CASE STUDY Zavedení Google Apps na Přírodovědeckou fakultu Univerzity Karlovy Kdo je PřF UK Přírodovědecká fakulta Univerzity Karlovy v Praze se zabývá výzkumem a výukou. V oblasti výzkumu je jednou ze tří nejvýkonnějších fakult v České republice a je tedy přirozené, že klade velký důraz na vědu, podporu infrastruktury pro vědu a práci vědeckých týmů. Vznikla v roce 1920 oddělením přírodovědeckých a matematických oborů od tehdejší filozofické fakulty, dnes má na 5000 studentů a 1000 zaměstnanců. Specifické potřeby PřF UK Podpora týmové práce a komunikace je klíčovým faktorem pro vědeckou práci. I samotní studenti Přírodovědecké fakulty se při výuce na denní bázi aktivně zapojují do výzkumu, proto zde vzniká potřeba velmi blízké kooperace. Tomu musí být přizpůsobena dostatečně otevřená infrastruktura, která umožní i vzájemnou spolupráci mezi studenty a pedagogy. Komplexní propojení organizačních procesů je velice podstatné i z pohledu managementu fakulty pro udržení přehledu a kontaktu. Zahrnuje zejména aktivní sdílení a správu informací a organizaci času. Řada výzkumných týmů tráví část roku v zahraničí a je třeba, aby byly týmy neustále propojeny. S ohledem na klíčovou potřebu mobilního přístupu, standardizaci řešení a sjednocení workflow se hledal nástroj, který zároveň dokáže nabídnout něco navíc (groupware, větší objem dat, lepší dostupnost).
„Řada oddělení vnímá Google Apps jako nástroj ke sjednocení workflow. Umožní nám chtít, aby se věci jako plánování schůzek či zapisování do kalendářů řešily podle stejných pravidel. A právě sjednocení prostředí umožňuje sjednocení postupů s dopadem na efektivitu.” Milan Richter, vedoucí CIT
Stávající řešení Od 90. let se interní systémy budovaly svépomocí, některé byly převzaty centrálně v rámci univerzity. Spoléhalo se především na open source platformu s minimálními nároky na administraci. Jelikož se ale v rámci fakulty postupně změnily nároky na komunikaci, řešení přestalo stačit. Stu-
denti dostávali sadu nástrojů, které nebyly plně kompatabilní a nenabízely dostatek datového prostoru, a neumožňovaly ani efektivní komunikaci mezi zaměstnanci. Některé součásti fakulty proto nedostatky řešily skrze externí nástroje, jiné potřeby nebyly uspokojovány vůbec. Týmy si například samy zakládaly gmailové účty nebo odpovídající konkurenční řešení, budovaly si i vlastní servery. Výsledkem byla roztříštěnost a ztráta kontroly a společně s rostoucími nároky na komunikaci a sdílení informací se potřeba jednotného řešení ukázala jako akutní. Finanční možnosti a náklady Finanční náklady byly jedním z podstatných důvodů, proč bylo v rámci vyhlášeného výběrového řízení (léto 2011) preferováno cloudové řešení. Při stávajícím počtu zaměstnanců a studentů fakulty se pořizování alternativních softwarových licencí ukázalo jako neekonomické zejména s ohledem na provázanost s personálními náklady na zajištění IT infrastruktury. Fakulta zpracovala finanční výhled na horizont 3-5 let, který ukázal potenciál úspory až 80 % v komunikační části informačního systému ve prospěch cloudového řešení. Proces rozhodování a změny Přesun k novému řešení trval přibližně dva roky - od vstupu do problematiky a představení budoucích možností ze strany vedení až po vypsání výběrového řízení a jeho vyhodnocení z hlediska nákladů. Změna podléhala schválení vedení fakulty. Od přechodu do realizační fáze k začátku implementace uběhlo přibližně šest měsíců. Klíčovým faktorem bylo uvědomění si potřeby změny a popsání všeho, co je třeba posunout. Největším myšlenkovým skokem bylo přenesení dat ven mimo zdi organizace. Bylo nutné prosadit a začít diskutovat zcela jiný přístup v zabezpečení dat.
„Akademické prostředí je poměrně konzervativní. Pro realizaci tak zásadního kroku byla proto potřeba silná vize řešení, která vycházela ze znalosti potřeb jednotlivých okruhů uživatelů IT technologií fakulty, stejně jako systematická komunikace při prosazování potřeby změny s klíčovými hráči v rozhodovacím procesu i s budoucími uživateli.“ Jakub Langhammer, proděkan pro IT
Hlavní překážky pro přijetí konceptu cloudu Základem vědecké práce jsou originální nápady a myšlenky, tedy velice citlivé informace. Dokud nejsou chráněna patentem, nesmí je nikdo vidět a musí být maximálně zajištěna. V akademickém prostředí jsou přitom velice pokročilí uživatelé, kteří otázky bezpečnosti zkoumají velmi podrobně. Přesvědčování a budování důvěry je v tomto případě dlouhý proces zejména z hlediska posunu myšlení - v rámci komunikace Google Apps na Přírodovědecké fakultě trval proces vysvětlování půl až tři čtvrtě roku.
„Vývoj v akademickém a vědeckém prostředí jednoznačně směřuje k masivnímu využívání cloudových řešení, a to nejen při komunikaci a organizaci. Vědci začínají využívat výhod cloudových řešení především v těch oblastech výzkumu, kde dochází k rychlému nárůstu objemů zpracovávaných a sdílených dat z experimentálních měření, monitoringu, geoinformatických a bioinformatických úloh nebo modelů. Specializovaná vědecká cloudová úložiště jsou součástí evropských projektů (např. Elixir) i národních projektů, např. řešení nabízené CESNET. Akceptování těchto řešení vědeckou veřejností je však přes nesporné výhody stále komplikované.” Jakub Langhammer, proděkan pro IT
Úspory a změna v koncepci IT Nové řešení v podobě Google Apps má nesrovnatelně širší záběr nad rámec poštovního systému. Přímé vyhodnocení úspor na straně IT oddělení proti dosavadnímu řešení není úplně objektivní ukazatel. Nároky na IT se spíše zvýšily úměrně novým funkcím, možnostem a pravomocem. Tento posun nicméně není vnímán negativně a je součástí modernizované koncepce IT. Další plány fakulty zahrnují např. kompletní modernizaci infrastruktury či virtualizaci učeben. Nasazení Google Apps a migrace Prvním krokem po rozhodnutí o výběru Google Apps (konec léta 2011) bylo nastartování vnitřní komunikace. Prakticky ihned začaly přípravné práce, především v podobě výběru skupiny tzv. early adopters. Ti začali nástroje přednostně využívat a testovat, stejně jako jejich vazbu na další informační systémy. Tato skupina se postupne zvětšovala a uvolňovaly se pro ni další nástroje.
„Zásadní je, že jsme získali nástroj umožňující konsolidaci, sjednocení řešení. Pro nás jako IT oddělení implementace znamená navýšení zodpovědnosti za novou oblast, kterou je groupware řešení, které zde předtím nebylo. Někde se proto lidská práce ušetřila, jinde jsme si ale ukrojili nový kus koláče.” Milan Richter, vedoucí CIT
V průběhu podzimu byla definována očekávaná podoba řešení na Přírodovědecké fakultě, datum implementace bylo stanoveno na 17. února 2012. Hlavní roli v úspěšně zvládnutém procesu migrace hrála administrativní část fakulty, která dostala systematické školení. Následovalo školení pro další pracovníky, u samotných studentů potřeba nebylo. Dva týdny po zavedení Google Apps proběhla pětihodinová diskuze mezi vedením fakulty a akademickým senátem. Cílem bylo vysvětlovat pozadí řešení, nastínit další možnosti a nabídnout prostor pro diskusi nad možnými obavami z přechodu na nové prostředí. Přestože rozhodnutí “shora” o zavedení nových nástrojů a řešení nese v liberálním akademickém prostředí část uživa-
telů časoto s určitou nelibostí, výsledný ohlas byl v drtivé většině pozitivní. Spuštění Google Apps není jednorázovým krokem, veškeré plánované součásti budou uživatelům zpřístupněny do léta 2012. Postupně byly v první vlně spouštěny nástroje Gmail (e-mail i chat), Dokumenty, Kalendáře a Skupiny, s odstupem následují Sites a Hangouts. Partnerem pro implementaci Google Apps byla společnost netmail s. r. o., autorizovaný partner společnosti Google pro implementaci a podporu řešení Google Apps. Netmail je nejvýznamnější integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR. Společnost poskytuje komplexní servis při implementaci od návrhu architektury informačního systému, change management, migrací dat, školení koncových uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi, či navázání Google Apps na stávající aplikace, které firma používá. Netmail realizoval již desítky implementací a její tým certifikovaných specialistů v současnosti poskytuje podporu tisícům uživatelů. Interní informační kampaň Celý implementační proces byl provázán velkou informační kampaní, připravenou ve spolupráci se společností Netmail. Poprvé v historii fakulty proběhla soutěž, konala se první marketingová kampaň s cenami a nově byl zaveden také pravidelný newsletter. V průběhu celé kampaně byl zvolen odvážnější přístup než v rámci standardních metod obvyklých v akademickém prostředí.
„Start informační kampaně tak, aby fakultní veřejnost měla objektivní informace a přijala nové řešení, byl nejdůležitějším momentem implementace. Je velmi zásadní ji s odstupem vyhodnotit, abychom dokázali říct, nakolik byla úspěšná.” Milan Richter, vedoucí CIT
V první fázi proběhlo vyhodnocení komunikační kampaně kvantitativní (návštěvnost microsite, sledovanost videí, vytíženost diskusního fóra apod.), následovat bude průzkum kvalitativní (spokojenost s kampaní, informační přínos). Z pohledu fakulty je klíčovým výstupem reálné využívání dokumentů, kalendářů, větší datové kapacity a dalších nástrojů a výhod v praxi.
Hlavní přínosy z hlediska chodu organizace Fakulta je heterogenní prostředí, které zahrnuje uživatele nejrůznějších systémů. Místní veřejnost je velice rozvrstvená a zatímco někteří systémy nevytěžují, jiní je vytěžují na hranice možností. Pro různé skupiny mají Google Apps různý dopad podle toho, jaký největší přínos si samy vybraly. Nástroje začaly být krátce po zpřístupnění využívány velice intenzivně.
Prvotní poznatky o hlavních přínosech z pohledu jednotlivých skupin: • studenti: velká e-mailová schránka, moderní prostředí, mobilní přístup • studenti a akademici: jednotný adresář všech studentů a zaměstnanců, našeptávání adresy • akademici a výzkumníci: možnosti sdílení, např. jen s určitou skupinou, weby, mobilní přístup • management: sdílené kalendáře pracovišť, práce s pozvánkami, řízení času, sjednocení komunikace • všichni: společná a okamžitá tvorba dokumentů, chráněné úložiště namísto flash disků
Další produkty Google využívané fakultou Před zavedením Google Apps a paralelně s nimi byly a jsou na Přírodovědecké fakultě využívány další jednotlivé služby Google. S ohledem na geografickou sekci je pravidelně používán nástroj Google Earth, pro získávání dat o webu slouží Google Analytics, zaměstnanci i studenti využívají Google Překladač. Velmi pozitivně je v rámci fakulty hodnocen Google SketchUp, umožňující modelování geomorfologických struktur, pro jednoduchost a intuitivnost řešení.
„Měli jsme obrovskou radost, že v hodinu H začalo fungovat všechno a všem. Odpadla nám řada starostí. Dlouhodobě jsme měli těžkou hlavu s tím, jak zabezpečit moderní, fungující prostředí. Google Apps nenahradí komunikaci, ale určitě lidem usnadní život. Naše očekávání byla určitě splněna, ale na konečné zhodnocení si ještě počkáme. Těšíme se, až budou zprovozněny všechny součásti.” Jakub Langhammer, proděkan pro IT
Zhodnocení přínosu Úplné zhodnocení zavádění Google Apps bude relevantní přibližně po půl roce. Jedním z důležitých období bude zářijový nástup nových studentů a jejich adaptace. Počítá se například se shrnutím dosavadních poznatků v rámci speciální příručky pro studenty prvních ročníků. Mezi riziky jsou přetrvávající obavy uživatelů o bezpečnost, nakládání s daty ze strany Google, vytěžování dat pro reklamu či zaváděním “Velkého Bratra”. Je třeba nadále a vytrvale přesvědčovat uživatele, že je vše tak, jak je prezentováno
