Vragen over Commissie Projectbewaking SURF. Algemene vragen Commissie Projectbewaking SURF. Wijze van bewaking Commissie Projectbewaking SURF

Vragen over Commissie Projectbewaking SURF

Algemene vragen Commissie Projectbewaking SURF Wijze van bewaking Commissie Projectbewaking SURF Rapportages Commissie Projectbewaking SURF Wijzigingen van het project Subsidie aanvragen Begroting/kostenoverzicht Urenregistratie Geschillen

1 Checklist vragen Commissie Projectbewaking SURF

Algemene vragen Commissie Projectbewaking SURF Wat is de Commissie Projectbewaking? De Commissie Projectbewaking (CP) bewaakt in opdracht van de directeur van SURF de SURFprojecten. Het is een onafhankelijke commissie. Wie zijn de leden? De Commissie bestaat uit 10 leden. Zij zijn op persoonlijke titel geselecteerd op basis van hun deskundigheid en ervaring. Een overzicht is opgenomen op www.surf.nl/cp. Hoe kan ik lid worden van de Commissie Projectbewaking? De directeur van SURF benoemt de leden. Indien u interesse heeft, kunt u hem rechtstreeks of via een contactpersoon benaderen. Ook kunt u contact opnemen met de voorzitter of secretaris van de Commissie. WTR, programmamanagement, CP; het is allemaal SURF. Ik raak het zicht kwijt. Wie doet wat? Wij kunnen begrijpen dat dit voor een buitenstaander verwarrend is. Voor de projecten is de verdeling globaal als volgt:   

de WTR beoordeelt projectplannen en adviseert SURF hierover het programmamanagement is verantwoordelijk voor de opstelling en goedkeuring van controlling documents; tevens begeleidt het management de projectleiders bij de uitvoering van de projecten de CP bewaakt de voortgang van goedgekeurde projecten.

Wijze van bewaking Commissie Projectbewaking SURF Hoe verloopt de projectbewaking? De Commissie bepaalt voor elk project bij de start hoe de bewaking voor dat project zal plaatsvinden. Factoren die daarbij een rol spelen zijn de aard, omvang en doorlooptijd van het project. De secretaris informeert de projectleider daarover. In het algemeen verloopt de bewaking als volgt. De Commissie toetst aan de hand van rapportages of de voortgang verloopt conform de afspraken in het controlling document (het goedgekeurde projectplan). Daarnaast vinden drie diepgaande, inhoudelijk reviews plaats: enkele maanden na de start (Intake Review), ongeveer halverwege (Mid Term Review) en na afloop (End Review).

Rapportages Commissie Projectbewaking SURF Moet ik rapportages indienen? Ja. Wij zullen u verzoeken na afloop van elk kalenderkwartaal een voortgangsrapportage in te dienen. Na afloop van het laatste kwartaal dient u alleen een eindrapportage in. Hoe moet de rapportage eruit zien?

2 Checklist vragen Commissie Projectbewaking SURF

Een voortgangsrapportage is bij voorkeur kort en zakelijk van opzet, en heeft een evaluatief karakter. Uit de rapportage moet blijken hoe de voortgang zich verhoudt tot het controlling document. SURF heeft criteria opgesteld waaraan een rapportage moet voldoen (rapportages). Er zijn ook formats. Wat gebeurt er met de rapportage? De Commissie Projectbewaking toetst op basis van rapportage of de voortgang van het project verloopt conform de afspraken in het controlling document (of eventueel aanvullend gemaakte afspraken). Na goedkeuring van de rapportage wordt subsidie betaalbaar gesteld. De Commissie informeert zowel de projectleider als SURF schriftelijk over de besluitvorming. Wat gebeurt er als de rapportage wordt afgekeurd? Indien zich dat onverhoopt voordoet, neemt SURF zo snel mogelijk contact op met de projectleider waarna nader onderzoek en overleg plaatsvinden. De verder te volgen procedure wordt daarna vastgesteld. Wijzigingen van het project Mag ik afwijken van het controlling document? Dat kan slechts in zeer beperkte mate. Uitgangspunt is dat SURF subsidie beschikbaar stelt voor de uitvoering van het controlling document. Procedures en fasering kunnen eventueel gewijzigd worden, maar doelstelling en resultaten niet. De Commissie Projectbewaking controleert daar ook op. Tegelijkertijd beseft SURF dat het vaak om innovatieve projecten gaat en de wereld staat niet stil. Het controlling document is geen keurslijf. Ons team werkt heel hard, maar toch lopen onderdelen anders dan we hadden gedacht. Hoe ga ik daarmee om? Dat is afhankelijk van de situatie. Uitgangspunt is dat u dit bespreekt in de eerstvolgende rapportage. Als het eerstvolgende rapportagemoment echter nog ver weg is, of als het vertrouwelijke of gecompliceerde zaken betreft, kunt u beter (eerst) tussentijds contact opnemen met SURF (het programmamanagement of de secretaris CP). Gezamenlijk wordt dan bekeken hoe deze situatie het beste aangepakt kan worden. In ieder geval zullen wij u verzoeken duidelijk aan te geven wat oorspronkelijk de bedoeling was, wat anders gelopen is en waarom. Zoek oplossingsrichtingen, en geef aan waar de voorkeur van de projectleider en/of stuurgroep naar uit gaat. Verstop de problemen niet! Het project loopt goed. Ik wil graag heel andere, interessante dingen (erbij) doen. Er is geld genoeg en het past binnen de planning! Mag dat? In principe niet. Ook hier geldt: SURF stelt subsidie beschikbaar voor de uitvoering van het controlling document, niet voor allerlei andere zaken. Help! We halen de planning niet. Hoe moet dat nu? Dat hangt er vanaf in welke fase het project zich bevindt, wat de redenen zijn van de vertraging en hoe ver het project uit de pas loopt met de planning. Kleine vertragingen, die plaatsvinden op een minder belangrijk moment en die naar verwachting ook snel weer ingelopen worden, kunt u bespreken in de eerstvolgende rapportage. In alle andere gevallen verzoeken wij u contact op te nemen met SURF (het programmamanagement of de secretaris CP). Wij zullen u verzoeken duidelijk aan te geven wat de

3 Checklist vragen Commissie Projectbewaking SURF

oorspronkelijke planning was, wat anders gelopen is en waarom, en wat de gevolgen zijn. Stel een aangepaste planning op en leg die voor aan SURF. In gezamenlijk overleg zullen wij dan nagaan hoe de situatie het beste aangepakt kan worden. Verlenging van de projectperiode leidt overigens nooit tot toekenning van aanvullende subsidie. Subsidie aanvragen Hoe vraag ik subsidie aan? De projectleider neemt een volledig ingevuld kostenoverzicht op in de voortgangsrapportage. Zo gauw de rapportage is goedgekeurd, wordt subsidie betaalbaar gesteld. Meer hoeft u niet te doen. En als de rapportage wordt afgekeurd, wordt dan ook subsidie betaalbaar gesteld? Nee, dan wordt geen subsidie betaalbaar gesteld. Welke procedure dan wordt gevolgd is afhankelijk van de reden waarom de rapportage niet is goedgekeurd. De secretaris van de Commissie Projectbewaking zal u hierover informeren. Mag ik een factuur indienen om subsidie aan te vragen? Nee, facturen worden niet in behandeling genomen.. Uitbetaling van subsidie vindt alleen plaats aan de hand van het kostenoverzicht in een goedgekeurde rapportage. Subsidiebetaling vindt dus alleen plaats na indienen en goedkeuren van een rapportage. Dat is slechts eens per kwartaal. Kan ik ook tussentijds subsidie opvragen? Nee, dat kan helaas niet. U kunt alleen op basis van voortgangsrapportages subsidie opvragen. Wij beseffen dat de instellingen een project daardoor altijd moeten voorfinancieren. Wij streven er daarom naar rapportages zo snel mogelijk te beoordelen en betalingen zo spoedig mogelijk te verrichten. Zorgt SURF voor betaling aan de verschillende projectparticipanten? Nee, SURF betaalt subsidie aan de penvoerder. Deze is zelf verantwoordelijk voor betaling aan de participanten. We zullen het project naar verwachting (ruim) binnen budget afronden. Mag ik de resterende subsidie inzetten voor aanvullende activiteiten? Nee, dat mag niet. In het controlling document is opgenomen welke activiteiten worden uitgevoerd en volgens welk budget. Als het project afgelopen is, wordt de eindafrekening opgesteld. Subsidie die dan nog resteert, wordt niet uitgekeerd. U kunt daar geen aanspraken op maken. Voor de aanvullende activiteiten kunt u weer meedoen aan een volgende tender. SURF heeft onze instelling subsidie toegekend voor de uitvoering van een SURF-project. Welke regels gelden er met betrekking tot de btw? SURF gaat ervan uit dat de besteding van haar subsidiegelden vrij is van btw, mits: 

de organisatie die subsidiegeld ontvangt deel uitmaakt van het doeldomein van de subsidie, in dit geval het onderwijs

4 Checklist vragen Commissie Projectbewaking SURF







er geen sprake is van individueel aanwijsbare tegenprestaties; dat wil zeggen: er mag geen subsidiegeld besteed worden voor de aankoop van prestaties die alleen ten gunste komen van een individuele instelling de subsidie betaald wordt voor bijdragen aan het projectdoel en niet aan producten of diensten die commercieel gebruikt (gaan) worden; in feite worden de van de deelnemers ontvangen bijdragen (projectinspanningen) dus weer aan de deelnemers aan het project "terugbetaald" het niet gaat om diensten of producten die in concurrentie zijn met die van commerciële aanbieders.

Deze richtlijn laat dus ruimte voor onderwijsinstellingen buiten het hoger onderwijs om te participeren in projecten. De richtlijn biedt geen 100% zekerheid wat betreft de beoordeling van de besteding van subsidiegelden door regionale belastinginspecteurs. Er is echter voldoende ervaring om er van uit te kunnen gaan dat een eventuele (onwaarschijnlijke) negatieve beoordeling van de btw-vrijstelling vervolgens met succes zal kunnen worden aangevochten. Het betekent ook dat als SURF bijvoorbeeld € 100.00 subsidie toekent voor de uitvoering voor een project, dit het maximaal te declareren bedrag is, en niet (zoals soms gedacht wordt) € 100.000 + 21% btw. Bij het opvragen van subsidie dient u de werkelijk gemaakte kosten (dus inclusief eventueel betaalde btw) voor subsidiëring voor te dragen. Begroting/kostenoverzicht Heeft SURF een voorbeeld beschikbaar van een kostenoverzicht? Ja, deze is beschikbaar via www.surf.nl/cp (kostenoverzicht). Welke uurtarieven kan/mag ik hanteren? SURF hanteert als uitgangspunt dat alleen de daadwerkelijk gerealiseerde kosten gedeclareerd mogen worden. Loonkosten worden gedeclareerd tegen een vast tarief van € 75 per uur per persoon. Dit is een gemiddeld integraal uurtarief, inclusief werkgeverslasten, overhead en eventuele btw. Uren van partijen die niet deelnemen aan het project mogen niet meer dan 10% van het totaal aantal gedeclareerde uren uitmaken.. Voor een aantal van de projectmedewerkers geldt een hoger uurtarief dan het maximum dat SURF hanteert. Mag ik het meerdere toch declareren? Nee, dat mag niet. Voor het project worden flink meer kosten gerealiseerd dan wij vooraf hadden ingeschat. Wij zullen de begroting overschrijden. Kunnen we in aanmerking komen voor meer subsidie? Nee. De projectuitvoerder dient significante overschrijding van de begroting tijdig te bespreken met SURF. De projectuitvoerder is zelf verantwoordelijk voor eventuele overschrijding. Ik merk dat voor sommige kostenposten de realisatie van de kosten achterblijft bij de begroting, terwijl ik op andere onderdelen tekort kom. Mag ik deze onderdelen met elkaar verrekenen? Dat mag, maar alleen na overleg met en toestemming van SURF. U dient hiervoor een onderbouwd verzoek in te dienen bij het programmamanagement.. Als het relatief grote wijzigingen betreft, en als het project zich nog niet in de eindfase bevindt, zullen wij u waarschijnlijk verzoeken een aangepaste

5 Checklist vragen Commissie Projectbewaking SURF

begroting aan SURF ter goedkeuring voor te leggen. Aanpassen van de begroting leidt nooit tot verhoging van de subsidie. Urenregistratie Het kost me onevenredig veel tijd om de urenregistratie bij te houden. Onze medewerkers/docenten zijn het bovendien niet gewend. Mag ik ervan af zien? Nee, dat mag niet. U bent verplicht een urenregistratie bij te houden. Heeft u daarvoor tips? 1. 2.

Ja. De projectuitvoerder dient in het kader van de toerekening van kosten te voldoen aan de volgende vereisten: a. urenregistratie (op basis van urenoverzichten per dag) per medewerker, per maand gedateerd en door de projectleider van de penvoerder geautoriseerd. Voor instellingen waar nog geen gebruik wordt gemaakt van een integrale urenregistratie kan voor de urenregistratie worden volstaan met een verklaring van tijdsbesteding per medewerker, per werkpakket, per maand. Deze verklaring van tijdsbesteding dient binnen een maand na afloop van de maand door de betreffende projectmedewerker aan de projectleider van de penvoerende instelling te worden overlegd ter autorisatie. Als deze termijn op gegronde redenen niet haalbaar is, bijvoorbeeld door ziekte, verlof of congresbezoek, dient de verklaring zo snel als mogelijk te worden ingediend met vermelding van de reden. b. SURF legt geen format voor urenregistratie op. Op www.surf.nl/toolbox staan voorbeelden voor urenregistratie. c. Adequate vastlegging van offertes, bestelformulieren, facturen en betalingsdocumenten. d. Gedateerde autorisatie van projectkosten door de Projectuitvoerder. e. Adequate vastlegging van documentatie aangaande besluitvorming tot inhuren van onderaannemers en/of leveranciers. f. Deugdelijke onderbouwing inzake toerekeningsgrondslagen van kosten. g. De Projectuitvoerder dient bij de allocatie van de ontvangen projectgelden de verdeling naar werkpakketten zoals opgenomen in de subsidietoekenning te volgen. Substitutie van projectgelden binnen de begroting en besteding is niet toegestaan tenzij Stichting SURF daarvoor schriftelijke toestemming heeft verleend.

Onze accountant vereist een sluitende urenregistratie. Is dat noodzakelijk? Nee, dat is niet noodzakelijk. Accountantsverklaring Moet over elk project een accountantsverklaring ingediend worden? Dat is afhankelijk van de hoeveelheid toegekende subsidie. SURF vraagt over het algemeen alleen bij projecten waaraan SURF meer dan € 30.000 subsidie heeft toegekend een accountantsverklaring. SURF behoudt zich het recht voor hiervan af te wijken. Geschillen Ik ben het niet eens met een advies van de Commissie Projectbewaking. Wat kan ik doen? De Commissie legt concept adviezen altijd voor aan de projectleider, met het verzoek om commentaar. Dit commentaar mag zowel inhoudelijke opmerkingen betreffen, alsook feitelijke onjuistheden. De Commissie 6 Checklist vragen Commissie Projectbewaking SURF

zal op basis van uw reactie ofwel haar advies aanpassen, ofwel daar kennis van nemen en uw reactie afzonderlijk bij de stukken voegen. Ik ben het niet eens met een beslissing van SURF. Wat kan ik doen? SURF zal proberen eventuele geschillen zo veel mogelijk in goed overleg tot een oplossing te brengen. SURF zal zich daarbij tot het uiterste inspannen, eventueel door inschakeling van een mediator. Geschillen die niet in onderling overleg of met behulp van een mediator kunnen worden beslecht, zullen worden beslecht door arbitrage.

Meer informatie: www.surf.nl/cp

7 Checklist vragen Commissie Projectbewaking SURF