Collaboration versus Compliancy best of both worlds!
8 mei 2012
Even voorstellen Stefan Osinski • Technische Universiteit Eindhoven • Informatie Expertise Centrum • Hoofd Archieven & Media
Mike Meens • Circle Software (ECM Onderwijs/Overheid) • Project Manager
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 1
Agenda • • • • •
Aanleiding/probleemstelling Visie TU/e Oplossingen Conclusie Vragen
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 2
Wat willen (jonge) mensen…
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 3
Professionele vrijheid Het nieuwe werken
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 4
Interactie en samenwerken
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 5
Bring your own device!
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 6
Steeds belangrijker: Governance & Compliance!
• • • • • • • • • • •
Archiefwet 1995 Archiefregeling 2009 Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB) Accountantscontrole (bekostiging) Onderwijsinspectie / accreditatie Wet onderwijstoezicht, leerplicht Wet openbaarheid bestuur Declaraties bestuur F&C accoutantcontrole Wet bescherming persoonsgegevens Etc…..
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 7
Wat wil uw organisatie?
Betere dienstverlening
/ Mike Meens & Stefan Osinski
Efficiëntere dienstverlening
Enorme groei aan informatie Informatiegroei, verdubbeling tussen: • 1800 .. 1900 (100 jaar) • 1900 .. 1950 ( 50 jaar) • 1950 .. 1960 ( 10 jaar) • 1960 .. 1966 ( 6 jaar) • Nu verdubbelt alle informatie op aarde iedere 2 jaar. • Op internet zelfs iedere 8 maanden.
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 9
Enorme groei aan informatie
“Een weekeditie van de New York Times bevat meer informatie dan waar iemand in de 17e eeuw gedurende zijn hele leven mee werd geconfronteerd. “
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 10
Probleemstelling TU/e • Dynamische omgeving • Eigenwijze professionals en jonge studenten • Waarborging verantwoording middels archief • Naadloze integratie van de dynamische werkomgeving met “archief” e-Depot omgeving
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 12
Agenda • • • • •
Aanleiding/probleemstelling Visie TU/e Oplossing Conclusie Vragen
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 13
Visie TU/e
Digitale universiteit “de TU/e zet de komende jaren stappen in de richting van het concept digitale universiteit”
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 14
Visie IEC • Contentmanager TU/e •
Informatie vastleggen, bewaren en beschikbaar stellen
• Kerntaken: • •
• •
Digitaal (samen-)werken E-depot • Digitaal archief • Repository • Academisch Erfgoed Digitale Bibliotheek Fysieke Bibliotheek
• Beleidskeuzes gekoppeld aan kerntaken •
Substitutie, Metadatamodel TU/e, Workflow, BSD integratie
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 15
Visie op documenthandling… Bieden van MAXIMALE VRIJHEID i.c.m. PROVEN TECHNOLOGY
Het streven:
1. Dynamiek met Sharepoint 2. Self archiving m.b.v. Verseon
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 16
Agenda • • • • •
Aanleiding/probleemstelling Visie TU/e Oplossing Conclusie Vragen
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 17
Bedrijfsbus / Bizztalk
Outlook
/ Mike Meens & Stefan Osinski
OWIS
Oracle HRM
VUBIS
METIS
Google Search Appliance
DIGITAAL WERKEN
Middenlaag Corporate systems
GUI Self Archiving
GUI OASE
Metadatamodel TU/e
Applicatielaag
De oplossing…..
RMA e-Depot
10-5-2012
PAGE 18
Oplossing 1: Gui OASE OASE – Digitale Leer- & werkomgeving
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 19
Oplossing 2: GUI Self Archiving SharePoint webparts voor maximale vrijheid De user interface voor medewerker en student: Archieffunctionaliteit binnen DM omgeving:
m.a.w. Zelf registreren Zelf archiveren Overzicht archiefbescheiden
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 20
Oplossing 2: GUI Self Archiving Enkele quick wins….. 1. Digitaal Persoonsdossier 2. Digitaal Projectendossier 3. Protocollen & Richtlijnen
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 21
Presentatie oplossingen 3.
SharePoint webparts Nieuw document aanmaken
METADATA document naar RMA
TU/e sjabloonintegratie? RMA kenmerk uit Verseon
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 22
Presentatie oplossingen SharePoint webparts Registreren
Document registreren in RMA
RMA kenmerk zowel in documentbibliotheek als in document
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 23
Presentatie oplossingen SharePoint webparts Archiveren
Document archiveren in RMA Verdwijnt uit Documentbibliotheek
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 24
Presentatie oplossingen SharePoint webparts Overzicht archiefbescheiden
Link naar RMA document
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 25
Agenda • • • • •
Aanleiding/probleemstelling Visie TU/e Oplossing Conclusie Vragen
/ Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 26
Outlook
OWIS
Google Search Appliance
Vrijheid on premise & cloud
Metadatamodel TU/e
GUI Self Archiving
GUI OASE
DIGITAAL WERKEN
Corporate systems
Middenlaag
Applicatielaag
Conclusie…..
SharePoint ideaal als dynamische samenwerkingsomgeving
eindgebruikers flexibiliteit Bedrijfsbus / Bizztalk verantwoording. organisatie Het beste van twee werelden ! Oracle HRM
VUBIS
METIS
RMA e-Depot
Governance, compliance geregeld met bewezen, gecertificeerde Verseon RMA/e-depot. (via BT ook geïntegreerd met HRM, SIS etc) / Mike Meens & Stefan Osinski
10-5-2012
PAGE 27
Dank voor jullie aandacht!
Vragen? Mike Meens
[email protected] Stefan Osinski
[email protected]
/ Mike Meens & Stefan Osinski
