Case Study Google Apps: Efektivní nástroj pro firmu, která má pobočky po celé republice
Kterých témat se case study týká? Jaroslava Musilová tisková mluvčí a PR manažerka Kofoly
a
Milan Zmarzlák CIO Kofoly
Změna firemní kultury Vysoké nároky na funkcionalitu Úspora firemních nákladů
1
Kdo je Kofola?
2
Situace před migrací
Skupina Kofola je jedním z nejvýznamnějších výrobců nealkoholických nápojů ve
Většina z těch, kteří pracují s počítačem, tráví pracovní dobu především na ces-
střední Evropě. Skupina
tách a přitom používali tradiční řešení komunikace a předávání informací. Proto se
působí v České republice, na Slovensku, v Polsku a Rusku. Ve svých sedmi výrobních závodech, z nichž dva jsou v České republice, jeden na Slovensku, tři v Polsku a jeden v Rusku, zaměstnává více než 2 200 lidí.
přední výrobce nealkoholických nápojů rozhodl pro přechod na cloudové řešení od společnosti Google. Implementace se uskutečnila v České republice, na Slovensku a v Polsku. V těchto
Do produktového portfolia společnosti patří tradiční nápoj s originální recepturou
zemích společnost kromě 6 výrobních závodů provozuje rovněž desítky administra-
Kofola, hřejivé nápoje Natelo, čerstvé ovocné a zeleninové šťávy UGO, řada ovocných
tivních jednotek a dalších pracovišť. Přechod na novou technologii se týkal celkem
nápojů a sirupů Jupí, dětské nápoje Jupík, pramenitá voda Rajec, Kojenecká voda
700 uživatelů. V rámci regionu střední a východní Evropy tak celý projekt patří mezi
Rajec, hroznový nápoj Vinea, Orangina, Pickwick Ice Tea, Top Topic, pravá americká
dosud největší podniková nasazení Google Apps v segmentu výrobních firem.
RC Cola, dále značky Chito Tonic, Snipp a Citronela. V roce 2011 přibyl do portfolia Kofoly energetický nápoj Semtex a Erektus. V únoru roku 2013 se Kofola stala výhradním distributorem značek Evian a Badoit.
“
Decentralizovaná administrativní struktura se v našem podnikání vyplácí a její udržení vnímáme i jako odpovědnost vůči zaměstnancům, kteří pro nás v jednotlivých regionech pracují. Jde nám hlavně o lidi a to, kde sedí, je až druhotné. Nese to s sebou ale poměrně náročné požadavky na mobilitu pracovníků i efektivitu komunikace.
Jannis Samaras, šéf společnosti Kofola
3
Uživatelé
V Kofole je velmi široké spektrum uživatelů. Zástup všech generací zahrnující konzervativní typy či takové, kteří jsou novým věcem otevřeni. Mnozí zaměstnanci se doslova “zapálili” pro školení a vůbec se změny nebáli.
“
Máme takové, kteří jsou na e-mailu non stop a na druhé straně i ty, kteří e-mail nutně ke své práci nepotřebují. Jaroslava Musilová, tisková mluvčí a PR manažerka Kofoly
4
“
Hybatel rozhodnutí
V marketingovém týmu československé Kofoly pracuje 29 lidí, kteří využívají 6 lokací na území ČR a SR. Měsíčně v rámci svých pracovních aktivit najezdím několik tisíc kilometrů. V takových podmínkách je velmi náročné celý tým koordinovat a cloudové řešení se v tomto ohledu ukazuje jako ideální. Může nám totiž pomoci významně uspořit čas strávený na cestách například díky osobním setkáním na Google Hangout či jednodušší komunikaci a snadno dostupné sdílení informací. Inovativní řešení Google tak perfektně odpovídá potřebám Kofoly, jedné z nejprogresivnějších firem ve svém oboru v rámci středoevropského regionu. Jiří Vlasák, marketingový ředitel Kofola ČeskoSlovensko
Kofola si od přechodu slibovala především lepší podmínky pro efektivní komunikaci v rámci firemní kultury založené na permanentní mobilitě a flexibilitě zaměstnanců. Zároveň Kofola počítá i se snadnějším začleněním akvírovaných firem a spolupracujících osob do svých struktur. Celkově se tak zvýšil komfort zaměstnanců a optimalizovaly se vnitřní komunikační procesy.
“
Oproti Lotus Notes, které jsme dosud využívali, získáváme
mnohem pružnější řešení, které nepřináší pouze efektivnější komunikační platformu, ale i jednodušší sdílení informací a nové možnosti pro interakci s obchodními partnery, zákazníky i zaměstnanci.
5
Jak probíhala migrace?
Nyní máme bezpečný přístup ke komunikaci i všem informacím z
V rámci projektu nasadila Kofola nové e-mailové řešení, chatovací systém,
jakéhokoli zařízení od telefonu po desktop. Stejně tak Google Apps
nástroje pro videokonference (Hangouts) a sdílení dat.
nám umožňuje lépe vycházet vstříc jednotlivým uživatelům, kteří stále více postrádali funkce, jež jsme jim s předchozím řešením nebyli
Přechod probíhal podle metodiky Google pod dohledem společnosti Netmail
schopni poskytnout, nebo jen velmi obtížně.
s.r.o., která je certifikovaným partnerem Googlu. Celková změna proběhla
Jaroslava Musilová, tisková mluvčí a PR manažerka Kofoly ČeskoSlovensko
velmi rychle a Kofola věnovala velkou pozornost, aby se přechod uskutečnil bez problémů. Využitím Google databáze best practise, se kterou Netmail pracoval, bylo možné nastavit proces změny tak, aby přechod pro všechny zaměstnance
Kofola nedala přednost jiným řešením i přes to, že lze na trhu najít i levnější nabídky. Nezávislé studie u Google Apps zpětně vyhodnocují návratnost investice do 2 měsíců.
“
Jednoznačně jde o nejvýhodnější řešení v oblasti cloudových služeb z pohledu poměru ceny a výkonu. Kromě toho filosofie, která stojí za produkty Google, je naší firemní kultuře nejblíže a oproti konkurenci řešení nabízí mnohem lepší poměr ceny a výkonu. Milan Zmarzlák, CIO Kofoly
byl co nejhladší.
Strategií bylo zapojit do procesu samotné zaměstnance firmy. Proto byli vytipováni tzv. Google Guides, což jsou typicky fandové nových technologií, kteří dostali speciální dávku školení navíc, aby mohli ostatním pomáhat při osvojování nových funkcí. Jakožto zaměstnanci firmy díky znalosti vnitřních procesů sami naleznou nejlepší způsob, jak srozumitelným a vhodným způsobem pomáhat v rozšiřování implementace směrem ke zbytku zaměstnanců. Ostatní zaměstnanci si tak mohou říct o radu kolegovi, kterého každý den potkávají na chodbě, což se ukazuje jako velmi efektivní přístup. Tímto inovativním přístupem edukace se celkově zlepšila a zrychlila implementace Google Apps, protože sami zaměstnanci firmy si mezi sebou předávali informace, instrukce a rady ohledně využívání nového řešení. Nejprve
6
Školení
Vytipovaná skupina 60 Google Guidů prošla intenzivním dvoudenním školením. Z těchto 60 lidí se rekrutovalo 6 interních lektorů, kteří dostali další jednodenní školení, spíše metodického rázu. Tito interní lektoři pak proškolili dalších cca 400 uživatelů. Intenzivní
3 hodinnový trénink dostali také VIP uživatelé z top managementu firmy. Všechny školení probíhala interaktivním a zážitkovým způsobem.
na nový systém přešlo zhruba 60 Google Guides, kteří se podílely na šíření změny. Všech 700 uživatelů pak nových služeb začalo využívat od poloviny května.
“
Co se týče Google Guides, tak tato metoda je velmi efektivní.
Google Guide je člověk, kterého zaměstnanci znají. Pravě proto jsou diskuse nad problémy otevřené a problém je řešen rychleji než za pomoci odborné - anonymní podpory. K tomu pomohl i
“
Vzdělávání nemělo pouze edukativní cíle, jeho účelem bylo také motivovat Google Guides, aby šířili mezi ostatními lidmi v Kofole pozitivní očekávání a chuť se učit. Proto v naší metodice pracujeme i se zážitkovými prvky, což se velmi osvědčuje. Jaroslava Musilová, tisková mluvčí a PR manažerka Kofoly ČeskoSlovensko
sám Netmail, který vždy poskytl potřebné informace ať už osobně či přes Hangouts. Jaroslava Musilová, tisková mluvčí a PR manažerka Kofoly ČeskoSlovensko
“
Zo školenim som nadmieru spokojny, pristup lektora bol velmi dobry. Informacie som dostal zrozumitelnou a jednoduchou formou Juraj, Kofola
7
Komunikační kampaň
8
Zabezpečení firemních dat
Hlavním komunikačním kanálem byly informační emaily, které se podle stano-
V Kofole se nasadilo dvoufázové přihlašování k účtu, které je součástí Google Apps.
veného harmonogramu rozesílaly relevantním skupinám lidí. Pro motivaci
Ve srovnání s ostatními systémy zabezpečení je to jedno z nejpokročilejších řešení.
zaměstnanců sloužilo “desatero přikázání Mistra ASAIE”, jak zefektivnit s Google
I v případě ztráty mobilního zařízení (smartphone, tablet, notebook) lze díky konzoli
Apps svou práci.
pro mobile management okamžitě rušit účty, měnit hesla atd. Dále se Kofola pro
“
začátek rozhodla zamezit přístup k firemním účtům Google Apps přes soukromá zařízení svých zaměstnanců. Ale není vyloučené, že později povolení udělí. Máte někdy pocit, že máte tolik práce, že to nejde všechno stihnout a navíc po vás všichni všechno chtějí ASAP - As Soon As Possible? Přiučte se u Mistra ASAIE, jak pracovat As Soon As Impossible. Mistr ASAI, mýtická postava
“
Nevylučujeme to, ale nyní volíme opatrnější variantu, která se soukromými zařízeními nepočítá. Milan Zmarzlák, CIO Kofoly
Vznikla sada WC rámečků, které motivovaly zaměstnance, aby navštívili vzdělávací web, který Netmail pro Kofolu vytvořil a kde je mimo návodů jak používat Google Apps také 40 hraných screencastů, které tuto aplikaci ukazují v reálném životě firmy v poněkud odlehčené podobě. Desatero Mistra ASAIE bylo také distribuováno jako příloha interního časopisu Kofomagazín.
9
Hodnocení změny?
10
Spolupráce s Netmailem
Dle slov Jaroslavy Musilové, PR manažerky Kofoly, se většina lidí na změnu těšila.
Implementaci Google Apps zajišťovala společnost Netmail s.r.o., Autorizovaný enter-
Někteří zaměstnanci už vlastní osobní účty u Google, takže proces změny u nich
prise a Premium SMB partner společnosti Google pro implementaci a podporu řešení
proběhl bez problémů.
Google Apps. Netmail je integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR. Společnost poskytuje komplexní servis při implementaci od návrhu architektury
Se změnou firmě odpadla starost s dosavadními FTP službami, které sloužily jako hlavní platforma pro sdílení dokumentů mezi Kofolou a např. externími agenturami. Současně s tím odpadlo používání osobních účtů Google nebo jiného cloudového řešení pro
informačního systému, change management, migrací dat, školení koncových uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi, či navázání Google Apps na stávající aplikace, které firma používá. Netmail realizoval již stovky implementací a její tým certifikovaných specialistů v současnosti poskytuje podporu tisícům uživatelů.
sdílení informací v mikrotýmech, které vznikají uvnitř firmy. Co se týče lidí v terénu tak i ti oceňují nové řešení. Na
platformě Google Apps se rozšířila komunita uživatelů, kteří mají jisté povědomí o dění ve firmě oproti minulosti, kdy měli pouze minimální informace. Pro některá
oddělení bude např. prioritou výrazné využití Hangoutů pro pravidelné porady.
“
Zaměstnanci, jak jsme očekávali, reagovali různě. Od nadšenců, kteří mají konečně pocit volnosti, přes uživatele, kteří to berou jako samozřejmost až po kolegy, kteří se s touto změnou statečně perou. Někteří nostalgicky vzpomínají na starý systém, ale je jich málo. Jaroslava Musilová, tisková mluvčí a PR manažerka Kofoly
“
I přes to, že celá akce proběhla v relativně krátkém čase, vše proběhlo bezproblémově. Cokoli bylo potřeba, Netmail byl vždy připraven okamžitě reagovat. Musím uznat, že celková spolupráce fungovala velmi dobře Milan Zmarzlák, CIO Kofoly
