Checklist A-conferentie

Checklist A-conferentie Actie Congresleider, datum actie / pending

Opmerkingen

X

Congresleider (naam, telefoon, email)

X

Secretariele ondersteuning (naam, telefoon, email) X

Datum conferentie

X

Titel

X

Onderzoeksprogramma

X

Aantal te verwachten deelnemers Deelnemingskosten Aantal sprekers en namen

Betalingsinformatie toesturen en follow- X up (zal makkelijker gaan na gebruik van Congresbase) X

X

X

Uitnodiging sprekers Reiskostenvergoeding sprekers

Actie Meijers Instituut, datum actie / pending

Via ons kan het declaratieformulier worden verzonden en met bonnen doorgestuurd aan FEZ

X

X

Gewenste locatie en aantal benodigde zalen

O:\MI\Secretariaat\conferenties\checklists\Checklist A-conferenties.doc

1

X

Actie Congresleider, datum actie / pending

Opmerkingen

X

Reservering locatie

X

Reservering bewegwijzeringsborden, kapstokken, registratietafel en stoelen. Reservering hotel

X

ja/nee voorkeur voor hotel: X

Eventueel aan te vragen subsidie (door de congresleider zelf te verzorgen) SAP nummer


X

Aanvragen van het congressapnummer.

Subsidieaanvraag

Alleen LUF subsidie kan door het MI worden ingediend en afgerekend

X

X

X

X

Eindafrekening subsidie

De tijdige eindafrekening van de subsidie is een verantwoordelijkheid van de congresleider zelf. Het Meijers Instituut kan eventueel deadlines bewaken

X 8 weken voor conferentie aanlevering ingredienten

X 6 weken voor conferentie

Flyer (zie apart formulier) complete tekst moet tijdig bij het secretariaat binnen zijn; d.w.z. minimaal een week vóór de flyer de deur uit moet (en dat moet minimaal zes weken voor het congres gebeuren)

X

Aantal flyers

X

Productie flyers


2


Opmerkingen

X

Verzending flyers X (aanlevering adressen, 8 weken voor conferentie)

Adressen voor verzending flyers Ontvangstbevestiging

Gaat via automatische bericht na aanmelding op website

Affiches

ja/nee

X X X (per e-mail naar het Meijers)

Tekst affiche Uitnodigingen aan onderzoekscholen zenden

X

Ja/nee X

Adresssen onderzoekscholen pers-bericht/kranten ANP NJB Mare


X (overleg voor tekst met conferentieleider)

Ja/nee

X X

Diner met sprekers en referenten

X

Catering (koffie, thee, lunch, borrel) graag aangeven wat wordt gewenst Bundel Verdere gegevens op overzicht van die bundel

Opnemen in planning en deadlines bewaken

Congresmap

Ja / nee


3

X

X

Verantwoordelijk voor het op tijd aanleveren van de stukken

X


Opmerkingen

X

Tafelnaambordjes sprekers/forumleden ja/nee badges deelnemers

Ja/nee

Inhoud badges (naam met voorletter, titel)

Ja

Bloemen in de zaal

Ja/nee

Bewegwijzering in locatie

Ja/nee

Cadeaus sprekers (in overleg)

Ja/nee

Geluidsinstallatie/microfoons

Vaak is dit in de zaal aanwezig en gaat het hoofdzakelijk om het inhuren van Arris v.d. Bent

Overheadapparatuur/beamer

idem

Overig (excursies etc.)

ja/nee

X X X X X

X X

X X X

Fotograaf



4

X


Opmerkingen

Assistentie tijdens het congres zelf

Flyer laten checken door: Programma coordinator Congresleider Laura Lancée

De congresleider is zelf X verantwoordelijk voor assistentie (van eigen secretaresse of studentassistent) tijdens het congres; deze assistentie betreft werkzaamheden zoals ontvangen van gasten; inschrijving ter plekke; uitreiken programma’s, badges en congresmappen; nalopen catering; bediening eventuele audio/videoapparatuur etc. X


X

programma/informatie plaatsen op website + registratie via website

X

Informatie mailen naar Fien Speksnijder Tekst dient de congresleider zelf aan te X leveren, wij kunnen linken maken. voor e-nieuws

X

Informatie mailen naar Studenten enieuws

X

NOVA studiepunten voor deelnemers

De aanvraag van studiepunten kan vanaf januari 2005 door iedere organiserende partij worden gedaan bij de NOVA. De kosten zijn 30 euro per punt


5

X

Checklist A-conferentie

Recommend Documents