Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving Aansluiten op de CVDR.
Inhoudsopgave Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving...........................................................................1 Introductie ..............................................................................................................................2 De wettelijke standaard .........................................................................................................2 Twee invoeropties ..................................................................................................................2 Invoeroptie 1: CVDR invoermodule ...................................................................................3 Publicatieopties voor uw eigen website i.c.m. invoeroptie 1 .............................................3 Invoeroptie 2: CMS invoermodule .....................................................................................4 Veelgestelde vragen over de invoeropties .............................................................................5 Welke invoeroptie is het meest geschikt voor mijn organisatie? .......................................5 Leveren alle leveranciers zowel een implementatie van een CMS invoermodule als een implementatie van publicatieoptie 2? ................................................................................5 Welke vragen moet ik aan mijn leverancier stellen? .........................................................5 Wat zijn de plannen voor de doorontwikkeling van de CVDR? .........................................6 Hoe snel moet ik beslissen over welke invoeroptie het meest geschikt is? ......................6 Is er meer informatie beschikbaar over de verschillende opties dan dit document? ........6
Introductie Dit document licht de mogelijkheden over hoe overheidsorganisaties kunnen aansluiten op de CVDR. Het is bedoeld voor beslissingsnemers die hierover een afweging willen maken. Voor meer informatie over de context van dit document: zie de projectwebsite van de CVDR op http://koopsite.koop.asp4all.nl/producten/lokale-regelgeving.
De wettelijke standaard In 2008 is besloten om een nieuwe standaard (ofwel Internet Publicatie Model (IPM)) te gebruiken voor het publiceren van regelgeving op het internet, te weten IPM 4.0. Deze vervangt IPM 3.5. De belangrijkste verschillen tussen IPM 4.0 en IPM 3.5: • Volgens IPM 4.0 moet de tekst van regelingen zelf volgens een voorgeschreven manier (hoofdstukken, artikelen, etc.) gestructureerd worden. • In IPM 3.5 volstond een publicatie van regelgeving op uw eigen website. Volgens IPM 4.0 moeten alle regelingen naar één centrale opslagplaats (de CVDR) weggeschreven worden. Wellicht ten overvloede: Met publicatie volgens IPM 3.5 voldoet u dus niet aan de wettelijke verplichting om te publiceren in de CVDR! Met de hieronder beschreven invoeropties voldoet u wél aan de wettelijke verplichting.
Twee invoeropties U kunt op twee manieren uw regelgeving invoeren en publiceren via de CVDR. Deze keuze wordt vaak door de afdelingen Juridische Zaken, ICT en Communicatie gezamenlijk genomen Wij zetten hieronder de mogelijke opties voor u uiteen. Voor ontwikkelaars is er tevens een technische beschrijving beschikbaar op de CVDR projectwebsite. De twee invoeropties om regelingen op te slaan in de CVDR zijn: • •
Invoeroptie 1: via de CVDR invoermodule (met een mogelijke koppeling naar uw eigen CMS systeem). Invoeroptie 2: via de invoermodule van uw Content Management System (CMS) leverancier (een CMS is de software waarmee een website wordt onderhouden). Uw CMS leverancier verzorgt hierbij de koppeling naar de CVDR.
Met beide invoeropties kunt u aan uw wettelijke verplichting voldoen. Aan de eventuele wens om de verordeningen ook op de gemeentelijke website te tonen kan op verschillende manieren invulling worden gegeven. Dit zijn de zogenaamde publicatieopties. De invoermogelijkheden en de publicatieopties worden hieronder toegelicht.
Invoeroptie 1: CVDR invoermodule
De CVDR invoermodule kan vanaf elke computer met een internetverbinding gebruikt worden om tekstbestanden met regelingen te structureren voor opslag in de CVDR. Ook is het mogelijk om reeds bestaande regelingen in de CVDR opslag te wijzigen en weer te exporteren naar een Word-bestand, bijvoorbeeld om goedkeuring te krijgen voor een nieuwe versie van een regeling. De CVDR invoermodule ondersteunt alle noodzakelijke stappen om uw regelgeving conform de wettelijke verplichting op internet te ontsluiten. Eigenschappen van invoeroptie 1: • • • • • •
Gratis te gebruiken voor alle overheden. Speciaal gebouwd voor de decentrale regelgeving. In gebruik sinds oktober 2008, dus in de praktijk getest. Eenvoudig te integreren in bestaande werkprocessen, onder meer door de exporteermogelijkheid van Word – en PDF - en HTML documenten. Toekomstvast: doordat deze invoeroptie in opdracht van BZK wordt beheerd, bent u altijd verzekerd van de meest actuele applicatie op het gebied van regelgeving. Te gebruiken in combinatie met publicatieoptie 1 of publicatieoptie 2 (zie hieronder).
Publicatieopties voor uw eigen website i.c.m. invoeroptie 1 Veel overheden willen dat hun regelgeving ook via hun eigen website vindbaar is. In combinatie met invoeroptie 1 zijn er twee publicatieopties die voor de hand liggen: •
Publicatieoptie 1: Dit is een zoekscherm voor regelingen dat zeer eenvoudig kan worden geplaatst in uw eigen website (denk aan ongeveer één uur). De zoekresultaten worden vervolgens aan de bezoeker van de site getoond op overheid.nl. Zie het zoekscherm op de website van de gemeente Leiden
•
(http://www.leiden.nl/Verordeningen) voor een voorbeeld van hoe deze zoekoptie eruit kan komen te zien. Op de CVDR projectwebsite onder 'Voor ontwikkelaars' vindt u een voorbeeldbestand met een beschrijving hoe deze oplossing op uw site gezet kan worden. Publicatieoptie 2: Hierbij worden uw regelingen dagelijks automatisch vanuit de CVDR opslag gekopieerd naar uw eigen website. Hierna wordt elke regeling omgevormd tot een pagina op uw website. Uw regelingen kunnen daarmee ook gevonden worden via het algemene zoekscherm van uw website. Deze publicatieoptie wordt over het algemeen aangeboden door uw (externe) CMS- leverancier, die u meer kan vertellen over kosten en mogelijkheden. Overigens is het ook mogelijk om direct een link naar regelingen in de CVDR te maken. Zie hiervoor de CVDR projectwebsite onder 'Voor ontwikkelaars'.
Invoeroptie 2: CMS invoermodule
Invoeroptie 2 lijkt in grote lijnen op invoeroptie 1. In dit geval wordt echter gebruik gemaakt van een invoermodule van uw eigen CMS leverancier (de software waarmee uw website onderhouden wordt). De publicatie van regelingen op uw eigen website (publicatieoptie 3) gaat over het algemeen direct via dezelfde CMS invoermodule. Om aan de wettelijke verplichting te voldoen zal uw leverancier een koppeling maken met de CVDR (de technische naam hiervoor is een push webservice). Eigenschappen van invoeroptie 2: •
Flexibeler dan invoeroptie 1. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toekennen van eigen
•
•
•
categorieën van regelingen. Vraag uw leverancier wat de extra mogelijkheden van de door hen geboden oplossing zijn. Indien u reeds een oplossing van een leverancier gebruikt voor het publiceren van uw regelgeving dan kan het aantrekkelijk zijn om de regelingen in deze oplossing te laten converteren naar de nieuwe oplossing van uw leverancier. Een technisch vrij complexe oplossing. Er is een validatie nodig van de structuur van regelingen voor het wegschrijven van regelingen naar de CVDR opslag. Dit kan invloed hebben op de kosten van de oplossing. Te gebruiken in combinatie met publicatieoptie 3, waarbij regelingen direct vanuit de CMS invoermodule gepubliceerd worden.
Hierboven wordt de meest voorkomende oplossing van externe leveranciers omschreven. Vraag uw leverancier goed hoe hun specifieke oplossing werkt en wat de voor- en nadelen daarvan zijn ten opzichte van de CVDR invoer.
Veelgestelde vragen over de invoeropties Welke invoeroptie is het meest geschikt voor mijn organisatie? Het hangt van uw eigen organisatie af welke optie voor u het beste is. Samengevat: •
•
•
Invoeroptie 1 (CVDR invoermodule) in combinatie met publicatieoptie 1 (een zoekbox op uw site die zoekt op overheid.nl) is gratis, maar uw regelingen zijn alleen via een aparte zoekbox vindbaar op uw site. Dit is bijvoorbeeld een goede optie voor overheden die wel vast aan hun wettelijke verplichting willen voldoen, maar nog even willen afwachten hoe de CVDR wordt doorontwikkeld. Invoeroptie 1 (CVDR invoermodule) in combinatie met publicatieoptie 2 (alle regelingen dagelijks kopiëren naar uw eigen site) is een goede optie voor overheden die graag willen dat al hun regelgeving als normale pagina in hun eigen site te zien is. De regelingen zijn daarmee vindbaar via het standaard zoekscherm van hun website. Invoeroptie 2 (CMS invoermodule) in combinatie met publicatieoptie 3 is een goede optie voor overheden die bijzondere eisen stellen aan hun workflow die de CVDR invoermodule niet biedt (zoals het toekennen van eigen categorieën aan regelingen).
Leveren alle leveranciers zowel een implementatie van een CMS invoermodule als een implementatie van publicatieoptie 2? Nee, de meeste leveranciers ontwikkelen maar één van de twee oplossingen. Vraag na bij uw leverancier wat de mogelijkheden zijn of kijk op het overzicht van leveranciers die reeds een werkzame oplossing hebben geïmplementeerd op de projectwebsite van de CVDR.
Welke vragen moet ik aan mijn leverancier stellen? Dat ligt eraan wat uw organisatie belangrijk vindt. Als uw leverancier een invoermodule levert, dan kunt u deze vergelijken met de CVDR invoermodule. U kunt dan overwegen de volgende vragen te stellen: •
Op welke punten wijkt de CMS invoermodule af van de CVDR invoermodule? Wat zijn de voordelen? Wat zijn de nadelen? Zijn er al organisaties die volledig zijn aangesloten
• •
via deze oplossing? Welke kosten zijn er aan de oplossing van de leverancier verbonden? Welke ondersteuning biedt de leverancier bij het consolideren en invoeren van uw regelgeving?
Indien uw leverancier publicatieoptie 2 levert, dan kunt u de volgende vragen overwegen: • •
Hoe komen de regelingen op mijn website te staan? Staan ze in mijn eigen huisstijl? Zijn regelingen te vinden via het reguliere zoekscherm op mijn website? Kunnen de regelingen in aparte categorieën ingedeeld worden op mijn website, of komen ze allemaal bij elkaar te staan?
Wat zijn de plannen voor de doorontwikkeling van de CVDR? Zie hiervoor de projectwebsite van de CVDR, onder Voor ontwikkelaars.
Hoe snel moet ik beslissen over welke invoeroptie het meest geschikt is? Wij raden u aan om zo spoedig mogelijk een beslissing te maken over de invoeroptie die uw organisatie wenst. U kunt dan namelijk beginnen met het invoeren van uw regelgeving. Indien u voor invoeroptie 1 wilt kiezen, dan kunt u de keuze voor publicatieoptie 1 of 2 zonder problemen uitstellen tot het moment dat u uw regelgeving heeft ingevoerd in de CVDR.
Is er meer informatie beschikbaar over de verschillende opties dan dit document? Dit document heeft als insteek om alle keuzemogelijkheden toe te lichten voor voor betrokkenen. Voor technische informatie over hoe de hier beschreven opties exact werken, kunt u kijken op de CVDR projectwebsite. Indien u een specifieke vraag heeft over bovenstaande oplossingen, dan kunt u kijken of deze reeds beantwoord is op de CVDR community of zelf een nieuwe vraag stellen op de community. Zie de CVDR projectwebsite voor meer informatie.
