Case Study zavedení google apps ve společnosti h1.cz
KDO JE H1.CZ Největší česká společnost specializovaná na internetový marketing, na trhu je více než 10 let. Zákazníci pocházejí z řad malých firem i nadnárodních korporací, v tuto chvíli pro klienty spravuje přes 3000 kampaní. Aktivity H1.cz zahrnují PPC kampaně, tvorbu webů a jejich optimalizaci, marketing v sociálních sítích, copywriting, internetové obchodní strategie, informační architekturu a společně se sesterskou firmou H1.cz Interactive probíhá také vývoj softwarových nástrojů. H1.cz má přibližně 200 zaměstnanců a kromě České republiky je aktivní také na Slovensku a v Polsku.
Už více než pět let se zaměřujeme na poskytování vysoce profesionálních služeb náročným zákazníkům. Vytváříme inovativní kampaně, vždy s ohledem na uvážlivé hospodaření s rozpočty. Zakládáme si na etickém přístupu a silné firemní kultuře. David Špinar, Country Manager
VÝCHOZÍ PODMÍNKY Společnost si v minulých letech dvakrát prošla skokovým růstem v návaznosti na zahraniční investice a následné akvizice. H1.cz začínalo jako malá firma spoléhající na open source, s dalším rozvojem firmy ale vyvstala potřeba groupware řešení. Stávající řešení se opíralo o volně dostupný poštovní server Postfix, webové rozhraní Squirellmail a kalendář.
Měli jsme něco, co bylo poměrně jednoduché a ne moc drahé, ale pro nás už nedostačující a vyžadovalo to naši pozornost. Správa nebyla složitá, ale řešení běželo na našem hardware. Když se neco stalo s funkčností sítě nebo třeba se zálohami, bylo vždy třeba vlastními silami hledat řešení. Spolehlivost byla poplatná spolehlivosti HW a spolehlivosti OS - celkem to šlo, ale výpadky byly a rozhodně se nikomu nechtělo pouštět se do nejistých updatů a vylepšení. Martin Zdražil, vedoucí IT
PROBLÉMY STÁVAJÍCÍHO ŘEŠENÍ Za daného stavu se nepodařilo prosadit používání zvolené kombinace programů napříč společností a jednotliví zaměstnanci volili pracovní nástroje dle vlastních preferencí. To neůměrně zvyšovalo nejen nároky na uživatelskou podporu, ale také zabraňovalo možnostem hlubší propojenosti uživatelů v rámci sítě.
Také vyšší nároky na údržbu nadměrně zatěžovaly tým zajišťující IT podporu. Ten musí být s ohledem na hostingové služby pro klienty k dispozici ve směnách 24 hodin denně. Vysoké nároky na připravenost IT oddělení vyžadují, aby vše fungovalo neustále a spolehlivě
PROCES ROZHODOVÁNÍ A ZMĚNY Prvním krokem bylo rozhodnutí v rámci managementu, že společnost potřebuje “něco jako Exchange”. Tedy začít sdílet kalendáře, akceptovat pozvánky a podobně. K tomu přibyla podmínka ze strany IT oddělení, že už není žádoucí řešení spravovat na vlastním HW, a vzešel tak požadavek na cloudové řešení. Od prvotní myšlenky k podpisu smlouvy uplynulo přibližně šest měsíců. Volba řešení byla zcela v kompetenci vedení IT oddělení.
Google Apps byly vybrány na základně srovnání v té době dostupných produktů splňujících zadané parametry - Zoho, Google Apps a řešení společnosti Microsoft. Služba Zoho byla zavržena kvůli nejisté perspektivě na trhu a tedy i omezené možnosti dalšího rozvoje produktu. Hlavním důvodem pro preferenci Google Apps se nakonec stala nižší cena a celkově dobrá známost a intuitivnost prostředí z hlediska uživatelů.
ÚSPORY A ZMĚNY V KONCEPCI IT Největším přínosem z pohledu IT oddělení byl přesun ke cloudovému řešení a tedy i redukce potenciálních zdrojů problémů. Tím se podařilo odstranit velké množství rutinních úkolů spojených s provozem open source řešení na vlastním hardware, které na tým kladly s postupem času stále větší nároky.
» Změnou se podařilo zabránit růstu osobních nákladů v IT oddělení, které by při nedávném růstu firmy byly nevyhnutelné. Volné kapacity jsou v současnosti směřovány k činnostem, které nejsou udržovací, ale posouvají celou společnost kupředu - mimo jiné se začal realizovat kompletní přesun hardware do cloudu.
Aktuální řešení je sice oproti tomu minulému dražší, na Google Apps jsme ovšem přestupovali z free řešení, které našim požadavkům nevyhovovalo. Přesto se dá říct, že Google Apps nám šetří prostředky, a to zejména na nákladech za lidské zdroje v IT. Zatímco počet zaměstnanců se během let zdvojnásobil, IT oddělení zůstávalo stále stejné. Google Apps nám umožnily zbavit se rutinních úkolů spojených s vlastním hardware. To s ohledem na objem ušetřené práce vyvolalo i obavy z propouštění - nádherné je pak sledovat, že se lidé nejen nepropouštějí, ale konečně mají čas na věci, které předtím odkládaly kvůli rutinním pracem. Martin Zdražil, vedoucí IT
MIGRACE Testovány byly před nasazením Google Apps především možnosti správy uživatelů, nastavování práv a další faktory důležité z pohledu IT oddělení. Tato fáze zabrala přibližně jeden měsíc. Samotná migrace zahrnovala pouze převod e-mailů z IMAP úložiště s pomocí nástrojů společnosti Google a v jejím průběhu nebyly zaznamenány žádné komplikace. S ohledem na známost a srozumitelnost prostředí Google pro zaměstnance H1.cz si přechod kromě představení jednotlivých funkcí nevyžádal žádná podrobnější školení řadových uživatelů. H1.cz využilo pro přechod na Google Apps podporu společnosti Netmail, autorizovaného partnera společnosti Google ČR. Mimo licencí Netmail poskytl podporu a školení administrátora.
Netmail je integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR. Společnost poskytuje komplexní servis při implementaci od návrhu architektury informačního systému, change management, migrací dat, školení koncových uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi, či navázání Google Apps na stávající aplikace, které firma používá. Netmail realizoval již desítky implementací a její tým certifikovaných specialistů v současnosti poskytuje podporu tisícům uživatelů.
PŘIJETÍ GOOGLE APPS Ze strany zaměstnanců byl ohlas na spuštění Google Apps pozitivní. Velká část z nich již služby společnosti Google využívala v minulosti (Gmail, Dokumenty, Kalendář) a IT oddělení nezaznamenalo stížnosti uživatelů ani zvýšení
objemu dotazů. S ohledem na velký podíl obchodníků mezi zaměstnanci jsou za klíčové benefity ze strany samotných uživatelů považovány sdílené kalendáře, sdílené dokumenty a zejména vynikající dostupnost odkudkoliv.
DOSTUPNOST A MOBILITA S odstupem času je jako stále zásadnější hodnocena funkčnost na mobilních zařízeních. Část zaměstnanců pracuje s tablety, téměř všichni využívají Google Apps na chytrých telefonech a noví obchodníci jsou automaticky vybavování telefony s operačním systémem Android. Možnost připojit se kdykoliv a odkudkoliv je zaměstnanci intenzivně využívána na denní bázi.
Implementace do mobilních zařízení je zároveň největší výzvou z hlediska bezpečnosti a klade nároky na odpovědný přístup ze strany zaměstnanců. Pro dohled nad jednotlivými přístroji je nasazeno řešení Device Policy for Android, ze strany uživatelů je nicméně jeho přítomnost přijímána s výhradami. Dvoustupňová autentifikace zatím není pro uživatele vynucena.
OTÁZKA BEZPEČNOSTI V PŘIJETÍ KONCEPTU CLOUDU Přenos odpovědnosti za bezpečnost firemních informací na společnost Google se tradičně ukázal jako důležitá otázka z pohledu zavedených IT procesů. Důvěru si Google Apps získaly díky pečlivé komunikaci tohoto tématu ze strany společnosti Google, absenci skandálů s úniky informací i zkušenostem jiných uživatelů z firemní sféry.
Zpočátku jsem s tím měl myšlenkový problém. Vždy jsme si střežili zakryptované a pečlivě skryté databáze s důvěrnými daty. Nyní máme i důvěrná data bezpečně uložena v Dokumentech Google a přístup je velice jednoduchý, na jeden klik. To v sobě člověk musí zlomit. V cloudových systémech vidím budoucnost a přesun dat mimo vlastní infrastrukturu je důležité téma. Martin Zdražil, vedoucí IT
VYUŽÍVÁNÍ SLUŽEB GOOGLE V rámci Google Apps společnost H1.cz využívá Kalendář, Dokumenty, Chat a Weby Google. Dále již společnost ve své firemní praxi využívá AdWords, Google Analytics, Postini, Mapy, Google Earth, Picasa a další dílčí služby. Stávající nástroje pro videohovory se opírají o službu Skype, možnosti Google Hangouts teprve budou zkoumány.
