Checklist Sollicitatiegesprek

Checklist Sollicitatiegesprek Gefeliciteerd, je mag op gesprek! Op basis van je CV en motivatiebrief ben je uitgenodigd voor een eerste sollicitatiegesprek. Wat hier allemaal bij komt kijken, staat in deze checklist.

Doel van een sollicitatiegesprek Een sollicitatiegesprek is een mooie manier om erachter te komen of een organisatie en jij bij elkaar passen. De interviewer wil weten of jij voldoet aan de eisen die gesteld worden (rationele onderbouwing) en wil ook weten of er een ‘klik’ is; of je binnen de afdeling en/of organisatie past (emotionele onderbouwing). Jij wilt uiteraard ook weten of de baan/stage en de organisatie ‘voldoen’. Is het werk wat je ervan verwacht? En wat vind je bijvoorbeeld van de bedrijfscultuur?

Verschillende soorten sollicitatiegesprekken Elk bedrijf heeft zijn eigen stijl in het voeren van sollicitatiegesprekken. Het kan dus van procedures, locatie en/of fase van het selectieproces afhangen, hoe een gesprek eruit ziet. Je kunt te maken krijgen met één interviewer, een commissie, een gesprek van slechts 10 minuten of juist een hele dag. Bereid je hier waar mogelijk op voor.

Soorten      

Persoonlijk gesprek – het meeste voorkomend; Case interview – in dit type gesprek staat het oplossen van een casus of probleem centraal; Telefonisch gesprek – hierbij is de uitdaging om alleen met je stem een goede indruk achter te laten; Gesprek via Skype of een ander video platform – zorg dat je een rustige achtergrond hebt; Gesprek tijdens een carrièrebeurs of evenement – zelfs een informeel gesprekje van vijf minuten kan jou en de organisatie al een indruk geven of jullie bij elkaar passen; En let op: er kunnen meerdere gespreksrondes zijn; eerste, tweede of derde gespreksronde

De interviewer Je krijgt altijd te horen wie het interview afneemt. Zo niet, vraag dit dan na. Vraag of er nog meer mensen bij zitten en wat hun rol is. Een recruiter heeft bijvoorbeeld een andere benadering dan een afdelingsmanager. Houd in je achterhoofd welke agenda iemand kan hebben. Mogelijke interviewer  Recruiter / HR medewerker of manager  (lijn)manager  Directeur of CEO  Toekomstige collega  Externe recruiter / headhunter  Docent of iemand van de faculteit, als het om een academische functie gaat  Onderzoeker of iemand anders binnen jouw vakgebied

Voorbereiding Zie solliciteren eens als topsport. Wat doen sporters voor een wedstrijd, hoe zorgen zij dat ze in topvorm zijn? Topsporters hebben een ritueel. Gebruik dit soort rituelen om je voor te bereiden op jouw wedstrijd: het sollicitatiegesprek. Een dergelijk ritueel brengt je in de juiste vorm om te ‘scoren’. Bedenk de juiste voorbereiding die bij jou past om zo goed mogelijk te presteren en mentaal en fysiek in topvorm te zijn.              

Verdiep je in de vacature en organisatie via de bedrijfswebsite – weet wat het bedrijf doet; Google het bedrijf, de interviewer, maar ook jezelf – weet wat een ander over jou te weten kan komen; Gebruik LinkedIn om te achterhalen wie er werken – ken je er iemand, vraag hoe een gesprek verloopt en waar je op moet letten; Spit ook nieuws door over de organisatie, de sector en je vakgebied – wat speelt er op dit moment? Wie zijn de concurrenten?; Bedenk welke vragen je kunt verwachten – zie de ‘tricky questions’; Bedenk vooraf goede voorbeelden die je wilt gebruiken; Bereid een ‘elevator pitch’ voor – oefen dit zodat het een natuurlijk verhaal wordt; Neem de vacature en je CV mee – denk ook na waarom jij aansluit op de vacature; Bedenk welke vragen jij wilt stellen – wat is niet duidelijk bijvoorbeeld? Schrijf je vragen op en neem deze mee; Ben je in de gelegenheid om langs te gaan, doe dit dan hoe kom je er het beste? Wat dragen de medewerkers voor kleding? Dit helpt je in jouw kledingkeuze; Zorg dat je er netjes en verzorgd uitziet – let ook op een frisse adem; Plan je reis en vertrek op tijd - zorg ook voor een ‘plan B’ als het tegenzit; Zorg ervoor dat je de contactgegevens van de interviewer en/of bedrijf bij de hand hebt; Zorg ervoor dat je uitgerust naar het sollicitatiegesprek gaat.

Kleding     

Zorg ervoor dat je kleding gewassen en gestreken is en dat je schoenen gepoetst zijn; Stem je kleding af op de organisatie / functie, maar overdrijf niet. Het moet ook bij JOU passen, jij moet je er prettig in voelen; Bij twijfel: liever iets te netjes dan iets te casual; Investeer in een net pak of accessoires – dit hoeft niet duur te zijn; Zorg voor een eyecatcher - ketting of stropdas- , zodat een interviewer meer naar je kijkt en je onthouden zult worden. Pas wel op dat je niet overdrijft.

Vermijd       

Veel rood - dit komt dominant over; Jeans, blote tenen en blote schouders; Kleren die te groot of juist te klein zijn; Houd ook je borsthaar of decolleté uit het zicht; Let er op dat bij drukke prints en streepjes het design kan gaan ‘dansen’ voor de ogen van de interviewer; Teveel parfum, make up of accessoires leiden af Vlekken in je kleding, een slechtere adem of vettig haar zijn ook niet aan te raden.

Algemene tips              

Een gesprek is tweerichtingsverkeer - ben dus gerust nieuwsgierig en stel vragen; Spreek rustig; Spreek de taal van het bedrijf – deze ken je, want je hebt je voorbereid; Houd je antwoorden kort; Houd je verhaal ook ‘simpel’ – maak geen verkeerde indruk met ingewikkeld taalgebruik bijvoorbeeld; Laat ook zien dat je luistert door met je hoofd te knikken bijvoorbeeld; Vergeet niet om te onderzoeken of het ‘klikt’; Stel jezelf positief en vriendelijk op; Gebruik de open vragen die je krijgt om jezelf te pitchen (wat, hoe, waar, wie, wanneer); Vertel eerlijk over (gaten in) je CV; Als je een vraag niet begrijpt, laat het de interviewer weten; Denk gerust even een paar seconden na over een moeilijke vraag; Maak eventueel notities voor een volgend gesprek; Vergeet niet om je telefoon uit te zetten!

Niet aan te raden tijdens een gesprek   

   

Het onderbreken van de interviewer zal niet gewaardeerd worden, laat iemand uitpraten (zelfs als de interviewer heel saai is); Probeer ook discussie met de interviewer te vermijden – vraag je af ‘wat win ik ermee?’; Begin niet uit jezelf over het salaris tijdens een eerste gespreksronde – dit komt meestal in een volgende ronde ter sprake. Onderzoek wel al wat gebruikelijk is. Als de interviewer hier toch over begint, dan zit je in elk geval niet met je mond vol tanden; Probeer zoveel mogelijk sociaal wenselijke antwoorden te vermijden – niemand is perfect; Negatief praten over je vorige werkgever is not done; Vaak gaan mensen ‘teveel’ praten als ze zenuwachtig zijn, probeer dit te voorkomen; Vermijd het om over ‘wij’ te praten als er naar jouw rol in een project gevraagd wordt

Voorbeeld van een gespreksopbouw Binnenkomst / voorstellen          

Zorg ervoor dat je op tijd bent (5-10 minuten voor het gesprek); Begroet ook andere medewerkers die je tegenkomt in het gebouw; Check jezelf even in een spiegel vóór het gesprek ; BEN JEZELF; Stel jezelf netjes voor en maak oogcontact – zorg ervoor dat je geen ‘slap handje’ geeft of dat je handdruk juist te ferm is; SMILE; Zorg ervoor dat je enthousiast overkomt – je hebt er immers zin in! Laat zien dat je voorbereid bent (pen, papier, notities); Als je héél erg nerveus bent, kaart dit aan – iedereen begrijpt dat je zenuwachtig bent; Neem tijdens het gesprek een relaxte houding aan – niet ‘gesloten’ met je armen over elkaar.

IJsbreker Nog voordat het gesprek begint, stelt de interviewer (of jij) een luchtige vraag of opmerking. Hoewel dit inhoudelijk vaak geen waarde heeft, is het wel bepalend voor ‘de eerste indruk’. Het geeft iets aan over je sociale en communicatieve vaardigheden.

Vragen van de interviewer De interviewer stelt vragen naar aanleiding van je CV(?) of brief. Of gewoon over zaken die voor hem/haar van belang zijn. Beantwoord een vraag bondig, compleet, zonder teveel uit te wijden. Zorg dat je antwoord aanleiding kan zijn voor een dieptevraag. Probeer bij het beantwoorden van de vragen goed in je achterhoofd te houden welke kwaliteiten je wilt uitlichten. Je hoeft niet te wachten tot iemand naar je sterke eigenschappen vraagt om deze te kunnen benoemen. Voorbeeld: Je wilt benadrukken dat je erg zelfstandig bent, maar je krijgt de vraag: ‘Waarom heb je voor studie x gekozen?’ Antwoord: ‘Ik ben bewust op zoek gegaan naar een studie waarin veel ruimte is voor zelfstandig werken. Daarbij vind ik het erg interessant om me te verdiepen in de volgende onderwerpen…’

STAR(R) of STAR(E) methode Veelgebruikt door interviewers tijdens een sollicitatiegesprek is de STAR(R) of STAR(E) methode. De kern van deze methode ligt in de stelling : ‘gedrag uit het verleden is de beste voorspeller voor toekomstig gedrag’. Met de STAR(R) of STAR(E) methode vraagt een interviewer niet alleen naar een abstracte eigenschap of kwaliteit, maar vraagt hij door naar de onderbouwing daarvan en wil hij weten welk gedrag (actie) het ‘bewijs’ hiervoor is. Voorbeeld: Ben je in staat om ongevraagd initiatief te nemen? S

Situatie

T

Taak

A

Actie

R

Resultaat

R of E

Reflectie of Evaluatie

In mijn vrije tijd assisteer ik de boswachter bij het wildzwijnenproject op de Veluwe Ik volg sporen, houd tellingen bij en verwerk deze in een computerprogramma Aan de hand van de gegevens, signaleer ik direct trends en draag actief ideeën aan voor acties om de wildzwijnpopulatie op het juiste pijl te houden De boswachter kan zo acties eerder inzetten, nog voordat de officiële rapporten gemaakt zijn. De wildzwijnstand is hierdoor de afgelopen 4 jaar binnen de normen gebleven. Mijn werk is relevant, maar de enige die dat ziet is de boswachter. Hij heeft er profijt bij en ‘strijkt met de eer’. Een volgende keer zou ik ook meer aandacht besteden aan het uitdragen en breder kenbaar maken van mijn input. Onthoud dat het gaat om wat je geleerd hebt. Hiermee kun je ook aan een ‘mislukking’ of negatieve eigenschap een positieve draai geven.

Vragen van jou als sollicitant Tijdens het gesprek bepaalt de interviewer of jij geschikt bent. Vergeet vooral niet dat jij er ook achter moet komen of dit de baan is die bij je past. Meestal kun je gedurende het gesprek al vragen stellen. Dan haak je in op een vraag van de interviewer. Als dat niet zo is, of als je nog meer vragen hebt, krijg je vaak aan het eind van het gesprek ruimte om deze te stellen . Met de juiste vragen, kun je laten zien dat je op de hoogte bent van de inhoud van de functie, maar bijvoorbeeld ook dat je kritisch bent. Stel de vragen die voor jou belangrijk zijn, maar kijk uit dat je niet teveel op de zaken vooruit loopt. Vaak worden de praktische zaken over arbeidsvoorwaarden zoals salaris en werktijden in een volgend gesprek opgepakt. Het is wel zinvol om te informeren naar teamsamenstelling of de stijl van leidinggeven van je beoogd leidinggevende onder andere. Voorbeelden van vragen kun je vinden in het document met ‘tricky questions’. Let goed op de interviewer. Merk je dat hij enthousiast reageert op jouw vragen, dan mag je gerust nog wat doorvragen. Zie je dat iemand hier niet zo op zit te wachten, bijvoorbeeld omdat het gesprek uitloopt en hij een volgende afspraak heeft, houd het dan zo kort mogelijk.

Afsluiter Het is prettig om in deze fase te weten te komen wat nu de vervolgstappen zijn. Hoe ziet de verdere procedure eruit en wanneer mag je reactie verwachten?. Soms vraagt een interviewer nog even wat je zelf van het gesprek vond. Het is niet de bedoeling dat je dan uitgebreid terugkomt op de zaken uit het gesprek, maar in een paar woorden of zinnen reflecteert.

Na het gesprek Als een reactie lang op zich laat wachten, neem dan gerust na een bepaalde tijd zelf nog een keer contact op. Zorg ervoor dat je niet wanhopig of ongeduldig klinkt, maar vraag naar de stand van zaken.

Aangenomen of afgewezen Je hebt de baan: gefeliciteerd! Vraag dan hoe nu verder de procedure is en wat er van je verwacht wordt. Wacht nog even met het melden van dit heuglijke feit op social media en ben voorzichtig wie je het al verteld binnen je familie- en vriendenkring. Dit geldt ook voor het opzeggen van je huidige baan, mocht je op dit moment al ergens werken. Het advies is om het nieuws pas te delen zodra je je contract getekend hebt. Wat als je toch bent afgewezen?  Zelfreflectie kan geen kwaad - waarom denk je zelf dat het is misgegaan?  Doe, indien mogelijk, navraag bij het bedrijf o Wat vonden ze van je CV en brief? Of van het sollicitatiegesprek? o Hebben ze tips ter verbetering? o Wat zijn de sterke punten van de kandidaat die het wel is geworden? o Wordt je CV bewaard voor de toekomst? o Mag je binnenkort nog een keer contact opnemen?