Central Station. Handleiding voor applicatiebeheerders

Central Station Handleiding voor applicatiebeheerders

Versie 2, september 2011

Inhoudsopgave

1 Over deze handleiding ..................................................................... 4 1.1 1.2 1.3 1.4

Doel van deze handleiding.......................................................................................................4 Conventies ...............................................................................................................................4 Versie .......................................................................................................................................4 Meer informatie ........................................................................................................................4

2. Installatie Central Station ................................................................. 5 2.1 2.2

Downloaden en installeren.......................................................................................................5 Naam van database aanpassen ..............................................................................................5

3 Ondersteuning ................................................................................. 7 3.1 3.2 3.3

Hulp op afstand ........................................................................................................................7 Inloggen als een andere gebruiker ..........................................................................................9 Bericht naar alle gebruikers .....................................................................................................9

4 Groepenbeheer .............................................................................. 11 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Groepen ................................................................................................................................ 11 Rechten inrichten .................................................................................................................. 12 Overzicht gebruikersrechten op map .................................................................................... 13 Overzicht icoontjes groepenbeheer ...................................................................................... 15 Toevoegen van een groep .................................................................................................... 16 Rechten van gebruiker op groep .......................................................................................... 16

5 Aanmaken gebruiker...................................................................... 17 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Aanmaken personeelsdossier (map medewerker) ............................................................... 17 Medewerker activeren als gebruiker ..................................................................................... 18 Instellingen gebruiker ............................................................................................................ 19 Gebruiker toevoegen aan groepen ....................................................................................... 22 Inactief zetten van gebruiker ................................................................................................. 23

6 Rechten controleren ...................................................................... 24 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Gebruikersrechten / Rechten per gebruiker op een map ..................................................... 24 Waar in groep ....................................................................................................................... 25 Rechten folder in boom ......................................................................................................... 26 Verwijderde submappen in boom terugzetten ...................................................................... 27 Mappen toevoegen aan groepen .......................................................................................... 27

7 Dubbele mappen ............................................................................ 28 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Het voorkomen van dubbele mappen ................................................................................... 28 Het zoeken naar dubbele mappen ........................................................................................ 28 Dubbele mappen samenvoegen ........................................................................................... 28 Redirects uitvoeren ............................................................................................................... 29 Verwijderde mappen terugzetten .......................................................................................... 30

8 Historie ........................................................................................... 31 8.1 8.2

Loginsessies ......................................................................................................................... 31 Wijzigingen in een map ......................................................................................................... 31

9 Berichtsjablonen ............................................................................ 32 9.1 9.2 9.3

Aanmaken van een berichtsjabloon ...................................................................................... 32 Aanpassen berichtsjabloon ................................................................................................... 34 Het toevoegen van een verwijzing (grijs veld) ...................................................................... 35

9.4 9.5

Het toevoegen van een sjabloon voor een categorie. .......................................................... 36 Aanpassen parentsjablonen ................................................................................................. 36

10 Email management ........................................................................ 38 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7

SPAM .................................................................................................................................... 38 Binnengekomen berichten die mogelijk niet bij de juiste ontvanger zijn afgeleverd............. 39 Ontvanger email adressen instellen ..................................................................................... 39 Afzender email adres instellen .............................................................................................. 40 Toegestane adressen binnen domein .................................................................................. 40 Persoonlijke status ................................................................................................................ 40 Domain management............................................................................................................ 41

11 Postcodebeheer ............................................................................. 43 11.1 11.2 11.3

Postcode, buurt, wijk en gemeente ....................................................................................... 43 Controle procedures ............................................................................................................. 44 Postcode aanpassen ............................................................................................................ 44

12 Keylijsten ........................................................................................ 46 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 12.9 12.10

Aanpassen waarde in een veld ............................................................................................. 46 Keylisteditor opvragen .......................................................................................................... 46 Keylijst waarde toevoegen .................................................................................................... 48 Keylijst waarde aanpassen ................................................................................................... 48 Aanpassing van keylijst via het veld zelf ............................................................................... 48 Aandachtspunten .................................................................................................................. 49 Keylijsten verversen .............................................................................................................. 50 Exporteren keylijsten ............................................................................................................. 50 Importeren keylijsten ............................................................................................................. 50 Instellen keylijst op een veld ................................................................................................. 51

13 Mailinglijsten .................................................................................. 52 14 Centraal functies instellen............................................................. 53 15 Veelgebruikte icoontjes in CS ....................................................... 54

1 Over deze handleiding De makers van deze cursushandleiding zijn ervan uitgegaan dat de deelnemende cursisten een gedegen Windows-kennis hebben en de handleiding Central Station (hierna te noemen CS) deel 1 beheersen. Cursisten dienen bekend te zijn met termen en handelingen die binnen Windows als gangbaar worden beschouw.

1.1

Doel van deze handleiding

Deze cursushandleiding moet een geoefende gebruiker in staat stellen om beheerderstaken binnen CS uit te voeren.

1.2

Conventies

Deze paragraaf beschrijft de schrijfwijzen zoals in deze cursushandleiding gehanteerd worden. Procedures In de cursushandleiding zult u diverse procedures tegenkomen. Deze procedures vormen een letterlijke beschrijving hoe een bepaalde handeling uit te voeren. Denk daar bij aan ‘het aanmaken van een cliëntkaart’ of ‘ het kopiëren van een map’. Alle procedures worden in het lettertype Courier New weergegeven, waardoor ze direct als zodanig herkenbaar zijn. Toetsaanslagen Bijna alle acties in CS zijn uit te voeren met behulp van de muis. Het komt echter ook voor dat u uw toetsenbord moet gebruiken. Toetsaanslagen staan in deze cursushandleiding tussen tags: , <Enter>, <Shift> Titels van venster Titels van vensters worden vet weergegeven:. Het venster Taak wijzigen. Titels van velden Titels van velden worden cursief weergegeven: Het veld Bedrijfsnaam. Menu-opties Menu-opties worden cursief en tussen aanhalingstekens weergegeven: De optie ‘Zoek map’.

1.3

Versie

Handleiding Managementrapportages CS. Versie 2, september 2011.

1.4

Meer informatie

Op http://servicedesk.obec.nl/ staan de laatste versies van onze handleidingen in pdf-formaat. Tevens vindt u hier de veel gestelde vragen (FAQ's) over CS. Met behulp van de zoekoptie kunt u gericht zoeken naar informatie.

2. Installatie Central Station Doelstelling : Cliënt CS installeren op een werkplek of thuis

2.1

Downloaden en installeren 1) Zorg voor een voldoende snelle internetverbinding. 2) Open Internet Explorer en ga naar het volgende adres http://servicedesk.obec.nl/ 3) Boven aan de pagina kunt u inloggen. Vul hier uw logingegevens in. De gegevens kunt u opvragen/aanvragen via de servicedesk van Obec. 4) Klik op mijn downloads, CS setup. Hier kunt u CS downloaden. Eenmaal gedownload kunt u de software installeren. 5) Volg de aanwijzingen van de installatie. 6) Log in. Na inloggen komt er automatisch een update. Installeer deze. 7) Na opnieuw inloggen is CS klaar voor gebruik.

2.2

Naam van database aanpassen

De naam van de database (linker veld in het inlog scherm) is ingesteld in een (lokaal) ini-bestand. Deze kunt u wijzigen op de volgende manier: 1) Houdt de SHIFT toets ingedrukt 2) Klik op het "verborgen" knopje, links boven het database veld.

Er verschijnt een bestandje, waarin de namen staan weergegeven. Deze kunt u eventueel wijzigen.

3) Sluit het inlogscherm en start CS opnieuw. De naam is nu aangepast.

3 Ondersteuning In dit hoofdstuk staan een aantal hulpmiddelen benoemd, welke u kunnen ondersteunen bij de ondersteuning aan gebruikers. Dit zijn: - Hulp op afstand - Inloggen als een andere gebruiker - Bericht naar alle gebruikers

3.1

Hulp op afstand

Het is mogelijk om met gebruikers mee te kijken middels de optie "Hulp op afstand". In versie 5.1.2.3 is de wijze waarop dit werkt aangepast. Afhankelijk van uw versie, werkt dit op één van de onderstaande manieren. De versie kunt u raadplegen via help, info. Voor versie 5.1.2.3 1) Kies de menuoptie extra --> Hulp op afstand

Er verschijnt een venster met ingelogde gebruikers + computer waarop ze werkzaam zijn

2) Dubbelklik op de gebruikersnaam van de gebruiker waarmee u wil meekijken. Het venster van de gebruiker wordt zichtbaar. 3) Druk op [F5] om het scherm te verversen (u ziet niet 'live' wat er bij de gebruiker gebeurt) U kunt ook zelf de muis overnemen. Houd er wel rekening mee dat werken op afstand trager werkt dan u gewend bent. Vanaf versie 5.1.2.3 De persoon die hulp nodig heeft dient te gaan naar extra, hulp op afstand. In de werkbalk verschijnt naast het CS icoontje nu een extra icoontje. Zie ook onderstaande afbeelding. Dit houdt in dat er toestemming is verleent om mee te kijken.

De persoon die de hulp biedt dient het medewerkersmapje te openen van degene waaraan hulp wordt verleend. Dit kan op verschillende manieren. Eén van de manieren is via bewerken, zoeken gebruiker. Typ de naam in, en klik op het vergrootglaasje om te zoeken. Het onderstande scherm verschijnt.

Nadat u het medewerkersmapje hebt geopend ziet u boven in de werkbalk een oogje.

Nadat u hierop hebt geklikt kunt u “Live” meekijken met de medewerker. Het is ook mogelijk om de muis over te nemen.

3.2

Inloggen als een andere gebruiker

Wanneer u over de juiste rechten beschikt is het mogelijk om als een andere gebruiker in te loggen. Dit is handig om na te gaan of een bepaalde gebruiker een bepaalde optie wel of niet ziet of om een bepaalde fout te reproduceren. Inloggen als andere gebruiker gaat als volgt: 1) Start CS op de gebruikelijke manier 2) Log in als <eigen gebruikersnaam>/, bijvoorbeeld “administrator/m_amw”

Let op:

3.3

Breng geen wijzigingen aan als u bent ingelogd als een andere gebruiker. Dit kan verwarring veroorzaken bij de gebruiker waaronder u bent ingelogd.

Bericht naar alle gebruikers

U kunt een bericht sturen naar alle gebruikers die in CS zijn ingelogd. Dit gaat als volgt: 1) Kies in het menu ‘Extra’ de optie ‘Bericht naar alle gebruikers’. Het volgende venster verschijnt:

2) Type het bericht en klik op OK. Het bericht wordt naar alle gebruikers gestuurd.

4 Groepenbeheer In dit hoofdstuk wordt besproken hoe de rechtenstructuur binnen CS werkt. De toegankelijkheid tot bepaalde opties kan in twee categorieën worden onderverdeeld: 1) Gebruikersrechten: per gebruiker/s(groep) kan aangegeven worden of iets wel of niet toegestaan is. Daarbij gaat het veelal om het inzien, wijzigen en verwijderen van gegevens. 2) Menustructuur: hier wordt bepaald welke mogelijkheden de gebruiker heeft om categorieën, berichten en documenten toe te voegen. Als in het menu de mogelijkheid ontbreekt om bepaalde objecten toe te voegen, dan kan geen enkel recht ervoor zorgen dat dit alsnog kan.

4.1

Groepen

Rechten zijn toegekend aan de hand van (gebruikers)groepen. Naast individuele gebruikers kunnen ook (andere) mapjes aan een groep worden toegekend. Doordat iedere map tot een bepaalde groep behoort, hebben de ingestelde rechten invloed op het betreffende mapje.

De rechten kunnen worden toegekend op drie, boven elkaar staande, niveaus: A. Rechten van de gebruiker: Dit zijn de algemene rechten van een gebruiker, op het hoogste niveau. Deze rechten hebben invloed op alle andere rechten. Als een gebruiker op dit niveau een recht niet heeft, zal het dat recht nergens kunnen krijgen. Rechten van de gebruiker kunnen worden ingesteld in het venster instellingen gebruiker. Deze worden besproken in paragraaf 5. B. Rechten van de groep: Dit zijn de rechten die een gebruiker op een groep heeft. De rechten op een groep geven aan wat een gebruiker met mappen mag doen die tot die groep behoren (bijv. mappen toevoegen of verwijderen), en dienen als 'vangnet' voor de "rechten van een groep op een map". Rechten van de groep kunnen worden ingesteld in het venster groepenbeheer. Deze wordt besproken in paragraaf 4.6. C. Rechten van de groep op een map: De rechten van een groep op een map geven aan wat er binnen deze groep allemaal met de map zou mogen gebeuren. Hierdoor kunnen binnen een groep dus uitzonderingen worden gemaakt op spefieke mappen. Rechten van de groep op een map kunnen worden ingesteld in het venster groepenbeheer. Deze wordt besproken in paragraaf 4.6

4.2

Rechten inrichten

In het venster groepenbeheer kunnen alle rechten worden ingesteld op groepsniveau. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u met groepenbeheer kunt werken. 1) Log in als applicatiebeheerder, in CS (dit kan uw eigen account zijn, als u voldoende rechten heeft). 2) Open Groepenbeheer via het menu Admin  Rechten  Groepen beheer. 3) Selecteer de groep waarin betreffende gebruikers rechten moet krijgen (In dit voorbeeld de gebruikersgroep “_Usergroup: AMW”). 4) Selecteer de gebruikers welke rechten moet krijgen (zie stap 4a in onderstaand schema). 5) Open maprechten met het driehoekje Het volgende venster is zichtbaar:

onder in het venster

Stap 4a: Selecteer de gebruiker(s)

Stap 3: Selecteer de groep

Stap 6: Zoek / selecteer de map(pen)

Stap 4b: Selecteer de rechten per gebruiker

Stap 7: Selecteer de rechten per map

6) Sleep het mapje van degene waarvan de rechten aangepast dienen te worden in het onderste venster (in dit voorbeeld “agenda medewerkers Jeugd en gezin”). 7) Stel de rechten in die nodig zijn per map.

4.3

Overzicht gebruikersrechten op map

Onder gebruikersrechten vallen de map-, bericht-, document- en agendarechten (zie ook het bovenstaande figuur stap 4b en 7). Hieronder volgt een verklaring van alle rechten. Rechten die niet meer gebruikt worden, zijn niet beschreven.

Map-rechten Map aanmaken/toevoegen

Omschrijving Recht om een map te mogen aanmaken/toevoegen

Map eigenschappen bekijken

Recht om van een map de eigenschappen te mogen bekijken.

Map eigenschappen wijzigen

Recht om van map de eigenschappen te wijzigen.

Map verwijderen

Recht om een map uit de boom te verwijderen. Let op! Dit is dus niet het definitief verwijderen van de map.

Melding bij nieuw bericht

Recht om op een map “melding bij inkomend bericht in te stellen” Dit doet u op het mapje in de boom, via het rechtermuisknopmenu- Onderhoud Map en dan kiezen voor “Instelling melding inkomend bericht”

Aanpassen technische mapopties

Recht om van een map (van het type) de technische mapopties te wijzigen, Dit doet door op het mapje te gaan staan in de boom kiezen voor F10 en dan tabblad “Technische mapopties”.

Aanpassen beschikbaarheid

Dit is het recht om van een map (van het type) de beschikbaarheid (agenda) te wijzigen, dit doet door op het mapje te gaan staan in de boom en dan kiezen voor F10 en dan tabblad “Beschikbaarheid”

Map zien in boom

Recht om de map te zien in de boom, de map is dan zichtbaar als deze in de gedeelde boom staat, of kan (tijdelijk) vanuit het zoekvenster in de (persoonlijke) boom worden geplaatst.

Map vernietigen

Het recht om een map definitief te verwijderen. Dit doet u door in de boom op de map, via het rechtermuisknopmenu- Onderhoud Map en dan te kiezen voor Verwijderen definitief.

Bericht-Rechten Berichten zien via deze eigenaar

Omschrijving Toont alle berichten waar de eigenaar van het bericht de betreffende map is. U kunt de eigenaar van het bericht zien via het tabblad bericht van een map. Zie hier de kolom eigenaar. Eventueel dient u deze kolom toe te voegen.

Berichten wijzigen via deze eigenaar

Recht om berichten te wijzigen waarvan de eigenaar van het bericht de betreffende map is.

Berichten verwijderen via deze eigenaar

Recht om berichten te verwijderen waarvan de eigenaar van het bericht de betreffende map is.

Pin zetten via deze eigenaar

Het recht om een prikker te zetten op berichten waarvan de eigenaar van het bericht de betreffende map is. Dit doet u op het bericht via het rechtermuisknopmenu, prikker.

Op gelezen zetten via deze eigenaar

Het recht om berichten op gelezen te zetten waarvan de eigenaar van het bericht de betreffende map is. Dit doet u op het bericht via het rechtermuisknop menu “Markeer als gelezen”.

Archiveren via deze eigenaar

Recht om berichten te archiveren waarvan de eigenaar van het bericht de betreffende map is Dit doet u door op het bericht via het rechtermuisknopmenu te kiezen voor “archiveren” of door in het berichtenoverzicht op de knoppenbalk de knop “archiveren” te gebruiken.

Berichten vergrendelen via deze eigenaar

Het recht om berichten te vergrendelen waarvan de eigenaar van het bericht de betreffende map is. Dit doet u door op het bericht via het rechtermuisknopmenu te kiezen voor vergrendelen.

Wijzigen eigenaar via deze eigenaar

Het recht om de eigenaar van berichten te wijzigen waarvan de eigenaar van het bericht de betreffende map is. Dit doet u door op het bericht met de rechtermuisknop te klikken, en dan te kiezen voor Overige opties, Eigenaar aanpassen.

Berichten zien via deze map

Het recht om alle berichten in het berichtenoverzicht (tabblad berichten) van betreffende map te zien.

Berichten wijzigen via deze map

Het recht om berichten van betreffende map te bewerken. Dit doet u door het bericht te openen en in het bericht rechtsboven op het icoontje “bericht bewerken” te klikken.

Berichten verwijderen via deze map

Het recht om berichten van betreffende map te verwijderen (te verplaatsen naar de prullenbak) en deze te legen.

Op gelezen zetten via deze map

Het recht om berichten van de map op status gelezen te zetten.

Archiveren via deze map

Het recht om berichten van betreffende map te archiveren.

Berichten vergrendelen via deze map

Het recht om berichten van betreffende map te vergrendelen.

Wijzigen eigenaar via deze map

Het recht om van berichten waarvan de map de eigenaar is, dit aan te passen. Dit doet u door op het bericht, via het rechtermuisknopmenu te kiezen voor “Overige opties”en dan voor “Eigenaar aanpassen”

Sturen in naam van map

Het recht om een bericht te versturen met als afzender de betreffende map. Dit doet u door een bericht aan te maken en als afzender via het loepje een andere map te kiezen, of door een ander mapje te slepen in het veld afzender.

Document-rechten Documenten zien via deze eigenaar

Omschrijving Toont alle documenten waar de eigenaar van het document de betreffende map is.

U kunt de eigenaar van het tabblad document van een map, en dan de kolom “eigenaar”. Eventueel dient u deze nog toe te voegen. Documenten wijzigen via deze eigenaar

Het recht om documenten te wijzigen waar de eigenaar van het document de betreffende map is.

Documenten verwijderen via deze eigenaar

Recht om documenten te verwijderen waar de eigenaar van het document de betreffende map is.

Documenten zien via deze map

Recht om alle documenten in het documenten overzicht (tabblad documenten) van betreffende map te zien.

Documenten wijzigen via deze map

Het recht om alle documenten te wijzigen in het documenten overzicht (tabblad documenten) van betreffende map.

Documenten verwijderen via deze map

Het recht om documenten te verwijderen in het documenten overzicht (tabblad documenten) van betreffende map.

Document toevoegen

Dit is het recht om documenten te mogen toevoegen in de map.

Agenda-rechten Aanmaken taak via deze eigenaar

Omschrijving Het recht om afspraken aan te maken waarvan de eigenaar van de agenda de betreffende map is.

Openen taak via deze eigenaar

Het recht om afspraken te openen in waarvan de eigenaar van de agenda de betreffende map is.

Wijzigen taak via deze eigenaar

Het recht om afspraken te wijzigen waarvan de eigenaar van de agenda de betreffende map is.

Wijzigen alle taken van map

Het recht om alle afspraken te wijzigen, van de betreffende map.

Openen alle taken van map

Het recht om alle afspraken te openen, van de betreffende map.

Verwijderen alle taken van map

Het recht om alle afspraken te verwijderen, van de betreffende map.

4.4

Overzicht icoontjes groepenbeheer Met behulp van dit icoontje kunt u een nieuwe groep aanmaken. Dit icoontje verwijdert de geselecteerde groep. Dit icoontje kopieert de rechten van de geselecteerde groep voor het geselecteerde tabblad. Dit icoontje plakt de rechten naar de geselecteerde groep voor het geselecteerde tabblad. Hiermee zet u alle rechten van het geselecteerde tabblad aan. Hiermee zet u alle rechten van de geselecteerde tabblad uit. Hiermee zet u alle rechten, van alle tabbladen aan. Hiermee kopieert u de rechten van alle tabbladen.

Hiermee plakt u de rechten van alle tabbladen.

4.5

Toevoegen van een groep

Het kan dat u een groep wilt toevoegen, zodat u rechten van groep medewerkers kunt regelen, zonder dat u deze rechten per medewerker hoeft in te stellen. Het toevoegen van een groep gaat als volgt: 1) Open het venster groepenbeheer via de menu “Admin  rechten  groepen beheer’. 2) Klik op het icoontje . 3) Het venster aanmaken groep verschijnt.

4) 5) 6) 7) 8)

Geef naam van de groep in. Indien het een gebruikersgroep betreft, vink dan gebruikersgroep aan. Klik op OK om de groep aan te maken. De groep verschijnt in het linker deel van het venster groepenbeheer. Vink alle rechten aan in het tabblad ‘instellingen’ (in het middelste gedeelte) met behulp van het icoontje . Als er nu een medewerker wordt toegevoegd, dan worden automatisch deze rechten overgenomen.

Let op:

Om CS onderhoudbaar te houden, is naamgeving van groepen erg belangrijk. Maak daarom gebruik van de volgende conventies: -

4.6

Begin gebruikersgroepen met “User:“, bijvoorbeeld “User: Secretariaat”. Begin werkeenheden met “WE”, bijvoorbeeld “WE Noord”

Rechten van gebruiker op groep

De rechten op een groep geven aan wat een gebruiker met mappen mag doen die tot een bepaalde groep behoren. Een gebruiker kan daarbij nooit meer rechten op een groep krijgen, dan dat de gebruikersrechten toelaten (zie hoofdstuk 5) of dan dat de groepsrechten toelaten (zie paragraaf 4.3). Per groep kan voor iedere gebruiker of gebruikersgroep worden aangegeven wat de rechten zijn op die betreffende groep. Via de groep “Alle …” hebben de rechten invloed op de acties die kunnen worden uitgevoerd op betreffende mappen. Zo behoren de mapjes van medewerkers standaard onder de groep “Alle Medewerker”

5 Aanmaken gebruiker Indien een nieuwe medewerker in dienst treedt, dient er een nieuw account (gebruiker) voor de betreffende medewerker aangemaakt te worden. Dit hoofdstuk doorloopt de stappen die u dient te doorlopen om een gebruiker aan te maken. Het is mogelijk om van alle typen mapjes een gebruiker te maken. Een type map is bijvoorbeeld Medewerker, vrijwilliger, of algemeen persoon. In dit hoofdstuk wordt het type map “medewerker” behandeld.

5.1

Aanmaken personeelsdossier (map medewerker) 1) Zoek naar de map “alle medewerkers”. Afhankelijk van de inrichting kan het per organisatie verschillen waar deze map staat. 2) Selecteer de map alle medewerkers. 3) Kies de menuoptie ‘aanmaken map  standaard  medewerker’.

Het volgende venster verschijnt, waarbij de beschikbare veldjes afhankelijk zijn van de inrichting in uw organisatie:

4) Vul de zoveel mogelijk gegevens van de medewerkerskaart in, waaronder een standaard locatie en werkeenheid. 5) Klik op OK om de gegevens op te slaan.

5.2

Medewerker activeren als gebruiker 1) Selecteer de zojuist aangemaakte medewerker in de boom. 2) Activeer het rechtermuis menu: Klik op ‘onderhoud map  Deze map gebruiker maken’. Het volgende venster verschijnt:

3) Vul de gebruikersnaam in (standaard wordt bij Obec de volgende stelregel gebruikt: eerste letter voornaam + eerste drie van achternaam).

4) Klik vervolgens op OK. Het volgende venster verschijnt:

Het wachtwoord is standaard “password”. De betreffende medewerker dient dit zelf aan te passen, nadat hij voor de eerste keer heeft ingelogd via extra, wachtwoord wijzigen. 5) Vul het emailadres van de gebruiker in: alle email naar betreffende mailadres zal dan in gebruikersmapje worden opgeslagen. Gebruikersfunctie, gebruikersrechten en overige instelling worden automatisch gegenereerd. 6) Klik op OK om de gebruiker aan te maken. De gebruiker kan nu inloggen met zojuist gedefinieerde gebruikersnaam en wachtwoord. Let op:

5.3

de gebruiker is nu nog niet toegevoegd aan groepen, zoals bijvoorbeeld “alle maatschappelijk werkers”. Daardoor kunnen bepaalde rechten ontbreken.

Instellingen gebruiker

Rechten van een gebruiker kunnen worden ingesteld bij instellingen gebruiker onder de rechtermuismenu, onderhouden map, instellingen gebruiker.

5.3.1 Gebruikersfuncties In het tabblad ‘functies’ kunnen gebruikersfuncties aan en uitgezet worden. Dit zijn veelal menuopties die toegang bieden tot bepaalde functionaliteiten (zoals het aanmaken van groepen).

Iedere gebruiker krijgt standaard gebruikersfuncties. Indien de gebruiker meer rechten moet krijgen, dient dit handmatig aangepast te worden. In onderstaande tabel staat een korte beschrijving van de voornaamste gebruikersfuncties: Naam Beheerdersrechten

Aanmaken groepen Aanmaken mappen Toon alle groepen Toon berichtsjabloonboom Toon documentjabloon boom Toon categoriesjabloon boom Toon vernietigde berichten en documenten Spam functionaliteit

Omschrijving Kent speciale rechten toe voor een beheerder. Zet deze functie nooit aan voor een gewone medewerker. Mogelijkheid om groepen aan te maken in groepenbeheer Recht om mappen aan te maken Toon niet alleen groepen waar de gebruiker recht op heeft, maar alle groepen Mogelijkheid om berichtsjablonen te wijzigen Mogelijkheid om documentsjablonen te wijzigen

Opmerking Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen instellen voor applicatiebeheerders!

Mogelijkheid om categorieën te wijzigen

Alleen instellen voor applicatiebeheerders!

Handig voor de beheerder, zodat deze ook verwijderde mappen kan zien.

Alleen instellen voor applicatiebeheerders!

Mogelijkheid om SPAM te markeren. Deze knop is zichtbaar in binnengekomen email. Mogelijkheid om gebruik te maken van report builder (zie handleiding rapportage).

Alleen bij module CS SPAM filter

Aanpassen rechten in groepenbeheer

Mogelijkheid om rechten aan te passen.

Alleen instellen voor applicatiebeheerders!

Wijzigen rechten algemeen Toolbar editor

Mogelijkheid om rechten aan te passen.

Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen instellen voor applicatiebeheerders!

Algemene rapportage tool

Gebruikersopties Map aan andere groep toevoegen Inloggen als een andere gebruiker Accorderen urenformulieren Wijzigen keylist items Urenregistratie beschikbaar Remote control

Mogelijkheid om werkbalken aan te passen. Menuoptie onderhoud toolbars Mogelijkheid om CS instellingen te wijzigen. Menuoptie opties. Mogelijkheid om mappen voor groepen in de boom te plaatsen Mogelijkheid om in te loggen als een andere gebruiker met “/” Goedkeuren of afkeuren van een urenformulier Keylijsten kunnen aanpassen. Menuoptie keylisteditor Menuoptie tijdschrijven toegankelijk maken Mee kunnen kijken met andere gebruikers. Menuoptie remote control

Bericht naar alle gebruikers Aanmaken gebruiker

Extra, bericht naar alle gebruikers is zichtbaar.

Maptype veranderen Redirects naar andere map

Menuoptie maptype veranderen Menuopties Redirects uitvoeren

Aanmaken van een gebruiker.

Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen bij module CS Tijdschrijven Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen bij module CS Tijdschrijven Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen instellen voor applicatiebeheerders!

Wachtlijst bekijken

Menuoptie wachtlijsten.

Toekennen groep binnen wachtlijst Toekennen status binnen wachtlijst Menuoptie Admin/inrichting Menuoptie Admin/mail

Toekennen groep binnen wachtlijst

Dienstverbandgegevens zelf wijzigen Wijzigen help

Menuoptie dienstverband wijzigen

Alle dienstverbanden wijzigen

Menuoptie alle dienstverbanden wijzigen

Menufuncties rechten

Menuoptie rechten

Menufuncties systeeminstellingen Menufuncties formwizard Screener

Menuoptie systeeminstellingen

Menufunctie bankieren

Menuoptie bankieren

Menufunctie budgetten Verwerken berichten GBA Menufunctie Clieop bestanden

Menuoptie budgetten

Toekennen status binnen wachtlijst Menuoptie inrichting Menuoptie email management

Mogelijkheid om contextgevoelige help toe te voegen

Menuoptie formwizard

Menuoptie verwerken GBA berichten Menoptie betalingen

Alleen bij module groepswerk Alleen bij module groepswerk Alleen bij module groepswerk Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen instellen voor applicatiebeheerders!

Alleen bij module HKZ Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen bij module CS Tijdschrijven Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen instellen voor applicatiebeheerders! Alleen bij module Screening Alleen bij module bankieren Alleen bij module bankieren Alleen bij module GBA Alleen bij module bankieren

5.3.2 Gebruikersrechten Gebruikersrechten zijn de algemene rechten van een gebruiker welke invloed hebben op alle andere rechten. Als een gebruiker op dit niveau een recht niet heeft, zal het dat recht nergens kunnen krijgen.

Gebruikers kunnen standaard alles, omdat in veel gevallen de beperking van de rechten op een ander niveau wordt ingesteld. Mocht het echter zo zijn dat een gebruiker, om welke reden dan ook, een algemene beperking opgelegd dient te krijgen, dan kan dit hier worden ingesteld.

5.4

Gebruiker toevoegen aan groepen

Om een gebruiker bepaalde rechten te geven (toegang tot menuopties en dergelijke) dient de gebruiker toegevoegd te worden aan bepaalde gebruikersgroepen.

5.4.1 Groepenbeheer 1) Start groepenbeheer via de menuoptie ‘admin  Rechten  groepenbeheer’. 2) Voeg de medewerker toe aan de groepen waartoe hij of zij behoort. (bijvoorbeeld ‘alle maatschappelijk werkers’). Dit doet u door medewerker te slepen vanuit de archiefboom, of middels het rechtermuis menu ‘zoek map (F3)’ Voeg een gebruiker niet toe aan andere categoriegroepen of persoonlijke groepen. Houd groepenbeheer overzichtelijk.

5.4.2 Archiefboom 1) Standaard staan alle medewerkers onder het mapje ‘alle medewerkers’. Vervolgens kan deze ook nog onder de gewenste werkeenheid worden gezet. Sleep hiertoe de gebruiker naar de werkeenheid in de boom en kies voor ‘kopiëren’

2) Herhaal vorige stap voor locatie waartoe medewerker behoort. Let op:

5.5

medewerker kan behoren tot meerdere werkeenheden en locaties, maar heeft altijd één hoofdwerkeenheid en één hoofdlocatie, welke is ingevuld in het personeelsdossier (tabblad eigenschappen).

Inactief zetten van gebruiker

Als een medewerker de instelling verlaat, dient het gebruikeraccount inactief gezet te worden. Dit gaat als volgt in zijn werk; 1) Selecteer het mapje van de medewerker in de boom. 2) Selecteer in het rechtermuis menu de optie ‘onderhoud map  instellingen gebruiker’. 3) Zet in het tabblad aanmelden het vinkje ‘account actief’ uit. 4) Klik op OK om wijziging op te slaan. Om aan te geven dat de gebruiker uit dienst is dien je de volgende stappen te doorlopen 1) Open de eigenschappen van de medewerker (F2) 2) Vul ‘toevoeging’ in (bijvoorbeeld ‘- ex medewerker’) 3) Klik op OK om wijzigingen op te slaan. Verwijder vervolgens de medewerker uit de verschillende locatie(s) en werkeenhe(i)d(en). Let op:

Verwijder een gebruiker nooit. Bij het verwijderen van een gebruiker verliest u informatie, welke nodig is bij bijvoorbeeld rapportages over het verleden. Hernoem ook een gebruiker niet, ook dit geeft dataverlies in toekomstige rapportages.

6 Rechten controleren Als een gebruiker een bepaalde map niet kan (in)zien of wijzigen, kan worden nagegaan wat de rechten op betreffende map zijn. Op deze manier kan worden gecontroleerd of een gebruiker tot de juiste groepen behoort.

6.1

Gebruikersrechten / Rechten per gebruiker op een map

Niet alle mappen zijn voor iedereen toegankelijk. In het overzicht gebruikersrechten wordt getoond wie welke rechten heeft op een bepaalde map. 1) Zoek in de archiefboom naar de betreffende map. 2) Selecteer de map. 3) Klik in het rechtermuis menu op ‘onderhoud map  gebruikersrechten’, of klik op F10 en dan ‘Rechten per gebruiker’. 4) Het volgende venster verschijnt:

5) Selecteer de gebruiker waarom het gaat. In het rechterdeel van het venster ziet u de rechten van de gebruiker op de geselecteerde map. Deze zijn onderverdeeld in mappen, berichten, documenten en agenda. 6) Selecteer het tabblad waarvan u de rechten wilt bekijken.

Onder in het venster bevindt zich een uitklapbaar “driehoekje”. Door dit open te klappen, kunt u in detail bekijken via welke groepen de rechten zijn uitgedeeld. In groepenbeheer kunt u vervolgens de rechten aanpassen. Zie hoofdstuk 4. De optie gebruikersrechten toont de totaalrechten van de ingelogde gebruiker op betreffende map.

6.2

Waar in groep

De optie Waar in groep (te benaderen Via rechtermuis menu  Onderhoud map  Technische functies ) laat zien in welke groepen een bepaalde map zit. Dit zijn dus de groepen waaraan betreffende map is toegevoegd in groepenbeer. Tevens worden de rechten getoond, welke de ingelogde gebruiker heeft binnen de geselecteerde groep op betreffende map.

6.3

Rechten folder in boom

Via rechtermuis menu  Onderhoud map  Technische functies Het komt ook voor dat gebruikers mappen in een boom kunnen zien, terwijl dit juist wel of niet de bedoeling is. Om dit te controleren bestaat het overzicht waar in boom. In dit venster wordt een overzicht getoond van de groepen waarvoor een bepaalde map zichtbaar is in een boom.

6.4

Verwijderde submappen in boom terugzetten

Via rechtermuis menu  Onderhoud map  Technische functies , verwijderde submappen Het komt geregeld voor dat gebruikers mappen “kwijt” zijn in de boom . Dat komt meestal doordat de map is verwijderd uit de boom. U kunt deze mappen terugzetten in de optie verwijderde submappen. U kunt selecteren hoeveel dagen u wilt terugkijken en kunt zien wie de map op welk tijdstip heeft verwijderd.

6.5

Mappen toevoegen aan groepen

Met behulp van het venster Toevoegen folders aan groep kunnen groepen worden toegevoegd aan een map. Op deze manier kunnen bepaalde rechten verleend worden aan een bepaalde map. 1) Selecteer de map die aan een groep toegevoegd dient te worden. 2) Klik op ‘Admin  Rechten  toevoegen aan standaard groep’ in het menu.

7 Dubbele mappen Ter voorkoming van vervuiling van het systeem en voor correcte rapportages, dienen dubbele mappen uit de database verwijderd te worden. Dubbele mappen ontstaan door onoplettendheid of onwetendheid van een gebruiker bij het aanmaken van een map.

7.1

Het voorkomen van dubbele mappen 1) Controleer altijd of een map al bestaat. 2) Geef mappen een duidelijke herkenbare naam. 3) Stel, als applicatiebeheerder, de juiste beperkingen in, zodat dubbelen voorkomen worden. Zo kunt u sofinummer uniek laten zijn in een persoonsmap.

7.2

Het zoeken naar dubbele mappen

Potentiële dubbele mappen kunnen worden opgevraagd via het overzicht “dubbele mappen”. 1) Klik met de rechtermuisknop op uw eigen map 2) Selecteer de menuoptie ‘start programma  controle rapporten’ Hier vindt u diverse overzichten waarmee u CS kunt opschonen. Let op:

7.3

De plaats van de rapporten in het menu verschilt per organisatie

Dubbele mappen samenvoegen

Indien u een map (per ongeluk) dubbel heeft aangemaakt, kunt u deze gemakkelijk "verwijderen". Bij het verwijderen van een dubbele map dient u met het volgende rekening te houden: De goede en de foute map dienen van hetzelfde type te zijn. Berichten (brieven, email, etc) worden automatisch over gezet: u hoeft hier niets voor te doen Controleer vooraf of het goede dossier (map) volledig is; aanvullingen uit het foute dossier (map) dient u handmatig in te vullen. Het verwijderen van dubbelen gaat als volgt: 1. Selecteer de foute map in uw boom 2. Kies in het rechtermuis menu de optie onderhoud map --> map is zelfde als 3. Het venster "map zelfde als" venster verschijnt 4. Kies in het onderste veld de goede map (die bewaard moet blijven)

Tip:

Voordat u de redirect uit gaat voeren dienen de mappen afgesloten te worden.

5. Klik op de knop "redirect map…" 6. Klik op sluiten. De foute map is verwijderd. Let op:

7.4

Contacten worden pas juist gezet na het uitvoeren van de optie extra --> redirects uitvoeren. Deze functie is alleen uit te voeren door beheerders.

Redirects uitvoeren

Met behulp van de menu optie ‘Extra  Redirects Uitvoeren’ kunnen alle berichten uit dubbele dossiers verplaatst worden naar het actuele dossier.

Selecteer de map die samengevoegd moet worden, en klik op ‘samenvoegen’. Let op:

Als de lijst redirects groot is, voer deze dan uit op moment dat er weinig gebruikers in CS ingelogd zijn.

7.5

Verwijderde mappen terugzetten

Als er mappen onterecht zijn verwijdert kan men deze als volgt terugzetten: Admin  Rechten  Verwijderde mappen terugzetten Het volgende scherm verschijnt.

Selecteer de map die u terug wilt zetten en druk op Terugzetten.

8 Historie 8.1

Loginsessies

Via rechtermuis menu  Onderhoud map  Technische functies Van iedere gebruiker kunt u nagaan wanneer hij/zij is ingelogd in CS. U kunt naast de machinenaam, IP adres, startdatum en einddatum ook nog allerlei details raadplegen.

8.2

Wijzigingen in een map

In het venster historie kunnen de wijzigingen van een map gedurende het bestaan van de map worden opgevraagd. Om de historie van een map te bekijken, onderneemt u de volgende stappen: 1. 2. 3. 4. 5.

Selecteer de map waarvan u de historie wilt bekijken. Klik met de rechtermuis op de betreffende map. Selecteer de menu-optie onderhoud map  historie. Het venster bekijk veranderingen verschijnt Dubbelklik op één van de regels om de wijzigingen te zien.

9 Berichtsjablonen In CS is het voor gebruikers zelf mogelijk om brieven en afdruksjablonen te definiëren en deze beschikbaar maken op een bepaald type map. In deze korte handleiding zullen de belangrijkste zaken van dit proces worden besproken.

9.1

Aanmaken van een berichtsjabloon

1) Kies in het menu Beeld voor Berichtsjablonen. Er word nu een boom geopend met de berichtsjablonen. 2) Open ‘Sjablonen’ en selecteer de juiste berichtsjablonen verzamelmap. 3) Kies voor rechtermuisknop: Aanmaken map -> Mediasjabloon

Een tweede manier om een nieuw berichtsjabloon te krijgen is door een oude te kopiëren. Het voordeel van deze optie is dat de velden al ingevuld zijn (overgenomen vanuit het bronsjabloon). 1) Kies in het menu Beeld voor Berichtsjablonen. Er wordt nu een boom geopend met de berichtsjablonen. 2) Open ‘Sjablonen’ en selecteer het berichtsjabloon dat u wilt dupliceren. 3) Kies voor rechtermuisknop: Onderhoud map -> Kopieër map

4) Kies vervolgens voor de optie ‘alleen deze map’. Nadat u op OK klikt ziet u onderstaand schermpje.

5) Voer de naam in van het nieuwe mediasjabloon en druk op

U krijgt nu het berichtsjabloon scherm bestaande uit 6 tabbladen: 1. Inhoud bericht Op het tabblad ‘Inhoud bericht’ kan worden aangegeven wat de standaard inhoud van het berichtsjabloon moet zijn. Hierin kunnen velden worden opgenomen die automatisch worden gegenereerd zoals datum, cliëntnaam, adresinformatie, etc. Deze automatisch in te laten vullen velden ook wel ‘mergefields’ genoemd. Ze kunnen worden toegevoegd via de rechtermuisknop, toevoegen veld.

2. Algemeen

Op het tabblad algemeen kunnen de eigenschappen van het berichtsjabloon worden aangepast. Enkele belangrijke velden: Naam sjabloon: naam van het berichtsjabloon Afbeelding: afbeelding die een bericht heeft die via dit berichtensjabloon wordt gemaakt Media: Is het een brief, email, telefoongesprek, memo Template: Schermpje wat boven het bericht wordt weergegeven, en waarin de invoervelden staan Owner Control Type: Type eigenaar van het bericht Owner Control name: Naam van het veld van de eigenaar Mailtype: keuze uit: o mtOnemessage: Als naar iedereen exact dezelfde brief moet o mtMulitmessage: Als de invoervelden afhankelijk moet zijn van de verschillende ontvangers o mtMemo: Als er geen ontvanger is. Controls: moet er een cc of een bcc kunnen worden gestuurd?

3. Inhoud context

Dit is de extra informatie die een verzender van een bericht bij het bericht kan toevoegen

4. Ontvangers / bijlagen

Op dit tabblad worden ontvangers en bijlagen aangegeven die standaard moeten worden toegevoegd.

5. Toegestane categorieën

Hier kan worden aangegeven op welk type map dit specifieke bericht aangemaakt mag worden.

6. Voorbeeld

Voorbeeld van het berichtsjabloon.

9.2

Aanpassen berichtsjabloon 1) 2) 3) 4)

Log in als applicatiebeheerder, in CS (dit kan uw eigen account zijn) Kies in het “menu beeld  bericht sjablonen” Kies bij de berichtsjablonen het sjabloon dat u wilt aanpassen Klik met de rechter muis op het sjabloon en kies in het menu “eigenschappen”. U kunt ook dubbelklikken. 5) Klik op het tabblad “Inhoud bericht”

6) Pas het bericht aan en klik op “OK” om het sjabloon op te slaan.

Bij het aanpassen van een berichtsjabloon zullen historische berichten niet worden aangepast. De wijziging geldt dus alleen voor nieuwe aan te maken berichten.

9.3

Het toevoegen van een verwijzing (grijs veld) 1) Klik met de rechtermuisknop op de plek waar u het veld wilt toevoegen. Kies voor “veld toevoegen”

2) -

Kies Kies Kies Kies

voor voor voor voor

een type veld middels dubbel klik: “Afzender…” voor gegevens van de afzender “Ontvanger…” voor gegevens van de ontvanger “Invoer velden” voor overige velden

3) Kies voor het veld waar de verwijzing staat middels dubbelklik

9.4

Het toevoegen van een sjabloon voor een categorie.

1) Ga in de normale boom naar het type map waarop het bericht aangemaakt moet worden (bijv. Cliëntkaart) en druk op F10. 2) Kies in het volgende venster ‘Toegestane Categorieën’ en dan het tabblad bericht

3) Er kan worden gekozen voor: 1.

Alles toegestaan: Alle berichten mogen aangemaakt worden op dit type map

2.

Selectie toegestaan: Alleen de onderstaande berichten mogen aangemaakt worden op dit type map

3.

Selectie uitsluiten: Alles behalve onderstaande berichten mogen aangemaakt worden op dit type map

4.

Niets toegestaan: Er mogen geen berichten worden aangemaakt op dit type map

4) Een berichtsjabloon kan worden toegevoegd via het ‘loepje’, of via de boomstructuur aan de rechterkant.

9.5

Aanpassen parentsjablonen

Naast een berichtsjabloon, bestaat een brief uit een parentsjabloon. Een parentsjabloon kan worden gezien als het hoofd van de brief. 1) Kies in het menu “admin  inrichting parentsjablonen”

Het volgende venster verschijnt:

2) Selecteer het parentsjabloon welke u wilt aanpassen. Deze wordt vervolgens direct daaronder getoond. 3) Pas het parentsjabloon aan. 4) Klik op “Opslaan”. Het systeem vraagt of u het parentsjabloon op wilt slaan onder een nieuwe versie. Indien het oude sjabloon dient te vervallen, kunt u de wijzigingen opslaan onder de huidige versie. 5) Klik op “Sluiten” om het venster te sluiten. U dient CS opnieuw op te starten om de parent sjablonen actief te laten zijn.

10 Email management Indien u verantwoordelijk bent voor het beheer van e-mail, dan dienen periodiek twee controles uitgevoerd te worden: 1. Binnengekomen berichten die als SPAM zijn gemarkeerd. 2. Binnengekomen berichten die mogelijk niet bij de juiste ontvanger zijn afgeleverd.

10.1 SPAM U kunt in het menu 'Admin --> Mail --> Spam Management' controleren welke berichten als SPAM zijn gemarkeerd. Daadwerkelijke SPAM kunt u uit de lijst verwijderen. Onterechte SPAM kunt u doorsturen naar de oorspronkelijke ontvanger.

10.1.1 Berichten ontvangen als SPAM Spam berichten zijn berichten die door het systeem als SPAM, en die de beheerder vervolgens kan beoordelen.

Knop / veld Onderwerp Datum Afzender Ontvanger

Betekenis Onderwerp Datum waarop het bericht is ontvangen Afzender emailadres Ontvanger emailadres Lijst verversen Bericht verwijderen uit de lijst (omdat het SPAM is) Bericht doorsturen naar de ontvanger (omdat het geen SPAM is)

10.1.2 Berichten gemarkeerd als SPAM Dit zijn berichten die door gebruikers zelf zijn ingesteld als SPAM die daarna hier worden weer gegeven

10.2 Binnengekomen berichten die mogelijk niet bij de juiste ontvanger zijn afgeleverd Indien een bericht door de CS email server wordt geaccepteerd, wordt deze aan de juiste ontvangers toegevoegd. Het is echter mogelijk dat een emailadres wel door de server wordt geaccepteerd, maar deze niet wordt toegekend aan een ontvanger. Deze email wordt dan in de map van de administrator gezet. Om deze map te controleren, kunt u deze het beste in uw persoonlijke boom plaatsen en instellen dat u ziet als er nieuwe binnengekomen berichten zijn. U dient dus periodiek deze map te controleren en de berichten door te sturen naar de juiste ontvanger. Controleer tevens of het ontvanger-emailadres in de eigenschappen van betreffende persoon staat. Vervolgens kunt u het bericht archiveren.

10.3 Ontvanger email adressen instellen Indien u email adressen door de server wilt accepteren en wilt toekennen aan een gebruiker of algemeen mapjes, dient u de volgende schema’s te hanteren: Binnenkomende email

Uitgaand email

Interne of externe afhandeling (domain management)

Koppelen aan mapje (eigenschappen map) Koppelen aan gebruiker (persoonlijke status)

10.4 Afzender email adres instellen Het emailadres van de afzender wordt bepaald door het emailadres in “instellingen gebruiker”. Dit is te vinden via het rechtermuis menu ‘Onderhoud map  Instellingen gebruiker’, of via ctrl+alt+i.

10.5 Toegestane adressen binnen domein In het menu 'Admin --> Mail --> E-mail Management' kunt u kiezen voor de optie Toegestane adressen. Hierin stelt u in welke adressen door de mailserver worden geaccepteerd. Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker wordt wordt zijn/haar e-mail adres automatisch aan deze lijst toegevoegd. Indien een mailadres niet in de lijst staat zal deze niet geaccepteerd worden door onze mailserver. De afzender zal dan een “bounce” bericht krijgen.

10.6 Persoonlijke status Een email wordt automatisch in ieder mapje gearchiveerd, waar het betreffend email adres staat ingesteld in de eigenschappen van het mapje. Een gebruiker ziet betreffend bericht als: 1) De gebruiker recht heeft om de berichten van betreffende eigenaar te zien

2) De gebruiker recht heeft om alle berichten van betreffende map te zien, waar het bericht in is gearchiveerd. 3) De gebruiker een persoonlijke status heeft gekregen voor betreffend bericht. Zie onderstaand figuur voor het instellen van het e-mailadres in de eigenschappen van het mapje.

Let op:

Gebruik het recht “alle berichten zien van deze map” alleen voor beheerders of mappen waar geen emailadres aan kan worden gekoppeld. Anders kunnen gebruikers zichzelf rechten geven op de berichten van en naar een bepaald emailadres.

Voor iedere gebruiker dient een persoonlijke status aangemaakt te worden voor berichten naar het emailadres wat betreffend persoon moet kunnen lezen.

10.7 Domain management In domain management stelt u in welke adressen u intern wilt afhandelen, en welke extern. Alle gebruikers die gebruik maken van CS email, dienen ingesteld te worden op interne afhandeling. U kunt een “wildcard” gebruiken om aan te geven dat het gaat om alle emailadressen. Als alle emailadressen van Obec intern afgehandeld dienen te worden, dan stelt u in dat het adres %@obec.nl internet afgehandeld wordt. In de uitzonderingen stelt u in welke adressen extern afgehandeld dienen te worden. Hierin geeft u bijvoorbeeld emailadressen in van gebruikers die gebruik maken van een ander emailprogramma. Let op:

indien een gebruiker ingesteld staat als externe afhandeling, maar deze wel gebruik maakt van CS email, dan ontvang deze gebruiker de berichten dubbel.

11 Postcodebeheer Op de persoonskaart komen een aantal gegevens voor die met elkaar samenhangen. Dat zijn: Postcode met straat en woonplaats Postcode met buurt (indien aanwezig), wijk en gemeente U kunt de buurt, wijk en gemeente automatisch laten invullen door de postcode, evenals de straat en woonplaats. Dit stelt u in, in het menu ‘Admin  Postcodebeheer’.

11.1 Postcode, buurt, wijk en gemeente Selecteer de menuoptie ‘Admin  Postcodebeheer’ om onderstaand venster te openen:

Woonplaats De gebruiker vult de postcode in, waarna het systeem de woonplaats opzoekt via het internet. Deze woonplaats heeft geen invloed op de tellingen van buurt, wijk en gemeente! Aanpassingen van woonplaats hebben vooral effect op bijvoorbeeld adressering op brieven. Buurt, wijk en gemeente Naast de woonplaats wordt de buurt, wijk en gemeente bepaald. Postcode is bepalend voor de buurt

Buurt is bepalend voor de wijk Wijk is bepalend voor de gemeente.

11.2 Controle procedures Wijzigingen in de postcodetabel hebben pas effect na de volgende acties: 1: Voer in het tabblad controle procedures een update uit, op bijvoorbeeld cliëntkaarten

2: Wacht tot volgende dag; dan zijn gegevens pas actueel in management rapportage. Aanpassingen in de cliëntkaart hoeven dus niet handmatig te worden gedaan.

11.3 Postcode aanpassen In het tabblad postcode aanpassen staat de verwijzing van een postcode naar een straat. Deze wordt gebruikt om automatisch de straat en woonplaats in te vullen als een postcode wordt ingevuld in de adresgegevens. U ziet in het scherm pas gegevens nadat u een postcode hebt ingevuld bij ‘zoek een postcode’.

Het toevoegen of wijzigen van een postcode gaat als volgt: 1. Zoek op de te wijzigen of toe te voegen postcode. De resultaten verschijnen in de tabel. 2. Klik op toevoegen om een postcode, straat en plaats toe te voegen. OF 1. Selecteer de te wijzigen regel 2. Vul de gegevens in en klik op opslaan.

12 Keylijsten Dit hoofdstuk beschrijft de keylijsten. Keylijsten zijn lijstjes die worden getoond in zogenaamde “combobox” velden, ofwel keuzelijsten. Deze zien er als volgt uit:

12.1 Aanpassen waarde in een veld Via het driehoekje achter het veldje kan een keuze worden gemaakt. Ook via het vergrootglaasje kunt u een waarde selecteren. Dit is vooral handig als het een lang lijst betreft. Het leeg maken van een veldje kan door op het vergrootglaasje te klikken en voor “geen keuze” te kiezen. Een andere manier is via de rechtermuisknop, ‘leeg maken’.

12.2 Keylisteditor opvragen 1) Log in als applicatiebeheerder, in CS (dit kan uw eigen account zijn) 2) Kies in het menu “Admin  inrichting  onderhoud keylijsten”

3) Het volgende venster verschijnt. Kies daarin (in de linker kolom) de juiste keylijst, welke u wilt aanpassen.

Uitleg knoppen: Toevoegen keylijst Verwijderen keylijst Verversen van keylijsten Toevoegen van een keylijst item Verwijderen Wijzigen Opslaan Annuleren Uitleg kolommen Naam Waarde Export waarde Naam Binaire code Volgorde Groep Verwijderd Categorie CategorieID Keyid

Naam van de waarde, deze wordt getoond in de lijst. Unieke waarde binnen de keylijst. Deze wordt ook opgeslagen in de XML Export waarde, gebruikt bij exports naar databanken Naam van de waarde, deze wordt getoond in de lijst. Binaire code, welke wordt gebruikt in “vink”velden Dit bepaald de volgorde binnen de keylist van de verschillende items Groep, te gebruiken om keylijsten op te delen in meerdere “views” Verwijderd toont de waarde in het rood. Indelen van keylijsten middels een groepering (grijze balken achter loepje) Mogelijkheid om groepering te maken middels een verwijzing naar een andere keylijst (in te richten door Obec) Unieke waarde binnen alle keylijsten. Deze wordt ook opgeslagen in de XML

12.3 Keylijst waarde toevoegen 1) 2) 3) 4)

Druk in de editor op “toevoegen” Vul de waarde Vul de naam in Toelichting en exportwaarde kunnen leeggelaten worden

12.4 Keylijst waarde aanpassen 1) Selecteer de regel welke u wilt aanpassen 2) Pas de naam aan 3) Met volgorde kunt u de volgorde van de lijst bepalen. LET OP: Keyvalue mag u niet aanpassen, indien het betreffende item al wordt gebruikt in een map.

12.5 Aanpassing van keylijst via het veld zelf Het aanpassen van een keylijst, of het toevoegen van een keylijst item kan ook via de het keylijstveldje in een map. Het wijzigen gaat als volgt: 1) Zoek het veld waarvan u de keylijst wilt aanpassen 2) Klik op het loepje rechts van het veldje 3) Klik op de knop “lijst bewerken”

Vervolgens kan de keylijst worden bewerkt, net zoals in de keylijst editor.

12.6 Aandachtspunten Omdat keylijsten één van de basisattributen is de gegevens, welke in CS worden verzameld, is het belangrijk om bepaalde punten te onthouden. Verantwoordelijkheid Uw organisatie is verantwoordelijk voor het juist gebruik van de keylijsten. Per keylijst wordt geregistreerd wie wanneer welke wijzigingen maakt Obec brengt na oplevering van een module geen wijzigingen mee aan in een keylijst, tenzij dit is overeengekomen middels “meerwerk” Aanpassingen in de keylijst van een veld, kunnen invloed hebben op andere velden, omdat één keylijst op meerdere plaatsen kan worden gebruikt Waarde (keyvalue) De waarde van een keylijst dient binnen 1 lijst uniek te zijn De waarde mag in geen gevallen worden aangepast, nadat een keylijst in gebruik is genomen Keylijstitems waarvan een bepaalde waarde al in gebruik is, kunnen niet meer worden verwijderd Export waarde De export waarde wordt gebruikt om de exporteren naar landelijke databanken, zoals de madimonitor en de shv monitor

Verwijderen Indien een keylijst wordt verwijderd (regel is vervolgens niet meer zichtbaar), dan is deze ook niet meer zichtbaar in alle velden waar de keylijst wordt gebruikt. In managementrapportages zal het item wel nog weergegeven worden. In mappen waar een veld is geselecteerd, welke vervolgens wordt verwijderd wordt het item rood weergegeven.

12.7 Keylijsten verversen Indien u keylijsten wilt verversen (als u wijzigingen heeft aangebracht) kiest u voor het menu “admin  inrichting  keylijsten verversen”. Dit is nodig nadat u een aanpassing in een keylijst hebt gedaan. Bij het opnieuw opstarten van CS worden de keylijsten ook ververst.

12.8 Exporteren keylijsten Indien u keylijsten wilt exporteren, kan dat via het tabblad “exporten” Uitleg knoppen: Opslaan naar bestand

Alles opslaan

(tabblad ‘aanpassen huidige waarden’)

Geselecteerde keylijst opslaan naar bestand. Het wordt als een IMP bestand opgeslagen in CSV formaat. CS vraagt waar u de exportbestanden op wilt slaan. Dit is standaard de applicatie waar de map in is geïnstalleerd. Alle keylijsten opslaan naar bestand. Het wordt als een IMP bestand opgeslagen in CSV formaat. CS vraagt waar u de exportbestanden op wilt slaan. Dit is standaard de applicatie waar de map in is geïnstalleerd. U kunt ook naar Excel exporteren. Klik hiertoe op excel knop.

12.9 Importeren keylijsten Indien u keylijsten wilt importen, klik dan op het tabblad “importeren”

Uitleg knoppen: Alles selecteren (selectie wordt geïmporteerd) Selectie wissen Selectie omkeren

Gegevens opslaan in het IMP bestand

Importeren

Toevoegen van een binaire code. Deze is nodig als een lijst wordt gebruikt in een binaire lijst (met vinkjes) Toevoegen van een keyvalue (waarde) Deze is nodig om de waarden in de lijst uniek te identificeren. Deze waarde is verplicht Sorteervolgorde toevoegen (aan de hand van de sortering; deze is aan te passen door op kolomhoofd te klikken) Slaat de te importeren lijst op in de keylijst. Bestaande keylijstitems met eenzelfde waarde (keyvalue) worden overschreven

Het importeren kan ook door te kopiëren plakken vanuit bijvoorbeeld Word of Excel: Bijvoorbeeld: Applicatie Word, Notepad, etc

Excel

Gekopieerd aap noot mies 1 2 3

Geplakt

aap noot mies

12.10 Instellen keylijst op een veld (alleen voor super-applicatiebeheerders) Per combobox veld kan een keylijst worden geselecteerd: 1) Open het formulier in editmode 2) Klik het component aan, waarvan de initiële waarde gezet dient te worden 3) Druk op . De property editor verschijnt 4) Vul de naam van de keylijst in op het tabblad algemeen bij ‘Key list name’ Standaard is de waarde van een keuzelijst (combobox) leeg. Het is echter mogelijk deze te zetten met een initiële waarde. Dit kan in het formulier, waarop het component staat. 1) Open het formulier in editmode 2) Klik het component aan, waarvan de initiële waarde gezet dient te worden 3) Druk op . De property editor verschijnt 4) Vul de waarde (keyvalue) in, in de property “variabletext”. Ook deze vindt u op het tabblad algemeen.

13 Mailinglijsten Mailinglijsten zijn geheel naar wens in te richten, in samenspraak met de consultant bij Obec. Enkele voorbeelden zijn: 1. Mail naar alle medewerkers van een bepaalde werkeenheid Op een categorie (dit is een maptype) kan worden ingesteld dat de ontvangers van een mailinglijst bijvoorbeeld ‘alle medewerkers van het een bepaalde werkeenheid’ zijn. 2. Mail via boomstructuur Een andere mogelijkheid is dat in de boom een mailinglijst wordt aangemaakt. Onder dit mapje ‘mailinglijst’ kunnen dan de leden worden gesleept. Zie ook onderstaande afbeelding. Als je kiest voor e-mail dan wordt een mail gestuurd naar de 4 mapjes die onder het mapje ‘testlijst’ zijn gekoppeld.

3. Selecteer de leden in het mapje zelf Het is ook mogelijk om een maptype aan te leggen waarin de leden geselecteerd kunnen worden. Onderstaand voorbeeld verduidelijkt dit. In het veld ‘leden’ kunnen bijvoorbeeld cliënten, medewerkers, of organisaties worden geselecteerd. In het veldje ‘e-mail leden’ kunt u losse emailadressen invullen. Het is dan niet mogelijk om eerst een mapje aan te leggen voor het betreffende mailadres.

14 Centraal functies instellen Om de inrichting van CS te vergemakkelijken kunnen een aantal zaken centraal worden ingesteld. Dit zijn: Centraal categorie opties: admin, inrichting, centraal categorie-opties instellen Centraal berichtopties instellen: admin, inrichting, centraal bericht opties instellen Centraal functies instellen: admin, rechten, centraal functies instellen Centraal Rechten instellen (dit zijn de hoogste gebruikersrechten!): admin, rechten, centraal rechten instellen. Centraal opties instellen: admin, rechten, centraal opties instellen. Centraal bericht popup instellen: admin, inrichting, centraal berichtpopup instellen. Hiermee kunt u instellen of er een popup dient te komen indien een mail wordt ontvangen.

Let op:

Stel nooit een optie in waarvan u de betekenis niet weet!! Dit kan verregaande consequenties hebben voor het functioneren van het systeem.

15 Veelgebruikte icoontjes in CS Werkeenheid /Team Verzamelmap Werkeenheid /Team Medewerker Verzamelmap medewerker Vrijwilliger Verzamelmap groep Verzamelmap school Verzamelmap Organisatie Instelling Organisatie Afdeling School Leverancier Helpdesk /Servicedesk Artiest Persoon Persoon blauw Persoon groen Persoon rood Verzamelmap Persoon Mailinglijst Verzamelmap dossier maatschappelijk werker Caseload Verzamelmap cliënt /klant Ouderen activiteit Ouderen traject Ouderen project Algemeen maatschappelijk werk dossier Algemeen maatschappelijk werk traject Groep dossier Dossier groen Groepswerk Cliëntvolgdossier Zorg en Overlast dossier /ASHG dossier Bedrijfs maatschappelijk werk traject Bedrijfs maatschappelijk werk School Maatschappelijk Werk traject School Maatschappelijk Werk dossier Cliënt /Klant Huisarts Huisarts praktijk Verzamelmap huisarts Ziekenhuis Verzamelmap ziekenhuis Niets Gevonden

Welzijn activiteiten Welzijn traject Traject groen Screening dossier Schuld Schuldeiser Schuldhulpverlening Incasso dossier Internethulpdossier Klacht Sociale raadslieden dossier Sociale raadslieden traject Bureau begeleid wonen Privé map Map Rekenmachine Urenregistratie Verzameling Auto Bron Afbeelding Kunst tentoonstelling Kunst object Welzijn project Woon herkans project dossier Woon herkans project traject Intranet menu Verzamelmap locatie Locatie Hyperlink Project Media templist Hoofd menu Favorieten Postvak ontvangen Postvak open Postvak verzonden Postvak uit Prullenbak Website Nieuws Eigenschapen Bijlagen Agenda

Tip: alle iconen kunnen in de praktijk anders zichtbaar zijn als hier is aangeven