Checklist conferentie

Checklist conferentie Actie Congresleider, datum actie / pending

Opmerkingen

Congresleider (naam, telefoon, email) Secretariele ondersteuning (naam, telefoon, email) Datum conferentie Titel Onderzoeksprogramma Goedkeuring programmacöordinator Aantal te verwachten deelnemers Deelnemingskosten Annuleringskosten

Binnen welke termijn mogelijkheid annuleren en nog administratiekosten?

Aantal sprekers en namen Uitnodiging sprekers Reiskostenvergoeding sprekers

J:\departments\LAW\GS-Secretariaat\Conferenties\checklists\Checklist conferenties.docx

1

Actie Meijers Instituut, datum actie / pending

Actie Congresleider, datum actie / pending

Opmerkingen Gewenste locatie en aantal benodigde zalen Reservering locatie NB Het reserveren van de Sterrewacht dient via de ServiceDesk te geschieden Check ook of na het evenement nog een andere bijeenkomst aansluitend in de zaal is gepland. Reservering bewegwijzeringsborden, kapstokken, registratietafel en stoelen. Reservering hotel

ja/nee voorkeur voor hotel:

Eventueel aan te vragen subsidie (door de congresleider zelf te verzorgen)

Indienen begroting bij MI

NB: Afdracht van 17,5% over alle X inkomsten (subsidie en congresgelden) Deze afdracht is oa bestemd voor zaalhuur, ondersteuning, personele lasten etc. Daarnaast komen ook de kosten voor het innen van de congresgelden voor rekening van het congres. Op basis van deze afdracht en kosten dient er een reële begroting opgesteld te worden, en de fee vastgesteld te worden. De overhead en kosten zijn ook kosten die de faculteit en universiteit werkelijk maken.


2


Opmerkingen



8 weken voor conferentie aanlevering ingredienten

6 weken voor conferentie

SAP nummer (Aanvragen van het congressapnummer) Subsidieaanvraag

Eindafrekening subsidie

Flyer

Alleen LUF subsidie kan door het MI worden ingediend en afgerekend NB Betrek met het opmaken van de begroting de afdeling FEZ. De tijdige eindafrekening van de subsidie is een verantwoordelijkheid van de congresleider zelf. Het Meijers Instituut kan eventueel deadlines bewaken Papieren versie / digitaal

Aantal flyers (bij papieren versie) Productie flyers (bij papieren versie) Verzending flyers (bij papieren versie) (aanlevering adressen, 8 weken voor conferentie)

Adressen voor verzending flyers (bij papieren versie) Registratie

Per e-mail / digitaal aanmeldingsformulier

Ontvangstbevestiging

Gaat via automatische bericht na aanmelding op website

pers-bericht/kranten

Ja/nee


(overleg voor tekst met conferentieleider) 3


Opmerkingen

Diner met sprekers en referenten Catering (koffie, thee, lunch, borrel) graag aangeven wat wordt gewenst Bundel Verdere gegevens op overzicht van die bundel

Opnemen in planning en deadlines bewaken

Congresmap

Ja / nee

Verantwoordelijk voor het op tijd aanleveren van de stukken

Tafelnaambordjes sprekers/forumleden ja/nee badges deelnemers

Ja/nee

Inhoud badges (naam met voorletter, titel)

Ja

Deelnemerscertificaat

Ja / Nee

Bloemen in de zaal

Ja/nee

Bewegwijzering in locatie

Ja/nee

Cadeaus sprekers (in overleg)

Ja/nee

Geluidsinstallatie/microfoons

Vaak is dit in de zaal aanwezig en gaat het hoofdzakelijk om het inhuren van Arris v.d. Bent


4



Opmerkingen

Overheadapparatuur/beamer

idem

Overig (excursies etc.)

ja/nee

Activiteitcode’s WiFi Internet toegang (Sterrewacht) Gastaccounts aanvragen bij Thomas/Birgit

Ja/nee

Fotograaf

Assistentie tijdens het congres zelf

De congresleider is zelf verantwoordelijk voor assistentie (van eigen secretaresse of studentassistent) tijdens het congres; deze assistentie betreft werkzaamheden zoals ontvangen van gasten; inschrijving ter plekke; uitreiken programma’s, badges en congresmappen; nalopen catering; bediening eventuele audio/videoapparatuur etc.

(papieren) Flyer laten checken door: Programma coordinator Congresleider Mirjam Sombroek Aankondiging op schermen in de hal programma/informatie plaatsen op website + registratie via website Informatie mailen naar M&C voor enieuws

Tekst dient de congresleider zelf aan te leveren, wij kunnen linken maken.


5



Opmerkingen


Evenement aanmelden op de internationale evenementen website (Engelstalig) (http://www.conferencealerts.com/law.ht m) Evenement met belangrijke sprekers doorgeven aan het bestuurssecretariaat Informatie mailen naar Studenten enieuws Evenement met veiligheidsrisico? (omstreden auteurs/sprekers)

Doorgeven aan Dorien v. Wissen.

Ja / Nee


6

Checklist conferentie

Recommend Documents