Compad Store Automation

Compad Store Automation – Iban / Sepa

Compad Store Automation Iban / Serpa

Document beheer Versie 1.0 1.1

Datum 1 november 2012 23 April 2013

Status Definitief Definitief

Auteur(s) Carol Esmeijer Carol Esmeijer

Opmerking Iban conversie toegevoegd.

Inleiding U zult het ongetwijfeld al hebben gehoord via uw bank of via de media, maar het betalingsverkeer in Europa wordt de komende jaren gewijzigd. Al vele jaren hebben de banken in Europa gewerkt aan een nieuw betalingssysteem om internationale betalingen sneller en goedkoper te laten verlopen. Deze nieuwe betaalvorm wordt Sepra genoemd. Een van deze wijzigingen houdt in dat het bankrekeningnummer van iedere rekeninghouder in Europa gaat veranderen. Het bankrekening wordt een Iban-nummer. In dit document leest u welke gevolgen deze wijziging hebben in Compad Store Automation. Het nieuwe betaalmethode wordt gefaseerd ingevoerd. In 2013 adviseren de gezamenlijke banken om uw drukwerk aan te passen en op uw drukwerk het bankrekening te vervangen door uw nieuwe Iban nummer. Uw Iban nummer staat al enkele jaren op uw bankafschrift vermeld. Vanaf februari 2014 kunt u uitsluitend nog betalen en geld ontvangen via het Iban nummer. Meer over Iban kijk ook op www.overopiban.nl

Begrippen Voordat wij van start gaan met de wijzigingen in Compad Store Automation en hoe u de wijzigingen kunt doorvoeren, even de begrippen lijst die worden gebruikt: Begrip Bic / Shift code

Iban nummer Serpa

Compad Store Automation - Iban Document versie : 1.1 Document datum : 23 April 2013

Omschrijving Een code die u nodig heeft voor het geven van internationale betaalopdrachten. De Bic/shift code is eigenlijk de code van uw bank. Uw nieuwe bankrekening. In de Iban code kunt u uw oude bankrekening herkennen. Het nieuwe Europese betaalsysteem wat betalingen binnen Europa sneller en betaalbaarder moet maken


Iban nummer en Bic code op uw facturen Op dit moment is het al mogelijk om in de Compad Store Automation uw Iban nummer (en de Bic code) vast te leggen en af te drukken. U kunt net als in de voorgaande versies twee bankrekeningen vastleggen, dat wil dus ook zeggen dat u twee Iban nummers kunt vastleggen. U kunt uw Iban en Bic code vastleggen middels de volgende procedure: 1. 2. 3. 4. 5.

Ga in Compad Store Automation naar Extra | Optie Klik op de opdrachtknop Bedrijfsgegevens Klik op de rubriek Bankgegevens Geef uw Iban/Bic nummer op Klik op de opdrachtknop Ok

Layout wijzigen inzake eigen Bankgegevens Indien u gebruik maakt van standaard layouts voor uw facturen en leverbonnen, dan worden de nieuwe uw nieuwe bankgegevens automatisch afgedrukt. Maakt u gebruik van een eigen layout, dan dient u de layout aan te passen. Op onze website staan instructie films waarin uitgelegd wordt hoe u de layout kunt aanpassen. U kunt de layouts aanpassen in de ontwerpstudio. Deze kunt u activeren door het volgen van de onderstaande procedure: 1. 2. 3. 4. 5.

Ga naar Bestand | Rapport Layout Manager Selecteer met de keuzelijst Rapportgroep de optie Verkoopfacturen Selecteer de layout die u wilt aanpassen en klik op de opdrachtknop Wijzigen Klik op de opdrachtknop Ontwerpstudio om de ontwerpstudio te starten Op de plek waar uw bankgegevens wordt afgedrukt staat doorgaans een blok(object). Dubbelklik op dit blok om het venster Paragraaf eigenschappen te activeren


Compad Store Automation – Iban / Sepa 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30.

Selecteer de paragraaf met uw bankrekening Klik op de opdrachtknop Kopiëren Klik nu tweemaal op de opdrachtknop Plakken De regel met uw bankrekening staat nu driemaal onder elkaar Dubbelklik op de tweede regel met uw bankrekening Vervang het veld OTHER.Company_Bankaccount door OTHER.Company_BankaccountIban op twee plaatsen in de formule Vervang de tekst “Bankrekening : “ door “Iban nummer : “ Klik op de opdrachtknop Ok Dubbelklik op de derde regel met uw bankrekening Vervang het veld OTHER.Company_Bankaccount door OTHER.Company_BankaccountBic op twee plaatsen in de formule Vervang de tekst “Bankrekening : “ door “Bic code : “ Klik op de opdrachtknop Ok Selecteer de regel met de giro rekening Klik op de opdrachtknop Kopiëren Druk nu weer tweemaal op de opdrachtknop Plakken Dubbelklik op de tweede regel met uw bankrekening Vervang het veld OTHER.Company_GiroAccount door OTHER.Company_GiroAccountIban op twee plaatsen in de formule Vervang de tekst “Bankrekening : “ door “Iban nummer : “ Klik op de opdrachtknop Ok Dubbelklik op de derde regel met uw bankrekening Vervang het veld OTHER.Company_GiroAccount door OTHER.Company_GiroAccountBic op twee plaatsen in de formule Vervang de tekst “Bankrekening : “ door “Bic code : “ Klik op de opdrachtknop Ok Klik op de menu optie Bestand | Afsluiten Herhaal deze procedure voor uw andere factuurlayouts en eventueel ook voor uw leverbonnen.

In de onderstaande tabel staat de betekenis van de velden Begrip OTHER.Company_Bankaccount OTHER.Company_BankaccountIban OTHER.Company_BankaccountBic OTHER.Company_Giroaccount OTHER.Company_GiroaccountIban OTHER.Company_GiroaccountBic

Omschrijving Uw huidige bankrekening nummer Uw nieuwe bankrekening nummer De bic code van uw bank Uw huidige giro rekening nummer Uw nieuwe bankgiro rekening nummer De bic code van uw giro bank

Uit de bovenstaande tabel blijkt dat u dus twee bankrekeningen in Compad Store Automation kunt vastleggen. Ondanks het feit dat de term girorekening verouderd is, omdat de giro rekening (voorheen postbank) is overgenomen door de Ing Bank zijn ook girorekeningen verdwenen. Maar u deze giro rekening wel gebruiken voor het vermelden van uw twee bankrekening. Compad Store Automation - Iban Document versie : 1.1 Document datum : 23 April 2013

Compad Store Automation – Iban / Sepa Een veel gebruikte formule is de onderstaande formule: Cond(Atrim$( OTHER.Company_BankAccountIban) <> '',"Iban nummer : "+ OTHER.Company_BankAccountIban,'') Met het eerste deel van de formule Cond(Atrim$( OTHER.Company_BankAccountIban) <> '' wordt vastgesteld of er een Ibannummer is vastgelegd. Als deze is vastgelegd, dan wordt de tekst Iban nummer : gevolgd door het Ibannummer afgedrukt. Is er geen Ibannummer vastgelegd, dan wordt de tekst Iban nummer : ook niet afgedrukt.

Layout wijzigen inzake betalingscondities Naast uw eigen bankgegevens worden er ook bankgegevens van uw afnemers in de betalingscondities vermeld. Maakt u gebruik van de standaard layouts voor uw facturen en leverbonnen, dan worden de nieuwe bankgegevens van uw klanten automatisch afgedrukt. Maakt u gebruik van een eigen layout, dan dient u de layout aan te passen. Op onze website staan instructie films waarin uitgelegd wordt hoe u de layout kunt aanpassen. U kunt de layouts aanpassen in de ontwerpstudio. Deze kunt u activeren door het volgen van de onderstaande procedure: 1. 2. 3. 4. 5.

Ga naar Bestand | Rapport Layout Manager Selecteer met de keuzelijst Rapportgroep de optie Verkoopfacturen Selecteer de layout die u wilt aanpassen en klik op de opdrachtknop Wijzigen Klik op de opdrachtknop Ontwerpstudio om de ontwerpstudio te starten Kies voor de menu optie Project | Gebruikersvariabelen

6. Selecteer in de lijst van gebruikersvariabele de optie @Betalingscondities 7. Klik op de opdrachtknop Bewerken



8. Vervang het woord KMS_DEBT.BankAccount in de huidige formule voor de betalingsconditie in KMS_DEBT.IbanBankAccount. Hierdoor is de nieuwe formule: Cond(FAC_Header.Incasso=0,"Wij verzoeken u het totaalbedrag voor "+ Date$(FAC_Header.Vervaldatum, "%d %M %y")+ " te voldoen op onze bankrekening","Het totaalbedrag wordt omstreeks " + Date$(FAC_Header.Vervaldatum,"%d. %M %y")+" van u bankrekening "+KMS_DEBT.IbanBankAccount+" afgeschreven door middel van automatisch incasso") 9. Klik op de opdrachtknop Ok om de nieuwe formule op te slaan 10. Klik in het venster Gebruikersvariabele bewerken op de opdrachtknop Ok. 11. Kies voor de menu optie Bestand | Afsluiten om de ontwerpstudio af te sluiten.


Compad Store Automation – Iban / Sepa In de onderstaande tabel staat de betekenis van enkele velden uit de klantentabel Begrip KMS_DEBT.BankAccount KMS_DEBT.IbanBankAccount KMS_DEBT.BICCode FAC_Header.Incasso FAC_Header.Vervaldatum OTHER.Company_Bankaccount OTHER.Company_BankaccountIban OTHER.Company_BankaccountBic OTHER.Company_Giroaccount OTHER.Company_GiroaccountIban OTHER.Company_GiroaccountBic OTHER.Company_GiroaccountBic

Omschrijving Huidige bankrekening nummer van de klant Uw nieuwe bankrekening nummer van de klant De bic code van de klant Automatische incasso factuur Vervaldatum van de factuur Uw huidige bankrekening nummer Uw nieuwe bankrekening nummer De bic code van uw bank Uw huidige giro rekening nummer Uw nieuwe bankgiro rekening nummer De bic code van uw giro bank De bic code van uw giro bank

Een alternatief voor de nieuwe formule zoals is weergegeven in stap 8 is : Cond(FAC_Header.Incasso=0,"Wij verzoeken u het totaalbedrag voor "+ Date$(FAC_Header.Vervaldatum, "%d %M %y")+ " te voldoen op onze bankrekening","Het totaalbedrag wordt omstreeks " + Date$(FAC_Header.Vervaldatum,"%d. %M %y")+" van u bankrekening "+cond(atrim$(KMS_DEBT.IbanBankAccount) <> '' , KMS_DEBT.IbanBankAccount, KMS_DEBT.BankAccount)+" afgeschreven door middel van automatisch incasso") De bovenstaande formule zal als het Ibanbankrekeningnummer bekend is deze gebruiken boven het oude bankrekeningnummer. Deze formule is niet nodig als u alle oude bankrekeningnummers heeft overgezet naar het nieuwe Iban nummer.

Converteren bestaande bankrekeningnummers Naast uw eigen bankrekening, heeft u bij uw afnemers en toeleveranciers ook wellicht het bankrekening nummer vastgelegd voor bijvoorbeeld automatische incasso’s of voor de betaling van uw leveranciers. Compad Store Automation beschikt over een conversie functie waarmee u op eenvoudige wijze de bankrekeningnummers van uw bedrijf en/of klanten in enkele stappen kunt converteren. De conversie is een soort van tweetraps conversie waarbij:  

In de eerste fase de bankgegevens geëxporteerd dienen te worden. De geëxporteerde gegevens worden aangeboden aan de websites www.ibanbicservice.nl Na de conversie van de bankrekeningnummers naar het nieuwe Iban/bic code wordt deze gedownload van www.ibanbicservice.nl en geïmporteerd in de software.

Fase 1 – Exporteren csv bestand In de eerste fase worden alle bankrekening verzameld en geëxporteerd naar een csv bestand. Dit csvbestand kunt u vervolgens beschikbaar stellen aan de website www.ibanbicservice.nl. Omdit te realiseren volgt u de volgende stappen: Compad Store Automation - Iban Document versie : 1.1 Document datum : 23 April 2013

Compad Store Automation – Iban / Sepa 1. Ga in Compad Store Automation naar Bestand | Iban conversie 2. Wanneer u de conversie voor het eerst start wordt u uitgelegd dat u in een drie stap stappen de bankrekeningen kunt laten converteren naar Iban nummers.

3. Klik op de opdrachtknop Volgende om de conversie wizard te starten. De alle bankrekeningnummers worden nu door de software verzameld en geëxporteerd naar een csv bestand.

4. Nadat gegevens zijn geëxporteerd kunt u de bestandsnaam van het export bestand aflezen. U dient dit bestand beschikbaar te stellen aan www.ibanbicservice.nl Compad Store Automation - Iban Document versie : 1.1 Document datum : 23 April 2013

Compad Store Automation – Iban / Sepa Fase 2 – Registratie en uploaden csv bestand In de tweede fase wordt het csv bestand dat u zo juist heeft geëxporteerd aangeboden aan www.ibanbicservice.nl. In de volgende stappen staat de procedure beschreven: 1. Open uw Internet Browser (bijvoorbeeld Microsoft Internet Explorer) 2. Geef in de adresbalk www.ibanbicservice.nl en druk op de entertoers 3. Wanneer u zich reeds eerder heeft geregistreerd kunt u direct verder gaan met stap 7. 4. Klik op de opdrachtknop Registeren

5. Geef uw bedrijfsgegevens in en het controle getal 6. klik op de opdrachtknop Registreren 7. U krijgt via het door u opgegeven e-mail adres een bevestiging van de registratie en u ontvangt tevens uw wachtwoord.



8. Om de registratie toegang te krijgen tot de ibanbicservice.nl webportal klikt u op de opdrachtknop Login 9. Voer in het invoervak Gebruikersnaam en Wachtwoord uw gebruikersnaam in 10. klik op de opdrachtknop Login



11. Klik op de opdrachtknop MultiChecker 12. Klik op de opdrachtknop Selecteer bestand 13. Selecteer het csv-bestand dat u in de eerste fase van de conversie heeft geëxporteerd. 14. Klik op de opdrachtknop Bestand versturen 15. Nadat u het bestand heeft verstuurd zal Ibanbicservice.nl zal de door u aangeboden bankrekeningnummers omzetten naar iban nummers en bic codes. Het omzetten kan enkele uren tot zelfs 24 uur gaan duren. Klik op de opdrachtknop Uitloggen om de webportal Ibanbicservice.nl te verlaten.



16. Als geheugensteun kunt u in het venster Iban Conversie van Compad Store Automation uw gebruikersnaam en wachtwoord vastleggen. 17. Klik op de opdrachtknop Ok om de Iban conversie wizard af te sluiten.

Fase 3 – Downloaden en importeren csv bestand Het csv bestand met de bankrekeningnummers heeft u in middels aangeboden aan www.ibanbicservice.nl . Zodra het bankrekeningnummers zijn omgezet naar ibannummers en bic codes ontvangt u een e-mail bericht en kunt u het bestand downloaden en importeren in de software. Middels de volgende procedure kunt u het csv bestand downloaden en importeren : 1. Open uw Internet Browser (bijvoorbeeld Microsoft Internet Explorer) 2. Geef in de adresbalk www.ibanbicservice.nl en druk op de entertoets



3. Om na de registratie toegang te krijgen tot de ibanbicservice.nl webportal klikt u op de opdrachtknop Login 4. Voer in het invoervak Gebruikersnaam en Wachtwoord uw gebruikersnaam in. Indien u uw gebruikersnaam en wachtwoord ben vergeten, dan kunt u deze terugvinden in het mailbericht of in de Compad software, bij Bestand | Iban convertor. 5. klik op de opdrachtknop Login



6. Klik op de link Download bestanden. 7. U krijgt nu een lijst met de bestanden die u beschikbaar heeft gesteld aan www.ibanbicservice.nl en welke bestanden u kunt downloaden. Om een bestand te downloaden klikt u op de bestandsnaam.

8. Kies voor de optie Opslaan als 9. Vervolgens geeft u in het venster opslaan als de naam van het bestand en de locatie op. Wij raden u aan om de het bestand op dezelfde locatie op te slaan als waar het export bestand is opgeslagen. Alleen wij raden u aan om de bestandsnaam te wijzigen in Compad Store Automation - Iban Document versie : 1.1 Document datum : 23 April 2013

Compad Store Automation – Iban / Sepa ibanbicservice_import.csv bestand 10. Ga in Compad Store Automation naar Bestand | Iban convertor om de conversie te voort te zetten. Wanneer u de iban convertor voor de tweede keer start dan wordt u de vraag gesteld of u de conversie opnieuw wilt uitvoeren of wilt voortzetten?

11. Kies voor de optie Ja om de conversie voort te zetten 12. Klik op de opdrachtknop Volgende


Compad Store Automation – Iban / Sepa 13. Geef de bestandsnaam van het te importeren bestand op. 14. Klik op de opdrachtknop Volgende. De te importeren bestand wordt nu gecontroleerd. Het is mogelijk dat bepaalde bankrekening niet omgezet konden worden. U krijgt hiervan een verslag.

15. Klik op de opdrachtknop Ok om de daadwerkelijke conversie uit te voeren.


Compad Store Automation – Iban / Sepa 16. De bankrekeningnummers zijn nu omgezet naar de Iban en Bic codes. Klik op de opdrachtknop Sluiten om de conversie functie af te sluiten.

Bankgegevens van klanten De bankgegevens van klanten kunt u beheren middels de volgende procedure: 1. Ga naar Klanten | Klanten onderhouden 2. Lokaliseer de klant waarvan u de bankgegevens wilt wijzigen 3. Klik op de opdrachtknop Wijzigen

4. De klantgegevens van de geselecteerde klant worden nu getoond in het klantenvenster. Klik op de rubriek Overige. 5. In het invoervak Bankrekening kunt u het oude bankrekeningnummer opgeven. De veld kunt u gebruiken tot dat u de Iban conversie heeft uitgevoerd. 6. Het nieuw internationale bankrekeningnummer (IBAN) kunt u ingeven in het invoervak Iban nummer. 7. Naast het Iban bankrekeningnummer heeft u ook een BIC Code, dat is de Bank identificatie code. Na het invoeren van het Iban nummer kan in veel gevallen de BIC Code worden bepaald. Mocht dat niet het geval zijn, dan wordt u om de BIC Code gevraag. 8. De wijzigingen kunt u opslaan door op de opdrachtknop Ok te klikken.

Additionele ondersteuning De omzetting van het huidige bankrekening naar het Iban nummer en Bic code is een initiatief van de Europese banken en de Europese Landen, om zo te komen tot één uniforme betalingsverkeer binnen Europe. Op grond van deze wijzigingen waren wij genoodzaakt de software aan te passen, zodat u Compad Store Automation - Iban Document versie : 1.1 Document datum : 23 April 2013

Compad Store Automation – Iban / Sepa onze software en de gegevens ook in de toekomst te kunnen gebruiken. Met de conversie tool en deze handleiding hebben wij getracht om de omzetting voor u zo eenvoudig mogelijk te houden. Voor meer informatie over de overstap naar Iban kunt u ondermeer de volgende websites raadplegen: 

Website www.overopiban.nl - hier kunt u onder meer een ‘IBAN impact check’ doen om de gevolgen van de overstap naar SEPA voor uw bedrijf of organisatie in kaart te brengen.



Wesbite www.compad.nl – hier kunt u alle Compad gerelateerde product informatie vinden. Inclusief de vragen en informatie over Iban.

Naast deze ondersteuning bieden wij u ook additionele ondersteuning aan, zoals het gereedmaken van uw layouts voor de Iban en het uitvoeren van de daadwerkelijke conversie. Zo kunnen wij uzelf volledig ontzorgen middels onze Iban conversie service. Voor 795 euro maken wij uw Compad administratie geheel klaar voor de Iban.


Compad Store Automation

Recommend Documents