Central Station
Versie 2.2, 05-05-2011
CS Outlook Import
Versie 2.2, 05-05-2011
2 / 13
CS Outlook Import
Versie 2.2, 05-05-2011
Inhoud 1 Inleiding ............................................................................................ 5 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
Schrijfwijze .................................................................................................................................. 5 Veel gebruikte termen ................................................................................................................ 5 Afkortingen ................................................................................................................................. 5 Meer informatie ........................................................................................................................... 5 Doel van de handleiding ............................................................................................................. 6
2 Algemene informatie........................................................................ 7 2.1 2.2 2.3
Berichten importeren .................................................................................................................. 9 Contactpersonen importeren .................................................................................................... 10 Agenda importeren ................................................................................................................... 12
Figuren: Figuur 1: Outlook patch (eenmalig) ......................................................................................................... 7 Figuur 2: Outlook Redemption................................................................................................................. 7 Figuur 3: patch geslaagd ......................................................................................................................... 7 Figuur 4: Menu optie ................................................................................................................................ 8 Figuur 5: Importoverzicht ......................................................................................................................... 9 Figuur 6: Contactpersonen importeren .................................................................................................. 10 Figuur 7: Contactpersonen corrigeren ................................................................................................... 11 Figuur 8: Contactpersonen gemarkeerd ................................................................................................ 11 Figuur 9: Agenda ................................................................................................................................... 12 Figuur 10: Agenda sync-knop................................................................................................................ 12 Figuur 11: Toegang tot Outlook ............................................................................................................. 13 Figuur 12: Verwerken van afspraken .................................................................................................... 13
Tabellen: Tabel 1: Knoppen berichten importeren .................................................................................................. 9 Tabel 2: Velden en kolommen berichten importeren ............................................................................ 10
3 / 13
CS Outlook Import
Versie 2.2, 05-05-2011
4 / 13
CS Outlook Import
Versie 2.2, 05-05-2011
1 Inleiding 1.1
Schrijfwijze
Deze paragraaf bevat de schrijfwijze zoals die in deze handleiding gehanteerd wordt. Procedures In de handleiding zult u diverse procedures tegenkomen. Deze procedures vormen een letterlijke beschrijving hoe een bepaalde handeling uit te voeren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan „het kopiëren van een map‟. Alle procedures worden in het lettertype Courier New weergegeven, waardoor ze direct als zodanig herkenbaar zijn. Toetsaanslagen Bijna alle acties in Central Station zijn uit te voeren met behulp van de muis. Het komt echter ook voor dat u uw toetsenbord moet gebruiken. Toetsaanslagen staan in deze handleiding vet en tussen tags:
, <Enter>, <Shift>. Titels van vensters Titels van vensters worden vet weergegeven. Bijvoorbeeld: het venster Taak wijzigen. Knoppen en tabbladen Knoppen en titels van tabbladen worden vet weergegeven. Bijvoorbeeld de knop OK. Titels van velden Titels van velden worden cursief weergegeven. Het veld Bedrijfsnaam. Menuopties Menuopties worden cursief en tussen aanhalingstekens weergegeven. Bijvoorbeeld: de menuoptie ‘Zoek map’.
1.2
Veel gebruikte termen Selecteren: met de linkermuisknop op een bepaald object (map, bericht, persoon etc.) klikken zodat deze een andere kleur krijgt. Vanaf dat moment kunnen er meerdere bewerkingen op uitgevoerd worden. Rechtermuismenu/-optie: nadat een object geselecteerd is, kan met de rechtermuisknop een nieuw menu geopend worden met diverse extra’s. Welke dat zijn, is sterk afhankelijk van de plaats en het soort object dat geselecteerd werd. Sneltoetsen: Indien een letter onderstreept is bij een menu optie of een toets dan kan deze functie ook zonder muisklik aangeroepen worden namelijk met + onderstreepte letter.
1.3
Afkortingen
Tabel 1: Afkortingen Afkorting Omschrijving CS Central Station FAQ Frequently Asked Questions (veel gestelde vragen)
1.4
Meer informatie
Op http://helpdesk.obec.nl staan de laatste versies van onze handleidingen in pdf-formaat. Tevens vindt u hier de veel gestelde vragen (FAQ's) over Central Station. Met behulp van de zoekoptie kunt u gericht zoeken naar informatie.
5 / 13
CS Outlook Import
1.5
Versie 2.2, 05-05-2011
Doel van de handleiding
Het mogelijk om gegevens uit Outlook te importeren in Central Station (CS). Bij iedere import dient men bepaalde regels in acht te nemen: Importeer alleen gegevens indien men deze nodig heeft. Importeer gegevens maar één keer Controleer de gegevens nadat men deze heeft geïmporteerd Voorbeeld: Controleer naam en adres gegevens Structureer de geïmporteerde gegevens Voorbeeld: Importeer documenten niet allemaal in één map
6 / 13
CS Outlook Import
Versie 2.2, 05-05-2011
2 Algemene informatie De gegevens welke geïmporteerd kunnen worden zijn: Berichten Hoofdstuk 2.1 pagina 9 Contactpersonen Hoofdstuk 2.2 pagina 10 Agenda Hoofdstuk 2.3 pagina 12 Voorwaarden om te kunnen importen zijn: Outlook en CS zijn op het systeem geïnstalleerd Central Station gebruikersnaam en wachtwoord zijn bekend Indien Outlook nog niet eerder is ingeladen dan dient eenmalig het volgende uitgevoerd te worden: o In de menubalk kan onder ‘Extra’ gekozen worden voor ‘Import/Export -> Outlook patch (eenmalig)’ waardoor de eenmalig patch geladen wordt. (zie Figuur 4: Menu optie)
Figuur 1: Outlook patch (eenmalig) o Het onderstaande venster verschijnt. (Figuur 2: Outlook Redemption) Klik op ‘I agree’ gevolgd door de ‘Ok’-knop.
Figuur 2: Outlook Redemption o Hierna verschijnt de onderstaande melding. (Figuur 3: patch geslaagd) Klik op de ‘Ok’-knop.
Figuur 3: patch geslaagd 7 / 13
CS Outlook Import
Versie 2.2, 05-05-2011
In de menubalk kan onder ‘Extra’ (zie Figuur 4: Menu optie) gekozen worden voor ‘Outlook contacten...’ waardoor de importmodule wordt gestart en Outlook ingelezen wordt.
Figuur 4: Menu optie
8 / 13
CS Outlook Import
2.1
Versie 2.2, 05-05-2011
Berichten importeren
Berichten kunnen met behulp van onderstaand venster (Figuur 5: Importoverzicht) geïmporteerd worden.
Figuur 5: Importoverzicht Om e-mails te importen dienen de volgende stappen te worden doorlopen. Klik in de menubalk op ‘Extra -> Outlook contacten..’ Kies in het linkerdeel van het venster de te importeren map Selecteer de te importeren e-mails Maak een keuze naar welke map de e-mails geïmporteerd dienen te worden Met de knop Toevoegen de import starten Let op: Afhankelijk van het aantal emails dat er in een map staan, kan het lang duren voordat deze getoond worden. Emails worden toegevoegd in, indien aanwezig, de map van: De afzender De ontvanger(s) De archiefmap welke ook in Outlook aanwezig was
Tabel 2: Knoppen berichten importeren Knoppen Omschrijving Central Station gebruikers De CS gebruiker wordt als BCC ontvanger toegevoegd aan de als BBC ontvanger geïmporteerde e-mail Toevoegen Deze knop zorgt er voor dat de geselecteerde gegevens geïmporteerd worden Selecteer alle Deze knop selecteert alle regels Selectie opheffen Deze knop selecteert geen enkele regel Deze knop opent een zoekvenster waarmee de map waaraan de import Zoeken ( ) toegevoegd dient te worden, gekozen kan worden
9 / 13
CS Outlook Import
Versie 2.2, 05-05-2011
Tabel 3: Velden en kolommen berichten importeren Velden en kolommen Omschrijving Afzender Afzender van de e-mail Datum Datum wanneer de e-mail ontvangen/verstuurd of aangemaakt is Foutmelding In dit veld worden mogelijke foutmeldingen getoond Onderwerp Onderwerp van het bericht Ontvanger Ontvanger van de e-mail Toegevoegd Indien hier ‘Ja’ staat dan is de e-mail al toegevoegd, staat hier ‘Nee’ dan is de e-mail nog niet toegevoegd Toevoegen aan map In dit veld kan een map gesleept of gezocht worden waar de gegevens naar geïmporteerd dienen te worden Type Type van het gegeven. Voorbeeld: e-mail
2.2
Contactpersonen importeren
Berichten kunnen met behulp van Figuur 5: Importoverzicht geïmporteerd worden. Per contactpersoon kan gekozen worden van welk type deze is, zoals persoon of organisatie. Let op: Collegae hoeven niet geïmporteerd te worden. Het importeren van contactpersonen gaat als volgt: Klik in de menubalk op ‘Extra -> Outlook contacten..’ Kies in het linkerdeel van het venster de te importeren map ‘contacten’
Figuur 6: Contactpersonen importeren Selecteer de te importeren contactpersonen Met de knop Toevoegen de import starten Er wordt een nieuw venster getoond met de te importeren contactpersonen.
10 / 13
CS Outlook Import
Versie 2.2, 05-05-2011
Figuur 7: Contactpersonen corrigeren Corrigeer alle naam en adresgegevens. Klik op Selectie Opslaan om de geselecteerde contactpersoon in CS op te slaan of klik op Opslaan Alles om alle contactpersonen in Central Station op te slaan.
Figuur 8: Contactpersonen gemarkeerd
Rood gemarkeerde contactpersonen zijn nog niet in Central Station geïmporteerd Zwart gemarkeerde contactpersonen zijn wel in Central Station geïmporteerd Indien alle contactpersonen zwart gemarkeerd zijn, zijn al uw contactpersonen in Central Station opgeslagen.
11 / 13
CS Outlook Import
2.3
Versie 2.2, 05-05-2011
Agenda importeren
Agenda-afspraken kunnen vanuit Outlook overgezet worden naar CS en andersom. Op een agenda (zie Figuur 9: Agenda) kunnen met de een knop (Figuur 10: Agenda sync-knop) de agenda’s gesynchroniseerd worden.
Figuur 9: Agenda Het synchroniseren van de agenda’s kan op drie verschillende manieren (zie Figuur 10: Agenda syncknop). 1. Synchroniseren met Outlook: De Outlook-agenda wordt gevuld met de CS-agenda afspraken en de CS-agenda wordt gevuld met de Outlook-agenda afspraken 2. Outlook bijwerken vanuit CS: De Outlook-agenda wordt gevuld met de CS-agenda afspraken 3. CS bijwerken vanuit Outlook: De CS-agenda wordt gevuld met de Outlook-agenda afspraken
Figuur 10: Agenda sync-knop
Tijdens het synchroniseren kan Outlook met een melding komen dat een programma toegang probeert te krijgen tot de gegevens in Outlook. Omdat deze melding per importregel komt kan toegang gegeven worden voor een bepaalde tijd.
12 / 13
CS Outlook Import
Versie 2.2, 05-05-2011
Figuur 11: Toegang tot Outlook
Nadat de toegang gegeven is wordt de import gestart. De tijd van de import is afhankelijk van het aantal te importeren afspraken. (Figuur 12: Verwerken van afspraken)
Figuur 12: Verwerken van afspraken
13 / 13
