Comenius “monitoring dagen” focus: verslaggeving
7 mei 2015, Alden Biesen 26 mei 2015, Brugge
Verslaggeving Comenius Schoolpartnerschappen: programma • Verslaggeving – algemeen • Eindverslag • Bijhouden en voorleggen van bewijsstukken • EST • Controle & “afrekening” door het NA • Varia
P2
Verslaggeving: belangrijke algemene aandachtspunten • vorm: ONLINE én op papier!
link via email
• 1 exemplaar volstaat • Datum, handtekening & stempel niet vergeten • Taal: NL en/of ENG (maar zie verder)
P3
Eindverslag: wat, wanneer & wie? • Wat? – ONLINE formulier (cf. email met link & paswoord) – Via ECAS (handleiding downloaden link aanklikken registreren bij ECAS verslagformulier downloaden) – Is finale zelfevaluatie – Wordt door NA gebruikt voor bepaling beurssaldo – Omvat ook invullen van EST! – Eindproduct meesturen: graag (als het kan) ! P4
Eindverslag: wat, wanneer & wie? • Wanneer?
30/9/2015
• Wie? – Voor projecten goedgekeurd in 2013 (contractperiode 30132015) – ELKE partner dient het EIGEN formulier in bij het EIGEN NA (= in de eigen taal) MAAR structuur/inhoud van de vragenlijst overal gelijk(aardig) – Liefst zoveel mogelijk GEZAMENLIJK invullen, zeker deel A – Mag voor EPOS in het NL of ENG (of “mix”)
• IS DIT ALLES?
P5
NIET ALTIJD (maar toch bijna!)
Eindverslag:
Het formulier… (bij het invullen: neem er de aanvraag bij!)
P6
Financiële verslaggeving: principes • Deel van ONLINE verslagformulier • Extreem eenvoudig: – Rubriek “H. EU Funding” invullen (1 lijn in een tabel!) – Aantallen ingevuld onder F.6. (“mobility participation”) moeten overeenkomen – Voeg – ALLEEN indien (achteraf) expliciet gevraagd door het NA – de “bewijsstukken” toe (zie verder)
P7
Financiële verslaggeving: principes (vervolg) • Budget = beurs => niet 100% kostendekkend (hoewel…) • Contract: max. beursbedrag: – 80% na ondertekening – Saldo = max. 20%, o.b.v. eindverslag en afhankelijk van “afrekening” door NA (zie verder)
• Uitgaven moeten plaatsvinden binnen de contractperiode • Overige principes: cf. bijlage II bij contract
P8
Financiële verslaggeving: principes (vervolg) Bijlage II : de financiën • A. Volledig beursbedrag MITS – uitvoering van de activiteiten & behalen van de doelstellingen – uitvoering van het contractuele minimum aan ontvankelijke en relevante mobiliteitsactiviteiten
• B. Vermindering/terugvordering van de beursbedragen: – (mobiliteits)activiteiten en resultaten niet zoals gepland en niet relevant => volledige terugvordering – i.f.v. niet-gerealiseerde vs. geplande mobiliteiten (cf. voorbeeld)
• C. Definitie van transnationale mobiliteitsactiviteit • D. Definitie van ONTVANKELIJKE mobiliteitsactiviteiten P9
Financiële verslaggeving: principes (vervolg) Bijlage II : de financiën • E. Definitie van RELEVANTE mobiliteitsactiviteiten (=> interpretatie en beoordeling: door NA!) • F. Vermindering van het vereiste minimum aantal mobiliteiten => contractwijziging mogelijk • G. Uitzonderlijke gevallen => contractwijziging mogelijk • Bijvoorbeeld: verdeling aantal mobiliteiten leerlingen/leerkrachten wijkt aanzienlijk af van wat voorzien was in de aanvraag => NA contacteren om te overleggen => al dan niet contractwijziging nodig
P 10
Bijhouden en voorleggen van bewijsstukken • Waarom?
aantal gerealiseerde mobiliteiten
bewijzen • Wat?
aanwezigheidsattest, verstrekt door de
ontvangende school/organisatie én (indien van toepassing) kopie van reistickets en/of instapkaarten • Hoelang bijhouden? betaling door/aan NA P 11
t.e.m. 5 jaar na laatste
“European Shared Treasure – EST” • Cf. contract, art. 6: “disseminatie” • Europese databank met eindresultaten van Partnerschappen in Comenius, Leonardo da Vinci én Grundtvig • “to do” voor partnerschappen 2013-2015 (cf. email van EPOS, met paswoord voor EST): – scholen voeren “hun” projectresultaten in; coördinerende scholen voeren bovendien ook gemeenschappelijke gegevens in; deadline: 30/9/2015, zoals eindverslag (+ voorwaarde!) – November-december 2015: NA’s selecteren “Star-projects” • Info: handleiding + instructievideo (http://www.eposvlaanderen.be/?CategoryID=534&ArticleID=1053)+ email van EPOS • Gedaan? printen & toevoegen aan eindverslag aub!
P 12
Controle & “afrekening” door het NA • Controle door het NA: – controle interimverslag (100%) – “monitoring bezoeken” (= ondersteunend) ter plaatse, tijdens het project, op initiatief van het NA (o.b.v. analyse interimverslagen) of op vraag van de scholen; doorgaans gecombineerd met “on the spot check” – “on the spot checks” (= controle) ter plaatse (min. 4), tijdens het project, op initiatief van het NA – Controle van het financieel verslag “op bewijsstukken” (10%) (=> bewijsstukken enkel opsturen op expliciete vraag van het NA!)
P 13
Controle & “afrekening” door het NA (vervolg) • Bepaling van de uiteindelijke beurs aan de hand van aantal gerealiseerde (ontvankelijke + relevante) mobiliteiten + kwaliteit (cf. bijlage II bij het contract) • Bepaling & uitbetaling van het saldo: – Beursvoorschot van 80% dat de school al ontving (=1) – Totale beurs na “afrekening” door het NA (=2) – Saldo = (2) – (1) (negatief saldo = terugvordering)
P 14
Varia
• Partners & cursussen? School Education Gateway • Andere mogelijkheden? Horizon • 28/10/2015: “afscheid van Comenius” P 15
VRAGEN ???
P 16
