Oude Kerk
Open Hof Kerk Open Hof Kerk
Vredebergkerk
COMMUNICATIEPLAN Protestantse gemeente te Oosterbeek-Wolfheze Projectgroep:
Tassoula Tsaros Leoniek Vermeulen
Opdrachtgever: Coach: Klas:
Protestantse gemeente te Oosterbeek-Wolfheze, Fedde Makkinga Antoine van den Berg CON-G02
Januari 2011
438496 440606
Voorwoord Wij zijn twee vierdejaars Communicatiestudenten aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen te Nijmegen. In het kader van onze opleiding en als voorbereiding op het afstuderen volgen wij nu het Geïntegreerd Communicatieproject. Met dit project is het de bedoeling dat de verworven kennis van de afgelopen jaren nu in één plan wordt verwerkt. Aan ons is de opdracht om een geïntegreerd communicatieplan te schrijven voor de P rotestantse gemeente te Oosterbeek-Wolfheze (hierna PG O-W genoemd) waarbij wordt gekeken naar zowel de interne als externe communicatie. Door middel van enquêtes en interviews is de interne en externe communicatie onderzocht en op basis van deze uitkomsten is er een advies opgesteld. Nijmegen, januari 2011 Leoniek Ver meulen Tassoula Tsaros
2
Inhoudsopgave Managementsamenvatting .................................................................................................................................................... 4 Management summary ........................................................................................................................................................... 5 Inleiding............ ........................................................................................................................................................................ 6 Hoofdstuk 1 : Samenvatting onderzoeksr apport................................................................................................................ 7 1.1 Interviews ........................................................................................................................................................................ 7 1.2 Enquêtes........................................................................................................................................................................... 7 1.3 Desk research .................................................................................................................................................................. 8 Hoofdstuk 2 : Probleemstelling .............................................................................................................................................. 9 Hoofdstuk 3 : Doelgroepen & Doelstellingen ....................................................................................................................10 3.1 Doelgroepen ..................................................................................................................................................................10 3.2 Marketingcommunicatiedoelstellingen....................................................................................................................10 Hoofdstuk 4 : Strategie...........................................................................................................................................................11 4.1 Huidige positionering...................................................................................................................................................11 4.2 Toekomstige positionering .........................................................................................................................................11 4.3 Strategie .........................................................................................................................................................................11 4.4 Propositie .......................................................................................................................................................................11 4.4.1 Boodschap .............................................................................................................................................................11 4.4.2 Slogan .....................................................................................................................................................................11 4.4.3 Tone-of-voice ........................................................................................................................................................11 Hoofdstuk 5 : Marketingcommunicatiemiddelen.............................................................................................................12 5.1 Website ..........................................................................................................................................................................12 5.2 E-mail ..............................................................................................................................................................................12 5.3 Social media...................................................................................................................................................................13 5.4 Overige marketingcommunicatiemiddelen .............................................................................................................13 5.4.1 Doelgroep ..............................................................................................................................................................13 5.4.2 Accommodatie ......................................................................................................................................................13 Hoofdstuk 6 : Tijdsplanning...................................................................................................................................................14 Hoofdstuk 7 : Budget ..............................................................................................................................................................15 6.1 Inzet social media .........................................................................................................................................................15 6.2 Aanpassing website......................................................................................................................................................15 Hoofdstuk 8 : Evaluatie ..........................................................................................................................................................16 Bronnenlijst............................................................................................................................................................................17 Internet.............................................................................................................................................................................17 Literatuur .........................................................................................................................................................................17 Bijlagen...................................................................................................................................................................................18 Bijlage 1: Screenshot subsite.............................................................................................................................................18
3
Managementsamenvatting De PG O-W is een fusiegemeente van Protestantse Kerken in Oosterbeek en Wolfheze. De gemeente heeft twee kerken in Oosterbeek en één in Wolfheze en bestaat uit zo’n 1700 leden. Uit het onderzoek is gebleken dat de leden van de PG O-W de volgende kernwaarden het beste vinden passen bij de gemeente: Gastvrij Meelevend Verantwoordelijk Respectvol Daarnaast is gebleken dat de leden openheid erg belangrijk vinden, maar dat de PG O-W op dit moment niet open genoeg is. Over de interne communicatie zijn de leden over het algemeen wel tevreden, maar er zijn wel een aantal verbeterpunten genoemd, voornamelijk met betr ekking tot het e-mailverkeer. Naast de interne analyse is er ook gekeken naar het imago van de kerk. H et imago van de PG O-W is onderzocht door middel van een enquête onder de ex-leden van de PG O-W . Helaas zijn de bevindingen gebaseerd op een gering aantal enquêtes en daarom niet representatief. O m toch een beeld te geven van het imago van de kerk, is er onderzoek gedaan naar het algemeen imago van de kerk. Belangrijke factoren die te maken hebben met het imago van de kerk, zijn de hedendaagse beleving van religie en on tkerkelijking. Ontkerkelijking zorgt ervoor dat er een dalende trend is met betrekking tot het bezoeken van diensten in kerken in Nederland. Tijdens de analyse kwam duidelijk een knelpunt naar voren tussen de gewenste en werkelijke identiteit, namelijk ‘open’ willen zijn, maar dit niet daadwerkelijk uitstralen. Op basis van dit knelpunt is er een vernieuwde probleemstelling opgesteld. Deze luidt als volgt:
Hoe kan de Protestantse gemeente te Oosterbeek-Wolfheze, zowel intern als extern, meer openheid uitstralen?
In de nieuwe strategie is openheid het belangrijkste kernwoord. De PG O-W zal meer openheid moeten creëren en gaat dit doen door de huidige en nieuwe marketingcommunicatiemiddelen efficiënt(er) in te zetten. De belangrijkste marketingcommunicatiemiddelen bij de nieuwe strategie zijn de website, e-mail en social media. De website zal op een andere, meer efficiënte manier ingevuld worden. Het e-mailverkeer wordt beperkt en social media wordt ingezet om een netwerk te creëren en op de behoeften van dat netwerk in te spelen. De nieuwe strategie zal met ingang van februari ingezet worden. Kijkend naar de doelstellingen, zullen na een half jaar de eerste resultaten te zien zijn. Door middel van, onder andere, een enquête kunnen deze resultaten gemeten worden. Aan de nieuwe strategie zijn vrijwel geen kosten verbonden. Het aanpassen en up -to-date houden van de website en de social media, ligt in handen van de vrijwilligers van de PG O -W.
4
Management summary The PG O-W is an amalgamated municipality of Protestant Churches in Oosterbeek and Wolfheze. The community has a total of three churches, two in Oosterbeek and one in Wolfheze. Research has shown that the members of the PG O-W find the following core values most suitable for the community: Hospitable Compassionate Responsible Respectfully Research also showed that the members of the PG O-W thinks that the value openness is really important, but unfortunately they think that the PG O-W is currently not open enough. The members are quite satisfied about the internal communication, but it still needs a few improvements. These improvements are especially related to the communication tool e-mail. Besides the internal analysis, there i s also taken a look at the image of the PG O-W . The image has been researched through a survey among the former members. Unfortunately, the findings of the survey were based on a few responses and for that reason the survey isn’t representative. An analysis based on the image of the PG O-W wasn’t possible anymore and therefore an overall research was done about the image of churches in the Netherlands. Two important factors which are related to the overall image of the church are the contemporary experience of religion and secularization. Secularization causes the downward trend of less people that are going to church. The GAP analysis showed that there i s a slight GAP between the desired and the actual identity. The PG O-W wants to stand for ‘openness’, but as said before: they are currently not open enough. Based on this problem a new problem definition is made. The new problem definition is:
How can the Protestant Community in Oosterbeek-Wolfheze be, internally and externally, more open?
Openness is the most important core value for the new strategy. If the PG O-W wants to be more open, they have to use their current communication tools more efficient and they also have to use new communication tools, like social media. The website, e-mail and social media are the most important communication tools for the new strategy. The website will be filled in different, but in a more efficient way, the numbers of e-mails are going to be restricted and social media is going to be used to create a network and to keep the members/followers informed about the latest news regarding to the PG O -W. The new strategy will be deployed in February. Looking at the objectives, the first results of the new strategy will be visible after six months . These results can be measured through, for example, a survey among the members of the PG O-W. The new strategy is free of charge. Adapting the website and updating the different social media has to be done by the members of the PG O-W.
5
Inleiding Voor u ligt het communicatieplan waarin advies wordt gegeven op de gevonden probleemstelling en de hoofdvraag. Zoals omschreven in deel 5 van het onderzoeksrapport is er een vernieuwde probleemstelling 1 geformuleerd op basis van de resultaten van het onderzoeksrapport. In het volgende hoofdstuk wordt een samenvatting gegeven van het onderzoeksrapport en hier is ook de vernieuwde probleemstelling weergegeven. Om de uiteindelijke hoofdvraag te beantwoorden zijn een aantal subvragen opgesteld. Deze zullen helpen bij het uiteindelijke communicatieadvies. De volgende subvragen zijn opgesteld om de hoofdvraag te beantwoorden: Subvragen: Wat is de werkelijke en gewenste identiteit van Protestantse gemeente te Oosterbeek-Wolfheze? Hoe communiceert de Protestantse gemeente te Oosterbeek-Wolfheze op dit moment naar haar l eden? Hoe hebben de ex-leden hun lidmaatschap bij de Protestantse gemeente te Oosterbeek-Wolfheze beleefd? Welke factoren spelen een rol bij ontkerkelijking? Hoe wordt religie op dit moment beleefd? Inhoud communicatieplan De subvragen zijn beantwoord in het onderzoeksrapport en een korte samenvatting va n de resultaten is te lezen in hoofdstuk 1. Op basis van de onderzoeksresultaten is er een vernieuwde probleemstelling opgesteld. Dit omdat de vernieuwde probleemstelling duidelijk naar voren is gekomen tijdens de interviews met de leden en de algemene analyse. In hoofdstuk 2 staat de vernieuwde probleemstelling met een toelichting omschreven. In hoofdstuk 3 komen de doelgroep en doelstellingen aan bod. In dit hoofdstuk staat beschreven wie de doelgroepen van de PG O-W zijn en welke doelstellingen er binnen een bepaald tijdsbestek behaald moeten worden. Het communicatieplan gaat uiteindelijk om het advies wat ervoor moet zorgen dat de knelpunten die tijdens de onderzoeksfase zijn ondervonden opgelost worden. In hoofdstuk 4 is de nieuwe strategie voor de PG O-W omschreven. Hier zijn onder andere de nieuwe positionering en boodschap te lezen. In hoofdstuk 5 is aa ndacht besteedt aan de marketingcommunicatiemiddelen die ingezet moeten worden om deze strategie uit te vo eren. Een overzicht van de kosten die eventueel aan de nieuwe strategie verbonden zijn, is te zien in het hoofdstuk Budget. Is de nieuwe strategie succesvol en zijn de doelstellingen behaald? Om deze vragen te beantwoorden is een evaluatie nodig. In het laatste hoofdstuk van het communicatieplan, hoofdstuk 8 Evaluatie, wordt omschreven hoe de nieuwe strategie en doelstellingen geëvalueerd kunnen worden.
1
Onderzoeksrapport Protestantse gemeente te Oosterbeek-Wolfheze, december 2010
6
Hoofdstuk 1
Samenvatting onderzoeksrapport2
Diverse onderzoeksmethoden zijn gebruikt om de subvragen te kunnen beantwoorden. Er is gebruik gemaakt van interviews, enquêtes en desk research. 1.1 Interviews Om een beeld te krijgen van de interne communicatie en de werkelijke identiteit van de PG O-W, zijn er interviews gehouden met 16 leden van de PG O-W. Deze geïnterviewde leden zijn allemaal vrijwilliger bij de gemeente. Tijdens de interviews is voornamelijk gevraagd welke waarden zij het beste vinden passen bij de PG O-W en hoe zij de interne communicatie op dit moment vinden. Ook zijn er een aantal stellingen voorgelegd die men moest beantwoorden in mate van belangrijkheid. Uit de interviews is gebleken dat de leden redelijk bekend zijn met de missie en visie van de PG O-W, maar deze niet als zodanig kunnen opnoemen. Gastvrij en respectvol zijn kernwaarden van de PG O -W die ook door vrijwel alle leden zijn genoemd. Er kan dus gesteld worden dat de leden goed weten waar de kerk voor wil staan. Opmerkelijk is dat uitnodigend een kernwaarde van de kerk is en da t de leden die dit ook vinden, toch vinden dat er meer openheid mag zijn binnen de kerk, omdat de kerk op dit moment niet ‘open’ genoeg is naar hun mening. Hier is dus een kleine GAP. Over de interne communicatie zijn de leden redelijk tevreden, maar toch zijn er een aantal verbeterpunten waar de PG O-W aan kan werken. Op dit moment worden e-mails niet gericht verstuurd naar de desbetreffende personen. Het gebeurd te vaak dat sommige leden e -mails ontvangen die niet voor hen bestemd zijn. Daarnaast worden de leden overladen met e-mails. Dit komt deels omdat er niet gericht gecommuniceerd wordt. Door de vele e-mails kunnen e-mails met belangrijke informatie over het hoofd gezien worden. Twee andere punten met betrekking tot de interne communicatie zijn dat nieuwe vrijwilligers niet goed ingelicht worden over de PG O-W . Zij worden als het ware in het diepe gegooid en hierdoor zijn zij dus ook minder op de hoogte van welke personen zij het beste kunnen benaderen voor bepaalde informatie. Daarnaast zijn de meeste leden van de PG O-W niet op de hoogte van de komst van de nieuwe vrijwilligers en kennen ze hen daarom niet. Dit betekent dat er intern beter gecommuniceerd moet worden. 1.2 Enquêtes Het imago van de PG O-W is gemeten aan de hand van een enquête. Deze enquête is verstuurd naar de leden die in het afgelopen jaar hun lidmaatschap hebben opgezegd, dit betrof 30 leden. De r espons op de enquête was echter zeer gering, slechts acht mensen hebben gereageerd. Helaas bleken maar drie van de enquêtes echt bruikbaar. De betrouwbaarheid van het imago-onderzoek is daarom niet groot en daarmee ook niet representatief. Om deze reden is er tevens algemeen onderzoek gedaan naar het imago van de kerk op dit moment. Wat uit de drie bruikbare enquêtes is gebleken, is dat de meningen van de geënquêteerden erg verschillen. Eén geënquêteerde laat zich heel negatief uit, de andere twee zijn iets milder. De betrokkenheid van de personen verschilt nogal; dit ligt ook aan de functie die men had binnen de gemeente. Daarmee hang ook samen hoe men de communicatie vond; de mensen die wat meer betrokken waren bij de PG O-W, vonden de communicatie goed verlopen. De geënquêteerde die helemaal niet betrokken was, vond de communicatie helemaal niet goed verlopen
2
Onderzoeksrapport Protestantse gemeente te Oosterbeek-Wolfheze, december 2010
7
1.3 Desk research Beleving van religie en factoren van ontkerkelijking zijn twee factoren die invloed kunnen uitoefenen op de reden waarom er steeds minder gelovigen naar de kerk gaan. Daarom is er door middel van desk research algemeen onderzoek gedaan naar de beleving van religie en de factoren die samenhangen met ontkerkelijking. Uit onderzoek is gebleken dat individualisering, functieverlies, moeizame moderne socialisatie van het geloof en de fusie van de ger eformeerde en hervormde kerk factoren zijn die een rol spelen bij ontkerkelijking. Kijkend naar hoe religie in 1999 en in 2009 werd beleefd is te zien dat het kerkbezoek niet veel verschilt, maar er is wel een dalende trend. In de leeftijd van 15 tot 65+ ligt het aantal gelovigen dat naar de kerk gaat, boven de 50%. Ontkerkelijking speelt hier een belangrijke rol in. Wel is op te merken dat nog maar een kleine groep 65+’ers de kerk nog bezoekt. In 1999 was dit ongeveer 30% terwijl dit in 2009 nog maar zo’n 20% was. Er kan dus geconcludeerd worden dat de beleving van religie, met betr ekking tot het gaan naar de kerk, in de 21e eeuw duidelijk is verminderd. Men gaat minder vaak naar de kerk, maar naarmate de mensen ouder worden scharen zij zich wel meer onder één van de kerkelijke gezindten.
8
Hoofdstuk 2
Probleemstelling 3
Zoals beschreven in deel 5, paragraaf 1.6 van het onderzoeksrapport en hoofdstuk 1 van het communicatieplan willen de leden van de PG O-W de kerk als ‘meer open ’ zien. Eén van de kernwaarden van de kerk is ‘uitnodigend’, maar op dit moment wordt dit niet helemaal nageleefd. Er zijn veel verschillende besturen en commissies in de organisatie en de informatie met betrekking tot deze besturen en commissies loopt langs elkaar heen. Hierdoor weet men niet goed van elkaar wat er gedaan wordt en wanneer er bepaalde activiteiten georganiseerd worden. Dit betreft dus vooral openheid binnen de organisatie en tussen de leden. Ook hebben de leden van de kerk het gevoel dat er geen nieuwe leden welkom zijn bij de diverse commissies. Omdat de leden binnen deze commissies nogal hecht met elkaar zijn, hebben sommigen het gevoel dat er vrijwel nooit nieuwe leden bijkomen, omdat zij het idee hebben dat zij niet echt welkom zijn. Bij een ‘nieuw seizoen’ van de commissies blijft de omvang jaarlijks ook redelijk gelijk. De kernwaarde ‘uitnodigend’ komt hier dus niet echt tot zijn recht en om deze reden is ‘openheid’ ook belangrijk. Wanneer men meer openheid uitstraalt, wordt het voor nieuwe leden, zowel intern als extern, ma kkelijker om zich bij een bestuur of commissie te voegen. Om deze reden is er een nieuwe probleemstelling geformuleerd. Voor een kerk is het namelijk bela ngrijk dat iedereen zich er welkom voelt en dat zij niet het idee krijgen dat zij er niet bijhoren. Tevens is het belangrijk dat de diverse groepen binnen de organisatie van elkaar weten wat zij allemaal doen, want op deze manier ontstaan er geen overlappi ngen en kunnen misverstanden voorkomen worden. De vernieuwde probleemstelling luidt als volgt:
Hoe kan de Protestantse gemeente te Oosterbeek-Wolfheze, zowel intern als extern, meer openheid uitstralen?
3
Onderzoeksrapport Protestantse gemeente te Oosterbeek-Wolfheze, december 2010
9
Hoofdstuk 3
Doelgroepen & Doelstellingen
3.1 Doelgroepen Binnen de PG O-W zijn er drie doelgroepen vastgesteld. Hieronder een overzicht van deze doelgroepen. Doelgroepen Protestantse gemeente te Oosterbeek-Wolfheze Primaire doelgroep De eigen gemeenschap, dus de actieve leden van de kerk. Secundaire doelgroep Dit zijn de randkerkelijke, dus personen die wel lid zijn van de kerk, maar verder niets doen. Tertiaire doelgroep Gemeente Renkum (voornamelijk Oosterbeek en Wolfheze). Wordt ook wel de burgerlijke gemeente genoemd. Kijkend naar de drie doelgroepen van de PG O-W, zal voor de nieuwe strategie de primaire en secundaire groep het belangrijkste zijn. Het is namelijk belangrijk dat alle leden op de hoogte van zijn van alle activitei ten van de verschillende besturen en commissies en van de laatste ontwikkelingen binnen de kerk. Pas als intern iedereen op de hoogte is van alles wat er binnen de organisati e plaatsvindt, kan extern gecommuniceerd worden. Dit is voornamelijk om misverstanden te voorkomen. 3.2 Marketingcommunicatiedoelstellingen Zoals beschreven bij paragraaf 3.1 Doelgroepen zullen de doelstellingen gericht zijn op alle leden. Kennis: 80% van de doelgroep moet binnen een half jaar weten dat de PG O -W gastvrij, open en uitnodigend wil zijn. (1360 leden, uitgaande van 1700 leden) Houding: 60% van de doelgroep, die weet dat de PG O-W gastvrij, open en uitnodigend is, moet binnen driekwart jaar vinden dat de PG O-W gastvrij, open en uitnodigend is en is het hiermee eens. (816 leden) Gedrag: 40% van de doelgroep, die vindt dat de PG O-W gastvrij, open en uitnodigend is en het hiermee eens is, moet deze waarden toepassen op hun werkzaamheden binnen de PG O-W. (326 leden)
10
Hoofdstuk 4
Strategie
4.1 Huidige positionering ‘De PG O-W is open naar de wereld, gastvrij en uitnodigend.’ 4.2 Toekomstige positionering De toekomstige positionering heeft een grote gelijkenis met de huidige positionering. De huidige positionering is duidelijk en goed omschreven, maar er is gebleken dat deze positionering veel te weinig wordt nagestreefd. De toekomstige positionering blijft hetzelfde, maar er zit een andere strategie achter. De nieuwe strategie zal zowel intern als extern uitgedragen worden. 4.3 Strategie De PG O-W wil open naar de wereld zijn, gastvrij en uitnodigend. Dit blijken zij op dit moment niet uit te stralen met hun huidige strategie en de daarbij behorende marketingcommunicatiemiddelen. De nieuwe strategie luidt daarom als volgt: Bestaande en nieuwe mar ketingcommunicatiemiddel en efficiënt(er) inzetten om meer openheid te cr eëren. De nieuwe strategie is gebaseerd op openheid. De PG O-W zal, zowel intern als extern, meer openheid moeten creëren met behulp van de bestaande en nieuwe communicatiemiddelen. Dit betekent niet dat alle informatie met betrekking tot de gemeente openbaar moet zijn, maar de PG O-W moet wel transparanter worden dan dat ze nu zijn. Door het creëren van die openheid, zullen de drie doelgroepen meer te weten komen over de gemeente en dit maakt de PG O-W gastvrijer en daarmee meer uitnodigend. De marketingcommunicatiemiddelen die samenhangen met deze strategie, worden besproken in hoofdstuk 5 Marketingcommunicatiemiddelen. 4.4 Propositie De propositie is de boodschap die de PG O-W aan de leden wil overbrengen. Bij de nieuwe strategie blijft de boodschap vrijwel hetzelfde, echter wordt deze op een ander e wijze gefor muleerd en overgebracht. 4.4.1 Boodschap
‘Gastvrij en open voor iedereen’ ‘Ee n thuis voor iedereen’
‘Saamhorigheid’ ‘Ope n naar elkaar’
‘Erbij horen’ 4.4.2 Slogan ‘De Protestantse gemeente t e Oosterbeek-Wolfheze staat open voor iedereen.’ 4.4.3 Tone-of-voice Om saamhorigheid en openheid te creëren, wordt er geadviseerd om de doelgroep op een vriendschapp elijke en persoonlijke manier aan te spreken. Dus, worden mensen aangesproken met je of jij. Daarnaast zal elke doelgroep apart benaderd worden zoals vermeld in paragraaf 4.3.3 Communicatie. Ook zullen de uitingen van de PG O-W de waarden ‘open, gastvrij en uitnodigend’ moeten uitstralen.
11
Hoofdstuk 5
Marketingcommunicatiemiddelen
De PG O-W is met betrekking tot de communicatiemiddelen die gebruikt worden, vrij gemoderniseerd; e-mail en de website worden als twee van de drie meest gebruikte communicatiemiddelen genoemd. Daarom wordt er geadviseerd om deze middelen optimaal en efficiënter in te zetten.
Hoe kan dit geïmplementeerd worden? 5.1 Website Uit het onderzoek is gebleken dat de website één van de belangrijkste communicatiemiddelen is. Daarom wordt er geadviseerd om dit middel optimaal te gaan benutten. Op de huidige website staat heel veel informatie, ook is het voor de verschillende besturen/commissies mogelijk om hun eigen webpagina aan te passen. Helaas gaat dit ten koste van de vor mgeving, bijvoorbeeld het lettertype dat niet consistent is doorgevoerd en de plaatsing van teksten is wisselend. Om de website zo efficiënt mogelijk en gebruikersvriendelijk te houden, wordt geadviseerd om de website opnieuw in te richten. Het menu kan ongewijzigd blijven, deze indeling is prima. Om de website leesbaar en overzichtelijk te maken, is het van belang dat steeds hetzelfde lettertype gebruikt wordt voor de koppen en de teksten. Daarnaast zal de indeling van de pagina’s ook consistent moeten zijn. De huidige webpagina ‘Agenda en Links’ zal worden aangepast. Er is nu geen duidelijk overzicht te vinden van alle activiteiten, kerkdiensten en vergaderingen die plaatsvinden binnen de organisatie. Door het plaatsen van een dergelijke agenda, creëert men meer openheid en kan iedereen zien wanneer er wat te doen is. Uit het onderzoek is gebleken dat men vindt dat men niet genoeg op de hoogte wordt gehouden van de laatste informatie en ontwikkelingen binnen de PG O-W en de besturen/commissies die er binnen de organisatie zijn. Om iedereen goed op de hoogte te houden van alles wat er binnen de PG O-W speelt, zullen de webpagina’s van alle besturen/commissies worden aangepast. In bijlage 1 is een screenshot te zien van hoe de nieuwe subpagina’s van de verschillende besturen en commissies ingedeeld zou kunnen worden. Twitter en Facebook zijn de snelst groeiende social media. Social media wordt meer en meer gebruikt als 4 communicatiemiddel, door organisaties, stichtingen, maar ook door kerken. Daarom wordt er geadviseerd om social media te gaan gebruiken. Zie voor meer informatie paragraaf 4.3.2 Social media. De social media die de PG O-W gaat gebruiken, zal geïntegreerd worden op de homepage van de website. Door middel van een icoon van de social media waar men op kan klikken, komt men direct op de juiste pagina terecht. Met van het aanpassen van de website, zal men zowel intern als extern meer openheid creëren. Men kan alle informatie met betrekking tot de PG O-W vinden op de website en weet ook wie waar verantwoordelijk voor is. 5.2 E-mail E-mail wordt, naast de website en het kerkblad, genoemd als één van de meest gebruikte middelen. Toch blijken er nogal wat verbeterpunten te zijn met betrekking tot het e-mailverkeer. Om het aantal e-mails terug te dringen, is met de invoering van de nieuwe website al de grootste stap genomen. Door op de website te vermelden wie bij welk bestuur of welke commissie hoort en welke functie hij of zij heeft, weet men beter waar men ter echt kan met bepaalde vragen of opmerkingen. Men hoeft dus niet iedereen die bij dat bestuur of die commissie zit te e-mailen, maar alleen de persoon die verantwoordelijk is.
4
http://communiceerjekerk.nl/blogs/promoot-je-kerkwebsite-social-media
12
5.3 Social media Zoals eerder gezegd, is social media een steeds vaker gebruikt communicatiemiddel, met name Twitter en Facebook zijn erg in opkomst. Daarom wordt er geadviseerd om deze social media in te zetten voor de PG O-W. Door het aanmaken van een account op Twitter, Facebook en Hyves is het mogelijk om een netwerk te creër en en op de behoeften van dat netwerk in te spelen. Om de accounts te verpersoonlijken, wordt er aangeraden om bijvoorbeeld de priesters berichten te laten sturen vanaf het account. Ook kan men korte video’s plaatsen over wat er plaats vindt bij de PG O-W. De social media kunnen allemaal gekoppeld worden aan elkaar, zodat wanneer er iets geplaatst wordt op bijvoorbeeld Twitter, dit ook gel ijk op Facebook en Hyves komt te staan. Op deze manier ziet men dat de kerk helemaal niet zo ‘ouderwets’ is als men denkt, maar dat de kerk ook meegaat met de tijd. Mensen die niet naar de kerk gaan, weten ook niet wat er tijdens een dienst gebeurd. O m een reëel beeld te creëren van wat de gemeente allemaal doet, kan er een YouTube kanaal aangemaakt worden . Op dit kanaal kan men korte videofragmenten plaatsen. Deze fragmenten hoeven niet alleen fragmenten te zijn van kerkdiensten, maar kunnen ook gaan over de nevenactiviteiten die de kerk biedt. Zo kan men een totaalbeeld geven en creëer t men weer meer openheid. Een kanttekening die gemaakt kan worden bij het inzetten van social media is de mate van activiteit. Wanneer men de accounts niet regelmatig voorziet van een update, zullen de voordelen van social media niet tot zijn recht komen. Daarom wordt er geadviseerd om minimaal één keer per week op elk account een update te plaatsen. 5.4 Overige marketingcommunicatiemiddelen De website en de social media vormen in de toekomst dus een belangrijk deel van zowel de interne als externe communicatie van de PG O-W. Ook e-mail blijft zijn belangrijke functie behouden, maar het middel wordt efficiënter ingezet. Toch zijn dit niet de enige middelen die gebruikt zullen worden. De huidige 5 communicatiemiddelen zoals genoemd in het onderzoeksrapport zullen blijven bestaan, veelal in hun huidige vorm, zoals het kerkblad bijEen. Wel zal bij alle huidige middelen de nieuwe positionering in acht genomen moeten worden. Dit houdt in dat de PG O-W met zijn uitingen de waarden ‘open, gastvrij en uitnodigend’ mo et uitstralen. 5.4.1 Doelgroep Zoals in hoofdstuk 3 Doelgroepen & Doelstellingen al is aangegeven, zijn er drie doelgroepen geformuleerd. Deze doelgroepen zullen elk op een andere manier benaderd moeten worden. De primaire doelgroep zijn de actieve leden en beschikken over de meeste informatie over de PG O-W, zij moeten anders benaderd worden dan de mensen uit bijvoorbeeld de tertiaire doelgroep, de inwoners van de gemeente Renkum, die vrijwel niets weten over de PG O-W. Naast de indeling van de drie doelgroepen, kunnen die doelgroepen ook weer onderverdeeld worden in subdoelgroepen door te kijken naar bijvoorbeeld leeftijd. Jonge mensen, kinderen en tieners, moeten anders benaderd worden dan ouder e mensen. In alle communicatie-uitingen, zowel intern als extern, zal de PG O-W dus de doelgroepbenadering toe moeten passen. Op deze manier kan de PG O-W dezelfde boodschap verzenden, maar kan iedereen, ongeacht in welke doelgroep hij of zij zich bevindt, deze boodschap ook goed ontvangen en begrijpen. 5.4.2 Accommodatie In de Vredebergkerk te Oosterbeek is het mogelijk voor verenigingen en bedrijven om gebruik te maken van de ruimtes die beschikbaar zijn. Deze ruimtes kunnen gebruikt worden voor vergaderingen of bijeenkomsten, maar ook voor andere activiteiten zoals (bedrijfs -)feesten. Op dit moment wordt hier nog te weinig gebruik van gemaakt. Geadviseerd wordt om dit te communiceren naar de buitenwereld door de verenigingen en bedrijven persoonlijk te benaderen, maar ook door het kenbaar te maken in bijvoorbeeld een advertentie of via de website en de social media. De PG O-W kan verenigingen en bedrijven die ook bepaalde social media gebruiken, opnemen in hun netwerk en zo in contact met ze komen.
5
Onderzoeksrapport Protestantse gemeente te Oosterbeek-Wolfheze, december 2010
13
Hoofdstuk 6
Tijdsplanning
februari
maart
april
mei
juni
juli
augustus
september oktober
november december
januari
Website Twitter Hyves Facebook YouTube E-mail Huidige communicatiemiddelen
Kijkend naar de tijdsplanning is te zien dat de nieuwe communicatiemiddelen direct worden ingezet. Hiervoor is gekozen omdat men op deze manier het snelst ‘openheid’ creëert. Ook zal er geen periode zijn dat deze middelen niet worden ingezet, omdat social media een middel is waarmee men direct in contact kan komen met de diverse doelgroepen. Het is de bedoeling dat er minimaal eens per week een bericht of video geplaatst zal worden. Het herindelen van de website zal beginnen in februari, maar blijft het gehele jaar doorlopen omdat de site regelmatig geüpdatet en aangepast moet worden als er nieuwe leden en/of vrijwilligers bijkomen, nieuwsberichten geplaatst worden of nieuwe activiteiten zullen plaatsvinden. E-mail zal nog steeds een middel zijn wat dagelijks gebruikt wordt, maar door de nieuwe strategie zal er minder snel miscommuni catie ontstaan over welke contactpersoon er benaderd moet worden voor bepaalde zaken. Aan de huidige communicatiemiddelen zal weinig veranderd worden en deze zullen daarom ongewijzigd ingezet worden.
Hoofdstuk 7
Budget
De PG O-W is een organisatie die voornamelijk draait op vrijwilligers. Er zijn maar enkele personen in dienst, waaronder de predikanten, de koster en de medewerkers van het Kerkelijk Bureau. In het communicatieplan is rekening gehouden met het geringe budget wat de PG O -W heeft. 6.1 Inzet social media Het aanmaken van een profiel op Twitter, Facebook, Hyves en YouTube is geheel gra tis. Het up-to-date houden van de accounts kost wel tijd. Dit kan eventueel gedaan worden door de webmasters van de website of door andere vrijwilligers van de gemeente. 6.2 Aanpassing website Het vernieuwen van de website kan gedaan worden door de webmasters, met medewerking van alle verantwoordelijke personen van de besturen en commissies van de PG O -W.
Hoofdstuk 8
Evaluatie
Het behalen van de doelstellingen kan op de volgende manieren geëvalueerd worden: 1.
Aantal views per pagina op de website Op de website kan men per pagina bijhouden hoeveel mensen een bepaalde pagina bezocht hebben en dit kan dan vergeleken worden met de voorgaande jaren. Wanneer een bepaalde pagina beduidend minder views heeft dan andere of dat er een daling heeft plaatsgevonden, kan er gekeken worden of deze pagina wellicht niet goed te vinden is of dat de pagina anders ingevuld zal moeten worden. Op deze manier speelt men in op de behoeften van de leden (intern) en niet-leden (extern).
2.
Imago-onderzoek Met een imago-onderzoek onder de leden en niet-leden van de kerk, kan onderzocht worden of de doelstellingen behaald zijn. Vindt men de PG O-W gastvrij, open en uitnodigend? Men kan dit doen door middel van een enquête, di t kan zowel digitaal (mogelijk via de website of e-mail) als schriftelijk (via de post of het kerkblad bijEen).
16
Bronnenlijst Internet Social media in de kerk, geraadpleegd op 2 januari 2011 Communiceer je kerk http://co mmuniceerjekerk.nl/blogs/pro moot-je-kerkweb site-social-media Literatuur Inleiding, geraadpleegd op 23 december 2010 Leoniek Ver meulen & Tassoula Tsaros, Onderzoeksrapport Protestantse gemeente te Oosterb eekWolfheze, december 2010 Samenvatting onderzoeksr apport, geraadpleegd op 23 december 2010 Leoniek Ver meulen & Tassoula Tsaros, Onderzoeksrapport Protestantse gemeente te Oosterb eekWolfheze, december 2010 Probleemstelling, ger aadpleegd op 23 december 2010 Leoniek Ver meulen & Tassoula Tsaros, Onderzoeksrapport Protestantse gemeente te Oosterb eekWolfheze, december 2010 Marketingcommunicatiemiddelen, geraadpleegd op 30 december 2010 Leoniek Ver meulen & Tassoula Tsaros, Onderzoeksrapport Protestantse gemeente te Oosterb eekWolfheze, december 2010
17
Bijlagen Bijlage 1 Screenshot subsite
18
