Case Study Google Apps: cesta k úspoře nákladů
Kterých témat se case study týká? Vladimír Peták vedoucí IT Grand Princ Media
Změna firemní kultury Vysoké nároky na funkcionalitu Úspora firemních nákladů
1
Kdo je Grand Princ Media?
2
Výchozí podmínky
Grand Princ Media, a.s. působí na českém trhu od začátku tisíciletí a patří mezi
IT v Grand Princ Media stojí na třech základních systémech. Nejdůležitějším z nich
pionýry v oblasti vydávání bezplatných časopisů. Na začátku měla firma kolem
je systém podnikový, jehož jádrem je SQL databáze na serveru, ke které se poté
50 zaměstnanců, postupně se rozrostla až na 500 lidí a otevřela další regionální
připojují konzole. Celý systém je dlouhodobě vyvíjený na míru a spravuje ho jeho
centra v tuzemsku i v zahraničí. V současné době počet zaměstnanců kolísá mezi
vývojář společně s externisty. Ti mají na starost Linuxový systém, systémy Windows,
30–50, který tvoří zejména obchodní zástupci a redakční pracovníci, což Grand
účetnictví (Pohoda) a webovou aplikaci.
Princ Media přimělo snížit některé náklady. Úroveň znalosti IT zaměstnanců v Grand Princ Media je obecně nižší, proto je nutné Grand Princ Media patří mezi největší a nejrenomovanější subjekty svého druhu
mít systém s intuitivním uživatelským rozhraním společně s ochotnou IT podporou.
a navazuje na mnohaleté zkušenosti původního vydavatelství Grand Princ.
Pracovníci jsou zvyklí na interaktivní nápovědu ve firemní aplikaci, přes kterou spra-
Své tituly volně nabízí na tiskovém trhu České republiky, mezi nejpopulárnější časopisy patří Grand Reality, Grand bydlení, Grand Auto nebo Grand Krásná a zdravá.
vují většinu úkonů vyjma pošty a kalendářů. Firma vždy stála na čtyřech pilířích podpory – aplikační/Linuxové, Windowsovské, ekonomické a webové. Ať už se o systém staralo 20 lidí nebo jeden, rozdělení bylo vždy stejné. Aktuálně není ve firmě žádný kmenový IT specialista, o vše se starají externisté.
3
Cesta za levnějším e-mailem
Před příchodem Google Apps byl firemní e-mail řešený přes Windows Exchange s vlastním poštovním serverem u externího poskytovatele, který se nakonec ukázal
4
Bezpečnost především
Vzhledem k množství citlivých dat uvnitř firmy má bezpečnost pro Grand Princ Media zásadní význam.
jako částečně nespolehlivý a finančně nákladný. Vysoké náklady na provoz se pro-
Největším rizikem bylo vždy prolomení zvenčí. Otázka bezpečnosti se při mi-
jevily ve chvíli, když se objem zaměstnanců a celé firmy několikanásobně zmenšil.
graci řešila jako první a vedení společnosti dospělo k závěru, že je řešení spole-
Proto firma začala hledat ekonomičtější řešení. Zároveň kladla firma při hledání
hlivé. Vzhledem k podpoře a rozšíření Google Apps bylo rozhodnuto, že je tím
velký důraz na spolehlivost díky špatným zkušenostem s externími dodavateli
nejvhodnějším kandidátem.
v minulosti. Firma zatím nezvažuje dvoustupňovou autentifikaci, nicméně v případě nutnosti
Přechod na Google Apps vyřešil hned několik problémů najednou – cenu, kde se náklady snížily na polovinu, dále předchozí problémy se spamem, se kterými se firma potýkala, a také kódování textu, kde rozdílný typ kódování u klienta a obchodního zástupce způsoboval nečitelné zprávy.
“
Ze začátku, kdy ve firmě pracovalo kolem 30 lidí, jsme e-mail řešili přes Microsoft Exchange. Když se firma rozrostla, zakoupila se plná verze s vlastním serverem v Casablanca. Tím nabobtnal ekonomický objem a ve chvíli, kdy se začala firma zmenšovat, byly náklady neúměrné. Cena a zjednodušení podpory pak pro nás byl hlavním motorem k přechodu na Google Apps. Vladimír Peták, vedoucí IT
se tento krok nevylučuje.
“
Lidé, kteří pracují s penězi, jsou na svá data hákliví a nemají zájem, aby jiný obchodní zástupce viděl jejich budgety a podobně, čili bezpečnost pro nás byla hodně důležitá. To, co jsme se na začátku
o Google Apps dozvěděli, společně s pověstí společnosti Google, nás přimělo k tomuto řešení. Vladimír Peták, vedoucí IT
5
Migrace
Během migrace na Google Apps probíhala dvouměsíční doba souběhu emailu, aby uživatelé měli možnost si nový systém vyzkoušet a zároveň pracovat v zaběhlém workflow. Pro uživatele byly vytvořeny nové účty, do kterých se následně importovaly archivy z předchozího řešení Microsoft Exchange.
Implementaci Google Apps zajišťovala společnost Netmail s.r.o., Premium Reseller Google Apps a autorizovaný enterprise partner společnosti Google. Netmail je integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR. Společnost poskytuje komplexní servis při implementaci od návrhu architektury informačního systému, change managementu, migrací dat, školení koncových uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi, či navázání Google Apps na
Netmail realizoval již stovky implementací a jeho tým certifikovaných specialistů v současnosti poskytuje podporu tisícům uživatelů. stávající aplikace, které firma používá.
6
Využívané služby
Zaměstnanci nadále pracují v Outlooku, který je pro ně primárním rozhraním pro vyřizování e-mailů, aplikace slouží také pro správu Google kalendáře.
V menším měřítku se ve firmě používá také Chat Google a experimentálně i Hangouty, které IT oddělení preferuje před Skype právě kvůli bezpečnosti. Do budoucna se počítá s větším nasazením Hangoutů pro účely konferencí, které by měly nahradit konferenční hovory přes placenou verzi Skype. Dále
se zvažuje také nasazení Dokumentů Google a Disku Google pro sdílení souborů a kolaborativní úpravu textů a tabulek.
“
V naší firmě uživatelé zpravidla používají to, na co jsou zvyklí. Přesto se snažíme naše zaměstnance motivovat, aby Google Hangouty nahradili Skype, stávající řešení chatu, který pro nás představuje bezpečnostní díru. Přechod se rozjíždí pomalu, ale Google Chat se používá stále více. Vladimír Peták, vedoucí IT
7
Výsledky a zhodnocení
Přechod na Google Apps ulehčil IT oddělení zejména správu a nutnost poskytování podpory, která nyní přešla na Google, respektive na Netmail, s.r.o. To společně se snížením nákladů na polovinu přispělo k velmi kladnému hodnocení ze strany IT pracovníků i managementu firmy. Pro uživatele se mnoho nezměnilo, což vidí Grand Princ Media jako výhodu – migrace
proběhla hladce, aniž by zaměstnanci postřehli výraznější změnu. Noví pracovníci budou nicméně motivováni k využívání funkcí, které Google Apps nabízí, což by mělo přispět k adaptaci dalších zatím nevyužívaných aplikací a užšího propojení se stávajícím systémem.
“
Přechod na Google Apps s firmou Netmail byl jednoznačně pozitivní krok. Drobné problémy se řeší za pochodu a veškerá komunikace je velice rychlá. Vladimír Peták, vedoucí IT
