Collectief bedrijfsvervoer

Collectief bedrijfsvervoer Soms zijn bedrijven tijdelijk slecht bereikbaar, bijvoorbeeld door langdurige wegwerkzaamheden. In andere gevallen zijn de files een structureel probleem. Dan kunnen nieuwe vormen van collectief bedrijfsvervoer een oplossing zijn! In deze toolkit informatie en tips voor een geslaagd initiatief!

1

Nieuwe vormen Collectief bedrijfsvervoer lijkt in eerste instantie een wat achterhaald thema. Het roept associaties op met de jaren vijftig, toen werklui zwijgend op de bedrijfsbus stonden te wachten, het trommeltje brood in de hand. Ten onrechte. Juist in deze tijd van files, onderhoud van wegen, gebrek aan parkeerplaatsen en uitstoot van CO2 ontstaan nieuwe en moderne vormen van collectief bedrijfsvervoer. Met name op plekken die lastig bereikbaar zijn wegens verstopping van de wegen of gebrek aan parkeerplaatsen. Zoals Schiphol of de Rotterdamse Botlek. Collectief bedrijfsvervoer is voordelig voor werknemer en werkgever, in meerdere opzichten.

Collectief bedrijfsvervoer Wat is dat eigenlijk, collectief bedrijfsvervoer? In deze brochure verstaan we er alle vormen van besloten vervoer onder, waarmee twee of meer werknemers van huis (of van een verzamelpunt) naar het werk reizen. Besloten betekent: geen openbaar vervoer. Het kan echter wel gaan om vervoer van werknemers van diverse bedrijven, bijvoorbeeld bedrijven die dicht bij elkaar gevestigd zijn. Ook maakt het voor deze brochure niet uit of het vervoer geregeld wordt door de werkgever of door de werknemers zelf. Meer in het bijzonder zijn drie vormen te onderscheiden: • Busvervoer. Een touringcarbus haalt de diverse deelnemers van huis op en levert deze af bij het werk. De bestuurder is een professionele chauffeur. • Vanpooling. Een kleine bus (max. 8-9 personen) haalt de diverse deelnemers op en brengt ze naar het werk. De bestuurder is een professionele chauffeur of één van de deelnemers. • Carpooling. Een groep werknemers rijdt samen naar het werk. De bestuurder is een van de deelnemers.

Waarom collectief bedrijfsvervoer? Collectief bedrijfsvervoer heeft vele voordelen. Ten eerste het maatschappelijk voordeel van vermindering van files en CO2 uitstoot. Zeker op plaatsen waar ondernemingen (tijdelijk) slecht bereikbaar zijn, kan dat voordeel groot zijn. Daarnaast heeft collectief bedrijfsvervoer voor de werkgever tot voordeel dat er minder druk ligt op de (meestal schaarse) parkeerplaatsen. Tevens dat hij zich kan profileren als een goed werkgever doordat hij meedenkt over efficiënter woon-werkverkeer. Of er voor de werkgever ook financiële voordelen zijn hangt af van de gekozen vorm: bij door de werkgever georganiseerd carpoolen of vanpoolen kan dat zo zijn, bij door de werknemers georganiseerd carpoolen is dat meestal niet het geval. Voor werknemers kunnen er eveneens financiële voordelen zijn, afhankelijk van de gekozen vorm. De voordelen van carpoolen kunnen hoog oplopen. Daarnaast is voor werknemers het sociale aspect van belang: je ontmoet collega’s die je op het werk niet snel tegenkomt. Als gekozen wordt voor een vorm van bedrijfsvervoer waarbij gebruik gemaakt kan worden van de busbaan (vanpooling of busvervoer) kan eveneens een flinke reductie aan reistijd het gevolg zijn.

2

3

Beperkingen

Regels

Collectief bedrijfsvervoer is niet in alle situaties even goed inzetbaar. In grote lijnen geldt dat collectief bedrijfsvervoer makkelijker te organiseren is als medewerkers vaste en gelijke begin- en eindtijden van het werk hebben. Bij flexibele werktijden en mogelijkheden tot thuiswerk wordt het al snel een complexe logistieke puzzel. Die logistieke puzzel is evenwel uit te besteden aan een aanbieder van vanpooling op Internet. De werkgever kan dit probleem verlichten door werknemers die deelnemen aan collectief bedrijfsvervoer zoveel mogelijk te voorzien van gelijke werktijden. Een andere beperking is dat uit onderzoek en experimenten blijkt dat werknemers het liefst met eigen vervoer reizen. Dat biedt meer het gevoel dat men vrij is dan het gebruik van collectief vervoer. Collectief bedrijfsvervoer zal dus, wil het succesvol zijn, het comfort van eigen vervoer moeten benaderen of overtreffen: van deur tot deur, comfortabel, gelijke of liefst kortere reistijd, financieel quitte of liever nog financieel voordeel.

Collectief bedrijfsvervoer heeft van doen met twee clusters van wettelijke regels. Deze betreffen de reiskostenvergoeding en het gebruik van de weg. Daarnaast kunnen cao-regels van toepassing zijn.

Stimulans door de werkgever De werkgever kan werknemers die meedoen aan collectief bedrijfsvervoer voordelen verstrekken. Bijvoorbeeld door het carpoolen of vanpoolen te belonen met een hogere reiskostenvergoeding. Of door het verstrekken van gegarandeerde en betere parkeerplaatsen. Ook kan de werkgever de bestuurder van een vanpoolbusje de gelegenheid geven benodigde diploma’s en certificaten te behalen in werktijd. Tenslotte kan de werkgever collectief bedrijfsvervoer stimuleren door de roosters van deelnemers op elkaar af te stemmen.

Reiskosten De fiscale hoofdregel is dat de werkgever € 0,19 per kilometer belastingvrij mag geven aan iedere werknemer die met eigen vervoer naar het werk komt. Die mogelijkheid vervalt als de werkgever voor het vervoer zorgt. Voor carpoolen en vanpoolen is deze regel zo uitgewerkt: als de werknemers zelf het vervoer organiseren, kan de werkgever aan iedere werknemer belastingvrij € 0,19 geven voor de afstand huis-werk. Dus niet voor de ‘omrij-kilometers’. Als de werkgever het vervoer verzorgt, mag de werkgever alleen de chauffeur de € 0,19 geven, maar dan wel inclusief de omrij-kilometers. Carpoolen heeft dus financieel voordeel voor werknemers als die het zelf organiseren, en financieel voordeel voor de werkgever als die het carpoolen organiseert. NB 1: de fiscus neemt nogal snel aan dat de werkgever de organisator is, bijvoorbeeld als de werkgever het personeelsblad of Intranet beschikbaar stelt als dating-site. Als dat niet de bedoeling is, doen werknemers er verstandig aan om het carpoolen echt zelf te organiseren. NB 2: de € 0,19 is alleen de fiscale bovengrens. De werkgever mag meer geven, bijvoorbeeld aan carpoolers of vanpoolers, alleen moet de werknemer over dat ‘meer’ belasting betalen. De nieuwe Werkkostenregeling biedt overigens wel mogelijkheden om meer dan € 0,19 belastingvrij te geven. Busbaan Vanpoolen heeft extra voordelen als gebruik kan worden gemaakt van de busbaan. Dat mag niet zomaar: daar moet een ontheffing voor worden verleend door de beheerder van de betreffende weg (gemeente, provincie of rijk). Die ontheffing kan zowel verleend worden aan een professionele chauffeur als aan een werknemer die de vanpoolbus bestuurt. Meestal moet dan wel een certificaat worden behaald. Cao In de meeste cao’s staan eveneens afspraken over de reiskostenvergoeding, soms ook over reistijdvergoeding. Afspraken over reiskostenvergoeding in bedrijfsregelingen mogen niet in tegenspraak met de cao zijn.

4

5

Collectief vervoer in de praktijk In de praktijk zijn een groot aantal initiatieven en samenwerkingsverbanden zichtbaar. We benoemen de belangrijkste. (Internet)bedrijven Op Internet bieden diverse bedrijven hun diensten aan. In een flink aantal gevallen zijn dat logistieke internetbedrijven, die deelnemers van vanpooling of carpooling aan elkaar koppelen. In geval van vanpooling verzorgen ze ook het busje en verzorgen een opleiding voor de deelnemer die als chauffeur optreedt. Als dat van toepassing is, verzorgen ze ook de ontheffing om op busbanen te mogen rijden. Soms bieden zij ook een thuiskomgarantie: als de medewerker wegens ziekte of hoe dan ook op een afwijkende tijd vertrekt, zorgt de aanbieder voor alternatief vervoer. Regionale samenwerking In een aantal regio’s werken de overheid, bedrijven en vervoerondernemingen samen om collectief bedrijfsvervoer te regelen. Soms tijdelijk, als bijvoorbeeld een belangrijke weg tijdelijk wordt afgesloten of slechter bereikbaar wordt.

Combinaties Er zijn diverse combinaties van collectief bedrijfsvervoer en andere vormen van (milieuvriendelijk) vervoer denkbaar. Bijvoorbeeld kan busvervoer geregeld worden vanaf een centrale plaats naar het industrieterrein. Het vervoer van huis naar de centrale plaats kan dan geregeld worden met vanpooling of carpooling. Of natuurlijk met de fiets of het openbaar vervoer!

Diverse rollen Het idee om collectief bedrijfsvervoer voor de eigen onderneming mogelijk te maken kan van meerdere kanten komen. De vakbonds(kader)groep kan met een plan komen, maar ook de ondernemingsraad, een individuele medewerker of een groepje medewerkers kunnen het initiatief nemen. Ieder heeft eigen mogelijkheden en sterke punten. De vakbonds(kader)groep heeft toegang tot de vakbondsbestuurder en de binnen de vakbond aanwezige informatie en deskundigheid. Ook kan met collega-kadergroepen contact worden opgenomen. Daardoor is het bijvoorbeeld eenvoudig om voorbeelden van buiten de eigen onderneming, bijvoorbeeld in de regio, op te vragen. Of om na te gaan wat binnen de eigen cao mogelijk is. De ondernemingsraad heeft een wettelijk recht op scholing, initiatief en op het inhuren van deskundigheid. Tevens het recht om de werknemers (achterban) te raadplegen. Ook heeft de OR geregeld overleg met de werkgever. Dat maakt het mogelijk om (bijvoorbeeld tijdens een cursus) een initiatief te ontwikkelen en aan de werkgever aan te bieden. De individuele medewerker kan de wens om collectief vervoer te organiseren aan de orde stellen tijdens het werkoverleg. Voor de individuele medewerker is het soms wat makkelijker om een idee spontaan te lanceren in, bijvoorbeeld, het personeelsblad.

6

7

Initiatief tot collectief bedrijfsvervoer: een stappenplan Stap 1

Op de agenda!

Stap 5

Communicatie met de werknemers



• De OR of vakbondsgroep gaat in grote lijnen na of collectief bedrijfsvervoer gewenst is in het bedrijf. Denk daarbij aan: • Wordt het bedrijf slechter bereikbaar, bijvoorbeeld als gevolg van tijdelijke wegwerkzaamheden? • Zijn er mogelijkheden om met andere ondernemingen samen te werken?



• De OR of vakbondsgroep communiceert over het eigen plan met de medewerkers. Als eerder een raadpleging of enquête is geweest, worden de resultaten daarvan teruggekoppeld.

Stap 6

Discussie met de werkgever





Stap 2

Stap 3

• De OR of vakbondsgroep gaat grondig de diverse mogelijkheden voor het organiseren van collectief bedrijfsvervoer na: • Contacten met regionale aanbieders, • Vragen bereidheid en mogelijkheden werknemers, bijvoorbeeld via een enquête.

Opstellen criteria



• De OR of vakbondsgroep stelt de voorwaarden en criteria op waaraan een regeling moet voldoen. Voorbeelden van criteria en voorwaarden zijn: • Alleen op basis van vrijwilligheid, • Bevoordelen van carpoolers door de werkgever is toegestaan.

Stap 4

Grondlijnen van een eigen voorstel



• De OR of vakbondsgroep stelt de hoofdlijnen van een gewenste vorm van collectief bedrijfsvervoer vast. Belangrijke onderdelen zijn: • Welke bedrijfsspecifieke mix van vanpoolen, carpoolen, fietsregeling etc. is gewenst? • Is het wenselijk dat de werkgever het carpoolen of vanpoolen organiseert of juist de werknemers?



8

Deskundigheid en informatie



• Voor het initiatief op tafel wordt gelegd, is het doorgaans verstandig het idee met de werkgever te bespreken.

Stap 7

Initiatief



• De OR of vakbondsgroep biedt een doortimmerd initiatief aan de werkgever aan. Een initiatief bevat idealiter: • Een omschrijving van het gewenste besluit van de werkgever, • Een motivatie van dat besluit.



9

Een werkgeversvoorstel? Het initiatief om tot collectief bedrijfsvervoer te komen, komt niet altijd van de werknemerskant: de OR of de vakbondsgroep. Soms ook neemt de werkgever het initiatief tot een collectieve regeling. Wat zijn dan aandachtspunten?

Aandachtspunten • Collectief bedrijfsvervoer kan op veel manieren georganiseerd worden. Bijvoorbeeld in samenwerking met andere bedrijven, in samenwerking met openbaar vervoerbedrijven, en/of in samenwerking met lokale overheden (meestal de gemeente). • Door zich te verdiepen in de diverse mogelijkheden kan de OR zich een beeld vormen of het werkgeversvoorstel het meest wenselijk is, • De OR kan zich inzichten eigen maken door: • aanbieders te bekijken op Internet, • de vakbonden te vragen om ondersteuning, • het onderwerp op een OR-cursus te agenderen, • deskundigen uit te nodigen, • Het is eventueel mogelijk om bij andere aanbieders offertes op te vragen. • Als in het werkgeversvoorstel gekozen wordt voor vanpooling waarbij een werknemer chauffeurt, is het van belang na te gaan of de meest werknemersvriendelijke regeling is getroffen. • Zo kan worden afgesproken dat de chauffeur benodigde certificaten op kosten van de baas en in werktijd kan halen, • Er kan worden afgesproken dat de ‘vanpoolers’ worden bevoordeeld, bijvoorbeeld door de garantie van een goede parkeerplaats. • Het is verstandig om na te gaan of het werknemers voorstel compleet is, gezien vanuit werknemers. Bijvoorbeeld: • De werkgever stelt uitsluitend een vanpoolregeling voor. De OR kan dan voorstellen dit aan te vullen met een carpoolregeling, door de werkgever betaalde reiskosten met het openbaar vervoer, het compenseren van werknemers die op de fiets naar het werk komen. • Werknemers gebruiken voor het woon-werkverkeer nu eenmaal het liefst de eigen auto. Om collectief bedrijfsvervoer tot een succes te maken, zal: • Het collectief bedrijfsvervoer flink gepromoot moeten worden, • Er voor werknemers een voordeel aan moeten zitten.

De Werkkostenregeling Per 1 januari 2011 verandert de fiscale behandeling van ‘vergoedingen en verstrekkingen’. Tot nu toe heeft iedere belastingvrije verstrekking of vergoeding zijn eigen regels en condities. Die regels gaan verdwijnen ten gunste van een algemene regeling. Die luidt kortweg dat de werkgever fiscaal vriendelijk vergoedingen en verstrekkingen kan geven tot maximaal 1,4% van de loonsom. Het verstrekken van een vergoeding voor de kosten van het openbaar vervoer blijft zoals die is (formeel: deze valt binnen het forfait, tegen nihilwaardering). De vergoeding voor kosten van eigen vervoer valt eveneens onder het forfait (t/m € 0,19 tegen nihilwaardering, boven € 0,19 tegen marktprijs). Dat betekent overigens dat het binnen de Werkkostenregeling mogelijk is dat de werknemer meer dan € 0,19 per kilometer belastingvrij vergoed krijgt! Voor het ter beschikking stellen van lease-auto’s blijft de huidige regeling bestaan. Tussen 1 januari 2011 en 1 januari 2014 geldt een overgangsregime. Per bedrijf kan gekozen worden om hetzij de bestaande regelingen toe te passen, hetzij de Werkkostenregeling.

10

Contactpersonen Kenniscentrum Werk & Vervoer Karlien Haak: [email protected] Anja Dijkman: [email protected] Wim Engels: [email protected]

Meer informatie? www.werkenvervoer.nl

Het Kenniscentrum Werk en Vervoer steunt initiatieven en projecten die tot doel hebben om de arbeidsmobiliteit slimmer en duurzamer te organiseren. Daarbij kan het gaan om minder kilometers, groener reizen, efficiënter reizen en/of slimmere reistijden. Het Kenniscentrum biedt ondersteuning in de vorm van kennis en door middel van (mede-) financiering van projecten. Het Kenniscentrum is een initiatief van FNV, CNV en MHP en heeft dan ook met name het werknemersbelang voor ogen. Het Kenniscentrum wordt mede mogelijk gemaakt door de Taskforce Mobiliteitsmanagement en het Ministerie van verkeer en waterstaat.

© 2010 Tekst & redactie: Dialoog Amsterdam, Hans van den Hurk Ontwerp en vormgeving: A8 Grafische vormgeving/Webdesign, Velp

12