Leden van de Vrijwilligersraad, Ingrid Visscher, Anke Vervoord Wim Janssen, Jan Bouke Wijbrandi, afdelingshoofden, plv. teammanager vrijwilligersorganisatie, regioconsulenten, VO consulent communicatie en alle vaste plaatsvervangend afgevaardigden en toehoorder s bij dit overleg. Geraldine Charmes Notulen 18 mei 2011
aan: kopie aan:
van: betreft:
datum
20 mei 2011 referentie
VWR/VZ/gc pagina
1 van 6
Betreft: Notulen
van de vergadering van de Vrijwilligersraad van de Stichting Nederlands Comite UNICEF, gehouden 18 mei 2011 bij Meeting Plaza Utrecht
Aanwezige provinciaal afgevaardigden danwel hun stemgerechtigde benoemde vaste plaatsvervangers.:
Notulen
Limburg Noord Holland Friesland: Noord-Brabant Drenthe Utrecht Zeeland Flevoland Groningen
Huub Willems (voorzitter) Ruud van der Groep (vice vz) Himme Witteveen Carla Margry Gerrie Veltman Hetty de Knijf Piet Brakman Jannie Meurs Frits Ronda
Overige aanwezigen/ toehoorders:
Wim Janssen (lid Raad van Toezicht), Nel Huttenga, Bert Sanders, Jim van Iterson, Karin Nijhuis. Aanwezig van het bureau:
Ingrid Visscher (operationeel directeur), Nancy Bönnen (plv. teammanager Molenaar (regioconsulent), Geraldine Charmes (verslag).
vrijwilligersorganisatie),Casper
Afwezig: met bericht van verhindering: Jan Geelen (PA Overijssel) Dick (Jongerenlid)
Kits (PA Zuid Holland), Rein Annema (PA Gelderland), Judith Harms
Opening Om 15.40 uur opent de voorzitter de vergadering met een hartelijk welkom aan: Ingrid Visscher, Nancy Bönnen, Casper Molenaar en Geraldine Charmes vanuit kantoor. Carin Nijhuis en Nel Huttenga worden welkom geheten als toehoorders en beoogde opvolgers. Jim van Iterson en Bert Sanders ook als toehoorders. De voorzitter geeft aan berichten van verhindering te hebben ontvangen van: Dick Kits, Judith Harms, Jan Geelen en Rein Annema.
•
•
Mededelingen voorzitter Vrijwilligersraad, directie & hoofd operationele zaken & vrijwilligersorganisatie Afscheid leden / conform rooster van aftreden. (door voorzitter, Huub Willems) Bij aanvang van de vergadering wordt uitgebreid stilgestaan bij het aftreden van Ruud van der Groep (lid en vice voorzitter) en Jannie Meurs (voormalig voorzitter en lid). Conform het rooster van aftreden treden beiden 28 juni aanstaande -na vervolmaking van hun volledige zittingstermijn van 2 x 3 jaar- af. Herinneringen, cadeaus, bloemen, anekdotes en bedankjes over en weer worden uitgewisseld. Vice-voorzitterschap Vrijwilligersraad (door voorzitter, Huub Willems) De voorzitter meldt dat de Vrijwilligersraad in het vooroverleg Himme Witteveen -bij het aftreden van Ruud van der Groep- tot het einde van dit kalenderjaar heeft benoemd tot vice-voorzitter.
• Hoofd Vrijwilligersorganisatie en teammanager Vrijwilligersorganisatie
(door
Notulen
directie: Ingrid Visscher)
•
•
•
•
*
Zowel Helma Brouwer (teammanager VO) als Anke Vervoord (hoofd Vrijwilligersorganisatie) zijn recent bij UNICEF vertrokken. Voor beiden ligt er een mooie nieuwe uitdaging elders. Voor UNICEF ligt er een uitdaging om dit dubbele vertrek (sommige dingen zijn nu eenmaal niet zo goed planbaar...) op te vangen. Ingrid geeft aan dat de komende periode wordt bekeken hoe dit wordt vervolgd en ook welke competenties daarvoor nodig en gewenst zijn. Tot die tijd neemt Ingrid Visscher in ieder geval de rol en zaken van Anke op zich en is Nancy Bönnen aangesteld als plv. Teammanager Vrijwilligersorganisatie. Nancy stelt zich vervolgens kort voor. Directiebijeenkomsten in het land (door Ingrid Visscher) Ingrid Visscher staat stil bij de directiebijeenkomsten die zij samen met Jan Bouke Wijbrandi heeft volbracht in het land. Deze bijeenkomsten zijn door de directie als zeer energiegevend ervaren, er was een goede en enthousiaste dialoog en de bijeenkomsten waren zeer toekomstgericht. De opkomst van de bijeenkomsten had alleen wel wat hoger gemogen. Tijdens de vergadering worden door Piet Brakman wat suggesties aangedragen om de opkomst in toekomstige situaties te verbeteren. Cijfers 2011 (door Ingrid Visscher) Het gaat redelijk, alsdus Ingrid Visscher. De belangrijkste inkomstenbron: ons ledental ligt goed op target. De gemiddelde bijdrage per lid neemt door de jaren heen wel af. Die trend is niet nieuw maar zet zich wel voort. De nalatenschappen ad 6 miljoen lopen zeer goed. Dit komt ook door een grote nalatenschap die UNICEF begint dit jaar heeft ontvangen. De totale inkomsten van UNICEF Internationaal tot dusver opgebracht vanuit de Natcoms staat onder druk mede door de rampzalige aardbeving die in Japan heeft plaatsgevonden. Jaarverslag 2010 (door Ingrid Visscher) Ingrid bericht dat de laatste hand wordt gelegd aan de opmaak van ons jaarverslag over 2010. Deze zal begin juni ter goedkeuring voorliggen bij de Raad van Toezicht. Het jaarverslag zal dit jaar digitaal beschikbaar worden gesteld. Uitnodigingen aan adres Vrijwilligersraad (door Ingrid Visscher) Ingrid spreekt de hoop uit de leden van de Vrijwilligersraad eerdaags ook te ontmoeten bij de opnames voor de aanstaande TV-show, het UNICEF Open en de afscheidsreceptie van Geert Jansen waarvoor uitnodigingen zijn uitgegaan. Himme informeert naar de bijdrage van het UNICEF Open aan de doelstellingen van UNICEF. Ingrid Visscher geeft aan dat deze bijdrage bestaat uit een donatie vanuit de organisatoren, het vergroten van de zichtbaarheid van UNICEF en het bieden van podium voor profileren van UNICEF richting potentiële relaties. Kort verslag relevante zaken uit de Raad van Toezicht vergaderingen (door Wim Janssen)
Wim Janssen meldt dat de Raad van Toezicht in de tussenliggende periode niet heeft vergaderd. Voor zover bekend zal de agenda voor de geplande juni vergadering er op hoofdlijnen als volgt uit gaan zien: goedkeuren jaarverslag, benoeming nieuwe voorzitter, afscheid voorzitter en na besluitvorming van dit overleg ook het benoemingsvoorstel van een nieuw toezichtslid vanuit de Vrijwilligersraad. 2·
Verslag 28 februari 2011 en het doorlopende besluitenlijstje vergadering van deze vergadering. (door Vrijwilligersraad en directie) 2a Vaststellen concept verslag 28 februari 2011 tekstueel. Het verslag van 28 februari 2011 wordt vastgesteld. Het secretariaat wordt gevraagd het goedgekeurde verslag beschikbaar te stellen op het extranet voor de vrijwilligers. 2b Naar aanleiding van verslag 28 februari jl. • Commissie nieuw Jongerenlid en vaste plv.
-2-
•
Notulen
•
•
• • • 2c
3.
De Vrijwilligersraad heeft 18 mei in het vooroverleg een sollicitatiecommissie Jongerenlid benoemd. Deze commissie bestaat uit: Piet Brakman, Carla Margry en Judith Harms. De commissie benoemt nog een voorzitter. Zij zijn gevraagd om (conform het vrijwilligersreglement artikel 11.2) de werving en selectie en de voordracht van een opvolgend Jongerenlid en vaste plaatsvervanger te verzorgen ter agendering in de vergadering van 17 november aanstaande. Dit met het oog op het aftreden van Judith Harms per 1 december 2011 (rooster van aftreden Vrijwilligersraad). Gecombineerd met de aankondiging van Judith dat Charlotte Mutsaerts zou overwegen te willen stoppen als plaatsvervangend lid omdat ze te druk is met afstuderen. Status rooster van aftreden. Een meerderheid van de RCU’s uit haar Provincie heeft goedkeuring afgegeven mbt de verlening van het 2e termijn van hun provinciaal afgevaardigde. Dit zal worden opgenomen in het rooster van af/aantreden zoals door de Vrijwilligersraad gehanteerd. Kennismakingen De nadere kennismaking van voorzitter met Dick Kits v.v. mag van de lijst. Ambassadeurs contacten met RCU’s Er worden geen nieuwe ontwikkelingen gemeld. Blijft ongewijzigd op actielijstje Vergaderstukken regulier overleg digitaal beschikbaar op extranet. Er worden geen nieuwe ontwikkelingen gemeld. Blijft ongewijzigd op actielijstje. Het doorlopende besluiten- en actielijstje van 28 februari 2011 Het actie/besluitenlijstje wordt met bovenstaande geactualiseerd en vastgesteld. Aangevuld met de besluiten en afgesproken acties vandaag door de Vrijwilligersraad genomen, kan deze bij het concept-verslag tegemoet worden gezien. Resultaat inventarisatie RCU-jaarplannen 2011 en -verslagen 2010 Bijlage: Analyse opgemaakt door Helma Brouwer adhv de verkregen informatie vanuit de RCU’s.
Net zoals UNICEF Nederland (als Nationaal Comité) een gezamenlijke planning en verantwoording heeft met UNICEF Internationaal is er ook een werkwijze ontwikkeld tussen het Nationale Comité en de Regionale Comités. Deze bestaat inmiddels uit een afstemming van de RCU-jaarplannen, een financiële jaarafstemming en (daaraan gekoppeld) een RCU-jaarverslag. Op 22 april 2011 hebben 66 van de 71 RCU’s het Jaarplan bij ons aangeleverd. Vier RCU’s in de regio West (2830, 2840, 2910 en 3110) en 1 in de regio Oost (2310) hebben de plannen niet aangeleverd. De 5 RCU’s die de plannen niet hebben aangeleverd, zullen dit uiterlijk medio mei alsnog doen. Van 66 RCU’s zijn de gegevens verwerkt. Voor wat betreft de bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen in 2011 bieden de gedeelde plannen de volgende inzichten: RCU-plannen 2011 Aantal RCU’s zich bezig houdt met de beide kerntaken fondsenwerving en voorlichting Speerpunt 1: aantal RCU’s dat ideeën over “UNICEF in beweging” wil delen met de organisatie Speerpunt 2: Aantal RCU’s dat bereid is tot krachtenbundeling met nabij liggende RCU’s Begrote verkoopopbrengst particuliere markt
63 = 96 %
Doelstelling UNICEF 100 %
22 = 33 %
N.v.t.
44 = 66%
N.v.t.
€ 1.236.074 51 RCU’s € 1.720.890
€1.900.000
-3-
Notulen
A. Begrote verkoopopbrengst zakelijke markt. B. Samenwerking met bedrijven (bv sponsoring) Bijdrage aan bestaand evenement en organisatie “eigen” RCU evenement Bijdragen via inkomsten vanuit statiegeldbussen A. Opbrengst lopen door RCU’s georganiseerd. B. Opbrengst lopen door scholen georganiseerd. Aantal RCU’s dat gastlessen aan kinderen in de leeftijd van 8-12 jaar verzorgt. Aantal RCU’s dat presentaties verzorgt aan volwassenen Aantal RCU’s dat zich bezig houdt met mediavoorlichting
71 RCU’s € 147.021 € 38.000
€ 60.000 N.v.t.
€ 74.700
N.v.t.
€ 50.750
€ 100.000
€ 306.000 € 32.900
Totaal A en B € 600.000
55 = 83 %
100 %
26 = 39%
50 %
36 = 54%
100%
Verbetering financiële processen RCU’s. In 2008 is het ‘penningmeester’-project: ‘Verbetering financiële processen’ afgerond. Gesignaleerd wordt dat anno 2011: Het aantal privé-bankrekeningen neemt nog steeds af. Bij ieder controle bezoek worden de in gebruik zijnde rekeningen doorgenomen. In 2010 hebben alle comités de filiaalstortingsformulieren ontvangen. Door deze formulieren in te zetten kunnen de vrijwilligers in het land gebruik maken van de geldstort faciliteiten bij de ING bank en heeft men meer mogelijkheden om contant geld te storten. Deze formulieren zijn gekoppeld aan de rekening 913 t.n.v. Stichting Nederlands Comité Unicef. De gelden die middels deze stortingsformulieren binnen komen worden als afdracht op de rekening-courant van het betreffende RCU ( filiaal) geboekt. 23 comités hebben gelijk gebruik gemaakt van deze mogelijkheid en er enthousiast op gereageerd. Bij de overige comités zal voor deze werkwijze nader promotie worden gemaakt. Het uitstaande bedrag aan vorderingen op 31 december 2010 op de RCU’s is gedaald naar 739 duizend (925 duizend in 2009 1,1 miljoen in 2008 en 1,8 miljoen in 2007). Het openstaand saldo is een permanent onderwerp bij de controle bezoeken. Voor 2011 staat er in de planning een nog intensievere controle op maandelijkse afdrachten. Dit betekent dat in het najaar de penningmeesters die niet maandelijks afdragen daarop zullen worden aangesproken en na herhaaldelijk verzuim zullen worden ontheven van de functie. Over het financiële jaarverslag van 2009 zijn in 2010 zestig van de vierenzeventig comités de kascontrole formulieren ontvangen. In 2011 zullen alle comités inleveren. Samenvattend kan worden gesteld dat de risico’s binnen de financiële processen tussen het Nationale Comité UNICEF Nederland en zijn Regionale Comités zo goed als mogelijk zijn afgedekt. Vrijwel alle Regionale UNICEF Comités werken mee aan de gezamenlijke planning en alle RCU’s werken mee aan de verantwoording. Ingrid Visscher geeft aan dat van de zijde van onze accountant complimenten zijn ontvangen over de beheersbaarheid van de financiële risico’s die er waren in het verleden. Het is momenteel geen issue meer bij de accountantscontrole.
-4-
De Vrijwilligersraad geeft aan met belangstelling kennis te hebben genomen van de terugkoppeling en ambities van de RCU’s voor dit jaar en de verbeterslagen die er op gebied van financiën door kantoor en penningmeesters van de RCU’s zijn gemaakt.
Notulen
Voor wat betreft de nog uitstaande vorderingen merkt Himme Witteveen op dat hij het deze wel nog aan de hoge kant vindt. Hij informeert bij de directie of het mogelijk is om wat meer inzage te krijgen in achterliggende informatie als: welke RCU’s betreft het, en zijn genoemde bedragen ‘een rekening courant saldo en/of incl goederen onderweg’. Ingrid Visscher geeft aan op dit verzoek terug te komen. Het uitgangspunt dat penningmeesters die niet maandelijks afdragen zullen worden aangesproken en na herhaaldelijk verzuim zullen worden ontheven van de functie, wordt door de Vrijwilligersraad onderschreven. In het verlengde van dit agendapunt wordt ook gesproken over de beschikbaarheid, de levertijd en uitvoering van de UNICEF statiegeld bussen. De Vrijwilligersraad zou graag zien dat deze -gegeven ook de klinkende opbrengsten die hiermee worden behaald voor onze doelstellingen- wat meer wordt afgestemd op de behoefte van en met de vrijwilligers in het land. 4.
Stand van zaken voordracht vacature Raad van Toezicht
Door voordrachtscie: Ruud van
der Groep (vz), Huub Willems, Himme Witteveen (bijlage)
Van de 13 raadsleden stemmen 11 leden in met het voorstel en motivatie van de voordrachts-commissie om A.M.J. (Annemarieke) Mooijman (1966) bij de directie en namens de UNICEF Vrijwilligersraad voor te dragen als nieuw raadslid voor de Raad van Toezicht van UNICEF. Twee leden hebben geen gebruik gemaakt van hun stemrecht. De commissie wordt bedankt voor hun zorgvuldig uitgevoerde voorwerk. De voorzitter van de Vrijwilligersraad vraagt de directie om in de geplande vergadering van de Raad van Toezicht in juni mevrouw A.M.J. (Annemarieke) Mooijman ter benoeming voor te dragen. De voorzitter zegt toe dat hij de directie -op zeer korte termijn- een brief met haar curriculum vitae (incl. motivatie) en volledigheidshalve ook het door de Vrijwilligersraad gehanteerde motivatie voor deze vacature zal toesturen. Het resultaat van hun benoemingsvoordracht wordt uiteraard door de Vrijwilligersraad met veel belangstelling tegemoet gezien. 5.
Presentatie: "ondersteuning van vrijwilligers in de vorm van kenniskringen" Door: Casper Molenaar, afdeling VO
Casper Molenaar maakt de vergadering deelgenoot van het onderzoek waarbij is bekeken hoe de opkomst van vrijwilligers van UNICEF bij kenniskringen verhoogd kon worden zodat ze meer kennis en ervaring, met betrekking tot hun functie als vrijwilliger konden uitwisselen. • Er zijn in totaal drie verschillende onderzoeken uitgevoerd, op drie verschillende tijdstippen waaraan steeds verschillende groepen vrijwilligers hebben deelgenomen. • De onderzoeken waren erop gericht de uitnodigingen voor de bijeenkomsten zodanig aan te passen dat vrijwilligers zich eerder geroepen voelden om te komen. • Daarnaast is een kort attitude-onderzoek uitgevoerd om advies uit te kunnen brengen over de beste manier om studenten te werven voor vrijwilligerswerk. De vergadering wordt geïnformeerd over de afgegeven suggesties en meegegeven aanbevelingen naar aanleiding van dit onderzoek. Casper wordt bedankt voor zijn toelichting. Afgesproken wordt dat Casper het volledige rapport per mail nastuurt. De leden op hun beurt worden door de voorzitter -5-
Notulen
gevraagd hun op/aanmerkingen op het onderzoek per mail te delen met het kantoor/via Casper Molenaar:
[email protected]. Wellicht biedt dit op termijn nog aanleiding voor agendering bij de Vrijwilligersraad. 6. Rondvraag en mededelingen • Door Piet Brakman wordt namens de Vrijwilligersraad de zorg overgebracht dat ‘de UNICEF-vrijwilliger de laatste tijd niet lekker in zijn/haar vel zou zitten, zich minder in UNICEF zou herkennen en zich weinig betrokken voelt en ziet’. Deze zorg wordt aan de hand van een aantal concrete voorbeelden door diverse leden toegelicht (zorg om de kwaliteit van de collectie, de nieuwe verkoopmagazine en reacties op de communicatie met/door Voorburg). De Vrijwilligersraad geeft aan met het uiten van deze zorg te willen nastreven de gedemotiveerd rakende vrijwilligers aan boord te houden voor UNICEF. Ingrid Visscher bedankt de Vrijwilligersraad voor hun openhartigheid en zegt een open dialoog toe over wat haar betreft een tweetal zaken: 1) Beleidsmatige zaken (zoals, de collectie) en aan de andere kant ook de 2) Communicatie/bejegening en het elkaar over en weer begrijpen. Afgesproken wordt dat Huub Willems de komende periode onder de leden concrete signalen uit het veld inventariseert, samenvat en deelt met kantoor. • Geraldine brengt namens Anke Vervoord haar hartelijk dank over de Vrijwilligerraad voor hun komst naar ondermeer haar afscheidsreceptie. De warme en hartelijke woorden die gesproken zijn en de prachtige cadeaus. Zonder de vrijwilligers en in het bijzonder deze constructieve Vrijwilligersraad waren de ontwikkelingen nooit zo positief geweest, aldus Anke. • Jannie Meurs geeft aan dat de notulen van het PV Flevoland met daarin hun benoemingsbesluit ten aanzien van een opvolgend Provinciaal Afgevaardigde eind juni en wijziging mbt hun benoemde vaste plaatsvervangster, door ziekte wat vertraagd zijn maar eerdaags tegemoet kunnen worden gezien. Sluiting Niets meer aan de orde zijn sluit de voorzitter om 17.40 uur de vergadering
Bijlage 1.
Update van het doorlopend actie- en besluitenlijstje van de Vrijwilligersraad vanaf 18 mei 2011 (separaat bijgevoegd)
De eerstvolgende reguliere vergadering van de Vrijwilligersraad staat gepland 20 september 2011 in Meeting Plaza in Utrecht van 15.30 tot uiterlijk 17.30 uur.
-6-
