Cetak Biru PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI Group Konsultan Fasilkom Gedung C Lantai 2 Universitas Mercu Buana

UNIVERSITAS MERCU BUANA

Cetak Biru PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI 2011 - 2025

Group Konsultan Fasilkom Gedung C Lantai 2 Universitas Mercu Buana

Jakarta

Dokumen ini disiapkan dan diawasi oleh:

Group Konsultan Fasilkom Gedung C Lantai 2 Universitas Mercu Buana

Jakarta

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI 2011 - 2025

Disiapkan untuk:

UNIVERSITAS MERCU BUANA Jl. Raya Meruya Selatan No. 1 Jakarta Barat

DOKUMEN PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM & TEKNOLOGI INFORMASI

DAFTAR ISI DAFTAR ISI ..................................................................................................................................................... ii DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................................................... vi DAFTAR TABEL ............................................................................................................................................ vii Ringkasan Eksekutif ..................................................................................................................................... viii Ringkasan Rekomendasi ................................................................................................................................. x Lembar Persetujuan & Pengesahan ............................................................................................................... xi BAB 1.

PENDAHULUAN ........................................................................................................... 1

1.1.

Latar Belakang .............................................................................................................. 1

1.2.

Perumusan Masalah ..................................................................................................... 3

1.3.

Tujuan dan Sasaran ...................................................................................................... 4

1.4.

Metodologi Pendekatan ................................................................................................ 5

1.5.

Output dan Outcome ..................................................................................................... 6

1.6.

Metoda / Kerangka Kerja Penyusunan Perencanaan Sistem / Teknologi Informasi ..... 7 1.6.1.

Model / Kerangka Kerja Ward & Peppard ..................................................................... 7

1.6.2.

Model / Kerangka James Martin ................................................................................. 10

1.6.3.

Model Value Chain Analysis ....................................................................................... 11

1.6.4.

Model Critical Success Factor Analysis ...................................................................... 13

BAB 2.

PROFIL UNIVERSITAS MERCU BUANA ................................................................... 14

2.1.

Sejarah ........................................................................................................................ 14

2.2.

Visi, Misi, Nilai ............................................................................................................. 16 2.2.1.

Visi Universitas Mercu Buana ..................................................................................... 16

2.2.2.

Misi Universitas Mercu Buana ..................................................................................... 16

2.2.3.

Nilai U M B .................................................................................................................. 16

2.3.

Arah & Sasaran ........................................................................................................... 18

2.4.

Strategi & Program...................................................................................................... 18 2.4.1.

Peningkatan Mutu ....................................................................................................... 18

2.4.2.

Peningkatan Efisiensi Dan Efektivitas ......................................................................... 19

2.4.3.

Peningkatan Kompetensi & Jiwa Kewirausahaan ....................................................... 20

2.5.

Struktur Organisasi ..................................................................................................... 21

2.6.

Sumber Daya Manusia (SDM) .................................................................................... 24

2.7.

Lokasi Geografis ......................................................................................................... 27


2.7.1.

Kampus Meruya .......................................................................................................... 27

2.7.2.

Kampus Menteng ........................................................................................................ 27

BAB 3.

SUMBER DAYA & ASET TI ....................................................................................... 28

3.1.

Budget TI / SI 2010 / 2011 .......................................................................................... 28

3.2.

Staff/ SDM IT............................................................................................................... 28 3.2.1.

Pusat Pengambangan Sistem Informasi ..................................................................... 28

3.2.2.

Pusat Jaringan & Internet (PJI) ................................................................................... 30

3.3.

Perangkat Keras & Infrastruktur Jaringan ................................................................... 31 3.3.1.

Portofolio Perangkat Keras & Infrastruktur Jaringan ................................................... 31

3.3.1.1.

Personal Computer (PC) ............................................................................................. 31

3.3.1.2.

Server.......................................................................................................................... 34

3.3.1.3.

Data Center ................................................................................................................. 38

3.3.1.4.

Bandwidth ................................................................................................................... 39

3.3.2.

Jaringan LAN .............................................................................................................. 40

3.3.2.1.

Analisis Kebutuhan Pengguna Jaringan LAN ............................................................. 41

3.3.3.

Topologi Jaringan........................................................................................................ 42

3.3.4.

Internet & Wireless Connection ................................................................................... 46

3.4.

Perangkat Lunak & Sistem Informasi .......................................................................... 47 3.4.1.

Portofolio Aplikasi Saat Ini .......................................................................................... 47

3.4.2.

Analisa Proses Bisnis Aktivitas ................................................................................... 53

BAB 4.

KEBIJAKAN, STANDARD DAN PROSEDUR SISTEM INFORMASI .......................... 55

4.1.

Kebijakan & Prosedur Internal UMB............................................................................ 55 4.1.1.

Kebijakan Anggaran & Biaya ...................................................................................... 55

4.1.2.

Kebijakan UMB Mengenai Kemanan Informasi & Data ............................................... 55

4.1.3.

Prosedur Anggaran & Biaya........................................................................................ 55

4.1.4.

Prosedur Pengelolaan data, informasi dan aset informasi. ......................................... 55

4.1.5.

Perencanaan Sistem Informasi ................................................................................... 58

BAB 5.

SURVEY PELAYANAN & KEBUTUHAN SISTEM ...................................................... 59

5.1.

Pengumpulan Data Dengan Kuesioner ....................................................................... 59 5.1.1.

Rencana Strategis Direktorat ...................................................................................... 60

5.1.2.

Program Kerja & Sasaran ........................................................................................... 63

5.1.3.

Kelebihan / Kenyamanan Dukungan Terhadap Pemeliharaan Data / Informasi ......... 67

5.1.4.

Kelebihan / Kenyamanan Dukungan Sistem / Aplikasi ............................................... 69


5.1.5.

Kelebihan / Kenyamanan Dukungan Infrastruktur TI dan SDM................................... 71

5.1.6.

Kebutuhan Sistem Informasi Yang Mendesak ............................................................ 74

5.1.7.

Data dan Informasi yang Dikelola ............................................................................... 78

5.1.8.

Permasalahan/Keluhan Pengguna Terkait Pemeliharaan Data dan Informasi dalam Kewenangan ............................................................................................................... 82

5.1.9.

Permasalahan/Keluhan Pengguna Terkait Penggunaan Sistem Informasi................. 88

5.1.10.

Permasalahan/Keluhan Pengguna Terkait Dukungan Infrastruktur & SDM ................ 91

5.2.

Analisa Data Hasil Kuesioner...................................................................................... 93 5.2.1.

Rencana Strategis, Program Kerja.............................................................................. 93

5.2.2.

Kebutuhan Sistem Informasi Saat Ini dan Mendatang ................................................ 94

5.2.3.

Keluhan dan Permasalahan. ....................................................................................... 95

BAB 6.

PORTFOLIO APLIKASI .............................................................................................. 98

6.1.

Analisa SI/TI UMB ....................................................................................................... 99 6.1.1.

Analisa Activity Chain.................................................................................................100

6.1.1.1.

Regulasi .....................................................................................................................102

6.1.1.2.

Aktivitas Inti ................................................................................................................104

6.1.1.3.

Aktivitas Pendukung...................................................................................................104

6.2.

Matriks Fungsi ............................................................................................................105

6.3.

Analisa Data ...............................................................................................................109 6.3.1.

Kategori Data .............................................................................................................110

6.3.2.

Relasi Antar Data .......................................................................................................110

6.4.

Target Portofolio Aplikasi ...........................................................................................111 6.4.1.

Executive Information System (EIS)/Dashboard ........................................................113

6.4.2.

Penyusunan Borang dan Simulasi Borang.................................................................113

6.4.3.

Sistem Informasi Monitoring Internal ..........................................................................114

6.4.4.

Sistem Informasi Operasional ....................................................................................115

6.4.5.

Sistem Informasi Perkantoran dan Kolaborasi ...........................................................115

6.5.

Aplikasi Penyusunan Borang Akreditasi.....................................................................116 6.5.1.

Matrik Aplikasi Borang Akreditasi ...............................................................................116

6.5.2.

Aplikasi Penyusunan Borang Akreditasi & Simulasi ...................................................120

BAB 7.

SITUASI EKSTERNAL ...............................................................................................121

7.1.

Bisnis / Layanan Sejenis ............................................................................................121

7.2.

Teknologi & Sistem Informasi ....................................................................................123


7.2.1.

Cloud Computing .......................................................................................................123

7.2.2.

Mobile Device.............................................................................................................126

7.2.3.

Convergency ..............................................................................................................127

BAB 8.

REKOMENDASI.........................................................................................................130

8.1.

Road Map 15 Tahun Ke Depan .................................................................................130 8.1.1.

Dasar Kebijakan Tata Kelola Sistem & Teknologi Informasi ......................................130

8.1.2.

Usulan Kebijakan Tata Kelola Sistem & Teknologi Informasi.....................................135

8.1.3.

Usulan Road Map TIK 15 Tahun Ke Depan ...............................................................144

8.1.4.

Program Kerja Lima Tahun Pertama..........................................................................146

8.1.5.

Program Kerja Lima Tahun Kedua .............................................................................171

8.1.6.

Program Kerja Lima Tahun Ketiga .............................................................................172

BAB 9.

PENUTUP ..................................................................................................................176

9.1.

Kesimpulan ................................................................................................................176

9.2.

Saran .........................................................................................................................177

Daftar Pustaka .............................................................................................................................................178


DAFTAR GAMBAR Gambar 1-1 Model Perencanaan Strategi SI/TI Ward & Peppard [2] .......................................... 7 Gambar 1-2 Hubungan Layanan / Bisnis dengan SI-TI ............................................................... 10 Gambar 1-3 Metodologi James Martin ........................................................................................ 11 Gambar 1-4 Value Chain, Michael Porter ................................................................................... 12 Gambar 1-5 Model analisa CSF .................................................................................................. 13 Gambar 3-1 Struktur Organisasi PPSI ........................................................................................ 28 Gambar 3-2 Struktur Organisasi PJI ........................................................................................... 30 Gambar 3-2 Topologi jaringan Kampus Meruya – Menteng (Sumber : PJI) .............................. 43 Gambar 3-3 Topologi jaringan antar gedung Kampus Meruya (Sumber : PJI) ......................... 44 Gambar 3-5 Topologi Jaringan Server (Sumber : PJI) ............................................................... 45 Gambar 6-1 Activity Chain UMB ............................................................................................... 102 Gambar 6-2 Portfolio Aplikasi “McFarland Matrix” ............................................................... 106 Gambar 6-3 Portfolio Aplikasi UMB ......................................................................................... 109 Gambar 6-4 Relasi Antar Data .................................................................................................. 111 Gambar 6-5 Arsitektur Aplikasi UMB ........................................................................................ 112 Gambar 6-6 Matrik Standard Penilaian Borang Akreditasi dan Modul Aplikasi Pendukung ... 117 Gambar 7-1 Jaringan Broadband dan Cloud Computing.......................................................... 124 Gambar 7-2 Datangnya Era Baru : Cloud Computing .............................................................. 125 Gambar 7-3 Evolusi dan Konvergensi Divais Bergerak (Mobile Device) ................................. 127 Gambar 7-4 Evolusi dan Konvergensi perubahan paradigma dari TIK .................................... 128 Gambar 8-1 Rekomendasi Struktur Organisasi TIK UMB ........................................................ 151 Gambar 8-2 Aliran aktifitas dalam perancangan infrastruktur Data Center ............................ 157 Gambar 8-3 Rekomendasi solusi arsitektur jaringan komputer ................................................ 158 Gambar 8-4 Rekomendasi solusi arsitektur Data Center .......................................................... 159 Gambar 8-5 Prinsip kerja Thin Client Server Computing ......................................................... 161 Gambar 8-6 Salah satu model implementasi Fax Server ........................................................... 167


DAFTAR TABEL Tabel 2-1 Sebaran Karyawan/SDM UMB ..................................................................................... 24 Tabel 3-1 Kualifikasi SDM PPSI ................................................................................................... 28 Tabel 3-2 Kualifikasi SDM PJI ..................................................................................................... 30 Tabel 3-3 Sebaran PC ................................................................................................................... 32 Tabel 3-4 Sebaran PC ................................................................................................................... 34 Tabel 3-5 Server & Spesifikasinya ................................................................................................ 35 Tabel 3-6 Analisa kebutuhan pengguna jaringan LAN ................................................................. 41 Tabel 3-6 Daftar aplikasi saat ini ................................................................................................. 49 Tabel 3-7 Aktivitas Proses Bisnis Terpetakan ............................................................................... 53 Tabel 4-1 Prosedur pengelolaan data, informasi, dan aset informasi .......................................... 56 Tabel 4-2 Perencanaan Pengembangan Sistem Informasi............................................................ 58 Tabel 5-1 Kuesioner Rencana Strategis Direktorat/Biro/Unit. ..................................................... 60 Tabel 5-2 Kelebihan / Kenyamanan atas dukungan terhadap pemeliharaan data/informasi yang dirasakan oleh pengguna ................................................................................................. 67 Tabel 5-3 Kelebihan / Kenyamanan atas penggunaan sistem atau aplikasi ................................. 70 Tabel 5-4 Kelebihan / Kenyamanan atas dukungan infrastruktur dan SDM ................................ 72 Tabel 5-5 Kebutuhan alat bantu sistem & teknologi yang mendesak ........................................... 74 Tabel 5-6 Data dan informasi yang dikelola ................................................................................. 78 Tabel 5-7 Data permasalahan dan keluhan terkait pemeliharaan data dan informasi ................ 83 Tabel 5-8 Data permasalahan dan keluhan terkait pemeliharaan data dan informasi ................ 88 Tabel 5-9 Data permasalahan dan keluhan terkait dukungan infrastruktur dan SDM................. 91 Tabel 6-1 Tabel Matriks Standard Penilaian Borang Akreditasi dan Aplikasi Pendukung ........ 117 Tabel 6-2 Urutan Aplikasi Berdasarkan Banyaknya Standard Borang yang didukung, dan kesiapan aplikasi ............................................................................................................ 119 Tabel 8-1 Kebijakan TI / SI di Perguruan Tinggi ....................................................................... 131 Tabel 8-2 Rekomendasi Road Map Program 15 Tahun ke Depan .............................................. 145 Tabel 8-3 Rekomendasi Organisasi Pemilik Aset Data Utama UMB ......................................... 147 Tabel 8-4 Rekomendasi Tugas & Tanggung Jawab SDM TIK ................................................... 151


Ringkasan Eksekutif Teknologi dan sistem informasi saat ini bukan hanya sebagai enabler (penggerak) suatu organisasi dalam menjalankan bisnis maupun layanannya, namun sudah menjadi kebutuhan. Bahkan pada organisasi yang bergerak pada bidang bisnis tertentu seperti perbankan dan telekomunikasi, teknologi dan sistem informasi sudah menjadi nyawa mereka dalam berusaha. Demikian juga teknologi dan sistem informasi bagi perguruan tinggi. Bahkan pada beberapa perguruan tinggi swasta, implementasi teknologi dan sistem informasi menjadi program unggulan untuk memenangkan persaingan. Agar dapat menerapkan sistem dan teknologi informasi yang sesuai dan selaras dengan visi, misi, dan tujuan Universitas Mercu Buana (UMB), efisien dalam penggunaan sumber daya maupun sumber dana, serta sesuai dengan kondisi dan perkembangan teknologi informasi terkini, maka dipandang perlu adanya suatu cetak biru Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi (PS SI-TI) UMB.

Kajian PS SI-TI UMB ini bertujuan untuk menyusun Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi Universitas Mercu Buana (UMB) yang selaras dengan Visi, Misi dan Rencana Strategis Jangka Panjang UMB sampai dengan tahun 2025. Kajian ini mencakup hal – hal: sumber daya dan kondisi saat ini terkait dengan sistem dan teknologi informasi UMB, analisa dan identifikasi berbagai aspek permasalahan yang terkait dengan penggunaan sistem dan teknologi informasi, analisa dan identifikasi kebutuhan dan permasalahan dari pengguna, analisa dan identifikasi perkembangan teknologi informasi secara umum, serta rekomendasi perencanaan sistem informasi, teknologi informasi dan tata kelola sistem & teknologi informasi.

Sejauh ini pengelola sistem informasi telah dan sedang menyiapkan aplikasi sebanyak 31 (tiga puluh satu) modul untuk mendukung berbagai proses bisnis dan layanan internal maupun eksternal UMB. Infrastruktur terknologi informasi terdiri dari perangkat server, LAN, WAN, dengan berbagai teknologi pendukung baik berbasis kabel, wireless, maupun serat optik. Infrastruktur teknologi informasi telah digunakan untuk mendukung berbagai kegiatan seperti : perkuliahan, layanan

UMB/PS SITI/2011

Halaman viii dari 178


perkantoran, maupun layanan pemasaran dan kehumasan. Meskipun aplikasi sistem informasi maupun infrastruktur teknologi informasi telah banyak membantu kegiatan operasional organisasi maupun individu, masih ditemukan beberapa permasalahan seperti : data tidak konsisten, data tidak akurat, aplikasi tidak sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan atau diketahuai pengguna, dukungan penyelesaian permasalahan pengguna yang belum optimal, kekurangan sumber daya manusia SI/TI secara kualitas maupun kuantitas, keterbatasan sumber daya SI / TI (seperti bandwith, kuota mail, batasan upload/download berkas, dll), dan kurang optiamal dalam koordinasi.

Selain kajian internal UMB, studi ini juga menghasilkan kajian eksternal dari sisi organisasi sejenis maupun aspekt sistem dan teknologi informasi secara umum yang berkembang saat ini. Kajian dari organisasi sejenis dilakukan dengan studi literatur terhadap beberapa perguruan tinggi baik negeri maupun swasta yang dianggap baik dalam menerapkan sistem dan teknologi informasi untuk kepentingan kemajuan dan perkembangan universitas yang bersangkutan. Kajian ini bertujuan untuk mendapatkan pembanding bagaimana dan apa saja yang dilakukan oleh perguruan tinggi tersebut dalam hal pemanfaatan sistem dan teknologi informasi.

Hasil kajian internal mendapatkan beberapa sumber permasalahan antara lain: belum ada kebijakan yang baku mengenai aspek – aspek data, informasi dan sistem dan teknologi informasi seperti yang berlaku di beberapa perguruan tinggi yang dianggap sistem dan teknologi informasi nya sudah cukup mapan, kepemilikan dan otoritas data utama yang belum jelas, tumpang tindih otoritas antara pemilik data dan pengelola data, kekurangan SDM SI/TI, kekurangan sumber daya SI / TI, dan aliran (desiminisasi) informasi yang tidak berjalan baik antara pengguna dan pengelola SI / TI.

Kajian ini mengusulkan rekomendasi program - program yang selayaknya dilakukan untuk jangka waktu sampai dengan tahun 2025 yang akan datang. Tahapan pelaksanaan program didasarkan pada prioritas kebutuhan hasil aktivitas – aktivitas dalam program. Tentu saja dengan memperhatikan batasan – batasan yang ada. Secara umum rekomendasi program secara bertahap adalah : Penyelesaian UMB/PS SITI/2011

Halaman ix dari 178


permasalahan, pelaksanaan program – program SI / TI yang mendukung pencapaian target akreditasi, penyusunan fondasi kebijakan dan organisasi pengelola SI / TI UMB, program penyiapan pencapaian standard internasional pengelolaan SI / TI dalam satu organisasi, dan program optimalisasi sumberdaya SI / TI yang ada sebagai aset yang bersifat profit center.

Ringkasan Rekomendasi Sebagaimana merupakan kesimpulan dari studi yang dilakukan berkaitan dengan kegiatan penyusunan Rencana Strategis Sistem dan Teknologi Informasi di Universitas Mercu Buana, di sini disampaikan ringkasan rekomendasi sebagai berikut :  Perlu penetapan Visi-Misi Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi UMB yang kuat, yang menjadi landasan bagi pengembangan secara berkesinambungan.  Perlu penetapan Roadmap Pengembangan TIK yang disepakati oleh seluruh pemangku kepentingan di UMB.  Perlu

penetapan

bahwa

pemenuhan

Akreditasi

merupakan

target

pengembangan TIK UMB.  Perlu dibentuk sebuah Komisi TIK yang terdiri dari Manajemen terkait dan Perwakilan Unit Kerja terkait, yang menjadi otoritas TIK tertinggi sebelum terbentuknya Chief Information Officer (CIO), dan dapat dipertimbangkan diteruskan keberadaannya setelah terbentuknya CIO.  Perlu segera diterbitkan peraturan tentang kebijakan TIK di UMB, melalui forum Komisi TIK

UMB/PS SITI/2011

Halaman x dari 178


Lembar Persetujuan & Pengesahan Tim Penyusun Dokumen Perencanaan Strategis Sistem & Teknologi Informasi UMB

Dr. M. M Sarinanto

Ketua Universitas Mercu Buana, selaku pengguna: Direktur Pengembangan & Kerjasama

Dr. Petrina Faustine, MM, M.Sc Direktur Keuangan

Purwanto SK, Ir. M.Si Direktur Kemahasiswaan

Endi Rekarti, SE, ME. Direktur Sumberdaya

Yuli Harwani, Dra. MM Direktur Akademik

Dana Santoso, Ir. M.Eng,Sc, Ph.D Direktur Pemasaran

Yenon Orsa, Ir. MT

UMB/PS SITI/2011

Halaman xi dari 178


Fakultas Perencanaan dan Desain Dekan

Ir. Henny Gambiro, M.Si. Wakil Dekan

Ir. Desiana Vidayanti, MT. Ka. Prodi Teknik Sipil

Ir. Sylvia Indriany, MT Sek. Prodi Teknik Sipil

Ir. Alizar, MT Ka. Prodi Teknik Arsitektur

Ir. Tin Budi Utami, MT Sek. Prodi Teknik Arsitektur

Danto Sukmajadi, ST, M.Sc Ka. Prodi Desain Produk

Ir. Edi Muladi, M.Si Sek. Prodi Desain Produk

UMB/PS SITI/2011

Halaman xii dari 178


Zulfikar Sya'ban, S.Pd Ka. Prodi Desain Interior D-III

Ir. Joni Hardi, MT

UMB/PS SITI/2011

Halaman xiii dari 178


Fakultas Teknik Dekan

Ir. Torik Husein, MT. Wakil Dekan

Dr. Andi Andriansyah, M.Eng Ka. Prodi Teknik Mesin

Dr. Abdul Hamid, M.Eng Sek. Prodi Teknik Mesin

Nanang Ruhyat, ST, MT Ka. Prodi Teknik Elektro

Ir. Yudhi Gunardi, MT. Sek. Prodi Teknik Elektro

Fina Supegina, ST, MT Ka. Prodi Teknik Industri

Muhammad Kholil, ST. MT. Sek. Prodi Teknik Industri

Ir. Indra Almahdi, M.Sc

UMB/PS SITI/2011

Halaman xiv dari 178


Fakultas Ilmu Komputer Dekan

Dr. Harwikarya, MT Wakil Dekan

Bambang Jokonowo, S.Si, MTI Ka. Prodi Teknik Informatika

Devi Fitriana, S.Kom, MTI Sek. Prodi Teknik Informatika 1

Ida Nurhaida, ST, MT Sek. Prodi Teknik Informatika 2

Anis Cherid, SE, MTI Ka. Prodi Sistem Informasi

Nur Ani, ST, MMSI Sek. Prodi Sistem Informasi

Anita Ratnasari, S.Kom, M.Kom

UMB/PS SITI/2011

Halaman xv dari 178


Fakultas Ekonomi Dekan

Dr. Enny Ariyanto, M.Si Wakil Dekan

Hari Setiyawati, SE, Ak, M.Si Ka. Prodi Strata-1 Manajemen

Arief Bowo Prayoga K, SE, MM Sek. Prodi Strata-1 Manajemen

Luna Haningsih, SE, ME Sek. Prodi 2 Strata-1 Manajemen

Tri Wahyono, SE, MM Ka. Prodi Strata-1 Akuntansi

Nurul Hidayah, SE, Ak, M.Si Sek. Prodi Strata-1 Akuntansi

Sri Rahayu, SE. M.Si. Sek. Prodi 2 Strata-1 Akuntansi

Dra. Nurlis, Ak, M.Si Ketua Program D-3 Manajemen

Daru Asih, SE, M.Si Ketua Program D-3 Akuntansi UMB/PS SITI/2011

Halaman xvi dari 178


Diah Iskandar, SE, M.Si

Fakultas Psikologi Dekan

Dr. A.A. Anwar Prabu, M.PSi. Wakil Dekan Ketua Program Studi

Sitawaty Tjiptorini, MBA, M.Psi Sekretaris Program Studi

Ika Susanti, S.Psi, M.Psi

UMB/PS SITI/2011

Halaman xvii dari 178


Fakultas Ilmu Komunikasi Dekan

Dra. Diah Wardhani, M.Si. Wakil Dekan

Drs. Hardiyanto Jatmiko, M.Si. Ketua Bidang Broadcasting

Feni Fasta, SE, M.Si Sekretaris 1 Bidang Broadcasting

Dicky Andika, S.Sos, M.si Sekretaris 2 Bidang Broadcasting

Afdal Makkuraga Putra, S.Sos, M.Si Ketua Bidang Public Relations

Yuwono Triatmojo, S.Sos, M.Si Sekretaris Bidang Public Relations Kabid. Marketing Comm. & Advert.

Dra. Tri Diah Cahyowati, M.Si. Sek. Kabid. Marketing Comm. & Advert. Ketua Bidang Communikasi Visual

Ahmad Mulyana, Dr. M.Si

UMB/PS SITI/2011

Halaman xviii dari 178


Program Pasca Sarjana Direktur Program Pascasarjana

Prof. Dr. Didik J. Rachbini Wakil Direktur

Dr. Wiwik Utami, SE. Ak. MS. Kaprodi Magister Manajemen

Prof. Dr. Ngadino Surip, MS Sek Prodi Magister Manajemen

Rina Astini, SE, MM Kaprodi Magister Komunikasi

Farid Hamid, M.Si, Dr Sek Prodi Magister Komunikasi

Heri Budiyanto, S.Sos,M.Si. Kaprodi Magister Akuntansi

Dr. Wiwik Utami,M.Si,Ak. Kaprodi Magister Teknik Elektro

Dr. Ing. Mudrik Alaydrus. Kaprodi Magister Teknik Industri

Dr. Petrina Faustine, MM, M.Sc Sekprodi Magister Teknik Industri UMB/PS SITI/2011

Halaman xix dari 178


Hardianto Iridiastadi, Ir, Ph.D

UMB/PS SITI/2011

Halaman xx dari 178


Pelaksana Administratif Karo. Manajemen Gedung dan Sarana

Magito, SE. MM. Karo. Administrasi Keuangan

Warto, SE, MM Karo. Sumberdaya Manusia

Natalia Santoso, SE, MA Karo. Adm.Akademik,PBA dan MKCU

Suharno, S.Kom, MM Karo. Adm. & Pengendalian Keg. Kmhs

Drs. A. Rachman, MM, M.Si Karo. Penalaran dan Pengembangan Karier Mahasiswa Sri Wulandari, S.Psi., Karo. Sekretariat Univ. & Humas

Irmulan Sati Tomohardjo, SH, M.Si Karo. Pengelola Fasilitas Kampus B

Ir. Asep Noorsapto, M.Si Karo. Seleksi & Penerimaan Mhs Baru

Herry Agung Prabowo, Ir, M.Sc Karo. Pengendalian Akademik KK UMB/PS SITI/2011

Halaman xxi dari 178


Ir. Eddy S. Tumenggung, MM. Karo. MBTC

Ir. Primi Artiningrum, M.Arch

UMB/PS SITI/2011

Halaman xxii dari 178


Unsur Penunjang Kepala Pusat Pengabdian Masyarakat

Suprapto, SP, M.Si Kepala Pusat Penelitian

Dr. Eliyani Kepala UPT Perpustakaan

Drs. Budiantoro, MA Kepala Pusat Jaringan dan Internet

Fadri Masbirin, S.Kom Kepala Pusat Operasional Perkuliahan

Trival Apriadi, SE, MM Kepala Pusat Pengembangan Sistem Informasi Giri Purnama, M.Kom Kepala Pusat Kewirausahaan

Rike Iskandar, SE, MM Kepala Pusat Pengembangan Institusi & Kewirausahaan Dr. Ir. Har Adi Basri, M.Ec

UMB/PS SITI/2011

Halaman xxiii dari 178


BAB 1.

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Universitas Mercu Buana (UMB) menginjak usia ke 25 pada tahun 2011 ini, dan memasuki tahap kedua dalam rencana strategis yaitu tahapan perbaikan manajemen internal menuju daya saing organisasi. Pengembangan organisasi yang telah dilakukan dengan keras selama ini telah mengantarkan UMB tidak saja mampu bertahan di tengah era persaingan dan perubahan paradigma dunia pendidikan dewasa ini, namun juga mampu menjadi Universitas Pilihan. Hal ini dapat dilihat dengan capaian saat ini yaitu 14.647 mahasiswa dan jumlah dosen 441 orang yang sudah berpendidikan minimal S2, program studi dan institusi terakreditasi, sarana perkuliahan yang modern, dan peringkat universitas berkisar 18-20 versi Webometric dan 4iCU. Prestasi tersebut harus dapat dipertahankan bahkan ditingkatkan melalui upaya untuk terus bekerja keras agar UMB dapat memiliki daya saing sehingga bisa bertahan di era kompetisi apapun. Dalam melakukan pengembangan selama ini, UMB menjadikan beberapa Perguruan tinggi sebagai pesaing sekaligus rujukan (benchmark) misalnya Universitas Gunadarma dan Universitas Bina Nusantara. Universitas Gunadarma yang memiliki 28 program studi dengan 24.182 mahasiswa, memiliki Dosen S3 sebanyak 79 orang dan program studi yang terakreditasi A sebanyak 16 (57% dari seluruh program studi yang ada). Sementara itu, Universitas Bina Nusantara yang memiliki 23 program studi dengan 24.038 mahasiswa, terdapat 5 program studi yang terakreditasi A (22% dari seluruh program studi yang ada). Selain itu kedua perguruan tinggi memiliki rangking yang baik di Webometric dan 4 ICU. Oleh sebab itu, kita harus dapat melakukan benchmarking dengan sebaik-baiknya,

dan

mengembangkan

kreativitas

serta

kerja

keras

untuk

mengembangkan UMB masa depan. Terkait dengan arah UMB masa depan, pimpinan UMB telah menetapkan arah bagi lima tahun mendatang sejak tahun 2011 sebagai berikut: (a) Jumlah mahasiswa aktif mencapai 20.000 dengan kualitas yang baik, (b) Angka efisiensi edukasi diatas 16%, UMB/PS SITI/2011

Halaman 1 dari 178


(c) Masa tunggu mendapatkan pekerjaan bagi alumni maksimal satu tahun, dan (d) peringkat dayasaing UMB diatas peringkat 15 di Indonesia dan dibawah 2.000 dunia versi Webometrics serta minimal 5 program studi terakreditasi A. Untuk mencapai target tersebut, diharapkan terjadi sinkronisasi dari berbagai sumber daya yang dimiliki UMB untuk mengintegrasikan dukungan penuh bagi berlangsungnya proses bisnis (dalam hal ini Tridarma perguruan Tinggi). Tentu saja untuk memaksimalkan dukungan tersebut, diperlukan kerjasama dari seluruh pimpinan, dosen dan karyawan sebagai komponen aktif untuk membuat seluruh sumber daya tersebut bekerja secara optimal. Dalam hal ini, salah satu unsur pendukung utama dalam reformasi pengembangan UMB sejak beberapa tahun terakhir ini adalah Teknologi dan Sistem Informasi, yang terus didorong menjadi kekuatan pendukung penting dalam aktifitas belajar-mengajar maupun dalam operasional organisasi.

Teknologi dan sistem informasi saat ini bukan hanya sebagai enabler (penggerak) suatu organisasi dalam menjalankan bisnis maupun layanannya, namun sudah menjadi kebutuhan. Bahkan pada organisasi yang bergerak pada bidang bisnis tertentu seperti perbankan dan telekomunikasi, teknologi dan sistem informasi sudah menjadi nyawa mereka dalam berusaha. Demikian juga teknologi dan sistem informasi bagi perguruan tinggi. Bahkan pada beberapa perguruan tinggi swasta, implementasi teknologi dan sistem informasi menjadi program unggulan untuk memenangkan persaingan.

Universitas Mercu Buana (UMB) sebagai perguruan tinggi swasta yang terus berkembang, menjadikan Teknologi Informasi sebagai kata kunci pada Visi Misi nya pada fase awal pengembangan. Hal ini menunjukkan bahwa saat sekarang atau pada masa yang akan datang, UMB memandang sangat penting peran Teknologi dan Sistem Informasi baik sebagai pendukung operasionalisasi bisnis dan layanan maupun sebagai kakas (tools) yang harus dikuasi oleh segenap sivitas akademika dalam menghadapi persaingan global. Dan setelah meresapkan pemahaman akan pentingnya teknologi informasi dalam menjalankan operasi organisasi, maka kata UMB/PS SITI/2011

Halaman 2 dari 178


kunci itu disadari sudah melekat dalam segala upaya pembenahan yang terusmenerus dilakukan. Dilain pihak, untuk membangun dan menerapkan Teknologi dan Sistem informasi diperlukan investasi dan usaha yang relatif besar bagi organisasi (lembaga pemerintahan, perusahaan, maupun institusi pendidikan). Investasi dan usaha ini tentu saja pada akhirnya diharapkan dapat memberikan nilai baik profit maupun benefit yang seimbang. Sistem Informasi dapat dikelompokan dalam rekayasa dan teknologi tinggi sehingga diperlukan keahlian dan kemampuan tersendiri dalam membangun, menerapkan maupun memeliharanya.

Dan dengan tekad untuk lebih mengkongkritkan penguatan fondasi penerapan teknologi dan sistem informasi di UMB, maka diperlukan sebuah Program Pengembangan yang didasarkan pada Blue Print Pengembangan Sistem Informasi di UMB yang komprehensif, sehingga dapat dijadikan acuan untuk mematangkan segenap proses bisnis yang dilakukan di UMB pada dunia maya. Untuk itulah, studi penyusunan blue print ini diajukan, dengan harapan didapatkan konsep pengembangan yang kongkrit, handal, dan lengkap, serta mudah dijalankan. Blue print ini juga diharapkan berisi strategi pengembangan yang menjadi semacam panduan strategi pengembangan sistem informasi bagi manajemen UMB.

1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian yang telah disampaikan sebelumnya, maka masalah yang akan berusaha dijawab dalam penelitian ini adalah bagaimana menyusun suatu Perencanaan Strategi Teknologi dan Sistem Informasi Universitas Mercu Buana. Perencanaan sistem informasi, seperti juga perencanaan sistem lainnya, dimulai dengan melakukan identifikasi kebutuhan. Agar efektif, maka penggunaan sistem informasi harus sebagai respon atas kebutuhan baik kebutuhan (arahan) dari manajemen tingkat atas maupun pada tingkat teknis misalnya pengolahan data / transaksi. Seperti halnya perancanaan strategis manajemen, obyektif, prioritas, otoritas atas proyek – proyek

perlu ditetapkan secara formal. Perenacanaan

pembangunan dan implementasi harus mampu mengidentifikasi setiap proyek UMB/PS SITI/2011

Halaman 3 dari 178


teknolo informasi ke depan. Demikian juga, dari perencanaan tersebut harus cukup dipahami mengapa aplikasi – aplikasi tertentu dirperlukan, di mana posisi aplikasi dan prioritas pengembangan aplikasi tertentu di antara aplikasi/teknologi yang lain[1].

Beberapa model/kerangka Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi (PSSI) yang dapat dikemukakan antara lain: Ward dan Peppard, James Martin, Be Vissta Planning, Tozer, Wetherbe, dan Josip Brumec [2]. Secara umum kerangka kerja PSSI ini mengandung tahapan – tahapan : 

Identifikasi & Analisa : dilakukan identifikasi dan analisa internal dan eksternal organisasi dari sisi bisnis maupun teknologi. Dari sisi bisnis misalnya analisa SWOT, identifikasi dan analisa target dan obyektif teknologi/sistem informasi. Dari sisi teknologi misalnya identifikasi dan analisa

sistem

yang

digunakan

saat

ini,

perkembangan

dan

kecenderungan teknologi di luar dan seterusnya. 

Perencanaan. Meliputi arsitektur informasi, portofolio aplikasi, sumber daya manusia dan teknologi, perencanaan alokasi waktu pelaksanaan, perencanaan sumber daya pendukung teknologi informasi.

Terlihat bahwa suatu perencanaan strategis teknologi dan sistem informasi merupakan obyek yang bisa sangat luas tergantung dari ukuran dan kompleksitas suatu organisasi, pertumbuhan kebutuhan pengguna, batasan – batasan yang melingkupi, serta perkembangan teknologI. Pada penelitian tahap pertama ini Penyusunan Perencanaan Strategis Teknologi dan Sistem Informasi dibatasi pada identifikasi dan analisa kebutuhan akan Teknologi dan Sistem Informasi bagi Universitas Mercu Buana.

1.3. Tujuan dan Sasaran Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendapatkan Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi Universitas Mercu Buana (UMB) yang selaras dengan Visi, Misi dan Rencana Strategis Jangka Panjang UMB sampai dengan tahun 2025. Adapun sasaran yang ingin dicapai dalam penyusunan Blue Print Sistem Informasi UMB tersebut adalah mendapatkan : UMB/PS SITI/2011

Halaman 4 dari 178


a) Rangkuman kondisi Sistem Informasi UMB yang ada saat ini, dan analisa permasalahan yang ada. b) Blue Print Pengembangan Sistem Informasi, yang sesuai dengan proses bisnis di UMB. Blue Print ini dilengkapi juga dengan Peta Jalan (Roadmap) yang sesuai. c) Rancangan Sistem Organisasi Pengelolaan Sistem Informasi UMB.

1.4. Metodologi Pendekatan (a) Pengumpulan Data primer dan Sekunder Berikut ini adalah beberapa informasi yang ingin digali dalam kegiatan pengumpulan data, yang menjadi upaya awal dari kegiatan ini. Pengumpulan data ini merupakan salah satu upaya untuk melengkapi dokumentasi terhadap langkah-langkah yang telah dilakukan UMB untuk membangun Sistem Informasi selama ini, karena diyakini bahwa belum ada dokumentasi yang komprehensif yang dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran bagi siapapun yang akan mengembangkan Sistem Informasi di UMB. 

Kondisi saat ini (existing system)



Permasalahan yang dirasakan saat ini



Studi yang telah ada (studi pustaka)



Harapan dari pengelola dan manajemen



Harapan dari pengguna



Harapan dari komunitas TI di UMB



Visi-misi-strategi UMB terkait TI



Studi eksternal mengenai sistem TI dan proses bisnis sejenis

Metode yang akan dilakukan untuk mengumpulkan data adalah misalnya melakukan wawancara, pengumpulan dokumen terkait (hardcopy maupun softcopy), kemudian penelusuran sistem untuk mencoba sistem yang berjalan saat ini. (b) Pengolahan Data dan Analisa (c) Penyusunan Draft Blue Print (d) Paparan dan Diskusi Pematangan (e) Finalisasi UMB/PS SITI/2011

Halaman 5 dari 178


1.5. Output dan Outcome Output yang diharapkan adalah sebuah dokumen Blue Print yang dapat dijadikan acuan bagi manajemen untuk menerapkan kebijakan pengembangan sistem informasi yang handal bagi UMB. Dalam Dokumen Blue Print ini, berikut ini adalah gambaran mengenai isinya. (a) Pendahuluan (b) Potret Kondisi Sistem Informasi UMB saat ini (c) Area Perbaikan bagi Penyempurnaan Sistem saat ini (d) Konsep Sistem yang Ideal dan Komparasi dengan Sistem di Perguruan Tinggi lain (e) Rancangan Blue Print / Master Plan Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi Universitas Mercu Buana menuju 2025 (f) Peta Jalan (Roadmap) Tahapan Perbaikan (g) Rancangan Struktur Organisasi Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (h) Rencana Tindak yang Kongkrit dalam Jangka Pendek

Sedangkan outcome yang diharapkan adalah berkembangnya sistem informasi secara lebih terarah, dan mampu memberikan nyawa terhadap infrastruktur yang ada di UMB agar dapat menjalankan operasi dan layanan secara mulus bagi seluruh proses bisnis yang dijalankan sebagai lembaga pendidikan.

Dalam mengembangkan lebih lanjut, untuk memenuhi kebutuhan Sistem Informasi Univeritas Mercu Buana dan membangun suatu sistem yang diharapkan, ada sebuah proses yang tidak bisa dihindari yaitu memahami SDLC (System Development Live Cycle). Yaitu sebuah proses perputaran pengembangan sistem Informasi yang terus menerus mengikuti kemajuan Perputaran

secara

sistematis

melalui

Universitas Mercu Buana.

tahapan-tahapan

perbaikan

secara

berkelanjutan yang memiliki standard dan teknik pengembangan sistem.

UMB/PS SITI/2011

Halaman 6 dari 178


Hal ini perlu dipahami dengan baik untuk menyadari benar-benar bahwa pengembangan sistem informasi adalah sebuah proses dinamis yang tidak berhenti setelah pembuatan blue print ataupun suatu aplikasi sudah jadi.

1.6. Metoda / Kerangka Kerja Penyusunan Perencanaan Sistem / Teknologi Informasi Bagian ini akan menjelaskan beberapa metodologi / kerangka kerja penyusunan perencanaan sistem dan teknologi informasi. Beberapa metoda dikemukan di sini sebagai gambaran. Sedangan yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan adalah metoda / kerangka kerja Ward & Peppard.

1.6.1. Model / Kerangka Kerja Ward & Peppard Kerangka kerja penyusunan Perencanaan Strategis SI/TI Ward & Peppard terdiri dari dua langkah utama : analisa (masukan) dan formulasi (keluaran), seperti diilustrasikan dalam gambar di bawah.

Gambar 1-1 Model Perencanaan Strategi SI/TI Ward & Peppard [2] UMB/PS SITI/2011

Halaman 7 dari 178


1. Tahapan Analisa Pada Ward & Peppard, tahapan identifikasi dan analisa dilakukan atas komponen – komponen lingkungan ektsternal dan internal baik bisnis maupun SI / TI. 

Identifikasi & analisa lingkungan bisnis internal dapat mencakup aspek – aspek strategi bisnis yang ada (atau strategi layanan untuk institusi nir laba), sasaran dan tujuan organisasi, kualitas dan kuantitas sumber daya yang dimiliki, proses bisnis/layanan internal, nilai – nilai dan budaya

yang

dianut

organisasi,

peraturan

perundangan dan atau kebijakan yang harus dipatuhi, dll. 

Identifikasi dan analisa lingkungan bisnis eksternal dapat meliputi : daya saing, kedaaan pasar, kondisi kompetitor, kondisi pasar (atau tuntutan publik untuk layanan organisasi nir laba), iklim usaha, aspek ekonomi sosial kemasyaraktan, aspek politik, dll.



Identifikasi dan analisa SI / TI internal meliputi kondisi SI/TI saat ini, kontribusi yang dapat diberikan kepada organisasi, sumber daya pendukung, infrastruktur teknologi, aplikasi dan data yang tersedia, termasuk portofolio aplikasi saat ini.



Identifikasi dan analisas SI / TI eksternal antara lain mengenai perkembangan pemanfaatannya, kompetitor,

teknologi kondisi

pasar

informasi, SI

/ TI

(publik/pelaku

peluang pihak usaha

dan

tantangan

eksternal (pemasok, untuk

organisasi

pemerintahan). 2. Tahapan Formulasi Perencanaan Strategi Proses strategi SI / TI adalah formulasi perencanaan strategi. Hasil formulasi ini adalah masing – masing : 

Strategi Bisnis Sistem Informasi mencakup kebutuhan dukungan SI / TI untuk tiap unit fungsi / divisi dalam organisasi dalam mencapai sasaran, arsitektur dan keterkaitan antar aplikasi dan bagaimana portofolio aplikasi yang direncanakan



Strategi Teknologi Informasi mencakup strategi dan kebijakan

UMB/PS SITI/2011

Halaman 8 dari 178


pengelolaan infrastruktur teknologi informasi serta sumber daya manusia pendukungnya. 

Strategi Pengelolaan SI / TI, mencakup pengelolaan elemen – elemen SI/TI oleh organisasi untuk memastikan kesesuaian proses dan hasil yang dicapai sesuai dengan kebijakan dan parameter yang telah ditetapkan.

Hubungan Antara Bisnis/Layanan dengan SI/TI Pada dasarnya keberadaan sistem dan teknologi informasi dalam suatu organiasi (perusahaan swasta, organisasi pemerintahan, organisasi nirlaba, atau institusi pendidikan) adalah digunakan untuk mendukung tujuan bisnis atau layanan organisasi tersebut. Dengan demikian SI / TI dalam suatu organiasi harus selaras dengan tujuan organisasi. Menurut Ward & Peppard hubungan antara bisnis (untuk institusi berbasis keuntangan) atau layanan (untuk institusi nir laba) digambarkan seperti diagram di bawah.

UMB/PS SITI/2011

Halaman 9 dari 178


Gambar 1-2 Hubungan Layanan / Bisnis dengan SI-TI Mengadopsi hasil kajian Ward & Pepperd di atas maka, hubungan SI – TI dengan layanan Universitas Mercu Buana dapat disarikan sebagai berikut: 

Berdasarkan kebutuhan pemenuhan peraturan perundangan Pendidikan Tinggi serta kebutuhan internal manajemen/pimpinan, maka Universitas Mercu Buana perlu mempunyai / memformulasikan strategi layanannya.



Strategi layanan ini akan mencakup o

Basis layanan yaitu pengelolaan dan penyelenggaraan Tri Darma Pendidikan Tinggi

o

Obyektif, arahan dan sasaran, serta strategi pengelolaan Universitas Mercu Buana

o

Perubahan – perubahan yang diperlukan dilihat dari strategi penyelenggaraan pendidikan tinggi



Strategi bisnis ini akan memberikan arahan strategi informasi berdasarkan arahan strategi bisnis. Strategi informasi harus memenuhi kriteria o

Berbasis

/

berdasarkan

proses

bisnis

manajemen

penyelenggaraan pendidikan tinggi secara keseluruhan baik melihat sisi eksternal maupun kebutuhan internal o

Informasi dan data yang harus disediakan dibuat berdasarkan prioritas permintaan / kebutuhan organisasi maupun antisipasi kebutuhan eksternal



Strategi TI didefinisikan berdasarkan pertimbangan dukungan yang harus dipenuhi oleh infrastruktur teknologi informasi terhadap kebutuhan sistem informasi. Strategi TI lebih bersifat platform teknologi yang digunakan, kapasitas infrastruktur yang diperlukan, arsitektur infrastruktur yang sesuai dan lain sebagainya.

1.6.2. Model / Kerangka James Martin James martin mengusulkan metodologi penyusunan perencanaan sistem dan UMB/PS SITI/2011

Halaman 10 dari 178


teknologi informasi dengan dua langkah utama yang terurut yaitu : 

Tahapan analisa yang mencakup analisa : 1. Tinjauan Model Perusahaan 2. Analisa Strategi Bisnis 3. Analisa Sasaran dan Masalah 4. Analisa CSF 5. Analisa Dampak Teknologi 6. Pandangan Strategis Sistem 7. Evaluasi Sistem Saat ini



Tahapan perancangan, mencakup: 1. Pembuatan Arsitektur Informasi 2. Pembuatan Matriks Fungsional 3. Pembuatan Jaringan Infrastruktur & aturan 4. Pembuatan ERD

Diagram metodologi James Martin seperti gambar di bawah:

Gambar 1-3 Metodologi James Martin

1.6.3. Model Value Chain Analysis UMB/PS SITI/2011

Halaman 11 dari 178


James martin mengusulkan metodologi penyusunan perencanaan sistem dan teknologi informasi dengan dua langkah utama yang terurut yaitu :

Konsep dari value chain diperlkanalkan oleh Michael Porter (1984). Menurut Porter setiam organisasi merupakan sekumpulan kegiatan yang melakukan aktiivitas perencanaan, prodouksi, penyediaan, dan dukungan dari produk tersebut. Produk di sini bisa berupa barang atau jasa. Semua aktivitas dan kegiatan tersebut direpresentasikan menggunakan suatu rantai nilai (value chain). Porter melanjutkan penjelasan bahwa SI/TI merupakan salah satu pendukung utama dalam rantai nilai ini. Menurutnya “Sistem dan Informasi Teknologi merupakan komponen utama dalam rantai nilai, karena setiap aktivitas selalu menggunakan dan menghasilkasn informasi. Saat ini perkembagang teknologi dan sistem informasi yang sangat cepat memberikan kontribusi yang siknifikasn dalam kompetisi dan mendapatkan keuntungan kempetitif karena peran utama dari informasi dalam rantai nilai tersebut.

Ilustrasi

Model

Value

Chain

digambarkan

seperti

diagram

di

bawah.

Gambar 1-4 Value Chain, Michael Porter

UMB/PS SITI/2011

Halaman 12 dari 178


1.6.4. Model Critical Success Factor Analysis Critical Success Factors (CSF) dalam kontek Penyusunan Perencanaan Sistem dan Teknologi Informasi digunakan untuk menginterpretasikans secara lebih jelas mengenai obyektif, cara/taktik, dan operasionalisasi aktivitas – aktivitas di mana informasi – informasi kunci diperlukan dalam suatu organisasi. CSF mengelola kelemahan dan kekekuatan yang ada pada organisasi untuk menentukan faktor

– faktor kunci keberhasilan pada setiap tingkatan

kegiatan/keptusan/area.

Gambar

berikut

memberikan

penjelasan

umum

mengenai metode analisa CSF

Gambar 1-5 Model analisa CSF

UMB/PS SITI/2011

Halaman 13 dari 178


BAB 2.

PROFIL UNIVERSITAS MERCU BUANA .

2.1. Sejarah Pengusaha H. Probosutedjo yang mempunyai pengalaman sebagai guru di Perguruan Taman Siswa, Pematang Siantar, Sumatera Utar, pada tanggal 10 Nopember 1981 mendirikan Akademi Wiraswasta Dewantara (AWD), dan peresmiannya dilakukan oleh almarhum Bapak H. Adam Malik, Wakil Presiden RI saat itu. Dewantara diambil dari nama tokoh Pendidkan Nasional, yaitu Ki Hajar Dewantara.

Misi pendidikan akademi ini antara lain adalah mengembangkan model pendidikan untuk melahirkan pengusaha Pancasilais, dan kader-kader pembangunan yang mandiri serta mampu menciptakan kesempatan kerja.

Sebelum

memiliki

kampus

sendiri,

penyelenggaraan

perkuliahan

dilaksanakan di Gedung Yayasan Tenaga Kerja Indonesia (YTKI) Jl. Gatot Soebroto. Tahun 1984 Yayasan Menara Bhakti berhasil membangun sebuah kampus yang diberi nama Kampus Menara Bhakti.

Pada

tahun

1985,

berbekal

kemampuan

dan

pengalaman

dalam

menyelenggarakan pendidikan Akademi Wiraswasta Dewantara, timbul gagasan mendirikan lembaga pendidikan tingkat universitas. Dengan Surat Keputusan Ketua Yayasan Menara Bhakti Nomor : 04/SKEP/KET/VI/1985 tanggal 12 Juni 1985, dibentuk Panitia Pendirian Universitas, dengan Ketua Dr. Sri-Edi Swasono dan dibantu oleh H. Abdul Madjid, Drs. Iman Santosa Sukardi (almarhum), Drs. M. Enoch Markum, Ir. Suharyadi, M.S, Soekarno dan Prijo S. Parwoto (almarhum).

Setelah melalui persiapan pendirian dan studi kelayakan, dengan Nomor : 010/KET/YMB/VI/85 UMB/PS SITI/2011

tanggal

12

Juni

1985,

Yayasan

mengajukan

Halaman 14 dari 178


permohonan izin mendirikan Universitas Mercu Buana (UMB) kepada Kopertis Wilayah III.

Berdasarkan surat Nomor : 15/KOP.III/S.VI/85 yang ditandatangani oleh Prof. Dr. Boesjra Zahir (almarhum), pada tanggal 18 Juni 1985, Kopertis Wilayah III menyetujui dan memberikan izin "Operasional" kepada Universitas Mercu Buana.

Pada tanggal 22 Oktober 1985 Universitas Mercu Buana secara resmi dinyatakan berdiri, dengan Fakultas dan Jurusan sebagai berikut: 

Fakultas Tehnik, Jurusan Teknik Arsitektur dan Jurusan Teknik Sipil.



Fakultas Pertanian, Jurusan Sosial Ekonomi Pertanian (Agrobisnis) dan Jurusan Budidaya Pertanian (Agronomi).



Fakultas Ekonomi, Jurusan Manajemen dan Jurusan Akuntansi.

Jumlah mahsiswa pada tahun pertama tersebut sebanyak 118 orang. Satu tahun kemudian, berdasarkan hasil eveluasi Kopertis Wilayah III, keenam jurusan yang ada memperoleh Status "Terdaftar" dari Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan,

melalui

Surat

Keputusan

Nomor:

0507/1986.

Dalam rangka memenuhi tuntutan perkambangan pendidikan di masyarakat, dengan izin "Operasional" dari Kopertis Wilayah III Nomor: 12/Kop.III/S.VI/86 tanggal 5 Juni 1986, pada tahun akademik 1986/1987 Fakultas Teknik membuka Jurusan Teknik Mesin dan Fakultas Pertanian membuka Jurusan Mekanisasi

Pertanian.

Selanjutnya pada tahun akademik 1987/1988, fakultas Teknik membuka Jurusan Teknik Elektro. Memasuki tahun akademik 1988/1989 terjadi perkembangan baru di Universitas Mercu Buana. Berdasarakan usulan Ketua Yayasan Menara Bhakti dengan persetujuan Kopertis Wilayah III, Akademi Wiraswasta Dewantara dinyatakan bergabung kedalam Universitas Mercu UMB/PS SITI/2011

Halaman 15 dari 178


Buana. Pendidikan akademi tersebut menjadi Program D3 Manajemen Perusahaan di bawah Fakultas Ekonomi dengan status "Terdaftar". Tahun 1989, Jurusan Teknik Mesin memperoleh Status "Terdaftar", berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor: 0382/06/1989 tanggal 21 Juni 1989, demikian juga untuk Jurusan Mekanisasi Pertanian, tanggal 6 agustus 1990 memperoleh Status "Terdaftar", dengan Surat Keputusan Mendikbud Nomor: 0495/08/1990

2.2. Visi, Misi, Nilai 2.2.1.

Visi Universitas Mercu Buana Menjadi Universitas Unggul dan Terkemuka yang menghasilkan tenaga professional yang memenuhi kebutuhan industri dan masyarakat dalam persaingan global

2.2.2.

Misi Universitas Mercu Buana 1

Menyelenggarakan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat, dan menciptakan & menerapkan keunggulan akademik untuk menghasilkan tenaga professional dan lulusan yang memenuhi standar kualitas kerja yang disyaratkan;

2

Menerapkan manajemen pendidikan tinggi yang efektif dan efisien, dan mengembangkan jaringan, kerjasama dengan industri dan kemitraan yang berkelanjutan sebagai respon atas perubahan arus dan daya saing global.

3

Mengembangkan

kompetensi

dan

menumbuhkembangkan

jiwa

kewirausahaan & etika profesional kepada para mahasiswa dan staf yang memberikan kontribusi positif terhadap peningkatan kualitas hidup.

2.2.3.

Nilai U M B UNGGUL Organisasi dan manajemen pendidikan yang efektif dan efisien, dan pengembangan hubungan kerjasama industri yang berkelanjutan

UMB/PS SITI/2011

Halaman 16 dari 178




Mendukung dan menggalakkan organisasi dan manajemen yang efektif dan efisien dengan menerapkan Total Quality Management dan Good UMB Governance.



Menjadikan pusat pendidikan yang terpercaya di masyarakat.



Industri dan masyarakat sebagai mitra aktif dalam pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat.



Menumbuhkembangkan jaringan dan kerjasama dengan berbagai lembaga lain.



Mengembangkan dan menerapkan Jiwa kewirausahaan, inovasi dan standard etika yang tinggi sebagai respon terhadap persaingan global.

MUTU Menerapkan kombinasi kemampuan akademik dan persyaratan standard kualitas kerja 

Proses belajar – mengajar yang kreatif dan inovatif merupakan prioritas utama dari layanan.



Kurikulum, pengajaran, penilaian dan intervensi akademis yang tepat selaras dengan standar yang tinggi.



Kurikulum yang inovatif dikembangkan, diterapkan dan dihargai.

BERMANFAAT Kompeten dan memperkuat jiwa kewirausahaan dari para lulusan 

Lulusan merupakan tenaga professional dengan jiwa dan kemampuan kewirausahaan, menguasai teknologi informasi dan bahasa asing, memiliki standard etika yang tinggi dan memenuhi standard kualitas kerja yang dipersyaratkan.

UMB/PS SITI/2011

Halaman 17 dari 178




Pengetahuan dan ketrampilan yang dikembangkan relevan dan dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan masyarakat, individu dan dunia industri.



Para staf berorientasi pada industri dan layanan berbasis masyarakat, serta memiliki keahlian dan kecakapan di dalam memberikan layanan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, individu dan industri.

2.3. Arah & Sasaran Pimpinan UMB menetapkan arah dalam lima tahun mendatang adalah: (a) Jumlah mahasiswa aktif mencapai 20.000 dengan kualitas yang baik, (b) Angka efisiensi edukasi diatas 16%, (c) Masa tunggu mendapatkan pekerjaan bagi alumni maksimal satu tahun, dan (d) Peringkat dayasaing UMB di atas peringkat 15 di Indonesia dan dibawah 2.000 dunia versi Webometrics serta minimal 5 program studi terakreditasi A.

2.4. Strategi & Program 2.4.1.

Peningkatan Mutu Tujuan yang ingin dicapai dari strategi ini adalah keunggulan akademik PROGRAM

1. Penataan

Jalur dan Jenjang

studi

KEGIATAN a. Intensifikasi dan Diversifikasi Pendidikan b.Ekstensi Pendidikan (penyiapan dan/atau penyelenggaraan pendidikan

suatu program studi untuk memperpanjang jangkauan pendidikan, seperti PKSM, kelas malam dan program di luar kampus) c. Optimasi Pemanfaatan

Sumber Daya (pelatihan peningkatan kualitas

SDM, usaha peningkatan daya tampung dengan sarana yang tersedia, penggunaan sarana dan prasarana akademis secara common use, pemusatan fasilitas pendidikan, pengaturan jadwal kuliah dan praktikum yang lebih baik) d.Peningkatan

UMB/PS SITI/2011

Status Akreditasi

Halaman 18 dari 178


2. Penerapan

Competency

a. Peningkatan Relevansi Pendidikan (tracer study, seminar, lokakarya

Based Learning (CBL)

dan diskusi untuk mendapatkan umpan balik dari masyarakat pengguna mengenai kurikulum, dan proses pembelajaran yang telah dijalankan selama ini) b.Penyempurnaan Kurikulum (menjaga agar kurikulum dan

pelaksanaannya selalu dapat mengikuti perkembangan mutakhir dalam bidang ilmu dan teknologi ataupun kebutuhan masyarakat dan industri dengan memperhatikan potensi dan sumber daya yang tersedia) c. Peningkatan

Proses Pembelajaran (menumbuhkan iklim akademis

yang kondusif dan proses pembelajaran yang efisien dan nyaman, mencakup penyempurnaan metoda pengajaran untuk merangsang otoaktivasi mahasiswa, pelibatan praktisi bisnis dan industry dalam proses pembelajaran) 3. Penerapan

Total Quality

a. Penataan Sistem Jaminan Mutu

Academic (TQA)

b.Peningkatan

Akademis

Kualitas dan Pengembangan Staf Akademik (studi lanjut

program gelar, dan non gelar, penataran, pelatihan) c. Penyempurnaan Sistem Informasi Akademis d.Peningkatan Mutu

Pembinaan Kesiswaan (penalaran dan profesi,

minat dan kegemaran, kesejahteraan, kegiatan kemasyarakatan, dan organisasi kesiswaan)

2.4.2.

Peningkatan Efisiensi Dan Efektivitas Tujuan

yang

ingin

dicapai

dari

strategi

ini

adalah

manajemen

penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat dan hubungan kerjasama yang efektif dan efisien dengan memegang teguh prinsip transparansi dan akuntabilitas. PROGRAM 1. Penataan

Sistem

Perencanaan dan

UMB/PS SITI/2011

KEGIATAN a.

Penyusunan Sistem dan Perencanaan dan Penganggaran melalui penerapan Planning Programming and Budgeting System (PPBS)

Halaman 19 dari 178


Pengendalian

b.

Penyusunan Sistem Pengendalian Program, berdasarkan Performance Base Management, melalui penerapan Balance Scorecard (BSC)

2. Penerapan

Sistem Imbalan a. Penyusunan Sistem Penggajian dan Insentif

dan Promosi

3. Penerapan

Total Quality

b.

Penyusunan Sistem Kenaikan Jabatan dan Promosi

a.

Peningkatan Orientasi Pelayanan dan Budaya Mutu (mengubah

Management (TQM)

paradigma dan budaya kerja yang berorientasi pada pelayanan dan mutu dari paradigm dan budaya kerja yang berorientasi pada output) b.

Pengembangan Sistem Manajemen Mutu

c.

Penataan Kelembagaan dan Organisasi, mencakup Pembinaan Organisasi dan Administrasi (menata ulang organisasi dan kelembagaan, penyusunan System Operating Procedure/SOP, revitalisasi unit dan sumberdaya pengelolanya), Peningkatan Kemampuan Pengelolaan

2.4.3.

Peningkatan Kompetensi & Jiwa Kewirausahaan Tujuan yang ingin dicapai dari strategi ini adalah menghasilkan profil lulusan yang memiliki keahlian professional sesuai bidang studinya, memiliki jiwa kewirausahaan, menguasai teknologi informasi, mampu berkomunikasi dengan menggunakan bahasa asing dan memiliki sikap mental dan perilaku beretika. PROGRAM

1.

Meningkatkan Kompetensi

KEGIATAN a.

Program Peningkatan Kemampuan Teknis (Hard-Skill),

Lulusan melalui Program

kemampuan menggunakan komputer dan teknologi informasi, serta

Pelatihan Hard-Skill dan Soft-

penguasaan bahasa asing

UMB/PS SITI/2011

Halaman 20 dari 178


Skill

b.

Program Pelatihan Soft Skill, yakni membentuk perilaku personal dan interpersonal yang mengembangkan dan memaksimalkan kinerja (integritas, inisiatif, motivasi, etika, kerja sama dalam tim, kepemimpinan, kemauan belajar, komitmen, kemampuan mendengarkan, tangguh, fleksibel, komunikasi lisan, jujur, berargumen logis)

2.

Meningkatkan Jiwa Kewirausahaan melalui Program Keahlian Bisnis

a.

Pelatihan dan Pendidikan Kewirausahaan

b.

Inkubator Bisnis

2.5. Struktur Organisasi Pembina Yayasan Menara Bhakti (YMB) Ketua Umum Wakil Ketua Sekretaris Bendahara Anggota

: : : : :

H. R. Probosutedjo Prof. Dr. H. Suharyadi Arimbi Nimpuno Probosutedjo, BFA. Hj. Noek Bresina Soehardjo - Dra. Diniarti Pertiwi Probosutedjo - Drs. Poerwanto

Badan Pengurus Harian YMB Ketua Wakil Ketua Sekretaris Bendahara Anggota

: : : : :

Drs. H. Soehardjo Soebardi Drs. Tri Widodo Wahyudi Hardjowiyatmo Dr. Dewi A. Faisol, ME, Ak - Septanto Probosutedjo - Rindang Sari Kurniawati, MA - Nurani Pudjiastuti Widianto, Dipl.FM

Pengawas YMB Ketua Anggota

: Rita P. Reid, MA : Bob Widianto

Pimpinan Universitas Mercu Buana Rektor Wakil Rektor Akademik dan Kemahasiswaan Wakil Rektor Perencanaan dan Pengembangan Sumberdaya Direktorat Direktur Pengembangan & Kerjasama Direktur Keuangan UMB/PS SITI/2011

: Dr. Arissetyanto Nugroho, MM : Dana Santoso, Ir. M.Eng,Sc, Ph.D : Purwanto SK, Ir. M.Si

: Dr. Petrina Faustine, MM, M.Sc : Purwanto SK, Ir. M.Si Halaman 21 dari 178


Direktur Kemahasiswaan Direktur Sumberdaya Direktur Akademik Direktur Pemasaran

: : : :

Endi Rekarti, SE, ME. Yuli Harwani, Dra. MM Dana Santoso, Ir. M.Eng,Sc, Ph.D Yenon Orsa, Ir. MT

Fakultas Perencanaan dan Desain Dekan Wakil Dekan Ka. Prodi Teknik Sipil Sek. Prodi Teknik Sipil Ka. Prodi Teknik Arsitektur Sek. Prodi Teknik Arsitektur Ka. Prodi Desain Produk Sek. Prodi Desain Produk Ka. Prodi Desain Interior D-III

: : : : : : : : :

Ir. Henny Gambiro, M.Si. Ir. Desiana Vidayanti, MT. Ir. Sylvia Indriany, MT Ir. Alizar, MT Ir. Tin Budi Utami, MT Danto Sukmajadi, ST, M.Sc Ir. Edi Muladi, M.Si Zulfikar Sya'ban, S.Pd Ir. Joni Hardi, MT

Fakultas Teknik Dekan Wakil Dekan Ka. Prodi Teknik Mesin Sek. Prodi Teknik Mesin Ka. Prodi Teknik Elektro Sek. Prodi Teknik Elektro Ka. Prodi Teknik Industri Sek. Prodi Teknik Industri

: : : : : : : :

Ir. Torik Husein, MT. Dr. Andi Andriansyah, M.Eng Dr. Abdul Hamid, M.Eng Nanang Ruhyat, ST, MT Ir. Yudhi Gunardi, MT. Fina Supegina, ST, MT Muhammad Kholil, ST. MT. Ir. Indra Almahdi, M.Sc

Fakultas Ilmu Komputer Dekan Wakil Dekan Ka. Prodi Teknik Informatika Sek. Prodi Teknik Informatika 1 Sek. Prodi Teknik Informatika 2 Ka. Prodi Sistem Informasi Sek. Prodi Sistem Informasi

: : : : : : :

Dr. Harwikarya, MT Bambang Jokonowo, S.Si, MTI Devi Fitriana, S.Kom, MTI Ida Nurhaida, ST, MT Anis Cherid, SE, MTI Nur Ani, ST, MMSI Anita Ratnasari, S.Kom, M.Kom

Fakultas Ekonomi Dekan Wakil Dekan Ka. Prodi Strata-1 Manajemen Sek. Prodi Strata-1 Manajemen Sek. Prodi 2 Strata-1 Manajemen Ka. Prodi Strata-1 Akuntansi Sek. Prodi Strata-1 Akuntansi Sek. Prodi 2 Strata-1 Akuntansi Ketua Program D-3 Manajemen

: : : : : : : : :

Dr. Enny Ariyanto, M.Si Hari Setiyawati, SE, Ak, M.Si Arief Bowo Prayoga K, SE, MM Luna Haningsih, SE, ME Tri Wahyono, SE, MM Nurul Hidayah, SE, Ak, M.Si Sri Rahayu, SE. M.Si. Dra. Nurlis, Ak, M.Si Daru Asih, SE, M.Si

Pimpinan Fakultas

UMB/PS SITI/2011

Halaman 22 dari 178


Ketua Program D-3 Akuntansi

: Diah Iskandar, SE, M.Si

Fakultas Ilmu Komunikasi Dekan Wakil Dekan Ketua Bidang Broadcasting Sekretaris 1 Bidang Broadcasting Sekretaris 2 Bidang Broadcasting Ketua Bidang Public Relations Sekretaris Bidang Public Relations Kabid. Marketing Comm. & Advert. Sek. Kabid. Marketing Comm. & Advert. Ketua Bidang Communikasi Visual

: : : : : : : : : :

Fakultas Psikologi Dekan Wakil Dekan Ketua Program Studi Sekretaris Program Studi

: Dr. A.A. Anwar Prabu, M.PSi. : : Sitawaty Tjiptorini, MBA, M.Psi : Ika Susanti, S.Psi, M.Psi

Program Pasca Sarjana Direktur Program Pascasarjana Wakil Direktur Kaprodi Magister Manajemen Sek Prodi Magister Manajemen Kaprodi Magister Komunikasi Sek Prodi Magister Komunikasi Kaprodi Magister Akuntansi Kaprodi Magister Teknik Elektro Kaprodi Magister Teknik Industri Sekprodi Magister Teknik Industri

: : : : : : : : : :

Prof. Dr. Didik J. Rachbini Dr. Wiwik Utami, SE. Ak. MS. Prof. Dr. Ngadino Surip, MS Rina Astini, SE, MM Farid Hamid, M.Si, Dr Heri Budiyanto, S.Sos,M.Si. Dr. Wiwik Utami,M.Si,Ak. Dr. Ing. Mudrik Alaydrus. Dr. Petrina Faustine, MM, M.Sc Hardianto Iridiastadi, Ir, Ph.D

: : : : : :

Magito, SE. MM. Warto, SE, MM Natalia Santoso, SE, MA Suharno, S.Kom, MM Drs. A. Rachman, MM, M.Si

: : : : :

Irmulan Sati Tomohardjo, SH, M.Si Ir. Asep Noorsapto, M.Si Herry Agung Prabowo, Ir, M.Sc Ir. Eddy S. Tumenggung, MM. Ir. Primi Artiningrum, M.Arch

Pelaksana Administratif Karo. Manajemen Gedung dan Sarana Karo. Administrasi Keuangan Karo. Sumberdaya Manusia Karo. Adm.Akademik,PBA dan MKCU Karo. Adm. & Pengendalian Keg. Kmhs Karo. Penalaran dan Pengembangan Karier Mahasiswa Karo. Sekretariat Univ. & Humas Karo. Pengelola Fasilitas Kampus B Karo. Seleksi & Penerimaan Mhs Baru Karo. Pengendalian Akademik KK Karo. MBTC

UMB/PS SITI/2011

Dra. Diah Wardhani, M.Si. Drs. Hardiyanto Jatmiko, M.Si. Feni Fasta, SE, M.Si Dicky Andika, S.Sos, M.si Afdal Makkuraga Putra, S.Sos, M.Si Yuwono Triatmojo, S.Sos, M.Si Dra. Tri Diah Cahyowati, M.Si. Ahmad Mulyana, Dr. M.Si

Sri Wulandari, S.Psi.,

Halaman 23 dari 178


Unsur Penunjang Kepala Pusat Pengabdian Masyarakat Kepala Pusat Penelitian Kepala UPT Perpustakaan Kepala Pusat Jaringan dan Internet Kepala Pusat Operasional Perkuliahan Kepala Pusat Pengembangan Sistem Informasi Kepala Pusat Kewirausahaan Kepala Pusat Pengembangan Institusi & Kewirausahaan

: : : : : : : :

Suprapto, SP, M.Si Dr. Eliyani Drs. Budiantoro, MA Fadri Masbirin, S.Kom Trival Apriadi, SE, MM Giri Purnama, M.Kom Rike Iskandar, SE, MM Dr. Ir. Har Adi Basri, M.Ec

2.6. Sumber Daya Manusia (SDM) SDM UMB secara garis besar dibagi menjadi dua kategori yaitu dosen dan non Dosen. SDM Dosen sebanyak 170 orang dan Non Dosen 214 orang dan total SDM 384 orang. Sebaran SDM seperti dalam tabel di bawah.

Tabel 2-1 Sebaran Karyawan/SDM UMB Jumlah Karyawan (2011) No

Direktorat/Biro/Unit Dosen

1

Rektorat

1

Non Dosen

Pertumb

Estimasi

uhan Total

(% /

2015

Tahun) 3

3

0

0

1

1

1

1

1

1

1

1

1

0

0

Senat

2

Estimasi

Wakil Rektor Akedimik & Kemahasiswaan Wakil Rektor Perencanaan & Pengembangan Sumber Daya Direktorat

Pengembangan

&

2

Kerjasama

3

Direktorat Keuangan

4

Direktorat Kemahasiswaan

1

1

1

5

Direktorat Sumberdaya

1

1

1

UMB/PS SITI/2011

Halaman 24 dari 178


Jumlah Karyawan (2011) No


6

Direktorat Akademik

7

Direktorat Pemasaran

1

8

Program Magister

4

9

Program Kelas Karyawan

1

10

11

12

13

14

15

Non Dosen

Estimasi Pertumb

Estimasi

uhan Total

(% /

2015

Tahun) 0

0

1

1

9

13

13

9

10

10

Seleksi & Pendaftaran PKK

0

0

Pengendalian Akedemik

0

0

31

31

Prodi Sipil

0

0

Prodi Arsitektur

0

0

Prodi Interior Design

0

0

40

40

Prodi T. Mesin

0

0

Prodi T. Elektro

0

0

Prodi T. Industri

0

0

31

31

Prodi T. Informatika

0

0

Prodi Sistem Informasi

0

0

49

49

Prodi Manajemen

0

0

Prodi Akuntansi

0

0

38

38

Bidang Broadcasting

0

0

Bidang PR

0

0

Bidang Comm & Advert

0

0

7

7

0

0

Dekanat FTSP

Dekanat FTI

Dekanat F Ilmu Komputer

Dekanat F Ekonomi

Dekanat F Ilmu Komunikasi

Dekanat F Psikologi Bidang Broadcasting UMB/PS SITI/2011

23

29

24

39

25

5

8

11

7

10

13

2

Halaman 25 dari 178


Jumlah Karyawan (2011) No


16

Non Dosen

Estimasi Pertumb

Estimasi

uhan Total

(% /

2015

Tahun)

Bidang PR

0

0

Bidang Comm & Advert

0

0

0

0

37

37

37

12

12

12

13

14

14

10

10

10

7

11

11

0

0

Pelaksana Administratif Biro Manajemen Gedung dan Sarana Biro Administrasi Keuangan Biro Sumberdaya Manusia

1

Biro Adm.Akademik dan MKCU Biro Adm. Kmhsan. & Hub. Alumni

4

Biro Peng. Keg. dan Prog. Unggulan Biro Humas dan Customer Care

4

16

20

20

Biro Pengelola Fasilitas Kampus B

1

1

2

2

Biro Pendaftaran dan Seleksi

0

0

Biro Pengendalian Akademik KK

0

0

2

2

0

0

5

5

0

0

Ketua Dewan Mutu 17

1

1

Unsur Penunjang Pusat Pengabdian Masyarakat

2

3

Pusat Penelitian UPT Perpustakaan

12

12

12

Pusat Jaringan dan Internet

7

7

7

Pusat Operasional Perkuliahan

16

16

16

Pusat Pengembangan Bahan Ajar

4

4

4

4

4

4

214

384

384

Pusat Pengembangan Sistem Informasi Jumlah Total

UMB/PS SITI/2011

170

Halaman 26 dari 178


Menjadi Universitas Unggul dan Terkemuka yang menghasilkan tenaga professional yang memenuhi kebutuhan industri dan masyarakat dalam persaingan global

2.7. Lokasi Geografis Secara fisik UMB terdiri dari dua Kampus yang terpisah secara geografis meskipun masih dalam satu wilayah DKI Jakarta. Kampus utama di Jl. Meruya selatan no 1 dan kampus kedua di Gedung ...Menteng

2.7.1.

Kampus Meruya

Merupakan kampus utam, semua fungsi dan kegiatan pendukung selain perkuliahan dilaksanakan di Kampus Meruya

2.7.2.

Kampus Menteng a.

Fungsi Fungsi – fungsi yang dilakukan di kampus Menteng adalah :

b.

c.



POP



Perkuliahan



Perpustakaan

Fasilitas 

Gedung ...lantai



Ruang kuliah....kelas



Ruang laboratorium ....kelas



...

SDM 

Gedung ...lantai



Ruang kuliah....kelas



Ruang laboratorium ....kelas



...

UMB/PS SITI/2011

Halaman 27 dari 178


BAB 3.

SUMBER DAYA & ASET TI

3.1. Budget TI / SI 2010 / 2011 Tidak diperoleh data mengenai budget / alokasi anggaran untuk IT pada penelitaan ini.

3.2. Staff/ SDM IT 3.2.1.

Pusat Pengambangan Sistem Informasi Tenaga SDM PPSI saat ini terdiri dari lima staff dengan fungsi dan organisasi seperti dijelaskan pada gambar di bawah.

UNIT PUSAT PENGEMBANGAN SYSTEM INFORMASI (Ka. Giri Purnama, MKom)

Bagian PEMROGRAMMAN (Ka.Bag. Supriyadi, ST)

HELDESK Staff. Nuruliyani, S.Kom

APLIKASI (Ka.Sub. Darno, S.Kom)

Aplikasi Akademik (Awiyanto,S.T)

Gambar 3-1 Struktur Organisasi PPSI

Kualifikasi SDM yang dimiliki saat ini dijelaskan dalam tabel di bawah :

Tabel 3-1 Kualifikasi SDM PPSI No.

Nama

Kualifikasi/Role (Keahlian)

1.

Giri Purnama

S2,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,12,13

2.

Supriyadi

S1,1,2,3,4,5,9,10,14

3.

Nuruliyani

S1,6,7,5,9

UMB/PS SITI/2011

Halaman 28 dari 178


4.

Darno

S1,3,4,5,6,9,10

5.

Awiyanto

S1,1,2,3,4,5,8,10

6.

Keterangan: Peran/kualifikasi seperti di bawah. -

Teknis Angka "1" System Analyst Angka "2" Process Business Analyst Angka "3" Software Designer/Architect Angka "4" Database Designer/DBA Angka "5" Softwar Developer/Programmer Angka "6" Technical Support Angka "7" Documentation Angka "8" Quality Assurance Angka "9" Software Tester Angka "10"

-

User Interface Designer/Web Designer

Manajerial Angka "11"

IT Manager/CIO

Angka "12"

Project Manager

Angka "13"

Team Leader

Angka "14"

Project Controller

Dari profile role/ fungsi/ kualifikasi tenaga SDM PPSI yang ada seperti tergambar di tabel di atas, terlihat bahwa komposisi SDM masih perlu penyempurnaan. Tenaga personalia yang ada harus menanggung lebih dari 4 role / fungsi / kualifikasi. Kondisi seperti ini berpotensi menimbulkan permasalahan antara lain: 1. Tidak ada pemisahan tugas dan tanggung jawab (segregation of duty). Tugas dan tanggung jawab yang dari sisi fungsi berbeda namun berada pada satu pihak akan berpotensi menimbulkan permasalahan UMB/PS SITI/2011

keamanan,

kesulitan

dalam

audit

/

pelacakan

Halaman 29 dari 178


penyebab jika terjadi sesuatu dengan aset – aset teknologi informasi, dan juga tidak adanya fungsi check dan re-chek. 2. Personel dengan kualifikasi / fungsi melebihi beban akan berpotensi menyebabkan penyelesaian tugas yang terganggu. 3. Jika personel yang bersangkutan karena satu dan lain hal harus meninggalkan posisi yang ditempati dan tidak diterapkan prosedur alih pengetahuan yang benar, maka akan lebih banyak “pengetahuan” yang hilang.

3.2.2.

Pusat Jaringan & Internet (PJI)

Tenaga SDM PJI pada saat ini terdiri dari 7 (tujuh) orang staff dengan strukur organisasi yang terdapat pada gambar di bawah.

Kepala Pusat Jaringan dan Internet

Fadri Masbirin

Staf Network Engineering

Ka. Sub. Bag. Administrator dan End User Support System Arief Prabowo

Agung Riantoko

Staff Support Management Sri Kurniati

Staff Technical dan Maintenance Feri Haryanto Ismail Mahfud

Gambar 3-2 Struktur Organisasi PJI

Kualifikasi SDM dijelaskan pada tabel di bawah Tabel 3-2 Kualifikasi SDM PJI NO. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

NAMA Fadri Masbirin Arief Prabowo Agung Riantoko Sri Kurniati Feri Haryanto Ismail UMB/PS SITI/2011

KEAHLIAN/ROLE S1/1 S1/1,2,3 S1/1,2,3 S1/4 D3/3,4 S1/3,4 Halaman 30 dari 178


7.

Mahfud

STM/3,4

Keterangan : 1

: Network Administrator

2

: IT Security Administrator

3

: Technical Support

4

: Documentation Jumlah dan mutu sumber daya manusia yang ada saat ini masih dirasakan

kurang apabila dibandingkan dengan jumlah perangkat yang harus di-support. Selain itu belum ada mekanisme pengkaderan/rekrutmen yang jelas untuk kesinambungan dan kelestarian sumber daya manusia di bidang teknologi informasi dan komunikasi. Penghargaan kepada sumber daya manusia teknologi informasi dan komunikasi masih relatif rendah jika dibandingkan dengan penghargaan yang diberikan oleh dunia industri. Masih adanya eksklusivitas pelaku teknologi informasi, sehingga pola kerja sama dan sinergi masih belum optimal.

3.3. Perangkat Keras & Infrastruktur Jaringan 3.3.1.

Portofolio Perangkat Keras & Infrastruktur Jaringan

Perangkat keras dan infrastruktur jaringan yang digunakan berada di bawah pengelolaan PJI dan PPSI. Aspek Infrastruktur IT meliputi komponenkomponen perangkat keras (PC, Server, Data Center, dan Bandwidth Komunikasi Data) dan perangkat lunak sistem (sistem operasi, sistem database, firewall, dan lain-lain) yang harus tersedia untuk mendukung Sistem Informasi yang telah didefinisikan pada Aspek IS.

3.3.1.1. Personal Computer (PC) PJI melakukan support terhadap sekitar 1.348 desktop workstation yang tersebar di dua lokasi yaitu Kampus Meruya dan Kampus Menteng. Proses peremajaan terhadap desktop workstation dilakukan berdasarkan permintaan user dan hasil evaluasi yang dilakukan oleh PJI. Hingga saat ini belum ada kebijakan yang mengatur proses penggantian desktop workstation secara berkala. Support terhadap desktop workstation yang berada di laboratoriumlaboratorium dilakukan oleh Laboran dibawah koordinasi PJI. UMB/PS SITI/2011

Rangkuman

Halaman 31 dari 178


jumlah PC dengan lokasi penempatannya yang berada dalam kondisi baik dapat dilihat pada tabel di bawah.

Tabel 3-3 Sebaran PC Kategori Kampus Meruya Kelas

Perkantoran Fakultas

Kategori

Perkantoran Rektorat

Laboratorium

Unit Pengguna

Ruang

Gedung A Gedung B Gedung C Gedung D Gedung E Gedung Rektorat Gedung Tower UMB Jumlah FTPD FTI FASILKOM FPsi Unit Pengguna FE FIKOM Pasca Sarjana Jumlah PJI PPSI Rektorat BAA BAKeuangan Pemasaran PKK BAKemahasiswaan SDM MGS Pemasaran Reguler POP PBA Pojok Bursa Lembaga PPA Lembaga Manajemen LIA (TU+Adm+Lecturer) Radio AM LP2M UMB Career Jumlah FTPD

UMB/PS SITI/2011

Jumlah Komputer 8 19 5 20 32 7 16 107 26 18 20 7

Ruang

E – 408

Jumlah Komputer 23 18 3 115 6 8 9 12 12 9 9 13 15 12 22 9 13 0 1 8 1 5 6 170 10 Halaman 32 dari 178


FT

Fasilkom

FE FIKOM

FPsi Tower UMB

Kategori

Unit Pengguna

E – 406 E – 405 Mesin (D – 106) Elektro (D – 107) Industri (D – 208) R Puskom C – 122 D – 203 D – 204 D – 205 D – 206 A – 304 A – 302 C – 104 C – 312 C – 413 T – 001 T – 002 T – 003 T – 004 T – 005 Ruang T – 006 T – 007 T – 008

Jumlah Kampus Menteng Laboratorium

Perkantoran

M – 509 M – 510 M – 511 Ruang Pengelola Server Pengelola Gedung (MGS) POP/BAA Keuangan TU Pasca Dekanat Pasca Ruang Dosen Perpustakaan Pemasaran LIA MBTC

Kelas

30 40 31 30 40 38 35 41 35 42 50 50 31 20 15 1 45 45 45 29 29 Jumlah Komputer 29 29 6 832 26 26 26 1 2 5 2 8 7 5 6 2 0 0 8

Jumlah

124

Total Jumlah PC Kampus Meruya - Menteng

1.348

UMB/PS SITI/2011

Halaman 33 dari 178


Tipe PC yang digunakan di dalam jaringan akan sangat menentukan unjuk kerja dari jaringan tersebut. Spesifikasi perangkat desktop workstation yang digunakan dalam kegiatan akademik dan non akademik dapat dilihat pada tabel 2.4. Perangkat desktop workstation pada Laboratorium Fasilkom ruangan D-203 dan D-205 telah diganti unit dengan spesifikasi terbaru pada bulan Januari 2011 berjumlah 70 unit. Spesifikasi desktop workstation dapat dilihat pada tabel 33.

Tabel 3-4 Sebaran PC SPESIFIKASI LENOVO ThinkCentre M70 Z (All-in-one PC) Processor Intel Core i5-540 Processor, Memory 2GB DDR3 SODIMM Memory Harddisk 320GB 7200RPM S-ATA HDD DVD RW Slim DVD Recordable, Monitor Integrated 19” Widescreen Ethernet Card Gigabit Ethernet, 802.11b/g/n wireless, Other No diskette drive, All-In-One, Intel HDGraphics

3.3.1.2. Server Server merupakan bagian utama dari suatu system IT. Apabila server yang ada tidak sesuai dengan tujuan penggunaannya maka dapat mempengaruhi efisiensi operasional. Kegagalan dalam penyediaan infrastruktur jaringan dapat menyebabkan rendahnya performansi aplikasi. Pada jaringan tipe client-server, komputer yang difungsikan sebagai server mutlak harus memiliki unjuk kerja yang lebih tinggi dibandingkan komputer-komputer lain sebagai workstationnya. Server adalah komputer yang dibangun khusus sehingga berbeda dengan desktop PC biasa dengan cara sebagai berikut :  Server secara spesifik didesain untuk menyimpan, mengatur, mengirim, dan memproses data melalui sebuah jaringan.  Teknologi server menjadikannya lebih handal dibandingkan sistem desktop. UMB/PS SITI/2011

Halaman 34 dari 178


 Perangkat keras server memiliki kemampuan yang lebih dibandingkan sistem desktop. Ini berarti server dapat melakukan proses data lebih cepat dan lebih efisien. Kemampuan ini meningkat seiring dengan perkembangan teknologi prosesor server, disk subsystem, kartu antar muka jaringan, dan masih banyak lagi.  Server dapat dengan mudah dikembangkan untuk mendukung backup data dan peningkatan keamanan.  Server didesain memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhan sistem di saat permintaan akan layanan server meningkat, mengurangi bottlenecks data, dan memungkinkan informasi mengalir lebih cepat.  Server mendukung multiple channels untuk pengolahan data yang maksimal baik dari sisi prosesor, disk, maupun akses jaringan. Penambahan kapasitas dan kemampuan server dilakukan untuk memenuhi kebutuhan. Hal ini disebut dengan scalability. Server-level scalability pada satu server juga dapat dilakukan dengan menambahkan komponen-komponen dan perangkat-perangkat yang lebih powerful. Pengelolaan server-server yang berperan dalam kegiatan operasional UMB berada di bawah pengawasan bersama PJI dan PPSI. Terdapat beberapa server yang masing-masing memiliki peran yang berbeda. Penempatan server co-location diperuntukkan bagi aplikasi-aplikasi akademik yang berbasis web. Perincian server-server yang digunakan dapat dilihat pada tabel 3-5.

Tabel 3-5 Server & Spesifikasinya No.

1.

2.

Server

Fungsi

PPMB dan Link

Melayani aplikasi PPMB dan forum paperless/Link UMB

SIA Web

Melayani akses SIA dari jaringan internal/ eksternal

UMB/PS SITI/2011

Spesifikasi HP ML 350 G5 : Intel Xeon 3.2 GHz RAM 1 GB HDD 66 GB OS Linux RedHat 3.2.3-34 Dell Power Edge 800 Intel P3 870 MB RAM 512 HDD 72 GB OS Linux RedHat

Pengelola

Lokasi

PPSI

PJI

PPSI

PJI

Halaman 35 dari 178


No.

Server

3.

Web

Fungsi Web Server

4.

Email

Melayani aplikasi mailing UMB

5.

Elearning

Melayani aplikasi elearning

6.

Perpustakaan

Melayani aplikasi perpustakaan

7.

Database

Melayani sistem basis data Oracle

8.

SMS Gateway/VOIP

Melayani aplikasi SMS Gateway dan VOIP

9.

Inherent

10.

Video UMB

11.

Backup Web SIA

UMB/PS SITI/2011

Melayani aplikasi video Backup server aplikasi SIA

Spesifikasi 7.22.96-100 Rainer HP ML110 Processor Dual Core Intel® HP E3110 (3.00 GHz, 65W,1333 FSB, 6MB) Memory 1GB HDD 146GB SAS 3.5" non hot plug Optical 16x SATA DVD ROM HP ML 350 G5 : Intel Xeon 3.2 GHz RAM 1 GB HDD 66 GB HP ML110 Processor Dual Core Intel® HP E3110 (3.00 GHz, 65W,1333 FSB, 6MB) Memory 1GB HDD 146GB SAS 3.5" non hot plug Optical 16x SATA DVD ROM HP ML370 G5 Intel® 5000P Standard memory 2 GB HDD Dell Power Edge 800 Intel P3 870 MB RAM 512 HDD 72 GB OS Linux RedHat 7.22.96-100 HP ML 350 G5 : Intel Xeon 3.2 GHz RAM 1 GB HDD 66 GB Fujitsu Primergy TX300 S4 Fujitsu Primergy TX300 S4

Pengelola

Lokasi

PPSI

Gedung IIX

PPSI

Gedung IIX

PPSI

Gedung IIX

PPSI

PPSI

PPSI

PPSI

PPSI

PPSI

PPSI

PPSI

PPSI

PPSI

Halaman 36 dari 178


No.

Server

12.

NAS

13.

Proxy Server

Fungsi

1st

14.

Absensi Sidik Jari

15.

Router Bandwidth Manajemen

16.

Radius

17.

CCTV

18.

SPSS

19.

Multimedia TV (Trial)

Melayani otorisasi dan filter akses internet Sistem Basis Data aplikasi sidik jari Melayani pengaturan bandwidth dan pengendalian akses intranet Melayani akses koneksi wireless ke database pengguna Melayani deteksi pemantauan kamera CCTV dan penyimpanan rekaman

Spesifikasi Fujitsu Primergy TX300 S4 Intel P3 870 MB RAM 512 HDD 2x36 GB

Pengelola

Lokasi

PPSI

PPSI

PJI

PJI

PJI

PJI

Xeon 2.0 GHz RAM 2 GB HDD 956.9 MB (DOM) OS : Mikrotik

PJI

PJI

AMD Athlon 1095 RAM 256 MB HDD 20 GB

PJI

PJI

PJI

PJI

PJI

PJI

PJI

PJI

Intel P4 3.8 GHz RAM 523 HDD 66 GB

Intel Core 2 Duo 2.33 GHz RAM 2 GB DDR HDD 160 GB OS Linux Intel Core 2 Duo 2.33 Melayani GHz penggunaan SPSS RAM 2 GB DDR untuk lisensi 5 HDD 160 GB user OS Windows XP Professional Melayani Intel Core 2 Duo 2.33 konfigurasi GHz multimedia TV di RAM 2 GB DDR semua unit yang HDD 160 GB memiliki layar TV OS Windows XP monitor Professional

Hingga saat ini server-server tersebut masih mampu mengakomodasi kegiatan operasional. Namun oleh karena beberapa server memiliki spesifikasi yang sudah tidak memadai, diantaranya adalah server web SIA, maka sebaiknya server-server tersebut segera diganti sehingga

UMB/PS SITI/2011

Halaman 37 dari 178


mampu memberikan layanan yang optimal bagi kegiatan operasional, khususnya yang berkaitan dengan akademik. 3.3.1.3. Data Center Data Center merupakan fasilitas yang digunakan untuk penempatan beberapa kumpulan server atau sistem komputer dan sistem penyimpanan data (storage) yang dikondisikan dengan pengaturan catudaya, pengatur udara, pencegah bahaya kebakaran dan biasanya dilengkapi pula dengan sistem pengamanan fisik. Berdasarkan standar TIA – 942, desain dan perencanaan data center harus memperhatikan minimum aspek-aspek berikut : a. Lokasi yang aman dan memenuhi persyaratan sipil bangunan, geologi, vulkanologi, dan topografi b. Memiliki proteksi dengan beberapa sistem cadangan, terutama untuk sistem catudaya, pengatur udara/lingkungan, dan komunikasi data c. Menerapkan tata kelola standar data center meliputi : 

Standar Prosedur Operasi



Standar Prosedur Perawatan



Standar dan Rencana Pemulihan dan Mitigasi Bencana



Standar Jaminan Kelangsungan Bisnis

Beberapa kriteria yang harus dipenuhi oleh suatu data center sebagai berikut: 

Ketersediaan/Availability Data center harus memiliki kemampuan untuk menyediakan operasi yang berkelanjutan dan terus-menerus bagi suatu organisasi baik dalam keadaan normal maupun dalam keadaan terjadi suatu kerusakan, baik yang berarti maupun tidak. Data center harus dibuat sebisa mungkin mendekati

zero

failure

bagi

komponen-komponennya

secara

menyeluruh. 

Scalability dan flexibility

UMB/PS SITI/2011

Halaman 38 dari 178


Data center harus mampu beradaptasi dengan pertumbuhan kebutuhan yang cepat atau ketika adanya layanan baru yang harus disediakan oleh data center tanpa melakukan perubahan yang cukup berarti bagi data center secara keseluruhan. 

Keamanan/Security Data center menyimpan berbagai aset perusahaan yang berharga, oleh karenanya sistem keamanan dibuat seketat mungkin baik pengamanan secara fisik maupun pengamanan non-fisik.

Pada saat ini Universitas Mercu Buana memiliki 2 (dua) ruang penempatan server yang dikelola oleh PJI dan PPSI. Kondisi kedua ruangan tersebut belum dapat dikategorikan sebagai Data Center karena belum memenuhi kriteria minimum data center terutama baik dari sisi scalability dan flexibility maupun dari sisi keamanan yang sesuai dengan teknologi terkini keamanan jaringan. Sedangkan dari sisi availability sudah ada mekanisme backup data secara fisik yang dijalankan baik di PJI maupun PPSI. Namun belum terdapat mekanisme pengamanan aset baik secara fisik maupun non fisik sehingga perlu dikaji lebih dalam mengenai perencanaan pembangunan Data Center yang sesuai dengan kebutuhan dan memiliki kriteria minimum berdasarkan standar Data Center yang telah ditetapkan oleh TIA – 942.

3.3.1.4. Bandwidth Bandwidth management merupakan salah satu metode untuk mengukur kualitas koneksi jaringan ditinjau dari aspek, konsumsi bandwidth oleh user, ketersediaan koneksi, dan aspek-aspek kualitas layanan (Quality of Services) seperti latency, packet loss, delay, dan jitter. Bandwidth adalah kapasitas atau daya tampung kabel ethernet agar dapat dilewati trafik paket data dalam jumlah tertentu. Bandwidth juga bisa berarti jumlah konsumsi paket data per satuan waktu dinyatakan dengan satuan bit per second [bps]. Bandwidth internet di sediakan oleh provider internet dengan jumlah tertentu tergantung sewa pelanggan. QoS mengatur agar user tidak menghabiskan bandwidth yang di sediakan oleh provider. UMB/PS SITI/2011

Halaman 39 dari 178


Bandwidth yang tersedia pada jaringan internal universitas sebesar 1 GBps melalui media koneksi serat optik. Sedangkan koneksi antar kampus Meruya – Menteng juga menggunakan media serat optik dengan bandwidth 10 MBps. Pengaturan bandwidth dilakukan melalui bandwidth management router sebagai pengendali akses jaringan intranet. PJI telah menerapkan beberapa kebijakan yang mengatur penggunaan bandwidth dengan mengimplementasikan server proxy dan firewall-nya yang melakukan pembatasan terhadap : 

Akses ke beberapa situs tertentu, misalnya situs yang bernuansa pronografi dan jejaring sosial.



Pembatasan download file-file berekstensi .exe, .mov, .iso, .mp3, .mpeg, dan sebagainya

3.3.2.



Membatasi akses internet untuk beberapa IP/VLAN tertentu



Melakukan blocking terhadap email-email spam



Memasukkan ip address dns nawala.org

Jaringan LAN

Kebutuhan infrastruktur jaringan pada suatu universitas ditentukan oleh proses bisnis yang dijalankannya. Masing-masing universitas memiliki rencana kerja yang mengacu kepada Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu penelitian, pengajaran, dan pengabdian kepada masyarakat. Universitas biasanya juga memiliki rencana sasaran jangka pendek dan jangka panjang yang diambil untuk menyesuaikan dengan perkembangan strategi bisnis menyebabkan perubahan terhadap program-program yang dijalankan. Hal ini akan sangat mempengaruhi perencanaan jaringan yang digunakan dalam lingkungan universitas yang mampu mengakomodir seluruh kegiatan universitas. Pengguna jaringan yang beragam antara lain pihak yayasan, pimpinan dalam lingkungan universitas, dosen, staf non-dosen/karyawan, mahasiswa, orang tua mahasiswa, UMB/PS SITI/2011

alumni,

pengguna

dari

universitas

lainnya

hingga

Halaman 40 dari 178


masyarakat luas yang membutuhkan akses informasi berkaitan dengan akademik dan non akademik 3.3.2.1. Analisis Kebutuhan Pengguna Jaringan LAN Analisis kebutuhan pengguna jaringan LAN di lingkungan Universitas Mercu Buana dapat dilihat pada tabel berikut ini : Tabel 3-6 Analisa kebutuhan pengguna jaringan LAN No. 1.

2.

Pengguna Mahasiswa, dosen,  karyawan non dosen, pimpinan  universitas, yayasan, alumni, orang tua mahasiswa

Mahasiswa dan seluruh pengguna lokal yang melakukan akses dari Ruang-ruang dosen, ruang berkumpul mahasiswa, ruangruang pertemuan, dan tempat- tempat strategis lainnya. .

UMB/PS SITI/2011

Kebutuhan Komunikasi elektronik Resource Sharing dan knowledge

Analisa Volume data  elektronik pada jaringan menjadi sangat besar. 

Solusi Pembatasan alur trafik lokal hanya untuk unit kerja Pembagian subnet untuk melakukan klasifikasi berdasarkan unit kerja  Pemilihan topologi yang adaptif sesuai dengan perkem-bangan jumlah pengguna Akses Sudah terdapat  Server-server yang telah kabel/nirkabel akses ke jaringan diintegrasikan dalam universitas jaringan diklasifikasikan berdasarkan subnet agar transmisi data antar server lebih cepat dan keamanan lebih mudah dijamin.  Akses server juga harus cepat dan topologi jaringan memungkinkan penambahan server dengan mudah. Komunikasi maupun Jaringan Sudah terdapat backbone resource sharing universitas harus antar gedung menggunakan (internal) terkadang mendukung serat optik dengan bandwidth berformat transmisi data 1 GBps. Sedangkan koneksi multimedia dalam kecepatan antar kampus Meruya – tinggi (giga bit per Menteng juga menggunakan detik), antar serat optic dengan bandwidth jaringan lokal 10 MBps. pada unit/gedung dikoneksikan dengan back bone berke-cepatan tinggi Halaman 41 dari 178


No.

Pengguna .

Kebutuhan Analisa Akses informasi ke Pembukaan akses jaringan universitas informasi sebagian harus restriktif, sebagian lagi harus dibuka seluas-luasnya Kebutuhan komunikasi, pencarian informasi, kerja-sama dengan dunia luar. Ketersediaan akses jaringan (internal dan eksternal) tidak kurang dari 99%.

Proteksi data, informasi, karya ilmiah dari pihak yang tidak berwewenang.

3.3.3.

Solusi Aplikasi yang menyediakan akses informasi restriktif ditempatkan dalam satu subnet terpisah dengan jaringan yang harus menyediakan akses seluasluasnya, sehingga keamanan lebih mudah dijamin. Trafik data Koneksi ke internet dengan elektronik yang bandwidth yang memadai masuk universitas (kecepatan tinggi) maupun ke luar menjadi sangat padat  Jaringan yang  Berlangganan layanan handal, tahan koneksi internet ke lebih terha-dap noise/ dari satu perusahaan interferensi komunikasi.  Memiliki jalur  Sistem disarter recovery back-up jika plan dan sarana proteksi saluran terhadap peralatan terputus. jaringan. Perancangan Manajemen user account dan keamanan otenti-fikasinya jaringan (fisik, sistem ope-rasi, aplikasi jaringan).

Topologi Jaringan

Topologi jaringan yang menghubungkan kampus Meruya – Menteng telah diimplementasikan dengan konfigurasi terdapat pada gambar 2.3 berikut :

UMB/PS SITI/2011

Halaman 42 dari 178


Internet

Switch FO Provider First Media

Provider Jabhika

Server Co Location Gd. Cyber IIX 1. Email 2. Elearning 3. Web UMB)

Switch FO Provider Telkom (LC) BW : 6 Mbps

Switch FO Provider First Media BW : 4 / 40 Mbps

Router Load Balance

Inti

Router Bandwidth Management dan Firewall

Router

Proxy / firewall

Server – server PJI 1. Radius 3. SPSS 5. Multinmedia TV 2. Web Link 4. CCTV Lt. 5

Switch Server PPSI 1. DB SIA 2. DB Perpus 3. Video UMB

000 tic 1 r Op Fibe

Distribusi

Dosen Kelas

Switch Manageable set to Trunk

s mbp

Lab. 509,510,511

Switch

Lt. 7

Switch Manageable Gd. Rektorat

Switch Manageable

Switch Manageable

Switch Gd. B

Switch Manageable

Switch Manageable

Switch Manageable

Lt. 6

Akses

Gd. E Gd. A

Gd. C

Gd. UMB Tower

Gd. D

Lt. 5

WiFi Zone Gd. A,B,C & Rektorat

Pengelolaan PPSI

WiFi Zone Gd. B&D

WiFi Zone Gd. E & Atrium

WiFi Zone Gd. Tower Lantai 1 & 5

Lt. 4

Pengelolaan PJI

Kampus Meruya

Kampus Menteng

Lokasi

Gambar 3-3 Topologi jaringan Kampus Meruya – Menteng (Sumber : PJI)

UMB/PS SITI/2011

Halaman 43 dari 178


SW : Manage

SW : FO Gd. E Lt. 1 & 4 Gd. E SW : Manage SW : FO Gd. D Lt. 2 Gd. D

SW : FO Gd. B Lt.1

Tower UMB

Gd. B

Gd. C

SW : FO Basement

SW : Unmanage Gd. C Lt. 1

SW : Manage

SW : FO Gd. A Lt. 3

SW : Manage

SW : Manage

Rektorat

= User / Unit / Kelas Legenda

Gd. A

SW : FO SW : Manage Gd. R Lt. 1

Gambar 3-4 Topologi jaringan antar gedung Kampus Meruya (Sumber : PJI)

Berdasarkan topologi pada gambar 3.2 dan 3.3 dapat dilihat beberapa kondisi sebagai berikut : 

Backbone antar gedung menggunakan media serat optik dengan koneksi bandwidth 1 GBps menghubungkan Gedung A, B, C, D, E dan Gedung



Menara UMB sebagai infrastruktur pendukung aplikasi-aplikasi yang dijalankan melalui intranet. Pemilihan media dengan pertimbangan bahwa serat optik memiliki karakteristik tahan terhadap derau dan interferensi, stabil, aman dan kecepatan tinggi (hingga giga bits/detik).



Koneksi jaringan yang menghubungkan kampus Meruya – Menteng menggunakan media serat optik dengan bandwidth 10 MBps. Hingga saat ini UMB/PS SITI/2011

Halaman 44 dari 178


tidak ada backup link karena pengelolaan jaringan tersebut diserahkan sepenuhnya kepada pihak penyedia jasa yaitu PT. First Media. 

Penggunaan

manageable

switch

dimaksudkan

untuk

mendukung

implementasi VLAN 

PJI telah menyediakan Backup router bandwidth management dan DHCP server jika terjadi kerusakan pada perangkat utama.



Pengelolaan server-server aplikasi yaitu server-server yang digunakan untuk melayani aplikasi-aplikasi perpustakaan, paperless, video, basis data, sistem informasi akademik dan mekanisme backup dilakukan oleh PPSI.

s Int /

2 0 Mb

ps IIX

Penggunaan Network Attached Storage (NAS)

1 Mb p



Perpustakaan

Paper Less

PC ROUTER Video

Database

Web Server

VPN

Mail server

Elearning

Lokasi Gedung Cyber (IIX)

NAS

SIA INTRANET

VOIP

INFRASTRUKTUR SERVER UMB By PPSI

Lokasi Kampus UMB Meruya

Gambar 3-5 Topologi Jaringan Server (Sumber : PJI)

Hingga saat ini belum digunakan sistem aplikasi yang melakukan monitoring terhadap kondisi jaringan secara keseluruhan. Proses UMB/PS SITI/2011

Halaman 45 dari 178


monitoring terhadap perangkat keras server, peangkat lunak aplikasi, dan

jaringan

internet/intranet

dilakukan

secara

harian

dengan

menggunakan perangkat lunak 1sUp, SARG, dan MRTG. 3.3.4.

Internet & Wireless Connection

Koneksi internet ini telah dilakukan dengan melibatkan 2 (dua) provider penyedia layanan internet yaitu PT. Telkom dan PT. First Media dibawah pengelolaan PJI. Bandwidth yang tersedia berdasarkan kerjasama tersebut adalah :  PT. First Media

: 3 MBps (International)/20 MBps (Lokal)

 PT. Telkom

: 6 MBps (Lokal/International)

 Backup Link

:

Speedy ADSL

Telkom 128 Kbps/1 MBps (sharing

bandwidth)  PT. Jaringan Bisnis Khatulistiwa : 1 MBps (International) dan 20 MBps (Lokal)

Seluruh koneksi tersebut dipusatkan pada Kampus Meruya. Sedangkan untuk Kampus Menteng akses internet dilakukan melalui koneksi FO

Meruya –

Menteng ke koneksi internet di Kampus Meruya. Koneksi internet berdasarkan kerja sama dengan provider PT. JABHIKA khusus untuk akses aplikasi yang berada di bawah pengelolaan PPSI.

Berdasarkan surat yang dikeluarkan oleh Dirjen Pendidikan Tinggi no. 2920/D/T/2007 tanggal 28 September 2007 mengenai Penetapan Daya Tampung Mahasiswa menetapkan bahwa akses internet harus disediakan untuk mahasiswa adalah sebesar 1 KBps/mahasiswa. Jika jumlah mahasiswa yang aktif adalah kurang lebih sebesar 16.000 (sumber : BAA) maka dapat dilakukan analisa kebutuhan bandwidth sebagai berikut : Total kebutuhan bandwidth untuk seluruh mahasiswa aktif : Total mahasiswa aktif x kebutuhan standar bandwidth /mhs = 16.000 x 1 kbps = 16.000 kbps = 16 MBps UMB/PS SITI/2011

Halaman 46 dari 178


Total jumlah bandwidth yang tersedia : Internasional = 9 MBps = 9.216 kbps Lokal

= 20 Mbps = 20.480 kbps

Jumlah bandwidth yang tersedia dibandingkan dengan jumlah mahasiswa : International bandwidth : Total bandwidth yang diperoleh /mhs

= 9216/16000 = 0.576 kbps

Kekurangan bandwidth /mhs

= 1 kbps – 0.576 kbps = 0.424 kbps

Total kekurangan International bandwidth

= 0.386 kbps x 16.000 = 6.784 kbps = 7 Mbps

Local Bandwidth : Total bandwidth yang diperoleh /mhs

= 20.480/16000 = 1.28 kbps

Kelebihan bandwidth /mhs

= 1.28 kbps – 1 kbps = 0.28 kbps

Berdasarkan perhitungan di atas dapat diketahui bahwa untuk akses internet mahasiswa untuk standar minimum kebutuhan mahasiswa terdapat kekurangan bandwidth international sebesar kurang lebih 7 Mbps, sedangkan total bandwidth local masih memadai.

Akses internet dan intranet dilakukan melalui media kabel dan non kabel. Untuk kegiatan operasional pengajaran di Gedung A, B, C, D, dan E dan kegiatan administratif

telah menggunakan media kabel. Sedangkan untuk akses

internet/intranet bagi mahasiswa menggunakan media non kabel/wireless.

3.4. Perangkat Lunak & Sistem Informasi 3.4.1.

Portofolio Aplikasi Saat Ini

Sesuai hasil konfirmasi dengan PPSI[12], untuk mendukung kegiatan aktivitas – aktivitas baik operasional, transaksional, maupun pelaporan PPSI mengelola sekitar 32 modul aplikasi. Aplikasi – aplikasi tersebut dapat diklasifikasikan dalam tiga ketegori : UMB/PS SITI/2011

Halaman 47 dari 178


1. Sudah berjalan, aplikasi dalam kategori ini sudah digunakan dalam mendukung aktivitas pengguna. 2. Sedang dikembangkan, aplikasi dalam kategori ini masih dalam tahap pengembangan (development maupun uji coba). 3. Tahap Sosialisasi, aplikasi dalam kategori ini sudah selesai dilakukan pembangunan dan uji coba. Aktivitas tersisa yang diperlukan agar aplikasi dalam kategori ini dapat dipergunakan adalah pelatihan dan sosialisasi kepada pengguna.

Aplikasi yang telah dikelola oleh PPSI UMB saat ini seperti tabel di bawah [2]:

UMB/PS SITI/2011

Halaman 48 dari 178


Tabel 3-7 Daftar aplikasi saat ini

NO 1.

Nama Aplikasi

Fungsi

Aplikasi Sistem Informasi

Aplikasi SIAK sebagai

Akademik

penunjang aktivitas

Status Sudah berjalan

Lokasi Implementasi Universitas UMB

Pengguna Civitas Akademika Univeritas UMB

perkuliahan di Universitas UMB 2.

Aplikasi Online Perpustakaan

Aplikasi yang mengelola

Sudah berjalan

UPT Perpustakaan

otomasi perpustakaan 3.

Aplikasi Sistem Wisuda

Aplikasi pengelolaan data

Univeritas UMB Sudah berjalan

Biro Administrasi Akademik

pendaftaran wisuda 4.

Aplikasi PPMB

Aplikasi pengelolaan data

Sudah berjalan

Pemasaran dan Biro

Pemasaran dan Biro

Administrasi Akademik

Administrasi

mahasiswa Aplikasi Pembayaran Honor

Aplikasi untuk mengelola

Dosen

manajemen pembayaran

Biro Administrasi Akademik

pendaftaran calon 5.

Civitas Akademika

Akademik Sedang dikembangkan

Biro Administrasi Keuangan

Biro Administrasi keuangan

honor dosen 6.

Sistem Penggajian Karyawan

Digunakan untuk penggajian

Tahap Sosialisasi

Biro Administrasi Keuangan

karyawan 7.

Aplikasi Sistem Logistik

Digunakan sebagai UMB/PS SITI/2011

Biro Adminkistrasi keuangan

Tahap sosialisasi

Unit Logistik Halaman 49 dari 178

Biro Administrasi


penunjang sistem logistik 8.

Portal Universitas UMB (WEB)

Aplikasi wb internet yang

Umum Sudah berjalan

Seluruh jaringan WAN

menggambarkan aktivitas

Civitas Akademika dan publik

Univeritas keseluruhan 9.

Aplikasi Univeritas UMB Karir

Aplikasi untuk mendata dan

Sudah berjalan

Seluruh jaringan WAN

Civitas Akademika,

membantu mahasiswa dan

coorporate, dan

alumni (khususnya) dalam

publik

mencari pekerjaan 10.

Aplikasi Sistem Inventaris

Aplikasi ini untuk mendata

Tahap sosialisasi

Unit inventaris

pengelolaan data barang dan

Umum

penomeran barang 11.

Web Alumni

Sudah berjalan

12.

Sistem Cetak Ijazah / Transkrip

Sudah berjalan

13.

Sistem Informasi SDM

Tahap sosialisasi



Modul pengolahan pelaporan absen dosen

 14.

Modul profil karyawan

Modul kuliah berbasiskan KBK

Sudah berjalan

untuk SIA 15.

Aplikasi jadwal mengajar dosen

Sudah berjalan

via LCD UMB/PS SITI/2011

Biro Administrasi

Halaman 50 dari 178


16.

Aplikasi microsite dosen dan

Sudah berjalan

mahasiswa 17.

Modul KRS Online kelas regular

Sudah berjalan

18.

Modul cuti online kelas regular

Sudah berjalan

19.

Aplikasi Pengantian Obat

Sudah berjalan

20.

Web blog Fakultas dan Jurusan

Sudah berjalan

21.

Web blog civitas UMB

Sudah berjalan

22.

Modul aplikasi pelaporan

Sedang dikembangkan

BORANG (SINTAK) 23.


Sedang dikembangkan

kehadiran dosen elearning (SINTAK) 24.


Sedang dikembangkan

kehadiran mahasiswa elearning (SINTAK) 25.

Modul Dashboard Laporan

Sedang dikembangkan

Akademik (SINTAK) 26.

Modul PPMB (SINTAK)

Sudah berjalan

27.

Aplikasi Sistim Informasi SDM

Tahap sosialisasi

28.

Aplikasi Sistim Informasi

Tahap sosialisasi UMB/PS SITI/2011

Halaman 51 dari 178


Manejeman Aset 29.


Tahap sosialisasi

Logistik 30.


Tahap sosialisasi

Keuangan Anggaran 31.

Aplikasi Digital Library

Tahap sosialisasi

32.

Email UMB

Sudah berjalan

UMB/PS SITI/2011

Halaman 52 dari 178


3.4.2.

Analisa Proses Bisnis Aktivitas PPSI telah memetakan bebarapa aktivitas proses bisnis di area – area

Tabel 3-8 Aktivitas Proses Bisnis Terpetakan No

Aktivitas Proses Bisnis

1

Aktivitas : Penerimaan Mahasiswa Baru 1.1

Jalur Penerimaan Reguler

1.2

Jalur Penerimaan One Stop Service (OSS)

1.3

Jalur Penerimaan Seleksi Khusus

1.4

Jalur Penerimaan PBM / Bea Siswa

2

Aktivitas : Pengisian Kartu Rencana Studi Mahasiswa 2.1

Untuk Mahasiswa Baru (Semester 1)

2.2

Untuk Mahasiswa Lama (Semester > 1)

3

Ativitas: Perkulihan

4

Aktivitas : Ujian Semester

5

Aktivitas: Cuti Akademik 5.1

Pendaftaran Ulang Cuti Akademik

6

Aktivitas: Kerja Praktek

7

Aktivitas : Sidang Tugas Akhir

8

Aktivitas : Wisuda Mahasiswa

9

Aktivitas: Finansial 9.1

Pembayaran biaya pendidikan mahasiswa dan pencatatan transaksi pembayaran

9.2

Penyusunan anggaran

9.3

Penggajian kompensasi

9.4

Penyusunan Laporan Keuangan

9.5

Kas Kecil (Petty Cash)

9.6

Pengajuan Pembayaran

9.7

Pembayaran Honor mengajar Dosen, Ko Assisten Dosen & Infrasturktur

9.8

Perpajakan

9.9

Pembayaran Biaya Pendidikan Mahasiswa dan Pencatatan transaksi pembayaran

10

Aktivitas : Sumber Daya Manusia

UMB/PS SITI/2011

Halaman 53 dari 178


No

Aktivitas Proses Bisnis

10.1

Penerimaan dan Pemberhentian Dosen Tidak tetap

10.2

Pengendalian Persensi Karyawan

10.3

Pengembangan Sumber Daya Manusia

10.4

Pengukuran Gap Komptensi serta Kerja Karyawan

11

Aktivitas: Logistik

11.1

Pemeliharaan Kebersihan

11.2

Pemeliharaan Logistik

11.3

Pengadaan dan Penerimaan Barang

11.4

Pengendalian Keamanan dan Ketertiban

11.5

Kerja Polikelinik

UMB/PS SITI/2011

Halaman 54 dari 178


BAB 4.

KEBIJAKAN,

STANDARD

DAN

PROSEDUR

SISTEM INFORMASI 4.1. Kebijakan & Prosedur Internal UMB 4.1.1.

Kebijakan Anggaran & Biaya Kebijakan mengenai perencanaan dan alokasi anggaran TI/SI bersifat terpusat di UMB. Dari PPSI dan PJI tidak diperoleh informasi mengenai kebijakan alokasi anggaran sistem dan teknologi informasi.

4.1.2.

Kebijakan UMB Mengenai Kemanan Informasi & Data Belum ada / tidak diperoleh data/dokumen mengenai kebijakan mengenai kemanan informasi & data yang berlaku di UMB.

4.1.3.

Prosedur Anggaran & Biaya Perencanaan anggaran dan biaya diajukan untuk tahun berikutnya berdasarkan kebutuhan PJI atau PPSI.

4.1.4.

Prosedur Pengelolaan data, informasi dan aset informasi. Ringkasan prosedur pengelolaan data, informasi dan aset informasi dijelaskan seperti tabel di bawah.

UMB/PS SITI/2011

Halaman 55 dari 178


Tabel 4-1 Prosedur pengelolaan data, informasi, dan aset informasi

No. a.

Klasifikasi

Fungsi

Penyediaan

Keterangan Pengadaan aplikasi dilakukan oleh biro MGS dengan menggunakan

Pengadaan Aplikasi

Aplikasi

prosedur pengadaan UMB secara umum

Pengembangan/Perbaikan

a.

Instruksi Kerja Pengembangan Program Aplikasi Sistem Informasi

Aplikasi

b.

Instruksi Kerja Perbaikan Aplikasi Sistem Informasi

Operasional/Pemeliharaan

a.

Instruksi Kerja Update Web Server UMB (no. 8)

Aplikasi Tidak tersedia

Penggantian Aplikasi Pelatihan / Sosialisasi

a.

Instruksi Kerja Sosialisasi Aplikasi Sistem Informasi

Aplikasi Pemusnahan Aplikasi b.

Informasi

& Permintaan Data / Informasi

Tidak tersedia Berdasarkan memorandum direktur / rektor

Data, Aset SI/TI Perlindungan Data, Backup,

Instruksi Kerja Backup & Recovery Data Server : data akademik, Web, e-

Audit Trail & Recovery

Learning, Perpustakaan

Pemusnahan Data

Tidak tersedia

Perlindungan Aset SI TI

Tidak ada data

(Karena serangan dari luar/dalam, virus, mallware, backdoor, dll) UMB/PS SITI/2011

Halaman 56 dari 178


Pengelolaan c.

& Permintaan

Pemeliharaan

Penambahan/Perbaikan

Aplikasi

fitur/fungsi. Penanganan kesalahan/bug

Pengelolaan

&

Tersedia

Tersedia a.

Pemeliharaan

Permintaan/Pembuatan

Account User

Account User

Instruksi Kerja Pembuatan User ID Pengguna Dosen aplikasi no 1, aplikasi no 8

b.

Instruksi Kerja Permintaan User Login Sistem Informasi Akademik (no 1)

d.

a. Pemusnahan Account User

Instruksi Kerja Penghapusan User ID Aplikasi Pengguna Mahasiswa aplikasi no 1, aplikasi no 8

b.

Instruksi Kerja Penghapusan User ID Aplikasi Pengguna Karyawan aplikasi no 1, aplikasi no 8

e.

Pengeloaan

Rekruitmen

Tersedia di bagian SDM

SDM

Pengembangan SDM

Tersedia di bagian SDM

(Pelatihan, Pengembangan Karir, Pengunduran

UMB/PS SITI/2011

Halaman 57 dari 178


4.1.5.

Perencanaan Sistem Informasi PPSI telah merencankan pengembangan sistem / aplikasi sistem informasi seperti tabel di bawah.

Tabel 4-2 Perencanaan Pengembangan Sistem Informasi

No.

Nama Aplikasi

a. Sinkronisasi Basis Data BNI – UMB b.

Dashboard Reporting

Fungsi, Keterangan Singkat

Pengguna Utama (Dir, Biro, Unit, ..)

Pembayaran uang perkulihaan yang

BAK

akan terintegrasi dengan Basis data UMB secara real time EIS laporan berbasis grafik / tabular /

Manajemen/Pimpinan

gambar Integrasi proses peminjaman yang

c.

Modul – modul

terintegrasi antara Kampus Menteng

perpustakaan

dan Meruya

Aplikasi SIA d. berbasis mobile (Android, BB)

UMB/PS SITI/2011

Halaman 58 dari 178


BAB 5.

SURVEY PELAYANAN & KEBUTUHAN SISTEM

Survey / pengumpulan data dilakukan dengan berapa cara antara lain: 1.

Interview informal, interview informal ini dilakukan terutama kepada pejabat PJI dan PSI

2.

Penyebaran formulir survei (kuesioner).

Dari hasil pengumpulan data melalui kuesioner secara umum dapat diperoleh informasi – informasi yang dibutuhkan untuk penyusunan PS-SI/TI. Informasi – informasi yang sesuai dengan harapan survei terutama menyangkut data – data: kebutuhan sistem informasi oleh Direktorat/Biro/Unit, informasi mengenai keluhan dan permasalahan, serta sebagian informasi mengenai tugas dan fungsi. Namun beberapa item informasi yang dibutuhkan oleh survei tidak dapat tergambarkan secara jelas, terutama menyangkut informasi rencana strategis serta program kerja dan sasaran ke depan. Untuk menutup kekurangan informasi

yang diperlukan

seperti ini, maka akan dilengkapi dengan hasil studi pustaka maupun interview informal dengan pihak terkait disesuaikan dengan waktu yang tersedia dan prioritas kebutuhan. Informasi mengenai SI/TI selain diperoleh dari survei juga didapatkan dari diskusi informal dengan PPSI dan PJI. Sementara informasi mengenai strategi dan prioritas program kerja organisasi diperoleh dari diskusi informal dengan anggota SPM. Informasi mengenai kegiatan akademik dan perkuliahan diperoleh dari diskusi dengan Program Studi Teknik Informatika dan FASILKOM.

5.1. Pengumpulan Data Dengan Kuesioner Pengumpulan data dengan kuesioner diklasifikasikan seperti tabel di bawah. Target Survei Biro PPSI

UMB/PS SITI/2011

Subyek Survei 

Standard, kebijakan, prosedur terkait sistem informasi



Sumber daya / peralatan yang dikelola



Organisasi dan SDM



Sistem & Aplikasi



Permasalahan Dukungan Halaman 59 dari 178




Konfirmasi & Klarifikasi obyek tertentu dalam kewenangan PPSI

Biro PJI



Standard, kebijakan, prosedur terkait infrastruktur

User yang diwakili oleh



Tugas & Fungsi

Direktorat/ Biro/ Unit/ Fakultas/



Strategi & Perencanaan

Program Studi /Laboratorium



Kualitas pelayanan & dukungan SI/TI



Permasalahan yang dirasakan



Kewenangan data/informasi



Kebutuhan Sistem

5.1.1.

Rencana Strategis Direktorat

Dari isian kuesioner rencana strategis Direktorat/Biro/Unit dapat disarikan ke dalam tiga rencanana secara umum : 1. Kebutuhan pemenuhan regulasi dan kompetensi yaitu pemenuhan akreditasi BAN PT 2. Kebutuhan pengelolaan dan aktivitas organisasi yang terencana dan lebih baik, seperti: CV Online, kemudahan akses UMB karir, Infrastruktur yang tertata lebih baik, kebutuhan master plan SI, dll. 3. Kebutuhan data dan informasi sesuai dengan fungsi organisasi. Ke dalam kategori ini antara lain : sistem yang terintegrasi, kebutuhan informasi / data waktu keberadaan di kelas baik mengajar maupun di laboratorium

Tabel berikut menjelaskan hasil pengisian kuesioner rencana strategis Direktorat / Biro / Unit. Tabel 5-1 Kuesioner Rencana Strategis Direktorat/Biro/Unit.

No

Nama Direktorat/Biro/Unit

1 Adm Umum PKK

UMB/PS SITI/2011

Rencana Strategis Direktorat

Memenuhi kriteria akreditasi BAN dan standar QS

Halaman 60 dari 178


2 Akademik & Kemahasiswaan (Perpustakaan) 3 BAA (Adm Akademik) 4 BIRO SDM ( Bagian Kinerja & CV Online dengan publikasi photo Kepangkatan Dosen)

Jurnal Publikasi, Online, kegiatan dipublikasi dan seluruh kegiatan tercatat secara sistem dan dipublikasikan 5 BSDM (Bagian Pelatihan Dan Pengembangan)

Mengacu pada rencana strategis direktorat SD

6 Career Center

Website UMB karir bias diakses oleh alumni maupun perusahaan UMBCC dapat berperan sebagai administrator website UMBCC

7 Fakultas Teknik 8 Fpsi 9 Fpsi-2 10 Ka TU FT 11 Kemahasiswaan 12 Kepala Biro (Sdm)

Terintegrasi dengan unit lain

13 Koordinator Lab FE 14 Lab Komputer Pusat 15 MBTC 16 Pengelola Gedung Dan Sarana 17 Perpustakaan (Pengolahan Data Koleksi)

Peminjaman fasilitas online

18 PJI

Ifrastruktur services yang baik

19 Prodi Desain Produk (Grafis & Multimedia) 20 Prodi Psikologi 21 Pusat Operasional Perkuliahan (Bagian Adm Operasional Ujian) 22 Sdm (Bagian Penerimaan Sdm) 23 SDM (Kepala Bagian Penggajian) 24 Wakil Dekan FT UMB/PS SITI/2011

Halaman 61 dari 178


25 Wakil Dekan FTPD 26 Administrasi & Operasional

Perkuliahan 27 Biro Keuangan

28 Biro Keuangan1

29 Biro Keuangan2

30 Biro Keuangan3

31 BMGS

Pengelolaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana yang terencana untuk kemudahan Pelaksanaan dan pengalokasian anggaran Pengelolaan dan pemeliharaan sarana & prasarana terencana untuk memudahkan rencana pengalokasian anggaran Pengelolaan dan pemeliharaan sarana & prasarana terencana untuk memudahkan rencana pengalokasian anggaran Pengelolaan dan pemeliharaan sarana & prasarana terencana untuk memudahkan rencana pengalokasian anggaran Direktorat Sumberdaya terintegrasi dan online dari berbagai proses tata dan komputasi

32 FIKOM 33 FTPD

Mempersiapkan data-data terkait dengan akreditasi Akses table dalam mengambil data dengan mudah dan formulir / non birokarasi

34 Laboratorium Fasilkom

 

35 Kepala PPSI

Adanya IT blue print sebagai panduan pengembangan IT Tingkat kedewasaan IT yang lebih baik Data mahasiswa yang akurat di SIA Data Alumni

36 Prodi Desain Interior

37 Prodi Sistem Informasi

UMB/PS SITI/2011

Pelayanan Perkuliahan & Penelitian pada kualitas minimum Sebagai entitas profit center

Meningkatkan kualitas dosen tetap & honorer Pembaruan SAP yang disesuaikan dengan teknologi Penurunan jumlah mahasiswa non aktif Peningkatan jumlah lulusan tepat waktu dengan IPK lebih dr 3.00 Mempersiapkan pengisian Borang akreditas

Halaman 62 dari 178


38 Kaprodi Akutansi D3

Mengembangkan kurikulum sesuai dengan kebutuhan pasar/masyarakat . contoh nya manajemen keuangan syariah

39 Prodi Akutansi S1 40 Prodi Arsitektur 41 Ketua Prodi Manajemen

D3 42 Prodi Manajemen S1 43 Prodi Teknik Informatika 44 Prodi Teknik Sipil 45 Pusat Operasional

Direktorat Sumberdaya terintegrasi dan online dari berbagai proses tata dan komputasi Kontrol aktifitas perkuliahan di kelas

Perkuliahan Laporan keberadaan dosen di lab (berapa lama) 46 Sistem Penjaminan Mutu 47 48 49 50

Internal Tata Usaha Fasilkom Tata Usaha FE Wakil Dekan Fasilkom Wakil Dekan FE 5.1.2.

Mengintegrasi data antar unit untuk mencapai akreditasi A

Program Kerja & Sasaran

Dari isian kuesioner rencana strategis Direktorat/Biro/Unit dapat disarikan ke dalam tiga rencanana secara umum : 4. Kebutuhan pemenuhan regulasi dan kompetensi yaitu pemenuhan akreditasi BAN PT 5. Kebutuhan pengelolaan dan aktivitas organisasi yang terencana dan lebih baik, seperti: CV Online, kemudahan akses UMB karir, Infrastruktur yang tertata lebih baik, kebutuhan master plan SI, dll. 6. Kebutuhan data dan informasi sesuai dengan fungsi organisasi. Ke dalam kategori ini antara lain : sistem yang terintegrasi, kebutuhan informasi / data waktu keberadaan di kelas baik mengajar maupun di laboratorium

UMB/PS SITI/2011

Halaman 63 dari 178


No.


PROGRAM KERJA & TARGET 5 TAHUN KE DEPAN Parameter

Sasaran

1 adm umum PKK AKADEMIK & KEMAHASISWAAN 2 (PERPUSTAKAAN) 3 BAA (Adm Akademik) BIRO SDM ( Bagian kinerja 4 & kepangkatan Dosen)

5

BSDM (Bagian pelatihan dan pengembangan)

6 Career center 7 Fakultas Teknik

Pengelolaa HRIS = Human Resource Information system Data pelatihan dan pengembangan BSDM Jumlah alumni bekerja Masa tunggu kerja BAN (akreditasi)

Menjangkau seluruh karyawan / dosen (500 orang) Online dan bisa diakses oleh seluruh karyawan Minimal 10% dari lulusan Max 6 bln dari penerbitan ijazah A

8 FPsi 9 Fpsi-2

Akreditasi PS

B→A C→B/A

10 Ka TU FT 11 Kemahasiswaan

12 Kepala Biro (SDM)

Jumlah Proposal PKM dan Penerimanya

Jumlah proposal = min 10 dan meningkat setiap tahun

Setiap prodi memiliki mahasiswa yang berprestasi minimal 2 orang / tahun

2 orang / prodi / tahun

Sisten Honor & gaji Database

Online Se UMB Online

13 Koordinator Lab FE 14 Lab Komputer Pusat 15 MBTC

Program Profesional 1 tahun 5 Program Program Pelatihan 3 bulanan 10 Program Program pelatihan 2-3 hari 10 Program / tahun

Pengelola gedung dan 16 sarana UMB/PS SITI/2011

Halaman 64 dari 178


No.



17

Perpustakaan (Pengolahan data koleksi)

18 PJI

Sasaran

Dgitalisasi koleksi “local content” lebih mercubuana (meliputi TA, Jurnal, laporan pendidikan, Prosiding) Standarisasi komputer, lcd, furniture, jaringan (termasuk listrik) pada kelas

2/3 tahunan

Standarisasi peralatan jaringan router / switch

5 tahunan

Peringatan kompetensi SDM sesuai kebutuhan PRODI DESAIN PRODUK 19 (GRAFIS & MULTIMEDIA)

Akreditas Prodi Pengembangan prodi

B atau lebih baik Magister Psikologi

SDM (Kepala bagian 23 Penggajian)

Penghitungan Honor

Program yang terintegrasi dengan POP dan PPBA

24 wakil dekan FT

Penghitungan gaji BAN PT

Program yang terintegrasi dengan bagian kinerja (absensi) A

Efisiensi biaya anggaran operasi

70% dari pendidikan mahasiswa

Peningkatan pendidikan lain diluar uang kuliah

20% dari kuliah

Pengelolaan anggaran Pengelolaan anggaran keuangan

Menjaga kelanjutan pengelolaan keuangan Menjaga keberlanjutan selama 5 tahun

20 Prodi Psikologi Pusat Operasional Perkuliahan (Bagian Adm 21 Operasional Ujian) SDM (Bagian Penerimaan 22 SDM)

25 Wakil Dekan FTPD

Administrasi & 26 Operasional perkuliahan 27 Biro Keuangan

28 Biro Keuangan1 UMB/PS SITI/2011

Halaman 65 dari 178


No.



29 Biro keuangan2

30 Biro Keuangan3

31 BMGS

Efisiensi biaya anggaran operasi Peningkatan pendidikan lain diluar uang kuliah Pengelolaan anggaran keuangan Efisiensi biaya anggaran operasi Peningkatan pendidikan lain diluar uang kuliah Seluruh layanan logistic , pemeliharaan , fasilitas secara online

Sasaran

70% dari pendidikan mahasiswa 20% dari kuliah Menjaga keberlanjutan selama 5 tahun 70% dari pendidikan mahasiswa 20% dari kuliah

32 FIKOM 33 FTPD 34 Laboratorium Fasilkom

35 Kepala PPSI

36 Prodi Desain Interior


Kelancaran perkuliahan Penelitian

Nol (0) komlain pd tahun 2011 Menghasilkan > 2 solusi 2011

Infrastruktur Integrasi SI secara penuh Kelengkapan personil pendukung

Tersedia waktu minimal 1 hari / kelas untuk perawatan Sesuai kebutuhan user Struktur organisasi yang lengkap

Terakreditasi sesuai target universitas dari BAN PT Kerjasama dalam & luar negeri Prestasi mahasiswa dalam lomba tingkat nasional Lama pengerjaan TA Jumlah mahasiswa lulus tepat waktu Akreditasi meningkat

Minimal B/2012

1 semester Lebih 80% A

38 KaProdi Akutansi D3 39 Prodi Akutansi S1 40 Prodi Arsitektur UMB/PS SITI/2011

Terakreditasi BAN PT

Minimal B/2012 Halaman 66 dari 178


No.



Ketua Prodi Manajemen 41 D3

Sasaran

Akreditasi Program studi

A

Menjadi pilihan (prodi) untuk tingkat diploma

Peringkat 5 besar se kopertis

42 Prodi Manajemen S1 43 Prodi Teknik Informatika

44 Prodi Teknik Sipil

Pusat Operasional 45 Perkuliahan Sistem Penjaminan Mutu 46 Internal 47 Tata Usaha Fasilkom 48 Tata Usaha FE 49 Wakil Dekan Fasilkom 50 Wakil Dekan FE

5.1.3.

Jumlah P2M meningkat Jumlah publikasi dosen meningkat Akreditasi meningkat Sesuai item/butir-butir borang

2 penelitian/dosen/tahun

Terakreditasi

B

Administrasi pelayanan berbasis web online Akreditasi SI & TI Akreditasi meningkat di semua FE

A

2 pubilkasi/dosen/tahun A

A

Kelebihan / Kenyamanan Dukungan Terhadap Pemeliharaan Data

/ Informasi Beberapa sisi positif atas pelanan pemeliharaan data dan informasi yang dapat ditangkap dari pengguna antara lain: otaritas data yang sesuai kebutuhan serta backup dan pemeliharaan data yang baik. Tidak semua isian Tabel berikut menyajikan kelebihan / kenyamanan dukungan terhadap pemeliharaan data / informasi yang dimiliki atau dikelola oleh masing – masing direktorat/biro/unit. Tabel 5-2 Kelebihan / Kenyamanan atas dukungan terhadap pemeliharaan data/informasi yang dirasakan oleh pengguna

UMB/PS SITI/2011

Halaman 67 dari 178


No


1

Adm Umum PKK

2

Administrasi & Operasional Perkuliahan

3

Akademik & Kemahasiswaan (Perpustakaan)

4


5

Baa (Adm Akademik)

6

Biro Keuangan

7

Biro Keuangan1

8

Biro Keuangan2

9

Biro Keuangan3

10

BIRO SDM ( Bagian Kinerja & Kepangkatan Dosen)

11

Biro MGS

12

Biro SDM (Bagian Pelatihan Dan Pengembangan)

13

Career Center

14

Fakultas Teknik

15

Fikom

16

Fakultas Psikologi

17

Fakultas Psikologi-2

18

FTPD

19

Ka TU FT

20

Kaprodi Akutansi D3

21

Kemahasiswaan

22

Kepala Biro (SDM)

23 24

Kepala PPSI Ketua Prodi Manajemen D3

25

Koordinator Lab FE

UMB/PS SITI/2011

Kelebihan / Kenyamanan Pemeliharaan data & Informasi

Penataan pengguna sistem sesuai hirarki Penentuan penggunaan sistem sesuai penggunaannya Penentuan penggunaan sistem sesuai hirarki Backup data, dan keluaran yang baik Adanya kepastian data invenntaris, aliran aset Update data karyawan / dosen, Update kegiatan akademik dosen, Update daftar karyawan studi / dosen studi, Update data karyawan / dosen pelatihan & perjalanan dinas Website hanya bisa dibuka UMBCC dan Dir. Marketing

Perlu adanya backup data (Pusat data) Tidak semua data bisa diakses oleh umum

Berusaha memenuhi kebutuhan user

Halaman 68 dari 178


No


Kelebihan / Kenyamanan Pemeliharaan data & Informasi

26

Lab Komputer Pusat

27

Laboratorium Fasilkom

28

Mbtc

29

Pengelola Gedung Dan Sarana

30

Perpustakaan (Pengolahan Data Koleksi)

Back Up data / penambahan SDM di PPSI, Manajemen Password

31

PJI

32

Prodi Akutansi S1

Hampir seluruh peralatan sudah disiapkan backup dan settingnya Pemerikasaan berkala fasilitas ruang kelas pada awal smester (computer , LCD , mic)

33

Prodi Arsitektur Prodi Desain Interior

34 35

Prodi Desain Produk (Grafis & Multimedia)

36

Prodi Manajemen S1

37

Prodi Psikologi

38

Prodi Sistem Informasi Prodi Teknik Informatika

39

40 41

Tidak semua data bisa diakses oleh umum

Kecepatan menanggapi setiap kesulitan penggunaan fasilitas dikelas oleh petugas terkait

Mudah berkoordinasi dengan PPSI pada saat dibutuhkan perubahan / perbaikan terhadap data di sistem

Prodi Teknik Sipil Pusat Operasional Perkuliahan

42

Pusat Operasional Perkuliahan (Bagian Adm Operasional Ujian)

43

SDM (Bagian Penerimaan SDM)

44

SDM (Kepala Bagian Penggajian)

5.1.4.

Aplikasi absensi & pengisian nilai cukup nyaman Belum ada khususnya untuk MBTC

Data gaji tidak boleh dilihat oleh sembarang orang jadi perlu pengamanan lebih

Kelebihan / Kenyamanan Dukungan Sistem / Aplikasi

Tabel berikut menyajikan kelebihan / kenyamanan dukungan yang dirasakan oleh pengguna atas penggunaan sistem / aplikasi

UMB/PS SITI/2011

Halaman 69 dari 178


Tabel 5-3 Kelebihan / Kenyamanan atas penggunaan sistem atau aplikasi

No


1

Adm Umum PKK

2


3


4


5

Baa (Adm Akademik)

6

Biro Keuangan

7

Biro Keuangan1

8

Biro Keuangan2

9

Biro Keuangan3 BIRO SDM ( Bagian Kinerja & Kepangkatan Dosen)

10 11 12

Biro MGS Biro SDM (Bagian Pelatihan Dan Pengembangan)

13

Career Center

14

Fakultas Teknik

15

Fikom

16

Fakultas Psikologi

17


18

FTPD

19

Ka TU FT

20

Kaprodi Akutansi D3

21

Kemahasiswaan

22

Kepala Biro (SDM)

23 24


25

Koordinator Lab FE

26

Lab Komputer Pusat

27


28

MBTC

UMB/PS SITI/2011

Kelebihan/Kenyamanan Sistem /Aplikasi

Semua kebutuhan dapat di akomodasi oleh system

Mudah di akses & tidak lambat

Halaman 70 dari 178


No


29


30


31

PJI

32 34

Prodi Akutansi S1 Prodi Arsitektur Prodi Desain Interior

35


36

Prodi Manajemen S1

37

Prodi Psikologi

38

41

Prodi Sistem Informasi Prodi Teknik Informatika Prodi Teknik Sipil Pusat Operasional Perkuliahan

42


43


33

39 40

44


45

49

Sistem Penjaminan Mutu Internal Tata Usaha Fasilkom Tata Usaha FE Wakil Dekan Fasilkom Wakil Dekan FE

50

Wakil Dekan FT

51

Wakil Dekan FTPD

46 47 48

5.1.5.

Kelebihan/Kenyamanan Sistem /Aplikasi

Aplikasi sudah biasa digunakan oleh staf perpustakaan & system sudah Web Based Hampir semua kebutuhan pemenuhan terprogram, teranggarkan dan dapat dipenuhi serta sesuai kebutuhan

Sistem cukup stabil untuk lingkup internal

Saat ini untuk honor mengajar masih pakai program aplikasi dan excel, -Gaji masih pakai excel

Kelebihan / Kenyamanan Dukungan Infrastruktur TI dan SDM

Mayoritas responden tidak mengisi formulir kuesioner ini. Beberapa yang mengisi mengharapkan

peningkatan

UMB/PS SITI/2011

kecepatan

akses

infrastruktur

(bandwith).

Halaman 71 dari 178

PJI


mengharapkan kejelasan perjanjian dua provider yang saat ini dikelola. Tabel berikut menyajikan kelebihan / kenyamanan dukungan infrastruktur dan SDM dalam pemanfaatan sistem dan teknologi informasi Tabel 5-4 Kelebihan / Kenyamanan atas dukungan infrastruktur dan SDM

No


1

Adm Umum PKK

2


Kelebihan/Kenyamanan Infrastruktur dan Dukungan SDM

4

Akademik & Kemahasiswaan (Perpustakaan) Akademik & Kemahasiswaan (Perpustakaan)

5

Baa (Adm Akademik)

6

Biro Keuangan

7

Biro Keuangan1

8

Biro Keuangan2

9

Biro Keuangan3 BIRO SDM ( Bagian Kinerja & Kepangkatan Dosen)

belum dapat terukur tapi mohon bandwith dilebihkan untuk akses keluar umg

12


Belum ada systemnya

13

Career Center

14

Fakultas Teknik

15

Fikom

16

Fakultas Psikologi

17


18

FTPD

19

Ka TU FT

20

Kaprodi Akutansi D3

21

Kemahasiswaan

22

Kepala Biro (SDM)

23


3

10 11

24

UMB/PS SITI/2011

Halaman 72 dari 178


No


25

Koordinator Lab FE

26

Lab Komputer Pusat

27


28

Mbtc

29


Kelebihan/Kenyamanan Infrastruktur dan Dukungan SDM

Bandwith kurang, perlu dibukakan situs-situs jejarin sosial dan lainnya untuk keperluan pemasaran program Bandwith harus ditambah untuk kecepatan akses data, -Web masih sederhana perlu pengembangan ebih anjut 2 provider yang digunakan saat ini mempunyai jaminan yang jelas serta dukungan 24 jam / 7 hari, dan masuk dalam klausul perjanjiann

30


31

PJI

32 34

Prodi Akutansi S1 Prodi Arsitektur Prodi Desain Interior

35


36

Prodi Manajemen S1

37

Prodi Psikologi

38

41

Prodi Sistem Informasi Prodi Teknik Informatika Prodi Teknik Sipil Pusat Operasional Perkuliahan

42


43


44


45

Sistem Penjaminan Mutu Internal Tata Usaha Fasilkom Tata Usaha FE Wakil Dekan Fasilkom Terkadang lambat

33

39 40

46 47 48

UMB/PS SITI/2011

Halaman 73 dari 178


5.1.6.

Kebutuhan Sistem Informasi Yang Mendesak

Hampir semua resppnden mengisi kebutuhan SI yang mendesak. Kebutuhan SI tersebut secara umum dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok: 1. SI untuk keperluan operasional aktivitas harian direktorat/biro/unit, seperti monitoring

anggaran

kemahasiswaan,

aplikasi

perpajakan,

aplikasi

penjadwalan penggunaan lab, aplikasi logistik dan inventaris. 2. SI untuk membantu menyusun pengisian BORANG BAN-PT terutama dibutuhkan oleh FAKULTAS dan PRODI.

Tabel berikut menyajikan kebutuhan alat bantu sistem dan teknologi informasi yang dirasakan mendesak oleh Direktorat/ Biro/ Unit/ Fakultas/ Prodi. Tabel 5-5 Kebutuhan alat bantu sistem & teknologi yang mendesak

No


Alat Bantu SI / TI Yang Dibutuhkan

Koneksi internet yang cepat

1

Adm Umum PKK

2


3


4


5

Baa (Adm Akademik)

6

Biro Keuangan

Sia keuangan mahasiswa ,

7

Biro Keuangan

8

Biro Keuangan

Aplikasi sistem penyusunan dan pelaporan Re Anggaran Aplikasi sistem Akutansi (accurate),

9

Biro Keuangan

Aplikasi sistem pajak

10

Biro Keuangan1

11

Biro Keuangan2

12

Biro Keuangan2

Aplikasi keuangan mahasiswa Aplikasi sistem penyusunan dan pelayanan realistis anggaran Aplikasi keuangan mahasiswa

UMB/PS SITI/2011

Monitoring penggunaan anggaran yang terkait dengan direktorat akademik, kemahasiswaan, perpustakaan. , -News unit internal dan external Monitoring penggunaan anggaran yang terkait dengan direktorat akademik, kemahasiswaan, perpustakaan.

Halaman 74 dari 178


No



Aplikasi sistem akutansi accurate Aplikasi sistem penyusunan dan pelayanan realistis anggaran SIA keuangan mahasiswa Aplikasi sistem pajak Aplikasi sistem akutansi accurate Aplikasi sistem pelaporan / penyusunan anggaran Aplikasi sistem pajak Aplikasi sistem akutansi accurate Aplikasi sistem pajak

13

Biro Keuangan3

14

Biro Keuangan3

15

Biro Keuangan3

16

Biro Keuangan4

17

Biro Keuangan4

18

Biro Keuangan4

19

Biro Keuangan5

20

Biro Keuangan5

21

Biro Keuangan6

22


Untuk JFD = Aplikasi Jabatan Fungsional Dosen Untuk Tingkatan = AA, L, LK, GB - Untuk kinerja prodi / perorangan / bonus / etc : - Perlu tata arsip dlm format PDF agar untuk keperluan akreditasi dll dapat digunakan oleh unit dengan cepat dan ybs dapat mengirimkan tambahan CV atas dirinya Perlu data yang terekam secara langsung yang disesuaikan dengan kebutuhan unit. Mencakup keseluruhan integrasi unit dan diskon menurut ketentuan UMB

23

Biro MGS

24

Biro MGS

25

Biro MGS

26

Biro MGS

27


28

Career Center

Aplikasi & sistem Logistik Aplikasi & sistem inventaris Aplikasi & sistem pemeliharaan Universitas Aplikasi & sistem pelaporan Sistem informasi human resource management - Pelatihan karyawan / dosen , studi lanjut karyawan / dosen - Aplikasi data karyawan / dosen perjalanan dinas - Aplikasi pertahunan calon peserta haji Data mahasiswa : tugas akhir, magang, -data penerbitan ijazah, - data alumni, -email

Fakultas Teknik Fikom Fakultas Psikologi 29

Fakultas Psikologi-2 FTPD

UMB/PS SITI/2011

Sentral arsip bisa di akses (elektronik) Sistem laporan rekap kegiatan dosen dari P2M Halaman 75 dari 178


No

Nama Direktorat/Biro/Unit FTPD FTPD

30


Sistem pengalokasian mahasiswa skripsi , lulus mengulang Sistem invetaris barang/ gedung

Ka TU FT

Kaprodi Akutansi D3 Kaprodi Akutansi D4

Disintak sebaiknya memunculkan rata-rata IPK, IPS mahasiswa Disintak memunculkan AEE

Kemahasiswaan 31

Kepala Biro (SDM)

Kepala PPSI Ketua Prodi Manajemen D3 Koordinator Lab FE

32

Lab Komputer Pusat

Laboratorium Fasilkom Laboratorium Fasilkom Laboratorium Fasilkom 33

MBTC

34

Pengelola Gedung Dan Sarana Perpustakaan (Pengolahan Data Koleksi) PJI

35

Prodi Akutansi S1

UMB/PS SITI/2011

Maaf tak tahu nama sistem, tapi yang bisa terintegrasi absen ngajar, sks dll untuk keperluan ONLINE HONOR, -Aplikasi data based yang lengkap & aktif Aplikasi helpdesk IT Anggaran Aplikasi Khusus untuk mengetahui jumlah mahasiswa yang mengambil / ikut praktikum disetiap semester & cetak DPNA Khusus praktikum Ms. Office Pengaturan jadwal lab Pengaturan / pencatatan perawatan Digital Library MBTC : Aplikasi pendaftaran peserta training, meliputi = data pribadi, data keuangan, data akademik , -website untuk berbagai jenis training / pelatihan, -milis Aplikasi web perpus sudah baik, tinggal penambahan fitur-fitur yang belum ada, Lebih informatif dan interaktif Pengadaan barang (khususnya komputer, lcd atau alat yang berhubungan dengan komputer (logistik & inventory)), -Laporan logging aplikasi, MRTG Server Aplikasi, Sistem maintainanace khususnya komputer s/d pelaporan, -Helpdesk terpadu Sintak : IPK rata-rata mahasiswa per angkatan, AEE disetiap jurusan Halaman 76 dari 178


No


Prodi Akutansi S2 Prodi Akutansi S3 36

Prodi Akutansi S4

37


38 38


Prodi Manajemen S1 39

Prodi Manajemen S2 Prodi Manajemen S3

40

41 42 43

44

Prodi Psikologi

Prodi Sistem Informasi Prodi Sistem Informasi Prodi Sistem Informasi Prodi Teknik Informatika Prodi Teknik Informatika Prodi Teknik Informatika Prodi Teknik Informatika Prodi Teknik Sipil Pusat Operasional Perkuliahan Pusat Operasional Perkuliahan


Evaluasi mahasiswa di semester 2,4,6,8 dengan menyajikan info-info Mahasiswa yang terkena evaluasi beserta SKS yang sudah ditempuh Mahasiswa DO tidak dapat mengentri KRS lagi Aplikasi kurikulum, kerjasama, data alumni, dll Pemantauan terintegrasi kehadiran & materi perkuliahan (rencana – realisasi) Sintax : IPK rata-rata mahasiswa per angkatan SIA : Jadwal perkuliahan seluruh Fakultas terintegrasi sehingga jika jadwal dosen mengajar bentrok segera terdeteksi Sistem input nilai dipermudah yaitu cukup dengan mengenter saja pada saat memasukan nilai untuk mahasiswa berikutnya Untuk prodi : aplikasi akademik SIA, sintak, pengisian item barang Dosen , sistem tugas akhir Sistem SPMI Aplikasi bantu siding tugas akhir/dokumentasi Lap prodi untuk akhir semester Aplikasi bantu dok. Penelitian , pengawasam dan publikasi dosen Lap prodi untuk keperluan barang Ms. Office Pdf

Pusat Operasional Perkuliahan (Bagian Adm Operasional Ujian) SDM (Bagian Penerimaan SDM) 45


46

Sistem Penjaminan Mutu Internal

UMB/PS SITI/2011

Arsip masih manual, mencari berkas kurang cepat Aplikasi untuk menghitung honor (baik PKK maupun reguler), -Aplikasi untuk menghitung gaji karyawan, -Slip gaji Halaman 77 dari 178


No 47 48

49

50


Tata Usaha Fasilkom Tata Usaha FE Wakil Dekan Fasilkom Wakil Dekan Fasilkom Wakil Dekan Fasilkom Wakil Dekan Fasilkom Wakil Dekan FE Wakil Dekan FE Wakil Dekan FE


Aplikasi Tugas akhir/skripsi Aplikasi Penelusuran Alumni Aplikasi SIAK level fakultas Sistem informasi SDM Web Blog Fakultas MOdul apliasi borang Aplikasi PA Aplikasi penelusuran alumni Aplikasi untuk borang

Wakil Dekan FT Wakil Dekan FTPD

5.1.7.

Data dan Informasi yang Dikelola

Tabel berikut menyajikan profile data dan atau informasi yang dikelola atau dibutuhkan oleh pengguna Tabel 5-6 Data dan informasi yang dikelola

No


Data / Informasi yang dibutuhkan/diolah

1

Adm Umum PKK

2


3


Data evaluasi DO/ Studi / Tugas Akhir, -Data evaluasi prestasi mahasiswa, -Data kegiatan kemahasiswaan

4


Data evaluasi DO/ Studi / Tugas Akhir

5


Data evaluasi prestasi mahasiswa

UMB/PS SITI/2011

Halaman 78 dari 178


No


6


7

Baa (Adm Akademik)

8

Biro Keuangan

9

Biro Keuangan

10

Biro Keuangan 2

11

Biro Keuangan 3

12

Biro Keuangan 3

13

Biro Keuangan 4

14

Biro Keuangan1

15

Biro Keuangan2

16


17

BMGS

18

BMGS

19

BMGS UMB/PS SITI/2011


Data kegiatan kemahasiswaan

Penyusunan dan pelaporan realisasi anggaran unit fakultas – unit secara online Pengalokasian sistem pajak (dari penghasilan kampus, universitas, dosen, non dosen) Penyusunan & pelaporan anggaran untuk Fakultas, Universitas. Pengelolaan sistem pajak karyawan Penyusunan & pelaporan realisasi anggaran untuk Fakultas, Universitas secara online Pengelolaan sistem pajak (dari pengahasilan karyawan, dosen, non dosen) Penyusunan dan pelaksanaan realistis anggaran untuk fakultas / Universitas secara online Pengelolaan sistem pajak  Perlu daftar kehadiran karyawan per hari jam masuk, jam keluar,  Report mingguan / semesteran aktivitas kehadiran / absensi, mengajar, kegiatan penelitian / pengabdian masyarakat / modul perkuliahan,  Report dosen / per prodi / per fakultas mengenai kegiatan ( kehadiran ) mengajar dikelas,  Report karyawan per unit, pejabat per unit, per abjad, per NIK lengkap dengan tanggal lahir,  Report karyawan dengan usia estimasi pensiun,  Report dan publikasi online saat cuti tahunan Besar dan lainnya Data stok Data invertaris Data Operasi kendaraan Halaman 79 dari 178


No


20


21

Career Center

22

Fakultas Teknik

23

Fikom

24

Fakultas Psikologi

25


26

FTPD

27

Ka TU FT

28

Kaprodi Akutansi D3

29

Kemahasiswaan

30

Kepala Biro (SDM)

31


32


Data online tentang sistem informasi data karyawan, Data karyawan studi dan pelatihan, Data karyawan perjalanan dinas Mengelola masa tunggu alumni berdasarkan penerbitan ijazah

Realisasi pembayaran mahasiswa reguler & PKK bisa di akses Fakultas : informasi kegiatan dosen per semester Untuk fakultas data jumlah mahasiswa non aktif, cuti, DO yang valid Kemahasiswaan : butuh data keaktifan dan kehadiran mahasiswa di kelas kuliah sesuai KRS, -Perlu data skorsing atau peringatan yang pernah diterima mahasiswa ( Pelanggaran Tata Tertib), -Perlu data beasiswa yang diterima setiap mahasiswa (Sumber Beasiswa, Lama menerima, waktu), -Perlu data prestasi yang dicapai setiap mahasiswa Data karyawan sangat banyak, butuh aplikasi yang sesuai dengan permintaan yang spesifik (per pendidikan / umur dll), -Sistem honor yang terintegrasi dengan lain-lain (POP dll) dan bisa memberi batasan sesuai aturan, Penggunaan Bus pengakses aplikasi

Koordinator Lab FE 33

Lab Komputer Pusat

Laboratorium Fasilkom 34

Laboratorium Fasilkom UMB/PS SITI/2011

Jadwal kuliah staff per-hari ; per-jam ; pernama dosen , Rekap kehadiran dosen perhari ; per-minggu ; per-bulan dan persemester berdasarkan barcode Kondisi Laboratorium Jadwal penggunaan lab Halaman 80 dari 178


No

Nama Direktorat/Biro/Unit Laboratorium Fasilkom

35



Aplikasi pengaturan kejadian Pemantauan aktifitas penggunaan lab

Mbtc Pengelola Gedung Dan Sarana 36


37

PJI

38

Prodi Akutansi S1

39

Prodi Arsitektur

40

Prodi Desain Interior

41


42

Prodi Manajemen S1

43

Prodi Psikologi

44

Prodi Sistem Informasi

45

Prodi Sistem Informasi Prodi Teknik Informatika

46

Prodi Teknik Sipil

47

Pusat Operasional Perkuliahan Pusat Operasional Perkuliahan Pusat Operasional Perkuliahan

UMB/PS SITI/2011

Format laporan : untuk kegiatan, pengolahan, pelayanan, referensi (laporan evaluasi per fakultas / jurusan / program studi) Laporan penggunaan peralatan maintenance dan sistem antrian maintenance Informasi mahasiswa yang terkena DO, ditiap smester (setiap smester prodi melihat mahasiswa yang terkena DO atau akan kena DO Realisasi perencanaan anggaran secara online Data IPK & IPS mahasiswa per angkatan data keperluan barang akreditasi

Untuk prodi : informasi Presensi dosen, kesesuaian SAP, absensi mahasiswa perminggu (langsung bisa di akses oleh prodi) Data dosen, data mahasiswa aktif, IPK, Jumlah SKS Mahasiswa cuti, Tugas akhir, mahasiswa DO Data mahasiswa skripsi, mahasiswa cuti , mahasiswa aktif Data yang sudah terformat seperti form borang Jadwal kuliah chart perhari , perjam , pernama dosen ,per pribadi , per fakultas, permatakuliah Rekap kehadiran dosen perhari, minggu, bulan dan per-semester berdasarkan barcode Laporan-laporan perdosen , permatakuliah , perpribadi, perfakultas Halaman 81 dari 178


No



Pusat Operasional Perkuliahan (Bagian Adm Operasional Ujian) 49


Aplikasi data karyawan

50


Data No. Rekening dosen baru, -Data mengajar dosen satu semester, -Data yang terintegrasi dengan POP dan PPBA

Sistem Penjaminan Mutu Internal 51 52 53 54

Tata Usaha Fasilkom Tata Usaha FE Wakil Dekan Fasilkom Wakil Dekan FE Wakil Dekan FE Wakil Dekan FE

55

Wakil Dekan FT

56

Wakil Dekan FTPD

5.1.8.

IPK rata-rata mahasiswa FE (per prodi, per angkatan) Integrasi standar akreditasi Data Informasi posisi nilai boring per p/s Data informasi posisi dosen yang sudah ditugaskan untuk mengikuti seminar/workshop/tugas kantor Data informasi posisi dosen yang riset & PPM Data Penerbitan Dosen, -Data Pengabdian Pada Masyarakat, -Data Kerja Sama Prodi Fakultas / Prodi : data otomatis sesuai tabel borang Prodi & Fakultas, dimana unit-unit terkait mengisi database masing-masing dan dapat diunduh langsung oleh Prodi / Fakultas, -Informasi Nilai BAN : (Prodi & Fakultas) Dari data tersebut diharapkan ada info nilai BAN / Prodi dan Fakultas per semester, -Data Pengajaran SDM yang link ke honor, dll, termasuk kuota pembatasan mengajarnya yang lintas fakultas

Permasalahan/Keluhan Pengguna Terkait Pemeliharaan Data dan

Informasi dalam Kewenangan Permasalahan dan keluhan yang dikumpulkan dari pengguna telah diklarifikasi kepada pihak yang bertanggung jawab pengelola sistem informasi PPSI. Klarifikasi dan konfirmasi dilakukan dengan cara interview dan diskusi informal. Ringkasan UMB/PS SITI/2011

Halaman 82 dari 178


dari

klarifikasi

tersebut

sekaligus

disajikan

dengan

disandingkan

dengan

permasalahan atau keluhan yang diterima. Selanjutnya pada bagian analisa permasalahan

akan

dielaborasi

lebih

lanjut

mengenai

alasan

mengapa

permasalahan tersebut timbul dan sekaligus usulan solusi untuk masing – masing kelompok permasalahan. Perlakuan yang sama diterapkan untuk kuesioner poin 5.1.8 dan 5.1.9 bab ini. Tabel 5-7 Data permasalahan dan keluhan terkait pemeliharaan data dan informasi

No

Direktorat/Biro/Unit

Permasalahan/Keluhan

Hasil Analisa Bersama PPSI

1 Adm Umum PKK

Administrasi & 2 Operasional Perkuliahan Akademik & Kemahasiswaan 3 (Perpustakaan) Akademik & Kemahasiswaan 4 (Perpustakaan)

Akurasi data

Data custodian perlu dikonfirmasi/ disesuaikan

5 Baa (Adm Akademik) 6 Biro Keuangan

7 Biro Keuangan 8 Biro Keuangan1

9 Biro Keuangan2 10 Biro Keuangan2

UMB/PS SITI/2011

Sia sering mati pada saat KRS,UTS, UAS Perubahan ketentuan keuangan mahasiswa sering tidak dilihat oleh sistem sehingga data pembayaran mahasiswa tidak valid Sistem SIA sering mati pada saat KRS, UTS,UAS Perubahan ketentua keuangan mahasiswa tidak diikuti oleh sistem sehingga data keuangan mahasiswa tidak valid Data pembayaran kemahasiswaan

Permasalahan perlu diklarifikasi

Perubahan kebjiakan/prosedur perlu disinkronisasi dengan pengembangan aplikasi Permasalahan perlu diklarifikasi, diperjelas Perubahan kebjiakan/prosedur perlu disinkronisasi dengan pengembangan aplikasi Masalah otoritas data/kebijakan & prosedur Halaman 83 dari 178


No


11 Biro Keuangan3

12 Biro Keuangan3

13 Biro Keuangan4

14 Biro Keuangan4

BIRO SDM ( Bagian Kinerja 15 & Kepangkatan Dosen)

16 Biro MGS

17 Biro MGS


Sistem SIA sering mati pada saat KRS, UTS,UAS Sistem SIA sering mati pada saat KRS, UTS,UAS Perubahan ketentuan keuangan mahasiswa tidak diikuti oleh sistem sehingga data keuangan mahasiswa tidak valid Perubahan ketentuan keuangan mahasiswa tidak diikuti oleh sistem sehingga data keuangan mahasiswa tidak valid Tidak ada backup data untuk data yang telah di entry, Masih ada kecurangan sistem yang di lakukan oleh orang IT sendiri Sistem SIA sering mati pada saat KRS, UTS,UAS Perubahan ketentuan keuangan mahasiswa tidak diikuti oleh sistem sehingga data keuangan mahasiswa tidak valid


Permasalahan perlu diklarifikasi. SOP Pengaduan dan penyelesaian Permasalahan perlu diklarifikasi. SOP Pengaduan dan penyelesaian Perubahan kebjiakan/prosedur perlu disinkronisasi dengan pengembangan aplikasi Perubahan kebjiakan/prosedur perlu disinkronisasi dengan pengembangan aplikasi

Permasalahan perlu diklarifikasi. SOP Pengaduan dan penyelesaian Permasalahan perlu diklarifikasi. SOP Pengaduan dan penyelesaian Perubahan kebjiakan/prosedur perlu disinkronisasi dengan pengembangan aplikasi

Biro SDM (Bagian Pelatihan 18 Dan Pengembangan) 19 Career Center 20 Fakultas Teknik 21 Fikom 22 Fakultas Psikologi 23 Fakultas Psikologi-2 24 FTPD 25 Ka TU FT UMB/PS SITI/2011

Halaman 84 dari 178


No




26 Kaprodi Akutansi D3

27 Kemahasiswaan

IPK kadang tidak sesuai dengan yang sesungguhnya dicapai

Permasalahan perlu diklarifikasi. SOP Pengaduan dan penyelesaian

28 Kepala Biro (SDM)

Kepala PPSI

29 Kepala PPSI

Tidak adanya staff khusus database Tidak adanya pesan user yang membantu mengelola datanya masing-masing

Kekurangan SDM, perlu analisa lebih jauh disesuaikan dengan batasan-2 yang ada Kebijakan & SOP tentang otoritas data / informasi

Ketua Prodi Manajemen D3 30 Koordinator Lab FE

Lab Komputer Pusat


31 Laboratorium Fasilkom Laboratorium Fasilkom

Masih terdapat hari, jam dan pengawas yang sama tetapi tidak ada “alert” untuk keterangan bentrok Belum ada pilihan untuk matrik ujian Informasi jadwal lab tidak terintegrasi Tidak mendapatkan akses file peserta kuliah, harus entry ulang Informasi website mercu ,out of date

Kesalahan pemakaian

Belum ada aplikasi Kebijakan pimpinan, dimungkinkan untuk disediakan Web site sudah disempurnakan

32 Mbtc Pengelola Gedung Dan Sarana

Perpustakaan (Pengolahan 33 Data Koleksi)

34 PJI UMB/PS SITI/2011

Untuk back up data masih di PPSI & untuk penambahan format laporan masih lama karena keterbatasan SDM di PPSI Pembagian wewenang yang lebih diperjelas antara PJI & PPSI terkait

Kesalahan pemakaian mengakibatkan penarikan data backup Perlu penyempurnaan SOP, tugas dan wewenang penanganan keluhan Halaman 85 dari 178


No




masalah keluhan jaringan

35 Prodi Akutansi S1

Prodi Akutansi S2 Prodi Arsitektur 36 Prodi Desain Interior Prodi Desain Produk (Grafis & Multimedia)

Data mahasiswa tidak update (IPK, mahasiswa, kelulusan, dll) Data sintaks tidak update Akurasi data agak meragukan Nilai bisa tiba-tiba hilang dalam sistem

Masalah kebijakan penanganan data

Nilai mahasiswa hilang dalam sistem

37 Prodi Manajemen S1 38 Prodi Psikologi


40 Prodi Teknik Informatika

Prodi Teknik Informatika 41

Prodi Teknik Informatika

42 Prodi Teknik Sipil 43 Prodi Teknik Sipil

Pusat Operasional 44 Perkuliahan

Pusat Operasional Perkuliahan UMB/PS SITI/2011

Tidak adanya pengambilan data dalam format CSV Kadang nama mahasiswa aktif yang sudah lulus masih ada di sistem Jumlah mahasiswa yang aktif tidak sinkron dengan yang tidak aktif / cuti Mahasiswa yang D.O kadang masih ada namanya Ada data kondisi mahasiswa/angkatan sehingga tidak perlu klik per mahasiswa untuk 1 pembimbing akademik Akurasi data IPK & perolehan SKS Masih terdapat hari , jam , dan ruang yang sama, tetapi tidak ada “alert” untuk keterangan bentrok Belum ada “Matriks Ujian” , mengontrol pemakaian

Awalnya kebijakan tidak memungkinkan, sedang disiapkan untuk diakomodasi Masalah kejelasan prosedur dan kebijaksakaan otoritas akses data / informasi Masalah kejelasan prosedur dan kebijaksakaan otoritas akses data / informasi Masalah kejelasan prosedur dan kebijaksakaan otoritas akses data / informasi

Kesalahan penggunaan, ketidakmengertian prosedur penggunaan aplikasi Belum ada aplikasi Halaman 86 dari 178


No




ruang ujian Pusat Operasional Perkuliahan (Bagian Adm Operasional Ujian) SDM (Bagian Penerimaan 45 SDM) SDM (Kepala Bagian Penggajian)

49

Sistem Penjaminan Mutu Internal Tata Usaha Fasilkom Tata Usaha FE Wakil Dekan Fasilkom Wakil Dekan FE

50

Wakil Dekan FT

46 47 48

51

Wakil Dekan FTPD (Ibu Yuli)

UMB/PS SITI/2011

 Data SIA dan lainlain belum otomatis seperti Form Borang,  Data SDM masih parsial, ada yang di unit (SDM). Ada yang di Fakultas/Prodi → menyulitkan pendataan dan pemantauan

Aplikasi sedang disiapkan, perlu jadwal yang jelas untuk dibroadcast kepada semua pengguna

Halaman 87 dari 178


5.1.9.

Permasalahan/Keluhan Pengguna Terkait Penggunaan Sistem

Informasi Tabel 5-8 Data permasalahan dan keluhan terkait pemeliharaan data dan informasi

No 1


4 5

Baa (Adm Akademik)

6

Biro Keuangan

7

Biro Keuangan1

8

Biro Keuangan2

9

Biro Keuangan3

3

10 11 12

Hasil Analis Bersama PPSI

Adm Umum PKK Administrasi & Operasional Perkuliahan Akademik & Kemahasiswaan (Perpustakaan) Akademik & Kemahasiswaan (Perpustakaan)

2



Berbelit-belit untuk entry SIA. Kenapa gak satu lobang ramerame, maksudnya bila PKK yang pasti reguler juga ter-entry dan data tetap satu, sehingga tak Sedang disiapkan aplikasi ada dosen PKK tetapi adanya integrasi SSO (Singgle Sign dosen UMB On)


13

Career Center

14

Fakultas Teknik

15

Fikom

16

Fakultas Psikologi

17

Fakultas Psikologi-2 UMB/PS SITI/2011

Website hingga saat ini sulit diakses baik oleh alumni maupun oleh perusahaan

UMBCC telah siap digunakan, permalasalahan di prosedur dan sosialisasi

Halaman 88 dari 178


No


18

FTPD

19

Ka TU FT

20

Kaprodi Akutansi D3

21

Kemahasiswaan

22

Kepala Biro (SDM)

23 24


25

Koordinator Lab FE

26

Lab Komputer Pusat

27


28

Mbtc Pengelola Gedung Dan Sarana Perpustakaan (Pengolahan Data Koleksi)

29 30

31

PJI

32

Prodi Akutansi S1

33

Prodi Arsitektur

34

Prodi Desain Interior

35


36

Prodi Manajemen S1

37

Prodi Psikologi

38

Prodi Sistem Informasi UMB/PS SITI/2011



Prodi tidak bisa/tidak dapat memantau KRS Online

Masalah kebijakan hak akses dan prosedur

Tidak terintegrasi dengan unit lain

Perlu diklarifikasi lebih jauh, namun perlu disiapkan aplikasi integrator

Format penelusuran & laporan belum sesuai dengan permintaan user,  Keluhan lupa password dan akun login ke sistem masih sangat banyak dari mahasiswa,  Keluhan atas akses hotspot, -Keluhan banyak login

Perlu diklarifikasi, desk Sistem - Business Analyst

Masalah kebijakan dan prosedur permintaan user account yang terlalu mudah

Sulit entry nilai dari luar UMB

Masalah akses

Kesulitan untuk inquiri data tertentu seperti AEE, Jumlah mahasiswa yang IPK lebih 3.00

Perlu diklarifikasi, desk Sistem - Business Analyst Halaman 89 dari 178


No


39


40

Prodi Teknik Sipil

41


42




SIA kadang tidak bisa di akses diluar


Masih sering terjadi kelas/ruang bentrok , karena lolos di sistem

Perlu diklarifikasi, desk Sistem - Business Analyst Penggunaan oleh dosen yang bersangkutan, desk Sistem Analist - Business Analyst, Help Desk

Kehadiran online mahasiswa belum terintegrasi dengan kehadiran mahasiswa offline Jadwal kuliah khusus Jumat, apabila dilakukan penambahan kapasitas, waktu kuliah berubah dari jadwal sebelumnya.

47

Pusat Operasional Perkuliahan Pusat Operasional Perkuliahan (Bagian Adm Operasional Ujian) SDM (Bagian Penerimaan SDM) SDM (Kepala Bagian Penggajian) Sistem Penjaminan Mutu Internal

48

Tata Usaha Fasilkom

Tidak ada menu untuk melihat sks lulus per angkatan


Tata Usaha Fasilkom

Di TU tidak ada menu cetak transkrip


Tata Usaha Fasilkom

Menu SIA lambat bila untuk cetak transkrip


43 44 45 46

49

Tata Usaha FE

50

Wakil Dekan Fasilkom

51

Wakil Dekan FE

52

Wakil Dekan FT

53

Wakil Dekan FTPD

UMB/PS SITI/2011

Perlu diklarifikasi, Help Desk

Tidak terintegrasi dengan unit lain

Halaman 90 dari 178


5.1.10. Permasalahan/Keluhan Pengguna Terkait Dukungan Infrastruktur & SDM Tabel 5-9 Data permasalahan dan keluhan terkait dukungan infrastruktur dan SDM

No


1

Adm Umum PKK

2


4

Akademik & Kemahasiswaan (Perpustakaan) Akademik & Kemahasiswaan (Perpustakaan)

5

Baa (Adm Akademik)

6 7 8

Biro Keuangan Biro Keuangan1 Biro Keuangan2

9

Biro Keuangan3

10


3

11 12


13

Career Center

14

Fakultas Teknik

15

Fakultas Psikologi

16


17

FTPD

18

Ka TU FT

19

Kaprodi Akutansi D3

20

Kemahasiswaan

21

Kepala Biro (SDM)

22

Kepala PPSI

UMB/PS SITI/2011

Jawaban

Windows aplikasi kurang friendly user Windows aplikasi kurang friendly user

Anda benar Belet banget, tapi kalau di telp ke PJI langsung kenceng. Apa kami minta / ajukan bandwith sendiri ya

Kirim dokumen terbatas

Tidak mudah meng upload foto image melalui email, why??

Tidak bisa menambahkan subject untuk pengiriman surat internet via LINK jika menggunakan mozilla Bandwidth yang terbatas Halaman 91 dari 178


No


24


25

Koordinator Lab FE

1

Lab Komputer Pusat

23

2


3

MBTC

4 5

Pengelola Gedung Dan Sarana Perpustakaan (Pengolahan Data Koleksi)

6

PJI

7

Prodi Akutansi S1

10


11


9

Jawaban

Sulitnya mendapatkan koneksi langsung untuk kebutuhan aplikasi

Tidak bisa download material yang diperlukan pada jam kerja

Upload file masih lambat, -PPSI masih lambat dalam merespon kebutuhan aplikasi

Rencana kerjasama SDM dikaitkan target, missal indikasinya kerja dosen,wadek,dekan,dll

Prodi Manajemen S1 12

Prodi Psikologi

13

Prodi Sistem Informasi Prodi Sistem Informasi

14


15 17

Prodi Teknik Sipil Prodi Teknik Sipil Pusat Operasional Perkuliahan

18


16

19


20


Akses internet lambat Pembukaan SIA, sintak pada periode awal smester sangat lambat Untuk sebagian isi dari laporan ada yang dibuat dengan format csv Link file UMB harus diformat ke 2003 baru bisa terkirim Sering error jika web dibuka dari luar UMB

Belum ada sistem yang terintegrasi dengan SDM Belum ada sistem yang terintegrasi untuk bagian penggajian

Sistem Penjaminan Mutu Internal UMB/PS SITI/2011

Halaman 92 dari 178


No


23

Tata Usaha Fasilkom Tata Usaha FE Wakil Dekan Fasilkom

24

Wakil Dekan FE

25

Wakil Dekan FT

26

Wakil Dekan FTPD

21 22

Jawaban

Bandwidth email mercubuana kecil Untuk sebagian isi dari laporan ada yang dibuat dengan format csv

5.2. Analisa Data Hasil Kuesioner Analisa data hasil kuesioner dibagi menjadi 2 berdasarkan karakteristik sub organisasi UMB yang menjadi responend. Dua karakteristik tersebut adalah : 1. Organisasi penyelenggara aktivitas akademik yang direpresentasikan oleh Fakultas dan Program Studi. 2. Organisasi penyelenggara aktivitas pendukung kegiatan akademik yang direpresentasikan oleh Direktorat/Biro/Unit.

5.2.1.

Rencana Strategis, Program Kerja

Dari responden yang mengisi bagian rencana dan program kerja ini, dapat disarikan rencana dan program kerja sebagai berikut 1. Fakultas & Program Studi Pada umumnya fakultas dan program studi menempatkan target pencapaian nilai akreditasi meningkat minimal B dan yang sudah mencapai B dapat meningkat menjadi A. Sebagai ikutannya, maka kebutuhan alat bantu aplikasi yang dapat membantu penyiapan formulir maupun data untuk keperluan akreditasi menjadi prioritas dalam pemenuhan sistem dan teknologi informasi. Program peningkatan kualitas SDM, SAP, dan lulusan juga menjadi prioritas bagi beberapa program studi yang mengisi formulir isian. Maka sistem dan teknologi informasi yang mampu melakukan penyimpanan, membantu pengaksesan dengan mudah dan pelacakan data dan informasi terkait SDM(dosen), SAP dan lulusan menjadi penting. 2. Direktorat/Biro/Unit

UMB/PS SITI/2011

Halaman 93 dari 178


Secara

umum

direktorat/biro/uni

menjadikan

rancana

dan

program

peningkatan kualitas layanan yang menjadi aktivitas utama mereka dalam prioritas program. Dengan demikian aplikasi otomatisasi dan integrasi menjadi kebutuhan yang mendesak dalam waktu satu atau dua tahun ke depan.

5.2.2.

Kebutuhan Sistem Informasi Saat Ini dan Mendatang

Dibanding dengan pertanyaan yang lain, kebutuhan sistem informasi (aplikasi) saat ini dan yang akan datang merupakan formulir yang paling banyak diisi oleh responden. Dari hal ini dapat disimpulkan bahwa kepedulian responden akan keberadaan sistem dan aplikasi yang mampu menjadi alat bantu sesuai kebutuhan, cukup tinggi. Kebutuhan sistem informasi dan aplikasi untuk masing – masing kelompok organisasi tersebut adalah sebagai berikut. 1. Fakultas & Program Studi 

Kemudahan akses informasi dan penyiapan data untuk keperluan pemenuhan dan penyusunan BORANG Fakultas mapun prodi



Kemudahan akses informasi / data terkait dengan kegiatan perkuliahan dan penelitian seperti : presensi dosen, presensi mahasiswa, akses data penelitian dosen, akses data pengabdian masyarakat dosen, akses terhadap data – data terkait kegiatan akademik mahasiswa (status, kelulusan, DO).

2. Direktorat/Biro/Unit 

Kemudahan akses informasi dan penyiapan data dan laporan yang sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi.



Ketersedian aplikasi yang dapat membantu efisiensi dan kecepatan pelaksanaan

pekerjaan

maupun

pemantauan

/

monitoring

pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi 3. Umum Kebutuhan umum yang dibutuhkan oleh dua jenis organisasi diata antara lain :

UMB/PS SITI/2011

Halaman 94 dari 178




Integrasi, kebutuhan sistem dan aplikasi yang terintegrasi sehingga mengurangi double entry untuk satu individu data dan meningkatkan kecepatan serta efisiensi.



Kebutuhan untuk mampu mengelola, mencari dan melacak dokumen secara cepat dan efisien. Oleh karena itu dibutuhkan sistem yang secara umum digunakan oleh semua organisasi terlepas dari tugas dan fungsi organisasi yaitu document management (aplikasi pengelolaan dokumen).

5.2.3.

Keluhan dan Permasalahan.

Selain kebutuhan sistem dan aplikasi, keluhan dan permasalahan yang dihadapi oleh pengguna merupakan form yang termasuk banyak diisi. Permasalahan permasalahan tersebut sudah dikonfirmasi dan mendapat penjelasan dari pengelola sistem dan informasi (PPSI) sepert dijelaskan pada tabel 5.8 di atas. Dari berbagai permasalahan yang dikemukan oleh responden, dapat disarikan menjadi: 1. Konsistensi data Ketidakkonsistenan data

misalnya terjadi pada jumlah data mahasiswa

yang ternyata ada beberapa versi sesuai dengan organisasi yang membutuhkan (belum tentu organisasi yang berhak memiliki dan mengelola) data mahasiswa tersebut. Data dosen yang perlu diisikan lagi oleh POP – misalnya – juga merupakan contoh dan bisa menjadi sebab tidak konsistennya data dosen. Permasalahan ketidakkonsistenan data ini dapat diselesaikan dengan kebijakan dan prosedur mengenai data costodian. Selanjutnya akan dibahas di bagian rekomendasi. 2. Keakuratan data Data yang tidak akurat bisa disebabkan oleh beberapa hal seperti: kepemilikan data yang tidak jelas atau kemungkinan double entry untuk satu individu data di beberapa aplikasi atau beberapa organisasi, atau karena prosedur proses bisnis yang tidak ada atau belum dipahami oleh pihak – UMB/PS SITI/2011

Halaman 95 dari 178


pihak yang berkepentingan terhadap satu item data tertentu. Contoh data yang tidak akurat terjadi pada kasus kerancuan status mahasiswa antara aktif dan tidak aktif. Solusi yang perlu dilakukan untuk meminimalisir kasus data yang tidak akurat adalah dengan : Prosedur akses data yang dipatuhi oleh pihak – pihak

yang

berkepentingan

dan

aplikasi

yang

terintegrasi

untuk

menghilangkan kasus double entry. 3. Kesulitan pemakaian Beberapa responden mengeluhkan kesulitan pemakaian fitur / fungsi tertentu. Banyak sebab yang mengakibatkan permasalahan ini baik dari sisi pengguna misalnya karena belum memahami atau dari sisi aplikasi yang mungkin tidak sesuai dengan proses bisnis atau bahkan dari infrastruktur karena kapasitas yang tidak mencukupi. Keluhan permasalahan ini dapat diminimalisir dengan perlakuan SOP. Selanjutnya akan dibahas dibagian rekomendasi. 4. Keterbatasan fasilitas Fasiltas baik dari segi infrastruktur misalnya bandwith, akses misalnya untuk mengakses informasi tertentu, atau fitur misalnya kebutuhan akan fitur atau fungsi tertentu juga menjadi keluhan permasalahan responden. Solusi yang perlu diambil adalah sosialisasi kebijaksanaan atau pemenuhan fasilitas jika memungkinkan. 5. Ketidaksesuaian dengan kebutuhan terkini, karena perubahan peraturan Beberapa responden merasa bahwa aplikasi tidak mampu memenuhi kebutuhan mereka. Setelah dikonfirmasi kepada pengelola sistem informasi, diketahui

bahwa

terjadi

perubahan

peraturan

yang

mempengaruhi

perubahan proses bisnis. Sementara aplikasi belum disesuaikan dengan perubahan proses bisnis tersebut. Solusi permasalahan ini adalah masalah SOP dan SDM yang berwenang dalam analisa bisnis. 6. SDM dan kejelasan fungsi  Organisasi & otoritas SDM dan kejelasan fungsi SDM juga menjadi sumber permasalahan. Kekurangan SDM dirasakan oleh PPSI yang harus mendukung banyak pengguna dengan tingkat perubahan kebutuhan yang cepat. Pemetaan UMB/PS SITI/2011

Halaman 96 dari 178


antara SDM yang tersedia dengan tugas/fungsi/role yang harus ditangani seperti terlihat dalam tabel SDM SI di atas menggambarkan permasalahan ini. Ketidakjelasan fungsi dirasakan oleh pengguna ketika mereka perlu meminta bantuan tim SI/TI saat menghadai permasalahan tertentu. Beberapa responden mengeluh tidak mengetahui kemana harus mengadu karena ada dua fungsi Help Desk yang terpisah. Sementara pengguna tidak tahu permasalahan yang dihadapi tersebut termasuk kategori yang mana dan harus ke help desk yang mana untuk mengadu/bertanya. Usulan solusi untuk permasalahan ini adalah penataan struktur organisasi, fungsi dan otoritas pengelola sistem dan teknologi yang saat ini ditangani oleh PPSI dan PJI. 7. Belum ada peralatan sistem informasi yang sangat dibutuhkan Beberapa responden menyatakan bahwa aplikasi tertentu sangat mendesak keberadaannya untuk mempermudah pelaksanaan tugas operasional maupun laporan mereka. Sementara aplikasi yang dibutuhkan tersebut saat ini belum tersedia. Dengan memperhatikan batasan – batasan yang ada, maka solusi yang diusulkan adalah perencanaan pengembangan aplikasi dengan jadwal yang jelas dan transparan bagi calon pengguna.

UMB/PS SITI/2011

Halaman 97 dari 178


BAB 6.

PORTFOLIO APLIKASI

Sampai dengans saat ini UMB telah mengelola setidaknya 33 sistem informsi (apllikasi) dengan status yang bervariasi antara sudah berjalan baik, diperlukan sosialisasi, dan sedang dalam tahap pengembangan. Dari pengamatan lapangan maupun survey dengan kuesioner dan wawancara, dapat disimpulkan bahwa aplikasi – aplikasi (yang sudah berjalan) sangat membantu organisasi – organisasi maupun level individu di dalam UMB dalam pelaksanaan tugas operasional, transaksional maupun pelaporan mereka. Namun demikian masih banyak permasalahan – permasalahan yang dihadapi. Permasalahan – permasalahan tersebut dapat bersumber dari data, SDM, prosedur, infrastruktur, maupun aplikasi. Permasalahan – permasalahan tersebut menjadi tanggung jawab semua pihak dalam penyelesaiannya. Selain karena permasalahan yang dihadapi, perencanaan strategi SI / TI yang dilakukan dalam kegiatan ini juga diharapkan dapat merespon tuntutan kebutuhan dari luar baik karena strategi UMB, kepatuhan terhadap peraturan sebagai institusi perguruan tinggi, maupun tuntutan kompetisi antar sesama institusi sejenis. Untuk keperluan penyusunan strategi perencanaan SI/TI tersebut perlu dilakukan analisa sistem yang menyeluruh untuk memahami berbagai input-prosesoutput yang ada di UMB. Hasil analisa tersebut akan digunakan sebagai dasar pengembangan Sistem Informasi (SI). Analisa sistem tersebut dilakukan dengan menggunakan metodologi di bawah ini.

Metodologi Metodologi penyusunan rencana pengembangan SI yang digunakan meliputi langkah-langkah sebagai berikut: 

Survei lapangan. Dalam kegiatan ini, dikumpulkan sejumlah data dan informasi dengan cara: o

Studi literatur dengan mengumpulkan bahan-bahan berupa dokumen - dokumen, yang terkait dengan peraturan perundangan Pendidikan Tinggi, Strategi UMB, maupun mengani SI/TI yang saat ini dikelola

o

Wawancara dan survei yang dilakukan terhadap PJI, PPSI dan beberapa kepala personel yang mewakili pengguna mapun penjamin

UMB/PS SITI/2011

Halaman 98 dari 178


mutu. Sedangkan pengamatan dilakukan berkaitan dengan kegiatan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data/informasi di beberapa unit kerja. Survei juga dilakukan terhadap keadaan teknologi informasi yang sudah diterapkan dan dikelola oleh PPSI dan PJI. 

Penyusunan model kebutuhan informasi. Dalam kegiatan ini, data-data yang dikumpulkan dari survei lapangan dikumpulkan dan disusun dalam bentuk diagram. Diagram-diagram tersebut dibutuhkan untuk memberikan gambaran tentang hubungan kebutuhan informasi, yang mendukung berbagai fungsi dan kegiatan yang ada.



Penyusunan rencana aplikasi sistem informasi. Berdasarkan data dan model kebutuhan informasi disusun rencana aplikasi sistem informasi yang perlu diterapkan.

Penyusunan strategi dan kebijakan pemanfaatan teknologi informasi. Hal ini dilakukan dengan menganalisa data tentang penggunaan teknologi informasi yang sudah diterapkan. Kemudian dilakukan rancangan penerapan teknologi untuk memenuhi kebutuhan UMB.

Keluaran dari metodologi tersebut, akan diuraikan pembahasannya pada bagianbagian berikut ini, yang secara garis besar terdiri dari analisa SI/TI di UMB dan target portfolio aplikasi.

6.1. Analisa SI/TI UMB Analisa SI/TI UMB merupakan langkah awal untuk mengetahui kondisi SI/TI yang ada, dan menjaring kebutuhan-kebutuhan (user requirements) UMB akan SI/TI. Penjaringan kebutuhan pengguna telah dilakukan dengan kuesioner dan wawancara sebelumnya. Selain bahan – bahan yang diperoleh dari pengguna tersebut, masukan lainnya adalah peraturan perundangan dan strategi UMB yang diperoleh dari tahap studi literartur. Dalam analisa ini, akan digunakan kerangka rantai kegiatan (activity chain) yang menggambarkan keterkaitan suatu kegiatan dengan kegiatan lainnya di UMB. Keluaran dari analisa activity chain ini akan diperoleh matriks fungsi dan analisa UMB/PS SITI/2011

Halaman 99 dari 178


data.

Matriks

fungsi

menggambarkan

fungsi-fungsi

Direktorat

berikut

kebutuhannya terhadap SI/TI, sedangkan analisa data akan memberikan gambaran susunan berbagai data dan informasi yang dibutuhkan di UMB.

6.1.1.

Analisa Activity Chain

Analisa ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan aktifitasaktifitas yang terjadi di UMB ke dalam dua bagian besar yaitu aktifitas utama dan aktifitas pendukung. Aktivitas utama dan aktivitas pendukung bukan merupakan dikotomi yang membedakan prioritas satu aktivitas dengan aktivitas lainnya. Karena semua akvitas dalam suatu organisasi pada dasarnya saling melengkapi dan sama penting. Pembedaan istilah aktivitas utama dan aktivitas pendukung untuk membedakan fokus bisnis / layanan satu organisasi dengan organisasi lainnya. Sebagai contoh organisasi rumah sakit dan operator telekomunikasi dengan

jelas

dibedakan

dari

fokus

layanannya

yaitu

kesehatan

dan

telekomunikasi. Sementara aktifitas pendukung keduanya relatif sama, misalnya ada aktivitas SDM,

aktivitas Keuangan,

Aktivitas Logistik

– Inventori.

Karakteristik lain yang membedakan aktivitas utama dengan aktivitas pendukung adalah bahwa aktivitas pendukung selalu berada dan berperan di semua aktivitas utama, sebaliknya aktivitas hanya fokus pada aktivitas yang bersangkutan.

Sesuai dengan Peraturan Presiden No 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan Dan Penyelenggaraan Pendidikan disebutkan dalam Pasal 84 (1) bahwa : –

Pendidikan

tinggi

berfungsi

mengembangkan

atau

membentuk

kemampuan, watak, dan kepribadian manusia melalui pelaksanaan: a) dharma

pendidikan

untuk

menguasai,

menerapkan,

dan

menyebarluaskan nilai-nilai luhur, ilmu pengetahuan, teknologi, seni, dan olahraga; b) dharma

penelitian

mengadopsi,

untuk

dan/atau

menemukan,

mengadaptasi

mengembangkan,

nilai-nilai

luhur,

ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, dan olahraga; dan UMB/PS SITI/2011

Halaman 100 dari 178


c) dharma pengabdian kepada masyarakat untuk menerapkan nilainilai luhur, ilmu pengetahuan, teknologi, seni, dan olahraga dalam rangka pemberdayaan masyarakat. Dengan dasar peraturan perundangan di atas maka fungsi utama UMB adalah pendidikan/perkuliahan, penelitian, serta pengabdian masyarakat dan kerja sama. Untuk menjalankan fungsi utama tersebut UMB melaksankan akitivitas – aktivitas yang dikelompokkan menjadi aktivitas utama dan aktivitas pendukung.

Keseluruhan aktivitas UMB dilaksanakan berdasarkan payung hukum / regulasi yang relevan dengan pendidikan tinggi. Kepatuhan terhadap regulasi ini menjadi hal mutlak dipenuhi karena sebagai institusi perguruan tinggi, UMB tidak dapat terlepas dari pemerintah (dalam hal ini Kementerian Pendidikan Nasional) selaku pemegang otoritas dan pengatur penyelenggaraan pendidikan di tanah air.

Sebagai institusi perguran tinggi swasta, UMB juga memiliki obyektif, arahan dan strategi, serta perencanaan tersendiri yang membedakan dengan perguruan tinggi yang lain. Dengan demikian semua aktivitas UMB selayaknya merupakan implementasi dari strategi dan perencanaan yang telah ditentukan oleh pimpinan. Hasil dari analisa tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah.

UMB/PS SITI/2011



Gambar 6-1 Activity Chain UMB

6.1.1.1.

Regulasi

Regulasi yang menjadi panduan UMB dalam menyelenggarakan semua akvitas antara lain: 1. Peraturan Presiden No 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan Dan Penyelenggaraan Pendidikan –

Pasal 49 (2) •

Pengelolaan satuan atau program pendidikan tinggi dilaksanakan akuntabilitas,

berdasarkan jaminan

mutu,

prinsip dan

otonomi,

evaluasi

yang

transparan. UMB/PS SITI/2011



–

Pasal 84 (1) •

Pendidikan tinggi berfungsi mengembangkan atau membentuk kemampuan, watak, dan kepribadian manusia melalui pelaksanaan:

•

dharma pendidikan untuk menguasai, menerapkan, dan

menyebarluaskan

nilai-nilai

luhur,

ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, dan olahraga; •

dharma

penelitian

mengembangkan,

untuk

menemukan,

mengadopsi,

mengadaptasi nilai-nilai luhur,

dan/atau

ilmu pengetahuan,

teknologi, seni, dan olahraga; dan •

dharma

pengabdian

menerapkan teknologi,

nilai-nilai seni,

dan

kepada luhur,

masyarakat ilmu

olahraga

untuk

pengetahuan, dalam

rangka

pemberdayaan masyarakat. –

Pasal 93 (1) •

Universitas,

institut,

dan

sekolah

tinggi

wajib

melaksanakan penelitian dasar, penelitian terapan, penelitian pengembangan, dan/atau penelitian industri.

2. Pengumuman BAN PT no : 609/BAN-PT/Edaran/III/2009 perihal Pemberlakuan Borang Baru untuk Akreditasi Program Studi Sarjana –

Input •

Lingkungan •

•

Mentah •

•

UMB/PS SITI/2011

Integritas, Jati Diri, Visi, Misi, Tujuan & Sasaran

Mahasiswa & Kemahasiswaan ( Incl P + O)

Instrumental •

Kurikulum (Incl P + O)

•

Dosen & Tenaga Pendukung (Incl P + O)

•

Prasarana & Sarana (Incl P)

•

Pendanaan (Keuangan) (Incl P) Halaman 103 dari 178


–

–

Proses •

Tata Pamong (Governance) (incl. I )

•

Pengelolaan Program (Incl. I + O)

•

Proses Pembelajaran (Incl. I + O)

•

Suasana Akademik (Incl. I)

•

Sistem Informasi (Incl. I)

•

Sistem Jaminan Mutu (Incl. O)

Output •

Lulusan

•

Penelitian, Pulikasi, Tugas Akgir/Thesis, Pengabdian Masyarakat

dan

hasil

lainnya

(Paten,

Rancang

Bangun, prototipe, software, cititation index, dll) (Incl. P)

6.1.1.2.

Aktivitas Inti

Aktivitas utama UMB adalah: 1) Pemasaran 2) Pendidikan/Perkuliahan 3) Penelitian 4) Pengabdian Mayarakat & Kerja Sama 5) Kelulusan Untuk setiap aktivitas tersebut: o

Terdiri dari beberapa proses yang

o

Dilaksanakan oleh satu atau lebih organisasi (Direktorat, bagian, biro maupun unit).

Pemetaan mengenai proses dan organisasi yang terlibat dalam aktivitas – aktivitas tersebut dapat diacu pada dokumen Analisa dan Perancangan Sistem Informasi UMB [11].

6.1.1.3.

Aktivitas Pendukung

Aktivitas pendukung UMB adalah: UMB/PS SITI/2011



1) Keuangan 2) Pengadaan - Logistik 3) Sekretariat & Humas 4) Sarana & Prasarana 5) Sumber Daya & SDM 6) Kemahasiwaan Untuk setiap aktivitas tersebut: o

Terdiri dari beberapa proses yang

o

Dilaksanakan oleh satu atau lebih organisasi (Direktorat, bagian, biro maupun unit).

Pemetaan mengenai proses dan organisasi yang terlibat dalam aktivitas – aktivitas tersebut dapat diacu pada dokumen Analisa dan Perancangan Sistem Informasi UMB [11].

6.2. Matriks Fungsi Semua aplikasi perlu direncanakan dan dikelola sesuai dengan kontribusinya terhadap organisasi pada saat ini dan untuk masa yang akan datang. McFarlan (1984) telah mengembangkan model portofolio aplikasi yang melihat kontribusi aplikasi SI/TI terhadap organisasi saat ini dan di masa depan, seperti dijelaskan pada bab . Matriks McFarlan terdiri dari 4 bagian (kwadran). Kwadran pertama adalah aplikasi yang bersifat support. Kwadran kedua adalah aplikasi yang harus ada, dan disebut aplikasi yang bersifat key-operasional. Kwadran ketiga berisikan aplikasi yang bisa meningkatkan citra organisasi, yaitu aplikasi yang bersifat strategis. Kwadran keempat merupakan aplikasi yang suatu saat harus dimiliki oleh organisasi. Mengadopsi model McFarlan matrix, pengelolaan aplikasi dalam satu organisasi disusun berdasarkan matrik sebagai berikut.

UMB/PS SITI/2011



Gambar 6-2 Portfolio Aplikasi “McFarland Matrix”

Dengan model McFarlan Matrix, aplikasi dalam organisasi dikelompokkan dalam empat kuadran. 1.

Strategic, aplikasi – aplikasi dalam kelompok ini bersifat kritis untuk mendukung keberlangsungan/keberhasilan strategis bisnis / layanan di masa yang akan datang.

2.

High Potential, aplikasi – aplikasi dalam kelompok ini yang kemungkinan

bisa

mendukung

keberlangsungan/keberhasilan

strategis bisnis / layanan di masa yang akan datang. 3.

Key Operational, aplikasi – aplikasi dalam kelompok ini adalah aplikasi yang mendukung operasionalisasi saat ini. Saat ini, organisasi tergantung kepada aplikasi ini

4.

Support, aplikai di sini bernilai namun tidak kritis untuk mendukung keberhasilan.

UMB/PS SITI/2011



Lebih rinci mengenai ciri – ciri pengelompokan aplikasi tersebut sebagai berikut: Segmen

Alasan Aplikasi

Persyaratan Keberhasilan

Key Potential





ide baru baik teknologi ataupun bisnis



inisiatif individual



nilai sesungguhnya harus ditunjukkan

penilaian yang cepat dari prototipe



menghindari sumber daya yang sia - sia



memahami kemungkinan potensinya dalam bisnis



mengidentifikasi langkah berikutnya

Strategic





dibuat karena

pengembangan yang cepat

kebutuhan pasar,

untuk mencapai tujuan

paksaan akibat

bisnis, dalam rentang

kompetisi

waktu yang memungkinkan

dibuat untuk mencapai

meraih peluang

tujuan bisnis 





harus dikaitkan dengan

untuk mendapatkan

suatu rencana usaha agar

competitive advantage

mendapatkan komitmen penuh

Key



Operational

Memperbaiki kinerja



aktifitas yang ada sekarang (kecepatan,

kehandalannya tinggi 

keakuratan dan keekonomisan)

Support

UMB/PS SITI/2011

Aplikasi yang

Pengelolaan data yang efektif



Keseimbangan antara



Integrasi data

keuntungan dengan resiko



Mencegah tertinggal

dengan tujuan mencari

dari pemain yang lain

solusi terbaik



Peningkatan



Biaya murah

produktifitas dari suatu



Dipakai lama Halaman 107 dari 178


fungsi bisnis (biasanya



terlokalisir) 

Biasanya software yang sudah packaged



Bagaimana

Meski fitur software

menggunakan

tersebut terbatas, tetap

anggaran belanja IS/IT

digunakan

secara efektif



Pertimbangannya: murah dan tidak beresiko.

Dengan merujuk pada matrik aplikasi Mc Farland, matrik aplikasi UMB dipetakan ke dalam empat kuadran seperti gambar di bawah. STRATEGIC 1. 2. 3. 4. 5.

Portal Universitas UMB (WEB) Aplikasi Universitas UMB Karir Web Alumni Aplikasi Simulasi BORANG Modul Corporate Dashboard (di dalamnya

HIGH POTENTIAL 1. Pemetaan potensi calon mahasiswa 2. Pemetaan potensi pasar lulusan

Laporan Akademik /SINTAK) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Aplikasi Sistem Informasi Akademik Aplikasi Online Perpustakaan Aplikasi Sistem Wisuda Aplikasi PPMB Aplikasi Pembayaran Honor Dosen Sistem Penggajian Karyawan Aplikasi Sistem Logistik Aplikasi Sistem Inventaris Sistem Cetak Ijazah / Transkrip Sistem Informasi SDM Modul kuliah berbasiskan KBK untuk SIA Aplikasi jadwal mengajar dosen via LCD Aplikasi microsite dosen dan mahasiswa Modul KRS Online kelas regular Modul cuti online kelas regular Aplikasi Pengantian Obat Web blog Fakultas dan Jurusan Web blog civitas UMB Modul aplikasi pelaporan BORANG (SINTAK) Modul aplikasi pelaporan kehadiran dosen elearning (SINTAK) 21. Modul aplikasi pelaporan kehadiran mahasiswa UMB/PS SITI/2011

1. Portal Intranet (Paperless) 2. Mail UMB



22. 23. 24. 25. 26. 27.

elearning (SINTAK) Modul PPMB (SINTAK) Aplikasi SIM SDM Aplikasi SIM Manejeman Aset Aplikasi SIM Logistik Aplikasi SIM Keuangan Anggaran Aplikasi Digital Library KEY OPERATIONAL

SUPPORT

Gambar 6-3 Portfolio Aplikasi UMB

6.3. Analisa Data Aset utama sistem dan teknologi informasi adalah data. Maka perencanaan pengelolaan (dan juga perlindungan) terhadap data merupakan proses yang harus benar terlebih dahulu sebelum proses – proses lain terkait sistem dan teknologi informasi dilakukan. Bagian analisa data ini akan menguraikan berbagai data utama yang dikelola oleh UMB. Analisa data pada laporan ini disampaikan hanya pada level pertama yaitu jenis data. Tingkatan lebih rinci mengenai data yaitu pada lebel basis data, tabel, atau field (attribut) dapat diacu pada dokumen referensi [11], Analisa dan Perancangan SI UMB. Beberapa data yang belum terderfinisi sampai dengan level tabel pada dokumen tersebut, perlu dilakukan assesment lebih mendalam.

Mengikuti alur aktivitas utama dan aktivitas pendukung kategori data UMB dibagi ke dalam data utama dan data pendukung. Mengikuti relasi aktivitas utama – aktivitas pendukung, umumnya data pendukung akan berubah jika data utama berubah tetapi sebaliknya perubahan pada data utama tidak (minim) mempengaruhi perubahan data pendukung. Data utama akan selalu manjadi acuan mayoritas aktivitas UMB. Dengan demikian kebijakan, pemilik dan hak akses terhadap data utama menjadi sangat penting untuk diatur. Jika kebijakan, kepemilikan dan hak akses tidak diatur dengan benar maka kemungkinan terjadi kerancuan (data tidak akurat) dan redundansi (data tidak konsisten) akan semakin besar. UMB/PS SITI/2011



6.3.1.

Kategori Data

Data utama terdiri dari: 1. Data masukan a. Data Calon Mahasiswa 2. Data proses terdiri dari a. Data Mahasiswa b. Data SDM – Dosen c. Data Kurikulum 3. Data keluaran terdiri dari a. Data Lulusan b. Data Keluar / Tanpa Lulus Data Pendukung terdiri dari: 1. Data Sumber daya & SDM 2. Data Sarana & Prasarana 3. Data Keuangan

6.3.2.

Relasi Antar Data

Aktivitas – aktivitas di UMB merupakan proses penggunaan dan penyediaan data – data /informasi - informasi. Maka antar data – data di atas akan saling terkait, dan keterkaitan tersebut menghasilkan data baru. Gambaran global keterkaitan data tersebut diilustrasikan pada gambar di bawah.

UMB/PS SITI/2011



Gambar 6-4 Relasi Antar Data

Dari relasi antar data utama dan data pendukung akan menghasilkan data – data turunan. Aktivitas perkulihan melibatkan data mahasiswa, data dosen, data perkulihan yang didukung data – data pendukung akan menghasilkan data akademik. Dari aktivitas perkuliahan pula dengan menggunakan data akademik akan dihasilkan data lulusan. Aktivitas penenilitan, pengabdian masyarakat, dan kerja sama SDM- Dosen (dan mahasiswa) akan menghasilkan data penelitian, data pengabdian dan data kerja sama.

6.4. Target Portofolio Aplikasi Berdasarkan pengumpulan data, kuesioner, dan analisa yang telah dilakukan pada bab 4, 5, poin 6.1 dan poin 6.2, bagian ini membahas target aplikasiaplikasi yang akan dikembangkan. Target aplikasi ini didasarkan pada: 1. Kebutuhan yang dikumpulkan dari responden pengguna maupun pengelola sistem dan teknologi informasi 2. Sistem Informasi yang telah ada saat ini UMB/PS SITI/2011



3. Analisa dan estimasi kebutuhan aplikasi pada masa yang akan datang berdasarkan regulasi, pengamatan lapangan, dan strategi UMB Arsitektur aplikasi yang diusulkan untuk dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 6.4. Arsitektur aplikasi tersebut dibagi kedalam 5 tingkatan (level): sistem EIS/Dashboard, sistem informasi borang & simulasi borang, sistem informasi monitoring (SIM Direktorat), sistem informasi operasional dan sistem informasi perkantoran.

Gambar 6-5 Arsitektur Aplikasi UMB

Arsitektur aplikasi disusun dari modul – modul aplikasi operasional. Dilihat dari kesiapan, modul -

modul aplikasi terdiri dari tiga kategori : sudah berjalan,

sedang dibangun, dan belum dibangun seperti terlihat pada legenda gambar. UMB/PS SITI/2011



Kotak – kotak dengan sisi tidak terputus adalah modul – modul aplikasi yang telah ada dan dioperasikan. Kotak – kotak dengan garis luar putus – putus merupakan modul aplikasi yang sedang dikembangan atau telah siap disosialisasikan. Sementara kotak warna kuning dengan garis luar tanpa putus adalah modul aplikasi yang diusulkan untuk dikembangan.

6.4.1.

Executive Information System (EIS)/Dashboard

EIS/Dashboard adalah sistem informasi berbasis komputer yang didesain agar pimpinan UMB dapat mengakses informasi yang relevan dengan aktifitas manajerial mereka. EIS dapat mendukung aktifitas strategis seperti menyusun kebijakan, perencanaan, dan perencanaan anggaran. Tujuan dari sistem ini adalah mengumpulkan, menganalisis, dan mengintegrasikan data internal dan ekstenal menjadi suatu profil dinamis dari suatu indikator kunci. Fitur-fitur dari EIS meliputi kemampuan analisis drill–down (eksaminasi incremental dari data pada level detail yang berbeda-beda), kemampuan analisis trend (eksaminasi data pada seluruh interval waktu), exception reporting, extensive graphics, penyediaan data dari sumber yang berbeda-beda, dan memfokuskan informasi yang dianggap kritis oleh eksekutif. Fokus dari EIS adalah temu kembali informasi spesifik tentang status operasional harian dari aktifitas organisasi. Tujuan dari EIS adalah pemantauan dan pemindaian lingkungan untuk memberikan gambaran secara cepat mengenai perubahan yang terjadi kepada eksekutif. EIS melakukan konsolidasi secara ekstensif dan penggalian data dari berbagai sistem informasi pada level di bawahnya. EIS UMB terdiri dari sistem informasi untuk perencanaan strategis dan sistem pengambilan keputusan Strategis.

6.4.2.

Penyusunan Borang dan Simulasi Borang

Merupakan modul yang digunakan untuk: 1. Menyusun Borang Akreditasi Pengguna aplikasi ini utamanya adalah Fakultas dan Prodi. Aktivitas penyusunan borang dilihat dari sistem informasi pada dasarnya merupakan aktifitas menemukan dan mengumpulkan kembali informasi – UMB/PS SITI/2011



informasi yang terkait dengan segala kegiatan menyangkut pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat. Dengan demikian pengisian komponen borang dilakukan pada sim operasional (kegiatan harian) di tingkat Direktorat, Biro, Unit, Fakultas, maupun Prodi. Fungsi utama modul aplikasi penyusunan borang ini adalah menyediakan sarana yang memudahkan pengguna untuk : a. Menemukan kembali informasi yang dibutuhkan b. Menyusun dokumen Borang Akreditasi sesuai standard dan template yang telah ditetapkan. Kapabilitas utama dari aplikasi Penyusunan Borang ini dengan demikian, mampu mengakses data apapun yang dibutuhkan tanpa melihat data tersebut ada di mana, dan dalam format apa.

2. Simulasi Borang Akreditasi Modul ini digunakan untuk melakukan simulasi penialian Akreditasi baik tingkat fakultas maupun prodi. Simulasi Borang Akreditasi akan menggunakan parameter penilaian dari BAN – PT sebagai dasar penilaian dan data – data/informasi hasil penyusunan Borang Akreditasi. Hasil Simulasi Borang Akreditasi ini direkomendasikan sebagai salah satu komponen informasi yang tersedia bagi EIS dan dikonsumsi oleh pimpinan tingkat atas.

6.4.3.

Sistem Informasi Monitoring Internal

Sistem Informasi Monitoring merupakan sistem informasi tingkat manajemen. Sistem

tingkat

manajemen

dirancang

untuk

melayani

pengawasan,

pengendalian, pengambilan keputusan dan aktifitas administratif maupun operasional pada tingkat direktorat (atau setingkat direktorat). Sistem pada tingkat ini umumnya menyediakan laporan bersifat periodik dibandingkan dengan informasi seketika yang dibutuhkan bagian operasional. Sebagai contoh sistem secara periodik menyediakan laporan keuangan pertahun, jumlah kelulusan mahasiswa UMB per bulan, laporan tingkat kehadiran dosen per bulan, dan sebagainya. Pada tingkat ini terkadang dibutuhkan pula informasi yang UMB/PS SITI/2011



menunjang pengambilan keputusan yang kurang terstruktur seperti menganalisis masalah atau memvisualisasikan hal-hal yang kompleks. Sistem Informasi Monitoring terdiri dari : 1. SIM Pemasaran 2. SIM Akademik 3. SIM Kemahasiswaan 4. SIM Kerja Sama & Pengabdian Masyarakat 5. SIM Sumber Daya, Sarana, dan SDM 6. SIM Keuangan 7. SIM Kelulusan

6.4.4.

Sistem Informasi Operasional

Sistem Informasi Operasional merupakan sistem informasi tingkat operasional. Sistem tingkat operasional mendukung kegiatan operasional dengan merekam aktifitas dan transaksi paling dasar dari kegiatan kebutuhan dasar UMB. Sistem pada tingkatan ini, menjawab pertanyaan-pertanyaan rutin dan menjejaki alur transaksi yang terjadi dalam UMB. Sistem informasi pada tingkat ini disebut juga sistem pengolah transaksi. Sistem informasi operasional terbagi atas modul – modul aplikasi transaksional seperti dalam portfolio aplikasi matriks McFarland yang sudah dibahas pada sub bab sebelumnya. Sebagian modul – modul aplikasi operasional ini dapat diacu pada dokumen Buku Analisa Perancangan Sistem Informasi UMB, referensi no [11].

6.4.5.

Sistem Informasi Perkantoran dan Kolaborasi

Sistem Informasi Perkantoran & Kolaborasi UMB merupakan aplikasi – aplikasi umum yang mendukung aktivitas administrasi maupun operasional bagi seluruh individu UMB dalam seluruh organisasi. Jika SI Operasional merupakan modul aplikasi yang pengguna (transaksi) nya terbatas sesuai dengan tugas dan fungsi direktorat/bagian/biro/unit maka SI Perkantoran dan Kolaborasi bersifat umum. Modul – modul aplikasi ini secara umum dibutuhkan dan mendukung seluruh bagian dalam organisasi UMB. Termasuk dalam SI Perkantoran dan kolaborasi ini adalah : UMB/PS SITI/2011



1. Aplikasi Digital Library (Pengarsipan). 2. Aplikasi email UMB 3. Aplikasi Tata Naskah Dinas 4. Paperless 5. Buletin Board

6.5. Aplikasi Penyusunan Borang Akreditasi

Aplikasi Borang Akreditasi, yang terdiri dari Penyusunan dan Simulasi perlu dibahas lebih rinci karena setidaknya berdasar dua alasan: 1. Dari hasil kuesioner, sebagian besar responden mengharapkan segera dioperasikannya aplikasi yang memudahkan penyusunan Borang karena sesungguhnya data dan informasi sudah cukup tersedia. 2. Aplikasi Borang merupakan aplikasi dalam kategori strategic yang saat ini sedang dalam tahap pembangunan sehingga masih memungkinkan untuk penyempurnaan perancangan.

6.5.1.

Matrik Aplikasi Borang Akreditasi

Sumber data penyusunan Borang Akreditasi secara keselurhan diperoleh dari aktivitas kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat beserta seluruh aktivitas pendukungnya. Dengan demikian sumber data penyusunan tersebut seharusnya dapat diperoleh dengan mudah dengan memanfaatkan modul – modul aplikasi pada tingkat operasional dan transaksional. Matrik pemetaan masing – masing standard penilain Borang Akreditasi dengan modul – modul aplikasi pendukung diilustrasikan seperti gambar di bawah.

UMB/PS SITI/2011



Gambar 6-6 Matrik Standard Penilaian Borang Akreditasi dan Modul Aplikasi Pendukung

Data / Informasi yang diperlukan oleh satu standard Borang Akreditasi diperoleh dari satu atau lebih modul aplikasi, seperti tabel di bawah. Keterangan modul: [1] sudah berjalan, [2] sedang dikembangkan, dan [3] belum dibangun Tabel 6-1 Tabel Matriks Standard Penilaian Borang Akreditasi dan Aplikasi Pendukung

KOMPONEN PENILAIAN

APLIKASI PENDUKUNG (SUMBER DATA)

Standar 1

Visi, Misi, Tujuan Dan

Dok Manajemn(Digital Library / Arsip) [2]

Sasaran, Serta Strategi Pencapaian UMB/PS SITI/2011



KOMPONEN PENILAIAN

APLIKASI PENDUKUNG (SUMBER DATA)

Standar 2

Tata Pamong,

Dok Manajemn/Digital Library / Arsip [2],

Kepemimpinan, Sistem

Naskah Dinas[3]

Pengelolaan, Dan Penjaminan Mutu Standar 3

Mahasiswa Dan Lulusan

Ppmb[1], Siak[1], Kemahasiswaan[3], Umb Cc [1] (Kelulusan), Web Alumni [1]

Standar 4

Sumber Daya Manusia

Dok Manajemen/Digital Library/Arsip[2], Sdm[2], Ppmb[1], Sia[1]

Standar 5

Kurikulum, Pembelajaran,

Dok Manajemen/Digital Librarty/Arsip[2],

Dan Suasana Akademik

Siak[1], Jadwal Mengajar Dosen[1], Pa-Ta[2], Inventaris[2]

Standar 6

Standar 7

Pembiayaan, Sarana Dan

Logistik[2], Inventaris[2], Sarana[2], Pra

Prasarana, Serta Sistem

Sarana[2], Keuangan[2], Naskah Dinas[3], Dig

Informasi

Library[2], Perpustakaan[1],

Penelitian,

Penelitian[3], Pengabdian Masyarakat[3], Kerja

Pelayanan/Pengabdian

Sama[3], Digital Library/Arsip/Dokumen

Kepada Masyarakat, Dan

Manajemen[2]

Kerjasama Borang Generator,

Aplikasi Borang[3]

Simulasi Penilaian

Dari gambar matrik dan tabel di atas dapat disimpulkan bahwa aplikasi Dokumen Manajemen/Digital Library merupakan sumber daya yang dibutuhkan oleh paling banyak standard. Urutan kebutuhan aplkasi berdasarkan banyaknya standard yang membutuhkan disusun seperti tabel di bawah.

UMB/PS SITI/2011



Tabel 6-2 Urutan Aplikasi Berdasarkan Banyaknya Standard Borang yang didukung, dan kesiapan aplikasi

APLIKASI PENDUKUNG

STANDARD PENILAIAN

(SUMBER DATA) Borang Generator, Simulasi Borang

Untuk keperluan otomatisasi penyusunan dan simulasi penilaian.

Dok Manajemn(Digital Library / Arsip) [2]

1, 2,4,5,6,7

SIA[1]

3,4,5

Naskah Dinas[3]

2,6

Perpustakaan[1]

6

PMB[1]

3

UMB CC [1] (Kelulusan)

3

Web Alumni [1]

3

Jadwal Mengajar Dosen[1]

5

Keuangan & Anggaran [2]

6

Sarana & Pra Sarana[2]

6

SDM[2]

4

PA-TA[2]

5

Inventaris[2]

5

Logistik[2]

6

Kemahasiswaan[3]

3

Penelitian[3]

7

Pengabdian Masyarakat[3]

7

Kerja Sama[3]

7

Isi tabel diatas diurutkan berdasarkan banyaknya standard Borang yang didukung dan kemudian urutan kesiapan aplikasi. Urutan seperti ini diharapkan dapat memberikan masukan prioritas implementasi modul aplikasi yang UMB/PS SITI/2011



digunakan untuk penyusunan Borang Akreditasi. Aplikasi – aplikasi yang dibutuhkan oleh

lebih

banyak

standard

sebaiknya

diprioritaskan untuk

diimplementasikan, sementara aplikasi – aplikasi yang sudah siap juga diprioritaskan untuk diimplementasikan pemenuhan kebutuhan data / informasi Borang Akreditasi oleh aplikasi tersebut.

6.5.2.

Aplikasi Penyusunan Borang Akreditasi & Simulasi

Modul aplikasi ini akan digunakan untuk otomatisasi penyusunan standard Borang Akreditasi. Aplikasi ini bagi pengguna hanya bersifat pull data dari modul – modul aplikasi sesuai matrik di atas. Antar muka utama aplikasi ini sebagian besar berupa form – form standard Borang Akreditasi.

Selain aplikasi yang digunakan untuk diusulkan untuk diimplementasikan aplikasi simulasi penilaian Borang Akreditasi. Dengan aplikasi ini pengguna di tingkat Prodi, Fakultas, maupun UMB dapat melakukan simulasi penilaian masing – masing standard maupun nilai akreditasi secara keseluruhan berdasarkan data riil yang diperoleh dari aplikasi.

UMB/PS SITI/2011



BAB 7.

SITUASI EKSTERNAL

7.1. Bisnis / Layanan Sejenis Penyusunan cetak biru perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi Universitas Mercu Buana seyogyanya memperhatikan upaya yang telah dilakukan oleh Perguruan Tinggi lain dalam melakukan pengembangan sistem dan teknologi informasinya. Untuk itu, di sini juga dilakukan komparasi terhadap beberapa Perguruan Tinggi seperti Universitas Gunadarma maupun Universitas Brawijaya. Perbandingan rencana strategis teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dari kedua Perguruan Tinggi tersebut ditunjukkan sebagaimana berikut.

Yang dapat diketahui dari rencana strategis TIK tersebut adalah setiap Perguruan Tinggi tidak hanya memiliki Visi-Misi Pengembangan Universitas secara umum, tetapi secara khusus juga memiliki Visi-Misi Pengembangan TIK yang menjadi dasar yang jelas bagi pengembangan fasilitas dan sistem yang terkait dengan TIK, dan menerjemahkan strategi korporasi dengan baik.

Tabel 1 Perbandingan Visi-Misi Perguruan Tinggi Lain Universitas Gunadarma

Universitas Brawijaya

Visi Pengembangan TIK UG

Visi Pengembangan teknologi informasi dan

Pada tahun 2012 Universitas Gunadarma termasuk

komunikasi Universitas Brawijaya :

perguruan tinggi yang berada di posisi terdepan dalam

Menjadikan Universitas Brawijaya sebagai

pengembangan dan penerapan teknologi informasi dan universitas yang terkemuka dan mampu komunikasi, baik untuk kepentingan proses pendidikan

bersaing melewati batas wilayah nasional

maupun dalam dalam upaya pengembangan daya

dalam hal pengembangan, penerapan,

saing bangsa di lingkungan global

pelayanan, dan penguasaan teknologi informasi dan komunikasi.

Misi Pengembangan TIK UG : 1. Menyediakan layanan teknologi informasi dan UMB/PS SITI/2011

Misi pengembangan teknologi informasi dan komunikasi Universitas Brawijaya : Halaman 121 dari 178


komunikasi untuk mewujudkan suasana

6. Menjadikan teknologi informasi dan

akademis yang kondusif dalam proses belajar

komunikasi sebagai sarana penunjang

mengajar- yang menerapkan metode belajar

yang memberikan percepatan bagi

yang inovatif dan menitikberatkan pada

kemajuan Universitas Brawijaya.

pendekatan student centered learning.

7. Menyelenggarakan proses pendidikan

2. Memberikan layanan informasi akademik

berbantuan teknologi informasi dan

berbasis teknologi informasi dan komunikasi ke civitas academica dan pemangku kepentingan

komunikasi; 8. Mengembangkan dan

eksternal dalam upaya mewujudkan

menyebarluaskan ilmu pengetahuan,

akuntabilitas publik dan transparansi informasi.

teknologi dan seni, dengan dukungan

3. Mengembangkan dan menerapkan teknologi informasi dan komunikasi dalam rangka

teknologi informasi dan komunikasi; 9. Menyediakan layanan berbasis

mewujudkan good university governance oleh

teknologi informasi dan komunikasi

setiap unit kerja di Universitas Gunadarma.

yang terpadu untuk mendukung

4. Mengembangkan dan menerapkan teknologi

proses kegiatan akademik,

informasi dan komunikasi dalam mendukung

administrasi, penelitian, dan proses

kegiatan penelitian dalam bentuk akses

belajar mengajar.

informasi penelitian, penelitian dan pengembangan penelitian di bidang TIK, serta diseminasi hasil penelitian civitas academica dan pihak eksternal 5. Memberikan kontribusi dalam meningkatkan penetrasi TIK dalam rangka mewujudkan digital society melalui pengembangan dan penerapan TIK dalam kegiatan pengabdian masyarakat dan kerja sama dengan pihak eksteral. Struktur Organisasi TIK

UMB/PS SITI/2011

Struktur Organisasi



7.2. Teknologi & Sistem Informasi 7.2.1.

Cloud Computing

Internet sebagai sebuah fasilitas bersama yang tumbuh besar dari kontribusi banyak pihak di seluruh dunia, telah menjelma menjadi sebuah kekuatan besar komputasi modern, dan mengubah drastis cara berpikir maupun gaya hidup manusia modern. Jika pada awalnya komputer dianggap sebagai 'makhluk artifisial' yang mampu membantu banyak pekerjaan manusia, ternyata juga melalui internet menjelma sebagai sebuah sumber informasi yang sangat besar, dan mampu menjawab keselarasan antara perkembangan teknologi hardware (mikroelektronika, media komunikasi data dll) dengan teknologi software (aplikasi, database, simulasi dll). Perkembangan pesat dari media komunikasi data seperti kabel serat optik menyediakan layanan akses yang sangat cepat dan menampung kapasitas besar (broadband) bagi transisi data, yang ditunjang dengan kemampuan komputasi dari prosesor komputer sebagai otaknya mampu menyediakan perangkat komputer dengan respon time sangat cepat dan mampu mengakses informasi dengan sangat cepat dari jaringan internet yang belakangan ini digambarkan sebagai awan (cloud). Karakter penggunaan komputer yang menjadi sangat pribadi, baik berupa PC desktop, laptop maupun smartphone yang semakin memiliki kinerja yang mendekati kinerja PC, memberikan tantangan bagi pengembang teknologi dan penyedia layanan TIK untuk menyediakan iklim pemanfaatan komputer yang UMB/PS SITI/2011



sangat user friendly, sekaligus aman (harmonisasi fitur kenyamanan dan keamanan). Berdasarkan konsep cloud computing ini, dengan berbekal perangkat cerdas dari mana saja, siapapun dapat mengakses aplikasi maupun infostruktur yang dikelola secara bersama di awan, melalu jaringan broadband yang tersedia. Bagi sebuah institusi, pengelolaan aplikasi secara terpusat tidak saja memudahkan pengendalian, tetapi juga memudahkan perawatan (update, anti virus) terhadap aplikasi itu sehingga mampu senantiasa menyediakan aplikasi yang handal dan terpercaya. Gambar berikut menunjukkan konsep jaringan broadband yang dapat diakses dari berbagai metode akses.

Gambar 7-1 Jaringan Broadband dan Cloud Computing

UMB/PS SITI/2011



Gambar 7-2 Datangnya Era Baru : Cloud Computing

Di masa mendatang, baik akses nirkabel maupun kabel akan semakin memainkan peran penting di dalam jaringan broadband, dan hal ini tidak lepas dari karakter penggunaan PC yang semakin bersifat mobile dan lekat dengan penggunaan individual. Penggelaran infrastruktur jaringan juga semakin menyebar rata ke berbagai pelosok, sehingga memudahkan siapa saja untuk mengakses jaringan global (internet) dengan secara mudah dan secara individu. Kalau kita lihat di gambar di atas, kita akan melihat transformasi besar tren perubahan dimensi dari PC yang menjadi alat komputasi dan alat akses. Dengan semakin mengecilnya alat komputasi dan alat akses tersebut, maka orang semakin menginginkan ada komputer lain yang melakukan pekerjaan berat yang dibutuhkan oleh aplikasi yang digunakannya. Karenanya, dengan ditopang oleh peningkatan kapasitas jaringan akses maka 'outsourcing' pengerjaan komputasi

UMB/PS SITI/2011



bisa dilakukan dengan bantuan penyedia layanan, yang melahirkan kesempatan model bisnis baru berupa layanan cloud computing. Mengingat tren layanan ini akan marak sampai sekitar 10 tahun ke depan, dan merupakan pembaharuan bisnis model di dunia layanan jasa dan keamanan, maka menarik apabila Universitas Mercu Buana dapat mengambil langkah proaktif

untuk

mempertimbangkan

pendayagunaan

teknologi

ini

dalam

pengelolaan TIK di UMB.

7.2.2.

Mobile Device

Sebagaimana telah disebutkan di atas, perkembangan yang sedemikian pesat dari jaringan global telah membuat kemudahan untuk mengakses internet dari berbagai tempat. Dan sebagaimana yang telah berjalan selama ini, evolusi PC semakin lama semakin membuat kabur batas perbedaan perangkat elektronik pribadi, sehingga seperti dapat dilihat di bawah ini, PC akan berevolusi menjadi divais komputer yang ringkas, dan dapat digunakan secara bergerak (mobile) dari mana saja untuk melakukan komputasi dan mengakses jaringan. Kemampuan yang semakin tinggi dari divais bergerak (mobile device) tersebut memberikan kita juga kemudahan untuk mengintegrasikan layanan digital lainnya baik untuk komunikasi maupun untuk menikmati siaran TV. Hal ini yang juga membuat semakin meningkatnya kebutuhan dan pemanfaatan jaringan broadband.

UMB/PS SITI/2011



Gambar 7-3 Evolusi dan Konvergensi Divais Bergerak (Mobile Device)

7.2.3.

Convergency

Konvergensi merupakan salah satu tren besar teknologi di dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), yang berusaha menggambarkan terjadinya pengerucutan ke arah platform teknologi yang serumpun, dan membuat keseragaman dan keselarasan teknologi. Hal ini dipicu dari perkembangan yang terus-menerus dari teknologi digital yang juga ditopang dengan penemuan-penemuan baru di bidang teknologi analog yang bermuara pada pendekatan yang universal yang berasal dari pertemuan berbagai teknologi. Salah satu contoh melihat konvergensi dari alat adalah seperti ditunjukkan pada gambar mengenai konvergensi divais. Namun tidak hanya itu saja, kita juga dapat melihat bagaimana evolusi konvergensi TIK terjadi dan bagaimana perubahan paradigma yang menyertainya, sebagaimana ditunjukkan pada gambar berikut ini.

UMB/PS SITI/2011



Gambar 7-4 Evolusi dan Konvergensi perubahan paradigma dari TIK

Sebagaimana ditunjukkan dalam gambar di atas, kita dapat melihat adanya evolusi dari konvergensi TIK itu sendiri, mulai dari konvergensi layanan yang kemudian beralih menjadi konvergensi media, lalu menjadi konvergensi cerdas. Hal ini tidak lepas dari perubahan paradigma terhadap komputer atau teknologi informasi itu sendiri, yang pada awalnya merupakan pemroses informasi, lalu mengalami masa-masa puncak berikutnya seiring dengan perkembangan media komunikasi, dan yang saat ini memasuki tahapan konvergensi dengan berbagai 'barang' yang mampu berkomunikasi secara elektronik sehingga melahirkan perangkat cerdas. Hal ini pula yang mungkin membuat pengertian 'robot' juga akan menjadi menambah daftar peserta konvergensi, karena kecerdasan robot akan menjadi

UMB/PS SITI/2011



pelengkap bagi kemampuan otomasi mekanik yang telah dikembangkan selama ini.

UMB/PS SITI/2011



BAB 8.

REKOMENDASI

8.1. Road Map 15 Tahun Ke Depan 8.1.1.

Dasar Kebijakan Tata Kelola Sistem & Teknologi Informasi

Pengembangan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi di Universitas Mercu Buana secara lengkap harus memperhatikan 3 unsur utama, yaitu sistem informasi yang secara sederhananya direpresentasikan oleh aplikasi atau perangkat

lunak,

kemudian

teknologi

informasi

yang

menggambarkan

infrastruktur atau fasilitas dan perangkat keras yang merepresentasikan fasilitas fisik, serta yang terakhir adalah tata kelola TI/SI yang memberi peranan penting dan memberikan koridor maupun jiwa bagi kedua fasilitas yang disebut di atas. Hal ini tidak lepas dari pemahaman mendasar bahwa sistem informasi maupun teknologi informasi yang diterapkan di suatu organisasi bukanlah suatu alat (tools) yang mampu menyelesaikan segala permasalahan, tanpa adanya suatu tata kelola yang tepat dan benar yang memang menerjemahkan strategi kerja / bisnis yang dijalankan di organisasi tersebut ke dalam suatu sistem berbasis komputer yang efektif demi tercapainya tujuan organisasi.

Karenanya, sebagaimana aturan yang diberlakukan di dalam dunia nyata organisasi, dunia maya juga memerlukan aturan dan kebijakan yang jelas dan gamblang, yang bahkan terkadang harus lebih detil karena sistem otomatis yang dipasang memerlukan prosedur yang baku dan rinci agar dapat bekerja dengan baik. Tidak hanya itu saja, kebijakan yang mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda akan membuat penerapan TI / SI dapat berjalan lebih lancar. Namun demikian, organisasi juga perlu menyiapkan prosedur

untuk

mengantisipasi

terhadap

perkembangan

teknologi

yang

sedemikian pesat, agar mampu melakukan pembaharuan secara berkala jika diperlukan.

Untuk itu, Universitas Mercu Buana perlu menyiapkan beberapa hal berikut ini, yang merupakan perangkat kebijakan pengembangan SI / TI di UMB.

UMB/PS SITI/2011



1. Kebijakan penerapan TI / SI di UMB, yang dituangkan dalam Surat Keputusan Rektor 2. Cetak Biru Pengembangan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi UMB yang dikeluarkan oleh Otoritas TI / SI tertinggi di UMB 3. Work Instruction Sheet mengenai Prosedur Pengelolaan TI / SI di UMB yang dikeluarkan oleh Otoritas TI / SI tertinggi di UMB 4. Mekanisme Pembaharuan Kebijakan atau Penerbitan Kebijakan Baru yang dikembangkan dan dilaksanakan oleh Otoritas TI / SI tertinggi di UMB Sebagai dasar pertimbangan bagi kebijakan TI / SI di UMB, kita dapat mengacu kepada kebijakan yang telah dikembangkan oleh beberapa Perguruan Tinggi di Indonesia. Berikut ini adalah contoh kebijakan yang diterapkan oleh beberapa Perguruan Tinggi. Tabel 8-1 Kebijakan TI / SI di Perguruan Tinggi

No.

Perguruan

Kebijakan

Isi

Tinggi 1

ITB

Kebijakan

(a) Akses dan Layanan

Pengembangan

(b) Kandungan Informasi (Contents)

Teknologi Informasi di

(c) Komunitas Cyber ITB

ITB - Menuju ITB Smart (d) Konsep Pembiayaan Operasi

2

Campus (White Paper

(e) Inovasi

versi 1.1 (PSDI), 11

(f) Lima Kriteria Kemajuan ICT ITB

Maret 2004

(g) Tahapan Pengembangan

Universitas

Keputusan Rektor

i. Bab I Pendahuluan

Indonesia

Universitas Indonesia

a) Pengertian

No. 585B/SK/R/UI/2006

b) Tujuan

tentang Kebijakan Teknologi Informasi di Universitas Indonesia UMB/PS SITI/2011

ii. Bab II Tata Kelola Teknologi Informasi a) Pengelolaan Sistem Informasi dan Komunikasi di Tingkat Universitas – Halaman 131 dari 178


No.

Perguruan

Kebijakan

Isi

Tinggi Komisi Teknologi Informasi dan Komunikasi b) Kelompok Kerja Manajemen Teknologi Informasi (KKMTI) c) Pengelolaan TIK di Tingkat Fakultas iii. Bab III Ketentuan Umum Penyelenggaraan Aktivitas TIK a) HAKI dan Lisensi b) Tanggung Jawab c) Ijin Akses d) Keamanan Komputer dan Komunikasi e) Ketentuan Pengguna f)

Sanksi Atas Pelanggaran Aturan

iv. Bab IV Penutup 3

Universitas

Peraturan Rektor

i. Bab I Ketentuan Umum

Gajah Mada

Universitas Gajdah

ii. Bab II Tujuan

Mada No.

iii. Bab III Tata Kelola Teknologi Informasi

58/P/SK/HT/2008

a) Komisi Sistem Informasi (KOMSI)

tentang Kebijakan

b) Keanggotaan KOMSI

Teknologi Informasi dan

c) Tugas KOMSI

Komunikasi di

d) Kewenangan PPTIK

Universitas Gadjah Mada

iv. Bab IV Audit TIK a) Tim Audit TIK b) Anggota Tim Audit TIK c) Tugas Tim Audit TIK v. Bab V Wewenang dan Tanggung Jawab Fakultas / Sekolah Pascasarjana a) Wewenang

UMB/PS SITI/2011



No.

Perguruan

Kebijakan

Isi

Tinggi b) Tanggung Jawab c) Pengelolaan Pangkalan Data d) HAKI dan Lisensi e) Perangkat Lunak f)

Tanggung Jawab Universitas

g) Ijin Akses h) Keamanan TIK vi. Penutup 4

Universits

Kebijakan Dasar

Sebelas Maret Manajemen Pengetahuan dan

i. Bab I Pendahuluan ii. Bab II Tata Kelola Teknologi Informasi a) Pengelolaan Sistem Informasi

Sistem Informasi

Manajemen, Teknologi Informasi dan

Universitas Sebelas

Komunikasi di Tingkat Universitas

Maret PO-UNS-01 30

b) Pengelolaan Sistem Informasi

Juni 2009

Manajemen, Teknologi Informasi dan Komunikasi di Tingkat Fakultas iii. Bab III Ketentuan Umum Penyelenggaraan Aktivitas TIK a) HAKI dan Lisensi b) Tanggung Jawab Pengembangan, Penyelenggaraan, dan Pengelolaan c) Ijin Akses d) Keamanan Komputer dan Komunikasi e) Ketentuan Pengguna f)

Sanksi Atas Pelanggaran Aturan

iv. Bab IV Ketentuan Umum Pengembangan, Penyelenggaraan, dan Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen

UMB/PS SITI/2011



No.

Perguruan

Kebijakan

Isi

Tinggi a) Basis Data b) Sistem Informasi Akademik c) Sistem Informasi Manajemen untuk Administrasi Penunjang v. Bab V Penutup

Dari sini kita dapat mengetahui bahwa upaya untuk mengembangkan penerapan TI / SI di Perguruan Tinggi di Indonesia dengan berdasarkan pada kebijakan yang jelas dan terarah telah dilakukan sejak beberapa tahun terakhir, di beberapa Perguruan Tinggi Negeri (PTN). Hal ini

menandakan bangkitnya

kesadaran di kalangan PTN untuk mensinkronkan pengembangan TI / SI dengan kebijakan strategis dari PTN tersebut, serta menandakan cerminan dari upaya perbaikan mutu dan manajemen pengelolaan Perguruan Tinggi Negeri yang sempat didorong kuat melalui adopsi mekanisme BHMN (Badan Hukum Milik Negara), walaupun belakangan ini terjadi revisi terhadap kebijakan BHMN tersebut.

Dari beberapa contoh tersebut, dapat diketahui bahwa tampak keseragaman pola penyusunan kebijakan maupun butir-butir kebijakan yang terkandung di dalamnya. Dan kebijakan yang lebih belakangan disusun tampak mengandung butir yang lebih lengkap, yang semakin menyesuaikan terhadap perkembangan kemajuan teknologi terkait.

Universitas Mercu Buana dapat mengadopsi kebijakan ini, dengan tetap menyesuaikannya terhadap kondisi aktual serta kebutuhan yang memang diinginkan untuk mencapai tujuan strategis UMB. Berikut ini adalah kebijakan yang dapat dikembangkan di UMB berdasarkan contoh di atas.

UMB/PS SITI/2011



8.1.2.

Usulan Kebijakan Tata Kelola Sistem & Teknologi Informasi

Kebijakan Teknologi dan Sistem Informasi di Universitas Mercu Buana Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Dalam dokumen kebijakan ini yang dimaksud dengan 1. Universitas adalah Universitas Mercu Buana (UMB). 2. Rektor adalah Rektor Universitas Mercu Buana. 3. Unit kerja adalah Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LP2M), Perpustakaan. 4. Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah perangkat teknologi yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak baik komputer maupun telekomunikasi untuk mencatat, menyimpan, dan menyebarkan informasi. 5. Sistem informasi adalah suatu kesatuan dari proses-proses, sumber daya manusia yang

terlibat, dan teknologi informasi yang terkait yang

dimanfaatkan untuk pengelolaan nformasi. 6. Perangkat lunak Open Source adalah perangkat lunak digital yang harus memungkinkan akses oleh pengguna ke kode program dari produk yang dibuat dengan lisensi yang sesuai dengan lisensi yang dikeluarkan oleh Open Source Foundation. 7. Pengguna adalah setiap pengguna akhir dari sistem Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di lingkungan UMB. 8. Sivitas akademika adalah tenaga pendidik, tenaga kependidikan, anak didik serta alumni UMB. 9. Jaringan Kampus adalah jaringan intranet di Universitas yang terdiri atas jaringan back bone hingga jaringan access yang mengintegrasikan semua fasilitas Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan UMB. Bab II Pendahuluan Pasal 2

Tujuan

UMB/PS SITI/2011



Pengembangan dan penerapan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi di UMB bertujuan : 

Memberikan dukungan optimal bagi pelaksanaan Tridharma UMB yaitu belajar-mengajar, penelitian dan pengabdian Masyarakat, serta kegiatan penunjang seperti administrasi



Meningkatkan ketersediaan pelayanaan sekaligus menjamin hubungan yang produktif dan interaktif dengan komunitas UMB



Menjamin penggunaan fasilitas Teknologi Informasi dan Komunikasi secara efektif, efisien dan sesuai dengan hukum yang berlaku



Melindungi aset UMB dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi seperti informasi, data, perangkat lunak, perangkat keras, dan prosedurprosedur yang dikembangkan



Mendukung secara optimal sistem pengambilan keputusan eksekutif



Membantu pencitraan UMB

Bab II Tata Kelola Teknologi Informasi Pasal 3

Komisi Teknologi Informasi dan Komunikasi (KOMTIK)

Komisi Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah komisi yang melakukan koordinasi mengenai tata kelola sistem informasi dan komunikasi di Universitas dan menyiapkan terbentuknya Unit Kerja yang berperan kunci dalam pengelolaan Teknologi dan Sistem Informasi di UMB.

Pasal 4

Keanggotaan KOMTIK

Anggota Komisi Teknologi Informasi dan Komunikasi dapat terdiri dari : a) Rektor b) Wakil Rektor (ex officio) c) Direktur di lingkungan Universitas (ex officio) d) Dekan Fakultas Ilmu Komputer (ex officio) e) Ketua LP2M (ex officio) f)

Kepala Perpustakaan (ex officio) UMB/PS SITI/2011



g) Perorangan yang ditunjuk oleh Rektor karena kapasitas dan kemampuannya. Pasal 5

Tugas KOMTIK

Tugas Komisi TIK adalah : a) Menyusun kebijakan Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan Universitas. b) Memberikan pertimbangan kepada Rektor mengenai implementasi Teknologi Informasi dan Komunikasi. c) Membantu memastikan atas ketersediaan layanan dan dukungan sistem informasi serta infrastruktur teknologi informasi. d) Menyiapkan

pembentukan

Unit

Kerja

yang

berperan

kunci

dalam

pengelolaan Teknologi dan Sistem Informasi di UMB, seperti Direktorat Pelayanan dan Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (PPTSI) atau Unit Pelaksana Teknis Pusat Komputer (UPT Puskom). e) Komisi Teknologi Informasi dan Komunikasi menyelenggarakan pertemuan sekurangnya sekali dalam kurun waktu 2 (dua) bulan. Pengelolaan TIK di Tingkat Fakultas Pasal 6

Wewenang Fakultas

Fakultas sebagai unit kerja memiliki wewenang pengelolaan sistem informasi dalam lingkup : a) Pengelolaan keamanan komponen sistem informasi yang berada di dalam wilayah pengelolaan fakultas b) Mengatur dan mengawasi perilaku pengguna sistem informasi dan komunikasi c) Mengembangkan

sistem

informasi

lain

yang

bersifat

komplementer

sepanjang tidak bertentangan dengan sistem yang telah dikembangkan oleh Universitas Pasal 7

Tanggung Jawab Fakultas & Direktorat

Fakultas dan Direktorat sebagai unit kerja bertanggungjawab atas : UMB/PS SITI/2011



a) Kerusakan dan ketidaktersediaan peralatan sistem informasi dan komunikasi milik Universitas / Fakultas / Direktorat b) Penanganan terhadap penyalahgunaan fasilitas sistem informasi dan komunikasi yang terjadi di wilayahnya

Pasal 8

Pengelola Teknologi Informasi

Untuk koordinasi wewenang dan dan tanggung jawab yang disebutkan dalam pasal-pasal di atas, fakultas dapat menunjuk seseorang yang bertanggung jawab sebagai Manajer Teknologi Informasi yang membawahi pengelola sistem informasi di tingkat fakultas dan mempunyai struktur dan tugas yang jelas. Bab III Ketentuan Umum Penyelenggaraan Aktivitas Teknologi Informasi dan Komunikasi Pasal 9

HAKI dan Lisensi

Dalam pengembangan, penyelenggaraan dan pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi :

1. Universitas dan semua anggota sivitas akademika universitas bertanggung jawab untuk mematuhi ketentuan undang-undang hak cipta yang berlaku dan ketentuan tentang Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI); dan 2. penggunaan peralatan komputer dan komunikasi harus disesuaikan dengan ketentuan yang terdapat pada perjanjian atau kontrak yang dibuat untuk pembelian, peminjaman, dan/atau penggunaan peralatan; 3. dokumen-dokumen disertasi, thesis, skripsi dan tugas akhir berada di bawah lisensi UMB. Pasal 10

Tanggung Jawab

Universitas bertanggungjawab menyediakan infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi maupun sistem informasi yang bersifat dasar dan umum, dan

UMB/PS SITI/2011



universitas tidak bertanggung jawab atas masalah yang timbul pada perangkat di dalam wilayah pengelolaan fakultas. Pasal 11

Keamanan Komputer dan Komunikasi

Dalam pengembangan, penyelenggaraan dan pengelolaan Sistem Informasi TIK: 1. Sebelum dibentuknya Unit Kerja Pengelola TI/SI UMB, Ketua KOMTIK bertanggungjawab kepada Rektor untuk keseluruhan pengelolaan dan keamanan komputer dan komunikasi. Rektor dengan masukan dari Wakil Rektor, Direktur, dan KOMTIK, berwenang untuk memberikan tindakan disiplin bagi seseorang yang melanggar hukum atau ketentuan universitas berkaitan dengan hal ini;

2. Sebelum dibentuknya Unit Kerja Pengelola TI/SI UMB, KOMTIK bertanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi dan menjaga keamanan komunikasi dan komputer berkaitan dengan semua aspek penggunaan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta link komunikasi, diantaranya VoIP dan fasilitas komunikasi lainnya. Pengembangan sistem PABX dan sistem telepon lainnya perlu dikonsultasikan dengan Unit Kerja Pengelola

TI/SI

UMB

untuk

diarahkan

pengembangannya

menuju

konvergensi sistem;

3. Dekan dalam lingkungan UMB dengan dukungan Manager Teknologi Informasi dapat mengembangkan sistem informasi untuk keperluan fakultas tanpa mengabaikan sistem informasi yang diimplementasikan di tingkat universitas, dan wajib menjaga keamanan komunikasi dan komputer berkaitan dengan semua aspek penggunaan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta link komunikasi di wilayah pengelolaan fakultas; dan 4. Staf keamanan komputer (atau staf yang ditunjuk untuk itu) di bawah perintah Ketua KOMTIK bertanggung jawab atas terselenggaranya sistem informasi di atas, setiap harinya dan atas pengamanan yang berkesinambungan terhadap UMB/PS SITI/2011



data yang terdapat pada fasilitas komputer dan komunikasi UMB.

Pasal 12

Ijin Akses

Ijin akses atas informasi Universitas Mercu Buana melalui sistem informasi universitas diberikan atas dasar kewenangan yang ditentukan secara organisasi dan manajemen, untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan sebaik-baiknya.

Ijin akses dapat diberikan kepada mereka yang:

1. memahami makna, tujuan, dan interpretasi data yang ada 2. dapat memastikan keakuratan data tersebut serta dapat mempresentasikan informasi yang didapat dari data tersebut; 3. dapat menjaga keamanan, kerahasiaan, integritas serta ketersediaan data ; dan 4. dapat bertanggung jawab atas penggunakan informasi tersebut.

Pasal 13

Keamanan Server

Untuk menjamin keamanan dari fasilitas komputer dan komunikasi, server perlu dikenai ketentuan, yaitu:

1. semua server harus menerapkan sistem registrasi user; 2. akun user pada server harus memiliki password yang memenuhi standar keamanan tersebut. Masa berlaku password user suatu akun tersebut adalah enam bulan dan harus diperbaharui; 3. setiap server harus berada dalam pengawasan administrator 4. server mempunyai desain folder yang standard sesuai dengan sistem operasi yang digunakan; 5. data yang terdapat pada server akan di-back-up dalam jangka waktu tertentu; dan 6. back-up server setidaknya pernah diletakkan dalam kepingan yang dapat dipindahtempatkan (removable disk). UMB/PS SITI/2011



Pasal 14

Keamanan Fisik

Untuk menjamin keamanan fisik dari fasilitas komputer dan komunikasi:

1. Sambungan komunikasi yang vital, server pusat dan penting, serta komponen pokok lainnya harus terletak pada area yang aman secara fisik untuk mengurangi risiko pencurian, sabotase dan perusakan;

2. Sambungan komunikasi yang vital, server pusat dan penting, serta komponen pokok lainnya harus terletak pada area yang mendukung sesuai dengan requirement standard dari server;

3. Instalasi sambungan komunikasi yang vital, server pusat dan penting, serta komponen pokok lainnya harus memperhatikan bahaya akses secara fisik, bahaya lingkungan, dan bahaya elektrik.

Pasal 15

Keamanan Sistem dan Aplikasi

Keamanan sistem dan aplikasi harus meliputi jalur akses, identifikasi dan autentifikasi user, akses kontrol dari perangkat lunak untuk memastikan keamanan, kerahasiaan, integritas serta ketersediaan data.

Pasal 16

Keamanan Link Komunikasi

Untuk menjamin keamanan link komunikasi, maka:

1. Link komunikasi ke luar dan dari luar UMB hanya dilakukan oleh PJI atau dibangun oleh pihak lain bersama-sama dengan KOMTIK, dengan Unit Kerja yang akan ditunjuk kemudian sebagai penanggung jawab implementasinya; 2. Pemakaian WiFi dengan frekuensi 2,4 GHz di lingkungan kampus UMB diatur oleh KOMTIK dengan PJI sebagai penanggung jawab implementasinya; dan UMB/PS SITI/2011



3. Perangkat WiFi yang dapat mengakses jaringan UMB adalah perangkat yang telah terdaftar.

Pasal 17

Ketentuan Pengguna

1. Setiap user dilarang untuk melakukan akses tanpa hak, atau mengakses di luar

kewenangannya,

atau

memanipulasi

data

dan

informasi,

atau

memanipulasi perangkat sistem informasi dan komunikasi yang telah disediakan UMB 2. Universitas

berhak

membatalkan

pemakaian

fasilitas

komputer

dan

komunikasi dengan alasan tertentu; 3. Seorang user dari fasilitas komputer dan komunikasi universitas memiliki hak privasi dan keamanan dari program dan data komputer miliknya; 4. Seorang user tidak diperbolehkan menggunakan fasilitas komputer dan komunikasi untuk mengganggu atau merugikan pihak lain, atau untuk mengganggu pekerjaan pihak lain tersebut dengan cara apapun. Contoh dari kegiatan mengganggu dan merugikan orang lain ini adalah pengiriman pesan yang bersifat menghina, menipu, mengancam pihak lain, mengandung unsur pornografi, ataupun pesan yang dapat mengganggu kelancaran komunikasi sistem (spam); 5. Seorang user tidak diperbolehkan melanggar ketetapan dari persetujuan lisensi perangkat keras dan perangkat lunak tertentu. Dalam hal user menemukan keraguan, ia harus meminta konfirmasi dan/atau persetujuan pemanfaatan dari Unit Kerja pengelola TI/SI; 6. Berhubungan dengan halaman web yang dibuat dan disimpan pada komputer ataupun fasilitas universitas, seluruh informasi yang ditampilkan haruslah tidak menyalahi hak cipta pihak lain, semester asuk artikel yang berhubungan dengan informasi tersebut. Lebih jauh, user yang memiliki akun sebagai pengelola web harus bertanggung jawab atas informasi yang ditampilkan, termasuk halaman web yang disebutkan atau terhubung dengan web yang dibuat dan disimpan pada komputer tersebut; UMB/PS SITI/2011



7. Informasi yang disimpan, dikutip, dihubungkan atau diproses dengan fasilitas komputer dan komunikasi universitas haruslah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Seorang user tidak diperbolehkan membuat materi visual ataupun materi cetak yang bertentangan dengan kaedah dan etika akademik universitas; 8. Seorang user tidak diperbolehkan menggunakan fasilitas komputer atau komunikasi untuk kepentingan pihak tertentu yang bertujuan untuk mencari keuntungan ataupun bersifat komersial, kecuali diberi ijin secara tertulis oleh Ketua KOMTIK atau pejabat fakultas/jurusan yang berwenang; 9. Seorang user yang telah meminta ijin penggunaan fasilitas tertentu dan belum melakukan pembatalan penggunaan ijin tersebut masih dapat menggunakannya sampai batas waktu ijin tersebut berlaku; 10. Berhubungan dengan Pasal ini ayat (c), dengan ijin dari Rektor, seorang administrator yang terkait dapat memeriksa seluruh file dalam komputer tersebut di atas dan mengawasi pemakaian komputer untuk menjamin bahwa tidak satupun peraturan dilanggar dan juga untuk menjaga keamanan dan keefektifan pemakaian fasilitas komputer dan komunikasi; 11. Berhubungan dengan Pasal ini ayat (a) dan (c) di atas, seorang administrator berwenang mengambil tindakan-tindakan yang dianggap perlu untuk memastikan penggunaan fasilitas komputer dan komunikasi tidak menyalahi peraturan-peraturan di atas. Tindakan tersebut harus dengan sepengetahuan atasannya, diantaranya adalah mengakses akun user yang bukan milik pengakses, menghapus satu atau lebih file, membuat back-up, dan/atau mengumpulkan material yang bukan milik pengakses; 12. Administrator

sistem

teknologi

informasi

dan

komunikasi

harus

memperhatikan hak pemakai (user right) dari pengguna sistem; dan

13. Universitas menganggap penyalahgunaan fasilitas komputer atau komunikasi di tempat lain yang sedang terhubung dengan jaringan UMB sebagai suatu penyalahgunaan juga terhadap fasilitas di UMB.

UMB/PS SITI/2011



Pasal 18

Sanksi Atas Pelanggaran Peraturan

1. Seluruh kegiatan yang dilakukan oleh user yang melanggar peraturanperaturan yang telah ditetapkan universitas mengenai penggunaan fasilitas komputer atau komunikasi, seperti peraturan di atas, dapat dikategorikan sebagai tindakan indisipliner, atau dapat dilaporkan ke instansi yang berwenang sekiranya merupakan tindak pidana; 2. Ketua KOMTIK pimpinan fakultas, ataupun jurusan yang berwenang dapat melakukan tindakan apa pun untuk mencegah user untuk mengakses fasilitas komputer dan komunikasi yang dibawahi, sebagai konsekuensi dari status kegiatan penggunaan fasilitas tersebut yang menyalahi peraturan yang telah ditetapkan universitas; dan 3. Segala tindakan yang dilakukan oleh Ketua KOMTIK, pimpinan fakultas, ataupun jurusan yang berwenang untuk mencegah penggunaan hak akses user tersebut dapat dilaporkan kepada Rektor agar dapat diambil tindak lanjut sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam internal universitas.

8.1.3.

Usulan Road Map TIK 15 Tahun Ke Depan

Dengan memperhatikan analisa hasil asessment kondisi saat ini, bench mark dengan organisasi sejenis, kebutuhan pengguna serta permasalahan yang dirasakan, rekomendasi program – program yang perlu dilaksakanan dalam lima belas tahun ke depan disarikan seperti gambar tabel di bawah. Mengikuti alur strategi penyusunan perencanaan strategis TIK seperti dijelaskan pada bagian 1 gambar 1-2, perencanaan strategi Sistem Informasi dan kemudian Teknologi Informasi selayaknya mengikuti dan merupakan hasil arahan Strategi Organisasi. Oleh karena itu (usulan) strategi organisasi disertakan dalam strategi TIK ini. Meski belum didapatkan strategi UMB ke depan, setidaknya ada strategi TIK yang bersifat harus apapun strategi Organisasi. Dua hal yang merupkan keharusan dan kebutuhan adalah : 1. Penyelesaian Permasalahan 2. Integrasi aplikasi untuk penyusunan dan simulasi penialaian Borang Akreditasi BAN – PT. UMB/PS SITI/2011



Tabel 8-2 Rekomendasi Road Map Program 15 Tahun ke Depan

Program SI/TI pada lima tahun pertama difokuskan pada penyelesaian permasalahan dan pemenuhan kebutuhan integrasi untuk keperluan otomatisasi Penyusunan Borang Akreditasi BAN-PT. Potensi aset teknologi informasi dan SDM yang dimiliki saat ini tidak akan dapat dioptimalkan nilainya jika masih ada permasalahan krusial. Sementara Penyusunan Borang Akreditasi BAN PT menjadi kebutuhan utama dan mayoritas sumber data sudah tersedia. Pekerjaan tersisa adalah melangkapi aplikasi dan membuat aplikasi integrasi.

Program utama lima tahun berikutnya adalah kualitas layanan TIK yang memenuhi standard dan best practise internasional. Pemenuhan standard kualitas internasional ini merupakan nilai strategis bagi organisasi UMB. Pemenuhan standard menunjukkan bentuk pengakuan atas kualitas teknologi informasi, sistem informasi dan tata kelola UMB. UMB/PS SITI/2011



Sasaran dan program lima tahun ketiga diharapkan teknologi dan sistem informasi bukan hanya sebagai cost center namun pada saat itu bisa menjadi profit center bagi UMB. Sasaran ini akan lebih mudah tercapai jika pondasi penguatan TI/SI internal sudah dilakukan dan juga diakui oleh badan sertifikasi TI/SI yang kredibel. 8.1.4.

Program Kerja Lima Tahun Pertama

A. Penyelesaian Permasalahan Untuk menyelesaikan permasalahan – permasalahan yang sekarang dihadapi direkomendasikan penyelesaian sebagai berikut. (mengacu k bab 5) 1. Permasalahan : [1] Konsistensi data, [2] Keakuratan data Usulan Solusi : a. Kejelasan Data Custodian (Pemillik Data), dan b. Konsolidasi data eksisting c. Kebijakan pengaturan hak akses Perlu disepakati dan diputuskan data custodian (pemilik data). Kejelasan mengenai direktorat /biro /unit pemilik data akan memperjelas pertanggungjawaban atas data, mempermudah audit trail data, dan efisiensi tempat penyimpanan. Dengan kejelasan pemilik data dan kebijakan pengaturan hak akses yang baku, maka akan dapat dapat dihindari hal – hal: 

Dispute mengenai kualitas data



Redudansi data

Kepemilikan data pada hanya satu direktorat/ biro / unit bukan berarti yang berhak mengakses hanya direktorat/ biro / unit pemilik data. Bagian manapun dapat melakukan akses data namun harus seijin dan sepengetahuan pemilik data. Tingkatan akses antara : read dan update perlu ditentukan lebih lanjut berdasarkan kebijakan yang berlaku dan kebutuhan UMB. Data Custodian UMB UMB/PS SITI/2011



Berdasarkan analisa data bab sebelumnya, data inti UMB terdiri dari : 

Data mahasiswa



Data karyawan-dosen



Data kurikulum

Untuk ketiga data inti tersebut diusulkan pemilik data – data tersebut adalah Tabel 8-3 Rekomendasi Organisasi Pemilik Aset Data Utama UMB

Aset TIK UMB: Data

Pemilik

Keterangan

Data Mahasiswa

Direktorat Pemasaran

Bagian yang lain dapat menggunakan data

Data Karyawan-dosen

Biro SDM

sesuai kebutuhan untuk fungsi – fungsi:

Kurikulum

Direktorat Akademik



Data sebagai referensi



Data sebagai acuan penyusunan laporan

Akses oleh bagian lain selain pemilik data adalah : read atau maksimal update, untuk add dan delete sepenuhnya menjadi hak pemilik data.

UMB/PS SITI/2011



2. Permasalahan : [3] Kesulitan Pemakaian, [5] Ketidaksesuaian SI dengan kebutuhan Usulan Solusi : a. Dibentuk Desk System Analist – Proses Business Analyst (Desk SA-PA) Fungsi desk ini terkait dengan pengembangan aplikasi yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis/layanan pengguna internal UMB. Desk ini akan bertugas menjembatani kepentingan/ kebutuhan bisnis (layanan) dengan sumber daya TI/SI. Desk ini beranggotakan personil TI/SI yang berkeahlian sebagai analis sistem dan personil non TI/SI yang mengerti proses bisnis. Ke luar TI/SI Desk ini berhubungan dengan pengguna, bertugas antara lain: 

mendesiminasi informasi perkembangan TI/SI kepada pengguna seperti aplikasi yang sedang dibuat, jadwal penyelesaian, jadwal pelatihan bagi pengguna, dll.



memberikan penjelasan kepada pengguna jika ada dispute mengenai penggunaan/ proses bisnis aplikasi yang mereka pergunakan



mengumpulkan kebutuhan – kebutuhan pengguna untuk diimplementasikan dalam aplikasi



menyusun

skala

prioritas

pemenuhan

kebutuhan

pengguna (pembangunan modul aplikasi) disesuaikan dengan batasan dan sumber daya yang tersedia

Ke dalam TI/SI Desk ini berhubungan personil TI/SI, bertugas antara lain: 

Merekomendasikan prioritas pengembangan aplikasi



Memberikan bantuan pengembangan dari sisi proses bisnis

UMB/PS SITI/2011





Melakukan review terhadap hasil pengembangan aplikasi oleh tim TI/SI sebelum di-deliver kepada pengguna

Sifat keorganisasian Desk SA-PA tidak harus ada secara fisik (struktural) namun dapat berupa organisasi “maya” asal tugas dan fungsi sesuai dengan direkomendasikan.

3. Permasalahan : [4] Keterbatasan Fasilitas Usulan Solusi : a. Pemenuhan Fasilitas jika mungkin, atau b. Penjelasan kebijakan Kedua

solusi

ini

bisa

melibatkan

Desk

SA-PA

untuk

menindaklanjuti. Jika sumber daya tersedia dan dipandang pemenuhan merupakan prioritas maka tuntutan penambahan fasilitas tersebut dapat dilakukan. Jika sebaliknya, maka SA-PA melakukan tugasnya untuk mendesiminasi informasi kebijakan UMB kepada pengguna.

4. Permasalahan : [6] SDM dan Kejelasan Otoritas Usulan Solusi : a. Penataan Struktur Organisasi. Dalam perspektif IT Governance & Audit IT organisasi pengelola TI/SI disusun berdasarkan pertimbangan pemisahan tugas dan tangggung jawab (segregation of duties). Semua aktivitas apapun dalam

organisasi

TI/SI

ditujukan

untuk

melindungi

dan

menyelamatkan data dan informasi sebagai prioritas. Untuk keperluan

perlindungan

data

dan

informasi

inilah

aturan

pemisahan tanggung jawab seharusnya diterapkan. Dalam kondisi yang ideal pemisahan tugas dan tanggung jawab ini meliputi : 

Pemilik data



Pengelola data o

UMB/PS SITI/2011

Database Administrator Halaman 149 dari 178


o

Database Designer



Pengelola infrastruktur penyimpan data



Pengembang/Pembangun aplikasi



o

Process Busigner Designer

o

Software Designer

o

Programmer

o

Quality Assurance/SW Tester

Pemelihara aplikasi

Mempertimbangkan komposisi SDM TI/SI UMB saat ini dan kebutuhan ideal struktur organisasi TI/SI yang berlaku dalam best practice maka struktur SDM yang sebaiknya digunakan adalah: Fungsi utama SDM TI/SI UMB sebagai 1. Perencana dan perancang solusi TI/SI, 2. Kontrol/pengendali proses pembangunan / pengembangan solusi, dan 3. Pendukung pengguna dalam mengoptimalkan kakas TI/SI dalam

mendukung

pelaksanaan

fungsi

oleh

seluruh

pengguna di UMB di semua tingkatan : operator (data entry), laporan, dan dukungan pengambilan keputusan. Sementara

fungsi

pengembangan/pembangunan

sebaiknya

diserahkan kepada pihak ke tiga. Usulan struktur organisasi dan job desc pengelola TI/SI sebagai berikut:

UMB/PS SITI/2011



Gambar 8-1 Rekomendasi Struktur Organisasi TIK UMB Tabel 8-4 Rekomendasi Tugas & Tanggung Jawab SDM TIK

No. 1

1.1

Posisi Ka Biro TIK

Tugas & Tanggung Jawab -Manajemen SDM dan sumberdaya lainnya dalam lingkup TIK UMB -Bertanggung jawab terhadap keberlansungan dukungan optimal TI/SI untuk seluruh pengguna, seluruh pemilik data, dan seluruh pemilik proses di UMB -Berkoordinasi dengan pemilik aset TIK (data, informasi, proses bisnis, atau sumber daya yang lain) -Merencanakan dan mengusulkan kebijakan, standard, prosedur TIK dengan bekerjasama dengan pemilik aset -Merencanakan, mengusulkan, kualifikasi SDM yang dibutuhkan untuk fungsi – fungsi di bawah koordinasi TIK Group Pengkajian solusi -Memberikan masukan dan melaporkan kegiatan perencanaan dan perancangan solusi kepada Ka Biro TIK -Mengumpulkan dan menganalisa kebutuhan UMB/PS SITI/2011

Keterangan Posisi dan sebutan masih tentative. Menyatukan dan mengkoordinasikan unsusr Solusi Aplilkasi, Solusi Infrastruktur, dan dukungan kepada pengguna

SDM dalam group ini merupakan gabungan dari PPSI dan PJI saat ini sesuai dengan Halaman 151 dari 178


1.1.1 S/W Archictect

1.1.2 Infrastructure Designer

2.1

Group User Support

1.2.1 Help Desk

UMB/PS SITI/2011

yang datang dari pengguna maupun dengan melakukan bench mark di luar UMB untuk solusi – solusi TIK, baik secara periodik maupun on demand -Merencanakan dan merancang solusi TIK untuk keperluan internal UMB sesuai dengan kebutuhan dan batasan yang ada -Mengelola dan mengkoordinasikan S/W architect & Infrastructure Designer -Merencanakan dan merancang solusi aplikasi -Bekerja sama dengan Infrastructure designer untuk merancang solusi terbaik bagi UMB sesuai konstrain dan harapan yang ada -Melaporkan segala kegiatan kepada Kepala Group Pengkajian Solusi

-Merencanakan dan merancang solusi infrastruktur (server, jaringan, workstation, system, dll) -Bekerja sama dengan S/W Architect untuk merancang solusi terbaik bagi UMB sesuai konstrain dan harapan yang ada -Melaporkan segala kegiatan kepada Kepala Group Pengkajian Solusi -Memberikan masukan dan melaporkan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan dukungan kepada pengguna TIK di lingkungan UMB -Merancang dan mengawasi mekanisme pengelolaan dan penanganan bantuan kepada pengguna -Memastikan bahwa semua kebutuhan pengguna dapat terpenuhi sesuai standard -Memilaah dan Mendistribusikan item permasalahan dari pengguna kepada PIC di bawahnya sesuai dengan keahlian dan tanggung jawab -Mengelola dan mengkoordinasikan SDM yang menjadi sub ordinasinya -Melaksanakan mekanisme penanganan bantuan kepada pengguna -Menerima permasalahan, keluhan, dll dari

keahlian dan tugas masing masing. Personil PPSI bertugas merencanakan/mengkaji solusi dari sisi Sistem Informasi / Aplikasi, sementari personil PJI dari sisi infrastruktur Bekerja sama secara penuh atau paruh waktu dengan pemilik aset proses bisnis dan data membentuk desk SAPB. Personil S/W architect diambil dari personil PPSI saat ini yang ditugaskan sebagai S/W Architect atau personil tambahan yang direkrut. Personil dalam posisi ini bisa berasal dari personil dalam organisasi PJI saat ini.



1.2.2 Programmer Minor

1.2.3 Database Admin

1.2.4 Infrastucture Support

1.2.5 System Support

1.3

Group QA/Control

UMB/PS SITI/2011

pengguna -Bekerja dengan SDM dalam group support dalam menyelesaikan permasalahan yang diterima dari pengguna -Melakukan pencatatan terhadap semua aktivitas help desk -Membuat laporan semua aktivitas help desk : Who, Why, When, What, kepada Kepala Group user support -Menyampaikan status pengaduan pengguna kepada pengguna baik secara periodik maupun on demand -Menyelesaikan permasalahan aplikasi yang sudah beroperasi (minor bug, minor improvement) -Membuat laporan dan dokumentasi kegiatan programming minor -Menyelesaikan semua permasalahan pemeliharaan basis data dalam lingkup TIK UMB -Merencanakan, melaksanakan, dan melakukan rekap pemeliharaan basis data (backup, recovery, tune in) -Membuat laporan dan dokumentasi kegiatan pemeliharaan basis data -Menyelesaikan semua permasalahan pemeliharaan infrastruktur yang digunakan (Server, jaringan, PC, WS) -Merencanakan, melaksanakan, dan melakukan rekap pemeliharaan infrastruktur -Membuat laporan dan dokumentasi kegiatan pemeliharaan infrastruktur -Menyelesaikan semua permasalahan pemeliharaan aplikasi sistem yang digunakan (Sistem Operasi server, SO Desktop, Antivirus, Desktop Application,..) -Merencanakan, melaksanakan, dan melakukan rekap pemeliharaan system -Membuat laporan dan dokumentasi kegiatan pemeliharaan system -Memberikan masukan dan melaporkan kegiatan perencanaan dan pelaksanaan QA/Pengendalian kegiatan Pengembangan/Pembangunan solusi dan dukungan pengguna bagi pengguna kepada Ka Biro TIK

Karena keterbatasan/konstrain SDM dan sumber daya yang lain, dapat digabung dengan System Support meskipun hal ini bukan sesuatu yang ideal Karena keterbatasan/konstrain SDM dan sumber daya yang lain, dapat digabung dengan Infrastructur Support meskipun hal ini bukan sesuatu yang ideal



1.3.1 S/W Archictect

1.3.3 Problem Solving - QA

-Merencanakan dan merancang mekanisme QA/Control -Mengelola dan mengkoordinasikan S/W Dev QA dan Problem Solving QA -Merencanakan dan merancang prosedur QA untuk pengembangan/pembangunan Solusi, seusai standard QA dalam S/W Dev -Berperan sebagai project controller untuk kegiatan pembangunan/pengembangan solusi -Melaksanakan prosedur QA sesuai standard -Melaporkan segala kegiatan kepada Kepala Group QA -Bekerja sama dan berkoordinasi dengan SA-PB Desk untuk mendesiminasi informasi kepada pemilik proses bisnis (pengguna) terkait status, jadwal, dll pengembangan apllikasi -Merencanakan dan merancang prosedur QA untuk kegiatan tindak lanjut aktivitas HelpDesk -Berperan sebagai project controller untuk kegiatan penyelesaian permasalahan penggunaan TIK oleh pengguna -Melaksanakan prosedur QA sesuai standard -Melaporkan segala kegiatan kepada Kepala Group QA -Bekerja sama dan berkoordinasi dengan Help Desk untuk mendesiminasi informasi kepada pengguna terkait status, jadwal, dll pengaduan pengguna

Dalam kondisi tertentu dapat digabung dengan Problem Solving QA

Dalam kondisi tertentu dapat digabung dengan S/W Dev QA

Berdasarkan kondisi SDM SI/TI saat ini yang terdiri dari Unit PPSI dan Unit PJI, organasi yang diusulkan diatas dapat dibentuk bertahap sebagai berikut. 1. Tahap pertama dengan membentuk organisasi fungsional seperti di atas, dengan personil-personil merupakan gabungan dari PPSI dan PJI sesuai dengan keahlian dan kualifikasi. Fungsi – fungsi yang harus ditangani bersama oleh personil PPSI dan PJI adalah : a. Group Pengkaji/Perencana solusi b. Group User support Penanganan fungsi – fungsi ini secara bersama merupakan suatu keharusan untuk menyelesaikan permasalahan yang sekarang ada. Jika UMB/PS SITI/2011



fungsi – fungsi ini tidak ditangani bersama (dalam satu koordinasi), maka akan tetap timbul permasalahan – permasalahan 

Ketidaksinkronan antara kebutuhan solusi / aplikasi dengan infrastruktur pendukung



Ketidaksesuaian antara solusi yang diinginkan oleh pengguna dan solusi yang disediakan oleh tim SI/TI



Ketidakjelasan tanggung jawab support oleh pengguna

2. Tahap kedua, jika kondisi sudah memungkinkan maka seperti yang berlaku umum (best practice), maka PPSI dan PJI perlu disatukan bukan hanya dalam satu koordinasi struktural namun yang lebih penting adalah koordinasi dari sisi fungsi. Sesuai dengan berbagai kajian dan yang berlaku secara umum bahwa : kebutuhan bisnis/layanan organisasi mendrive kebutuhan solusi / aplikasi, dan analisa mengenai solusi/aplikasi akan menentukan kebutuhan infrastruktur. Dengan demikian kesatuan koordinasi fungsi antara (personil) PPSI dan (personil) PJI merupakan suatu keharusan. 5. Permasalahan : [7] Belum ada peralatan sistem informasi yang sangat dibutuhkan Usulan Solusi : Dengan memperhatikan batasan – batasan yang ada, maka solusi yang diusulkan adalah perencanaan pengembangan aplikasi dengan jadwal yang jelas dan transparan bagi calon pengguna. Hal ini dapat ditangani oleh bagian Group Pengkaji solusi khususnya SA-PB Desk.

B. Strategi Sistem Informasi - Integrasi Penyusunan Borang Akreditasi Percepatan pengembangan Digital Library a. Assesment status pembangunan b. Alternatif percepatan pembangunannya Pengembangan aplikasi penyusunan Borang a. Kebijakan / Kesepakatan pimpinan UMB/PS SITI/2011



b. Pembantukan tim bersam TI dan SPM I c. Pengembangan secara bertahap berdasar kesiapan aplikasi di bawahnya, urutan tidak harus dari standard 1, 2, dst. Percepatan pengembangan aplikasi yang sedang dikembangkan a. Inventaris b. Logistik c. Keuangan & Anggaran d. SDM Mulai Pembangunan aplikasi – aplikasi yang belum ada (sesuai urutan prioritas): 1. Tata Naskah 2. Kemahasiswaan 3. Penelitan, Kerja Sama, Pengabdian 4. Aplikasi TA – PA C. Strategi Teknologi Informasi 1. Implementasi Green Computing dan Green Data Center Pemanfaatan TIK merupakan salah satu aspek yang mendorong kerusakan atau penurunan kualitas lingkungan. Dalam rangka menanggulangi dampak Pemanasan Global, Green Computing merupakan alternatif solusi dalam sektor komputasi. Green Computing adalah praktek penggunaan, proses produksi, maupun pengembangan komputer dan segala hal yang berhubungan dengannya yang dilakukan secara efisien dan ramah lingkungan. Tier atau Level pada Data Center merupakan perancangan Data Center berdasarkan kebutuhan dan kemudian didefinisikan pada berbagai perlengkapan IT yang diperlukan, pemilihan teknologi dan perencanaan infrastruktur Data Center yang lain. Menurut Telecommunication Industry Association (ANSI/ TIA-942), ada 4 Tier atau 4 Level perancangan Data Center dimana setiap tier-nya menawarkan tingkat availability yang berbeda disesuaikan dengan kebutuhan suatu Data Center. Maraknya isu lingkungan hidup terutama pemanasan global telah menjadi tema sentral saat ini, tidak terkecuali bagi pelaku bisnis TIK. Selama ini keberadaan Data Center identik dengan kebutuhan catu daya listrik yang sangat besar untuk proses UMB/PS SITI/2011



komputasi yang kontinyu (Non Stop). Hal ini berdampak pada permasalahan energi. Berdasarkan hal tersebut dalam menerapkan Green Data Center, terdapat beberapa hal yang harus dilakukan antara lain : 

Menggunakan UPS yang memiliki efisiensi hingga 97%



Virtualisasi Server dan Storage Data Center



Konsolidasi data Server dan Storage



Penggunaan fitur Manajemen Energi pada CPU

Gambar 8-2 Aliran aktifitas dalam perancangan infrastruktur Data Center



Penggunaan Power Supply dan Voltage Regulator yang sudah bersertifikasi



Mengadopsi distribusi energi yang paling efisien dan sistem pendinginan yang paling baik.



Menerapkan prioritas tindakan dalam melakukan proses reduksi energi.



Menonaktifkan peralatan TIK yang sudah dalam kondisi idle pada sebuah Data Center.

Solusi arsitektur yang direkomendasikan untuk diterapkan dapat dilihat pada gambar 8.3. Berdasarkan gambar dapat dilihat bahwa pengguna tidak terhubung langsung ke Server Switch dan Distribution Switch, melainkan hanya terhubung ke Access Switch. Access Switch melakukan kontrol terhadap pengguna yang bersifat mobile dan mengamankan jaringan yang terkoneksi dengannya. Sedangkan Server Switch dan Distribution Switch hanya melayani server dan Access Switches.

UMB/PS SITI/2011



Internet

Switch FO Provider First Media

Provider Jabhika

Switch FO Provider Telkom (LC) BW : 6 Mbps

Server Co Location Gd. Cyber IIX 1. Email 2. Elearning 3. Web UMB)

Router Load Balance

Switch FO Provider First Media BW : 4 / 40 Mbps

Inti

Router Bandwidth Management dan Firewall

Router

Proxy / firewall

Switch Manageable set to Trunk

Server – server PJI 1. Radius 2. Web Link 3. SPSS 4. CCTV 5. Multimedia TV 6. Additional Server, eg. Anti Virus, Fax Server

Dual homing

Stacked Access Switch

Lt. 5

Distribusi

Dosen Kelas

Fiber Optic 1000 mbps

Lab. 509,510,511

Switch

Clustered

Lt. 7

Stacked Switch Server

Switch Manageable

Switch Manageable

Switch Gd. B

Switch Manageable

Switch Manageable

Switch Manageable

Switch Manageable

Lt. 6

Gd. E Server PPSI 1. DB SIA 2. DB Perpus 3. Video UMB 4. Paperless 5. NAS

Gd. Rektorat

Gd. A

Gd. C

Akses

Gd. UMB Tower

Gd. D

Lt. 5 Core Switch

Stacked Distribution Switch

WiFi Zone Gd. A,B,C & Rektorat

WiFi Zone Gd. B&D

WiFi Zone Gd. E & Atrium

Kampus Meruya

Data Center

WiFi Zone Gd. Tower Lantai 1 & 5

Lt. 4

Kampus Menteng

Lokasi

Gambar 8-3 Rekomendasi solusi arsitektur jaringan komputer

Manfaat yang diperoleh jika dilihat dari sisi keamanan jaringan adalah : a. Lebih handal karena mengurangi single point of failure dan mempercepat pemulihan jika terjadi gangguan terhadap sistem switch b. Memudahkan dalam melakukan filter grouping c. Lebih aman karena kebijakan Access Control dapat diterapkan dengan lebih baik d. Mampu mengakomodir mobilitas pengguna

Pada sisi Data Center dapat dilakukan konfigurasi link secara agregasi ke koneksi Ethernet dari server ke Server Switches. Hal ini memungkinkan diterapkannya VLAN pada koneksi yang memisahkan VLAN untuk koneksi user dan VLAN untuk komunikasi antar server. Keuntungannya adalah menyediakan saluran data yang lebih besar dan lebih handal sehingga kinerja jaringan bisa lebih baik. UMB/PS SITI/2011



Server – server PJI 1. Radius 2. Web Link 3. SPSS 4. CCTV 5. Multimedia TV 6. Additional Server, eg. Anti Virus, Fax Server

Dual homing

Clustered Stacked Switch Server

Server PPSI 1. DB SIA 2. DB Perpus 3. Video UMB 4. Paperless 5. NAS 6. Additional Server

Core Switch

Stacked Distribution Switch

Gambar 8-4 Rekomendasi solusi arsitektur Data Center

Setiap Data Center yang baik selalu dilengkapi CCTV serta access control, baik menggunakan kartu akses maupun biometric seperti pemindai sidik jari, telapak, retina, dan sebagainya. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga data center agar tetap aman dari akses pihak-pihak yang tidak memiliki otorisasi. IP Camera merupakan perkembangan dari CCTV. Perbedaannya dengan CCTV biasa adalah setiap kamera memiliki IP sendiri sehingga pengguna bisa memilih kamera mana yang mau dilihat. IP Camera memungkinkan perekaman seluruh kegiatan yang ada di data center menggunakan koneksi internet yang tersedia baik melalui komputer maupun mobile phone yang mendukung 3G. UMB/PS SITI/2011



Implementasi Jaringan Thin Client merupakan tahapan selanjutnya setelah pembangunan Data Center. Dukungan infrastruktur data center yang handal merupakan faktor penentu dalam implementasi jaringan Thin Client. Jaringan Thin Client adalah suatu lingkungan jaringan dimana client berfungsi sebagai terminal yang mengakses data dan aplikasi dari komputer server. Pengolahan data dilakukan secara terpusat oleh server. Client hanya memproses input dari keyboard, mouse, dan keluaran berupa tampilan atau gambar (display). Hal ini dapat terjadi karena proses seutuhnya dilakukan oleh server. Server utama menyediakan aplikasi dan sumber daya lainnya untuk sejumlah besar client. Sedangkan pada sisi client cukup mengoperasikan mouse, keyboard dan monitor untuk dapat menjalankan berbagai aplikasi yang telah diinstal pada server.

Thin Client Server Computing (TCSC) merupakan suatu konsep jaringan komputer yang menekankan proses komputasi pada sisi client dengan kinerja seminimal mungkin. Dalam konsep TCSC, terdiri dari Server dan Client, sisi client disebut juga dengan Thin Client karena dapat menjalankan banyak aplikasi yang terinstal pada Server dengan spesifikasi di bawah standar pada sisi client. Salah satu kelebihan dari konsep Thin Client Server Computing adalah kompatibilitas. Sistem yang sudah ada, seperti Client-Server, bisa diterapkan bersamaan dalam satu jaringan dengan Thin Client Server Computing. Hal ini disebabkan dalam penerapannya Thin Client Server Computing tidak merubah secara keseluruhan sistem maupun infrastruktur yang sudah ada. Kondisi yang demikian sangat memungkinkan untuk diterapkan dalam lingkungan UMB

UMB/PS SITI/2011



Gambar 8-5 Prinsip kerja Thin Client Server Computing

Salah satu teknologi pendukung Thin Client Server Computing adalah Citrix Metaframe yang dikeluarkan oleh Citrix System, Inc. Citrix Metaframe memerlukan sistem operasi untuk berfungsi sebagai Terminal/Application Server. Adapun aplikasi yang terdapat pada Citrix Metaframe adalah : 

Metaframe Application Server adalah aplikasi yang berfungsi sebagai Terminal/Apilcation Server, yang berjalan pada komputer server.



Citrix ICA (Independent Computing Architecture) Client adalah aplikasi yang berfungsi sebagai client yang digunakan untuk mengakses Terminal/Aplication Server (Metaframe Aplication Server).

Kebutuhan bandwidth untuk periode lima tahun kedua diprediksikan meningkat lebih dari dua kali lipat. Hal ini mengingat makin beragamnya jenis data yang diakses dan disimpan. File-file tidak hanya berupa data teks, namun berkembang menjadi suara, gambar, video, dan file multimedia yang lain. Selain itu jumlah pengguna yang harus ditangani juga semakin bertambah sehingga secara kumulatif ukuran data semakin besar. Bertambahnya aplikasi juga menuntut bertambahnya kebutuhan storage. Kebutuhan itu terhadap upgrade storage area networ (SAN) yang skalabilitasnya bisa mencapai puluhan hingga ratusan terabyte. Penggunaan SAN yang tidak lagi melekat langsung di server tapi menggunakan kabel jaringan sebagai media perantara dan makin banyaknya aplikasi, memerlukan bandwidth yang semakin besar sehingga tidak bisa

UMB/PS SITI/2011



ditampung lagi dengan infrastruktur jaringan yang ada sehingga dapat menyebabkan terjadi bottleneck di jaringan bila tidak ada peningkatan bandwidth. Untuk keperluan tersebut, infrastruktur jaringan, minimal yang ada diruang server harus ditingkatkan lagi kapasitasnya dari semula 1 GBps menjadi 2.5 Gbps. Sedangkan penambahan bandwidth Internasional dan Lokal dilakukan secara bertahap hingga mencapai jumlah 40 Mbps.

2.

Rancangan Pengguna dan Hak Akses Secara umum pengguna layanan teknologi informasi dan komunikasi adalah: Pengguna Internal : 

Pimpinan Universitas



Dosen



Karyawan/Staff



Mahasiswa



Fakultas



Jurusan



Program Studi



Kelembagaan



Biro Administrasi



Unit Pelaksana Teknis



Himpunan Kemahasiswaan



Kepanitiaan

Pengguna Eksternal: 

Tamu Resmi Universitas



Rekanan Universitas

Mengingat banyaknya pengguna layanan teknologi informasi dan komunikasi Universitas Mercu Buana tersebut, maka perlu dibuat suatu aturan mengenai hak akses dari para user tersebut. Kategori dari pengguna layanan teknologi informasi dan komunikasi dikelompokkan menjadi: 

Pengembang (Developer)

UMB/PS SITI/2011





Administrator/Super User



Pengguna Khusus (Power User)



Pengguna Biasa (Native User)



Tamu (Guest)

Selain itu setiap pengguna juga memiliki hak akses yang berbeda yang membatasi kemampuan user tersebut dalam mengakses layanan teknologi informasi dan komunikasi yang diberikan. Jenis akses layanan tersebut adalah: 

Akses Bebas: yaitu pengguna mendapat hak akses secara tetap untuk layanan dasar/umum.



Akses Temporer: pengguna mendapat hak akses yang bersifat sementara.



Akses Premium: pengguna mendapat hak akses untuk layanan yang bersifat tambahan/personal.

Dengan jumlah pengguna yang sangat banyak, beragam, dan ancaman dari luar yang konstan ada dan terus berkembang, keamanan jaringan universitas merupakan isu yang sangat penting. Karena itu, rancangan keamanan berdasar konsep yang matang diperlukan. Secara umum, firewall, proxy server dan router dapat dimanfaatkan untuk menjaga keamanan jaringan. Selain itu, beberapa alternatif lain yang dapat diterapkan untuk meningkatkan keamanan jaringan yaitu : 

Pemisahan jaringan secara fisik, sehingga ruang lingkup pengguna akan dibatasi sesuai dengan akses yang dimiliki. Sedangkan data-data yang bersifat sensitif, seperti nilai dan keuangan, juga dapat diproteksi secara fisik. Dengan konsep ini, jaringan universitas secara fisik dipisahkan menjadi beberapa sub-jaringan, misalnya jaringan untuk mahasiswa dipisahkan dengan jaringan dosen, administrasi akademik, dan sebagainya.



Pembatasan koneksi lintas subnet (routing). Pemilik subnet (unit organisasi) dapat mengatur

agar koneksi keluar (ke subnet lain atau

WAN) pada komputer tertentu atau seluruh komputer dalam subnet UMB/PS SITI/2011



tersebut dapat dibatasi. Pengaturan ini dilakukan melalui firewall router pada subnet yang bersangkutan. 

Pembatasan akses aplikasi. Unit-unit yang berfungsi sebagai pemilik subnet dapat mengatur layanan jaringan (file sharing, printer sharing, server web dan koneksi peer-to-peer) agar dapat dimanfaatkan oleh komputer tertentu. Pengaturan dapat melalui firewall router pada subnet yang bersangkutan.



Pembatasan akses jaringan. Dalam suatu saat, seorang pengguna hanya dapat login dari satu komputer sehingga mengurangi penyalahgunaan user account.

3. Otentikasi Users Saat ini otentikasi users dilakukan dengan berdasar password yang merupakan otentikasi 1 (satu) faktor. Metode ini untuk masa yang akan datang sudah tidak memadai lagi, bahkan ditinggalkan oleh terutama untuk organisasi yang melakukan transaksi-transaksi finansial. Kecenderungan penggunaan otentikasi 2 (dua) faktor dianggap lebih aman, contohnya yang memerlukan token khusus/ kalkulator khusus seperti yang saat ini digunakan untuk transaksi finansial. Jenis otentifikasi ini dapat diterapkan pada unit tertentu atau modul tertentu yang bersifat sensitif misalnya untuk aplikasiaplikasi yang berkaitan dengan transaksi nilai, transaksi keuangan, dan sebagainya. 4.

Disaster Recovery Plan Pada kondisi sekarang ini memiliki disaster recovery yang handal merupakan hal yang sangat esensial. Berdasarkan kemungkinan dan banyaknya peristiwa yang dapat menimbulkan kerusakan termasuk fenomena alam seperti gempa bumi, badai, banjir, dan angin puting beliung, atau yang ditimbulkan oleh manusia seperti pemadaman listrik, teroris, dan virus menyebabkan disaster recovery menjadi bagian utama strategi IT. Namun pada kenyataannya, strategi yang diterapkan memakan waktu dan biaya yang mahal. Oleh karena kendala waktu

UMB/PS SITI/2011



yang dibutuhkan, banyak organisasi yang tidak memiliki perencanaan disaster recovery yang melingkupi seluruh divais, data, dan aplikasi.

Berdasarkan frekuensi gangguan sistem perangkat keras dan perangkat lunak yang

kerap

terjadi

dapat

menyebabkan

downtime

yang

mengganggu

kelangsungan proses bisnis. Virtualisasi dapat menyederhanakan strategi disaster-recovery dengan melakukan pembagian beban kerja sehingga mampu mencegah dampak negatif terhadap aplikasi yang akan mengganggu kinerja sebagai akibat dari gangguan pada sistem.

Upaya yang telah dilakukan hingga saat ini adalah melakukan backup harian dan mingguan dengan media backup di simpan di lokasi yang sama dengan media

penyimpanan

penyimpanan

backup

yang akan

berbeda. semakin

Idealnya, baik

semakin

karena

jauh

secara

lokasi

geografis

kemungkinan untuk terkena bencana secara bersamaan menjadi semakin kecil. Efek waktu tunda dari backup juga berpengaruh terhadap tingkat recovery dari data jika terjadi bencana. Beberapa teknologi backup real-time yang saat ini tersedia antara lain dengan penggunaan RAID yang mendukung transfer data lewat HTTP seperti ISCSI, fiber channel, dan lainlain. Beberapa alternatif lain adalah penggunaan file sistem dalam bentuk cluster (clustered internet file system), dimana media simpan bisa tersebar di banyak tempat tapi dianggap sebagai satu kesatuan.

5. Unified Communication Komunikasi merupakan kebutuhan penting dalam pengelolaan suatu organisasi. Kelancaran distribusi informasi akan sangat dipengaruhi oleh infrastruktur pendukung komunikasi. Unified Communications merupakan salah satu terobosan dalam dunia komunikasi yang manggabungkan layanan telepon dengan komputer. Dengan kata lain, Unified Communications menghadirkan telepon berbasis IP. Layanan ini mencakup semua bentuk UMB/PS SITI/2011



panggilan telepon dan pesan multimedia termasuk fungsi pengaturannya yang dikontrol atau dikendalikan oleh pengguna individual untuk tujuan bisnis maupun sosial. Unified Communications bukan sekedar konsep bagaimana suatu interaksi komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara. Unified Communications juga memberikan solusi bagaimana berbagai produk komunikasi yang ada dapat menghadirkan suatu pola komunikasi yang kontinu, mudah digunakan serta berskalabilitas tinggi. Solusi tersebut dapat diimplentasikan dengan mengintegrasikan sistem PBX yang ada melalui jalur VoIP/PBX dan Fax Server. Komunikasi VoIP menurunkan biaya komunikasi dan memungkinkan maintenance yang terintegrasi sehingga berarti pula penurunan Total Cost of Ownership (TCO) dan peningkatan produktivitas. Dengan adanya Unified Communications, pengguna dapat menggunakan menu telepon, mengirim pesan teks, membuat ruang konferensi, serta berpindah ke pilihan jaringan hanya dengan melakukan drag and drop di layar komputer. Untuk konferensi, pengguna dapat menampilkan seluruh peserta dalam satu layar yang disiarkan dengan adanya kamera 360˚, sehingga peserta yang tidak dapat hadir saat itu tetap dapat mengikuti jalannya konferensi. Berdasarkan kombinasi dari perangkat keras dan perangkat lunak sebagai solusi, maka fax server menawarkan berbagai kemungkinan fax berbasis jaringan komputer, seperti desktop faxing, integrasi fax dan email, alur kerja aplikasi yang terintegrasi, dan sebagainya. Fax server dapat ditambahkan sesuai kebutuhan dan secara otomatis melakukan konsolidasi terhadap beberapa unit untuk bekerja bersama-sama dalam satu jaringan. Hal ini juga berarti aplikasi fax dapat dibangun dan dikustomisasi berdasarkan pilihan sistem operasi dan bahasa pemrograman sehingga berdampak pada return on investment yang optimal. Seluruh dokumen yang berkaitan dengan Office Automation dapat dikirimkan melalui fax server dan di sisi penerima dokumen tersebut dapat diterima melalui mesin fax, fax server, dan email. User dapat mengirimkan dokumen UMB/PS SITI/2011



dari PC manapun yang terhubung ke jaringan. Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh melalui penggunaan fax server dibandingkan dengan mesin fax konvensional adalah sebagai berikut : 1. User dapat melakukan aktifitas faxing langsung melalui PC tanpa perlu menggunakan mesin fax yang harganya relatif mahal. 2.

Menghemat biaya karena pengiriman fax dapat dilakukan secara simultan. Dokumen yang akan dikirim dikumpulkan terlebih dahulu dan dikirimkan sekaligus pada saat mendapat potongan harga pulsa, misalnya pada malam hari, dengan memperhatikan skala prioritas. Aplikasi fax berbasis PC biasanya dilengkapi dengan fasilitas scheduling.

3.

Pencetakan dokumen yang akan di-fax tidak perlu dilakukan. Dengan demikian biaya kertas yang digunakan dapat dikurangi.

4.

Fax dapat dikirim melalui email sehingga jika diperlukan dapat disisipkan attachment yang dapat dicetak melalui fax di sisi penerima.

Gambar 8-6 Salah satu model implementasi Fax Server

6. Bandwidth Berdasarkan hasil analisa pada bagian terdahulu terdapat kekurangan international bandwidth sebesar kurang lebih 6 Mbps. Kekurangan tersebut UMB/PS SITI/2011



belum termasuk dengan bandwidth yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional UMB. Dengan demikian untuk memperoleh kinerja jaringan yang lebih baik direkomendasikan untuk meningkatkan bandwidth menjadi 20 Mbps (Int’l/Local).. Hal ini juga dimaksudkan untuk mengantisipasi kenaikan jumlah mahasiswa dan penggunaan aplikasi-aplikasi yang membutuhkan bandwidth yang memadai seperti aplikasi SIA, E-Learning, dan unified communication. Disamping itu bandwidth infrastruktur jaringan yang semula sebesar 10 Mbps ditingkatkan lagi kapasitasnya menjadi 1 Gbps, minimal yang ada di ruang server.

7. Keamanan Jaringan Keamanan jaringan merupakan tantangan yang berat dengan makin canggihnya algoritma-algoritma yang dikembangkan oleh para hacker untuk melakukan penetrasi jaringan. Disamping itu perkembangan virus komputer saat ini sudah sangat mengkhawatirkan. Internet, removable device, dan aplikasi yang terinstall bisa menjadi sumber penularan virus komputer. ke komputer kita. Anti virus dapat merupakan jawaban untuk mengatasi masalah virus komputer. Untuk bisa bekerja secara optimal, anti virus memerlukan update virus signature yang teratur dan scanning terhadap ancaman virus pada komputer secara berkala. update virus signature secara online yang memerlukan bandwidth internet. Untuk mengatasi masalah update virus signature secara online yang memerlukan bandwidth cukup besar jika dilakukan oleh beberapa client secara bersamaan maka penerapan sentralisasi anti virus dengan cara mengimplementasikan server anti virus bisa menjadi solusi yang handal. Dengan cara seperti ini update virus signature hanya perlu dilakukan sekali pada unit yang dijadikan sebagai server anti virus. Selanjutnya server anti virus yang akan meneruskan update yang sudah ada terhadap komputerkomputer client. Selain update secara otomatis, server anti virus ini juga melakukan scanning virus secara berkala terhadap dirinya sendiri dan komputer-komputer client. Proses scanning virus ini terjadi dibelakang layar UMB/PS SITI/2011



sehinggga tidak akan mengganggu proses kerja yang terjadi pada komputer klien. Keuntungan lain yang didapat dari solusi ini adalah memastikan bahwa bandwidth internet yang ada tidak habis hanya untuk melakukan download update virus signature. Hal ini disebabkan proses download hanya akan dilakukan oleh server anti virus.

D. Strategi Tata Kelola - Penataan Organisasi IT Dalam melakukan pengembangan sistem dan tata kelola di masa transisi awal ini, pihak UMB perlu mempersiapkan hal-hal sebagai berikut, yang menjadi landasan bagi aturan internal terkait TIK di UMB. Kebijakan Prosedur 1. Kebijakan Kepemilikan masing –masing aset informasi (data inti dan utama 2. Kebijakan & Prosedur hak akses masing – masing data inti dan utama 3. Kebijakan & Prosedur pengelolaan user account 

Account yang melekat dengan pengguna sebagai karyawan  Penangungg jawab (otomatis yang bertugas mensosialisasikan) adalah Biro SDM



Account yang melekat dengan penggunaan data inti / utama  Penanggung jawab Pemilik Data

4. Kebijakan & pengelolaan keamanan informasi dan jaringan 5. Melakukan konsolidasi kebijakan / aturan internal terkait TIK di UMB seperti 

Kebijakan penerapan TI / SI di UMB, yang dituangkan dalam Surat Keputusan Rektor



Cetak Biru Pengembangan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi UMB yang dikeluarkan oleh Otoritas TI / SI tertinggi di UMB

UMB/PS SITI/2011





Work Instruction Sheet mengenai Prosedur Pengelolaan TI / SI di UMB yang dikeluarkan oleh Otoritas TI / SI tertinggi di UMB



Mekanisme Pembaharuan Kebijakan atau Penerbitan Kebijakan Baru yang dikembangkan dan dilaksanakan oleh Otoritas TI / SI tertinggi di UMB

6. Pembakuan Kebijakan, Standar dan Prosedur TI/SI di UMB, setelah konsolidasi kebijakan / aturan internal pada butir 5 sudah terlaksana dengan baik dan memberikan kestabilan terhadap pengelolaan TIK di UMB. 7. Kebijakan Organisasi 

Pembentukan Tim / Komisi / dan sejenisnya untuk menindaklanjuti Rekomendasi, jika rekomendasi disetujui. Tim / Komisi / dan sejenisnya ini merupakan otoritas kebijakan TIK tertinggi, dan bisa bersifat sementara atau permanen.



Salah satu tugas dari Tim / Komisi / dan sejenisnya ini adalah untuk mempersiapkan struktur organisasi penyelenggara TIK di UMB, dengan tahapan :



Pematangan susunan organisasi TIK di UMB oleh Tim / Komisi / dan sejenisnya tersebut, sebagai pembaharuan lanjut dari reorganisasi di bidang penyelenggara TIK di UMB



Membentuk organisasi TIK di UMB yang baru sekurang-kurangnya di dalam masa 5 tahun pertama

8. Penambahan dan pengembangan SDM baik dari segi kuantitas maupun kualitas 

Menambah kuantitas SDM pengelola, untuk memenuhi tugas-tugas yang telah direkomendasikan untuk dijalankan (seperti Analis Sistem dan Help Desk)



Mengembangkan kualitas / kualifikasi SDM melalui pelatihanpelatihan terencana

9. Setelah penambahan dan pengemabangan SDM telah berjalan dengan baik dalam masa 3 tahun pertama, dilakukan Evaluasi terhadap SDM UMB/PS SITI/2011



yang ada untuk melakukan Optimalisasi SDM dan menata ulang (resizing) organisasi penyelenggara TIK, agar didapatkan organisasi yang handal dan didukung oleh SDM yang tepat 8.1.5.

Program Kerja Lima Tahun Kedua

Dalam program kerja 5 tahun kedua ini diharapkan dicapai target seperti yang disebutkan di bawah ini berdasarkan Sistem Informasi, Teknologi Informasi dan Tata Kelola TI, yang dilandaskan pada arah korporasi UMB yaitu a. Semua Prodi memiliki program pascasarjana b. Peningkatan profesionalisme di seluruh civitas academica UMB Sehingga untuk mendukung arah kebijakan tersebut, ditetapkan target-target sebagai berikut. 1. Sistem Informasi 

Sistem Informasi yang sesuai dengan standar internasional (CMM / COBIT / ISO)



Audit Sistem Informasi secara berkala

2. Teknologi Informasi Pada tahapan ini rekomendasi yang diajukan melanjutkan strategi pada tahap jangka pendek dan memulai melakukan migrasi sistem menuju Cloud

Computing.

Rekomendasi

jangka

menengah

merupakan

penghubung untuk mencapai tahapan rekomendasi jangka panjang. Namun demikian rekomendasi jangka panjang bukanlah akhir dari sebuah pekerjaan besar, akan tetapi secara tahapan proses merupakan capaian akhir dari sebuah rangkaian minor pekerjaan.

Tahap migrasi sistem memperhatikan 3 (tiga) faktor utama yang diperlukan dalam implementasi Cloud Computing, yaitu komputer front end, komputer back end dan yang terakhir penghubung antara keduanya. Komputer front end biasanya merupakan komputer desktop biasa, sedangkan komputer back end dalam skala besar bisa berupa server komputer yang dilengkapi dengan data center dalam rak-rak besar. Pada umumnya komputer back end harus mempunyai kinerja yang tinggi, UMB/PS SITI/2011



karena

harus melayani hingga ribuan permintaan data. Penghubung

keduanya bisa berupa jaringan LAN atau internet.

Berdasarkan kebutuhan implementasi cloud computing tentunya perlu didukung oleh

penyediaan infrastruktur pendukung yang memadai.

Disamping itu jumlah mahasiswa yang meningkat memerlukan akses ke aplikasi-aplikasi yang bersifat administratif

maupun akses internet

mensyaratkan penambahan bandwidth hingga 100 Mbps (Int’l/lokal). Dengan demikian diharapkan kebutuhan minimum bandwidth per mahasiswa dan kebutuhan untuk kegiatan administrasi akademik dan non akademik bisa dipenuhi. Sedangkan dari sisi kualitas jaringan yang dirasakan oleh pengguna bisa menjadi lebih baik.

Pada tahapan ini audit berkala terhadap infrastruktur jaringan diharapkan sudah berjalan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kualitas dan kinerja infrastruktur IT sesuai dengan standar yang berlaku.

3. Tata Kelola TI 

Target di tahap ini adalah penerapan TI/SI yang comply (sesuai) terhadap standar TI/SI Internasional

8.1.6.

Program Kerja Lima Tahun Ketiga

Dalam program kerja 5 tahun kedua ini diharapkan dicapai target seperti yang disebutkan di bawah ini berdasarkan Sistem Informasi, Teknologi Informasi dan Tata Kelola TI, yang dilandaskan pada arah korporasi UMB yaitu : Mewujudkan Enterpreneurship University. Sehingga untuk mendukung arah kebijakan tersebut, ditetapkan target-target sebagai berikut 1. Sistem Informasi 

Berdirinya dan beroperasinya Software House UMB



Berkembangnya pelayanan TIK UMB menjadi Solution & Service Provider

UMB/PS SITI/2011



2. Teknologi Informasi Rekomendasi jangka panjang ini merupakan suatu pilar atau pijakan dalam membuat suatu rangkaian pekerjaan berikutnya dalam skala yang lebih besar atau mengikuti trend perkembangan TI itu sendiri. Dengan demikian siklus pembangunan sistem dapat terus berlangsung secara berkesinambungan (System Development Life Cycle-SDLC).

Pada tahap lima tahun ketiga rekomendasi yang diajukan dari sisi infrastruktur adalah implementasi ubiquitous computing. Masa Depan Infrastruktur Informasi dan Ubiquitous Computing Internet sebagai tulangpunggung infrastruktur informasi global dirasakan mulai berpengaruh kepada kehidupan akademik maupun sosial. Internet menjadi sumber utama informasi, komunikasi, bisnis, dan bahkan dalam bidang politik. Perkembangan ilmu komunikasi dan komputasi membutuhkan akses internet yang sangat cepat dan mempertinggi mobilitas. Penggunaan komputer yang terhubung internet secara mobil (bergerak) merupakan hal yang mudah. Perkembangan teknologi

memungkinkan komputer

menjadi semakin ringan, berukuran kecil, mudah dibawa, mudah didapatkan, mudah dioperasikan dan murah. Hal ini memungkinkan manusia berinteraksi dengan komputer secara kontinyu, di mana saja dan kapan saja. Inilah yang dimaksud dengan ubiquitous computing. Istilah ubiquitous sendiri memiliki arti harfiah muncul atau terjadi dimanamana. Istilah ubiquitous computing dilontarkan oleh Mark Weiser, seorang peneliti di Xerox PARC. ubiquitous computing. Menurut Weiser, ubiquitous computing memungkinkan pemakaian beratus-ratus perangkat komputasi wireless per orang per kantor dalam semua skala. Selanjutnya penggunaan perangkat komputer tertanam (embedded system) semakin banyak. Contoh penerapan ubiquitous computing adalah otomatisasi rumah, bangunan, jembatan, jalanan, bidang farmasi dan kesehatan, dunia bisnis, perbankan, keamanan dan dunia pendidikan yang dilakukan dengan jalan membangun jaringan untuk seluruh peralatan elektronik. UMB/PS SITI/2011



Lingkungan komputasi memerlukan kemampuan untuk berpindah dan inderaja keberadaan pemakai. Selain itu lingkungan komputasi harus pula memiliki kemampuan adaptasi. Apabila di tempat tujuan, tidak memungkinkan suatu aplikasi berjalan dengan seluruh fungsi yang dimilikinya, maka lingkungan komputasi harus menginformasikan hal tersebut kepada aplikasi agar aplikasi dapat pula menyesuaikan diri. Secara garis besar ada tiga bidang teknologi yang mendukung ubiquitous computing, yaitu teknologi komunikasi, perangkat dan distributed-mobile computing. Untuk teknologi komunikasi, tiga teknologi: embedded Web server, Java dan wireless memegang peran utama. CGI untuk memproduksi file-file HTML secara dinamik, serta mengontrol peralatan secara langsung dari browser. Dengan demikian dibutuhkan web server yang semakin kecil atau mikro, seperti Tiny Web server dan web server dalam microchip. Teknologi Java dengan applet mampu mengurangi beban server dengan memindahkan proses dari server ke client. Kekuatan utama pada Java adalah portabilitas program-program Java. Ini memungkinkan struktur network menjadi dinamik. Suatu alat dapat bergabung ataupun keluar dari network secara dinamik. Java Virtual Machine yang lebih kecil menjadi kebutuhan. Komunikasi wireless dengan menggunakan GPS, IrDa, atau sonar memungkinkan mobilitas dan koneksitas antar peralatan secara dinamik. Teknologi perangkat untuk melakukan inderaja, pelacakan dan monitor lokasi sehingga dapat mendeteksi posisi obyek dan arah gerakan obyek, agar system dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada obyek atau pemakai. Implementasinya dengan menggunakan e-tag (elektronic tags) untuk melakukan tracking atau MEMS (micro electro mechanical system) yang merupakan integrasi dari komputasi dan komunikasi untuk mengontrol peralatan dengan akurasi yang tinggi dan biaya rendah. Sedangkan dalam distributed-mobile computing diperlukan inovasi dalam teknik proxying dan caching, serta distributed processing. Active network bersamaan pula dengan softbots atau mobile object/agent merupakan teknologi utama. Isu sekuritas juga tidak kalah penting dalam bidang ini. UMB/PS SITI/2011



Untuk memonitor lingkungan komputasi diperlukan pula context-aware paradigm, yaitu paradigma komputasi yang memungkinkan sistem menyesuaikan diri dengan selalu melihat konteks dari sistem. Konteks dari suatu sistem dapat berupa informasi lokasi, ID ataupun waktu. Infrastruktur informasi global mengubah kehidupan akademik dan sosial. Spektrum ubiquitous computing tidak terbatas hanya dalam bidang komputasi, namun bidang-bidang yang lain seperti komunikasi, energi, farmasi dan kesehatan, arsitektur, ekonomi bisnis/perbankan dan lain-lain juga akan sangat berkaitan. Masih banyak yang harus dikembangkan ubiquitous computing ini dan masih banyak lagi aplikasi yang mungkin muncul. Mengaktifkan lingkungan sehingga pekerjaan manusia lebih ringan dan mudah adalah salah satu tujuan utama dari ubiquitous computing. Berdasarkan kebutuhan implementasi

ubiquitous computing tentunya

diperlukan

pendukung

penyediaan

infrastruktur

yang

memadai.

Disamping itu jumlah mahasiswa sebesar 20.000 yang memerlukan akses ke aplikasi-aplikasi yang bersifat administratif

maupun akses

internet mensyaratkan penambahan bandwidth hingga 200 Mbps (Int’l/lokal). Dengan demikian kualitas jaringan yang dirasakan oleh pengguna bisa menjadi lebih baik. Sumber:http://id.shvoong.com/exact-sciences/1637200-mengenalubiquitous-computing/#ixzz1RZBJrijk

3. Tata Kelola TI 

Kebijakan yang ditempuh adalah menjadikan fasilitas TI/SI sebagai nilai tambah bagi Universitas, sehingga perlu dibuat kebijakan / aturan secara tertulis, maupun sistem insentif yang mampu merealisasikan kebijakan ini.

UMB/PS SITI/2011



BAB 9.

PENUTUP

9.1. Kesimpulan Berdasarkan berbagai sumber dan kajian sebagaimana diuraikan di atas, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut. 

Pengembangan Rencana Strategis Sistem dan Teknologi Informasi di Universitas Mercu Buana (UMB) memerlukan Visi-Misi Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi UMB yang kuat, yang menjadi landasan bagi pengembangan secara berkesinambungan.



Sebagai penjabaran dari Visi-Misi tersebut, rencana pengembangan jangka panjang TIK UMB dituangkan ke dalam Roadmap Pengembangan TIK yang disepakati oleh seluruh pemangku kepentingan di UMB.



Perlu ditetapkan sebuah target strategis Organisasi UMB, yang berfungsi sebagai arah orientasi target yang sekaligus memiliki dasar regulasi dan menjadi panduan bagi pengembangan mutu Perguruan Tinggi. Dalam hal ini perlu ditetapkan bahwa sistem dan prosedur pemenuhan Akreditasi merupakan target pengembangan TIK UMB.



Sebagai otoritas penyusun kebijakan TIK di UMB, perlu dibentuk sebuah Komisi TIK yang terdiri dari Manajemen terkait dan Perwakilan Unit Kerja terkait. Komisi ini menjadi otoritas TIK tertinggi sebelum terbentuknya Chief Information

Officer

(CIO),

dan

dapat

dipertimbangkan

diteruskan

keberadaannya setelah terbentuknya CIO. 

Sebagai landasan kebijakan TIK di UMB, Manajemen perlu segera menerbitkan peraturan tentang kebijakan TIK di UMB. Penyusunan dapat dilakukan dalam forum Komisi TIK.



Perlu dilakukan pembenahan terhadap organisasi maupun SDM pengelola TIK di UMB, untuk menjamin kinerja yang optimal. Pembenahan tersebut dilakukan secara bertahap dan memerlukan komitmen dari Manajemen UMB meliputi : Perekrutan SDM yang kualifikasinya memadai dan sesuai dengan kebutuhan,

pengembangan

kompetensi

terhadap

SDM

yang

ada,

perencanaan anggaran yang tepat dan sesuai terhadap kebutuhan maupun perkembangan organisasi, reorganisasi yang tepat ukuran dan tepat fungsi. UMB/PS SITI/2011



9.2. Saran Dokumen ini merupakan rangkuman dari beberapa luaran (output) kegiatan pengembangan Rencana Strategis Sistem dan Teknologi Informasi. Beberapa informasi yang terdapat di dalam nya seperti Roadmap, Kebijakan TIK, Analisis Sistem

dan Teknologi Informasi,

Struktur Organisasi dan lain-lain dapat

dimanfaatkan tersendiri dalam realisasi rencana pengembangan di UMB.

Apa yang tertuang di dalam dokumen ini pun semua merupakan milik segenap civitas academica UMB, sehingga merupakan obyek yang dapat dikembangkan untuk disempurnakan bagi kepentingan bersama.

Dokumen ini pun bukan merupakan dokumen yang berlaku sepanjang masa, sehingga secara periodik perlu ditinjau dan direvisi untuk disesuaikan terhadap perkembangan arah kebijakan dan rencana bisnis strategis manajemen, maupun tren teknologi dan kebutuhan pengguna.

Dokumen ini akan sangat berguna jika dijadikan sebuah referensi yang menjadi pegangan bersama bagi segenap civitas academica, yang selalu dikritisi, mengingat manfaat TIK sangat besar bagi pengembangan UMB ke depan.

UMB/PS SITI/2011



Daftar Pustaka [1] City of Chico Information Systems Department Technology Master Plan 2005 to 2010 [2] Devi Fitrianah, Audit Teknologi Informasi Dengan Kerangka Kerja Cobit Untuk Evaluasi Manajemen Teknologi Informasi Di Universitas UMB, Program Studi Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia, Jakarta, 2007 [3] DITJEN PHU, Kementerian Agama, Cetak Biru Jasa Konsultan Pengembangan IT Keuangan Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji (BPIH), 2009 [4] Good university governance : “Sebuah Pemahaman Awal Mengenai Pengertian dan Bagaimana Seharusnya Implikasinya dalam Penyelenggaraan Perguruan Tinggi”, http://www.unhas.ac.id/rhiza/arsip//.../good%20university%20governance.doc, diakses pada tanggal 30 Januari 2011 [5] http://www.gantthead.com/content/processes/7278.cfm#Description, diakses pada tanggal 31 Januari 2011 [6] Situs Universitas Mercu Buana, Error! Hyperlink reference not valid. [7] ISACA, CISA Review Manual 2010 [8] Ken Doughty, CISA, CBCP, and Frank Grieco, CISA, IT Governance: Pass or Fail?, http://www.itgi.org/Template.cfm?Section=Home&Template=/ ContentManagement/ContentDisplay.cfm&ContentID=24194, 11-05-2010 [9] Direktorat Pengembangan Dan Kerjasama Universitas Mercu Buana, Dokumen Analisa Dengan Design Perencanaan Sistem Informasi, Jakarta 2009 [10] Komunikasi lisan dengan Giri Purnama S.Pd, MKom (Kepala PPSI) tanggal 20 Mei 2011

UMB/PS SITI/2011


Cetak Biru PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI Group Konsultan Fasilkom Gedung C Lantai 2 Universitas Mercu Buana

Recommend Documents