen 5 jaar een speler te worden. Wat ze hiervoor willen doen is dat ze toppers/internationaals gaan aantrekken. Zowel bij de dames als bij de heren heeft de club deze ambitie.

-

-

-

-

Het idee is dus om met dit toernooi al een voorzichtige stap te maken naar het begin van een professionele organisatie. Waar het vroeger altijd vrijblijvend was, wordt nu in een keer iets verwacht van de spelers. Te beginnen met een toernooi als dit. de doelstellingen De doelstellingen van deze club en stichting zijn denk ik goed en helder. Maar toch denk ik dat er een aantal mitsen en maar-en zijn. De cultuur in Nederland is wat betreft waterpolo denk ik, (nog) niet klaar voor een professioneel ingerichte competitie. Geen enkele club heeft op dit moment zoveel investeringen lopen als PSV. Natuurlijk moet er ergens een club mee beginnen, maar ik denk dat het gat nu te groot wordt. Aan de andere kant zou je kunnen zeggen dat de rest niet of te langzaam meegaat in de ontwikkeling. Maar naar mijn mening gaat PSV te snel. Dit staat trouwens los van het feit dat ik dit initiatief (het toernooi) nog steeds er goed vind. Ik denk dat dit een van de weinig manieren is om waterpolo meer aanzien te geven, zeker in de omgeving. het programma Het programma van het gehele toernooi is denk ik goed. Als je het gaat vergelijken met internationale toernooien klopt dit redelijk. Er is een ochtendsessie en een middagsessie. Aansluitend zijn er finales. Hier is wat mij betreft niets op aan te merken. de doelgroepen De doelgroepen zijn goed gekozen. Dit zijn groepen die allemaal te interesseren zijn voor sport, allemaal mensen uit de regio, en allemaal mensen die zoals het er in het begin naar uit ziet de sport een warm hard toedragen. Maar… De groepen worden niet in hun eigen ‘taal’ en omgeving aangesproken. Maar misschien is dat voor het volgende punt. de marketing en communicatie Hier is denk ik heel veel te verbeteren. Als jij kijkt naar hoeveel personen er waren kon dat veel meer. Er is wel veel reclame voor gemaakt, maar ik denk dat zij de kosten niet hebben verdiend die zij hadden willen hebben. Nogmaals het aantal toeschouwers dat is geweest was bij lange niet het gewenste aantal. Er konden immers veel meer mensen in het stadion. Verder is de marketing denk ik niet helemaal in orde geweest. Er is wel veel reclame geweest op bepaalde websites, maar op de sites die er echt toe doen. Kwam er geen of nauwelijks reclame. De waterpolowereld is klein, dat betekent dat de mensen elkaar allemaal kennen. Dat betekent ook dat op 56

nagenoeg alle sites er meer reclame had kunnen komen waarvoor niet of nauwelijks betaald had hoeven worden. Ik denk dat de organisatie daar veel meer gebruik van had moeten maken. Nu is er naar mijn mening te weinig reclame geweest en te weinig aangegeven hoeveel het kostte. Verder denk ik dat de kosten van een toegangskaart, € 5,-, veel lager hadden kunnen zijn of zelfs helemaal gratis. Je verdient dan niks aan inkomsten, maar je krijgt wel veel meer mensen die langskomen en meer mensen die even langs de standjes gaan die er waren. Bepaalde artikelen zoals fanspullen zullen dan ook beter worden verkocht. Dan had je als organisatie daar de winst uit kunnen halen. Als samenvatting. Ik vind het evenement voor mij zeer geslaagd. Het was lang geleden dat ik zo veel topwedstrijden achter en bij elkaar heb gezien. Maar dat is mijn mening. De toegangsprijs van 5 euro was in principe goed gekozen maar voor waterpolobegrippen misschien toch iets te hoog. Al met al heb ik niet veel last gehad van een gebrek aan marketing. Ik kwam voor de wedstrijden en om te zien hoe deze gasten trainen en spelen en niet om te kijken hoe het evenement was opgezet, laat staan of alles klopte.

57

Individuele opdracht Norbert Hoven Zoek een sportevent binnen je eigen (favoriete) sport. Kijk ernaar als een professional en maak een korte scan/analyse van dit event gericht op: - het concept, het idee - de doelstellingen - het programma - de doelgroepen - de marketing en communicatie Maak een analyse op basis van hetgeen je waarneemt (de feiten) en geef dan een advies op welke punten het event beter/anders zou kunnen met een goede beargumentatie. De individuele opdracht mag niet meer dan 3 a4-tjes zijn. - Het concept, het idee: Naam event: Harry Schulting Games Sport: Atletiek Plaats: Vughtse Sportclub Prins Hendrik Dit jaar werd de jaarlijkse editie van de Harry Schulting Games voor de 5e maal op het programma gezet. Deze werd gehouden op hemelvaartsdag; 17 mei 2007 in Vught. De Harry Schulting Games zijn genoemd naar de atleet die meer dan 25 jaar geleden het Nederlands record op de 400 meter horden neerzette, en die veel voor Prins Hendrik en de 400 meter horden in Nederland betekend heeft: Harry Schulting. - De doelstelling(en): Ze willen jaarlijks een goede wedstrijd neerzetten met een aantrekkelijk programma waar atleten de gelegenheid wordt geboden hun krachten met elkaar te meten. Ze proberen daarbij atleten en publiek een sfeervolle wedstrijd aan te bieden met een gezellige aankleding van de atletiekbaan en het clubhuis en met deskundig commentaar van een veldspeaker. - Het programma: Technische nummers 17.00

hink-stap-springen

vrouwen, mannen en junioren A

18.15 18.30 19.00 19.15

kogelstoten verspringen polsstokhoog discuswerpen

vrouwen, mannen en junioren A vrouwen en meisjes A mannen en jongens A mannen en jongens A

op invitatie op invitatie op invitatie op invitatie

Baannummers 16.30 16.40 17.00 17.10 17.20 17.40

600 meter 1000 meter 300 meter horden 300 meter horden 600 meter 600 meter

pupillen C en mini-pupillen pupillen B en A jongens D, meisjes D en C jongens C meisjes D en C jongens D en C

18.00 18.15 18.30 18.40

100 meter 100 meter 400 meter 400 meter

vrouwen en meisjes A mannen en jongens A vrouwen en meisjes A mannen en jongens A

58

18.50 19.05

400 meter horden 400 meter horden

vrouwen en meisjes A mannen en jongens A

19.20 19.30

400 meter 400 meter


19.40 20.00

800 meter 800 meter


20.20

3000 meter

20.30

3000 meter

vrouwen en meisjes A op invitatie haas 9:15 en 9:45, limiet serie 11:00 mannen en jongens A op invitatie haas 8:00, limiet serie 8:15

20.40 20.55 21.10 21.25

3000 meter 3000 meter 3000 meter 3000 meter

-

-

op invitatie op invitatie

vrouwen, mannen en junioren A vrouwen, mannen en junioren A vrouwen, mannen en junioren A vrouwen, mannen en junioren A

Aangezien het merendeel van de deelnemers op uitnodiging deelnam, had men geen risico dat twee onderdelen gelijktijdig gehouden werden. Dit leverde geen problemen op omdat er maar één onderdeel per persoon werd gedaan. De doelgroepen: De doelgroepen zijn op de eerste plaats de atleten die de wedstrijd lopen, stoten of springen. Er moet echter ook gedacht worden aan het publiek door te zorgen voor zitplaatsen en catering. Op de catering was dan ook niks aan te merken. De kantine verzorgde de hapjes en drankjes. De tribune stond aan de kant van de finish wat bij de meeste atletiekbanen het geval is. Polsstokhoogspringen en verspringen werd ook aan deze kant gehouden en waren daardoor de publiekstrekkers. Aan de andere kant, waar het kogelstoten en het hink-stap-springen werd gehouden. Was geen tribune (geplaatst). Hiervoor was helaas geen ruimte, maar het zorgde logischerwijs wel voor minder publiek aan deze kant van de baan. Marketing & Communicatie: Marketing via het Internet: Op http://www.ph.nl/hsg/ en op www.knau.nl. Gelijktijdig met deze wedstrijd werd in Utrecht ook een wedstrijd georganiseerd. Dat veel bekijks en deelnemers trok. De vraag is of het verstandig is geweest deze wedstrijd op deze datum te houden. Echter omdat het deelnemersveld vooral uit genodigden bestond waren alle onderdelen voldoende bezet en ook het publiek was in voldoende aantal aanwezig in de tribune.

Communicatie naar andere verenigingen in Nederland toe via e-mail. Invitaties werden via email verzonden naar de betreffende atleten. Hier is niks op aan te merken. Inschrijven ging soepel, en de bevestiging van inschrijving werd ruim op tijd verstuurd.

59

Individuele opdracht Merel Peper Zoek een sportevent binnen je eigen (favoriete) sport. Kijk ernaar als een professional en maak een korte scan/analyse van dit event gericht op: - het concept, het idee - de doelstellingen - het programma - de doelgroepen - de marketing en communicatie Maak een analyse op basis van hetgeen je waarneemt (de feiten) en geef dan een advies op welke punten het event beter/anders zou kunnen met een goede beargumentatie. De individuele opdracht mag niet meer dan 3 a4-tjes zijn.

Ik heb gekozen voor ‘Het Internationaal Concours Hippique Eindhoven’ (CHE). -

-

Het concept/idee Naast de hippische topsport in de disciplines springen en dressuur biedt het evenement nog veel meer. Donderdag, hemelvaartsdag, begint met een “Champagne Ontbijt”, waarna Ladies Day van start gaat. Prachtig versierde en gecreëerde hoeden fleuren het terrein van CHE op. Ook de traditionele koetsentocht begint deze ochtend al vroeg met een mooie route door Eindhoven, om uiteindelijk te eindigen in de springpiste waar iedereen de authentieke rijtuigen kan bewonderen. Donderdagavond is voor de eerste keer gereserveerd voor een sportpaardenveiling, Horse Auction Eindhoven. In het dressuurstadion worden toppaarden in dressuur en springen geveild. Hoogtepunten in de hippische topsport zijn onder andere het NK dressuur, de Grote Prijs van Eindhoven en de VDL Groep Derby. Het event vindt plaats van 17 mei 2007 tot 20 mei 2007. Het is de 61e editie. De accommodatie van het event is het terrein rondom de Karpendonkse Plas in Eindhoven. Er worden 85.000 bezoekers verwacht. De doelstellingen Het doel van de organisatoren van dit event is om jaarlijks een goede en sportieve wedstrijd te organiseren. Ze willen het zo aantrekkelijk mogelijk maken door goede en bekende ruiters en amazones mee te laten rijden. Ook willen ze mensen trekken door leuke stands neer te zetten met ruitersportartikelen, mode, kunst en interieurartikelen. Dit jaar is een filmploeg ingehuurd. Hiermee willen ze bereiken dat mensen op internet gaan kijken naar het evenement en geprikkeld worden om volgend jaar zelf te komen.

60

- Het programma SPRINGPISTE Donderdag 25 mei 2006 09.00 uur

Stübben International Amateur Challenge - Table A, 2 fasen over 1m15 & 1m25

12.50 uur

Eindhovens Dagblad Prijs - internationale springrubriek, direct op tijd over 1m35 Showprogramma Koetsenvoorstelling

15.10 uur

Kliniek voor Esthetische Tandheelkunde Eindhoven Prijs Internationale springrubriek, in 2 fasen over 1m50 Kwalificatie voor de Grote Prijs van Eindhoven

17.30 uur

Infomotive Prijs - internationale springrubriek, op tijd over 1m40 Kwalificatie voor de VDL Groep Derby

Extra:

Ladies Day met een ”Champagne ontbijt” Koetsentocht

Vrijdag 26 mei 2006 09.00 uur

Plospan Prijs - Internationale springrubriek, direct op tijd over 1m35

10.50 uur

Stübben International Amateur Challenge-Table A, op tijd over 1m15 & 1m25

14.15 uur

Hoefslag Prijs - internationale springrubriek, met barrage over 1m40, Kwalificatie voor de VDL Groep Derby

17.00 uur

De Lubbers Groep Prijs Internationale springrubriek, met barrage over 1m50 Kwalificatie voor de Grote Prijs van Eindhoven

Zaterdag 27 mei 2006 09.00 uur

Stübben International Amateur Challenge–Table A met barrage over 1m15 & 1m25

13.00 uur

Van Grunsven Groep Prijs - internationale springrubriek, 2 fasen over 1m35 Oldtimerpresentatie aangeboden door Royaal FM

15.15 uur

Grote Prijs van Eindhoven - internationale springrubriek, met barrage over 1m50

Extra:

Royaal FM Oldtimerrit

Zondag 28 mei 2006 08.30 uur

Hoefslag Prijs -springrubriek voor Pony’s met barrage

10.00 uur

Park Plaza Hotels & Resorts Prijs - internationale springrubriek, 2 fasen over 1m35

12.00 uur

Van Gansewinkel Prijs - internationale springrubriek,2 fasen over 1m40

15.00 uur

VDL Groep Derby - de enige officiële Derby van Nederland

Tuigpaardenshow – aangeboden door Park Plaza Hotels & Resorts

61

DRESSUURSTADION Woensdag 24 mei 2006 09.00 - 11.20 uur

Karpendonkse Hoeve Prijs- ZZ-Licht - 1e onderdeel ZZ Licht

12.00 - 14.15 uur

1e onderdeel ZZ Zwaar

15.00 - 18.00 uur

Prix St. George - 1e onderdeel Lichte Tour

Donderdag 25 mei 2006 09.00 - 11.45 uur

BMC Prijs -Landenproef Junioren -1e onderdeel Junioren

12.30 - 15.30 uur

Landenproef Young Riders 1e onderdeel Young Riders

16.15 - 20.15 uur

Grand Prix de dressage -1e onderdeel Senioren

Vrijdag 26 mei 2006 09.30 - 11.00 uur

BMC Prijs - Individuele proef Junioren - 2e onderdeel Junioren

11.45 - 13.30 uur

Individuele proef Young Riders - 2e onderdeel Young Riders

14.15 - 15.15 uur

Karpendonkse Hoeve Prijs- 2e onderdeel ZZ Licht

15.30 - 16.30 uur

2e onderdeel ZZ Zwaar

17.45 - 20.30 uur

Grand Prix Spécial - 2e onderdeel Senioren

Zaterdag 27 mei 2006 11.30 - 13.10 uur

Kür op Muziek Lichte Tour - 2e onderdeel Lichte Tour

14.00 - 15.00 uur

BMC Prijs - Kür op Muziek Junioren - 3e onderdeel Junioren

16.00 - 17.00 uur

Kür op Muziek Young Riders - 3e onderdeel Young Riders

18.00 - 19.50 uur

Kür op Muziek Grand Prix - 3e onderdeel Senioren

-

De doelgroepen Paardenliefhebbers. Het is een hippisch evenement dus paardenliefhebbers staan centraal. Ook is het leuk voor bezoekers die minder met paarden hebben. In het promodorp staan stands met leuke kleding, sieraden, kunst en interieurartikelen. - De marketing en communicatie Product Een hippisch event. Sportieve dagen met hoogtepunten als het Nederlandse kampioenschap, de Grote Prijs van Eindhoven en de VDL Groep Derby. Naast de hippische topsport biedt het event nog veel meer. Zoals een champagneontbijt, ladies day, koetsentocht en sportpaardenveiling. Prijs De toegang is gratis, behalve bij de kür op muziek op zaterdag 19 mei. Voor een plaats op de dressuurtribune betaal je die dag €12,50 voor een kaartje. De opbrengst van de kaartverkoop komt ten goede van Brooke Hospital for Animals. Plaats De accommodatie van het event is het terrein rondom de Karpendonkse Plas in Eindhoven. De dressuur wordt verreden in het dressuurstadion met daaromheen tribunes en VIP plaatsen. Er wordt gesprongen in de grote springpiste. Ook daaromheen staan tribunes en veel VIP plaatsen. In het midden is het Promodorp. In de gezellige outdoor standjes en de chique aangeklede promenadetent worden ruim variërende producten gepresenteerd. Hier zijn niet alleen ruitersportartikelen te vinden maar ook mode, kunst en interieurartikelen. De verschillende eet- en drink gelegenheden maken het dorp tot een gezellig geheel, waarom het bekend staat.

62

Promotie Al weken voor het event begint, begint de organisatie met het promoten van het event. De doelgroep van dit event zijn paardenliefhebbers. In alle hippische bladen worden advertenties geplaatst met het programma van dit event. Ook ‘Omroep Eindhoven’ promoot dit event, zodat mensen uit de buurt weten dat er een leuk event aankomt. Er wordt op verschillende manieren gecommuniceerd tijdens dit event. Zowel intern als extern. Voorbeelden interne communicatie: - Communicatie tussen medewerkers onderling Met walkietalkies communiceren de medewerkers onderling. - Communicatie tussen de organisatoren en de gasten Gaat via medewerkers. Voorbeeld externe communicatie - Communicatie van sponsors Er zijn verschillende manieren om te sponsoren. 1. Naamgeving aan een rubriek. 2. Reclameborden 3. Plaatsing van een hindernis met logo 4. Standruimte in het promodorp - Communicatie met de pers Tijdens het evenement is er een volledig ingericht perscentrum met alle technische faciliteiten, zoals telefoon, fax en ADSL aansluitingen. Het perscentrum bevindt zich op een goede locatie tussen het dressuurstadion en de springpiste in.

63

Individuele opdracht Shelley de Groot Zoek een sportevent binnen je eigen (favoriete) sport. Kijk ernaar als een professional en maak een korte scan/analyse van dit event gericht op: - het concept, het idee - de doelstellingen - het programma - de doelgroepen - de marketing en communicatie Maak een analyse op basis van hetgeen je waarneemt (de feiten) en geef dan een advies op welke punten het event beter/anders zou kunnen met een goede beargumentatie. De individuele opdracht mag niet meer dan 3 a4-tjes zijn. “Rie Bonsen Toernooi”

-

-

Het idee Dit jaar wordt voor het eerst het Rie Bonsen Toernooi georganiseerd door handbalverenging VOC in Amsterdam. Dit is een jeugdhandbaltoernooi voor talenten, dat ieder jaar op hemelvaartsdag door ‘De Volewijckers’ werd georganiseerd. Nu ‘De Volewijckers’ en OriënTo samen de fusieclub VOC vormen is besloten het jeugdtoernooi, dat altijd op hemelvaartsdag werd georganiseerd met voorheen de naam van de grootste sponsor, te noemen naar Rie Bonsen. De naam is een eerbetoon aan de clubvrouw die zich al tientallen jaren in zette voor ‘De Volewijckers’ en nu ook voor VOC. De doelstelling Op het toernooi wordt gespeeld door de tophandbalteams (jeugd) van Nederland. Dit jaar spelen er meerdere teams mee die ook op het Nederlands kampioenschap zaalhandbal hebben gespeeld. Er zullen veel talentvolle speelsters te zien zijn, wat spannende wedstrijden op zal leveren. Het is voor VOC een gelegenheid om te kijken hoe het niveau van de eigen jeugdteams is in vergelijking tot de andere top-jeugdhandbalteams van Nederland. VOC hoopt op een sportieve, blessurevrije en gezellige (top)handbaldag.

64

-

Het programma

Wedstrijdprogramma ‘Rie Bonsen Toernooi’ 17 mei 2007 9.30 uur: Start wedstrijden B-jeugd. Begintijd 09.30 09.58 10.26 10.54 11.22 11.50 12.18 12.46 13.14

Eindtijd 09.55 10.23 10.51 11.19 11.47 12.15 12.43 13.11 13.39

SEW Gibo Groep Kwiek vd Voort Quintus VOC vd Voort Quintus SEW VOC E&O Gibo Groep Kwiek

VOC E&O SEW Gibo Groep Kwiek E&O Gibo Groep Kwiek vd Voort Quintus SEW vd Voort Quintus

13.42

14.07

E&O

VOC

12.00 - 14.00 uur: De B-jeugd speelsters kunnen eten. 14.15 uur: Prijsuitreiking B-jeugd. - Klassement - beste B-jeugd speelster van het toernooi - beste B-jeugd keepster van het toernooi 14.00 uur: Start wedstrijden A-jeugd Begintijd 14.10 14.38 15.06 15.34 16.02 16.30 16.58 17.26 17.54 18.22

Eindtijd 14.35 15.03 15.31 15.59 16.27 16.55 17.23 17.51 18.19 18.47

SEW Plus Severijn Heeten vd Voort Quintus VOC vd Voort Quintus SEW VOC Hellas Plus Severijn Heeten Hellas

VOC Hellas SEW Plus Severijn Heeten Hellas Plus Severijn Heeten vd Voort Quintus SEW vd Voort Quintus VOC

17.00 - 19.00 uur: De A-jeugd speelsters kunnen eten. 19.00 uur: Prijsuitreiking A-jeugd. - Klassement - beste A-jeugd speelster van het toernooi - beste A-jeugd keepster van het toernooi - talentvolste jeugdspeelster van het seizoen 2006-2007 van VOC Voor het toernooi is geen draaiboek opgesteld. Het is een kleinschalig evenement, dat al jaren georganiseerd wordt. Door eerder opgedane ervaring vindt de organisatie binnen de vereniging het niet nodig om een draaiboek op te stellen.

65

-

De doelgroepen Dit toernooi wordt georganiseerd voor de A- en B-jeugdspeelsters van de verschillende verenigingen. Zij beleven plezier aan het meedoen aan het toernooi, de onderlinge contacten en de drive om te winnen (Uit eigen ervaring weet ik dat het een goed toernooi is waar ik veel plezier aan heb beleefd.). De trainers/coaches van de verenigingen zijn een andere doelgroep. Zij kunnen naar aanleiding van het toernooi bepalen hoe het met het handbalniveau bij de vereniging gesteld is en of zij nog harder of anders moeten gaan trainen. Het vergelijken van verschillende speltechnieken gebeurt ook op het toernooi. Een derde doelgroep zijn de toeschouwers. Er komen veel handballiefhebbers op het toernooi af. Doordat er jeugdhandbal gespeeld wordt op hoog niveau is het aanschouwen van de wedstrijden altijd plezierig.

-

De marketing en Communicatie Sponsors Het zoeken van sponsors is voor een Amsterdamse handbalclub niet gemakkelijk. Er zijn veel sportclubs in de stad en maar weinig bedrijven hebben wat met handbal. Handbal is niet echt een aansprekende sport en zorgt daarom voor weinig publiciteit Voor het toernooi dat ieder jaar op hemelvaartsdag georganiseerd wordt is er een aantal sponsors dat ieder jaar weer een bedrag beschikbaar stelt. Maar er moeten altijd meer sponsors gevonden worden. De sponsors krijgen in het programmaboekje een advertentie. Sponsors die gewoonlijk VOC al financieel steunen, hebben een eigen reclamebord in de hal. Media In de week voorafgaande aan het ‘Rie Bonsen Toernooi’ zijn er in regionale kranten teksten verschenen over het toernooi. Hierbij krijgt natuurlijk de nieuwe naamgeving vooral de aandacht, maar gehoopt wordt dat zo ook het toernooi onder de aandacht van de regionale bewoners komt zodat die weer af komen op het handbaltoernooi. Na het toernooi zal er ook in de regionale kranten verslag worden gedaan van het verloop van het toernooi. Een hoogaangeschreven toernooi Het Hemelvaartstoernooi dat in voorgaande jaren door ‘De Volewijckers’ werd georganiseerd staat bij de tophandbalclubs goed aangeschreven. Dit komt vooral omdat het handbalniveau hier erg hoog ligt. In de afgelopen 4/5 jaar is ook het Youth Oranje team aanwezig geweest, wat een goede reclame is voor het toernooi. -

Analyse Het programma: Doordat het wedstrijdprogramma zeer strikt is en de wedstrijden elkaar snel opvolgen is de kans aanwezig dat de wedstrijden niet volgens schema verlopen. Handbal is een zeer blessuregevoelige sport. Het komt dus geregeld voor dat er tijdens de wedstrijd medische verzorging nodig is. Hierdoor lopen wedstrijden uit en verloopt de dag soms niet volgens schema. Dit zou voorkomen kunnen worden door een pauze tussen 3 of 4 wedstrijden in te lassen die de uitloop van voorgaande wedstrijden op zou kunnen vangen. Het inlassen van pauzes heeft echter ook een nadeel, de toernooidag duurt met name voor de vrijwilligers heel lang en clubs kunnen pas laat weer richting huis. Het draaiboek: Zoals al is gezegd is er voor het toernooi geen draaiboek opgesteld. Dit zou voor de organisatie wel handig kunnen zijn, maar omdat er al veel ervaring is opgedaan vindt de organisatie dit niet hoofdnoodzakelijk. Voor een goede organisatie is echter wel een draaiboek nodig. Het uitnodigen van clubs neemt vooraf veel tijd in beslag. Dit moet al ver 66

van te voren gebeuren omdat er op hemelvaartsdag veel toernooien georganiseerd worden, en de vereniging alleen topclubs op het toernooi wil laten spelen. Een paar weken van tevoren moeten er prijzen besteld en gegraveerd worden. Ook over de catering moet worden nagedacht waarna er bestellingen worden geplaatst. Voorbeeld draaiboek: December 2006: Vaststellen taken, Taakverdeling maken supervisor aanwijzen Uitnodigen verenigingen, scheidsrechters, fysiotherapeut, vrijwilligers, Sponsors werven, en administratieve afhandeling daarvan Rond 26 april 2007 Bestellen prijsbekers, en laten graveren Opstellen programmaboekje, en banners en bestelling plaatsen bij de drukker Rond 10 mei Maken bordjes verenigingen voor op de kleedkamerdeuren, Opstellen + drukken scoreformulier beste speelster/keepster Bestellingenlijst voedsel Inkopen voedsel, Drukken consumptie bonnen Boeket scheidsrechters regelen (als bedankje) Regelen muziek Regelen klaarzetten van reclameborden, tafels, stoelen. 15 mei 2007 Ophalen drukwerk en bekers 16 mei 2007 Ophalen/laten leveren consumpties 17 mei 2007 8.30 uur: Ontvangst eerste B-jeugd teams 8.30- 9.15 uur: Neerzetten tijdwaarnemingtafel, stoelen speelsters en begeleiding, reclame borden sponsoren 8.30- 9.30 uur: Ontvangst scheidsrechters 9.30- 11.00 uur: Briefing voor trainer/coach verschillende verenigingen en vrijwilligers over het jureren voor beste speelster/keepster van het toernooi. 11.30 uur: Voorbereiding eten B-jeugdspeelsters en begeleiding door vrijwilligers 12.00- 14.00 uur: Verzorgen eten B-jeugdspeelsters en begeleiding 14.15- 14.30 uur: Prijsuitreiking B-jeugd door voorzitter 12.00- 19.00 uur: Verzorgen eten scheidsrechters en vrijwilligers door vrijwilligers 17.00- 19.00 uur: Verzorgen eten A-jeugdspeelsters en begeleiding door vrijwilligers 19.00 uur: Prijsuitreiking A-jeugd door voorzitter 19.15 uur: Opruimen tijdwaarnemingtafel, stoelen speelsters en begeleiding, reclame borden sponsoren. Programma boekje: Voor de bezoekers is bij binnenkomst een programma boekje beschikbaar. Deze boekjes ogen niet professioneel. Het programmaboekje bevat slecht drukwerk, sommige advertenties zijn niet leesbaar. Het geheel is in zwart-wit uitgevoerd en er zit minimaal één typfout (Hemelvaarstdag) in. Op zich oogt het programmaboekje nu heel goedkoop, voor een topclub als VOC vind ik dat eigenlijk niet kunnen. Probleem is dat er sprake is van een kleine oplage van 125 stuks, dat het blaadje in eigen beheer wordt gemaakt en gedrukt. Mooier drukwerk brengt veel te hoge kosten met zich mee. Nazorg Het eerste gedeelte van de nazorg gebeurt direct na het toernooi. Tijdens de prijsuitreiking van de A-jeugd worden scheidsrechters, vrijwilligers en sponsors bedankt voor hun inzet bij het mogelijk maken van het toernooi. In de week die volgt kan er worden nagegaan of er een goede schatting is gemaakt wat betreft het aantal consumpties. Er wordt een lijst gemaakt van het aantal aanwezigen (die van de consumpties gebruik maken: speelsters, begeleiding, vrijwilligers en scheidsrechters), hoeveel er is ingekocht en hoeveel er is genuttigd. Deze lijst kan in volgende jaren als 67

naslagwerk worden gebruikt, zo wordt er bijvoorbeeld niet weer te veel melk ingekocht en te weinig appelsap. Deze lijst is vooral handig als er een nieuwe organisatie te werk gaat, zij hoeven hier dan niet opnieuw berekeningen van te maken. Ook moet er een lijst van scheidsrechters komen die dat jaar (en eventueel voorgaande jaren) actief is geweest op het toernooi. Zij kunnen volgende jaren dan weer makkelijk benaderd worden. Er moet een rapport worden opgesteld met hoe het toernooi is verlopen. Wat ging er fout? Hoe kan dit voortaan worden voorkomen? Wat ging er juist goed? Dit moet volgende keer weer worden gedaan.

68

Individuele opdracht Thijs Houwing Zoek een sportevent binnen je eigen (favoriete) sport. Kijk ernaar als een professional en maak een korte scan/analyse van dit event gericht op: - het concept, het idee - de doelstellingen - het programma - de doelgroepen - de marketing en communicatie Maak een analyse op basis van hetgeen je waarneemt (de feiten) en geef dan een advies op welke punten het event beter/anders zou kunnen met een goede beargumentatie. De individuele opdracht mag niet meer dan 3 a4-tjes zijn. Voor mijn individuele opdracht heb ik gekozen voor de bekerwedstrijd Kozakkeboys-PSV. Deze wedstrijd is op woensdag 20 september gespeeld om de 2de ronde van de KNVB beker. Op het complex is het bestuur van Kozakkeboys verantwoordelijk voor het reilen en zeilen betreffende deze wedstrijd. - Concept/idee Doordat het 1ste team van Kozakkenboys de 1ste ronde van de KNVB beker heeft gehaald werden ze gelood tegen PSV. Dit was voor de club een mooie tegenstander wat veel aandacht trok. Het idee van Kozakkenboys voor deze wedstrijd is om een onvergetelijke dag zonder onregelmatigheden te organiseren voor de club, toeschouwers, spelers, sponsors. Voor de voorbereiding van dit event hebben ze 3 rapporten geschreven. Een draaiboek, intern en besprekings rapport. Van te voren zijn er diverse besprekingen geweest tussen bestuursleden en derden over deze wedstrijd. Deze derden waren: • PSV • Stadionbegeleider • Politie Eindhoven • Politie verantwoordelijk district • Brandweer werkendam • Gemeente bestuur werkendam • Vertegenwoordigers van Talpa • Catering bedrijf ‘Waterman’ • KNVB Uit deze besprekingen kwamen ideeën en werden uiteindelijk besluiten genomen voor dit event. Voorbeelden daarvan waren: • Om ervoor te zorgen dat iedereen (4500 mensen) de wedstrijd kan volgen heeft Kozakkenboys aan 1 lange zijde van het veld een tribune gebouwd. Kozakkenboys hebben aan de andere lange zijde al een tribune. • Eet/drink tentjes voor supporters. Dit werd verzorgd door het catering bedrijf ‘De Waterman’. Natuurlijk konden de toeschouwers ook wat drinken/eten in de kantine. • Een politie/EHBO post. • Een kleedkamer werd omgebouwd in een perskamer voor Talpa. Hier werd de persconferentie gehouden en interviews met spelers of trainers. • Voor de sponsoren van Kozakkenboys en PSV was er voor de wedstrijd een etentje georganiseerd in het restaurant ‘De Waterman’. Daarna werden ze met bussen

69

•

vervoerd naar de wedstrijd. Daar konden de sponsoren op de hoofdtribune de wedstrijd kijken. Bij het complex van Kozakkenboys is er een tent geplaatst voor de sponsoren van Kozakkenboys en PSV. Het eten en drinken zijn geregeld door ‘De Waterman’.

Dit werd beschreven in het bespreking rapport en verder uitgewerkt in het draaiboek en uiteindelijk uitgevoerd. Het interne rapport is voor de mensen binnen de club bijv. bestuur, sponsorcommissie, supportersvereniging. Hier werd beschreven wat er intern allemaal moet gebeuren. Het draaiboek is een soort checklist of stappen plan dat uitgevoerd moet worden. Hier geef ik wat voorbeelden wat er in het draaiboek staat en waar aan gedacht werd: • Beveiliging voor/na en tijdens wedstrijd. Er werden 2 reguliere politie mensen en 3 verkeers politie mensen ingezet. Daarnaast kwam er ook nog politie uit Eindhoven mee. Er waren in totaal 26 stewards aanwezig. Waarvan 11 van PSV en 15 van Kozakkenboys. • Fouillering gebeuren voor de wedstrijd selectief • Melding wedstrijd bij burgemeester en wethouders was schriftelijk op 07-09-2006 verteld. Er waren geen eventuele bijzondere bepalingen vanuit burgemeester en wethouders. •

Regelementen KNVB moesten worden toegepast. En de ordemaatregelen.

•

Kaartverkoop thuis/uit spelende ploeg was op 09-09-2006. Er waren 4500 kaarten beschikbaar incl. zit tribune. Er waren 400 kaarten aan PSV gegeven. Tijdens de wedstrijd kon je ook kaarten kopen bij de kassa’s. Deze was open om 18:00 uur en dicht om 20:15 uur.

•

Voor het Vervoer van de toeschouwers was er door de gemeente Werkendam extra parkeerplaatsen gemaakt. Toeschouwers van de uitspelende ploeg kwamen met 50 auto’s en werden verwacht vanaf 19:00 uur

-

Doelstellingen De doelstellingen van Kozakkenboys waren. • Ze wilde alle kaartjes verkopen en er waren 4500 kaartjes beschikbaar. • Een event zonder onregelmatigheden • Een x bedrag aan winst ( de winst wilden ze mij niet vertellen, maar hadden de doelstelling wel gehaald) Ze hebben mij verteld dat alle doelstelling gehaald waren. Er waren zelfs geen onregelmatigheden bij deze wedstrijd en dat gebeurt over het algemeen niet vaak. Dit was voor Kozakkenboys een geslaagde event.

70

- Programma Datum Tijd 20-9-2006 17:00

Activiteit Sponsors etentje Complex open toeschouwers Kantine open Eet/drink tentjes open

Plaats Restaurant 'De Waterman' voor

20-9-2006

17:30

20-9-2006

20:00

Aanvang wedstrijd

Complex 'De Zwaaier'

20-9-2006

21:45

Einde wedstrijd


20-9-2006

22:30

Eet/drink tentjes dicht


20-9-2006

23:00

Kantine wordt gesloten Complex wordt gesloten


-

-


Doelgroepen De doelgroepen in grote lijnen van deze wedstrijd waren de supporters van Kozakkenboys en PSV en sponsoren van Kozakkenboys en PSV. De supporters zijn in grote lijnen jongens/mannen in de leeftijd van 15 t/m 45 jaar. Dit zijn trouwe fans van hun club. De sponsoren zijn in grote lijnen mannen in de leeftijd van 30 t/m 60 jaar. Dit zijn mensen die een warm hard hebben voor de betreffende club maar niet zo trouw zijn als de fans. De fans zien deze wedstrijd voor hun plezier terwijl bij de sponsoren ook een zakelijke kant aan zit. Er gingen 400 kaarten naar de supporters en sponsoren van PSV. De rest werd verkocht aan de Kozakkenboys supporters en sponsoren. Marketing en Communicatie Toen de tegenstander (PSV) van Kozakkenboys in de bekercompetitie bekend was en de datum van de wedstrijd ook was het niet moeilijk voor Kozakkenboys om toeschouwers aan te trekken. Veel mensen in de regio wil PSV wel eens zien en daarnaast heeft Kozakkenboys een trouwe en grote achterban. Maar Kozakkenboys heeft voor de zekerheid een aantal artikelen geplaatst in het Brabantse Dagblad en posters geplaatst in de regio Werkendam om toeschouwers aan te trekken voor deze wedstrijd. Daarnaast hebben ze deze wedstrijd gebruikt om bedrijven uit te nodigen en die over te halen om sponsor van Kozakkenboys te worden. Dit werd goed van te voren intern overlegd. Elke week op maandag, woensdag en vrijdag waren er besprekingen over wat er was uitgevoerd en wat nog gedaan moest worden. Dit werd weer beschreven in de 3 rapporten.

Ik denk dat Kozakkenboys dit event professioneel heeft georganiseerd. Alle onderdelen voor deze wedstrijd worden besproken en beschreven. Daarnaast vond ik het zelf ook een geslaagde dag (ik speelde de wedstrijd tegen PSV. De uitslag was 0-2)

71

Concept landelijk business event

Recommend Documents