Communicatieplan Stichting Pensioenfonds Deutsche Bank Nederland Algemeen Volgens het pensioenreglement van Stichting Pensioenfonds Deutsche Bank Nederland (het “Fonds”), dient het Fonds te beschikken over een communicatiestrategie. In het onderstaande communicatieplan zullen wij achtereenvolgens aandacht besteden aan het volgende: Doelstelling van onze communicatie en de meetpunten; Doelgroepen en de communicatie per doelgroep; Communicatiemiddelen en frequentie; Communicatieplanning en budget. Dit communicatieplan zal jaarlijks door de Communicatie Commissie (bestaande uit bestuursleden: Simone Huis in ‘t Veld, Frank Segers, Patty Medico en Betty Mulder namens de gepensioneerden) van het Fonds worden geëvalueerd en waar nodig worden herzien of aangepast. Deze versie van het communicatieplan bevat de evaluatie van het plan uit 2014 en geldt voor 2015/16. Tevens is rekening gehouden met de nieuwe communicatiewet die met ingang van 2016 van kracht zal zijn. Deze nieuwe wet heeft tot doel de digitale communicatie te bevorderen en uitingen van Pensioenfondsen in een meer uniforme en duidelijkere taal te publiceren. Bestuursondersteuning heeft een eerste sessie over de nieuwe wetgeving bijgewoond en zal een overzicht schrijven over de stappen die door ons gezet moeten worden om ons beleid in lijn met de wetgeving te brengen c.q. houden. Hiervoor volgt een apart document. Plan van aanpak van Syntrus Achmea i.v.m. de nieuwe wet pensioencommunicatie sluiten wij bij. Een voorlopige begroting wordt in dit budget meegenomen.
Doelstelling en meting Het Fonds beoogt met de hierna uitgewerkte communicatie-activiteiten: -
-
-
De brede achterban te informeren over de inhoud van de pensioenkeuzes en beslissingen genomen door het bestuur; De kennis over de mogelijkheden en de waarde van de pensioenregeling te vergroten (communicatie over de waarde van de regeling op bepaalde pensioen momenten); De bewustwording van de deelnemers te stimuleren over relevante wijzigingen in wetgeving en gevolgen voor de regelingen van het Fonds; De betrokkenheid van de actieve deelnemers te stimuleren.
Teneinde tot een concrete meting van de communicatie van het Fonds te komen, hebben wij een communicatiepanel opgericht, waarin een aantal actieve deelnemers vertegenwoordigd zijn. Zij kunnen onze communicatie
testen en eveneens feedback geven over belangrijke communicatie en/of bijeenkomsten. Dit gebruikerspanel bestaat uit vertegenwoordigers van alle business units en service onderdelen van de werkgever. Jaarlijks zal deze commissie om feedback gevraagd worden hoe tegen het Fonds wordt aangekeken en hoe de communicatie wordt ontvangen. Daarnaast zullen belangrijke voorgenomen wijzigingen in de regeling voorgelegd worden aan dit panel. Hiervoor wordt een aparte bijlage aan dit plan toegevoegd. In 2014 is een enquete gehouden door een extern bureau n.a.v. de roadshow over de nieuwe pensioenregeling en wetgeving. De enquete is door 271 medewerkers beantwoord, waarvan 168 een bijeenkomst bijgewoond hadden. Van deze groep vond 95% de bijeenkomst zinvol. Het Pensioenfonds heeft een 7,5 op een schaal van 10 voor communicatie gekregen. De communicatiecommissie zal voor belangrijke externe communicatie zoals toeslagverlening en website wijzigingen, de inhoud ook voorleggen aan de vertegenwoordiger van Legal in de Governance en Risk Commissie en HR. Zij zullen de juridische achtergrond en de communicatie op basis van de corporate guidelines testen. Bestuursondersteuning zal in de tweede helft van 2015 de website aanpassen naar de huidige pensioenwetgeving. Vanaf 2016 zal met ondersteuning van pensioenuitvoerder Syntrus Achmea het “Pensioen 1,2,3, de berichtenbox, pensioenbrieven in heldere taal en overige punten uit de wet pensioencommunicatie geimplementeerd worden.Dit alles zal op juistheid en volledigheid gecontroleerd worden in afstemming met de communicatiecommissie. Doelgroepen en Communicatie per Doelgroep Alle onderstaande communicatie verloopt via Syntrus Achmea. Actieve deelnemers Het Fonds verstrekt actieve deelnemers jaarlijks in de vorm van een Uniform Pensioenoverzicht (UPO): Een opgave van de verworven pensioenaanspraken; Informatie over de toeslagverlening; Een opgave van de aan het voorafgaande kalenderjaar toe te rekenen waarde-aangroei van pensioenaanspraken overeenkomstig artikel 3.127 van de Wet inkomstenbelasting 2001 en de daarop berustende bepalingen; Een overzicht van de te bereiken pensioenaanspraken. Start van deelname Binnen drie maanden nadat de werkgever een pensioenovereenkomst met de werknemer gesloten heeft, ontvangt deze een startbrief waarin de deelnemer geïnformeerd wordt over: De inhoud van de pensioenregeling; De toeslagverlening; Het recht van de werknemer om bij het Fonds het toepasselijke reglement op te vragen;
2
-
-
Omstandigheden die betrekking hebben op het functioneren van het Fonds; Het recht van de werknemer om bij het Fonds een verzoek in te dienen voor een berekening van de effecten van uitruil op zijn pensioenaanspraak; en Andere onderwerpen krachtens het Besluit uitvoering Pensioenwet.
Met ingang van 2016 zal deze startbrief vervangen worden door het zogenaamde Pensioen “1,2,3”. Hierin zijn de algemene kenmerken van de regeling opgenomen, echter door middel van gelaagde informatie. De eerste stap van deze gelaagde informatie die uitsluitend on-line beschikbaar is, bevat wettelijk voorgeschreven iconen en teksten, die vrij algemene gegevens bevatten. In laag 2 zal pas ingegaan worden op de kenmerken van de betreffende pensioenregeling e.d. In Laag 3 wordt diepgaandere informatie van het Fonds verstrekt.. Het ligt in de bedoeling dat deze Pensioen 1,2,3 op onze eigen site zal worden gepubliceerd en niet via Syntrus Achmea in afwijking van de huidige opzet. Beëindiging van deelname Bij beëindiging van deelname ontvangt de deelnemer een “uitdienstbrief”. Hierin staat de volgende informatie: Een opgave van de opgebouwde pensioenaanspraken; Informatie over toeslagverlening; Informatie die voor de deelnemer specifiek in het kader van de beëindiging relevant is; Informatie over de mogelijkheid tot afkoop en het recht tot waardeoverdracht dan wel de bevoegdheid van het Fonds tot het meewerken aan waardeoverdracht; De consequenties van arbeidsongeschiktheid; en Omstandigheden die betrekking hebben op het functioneren van het Fonds. Gewezen deelnemers/partners Het Fonds verstrekt de gewezen deelnemer één keer in de vijf jaar door middel van een Uniform Pensioenoverzicht (UPO): Een opgave van zijn opgebouwde pensioenaanspraken; en Informatie over toeslagverlening. Het Fonds informeert de gewezen deelnemer binnen drie maanden na een wijziging van het toeslagbeleid over deze wijziging. Het Fonds verstrekt de partner die gewezen partner wordt en uit dien hoofde een aanspraak verkrijgt op bijzonder partnerpensioen: Een opgave van de opgebouwde pensioenaanspraak op (bijzonder) partnerpensioen; Informatie over toeslagverlening; De mogelijkheid tot afkoop; en Overige informatie die voor de gewezen partner specifiek van belang is.
3
Tevens ontvangt de gewezen partner één keer in de vijf jaar: Een opgave van zijn opgebouwde aanspraak op (bijzonder) partnerpensioen; en Informatie over toeslagverlening. Het Fonds informeert de gewezen deelnemer binnen drie maanden na een wijziging van het toeslagbeleid over deze wijziging. Pensioengerechtigden Het Fonds verstrekt degene die pensioengerechtigde wordt door middel van een Uniform Pensioenoverzicht (UPO): Een opgave van zijn pensioenrecht; Een opgave van de opgebouwde aanspraken op partner- en wezenpensioen; en Informatie over toeslagverlening. Tevens ontvangt de pensioengerechtigde jaarlijks door middel van een Uniform Pensioenoverzicht (UPO): Een opgave van zijn pensioenrecht; Een opgave van de opgebouwde aanspraken op partner- en wezenpensioen; en Informatie over toeslagverlening. Het Fonds informeert de gewezen deelnemer binnen drie maanden na een wijziging van het toeslagbeleid over deze wijziging. (Gewezen) deelnemers, (gewezen) partners en pensioengerechtigden Het Fonds verstrekt de deelnemer, de gewezen deelnemer, de gewezen partner en de pensioengerechtigde op verzoek: Het voor hem geldende pensioenreglement; Het jaarverslag en de jaarrekening van het Fonds; De uitvoeringsovereenkomst; De voor hem relevante informatie over beleggingen en Andere onderwerpen krachtens het Besluit uitvoering Pensioenwet. Het Fonds verstrekt de deelnemer, de gewezen deelnemer en de gewezen partner op verzoek informatie die specifiek voor hem relevant is. Het Fonds verstrekt de gewezen deelnemer op verzoek een opgave van de hoogte van zijn opgebouwde pensioenaanspraken. Het Fonds verstrekt de informatie uit dit lid op verzoek ook aan vertegenwoordigers van deelnemers, van gewezen deelnemers, van gewezen partners of van pensioengerechtigden. Het Fonds kan voor de informatie op verzoek een vergoeding in rekening brengen.
4
Communicatiemiddelen en frequentie Het Fonds heeft middels publicatie op een intranetsite via de website van Deutsche Bank Nederland een eigen onderdeel geopend. Middels deze website worden de actieve deelnemers geïnformeerd over: -
Statuten; Reglementen (populaire versie en het volledige reglement); Wijzigingen in statuten/reglement; Toeslagbeleid; Balans en de resultatenrekening van het Fonds; Notulen van de deelnemersbijeenkomsten/vergaderingen; Juridische ontwikkelingen op het gebied van pensioenwetgeving; Klachtenregeling van het Fonds; Jaarverslag van het Fonds: toelichting jaaropgave UPO; ‘Frequently asked questions’ Pensioenplanner (sinds 2012); Pensioenregister; Nieuwsbrief; Verloop Herstelplan (sinds 2012 niet meer van toepassing).
Door middel van een nieuwsbrief worden de actieve en gepensioneerde deelnemers elk kwartaal (maart, juni, september en december) via de mail c.q. per brief geïnformeerd over de financiële positie van het Fonds, behaalde rendementen, actualiteiten en bestuursberichten. Sinds medio 2012 beschikt het Fonds over een Deelnemersportaal (waaronder de Pensioenplanner) en de voor de deelnemer persoonlijke pensioenopgave. Deze planner is met een wachtwoord bereikbaar. De ambitie is om alle relevantie informatie voor de pensioenwebsite zo spoedig mogelijk te publiceren na goedkeuring van de secretaris en de vertegenwoordiger van Legal in de Governance en Risk Commissie. Het taalgebruik dient eenvoudig en duidelijk te zijn. Via een Internet portal hebben pensioengerechtigden eveneens toegang tot deze gegevens. Het adres van de website staat vermeld op het maandelijks overzicht van de pensioenuitkering. Het Fonds publiceert met ingang van 2008 jaarlijks een vereenvoudigde uitgave van het jaarverslag, waarin de ontwikkelingen in het voorgaande boekjaar in begrijpelijke taal worden beschreven. Deze publicatie is gericht op deelnemers en pensioengerechtigden. Dit verslag wordt aan de gepensioneerde deelnemers thuis toegezonden. De actieve deelnemers ontvangen een digitale versie via een persoonlijke e-mail op het kantooradres. Jaarlijks organiseert het Fonds een bijeenkomst voor actieve deelnemers, waarin mededeling wordt gedaan over: De financiële situatie van het Fonds;
5
-
Wijzigingen in Bestuur, Statuten, Reglementen alsmede premie-, beleggings- en toeslagbeleid; Juridische ontwikkelingen op het gebied van de pensioenwetgeving.
In 2014 is via extra berichtgeving aandacht gevraagd worden voor deze deelnemersvergadering ter bevordering van meer aanwezige deelnemers.
In het voorjaar en per jaareinde geeft een vertegenwoordiger van het Bestuur van het Fonds een voorlichtingsbijeenkomst aan de Vereniging “Deutsche Bank Senioren”, de Vereniging waarin met ingang van 1 januari 2015 alle pensioengerechtigden vertegenwoordigd zijn. In verband met de nieuwe wetgeving inzake communicatie wil het Fonds streven naar een optimale communicatie met gepensioneerden op deze wijze. Daarnaast zal gestreefd worden naar een verdere digitale communicatie met de gepensioneerde achterban. Op de Intranetsite kan het Fonds via de Afdeling Communications van Deutsche Bank in Nederland wekelijks pensioenberichten communiceren t.a.v. wijzigingen en punten van belang voor de actieve deelnemers. Daarnaast zullen spoedeisende relevante berichten voor de actieve deelnemers direct via e-mail worden verzonden.
Communicatieplanning en Budget Het Fonds heeft voor 2014 een budget ter beschikking gesteld van € 15.000,inclusief de kosten voor de communicatie met gepensioneerden. Afrekening Budget 2014: Over 2014 zijn binnen dit budget de volgende activiteiten geboekt: Verzending Nieuwsbrieven door Syntrus Achmea
7.125,.........
Populair Jaarverslag drukwerk inclusief verzending
5.318,--
Communicatie Gepensioneerden DB Senioren oud budget Vereniging DB Senioren) Roadshows en Actieven deelnemersvergadering (PM)
1.220,--(rest via
Communicatie Onderzoek TW Totaalkosten
4.840,-19.023,--
500,--
De kosten van de Pensioenplanner/Website zijn integraal onderdeel van de servicekosten van de overeenkomst met Syntrus Achmea en als zodanig niet uit te splitsen voor communicatie. Het opstellen van Nieuwsbrieven en dergelijke vindt plaats in het kader van de algemene activiteiten van Bestuursondersteuning en wordt niet uitgesplitst.
6
Sinds 2014 worden de kosten voor de 2 bijeenkomsten met de gepensioneerden binnen de Vereniging DB Senioren en de overige communicatie-uitingen voor alle gepensioneerden (aparte website/porti/drukwerk) ten laste van het communicatie budget van het Fonds te brengen. Met ingang van 2014 worden alle communicatie uitingen aan gepensioneerden direct door het Fonds worden betaald. De bijeenkomsten zijn versoberd. Voor 2014 was een budget voor de gepensioneerden van € 5.000,-- voorgesteld, identiek aan 2012/13 i.v.m. extra communicatie over wetgeving en mogelijke gevolgen voor toeslagverlening. In 2014 is dit bedrag echter niet meer overgemaakt, maar is de directe facturering aan het Fonds ingegaan. Voor één bijeenkomst is het oude budget van de Vereniging “opgemaakt”. De tweede bijeenkomst is door het Fonds betaald en hier vermeld. . Gedurende 2014 zijn extra bijeenkomsten gepland voor actieven met roadshows in de drie vestigingen om de gevolgen van de nieuwe wetgeving en de hieruit voortkomende gewijzigde pensioenregeling toe te lichten. Hiervoor was een separaat communicatieplan opgesteld, dat geheel gevolgd werd. De gehele communicatie is intern afgewikkeld in het kader van de dagelijkse activiteiten van bestuursondersteuning. Er is een PM post van € 500 voor vervoerskosten e.d. opgenomen. Alleen de enquete als evaluatie door TW is apart vermeld. Voor 2014 hadden wij een lager budget dan in 2013 € 15.000,-- (€ 20.000,-in 2013) inclusief de extra communicatie inspanningen. De kosten voor de communicatie met gepensioneerden zijn in 2014 gedeeltelijk ten laste gegaan van het nog bij de Vereniging aanwezige budget met het doel het eigen budget van de Vereniging geheel te benutten en in de toekomst uitsluitend een communicatiebudget van SPDBNL te hebben. Wij stellen voor om voor 2015/2016 identiek aan 2014 een budget van € 15.000,-- voor de reguliere communicatie incl. bijeenkomsten en jaarverslag aan te houden. In dit bedrag zullen ook de aanpassingen van de website en de publicatie van de Pensioen 1,2,3 meegenomen kunnen worden. In 2015/2016 zal naar verwachting geen communicatie onderzoek gehouden worden, zodat een budget van € 15.000 zou moeten voldoen, ondanks de extra inspanningen i.v.m. de nieuwe wet m.u.v. de werkzaamheden van Syntrus Achmea. Voor de aanpassingen die Syntrus Achmea moet invoeren i.v.m. de nieuwe communicatie wetgeving ontvangen wij een aparte begroting die wij zullen voorleggen. Amsterdam, augustus 2015
7
