Communicatieplan Stichting Pensioenfonds Deutsche Bank Nederland Algemeen Volgens het pensioenreglement dat met ingang van 1 mei 2012 van kracht is voor de Stichting Pensioenfonds Deutsche Bank Nederland (het “Fonds”), dient het Fonds te beschikken over een communicatiestrategie. In het onderstaande communicatieplan zullen wij achtereenvolgens aandacht besteden aan het volgende: Doelstelling van onze communicatie en de meetpunten; Doelgroepen en de communicatie per doelgroep; Communicatiemiddelen en frequentie; Communicatieplanning en budget. Dit communicatieplan zal jaarlijks door de Communicatie Commissie (bestaande uit bestuursleden: Simone Huis in ‘t Veld, Frank Segers, Patty Medico en Betty Mulder namens de gepensioneerden) van het Fonds worden geëvalueerd en waar nodig worden herzien of aangepast. Deze versie van het communicatieplan bevat de evaluatie van het plan uit 2012 en geldt voor 2013/14. Doelstelling en meting Het Fonds beoogt met de hierna uitgewerkte communicatieactiviteiten: -
-
-
De brede achterban te informeren over de inhoud van de pensioenkeuzes en beslissingen genomen door het bestuur; De kennis over de mogelijkheden en de waarde van de pensioenregeling te vergroten (communicatie over de waarde van de regeling op bepaalde pensioen momenten); De bewustwording van de deelnemers te stimuleren over relevante wijzigingen in wetgeving en gevolgen voor de regelingen van het Fonds; De betrokkenheid van de actieve deelnemers te stimuleren.
Teneinde tot een concrete meting van de communicatie van het Fonds te komen, hebben wij een communicatiepanel opgericht, waarin een aantal actieve deelnemers vertegenwoordigd zijn. Zij kunnen onze communicatie testen en eveneens feedback geven over belangrijke communicatie en/of bijeenkomsten. Dit gebruikerspanel bestaat uit vertegenwoordigers van alle business units en service onderdelen van de werkgever. Jaarlijks zal deze commissie om feedback gevraagd worden hoe tegen het Fonds wordt aangekeken en hoe de communicatie wordt ontvangen. Daarnaast zullen belangrijke voorgenomen wijzigingen in de regeling, zoals in 2013/14 DB vs CDC, reëel vs. nominaal contract voorgelegd worden aan dit panel. Daarnaast zal de communicatiecommissie voor belangrijke externe communicatie zoals toeslagverlening, website wijzigingen, de inhoud ook voorleggen aan de vertegenwoordiger van Legal in de Governance en Risk Commissie en een specialist HR Rewards/Labour Affairs.
Zij zullen de juridische achtergrond en de communicatie op basis van de corporate guidelines testen. Bestuursondersteuning zal elk halfjaar de website op juistheid en volledigheid controleren en dit afstemmen met de communicatiecommissie. Doelgroepen en Communicatie per Doelgroep Alle onderstaande communicatie verloopt via Syntrus Achmea. Actieve deelnemers Het Fonds verstrekt actieve deelnemers jaarlijks in de vorm van een Uniform Pensioenoverzicht (UPO): Een opgave van de verworven pensioenaanspraken; Informatie over de toeslagverlening; Een opgave van de aan het voorafgaande kalenderjaar toe te rekenen waarde-aangroei van pensioenaanspraken overeenkomstig artikel 3.127 van de Wet inkomstenbelasting 2001 en de daarop berustende bepalingen; Een overzicht van de te bereiken pensioenaanspraken. Start van deelname Binnen drie maanden nadat de werkgever een pensioenovereenkomst met de werknemer gesloten heeft, ontvangt deze een startbrief waarin de deelnemer geïnformeerd wordt over: De inhoud van de pensioenregeling; De toeslagverlening; Het recht van de werknemer om bij het Fonds het toepasselijke reglement op te vragen; Omstandigheden die betrekking hebben op het functioneren van het Fonds; Het recht van de werknemer om bij het Fonds een verzoek in te dienen voor een berekening van de effecten van uitruil op zijn pensioenaanspraak; en Andere onderwerpen krachtens het Besluit uitvoering Pensioenwet. Beëindiging van deelname Bij beëindiging van deelname ontvangt de deelnemer een uitdienstbrief. Hierin staat de volgende informatie: Een opgave van de opgebouwde pensioenaanspraken; Informatie over toeslagverlening; Informatie die voor de deelnemer specifiek in het kader van de beëindiging relevant is; Informatie over de mogelijkheid tot afkoop en het recht tot waardeoverdracht dan wel de bevoegdheid van het Fonds tot het meewerken aan waardeoverdracht; De consequenties van arbeidsongeschiktheid; en Omstandigheden die betrekking hebben op het functioneren van het Fonds. 2
Gewezen deelnemers/partners
Het Fonds verstrekt de gewezen deelnemer één keer in de vijf jaar door middel van een Uniform Pensioenoverzicht (UPO): Een opgave van zijn opgebouwde pensioenaanspraken; en Informatie over toeslagverlening. Het Fonds informeert de gewezen deelnemer binnen drie maanden na een wijziging van het toeslagbeleid over deze wijziging. Het Fonds verstrekt de partner die gewezen partner wordt en uit dien hoofde een aanspraak verkrijgt op bijzonder partnerpensioen: Een opgave van de opgebouwde pensioenaanspraak op (bijzonder) partnerpensioen; Informatie over toeslagverlening; De mogelijkheid tot afkoop; en Overige informatie die voor de gewezen partner specifiek van belang is. Tevens ontvangt de gewezen partner één keer in de vijf jaar: Een opgave van zijn opgebouwde aanspraak op (bijzonder) partnerpensioen; en Informatie over toeslagverlening. Het Fonds informeert de gewezen deelnemer binnen drie maanden na een wijziging van het toeslagbeleid over deze wijziging. Pensioengerechtigden Het Fonds verstrekt degene die pensioengerechtigde wordt door middel van een Uniform Pensioenoverzicht (UPO): Een opgave van zijn pensioenrecht; Een opgave van de opgebouwde aanspraken op partner- en wezenpensioen; en Informatie over toeslagverlening. Tevens ontvangt de pensioengerechtigde jaarlijks door middel van een Uniform Pensioenoverzicht (UPO): Een opgave van zijn pensioenrecht; Een opgave van de opgebouwde aanspraken op partner- en wezenpensioen; en Informatie over toeslagverlening. Het Fonds informeert de gewezen deelnemer binnen drie maanden na een wijziging van het toeslagbeleid over deze wijziging. (Gewezen) deelnemers, (gewezen) partners en pensioengerechtigden Het Fonds verstrekt de deelnemer, de gewezen deelnemer, de gewezen partner en de pensioengerechtigde op verzoek: Het voor hem geldende pensioenreglement; Het jaarverslag en de jaarrekening van het Fonds; De uitvoeringsovereenkomst; De voor hem relevante informatie over beleggingen en Andere onderwerpen krachtens het Besluit uitvoering Pensioenwet. Het Fonds verstrekt de deelnemer, de gewezen deelnemer en de gewezen partner op verzoek informatie die specifiek voor hem relevant is.
3
Het Fonds verstrekt de gewezen deelnemer op verzoek een opgave van de hoogte van zijn opgebouwde pensioenaanspraken. Het Fonds verstrekt de informatie uit dit lid op verzoek ook aan vertegenwoordigers van deelnemers, van gewezen deelnemers, van gewezen partners of van pensioengerechtigden. Het Fonds kan voor de informatie op verzoek een vergoeding in rekening brengen. Communicatiemiddelen en frequentie Het Fonds heeft middels publicatie op een intranetsite via de website van Deutsche Bank Amsterdam een eigen onderdeel geopend. Middels deze website worden de actieve deelnemers geïnformeerd over: -
Statuten; Reglementen (populaire versie en het volledige reglement); Wijzigingen in statuten/reglement; Toeslagbeleid; Balans en de resultatenrekening van het Fonds; Notulen van de deelnemersbijeenkomsten/vergaderingen; Juridische ontwikkelingen op het gebied van pensioenwetgeving; Klachtenregeling van het Fonds; Jaarverslag van het Fonds: toelichting jaaropgave UPO; ‘Frequently asked questions’ Pensioenplanner (sinds 2012); Pensioenregister; Nieuwsbrief; Verloop Herstelplan.
Door middel van een nieuwsbrief worden de actieve en gepensioneerde deelnemers elk kwartaal (maart, juni, september en december) via de mail c.q. per brief geïnformeerd worden over de financiële positie van het Fonds, behaalde rendementen, verloop herstelplan en bestuursberichten. Sinds medio 2012 beschikt het Fonds over een Deelnemersportaal (waaronder de Pensioenplanner) en de voor de deelnemer persoonlijke pensioenopgave. Deze planner is met een wachtwoord bereikbaar. De ambitie is om alle relevantie informatie voor de pensioenwebsite zo spoedig mogelijk te publiceren na goedkeuring van de secretaris en de vertegenwoordiger van Legal in de Governance en Risk Commissie. Het taalgebruik dient eenvoudig en duidelijk te zijn. Via een Internet portal hebben pensioengerechtigden eveneens toegang tot deze gegevens. Het adres van de website staat vermeld op het maandelijks overzicht van de pensioenuitkering. Het Fonds publiceert met ingang van 2008 jaarlijks een vereenvoudigde uitgave van het jaarverslag, waarin de ontwikkelingen in het voorgaande
4
boekjaar in begrijpelijke taal zullen worden beschreven. Deze publicatie is gericht op deelnemers en pensioengerechtigden. Dit verslag wordt aan alle belanghebbenden thuis toegezonden. Jaarlijks organiseert het Fonds een bijeenkomst voor actieve deelnemers, waarin mededeling wordt gedaan over De financiële situatie van het Fonds; Wijzigingen in Bestuur, Statuten, Reglementen alsmede premie-, beleggings- en toeslagbeleid; Juridische ontwikkelingen op het gebied van de pensioenwetgeving. In het voorjaar en per jaareinde geeft een vertegenwoordiger van het Bestuur van het Fonds een voorlichtingsbijeenkomst aan de Vereniging “Deutsche Bank Senioren”, de Vereniging waarin een groot deel van de pensioengerechtigden vertegenwoordigd is. Op de Intranetsite kan het Fonds via de Afdeling Communications van Deutsche Bank in Nederland wekelijks pensioenberichten communiceren t.a.v. wijzigingen en punten van belang voor de actieve deelnemers. Daarnaast zullen spoedeisende relevante berichten voor de actieve deelnemers direct via mail worden verzonden. In 2013 zal via een extra mailing aandacht gevraagd worden voor de deelnemersvergadering ter bevordering van het percentage deelnemers. Communicatieplanning en Budget Het Fonds heeft voor 2012 een budget ter beschikking gesteld van € 20.000,inclusief de kosten voor de communicatie met gepensioneerden. Afrekening Budget 2012/13: Over 2012/13 zijn binnen dit budget de volgende activiteiten geboekt: Verzending Nieuwsbrieven door Syntrus Achmea
2.000
Populair Jaarverslag drukwerk inclusief verzending
8.500
Communicatie Gepensioneerden DB Senioren Communicatie Actieven deelnemersvergadering
5.000 500
Totaalkosten
16.000
De kosten van de Pensioenplanner/Website zijn integraal onderdeel van de servicekosten van de overeenkomst met Syntrus Achmea en als zodanig niet uit te splitsen voor communicatie. Het opstellen van Nieuwsbrieven en dergelijke vindt plaats in het kader van de algemene activiteiten van Bestuursondersteuning en wordt niet uitgesplitst.
5
Voor 2012/2013 is besloten de kosten voor de 2 bijeenkomsten met de gepensioneerden binnen de Vereniging DB Senioren en de overige communicatie-uitingen voor alle gepensioneerden over 2012/13 (aparte website/porti/drukwerk) ten laste van het communicatie budget van het Pensioenfonds te brengen. Er is een bedrag van € 5.000,-- overgemaakt (was over 2011 € 10.000,-- betaald door Deutsche Bank) Gedurende 2013 en 2014 zullen extra bijeenkomsten gepland worden en mogelijk roadshows om een gewijzigde pensioenregeling om de achtergrond van een nominaal en/of reëel contract uit te leggen. Hiervoor is een separaat communicatieplan gepresenteerd in de vergadering van december 2012. Gezien deze activiteiten stellen wij voor het budget ongewijzigd t.o.v. 2012 op € 20.000,-- te vast te stellen.
Amsterdam, juli 2013
6
