Checklist
RAPPORT KANTOORBEZOEK d.d.
Naam lid RvT:
Gesproken met:
1.
Positie:
2.
Positie:
3.
Positie:
Systeemonderdeel
Correct
Aanbeveling
Verbeterpunt
Opmerkingen
A. Kantoororganisatie (algemeen)
1. organisatievorm 1.1 de samenwerkende advocaten hebben hun samenwerkingsvorm schriftelijk vastgelegd. 1.2 de samenwerkende advocaten hebben bepalingen opgenomen omtrent de wijze waarop de samenwerking kan worden beëindigd 2. administratie 2.1 de advocaat voert ten aanzien van zijn praktijk de administratie en bewaart de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze dat te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden vastgesteld en dat daaruit blijkt van de naleving van het bepaalde in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) 2.2 de advocaat is in staat binnen een redelijke termijn na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten op schrift te stellen. 3. beroepsaansprakelijkheid 3.1 alle advocaten binnen de organisatie zijn ten aanzien
van
het
risico
van
hun
beroepsaansprakelijkheid verzekerd conform de verplichting die te dien aanzien voor hen geldt 3.2
er
is
sprake
exoneratieclausule
van
ten
een
aanzien
toegestane van
de
beroepsaansprakelijkheid 3.3 indien de advocaat met zijn cliënt een beperking
van
de
beroepsaansprakelijkheid
overeenkomt, is deze beperking schriftelijk
vastgelegd 4. Stichting Derdengelden
4.1 iedere advocaat op het kantoor heeft een Stichting Derdengelden tot zijn beschikking, die uitsluitend wordt gebruikt op de in de Vafi voorgeschreven wijze voor de in die verordening bedoelde derdengelden 4.2 de advocaat heeft op zijn briefpapier alleen het bankrekeningnummer van de Stichting Derdengelden vermeld, behalve op het briefpapier dat wordt gebruikt bij het verzenden van facturen 4.3
de
advocaat
heeft
een
deugdelijke
administratie van ontvangen en uitbetaalde derdengelden 4.4 de advocaat zorgt bij verrekening van zijn facturen met derdengelden voor een schriftelijke bevestiging van zijn cliënt 5. betalingsverkeer 5.1 de advocaat verricht of aanvaard in het kader van zijn praktijkuitoefening betalingen uitsluitend giraal 5.2 indien betalingen toch in contanten hebben plaatsgevonden is er sprake van feiten en omstandigheden die dit rechtvaardigen welke schriftelijk zijn vastgelegd 5.3 indien een contante betaling van meer dan € 15.000,= heeft plaatsgevonden, blijkt uit het betreffende dossier dat de advocaat hierover overleg heeft gevoerd met de deken
B. kantoororganisatie (advocaat – cliënt ) 1. Intake 1.1 advocaat identificeert zijn cliënt conform de daarvoor geldende regels 1.2 advocaat bepaalt de aard van de zaak (rechtsgebied) 1.3 de advocaat checkt op conflicterende belangen of maakt te dien aanzien een voorbehoud 1.4 indien van toepassing signaleert de advocaat de wettelijke termijnen 1.5 de advocaat stelt in overleg met de cliënt het probleem vast en geeft een analyse 1.6 de advocaat bepaalt in overleg met de cliënt de te volgen strategie en de daaraan
2
verbonden voor‐ en nadelen en maakt, indien mogelijk, een inschatting van de haalbaarheid 1.7 de advocaat bevestigt schriftelijk in een
2.3 de advocaat maakt een inschatting van de
opdrachtbevestiging aan de cliënt de punten 1.1 tot en met 1.6, de afgesproken werk‐zaamheden alsmede indien van toepassing: ‐ de verantwoordelijk advocaat; ‐ de behandelend advocaat c.q. diens vervanger; ‐ deelname aan de Klachten‐ en Geschillenregeling Advocatuur; ‐ de algemene voorwaarden 2. Financiën de advocaat bespreekt bij aanvang de financiële consequenties met de cliënt, zodat deze zich bewust is van de gevolgen van het geven van de opdracht 2.1 de advocaat bespreekt de mogelijkheid in aanmerking te komen voor gefinancierde rechtsbijstand en indien bekend de hoogte vaneen eventuele eigen bijdrage 2.2 de advocaat bespreekt de wijze en frequentie van declareren en indien van toepassing het uurtarief, de reiskosten, kantoorkosten, BTW en eventuele jaarlijkse verhogingen van het uurtarief
aan de zaak te besteden tijd 2.4 de advocaat benoemt de hoogte van mogelijke verschotten (griffierechten, deurwaarderskosten, uittreksels, getuigen‐ en deskundigenkosten etc.) 2.5 de advocaat wijst op de mogelijkheid van een kostenveroordeling 2.6 de advocaat bevestigt de punten 2.1 t/m 2.5 schriftelijk in de intakebevestiging 3. zakenadministratie het kantoor zorgt ervoor dat administratieve gegevens over de zaak zodanig worden beheerd dat zij snel te vinden zijn en de voor de uitoefening van het beroep relevante informatie bevatten 3.1 er wordt een zakenadministratie gevoerd welke volledig, toegankelijk en bijgewerkt is 3.2 het waarborgen van de volledigheid van de administratie omvat het vastleggen van
3
cliëntgegevens, gegevens wederpartij, verantwoordelijk advocaat, verzonden declaraties en betalingen 3.3 werkzaamheden, bestede uren en
gemaakte kosten zijn geregistreerd per dossier 3.4 er zijn afspraken gemaakt en vastgelegd hoe en door wie de controle op belangentegenstelling wordt uitgevoerd en op welk moment dit gebeurt 3.5 kantoor zorgt ervoor dat de administratie toegankelijk is voor medewerkers, vervangers 4. cliënt‐advocaat: uitvoering het kantoor beheert de dossiers zodanig dat zij snel te vinden zijn en de relevante gegevens overzichtelijk en toegankelijk (ook voor bevoegde derden) zijn 4.1 van iedere nieuwe zaak wordt een dossier aangelegd waarin een opdrachtbevestiging wordt gezonden als bedoeld onder 1.7 4.2 ten behoeve van het beheren van de dossiers heeft het kantoor afspraken gemaakt en vastgelegd over de volgende aspecten:
de wijze waarop een dossier wordt aangemaakt (indeling) en het kenmerk (identificatie dossier);
de wijze waarop gegevens worden ingevoerd en bijgewerkt;
de wijze waarop stukken worden gemerkt, teneinde te kunnen vaststellen in welk dossier ze horen en op welke dag ze zijn ontvangen;
de wijze waarop op de documenten is aangegeven dat het gaat om een conceptdocument, dan wel een vervallen stuk.
4.3 het dossier, fysiek of digitaal, bevat een actuele weergave van de stand van de zaak 4.4 het dossier verschaft voldoende informatie bij vervanging 4.5 de verantwoordelijkheid voor het beheer van een dossier ligt bij de verantwoordelijke advocaat 4.6 binnen drie maanden na afwikkeling van zowel de inhoudelijke als de financiële kant
4
van het dossier zal conform 10.1 het dossier worden afgesloten en gearchiveerd 5. waarborgen vertrouwelijkheid
5.1 het kantoor zorgt ervoor dat de niet‐advocaten
de advocaat waarborgt de vertrouwelijkheid van de gegevens van zijn cliënt
van het kantoor en faciliterende derden een geheimhoudingsplicht gelijk aan die van de advocaat hebben, welke geheimhoudingsplicht is vastgelegd 5.2 bij het beheren van cliënt‐ en zaakgegevens alsmede dossiers is de vertrouwelijkheid gewaarborgd 5.3 lopende dossiers worden zodanig opgeborgen dat door bezoekers of andere cliënten geen kennis kan worden genomen van aan dossiers gerelateerde vertrouwelijke gegevens 5.4 de advocaat draagt er zorg voor dat de vertrouwelijkheid van cliëntgegevens ook wordt gewaarborgd tijdens telefoongesprekken 5.5 computerbestanden waarin gegevens van de cliënt zijn opgenomen en/of die te herleiden zijn tot cliënten, zijn niet toegankelijk voor onbevoegden 5.6 indien de advocaat deel uitmaakt van een samenwerkingsverband met de beoefenaar van een ander vrij beroep is de advocaat verplicht:
in elke zaak waarin hij/zij samenwerkt een apart dossier te openen;
ten aanzien van het samenwerkingsverband als zodanig:
de dossieradministratie gescheiden te voeren van de financiële administratie;
het archief gescheiden te voeren van dat van
zorgvuldig aantekening te houden van alle
de andere beroepsbeoefenaar;
brieven en stukken die hij/zij ter kennis van die beoefenaar van een ander beroep brengt 6. bereikbaarheid het kantoor zorgt ervoor dat de bereikbaarheid is afgestemd op de verwachtingen van de cliënt, gegeven de
5
rechtspraktijk die het kantoor voert 6.1 het kantoor is tijdens kantooruren zoveel
mogelijk telefonisch bereikbaar, bij gebreke waarvan de beller wordt geïnformeerd omtrent een andere wijze van contact 6.2 het kantoor is continu bereikbaar per fax of e‐mail 6.3 er is een procedure/afspraak voor het controleren van alle gebruikte communicatiemedia (brievenbus, postbus, griffievakje, e‐mail, fax, antwoordapparaat/antwoordservice etc.). 6.4 binnen het kantoor zijn afspraken gemaakt over het volgende:
het zo spoedig mogelijk opnemen van de telefoon
korte wachttijden bij telefonisch contact;
telefonisch doorverbinden
wanneer/hoe zo spoedig mogelijk wordt teruggebeld
het aannemen van boodschappen
vervanging van receptioniste /secretaresse bij afwezigheid
korte wachttijd bij afspraken
7. communicatie met cliënt de cliënt ontvangt gevraagd en ongevraagd tijdig alle voor de cliënt belangrijke (financiële) informatie 7.1 de advocaat draagt er zorg voor dat de communicatie met de cliënt op een voor deze cliënt begrijpelijke wijze verloopt 7.2 de advocaat bevestigt schriftelijk iedere wijziging of aanvulling van de opdracht aan de cliënt 7.3 de cliënt wordt ongevraagd en bij voorkeur schriftelijk op de hoogte gehouden van de voortgang in de zaak en eventuele wijzigingen in de kosten 7.4 concepten van (proces)stukken en belangrijke brieven worden tijdig aan de cliënt gezonden zodat een redelijke reactietermijn bestaat 7.5 de advocaat brengt in een duidelijke factuur (die desgevraagd wordt
6
gespecificeerd) het salaris en de overige kosten in rekening 7.6 wanneer de cliënt een klacht heeft wordt
de advocaat zorgt ervoor dat de voortgang bij
8.4 het systeem van termijnbewaking dat een
deze geïnformeerd over de wijze waarop het kantoor klachten behandelt 8. voortvarendheid en termijnbewaking de advocaat spant zich in de zaak tijdig af te handelen 8.1 berichten (telefoon/bezoek, fax, e‐mail e.d.) en poststukken worden snel aan de geadresseerde, dan wel diens vervanger, doorgegeven 8.2 uitgaande post wordt tijdig verwerkt
de behandeling van de zaak wordt gewaarborgd 8.3 de advocaat hanteert een systeem dat termijnoverschrijding uitsluit
advocaat hanteert, is eenvoudig overdraagbaar 9. overdracht en vervanging het kantoor zorgt bij afwezigheid van de advocaat voor een goede vervanging of voor overdracht van een dossier 9.1 het kantoor heeft een vervangingsregeling. Indien de vervanging buiten kantoor plaatsvindt is de vervangingsregeling schriftelijk vastgelegd 9.2 in de regeling zijn de volgende onderdelen opgenomen:
vervanging bij geplande afwezigheid;
vervanging bij niet geplande afwezigheid;
afzeggen/herplannen van afspraken bij
dossieroverdracht bij langdurige
geplande en niet geplande afwezigheid;
afwezigheid
toegang tot het pand en codes bij eenmanskantoren
9.3 de advocaat stelt de cliënt schriftelijk of per e‐mail op de hoogte van de inschakeling van derden alsmede de eventueel daarmee gemoeide kosten 9.4 de advocaat en het kantoor bewaken de kwaliteit van de geleverde dienst door derden
7
9.5 het kantoor onderneemt actie bij een
10.2 de dossiers worden minimaal gedurende
negatieve beoordeling van de kwaliteit van de geleverde dienst 10. Afsluiting dossiers de advocaat draagt zorg voor een zorgvuldige afsluiting en archivering van het dossier 10.1 de cliënt wordt schriftelijk op de hoogte gesteld wanneer het dossier wordt gesloten en voor welke termijn het dossier minimaal zal worden bewaard
5 jaar bewaard in een toereikende archiefruimte of op een toegestane digitale wijze 10.3 de advocaat heeft ervoor gezorgd dat zijn dossiers ook in geval van zijn defungeren bewaard blijven 10.4 het archiveringssysteem waarborgt dat dossiers kunnen worden teruggevonden 10.5 het archiefsysteem dient zodanig te zijn dat daarin opgenomen dossiers alleen door bevoegden kunnen worden geraadpleegd
C. kantoororganisatie (ontwikkeling) 1. Klachtenregeling en Cliënttevredenheidsonderzoek 1.1 de advocaat / het kantoor staat open voor klachten van cliënten 1.2 Het kantoor heeft een interne klachtenregeling 1.3 de advocaat / het kantoor heeft een procedure voor het geval de klacht niet naar tevredenheid van de cliënt wordt opgelost 1.4 de advocaat / het kantoor evalueert periodiek alle binnengekomen klachten en treft zo nodig maatregelen 1.5 de advocaat / het kantoor onderzoekt periodiek de tevredenheid/waardering van cliënten over zijn dienstverlening. Van dit onderzoek is een verslag aanwezig 1.6 op basis van de resultaten van het cliënttevredenheidsonderzoek treft de advocaat / het kantoor maatregelen ter verbetering van de cliënttevredenheid 2. stimuleren goede beroepsuitoefening
8
2.1 de advocaat / het kantoor zorgt voor het
3. ontwikkeling interne kantoororgani‐satie
3.1 de advocaat / het kantoor heeft de eigen
stimuleren van deelname aan intervisie tussen advocaten 2.2 de advocaat / het kantoor maakt een goede beroepsuitoefening mogelijk, bijvoorbeeld door te participeren in specialisatieverenigingen of andere professionaliseringsactiviteiten 2.3 de advocaat laat aantoonbaar zien dat hij zijn relevante vaktechnische en niet juridische kennis op peil houdt
werkwijze vastgelegd, bijvoorbeeld in de vorm van een handboek 3.2 de advocaat / het kantoor let daarbij op verschillende aspecten van de kantoor‐ organisatie, zoals de financiële bedrijfs‐ voering, de inrichting van het secretariaat en de wijze van automatisering 3.3 het kantoor betrekt het personeel bij de verbetering van de kantoororganisatie 3.4 de advocaat / het kantoor houdt de eigen werkwijze regelmatig tegen het licht, bijvoorbeeld door de mening van cliënten daarbij te betrekken
9
VERBETERPUNTEN
ADVOCATENKANTOOR
Rapport bezoek d.d.
Verbeterpunten
Verbeteracties
10
