Communicatieplan Community Weblectures Onderdeel van de SURF SIG WEBstroom Versie DEF – maart 2013 Versies: 1 – Debbie Braakman, 19 juni 2012 2 – aanpassingen André Rosendaal na overleg kernteam 3 – aanpassingen André Rosendaal t.b.v. overleg 11 december 2012 4 – aanpassingen Debbie Braakman na overleg 16 januari 2013 5 – aanpassingen André Rosendaal 1 maart 2013 DEF – vastgesteld in kernteam 4 maart 2013 Inleiding De Community Weblectures is onderdeel van de SURF SIG WEBstroom. De community richt zich op het delen, bundelen en verspreiden van kennis over de toepassing van weblectures in het hoger onderwijs. Zij bevordert interdisciplinaire samenwerking op dit gebied door het organiseren van periodieke bijeenkomsten, het initiëren en onderhouden van communicatie en kennisuitwisseling binnen en buiten de community, en het rapporteren over trends en ontwikkelingen in binnen- en buitenland. De community richt zich op drie themagebieden: Techniek en Innovatie, Organisatie en Didactiek. Organisatie Het kernteam bestond op 1 januari 2013 uit de volgende leden: André Rosendaal, RUG, voorzitter (contact SURF, SURFnet; voorzitten bijeenkomsten; communicatie) Hans Bronkhorst, Bronkhorst Innovatieactiviteiten (internationale contacten) Werner Degger, UvA (evalueren bijeenkomsten) Debbie Braakman, Saxion (informatie) Kees van Kuijen, TU Delft (trendwatching) Ivo Reints, SURFnet, secretaris (contactpersoon SURFnet, volgen relevante projecten)
1
Historie communicatieplan
Uit het jaarverslag 2012:
Communicatie “Buiten de community-bijeenkomsten kunnen leden met elkaar in contact komen via LinkedIn en SURFspace. Tot de leden van de community worden gerekend zij, die zich bij de LinkedIn groep Community Weblectures hebben aangesloten. Dit platform wordt gebruikt voor aankondigingen van bijeenkomsten en mededelingen vanuit het kernteam. Daarnaast is LinkedIn het primaire medium voor de leden van de community om vragen te stellen en te discussiëren. SURFspace wordt gebruikt voor het plaatsen van stukken, zoals verslagen van bijeenkomsten, jaarplannen en jaarverslagen. De SIG’s Weblectures en WEBstroom delen hetzelfde themagebied op SURFspace. Door gebruik te maken van tabbladen en RSS-feeds worden berichten die op SURFspace zijn geplaatst automatisch ook in de LinkedIn groep weergegeven. 1 Op Linkedin werden in 2012 in de groep Community Weblectures ruim 50 berichten geplaatst. Op SURFspace werden ruim 40 artikelen geplaatst waarin weblectures een rol speelden. In 2012 is een concept communicatieplan opgesteld dat begin 2013 zal worden afgerond. In het communicatieplan wordt vastgesteld op welke doelgroepen de community zich richt, wat de communicatiedoelen zijn, welke communicatiemiddelen er zijn en hoe deze zullen worden ingezet. In het plan zal ook expliciet worden uitgewerkt welke rol de site weblectures.nl (meer hierover verderop in dit jaarverslag) in de communicatiedoelstellingen kan vervullen. In de aanloop naar Dé Onderwijsdagen in november is met steun van SURF een folder gemaakt waarmee de community zich aan geïnteresseerden kan presenteren. Tijdens de Onderwijsdagen heeft het kernteam samen met andere SIG’s een stand bemand waar congresgangers werden geïnformeerd over de verschillende SIG’s.” Jaarplan Elk jaar wordt er voor de community in een jaarverslag teruggeblikt op de behaalde doelen van het afgelopen jaar. Daarnaast wordt een jaarplan geschreven met de beoogde doelen voor het komende jaar. Deze liggen op het gebied van de community-vorming, het organiseren van bijeenkomsten, het communiceren met leden van de community en het bijdragen aan professionalisering op het gebied van weblectures. Terugkerende items zijn: Organisatie van minimaal 3 bijeenkomsten van de community per jaar; Deelname aan de DIVERSE-conferentie en onze inbreng daarbij; 1
Per 15 maart 2013 stopt Linkedin met het weergeven van RSS feeds, waardoor deze mogelijkheid vervalt.
2
Deelname aan Dé Onderwijsdagen en onze inbreng daarbij. Communicatiedoelstelling: De communicatiedoelstelling kent drie kerntaken: -
Het promoten van het gebruik van weblectures;
-
Het verspreiden van kennis over weblectures;
-
Het promoten van de Community Weblectures;
Deze doelen worden bereikt door de volgende activiteiten: 1. Leden van de community en overige belangstellenden informeren over weblectures: wat zijn weblectures, waar staat de community voor, wie zijn erbij betrokken, welke ontwikkelingen spelen er binnen en buiten de community, etc. 2. De Community Weblectures onder de aandacht brengen van de doelgroepen. 3. Mensen uit het hoger onderwijs stimuleren om lid te worden van de community. 4. Deelnemers met elkaar in contact te brengen door kennisdelen, elkaar helpen bij vragen, samenwerken, etc. Doelgroep De leden van de Community Weblectures zijn vanuit hun functie te onderscheiden in verschillende doelgroepen: 1. ICTO-medewerkers, zowel didactische ondersteuners als technische ondersteuners; 2.
Onderwijskundigen;
3. Docenten; 4.
Studenten.
Om al deze doelgroepen op een optimale manier te bereiken is er een juiste mix van communicatiemiddelen nodig. Naast de genoemde groepen zijn er mensen die geen lid zijn van de Community Weblectures, maar wel geïnteresseerd zijn in wat de Community doet. De informatie via alle kanalen met uitzondering van LinkedIn is ook voor hen toegankelijk. Type informatie Er is bij de leden van de Community Weblectures, SURF SIG’s, SURFprojecten en aangesloten (onderwijs)instellingen behoefte aan goede communicatie over de ontwikkelingen en informatie over activiteiten. De doelgroep van de community is zeer divers. Het voert te ver om deze doelgroepen allemaal op verschillende manieren te benaderen. We constateren wel dat er onder de leden weinig docenten, en nog minder studenten zijn. Voor deze doelgroep proberen we wel een specifieke aanpak te ontwikkelen. Verder vormen de verschillende soorten informatie het uitgangspunt voor het inzetten van de verschillende communicatiekanalen waarover we kunnen beschikken. Het gaat daarbij om:
3
Dynamische informatie -
Ontwikkelingen landelijk en internationaal. Kennisdelen.
-
Ontplooide activiteiten bekend maken.
-
Discussieplatform, vragen stellen en antwoord geven.
-
Input vanuit de community voor bijeenkomsten.
Vluchtige content -
Waar leden mee bezig zijn.
-
Tips, snelle ontdekkingen.
-
Last minute informatie.
Statische content -
Vastgestelde stukken van de community. Denk aan jaarplannen en jaarverslagen.
-
Rapporten, schema’s, etc. over onderwerpen die met weblectures te maken hebben.
-
Informatie over projecten waarin de community participeert.
-
Terugkoppeling van ontplooide activiteiten.
-
Samenwerking(-smogelijkheden), dwarsverbanden.
-
Evaluaties van ontplooide activiteiten.
Indirect vallen workshops ook onder de communicatiekanalen, hier wordt dynamische content in face-to-face bijeenkomsten gedeeld. Denk daarbij aan: -
SURFacademy workshops
-
Workshops tijdens congressen/bijeenkomsten/conferenties
Niet vermeld zijn de interne vergaderstukken van het kernteam. Deze blijven in dit plan buiten beschouwing. Communicatiekanalen Om de verschillende informatie van de community op een goede wijze naar onze leden te communiceren staan verschillende communicatiekanalen tot onze beschikking: SURFspace Website weblectures.nl Linked-in groep Weblectures Twitteraccount @WeblecturesNL; hashtag # WeblecturesNL Bijeenkomsten (eigen bijeenkomsten, workshops, congressen) Bewust wordt ervoor gekozen om geen andere sociale media zoals Facebook e.d. te gebruiken. Veel mensen zien LinkedIn vooral als medium voor professionele contacten en gebruiken Facebook meer voor privédoeleinden.
4
Communicatieplan De verschillende informatie kan worden ingedeeld in vluchtige, statische en dynamische informatie. De communicatiekanalen moeten daarvoor geschikt zijn. Dat leidt tot het volgende besluit: De website weblectures.nl zal het voornaamste communicatiekanaal zijn. Hier is alle statische informatie als (jaar)verslagen, publicaties, rapporten, agenda, etc. te vinden. De website krijgt hierdoor ook de functie van archief. Daarnaast zal de website ook de plek zijn voor het presenteren van kennis en ervaringen ontwikkelingen op het gebied van weblectures. Met name de indeling in Didactiek, Techniek en Organisatie is zeer waardevol daarbij. Berichten op Twitter worden in een Twitterfountain getoond en er is een RSS feed vanuit SURFspace. LinkedIn is specifiek voor de leden van de community en wordt gebruikt voor dynamische informatie zoals vragen en reacties van en aan leden, discussies. Informeren over bijeenkomsten via RSS vanaf SURFspace. SURFspace zal een statische pagina zijn waar aangegeven wordt dat alle informatie op de website te vinden is. Op SURFspace zullen wel de aankondigingen van de bijeenkomsten worden geplaatst. Twitter is voor snelle, vluchtige informatie, zoals tips, waar leden mee bezig zijn. Onderhoud van de communicatiekanalen Belangrijk is per communicatiekanaal vast te stellen: -
Wie input aanleveren
-
Wie input plaatst
-
Wie bijdragen redigeert
-
Wie het kanaal beheert en onderhoudt
Per communicatiekanaal zullen twee leden van het kernteam verantwoordelijk zijn voor de activiteiten. De website weblectures.nl wordt beheerd door de redactie. De hoofdredacteur is lid van het kernteam. Als dat niet mogelijk is, dan is een van de kernteamleden redactielid. De website is het voornaamste communicatiekanaal van de community. De hoofdredacteur/het redactielid zal ook communiceren via Twitter, dat immers een heel zichtbaar onderdeel van de website is. Dynamisch volgen en lezen over het onderwerp Weblectures gebeurt in Twitter met de eigen hashtag. Het kernteam zal actief twitteren, maar ook de overige communityleden hiertoe stimuleren, zodat de Twitterfountain op de site interessant en actueel is. Het plan is om een nieuwsbrief samen te stellen die maandelijks via Twitter wordt verspreid. Zo blijven de communityleden de website bezoeken.
5
Onderhoud van Linkedin en SURFspace gebeurt door twee kernteamleden. Bij Linkedin betreft het het aan- en afmelden van leden, het versturen van een welkomst-mail, en het bijhouden van ledengegevens via Google Drive. Interessante artikelen worden als Managers choice aangemerkt. Bij SURFspace gaat het om het beheer van de tabbladen (WEBstroom en Weblectures) en het plaatsen van uitnodigingen voor bijeenkomsten. In Linkedin wordt via een kort artikel naar deze uitnodigingen gelinkt. Het kernteam stimuleert discussies op Linkedin door het plaatsen of linken van artikelen. Voor formele zaken zoals het sluiten van overeenkomsten t.b.v. weblectures.nl communiceert de voorzitter direct met de betrokken partijen, waaronder SURF, en de voorzitter van de Stuurgroep OASE. Omdat Weblectures een deelcommunity van WEBstroom is zal deze communicatie indien van toepassingen gebeuren in overleg met de voorzitter van WEBstroom.
Bovengenoemde communicatiekanalen worden door het kernteam van de Community Weblectures ingezet. Het is gewenst dat deze kanalen ook door de communityleden gebruikt worden. Het stimuleren van activiteiten door leden gebeurt onder meer tijdens de community-bijeenkomsten. Door actieve werkvormen te kiezen kunnen de leden tijdens de bijeenkomsten actief een bijdrage leveren. In de
follow up kunnen de verschillende communicatiekanalen benut worden. Het kernteam benadert leden actief voor een bijdrage aan de community, bijv. in de vorm van een presentatie of een artikel op weblectures.nl. Bereiken docenten en studenten Hoe deze doelgroep beter te bereiken wordt in de loop van 2013 verder uitgewerkt. Specifiek genoemd zijn: ICTO’s, BKO. Bij het organiseren van de communitybijeenkomsten zal de organiserende instelling aangemoedigd worden de bijeenkomst onder de aandacht van de eigen docenten te brengen en deze uit te nodigen, als presentator en/of als deelnemer. Op dezelfde manier kunnen ook studenten bij de community activiteiten betrokken worden. Resultaat Met de start van het nieuwe kalenderjaar worden de leden van de community Weblectures op een adequate manier geïnformeerd en is de informatie die zij zoeken op een logische plek verzameld en vindbaar.
6
Bijlage: Tijdsoverzicht jaarlijkse activiteiten kernteam Periode Februari
door/voor Kernteam
inhoud Overleg kernteam, vaststellen jaarverslag en jaarplan.
Februari
Leden community
Communiceren Jaarverslag en jaarplan op SURFspace, Linkedin.
Feb/maart
Leden community
Bijeenkomst Community
April
Kernteam
Overleg kernteam
Mei
Kernteam
Inventariseren DIVERSE-activiteiten en communiceren via Linkedin.
Mei
Leden community
Bijeenkomst Community
Juni
Kernteam
Overleg kernteam. Inventariseren Onderwijsdagen en communiceren via Linkedin.
Juni/juli
Leden community
Deelname DIVERSE
September
Kernteam
Overleg kernteam. Voorbereiden OWD.
Sep/okt
Leden community
Bijeenkomst Community
Oktober
Kernteam
Overleg kernteam. Plannen bijeenkomsten volgende jaar.
November
Leden community
Bijdrage programma Dé Onderwijsdagen.
November-
Kernteam
Jaarverslag en jaarplan voorbereiden.
Kernteam
Overleg kernteam. Vaststellen bijeenkomsten
januari December
volgend jaar.
7
