V-Solution Compad Software

V-Solution © 2009 Compad Software

Title page 1 Use this page to introduce the product by Compad Software

V-Solution © 2009 Compad Software All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Printed: juni 2010 in (whereever you are located)

Publisher Compad Software Managing Editor Carol Esmeijer - Compad Software Technical Editors Carol Esmeijer - Compad Software

Cover Designer Elschot Design Team Coordinator Compad Software Production Compad Software

Special thanks to: Langs deze weg willen wij aller eerst u bedank en voor het vertrouwen in onze software oplossing. Want zonder gebruik ers geen software. Verder willen wij graag alle partners bedank en voor hun commentaar en k ritische opmerk ingen. Jullie opmerk ingen hebben er toe bijgedragen dat de software zo stabiel en compleet is. Verder willen wij het thuisfront bedank en voor hun support tijdens de vele uren dat wij aan het (nachtelijk e) werk waren

4

V-Solution

Table of Contents Foreword

Part I Welkom

2

Part II Introductie

4

1 Wat................................................................................................................................... is nieuw 5

8

Part III Installatie en activatie

1 Systeemvereisten ................................................................................................................................... 8 2 Installeren ................................................................................................................................... CarianInBusiness 9 3 CarianInBusiness ................................................................................................................................... Starten 13 4 Registratie ................................................................................................................................... en activatie CarianInBusiness 15 Registratie......................................................................................................................................................... 16 Activatie ......................................................................................................................................................... 24

5 Product ................................................................................................................................... updates 26 6 Deïnstalleren ................................................................................................................................... CarianInBusiness 26

29

Part IV Basisvaardigheden

1 Werkomgeving ................................................................................................................................... 29 2 Basishandelingen ................................................................................................................................... hoofdvenster 30 3 Menu ................................................................................................................................... 37 4 Vensters ................................................................................................................................... 38 5 CarianInBusiness ................................................................................................................................... beëindigen 43 6 Backup ................................................................................................................................... maken 45 7 Backup ................................................................................................................................... terugzetten 48

52

Part V Basisvensters

1 Onderhouden ................................................................................................................................... vensters 52 2 Invoervensters ................................................................................................................................... 63 3 Sneltoetsen ................................................................................................................................... 71

74

Part VI Afdrukken

1 Afdrukvoorbeeld ................................................................................................................................... 86

94

Part VII Basis gegevens beheren

1 Filialen ................................................................................................................................... 94 Filiaal gegevens ......................................................................................................................................................... 97

2 BTW ................................................................................................................................... tarieven 99 BTW Tarief ......................................................................................................................................................... gegevens 101

3 Betaalmiddelen ................................................................................................................................... 104

© 2009 Compad Software

Contents

5

Betaalm iddel ......................................................................................................................................................... gegevens 106

4 Bedienden ................................................................................................................................... 112 Bediende......................................................................................................................................................... gegevens 115

Part VIII Kassa's beheren

124

1 Kassagroepen ................................................................................................................................... 124 Kassagroep ......................................................................................................................................................... gegevens 127

2 Kassas ................................................................................................................................... 128 Kassa gevens ......................................................................................................................................................... 130

Part IX Verkoopartikelen beheren

147

1 Hoofdgroepen ................................................................................................................................... 147 Hoofdgroepen ......................................................................................................................................................... 1 147 Hoofdgroep .................................................................................................................................................. 1 gegevens 150 Hoofdgroepen ......................................................................................................................................................... 2 151 Hoofdgroep .................................................................................................................................................. 2 gegevens 153

2 Artikelgroepen ................................................................................................................................... 154 Artikelgroep ......................................................................................................................................................... gegevens 157

3 Artikelen ................................................................................................................................... 175 Artikel gegevens ......................................................................................................................................................... 178

4 Lettertypes ................................................................................................................................... 207 Lettertype ......................................................................................................................................................... gegevens 211

Part X Verkooporders

214

1 Verkooporders ................................................................................................................................... inzien 214 Verkooporder ......................................................................................................................................................... gegevens 215

2 Productieplanning ................................................................................................................................... 215

Part XI Inkoopartikelen beheren

217

1 Leveranciersgroepen ................................................................................................................................... 217 Leveranciersgroep ......................................................................................................................................................... gegevens 220

2 Leveranciers ................................................................................................................................... 221 Leverancier ......................................................................................................................................................... gegevens 223

3 Magazijnen ................................................................................................................................... 229 Magazijn......................................................................................................................................................... gegevens 231

4 Eenheden ................................................................................................................................... 236 Eenheid gegevens ......................................................................................................................................................... 239

5 Inkoopgroepen ................................................................................................................................... 241 Inkoopgroep ......................................................................................................................................................... gegevens 244

6 Merken ................................................................................................................................... 245 Merk gegevens ......................................................................................................................................................... 247

7 Inkoopartikelen ................................................................................................................................... 248 Inkoopartikel ......................................................................................................................................................... gegevens 251

8 Inkooporders ................................................................................................................................... 272 Inkooporder ......................................................................................................................................................... gegevens 275

9 Inkooporder ................................................................................................................................... sjablonen 284


6

V-Solution Inkooporder ......................................................................................................................................................... sjabloon gegevens 286

10 Ontvangstgoederen ................................................................................................................................... 291 Ontvangstgoederen ......................................................................................................................................................... gegevens 295

11 Ontvangstgoederen ................................................................................................................................... sjabloon 304 Ontvangstgoederen ......................................................................................................................................................... sjabloon gegevens 306

12 Interne ................................................................................................................................... levering 311 Interne levering ......................................................................................................................................................... gegevens 315

13 Interne ................................................................................................................................... leveringssjabloon 322 Ontvangstgoederen ......................................................................................................................................................... sjabloon gegevens_2 324

14 Inkoopfacturen ................................................................................................................................... 329 Inkoopfactuur ......................................................................................................................................................... gegevens 332

15 Inkoopfacuur ................................................................................................................................... sjabloon 340 Inkoopfactuur ......................................................................................................................................................... sjabloon gegevens 342

16 Snelinvoer ................................................................................................................................... 346

Part XII Communicatie

354

Part XIII Kassarapportage

375

1 Kassabonnen ................................................................................................................................... 375 2 Berichten ................................................................................................................................... 378 3 Rapporten ................................................................................................................................... inzien 378

Part XIV Klanten beheren

384

1 Klant ................................................................................................................................... categorieen 384 Klant categorie ......................................................................................................................................................... gegevens 386

2 Klantgroepen ................................................................................................................................... 388 Klantgroep ......................................................................................................................................................... gegevens 391

3 Klanten ................................................................................................................................... 392 Klant gegevens ......................................................................................................................................................... 394

4 Genereren ................................................................................................................................... klantenpassen 437 5 Prijsafspraken ................................................................................................................................... 437

Part XV Facturering

439

1 Facturen ................................................................................................................................... 439 Factuur gegevens ......................................................................................................................................................... 446 Factuur detail .................................................................................................................................................. gegevens 452

Part XVI Financieel

459

Part XVII Hoe moet ik?

462

1 Reclames ................................................................................................................................... 462 Reclam esgegevens ......................................................................................................................................................... 464

2 Voorraad ................................................................................................................................... 465 verkoop/voorraad ......................................................................................................................................................... rapport 465 Voorbereiding .................................................................................................................................................. 467 Werking .................................................................................................................................................. 469


Contents

7

Relatie leggen ......................................................................................................................................................... tussen verkoop en inkoop 471

3 Vrije ................................................................................................................................... velden 473 Voorbereiding ......................................................................................................................................................... 474 Werking ......................................................................................................................................................... 474

Part XVIII Programma instellingen

476

1 Programma ................................................................................................................................... instellingen 476 Licentie ......................................................................................................................................................... 476 Bestandslocatie ......................................................................................................................................................... 476 Bedrijfsgegevens ......................................................................................................................................................... 476 Artikelbeheer ......................................................................................................................................................... 476 Ingredienten ......................................................................................................................................................... 476 Factuur ......................................................................................................................................................... 476 Factuurm......................................................................................................................................................... utaties 476 Voorraad......................................................................................................................................................... 476 Matrix ......................................................................................................................................................... 476 Order ......................................................................................................................................................... 476 Personeelsm ......................................................................................................................................................... anagem ent 477 Taal ......................................................................................................................................................... 477

2 Importeren ................................................................................................................................... 477 Vensterinstellingen ......................................................................................................................................................... 477

3 Klanten ................................................................................................................................... 477 Algem een ......................................................................................................................................................... 477 Klantenpas ......................................................................................................................................................... 477 Invoer/w eergave' ......................................................................................................................................................... 477

4 Financieel ................................................................................................................................... 477 Algem een ......................................................................................................................................................... 477 Factuur exporteren ......................................................................................................................................................... 477 Debiteuren ......................................................................................................................................................... exporteren 477

5 Koppelingen ................................................................................................................................... 478 Vectron Com ......................................................................................................................................................... m ander 478 Carian ......................................................................................................................................................... 478 Digi ......................................................................................................................................................... 478 Webcam ......................................................................................................................................................... 478

Part XIX Meest gestelde vragen

480

1 Installatie ................................................................................................................................... 480 Window s......................................................................................................................................................... XP 480 Window s......................................................................................................................................................... Vista 480

2 Weergave ................................................................................................................................... 480 Letters zijn ......................................................................................................................................................... in elkaar gedrukt 480

3 Updates ................................................................................................................................... 483 4 Contract ................................................................................................................................... 483 5 Meer ................................................................................................................................... informatie 484

Index


0

V-Solution

Voorwoord


Top Level Intro

Part

I

2

1

V-Solution

Welkom Voor u ligt het handboek van het computerprogramma CarianInBusiness. CarianInBusiness is het computerprogramma voor iedere ondernemer die meer uit zijn kassa wil halen. Middels dit computerprogramma kunnen alle administratieve taken snel en eenvoudig worden verwerkt op basis van de kassatranacties. Hierbij moet u denken aan tijdrovende taken zoals facturering, voorraadadministratie, kasboek en dergelijke . Samenvattend biedt CarianInBusiness u de volgende mogelijkheden: Facturering Voorraad & inkoop Klantenpassysteem Interne doorbelasting op kostenplaatsen Tijdregistratie Kasboek en bijwerken van de financiéle administratie Rapportage & analyse Beheer van uw kassasysteem CarianInBusiness werkt als een soort spin in het web. De software communiceerd niet alleen met uw kassasysteem (of de kassacommunicatie software van uw kassasysteem), maar biedt ook vele import en export mogelijkheden.

Aan de slag - nieuwe gebruikers Nieuwe gebruikers kunnen het beste beginnen met het lezen van de Introductie en de Basisvaardigheden. Via de menu optie Help in de software is een enorme schat aan hulp beschikbaar.

Aan de slag - upgrade gebruikers Voor een overzicht van de belangrijkste wijzigingen raadpleeg de sectie wat is nieuw Maar zelfs de meest ervaren gebruikers kunnen hun voordeel hebben met het doorlezen van de secties Introductie en Basisvaardigheden. .


Top Level Intro

Part

II

4

2

V-Solution

Introductie Sinds 1995 levert Compad Software met CarianInBusiness al allerlei oplossingen voor die ondernemers die meer uit hun kassa willen halen. CarianInBusiness is een zeer geadvanceerd computerprogramma dat vele mogelijkheden kent, zoals : Facturering Klantenpas Interne belasting op kostenplaatsen Voorraad & inkoopadministratie Rapportage en analyse Beheren van uw kassasystemen Koppelingen naar diverse boekhoudprogramma's en andere administratieve systemen. Tijdregistratie & personeelsmanagement Dagelijks ervaren al veel gebruikers in vijf landen de vele voordelen van CarianInBusiness. Naast de Nederlandse versie is CarianInBusiness ook beschikbaar in het Engels, Duits en Spaans. In dit handboek worden alle modules van CarianInBusiness beschreven. Afhankelijk van de door u aangeschafte licentie kunnen bepaalde functies eventueel niet beschikbaar zijn. Aan het begin van ieder hoofdtsuk wordt een overzicht gegeven van de mogelijke beperkingen.

Hoe beginnen Zie Meer hulp voor alle informatie bronnen die u kunt raadplegen indien u op zoek bent naar meer informatie over het gebruik van CarianInBusiness. Lees de dit hoofdstuk en de sectie Gebruikersinterface om u vertrouwd te raken met het programma. Het hoofdstuk basis procedures geeft een algemene beschrijving van de basis procedure.


Introductie

5

Meer informatie Zie de afzondelijke referentie secties voor de gedetaileerde achtergrond informatie. In de sectie Ontwerpstudio wordt de geintergreerde ontwerpstudio beschreven. In deze sectie leert u hoe u uw rapporten geheel naar eigen was kunt aanpassen. Voor meer informatie over de installatie en configuratie van de software raadpleeg de sectie Installatie & Configuratie.

2.1

Wat is nieuw De voorgaande versies van CarianInBusiness stonden bol van allerlei nieuwe functies, rapporten en overzichten. Versie 2009 bevat voor al kleine aanpassingen ten aanzien van de bestaande functionaliteit en vooral een verbetering van de gebruikersdocumentatie en de online.

Algemene opmerking Microsoft maakt sinds Windows Vista gebruik van een ander online helpsysteem. Hierdoor zijn wij genoodzaakt om ons oude helpsysteem opnieuw te ontwikkelen. Daarnaast was door de vele wijzigingen in de voorgaande versie's het nodig om de handleidingen en online help te herzien. Deze handleiding/online help is momenteel dus nog volop in ontwikkeling. Het is goed mogelijk dat nog niet alle programma onderdelen volledig zijn beschreven en/of dat er andere


6

V-Solution

afwijkingen zijn. In deze handleiding wordt uitgegaan van versie 2009. Deze versie is momenteel nog niet beschikbaar. Maar dit zal de uiteindelijke versie zijn, waarin de volledig herziende online help beschikbaar moet zijn.e


Top Level Intro

Part

III

8

3

V-Solution

Installatie en activatie Alvorens u het programma CarianInBusiness kunt gebruiken dient u de software op uw computer te installeren. Tijdens het installatie proces worden de noodzakelijke programma onderdelen van de programma cd-rom naar uw computer gekopieerd. Een installatie programma begeleidt u door dit proces. In dit hoofdstuk wordt de installatieprocedure beschreven. Naast de installatieprocedure vindt u in dit hoofdstuk ook de minimale systeemvereisten waaraan uw computer dient te voldoen en u kunt lezen hoe u de software kunt registeren en activeren.

3.1

Systeemvereisten Om gebruik te kunnen maken van het computerprogramma Compad Bakkerij dient u te beschikken over een computer die voldoet aan de volgende systeemvereisten

Hardware 512 MB intern geheugen 120 MB beschikbare schijfruimte Pentium II 600MHz processor of sneller

Software Windows 98, ME, NT, 2000. 2003, XP en Vista (32 bits) Internet Explorer 8.0 of hoger Flash Player 8.0 of hoger Internet verbinding voor software update en software activatie. Voor een koppeling met Vectron kassa's is Vectron Commander 6.0 of hoger noodzakelijk


Installatie en activatie

3.2

9

Installeren CarianInBusiness Alvorens u CarianInBusiness kunt installeren, dient u er zeker van te zijn dat er voldoende vrije schijfruimte op uw vaste schijf beschikbaar is. Voor de ingebruikname van de software is een product code noodzakelijk. Deze product code vindt u op de verpakking van uw software pakket. Installeren CarianInBusiness 1. Sluit alle programma's af. 2.

PLaats de programma cd-rom van CarianInBusiness in uw cdrom speler. Wanneer de Autorun optie is ingeschakeld, dan wordt het installatieprogramma automatisch gestart en u kunt e stappen 3 en 4 overslaan

3. Kies Uitvoeren vanuit het Start menu. 4. Type d:\setup.exe waarbij de letter D over eenkomt met de letter van uw cd-rom speler. 5. Volg de aanwijzingen op het scherm.

6. 7.


Selecteer de gewenste taal en klik op de opdrachtknop Ok.

10

V-Solution

De Setup Wizard leidt u in een aantal stappen door de installatie procedure. Met de opdrachtknop Volgende gaat u naar de volgende stap van de installatie procedure. 8.

Door de installatie en de ingebruikname van CarianInBusiness stemt u in met de Voorwaarden voor Licentie en Gebruik. Voor meer informatie over deze voorwaarden kunt u vinden in het document “Voorwaarden voor licentie en gebruik” en op onze website, www.compad.nl. Maar u kunt ook altijd contact opnemen met onze afdeling Verkoop.



11

Om de software te installeren dient u voor de optie "Ik accepteer de voorwaarden uit de licnetie overeenkomst" te selecteren en op de opdrachtknop Volgende te klikken. Wanneer u de voorwaarden niet accepteert dan wordt de installatie procedure afgebroken. 9.


Standaard wordt de software geinstalleerd in de doelmap CarianInBusiness.

12

V-Solution

In deze stap van de Setup wizard kunt u de standaard doelmap eventueel wijzigen. Klik op de opdrachtknop Volgende om de software te installeren.

Productiviteits tips Tijdens de installatie kunt u de locatie opgeven waar de software moet worden geïnstalleerd. U kunt het programma op uw lokale schijf of een netwerk schijf installeren. Als u CarianInBusiness op een netwerk schijf wilt installeren, dan dient u wel voldoende rechten te beschikken. Weet u het niet zeker of u over voldoende privileges beschikt, vraag dan of uw systeembeheerder het programma CarianInBusiness voor u wilt installeren.

Licentie bepaling De standaard licentie van CarianInBusiness staat u toe om de



13

software op één computer te installeren en te gebruiken. Wanneer u de software op meerdere computers wenst te gebruiken, dan dient u een aanvullende licentie af te sluiten. Door de installatie en de ingebruikname van CarianInBusiness stemt u in met de Voorwaarden voor Licentie en Gebruik. Voor meer informatie over deze voorwaarden kunt u vinden in het document “Voorwaarden voor licentie en gebruik” en op onze website, www.compad.nl. Maar u kunt ook altijd contact opnemen met onze afdeling Verkoop.

3.3

CarianInBusiness Starten U kunt het computerprogramma CarianInBusiness op twee manieren starten, via de snelkoppeling op uw bureaublad of via het start menu. CarianInBusiness starten vanaf het bureaublad Dubbelklik op de snelkoppeling CarianInBusiness op uw bureaublad.

CarianInBusiness starten vanaf het start menu (windows vista) 1.

Klik op de Window knop om het start menu te openen 2.


14

V-Solution

Klik voor de menu optie Alle programma's 3. Klik op de menu optie CarianInBusiness 4. Klik op de snelkoppeling CarianInBusiness om de software te starten.

CarianInBusiness starten vanaf het start menu (overige window versies)



15

Kies in het Start menu voor de menu optie CarianInBusiness in het menu CarianInBusiness

3.4

Registratie en activatie CarianInBusiness

Toekomstige functie Dit deel van de documentatie geeft alvast een beschrijving van een toekomstige functionaliteit.

Om gebruiker te kunnen maken van CarianInBusiness is het noodzakelijk om uw software te registreren en te activeren. Voor het registreren en activeren van u de software is het noodzakelijk dat de software toegang heeft tot het Internet. Wanneer de computer waarop de software is geinstalleerd geen toegang heeft tot het Internet dan dient u de registratie/activatie handmatig uit te laten voeren middels een andere computer die wel toegang heeft tot het Internet. Het registreren en activeren van de software geschiedt in twee fasen, te weten het registreren en het activeren.

Registeren Wanneer de software voor het eerst wordt gebruikt dient de software te worden geregistreerd. Wanneer de software toegang heeft tot Internet dan zal de software een groot deel van het registratie en activatieproces uit handen nemen. Om de software te registeren zal de CarianInBusiness voor uw een Registratie Wizard starten. Deze Registratie Wizard begeleidt u middels een aantal stappen door de registratie procedure. In de eerste stap van de registratie procedure dient u uw productcode op te geven. Deze unieke productcode treft u aan op de achterzijde van de cd-verpakking of op de coupon. Afhankelijk van de productcode kunt u het door u gewenste pakket zelf samenstellen of wijzigen. Maar het is ook mogelijk dat uw productcode een vaste pakketsamenstelling kent en dat u deze niet kunt wijzgen. Een productcode kan slechts eenmaal worden gebruikt om de software op naam te zetten. Echter afhankelijk van de productcode kan deze wel gebruikt worden voor installatie op meerdere computers. Aan een productcode kunnen tevens ook andere licentie beperkingen gekoppeld zijn, zoals taal en/of land. Op uw cd-verpakking of op de


16

V-Solution

productcoupon staan deze beperkingen vermeld. De registratie verloopt snel en eenvoudig indien uw computer is verbonden met het Internet. Wanneer uw computer geen toegang heeft tot het Internet dan dient u de software handmatig te registreren via de website my. compad.eu

Activatie Afhankelijk van uw licentie kan een periodieke activatie of een activatie onder bepaalde omstandigheden noodzakelijk zijn. Het activeren van de software verloopt geheel automatisch indien de software toegang heeft tot het Internet. Wanneer de software geen toegang heeft tot het Internet, dan is een handmatige activatie via my.compad.eu mogelijk.

Zie ook 3.4.1

Registratie


Wanneer de software voor het eerst wordt gebruikt dient de software te worden geregistreerd. Wanneer de software toegang heeft tot Internet dan zal de software een groot deel van het registratie en activatieproces uit handen nemen. Om de software te registeren zal de CarianInBusiness voor uw een Registratie Wizard starten. Deze Registratie Wizard begeleidt u middels een aantal stappen door de registratie procedure. In de eerste stap van de registratie procedure dient u uw productcode op te geven. Deze unieke productcode treft u aan op de achterzijde van de cd-verpakking of op de coupon. Registratie op een computer met Internet toegang 1. Wanneer CarianInBusiness voor het eerst start, zal na het taal selectie venster direct de registratie wizard starten.



17

De Registratie Wizard begeleidt u in een aantal stappen door de registratieprocedure. In de eerste stap kunt u de productkey invoeren en op de opdrachtknop Volgende klikken om verder te gaan naar de tweede stap van de Registratie Wizard. Wanneer u de software al eens eerder heeft geregistreerd, dan kunt u ook gebruik maken van de uw e-mail adres en uw wachtwoord. Voor deze methode is het wel noodzakelijk dat u de software daadwerkelijk al eens heeft geregistreerd en dat CarianInBusiness toegang heeft tot het Internet. 2. In de tweede stap van de Registratie Wizard dient u uw bedrijfsgegevens zo volledig mogelijk in te voeren. Bedrijfsgegevens zoals bankrekeningnummer, btw nummer en dergelijke worden ook gebruikt om op facturen af te drukken.


18

V-Solution

3. Klik op de opdachtknop Volgende om naar de volgende stap in het registratie proces te gaan. 4.



19

In de derde stap van de registratie wizard dient u de branche te selecteren waarin uw onderneming werkzaam is. Tijdens het registratie proces zal de software ook een account aanmaken voor de website my.compad.eu. Op deze manier heeft u 24 uur per dag toegang tot alle relevante product informatie. De account wordt aangemaakt op de naam die u bij de velden van de contactpersoon kunt vastleggen. 5. Klik op de opdrachtknop Volgende om naar de volgende stap in de Registratie Wizard te gaan. 6. In de vierde stap van de registratie procedure kunt u de gewenste pakketsamenstelling vastleggen. Afhankelijk van van de door u gebruikte productkey kan het voorkomen dat aan er al een bepaalde pakketsamenstelling is voorgedefinieerd. Ook kan het voorkomen dat u de pakketsamenstelling niet kunt wijzigen.


20

V-Solution

Na het vastleggen van de gewenste pakketsamenstelling kunt u verder gaan door op de opdrachtknop Volgende te klikken. 7. Wanneer u de pakketsamenstelling ten opzichtte van de bij ons bekende pakketsamenstelling heeft gewijzigd, dan krijgt u een waarschuwing dat aan deze wijziging mogelijk kosten aan zijn verbonden. Middels deze stap accepteert u de eventuele kosten en de voorwaarden voor licentie en gebruik.



21

Deze stap kunt u pas na acceptatie vervolgen door op de opdrachtknop Volgende te klikken. 8. In de laatste stap wordt u licentie aanvraag gecommuniceerd met onze registratie website. Tevens zal de software voor uw een account aanmaken onder het door u opgegeven e-mail adres en wachtwoord.

Registratie van de software zonder Internet toegang Uiteraard verloopt het registratie proces het snelste en eenvoudigst wanneer CarianInBusiness toegang heeft tot het Internet. Maar ook


22

V-Solution

wanneer CarianInBusiness geen direct internet toegang heeft kunt u de software snel en eenvoudig registreren via my.compad.eu.

Registratie op een computer zonder Internet toegang 1. Ga eerst naar my.compad.eu en registreer de softwareproduct middels de productkey dit u aan treft op de achterzijde van de verpakking of op uw coupon. De registratie procedure via de website my.compad.eu verloopt in grote lijnen met de hierboven beschreven procedure. Echter na de registratie ontvangt u een registratie code. Deze registratie code heeft u nodig om de Registratie Wizard in CarianInBusiness succesvol af te ronden. Omdat het van belang is dat de door u in my.compad.eu ingevoerde bedrijfsgegevens exact overeenkomen met de gegevens die in de Registratie Wizard ingevoerd dienen te worden kunt u de door u ingevoerde gegevens in my.compad.eu afdrukken en/of exporteren en bijvoorbeeld op een usb stick plaatsen. 2. Wanneer CarianInBusiness voor het eerst start, zal na het taal selectie venster direct de registratie wizard starten.



23

De Registratie Wizard begeleidt u in een aantal stappen door de registratie procedure. In de eerste stap kunt u de product key invoeren en op de opdrachtknop Volgende klikken om verder te gaan naar de tweede stap van de Registratie Wizard. Alle stappen van de Registratie Wizard dienen te worden doorlopen en de gegevens dienen op exact dezelfde wijze te worden ingevoerd als deze zijn op gegeven tijdens de registratie via my.compad.nl. 3. Om de registratie af te ronden dient u de registratie code in te geven die u via de website my.order.eu heeft ontvangen.

Productiviteits tips Om uw software snel en eenvoudig te registreren raden wij u aan


24

V-Solution

om na de registratie via my.compad.nl uw licentiegegevens te exporteren en op bijvoorbeeld een usb stick op te slaan. Deze gegevens kunt u tijdens de registratie middels de Registratie Wizard weer importeren. Dit bespaart u tijd en verminderd de kans op typfouten.

3.4.2

Activatie


Afhankelijk van uw licentie kan een periodieke activatie of een activatie onder bepaalde omstandigheden noodzakelijk zijn. Het activeren van de software verloopt geheel automatisch indien de software toegang heeft tot het Internet. Wanneer de software geen toegang heeft tot het Internet, dan is een handmatige activatie via my.compad.eu mogelijk.

Activatie op een computer met Internet toegang Wanneer CarianInBusiness toegang heeft tot Internet dan zal de software zelf alle relevante product informatie ophalen, zoals informatie over de laatste software updates, licentie en andere product informatie. Dit wordt geheel automatische uitgevoerd. Deze methode heeft als voordeel dat u in staat bent om ons snel en eenvoudig informeren over storingen binnen onze software. Aan de andere kant kunnen wij u snel informeren over mogelijk verbeteringen in de



25

software.

Activatie op een computer zonder Internet toegang Indien CarianInBusiness geen direct toegang heeft tot Internet dan zal de software u ruimschoots van te voren vragen om een activatie code. De noodzakelijke activatie code kunt u verkrijgen via my.compad.eu. Om de software te activeren volgt u de volgende werkwijze: Activatie op een computer met Internet toegang 1. Wanneer activatie van de software noodzakelijk is, dan geeft de software dit doorgaans ruimschoots van te voren aan bij het starten van de software. Na de


26

3.5

V-Solution

Product updates Het computerprogramma CarianInBusiness wordt regelmatig bijgewerkt met meest recente branche informatie en nieuwe functionaliteiten. Vanuit het programma kunt u snel en eenvoudig controleren of er een nieuwe versie beschikbaar is. Controleren op software updates 1. Start CarianInBusiness 2. Kies in het Help menu voor de optie Update Wizard 3. Wanneer het Update Wizard venster verschijnt volg de instructies.

3.6

Deïnstalleren CarianInBusiness Wij raden u aan om voor de installatie van een nieuwe versie, eventuele oude releases en evaluatie versies te deïnstalleren. Het installeren en gebruiken van meerdere versies van het programma (op verschillende bestandslocaties) wordt afgeraden en wordt niet ondersteund.

Tip Voor de installatie van een update is het deïnstalleren niet noodzakelijk en wordt zelfs afgeraden.

Deïnstalleren CarianInBusiness 1. Van het start menu, selecteert u de optie Instellingen > configuratiescherm 2. Dubbelklik op Software 3. Klik op de optie Programma’s wijzigen of verwijderen 4. Selecteer vanuit de programma lijst CarianInBusiness



27

5. Klik op de knop Wijzigen / Verwijderen 6. Het deïnstallatie programma verwijderd de programma onderdelen, mappen en instellingen. U krijgt een melding wanneer de bestanden zijn verwijderd. 7. Klik op de opdrachtknop Ok


Top Level Intro

Part

IV

Basisvaardigheden

4

29

Basisvaardigheden In dit hoofdstuk maakt u kennis met de werkomgeving van CarianInBusiness. Naast een complete beschrijving van de scherm onderdelen, wordt ook een beschrijving gegeven van de basis functionaliteit zoals het invoeren van gegevens en het wijzigen van bestaande gegevens. CarianInBusiness is een computerprogramma dat is ontwikkeld volgens de laatste richtlijnen van Microsoft. Hierdoor kunt u dezelfde handelingen gebruiken die ook gelden voor de Microsoft producten. Zo kunt u binnen CarianInBusiness van de meeste vensters de grootte en de positie daarvan wijzigen. Wanneer u redelijk vertrouwd bent met het besturingssysteem Windows (XP), dan kunt u eventueel dit hoofdstuk overslaan. Bent u minder vertrouwd met het werken met Window applicaties, dan biedt dit hoofdstuk u wellicht de gelegenheid uw computerkennis op te frissen.

4.1

Werkomgeving Direct na het starten van CarianInBusiness wordt het welkomsvenster geactiveerd. Wanneer de software nog niet is geactiveerd of de activatie periode is bijna verstreken, dan krijgt u in het welkomsvenster de melding dat u de software dient te registeren. Wanneer deze melding verschijnt, dan kunt u middels de opdrachtknop Registreren de software registeren en activeren. U kunt dit venster sluiten door op de opdrachtknop Ok te klikken.

Nadat u het welkoms venster heeft gesloten wordt het hoofdvenster getoond. Dit hoofdvenster biedt u toegang tot alle programma onderdelen van CarianInBusiness.

Figuur 2.1

Werkomgeving

De werkomgeving van CarianInBusiness kent de volgende onderdelen:


30

V-Solution

Titelbalk

De titelbalk van het hoofdvenster geeft naast de programmanaam CarianInBusiness tevens het versie nummer weer. In onderstaande figuur wordt in de titelbalk de titel 'CarianInBusiness" weergegeven. Naast de titel treft u tevens aan de rechterkant van de titelbalk de vensterknoppen. Meer over de vensterknoppen leest u in de Hoofdvenster vaardigheden.

Menu

Alle functies die CarianInBusiness u biedt zijn opgenomen in het menu. Afhankelijk van de door u gekozen zijn bepaalde menu opties wel of niet beschikbaar.

Werkbalken

CarianInBusiness kent twee werkbalken, namelijk de standaard werkbalk en de navigatie werkbalk. De standaard werkbalk bevat opdrachten zoals Artikelen onderhouden, Communicatie en Facturering. De opdrachten op de werkbalk Navigatie zijn afhankelijk van de onderhouden vensters.

Statusbalk

Onder in het hoofdvenster vindt u de statusbalk. In de statusbalk treft u de meest actuele informatie over de status van de software.

In de volgende hoofdstukken komen de verschillende schermonderdelen uitvoerig aanbod.

4.2

Basishandelingen hoofdvenster U kunt het hoofdvenster verplaatsen en de grootte van het venster desgewenst aanpassen. CarianInBusiness onthoudt voor u het laatste formaat en de laatste positie van de vensters. Het meer en deel van de vensterhandelingen worden uitgevoerd via de vensterknoppen de zich aan de rechterzijde van de titelbalk bevinden.

Figuur 2.2

Vensterknoppen in de titelbalk

Hieronder worden de basishandelingen voor het hoofdvenster verder


Basisvaardigheden

31

beschreven.

Hoofdvenster minimaliseren Het kan voorkomen dat u het hoofdvenster van CarianInBusiness tijdelijk wilt verbergen, omdat u tijdelijk een andere applicatie wilt gebruiken. Om het hoofdvenster en daarmee ook het computerprogramma tijdelijk te verbergen kunt u gebruik maken van de opdrachtknop minimaliseren . Naast het minimaliseren via de knop minimaliseren kunt u CarianInBusiness ook via de taakbalk minimaliseren. Hoofdvenster minimaliseren via de opdrachtknop minimaliseren 1. Klik op de knop minimaliseren dat zich in de titelbalk bevindt.

Hoofdvenster minimaliseren via de taakbalk 1. Plaats de muisaanwijzer op CarianInBusiness in de taakbalk

2. Klik op de rechtermuisknop om het snelmenu te activeren. Indien u de muis op linkshandig gebruik heeft ingesteld, dan dient u de op de linkermuisknop te klikken om het snelmenu te activeren. 3. In het snelmenu kiest u vervolgens voor de optie Minimaliseren Nadat u het hoofdvenster van CarianInBusiness heeft geminimaliseerd vindt u CarianInBusiness alleen nog maar op de taakbalk. Om het hoofdvenster weer te zichtbaar te maken, klikt u eenvoudig weg op de knop CarianInBusiness op de taakbalk.


32

V-Solution

Figuur 2.3

Taakbalk

Hoofdvenster maximaliseren Om het hoofdvenster van CarianInBusiness schermvullend te maken, kiest u voor de opdrachtknop Maximaliseren in de titelbalk of voor de optie Maximaliseren in het snelmenu van CarianInBusiness in de Taakbalk.

Hoofdvenster maximaliseren via de opdrachtknop maximaliseren 1. Klik op de knop maximaliseren dat zich in de titelbalk bevindt.

Hoofdvenster maximaliseren via de taakbalk 1. Plaats de muisaanwijzer op CarianInBusiness in de taakbalk

2. Klik op de rechtermuisknop om het snelmenu te activeren. Indien u de muis op linkshandig gebruik heeft ingesteld, dan dient u de op de linkermuisknop te klikken om het snelmenu te activeren. 3. In het snelmenu kiest u vervolgens voor de optie Maximaliseren Hoofdvenster maximaliseren via de titelbalk


Basisvaardigheden

33

1. Dubbelklik op de titelbalk om het hoofdvenster te maxiliseren.

Wanneer het hoofdvenster is gemaximaliseerd, dan wordt de opdrachtknop Maximaliseren vervangen door de opdrachtknop Vorige formaat.

Hoofdvenster vorig formaat Wanneer het hoofdvenster is gemaximaliseerd, dan is de vensterknop Maximaliseren vervangen door de knop Vorig formaat . Door op deze knop te klikken wordt het venster teruggeschakeld, naar het formaat dat het venster had voordat het werd gemaximaliseerd. Naast het terugschakelen naar het vorige formaat via de vensterknop Vorig formaat kunt u het hoofdvenster ook via de taakbalk terugbrengen naar het vorige formaat.

Hoofdvenster vorig formaat via de opdrachtknop vorig formaat 1. Klik op de knop maximaliseren bevindt.

dat zich in de titelbalk

Hoofdvenster vorig formaat via de taakbalk 1. Plaats de muisaanwijzer op CarianInBusiness in de taakbalk

2. Klik op de rechtermuisknop om het snelmenu te activeren. Indien u de muis op linkshandig gebruik heeft ingesteld, dan dient u de op


34

V-Solution

de linkermuisknop te klikken om het snelmenu te activeren. 3. In het snelmenu kiest u vervolgens voor de optie Vorig formaat Hoofdvenster vorig formaat via de titelbalk 1. Dubbelklik op de titelbalk om het gemaximaliseerde venster weer terug te brengen naar het vorige formaat.

Hoofdvenster vergroten/verkleinen U kunt het hoofdvenster vergroten en verkleinen door de muisaanwijzer op de vensterrand te plaatsen. Afhankelijk van exacte positie waar u de muisaanwijzer plaatst veranderd de muisaanwijzer in een van de volgende aanwijzers. U kunt het venster in de hoogte vergroten of verkleinen. U kunt het venster in de breedte vergroten of verkleinen. of

U kunt het venster in de hoogte en in de breedte verkleinen.

Voor het vergroten of verkleinen van het venster in de breedte en/of hoogte volgt u de volgende werkwijze: Hoofdvenster vergroten/verkleinen 1. Plaats de muisaanwijzer op rand van het venster zodat de muisaanwijzer in een van de onderstaande aanwijzers veranderd. U kunt het venster in de hoogte vergroten of verkleinen. U kunt het venster in de breedte vergroten of verkleinen. of


2. Zodra de muisaanwijzer is gewijzigd, klikt u op de linkermuisknop en beweegt de muis in de gewenste richting. Tijdens


Basisvaardigheden

35

het bewegen houdt u de muisknop ingedrukt. 3. Laat de muisknop los zodra het venster het gewenste formaat heeft bereikt.

Productiviteits tip Een gemaximaliseerd venster kan niet in grootte worden aangepast. U dient het venster eerst terug te schakelen naar het vorige formaat door op de vensterknop Vorig formaat te klikken.

Hoofdvenster verplaatsen Een venster kan op iedere gewenste positie op het beeldscherm worden geplaatst door het volgen van de onderstaande werkwijze: Voor het vergroten of verkleinen van het venster in de breedte en/of hoogte volgt u de volgende werkwijze: Hoofdvenster verplaatsen 1. Plaats de muisaanwijzer op de titelbalk van het venster. 2. Klik op de linkermuisknop en verplaatst de muisaanwijzer naar de gewenste positie. Tijdens het bewegen houdt u de muisknop ingedrukt. 3. Laat de muisknop los zodra het venster de gewenste positie heeft bereikt.

Productiviteits tip Een gemaximaliseerd venster kan niet in grootte worden aangepast. U dient het venster eerst terug te schakelen naar het vorige formaat door op de vensterknop Vorig formaat te klikken.


36

V-Solution

Hoofdvenster sluiten U kunt het hoofdvenster van CarianInBusiness sluiten door op de vensterknop Sluiten of via de menu optie Bestand | Afsluiten. Voor het sluiten van het venster in de breedte en/of hoogte volgt u de volgende werkwijze: Hoofdvenster sluiten via de opdrachtknop vorig formaat 1. Klik op de knop Sluiten

dat zich in de titelbalk bevindt.

Hoofdvenster sluiten via de taakbalk 1. Plaats de muisaanwijzer op CarianInBusiness in de taakbalk

2. Klik op de rechtermuisknop om het snelmenu te activeren. Indien u de muis op linkshandig gebruik heeft ingesteld, dan dient u de op de linkermuisknop te klikken om het snelmenu te activeren. 3. In het snelmenu kiest u vervolgens voor de optie Sluiten Hoofdvenster sluiten via het menu 1. Klik op de menu optie Bestand | Sluiten


Basisvaardigheden

4.3

37

Menu Direct op de titelbalk van het hoofdvenster treft u het menu van CarianInBusiness aan. Dit menu is de toegangspoort tot een groot scala aan functionaliteit. De geboden functionaliteit is afhankelijk van de door u gekozen pakketsamenstelling.

Figuur 2.3

Menubalk

Menu activeren 1. U kunt een menu zoals bijvoorbeeld Artikelen activeren door op de menu optie te klikken. Het desbetreffende menu wordt nu weergegeven.

Menu activeren 1. Klik buiten het getoonde menu dat u wilt verbergen

Menu opties In een menu kunnen verschillende opties worden getoond. Opties die lichtgrijs zijn gekleurd zijn niet beschikbaar en kunnen dan ook niet worden gekozen. De menu opties die wel beschikbaar zijn donker gekleurd. U kunt deze menu opties kiezen door de op de desbetreffende menu optie te klikken.


38

V-Solution

Wanneer achter de menu optie een vervolgmenu schuil gaat, dan wordt dat bij de menu optie weergegeven middels een driehoek u achter de optie.

4.4

Vensters Voor de meeste functies die u via het menu kunt activeren is een interactie met u als gebruiker noodzakelijk. Daarom zullen de meeste menu opties leiden tot het tonen van een nieuw venster. Dit venster is van CarianInBusiness. U kunt dit venster uitsluitend binnen het hoofdvenster van CarianInBusiness verplaatsen. Het nieuwe venster zal niet leiden tot een nieuwe optie in de taakbalk. Net als het hoofdvenster kunt u ook de andere vensters binnen CarianInBusiness minimaliseren, verplaatsen en vergroten. Hieronder worden de basishandelingen voor het hoofdvenster verder beschreven.

Venster minimaliseren Het kan voorkomen dat u het venster van CarianInBusiness tijdelijk wilt verbergen. Om het venster kunt u gebruik maken van de opdrachtknop minimaliseren . Naast het minimaliseren via de knop minimaliseren kunt u CarianInBusiness ook via de taakbalk minimaliseren. Hoofdvenster minimaliseren via de opdrachtknop minimaliseren 1. Klik op de knop minimaliseren


Nadat u het venster van CarianInBusiness heeft geminimaliseerd vindt u binnen het hoofdvenster van CarianInBusiness alleen nog maar een titelbalk van het venster.

Figuur 2.3

Taakbalk

Wanneer een venster is geminimaliseerd, dan wordt de opdrachtknop Minimaliseren vervangen door de opdrachtknop Vorige formaat


Basisvaardigheden

39

Venster maximaliseren Om het venster van CarianInBusiness net zo groot te maken als het hoofdvenster kiest u voor de opdrachtknop Maximaliseren in de titelbalk.

Hoofdvenster maximaliseren via de opdrachtknop maximaliseren 1. Klik op de knop maximaliseren bevindt.


Hoofdvenster maximaliseren via de titelbalk 1. Dubbelklik op de titelbalk om het hoofdvenster te maxiliseren.

Zodra een venster van CarianInBusiness is gemaximaliseerd, dan wordt de titel van het venster opgenomen in de titelbalk van het hoofdvenster en worden onder de vensterknoppen van het hoofdvenster de vensterknoppen getoond van het gemaximaliseerde venster. Figuur 2.6

Gemaximaliseerde venster

Wanneer het venster is gemaximaliseerd, dan wordt de opdrachtknop Maximaliseren vervangen door de opdrachtknop Vorige formaat.

Venster vorig formaat Wanneer het hoofdvenster is gemaximaliseerd, dan is de vensterknop Maximaliseren of Minimaliseren vervangen door de knop Vorig formaat . Door op deze knop te klikken wordt het venster teruggeschakeld, naar het formaat dat het venster had voordat het werd gemaximaliseerd.

Venster vorig formaat via de opdrachtknop vorig formaat 1. Klik op de knop maximaliseren bevindt.



40

V-Solution

Venster vergroten/verkleinen U kunt het vensters vergroten en verkleinen door de muisaanwijzer op de vensterrand te plaatsen. Afhankelijk van exacte positie waar u de muisaanwijzer plaatst veranderd de muisaanwijzer in een van de volgende aanwijzers. U kunt het venster in de hoogte vergroten of verkleinen. U kunt het venster in de breedte vergroten of verkleinen. U kunt het venster in de hoogte en in de breedte verkleinen.

of

Voor het vergroten of verkleinen van het venster in de breedte en/of hoogte volgt u de volgende werkwijze: Venster vergroten/verkleinen 1. Plaats de muisaanwijzer op rand van het venster zodat de muisaanwijzer in een van de onderstaande aanwijzers veranderd. U kunt het venster in de hoogte vergroten of verkleinen. U kunt het venster in de breedte vergroten of verkleinen. of


2. Zodra de muisaanwijzer is gewijzigd, klikt u op de linkermuisknop en beweegt de muis in de gewenste richting. Tijdens het bewegen houdt u de muisknop ingedrukt. 3. Laat de muisknop los zodra het venster het gewenste formaat heeft bereikt.

Productiviteits tip


Basisvaardigheden

41

Een gemaximaliseerd venster kan niet in grootte worden aangepast. U dient het venster eerst terug te schakelen naar het vorige formaat door op de vensterknop Vorig formaat te klikken.

Productiviteits tip Een venster binnen CarianInBusiness kan nimmer groter zijn dan het hoofdvenster van het programma zelf.

Venster verplaatsen Een venster van CarianInBusinesskan op iedere gewenste positie binnen het hoofdvenster worden geplaatst door het volgen van de onderstaande werkwijze: Voor het vergroten of verkleinen van het venster in de breedte en/of hoogte volgt u de volgende werkwijze: Venster verplaatsen 1. Plaats de muisaanwijzer op de titelbalk van het venster. 2. Klik op de linkermuisknop en verplaatst de muisaanwijzer naar de gewenste positie. Tijdens het bewegen houdt u de muisknop ingedrukt. 3. Laat de muisknop los zodra het venster de gewenste positie heeft bereikt.

Productiviteits tip Een gemaximaliseerd venster kan niet worden verplaatst.


42

V-Solution

U dient het venster eerst terug te schakelen naar het vorige formaat door op de vensterknop Vorig formaat te klikken.

Venster sluiten U kunt het venster van CarianInBusiness sluiten door op de vensterknop Sluiten. Veel vensters hebben ook een opdrachtknop Sluiten waarmee het venster kan worden gesloten. Voor het sluiten van het venster in de breedte en/of hoogte volgt u de volgende werkwijze:

Hoofdvenster sluiten via de vensterknop Sluiten 1. Klik op de knop Sluiten


Hoofdvenster sluiten via de opdrachtknop Sluiten 1. Klik op de opdrachtknop Sluiten

Hoofdvenster sluiten via de ESC toets 1. Druk op de ESC toets op uw toetsenbord

Waarschuwing Wanneer het u een invoervenster sluit middels een van de bovenstaande methodes, dan worden de wijzigingen u niet opgeslagen.


Basisvaardigheden

4.5

43

CarianInBusiness beëindigen U kunt het computerprogramma CarianInBusiness op verschillende manieren beëindigen. Eerder in dit hoofdstuk heeft u al kennis kunnen maken met de vensterknop Sluiten van het hoofdvenster. Door op deze vensterknop te klikken wordt het hoofdvenster en daarmee ook CarianInBusinessij gesloten. Naast deze methode kunt u CarianInBusiness ook sluiten via een van de volgende methodes:

Hoofdvenster sluiten via de opdrachtknop vorig formaat 1. Klik op de knop Sluiten


Hoofdvenster sluiten via de taakbalk 1. Plaats de muisaanwijzer op CarianInBusiness in de taakbalk

2. Klik op de rechtermuisknop om het snelmenu te activeren. Indien u de muis op linkshandig gebruik heeft ingesteld, dan dient u de op de linkermuisknop te klikken om het snelmenu te activeren. 3. In het snelmenu kiest u vervolgens voor de optie Sluiten Hoofdvenster sluiten via het menu 1. Klik op de menu optie Bestand | Sluiten


44

V-Solution

Op welke wijze u CarianInBusiness ook afsluit, in alle gevallen wordt aan u gevraagd of u voordat u het computerprogramma gaat afsluiten een backup wilt maken. Tijdens het maken van een backup wordt er een reservekopie van uw gegevens gemaakt.

Figuur 2.6

Gemaximaliseerde venster

Wanneer in dit venster kiest om geen backup te maken, dan kunt u programma daarna door op de opdrachtknop Ok te klikken het programma als nog afsluiten. Echter om veiligheidsredenen dient u minimaal een keer in de veertien dagen een backup te maken.

Tip Het regelmatig maken van een veiligheidskopie is erg belangrijk. Wij attenderen u daarom op de volgende aandachtspunten: Maak altijd een backup op de momenten dat de software dat aangeeft. Maak altijd een backup voordat u onomkeerbare processen zoals prijswijzigingen wilt gaan uitvoeren.


Basisvaardigheden

45

Maak altijd een backup nadat u veel invoerwerk heeft verricht Maak altijd een backup alvorens u een update installeert Maak nooit alleen maar een backup op de vaste schijf van uw computer. Maar maak bijvoorbeeld ook een backup op diskettes of een USB-pen.

4.6

Backup maken Het regelmatig maken van een backup vinden wij erg belangrijk. Daarom besteden wij veel aandacht aan de backup functionaliteit van CarianInBusiness. De backup functie van CarianInBusiness is in staat om grote bestanden tot zeer compacte backup bestanden te comprimeren. Daarnaast is de backup functie van CarianInBusiness ook nog eens een zeer snelle functie. Via de de menu optie Bestand | Backup maken wordt het venster Backup maken geactiveerd.

Figuur 2.7


Backup maken

46

V-Solution

In het venster Backup maken kunt u de gegevens vastleggen die nodig zijn voor het maken van een backup, zoals : Omschrijving

In het invoervak Omschrijving kunt u een omschrijving vastleggen. Als standaard omschrijving gebruikt CarianInBusiness altijd "Reserve kopie CarianInBusiness Dinsdag 31 Maart 2009" waarbij de datum uiteraard wordt vervangen door de actuele datum.

Bewaren in

CarianInBusiness heeft de mogelijkheid om een backup op te slaan in een bepaalde folder locatie, op een ftp-server of een service backup te versturen naar uw leverancier. Middels de keuzelijst kunt u de door u gewenste backupmethode selecteren.

Folder

In het invoervak Folder kunt u de locatie opgeven waar de backup opgeslagen dient te worden. Standaard wordt de locatie voorgesteld die u heeft vastgelegd als backup locatie bij Extra | Opties. Desgewenst kunt u de locatie wijzigen.

Ftp-server

CarianInBusiness biedt u ook de mogelijkheid om uw backup buiten uw bedrijf op een externe computer te plaatsen door middel van ftp-protocol. Bij deze methode zal de software zelf verbinding maken met uw externe computer (ftpserver) en de backup daar op plaatsen. Omdat ftp-servers via Internet / Intranet benaderbaar zijn worden de gegevens doorgaans afgeschermd middels een gebruikersnaam en wachtwoord.


Basisvaardigheden

47

Om een backup direct op een ftp-server te plaatsen dient u het adres van de ftpserver vast te leggen, de directory en de gebruikersnaam en het wachtwoord. De beheerder van uw ftp server kan u deze informatie verstrekken.

Nadat u de juiste gegevens heeft vastgelegd kunt u middels de opdrachtknop Start een backup maken. Bij het maken van een backup op diskettes, zal CarianInBusiness automatisch aangeven wanneer het opslagmedium vol is en wordt aan u gevraagd om een volgende diskette te plaatsen.

Tip Wanneer u al eerder op de dag een backup heeft gemaakt, hou dan zal CarianInBusiness de backup bestanden zelf voorzien van een unieke bestandsnaam.

Tip

Wanneer u een backup maakt op een verwisselbaar opslagmedium zoals diskettes en ZIP-disk, hou er dan rekening mee dat Compad Bakkerij deze diskettes eerst leeg maakt alvorens de backup wordt gemaakt. Gebruik deze usb stick dus alleen voor het maken van een backup van CarianInBusiness.

Tip


48

V-Solution

Het regelmatig maken van een veiligheidskopie is erg belangrijk. Wij attenderen u daarom op de volgende aandachtspunten: Maak altijd een backup op de momenten dat de software dat aangeeft. Maak altijd een backup voordat u onomkeerbare processen zoals prijswijzigingen wilt gaan uitvoeren. Maak altijd een backup nadat u veel invoerwerk heeft verricht Maak altijd een backup alvorens u een update installeert Maak nooit alleen maar een backup op de vaste schijf van uw computer. Maar maak bijvoorbeeld ook een backup op diskettes of een USB-pen.

4.7

Backup terugzetten Wanneer de nood aan de man is en u wilt een reservekopie terugzetten, dan volgt u de volgende werkwijze.

Backup terugzetten 1. Kies voor de menu optie Beheer | Backup terugzetten.


Basisvaardigheden

49

2. In het venster Backup terugzetten kunt u snel en eenvoudig de gewenste backup selecteren door de optie Bestaande administratie in te schakelen en daarna de gewenste backup te selecteren. U kunt alleen backups terugzetten waarvan het backup bestand ook daadwerkelijk door de software benaderbaar is. 3. Wanneer de door u gewenste backup niet in de lijst is opgenomen (dat kan zich voordoen na een herinstallatie van de software), dan kunt uzelf een backup bestand selecteren. In dat geval kiest u voor de optie Administratie vanaf van een andere locatie en in het invoervak kunt u de gewenste backup bestand opgeven.

Middels de opdrachtknop achter het invoervak kunt u desgewenst ook een selectie venster openen om gewenste bestand te selecteren.

4. Klik op de opdrachtknop Ok om de backup daadwerkelijk terug te zetten. Wanneer de backup over meerdere diskettes is verdeeld, dan zal CarianInBusiness aan u vragen om een bepaalde diskette in u diskdrive te plaatsen. Wanneer u deze instructies correct opvolgt dan zal het terugzetten van de backup uiteindelijk succesvol verlopen.


50

V-Solution

Plaatst u per abuis de verkeerde diskette, dan zal CarianInBusiness hiervoor een melding geven om de juiste diskette te plaatsen.


Top Level Intro

Part

V

52

5

V-Solution

Basisvensters De meeste vensters in CarianInBusiness zijn consequent opgebouwd. Hierdoor is de werking van de verschillende vensters gelijk. Het computerprogramma CarianInBusiness kent een tweetal belangrijke vensters, te weten: Onderhouden vensters Invoer vensters

5.1

Onderhouden vensters Een onderhouden venster bestaat uit een lijst met gegevens en de opdrachtknoppen Toevoegen, Wijzigen of Verwijderen. Een voorbeeld van een onderhouden venster is het venster Artikelen onderhouden.

Figuur 3.1

Artikel onderhouden venster

De titel van het venster Artikelen onderhouden geeft aan dat u vanuit dit vensters uw artikelgegevens kunt beheren. Dat houdt in dat u nieuwe artikelen kunt toevoegen en bestaande artikelen kunt wijzigen of verwijderen. Naast het beheren van de gegevens bieden de meeste onderhouden vensters u veel meer, zoals een mogelijkheid tot: het afdrukken van gemarkeerde gegevens; het sorteren van de gegevens;


Basisvensters

53

het zoeken in de lijst Al deze basishandelingen voor het onderhouden venster komen in dit deel van de documentatie aanbod.

Verplaatsen binnen de lijst Middels een donkerblauwe selectiebalk wordt in de gegevenslijst het huidige item aangeduid. U kunt deze selectiebalk op verschillende manieren door de lijst verplaatsen. Toets

Werking

Home

Plaatst de selectiebalk aan het begin van de lijst

PgUp (PageUp)

Verplaats de selectiebalk ongeveer 20 items omhoog Verplaats de selectiebalk één regel omhoog Verplaats de selectiebalk één regel omlaag

PgDn

Verplaats de selectiebalk ongeveer 20 items omhlaag

End

Plaatst de selectiebalk aan het einde van de lijst

Sorteren De meeste onderhouden vensters geven een lijst weer met meerdere kolommen. Middels een lichtblauwe kolom wordt aangegeven op welke kolom de lijst is gesorteerd. U kunt de lijst op een andere kolom sorteren door het volgen van de onderstaande werkwijze: Sortering instellen 1. Plaats de muisaanwijzer op de kolomkop van de kolom waarop u de lijst wil sorteren en klik daarna op de linkermuisknop.


54

V-Solution

Het venster Artikel onderhouden is standaard gesorteerd op de kolom Artikelnummer. Om de artikellijst te sorteren op Artikelnaam plaatst u de muisaanwijzer op de kolomkop Artikelnaam en klikt vervolgens op de linkermuisknop.

Zoeken De aangeboden zoek mogelijkheid is afhankelijk van de door u gekozen sortering. Is bijvoorbeeld de lijst met artikelgegevens gesorteerd op Artikelcode, dan kunt u in de artikellijst zoeken op de artikelcode. Om een artikel op bijvoorbeeld de naam op te kunnen zoeken, dient u de lijst eerst te sorteren op Artikelnaam. Voor het zoeken in een gegevenslijst volgt u de volgende werkwijze:

Zoeken 1. Sorteer de gegevens lijst op de kolom waarin u wilt zoeken. 2. Geef in het invoervak Zoek het woord of het nummer in waarop u wilt zoeken. Het invoeren van het gehele woord of nummer is niet noodzakelijk

3. Klik daarna op de toets TAB op uw toetsenbord.


Basisvensters

55

CarianInBusiness zal daarna de selectiebalk automatisch plaatsen op het eerste item, dat voldoet aan het door u opgegeven zoekcriterium.

Aanpassen kolombreedte De breedte van de kolommen in de lijst van een onderhouden venster kunnen doorgaans worden aangepast. Voor het aanpassen van de kolombreedte volgt u de volgende procedure:

Kolombreedte aanpassen 1. Plaats de muisaanwijzer in de lijst op de scheidingslijn tussen de twee kolommen. De muisaanwijzer zal hierdoor veranderen.

2. Klik op de linkermuisknop en verplaats de muis naar links of rechts afhankelijk van de richting waarin u de kolom wilt verbreden of versmallen. Tijdens het bewegen van de muis houdt u de muisknop ingedrukt. 3. Wanneer de kolom de gewenste breedte heeft bereikt laat u de muisknop weer los.

Markeren Bepaalde handelingen in het onderhouden venster hebben uitsluitend betrekking op gemarkeerde gegevens. Een voorbeeld hiervan is het


56

V-Solution

afdrukken van gemarkeerde gegevens. Om de gegevens te marken kunt u een van de volgende methodes gebruiken.

Gegevens markeren via de markeerkolom 1. Klik in de eerste kolom van het item dat u wilt markeren.

Gegevens markeren via de markeerknop 1. Plaats de selectiebalk op het item dat u wilt markeren 2. Klik op de opdrachtknop

om het item te markeren

Gegevens markeren via het snelmenu 1. Plaats de selectiebalk op het item dat u wilt markeren 2. Klik op de rechtermuisknop om het snelmenu te activeren 3. Kies in de snelmenu voor de optie markeren

Gemarkeerde gegevens hebben in de eerste kolom (ook wel de markeerkolom) een vinkje

Figuur 3.2

Gemarkeerde gegevens zijn voorzien van een vinkje


Basisvensters

57

Dezelfde methodes voor het markeren van gegevens kunt u ook gebruiken voor het verwijderen van markeringen.

Alles markeren Een lijst kan in veel gevallen erg veel items bevatten. Hierdoor zou het één voor één markeren van de items erg arbeidsintensief zijn. Daarom beschikt CarianInBusiness over een mogelijkheid om alle items in de lijst in één keer te markeren. Hiervoor volgt u de volgende handelswijze:

Alle gegevens markeren via het snelmenu 1. Klik op de opdrachtknop 2. Kies in het snelmenu dat verschijnt voor de optie Alles markeren

Na deze handeling zijn alle items in de lijst voorzien van een vinkje in de eerste kolom.

Alles demarkeren Om alle markeringen in een lijst snel op te kunnen heffen, volgt u de volgende procedure:

Alle gegevens markeren via het snelmenu 1. Klik op de opdrachtknop 2. Kies in het snelmenu dat verschijnt voor de optie Alles demarkeren

Na deze handeling zijn vinkjes in de eerste kolom verwijderd.


58

V-Solution

Tip Omdat veel lijsten erg veel gegevens kunnen bevatten is het soms erg lastig om vast te stellen of er nog bepaalde items zijn gemarkeerd. Daarom raden wij u aan om alvorens u bepaalde items gaat markeren eerst alle bestaande markeren op te heffen.

Filter instellen Sommige onderhouden venster bieden de mogelijkheid om de lijst te beperken. Ook wel filter genoemd. Zo kunt u in het venster Artikel onderhouden de lijst met artikelen beperken door een filter in te stellen voor de artikelgroep. Standaard wordt in het venster Artikelen onderhouden alle artikelen getoond, maar door de keuzelijst Artikelgroep op bijvoorbeeld Fridranken in te stellen wordt de lijst beperkt tot uitsluitend die producten die zijn ingedeeld in deze artikelgroep. De filter mogelijkheden die worden aangeboden verschillen per onderhouden venster. Bij sommige filter kunt u kiezen uit een (voorgedefinieerde) lijst, zoals bij de Artikelgroepen. In andere gevallen kunt u een debiteurnummer, datum of een tekst invoeren. Het door u ingevoerde filter kunt u opheffen door de desbetreffende velden leeg te maken of wanneer u het filter heeft ingesteld middels een keuzelijst te kiezen voor de optie Alles Markeren Om bijvoorbeeld de artikellijst te beperken tot de Artikelgroep Frisdranken volgt u de volgende werkwijze:

Filter instellen 1. Klik op de opdrachtknop achter de keuzelijst Artikelgroep


Basisvensters

59

2. Kies in de keuzelijst voor de gewenste artikelgroep (in ons voorbeeld Tapbier)

Na het toepassen van het filter zal de artikellijst zijn beperkt tot die artikelen die zijn ingedeeld in de artikelgroep Tapbier.

Figuur 3.3

Middels het filter wordt de artikellijst beperkt

U kunt het door u ingestelde filter opheffen door de filter invoervak leeg te maken of indien het filter is ingesteld door middel van een voorgedefinieerde keuzelijst te kiezen voor de optie “Alle…”. Om bijvoorbeeld het ingestelde filter voor de de artikellijst op te heffen volgt u de volgende procedure:


60

V-Solution

Filter opheffen 1. Klik op de opdrachtknop achter de keuzelijst Artikelgroep 2. Kies in de keuzelijst voor de optie "Alle artikelgroepen"

Afdrukken Vanuit de meeste onderhouden vensters kunt u de gemarkeerde gegevens afdrukken. Voor het afdrukken volgt u de volgende werkwijze:

Afdrukken 1. Markeer die gegevens die u wilt afdrukken. Dit is niet in alle onderhouden vensters mogelijk. Het vooraf markeren van de items is doorgaans uitsluitend beschikbaar bij veel onderhouden vensters waar doorgaans veel items zijn ingevoerd. 2. Klik op de opdrachtknop Afdrukken 3. Kies in het venster rapport selecteren het gewenste rapport of etiket.


Basisvensters

61

4. Klik op de opdrachtknop Selecteren om het rapport af te drukken

In het volgende hoofdstuk staan wij uitvoerig stil bij de uitgebreide afdruk functionaliteit die CarianInBusiness u te bieden heeft.

Toevoegen nieuwe gegevens In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe items toevoegen. Of u nieuwe items kunt toevoegen is afhankelijk van het onderhouden venster of u uberhaupt nieuwe items mag toevoegen.

Toevoegen nieuwe gegevens -

Klik op de opdrachtknop Toevoegen of

-

Druk op de INS of Insert toets of


62

V-Solution

-

Druk op de toetscombinatie ALT-T

Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe item, wordt een leeg invoervenster getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe item vastleggen.

Wijzigen bestaande gegevens Om een bestaande item te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het item dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen nieuwe gegevens -

Klik op de opdrachtknop Wijzigen of

-

Druk op de ENTER toets of

-

Druk op de toetscombinatie ALT-W

Bij het wijzigen van een bestaande item wordt ook nu weer het invoervenster geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde item getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande gegevens Overbodige items kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door het item te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens -

Klik op de opdrachtknop Verwijderen of

-

Druk op de DEL of DELETE toets


Basisvensters

63

of -

Druk op de toetscombinatie ALT-V

CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde item daadwerkelijk wil verwijderen.

Tip Zolang een item nog gerelateerd is aan één of meerdere gegevenstabellen, staat CarianInBusiness u niet toe om dit item te verwijderen.

Zie ook: Afdrukken

5.2

Invoervensters Voor het vastleggen van nieuwe gegevens en het wijzigen van bestaande gegevens wordt door CarianInBusiness een invoervenster geactiveerd. In dit venster kunt u alle relevante informatie vastleggen.


64

V-Solution

Figuur 3.4

Invoervenster

Navigeren door de invoervelden Een invoervenster kan één of meerdere invoervelden bevatten. In ieder veld kunt u bepaalde gegevens vastleggen. Binnen CarianInBusiness kunt u op verschillende manieren tussen de velden navigeren. Het geactiveerde invoerveld bevat de invoegpositie (ook wel cursor genoemd) of het invoerveld is blauw gekleurd. In het bovenstaande invoerscherm is het invoerveld Nummer blauw gekleurd en dus het active veld. Wanneer een veld blauw gekleurd is, is het invoerveld niet alleen actief. De overschrijven modes is tevens geactiveerd. Da houdt in dat de huidige inhoud van het invoerveld wordt overschreven met de nieuwe inhoud. Het is actuele invoerveld wit van kleur dan is de invoerpositie (cursor) zichtbaar en de tekens die u intypt wordt achter de invoegpositie geplaatst.

Navigeren naar het volgende veld met TAB 1. Druk op de TAB-toets om naar het volgende invoerveld te springen. Wanneer u gebruik maakt van de TAB-toets, zal de modus overschrijven voor het volgende veld ingeschakeld zijn. Navigeren naar het volgende veld met de muis 1. Plaats de muisaanwijzer op het invoerveld en klik op de


Basisvensters

65

linkermuisknop. Navigeren naar het volgende veld met het toetsenbord 1. Middels de toetscombinatie ALT in combinatie met de letter die onderstreept is, wordt het bijbehorende invoerveld geactiveerd. Bijvoorbeeld : Met ALT – B in het invoervenster Artikelgegevens wordt het invoerveld BTW geactiveerd. Om gebruikt te maken van deze techniek drukt u eerst de ALT toets in. Terwijl u de ALT-toets ingedrukt houdt, drukt u de tweede toets in.

TAB ipv ENTER Op de vorige pagina heeft u al kunnen lezen dat u tussen de verschillende invoervelden kunt navigeren middels ondermeer de TABtoets. Dit is geheel in overstemming met de standaard richtlijnen voor Window applicaties. De ENTER toets is gereserveerd voor de bediening van de standaard opdrachtknop.

Figuur 3.4

Opdrachtknoppen

Ieder invoervenster heeft altijd slechts één standaard opdrachtknop. De standaard opdrachtknop wordt middels één zwarte rand aangeduid. U kunt deze opdrachtknop ondermeer via de ENTER toets bedienen.

Invoervakken De meeste invoervelden zoals Naam, Opmerking en dergelijke zijn tekst invoervakken. In deze invoervelden kunt u naast de cijfers en letters ook tekens zoals @, % en dergelijke vastleggen. In sommige gevallen kan de invoer aan bepaalde regels gebonden zijn. Zoals de invoer van bijvoorbeeld een


66

V-Solution

Nummerieke invoervakken In sommige invoervakken dient u een prijs of een gewicht in te voeren. In dergelijke invoervakken kunt u uitsluitend cijfers ingeven. Voor de invoer van decimalen dient u afhankelijk van de landinstellingen van uw computer een punt of een komma te gebruiken. Voor de invoer van negatieve waarden dient u eerst een min-teken in te geven, gevolgd door de waarde.

Datum invoervakken CarianInBusiness ondersteund verschillende methodes met betrekking tot de vastlegging van een datum. De volgorde waarin u de datum dient vast te leggen ligt wel vast, namelijk dag, maand, jaar. Zo kunt u de datum 23 februari 2009 ingeven als 23-02-2009. Uiteraard kunt u in CarianInBusiness ook andere koppeltekens tussen dag, maand en jaar gebruiken. Maar u kunt deze koppeltekens ook eventueel achterwege laten. Naast de koppeltekens kunt u in CarianInBusinessook eventueel het jaar of de maand en het jaar achterwege laten. Indien u het jaar achterwege laat dan zal CarianInBusiness de door u ingevoerde datum aanvullen met het huidige jaar. Dit zelfde geldt wanneer u de maand en het jaar achterwege laat, CarianInBusiness zal de door u ingevoerde dag aanvullen met de huidige maand en jaar.

Samenvattend kunt u 23 februari 2009 op de volgende methodes invoeren: Invoer

Resultaat

23-02-2009

23 februari 2009

23-02-09

23 februari 2009

23.02.09

23 februari 2009

23/02/09

23 februari 2009

23022009

23 februari 2009

230209

23 februari 2009

2302

23 februari 2009 (indien het huidige jaar 2009 is)


Basisvensters

23

Figuur 3.5

67

23 februari 2009 (wanner de huidige maand februari is en het huidige jaar 2009 is)

Datum invoervak

CarianInBusiness biedt naast de handmatige invoer ook de mogelijkheid om middels een kalender de gewenste datum te selecteren. Om de kalender te activeren klikt u op de kalenderknop achter het datum invoervak.

Figuur 3.6

Kalender

Net als in een echte kalender kunt u in de kalender van CarianInBusiness door de verschillende dagen, weken, maanden en jaren bladeren. Door eenvoudig de gewenste datum te selecteren en daarna op de opdrachtknop Ok te klikken worde de door u geselecteerde datum overgenomen in het datum invoerveld.

Keuzelijst Sommige velden hebben maar een beperkte keuze, zoals het veld BTW in het venster Artikelgegevens. Invoervelden met een keuzelijst hebben achter het invoerveld een opdrachtknop zitten, maarmee u de keuzelijst kunt openen. De keuzelijst kunt u ook openen door op op de pijltje-naar-beneden toets te drukken terwijl het invoerveld geactiveerd


68

V-Solution

is.

Opzoek invoervakken Naast de bovengenoemde invoervakken zijn er ook nog opzoek invoervakken. Bij deze invoervakken dient u bijvoorbeeld een klantnummer in te geven. Weet u het klantnummer dan kunt u in het juiste klantnummer dan direct invoeren. Geeft u een klantnummer in dat niet voorkomt in de klantenlijst, dan zal de software u de lijst met klanten tonen zodat u de juiste klant kunt selecteren. De selectielijst kunt u ook direct oproepen door achter op de opzoekknop achter het invoervak te klikken.

Rubrieken In CarianInBusiness zijn voor sommige invoervensters de verschillende invoervelden gerubriceerd. Deze rubrieken worden aan de linkerzijde van het venster weergegeven in een rubrieken lijst.


Basisvensters

Figuur 3.7

69

Rubriekenlijst

Door in de rubriekenlijst op de gewenste rubriek te klikken wordt de invoervelden die betrekking hebben op deze rubriek weergegeven. Eenvoudige invoervensters, waarin slechts enkele invoervelden zijn opgenomen, hebben doorgaans geen rubriekenlijst.

Gegevens opslaan Om de door ingevoerde gegevens of de door u aangebrachte wijzigingen op te slaan klikt u op de opdrachtknop Ok. Pas daarna zal CarianInBusiness de gegevens automatisch opslaan. Doorgaans is in CarianInBusiness de opdrachtknop Ok aangeduid als de standaard knop. Dit betekend dat u deze opdrachtknop ook kunt bedienden middels de Enter toets. De standaard opdrachtknop is die opdrachtknop die is voorzien van een zwarte rand.

Figuur 3.8


Opdrachtknop Ok is hier de standaard knop

70

V-Solution

Opslaan middels de opdrachtknop OK 1. Klik met de muis op de opdrachtknop Ok om de wijzigingen op te slaan

Opslaan middels de Enter toets 1. Druk op de Enter toets op de wijzigingen op te slaan. Deze methode kunt u uitsluitend gebruiken wanneer de opdrachtknop Ok is aangeduid als de standaard opdrachtknop

Invoer annuleren U kunt de invoer desgewenst ongedaan maken door op de opdrachtknop Annuleren te klikken. Naast de bediening van deze opdrachtknop kunt u een invoervenster ook op een van de volgende manieren sluiten.

Invoer annuleren middels de opdrachtknop Annuleren 1. Klik met de muis op de opdrachtknop Annuleren om de wijzigingen ongedaan te maken

Invoer annuleren middels de toest ESC 1. Druk op de toets ESC om de wijzigingen ongedaan te maken

Invoer annuleren middels de venster sluiten knop 1. Klik met de vensterknop Sluiten. Het venster wordt gesloten en de wijzigingen worden niet opgeslagen. Wanneer u middels een van de bovenstaande methodes het venster sluit, zal CarianInBusiness aan u waarschuwen dat u wijzigingen niet worden opgeslagen. U kunt dan als nog besluiten om de door u aangebrachte wijzigingen als nog op te slaan.


Basisvensters

5.3

71

Sneltoetsen In dit hoofdstuk hebben wij al enkele sneltoetsen van CarianInBusiness beschreven. Sneltoetsen zijn toetsen of toetscombinaties waarmee u snel door de software kunt navigeren. Een complete beschrijving van alle sneltoetsen gaat echter te ver. Daarom volstaan wij met een lijst van de meest belangrijke sneltoetsen.


Sneltoets

Resultaat

Tab

Navigeren naar het volgende invoerveld

Shift-TAB

Navigeren naar het vorige invoerveld

ALT+onderstreepte letter

Navigeren naar het desbetreffende invoerveld

Enter

Bediening van de standaard opdrachtknop. Doorgaans is dat de opdrachtknop Ok.

Esc

Annuleren bewerken / sluiten venste

CTRL-A

Alles item markeren

CTRL-C

Kopiëren inhoud van het invoerveld naar het klembord

CTRL-P

Afdrukken

CTRL-V

Plak de inhoud van het klembord in het geselecteerde invoerveld.

CTRL-X

Wissen de inhoud van het invoerveld en plaats deze op het klembord

CTRL-SPATIE

Markeren huidige item

ALT-0128

Euro teken

F1

Help

F2

Artikelen onderhouden

F4

Klanten onderhouden

F5

Communicatie

F9

Facturering

72

V-Solution

Na deze uiteenzetting met betrekking tot de basisvensters van CarianInBusiness volgt in het volgende hoofdstuk een uitleg over het vastleggen van de artikelgroepen.


Top Level Intro

Part

VI

74

6

V-Solution

Afdrukken CarianInBusiness biedt u zeer veel mogelijkheden met betrekking tot het afdrukken van de door u vastgelegde gegevens. Naast het afdrukken van prijslijsten en facturen biedt CarianInBusiness u ook de mogelijkheid tot het afdrukken van etiketten en schapkaarten. Alle afdrukken kunt u desgewenst eerst op het scherm afdrukken of direct naar uw printer versturen. Naast het afdrukken van de verschillende overzichten op papier, biedt CarianInBusinessu ook de mogelijkheid om rapportages direct via de e-mail te versturen of middels een fax te verzenden. In dit hoofdstuk worden de verschillende mogelijkheden van CarianInBusiness beschreven met betrekking tot het afdrukken van de verschillende rapportages. Naast de verschillende afdruk mogelijkheden beschikt CarianInBusiness over een interne Ontwerpstudio waarmee uw rapporten, facturen en etiketten geheel naar uw eigen wens kunt indelen. De volledige beschrijving van de Ontwerpstudio valt buiten het bestek van deze handleiding.

Gegevens afdrukken Vanuit de meeste onderhouden vensters kunt u de gemarkeerde gegevens afdrukken. Voor het afdrukken volgt u de volgende werkwijze:

Afdrukken 1. Markeer die gegevens die u wilt afdrukken. Dit is niet in alle onderhouden vensters mogelijk. Het vooraf markeren van de items is doorgaans uitsluitend beschikbaar bij veel onderhouden vensters waar doorgaans veel items zijn ingevoerd. 2. Klik op de opdrachtknop Afdrukken 3. Kies in het venster rapport selecteren het gewenste rapport of etiket.


Afdrukken

75

4. Klik op de opdrachtknop Selecteren om het rapport af te drukken

Vanuit sommige vensters, zoals het venster Onderhouden Facturen hoeft u om facturen af te drukken niet telkens de gewenste layout te selecteren. Vanuit deze vensters wordt dan automatisch de standaard layout gebruikt. Welke layout daadwerkelijk wordt gebruikt is afhankelijk van een aantal factoren. Bijvoorbeeld bij het afdrukken van de facturen zal de layout gebruiken die bij de klant is ingesteld. Heeft u bij de klant geen voorkeur layout ingesteld, dan zal de software de standaard factuur layout gebruiken.

Selecteren rapport layout In het venster Selecteren rapport layout staan alle beschikbare layouts die vanuit het aanroep venster kunnen worden afgedrukt. Omdat CarianInBusiness meerdere talen ondersteund worden ook de met de software rapporten in verschillende talen meegeleverd. Middels de flag voor de rapportnaam wordt de taal aangeduid. Middels de keuzelijst Taal kunt u de lijst met beschikbare layouts beperken tot een specifieke taal. Met het eerst pictogram voor de landvlag wordt


76

V-Solution

aangegeven om wat soort rapport het gaat. CarianInBusiness ondersteund een aantal rapport soorten, te weten lijsten, etiketten en kaarten. Alle drie de soorten zijn er in standaard uitvoeringen die met de software zijn meegeleverd en eigen uitvoeringen die door de gebruiker zijn gemaakt.

Omdat de lijst met beschikbare rapportlayouts lang kan zijn is het mogelijk om middels de keuzelijst Taal de lijst te beperken tot de rapportlayouts van een bepaalde taal. Ook is het mogelijk om één bepaalde layout vet te laten weergeven. Dit rapportlayout is uw voorkeur rapport. Het voorkeurrapport kunt u net als de andere voorkeurinstellingen zoals uitvoer, sortering en dergelijke instelling in de rapport layout manager.

Pictogram

Resultaat Standaard lijst Standaard etiket Standaard kaart Eigen lijst Eigen etiket Eigen kaart

Wanneer er een etiket layout is geselecteerd, dan wordt een extra venster weergegeven, waarin u het aantal etiketten kan worden aangegeven.


Afdrukken

77

Etiketten afdrukken Wanneer er een etiket layout is geselecteerd, dan wordt een extra venster weergegeven, waarin u het aantal etiketten kan worden aangegeven.

In het venster Afdrukken etiketten heeft u de mogelijkheid om het aantal etiketten per gemarkeerde items afzonderlijk vast te leggen of in één keer het aantal etiketten van de gemarkeerde items vast te leggen. Aantal etiketten per item vast leggen 1. Klik op de opdrachtknop Wijzigen 2. Geef in het kolom Aantal voor ieder item het gewenste aantal etiketten of schapkaarten.


78

V-Solution

3. Wanneer u het aantal etiketten voor ieder item heeft ingesteld, dan drukt u op de enter toets. 4. Klik daarna op de opdrachtknop Afdrukken om het aantal ingestelde etiketten/schapkaarten daadwerkelijk af te drukken. Aantal etiketten voor alle items in één keer vaststellen 1. Wanneer u in één keer het aantal af te drukken etiketten voor alle gemarkeerde items wilt instellen dan geeft u in het invoervak Aantal het gewenste aantal etiketten in.

2. Klik op de opdrachtknop Bijwerken. In de kolom aantal is het aantal etiketten aangepast met het aantal dat u heeft ingegeven in het invoervak Aantal. 3. Klik daarna op de opdrachtknop Afdrukken om het aantal ingestelde etiketten/schapkaarten daadwerkelijk af te drukken.

Extra venster printerinstellingen Wanneer tijdens het selecteren van de gewenste rapportlayout ook de optie afdrukoptie venster tonen is ingeschakeld dan wordt er een extra venster met instellingen weergegeven. Het venster is afhankelijk van de soort layout dat is geselecteerd. In dit venster kunt u zaken zoals de printer, de uitvoer, maar ook het aantal kopieen en het de


Afdrukken

79

startpositie van het etiket instellen. Deze laatste optie is uitsluitend beschikbaar indien u gekozen heeft voor een etiketlayout of een schapkaart.

In het bovenstaande venster kunt u de volgende gegevens vastleggen:

Export media


In de categorie Export media kunt u middels de opdrachtknop Change de standaard printer wijzigen. De standaard printer is vastgelegd in de

80

V-Solution

rapport layout.

In bovenstaande schermafdruk wordt het rapport standaard op de netwerkprinter \ \projecten\hpcolorLaserJ et3550 afgedrukt. Door op de opdrachtknop Change te klikken wordt onderstaande venster weergegeven. CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om niet alleen de mogelijkheid om een printer te selecteren, maar biedt u zelf de mogelijkheid om voor de eerste pagina een andere printer te selecteren dan de daarop volgende pagina's. Op deze manier kunt u de eerste pagina ook een andere papierbak worden geselecteerd dan de daarop volgende pagina's.


Afdrukken

81

Met de optie Printer Page-Independent wordt aangegeven dat voor alle pagina's dezelfde printer (instellingen) gebruiken. Wilt u echter hebben dat de eerste pagina op een andere printer of met andere printer instellingen wordt afgedrukt dan de daarop volgende pagina's, dan dient u de optie Printer PageDependent te selecteren. Met de opdrachtknop Select... wordt het venster Printerinstelling geactiveerd, waarin u de printer kunt selecteren.


82

V-Solution

Nadat u de gewenste printer heeft geselecteerd klikt u op de opdrachtknop Ok om uw keuze te bevestigen.

Direct to...

Met de keuzelijst Direct to... kunt u de uitvoer selecteren. CarianInBusiness biedt u veel uitvoermogelijkheden, want naast het schermvoorbeeld en de printer kunnen rapporten ook worden uitgevoerd naar HTML (internet) pagina, Adobe PDF bestand, Tekst bestand. Door middel van de keuzelijst Direct to... kunt u het door u gewenste uitvoer selecteren.


Afdrukken

83

Afhankelijk van de door u gekozen uitvoer zijn er extra instellingen mogelijk. In dat geval is de opdrachtknop beschikbaar. De instellingen die dan beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van de door u geselecteerde uitvoer.

First page

In het invoervak First page kunt u paginanummer van de eerste pagina vastleggen. In veel gevallen krijgt de eerste pagina als paginanummer één. Maar voor die situaties waarbij de eerste pagina met een ander nummer moet beginnen kunt u dat in het invoervak First page vastleggen.

Pages

In de categorie Pages kunt opgeven of u alle pagina's wilt afdrukken of een bepaalde reeks van pagina's. Wilt u alle pagina's afdrukken dan kiest u voor de optie All.

Wilt u echter de pagina's binnen een bepaalde


84

V-Solution

reeks afdrukken dan kiest u voor de optie Range (s). In het voervak kunt u vervolgens aangeven welke pagina's u wilt afdrukken. De pagina's worden gescheiden middels een komma. Bijvoorbeeld met 1,3,5 geeft aan dat pagina 1, 3 en 5 worden afgedrukt en 7-10 geeft aan dat pagina's 7 t/m 10 afgedrukt moeten worden. Combinaties zoals 1,3,5,7-10,13 is ook mogelijk. Print

Naast de bovenstaande reeks heeft u ook de mogelijkheid om uitsluitend de even of de oneven pagina's af te drukken. Dit kunt u instellen met de keuzelijst Print.

Copies

In het invoerveld Copies kunt u opgeven hoe vaak het rapport afgedrukt moet worden.

Start position

In de categorie Start positie kunt u de start positie van het etiket vastleggen. Deze optie is uitsluitend beschikbaar bij etiketten en schapkaarten.

Door op de opdrachtknop Select... te klikken kan de gewenste


Afdrukken

85

startpositie van het eerste etiket worden vastgelegd in het venster Choose start position. U kunt de gewenste start positie selecteren door op het eerste etiket te klikken. Onder in het venster wordt de volgorde aangegeven waarin de etiketten/ schapkaarten worden afgedrukt.

Nadat de start positie van het eerste etiket is vastgelegd klikt u op de opdrachtknop OK om weer terug te keren in het venster Printer options


86

V-Solution

venster.

Zie ook: Ontwerpstudio

6.1

Afdrukvoorbeeld CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om rapporten standaard direct af te drukken op een printer of eerst op het scherm weer te geven. Per rapportlayout kunt u de standaard uitvoer vastleggen. Desgewenst kunt u dat tijdens het selecteren van het rapport de standaard uitvoer nog wijzigen. Bij die vensters waarbij u geen rapportlayout hoeft te selecteren, zoals facturen onderhouden heeft u de mogelijkheid om gebruik te maken van de afdrukvoorbeeld selectieknop. Heeft u gekozen voor de uitvoer naar het scherm (Preview), dan wordt het door u gewenste rapport op het beeldscherm getoond.

Navigeren Wanneer een rapport bestaat uit meerdere pagina's dan kunt u snel een eenvoudig door de verschillende pagina's navigeren door:


Afdrukken

87

De pagina navigatie balk aan de linkerzijde De navigatieknoppen rechtsboven in. In pagina navigatie balk ziet u een miniatuur afbeelding van de verschillende pagina's. De geselecteerde pagina's is omlijnt met een dun stippellijntje. U kunt een andere pagina selecteren door op de miniatuur pagina in de navigatie balk te klikken. Een andere navigatie methode is het gebruik van de navigatie knoppen in de rechterbovenhoek.

Knop

Resultaat Ga naar de eerste pagina Ga naar de vorige pagina Met de keuzelijst kunt u de direct de gewenste pagina selecteren. Ga naar de volgende pagina Ga naar de laatste pagina

Tip Afhankelijk van de geselecteerde pagina's kan het voorkomen dat één of meerdere navigatie knoppen niet beschikbaar zijn.

Inzoomen/uitzoomen Het is mogelijk om in het afdrukvoorbeeld het rapport te vergroten of te verkleinen. Door het rapport op het scherm te vergroten biedt u de mogelijkheid om het rapport goed gedetailleerd te controleren op bijvoorbeeld eventuele mogelijke opmaak fouten. Zodat u deze in de ontwerpstudio eventueel nog kunt aanpassen. Met de inzoom/ uitzoom knoppen kunt u de het rapport in het afdrukvoorbeeld


88

V-Solution

vergroten of verkleinen.

Knop

Resultaat Met de keuzelijst weergave kunt u snel de gewenste vergroting/ verkleining selecteren. Met deze knop kunt u het afdrukvoorbeeld vergroten, zodat u het afdrukvoorbeeld beter in detail kunt bekijken. Verklein het afdrukvoorbeeld Geef de hele pagina weer.

Het vergroten en verkleinen van het afdrukvoorbeeld heeft geen invloed op de daadwerkelijke afdruk.

Tip Afhankelijk van de actuele weergave kan het voorkomen dat bepaalde inzoom/uitzoom knoppen niet beschikbaar zijn.

Afdrukken CarianInBusiness biedt u verschillende afdruk mogelijkheden. Zo kunt u vanuit het afdrukvoorbeeld enkel de geselecteerde pagina afdrukken of alle pagina's in één keer afdrukken.

Knop

Resultaat Druk de huidige pagina af


Afdrukken

89

Druk het gehele document af Fax het gehele document Het is mogelijk om vanuit het afdrukvoorbeeld een andere printer te selecteren. Hiervoor plaats u de muisaanwijzer op één van de twee afdruk knoppen en klikt dan op de rechtermuisknop.

Tip Wanneer geen fax op uw computer is geinstalleerd, dan zal de opdrachtknop fax

uitgeschakeld zijn.

Afdruk opslaan Naast het afdrukken en faxen van de rapporten is het ook mogelijk het rapport in op te slaan als bijvoorbeeld een Adobe PDF document, een HTML Internet pagina of een ander formaat zoals grafisch bestand JPEG bestand. Om een bestand op te slaan volgt u de volgende procedure: Afdruk opslaan 1. Klik op de opdrachtknop Opslaan wordt nu geactiveerd.


.Het venster Save As...

90

V-Solution

2. Met de keuzelijst Opslaan als kunt u het gewenste formaat selecteren. Middels deze keuzelijst heeft u onderandere de keuze uit Adobe PDF formaat, HTML Pagina, JPEG formaat of Text formaat. 3. Geef in het invoervak Bestandsnaam de naam waaronder het bestand opgeslagen moet worden. 4. Kies middels de keuzelijst Opslaan in de gewenste bestandslocatie. 5. Met de opdrachtknop Options... kunt u eventueel specifieke instellingen vastleggen die afhankelijk zijn van het door u gekozen bestandsformaat. 6. Klik op de opdrachtknop Opslaan om de rapport daadwerkelijk op te slaan.

Afdruk versturen per e-mail Het is ook mogelijk om het rapport direct vanuit CarianInBusiness te versturen per e-mail. In dat geval van het rapport bijgesloten in het door u gewenste formaat. Om een rapport per e-mail te versturen volgt u de volgende procedure:


Afdrukken

91

Afdruk versturen per e-mail 1. Klik op de opdrachtknop E-mail .Het venster Mail Configuration... wordt nu geactiveerd.

2. Met de keuzelijst kunt u het gewenste formaat selecteren. 3. Middels de opdrachtknop Options kunt u specifieke instellingen vastleggen die afhankelijk zijn van het gekozen bestandsformaat. 4. Klik op de opdrachtknop OK om een nieuw e-mail bericht op te stellen. Het rapport is in het door u gekozen bestandsformaat bijgesloten. Met de optie Save options permanently worden de door u gekozen instellingen opgeslagen zodat alle toekomstige e-mail berichten gebruik maken van de opgeslagen instellingen.

Tip De opdrachtknop Options... kan afhankelijk van het door u gekozen bestandsformaat niet beschikbaar zijn.

Tip Om rapporten te versturen via de e-mail is het wel noodzakelijk dat het (externe) e-mail programma vooraf


92

V-Solution

goed is geconfigureerd.

Afdrukvoorbeeldvenster sluiten U kunt het afdrukvoorbeeldvenster sluiten door op de opdrachtknop Sluiten te klikken. Afdrukvoorbeeld sluiten via de vensterknop Sluiten 1. Klik op de knop Sluiten


Afdrukvoorbeeld sluiten via de opdrachtknop Einde 1. Klik op de knop Sluiten

dat zich in de knoppen balk.

Zie ook: Ontwerpstudio


Top Level Intro

Part

VII

94

7

V-Solution

Basis gegevens beheren Binnen CarianInBusiness zijn een aantal basis gegevens zoals btw gegevens, betaalmiddelen noodzakelijk. Meer en deel van deze gegevensbestanden worden na de installatie direct ingericht of worden vanuit uw kassasysteem overgenomen.

7.1

Filialen CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om te gebruiken voor meerdere filialen/winkels. Op een filiaal kunnen één of meerdere kassa's systemen operationeel zijn. U kunt nieuwe Filialen toevoegen en bestaande Filialen wijzigen of verwijderen vanuit het venster Filialen onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Beheer | Filialen.


Basis gegevens beheren

95

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe Filialen toevoegen en bestaande Filialen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe Filialen In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe filialen toevoegen.

Toevoegen nieuwe Filialen -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe Filialen, wordt een leeg invoervenster Filiaal gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe Filialen vastleggen.

Wijzigen bestaande Filialen Om een bestaande filialen te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de filiaal dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Filiaal -


-


Druk op de ENTER toets

96

V-Solution

of -


Bij het wijzigen van een bestaande filiaal wordt ook nu het invoervenster Filiaal gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde Filiaal getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Filiaal Overbodige filiaal kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de Filiaal te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens -


-

Druk op de DEL of DELETE toets of

-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde Filiaal daadwerkelijk wil verwijderen.

Tip Zolang een Filiaal nog gerelateerd is aan één of meerdere kassa's, staat CarianInBusiness u niet toe om deze filiaal te verwijderen.

Zie ook: Filiaal gegevens



7.1.1

97

Filiaal gegevens Wanneer u vanuit het venster Filialen onderhouden kiest om een nieuwe filiaal toe te voegen of een bestaande filiaal te wijzigen, dan wordt het invoervenster Filiaal gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van het filiaal vastleggen.

Het dialoogvenster Filiaal gegevens stelt u in staat om de gegevens van het filiaal vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

Nummer

Ieder filiaal dient u een uniek nummer te hebben. Dit unieke nummer kunt u ingeven in het invoervak Nummer. CarianInBusiness bepaald automatisch het filiaalnummer op basis van het hoogste nummer.

Naam

Iedere filiaal moet worden


98

V-Solution

aangeduid met een unieke naam. Adres

Het vestigingsadres van het filiaal kan worden vastgelegd in het invoervak Adres. In het invoervak Adres gaat u met shift-enter naar de volgende regel. Het adres is optioneel. Middels de detail knop achter het invoervak Adres kunt u het venster Adres invoer activeren.

Telefoonnummer

In het invoervak Telefoonnummer kunt u optioneel het telefoonnummer van het filiaal vastleggen.

Faxnummer

Het faxnummer van het filiaal kan worden vastgelegd in het



99

invoervak Faxnummer. Het faxnummer is optioneel.

7.2

BTW tarieven De btw tarieven die van toepassing zijn kunt u beheren via Beheer | BTW.

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe BTW toevoegen en bestaande BTW wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:


100

V-Solution

Toevoegen nieuwe BTW In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe BTW toevoegen.

Toevoegen nieuwe BTW -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe BTW, wordt een leeg invoervenster BTW gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe BTW vastleggen.

Wijzigen bestaande BTW Om een bestaande BTW te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de BTW dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande BTW -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande BTW wordt ook nu het invoervenster BTW gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde BTW getoond. U kunt nu de



101

gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande BTW Overbodige BTW kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de BTW te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde BTW daadwerkelijk wil verwijderen.

Tip Zolang een BTW nog gerelateerd is aan één of meerdere kassa's, staat CarianInBusiness u niet toe om deze BTW te verwijderen.

Zie ook: BTW tarief gegevens

7.2.1

BTW Tarief gegevens Wanneer u vanuit het venster BTW onderhouden kiest om een nieuwe btw tarief toe te voegen of een bestaande btw tarief te wijzigen, dan wordt het invoervenster BTW gegevens geactiveerd. In dit


102

V-Solution

invoervenster kunt u de gegevens van het btw tarief vastleggen.

Het dialoogvenster BTW gegevens stelt u in staat om de gegevens van het btw tarief vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

Nummer

Ieder btw tarief dient u een uniek nummer te hebben. Dit unieke nummer kunt u ingeven in het invoervak Nummer. CarianInBusiness zal bij een nieuw btw tarief automatisch voor u een vrij nummer toekennen.

Naam

Iedere BTW Tarief moet worden aangeduid met een unieke naam. Bijvoorbeeld : BTW 19% of BTW Hoog.

Percentage

Het btw percentage voor de desbetreffende btw tarief kan worden



103

vastgelegd in het invoervak Percentage. Het btw percentage moet liggen tussen 0 en 100%. BTW Type

CarianInBusiness werkt intern met maximaal vijf btw tarieven. Middels de keuzelijst BTW Type kunt u het btw tarief toekennen aan een van de interne btw tarieven. CarianInBusiness kent de volgende interne btw tarieven: Nul, Laag, Hoog, BTW 4, BTW 5. De laatste twee interne btw tarieven zijn voor landen die meer dan drie btw tarieven kennen.

Grootboek rekening

Het grootboek rekeningnummer ten behoeve van de financiele koppeling met een boekhoudprogramma kan worden ingevoerd in het invoervak Grootboek rekening.

BTW Code (incl. btw)

Ten behoeven van de financiele koppeling met een boekhoudprogramma kan het btw code van het boekhoudprogramma worden vastgelegd in het invoervak BTW Code (incl. btw). Het veld BTW Code (incl. btw) is optioneel. Is CarianInBusiness gekoppeld aan een financieel software pakket en er is geen BTW Code vastgelegd, dan zal btw nummer worden gebruikt welke is vastgelegd in het


104

V-Solution

invoervak Nummer.

7.3

Betaalmiddelen CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om te gebruiken voor meerdere betaalmiddelen. U kunt nieuwe betaalmiddelen toevoegen en bestaande betaalmiddelen wijzigen of verwijderen vanuit het venster Betaalmiddelen onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Beheer | Betaalmiddelen.

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe Betaalmiddel toevoegen en bestaande Betaalmiddelen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:



105

Toevoegen nieuwe Betaalmiddel In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe betaalmiddel toevoegen.

Toevoegen nieuwe Betaalmiddel -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe Betaalmiddel, wordt een leeg invoervenster Betaalmiddel gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe Betaalmiddel vastleggen.

Wijzigen bestaande Betaalmiddel Om een bestaande betaalmiddelen te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het betaalmiddel dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Betaalmiddel -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande betaalmiddel wordt ook nu het


106

V-Solution

invoervenster Betaalmiddel gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde Betaalmiddel getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Betaalmiddel Overbodige betaalmiddel kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door het betaalmiddel te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde Betaalmiddel daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Betaalmiddel gegevens

7.3.1

Betaalmiddel gegevens Wanneer u vanuit het venster Betaalmiddel onderhouden kiest om een nieuwe betaalmiddel toe te voegen of een bestaande betaalmiddel te wijzigen, dan wordt het invoervenster Betaalmiddel gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van het betaalmiddel vastleggen.



107

Het dialoogvenster Betaalmiddel gegevens stelt u in staat om de gegevens van het betaalmiddel vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

Nummer

Ieder betaalmiddel dient u een uniek nummer te hebben. Dit unieke nummer kunt u ingeven in het invoervak Nummer.

Naam

De naam van het betaalmiddel kan worden ingevuld in het invoervak Naam. De naam van het betaalmiddel is vereist en moet uniek zijn.

Grootboek rekening

Ten behoeve van een financiele koppeling kunt u in het invoervak Grootboek rekening het grootboekrekening


108

V-Solution

vastleggen waarop de ontvangsten van dit betaalmiddel geboekt moeten worden. Doorgaans worden ontvangsten op een betaalmiddel geboekt kruispost liquide middelen. Om een goede aansluiting te maken met de kassa rapportage raden wij u aan om voor ieder betaalmiddel een aparte kruispost aan te maken in uw financiele administratie. Wanneer er geen grootboekrekening is vastgelegd komen de ontvangsten van dit betaalmiddel ten gunste van het kasboek. Worden de financiele transacties geboekt in het memoriaalboek in plaats van in het kasboek dan moeten voor alle betaalmiddelen een grootboek rekeningnummer worden vastgelegd. Op rekening

Met de optie op rekening kunt u aangeven dat de aankopen die zijn afgesloten met dit betaalmiddel gefactureerd dienen te worden.

Te goedbon

Met deze optie kunt u aangeven dat de betaling te laste gaat van de eventuele tegoedbon. Met de module klantenpas van CarianInBusiness heeft de



109

mogelijkheid om klanten te belonen. Zo kunt u uw klanten belonen met een tegoedbon. Registratie van het betaalmiddel waarbij de optie Tegoedbon is ingeschakeld leidt er toe dat het bedrag in mindering wordt gebracht op het opgebouwde tegoedbedrag. Op zicht (uitleen)

Met de optie op zicht (uitleen) wordt aangegeven dat de registreerde artikelen zijn verstrekt op basis van uitleen. De geregistreerde artikelen worden dan geregistreerd als uitleen artikelen in de klanthistorie. CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om in één oog op slag alle nog uitgeleende artikelen inzichtelijk te maken, zodat u hierop actie kunt ondernemen.

Factuur/klant vereist

Deze optie is uitsluitend beschikbaar indien de optie Op rekening is ingeschakeld. Met de optie Factuur/klant vereist kunt u aangeven dat het gebruikte klantnummer en factuurnummer is opgenomen in de verkoopregistratie. Doorgaans wordt hiervoor het tafelnummer gebruikt om deze informatie vanuit de kassa door te geven aan


110

V-Solution

de software. Het klantnummer en het facturnummer kunnen worden geexporteerd naar bijvoorbeeld een financieel pakket. Deze optie komt binnenkort te vervallen.

Kaartnummer is klantnummer

Veel kassasystemen bieden de mogelijkheid om betalingen te verwerken middels speciale debetkaarten. Met deze optie wordt aangegeven dat het kaartnummer tevens het klantnummer is.

Kostenplaatsen gebruiken

Met behulp van de optie Kostenplaatsen gebruiken geeft u aan dat bij registratie van dit betaalmiddel in de financiele transactie de kostenplaats gebruikt moet die is vastgelegd bij de klant of bij de kassa. Deze optie is van invloed op de financiele koppeling.

Kostendrager gebruiker

Met behulp van de optie Kostendrager gebruiken geeft u aan dat bij registratie van dit betaalmiddel in de financiele transactie de kostendrager gebruikt moet die is vastgelegd bij de klant of bij de kassa. Deze optie is van invloed op de financiele koppeling.

Provisie

Voor sommige betaalmiddelen, zoals



111

creditcards houdt de creditcardmaatschappij een provisie in op het betaalde bedrag. CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om deze provisie in mindering te brengen op het betaalde bedrag en de kosten te boeken op een aparte grootboekrekening. Op deze manier worden de opbrengsten en de kosten direct op de juiste grootboekrekening geboekt. In het invoervak provisie kan het percentage ingevoerd worden dat als provisiekosten in minder gebracht moet worden. Bedrag

CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid ook de mogelijkheid om naast een provisie percentage een vast bedrag aan kosten in deze provisie in mindering te brengen op het betaalde bedrag en de kosten te boeken op een aparte grootboekrekening. Op deze manier worden de opbrengsten en de kosten direct op de juiste grootboekrekening geboekt.

Grootboekrekening

De kosten die in mindering gebracht worden op het betaalde bedrag kunnen op een aparte grootboekrekening worden geboekt. Dit grootboekrekeningnumm er kan in het invoervak


112

V-Solution

Grootboekrekening worden ingevoerd.

Tip Bij veel creditcards wordt door de creditcardmaatschappij een kostenprovisie ingehouden op het uit te betalen bedrag. Daarom biedt CarianInBusiness u de mogelijkheid om de kosten direct te boeken op een aparte grootboekrekening. Door het gebruik van een aparte kruispost voor iedere creditcard en een aparte grootboekrekening heeft u een goede controle bij het afboeken van de ontvangen betalingen van de creditcard maatschappij en altijd een goed inzicht in de kosten van deze creditcard maatschappij.

7.4

Bedienden CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om te gebruiken voor meerdere bedienden. U kunt nieuwe bedienden toevoegen en bestaande bedienden wijzigen of verwijderen vanuit het venster bedienden onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Kassa | Bedienden.



113

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe Bediende toevoegen en bestaande bedienden wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe Bediende In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe Bediende toevoegen.

Toevoegen nieuwe Bediende -


-



114

V-Solution

-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe bediende, wordt een leeg invoervenster Bediende gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe bediende vastleggen.

Wijzigen bestaande Bediende Om een bestaande bedienden te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het bediende dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande bediende -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande bediende wordt ook nu het invoervenster bediende gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde bediende getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Bediende Overbodige bediende kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de Bediende te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens -


-




115

of -


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde bediende daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Bediende gegevens

7.4.1

Bediende gegevens Wanneer u vanuit het venster Bediende onderhouden kiest om een nieuwe bediende toe te voegen of een bestaande bediende te wijzigen, dan wordt het invoervenster Bediende gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van de bediende vastleggen. Veel kassasystemen ondersteunen naast de bedienden ook personeelsleden en verkopers. Het verschil tussen personeel, verkopers en bedienden is dat personeel vaak uitsluitend wordt gebruikt voor uitsluitend de tijd registratie. En verkopers mogen op veel kassasystemen uitsluitend artikelen registeren, terwijl bedienden naast de verkoopregistratie ook betalingen mogen vastleggen.


116

V-Solution

Het dialoogvenster Bediende gegevens stelt u in staat om de gegevens van het bediende vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

Omschrijving

In het invoervak Omschrijving kunt u de naam van de bediende geven. Deze omschrijving wordt veelal voor interne doeleinden gebruikt.



Kassanaam

117

De naam van de bediende die op de kassa wordt gebruikt kunt u in het invoervak Kassanaam vastleggen. Wanneer u geen kassanaam ingeeft dan wordt de omschrijving gebruikt.

Personeel Veel kassasystemen maken onderscheidt tussen bedienden en personeel. Bedienden mogen daadwerkelijk de kassa bedienen, terwijl personeel bij veel kassasystemen enkel de prikklok functie van de kassa mag gebruiken. Personeel

Met behulp van deze optie kunt u aangeven dat de bediende als personeelslid beschikbaar is op de kassa.

Nummer

Wanneer de bediende als personeelslid beschikbaar is op de kassa, dan kunt u optioneel een personeelsnummer vastleggen in het invoervak Nummer. Wanneer de optie Personeel niet is ingeschakeld, dan is het invoervak Nummer uitgeschakeld.

Naam

Optioneel heeft u de mogelijkheid om de naam van het personeelslid vast te leggen in het invoervak Naam. Indien u geen naam heeft vastgelegd in het invoervak Naam, dan wordt de kassanaam gebruikt. Dit invoervak is alleen beschikbaar indien


118

V-Solution

de optie Bediende is ingeschakeld.

Bediende Veel kassasystemen ondersteunen bedienden. Bedienden zijn medewerkers die op de kassa zowel artikelen mogen registeren als ook betalingen. Sommige kassa's ondersteunen naast de bedienden ook verkopers die enkel verkopen mogen registreren, maar geen betalingen mogen verrichten. Bediende

Met behulp van deze optie kunt u aangeven dat de bediende ook daadwerkelijk als een bediende op de kassa beschikbaar is.

Nummer

In dit invoervak dient u een uniek nummer van de kassabediende vast te leggen. Dit invoervak is alleen beschikbaar indien de optie Bediende is ingeschakeld.

Naam

Optioneel kan de bediende naam in het invoervak Naam worden vastgelegd. Wanneer er geen bediende naam is vastgelegd dan zal de kassanaam aan de kassa worden aangeboden. Het invoervak Naam is alleen beschikbaar indien de optie Bediende is ingeschakeld.

Pin

Optioneel kan voor een bediende een pincode wordt vastgelegd. De pincode is noodzakelijk om de bediende op de kassa aan te melden.



119

Hiermee wordt misbruik van de bediende voorkomen. Vooral bedienden met meer rechten zoals toegang tot herstel functies, rapportages, etc. maken doorgaans gebruik van een pincode. De pincode kan worden ingevoerd in het invoervak Pin. Touchkey

Sommige kassasystemen ondersteunen het gebruik van bediende sleutels. Het gebruik van bediende sleutels heeft als voordeel dat misbruik van bedienden tot het minimum wordt beperkt. Iedere bediende sleutel heeft een unieke code. Deze code kunt u optioneel vastleggen in het invoerveld Touchkey.

Geldlade

Het toekennen van een geldlade aan een bepaalde bediende heeft als voordeel dat iedere bediende zijn eigen geldlade heeft en dus verantwoordelijk is voor zijn eigen lade. In het invoervak Geldlade kunt u optioneel een lade toekennen aan de bediende.

Profiel

Veel kassa's ondersteunen erg veel instellingen ten aanzien van de rechten. Om het beheer van de bedienden eenvoudig te houden zijn er in CarianInBusiness een aantal profielen


120

V-Solution

aangemaakt. Middels de keuzelijst profiel kunt u het gewenste profiel selecteren. Training

Met de optie training kunt u aangeven dat de bediende een trainingsbediende is. Veel kassasystemen ondersteunen trainingsbedienden. Verkopen die zijn vastgelegd door een trainingsbediende worden buiten de omzet gehouden en in veel rapportages worden de registraties van de trainingsbedienden apart vermeld. De trainingsbediende heeft als doel om nieuwe medewerkers in te werken of nieuwe functionaliteit op de kassa uit te proberen zonder dat dit rapportage negatief beinvloed. Registraties die door de trainingsbediende zijn uitgevoerd worden afhankelijk van de programma instellingen eventueel niet worden verwerkt.

Service

CarianInBusiness ondersteund ook de service bediende. De service bediende is bestemd voor de kassaleverancier. Alle registraties die zijn uitgevoerd door de service bediende worden door CarianInBusiness als



121

service medewerker geregistreerd.

Verkoper Sommige kassa's ondersteunen naast de bedienden ook verkopers die enkel verkopen mogen registreren, maar geen betalingen mogen verrichten. Verkoper

Met behulp van de optie Verkoper kunt u aangeven dat de bediende ook op de kassa beschikbaar is al verkoper.

Nummer

Dit invoervak is uitsluitend beschikbaar als de optie Verkoper is ingeschakeld. Iedere verkoper heeft een uniek verkopernummer die vastgelegd kan worden in het invoervak Nummer.

Naam

Optioneel kan de naam van de verkoper worden vastgelegd in het invoervak Naam. Indien u geen naam van de verkoper heeft vastgelegd, dan zal CarianInBusiness de kassanaam naast de kassa zenden.

Medewerker

???

Tip Niet alle kassasystemen die door CarianInBusiness worden ondersteund, ondersteunen functionaliteit zoals personeel, bedienden en verkopers. Neem contact op met uw


122

V-Solution

kassaleverancier of uw kassasysteem zaken zoals personeel, bedienden en verkopers ondersteunen. Het is ook mogelijk dat uw kassaleverancier de functionaliteit die niet door uw kassa worden ondersteund al zijn uitgeschakeld.


Top Level Intro

Part

VIII

124

8

V-Solution

Kassa's beheren Met CarianInBusiness kunt u de kassa's uitlezen en op basis van de kassa omzet wordt de factuuradministratie, de voorraad en dergelijke bijgewerkt. CarianInBusiness biedt de mogelijkheid om met meerdere kassa te communiceren. Op een filiaal kunnen één of meerdere kassa's systemen operationeel zijn. Naast het toekennen van de filiaal aan één kassasysteem. Heeft u ook de mogelijkheid om zes onafhankelijke groepen te definieren en aan één kassa toe te kennen. Deze zes onafhankelijke groepen worden ook kassagroepen genoemd.

8.1

Kassagroepen CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om één kassa in een kassagroep in te delen. Er zijn maar liefs zes onafhankelijke kassagroepen die u voor verschillende doeleinden kunt gebruiken. U kunt deze zes onafhankelijke kassagroepen beheren via Kassa | Kassagroepen. Het submenu Kassagroepen biedt u toegang tot de zes onafhankelijke kassagroepen Kassagroep t/m Kassagroep 5. Omdat de werking en de gegevens van een Kassagroep voor alle zes onafhankelijke groepen hetzelfde zijn, zullen wij hier enkel het beheren van de kassagroep in het algemeen beschrijven.


Kassa's beheren

125

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe kassagroepen toevoegen en bestaande kassagroepen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe Kassagroep In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe kassagroep toevoegen.

Toevoegen nieuwe Kassagroep -



126

V-Solution

-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe Kassagroep, wordt een leeg invoervenster Kassagroep gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe Kassagroep vastleggen.

Wijzigen bestaande Kassagroep Om een bestaande kassagroep te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het kassagroep dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Kassagroep -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande kassagroep wordt ook nu het invoervenster Kassagroep gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde Kassagroep getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Kassagroep Overbodige Kassagroep kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de Kassagroep te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens


Kassa's beheren

-

127


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde Kassagroep daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Kassagroep gegevens

8.1.1

Kassagroep gegevens Wanneer u vanuit het venster Kassagroep onderhouden kiest om een nieuwe kassagroep toe te voegen of een bestaande kassagroep te wijzigen, dan wordt het invoervenster Kassagroep gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van het kassagroep vastleggen.

Het dialoogvenster Kassagroep gegevens stelt u in staat om de gegevens van het kassagroep vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.


128

8.2

V-Solution

Nummer

Ieder kassagroep dient u een uniek nummer te hebben. Dit unieke nummer kunt u ingeven in het invoervak Nummer.

Naam

Iedere Kassagroep moet worden aangeduid met een unieke naam. Bijvoorbeeld : Bar, Keuken, Verhuur, Overige.

Kassas CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om te gebruiken voor meerdere kassasystemen. U kunt nieuwe kassa's toevoegen en bestaande kassa's wijzigen of verwijderen vanuit het venster Kassa's onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Kassa | Kassa's onderhouden.

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe Kassa toevoegen en bestaande Kassa wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen,


Kassa's beheren

129

wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe Kassa In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe kassa toevoegen.

Toevoegen nieuwe Kassa -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe Kassa, wordt een leeg invoervenster Kassa gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe Kassa vastleggen.

Wijzigen bestaande Kassa Om een bestaande kassa's te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de kassa dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Kassa -


-



130

V-Solution

-


Bij het wijzigen van een bestaande Kassa wordt ook nu het invoervenster Kassa gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde Kassa getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Kassa Overbodige kassa's kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de Kassa te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande Kassa's -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde Kassa daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Kassa gegevens

8.2.1

Kassa gevens Wanneer u vanuit het venster Kassa onderhouden kiest om een nieuwe kassa toe te voegen of een bestaande kassa te wijzigen, dan wordt het invoervenster Kassa gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van het Kassa vastleggen.


Kassa's beheren

131

Het dialoogvenster Kassa gegevens stelt u in staat om de gegevens van het Kassa vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

Nummer

Ieder kassa dient u een uniek nummer te hebben. Dit unieke nummer kunt u ingeven in het invoervak Nummer.

Naam

In het invoervak Naam dient u de naam van de kassa vast te leggen. Deze naam moet uniek zijn.

Kassa

CarianInBusiness ondersteund meerdere merken en type


132

V-Solution

kassasystemen. Middels de keuzelijst Kassa kunt u het merk en type kassa selecteren. Type

In de keuzelijst Type kunt u aangeven of de kassa een master (hoofdkassa) is of een slave (netwerkkassa). Netwerkkassa's hoeven in veel situaties niet apart geprogrammeerd te worden.

Filiaal

Een kassa bevind zich in een bepaalde winkel/ filiaal. Middels het invoervak Filiaal kunt u aangeven in welke winkel de kassa zich bevindt. Het gebruik van filialen wordt ondermeer gebruik voor verkooporders.

Magazijn

Ten behoeven van de voorraad administratie is het mogelijk om binnen de software aan een kassa een magazijn te koppelen. Alle verkopen die zijn geregistreerd op deze kassa worden in mindering gebracht op het desbetreffende magazijn.

Algemeen CarianInBusiness biedt de mogelijkheid om items zoals artikelen en tafels die beschikbaar zijn op de kassa anders te interpreteren. Zo kunnen tafels in een bepaalde reeks door de software worden opgevat als een klantnummer of een bepaalde reeks van artikelen door de software wordt herkent als bezorgartikel. In de rubriek Algemeen kunt u per kassa een onbeperkt aantal reeksen vastleggen. Van iedere reeks kunt u de volgende gegevens vastleggen


Kassa's beheren

133

Type

CarianInBusiness ondersteund bijzondere functies voor tafels en artikelreeksen. Met behulp van de keuzelijst Type kunt u aangeven of de reeks betrekking heeft op tafels of artikelen.

Bereik vanaf

In dit invoervak dient u het startnummer van het bereik vastleggen.

Bereik t/m

In dit invoervak dient u het laatste nummer van


134

V-Solution

de reeks vast te leggen. Nummer =

Met de keuzelijst Nummer = kunt u aangeven wat de functie is van het nummer. In deze keuzelijst kunt u ondermeer kiezen uit klantnummers, tafel, filiaal, bezorgen, afhalen.

Tafeltekst =

Middels deze keuzelijst kunt u aangeven wat de functie is van de tafeltekst. Deze optie is uitsluitend beschikbaar in het bereik type is ingesteld op Tafel.

Artikel info tekst

Deze keuzelijst is alleen beschikbaar indien u bij de keuzelijst Type heeft gekozen voor Artikel. Met de keuzelijst Artikel info tekst kunt u aangeven hoe de software de additionele artikel info tekst moet interpreteren.

Factuurnummer ingesloten

Met behulp van deze optie kunt u aangeven dat het factuurnummer is ingesloten bij de reeks. Op deze manier kan het factuurnummer vanuit de kassa door de kassabediende worden doorgegeven. Wanneer de optie Factuurnummer ingesloten is ingeschakeld dan zijn de opties Lengte en Uitlijnen ook beschikbaar. Middels deze twee velden kunt u aangeven uit hoeveel


Kassa's beheren

135

tekens van het reeksnummer het factuurnummer bestaat en aan welke zijde de factuurnummer staat. Lengte

In het invoervak Lengte kunt u vastleggen uit hoeveel cijfers het factuurnummer bestaat. Dit invoervak is alleen beschikbaar indien de optie factuurnummer ingesloten is ingeschakeld.

Uitlijnen

Middels de keuzelijst Uitlijnen kunt u aangeven of het factuurnummer zich aan de rechterzijde of de linkerzijde bevind. Deze keuzelijst is uitsluitend beschikbaar indien de optie factuurnummer ingesloten is ingeschakeld.

In het bovenstaande schermafdruk is vastgelegd dat de tafelreeks van tafelnummer 10000 t/m 99999999999999999 voor kassa 1, geen tafels zijn maar klanten.

Groepen Een kassa kan ingedeeld in maar liefs zes onafhankelijke groepen. In de sectie Groepen kunt u de kassa toekennen aan een bepaalde groep. Naast de zes kassagroepen kunt u ook zaken zoals filters vastleggen.


136

V-Solution

In de sectie Groepen kunt u de volgende gegevens vastleggen:

Info groep

Met behulp van de keuzelijst Info groep

Groep

Met behulp van deze keuzelijst kunt u de kassa indelen in een kassagroep. Deze optie is uitsluitend beschikbaar indien er één of meerdere kassagroepen beschikbaar zijn. Deze kassagroepen die u in deze lijst kunt selecteren kunt u onderhouden via Kassa | Kassagroepen | Kassagroep.


Kassa's beheren

137

Groep 1

Met behulp van deze keuzelijst kunt u de kassa indelen in een kassagroep. Deze optie is uitsluitend beschikbaar indien er één of meerdere kassagroepen beschikbaar zijn. Deze kassagroepen die u in deze lijst kunt selecteren kunt u onderhouden via Kassa | Kassagroepen | Kassagroep 1.

Groep 2


Groep 3


Groep 4

Met behulp van deze keuzelijst kunt u de kassa indelen in een kassagroep. Deze optie is uitsluitend beschikbaar


138

V-Solution

indien er één of meerdere kassagroepen beschikbaar zijn. Deze kassagroepen die u in deze lijst kunt selecteren kunt u onderhouden via Kassa | Kassagroepen | Kassagroep 4. Groep 5


Klantcategorie

CarianInBusiness biedt de mogelijkheid om klantgegevens naar de kassa te versturen. Middels de keuzelijst Klantcategorie kunt u aangeven welke categorie van klanten naar de kassa verstuurd worden. Deze optie is uitsluitend beschikbaar indien er één of meerdere klantcategorieen zijn vastgelegd. U kunt deze klantcategorieen vasteggen via Klanten | Klantcategorieen onderhouden.

Klantprofiel

Met de keuzelijst Klantprofiel kunt u aangeven welke klanten naar de kassa verstuurd moeten worden. Deze


Kassa's beheren

139

keuzelijst is alleen beschikbaar indien u één of meerdere klantprofielen heeft vastgelegd. U kunt de klantprofielen beheren via Klanten | Klantprofielen onderhouden.

Kassaprogrammering Sommige kassa's ondersteunen informatie teksten bij een artikel. Middels een apart informatie knop kan over het artikel aanvullende informatie worden opgeroepen. Hierbij moet u denken aan ingredient informatie. In de sectie Kassaprogrammering kunt u aangeven welke informatie de software aan de kassa moet aanbieden als artikel informatie tekst.


140

V-Solution

Info tekst

Met behulp van de keuzelijst info tekst kunt u aangeven welke informatie door de software als artikel informatie tekst naar de kassa verstuurd dient te worden.

Max. tekens

In dit invoervak kunt u aangeven hoeveel tekens per regel worden vastgelegd. CarianInBusiness zal de regels automatisch afbreken o de juiste regellengte.

Financieel Veel kassasystemen maken onderscheidt tussen bedienden en personeel. Bedienden mogen daadwerkelijk de kassa bedienen, terwijl personeel bij veel kassasystemen enkel de prikklok functie van de kassa mag gebruiken.


Kassa's beheren

141

Personeel


Nummer



142

V-Solution

Naam

Optioneel heeft u de mogelijkheid om de naam van het personeelslid vast te leggen in het invoervak Naam. Indien u geen naam heeft vastgelegd in het invoervak Naam, dan wordt de kassanaam gebruikt. Dit invoervak is alleen beschikbaar indien de optie Bediende is ingeschakeld.

Zorgsysteem Veel kassasystemen maken onderscheidt tussen bedienden en personeel. Bedienden mogen daadwerkelijk de kassa bedienen, terwijl personeel bij veel kassasystemen enkel de prikklok functie van de kassa mag gebruiken.


Kassa's beheren

143

Personeel


Nummer


Naam

Optioneel heeft u de mogelijkheid om de naam


144

V-Solution

van het personeelslid vast te leggen in het invoervak Naam. Indien u geen naam heeft vastgelegd in het invoervak Naam, dan wordt de kassanaam gebruikt. Dit invoervak is alleen beschikbaar indien de optie Bediende is ingeschakeld.

Extra informatie In de sectie Extra informatie biedt u extra informatie zoals de laatste datum waarop het kassaprogramma naar de kassa is verstuurd of de datum waarop u voor het laatste de kassa heeft uitgelezen

Versturen van informatie

Bevat de datum/tijdstip waarop voor het laatste het kassaprogramma naar de kassa is verstuurd.

Ontvangen van informatie

Bevat de datum/tijdstip waarop voor het laatste de informatie van de kassa is ontvangen.

Vrije velden In de praktijk kan het altijd voorkomen dat u naast de bovengenoemde invoervelden nog andere gegevens wilt vastleggen. Daarom biedt CarianInBusiness u de mogelijkheid om vijf vrije velden vast te leggen.


Kassa's beheren

145

Om gebruik te kunnen maken van deze vrije velden dient u deze eerst via Extra | Vrije velden te activeren. U activeert één van de vijf vrije velden door het veld te benoemen. In de praktijk zult u natuurlijk het veld zo noemen zodat het een goede weergave geeft van de informatie die u wilt vastleggen. Naast de naam van het vrije veld kunt u tevens aangeven welke informatie uw wilt vastleggen. Wilt u bijvoorbeeld een datum, een numerieke waarde of bijvoorbeeld een alfanumerieke waarde vastleggen. Wanneer u nog geen vrije velden voor de artikelen heeft benoemd, dan zal deze sectie leeg zijn en u dient de vrije velden eerst te benoemen via Extra | Vrije velden.


Top Level Intro

Part

IX

Verkoopartikelen beheren

9


9.1

Hoofdgroepen

147

Artikelgroepen en artikelen kunnen worden ingedeeld worden in hoofdgroepen. In CarianInBusiness kunnen twee afzondelijke series hoofdgroepen vastgelegd worden via resp. Verkoop | Hoofdgroepen 1 of Verkoop | Hoofdgroepen 2. Op artikelgroep en artikelniveau kunt u zowel een hoofdgroep 1 als hoofdgroep 2 selecteren.

9.1.1

Hoofdgroepen 1 U kunt nieuwe hoofdgroepen 1 toevoegen en bestaande hoofdgroepen 1 wijzigen of verwijderen vanuit het venster Hoofdgroepen 1 onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Verkoop | Hoofdgroepen 1.


148

V-Solution

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe hoofdgroepen 1 toevoegen en bestaande groepen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe Hoofdgroep 1 In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe hoofdgroep 1 toevoegen.

Toevoegen nieuwe Hoofdgroep 1 -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe hoofdgroep 1, wordt een leeg invoervenster Hoofdgroep 1 gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe Hoofdgroep 1 vastleggen.

Wijzigen bestaande Hoofdgroep 1 Om een bestaande hoofdgroep 1 te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de hoofdgroep 1 dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Hoofdgroep 1 -




-

149


-


Bij het wijzigen van een bestaande artikelgroep wordt ook nu het invoervenster Hoofdgroep 1 gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde hoofdgroep getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Hoofdgroep 1 Overbodige hoofdgroepen 1 kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de hoofdgroep te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde hoofdgroep 1 daadwerkelijk wil verwijderen.

Tip Zolang een hoofdgroep 1 nog gerelateerd is aan één of meerdere artikelen of artikelgroepen, staat CarianInBusiness u niet toe om deze hoofdgroep 1 te verwijderen.


150

V-Solution

Zie ook: Hoofdgroep 1 gegevens

9.1.1.1

Hoofdgroep 1 gegevens

Wanneer u vanuit het venster Hoofdgroep 1 onderhouden kiest om een nieuwe hoofdgroep 1 toe te voegen of een bestaande hoofdgroep 1 te wijzigen, dan wordt het invoervenster Hoofdgroep 1 gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van het Hoofdgroep 1 vastleggen.

Het dialoogvenster Hoofdgroep 1 gegevens stelt u in staat om de gegevens van het hoofdgroep vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

Nummer

Ieder Hoofdgroep 1 dient u een uniek nummer te hebben. Dit unieke nummer kunt u ingeven in het invoervak Nummer.

Naam

Iedere Hoofdgroep 1 moet worden aangeduid met een unieke naam. Bijvoorbeeld : Bar, Keuken, Verhuur, Overige.



9.1.2

151

Hoofdgroepen 2 U kunt nieuwe hoofdgroepen 2 toevoegen en bestaande hoofdgroepen 2 wijzigen of verwijderen vanuit het venster Hoofdgroepen 2 onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Verkoop | Hoofdgroepen 2.

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe hoofdgroepen 2 toevoegen en bestaande groepen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe Hoofdgroep 2 In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe hoofdgroep 2 toevoegen.


152

V-Solution

Toevoegen nieuwe Hoofdgroep 2 -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe hoofdgroep 2, wordt een leeg invoervenster Hoofdgroep 2 gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe Hoofdgroep 2 vastleggen.

Wijzigen bestaande Hoofdgroep 2 Om een bestaande hoofdgroep 2 te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de hoofdgroep 2 dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Hoofdgroep 2 -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande artikelgroep wordt ook nu het invoervenster Hoofdgroep 2 gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde hoofdgroep getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Hoofdgroep 2



153

Overbodige hoofdgroepen 2 kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de hoofdgroep te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde hoofdgroep 2 daadwerkelijk wil verwijderen.

Tip Zolang een hoofdgroep 2 nog gerelateerd is aan één of meerdere artikelen of artikelgroepen, staat CarianInBusiness u niet toe om deze hoofdgroep 2 te verwijderen.

Zie ook: Hoofdgroep 2 gegevens 9.1.2.1

Hoofdgroep 2 gegevens

Wanneer u vanuit het venster Hoofdgroep 2 onderhouden kiest om een nieuwe hoofdgroep 2 toe te voegen of een bestaande hoofdgroep 2 te wijzigen, dan wordt het invoervenster Hoofdgroep 2 gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van het Hoofdgroep 2 vastleggen.


154

V-Solution

Het dialoogvenster Hoofdgroep 2 gegevens stelt u in staat om de gegevens van het hoofdgroep vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

9.2

Nummer

Ieder Hoofdgroep 2 dient u een uniek nummer te hebben. Dit unieke nummer kunt u ingeven in het invoervak Nummer.

Naam

Iedere Hoofdgroep 2 moet worden aangeduid met een unieke naam. Bijvoorbeeld : Bar, Keuken, Verhuur, Overige.

Artikelgroepen Alvorens u kunt beginnen met het vastleggen van de artikelen met de daarbij behorende, dient u eerste de artikelgroepen vast te leggen. Om de artikelen vast te leggen kunt u volstaan met het vastleggen van slechts één artikelgroep. Maar het correct vastleggen van de artikelgroepen en het indelen van de artikelen in de juiste groep kan u tijdens het analyseren van de omzet veel profijt opleveren. Zo kunt u de artikelgroep namelijk in het venster Artikelen onderhouden gebruiken om uitsluitende die artikelen te tonen die zijn ingedeeld in een bepaalde artikelgroep. Bijvoorbeeld u wilt uitsluitend die artikelen zien die vallen onder de artikelgroep Frisdranken. U kunt nieuwe artikelgroepen toevoegen en bestaande artikelgroepen



155

wijzigen of verwijderen vanuit het venster Artikelgroepen onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Verkoop | Artikelgroepen.

Figuur 4.1A rtikelgroep onderhouden venster

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe artikelgroepen toevoegen en bestaande groepen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe artikelgroep In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe artikelgroep toevoegen.

Toevoegen nieuwe artikelgroep -


-


Druk op de INS of Insert toets

156

V-Solution

of -


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe artikelgroep, wordt een leeg invoervenster Artikelgroep gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe artikelgroep vastleggen.

Wijzigen bestaande artikelgroep Om een bestaande artikelgroep te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de artikelgroep dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande artikelgroep -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande artikelgroep wordt ook nu het invoervenster Artikelgroep gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde artikelgroep getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande artikelgroepen Overbodige artikelgroepen kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de artikelgroep te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande artikelgroep -

Klik op de opdrachtknop Verwijderen



157

of -


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde artikelgroep daadwerkelijk wil verwijderen.

Tip Zolang een artikelgroep nog gerelateerd is aan één of meerdere artikelen, staat CarianInBusiness u niet toe om deze artikelgroep te verwijderen.

Zie ook: Artikelgroep gegevens

9.2.1

Artikelgroep gegevens Zodra u vanuit het venster Artikelgroepen onderhouden kiest om een nieuwe artikelgroep toe te voegen of een bestaande artikelgroep te wijzigen, dan wordt het invoervenster Artikelgroep gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van de artikelgroep vastleggen.


158

V-Solution

Figuur 4.2

Invoervenster Artikelgroepgegevens

In het invoervenster Artikelgroepgegevens kunt u de volgende gegevens van een artikelgroep vastleggen:

Nummer

CarianInBusiness kent aan iedere nieuwe artikelgroep automatisch een uniek nummer toe. U kunt desgewenst een andere nummering hanteren. Maar u dient er wel rekening mee te houden dat iedere groep uniek genummerd moet worden.

Naam

Iedere artikelgroep moet worden aangeduid met een unieke naam. Bijvoorbeeld : Warme dranken, Voorgerecht, Frisdanken, etc.



159

BTW

Middels de keuzelijst BTW kunt u het standaard btw percentage toekennen aan de artikelgroep. De BTW wordt gebruikt als algemene BTW. Op deze manier kunt u de BTW op artikelgroep niveau vastleggen. Het vastleggen van de BTW per artikelgroep is echter niet verplicht.

Toeslag

CarianInBusiness biedt de mogelijkheid om artikelbestanden van verschillende leveranciers automatisch te importeren en naar de kassa te versturen. Op artikelgroep niveau kunt u een vast opslagpercentage vastleggen in het invoerveld Toeslag. Zodra de nieuwe prijslijst van de leverancier automatisch wordt ingelezen, zal CarianInBusiness dit opslagpercentage gebruiken om de daadwerkelijke verkoopprijs te berekenen. Hiervoor moet wel bij het artikel worden vastgelegd dat de verkoopprijs tijdens het importeren mag worden overschreven. Artikelen worden onderverdeeld in artikelgroepen. Naast deze groepering biedt CarianInBusiness u nog twee groepering

Hoofdgroep 1


160

V-Solution

mogelijkheden, die u geheel naar eigen idee kunt gebruiken. Deze groepering wordt resp. Hoofdgroep 1 en Hoofdgroep 2 genoemd. U kunt deze groepen op artikelgroepniveau vastleggen en dan eventueel op artikelniveau overschrijven. Op deze manier heeft u de artikelen altijd een groep ingedeeld. Het vastleggen van Hoofdgroep 1 is niet verplicht. Hoofdgroep 2

Artikelen worden onderverdeeld in artikelgroepen. Naast deze groepering biedt CarianInBusiness u nog twee groepering mogelijkheden, die u geheel naar eigen idee kunt gebruiken. Deze groepering wordt resp. Hoofdgroep 1 en Hoofdgroep 2 genoemd. U kunt deze groepen op artikelgroepniveau vastleggen en dan eventueel op artikelniveau overschrijven. Op deze manier heeft u de artikelen altijd een groep ingedeeld. Het vastleggen van Hoofdgroep 2 is optioneel.

Geblokkeerd

Middels deze optie kunt u aangeven dat de artikelgroep geblokkeerd is. In dat geval zal CarianInBusiness de software bij een



161

communicatie met de kassa ook aan de kassa doorgeven dat de artikelgroep geblokkeerd is. Binnen de software heeft deze optie geen verdere betekenis. Geen verkoop

Met de optie Geen verkoop wordt op de kassa alle artikelen die behoren tot deze artikelgroep als geen verkoop geregistreerd. Binnen de software heeft deze optie geen verdere betekenis. Omdat deze optie de werking van de software nadelig kan beïnvloeden raden wij u aan om de optie uitsluitend in samenspraak met uw kassaleverancier te gebruiken.

Niet opnemen in verkoopjournaal

Met deze optie geeft u aan de kassa door dat de artikelen die behoren tot deze artikelgroep niet moeten worden opgenomen in het verkoop journaal. Omdat deze optie de werking van de software nadelig kan beïnvloeden raden wij u aan om de optie uitsluitend in samenspraak met uw kassaleverancier te gebruiken.

Negatief

De keuze optie Negatief staat toe dat u voor de artikelen die behoren tot deze artikelgroep op de kassa negatieve aantallen


162

V-Solution

en/of prijzen kunt registreren. Binnen de software heeft deze optie geen functie. Niet afdrukken op rekening

Niet afdrukken op bon

Met de optie Niet afdrukken op rekening voorkomt dat de artikelen die behoren tot deze artikelgroep worden afgedrukt op de eindrekening voor de klant/gast. Hierbij moet u denken aan keukenmeldingen, zoals "Bak water voor de hond" of kook instructies zoals "Rosé gebakken". Deze optie heeft binnen de software bij het afdrukken van de facturen dezelfde werking als op de kassa. Echter moet de prijs van het geregistreerde artikel wel gelijk zijn aan nul. Deze optie voorkomt dat de artikelen die behoren tot deze artikelgroep worden afgedrukt op de bon voor de keuken of de bar. Hierbij moet u denken aan speciale mededelingen voor de klant die alleen op de eindrekening afgedrukt moeten worden. Hierbij moet u denken aan geld voor de sigaretten automaat. Deze optie heeft binnen de software verder geen functie.



163

Kassagegevens In de rubriek Kassagegevens treft u aan allerlei specifieke kassa instellingen. Deze gegevens kunt u op artikelgroepniveau vastleggen en eventueel op artikelniveau overschrijven. Hiervoor is het niet perse noodzakelijk om de optie "Programmeren vanuit Omzetgroepen op de kassa in te schakelen".

In de rubriek Kassagegevens kunt u de volgende gegevens vastleggen: Kassanaam


In het invoervak Kassanaam kunt u desgewenst een andere naam vastleggen. Wanneer u in dit invoervak een andere naam opgeeft dan worden deze naam doorgestuurd naar uw kassa. Laat u dit veld echter leeg, dan zal CarianInBusiness de

164

V-Solution

artikelgroepnaam gebruiken die u heeft vastgelegd bij het invoerveld Naam. Kassanaam 2

Biedt u de mogelijkheid om een tweede naam voor de artikelgroep vast te leggen. Of uw kassa deze naam daadwerkelijk accepteert is afhankelijk van de programmering van uw kassa.

Kassanaam 3

Biedt u de mogelijkheid om een derde naam voor de artikelgroep vast te leggen. Of uw kassa deze naam daadwerkelijk accepteert is afhankelijk van de programmering van uw kassa.

Kassanaam 4

Biedt u de mogelijkheid om een vierde naam voor de artikelgroep vast te leggen. Of uw kassa deze naam daadwerkelijk accepteert is afhankelijk van de programmering van uw kassa.

Kassanaam 5

Biedt u de mogelijkheid om een vijfde naam voor de artikelgroep vast te leggen. Of uw kassa deze naam daadwerkelijk accepteert is afhankelijk van de programmering van uw kassa.

Factor type

Met de keuzelijst Factor type geeft u aan hoe aan hoe de kassa de aantallen van de artikelen moet interpreteren voor de artikelen die behoren tot



165

deze artikelgroep. Heel in het kort selecteren we middels het factor type de verkoopeenheid. Middels deze lijst kunnen we kiezen voor Stuks, Stuks (deelbaar, Gewicht, Meters, Liters, etc. Het factor type dat u op artikelgroep niveau vastlegt kunt u op artikelniveau overschrijven. Prijs type

Deze keuzelijst stelt u in staat om de karaktereigenschap van de artikelprijs aan de kassa kenbaar te maken. U heeft hierbij ondermeer de keuze uit een vast prijs (dus een prijs die door de winkelbediende niet gewijzigd kan worden), of een voor gedefinieerde prijs (preset overwrite) die door de bediende kan worden gewijzigd. Met de keuze optie geen nulprijs (No zerro price) staat u wel toe dat de prijs door de bediende gewijzigd kan worden, maar geen nul mag zijn. Net als de voorgaande opties geldt ook voor deze instelling dat dit de standaard instelling is voor de artikelgroep en dat deze instelling wordt gebruikt voor alle artikelen waarvoor u deze optie niet heeft vastgelegd.

Bon type

Middels de keuzelijst Bontype kunt u het


166

V-Solution

gedrag van het kassabon bepalen. De instelling die u hier instelt geldt voor alle artikelen die behoren tot deze artikelgroep en waarbij u de bontype op artikelniveau niet heeft ingesteld. Ticket mode

Middels de keuzelijst Ticket mode kunt u vastleggen of er speciale tickets afgedrukt moeten worden. Een ticket systeem worden nog wel eens gebruikt bij Fast Food en kantines. Na het plaatsen van de bestelling krijgt de klant als ook de keuken een ticket. Zodra de bestelde gerechten gereed zijn, kan de klant zijn/haar bestelling middels het afgegeven ticket komen ophalen. Deze optie kan op artikelniveau worden overschreven.

Ticket

Middels de keuzelijst Ticket kunt u het aantal gewenste tickets vastleggen. Een ticket systeem worden nog wel eens gebruikt bij Fast Food en kantines. Na het plaatsen van de bestelling krijgt de klant als ook de keuken een ticket. Zodra de bestelde gerechten gereed zijn, kan de klant zijn/haar bestelling middels het afgegeven ticket komen ophalen. Deze optie kan op artikelniveau worden overschreven



167

Artikelmode

Deze keuzelijst stelt u in de gelegenheid om specifieke artikel karakter eigenschappen door te geven aan de kassa. Zo kunt u middels deze keuzelijst aangeven dat het om een reclame artikel gaat, of dat het een weegartikel betreft. Deze instelling geldt voor alle artikelen die behoren tot deze artikelgroep en kan weer op artikelniveau worden overschreven.

Addon mode

De addon mode bij een artikel geeft u de mogelijkheid om tijdens de verkoopregistratie op de kassa een additioneel nummer in te voeren. Hierbij moet u denken aan het invoeren van bijvoorbeeld een serienummer. De Addon mode die u hiervoor de artikelgroep vastlegt heeft betrekking op alle artikelen die behoren tot deze artikelgroep. Maar kan op artikelniveau worden overschreven.

Sorteergroep bon

Soms is het wenselijk om artikelen op de keuken-/ barbon in een bepaalde volgorde te plaatsen. Bijvoorbeeld voorgerechten bovenaan, gevolgd door het hoofdgerecht en daarna het nagerecht. Dit kan worden bewerkstelligd middels de sorteergroep bon. De Sorteergroep


168

V-Solution

bon die u hiervoor de artikelgroep vastlegt heeft betrekking op alle artikelen die behoren tot deze artikelgroep. Maar kan op artikelniveau worden overschreven. Sorteergroep rekening

Soms is het wenselijk om artikelen op de eindrekening voor de klant/gast in een bepaalde volgorde te presenteren. Bijvoorbeeld voorgerechten bovenaan, gevolgd door het hoofdgerecht en daarna het nagerecht. Dit kan worden bewerkstelligd middels de sorteergroep bon. De Sorteergroep bon die u hiervoor de artikelgroep vastlegt heeft betrekking op alle artikelen die behoren tot deze artikelgroep. Maar kan op artikelniveau worden overschreven.

Tip Voor meer technische informatie over deze instellingen raadpleeg de handleiding van uw kassasysteem.

Printers In de rubriek Printer treft u aan allerlei specifieke kassa instellingen ten behoeve van het afdrukken. Deze gegevens kunt u op artikelgroepniveau vastleggen en eventueel op artikelniveau overschrijven. Hiervoor is het niet perse noodzakelijk om de optie "Programmeren vanuit Omzetgroepen"op de kassa in te schakelen".



169

In de rubriek Printer kunt u de volgende gegevens vastleggen: Fonttype

In het keuzelijst Fonttype kunt u het gewenste lettertype selecteren die u als standaard wilt gebruiken voor de artikelen die behoren tot deze artikelgroep. Desgewenst kunt u deze instelling op artikelniveau overschrijven.

Printer 1

In het invoervak Printer 1 kunt u het nummer van de printer opgeven waar het artikel op moet worden afgedrukt. Deze instellen wordt gebruik als de standaard voor alle artikelen die behoren tot


170

V-Solution

deze artikelgroep en kan op artikelniveau eventueel worden overschreven. Printer 2

In het invoervak Printer 2 kunt u het nummer van de printer opgeven waar het artikel op moet worden afgedrukt. Deze instellen wordt gebruik als de standaard voor alle artikelen die behoren tot deze artikelgroep en kan op artikelniveau eventueel worden overschreven.

Printer 3


Printer 4


Printer 5

In het invoervak Printer 5 kunt u het nummer van de printer opgeven waar het artikel op moet worden afgedrukt. Deze instellen wordt gebruik als de standaard voor alle



171

artikelen die behoren tot deze artikelgroep en kan op artikelniveau eventueel worden overschreven.


Producten In de rubriek Producten treft u een overzicht aan van alle artikelen die deel uit maken van deze artikelgroep.

Financieel verkoop In de rubriek Financieel verkoop kunt u de grootboekrekeningen vastleggen voor maken van de financiele koppeling. Bij het bepalen van de grootboekrekening hanteert de software de volgende prioriteiten


172

V-Solution

lijst: 1.

Als bij een artikel een grootboekrekening is gedefinieerd, dan wordt deze gebruikt. 2. Is er bij het artikel geen grootboekrekening vastgelegd en bij de artikelgroep waartoe het artikel behoort is wel een grootboekrekening vastgelegd, dan wordt deze rekening gebruikt. 3. Is bij zowel het artikel als bij de artikelgroep geen grootboekrekening vastgelegd, dan zal de software het algemene grootboekrekeningnummer gebruiken dat is vastgelegd bij Extra | Opties.

Omzet

In het invoervak Omzet kunt u het nummer van de grootboekkaart voor de financiele administratie vastleggen. Deze grootboekrekening wordt gebruikt voor het boeken van de omzet indien bij het artikel geen grootboekrekening is



173

vastgelegd. Korting

In het invoervak Korting kunt u het nummer van de grootboekkaart voor de financiele administratie vastleggen. Deze grootboekrekening wordt gebruikt voor het boeken van de korting indien bij het artikel geen grootboekrekening voor de korting is vastgelegd. Wanneer er binnen de software helemaal geen grootboekrekening is vastgelegd voor de korting, dan wordt de korting in mindering gebracht op de omzet.



174

V-Solution

Om gebruik te kunnen maken van deze vrije velden dient u deze eerst via Extra | Vrije velden te activeren. U activeert één van de vijf vrije velden door het veld te benoemen. In het bovenstaande voorbeeld hebben wij het veld Mijn vrije veld genoemd. In de praktijk zult u natuurlijk het veld zo noemen zodat het een goede weergave geeft van de informatie die u wilt vastleggen. Naast de naam van het vrije veld kunt u tevens aangeven welke informatie uw wilt vastleggen. Wilt u bijvoorbeeld een datum, een numerieke waarde of bijvoorbeeld een alfanumerieke waarde vastleggen. Wanneer u nog geen vrije velden voor de artikelgroepen heeft benoemd, dan zal deze sectie leeg zijn en u dient de vrije velden eerst te benoemen via Extra | Vrije velden.

Zie ook BTW Lettertype Hoofdgroepen 1 Hoofdgroepen 2 Artikelen Hoe moet ik > Vrije velden Hoe moet ik > Financiele administratie



9.3

175

Artikelen Artikelen vormen een van de belangrijkste gegevens binnen CarianInBusiness. Er wordt onderscheidt gemaakt tussen verkoop artikelen en inkoopartikelen. Verkoopartikelen zijn artikelen die u verkoopt, terwijl inkoopartikelen, artikelen zijn die u inkoopt. bijvoorbeeld : stel u verkoop rode wijn in een glas en een karaf voor resp. 4 euro en 8 euro. U koopt deze rode wijn in bij de groothandel. De groothandel biedt deze rode wijn aan in een doos van zes flessen van elk één liter wijn. De inkoopprijs van deze doos met zes flessen bedraagt 12 euro.

Tip Uitsluitend verkoopartikelen kunnen eventueel naar uw kassasysteem verstuurd worden.

U kunt de verkoopartikelen onderhouden vanuit het venster Verkoopartikelen onderhouden. Dit venster kunt u activeren middels de optie Verkoop | Artikelen onderhouden. U kunt nieuwe artikelen toevoegen en bestaande artikelen wijzigen of verwijderen vanuit het venster Artikelen onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Verkoop | Artikelen.


176

V-Solution

Figuur 4.1

A rtikel onderhouden venster

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe artikelen toevoegen en bestaande artikelen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe artikelen In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe artikel toevoegen.

Toevoegen nieuwe artikel -


-


-




177

Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe artikel, wordt een leeg invoervenster Artikel gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van het nieuwe artikel vastleggen.

Wijzigen bestaande artikelen Om een bestaande artikel te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het artke dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaand artikel -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaand artikel wordt ook nu het invoervenster Artikel gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde artikel getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande artikelen Overbodige artikelen kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de artikel te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande artikel -


-



178

V-Solution

of -


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde artikel daadwerkelijk wil verwijderen.

Tip Zolang een artikel nog gerelateerd is aan één of meerdere facturen, staat CarianInBusiness u niet toe om dit artikel te verwijderen.

Zie ook: Artikel gegevens

9.3.1

Artikel gegevens Wanneer u vanuit het venster Artikel onderhouden kiest om een nieuwe artikel toe te voegen of een bestaande artikelgroep te wijzigen, dan wordt het invoervenster Artikel gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van het verkoopartikel vastleggen.



Figuur 4.2

179

Invoervenster Artikel gegevens

Het dialoogvenster Artikel gegevens stelt u in staat om de gegevens van een verkoopartikel zoals, verkoopprijs, btw en dergelijke vast te leggen.

Nummer

Ieder verkoopartikel dient u een uniek nummer te hebben. Dit unieke nummer kunt u ingeven in het invoervak Nummer.

Naam

Iedere verkoopartikel moet worden aangeduid met een unieke naam. Bijvoorbeeld : Koffie, Thee of Warme Chocolade melk. Verkoopt u een product of een gerecht in verschillende varianten dan raden wij aan om deze variatie in de artikelnaam op te nemen. Bijvoorbeeld "Glas rode huiswijn", "Karaf rode huiswijn" of "Fles rode huiswijn"


180

V-Solution

Artikelgroep

Ieder artikel wordt ingedeeld in een artikelgroep. Middels de de keuzelijst Artikelgroep kunt u aangeven tot welke artikelgroep het artikel behoort. Om de keuzelijst te activeren klik u op de knop . In de keuzelijst kies u vervolgens de gewenste artikelgroep.

Verkoopprijzen

CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om tien verkoopprijzen te configureren. Klanten kunt u indelen in een van deze prijstabellen.

Korting

Middels de optie Korting kunt u aangeven dat over dit artikel korting gegeven mag worden. De software gebruikt deze optie bij o.a. facturering. krijgt de klant een factuurkorting dan geldt dat voor alle verkoopartiken waarvoor de optie korting is ingeschakeld.

BTW

Middels de keuzelijst BTW kunt u het standaard btw percentage toekennen aan verkoopartikel. Wanneer u voor een artikel geen btw percentage vastlegt, dan zal de software de btw instelling van de artikelgroep overnemen. U kunt de keuzelijst btw activeren door op de knop achter het



181

invoervak te klikken.. In de keuzelijst kiest u vervolgens het gewenste btw tarief. Verkoopeenheid

Bij een verkoopartikel kunt u de verpakkingseenheid of verkoopeenheid vastleggen. Standaard is de verkoopeenheid voor een nieuw artikel altijd 1 stuk. Maar middels de keuzelijst kunt u de eenheid wijzigen in bijvoorbeeld Kilogram, Gram, Liters, etc. Om de keuzelijst te activeren klik u op de knop achter het invoervak. Deze verkoopeenheid wordt gebruikt voor het afdrukken van artikeletiketten. In sommige gevallen is het namelijk noodzakelijk om de verpakkingsinhoud te vermelden.

Kostprijs

Per verkoopartikel heeft u de mogelijkheid om de kostprijs of de inkoopprijs van dat artikel vast te leggen. Beschikt u over de module Voorraad dan biedt CarianInBusiness uzelf de mogelijkheid om de kostprijs te berekenen op grond van de gekoppelde inkoopproducten.

Type

Met de keuzelijst Type legt u voor de software het gedrag van het artikel vast. Meer en deel van de artikelen is een standaard


182

V-Solution

artikel. Maar naast dit type ondersteund CarianInBusiness op dit moment ook het artikeltype Geldopname. Dit artikeltype wordt gebruikt binnen verzorgingstehuizen waarbij de bewoners de mogelijkheid hebben om contact geld op te halen bij de kassa. Dit wordt op de kassa geregistreerd en moet achteraf worden gefactureerd. Dimensie

Dimensie is een speciale oplossing voor de modebranche. In de modebranche worden veel dezelfde artikelen verkocht in verschillende maten, kleuren en modellen.Neem bijvoorbeeld een Sportschoen van een bepaald merk. De leverancier levert deze sportschoen in verschillende maten en kleuren. In de keuzelijst kan gekozen worden voor Geen dimensie, 1 dimensie, 2 dimensies of 3 dimensies. De keuzelijst kan worden geactiveerd door op de knop achter het invoervak te klikken en de keuzelijst is uitgeschakeld in de dimensies via de programma opties zijn uitgeschakeld.

Voorraad

Met de optie Voorraad kunt u aangeven dat het verkoopartikel gekoppeld



183

is aan één of meerdere inkoopproducten. Dus dat u hiervan voorraad wilt bijhouden. Deze optie is uitsluitend beschikbaar indien u beschikt over de module Vooraad. Verkoopmutaties bijhouden

Deze optie stelt u in staat om alle verkoopmutaties op artikelniveau bij te houden. Deze mutaties treft u aan onder de sectie verkoopmutaties.

Automatisch etiketten

Met behulp van het aankruisvak Automatisch etikettering kunt u aan het programma kenbaar maken dat u voor dit artikel automatisch etiketten wenst op basis van het aantal artikelen dat u heeft ontvangen. Om gebruik te kunnen maken van deze optie, dient u de voorraad voor dit artikel in te schakelen of de optie dimensie moet zijn ingesteld op 1-, 2-of 3-dimmensies.

Serienummer

De optie Serienummer stelt u in staat om bij de verkoopregistratie een serienummer vast te leggen. Om dit goed op de kassa te registeren dient u ook de addon mode op de kassa correct in te stellen. Het opzoeken van eventuele verkopen op basis van een serienummer kan middels de Verkoop | Overzicht verkopen


184

V-Solution

Extra omschrijving Onder de rubriek Extra omschrijving kunt u een aanvullende product omschrijving vastleggen. Binnen de software heeft deze omschrijving geen functie, behalve dat u deze informatie kunt afdrukken artikeletiketten, schapkaarten, artikellijsten en dergelijke.

Foto CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om productfoto's bij het artikel vast te leggen. Door foto's bij het artikel vast te leggen, kunt u prijslijsten en menukaarten met foto's afdrukken.

De foto die gekoppeld wordt aan het artikel wordt niet opgenomen in het artikelbestand zelf. Enkel de verwijzing naar de bestandsnaam van de foto wordt opgeslagen. Op deze manier kunt uw product foto's gewoon met iedere digitale foto camera maken en op de vaste schijf van uw computer opslaan. Om het foto bestand te koppelen aan het artikel geeft u in het invoervak Bestand de bestandsnaam van de foto. Maar u kunt ook het fotobestand selecteren door op de knop achter het invoervak te klikken. Er wordt dan een bestandsselectie venster geactiveerd waarin u het gewenste bestand kunt selecteren.

Inkoop Met CarianInBusiness in combinatie met de module Voorraad kunt u een verkoopartikelen koppelen aan één of meerdere inkoopartikelen.



185

Hiervoor moet u de optie Voorraad van het desbetreffende artikel inschakelen. Dan kunt u via de rubriek Inkoop de relatie vastleggen tussen het verkoopartikel en de verschillende inkoopartikelen. Een verkoopartikel waarvan u de voorraad wilt bijhouden moet worden gekoppeld aan minimaal één inkoopartikel. Het is ook mogelijk om een verkoopartikel te koppelen aan meerdere inkoopproducten. Bijvoorbeeld een samengesteld product zal een broodje hamburger bestaat uit meerdere inkoopproducten. Voor iedere koppeling met een inkoopproduct dient u het artikelnummer van het inkoopproduct in te geven de hoeveelheid dat u nodig heeft.

In het bovenstaande dialoogvenster ziet u het verkoopartikel kopje koffie is gekoppeld het pak koffie van 1 kilogram en dat we voor het zetten van een kopje koffie 8 gram koffie nodig hebben. Omdat de gast/klant bij het kopje koffie ook nog een koekje krijgt is het verkoopartikel ook nog gekoppeld aan het koffiekoekje. In deze sectie kunt u nieuwe relaties tussen het verkoopartikel en het inkoopartikel toevoegen, wijzigen of verwijderen. Ook is het mogelijk om een relatie te leggen met een recept in plaats van met een inkoopproduct. De opdrachtknop Kopieren is alleen beschikbaar indien er nog geen relatie tussen het verkoopartikel en een inkoopartikel (of receptuur) is vastgelegd. Middels deze opdrachtknop kunt u snel het verkoopartikel kopieren als inkoopartikel. De software zal dan tevens een relatie leggen tussen deze twee producten.

Zie ook


186

V-Solution

Hoe moet ik > een relatie leggen tussen verkoop en inkoop

Spaarpunten De rubriek Spaarpunten is uitsluitend beschikbaar indien u beschikt over de module Klantenpas. Met deze module kunt u op eenvoudige wijze uw klanten belonen op basis van de de omzet. Maar ook belonen van de klanten door het kopen van bepaalde producten is mogelijk. In de rubriek Spaarpunten kunt u de klant extra belonen of vastleggen dat de hoeveel spaarpunten de klant moet inleveren om dit product tegen een gereduceerd tarief of kostenloos kan ontvangen.

Geen spaarpunten

Wanneer u een bepaald artikel wilt uitsluitend van het spaarpuntensysteem, dan kunt u dat middels het aankruisvakje Geen spaarpunten kenbaar maken. Wanneer u in het aankruisvak geen spaarpunten een vinkje plaatst, dan wordt ontvangt de klant geen spaarpunten bij de aanschaf van dit artikel.

Extra spaarpunten

Wilt u echter de aankoop van dit artikel belonen met



187

extra spaarpunten, dan kunt u in het invoervak extra spaarpunten de hoeveelheid extra spaarpunten vastleggen. Deze extra spaarpunten worden ook wel bonuspunten genoemd. Spaar artikel

De door de klant gespaarde spaarpunten kunnen worden verzilverd voor korting op bepaalde producten. Deze producten worden ook wel spaarartikelen genoemd. Als het artikel kan worden aangeschaft op basis van spaarpunten, dan dient u een vinkje te plaatsen in het aankruisvakje spaar artikel. Vervolgens dient u in het invoervak aantal spaarpunten het aantal spaarpunten te specificieren welke u moet inleveren. In het invoervak bijbetaling kunt u de eventuele bijbetaling vastleggen.

Aantal spaarpunten

Bij het invoervak aantal spaarpunten kunt u het aantal spaarpunten vastleggen die de klant moet inleveren om in het bezit te komen van dit spaarartikel. Om het aantal spaarpunten vast te kunnen leggen moet u eerst een kruisje plaatsen in het aankruisvakje spaar artikel.

Bijbetaling

Wanneer de klant een bijbetaling moet doen bij


188

V-Solution

de inlevering van een aantal spaarpunten, dan kan in het invoervak bijbetaling het bedrag van de bijbetaling worden vastgelegd.

Voorbeeld U verkoopt taarten voor € 25,-- per stuk. Dezelfde taart biedt u ook aan voor € 15,-- en 1000 punten. Wij raden u aan om het artikel twee keer vast te leggen. De eerste taart is een gewoon verkoopartikel met een prijs van 25 euro. Het tweede artikel, krijgt als naam "Taart - 1000 spaarpunten". De prijs voor dit artikel is 15 euro. Op het tabblad Spaarartikel wordt in het aankruisvakje Spaarartikel een kruisje geplaatst. Nu kunt in de invoervakken aantal spaarpunten en bijbetaling resp. 1000 spaarpunten en 15 euro vastleggen.

Zie ook : Programma instellingen, sectie Klanten, Algemeen Programma instellingen, sectie Klanten, Klantenpas

Verkoopmutaties In de sectie Verkoopmutaties treft u een historisch overzicht aan van de verkopen. Dit historisch overzicht wordt enkel bijgehouden wanneer u de optie Verkoopmutaties bijhouden op in de sectie Algemeen is ingeschakeld.

Financieel verkoop In de rubriek Financieel verkoop kunt u de grootboekrekeningen vastleggen voor maken van de financiele koppeling. Bij het bepalen van de grootboekrekening hanteert de software de volgende prioriteiten lijst: 1.

Als bij een artikel een grootboekrekening is gedefinieerd, dan wordt deze gebruikt. 2. Is er bij het artikel geen grootboekrekening vastgelegd en bij de



189

artikelgroep waartoe het artikel behoort is wel een grootboekrekening vastgelegd, dan wordt deze rekening gebruikt. 3. Is bij zowel het artikel als bij de artikelgroep geen grootboekrekening vastgelegd, dan zal de software het algemene grootboekrekeningnummer gebruiken dat is vastgelegd bij Extra | Opties.

Omzet

In het invoervak Omzet kunt u het grootboekrekeningnumm er opgeven waarop de omzet van dit artikel geboekt moet worden. Als u geen in dit invoervak geen grootboekrekening specificeert dan wordt de omzet geboekt op de omzet grootboekrekening welke u heeft vastgelegd bij de artikelgroep.

Korting

Wanneer er korting op de verkoop wordt gegeven biedt CarianInBusiness u de mogelijkheid om de korting op een aparte grootboekrekening te


190

V-Solution

laten boeken. Wanneer u in het invoervak Korting geen grootboekrekening specificeert dan wordt de korting geboekt op de kortingrekening die u heeft vastgelegd bij de artikelgroep.

Zie ook Hoe moet ik, Financiele koppeling

Garantie Wanneer u garantie geeft op een bepaald artikel dan kunt u dat in de sectie Garantie vastleggen.

Garantie periode

In het invoervak garantie periode kunt het garantietermijn vastleggen. Achter het invoervak kunt u middels de keuzelijst de periode specificeren. U kunt in deze keuzelijst kiezen uit jaren, maanden of dagen.

TIP Wanneer u wilt werken met garantie periode dan dient u ook de optie verkoopmutaties bijhouden in te schakelen. Daarnaast raden wij u ook aan om de optie serienummer in te schakelen. Alle verkooptransacties kunt u herleiden op basis van het serienummer via de programmafunctie Verkoop | Overzicht verkopen.

Zie ook : Overzicht verkopen



191

Zorg Speciaal voor zorg instellingen die werken met persoonlijke budgetten voor bewoners, maaltijd voorzieningen en dergelijke biedt de module Zorg van CarianInBusiness enorm veel mogelijkheden. Binnen de sectie Zorg van het verkoopartikel kunt u vastleggen binnen welke voorzieninggroep het artikel valt en of het artikel gebruikt kan worden als ophoging artikelen.

Voorziening groep


Bewoners van zorg instellingen krijgen doorgaans een bepaald budget (zakgeld) dat ze vrij kunnen besteden. Daarnaast krijgen ze periodiek ook een budget dat ze kunnen besteden aan artikelen die vallen in een bepaalde voorziening. Bijvoorbeeld een budget ten behoeve van maaltijd voorzieningen. Dit budget mag uitsluitend besteed worden aan artikelen binnen dit voorzieninggroep. Middels de keuzelijst Voorziening

192

V-Solution

groep kan een artikel aan een bepaalde voorziening gekoppeld worden zodat de CarianInBusiness bij het in mindering brengen van het budget uitgaat van het juiste budget. De keuzelijst wordt geactiveerd door op de knop achter het invoervak te klikken en de juiste voorzieing te selecteren. De voorzieningen kunnen worden vastgelegd via Zorg | Voorzieningen.

Opwaarderen persoonlijk budget

Een persoonlijk budget binnen zorg instellingen is een budget dat door de bewoner vrij te besteden is. Wanneer iemand het persoonlijk budget wil opwaarderen dan is hiervoor een speciaal artikel voor aanwezig. Op deze manier kunnen familieleden van een bewoner het persoonlijk budget ophogen door het doen van een storing die bijvoorbeeld bij de kassa wordt contant of middels pin wordt betaald

Zie ook Voorziening Zorg

Importeren De software beschikt over een unieke mogelijkheid om gegevens geheel automatisch te importeren en direct door te sturen naar de kassa. Wel moeten de manier waarop de gegevens worden aangeboden aan bepaalde voorwaarden voldoen. In de sectie



193

Importeren kunt u aangeven hoe de software moet omgaan met het importeren van bepaalde artikelen.

In de sectie Importeren kunt u de volgende gegevens ten behoeve van de import van artikelgegevens vastleggen. Externe artikelcode

Wanneer het artikelbestand andere artikelcode bevat dan kunt u in het invoerveld extern artikelcode de artikel vastleggen die in het te importeren bestand worden aangeboden. Wanneer dit veld leeg is, dan zal de software bij het importeren van artikelbestanden van externe systemen uitgaan van het artiklenummer zoals is vastgelegd in het invoerveld nummer.

Prijs 1 overschrijven toegestaan

Wanneer deze optie is ingeschakeld dan wordt


194

V-Solution

de eerste prijs van dit artikel overschreven met de prijs dat wordt aangeboden in het externe artikelbestand. Afhankelijk of bij de artikelgroep waartoe het artikel behoort een toeslag percentage is vastgelegd, zal in de prijs die in het import bestand wordt aangeboden eventueel procentueel worden verhoogd. Prijs 2 overschrijven toegestaan

Wanneer deze optie is ingeschakeld dan wordt de tweede prijs van dit artikel overschreven met de prijs dat wordt aangeboden in het externe artikelbestand. Voor de tweede prijs zal nimmer een opslag percentage worden gebruikt.

Geen export naar Vila

Door het uitschakelen van deze optie wordt dit artikel niet geexporteerd naar het zorg voorraad systeem Vila.

BELANGRIJK De optie Geen export naar Vila komt mogelijk binnenkort te vervallen.

Reclame CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om reclames en andere aanbiedingen vast te leggen. U kunt de reclames vastleggen in de



195

sectie Reclame.

Binnen deze sectie kunt u nieuwe aanbiedingen voor het desbetreffende artikel toevoegen, bestaande aanbiedingen verwijderen of wijzen. Om een nieuwe aanbieding vast te leggen of een bestaande aanbieding te wijzigen wordt het dialoogvenster Reclame geactiveerd waarin u de gegevens kunt vastleggen.

Zie ook Hoe moet ik, reclames invoeren

Matrix Dimensie is een speciale oplossing voor de modebranche. In de modebranche worden veel dezelfde artikelen verkocht in verschillende maten, kleuren en modellen.Neem bijvoorbeeld een dameslaars van een bepaald merk. De leverancier levert deze laars in echte leder en suede. De laars wordt geleverd in verschillende maten en kleuren. We spreken in dit voorbeeld van een drie dimensie matrix, omdat het artikel op de kassa wordt bepaald door drie kenmerken. De schoenverkoper heeft geen zin om voor iedere combinatie (kleur, maat en leder soort) een artikel vast te leggen. Compad Store Automation biedt u de mogelijkheid van Dimensie matrix artikelen. De sectie Matrix is uitsluitend beschikbaar indien bij de keuzelijst Dimensie gekozen is voor de keuze optie 1-, 2- of 3-dimensies.


196

V-Solution

TIP Wanneer u met dimensies wilt werken dient u in het bezit te zijn van de module Kleuren & Maten. Verder moet u de dimensie matrix kunt gebruiken moet u bij de noodzakelijke programma instellingen verrichten. Zie ook Programma instellingen, Dimensie matrix

Zie ook : Kleuren en maten module Programma instelling, Dimensie matrix

Voedselveiligheid In de rubriek voedselveiligheid kunnen gegevens met betrekking tot de productdeclaratie worden vastgelegd. Houdsbaarheidsduur

In het keuzevak houdsbaarheidsduur kan worden vastgelegd hoeveel dagen, weken of maanden een product houdbaar is na productie.

Ingredienten

Het invoervak Ingredienten biedt u de mogelijkheid om de ingredientdeclaratie van het product vast te leggen. Sommige voorverpakte producten die langer dan 24 uur houdbaar zijn moeten voorzien zijn van een etiket met daarom de productdeclaratie en wanneer het etiket is verpakt.

Allergenen

Tevens biedt de software



197

de mogelijkheid om informatie met betrekking tot mogelijke allergische reacties vast te leggen.

Consumentenadvies Onder de rubriek Consumentenadvies kunt u informatie zoals bewaaradvies en dergelijke vastleggen. Bewaaradvies

In dit tekstvak kunt u informatie met betrekking tot het bewaren van dit product vastleggen.

Bewaartemperatuur

Het invoervak Bewaartemperatuur biedt u de mogelijkheid om de temparatuur vast te leggen waarin het product het beste bewaard kan worden.

Bereidingswijze

Informatie met over de bereidingswijze van het product kunt u vastleggen in het invoervak Bereidingswijze.

Bereidingstemperatuur

In dit invoervak kunt u de bereidingstemperatuur van het product vastleggen.

De bovenstaande gegevens kunt u ondermeer afdrukken op productspecificatiebladen, etiketten, schapkaarten en dergeliijke.



198

V-Solution

Om gebruik te kunnen maken van deze vrije velden dient u deze eerst via Extra | Vrije velden te activeren. U activeert één van de vijf vrije velden door het veld te benoemen. In de praktijk zult u natuurlijk het veld zo noemen zodat het een goede weergave geeft van de informatie die u wilt vastleggen. Naast de naam van het vrije veld kunt u tevens aangeven welke informatie uw wilt vastleggen. Wilt u bijvoorbeeld een datum, een numerieke waarde of bijvoorbeeld een alfanumerieke waarde vastleggen. Wanneer u nog geen vrije velden voor de artikelen heeft benoemd, dan zal deze sectie leeg zijn en u dient de vrije velden eerst te benoemen via Extra | Vrije velden.

Kassagegevens In de rubriek Kassagegevens treft u aan allerlei specifieke kassa instellingen. Deze gegevens kunt u op artikelgroepniveau vastleggen en eventueel op artikelniveau overschrijven. Hiervoor is het niet perse noodzakelijk om de optie "Programmeren vanuit Omzetgroepen op de kassa in te schakelen".

In de rubriek Kassagegevens kunt u de volgende gegevens



199

vastleggen: Kassanaam

In het invoervak Kassanaam kunt u desgewenst een andere naam vastleggen. Wanneer u in dit invoervak een andere naam opgeeft dan worden deze naam doorgestuurd naar uw kassa. Laat u dit veld echter leeg, dan zal CarianInBusiness de artikelgroepnaam gebruiken die u heeft vastgelegd bij het invoerveld Naam.

Kassanaam 2

Biedt u de mogelijkheid om een tweede naam voor de artikelgroep vast te leggen. Of uw kassa deze naam daadwerkelijk accepteert is afhankelijk van de programmering van uw kassa.

Kassanaam 3

Biedt u de mogelijkheid om een derde naam voor de artikelgroep vast te leggen. Of uw kassa deze naam daadwerkelijk accepteert is afhankelijk van de programmering van uw kassa.

Kassanaam 4

Biedt u de mogelijkheid om een vierde naam voor de artikelgroep vast te leggen. Of uw kassa deze naam daadwerkelijk accepteert is afhankelijk van de programmering van uw kassa.

Kassanaam 5

Biedt u de mogelijkheid


200

V-Solution

om een vijfde naam voor de artikelgroep vast te leggen. Of uw kassa deze naam daadwerkelijk accepteert is afhankelijk van de programmering van uw kassa. Factor type

Met de keuzelijst Factor type geeft u aan hoe aan hoe de kassa de aantallen van de artikelen moet interpreteren voor de artikelen die behoren tot deze artikelgroep. Heel in het kort selecteren we middels het factor type de verkoopeenheid. Middels deze lijst kunnen we kiezen voor Stuks, Stuks (deelbaar, Gewicht, Meters, Liters, etc. Het factor type dat u op artikelgroep niveau vastlegt kunt u op artikelniveau overschrijven.

Prijs type

Deze keuzelijst stelt u in staat om de karaktereigenschap van de artikelprijs aan de kassa kenbaar te maken. U heeft hierbij ondermeer de keuze uit een vast prijs (dus een prijs die door de winkelbediende niet gewijzigd kan worden), of een voor gedefinieerde prijs (preset overwrite) die door de bediende kan worden gewijzigd. Met de keuze optie geen nulprijs (No zerro price) staat u wel toe dat de prijs door de bediende gewijzigd kan



201

worden, maar geen nul mag zijn. Net als de voorgaande opties geldt ook voor deze instelling dat dit de standaard instelling is voor de artikelgroep en dat deze instelling wordt gebruikt voor alle artikelen waarvoor u deze optie niet heeft vastgelegd. Bon type

Middels de keuzelijst Bontype kunt u het gedrag van het kassabon bepalen. De instelling die u hier instelt geldt voor alle artikelen die behoren tot deze artikelgroep en waarbij u de bontype op artikelniveau niet heeft ingesteld.

Ticket mode

Middels de keuzelijst Ticket mode kunt u vastleggen of er speciale tickets afgedrukt moeten worden. Een ticket systeem worden nog wel eens gebruikt bij Fast Food en kantines. Na het plaatsen van de bestelling krijgt de klant als ook de keuken een ticket. Zodra de bestelde gerechten gereed zijn, kan de klant zijn/haar bestelling middels het afgegeven ticket komen ophalen. Deze optie kan op artikelniveau worden overschreven.

Ticket

Middels de keuzelijst Ticket kunt u het aantal gewenste tickets vastleggen. Een ticket


202

V-Solution

systeem worden nog wel eens gebruikt bij Fast Food en kantines. Na het plaatsen van de bestelling krijgt de klant als ook de keuken een ticket. Zodra de bestelde gerechten gereed zijn, kan de klant zijn/haar bestelling middels het afgegeven ticket komen ophalen. Deze optie kan op artikelniveau worden overschreven Artikelmode

Deze keuzelijst stelt u in de gelegenheid om specifieke artikel karakter eigenschappen door te geven aan de kassa. Zo kunt u middels deze keuzelijst aangeven dat het om een reclame artikel gaat, of dat het een weegartikel betreft. Deze instelling geldt voor alle artikelen die behoren tot deze artikelgroep en kan weer op artikelniveau worden overschreven.

Addon mode

De addon mode bij een artikel geeft u de mogelijkheid om tijdens de verkoopregistratie op de kassa een additioneel nummer in te voeren. Hierbij moet u denken aan het invoeren van bijvoorbeeld een serienummer. De Addon mode die u hiervoor de artikelgroep vastlegt heeft betrekking op alle artikelen die behoren tot deze artikelgroep. Maar kan op artikelniveau



203

worden overschreven. Sorteergroep bon

Soms is het wenselijk om artikelen op de keuken-/ barbon in een bepaalde volgorde te plaatsen. Bijvoorbeeld voorgerechten bovenaan, gevolgd door het hoofdgerecht en daarna het nagerecht. Dit kan worden bewerkstelligd middels de sorteergroep bon. De Sorteergroep bon die u hiervoor de artikelgroep vastlegt heeft betrekking op alle artikelen die behoren tot deze artikelgroep. Maar kan op artikelniveau worden overschreven.

Sorteergroep rekening

Soms is het wenselijk om artikelen op de eindrekening voor de klant/gast in een bepaalde volgorde te presenteren. Bijvoorbeeld voorgerechten bovenaan, gevolgd door het hoofdgerecht en daarna het nagerecht. Dit kan worden bewerkstelligd middels de sorteergroep bon. De Sorteergroep bon die u hiervoor de artikelgroep vastlegt heeft betrekking op alle artikelen die behoren tot deze artikelgroep. Maar kan op artikelniveau worden overschreven.


204

V-Solution


Printers In de rubriek Printer treft u aan allerlei specifieke kassa instellingen ten behoeve van het afdrukken. Deze gegevens kunt u op artikelgroepniveau vastleggen en eventueel op artikelniveau overschrijven. Hiervoor is het niet perse noodzakelijk om de optie "Programmeren vanuit Omzetgroepen"op de kassa in te schakelen".

In de rubriek Printer kunt u de volgende gegevens vastleggen: Fonttype

In het keuzelijst Fonttype kunt u het gewenste lettertype selecteren die u als standaard wilt gebruiken



205

voor de artikelen die behoren tot deze artikelgroep. Desgewenst kunt u deze instelling op artikelniveau overschrijven. Printer 1


Printer 2


Printer 3


Printer 4

In het invoervak Printer 4 kunt u het nummer van de printer opgeven waar het artikel op moet


206

V-Solution

worden afgedrukt. Deze instellen wordt gebruik als de standaard voor alle artikelen die behoren tot deze artikelgroep en kan op artikelniveau eventueel worden overschreven. Printer 5



Barcodes Sommige producten kunnen meerdere barcodes hebben. Neem bijvoorbeeld een product zoals fles Cola. Afhankelijk waar deze fles is gebotteld heeft dit product een barcode. Dus het is mogelijk dat één en hetzelfde product dus meerdere verschillende barcodes kan hebben. In de rubriek barcodes kunt u meerdere barcodes vastleggen voor één hetzelfde product. Het is zelfs mogelijk om aan deze barcode een andere prijs toe te kennen. Dit komt met name voor bij rookwaar.




207

Zie ook BTW Lettertypes Hoofdgroepen 1 Hoofdgroepen 2 Artikelen Hoe moet ik > Vrije velden Hoe moet ik > Financiele administratie Hoe moet ik > Matrix artikelen Hoe moet ik > een relatie leggen tussen verkoop en inkoop

9.4

Lettertypes Sommige kassasystemen bediende u de mogelijkheid om de artikelen op verschillende manieren op de productiebon af te drukken. Dit wordt aangegeven als lettertype. CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om te gebruiken voor meerdere lettertypes. U kunt nieuwe lettertypes toevoegen en bestaande leteertypes wijzigen of verwijderen vanuit het venster Lettertype onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Verkoop | Lettertype.


208

V-Solution

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe lettertypes toevoegen en bestaande lettertypes wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe Lettertype In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe lettertype toevoegen.

Toevoegen nieuwe Lettertype



-

209


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe Lettertype, wordt een leeg invoervenster Lettertype gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van het nieuwe lettertype vastleggen.

Wijzigen bestaande Lettertype Om een bestaande lettertype te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het lettertype dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Lettertype -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande lettertype wordt ook nu het invoervenster Lettertype gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde Lettertype getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Lettertype Overbodige Lettertypes kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de Lettertype te selecteren, daarna kiest u voor een


210

V-Solution

van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande Lettertype -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde Lettertype daadwerkelijk wil verwijderen.

Tip Zolang een Lettertype nog gerelateerd is aan één of meerdere Artikelen en/of artikelgroepen, staat CarianInBusiness u niet toe om dit lettertype te verwijderen.

Tip Het kan voorkomen dat deze functionaliteit voor u niet beschikbaar omdat het gebruik van lettertypes niet door uw kassa wordt ondersteund of uw kassaleverancier heeft deze functionaliteit uitgeschakeld.

Zie ook: Lettertype gegevens



9.4.1

211

Lettertype gegevens Zodra u vanuit het venster Lettertypes onderhouden kiest om een nieuwe lettertype toe te voegen of een bestaande lettertype te wijzigen, dan wordt het invoervenster Lettertype gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van de lettertype vastleggen.

In het invoervenster Lettertype kunt u de volgende gegevens van een lettertype vastleggen: Nummer

Ieder lettertype dient u een uniek nummer te hebben. Dit unieke nummer kunt u ingeven in het invoervak Nummer.

Naam

Iedere lettertype moet worden aangeduid met een unieke naam. Bijvoorbeeld : Normaal, Rood, Vet, etc.

Tip Zolang een Lettertype nog gerelateerd is aan één of meerdere Artikelen en/of artikelgroepen, staat CarianInBusiness u niet toe om dit lettertype te verwijderen.


212

V-Solution

Tip Het kan voorkomen dat deze functionaliteit voor u niet beschikbaar omdat het gebruik van lettertypes niet door uw kassa wordt ondersteund of uw kassaleverancier heeft deze functionaliteit uitgeschakeld.


Top Level Intro

Part

X

214

10

V-Solution

Verkooporders CarianInBusiness ondersteund verkooporders. Verkooporders zijn bestellingen en/of reserveringen gedaan door klanten. Deze bestellingen kunnen op eenvoudige wijze worden verzameld en worden afgedrukt op productielijst en lever/contantbonnen.

Tip De verkooporders in CarianInBusiness kan in veel gevallen een goede oplossing zijn. Maar wanneer u op zoek bent naar een complete oplossing ten aanzien van de productielijsten, verdeelstaten, filiaalbonnen en dergelijke dan biedt het ERP pakket van Compad Software u zeker alle mogelijkheden. Compad ERP / Compad Bakkerij kan naadloos worden gecombineerd met CarianInBusiness

Zie ook: Verkooporders inzien Productieplanning

10.1

Verkooporders inzien Aan de hand van het electronish journaal kan de software de bestellingen herkennen. Deze bestellingen kunt u inzien via de menu optie Verkoop | Verkooporders.

Vanuit dit venster kunt uzelf geen nieuwe bestellingen invoeren. Deze bestellingen worden op de kassa geregistreerd.

Inzien verkooporders Om een verkooporder in te zien plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de verkooporder die u wilt inzien, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:


Verkooporders

Inzien bestaande verkooporder -

Klik op de opdrachtknop Inzien of

-


-

Druk op de toetscombinatie ALT-I

Bij het inzien van een verkooporder wordt ook het vnster Verkooporder detailgegevens geactiveerd. In dit venster wordt de gegevens van de door u geselecteerde verkooporder getoond.

Zie ook: Verkoopordes gegevens

10.1.1 Verkooporder gegevens Enter topic text here.

10.2

Productieplanning Enter topic text here.


215

Top Level Intro

Part

XI

Inkoopartikelen beheren

11

217

Inkoopartikelen beheren CarianInBusiness beschikt over een complete voorraad en inkoopmodule. Een verkoopartikel dat beschikbaar is op de kassa kan gekoppeld worden aan één of meerdere inkoopproducten en/of recepten. Een recept is een product/gerecht dat uzelf maakt en kan op zijn beurt weer worden gekoppeld aan één of meerdere recepten en/of inkoopproducten. Een inkoopproduct is een product dat u kant en klaar inkoopt. Voorbeeld van producten die u inkoopt zijn o.a. dozen wijn, kratten frisdrank, vaten bier en koffie bonnen. Deze inkoopproducten worden worden gekoppeld aan uw verkoopproducten zoals : een kopje koffie, glas wijn, karaf wijn of een fles wijn.

11.1

Leveranciersgroepen CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om leveranciers in te delen in een leveranciersgroep. Voorbeelden van leveranciersgroepen kunnen zijn "drankenleveranciers", "slagerijen", etc. Het vastleggen van leveranciersgroepen is niet verplicht, maar leveranciersgroepen kunnen u wel helpen bij het sneller terugvinden van de leveranciers. Vooral wanneer u uw inkoopproducten bij veel verschillende leveranciers betrekt, dan kan het gebruik van leveranciersgroepen een must zijn. U kunt nieuwe leveranciersgroepen toevoegen en bestaande leveranciersgroepen wijzigen of verwijderen vanuit het venster Leveranciersgroepen onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Inkoop | Leveranciersgroepen.


218

V-Solution

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe leveranciersgroepen toevoegen en bestaande leveranciersgroepen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe Leveranciersgroepen In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe leveranciersgroepen toevoegen.

Toevoegen nieuwe Leveranciersgroepen -


-




219

of -


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe leveranciersgroepen, wordt een leeg invoervenster Leveranciersgroepen gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe groep vastleggen.

Wijzigen bestaande Leveranciersgroepen Om een bestaande leveranciersgroep te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de leveranciersgroep dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Leveranciersgroepen -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande leveranciersgroep wordt ook nu het invoervenster Leveranciersgroep gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde Leveranciersgroep getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Leveranciersgroep Overbodige leveranciersgroep kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de groep te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande leveranciersgroep -



220

V-Solution

of -


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde leveranciersgroep daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: LeveranLeveranciersgroep gegevensciersgroep gegevens

11.1.1 Leveranciersgroep gegevens Wanneer u vanuit het venster Leveranciersgroep onderhouden kiest om een nieuwe leveranciersgroepen toe te voegen of een bestaande groepen te wijzigen, dan wordt het invoervenster Leveranciergroep gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van het leveranciersgroep vastleggen. Leveranciersgroepen kunnen binnen CarianInBusiness worden gebruikt voor groeperen van de leveranciers. Een leverancier kan worden ingedeeld in een bepaalde leveranciersgroep. Het vastleggen van leveranciersgroepen is niet perse noodzakelijk, maar kunnen u wel helpen bij het beheren van de leveranciers. Vooral wanneer u zaken doet met veel verschillende leveranciers kan het gebruik van leveranciersgroepen een must zijn.

Het dialoogvenster Leveranciersgroep gegevens stelt u in staat om de gegevens van het leveranciersgroep vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.



Naam

11.2

221

Iedere Leveranciersgroep moet worden aangeduid met een unieke naam. Bijvoorbeeld : Drankenleveranciers, Slagerijen, etc.

Leveranciers De inkoopproducten zijn producten die u inkoopt bij een leverancier. Een leverancier kan meerdere verschillende producten leveren. Binnen de software kunt u uw leveranciers vastleggen via Inkoop | Leveranciers

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe leveranciers toevoegen en bestaande leveranciers wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe Leverancier In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe leveranciers


222

V-Solution

toevoegen.

Toevoegen nieuwe Leveranciers -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe leverancier, wordt een leeg invoervenster Leverancier gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe Leverancier vastleggen.

Wijzigen bestaande Leverancier Om een bestaande leverncier te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het betaalmiddel dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Betaalmiddel -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande leverancier wordt ook nu het invoervenster Leverancier gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde leverancier getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.



223

Verwijderen bestaande Leverancier Overbodige leveranciers kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de leverancier te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande leverancier -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde Leverancier daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Leverancier gegeNew Linkvens

11.2.1 Leverancier gegevens Inkoopartikelen worden geleverd door één of meerdere leveranciers. Wanneer u vanuit het venster Leveranciers onderhouden kiest om een nieuwe leverancier toe te voegen of een bestaande leverancier te wijzigen, dan wordt het invoervenster Leveranciers gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van het leverancier vastleggen.


224

V-Solution


Nummer

Ieder leverancier dient u een uniek nummer te hebben. Dit unieke nummer kunt u ingeven in het invoervak Nummer. CarianInBusiness bij het invoeren van een nieuwe leverancier zal automatisch een leveranciersnummer genereren. Het door de software voorgestelde nummer kunt u eventueel wijzigen in een ander uniek nummer.

Naam

Iedere leverancier moet worden aangeduid met een unieke naam.



225

Bedrijfsnaam

In het voervak bedrijfsnaam kunt u de officiele bedrijfsnaam van de leverancier vastleggen. Deze kan afwijken van de naam die is vastgelegd in het invoervak Naam.

Handelsnaam

In het invoervak Handelsnaam kunt u eventueel de handelsnaam vastleggen van de leverancier. Bij sommige leveranciers kan de handelsnaam afwijken van de officiele bedrijfsnaam. Het vastleggen van de handelsnaam is niet verplicht.

Leveranciersgroep

Met de keuzelijst Leveranciersgroep kunt u aan de leverancier een groep toekennen. Het indelen van de leveranciers in groepen is niet perse noodzakelijk, maar kunnen u wel helpen bij het beheren van de leveranciers. Vooral wanneer u zaken doet met veel verschillende leveranciers dan kan het gebruik van leveranciersgroepen erg handig zijn. Leveranciersgroepen dient u vooraf vast te leggen via Inkoop | Leveranciersgroepen.

Algemeen In de sectie Algemeen van de leverancier kunt u de algemene


226

V-Solution

gegevens zoals adres, telefoonnummer, e-mail adres en dergelijke vastleggen.

Adres

Het invoer Adres kunt u het vestigingsadres van de leverancier vastleggen. In het invoervak Adres gaat u met shift-enter naar de volgende regel. Middels de detail knop achter het invoervak Adres kunt u het venster Adres invoer activeren.

Correspondentie adres

Wanneer de leverancier een afwijkend postadres heeft, dan kunt u in het invoervak Correspondentie adres het postadres van de leverancier vastleggen. In het invoervak Adres gaat u met shift-enter naar de



227

volgende regel. Het correspondentie adres is optioneel. Middels de detail knop achter het invoervak Adres kunt u het venster Adres invoer activeren.

Contactpersoon

In dit invoervak dient u het laatste nummer van de reeks vast te leggen.

Telefoonnummer

In dit invoervak dient u het laatste nummer van de reeks vast te leggen.

Faxnummer

Met de keuzelijst Nummer = kunt u aangeven wat de functie is van het nummer. In deze keuzelijst kunt u ondermeer kiezen uit klantnummers, tafel, filiaal, bezorgen, afhalen.

E-mail adres

Middels deze keuzelijst kunt u aangeven wat de functie is van de tafeltekst. Deze optie is uitsluitend beschikbaar in het bereik type is ingesteld op Tafel.

Website

Deze keuzelijst is alleen beschikbaar indien u bij de keuzelijst Type heeft gekozen voor Artikel. Met de keuzelijst Artikel info tekst kunt u aangeven hoe de software de additionele artikel info tekst moet interpreteren.

Financieel


228

V-Solution

In de sectie Financieel kunt u de financiele gegevens van de leverancier vastleggen. Het gaat hierbij om gegevens zoals: Klantnummer

In het invoervak klantnummer kunt u het klantnummer ingeven waaronder uw bedrijf bij de leverancier bekend is. Dit nummer wordt op bestelbonnen afgedrukt.

Opmerking In de sectie Opmerking van de leverancier kunt u een opmerking per leverancier vastleggen.

Producten In de sectie Producten van de leverancier geeft een overzicht van alle artikelen die bij de desbetreffende leverancier wordt ingekocht. Vanuit dit scherm kunt u geen nieuwe inkoopproducten vastleggen. Deze kunt u wel vastleggen via Inkoop | Inkoopartikelen.

Vrije velden In de praktijk kan het altijd voorkomen dat u naast de bovengenoemde invoervelden nog andere gegevens wilt vastleggen. Daarom biedt CarianInBusiness u de mogelijkheid om vijf vrije velden vast te leggen. Om gebruik te kunnen maken van deze vrije velden dient u deze eerst via Extra | Vrije velden te activeren. U activeert één van de vijf vrije velden door het veld te benoemen. In de praktijk zult u natuurlijk het veld zo noemen zodat het een goede weergave geeft van de informatie die u wilt vastleggen. Naast de naam van het vrije veld kunt u tevens aangeven welke informatie uw wilt vastleggen. Wilt u bijvoorbeeld een datum, een numerieke waarde of bijvoorbeeld een alfanumerieke waarde vastleggen. Wanneer u nog geen vrije velden voor de artikelen heeft benoemd, dan zal deze sectie leeg zijn en u dient de vrije velden eerst te benoemen via Extra | Vrije velden. Zie ook :



229

Leveranciers Inkoopartikelen

11.3

Magazijnen CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om te gebruiken voor meerdere magazijnen. Een kassasysteem kan gekoppeld worden aan een magazijn. Hierdoor worden alle verkopen in mindering gebracht op de voorraad van het aan de kassa gekoppelde magazijn. Heeft u aan de kassa geen magazijn gekoppeld, dan wordt de voorraad in mindering gebracht op het centraal magazijn. U kunt nieuwe magazijnen toevoegen en bestaande magazijen wijzigen of verwijderen vanuit het venster Magazijn onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Inkoop | Magazijn.


230

V-Solution

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe magazijn toevoegen en bestaande magazijn wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe magazijn In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe magazijn toevoegen.

Toevoegen nieuwe magazijn -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe Magazijn, wordt een leeg invoervenster Magazijn gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe magazijn vastleggen.

Wijzigen bestaande magazijn Om een bestaande magazijn te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het magazijn dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande magazijn -


-

Druk op de ENTER toets



231

of -


Bij het wijzigen van een bestaande magazijn wordt ook nu het invoervenster Magazijn gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde magazijn getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Magazijn Overbodige magazijn kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de magazijn te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande magazijn -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde Magazijn daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Magazijn gegevNew Linkens

11.3.1 Magazijn gegevens Wanneer u vanuit het venster Magazijnen onderhouden kiest om een nieuw magazijn toe te voegen of een bestaand magazijn te wijzigen, dan wordt het invoervenster Magazijn gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van het Magazijn vastleggen. Een kassa kunt u koppelen aan een bepaald magazijn. Alle verkopen worden dan automatisch in minder gebracht op de dat magazijn. Maar de software biedt u ook de mogelijkheid van interne leveringen, waarin


232

V-Solution

u de voorraad verplaatsingen tussen magazijnen onderling kunt vastleggen.

Het dialoogvenster Magazijn gegevens stelt u in staat om de gegevens van het Magazijn vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

Algemeen In de sectie Algemeen van het magazijn kunt u de algemene gegevens zoals Naam, Adres en dergelijke vastleggen.

Code

Ieder magazijn heeft een unieke code. In dit invoervak kunt u de unieke magazijn code van het magazijn vastleggen.

Naam

Naast de unieke code heeft ieder magazijn ook een unieke naam. In het invoervak Naam kunt u de unieke naam van het magazijn vastleggen.

Adres

In het invoervak adres kunt u de adres gegeven van het magazijn vastleggen. In het



233

invoervak Adres gaat u met shift-enter naar de volgende regel. Middels de detail knop achter het invoervak Adres kunt u het venster Adres invoer activeren.

Standaard

Middels het aankruisvak Standaard kunt u de aangeven dat het magazijn het standaard magazijn. Bij het invoeren van een nieuwe inkooporder of het registeren van ontvangst goederen zal de software automatisch het standaard magazijn selecteren. Er kan maar slechts één magazijn als standaard magazijn zijn aangegeven. Wanneer de optie


234

V-Solution

Standaard uitgeschakeld is, dan is er al een ander magazijn ingesteld als standaard magazijn. U dient dan eerst de optie Standaard bij het standaard magazijn uit te schakelen. Ook is het mogelijk om vanuit het venster Magazijnen onderhouden snel en eenvoudig van standaard magazijn te wisselen. Hiervoor plaats u de selectie balk op het magazijn dat u als standaard magazijn wilt instellen. Daarna klik op u de opdrachtknop Standaard. Administratief magazijn

Een administratief magazijn is een fictief magazijn dat gebruikt wordt voor het boeken van voorraad verschillen. Wanneer u na een voorraad telling in een bepaald magazijn de correcte voorraad wilt vastleggen, zal CarianInBusiness dit opvatten als een interne levering tussen het opgegeven magazijn en het fictieve administratieve magazijn. Op deze manier kunt u naderhand altijd zien wat u heeft afgeboekt als incourante voorraad. Binnen CarianInBusiness dient altijd één administratief magazijn aanwezig te zijn.



235

Contact Aanvullende contact gegevens van het magazijn zoals telefoonnummer, faxnummer en degelijke kunt u vastleggen in de rubriek Contact.

Telefoonnummer

In het invoervak Telefoonnummer kunt u de telefoonnummer vastleggen waaronder het magazijn bereikbaar is. Additionele contact informatie zoals telefoonnummer kan in sommige gevallen handig zijn om deze op de inkooporder vast te leggen.

Faxnummer

Het faxnummer van het magazijn kan worden vastgelegd in het invoervak Faxnummer.

E-mail adres

In dit invoervak kan het e-mail adres van het magazijn worden vastgelegd.

Opmerking

Eventuele relevante


236

V-Solution

informatie zoals bijvoorbeeld openingstijden van het magazijn kunnen worden vastgelegd in het invoervak Opmerking. Deze informatie kan ook worden afgedrukt op bijvoorbeeld de inkooporder.

Zie ook Inkooporders Ontvangst goederen Snelinvoer voorraad

11.4

Eenheden Binnen de software wordt de voorraad op drie niveau's bijgehouden, te weten: inkoopeenheid voorraad eenheid verkoop eenheid De verkoopeenheid is de eenheid waarin u producten verkoopt. U heeft hierbij keuze uit een vaste lijst, te weten: stuks, stuks (deelbaar), liters, meters, vierkante meters, kilogram. De eenheid waarin de inkoopproducten worden aangeboden wordt aangeduid als inkoopeenheid. De inkoopproducten kunnen door de leverancier worden aangeboden in bijvoorbeeld dozen, kraten, etc. In een doos of een krat kunnen flessen of blikken zitten. CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om zowel de inkoopeenheden als de voorraadeenheden vast te leggen. Deze eenheden kunt u beheren via Inkoop | Eenheden.



237

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe eenheden toevoegen en bestaande eenheden wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe eenheid In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe eenheid toevoegen.

Toevoegen nieuwe eenheid -


-



238

V-Solution

of -


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe Eenheid, wordt een leeg invoervenster Eeheid gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe Betaalmiddel vastleggen.

Wijzigen bestaande Eenheid Om een bestaande eenheid te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de eenheid dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande eenheid -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande eenheid wordt ook nu het invoervenster Eenheid gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde Eenheid getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Eenheid Overbodige eenheid kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de eenheid te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande eenheid -




-

239


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde eenheid daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Eenheid geEenheid gegevensgevens

11.4.1 Eenheid gegevens Wanneer u vanuit het venster Eenheden onderhouden kiest om een nieuwe eenheid toe te voegen of een bestaande eenheid te wijzigen, dan wordt het invoervenster Eenheid gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van de eenheid vastleggen.

Het dialoogvenster Eenheid gegevens stelt u in staat om de gegevens van de eenheid vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

Naam


In het eerste invoervak kunt u de naam van de

240

V-Solution

eenheid vastleggen. U kunt de naam in meerdere talen vastleggen. Middels de keuzelijst voor het invoervak kunt u de gewenste taal selecteren. Naam meervoud

In het invoervak Naam meervoud kunt u de eenheid naam vastleggen voor het geval het aantal anders is dan 1. In het bovenstaande schermafdruk ziet u dat de eenheid Slof in het meervoud gelijk is aan sloffen. De software zal dan automatisch bij een aantal anders dan één de naam in het meervoud weergeven.

Type

Middels de keuzelijst Type kan de eenheid gekoppeld worden aan één van de standaard eenheden. Hierbij heeft u de keuze uit Stuks, Stuks (deelbaar), liters, meters, vierkante meters, kilogram of overig. Deze laatste optie dient u kiezen wanneer de eenheid niet overeenkomt met een van de standaard eenheden. Doorgaans dient u in de keuzelijst Type bijna altijd te kiezen voor de optie Overig omdat de standaard eenheden al met de software wordt meegeleverd.



Aantal decimalen

241

In dit invoervak kunt u het aantal decimalen vastleggen waarin de eenheid wordt uitgedrukt. De meeste eenheden zoals dozen, flessen worden altijd uitgedrukt in hele aantallen en hebben daarom geen decimalen. Maar eenheden zoals liters kunnen wel in decimalen worden uitgedrukt.

De eenheden worden gebruikt voor een correcte inkoop van de inkoop artikelen. De software zal er voorzorgen dat de inkooporder altijd de juiste aantallen in de juiste eenheden worden weergegeven.

11.5

Inkoopgroepen CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om de inkoopproducten in te delen in een inkoopgroep. Een inkoopgroep is vergelijkbaar met een artikelgroep en heeft als voordeel dat u de inkoopproducten kunt groeperen in groepen. Het gebruik van inkoopgroepen is niet verplicht, maar kan u wel enorm helpen bij het organiseren van uw inkoopproducten. Balanslijsten, kunnen bijvoorbeeld worden gegroepeerd per inkoopgroep. U kunt nieuwe inkoopgroepen toevoegen en bestaande inkoopgroepen wijzigen of verwijderen vanuit het venster Inkoopgroep onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Inkoop | Inkoopgroepen.


242

V-Solution

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe inkoopgroepen toevoegen en bestaande inkoopgroepen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe inkoopgroepen In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe inkoopgroep toevoegen.

Toevoegen nieuwe inkoopgroep -


-




243

of -


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe inkoopgroep, wordt een leeg invoervenster Inkoopgroep gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe Inoopgroep vastleggen.

Wijzigen bestaande inkoopgroep Om een bestaande inkopgroep te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het inkoopgroep dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande inkoopgroep -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande inkoopgroep wordt ook nu het invoervenster Inkoopgroep gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde inkoopgroep getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande inkoopgroep Overbodige inkoopgroep kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de inkoopgrpep te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande inkoopgroep -



244

V-Solution

of -


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde inkoopgroep daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Inkoopgroep gegevens

11.5.1 Inkoopgroep gegevens Wanneer u vanuit het venster Kassagroep onderhouden kiest om een nieuwe kassagroep toe te voegen of een bestaande kassagroep te wijzigen, dan wordt het invoervenster Kassagroep gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van het kassagroep vastleggen.


Nummer

Ieder kassagroep dient u een uniek nummer te hebben. Dit unieke



245

nummer kunt u ingeven in het invoervak Nummer. Naam

11.6

Iedere Kassagroep moet worden aangeduid met een unieke naam. Bijvoorbeeld : Bar, Keuken, Verhuur, Overige.

Merken CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om meerdere merken vast te leggen.Bij het beheren van de inkoopproducten kunt u vastleggen van welk merk het product is. Het vastleggen van merken is optioneel, maar kan u enorm helpen bij het beheren van de inkoopproducten. U kunt nieuwe merken toevoegen en bestaande merken wijzigen of verwijderen vanuit het venster Merken onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Inkoop | Merken.

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe merken toevoegen en


246

V-Solution

bestaande merken wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe merken In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe merken toevoegen.

Toevoegen nieuwe merken -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe merken, wordt een leeg invoervenster merken gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe merken vastleggen.

Wijzigen bestaande merken Om een bestaande merken te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het merken dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande merken -


-




-

247


Bij het wijzigen van een bestaande merk wordt ook nu het invoervenster Merk gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde merk getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande merk Overbodige merk kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de merk te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande merk -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde merk daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Merk gegevens

11.6.1 Merk gegevens Wanneer u vanuit het venster Merken onderhouden kiest om een nieuwe merk toe te voegen of een bestaande merk te wijzigen, dan wordt het invoervenster Merk gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van een merk vastleggen.


248

V-Solution

Het dialoogvenster Merk gegevens stelt u in staat om de gegevens van het Merk vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

Naam

11.7

Iedere merk moet worden aangeduid met een unieke naam. Bijvoorbeeld : Douwe Egberts, Coca Cola, etc.

Inkoopartikelen Inkoopartikelen zijn artikelen die u inkoopt bij een of meerdere leveranciers. Voorbeelden van inkoopartikelen zijn de flessen huiswijn en de koffie bonnen. Deze producten worden gekoppeld aan een verkoopartikel zoals het glas wijn en het kopje koffie. De inkoopartikelen kunt u beheren via de menu optie Inkoop | inkoopartikelen onderhouden.



249

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe inkoopartikelen toevoegen en bestaande inkoopartikelen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe inkoopartikel In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe inkoopartikel toevoegen.

Toevoegen nieuwe inkoopartikel -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe


250

V-Solution

inkoopartikel, wordt een leeg invoervenster inkoopartikel gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe inkoopartikel vastleggen.

Wijzigen bestaande inkoopartikel Om een bestaande inkoopartikel te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het inkoopartikel dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande inkoopartikel -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande inkoopartikel wordt ook nu het invoervenster inkoopartikel gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde inkoopartikel getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande inkoopartikel Overbodige inkoopartikel kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door het inkoopartikel te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande inkoopartikel -


-




-

251


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde inkoopartikel daadwerkelijk wil verwijderen.

Tip Door de inkoopartikelen in te delen in inkoop artikelgroepen en merken kunt u middels de keuzelijst Inkoopgroep en Merk de lijst met inkoopproducten beperken tot een bepaalde merk of een bepaalde groep.

Zie ook: inkoopartikel gegevens

11.7.1 Inkoopartikel gegevens Wanneer u vanuit het venster Inkoopartikel onderhouden kiest om een nieuw inkoopartikel toe te voegen of een bestaand inkoopartikel te wijzigen, dan wordt het invoervenster Inkoopartikel gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van het inkoopartikel vastleggen


252

V-Solution

Het dialoogvenster Inkoopartikel gegevens stelt u in staat om de gegevens van het inkoopartikel vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

Code

Een inkoopartikel heeft een unieke code. Deze code kan zowel numeriek als alfanumeriek zijn en kan worden ingevoerd in het invoervak Code.

Naam

Ieder inkoopartikel moet worden aangeduid met een unieke naam.

Inkoop artikelgroep

De inkoopartikelen kunnen worden ingedeeld in verschillende groepen. Deze groepering ook wel inkoop artikelgroep genoemd kan worden vastgelegd via Inkoop | Inkoop artikelgroepen. Middels de keuzelijst Inkoop artikelgroep kan



253

de gewenste artikelgroep worden geselecteerd. Het indelen van de inkoopartikel in groepen kan zinvol zijn om in het venster Inkoop artikelen onderhouden snel alle producten uit een bepaalde groep weer te geven. Merk

Het is mogelijk om aan een inkoopartikel ook een merk te koppelen. De merken kunnen worden vastgelegd via Inkoop | Merken. Het indelen van de inkoopartikel in merken kan zinvol zijn om in het venster Inkoop artikelen onderhouden snel alle producten uit een bepaalde merk weer te geven.

Algemeen In de sectie Algemeen van het inkoopartikel kunt u de algemene gegevens zoals inkoopprijs, leverancier, bestelcode en dergelijke worden vastleggen.

Leverancier


In CarianInBusiness is het mogelijk om een inkoopartikel in te kopen bij één of meerdere leveranciers. Ook is het mogelijk om één product in verschillende eenheden in te kopen. Neem bijvoorbeeld de Cola die kan ik niet alleen in kopen bij meerdere leveranciers, maar die kan ik ook in meerdere eenheden

254

V-Solution

inkopen (in bijvoorbeeld flessen van 1 liter of 2 liter). Echter de software kent echter één voorkeur leverancier. Deze leverancier dient u vastleggen in het invoervak Leverancier in de sectie Algemeen. Wanneer u een besteladvies laat opstellen door de software voor deze leverancier en de voorraad van dat artikel is te laag, dan zal de software het artikel automatisch voordragen om te bestellen. Wordt er een besteladvies opgesteld voor een leverancier die voor dit artikel is vastgelegd als alternatieve leverancier dan zal de software het artikel wel tonen in het besteladvies, maar niet direct meenemen. Op deze manier kunt u zien dat u het product moet inkopen, maar het is aan u om het product bij die leverancier wilt inkopen of toch liever bij de voorkeur leverancier. Eventuele alternatieve leveranciers als alternatieve inkoop eenheden kunt u vastleggen in de sectie Alternatieve leveranciers. Bestelcode

In het invoervak Bestelcode dient u de



255

bestelcode vast te leggen van de voorkeur leverancier. Stel u koopt de Cola in bij Deli XL en bij deze leverancier heeft de Cola als bestelnummer 92.111.102 dan legt u dat in het invoervak Bestelcode vast. De bestelcodes van de alternatieve leveranciers als ook van de alternatieve inkoop eenheden kunt u vastleggen in de sectie Alternatieve leveranciers. Bestelnaam

De naam waarmee het artikel bij de voorkeur leverancier bekend is wordt de Bestelnaam genoemd. De bestelnamen van de alternatieve leveranciers als ook van de alternatieve inkoop eenheden kunt u vastleggen in de sectie Alternatieve leveranciers.

Inkoop eenheid

Binnen de software is het mogelijk om de eenheden op drie niveau's vast te leggen. Te weten in inkoop-, voorraad- en verkoopeenheden. Bijvoorbeeld de Cola wordt ingekocht in een krat met zes flessen. In iedere fles zit twee liter. De inkoopeenheid zijn de kratten omdat de Cola per krat wordt ingekocht. De verkoopeenheid is liters omdat deze in


256

V-Solution

glazen wordt uitgeschonken. In een glas zit 0,2 liter Cola en bij de koppeling tussen het verkoopartikel en het inkoopartikel kan deze eenheid worden vastgelegd. Meerdere inkoopartikelen met één inkoopartikel worden gekoppeld. Bijvoorbeeld een klein glas Cola van 0,2 liter is aan hetzelfde krat Cola gekoppeld als het verkoopartikel de grote Cola van 0,5 liter. Het is ook mogelijk dat een verkoopartikel gekoppeld is aan meerdere inkoopartikelen. Bijvoorbeeld een broodje Hamburger is gekoppeld aan de inkoopproducten, broodje, hamburger, sla, tomaat, etc. etc. Een inkoopartikel zoals de Cola wordt ingekocht in kratten en wordt uitgeschonken in liters. Het controleren van de voorraad Cola op basis van de kratten geeft een onnauwkeurig beeld en het tellen van het aantal liter is lastig. Daarom biedt de software de mogelijkheid om naast de inkoop- en de verkoopeenheid ook een voorraad eenheid vast te leggen. In het geval van de Cola zijn dat de



257

flessen. Wanneer de bij de inkoop eenheid gekozen is voor stuks, liters, meters of vierkante meter, dan is het niet mogelijk om de voorraad eenheid en de verkoopeenheid vast te leggen. Deze eenheden zijn gelijk aan de inkoop eenheden. Datzelfde geldt ook wanneer de voorraad eenheid in stuks, liters, meters of vierkante meters is vastgelegd. Totale verkoop eenheid

In dit invoervak wordt de totale verkoop eenheid weergegeven die is berekend op basis van de verschillende eenheden. Als we uitgaan van de Cola die wordt ingekocht in kratten van zes flessen van elk 2 liter. Dan is de totale verkoop eenheid 12 liter Cola.

Min. bestel eenheid

In het invoervak Min. bestel eenheid kan de minimale bestel eenheid worden vastgelegd. Het vast leggen van de minimale bestel eenheid gebeurd op basis van de inkoop eenheden. De minimale bestel eenheid wordt gebruikt bij het ingeven van de inkooporders en het genereren van een besteladvies. Wanneer als minimaal bestel eenheid twaalf kratten is vastgelegd en volgens het bestel advies dient u tien


258

V-Solution

kratten in te kopen, dan zal de software toch twaalf voorstellen. Omdat u anders niet aan de minimale inkoop eisen komt van de leverancier. De minimale bestel eenheid is altijd hoger of gelijk aan één. Inkoopprijs

De software biedt u de mogelijkheid om de inkoopprijs vast te leggen. De inkoopprijs kunt u inclusief of exclusief btw vastleggen, afhankelijk van de instelling bij Extra | Opties. Wanneer de inkoop eenheid anders is dan verkoop eenheid dan kunt u de inkoopprijs in beide eenheden vast leggen. In ons voorbeeld van de Cola wordt de frisdrank ingekocht in kratten en verkocht in liters. De inkoopprijs kan zowel in kratten als in liters worden ingevoerd. Is de inkoopeenheid gelijk aan de verkoop eenheid dan kunt u maar slechts één inkoopprijs ingeven.

BTW

Middels de keuzelijst BTW kunt u het BTW tarief selecteren die van toepassing is op het inkoopartikel.

Geblokkeerd

Met de optie Geblokkeerd kan worden aangegeven dat het inkoop artikel is



259

geblokkeerd en dat het dus niet meer kan worden ingekocht. Dat houdt in dat het artikel bij onvoldoende voorraad ook niet meer wordt voorgesteld bij het opstellen van een besteladvies. Uiteraard kan het artikel nog wel steeds worden verkocht. Korting

Met deze optie is het mogelijk om aan te geven dat er over dit inkoop artikel korting gegeven kan worden door de leverancier.

Voorraad CarianInBusiness biedt de mogelijkheid om dus de voorraad op maximaal drie niveau's bij te houden, te weten: inkoop eenheden, voorraad eenheden en verkoop eenheden. Dus in ons voorbeeld van de Cola kan de voorraad worden bijgehouden op basis van de kratten, flessen en liters.


260

V-Solution

Per voorraad niveau kunt u de minimale, actuele en standaard voorraad vastleggen. De actuele voorraad bevat de voorraad stand op van dit moment. In het bovenstaande schermafdruk ziet u ook dat u twee en half krat Cola in huis kunt hebben. Met de minimale voorraad kunt u vastleggen bij welke voorraad de software dit product moet voorstellen op het besteladvies. Zodra onder het minimale voorraad niveau komt, zal de software het inkoop artikel meenemen op het besteladvies en gaan aanvullen tot de standaard voorraad. In ons bovenstaande voorbeeld is de minimale voorraad twee kratten en zodra de actuele voorraad minder is dan twee kratten, dan zal de software een besteladvies uitbrengen zodat de voorraad weer wordt aangevuld tot de standaard voorraad. Naast de totale voorraad is het ook mogelijk om met meerdere magazijnen te werken. Middels de keuzelijst magazijn die in het bovenstaande venster staat ingesteld op Centraal magazijn kunt u aangeven van welk magazijn u de voorraad instellingen wilt weergeven. Voor het vastleggen van de voorraden per magazijn gaat u naar de sectie Magazijnvoorraden.

Magazijn voorraden CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om voor meerdere magazijnen een voorraad administratie bij te houden. De actuele voorraad als ook de minimale en de standaard voorraad kunt u per magazijn vastleggen in de sectie Magazijnvoorraden.



261

Binnen deze sectie is het mogelijk om de voorraden voor de verschillende magazijnen toe te voegen of te onderhouden. Van iedere magazijn heeft u weer de mogelijkheid om de minimale voorraad, de standaard voorraad en de standaard voorraad vast te leggen op de verschillende eenheidniveau's: inkoop-, voorraad en verkoopeenheid.

Alternatieve leveranciers Een inkoopartikel wordt doorgaans ingekocht bij één voorkeur leverancier in een bepaalde voorkeur inkoop eenheid. Deze informatie kunt u vastleggen in de sectie Algemeen van het venster


262

V-Solution

Inkoopartikel. Echter de software biedt u de mogelijkheid om van één inkoopproduct meerdere alternatieve leveranciers en inkoopeenheden vasten te leggen. Dat kunt u doen binnen de sectie Alternatieve leveranciers.

Vanuit deze sectie kunt u nieuwe alternatieve leveranciers en inkoopeenheden toevoegen, bestaande wijzigen of verwijderen. Per alternatieve leverancier / inkoopeenheid kunt u gegevens vastleggen zoals bestelcode, bestelnaam, minimale bestel eenheid en dergelijke.



263

Van een alternatieve leverancier / inkoopeenheid kunt u de volgende gegevens vastleggen: Leverancier


In het invoervak Leverancier kunt u de leverancier vast leggen bij wie u product kunt inkopen. De leverancier die u in dit invoervak vastlegt kan dezelfde leverancier zijn die als voorkeur leverancier heeft vastgelegd. Immers uw voorkeur leverancier kan een bepaald product wellicht in meerdere variaties aanbieden. Bijvoorbeeld uw voorkeur leverancier kan de Cola aanbieden in kratten met één of twee liter cola. Als uw voorkeur uit gaat naar

264

V-Solution

de kratten met de twee liter flessen dan legt u deze gegevens vast bij de voorkeur leverancier in de sectie Algemeen. De kratten met de flessen van één liter kunt u vastleggen bij de alternatieve leveranciers. Immers als uw leverancier te weinig kratten voorradig heeft met flessen van twee liter Cola, dan kunt u eventueel de kratten inkopen met de flessen van één liter. Maar de leverancier die u in dit invoervak vastlegt kan ook afwijken van uw voorkeur leverancier. Stel u koopt een product normaal in bij de Deli XL, maar u kunt het product ook inkopen bij de Makro. Nu moet u toevallig naar de Makro en wil snel kunnen zien welke producten u moet inkopen. Als de voorraad van het inkoopproduct te laag is dan wordt het product ook op de bestellijst van de alternatieve leverancier vermeld. Het is aan u de keus of u het artikel daadwerkelijk gaat inkopen bij de alternatieve leverancier de Makro of dat u liever toch een bestelling plaats bij de Deli XL. Bestelcode

In het invoervak



265

Bestelcode dient u de bestelcode vast te leggen van de aletrnatieve leverancier. Stel u koopt de Cola in bij de Makro en bij deze leverancier heeft de Cola als bestelnummer 1020202 dan legt u dat in het invoervak Bestelcode vast. De bestelcode van de voorkeur leveranciers als ook van de voorkeur inkoop eenheden kunt u vastleggen in de sectie Algemeen. Bestelnaam

De naam waarmee het artikel bij de alternatieve leverancier bekend is wordt de Bestelnaam genoemd. De bestelnaam van uw voorkeurleverancier leveranciers als ook van de inkoop eenheden kunt u vastleggen in de sectie Algemeen.

Inkoop eenheid

Binnen de software is het mogelijk om de eenheden op drie niveau's vast te leggen. Te weten in inkoop-, voorraad- en verkoopeenheden. Bijvoorbeeld de Cola wordt ingekocht in een krat met zes flessen. In iedere fles zit twee liter. De inkoopeenheid zijn de kratten omdat de Cola per krat wordt ingekocht. De verkoopeenheid is liters omdat deze in glazen wordt uitgeschonken. In een glas zit 0,2 liter Cola en


266

V-Solution

bij de koppeling tussen het verkoopartikel en het inkoopartikel kan deze eenheid worden vastgelegd. Meerdere inkoopartikelen met één inkoopartikel worden gekoppeld. Bijvoorbeeld een klein glas Cola van 0,2 liter is aan hetzelfde krat Cola gekoppeld als het verkoopartikel de grote Cola van 0,5 liter. Het is ook mogelijk dat een verkoopartikel gekoppeld is aan meerdere inkoopartikelen. Bijvoorbeeld een broodje Hamburger is gekoppeld aan de inkoopproducten, broodje, hamburger, sla, tomaat, etc. etc. Een inkoopartikel zoals de Cola wordt ingekocht in kratten en wordt uitgeschonken in liters. Het controleren van de voorraad Cola op basis van de kratten geeft een onnauwkeurig beeld en het tellen van het aantal liter is lastig. Daarom biedt de software de mogelijkheid om naast de inkoop- en de verkoopeenheid ook een voorraad eenheid vast te leggen. In het geval van de Cola zijn dat de flessen. Wanneer de bij de inkoop



267

eenheid gekozen is voor stuks, liters, meters of vierkante meter, dan is het niet mogelijk om de voorraad eenheid en de verkoopeenheid vast te leggen. Deze eenheden zijn gelijk aan de inkoop eenheden. Datzelfde geldt ook wanneer de voorraad eenheid in stuks, liters, meters of vierkante meters is vastgelegd. De eenheden waarin de verkoopeenheid wordt vastgelegd is ingesteld in de sectie Algemeen van het inkoopartikel. Voorraad eenheid

In dit invoervak geeft u de voorraad eenheid in. De voorraad eenheid is de eenheid waar u het inkoop artikel telt. Bijvoorbeeld de Cola telt u in flessen. De eenheden waarin de verkoopeenheid wordt vastgelegd is ingesteld in de sectie Algemeen van het inkoopartikel.

Verkoop eenheid

In het invoervak Verkoop eenheid geeft u de eenheid in waarin u de product verkoopt. In ons voorbeeld van de Cola wordt de Cola uitgeschonken in liters. De eenheden waarin de verkoopeenheid wordt vastgelegd is ingesteld in de sectie Algemeen van het inkoopartikel.


268

V-Solution

Totale verkoop eenheid

In dit invoervak wordt de totale verkoop eenheid weergegeven die is berekend op basis van de verschillende eenheden. Als we uitgaan van de Cola die wordt ingekocht in kratten van zes flessen van elk 2 liter. Dan is de totale verkoop eenheid 12 liter Cola.

Inkoopprijs

De software biedt u de mogelijkheid om de inkoopprijs vast te leggen. De inkoopprijs kunt u inclusief of exclusief btw vastleggen, afhankelijk van de instelling bij Extra | Opties. Wanneer de inkoop eenheid anders is dan verkoop eenheid dan kunt u de inkoopprijs in beide eenheden vast leggen. In ons voorbeeld van de Cola wordt de frisdrank ingekocht in kratten en verkocht in liters. De inkoopprijs kan zowel in kratten als in liters worden ingevoerd. Is de inkoopeenheid gelijk aan de verkoop eenheid dan kunt u maar slechts één inkoopprijs ingeven.

Min. bestel eenheid

In het invoervak Min. bestel eenheid kan de minimale bestel eenheid worden vastgelegd. Het vast leggen van de minimale bestel eenheid gebeurd op basis van de



269

inkoop eenheden. De minimale bestel eenheid wordt gebruikt bij het ingeven van de inkooporders en het genereren van een besteladvies. Wanneer als minimaal bestel eenheid twaalf kratten is vastgelegd en volgens het bestel advies dient u tien kratten in te kopen, dan zal de software toch twaalf voorstellen. Omdat u anders niet aan de minimale inkoop eisen komt van de leverancier. De minimale bestel eenheid is altijd hoger of gelijk aan één.

BTW

Middels de keuzelijst BTW kunt u het BTW tarief selecteren die van toepassing is op het inkoopartikel.

Korting

Met deze optie is het mogelijk om aan te geven dat er over dit inkoop artikel korting gegeven kan worden door de leverancier.

Inkoop De sectie Inkoop van het inkoopartikel biedt u informatie over de laatste keren dat u het artikel heeft ingekocht.


270

V-Solution

Het gaat hierbij de volgende gegeven: Huidige bestelling

Bij de invoervakken van de huidige bestelling vind u de informatie met betrekking tot de actuele (nog lopende) bestelling. U kunt dan zien hoeveel producten u wanneer heeft ingekocht. Wanneer er nog een huidige bestelling aanwezig is, zal de software het artikel niet opnieuw voorstellen in het besteladvies.

Laatste bestelling

De invoervakken laatste bestelling geeft u meer informatie over de laatste bestelling die u heeft geplaatst en ook daadwerkelijk is geleverd. Op deze manier kunt u zien hoeveel producten u destijds heeft besteld en wanneer deze bestelling is



271

plaatst.

Voorlaatste bestelling

Om snel een goed beeld te geven van de bestelfrequentie biedt de software u ook nog de informatie over de voorlaatste bestelling. Ook nu krijgt u informatie over de hoeveelheid producten die u heeft ingekocht en wanneer deze bestelling is geplaatst.

Historie De sectie Historie biedt u een historisch overzicht van alle voorraad bewegingen. Dus naast de ontvangst goederen en de uitgifte van de goederen treft u in het historisch overzicht ook de voorraad bewegingen tussen de magazijnen onderling.

Vrije velden In de praktijk kan het altijd voorkomen dat u naast de bovengenoemde invoervelden nog andere gegevens wilt vastleggen. Daarom biedt CarianInBusiness u de mogelijkheid om vijf vrije velden vast te leggen. Om gebruik te kunnen maken van deze vrije velden dient u deze eerst via Extra | Vrije velden te activeren. U activeert één van de vijf vrije velden door het veld te benoemen. In de praktijk zult u natuurlijk het veld zo noemen zodat het een goede weergave geeft van de informatie die u wilt vastleggen. Naast de naam van het vrije veld kunt u tevens aangeven welke informatie uw wilt vastleggen. Wilt u bijvoorbeeld een datum, een numerieke waarde of bijvoorbeeld een alfanumerieke waarde vastleggen. Wanneer u nog geen vrije velden voor de artikelen heeft benoemd, dan zal deze sectie leeg zijn en u dient de vrije velden eerst te benoemen via Extra | Vrije velden.


272

V-Solution

Zie ook : Leveranciers Inkoop artikelgroep Magazijnen

11.8

Inkooporders CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om te gebruiken voor meerdere Inkooporderen. U kunt nieuwe Inkooporderen toevoegen en bestaande Inkooporderen wijzigen of verwijderen vanuit het venster Inkooporders onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Beheer | Inkooporders.

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe Inkooporder toevoegen en bestaande Inkooporders wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:



273

Toevoegen nieuwe Inkooporder In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe Inkooporder toevoegen.

Toevoegen nieuwe Inkooporder -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe Inkooporder, wordt een leeg invoervenster Inkooporder gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe Inkooporder vastleggen.

Tip Na het plaatsen van een inkooporder staat de inkooporder nog in concept status. U dient de order eerst af te drukken (op het scherm) alvorens u de inkooporder als definitief kunt beschouwen.

Wijzigen bestaande Inkooporder Om een bestaande Inkooporders te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het Inkooporder dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Inkooporder


274

V-Solution

-


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande inkooporder wordt ook nu het invoervenster Inkooporder gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde Inkooporder getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Inkooporder Overbodige filiaal kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de Filiaal te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande inkooporder -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde Inkooporder daadwerkelijk wil verwijderen.

Inkoop order bevestigen Wanneer u een nieuwe inkooporder heeft vastgelegd dan wordt deze standaard vastgelegd in de concept status. Dat betekend dat de inkooporder nog niet definitief is besteld. Om de inkooporder



275

daadwerkelijk te bestellen dient u de order(s) te markeren en af te drukken. Na het afdrukken vraagt de software of de inkooporder correct zijn afgedrukt en of de inkooporders als definitief beschouwd mogen worden. Indien u deze vraag positief bevestigd dan zal de software de status van de inkooporder(s) wijzigen naar definitief en tevens zal de software bij de bestelde producten een aantekening maken dat het product is besteld. Zodat bij het opnieuw opstellen van een besteladvies de desbetreffende artikelen niet opnieuw worden voorgesteld. Om de inkooporders dus te bevestigen volgt u de volgende procedure:

Bevestigen inkoop orders 1.

Markeer de inkooporders die nog in concept status staan

2.

Klik op de opdrachtknop Afdrukken

3.

Selecteer de gewenste layout voor de inkooporderbon

4.

Na het afdrukken van de inkooporder(s) wordt aan u gevraagd of de inkooporder correct zijn afgedrukt en of de status gewijzigd mag worden.

5.

Indien u deze vraag met Ja beantwoord, worden de status gewijzigd naar definitief en wordt bij de bestelde inkoopartikelen een aantekening gemaakt dat de artikelen in bestelling zijn.

Zie ook: Inkooporder gegevens

11.8.1 Inkooporder gegevens Wanneer u vanuit het venster Inkooporders onderhouden kiest om een nieuwe inkooporder toe te voegen dan kunt u kiezen om een nieuwe order aan te maken op basis van een Lege order Bestel advies Sjabloon


276

V-Solution

Lege order

Wanneer u tijdens het aanmaken van een nieuwe order kiest voor de optie Lege Order dan kunt een nieuwe order ingeven. U bepaald dan zelf welke producten u gaat inkopen bij welke leverancier.

Bestel advies

Kiest u voor de optie Bestel advies dan zal de software voor u een bestel advies opstellen voor de door u aangegeven leverancier. Na het selecteren van de leverancier zal de software op basis van de actuele voorraad vaststellen welke producten moeten worden ingekocht. Is de geselecteerde leverancier de hoofdleverancier dan zijn die producten die ingekocht moeten



277

worden direct gemarkeerd. Is de leverancier echter een alternatieve leverancier dan wordt het product wel opgenomen in het besteladvies maar is niet automatisch gemarkeerd. Indien u het artikel dan als nog wilt bestellen dan kunt u het eenvoudig weg markeren. In het onderstaande voorbeeld ziet u een besteladvies dat is opgesteld voor Leverancier Drankenhandel Het Genot. De producten die besteld dienen te worden en waarvan de leverancier de voorkeur leverancier is, zijn allemaal gemarkeerd. Omdat de actuele voorraad van de koffie bonen lager is dan de minimale voorraad moet er ook koffie bonen worden ingekocht. Deze koffie bonen kan ik ook eventueel bij de Drankenhandel Het Genot inkopen omdat bij het inkoopproduct is vastgelegd dat de Drankenhandel Het Genot de alternatieve leverancier is. Maar omdat de Drankenhandel Het Genot niet de voorkeur leverancier is, zijn de koffie bonen niet standaard gemarkeerd.


278

V-Solution

Om de koffiebonnen als nog bij de Drankenhandel Het Genot te bestellen is het voldoende om enkel de koffiebonen te markeren. Sjabloon

U kunt ook werken met zogenaamde inkoop order sjablonen. Een inkoop order sjabloon is een door u vooraf vastgestelde bestellijst, waarmee u eenvoudig en snel een nieuwe inkooporder kunt ingeven. Deze functionaliteit is bijzonder handig indien u altijd dezelfde artikelen inkoopt. In dat geval legt u eenmalig vooraf een inkoop order sjabloon vastleggen en iedere keer wanneer u de artikelen wilt bestellen selecteert u het sjabloon.



279

Algemeen In de sectie Algemeen van de inkooporder kunt u de algemene gegevens zoals leverancier, bestelde producten en dergelijke worden vastleggen.

Invoerdatum

In het invoervak Invoerdatum wordt automatisch de huidige datum vastgelegd. Dit is datum waarop u de order heeft ingevoerd.

Status

Middels de keuzelijst Status wordt de status van de inkooporder aangegeven. De status van een inkooporder kan zijn: concept, definitief of verwerkt. In eerste instantie is iedere nieuwe inkooporder altijd in de Concept status. Dat wil zeggen dat de inkooporder nog niet daadwerkelijk is geplaatst. Zodra u de inkooporder afdrukt, wordt aan u gevraagd of de bestelling correct is afgedrukt. Indien u deze vraag met Ja beantwoord, dan wordt de status van de inkooporder gewijzigd in Definitief. Als de bestelde producten daadwerkelijk zijn ontvangen dan wordt de status automatisch gewijzigd in Verwerkt. In het venster Inkooporders


280

V-Solution

onderhouden kunt u zowel de concept orders, als de definitieve en de verwerkte orders altijd terugkijken. Leverancier

De leverancier bij wie de bestelling wordt geplaatst dient te worden vastgelegd in het invoervak Leverancier. U dient altijd eerst een leverancier te selecteren alvorens u vast kunt leggen welke artikelen u wilt gaan bestellen.

Orderdatum

In het invoervak Orderdatum wordt de datum vastgelegd waarop de bestelling is geplaatst. Tijdens het afdrukken van de inkooporder wordt de orderdatum door de software automatisch vastgelegd, zolang de inkooporder nog in de status Concept staat. Na het afdrukken van een concept inkooporder vraagt de software aan u of de bestelling correct is afgedrukt. Als u deze vraag met ja bevestigd dan wordt de status gewijzigd in Definitief en wordt de orderdatum definitief toegekend.

Magazijn

De software ondersteund meerdere magazijnen. Wanneer u via Inkoop | Magazijnen meerdere magazijn heeft vastgelegd, dan kunt u middels de keuzelijst Magazijn aangeven voor



281

welke magazijnlocatie u de inkooporder wilt plaatsen. Leveringsdatum

Het invoervak Leveringsdatum geeft de datum weer waarop de bestelling is geleverd. Deze datum wordt automatisch gevuld op basis van de ontvangst goederen.

Referentie

U heeft de mogelijk om per inkooporder een eigen referentie vast te leggen. Deze legt u vast in het invoervak Referentie. De order referentie is optioneel, maar indien deze is vastgelegd dan wordt deze wel op de inkooporderbon afgedrukt.

Met de opdrachtknoppen Toevoegen, Wijzigen en Verwijderen kunt u desgewenst artikelen toevoegen aan uw bestelling of reeds ingevoerde artikelen wijzigen of verwijderen. Van ieder artikel dat u wilt bestellen kunt u de volgende informatie vastleggen.

Artikelcode


Het inkoopartikel dat u wenst te bestellen kunt u vastleggen door middel

282

V-Solution

van de artikelcode van het inkoopartikel. Als u de artikelcode niet weet, kunt u middels de opzoekknop achter het invoervak Artikelcode de lijst met alle inkoopproducten opvragen. Deze lijst bevat dan alle inkoopproducten die door de leverancier kan worden geleverd. Aantallen

De hoeveeheid artikelen dat u wilt gaan bestellen kunt u ingeven in zowel de inkoopeenheid als ook in de voorraad eenheid De software rekent dit automatisch voor u om naar de inkoopeenheid. Bijvoorbeeld indien u Cola inkoopt in kratten met zes flessen van elk twee liter. Dan kunt u het gewenste aantal invoeren in kratten als ook in het aantal flessen. Hierbij houdt de software automatisch rekening met de minimale inkoopeenheid. Als u als aantal 10 flessen Cola ingeeft, zal de software automatisch twee kratten voorstellen. Het aantal flessen wordt dan automatisch twaalf flessen.

Opmerking

Eventuele opmerkingen met betrekking tot de levering van het inkoopartikel kunt u vastleggen in het invoervak Opmerking.



283

Tip Er kunnen geen artikelen worden toegevoegd aan de inkooporder zolang u geen leverancier heeft gekozen. Dus u dient eerst een leverancier vast te leggen alvorens u artikelen bij deze leverancier kunt bestellen.

Opmerking In de sectie Opmerking van het inkoopartikel kan een opmerking met betrekking tot de inkooporder worden vastgelegd. Deze opmerking kan eventueel worden afgedrukt op de inkooporder.


Tip


284

V-Solution

Na het plaatsen van een inkooporder staat de inkooporder nog in concept status. U dient de order eerst af te drukken (op het scherm) alvorens u de inkooporder als definitief kunt beschouwen. Zie ook : Leveranciers Inkoop ordersjablonen

11.9

Inkooporder sjablonen Wanneer u regelmatig dezelfde bestelling plaatst dan kan het erg handig zijn om deze vaste bestelling vast te leggen als inkoop order sjabloon. Tijdens het bestellen van deze vaste bestelling selecteert u dan eenvoudig de door u gewenste inkoop order sjabloon. CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om te gebruiken voor meerdere Inkooporder sjablonen. U kunt nieuwe Inkooporder sjablonen toevoegen en bestaande Inkooporder sjablonen wijzigen of verwijderen vanuit het venster Inkooporder sjablonen onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Inkoop | Inkooporder sjablonen.



285

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe inkooporder sjabloon toevoegen en bestaande inkooporder sjablonen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe inkooporder sjabloon In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe inkooporder sjabloon toevoegen.

Toevoegen nieuwe inkooporder sjabloon -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe inkooporder sjabloon, wordt een leeg invoervenster Inkooporder sjabloon gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe inkooporder sjabloon vastleggen.

Wijzigen bestaande inkooporder sjabloon Om een bestaande inkooporder sjablonen te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het inkooporder sjabloon dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Inkooporder sjabloon -



286

V-Solution

-


-


Bij het wijzigen van een bestaande inkooporder sjabloon wordt ook nu het invoervenster Inkooporder sjabloon gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde Inkooporder sjabloon getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Inkooporder sjabloon Overbodige inkooporder sjablonen kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door het sjabloon te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande inkooporder sjabloon -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde Inkooporder sjabloon daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Inkooporder sjabloon gegevens

11.9.1 Inkooporder sjabloon gegevens Wanneer u regelmatig dezelfde bestelling plaatst dan kan het erg handig zijn om deze vaste bestelling vast te leggen als inkoop order sjabloon. Tijdens het bestellen van deze vaste bestelling selecteert u dan eenvoudig de door u gewenste inkoop order sjabloon. CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om te gebruiken voor meerdere Inkooporder sjablonen. U kunt nieuwe Inkooporder



287

sjablonen toevoegen en bestaande Inkooporder sjablonen wijzigen of verwijderen vanuit het venster Inkooporder sjablonen onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Inkoop | Inkooporder sjablonen. Wanneer u vanuit het venster Inkoop order sjablonen een nieuwe inkooporder sjabloon gaat toevoegen of een bestaan order sjabloon wilt wijzigen dan wordt het venster inkoop order sjabloon geactiveerd. In dit venster kunt u alle basis gegevens van het sjabloon vastleggen.

Algemeen In de sectie Algemeen van de inkooporder sjabloon kunt u de algemene gegevens zoals de naam van het sjabloon, de leverancier, de producten en dergelijke worden vastleggen. Naam


Ieder inkoop order sjabloon moet een unieke naam hebben. Het is belangrijk dat de naam een duidelijk omschrijft wat de bestellijst inhoud. Bijvoorbeeld "Wekelijkse bestelling frisdrank Het Genot". De naam wordt namelijk weergegeven in

288

V-Solution

de keuzelijst Inkoop order sjabloon bij het toevoegen van een nieuwe inkoop order.

Leverancier

Een inkoop order sjabloon bevat een vooraf gedefinieerde bestellijst voor een bepaalde leverancier. In het invoervak Leverancier dient u vast te leggen voor welke leverancier de bestellijst is bestemd. U dient altijd eerst een leverancier te selecteren alvorens u artikelen aan de bestellijst kunt toevoegen.

Referentie

In het invoervak Referentie kunt u de vaste referentie vastleggen. Bij het toevoegen van een inkooporder op basis van het inkoop order sjabloon wordt deze referentie automatisch overgenomen. Order referenties is een eigen kenmerk dat u wilt toekennen aan de inkooporder. Deze optionele referentie wordt afgedrukt op de inkoop orderbon.

Magazijn

De software ondersteund meerdere magazijnen. Wanneer u via Inkoop | Magazijnen meerdere magazijn heeft vastgelegd, dan kunt u middels de keuzelijst Magazijn aangeven voor



289

welke magazijnlocatie u de inkooporder sjablooen wilt vastleggen. Bij het ingeven van de inkooporder op basis van een sjabloon wordt het magazijn automatisch overgenomen en kan eventueel worden aangepast.

Met de opdrachtknoppen Toevoegen, Wijzigen en Verwijderen kunt u desgewenst artikelen toevoegen aan uw bestellijst of reeds ingevoerde artikelen wijzigen of verwijderen. Van ieder artikel dat u wilt toevoegen aan de voor gedefinieerde bestellijst kunt u de volgende informatie vastleggen.

Artikelcode


Het inkoopartikel dat u wenst te bestellen kunt u vastleggen door middel van de artikelcode van het inkoopartikel. Als u de artikelcode niet weet, kunt u middels de opzoekknop achter het invoervak Artikelcode de lijst met alle inkoopproducten opvragen. Deze lijst bevat dan alle inkoopproducten die door de leverancier kan worden geleverd.

290

V-Solution

Aantallen


Opmerking


Tip U dient eerst een leverancier vast te leggen alvorens u artikelen aan de voor gedefinieerde bestellijst kunt toevoegen.



291

Opmerking In de sectie Opmerking van het inkoopartikel kan een opmerking met betrekking tot de inkooporder worden vastgelegd. Deze opmerking kan eventueel worden afgedrukt op de inkooporder.


Zie ook : Leveranciers Inkooporders

11.10 Ontvangstgoederen Om de voorraad actueel te houden dient u de ontvangst van de geleverde goederen op te geven. CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om de ontvangst van de goederen snel bij te werken op basis van de geplaatste bestellingen. Maar u kunt ook de ontvangst goederen snel vastleggen op basis van ontvangst goederen sjablonen. Dat zijn vooraf vastgelegde lijsten van de goederen die u gaat ontvangen. Dergelijke lijsten zijn enorm handig wanneer u van een bepaalde leverancier altijd vrijwel dezelfde voorraad ontvang.


292

V-Solution

De ontvangstgoederen kunt u vastleggen bij Inkoop | Ontvangst goederen. Het venster Ontvangst goederen onderhouden wordt dan geactiveerd. Vanuit dit venster kunt u nieuwe ontvangstbonnen vastleggen, bestaande ontvangstbonnen inzien en indien mogelijk nog wijzigen.

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe leveringen toevoegen en bestaande leverngen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe ontvangstgoederen In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe ontvangst goederen toevoegen.

Toevoegen nieuwe Ontvangst goederen -




-

293


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe Ontvangst goederen, wordt een leeg invoervenster Ontvangst goederen gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe levering vastleggen.

Wijzigen bestaande Ontvangstgoederen Om een bestaande ontvangstgoederen te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de levering dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Ontvangstgoederen -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande filiaal wordt ook nu het invoervenster Ontvangstgoederen gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde Ontvangstgoederen getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Ontvangstgoederen Overbodige filiaal kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de levering te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens


294

V-Solution

-


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde levering daadwerkelijk wil verwijderen.

Ontvangst goederen bevestigen Wanneer u een nieuwe levering heeft vastgelegd dan wordt deze standaard vastgelegd in de concept status. Dat betekend dat de voorraad nog niet is bijgewerkt. Om de levering daadwerkelijk te verwerken dient u de ontvangst goederen te markeren en af te drukken. Na het afdrukken vraagt de software of de leverenbonnen correct zijn afgedrukt en of de leveringen als definitief beschouwd mogen worden. Indien u deze vraag positief bevestigd dan zal de software de status van de leverbon wijzigen naar definitief en tevens zal CarianInBusiness aan de hand van de vastgelegde producten de voorraad van de inkoopartikelen bijwerken Om de levering dus te bevestigen volgt u de volgende procedure:

Bevestigen ontvangst goederen 1.

Markeer de leverbonne die nog in concept status staan

2.


3.

Selecteer de gewenste layout voor de leverbon

4.

Na het afdrukken van de ontvangst goederen bonenn wordt aan u gevraagd of de leverbonnen correct zijn afgedrukt en of de status gewijzigd mag worden.

5.

Indien u deze vraag met Ja beantwoord, worden de status gewijzigd naar definitief en wordt bij de voorraad van de



295

geleverde inkoopartikelen bijgewerkt.

Zie ook: Ontvangstgoederen gegevens

11.10.1 Ontvangstgoederen gegevens Wanneer u vanuit het venster Ontvansgt goederen onderhouden kiest om een nieuwe levering toe te voegen dan kunt u kiezen om een nieuwe order aan te maken op basis van een Lege levering Inkooporder Sjabloon

Lege levering


Wanneer u tijdens het aanmaken van een nieuwe order kiest voor de optie Lege levering dan kunt een nieuwe levering ingeven. U bepaald dan zelf welke producten u

296

V-Solution

heeft ontvangen van welke leverancier. Deze optie is erg handig wanneer u bepaalde producten heeft ingekocht bijvoorbeeld een groothandel zonder een inkooporder. Inkooporder

Kiest u voor de optie Inkoop orders dan zal de software voor u een lijst opstellen van de door u bij een bepaalde leverancier bestelde producten. In het onderstaande voorbeeld ziet u een lijst van de artikelen die zijn besteld bij Leverancier Drankenhandel Het Genot. De software zal automatisch de oudste inkooporder markeren omdat het logisch is dat deze als eerste geleverd zal gaan worden. Wanneer u bij de opgegeven leverancier nog meer bestellingen heeft lopen, dan zijn in het overzicht ook deze bestellingen opgenomen. Echter deze artikelen zijn standaard niet gemarkeerd. In het onderstaande schermafdruk ziet u dat de artikelen Appelsap en Huiswijn rood 1 doos zijn gemarkeerd. Omdat deze artikelen behoren tot de oudste bestelling. Na deze bestelling is nogmaals huiswijs rood besteld. Ditmaal 12



297

dozen. Maar omdat deze bestelling op een later tijdstip is geplaatst is deze standaard niet gemarkeerd.

Wanneer de leverancier meerdere bestellingen in één levering gaat leveren, dan kunt u ook heel snel die producten markeren. Met de keuzelijst Inkooporder net boven de artikellijst kunt de artikellijst beperken tot een bepaalde inkooporder.


298

V-Solution

Sjabloon

U kunt ook werken met zogenaamde ontvangst goederen sjablonen. Een ontvangst goederen sjabloon is een door u vooraf vastgestelde lijst met inkoopartikelen, waarmee u eenvoudig en snel een nieuwe levering kunt ingeven. Deze functionaliteit is bijzonder handig indien u altijd dezelfde artikelen ontvangst. In dat geval legt u eenmalig vooraf een ontvangst goederen sjabloon vastleggen en iedere keer wanneer u de artikelen ontvangt selecteert u het sjabloon.

Algemeen In de sectie Algemeen van de ontvangst goederen kunt u de algemene gegevens zoals leverancier, bestelde producten en dergelijke worden vastleggen.



299

Invoerdatum

In het invoervak Invoerdatum wordt automatisch de huidige datum vastgelegd. Dit is datum waarop u de order heeft ingevoerd.

Leverancier

De leverancier bij wie de bestelling wordt geplaatst dient te worden vastgelegd in het invoervak Leverancier. U dient altijd eerst een leverancier te selecteren alvorens u vast kunt leggen welke artikelen u wilt gaan bestellen.

Leveringsdatum/tijd

De datum en het tijdstip waarop u de goederen heeft ontvangen. Wanneer deze velden tijdens het afdrukken van


300

V-Solution

de ontvangstbon nog leeg zijn, dan wordt door de software automatisch de actuele tijd ingevuld op het moment dat de ontvangstbon wordt afgedrukt

Leveringskenmerken

U heeft de mogelijk om per levering een eigen kenmerk vast te leggen. Deze legt u vast in het invoervak Leveringskenmerken. Het vastleggen van een leveringskenmerk is overigens niet verplicht. Maar als u deze vastlegt dan wordt deze wel op de leveringsbon afgedrukt. Als leveringskenmerk zou u eventueel het pakbon nummer van de leverancier kunnen vastleggen.

Order kenmerken

U heeft de mogelijk om per inkooporder een eigen referentie vast te leggen. Deze legt u vast in het invoervak Order kenmerken. Deze is optioneel, maar indien deze is vastgelegd dan wordt deze wel op de leverbon afgedrukt. Indien de ontvangst

Status

Middels de keuzelijst Status wordt de status van de levering aangegeven. De status van een levering kan zijn: concept, definitief of verwerkt. In eerste instantie is iedere nieuwe



301

goederen ontvangst altijd in de Concept status. Dat wil zeggen dat de voorraad nog niet bijgewerkt. Zodra u de levering afdrukt, wordt aan u gevraagd of de ontvangstgoederen bon correct is afgedrukt. Indien u deze vraag met Ja beantwoord, dan wordt de status van de levering gewijzigd in Definitief. Tevens zal de software dan automatisch de voorraad van de ontvangen producten bij werken. Magazijn

De software ondersteund meerdere magazijnen. Wanneer u via Inkoop | Magazijnen meerdere magazijn heeft vastgelegd, dan kunt u middels de keuzelijst Magazijn aangeven in welk magazijn u de goederen heeft ontvangen.

Met de opdrachtknoppen Toevoegen, Wijzigen en Verwijderen kunt u desgewenst artikelen toevoegen aan uw ontvangst goederen lijst of reeds ingevoerde artikelen wijzigen of verwijderen. Van ieder artikel dat u wilt bestellen kunt u de volgende informatie vastleggen.


302

V-Solution

Artikelcode

Het inkoopartikel dat u wenst te bestellen kunt u vastleggen door middel van de artikelcode van het inkoopartikel. Als u de artikelcode niet weet, kunt u middels de opzoekknop achter het invoervak Artikelcode de lijst met alle inkoopproducten opvragen. Deze lijst bevat dan alle inkoopproducten die door de leverancier kan worden geleverd.

Aantallen


Opmerking

Eventuele opmerkingen met betrekking tot de



303

levering van het inkoopartikel kunt u vastleggen in het invoervak Opmerking.

Tip Er kunnen geen artikelen worden toegevoegd aan de levering zolang u geen leverancier heeft gekozen. Dus u dient eerst een leverancier vast te leggen alvorens u artikelen bij deze leverancier kunt bestellen.

Opmerking In de sectie Opmerking van het ontvangsgoederen venster kunt een opmerking met betrekking tot de levering worden vastgelegd. Deze opmerking kan eventueel worden afgedrukt op de ontvagstgoederen bon.



304

V-Solution

Zie ook : Leveranciers Ontvangstgoederen sjablonen

11.11 Ontvangstgoederen sjabloon Wanneer u regelmatig dezelfde producten ontvangt dan kan het erg handig zijn om deze vaste levering vast te leggen als ontvangst goederen sjabloon. Tijdens het ingeven van de ontvangstgoederendan kunt u het gewenst sjabloon selecteren. CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om te gebruiken voor meerdere Ontvangst goederen sjablonen. U kunt nieuwe sjablonen toevoegen en bestaande Ontvangst goederen sjablonen wijzigen of verwijderen vanuit het venster Ontvangst goederen sjablonen onderhouden. Dit venster kunt u activeren via Inkoop | Ontvangst goederen sjablonen.

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe ontvangst goederen sjabloon toevoegen en bestaande ontvangst goederen sjablonen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:



305

Toevoegen nieuwe ontvangst goederen sjabloon In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe inkooporder sjabloon toevoegen.

Toevoegen nieuwe ontvangst goederen sjabloon -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe ontvangst goederen sjabloon, wordt een leeg invoervenster ontvangst goederen sjabloon gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe ontvangst goederen sjabloon vastleggen.

Wijzigen bestaande ontvangst goederen sjabloon Om een bestaande ontvangst goederen sjablonen te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het ontvangst goederen sjabloon dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande ontvangst goederen sjabloon -


-


-



306

V-Solution

Bij het wijzigen van een bestaande ontvangst goederen sjabloon wordt ook nu het invoervenster ontvangst goederen sjabloon gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde ontvangst goederen sjabloon getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande ontvangst goederen sjabloon Overbodige ontvangst goederen sjablonen kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door het sjabloon te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande ontvangst goederen sjabloon -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde ontvangst goederen sjabloon daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Ontvangstgoederen sjabloon gegevens

11.11.1 Ontvangstgoederen sjabloon gegevens Wanneer u regelmatig dezelfde goederen ontvangt dan kan het erg handig zijn om deze vaste levering vast te leggen als ontvangst goederen sjabloon. Tijdens het invoeren van de vaste levering hoeft u enkel het gewenste sjabloon te kiezen. CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om te gebruiken voor meerdere Ontvangst goederen sjablonen. U kunt nieuwe Ontvangst goederen sjablonen toevoegen en bestaande Ontvangst goederen sjablonen wijzigen of verwijderen vanuit het venster Onvangst goederen sjablonen onderhouden. Dit



307

venster kunt u activeren via Inkoop | Ontvangst goederen sjablonen. Wanneer u vanuit het venster Ontvansgt goederen sjablonen onderhouden een nieuwe sjabloon gaat toevoegen of een bestaan order sjabloon wilt wijzigen dan wordt het venster inkoop order sjabloon geactiveerd. In dit venster kunt u alle basis gegevens van het sjabloon vastleggen.

.



Ieder leverings sjabloon moet een unieke naam hebben. Het is belangrijk dat de naam een duidelijk omschrijft wat de levering inhoud. Bijvoorbeeld "Wekelijkse levering frisdrank Het Genot". De

308

V-Solution

naam wordt namelijk weergegeven in de keuzelijst Ontvangst goederen sjabloon bij het toevoegen van een nieuwe levering.

Leverancier

Een levering sjabloon bevat een vooraf gedefinieerde lijst met inkoopartikelen voor een bepaalde leverancier. In het invoervak Leverancier dient u vast te leggen voor welke leverancier de leveringslijst is bestemd. U dient altijd eerst een leverancier te selecteren alvorens u artikelen aan de vaste leveringslijst kunt toevoegen.

Magazijn

De software ondersteund meerdere magazijnen. Wanneer u via Inkoop | Magazijnen meerdere magazijn heeft vastgelegd, dan kunt u middels de keuzelijst Magazijn aangeven voor welke magazijnlocatie u de inkooporder sjablooen wilt vastleggen. Bij het ingeven van de inkooporder op basis van een sjabloon wordt het magazijn automatisch overgenomen en kan eventueel worden aangepast.

Met de opdrachtknoppen Toevoegen, Wijzigen en Verwijderen kunt u



309

desgewenst artikelen toevoegen aan uw vaste leveringslijst of reeds ingevoerde artikelen wijzigen of verwijderen. Van ieder artikel dat u wilt toevoegen aan de vooraf gedefinieerde leveringslijst kunt u de volgende informatie vastleggen.

Artikelcode

Het inkoopartikel dat u wenst toe te voegen aan de vaste leveringslijst kunt u vastleggen door middel van de artikelcode van het inkoopartikel. Als u de artikelcode niet weet, kunt u middels de opzoekknop achter het invoervak Artikelcode de lijst met alle inkoopproducten opvragen. Deze lijst bevat dan alle inkoopproducten die door de leverancier kan worden geleverd.

Aantallen

De hoeveeheid artikelen dat standaard geleverd wordt kunt u ingeven in zowel de inkoopeenheid als ook in de voorraad eenheid De software rekent dit automatisch voor u om naar de inkoopeenheid. Bijvoorbeeld indien u Cola inkoopt in kratten met zes flessen van elk twee


310

V-Solution

liter. Dan kunt u het gewenste aantal invoeren in kratten als ook in het aantal flessen. Hierbij houdt de software automatisch rekening met de minimale inkoopeenheid. Als u als aantal 10 flessen Cola ingeeft, zal de software automatisch twee kratten voorstellen. Het aantal flessen wordt dan automatisch twaalf flessen. Opmerking


Prijs

In het invoervak prijs kunt u de prijs van het inkoopproduct vastleggen. Deze wordt standaard overgenomen van de inkoopprijs van het inkoopartikel.

Tip U dient eerst een leverancier vast te leggen alvorens u artikelen aan de vooraf gedefinieerde leverings kunt toevoegen.

Opmerking In de sectie Opmerking van het Ontvangst goederen sjabloon kan een opmerking met betrekking tot de leverings sjabloon worden



311

vastgelegd. Wanneer het sjabloon wordt gebruikt voor het vastleggen van een levering, wordt automatisch de opmerking van het sjabloon overgenomen. Deze opmerking kan eventueel worden afgedrukt op de leverbon.


Zie ook : Leveranciers Inkooporders

11.12 Interne levering CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om te werken met meerdere magazijnen. Wanneer u meerdere magazijnen heeft ingevoerd in de software, dan kunnen er tussen de magazijnen onderlinge leveringen plaatsvinden. De onderlinge voorraad bewegingen tussen twee magazijnen wordt interne levering genoemd. De interne leveringen kunnen worden vastgelegd via Voorraad | Interne leveringen.


312

V-Solution

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe interne leveringen toevoegen en bestaande interne leveringen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe interne leveringen In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe ontvangst goederen toevoegen.

Toevoegen nieuwe Ontvangst goederen -


-


-




313

Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe interne levering, wordt een leeg invoervenster interne levering gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe interne levering vastleggen.

Wijzigen bestaande interne leveringen Om een bestaande interne levering te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de interne levering dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Interne levering -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande filiaal wordt ook nu het invoervenster interne levering gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde interne levering getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande interne leveringen Overbodige interne leveringen kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de levering te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens -


-



314

V-Solution

of -


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde levering daadwerkelijk wil verwijderen.

Interne leveringenbevestigen Wanneer u een nieuwe interne levering heeft vastgelegd dan wordt deze standaard vastgelegd in de concept status. Dat betekend dat de voorraad nog niet is bijgewerkt. Om de levering daadwerkelijk te verwerken dient u de ontvangst goederen te markeren en af te drukken. Na het afdrukken vraagt de software of de leverenbonnen correct zijn afgedrukt en of de leveringen als definitief beschouwd mogen worden. Indien u deze vraag positief bevestigd dan zal de software de status van de leverbon wijzigen naar definitief en tevens zal CarianInBusiness aan de hand van de vastgelegde producten de voorraad van de inkoopartikelen bijwerken Om de levering dus te bevestigen volgt u de volgende procedure:

Bevestigen interne levering goederen 1.

Markeer de interne levering die nog in concept status staan

2.


3.

Selecteer de gewenste layout voor de leverbon

4.

Na het afdrukken van de ontvangst goederen bonnen wordt aan u gevraagd of de leverbonnen correct zijn afgedrukt en of de status gewijzigd mag worden.

5.

Indien u deze vraag met Ja beantwoord, worden de status gewijzigd naar definitief en wordt bij de voorraad van de geleverde inkoopartikelen bijgewerkt.

Zie ook: Ontvangstgoederen gegevens



315

11.12.1 Interne levering gegevens Wanneer u vanuit het venster interne levering onderhouden kiest om een nieuwe levering toe te voegen dan kunt u kiezen om een nieuwe interne levering aan te maken op basis van een Lege levering Automatisch Sjabloon

Lege interne levering

Wanneer u tijdens het aanmaken van een nieuwe interne levering kiest voor de optie Lege levering dan kunt een nieuwe levering ingeven. U bepaald dan zelf welke producten tussen welke magazijnen wordt geleverd.

Automatisch

Kiest u voor de optie Automatisch dan zal de software voor u een lijst


316

V-Solution

opstellen van de noodzakelijke producten op basis van de actuele voorraad. Binnen de software kunt u per magazijn vastleggen wat de minimale, actuele en de standaard voorraad is. Op basis van deze informatie kunt u een soort "besteladvies" door de software laten opstellen. Het besteladvies gaat uit van een levering vanuit het centrale magazijn. Wanneer dit magazijn ook onvoldoende voorraad heeft om aan de vraag van het geselecteerde magazijn te voldoen, dan kan er gewoon weg niet geleverd worden Immers er is onvoldoende voorraad. Sjabloon

U kunt ook werken met zogenaamde interne leveringssjablonen. Een interne leveringssjabloon is een door u vooraf vastgestelde lijst met inkoopartikelen, waarmee u eenvoudig en snel een nieuwe leveringen tussen magazijnen onderling kunt ingeven. Deze functionaliteit is bijzonder handig indien u altijd dezelfde artikelen tussen twee magazijnen verplaatst. In dat geval legt u eenmalig vooraf een lijst van inkoopproducten vast en iedere keer wanneer de



317

interne levering heeft plaatsgevonden selecteert u eenvoudig het gewenste sjabloon.

Algemeen In de sectie Algemeen van de interne levering kunt u de algemene gegevens zoals magazijn, bestelde producten en dergelijke worden vastleggen.

Invoerdatum

In het invoervak Invoerdatum wordt automatisch de huidige datum vastgelegd. Dit is datum waarop u de interne levering heeft ingevoerd.

Leveringsdatum/tijd

De datum en het tijdstip


318

V-Solution

waarop u de goederen heeft aan het ander magazijn zijn geleverd. Wanneer deze velden tijdens het afdrukken van de leverbon nog leeg zijn, dan wordt door de software automatisch de actuele tijd ingevuld op het moment dat de bon wordt afgedrukt

Leveringskenmerken

U heeft de mogelijk om per levering een eigen kenmerk vast te leggen. Deze legt u vast in het invoervak Leveringskenmerken. Het vastleggen van een leveringskenmerk is overigens niet verplicht. Maar als u deze vastlegt dan wordt deze wel op de leveringsbon afgedrukt.

Order kenmerken

U heeft de mogelijk om per inkooporder een eigen referentie vast te leggen. Deze legt u vast in het invoervak Order kenmerken. Deze is optioneel, maar indien deze is vastgelegd dan wordt deze wel op de leverbon afgedrukt. Indien de ontvangst

Status

Middels de keuzelijst Status wordt de status van de levering aangegeven. De status van een levering kan zijn: concept, definitief of verwerkt. In eerste instantie is iedere nieuwe goederen ontvangst altijd



319

in de Concept status. Dat wil zeggen dat de voorraad nog niet bijgewerkt. Zodra u de levering afdrukt, wordt aan u gevraagd of de ontvangstgoederen bon correct is afgedrukt. Indien u deze vraag met Ja beantwoord, dan wordt de status van de levering gewijzigd in Definitief. Tevens zal de software dan automatisch de voorraad van de ontvangen producten bij werken. Magazijn

Middels de keuzelijst Magazijn kunt aan geven aan welk magazijn de producten zijn geleverd.

Uitgifte magazijn

Met deze keuzelijst kunt aangeven vanuit welk magazijn de inkoopproducten worden geleverd.

Met de opdrachtknoppen Toevoegen, Wijzigen en Verwijderen kunt u desgewenst artikelen toevoegen aan uw interne levering of reeds ingevoerde artikelen wijzigen of verwijderen. Van ieder geleverd artikel kunt u de volgende informatie vastleggen.

Artikelcode


Het inkoopartikel dat u

320

V-Solution

intern levert aan een ander magazijn kunt u vastleggen door middel van de artikelcode van het inkoopartikel. Als u de artikelcode niet weet, kunt u middels de opzoekknop achter het invoervak Artikelcode de lijst met alle inkoopproducten opvragen. Deze lijst bevat dan alle inkoopproducten die door de leverancier kan worden geleverd. Aantallen


Opmerking

Eventuele opmerkingen met betrekking tot de levering van het



321

inkoopartikel kunt u vastleggen in het invoervak Opmerking.


Opmerking In de sectie Opmerking van het interne levering venster kunt een opmerking met betrekking tot de levering worden vastgelegd. Deze opmerking kan eventueel worden afgedrukt op de ontvagstgoederen bon.



322

V-Solution


11.13 Interne leveringssjabloon Wanneer u regelmatig dezelfde producten verplaatst tussen twee magazijnen dan kan het erg handig zijn om de hiervoor een vaste interne leveringslijst voor vast te leggen. Een dergelijke lijst ook wel interne leveringssjabloon genoemd kunt u vast leggen bij Inkoop | Interne leveringssjabloon.

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe interne leveringssjabloon toevoegen en bestaande interne leveringssjablonen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe interne leveringssjabloon



323

In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe interne leveringssjabloon toevoegen.

Toevoegen nieuwe interne leveringssjabloon -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe interne leveringssjabloon , wordt een leeg invoervenster interne leveringssjabloon gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe interne leveringssjabloon vastleggen.

Wijzigen bestaande interne leveringssjabloon Om een bestaande interne leveringssjabloon te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het sjabloon dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande interne leveringssjabloon -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande interne leveringssjabloon wordt ook nu het invoervenster interne leveringssjabloon gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde interne leveringssjabloon getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen


324

V-Solution

aanbrengen.

Verwijderen bestaande interne leveringssjabloon Overbodige interne leveringssjabloon kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door het sjabloon te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande interne leveringssjabloon -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde interne leveringssjabloon daadwerkelijk wil verwijderen.


11.13.1 Ontvangstgoederen sjabloon gegevens_2 Wanneer u regelmatig dezelfde producten verplaatst tussen twee magazijnen dan kan het erg handig zijn om de hiervoor een vaste interne leveringslijst voor vast te leggen. Een dergelijke lijst ook wel interne leveringssjabloon genoemd kunt u vast leggen bij Inkoop | Interne leveringssjabloon. Wanneer u vanuit het venster Interne leveringssjablonen onderhouden een nieuwe sjabloon gaat toevoegen of bestaand sjabloon wilt wijzigen dan wordt het venster interne levering sjabloon geactiveerd. In dit venster kunt u alle basis gegevens van het sjabloon vastleggen.



325


Ieder leverings sjabloon moet een unieke naam hebben. Het is belangrijk dat de naam een duidelijk omschrijft wat de levering inhoud. Bijvoorbeeld "Vaste levering bar". De naam wordt namelijk weergegeven in de keuzelijst interne leveringssjabloon bij het toevoegen van een nieuwe interne levering.

Magazijn

Met de keuzelijst magazijn kunt u vastleggen aan welk


326

V-Solution

magazijn standaard wordt geleverd. Uitgifte magazijn

Met de keuzelijst Uitgifte magazijn kunt u aangeven vanuit welke magazijn de goederen komen.

Met de opdrachtknoppen Toevoegen, Wijzigen en Verwijderen kunt u desgewenst artikelen toevoegen aan uw vaste interne leverings of reeds ingevoerde artikelen wijzigen of verwijderen. Van ieder artikel dat u wilt toevoegen aan de vooraf gedefinieerde leveringslijst kunt u de volgende informatie vastleggen.

Artikelcode


Aantallen

De hoeveeheid artikelen



327

dat standaard geleverd wordt kunt u ingeven in zowel de inkoopeenheid als ook in de voorraad eenheid De software rekent dit automatisch voor u om naar de inkoopeenheid. Bijvoorbeeld indien u Cola inkoopt in kratten met zes flessen van elk twee liter. Dan kunt u het gewenste aantal invoeren in kratten als ook in het aantal flessen. Hierbij houdt de software automatisch rekening met de minimale inkoopeenheid. Als u als aantal 10 flessen Cola ingeeft, zal de software automatisch twee kratten voorstellen. Het aantal flessen wordt dan automatisch twaalf flessen. Opmerking


Prijs


Tip


328

V-Solution

U dient eerst het magazijn en het uitgifte magazijn te selecteren alvorens u artikelen kunt toevoegen aan de interne leveringssjabloon.

Opmerking In de sectie Opmerking van het interne leveringssjabloon kan een opmerking met betrekking tot de interne leveringssjabloon worden vastgelegd. Wanneer het sjabloon wordt gebruikt voor het vastleggen van een interne levering, wordt automatisch de opmerking van het sjabloon overgenomen. Deze opmerking kan eventueel worden afgedrukt op de leverbon.


Zie ook : Interne levering



329

11.14 Inkoopfacturen CarianInBusiness biedt u ook de mogelijkheid om de inkoopfacturen te controleren aan de hand van de geleverde goederen. U kunt de inkoopfacturen vastleggen bij Inkoop | Inkoopfacturen.

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe inkoopfacturen toevoegen en bestaande interne inkoopfacturen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe inkoopfacturen In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe interne leveringssjabloon toevoegen.

Toevoegen nieuwe inkoop facturen -



330

V-Solution

-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe inkoop fatuur , wordt een leeg invoervenster inkoop fatuur gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe inkoop fatuur vastleggen.

Wijzigen bestaande inkoopfacturen Om een bestaande inkoop fatuur te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de inkoop fatuur dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande inkoop facturen -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande inkoop fatuur wordt ook nu het invoervenster inkoop fatuur gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde inkoop fatuur getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande inkoopfacturen Overbodige inkoopfacturen kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de factuur te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande inkoop facturen



-

331


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde inkoop fatuur daadwerkelijk wil verwijderen.

Inkoopfactuur bevestigen Wanneer u een nieuwe inkoopfactuur heeft vastgelegd dan wordt deze standaard vastgelegd in de concept status. Dat betekend dat de voorraad eventueel nog niet is bijgewerkt. Een inkoopfactuur kan worden samengesteld op basis van de geleverde producten, maar ook eventueel op basis van de bestelde producten. In het laatste geval moet de voorraad nog wel worden bijgewerkt. Daarom is het altijd handig om de inkoopfacturen te fiateren. Om de inkoopfacturen te fiateren dient u de facturen af te drukken. Na het afdrukken vraagt de software of de inkoopfacturen correct zijn afgedrukt en of de facturen als definitief beschouwd mogen worden. Indien u deze vraag positief bevestigd dan zal de software de status van de inkoopfactuur wijzigen naar definitief en tevens zal CarianInBusiness aan de hand van de vastgelegde producten de voorraad van de inkoopartikelen bijwerken Om de levering dus te bevestigen volgt u de volgende procedure:

Bevestigen interne levering goederen 1.

Markeer de inkoopfactuu die nog in concept status staan

2.


3.

Selecteer de gewenste layout voor de inkoopfactuu


332

V-Solution

4.

Na het afdrukken van de inkoopfacturen wordt aan u gevraagd of de factren correct zijn afgedrukt en of de status gewijzigd mag worden.

5.

Indien u deze vraag met Ja beantwoord, worden de status gewijzigd naar definitief en wordt bij de voorraad van de geleverde inkoopartikelen bijgewerkt.

Zie ook: Inkoopfactuur gegevens

11.14.1 Inkoopfactuur gegevens Wanneer u vanuit het venster inkoopfacturen onderhouden kiest om een nieuwe inkoopfactuur toe te voegen dan kunt u kiezen om een nieuwe factuur aan te maken op basis van een Lege inkoopfactuur Inkooporder/levering Sjabloon



333

Lege inkoopfactuur

Wanneer u tijdens het aanmaken van een nieuwe inkoopfactuur kiest voor de optie Lege inkoopfactuur dan kunt u de inkoopfactuur vastleggen zonder dat u hiervoor een inkooporder of een levering heeft vastgelegd. Deze optie is handig indien u de inkoopfactuur direct bij het inkopen van de producten heeft meegekregen. Bij veel Cash-Carry groothandels dient u contant te betalen en krijgt u uw inkoopfactuur direct mee.

Inkooporder/levering

Kiest u voor de optie Inkooporder/levering dan zal de software voor u een lijst opstellen van inkoopproducten op basis van de lopende orders en de reeds geleverde producten. Standaard zijn de geleverde producten gemarkeerd. De producten die u wel heeft besteld maar die nog niet geleverd zijn, zijn standaard nog niet gemarkeerd. Echter u heeft wel de mogelijkheid om de nog niet geleverde producten te markeren waardoor deze producten als geleverd worden verwerkt. Dit is bijzonder handig wanneer u vergeten bent om bestelde producten als ontvangen te boeken.


334

V-Solution

Sjabloon

U kunt ook werken met zogenaamde inkoopfactuur sjablonen. Een inkoopfactuur sjabloon is een door u vooraf vastgestelde lijst met inkoopartikelen, waarmee u eenvoudig en snel een nieuwe inkoopfacturen kunt ingeven. Deze functionaliteit is bijzonder handig indien u altijd dezelfde artikelen inkoop bij een bepaalde leverancier.

Algemeen In de sectie Algemeen van de inkoopfactuur kunt u de algemene



335

gegevens zoals magazijn, bestelde producten en dergelijke worden vastleggen.

Invoerdatum

In het invoervak Invoerdatum wordt automatisch de huidige datum vastgelegd. Dit is datum waarop u de inkoopfactuur heeft ingevoerd.

Status

Middels de keuzelijst Status wordt de status van de inkoopfactuur aangegeven. De status van een factuur kan zijn: concept, definitief of verwerkt. In eerste instantie is iedere nieuwe inkoopfactuur altijd in de


336

V-Solution

Concept status. Dat wil zeggen dat de inkoopfactuur nog niet is verwerkt. Zodra u de inkoopfactuur afdrukt, wordt aan u gevraagd of de factuur correct is afgedrukt. Indien u deze vraag met Ja beantwoord, dan wordt de status van de inkoopfactuur gewijzigd in Definitief. Als de gefactureerde producten nog niet eerder zijn verwerkt, dan zal de software de voorraad van deze artikelen alsnog gaan bijwerken. Leverancier

De leverancier van wie u de inkoopfactuur heeft ontvangen wordt geplaatst dient te worden vastgelegd in het invoervak Leverancier. U dient altijd eerst een leverancier te selecteren alvorens u vast kunt leggen welke artikelen zijn gefactureerd.

Factuurdatum

In het invoervak Factuurdatum wordt de datum van de inkoopfactuur vastgelegd.

Vervaldatum

De vervaldatum is de datum waarvoor de factuur betaald dient te zijn.

Betaalddatum

Is de datum waarop de factuur is betaald.



Referentie factuur

337

Binnen de software kunt u een drietal referenties vastleggen, te weten : factuur, levering en order. Als factuurreferentie zou u het factuurnummer van de inkoopfactuur kunnen vastleggen. Als referentie van de levering bijvoorbeeld het nummer van de leverbon en als orderreferentie bijvoorbeeld een bevestigingsnummer. Met de opdrachtknoppen Toevoegen, Wijzigen en Verwijderen kunt u desgewenst artikelen toevoegen aan uw vaste interne leverings of reeds ingevoerde artikelen wijzigen of verwijderen. Van ieder artikel dat u wilt toevoegen aan de vooraf gedefinieerde leveringslijst kunt u de volgende informatie vastleggen.

Artikelcode


Het inkoopartikel dat u wenst toe te voegen aan de vaste leveringslijst kunt u vastleggen door middel van de artikelcode van het inkoopartikel. Als

338

V-Solution

u de artikelcode niet weet, kunt u middels de opzoekknop achter het invoervak Artikelcode de lijst met alle inkoopproducten opvragen. Deze lijst bevat dan alle inkoopproducten die door de leverancier kan worden geleverd. Aantallen

De hoeveeheid artikelen dat standaard geleverd wordt kunt u ingeven in zowel de inkoopeenheid als ook in de voorraad eenheid De software rekent dit automatisch voor u om naar de inkoopeenheid. Bijvoorbeeld indien u Cola inkoopt in kratten met zes flessen van elk twee liter. Dan kunt u het gewenste aantal invoeren in kratten als ook in het aantal flessen. Hierbij houdt de software automatisch rekening met de minimale inkoopeenheid. Als u als aantal 10 flessen Cola ingeeft, zal de software automatisch twee kratten voorstellen. Het aantal flessen wordt dan automatisch twaalf flessen.

Opmerking




Prijs

339



Opmerking In de sectie Opmerking van het interne levering venster kunt een opmerking met betrekking tot de levering worden vastgelegd. Deze opmerking kan eventueel worden afgedrukt op de ontvagstgoederen bon.

Vrije velden In de praktijk kan het altijd voorkomen dat u naast de bovengenoemde invoervelden nog andere gegevens wilt vastleggen. Daarom biedt CarianInBusiness u de mogelijkheid om vijf vrije velden vast te leggen. Om gebruik te kunnen maken van deze vrije velden dient u deze eerst via Extra | Vrije velden te activeren. U activeert één van de vijf vrije velden door het veld te benoemen. In de praktijk zult u natuurlijk het veld zo noemen zodat het een goede weergave geeft van de informatie die u wilt vastleggen. Naast de naam van het vrije veld kunt u tevens aangeven welke informatie uw wilt vastleggen. Wilt u bijvoorbeeld een datum, een numerieke waarde of bijvoorbeeld een alfanumerieke waarde vastleggen.


340

V-Solution

Wanneer u nog geen vrije velden voor de artikelen heeft benoemd, dan zal deze sectie leeg zijn en u dient de vrije velden eerst te benoemen via Extra | Vrije velden.


11.15 Inkoopfacuur sjabloon Wanneer u regelmatig dezelfde een inkoopfactuur krijgt met dezelfde producten dan kan het erg handig zijn om de hiervoor een vaste inkoopfactuur in te geven. Een dergelijke vaste inkoopfactuur wordt ook wel inkoopfactuur skjabloon genoemd kunt u vast leggen bij Inkoop | Inkoopfactuur sjabloon. Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe inkoopfactuur sjablonen toevoegen en bestaande inkoopfactuur sjablonen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe inkoopfactuur sjabloon In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe interne leveringssjabloon toevoegen.

Toevoegen nieuwe inkoopfactuur sjabloon -


-


-




341

Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe interne leveringssjabloon , wordt een leeg invoervenster interne leveringssjabloon gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe interne leveringssjabloon vastleggen.

Wijzigen bestaande inkoopfactuur sjabloon Om een bestaande inkoopfactuur sjabloon te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het sjabloon dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande inkoopfactuur sjabloon -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande inkoopfactuur sjabloon wordt ook nu het invoervenster inkoopfactuur sjabloon gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde inkoopfactuur sjabloon getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande inkoopfactuur sjabloon Overbodige inkoopfactuur sjabloon kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door het sjabloon te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande inkoopfactuur sjabloon -


-



342

V-Solution

of -


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde inkoopfactuur sjabloon daadwerkelijk wil verwijderen.


11.15.1 Inkoopfactuur sjabloon gegevens Wanneer u regelmatig dezelfde een inkoopfactuur krijgt met dezelfde producten dan kan het erg handig zijn om de hiervoor een vaste inkoopfactuur in te geven. Een dergelijke vaste inkoopfactuur wordt ook wel inkoopfactuur skjabloon genoemd kunt u vast leggen bij Inkoop | Inkoopfactuur sjabloon. Wanneer u vanuit het venster Inkoopfactuur sjablonen onderhouden een nieuwe sjabloon gaat toevoegen of bestaand sjabloon wilt wijzigen dan wordt het venster inkoop sjabloon geactiveerd. In dit venster kunt u alle basis gegevens van het sjabloon vastleggen.



343

Algemeen In de sectie Algemeen van de inkoopfactuur sjabloon kunt u de algemene gegevens zoals de naam van het sjabloon, de leverancier, de producten en dergelijke worden vastleggen. Naam

Ieder inkoopfactuur sjabloon moet een unieke naam hebben. Het is belangrijk dat de naam een duidelijk omschrijft wat de inkoopfactuur inhoud. Bijvoorbeeld "Vaste inkoopfactuur frisdrank". De naam wordt namelijk weergegeven in de keuzelijst inkoopfactuur sjabloon bij het toevoegen van een nieuwe inkoopfactuur.

Leverancier

In het invoervak


344

V-Solution

Leverancer dient u de leverancier vast te leggen van wie de standaard inkoopfactuur afkomstig is.

Met de opdrachtknoppen Toevoegen, Wijzigen en Verwijderen kunt u desgewenst artikelen toevoegen aan uw vaste inkoopfactuur of reeds ingevoerde artikelen wijzigen of verwijderen. Van ieder artikel dat u wilt toevoegen aan de vooraf gedefinieerde inkoopfactur kunt u de volgende informatie vastleggen.

Artikelcode


Aantallen

De hoeveeheid artikelen dat standaard geleverd wordt kunt u ingeven in zowel de inkoopeenheid als ook in de voorraad eenheid De software rekent dit automatisch voor u om naar de inkoopeenheid. Bijvoorbeeld indien u Cola inkoopt in kratten met zes flessen van elk twee liter. Dan kunt u het



345

gewenste aantal invoeren in kratten als ook in het aantal flessen. Hierbij houdt de software automatisch rekening met de minimale inkoopeenheid. Als u als aantal 10 flessen Cola ingeeft, zal de software automatisch twee kratten voorstellen. Het aantal flessen wordt dan automatisch twaalf flessen. Opmerking


Prijs


Tip U dient eerst een leverancier te selecteren alvorens u artikelen kunt toevoegen aan de vaste inkoopfactuur.

Opmerking In de sectie Opmerking van het inkoopfactuur sjabloon kan een opmerking met betrekking tot de inkoopfactuur sjabloon worden vastgelegd. Wanneer het sjabloon wordt gebruikt voor het vastleggen van een inkoopfactuur, wordt automatisch de opmerking van het


346

V-Solution

sjabloon overgenomen. Deze opmerking kan eventueel worden afgedrukt op de inkoopfactuur.


Zie ook : Inkoopfacturen

11.16 Snelinvoer CarianInBusiness beschikt over een methode om snel en eenvoudig de actuele voorraad, ontvangst goederen en bestellingen in te voeren middels de Snelinvoer. De snelinvoer kunt u activeren via Inkoop | Snelinvoer.



347

Inkooporder Wanneer u gekozen heeft voor de optie Inkooporder dan kunt u de bestelling ingeven voor inkoopartikelen voor verschillende leveranciers. Na het afronden van het ingeven van de bestelling, zal de software automatisch voor de verschillende leveranciers een inkooporder aanmaken.


348

V-Solution

Ontvangstgoederen Indien u gekozen heeft voor de optie Ontvangstgoederen dan kunt u de ontvangstgoederen van inkoopproducten voor verschillende leveranciers vastleggen. Wanneer u klaar bent met het vastleggen van de ontvangstgoederen dan zal de software voor u voor iedere leverancier een ontvangstbon opstellen. Na het fiateren van de ontvangstbon wordt de voorraad van de ingevoerde inkoopartikelen automatisch bijgewerkt.



349

Inkoopfactuur Gebruikt u de snelinvoer voor het invoeren van de inkoopfacturen dan kunt u meerdere inkoopproducten van meerdere leveranciers in één keer invoeren. Nadat u de inkoopfacturen van de verschillende leveranciers heeft vastgelegd, dan zal de softwar automatisch voor iedere leverancier een inkoopfactuur opstellen. Na het fiateren van de inkoopfacturen zal de software de voorraad bijwerken.


350

V-Solution

Balansen Tijdens het balansen middels de snelinvoer van CarianInBusiness kunt u de getelde voorraad ingeven. De software zal de door u ingevoerde getelde voorraad vergelijken met de de actuele voorraad. Voor de eventuele verschillen tussen de getelde voorraad en de actuele voorraad wordt door de software een interne leverbon aangemaakt. Deze leverbon betreft een levering tussen het door u geselecteerde magazijn en het administratieve magazijn. Het administratieve magazijn wordt immers gebruikt voor het afboeken van voorraad verschillen.



351

Balansen met barcode scanner CarianInBusiness biedt u ook de mogelijkheid om te de voorraad te balansen middels een barcode scanner. Wanneer u kiest voor deze optie dan scant u eerst met een barcode scanner de barcode van het artikel. Daarna geeft u de getelde hoeveelheid in. De software zal de door u ingevoerde getelde voorraad vergelijken met de de actuele voorraad. Voor de eventuele verschillen tussen de getelde voorraad en de actuele voorraad wordt door de software een interne leverbon aangemaakt. Deze leverbon betreft een levering tussen het door u geselecteerde magazijn en het administratieve magazijn. Het administratieve magazijn wordt immers gebruikt voor het afboeken van voorraad verschillen.


352

V-Solution


Top Level Intro

Part

XII

354

12

V-Solution

Communicatie Communicatie met uw kassa systeem is het belangrijkste onderdeel van CarianInBusiness. Want tijdens de communicatie tussen uw kassa systeem en de software worden gegevens zoals artikelgegevens, groepen, klanten en rapportage uitgewisseld tussen uw kassa en de software. U kunt de communicatie starten via Kassa | Communicatie .

Om de kassa te communiceren volgt u de volgende werkwijze: 1. 2. 3. 4.

Markeer de kassa's waarmee u wilt communiceren Markeer de gewenste actie Kies voor de optie soort lezing (X of Z) Klik op de opdrachtknop Ok om de communicatie te starten.


Communicatie

355

Het dialoogvenster Communicatie heeft u de volgende instel mogelijkheden

Kassa

Omdat voor de communicatie met de kassa aangegeven dient te worden met welke kassasystemen er communiceert dienen te worden moeten deze kassa's eerst worden gemarkeerd. Echter de software biedt u de mogelijkheid om niet iedere keer de kassa's te markeren, maar middels de keuzelijst Kassa kunt u aangeven dat u met Alle kassa's of uitsluitend de gemarkeerde kassa's wilt communiceren. De keuzelijst Kassa biedt u de volgende mogelijkheden:

Alle kassa's I n d i e n u k i e s t v o o r d e


356

V-Solution

o p t i e A l l e k a s s a ' s d a n w o r d t d e c o m m u n i c a t i e o p d r a c h t u


Communicatie

357

i t g e v o e r d v o o r a l l e k a s s a ' s . B i j c o m m u n i c a t i e m i d d e l s


358

V-Solution

V e c t r o n C o m m a n d e r h o u d t d a t i n b i j h e t o n t v a n g e n v a n i n f


Communicatie

359

o r m a t i e v a n u i t d e k a s s a d e z e k a s s a a u t o m a t i s c h w o r d t a a


360

V-Solution

n g e m a a k t i n d i e n d e z e n o g n i e t a a n w e z i g i s . Alle aanwezige kassa's K i e s t u v o


Communicatie

361

o r d e o p t i e A l l e a a n w e z i g e k a s s a ' s d a n w o r d t d e c o m m u n i c


362

V-Solution

a t i e o p d r a c h t u i t g e v o e r d v o o r a l l e k a s s a ' s d i e a a n w e z i


Communicatie

363

g z i j n . B i j c o m m u n i c a t i e m i d d e l s V e c t r o n C o m m a n d e r h o u


364

V-Solution

d t d a t n d a t b i j h e t o n t v a n g e n v a n i n f o r m a t i e v a n u i t d e k a


Communicatie

365

s s a d i e n i e t i s v a s t g e l e g d v i a K a s s a ' s | K a s s a ' s o n d e r h o


366

V-Solution

u d e n w o r d t g e n e g e e r d . Gemarkeerde kassa's W a n n e e r u k i e s t v o o r d e o p t i e G


Communicatie

367

e m a r k e e r d e k a s s a ' s d a n d i e n t u i n d e l i j s t m e t d e k a s s a ' s


368

V-Solution

e e r s t d e k a s s a ' s t e m a r k e r e n w a a r m e e u w e n s t t e c o m m u n i c


Communicatie

369

e r e n . I n d i e n d e c o m m u n i c a t i e p l a a t s v i n d m i d d e l s V e c t r


370

V-Solution

o n C o m m a n d e r d a n w o r d e n g e g e v e n s d i e w o r d e n a a n g e b o d e n


Communicatie

371

d o o r d e k a s s a s y s t e m e n d i e n i e t z i j n g e m a r k e e r d g e n e g e e


372

V-Solution

r d . Opdrachten

De opdrachten zijn verdeeld in twee groepen, te weten : importeren en exporteren. De import opdrachten biedt u de mogelijkheid om gegevens vanuit de kassa in te lezen in CarianInBusiness. Echter omdat CarianInBusiness voor de communicatie met de Vectron kassa's gebruik maakt van de kassacommunicatie software van Vectron Commander wordt de import opdrachten bepaald door de Vectron Commander. De export opdrachten die beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van de door u vastgelegde gegevens. Zo kunt u bijvoorbeeld geen klanten exporteren naar Vectron Commander indien u nog geen klanten heeft vastgelegd.

Meer informatie Met de opdrachtknop Meer informatie krijgt u toegang tot meer communicatie instellingen. Een van de instellingen is de instelling dat ieder verkoopartikel op de kassa tevens een inkoopartikel is. CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid voor het bij houden van een voorraad administrate, waarbij een verkoopartikel gekoppeld kan worden aan één of meerdere inkoopartikelen. Zo kan een broodje hamburger gekoppeld worden aan de inkoopproducten broodje, een hamburger, wat sla, etc.


Communicatie

373

Maar in sommige gevallen is het ook wenselijk om de verkoopartikelen één-op-één te koppelen met een inkoopproduct. Wanneer u de artikelen vanuit de kassa wilt inlezen in CarianInBusiness. Dan kunt u met de optie "Alle artikelen zijn voorraad artikelen" de producten direct één-op-één koppelen.


Top Level Intro

Part

XIII

Kassarapportage

13

375

Kassarapportage Na het uitlezen van de kassa omzet biedt CarianInBusiness u verschillende mogelijkheden om de omzet verder te analyseren en te bekijken. Zo kunt u de omzetgegevens uiteraard in de vorm van een rapport inzien, maar ook biedt u de software u de mogelijkheid om vanuit dit rapport de onderliggende kassabonnen te raadplegen.

13.1

Kassabonnen CarianInBusiness werkt op basis van de controlerol van uw kassa. Veel kassasystemen hanteren een soort van controlerol, waarop alle registraties in worden opgeslagen. U kunt deze controlerol raadplegen via Kassa | Kassabonnen.

Het venster Electronisch journaal bevat aan de linkerzijde een overzicht van alle kassabonnen en de rechterzijde wordt de gedetailleerde bon weer gegeven. In het bovenstaande voorbeeld is aan de rechterzijde de bon van 23 april 2008 om 16:29:28 uur geselecteerd. De gedetailleerde gegevens van deze bon ziet u aan de


376

V-Solution

rechterzijde. Om een kassabon snel te kunnen traceren biedt de software u de mogelijkheid om allerlei filters in te stellen. De filter opties zijn:

Vanaf

In de invoervakken vanaf kunt u de datum en het tijdstip ingeven vanaf welke tijdstip u de bonnen wilt weergeven.

T/m

In de invoervakken t/m kunt de datum en tijdstip vastlegen, tot en met welke datum u de kassabonnen wilt weergeven.

Kassa

Van welke kassa wilt u de bonnen weergeven. Indien u geen kassa selecteerd dan krijgt u de kassabonnen te zien van alle kassasystemen.

Klantnummer

In het invoervak klantnummer kunt u aangeven van welke klant u de kassabonnen wilt inzien. Indien u in het invoervak geen klantnummer opgeeft dan krijgt u alle kassabonnen te zien, ook die bonnen waarbij geen klantnummer is vastgelegd.

Tafelnummer

Wanneer u kassa registratie op tafels ondersteund, dan kunt u middels het invoervak Tafelnummer aangeven voor welke tafel u de kassabonnen wilt inzin.


Kassarapportage

377

Bediende

Bent u opzoek naar een kassabon die is vastgelegd door een bepaalde bediende, dan kunt u middels het invoervak Bediende aangeven van welke bediende u de kassabonnen wilt inzien.

Rapport

Met de keuzelijst Rapport kunt u de kassabonnen beperken tot een bepaalde lezing. Bijvoorbeeld de Z-lezing van woensdag 9 juni 2010 om 19:00 uur.

Bontype

Afhankelijk van uw kassasysteen worden verschillende bontypes ondersteund. Bijvoorbeeld tafelbon, rekeningen, etc. Een tafelbon kan duiden op een registratie op uw de tafel, zonder dat er betaald is. En een rekening duidt er op dat de geregistreerde artikelen zijn betaald. Middels de keuzelijst Bontype kunt u het gewenste bontype selecteren waarnaar u op zoek bent.

Na het instellen van het filter dient u op de opdrachtknop Vernieuwen te klikken. De software zal dan het door u ingestelde filter uitvoeren. De opdrachtknoppen Inzien bieden u de mogelijkheid om de gedetailleerde kassabon in te zien. Ook het afdrukken van de kassabonnen is mogelijk door de bon of de bonnen te markeren en daarna op de opdrachtknop Afdrukken te klikken.


378

13.2

V-Solution

Berichten Iedere rapport lezing wordt binnen de software vastgelegd. Om na te kunnen kijken of de software voor het laatst de omzet rapportage heeft opgehaald vanuit uw kassa kunt u de programma functie Kassa | Rapportage oproepen.

13.3

Rapporten inzien CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om de omzetrapportage in te zien via Kassa | Rappotage inzien.


Kassarapportage

379

In het venster Inzien kassaraportage kunt u niet alleen snel verschillende rapportages inzien, maar u kunt ook snel een vergelijkingsrapportage tussen twee kassa's of twee periodes maken. Het venster Inzien Kassarapportage heeft de volgende filter opties. Kassa's

Middels de keuzelijst Kassa's kunt u aan geven voor welke kassa u de rapportage wil inzien. U kunt met deze keuzelijst kiezen voor een specifieke kassa of voor alle kassa's.

Periode

Met de keuzelijst Periode kunt u de periode selecteren waarvoor u de rapportage wilt inzien. Het is mogelijk om middels de agenda knop achter de keuzelijst Periode een eigen periode te definieren. Bijvoorbeeld Pasen 2010.

Rapport

CarianInBusiness ondersteund verschillende rapportages. Met de keuzelijst Rapport kunt u


380

V-Solution

aangeven welk rapport u wilt inzien. U kunt hierbij kiezen uit Artikelrapport, Artikelgroepenrapport, transactierapport en dergelijke. Het Artikelrapport en het artikelgroepenrapport zijn omzet rapportages en geven u een beeld van de omzet per artikel of per artikelgroep. Het transactie rapport geeft u een algemeen beeld van de totale omzet ten opzichte van de geldstromen. Met de keuzelijsten Kassa's, Periode en Rapport aan de linkerzijde van het venster dient u het gewenste rapport te selecteren voor de gewenste periode. Nadat u de selectie heeft ingesteld dient u op de opdrachtknop vernieuwen te klikken om het gewenste rapport te tonen. Optioneel heeft u de mogelijkheid om met de keuzelijsten Kassa's en Periode aan de rechterzijde de instellingen vastleggen voor uw vergelijkingsrapport

Inzien CarianInBusiness biedt een unieke zogenaamde doorklik functie. Dat wil zeggen dat u in de verschillende rapporten de mogelijkheid heeft om de onderliggende kassabonnen te raadplegen door in het rapport het item te selecteren. Bijvoorbeeld u wilt snel weten welke kassabonnen contant zijn afgerekend, omdat er een kasverschil is. In dat geval kiest u voor het transactierapport omdat in dit rapport de naast de omzet ook de geldstromen zichtbaar zijn. Vervolgens klikt u op de betaalwijze contant in het rapport en daarna op de opdracht Inzien in de sectiebalk aan de linkerzijde. U krijgt dan de onderliggende kassabonnen te zien die contact zijn afgerekend.


Kassarapportage

381

Het inzien van de kassabonnen kan niet alleen op basis van de betaalwijze, maar ook op basis van het artikelgroepen, de artikelen, correcties, etc. door enkel in het rapport het item te selecteren, gevolgd door de opdrachtknop Inzien. Het is ook nu weer mogelijk om de kassabonnen te markeren en af te drukken. Om weer terug te keren in het rapportage venster klikt u op de opdracht Kassarapportage in de sectiebalk.

Grafiek CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om sommige rapportages in een grafische weergave te tonen. Wanneer deze optie mogelijk is, dan is in het venster Inzien kassarapportage de opdracht Grafiek zichtbaar in de sectiebalk.


382

V-Solution

Afdrukken Om een rapportage af te drukken kiest u na het selecteren van het gewenste rapport voor de opdracht Afdrukken in de blauwe sectiebalk aan de linkerzijde. Nadat u voor deze opdracht heeft gekozen dient u de gewenste rapport layout te selecteren.


Top Level Intro

Part

XIV

384

14

V-Solution

Klanten beheren Wanneer u uw klanten wilt belonen of uw wilt uw klanten de gelegenheid bieden om hun aankopen op rekening te betalen, dan hebben de klanten een belangrijke rol. U kunt de klanten onderhouden door te kiezen voor de optie Klanten | Klanten onderhouden. Maar u kunt het venster klanten onderhouden ook activeren middel de opdrachtknop klanten onderhouden.

14.1

Klant categorieen Wanneer u uw klanten wilt belonen of uw wilt uw klanten de gelegenheid bieden om hun aankopen op rekening te betalen, dan hebben de klanten een belangrijke rol. Klanten kunnen worden ingedeeld in categorieen en in klantgroepen. Om de klantcategorieen vast te leggen kiest u voor de optie Klanten | Klantcategorieen onderhouden.

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe klant categorieen toevoegen en bestaande klant categorieen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:


Klanten beheren

385

Toevoegen nieuwe Klant categorieen In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe klant categorie toevoegen.

Toevoegen nieuwe Klant categorie -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe klant categorie, wordt een leeg invoervenster klant categorie gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe klant categorie vastleggen.

Wijzigen bestaande Klant categorieen Om een bestaande klant categorie te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de categorie dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Klant categorie -


-


-



386

V-Solution

Bij het wijzigen van een bestaande klant categorie wordt ook nu het invoervenster klant categorie gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde klant categorie getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Klant categorieen Overbodige klant categorie kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de categorie te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde klant categorie daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Klant categorie gegevens

14.1.1 Klant categorie gegevens Wanneer u vanuit het venster klant categorie onderhouden kiest om een nieuwe categorie toe te voegen of een bestaande categorie te wijzigen, dan wordt het invoervenster Klant categorie gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van de klant categorie vastleggen.


Klanten beheren

387

Het dialoogvenster klant categorie gegevens stelt u in staat om de gegevens van de klant categorie vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

Naam

Iedere klant categorie heeft een unieke naam.

Factuuradres

Het is mogelijk om aan een klant categorie een factuur adres te koppelen. Deze optie is erg handig wanneer meerdere klanten hetzelfde factuuradres hebben.

Budget

Wanneer meerdere klanten binnen een bepaalde categorie hetzelfde budget hebben, dan kan het budget van de categorie worden vastgelegd. Middels de optie Budget kan worden aangegeven dat het budget van toepassing is en vervolgens kan het gewenste budget worden vastgelegd.


388

14.2

V-Solution

Kostendrager

Het is mogelijk om een kostendrager toe te kennen aan een klantcategorie. Het toekennen van een kostendrager kan van belang zijn voor de financiele koppeling. De kostendrager van de klantcategorie kan op klantniveau worden overschreven.

Kostenplaats

Het is mogelijk om een kostenplaats toe te kennen aan een klantcategorie. Het toekennen van een kostenplaats kan van belang zijn voor de financiele koppeling. De kostenplaats van de klantcategorie kan op klantniveau worden overschreven.

Klantgroepen Wanneer u uw klanten wilt belonen of uw wilt uw klanten de gelegenheid bieden om hun aankopen op rekening te betalen, dan hebben de klanten een belangrijke rol. Klanten kunnen worden ingedeeld in categorieen en in klantgroepen. Om de klantcategorieen vast te leggen kiest u voor de optie Klanten | Klantprofielen onderhouden.


Klanten beheren

389

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe klant profielen toevoegen en bestaande klant profielen wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe Klant profielen In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe klant profielen toevoegen.

Toevoegen nieuwe Klant profielen -


-


-



390

V-Solution

Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe klant profielen, wordt een leeg invoervenster klant profielen gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe klant profielen vastleggen.

Wijzigen bestaande Klant profielen Om een bestaande klant profielen te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het klant profielen dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Klant profielen -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande klant profielen wordt ook nu het invoervenster klant profielen gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde klant profielen getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Klant profielen Overbodige klant profielen kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door het profiel te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens -


-



Klanten beheren

391

of -


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde klant profielen daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Klantgroep gegevens

14.2.1 Klantgroep gegevens Wanneer u vanuit het venster klant profiel onderhouden kiest om een nieuwe klant profiel toe te voegen of een bestaande klant profiel te wijzigen, dan wordt het invoervenster klant profiel gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van het klant profiel vastleggen.

Het dialoogvenster klant profiel gegevens stelt u in staat om de gegevens van het klant profiel vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

Naam


Iedere klant profiel moet worden aangeduid met een unieke naam.

392

14.3

V-Solution

Klanten Wanneer u uw klanten wilt belonen of uw wilt uw klanten de gelegenheid bieden om hun aankopen op rekening te betalen, dan hebben de klanten een belangrijke rol. U kunt de klanten onderhouden door te kiezen voor de optie Klanten | Klanten onderhouden. Maar u kunt het venster klanten onderhouden ook activeren middel de opdrachtknop klanten onderhouden.

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe klanten toevoegen en bestaande klanten wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe klant


Klanten beheren

393

In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe klant toevoegen.

Toevoegen nieuwe klant -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe klant, wordt een leeg invoervenster Klant gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe Klant vastleggen.

Wijzigen bestaande Klant Om een bestaande klant te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het klant dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande Klant -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande klant wordt ook nu het invoervenster Klant gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde Klant getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.


394

V-Solution

Verwijderen bestaande Klant Overbodige klant kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de klant te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde Klant daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Klant gegevens

14.3.1 Klant gegevens Wanneer u vanuit het venster Klanten onderhouden kiest om een nieuwe klant toe te voegen of een bestaande klant te wijzigen, dan wordt het invoervenster Klant gegevens geactiveerd. In dit invoervenster kunt u de gegevens van de klant vastleggen.


Klanten beheren

395

Het dialoogvenster klant gegevens stelt u in staat om de gegevens van de klant vast te leggen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens.

Nummer

Iedere klant dient een uniek nummer te hebben. Dit unieke nummer kunt u ingeven in het invoervak Nummer. CarianInBusiness bepaald automatisch het filiaalnummer op basis van het hoogste nummer.

Type

Middels de keuze optie type kunt u aangeven of de klant een bedrijf, particulier of een interne afdeling is.

Bedrijf

Wanneer de klant een bedrijf is, dan dient u de bedrijfsnaam vast te


396

V-Solution

leggen. Achter het invoervak bedrijfsnaam is een detailknop aanwezig. Middels deze knop kunt u de bedrijfsgegevens gedetailleerd invoeren.

Particulier

Is de klant een particulier, dan dient u de naam van de klant in te geven. Ook nu biedt de detailknop achter het invoervak u toegang tot de gedetailleerde gegevens, zoals initialen, voorvoegsel, achternaam, etc.

Afdeling

CarianInBusiness biedt u ook de mogelijkheid om met interne afdelingen te werken. In dat geval kiest u voor de optie Afdeling. Iedere afdeling dient wel een unieke naam te hebben.

Adres

Het vestigingsadres van de klant kan worden vastgelegd in het invoervak Adres. In het invoervak Adres gaat u


Klanten beheren

397

met shift-enter naar de volgende regel. Het adres is optioneel. Middels de detail knop achter het invoervak Adres kunt u het venster Adres invoer activeren.

Wanneer de klant een interne afdeling is, dan is het adres uitgeschakeld. Telefoonnummer

In het invoervak Telefoonnummer kunt u optioneel het telefoonnummer van de klant vastleggen.

Telefoonnummer 2

In het invoervak Telefoonnummer 2 kunt u optioneel een tweede telefoonnummer van de klant vastleggen.

E-mail adres

Het faxnummer van de


398

V-Solution

klant kan worden vastgelegd in het invoervak Faxnummer. Het faxnummer is optioneel. Profiel

Met de keuzelijst profiel kunt u de klant indelen in een klant profiel. Deze keuzelijst is alleen beschikbaar indien u vooraf eerst de klant profielen heeft vastgelegd. Via Klanten | Klant profielen onderhouden.

Categorie

Klanten kunnen worden ingedeeld in een bepaalde klant categorie. Middels de keuzelijst Categorie kunt u aangeven in welke categorie de klant wordt ingedeeld. Om de klanten in categorieen te kunnen indelen dient u eerste de klant categorieen vast te leggen via Klanten | Klant categorieen onderhouden.

Zoeknaam

In het invoervak zoeknaam is het mogelijk om een verkorte naam van de klant vast te leggen. De zoeknaam kan erg handig zijn voor het opzoeken van de klant op bijvoorbeeld de kassa.

BTW Nummer

Het btw nummer van de klant kan worden ingevoerd in het invoervak BTW Nummer. Het invoervak BTW nummer is uitsluitend


Klanten beheren

399

ingeschakeld indien de klant een bedrijf is.

Webcam aansturing CarianInBusiness biedt de mogelijkheid om een webcam aan te sturen. Met aansturen van een webcam kan erg handig zijn voor het maken van foto's op ledenpassen. Alvorens u gebruik wilt maken van de webcam functionaliteit dient u eerst via Extra | Opties aan te geven dat u een webcam heeft. Wanneer u een foto wilt maken via de webcam volgt u de volgende procedure:

1.

Klik op de opdrachtknop

2. Eventueel afhankelijk van uw webcam kan er een vraag gesteld worden over de resolutie waarmee de webcam moet worden aangestuurd. 3. Daarna wordt het webcam venster getoond. In het venster ziet u aan de linkerzijde het actuele beeld van de webcam en aan rechter zijde de actuele foto.


400

V-Solution

4. Om een foto te maken van het actuele beeld van de webcam klikt u op de opdrachtknop Opslaan. 5. Als het beeld naar wens is klikt u op de opdrachtknop Sluiten om de foto aan de klant toe te kennen.

Persoonlijk / opmerking Persoonlijke klant gegevens zoals geboortedatum, burgerservicenummer en dergelijke kunt u vastleggen binnen de sectie Persoonlijk/opmerking.


Klanten beheren

401

Geslacht

Met de keuzelijst geslacht kunt u vastleggen of de klant een man, vrouw of onbekend is.

Geboortedatum

In het invoervak Geboortedatum kunt u de geboortdatum van de klant vastleggen. De software biedt u de mogelijkheid om de klanten op basis van de geboortedatum aan te schrijven voor bijvoorbeeld het versturen een verjaardagskaart.

Aantal volwassen

Met betrekking tot de loyaliteitssysteem kunt u de informatie vastleggen over de gezinssamenstelling zoals het aantal volwassen binnen het gezin.

Aantal kinderen

Met betrekking tot de loyaliteitssysteem kunt u de informatie vastleggen over de gezinssamenstelling zoals het aantal thuiswonende kinderen binnen het gezin.

Budget

Sommige kassasystemen bieden u de mogelijkheid om een maximaal budget (of limiet) aan een klant toe te kennen. Wanneer het limiet is bereikt, dan kan de klant geen aankopen meer doen. Een dergelijke functie is erg handig wanneer u wilt voorkomen dat de klant te veel op rekening gaat


402

V-Solution

kopen. Om gebruik te maken van deze functionaliteit dient u eerst de optie Budget in te schakelen alvorens u een maximaal budget kunt vastleggen. Burgersservicenummer

Het persoonlijk belastingnummer (voorheen ook wel Sofinummer genoemd) kan worden vastgelegd in het invoervak Burgerservicenummer. Het vastleggen van het burgerservicenummer is optioneel, maar vooral binnen zorgverlenende instanties wordt veelal gewerkt met het bugerservicenummer.

Paspoortnummer

In het invoervak Paspoortnummer kan het nummer van het paspoort van de klant worden vastgelegd. Het vastleggen van het paspoortnummer is optioneel.

Verkoophistorie In de rubriek verkoophistorie krijgt u een overzicht van alle historische aankopen van de desbetreffende klanten. Naast de verkoophistorie krijgt u in deze sectie ook direct inzicht in de omzet van het laatste bezoek.


Klanten beheren

403

CarianInBusiness biedt u diverse filter mogelijkheden. Zo kunt u de verkoophistorie van een bepaalde klant filteren op Artikelgroep, Hoofdgroep of een bepaalde periode. Uiteraard kunt u de door u ingestelde selectie afdrukken in een rapport.

Financieel In de rubriek Financieel treft u de financiele gegevens van de debiteur aan, zoals Debiteurnummer, Kostenrekening, Kostenplaats, etc.

Debiteurnummer


CarianInBusiness beschikt

404

V-Solution

over een koppeling met verschillende financiele pakketten zoals Exact, Grote Beer, Snelstart, etc. Bij het exporteren van de klantgegevens en/ of de financiele transacties kan het klantnummer worden gebruikt als financieel debiteurnummer. Maar het is ook mogelijk om een afwijkend financieel debiteurnummer te gebruiken. Wanneer u een afwijkend financieel debiteurnummer wilt gebruiken dan kunt u het debiteurnummer vastleggen in het invoervak Debiteurnummer. Geeft u geen debiteurnummer op, dan gaat de software automatisch uit van het klantnummer. Maar het is ook mogelijk om alleen die klanten en de financiele transacties te exporteren van die klanten waarbij het debiteurnummer is vastgelegd. Dit kunt u instellen bij Extra | Opties in de sectie Debiteuren exporteren. Kostenrekening

In het invoervak Kostenrekening kunt u het grootboekrekening van de kostenrekening vastleggen. Doorgaans wordt een kostenrekening uitsluitend gebruikt bij interne


Klanten beheren

405

afdelingen. In dergelijke gevallen worden de verkoopregistraties als kosten-aan-kosten geboekt. Wanneer er geen kostenrekening is vastgelegd bij de klant, dan wordt de debiteuraan-omzet geboekt. Kostenplaats

Wanneer er kosten-aankosten wordt geboekt, dan is het ook vaak zo dat er een kostenplaats wordt gebruikt. De kostenplaats kan worden vastgelegd in het invoervak Kostenplaats.

Tussenrekening

Per klant is het mogelijk om één tussenrekening vast te leggen waarop de vorderingen van de debiteur op worden geboekt. Wanneer er bij de klant geen tussenrekening wordt vastgelegd dan wordt de algemene debiteurenrekening gebruikt die is vastgelegd bij Extra | Opties.

Geblokkeerd

Middels de aankruisoptie Geblokkeerd kunt u aangeven dat de klant is geblokkeerd. De exacte werking is afhankelijk van de programmering van de kassa. Op veel kassasystemen zal de klant niet meer kunnen worden gebruikt voor de registratie van de verkopen.

Geslacht

Met de keuzelijst geslacht


406

V-Solution

kunt u vastleggen of de klant een man, vrouw of onbekend is. Geboortedatum

In het invoervak Geboortedatum kunt u de geboortdatum van de klant vastleggen. De software biedt u de mogelijkheid om de klanten op basis van de geboortedatum aan te schrijven voor bijvoorbeeld het versturen een verjaardagskaart.

Aantal volwassen

Met betrekking tot de loyaliteitssysteem kunt u de informatie vastleggen over de gezinssamenstelling zoals het aantal volwassen binnen het gezin.

Mailen

Met de optie Mailen kunt u vastleggen of de klant via Direct-Mail aangeschreven mag worden.

Facturering CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om klanten op rekening te laten betalen. Per klant kunt u hoeveel korting de klant krijgt, of de facturen inclusief of exclusief btw zijn en de wat de factuurfrequentie is.


Klanten beheren

407

Klant krijgt een factuur

Met deze optie kunt u vastleggen dat de klant producten mag aankopen op rekening. De exacte werking op de kassa is afhankelijk van de wijze waarop de kassa is geprogrammeerd. In sommige gevallen kan het toch mogelijk zijn om op de kassa op rekening verkopen te registereren terwijl voor de desbetreffende klant de optie Klant krijgt een factuur is uitgeschakeld. In dat geval zorgt de software er toch voor dat de klant netjes een factuur krijgt zodat de omzet niet verloren gaat.

Factureringstermijn

De frequentie waarin u de factuur wenst aan te bieden aan de klant kunt u in stellen middels het factureringstermijn. Het is ook mogelijk om een standaard


408

V-Solution

factuurfrequentie vast te leggen bij Extra | Opties . Zodat u dat niet voor iedere nieuwe klant hoeft te wijzigen. In dat geval zorgt de software er voor dat voor iedere nieuwe klant de algemene instelling wordt overgenomen. Factuur korting

De korting kunt u vastleggen bij Factuurkorting. Dit is de korting die achteraf over de gehele factuur wordt gegeven. Afhankelijk van uw kassa systeem is het ook mogelijk om de korting terug te sturen naar uw kassa, zodat u de korting direct op de kassa kunt geven.

Prijstabel

De software ondersteund maximaal tien prijstabellen. Een klant kunt u indelen in één van deze tien prijstabellen. In welke tabel de klant wordt ingedeeld legt u vast in het invoervak Prijstabel. Afhankelijk van uw kassasysteem is het mogelijk om deze informatie direct aan te bieden aan de kassa, zodat bij de registratie al rekening gehouden kan worden met de prijstabel.

Factuurdebiteur

De software biedt u de mogelijkheid om de factuur naar een andere debiteur te sturen. Sterker nog de software biedt uzelf de


Klanten beheren

409

mogelijkheid om aankopen van verschillende klanten op één verzamenfactuur weer te geven. In dat geval dient u in het invoervak Factuurdebiteur het klantnummer van de factuurdebiteur vast te leggen. Betalingskenmerk

Met de keuzelijst betalingskenmerk kunt u een betalingskenmerk zoals bonnummer van de kassa opnemen op de factuur. Deze optie is vooral handig wanneer u bij de factureringstermijn gekozen heeft voor de optie per bon. Dan kunt u na de verkoopregistratie op de kassa direct de kassabon meegeven aan de klant die op rekening mag betalen. Binnen de software wordt dan automatisch een kopiebon aangemaakt. Als de klant de aankopen niet tijdig betaald heeft omdat de klant de bon kwijt is geraakt, dan kunt u vanuit de software nog altijd een kopie bon verstrekken.

Layout

Middels de keuzelijst Layout kunt u per klant vastleggen welke layout er gebruikt moet worden voor het afdrukken van de facturen. In de praktijk raden wij u aan om één layout te gebruiken voor alle klanten en dus niet


410

V-Solution

per klant de gewenste layout vast te leggen. Dit maakt het voor u gemakkelijker om op een later tijdstip een andere layout te gebruiken. Echter in sommige gevallen is het wenselijk om specifieke layout te gebruiken voor een bepaalde klant. Bijvoorbeeld wanneer de klant een interne afdeling is of de klant wenst geen gedetailleerde factuur. In dat geval kunt u middels de keuzelijst Layout de gewenst layout selecteren. De layouts van de facturen kunt u wijzigen via Bestand | Rapport layoutmanager. Geen BTW op factuur

Wanneer een klant geen btw op de factuur wenst, dan kan worden aangegeven middels de keuzeoptie Geen BTW op factuur. Deze optie is enkel van toepassing voor buitenlandse klanten.

Prijzen inclusief BTW

Met de optie prijzen inclusief btw kunt u aangeven dat de prijzen op de factuur altijd inclusief btw worden vermeld. Omdat veel kassasystemen inclusief btw werken, raden wij aan om deze optie altijd in te schakelen. Via de Extra | Opties kunt u de deze optie voor alle nieuwe klanten automatisch instellen op


Klanten beheren

411

Prijzen inclusief btw. Factuur niet verzamelen

Met deze optie maakt u binnen de software kenbaar dat de factuur niet meer verzameld wordt, maar dat iedere kassabon die op rekening wordt afgerekend gelijk ook één factuur is.

Interne factuurdebiteur

CarianInBusiness biedt de mogelijkheid om zowel externe klanten en interne klanten met één systeem door elkaar te verwerken. Een dergelijke situatie doet zich voor bij het registreren van representatiekosten te lasten van bijvoorbeeld een interne afdeling. In dat geval krijgt de afdeling een klantnummer en alle aankopen kunnen worden geregistreerd op rekening. De afdeling krijgt net als alle andere klanten periodiek een factuur. Echter de software gebruikt voor de interne facturen een andere factuurnummer dan de externe facturen. Immers de interne facturen worden doorgaans enkel gebruikt voor een interne verantwoording en worden doorgaans nimmer echt betaald. De interne factuurdebiteur in combinatie met de kosten-aan-kosten boekingsmethode biedt wel zeer veel mogelijkheden voor


412

V-Solution

grotere organisaties. Factuuradres

In de invoervakken Factuuradres kan een afwijkend adres worden vastgelegd voor de factuur.

Overige In de sectie Overige kunt u de informatie vastleggen van de klantenpas en de betaling vastleggen. Hierbij moet u denken aan geldigheidsduur klantenpas, uitgifte datum, bankrekening, etc.

Geldigheidsduur

Met de invoervakken Geldigheidsduur kunt u een periode vastleggen waarin de klantenpas geldig is. Wanneer deze invoervelden leeg zijn, dan is de klantenpas onbeperkt geldig.

Uitgifte datum

In het invoervak Uitgifte datum kunt u de datum vastleggen, waarop de


Klanten beheren

413

klantenpas is uitgereikt. Het is ook mogelijk om tijdens het afdrukken van de klantenpas automatisch de actuele datum toe te kennen aan het invoerveld Uitgifte datum. Daarvoor dient u in de rapport layout manager (die beschikbaar is via Bestand | Rapport layout manager) voor de layout van de klantenpas de optie Ledenpas in te schakelen. In dat geval zal de software bij het afdrukken van de leden/ klantenpas eenmalig de uitgifte datum bepalen. Email bericht

Is een bericht dat naar de kassa kan worden gestuurd. Niet alle kassasystemen ondersteun deze functionaliteit.

Bankrekening

Het bankrekeningnummer van de klant kan worden vastgelegd in het invoervak Bankrekening.

Betalingstermijn

In het invoervak Betalingstermijn kan het termijn worden vastgelegd waarin de klant de factuur dient te voldoen. Aan de hand van het betalingstermijn bepaald de software de betalingsconditie onderaan de factuur. Wanneer er geen betalingstermijn is vastgelegd, dan gaat de software uit van het


414

V-Solution

algemene betalingstermijn die u kunt vastleggen bij Extra | Opties. Automatisch incasso machtiging

Met deze optie geeft u aan dat het totaal factuurbedrag wordt geincasseerd door middel van automatisch incasso. Deze optie is voor de software van belang om de juiste betalingsconditie onder aan de factuur te kunnen bepalen.

Aanmanen

Wanneer u de optie Aanmanen heeft ingeschakeld, dan is het mogelijk om aanmaningen voor de klant te genereren indien de klant de factuur niet tijdig heeft betaald.

Totaal overzicht

De velden Totaal overzicht biedt u snel inzage in het aantal keer dat klant aankopen heeft gedaan en wat de totale omzet is.

Overzicht spaarsysteem

Naast de bovengenoemde totalen is het ook mogelijk om verschillende spaarsystemen te gebruiken. Hierbij is het mogelijk om de klant na een aantal bezoeken te belonen met een kortingsbon. Bijvoorbeeld bij 10 aankopen krijgt de klant een kortingsbon van de 5% over de gemiddelde besteding. Hiervoor houdt de


Klanten beheren

415

software een aantal kengetallen bij, zoals de totale omzet en het aantal bezoeken. Maar het is ook mogelijk om een spaarsysteem op basis van punten te gebruiken. In dat geval krijgt de klant bij voor iedere besteding een punt op basis van de omzet.

Prijsafspraken In de sectie Prijsafspraken kunt u specifieke prijsafspraken per klant vastleggen. Deze prijsafspraken werken echter uitsluitend in de facturering vanuit de software. De op de kassa geregistreerde artikelen worden dan door de software tegen de afgesproken prijzen gefactureerd.

Vanuit dit venster is het mogelijk om nieuwe prijsafspraken toe te voegen en bestaande prijsafspraken te wijzigen of te verwijderen. Wanneer u kiest voor het toevoegen van een nieuwe prijsafspraak of het wijzigen van een bestaande prijsafspraak dan wordt het venster prijsafspraken geactiveerd.


416

V-Solution

In het venster prijsafspraak legt u de volgende gegevens vast: Type

Met de keuzelijst type kunt u aangeven of het gaat om een normale prijsafspraak of om een kortingsbedrag of een regeling volgens de bijzondere bijstand. Prijsafspraak W a n n e e r d e k l a n


Klanten beheren

417

t v o l d o e t a a n d e v o o r w a a r d e n v o o r d e p r i j s a f s p r a a k d a n k


418

V-Solution

r i j g t d e k l a n t h e t a r t i k e l v o o r d e v a s t g e l e g d e p r i j s a f s


Klanten beheren

419

p r a a k . Kortingsbedrag I n d i e n d e k l a n t v o l d o e t a a n d e v o o r w a a r d e n d a


420

V-Solution

n k r i j g t e k l a n t e e n b e d r a g k o r t i n g o p h e t a r t i k e l . Bijzondere bijstand B i


Klanten beheren

421

j d e k e u z e B i j z o n d e r e b i j s t a n d m a a l t i j d v o o r z i e n i n g w o


422

V-Solution

r d t b i j d e k l a n t e e n k o r t i n g i n m i n d e r i n g g e b r a c h t o p h e t


Klanten beheren

423

a r t i k e l , m a a r d e z e k o r t i n g w o r d t b i j e e n a n d e r e k l a n t i n


424

V-Solution

r e k e n i n g g e b r a c h t . E e n d e r g e l i j k e c o n s t r u c t i e k o m t v e


Klanten beheren

425

e l v o o r b i j z o r g i n s t e l l i n g e n .

V o l g e n s d e W e t o p d e B i j


426

V-Solution

z o n d e r e b i j s t a n d k u n n e n b e w o n e r s v a n e e n v e r z o r g i n g s t


Klanten beheren

427

e h u i s i n a a n m e r k i n g k o m e n v o o r b i j z o n d e r e b i j s t a n d o p d


428

V-Solution

e m a a l t i j d v o o r z i e n i n g . D e z e b i j s t a n d i s a f h a n k e l i j k n


Klanten beheren

429

a a r d r a a g k r a c h t . D e b i j s t a n d w o r d t a l s e e n k o r t i n g s b e d


430

V-Solution

r a g i n m i n d e r g e b r a c h t b i j d e k l a n t , m a a r m o e t v e r v o l g e n


Klanten beheren

431

s a a n d e g e m e e n t e w o r d e n g e f a c t u r e e r d . Artikelcode

In het invoervak Artikelcode dient u vast te leggen voor welke artikel een prijsafspraak is vastgelegd.

Debiteur

In het invoervak Debiteur dient u vast te leggen voor welke klant de prijsafspraak is vastgelegd. Indien het venster prijsafspraak is geactiveerd vanuit het


432

V-Solution

Klant venster, dan is het invoervak Debiteur al ingevuld en kan niet worden gewijzigd. Minimum afname

In het invoervak minimum afname kunt u de minimale afname vastleggen. De prijsafspraak gaat pas in, wanneer de klant een minimum aantal producten heeft aangeschaft.

Prijs

De afgesproken prijs dient u vast te leggen in het invoervak Prijs. Is de prijsafspraak van het type Kortingsbedrag of Bijzondere bijstand maaltijdvoorziening dan dient u in het invoervak de korting vast te leggen.

Periode

In de invoervakken periode kunt u de vanaf en tot en met datum vastleggen. Wanneer u geen periode vastlegt dan is de prijsafspraak altijd geldig.

Klantnummer

Wanneer er sprake is van een regeling via de Bijzondere bijstand, dan wordt de korting in rekening gebracht bij een andere debiteur. In dat geval dient u in het invoervak Klantnummer het nummer van de gemeente vast te leggen.


Klanten beheren

433

Groepskortingen CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om groepskortingen per klant vast te leggen. Deze korting op basis van de artikelgroep kan uitsluitend worden gegeven op de facturen binnen de software.

In de sectie groepskorting kunnen nieuwe kortingen worden vastgelegd en bestaande groepskortingen worden gewijzigd of worden verwijderd. Het venster Groepskorting wordt geactiveerd bij het invoeren van een nieuwe groepskorting of het wijzigen van een bestaande groepskorting.

Van een groepskorting kunnen de volgende gegevens worden vastgelegd:


434

V-Solution

Klant

In het invoervak Klant dient u vast te leggen voor welke klant de groepskorting is vastgelegd. Indien het venster groepskorting is geactiveerd vanuit het Klant venster, dan is het invoervak Klant al ingevuld en kan niet worden gewijzigd.

Groep

Met de keuzelijst Groep kan de artikelgroep worden geselecteerd waarvoor de groepskorting wordt vastgelegd.

Kortingspercentage

Het percentage van de groepskorting kan worden vastgelegd in het invoervak Kortingspercentage.

Opmerking Binnen de software is het mogelijk om meerdere opmerkingen per klant vast te leggen. Per opmerking kunt u vastlleggen wanneer de opmerking is ingevoerd en wie de opmerking heeft geplaatst.


Klanten beheren

435

Nieuwe opmerkingen kunnen worden vastgelegd door op de opdrachtknop Toevoegen te klikken en bestaande opmerkingen kunnen worden gewijzigd of verwijderd. Zodra u kiest voor het vastleggen van een nieuwe opmerking of het wijzigen van een bestaande opmerking, dan wordt het venster Klant opmerking geactiveerd.

Datum


De datum waarop de opmerking is ingevoerd.

436

V-Solution

Gebruiker

In het invoervak gebruiker kan de naam van de gebruiker worden vastgelegd die de opmerking heeft geplaatst.

Opmerking

De opmerking zelf wordt ingevoerd in het invoervak Opmerking



Klanten beheren

14.4

Genereren klantenpassen Enter topic text here.

14.5

Prijsafspraken Enter topic text here.


437

Top Level Intro

Part

XV

Facturering

15

Facturering

15.1

Facturen

439

Met CarianInBusiness kunt u niet alleen facturen maken, maar is het ook mogelijk om aankopen op de kassa direct te facturen. Alle verkopen op rekening die op de kassa zijn geregistreerd worden allemaal in concept modus opgeslagen. U heeft de mogelijkheid op e computer te wijzigen. Pas na het afdrukken en fiateren van de factuur is de definitief. Via Factuur | Facturen onderhouden kunt u de facturen beheren, afdrukken en fiateren.

Vanuit dit onderhouden venster kunt u nieuwe facturen toevoegen en bestaande factuur wijzigen of verwijderen. Voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen volgt u de onderstaande procedures:

Toevoegen nieuwe factuur In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe factuur toevoegen.


440

V-Solution

Toevoegen nieuwe factuur -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe factuur, wordt een leeg invoervenster Factuur gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe factuur vastleggen.

Wijzigen bestaande Factuur Om een bestaande factuur te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de verkoopfactuur dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande factuur -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande factuur wordt ook nu het invoervenster Factuur gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde Factuur getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande Factuur Foutieve factuur kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen


Facturering

441

door de factuur te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde factuur daadwerkelijk wil verwijderen. U kunt uitsluitend concept facturen verwijderen omdat deze facturen nog niet zijn gefactureerd.

Afdrukken Factuur Om één of meerdere facturen af te drukken dient u eerst de facturen te markeren en daarna klik op u de opdrachtknop Afdrukken. Indien u één of meerdere facturen heeft afgedrukt die nog in concept status stonden, dan zal de software aan u vragen of de facturen correct zijn afgedrukt. Wanneer u deze vraag met Ja beantwoord, wordt de status van deze facturen gewijzigd in Definitief. Afdrukken facturen 1.

Markeer de facturen die u wilt afdrukken

2.


3. Wanneer de het afdrukvoorbeeld is ingeschakeld worden alle facturen op het scherm getoond. 4.


dan

Indien u één of meerdere facturen heeft afgedrukt, die nog in concept status stonden, dan zal de software aan u vragen of de facturen correct zijn afgedrukt.

442

V-Solution

Als u deze vraag met Ja beantwoord, dan zal de software de concept status van de factuur wijzigen naar definitief. Dat wil zeggen dat de factuur definitief is afgedrukt en dat de factuur niet meer wordt beinvloed door de nieuwe kassaverkopen. In dat geval zal de software een nieuwe factuur voor de klant opstellen.

Tip De factuur wordt afgedrukt op basis van de standaard layout of op basis van de layout die u bij de klant gegevens heeft vastgelegd. Indien u geen layout heeft vastgelegd bij de klant en u heeft geen standaard factuur layout vastgelegd dan dient u voor iedere factuur handmatig een layout te selecteren. Het vastleggen van een standaard factuur is handiger en tijdbesparend. U kunt de standaard factuur vastleggen bij Bestand | Rapport Layout Manager.

Exporteren Factuur CarianInBusiness biedt de mogelijkheid aan om de facturen zelf of de


Facturering

443

financiele transacties ten gevolgen van het afdrukken van de factuur aan te bieden aan een extern software pakket. Het exporteren van de factuurregels kan soms handig zijn indien u vanuit een ander computerprogramma wenst te factureren. Maar u dient dan wel rekening te houden met het feit dat de artikelen die door CarianInBusiness wordt geexporteerd ook binnen het externe pakket zijn aangemaakt. Naast het exporteren van alle artikelen biedt CarianInBusiness ook de mogelijkheid om de factuur gecumuleerd te exporteren. Het gecumuleerd exporteren van de factuur houdt in dat alle artikelen van een factuur als één artikel wordt geexporteerd naar een extern softwarepakket. Het gecumuleerd exporteren van de factuur kan zinvol zijn, wanneer de kassasystem/software systeem deel uitmaakt van een groter geheel, bijvoorbeeld in een zorginstelling. In een zorginstelling zijn de kassasystemen doorgaans maar een klein onderdeel van een grote totaaloplossing. Hierbij worden alle aankopen geexporteerd naar bijvoorbeeld een clientenrekening. Alle aankopen mogen als één totaal worden aangeboden. De facturen kunnen worden geexporteerd door het volgen van de onderstaande procedure: Exporteren van de facturen 1.

Markeer de facturen die u wilt exporteren

2.

Klik op de opdrachtknop exporteren 3.


Het export venster wordt nu geactiveerd.

444

V-Solution

4.

Na het exporteren vraagt de software of de facturen correct zijn geexporteerd. Indien u deze vraag met ja beantwoord, dan worden de facturen die nog in de concept status staan, in de definitieve status gezet.

Exporteren Financiele transactie Als de factuur definitief is afgedrukt is het mogelijk om de financiele transacties ten gevolge van het afdrukken van de factuur aan te bieden aan een financieel pakket. Op deze manier zorgt CarianInBusiness er voor dat de openstaande posten voor de desbetreffende debiteur wordt aangemaakt binnen de financiele administratie. Om de financiele transacties te exporteren volgt u de volgende procedure: Exporteren van de facturen 1.

Markeer de facturen die u wilt exporteren


Facturering

445

2.

Klik op de opdrachtknop exporteren

3.


4.

Na het exporteren vraagt de software of de facturen correct zijn geexporteerd. Indien u deze vraag met ja beantwoord, dan worden de facturen gemarkeerd als reeds geexporteerd. Zodat reeds geexporteerde facturen niet nogmaals kunnen worden aangeboden.

Factuur bewerkingen CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om op gemarkeerde facturen een bewerking los te laten. Zo kunt u snel facturen crediteren, kopieren of de status van een factuur wijzigen. Om gemarkeerde facturen te


446

V-Solution

bewerken volgt u de volgende procedure: Bewerken van de facturen 1.

Markeer de facturen die u wilt bewerken

2.

Klik op de opdrachtknop bewerken

3.

Het bewerkingsvenster wordt nu geactiveerd.

4. Klik op de gewenste actie aan de linkerzijde in de blauwe sectie balk. 5. Klik op de opdrachtknop Ok om de actie ook daadwerkelijk uit te voeren.

Zie ook: Factuur gegevens

15.1.1 Factuur gegevens Het venster Factuur gegevens wordt geactiveerd indien u vanuit het venster Facturen onderhouden kiest om een nieuwe factuur aan te maken of heeft gekozen voor het wijzigen van een bestaande factuur.


Facturering

447

Het venster Factuur gegevens bevat alle relevante factuur informatie : Nummer


Ieder factuurnummer krijgt een uniek factuurnummer. Het factuurnummer wordt door de software zelf toegekend op het moment dat de factuur wordt afgedrukt. Als een factuur nog in de concept status staat, dan heeft de factuur geen factuurnummer. Pas wanneer de factuur wordt afgedrukt kent de software aan de factuur het factuurnummer en de factuurdatum toe. Als na het afdrukken van de factuur de correct is afgedrukt dan wordt niet alleen de status

448

V-Solution

gewijzigd, maar dan behoud de factuur ook zijn factuurnummer en factuurdatum. CarianInBusiness kent twee soorten factuurnummer reeksen. Eén voor interne facturen en één voor externe facturen. Documentnummer

Het documentnummer is een unieke aanduiding per factuur. Het documentnummer kan beginnen met EI voor externe facturen en II voor interne facturen. Na deze aanduiding volgt het unieke factuurnummer.

Factuurdatum

De datum waarop de factuur is verstuurd.

Vervaldatum

De datum waarvoor de klant de factuur dient te betalen. De vervaldatum wordt door de software bepaalde op basis van de factuurdatum en het betalingstermijn dat bij de klant is vastgelegd.

Automatisch incasso opdracht

Middels deze optie wordt aangegeven of het factuur automatisch wordt geincasseerd. Deze optie wordt overgenomen van de klantgegevens.

Leveringsperiode

Met de velden leveringsperiode wordt aangeven over welke periode de factuur betrekking heeft. De


Facturering

449

leveringsperiode wordt bepaald op basis van de factuurfrequentie die is vastgelegd bij de klant. Leveringsdatum

Als de factuurfrequentie bij de klant is vastgelegd per bon, dan wordt iedere kassabon die op rekening is afgeslagen automatisch één factuur en worden de verschillende bonnen niet verzamelt tot één factuur. In dat geval is het invoervak Leveringsdatum beschikbaar en bevat de datum waarop de artikelen zijn geleverd.

Bonnummer

Als de factuurfrequentie bij de klant is vastgelegd per bon, dan wordt iedere kassabon die op rekening is afgeslagen automatisch één factuur en worden de verschillende bonnen niet verzamelt tot één factuur. In dat geval is het invoervak Bonnummer beschikbaar en bevat het kassabonnummer.

Klant

In het invoervak klant wordt vastgelegd voor welke klant de factuur bestemd is. De adres gegevens van de klant wordt van de klant overgenomen op het moment dat de factuur wordt aangemaakt. Gaat de klant in tussentijds verhuizen en of wordt de klantgegevens via Klanten onderhouden verder aangevuld, dan kunnen de


450

V-Solution

klantgegevens van de factuur worden vernieuwd middels de opdrachtknop Vernieuwen achter het invoervak klantnaam. Factuur referentie 1

CarianInBusiness ondersteund twee aparte factuur referenties. Factuur referenties zijn kenmerken die u op de factuur kunt vermelden. Wanneer u met dergelijke kenmerken wilt werken, dan dient u dat eerst vooraf vast te leggen via Extra | Opties. De factuurreferentie kunt u ook benoemen, zodat het voor u prettige is om de referentie in te vullen.

Factuur referentie 2

CarianInBusiness ondersteund twee aparte factuur referenties. Factuur referenties zijn kenmerken die u op de factuur kunt vermelden. Wanneer u met dergelijke kenmerken wilt werken, dan dient u dat eerst vooraf vast te leggen via Extra | Opties.De factuurreferentie kunt u ook benoemen, zodat het voor u prettige is om de referentie in te vullen.

Betalingskenmerk

Een betalingskenmerk kan worden vastgelegd in het invoervak Betalingskenmerk. Maar het is ook mogelijk om het betalingskenmerk automatisch toe te laten kennen op bijvoorbeeld het bonnummer. Bij de


Facturering

451

klant kunt u vastleggen hoe het betalingskenmerk tot stand moet komen. Aanbetaling

Wanneer via de klant via de kassa een aanbetaling heeft gedaan, dan bevat het invoervak Aanbetaling het reeds aanbetaalde bedrag. Dit bedrag wordt in mindering gebracht op het nog te betalen bedrag.

Toevoegen nieuwe factuurregel Vanuit het venster Factuur gegevens kunt u eventueel nieuwe regels toevoegen.

Toevoegen nieuwe factuurregel -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe factuurregel, wordt een leeg invoervenster factuurregel gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe factuurregel vastleggen.

Wijzigen bestaande factuurregel Om een bestaande factuurregel te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de regel dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:


452

V-Solution

Wijzigen bestaande factuurregel -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande factuurregel wordt ook nu het invoervenster factuurregel gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde factuurregel getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande factuurregel Foutieve factuurregel kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de factuurregel te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen bestaande gegevens -


-


-


Zie ook Factuur detail gegevens 15.1.1.1 Factuur detail gegevens

Wanneer u vanuit het venster Factuur gegevens een nieuwe factuurregel gaat toevoegen aan een factuur of een bestaande factuurregel gaat wijzigen, dan wordt het venster Factuur detailgegevens geactiveerd.


Facturering

453

Van een factuurregel kunnen de volgende gegevens worden vastgelegd: Leveringsdatum

De datum waarop het artikel is geleverd.

PLU/Code

In het invoervak PLU/ Code wordt de artikelcode van het te facturen artikel vastgelegd. Wanneer er geen artikel is geselecteerd dan kunt u een zogenaamd tekstartikel vastleggen. Het invoervak omschrijving, grootboekrek. en btw worden dan ingeschakeld. U kunt dan een eigen omschrijving invoeren.

Omschrijving

Het invoervak omschrijving bevat de omschrijving van het te facturen artikel. Standaard wordt hier de artikelnaam overgenomen van het te


454

V-Solution

facturen artikel. Maar wanneer u geen artikel heeft geselecteerd dan kunt u ook een eigen omschrijving vastleggen. Aantal

In het invoervak aantal wordt het aantal te facturen artikelen vastgelegd.

Prijs

De prijs is vastgelegd in het invoervak Prijs. Desgewenst kan de prijs handmatig worden aangepast. De letter A achter het invoervak prijs geeft aan dat de prijs automatisch is bepaald door de software. Wanneer u handmatig een andere prijs heeft vastgelegd, dan wordt dat aangegeven middels de letter H achter de prijs.

Grootboekrek.

Voor de koppeling met de financiele administratie wordt het grootboekrekeningnumm er bepaald op basis van het artikel. Maar wanneer u een tekstartikel wordt vastgelegd, dan kan optioneel ook een grootboekrekening worden vastgelegd waarop de omzet geboekt moet worden. Het invoervak Grootboekrek. is alleen ingeschakeld indien het artikel een tekst artikel betreft.

Opmerking

In het invoervak Opmerking kan


Facturering

455

optioneel een opmerking worden ingevoerd. BTW Tarief

Met de keuzelijst BTW tarief kan het btw tarief worden geselecteerd dat van toepassing is. Omdat het BTW tarief doorgaans afhankelijk is van het artikel is de keuzelijst BTW tarief uitgeschakeld. Alleen bij tekst artikelen is de keuzelijst BTW Tarief geactiveerd of de optie Factuur details: BTW Mutatie mogelijk is ingeschakeld.

Tip Normaal gesproken is de keuzelijst BTW Tarief alleen ingeschakeld bij een tekst artikel. Middels de optie Factuur details: BTW Mutaties mogelijk wordt de keuzelijst BTW Tarief altijd ingeschakeld. De optie Factuur details: BTW Mutaties mogelijk is beschikbaar via Extra | Opties in de rubriek Facturering

Extra factuur detailgegevens Het is mogelijk om extra factuur detailgegevens vast te leggen. Hierdoor dient u de optie Factuur details: Extra detail informatie tonen bij Extra | Opties in te schakelen.Na het inschakelen van deze optie is het tweede tabblad Referenties beschikbaar


456

V-Solution

Op het tweede tabblad Referenties kunt u de volgende gegevens vastleggen: Referentie 1

Een aanvullend kenmerk dat eventueel door de kassa kan worden aangeboden. Via Extra | Opties kunt u de referentie ook benomen.

Referentie 2

Een aanvullend kenmerk dat eventueel door de kassa kan worden aangeboden.Via Extra | Opties kunt u de referentie ook benomen.

Regelnummer

Het regelnummer wordt vastgelegd in het invoervak Regelnummer . Wanneer er meerdere facturen zijn met hetzelfde regelnummer dan wordt de factuur daarna gesorteerd op basis van de sortering die is ingesteld in de layout. Standaard is het regelnummer altijd nul.


Facturering

457

Alleen wanneer u onderaan de factuur tekst wilt afdrukken dan kunt u het regelnummer gebruiken. Maar in de praktijk wordt het regelnummer zelden toegepast. Onderdrukken op factuur

Met de keuzelijst Onderdrukken op factuur kunt u aangeven onder welke condities de factuurregel op de factuur niet afgedrukt hoeft te worden. Doorgaans wordt deze instelling overgenomen van het artikel.

Klantnummer

In het invoervak Klantnummer wordt het klantnummer vermeld. Deze optie is uitsluitend van belang indien aankopen van verschillende klanten wordt gefactureerd naar één klant. Dus bij de klant is de factuurdebiteur ingesteld.

Klantnaam

Bevat de naam van de klant. Deze optie is uitsluitend van belang indien aankopen van verschillende klanten wordt gefactureerd naar één klant.Dus bij de klant is de factuurdebiteur ingesteld.


Top Level Intro

Part

XVI

Financieel

16

459

Financieel Op basis van de ingelezen kassarapportage stelt CarianInBusiness een financieel journaal op. Afhankelijk van de instelling kunt u dagelijks, wekelijks of maandelijks een rapportage opstellen. Ook is het mogelijk om de financiele rapportage voor meerdere kassa's samen te nemen tot één rapportage. De financiele rapportage kunt u inzien en exporteren via Financieel | Financieel journaal.

Inzien Financieel journaal In het venster Financieel journaal kunt u de journaal boeking inzien door het volgen van de onderstaande procedure:

Inzien financieel journaal -

Klik op de opdrachtknop Inzien of

-


-

Druk op de toetscombinatie ALT-I

Afdrukken Financieel journala Om één of meerdere journaal boekingen af te drukken dient u eerst de journaal boekingen te markeren en daarna klik op u de opdrachtknop Afdrukken. Afdrukken journaal 1.

Markeer de journaal posten die u wilt afdrukken

2.



460

V-Solution

Exporteren Journaal CarianInBusiness biedt de mogelijkheid aan om de financiele transacties te exporteren naar een financieel pakket zoals Exact, King, Grote Beer of Snelstart. De journaal posten kunnen worden geexporteerd door het volgen van de onderstaande procedure: Exporteren van de journaal posten 1.

Markeer de journaal posten die u wilt exporteren

2.

Klik op de opdrachtknop exporteren 3.

4.


Na het exporteren vraagt de software of de journaal posten correct zijn geexporteerd. Indien u deze vraag met ja beantwoord, dan worden de boekingen die nog in de concept status staan, in de definitieve status gezet.


Top Level Intro

Part

XVII

462

17

V-Solution

Hoe moet ik? Enter topic text here.

17.1

Reclames CarianInBusiness biedt u de mogelijkheid om reclames en andere aanbiedingen vast te leggen. U kunt de reclames vastleggen in de sectie Reclame.

Binnen deze sectie kunt u nieuwe aanbiedingen voor het desbetreffende artikel toevoegen, bestaande aanbiedingen verwijderen of wijzen. Om een nieuwe aanbieding vast te leggen of een bestaande aanbieding te wijzigen wordt het dialoogvenster Reclame geactiveerd waarn u de gegevens kunt vastleggen.

Toevoegen nieuwe reclame In het onderhouden venster kunt u eventueel nieuwe reclame toevoegen.

Toevoegen nieuwe artikelgroep -

Klik op de opdrachtknop Toevoegen


Hoe moet ik?

463

of -


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe reclame, wordt een leeg invoervenster reclame gegevens getoond. U kunt vervolgens de gegevens van de nieuwe reclame vastleggen.

Wijzigen bestaande reclame Om een bestaande reclame te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op de reclame dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaande artikelgroep -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaande reclame wordt ook nu het invoervenster reclame gegevens geactiveerd. Echter nu worden de gegevens van de door u geselecteerde reclame getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen.

Verwijderen bestaande reclame Overbodige reclames kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de reclame te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:


464

V-Solution

Verwijderen nieuwe gegevens -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde reclame daadwerkelijk wil verwijderen.

Zie ook: Reclame

17.1.1 Reclamesgegevens

Startdatum

De datum waarop de


Hoe moet ik?

465

reclame in moet gaan, kunt u in geven in het invoervak Startdatum Einddatum

In het invoervak Einddatum kunt u de datum ingeven waarop de reclame voor het laatst geldig is.

Prijs

In het invoervak prijs dient u de reclameprijs in te geven.

Dagen

Middels de aanrkuisvakken maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag en zondag kunt u vastleggen op welke dagen het artikel in de reclame is.

Tip Tijdens het versturen van de artikelen naar de kassa houdt Compad Store Automation rekening met de reclames. Met andere woorden: u dient wel de artikelen tijdig naar de kassa te versturen. Sommige kassa's hebben zelf geen reclame mogelijkheden!!

17.2

Voorraad Volgt....

17.2.1 verkoop/voorraad rapport In dit deel van de documentatie wordt beschreven hoe u snel en op eenvoudige wijze kunt beschikken over een verkoop rapport waarop gegevens zoals verkoop, representatie, eigen verbruik, derving/breuk als ook voorraad gegevens zoals beginvoorraad, eindvoorraad per maand inzichtelijk wordt gemaakt. Hieronder treft u een voorbeeld


466

V-Solution

aan.

*** Voorbeeld rapport ***

Inleiding Alle aankopen op de kassa worden door CarianInBusiness verzameld en op een verkoop/voorraad rapport vermeld. Ieder magazijn heeft zijn eigen verkoop/voorraad rapport. Een kassa kan een bepaald magazijn worden gekoppeld. Is een kassa systeem binnen CarianInBusiness niet aan een bepaald magazijn gekoppeld, dan koppelt de software deze aan het standaard magazijn. De kassa heeft de mogelijkheid om middels zogenaamde modifier bepaalde kenmerken aan een verkoopregistratie mee te geven. Door het gebruik van modifier worden de artikelen tegen nulprijs of tegen een gereduceerd tarief geregistreerd. Door binnen de software een modifier te koppelen aan de kolommen "breuk", "eigen verbruik" en "representatie" kan de software deze registraties in de juiste kolom plaatsen. In een verkoopregistratie niet middels een aan deze kolommen gekoppelde modifier gebruik, dan zal de software de verkoopregistratie zien als gewone verkoop. Naast de kolommen "verkoop", "breuk", "eigen verbruik" en "derving" kent CarianInBusiness ook nog specifieke kolommen voor de voorraad, zoals begin voorraad, inkoop en getelde eindvoorraad. Door bij het eerste verkoop/voorraad rapport van een bepaald magazijn eenmalig de begin voorraad op te geven en de ingekocht voorraad over de desbetreffende maand, heeft u na de eerste maand een perfect overzicht van de theoretische eindvoorraad. Desgewenst kunt u de juist getelde eindvoorraad ook nog invoeren. Na het afdrukken van het verkoop/voorraad rapport gebruikt CarianInBusiness de getelde eindvoorraad (of indien deze niet is ingevuld, de theoretische eindvoorraad) als nieuwe begin voorraad voor de nieuwe maand.

De werking In de inleiding is de werking van het verkoop/voorraad rapport al tot in detail beschreven. In dit deel van de handleiding worden de handelingen beschreven.


Hoe moet ik?

467

17.2.1.1 Voorbereiding

Om gebruik te maken van dit rapport moet u beschikken over de voorraad module en dient u de volgende voorbereidingen te treffen. Er vanuit gaande dat CarianInBusiness op uw computer is geinstalleerd en dat goed is geconfigureerd. Bovendien gaan wij er vanuit dat de kassagegevens inmiddels vanuit uw kassa zijn ingelezen.

Inschakelen verkoop/voorraad rapport Als eerste dient u de optie verkoop/voorraad rapport binnen de software te activeren. Dat kan middels de onderstaande procedure uit te voeren: 1. 2. 3.

Ga in CarianInBusiness naar Extra | Opties Klik op de rubriek Voorraad Selecteer middels de keuzelijst Soort voorraadrapport voor Eenvoudig verkoop/voorraad rapport 4. Klik op de opdrachtknop Ok om de wijziging op te slaan.

Modifiers toekennen aan de kolommen "breuk", "eigen verbruik", en "representatie" De kassa heeft de mogelijkheid om middels zogenaamde modifier bepaalde kenmerken aan een verkoopregistratie mee te geven. Door het gebruik van modifier worden de artikelen tegen nulprijs of tegen een gereduceerd tarief geregistreerd. Door binnen de software een modifier te koppelen aan de kolommen "breuk", "eigen verbruik" en "representatie" kan de software deze registraties in de juiste kolom plaatsen. In een verkoopregistratie niet middels een aan deze kolommen gekoppelde modifier gebruik, dan zal de software de verkoopregistratie zien als gewone verkoop. 1. Ga naar Kassa | Modifiers onderhouden. 2. Selecteer de modifier Derving/breuk en klik op wijzigen 3. Middels de keuzelijst Type kunt u aangeven hoe de software deze modifier moet zien. U heeft hierbij keuze uit "Breuk", "Eigen verbruik" en "Representatie". 4. Klik op de opdrachtknop Ok om de gegevens op te slaan.


468

V-Solution

5.

Herhaal de stappen 6 t/m 8 voor de overige modifiers.

Modifiers toekennen aan de kolommen "breuk", "eigen verbruik", en "representatie" Standaard beschikt CarianInBusiness over minimaal één magazijn. Wanneer u over meerdere magazijnlocaties beschikt en u wilt van iedere locatie een eigen verkoop/voorraad rapport ontvangen, dan dient u deze magazijnen binnen de software te definieren middels de volgende procedure: 1. 2. 3. 4. 5.

Ga naar Inkoop | Magazijnen. Klik op de opdrachtknop Toevoegen om een nieuw magazijn toe te voegen. Geef een unieke naam van het magazijn in. Klik op de opdrachtknop Ok om de wijzigingen op te slaan. Herhaal indien nodig de stappen 2 t/m 4 voor de overige magazijnlocaties.

Magazijnen toekennen aan de kassa Doordat de software weet op welke kassa een bepaalde uitgifte heeft plaatsgevonden, kan via de kassa instellingen het magazijn worden achterhaald. Is er bij de kassa geen magazijn vastgelegd dan wordt uitgegaan van het standaard magazijn. Het wijzigen van het toegekende magazijn of het toekennen van een magazijn aan een kassa kan middels de volgende procedure: 1. 2.

Ga naar Kassa | Kassa's onderhouden. Selecteer de gewenste kassa en klik op de opdrachtknop Wijzigen 3. Selecteer middels de keuzelijst Magazijn het gewenste magazijn. 4. Klik op de opdrachtknop Ok om de wijzigingen op te slaan. 5. Herhaal indien nodig de stappen 2 t/m 4 voor de overige kassa's. Na deze voorbereiding is CarianInBusiness klaar voor het bijhouden van een verkoop/voorraad rapport. Alle verkopen / uitgiften die op de kassa worden geregistreerde worden bijhouden op een verkoop/ voorraadrapport. Per magazijn wordt een eigen apart verkoop/ voorraadrapport bijgehouden. Doordat de software weet op welke kassa een bepaalde uitgifte heeft plaatsgevonden, kan via de kassa instellingen het magazijn worden achterhaald. Is er bij de kassa geen


Hoe moet ik?

469

magazijn vastgelegd dan wordt uitgegaan van het standaard magazijn 17.2.1.2 Werking

Wanneer u alle voorbereiding correct heeft opgevolgd, zal CarianInBusiness voor u per maand per magazijn een verkoop/ voorraad rapport bijhouden. Zodra een verkoopregistratie in de nieuwe maand valt, zal de software automatisch een nieuw rapport aanmaken. De software kan op grond van de door u vastgelegde instellingen de verkopen verdelen onder de kolommen: verkoop, breuk, representatie en eigen verbruik. Naast deze kolommen biedt CarianInBusiness u ook nog de mogelijkheid om uw inkopen vast te leggen. Op deze manier heeft u aan het eind van de maand een goed overzicht van de inkopen ten opzichte van uw verkopen. De software kan op basis van deze informatie zelf de eindvoorraad berekenen. Alle rapporten die door de software worden opgesteld staan in de zogenaamde concept status. Zodra u een rapport afdrukt, wordt aan u gevraagd of het rapport goed is afgedrukt en als definitief kan worden beschouwd. Op dat moment zal de software de status va het zo net afgedrukte rapport wijzigen van concept naar definitief. Tevens zal CarianInBusiness de eindvoorraad van het afgedrukte rapport gaan gebruiken als de nieuwe begin voorraad voor het rapport van de nieuwe maand. Als dit rapport al aanwezig is, omdat er al nieuwe transacties zijn verwerkt voor de nieuwe maand dan zal dit geen nadelige gevolgen hebben. De software herkend dit rapport en zal gewoon doen wat u waarschijnlijk verwacht. Namelijk enkel de beginvoorraad van het reeds aanwezige rapport wordt aangepast.

Rapport wijzigen De software registreert zelf op basis van de kassarapportage welke artikelen zijn verkocht tegen welke prijs. Middels de software kunt u snel en eenvoudig per artikel de beginvoorraad, de inkoop en de getelde eindvoorraad vastleggen. Op basis van de door de software gebruikte kopieer techniek hoeft u de begin voorraad alleen voor het eerste rapport vast te leggen. Voor de daarop volgende rapporten gebruik de software namelijk iedere keer de eindvoorraad van het rapport van de vorige maand. Om de waarden voor de beginvoorraad, inkoop en eindvoorraad vast te kunnen leggen, volgt u de volgende werkwijze:

1.


Ga naar Verkoop | Verkooprapport

470

V-Solution

2. 3. 4.

Selecteer het rapport dat u wilt wijzigen Klik op de opdrachtknop Wijzigen In het venster Verkooprapport ziet u de gedetaileerde rapport gegevens staan. 5. Klik op de opdrachtknop Wijzigen 6. Middels de toetsen TAB en SHIFT-TAB kunt u door de verschillende kolommen stappen 7. Met de cursortoetsen omhoog en omlaag kunt u zich door de kolom bewegen. 8. Door de betreffende waarden aan te passen kunt u het rapport wijzigen. 9. Klik op ENTER toets om de wijziging op te slaan. 10. Klik op de opdrachtknop Ok om het venster rapport gegevens af te sluiten.

Rapport afdrukken Alle rapporten die door de software worden opgesteld staan in de zogenaamde concept status. Zodra u een rapport afdrukt, wordt aan u gevraagd of het rapport goed is afgedrukt en als definitief kan worden beschouwd. Op dat moment zal de software de status va het zo net afgedrukte rapport wijzigen van concept naar definitief. Tevens zal CarianInBusiness de eindvoorraad van het afgedrukte rapport gaan gebruiken als de nieuwe begin voorraad voor het rapport van de nieuwe maand. Voor het afdrukken van het verkoop/voorraad rapport volgt u de onderstaande prcoedure:

1. Ga naar Verkoop | Verkooprapport 2. Markeer de gewenste rapporten 3. Klik op de opdrachtknop Afdrukken 4. Selecteer in het rapport selectie venster de gewenste rapportlayout 5. Klik op de opdrachtknop Ok 6. Na het afdrukken van de gemarkeerde rapporten vraagt de software of de rapporten goed zijn afgedrukt. 7. Bevestig deze vraag met Ja om de status van de afgedrukte rapporten te wijzigen in Definitief. Tevens zal de software de eindvoorraad van het afgedrukte rapport gebruiken als de beginvoorraad van het nieuwe rapport


Hoe moet ik?

471

17.2.2 Relatie leggen tussen verkoop en inkoop Met CarianInBusiness in combinatie met de module Voorraad kunt u een verkoopartikelen koppelen aan één of meerdere inkoopartikelen. Hiervoor moet u de optie Voorraad van het desbetreffende artikel inschakelen. Dan kunt u via de rubriek Inkoop de relatie vastleggen tussen het verkoopartikel en de verschillende inkoopartikelen. Een verkoopartikel waarvan u de voorraad wilt bijhouden moet worden gekoppeld aan minimaal één inkoopartikel. Het is ook mogelijk om een verkoopartikel te koppelen aan meerdere inkoopproducten. Bijvoorbeeld een samengesteld product zal een broodje hamburger bestaat uit meerdere inkoopproducten. Voor iedere koppeling met een inkoopproduct dient u het artikelnummer van het inkoopproduct in te geven de hoeveelheid dat u nodig heeft.

In het bovenstaande dialoogvenster ziet u het verkoopartikel kopje koffie is gekoppeld het pak koffie van 1 kilogram en dat we voor het zetten van een kopje koffie 8 gram koffie nodig hebben. Omdat de gast/klant bij het kopje koffie ook nog een koekje krijgt is het verkoopartikel ook nog gekoppeld aan het koffiekoekje. In deze sectie kunt u nieuwe relaties tussen het verkoopartikel en het inkoopartikel toevoegen, wijzigen of verwijderen. Ook is het mogelijk om een relatie te leggen met een recept in plaats van met een inkoopproduct.


472

V-Solution

De opdrachtknop Kopieren is alleen beschikbaar indien er nog geen relatie tussen het verkoopartikel en een inkoopartikel (of receptuur) is vastgelegd. Middels deze opdrachtknop kunt u snel het verkoopartikel kopieren als inkoopartikel. De software zal dan tevens een relatie leggen tussen deze twee producten.

Toevoegen nieuwe relatie leggen tussen verkoopartikel en inkoopartikel -


-


-


Nadat u opdracht heeft gegeven voor het toevoegen van een nieuwe relatie tussen het verkoopartikel en het inkoopartikel, wordt het lege dialoogvenster Samengesteld artikel getoond. U kunt vervolgens de relatie leggen tussen het verkoopartikel en het inkoopartikel. Om een bestaande artikel te wijzigen plaatst u eerst de blauwe selectiebalk op het artke dat u wilt wijzigen, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen:

Wijzigen bestaand relatie leggen tussen verkoopartikel en inkoopartikel -


-


-


Bij het wijzigen van een bestaand relatie wordt ook nu het invoervenster Samengesteld artikel gegevens geactiveerd. Echter nu


Hoe moet ik?

473

worden de gegevens van de door u geselecteerde samenstelling getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen. Overbodige artikelen kunt u vanuit het onderhouden venster verwijderen door de artikel te selecteren, daarna kiest u voor een van de onderstaande handelingen: Verwijderen relatie leggen tussen verkoopartikel en inkoopartikel -


-


-


CarianInBusiness vraagt aan u of u de door u geselecteerde relatie daadwerkelijk wil verwijderen.

17.3

Vrije velden Enter topic text here.


474

V-Solution

17.3.1 Voorbereiding Enter topic text here.

17.3.2 Werking Enter topic text here.


Top Level Intro

Part

XVIII

476

18

V-Solution

Programma instellingen Enter topic text here.

18.1

Programma instellingen Enter topic text here.

18.1.1 Licentie Enter topic text here.

18.1.2 Bestandslocatie Enter topic text here.

18.1.3 Bedrijfsgegevens Enter topic text here.

18.1.4 Artikelbeheer Enter topic text here.

18.1.5 Ingredienten Enter topic text here.

18.1.6 Factuur Enter topic text here.

18.1.7 Factuurmutaties Enter topic text here.

18.1.8 Voorraad Enter topic text here.

18.1.9 Matrix Enter topic text here.

18.1.10 Order Enter topic text here.


Programma instellingen

18.1.11 Personeelsmanagement Enter topic text here.

18.1.12 Taal Enter topic text here.

18.2

Importeren Enter topic text here.

18.2.1 Vensterinstellingen Enter topic text here.

18.3

Klanten Enter topic text here.

18.3.1 Algemeen Enter topic text here.

18.3.2 Klantenpas Enter topic text here.

18.3.3 Invoer/weergave' Enter topic text here.

18.4

Financieel Enter topic text here.

18.4.1 Algemeen Enter topic text here.

18.4.2 Factuur exporteren Enter topic text here.

18.4.3 Debiteuren exporteren Enter topic text here.


477

478

18.5

V-Solution

Koppelingen Enter topic text here.

18.5.1 Vectron Commander Enter topic text here.

18.5.2 Carian Enter topic text here.

18.5.3 Digi Enter topic text here.

18.5.4 Webcam Enter topic text here.


Top Level Intro

Part

XIX

480

19

V-Solution

Meest gestelde vragen In dit hoofdstuk komen de meest gestelde vragen aanbod met betrekking tot de Etiketteringsmodule. Wanneer u in dit hoofdstuk geen antwoord kunt vinden op uw vraag, raadpleeg dan onze website (www.compad.nl) of neem contact op met uw softwareleverancier.

19.1

Installatie

19.1.1 Windows XP Enter topic text here.

19.1.2 Windows Vista Afhankelijk van uw configuratie van Windows Vista kan het noodzakelijk zijn dat bepaalde instellingen van uw besturingssysteem nog niet correct zijn vastgelegd.

19.2

Weergave Enter topic text here.

19.2.1 Letters zijn in elkaar gedrukt In sommige gevallen afhankelijk van de configuratie van uw besturingssysteem kan het voorkomen dat de letters van bepaalde invoervakken in elkaar zijn gedrukt, zoals hieronder wordt weergegeven.


Meest gestelde vragen

481

Oplossing Windows XP Het bovengenoemde probleem kunt u oplossen door het ClearType lettertype uit te schakelen. In Windows XP schakelt u de ClearType lettertype uit door het volgen van de onderstaande procedure:

ClearType uitschakelen 1. Plaats de muis op het bureaublad en klik op de rechtermuisknop om het snelmenu te activeren. 2. Selecteer in het snelmenu de optie Eigenschappen en klik op de linkermuisknop om uw keuze te bevestigen. 3. Klik op het tabblad Vormgeving 4. Klik op de opdrachtknop Effecten 5. Schakel de optie Randen van letters vloeiend op het scherm weergevene en wel als volgt uit. 6. Klik op de opdrachtknop Ok om de wijziging op te slaan.


482

V-Solution

7. Klik nogmaals op de opdrachtknop Ok om het venster Instellingen voor vormgeving te sluiten.

Oplossing Windows Vista Het bovengenoemde probleem kunt u oplossen door het ClearType lettertype uit te schakelen. In Windows Vista schakelt u de ClearType lettertype uit door het volgen van de onderstaande procedure:

ClearType uitschakelen 1. Plaats de muis op het bureaublad en klik op de rechtermuisknop om het snelmenu te activeren. 2. Selecteer in het snelmenu de optie Aan persoonlijke voorkeur aanpassen en klik op de linkermuisknop om uw keuze te bevestigen. 3. Klik op de optie Kleur en vormgeving van vensters 4. In het venster Kleur en vormgeving van vensters klikt u op de optie Eigenschappen van klassieke vormgeving openen voor meer opties 5. Klik op de opdrachtknop Effecten 6. Schakel de optie Randen van letters vloeiend op het scherm weergevene en wel als volgt uit.

7. Klik op de opdrachtknop Ok om de wijziging op te slaan.


Meest gestelde vragen

483

8. Klik nogmaals op de opdrachtknop Ok om het venster Instellingen voor vormgeving te sluiten. 9. Sluit alle overbodige vensters.

19.3

Updates De meestgestelde vragen met betrekking tot het installeren van updates vindt u in deze sectie 1. Hoe kan ik een update installeren? CarianInBusiness beschikt over een zogenaamde Live Update. Dat houdt in dat de software periodiek controleert of er een update beschikbaar is. Wanneer er een update beschikbaar is, dan kunt u er voor kiezen om deze update te installeren. Het ophalen en installeren van een update verloopt via Internet. 2. Tijdens het controleren van een update krijg ik de melding ‘Address not found’? Om vast te kunnen stellen of er een update beschikbaar is heeft CarianInBusiness Internet toegang nodig. Met de melding ‘Address not found’ wordt aangegeven dat u op dat moment geen toegang heeft tot Internet. U kunt dit probleem oplossen door bijvoorbeeld uw Internet Explorer te openen en naar een willekeurige website te gaan (bijvoorbeeld www.compad.nl). Een andere oorzaak van deze melding zou kunnen zijn dat er een storing is met onze website, waardoor niet kan worden vastgesteld of er een update beschikbaar is. Dit kunt u controleren door middels Internet Explorer onze website te bezoeken. het adres is www.compad.nl 3. Kan ik het installeren van een update ook uitstellen naar een later tijdstip? Ja het ophalen en installeren van een update kan altijd worden uitgesteld tot een later tijdstip. Via Extra | Update Wizard kunt u op een later tijdstip alsnog de update installeren.

19.4

Contract Naast de technische vragen krijgen wij ook regelmatig over de overeenkomst die u met ons sluit. Hieronder treft u aan een overzicht van de meest gestelde vragen op het gebied van het contract.

1. Kan ik de complete voorwaarden ook ergens nalezen? Ja, via onze website www.compad-software.com/voorwaarden/


484

19.5

V-Solution

Meer informatie Heeft u naar aanleiding van deze informatie nog vragen, dan biedt Compad Software u de volgende dienst aan: Internet via onze website geven wij u de meest actuele product informatie over onze producten; Aanvullende documentatie. Via onze website vindt u naast de meest actuele productinformatie ook aanvullende handleidingen en speciale handleiding voor een bepaald thema.


485

Voor meer informatie bezoek onze website www.compad.nl


www.compad.nl

V-Solution Compad Software

Recommend Documents