Case NedTrain Nationale Controllersdag 2011 Bussum, 16 juni 2011 Presentatie door: Carlo Zwinkels (06-1495 5248)
Agenda
Introductie
Project
Resultaten
Vragen
Het bedrijf - NedTrain NedTrain is een 100% dochter van de NS en dé organisatie voor het onderhoud van de treinen (rollend materieel) in Nederland.
Veel locaties in Nederland met een diversiteit aan activiteiten én systemen: Haarlem – Modernisering treinstellen – BaaN omgeving Tilburg – Revisie componenten – BaaN omgeving Gehele land 35 locaties – onderhoud- en service bedrijven – Triton omgeving Amsterdam – onderhoud HSL treinen – Maximo omgeving Utrecht – Stafdiensten – SAP omgeving
Aanloop naar het project Gerealiseerd:
Van decentrale naar centrale factuurverwerking in 2006 Afdwingen van discipline bij leveranciers (inkooporders) Implementatie van SAP FiCo in 2008 Terugbrengen aantal inkoopfacturen van 200.000 naar 75.000 Resterende uitdagingen inzake factuurverwerking:
Facturen worden verwerkt in 7 systemen Betalingstermijnen worden overschreden Leveranciers dreigen te stoppen met leveren Veel FTE’s noodzakelijk voor tijdige betaling van inkoopfacturen Weerstand tegen het ‘oude’ goedkeuringsproces
Start optimalisatie factuurverwerking Situatie eind 2009 niet langer houdbaar: Optimalisatie van factuurverwerkingsproces noodzakelijk Ontwikkeling van de Business Case in februari 2010 Zeer positief: Terugverdientijd circa 1 jaar Stijging productiviteit crediteurenadministratie Uniformering en automatisering goedkeuringsproces Maar: Angst binnen NedTrain voor nieuwe ICT projecten Startsein project door directie in maart 2010
Introductie
Project
Resultaten
Vragen
Projectorganisatie Basware
2 keuzemogelijkheden binnen IT landschap van de NS: Basware of Ariba Keuze valt op Basware: Positieve ervaringen bij NS Poort (Vastgoed en Stations) Marktleider in Europa mbt Purchase to Pay oplossingen Flexibiliteit bij aansluiting met verschillende ERP systemen
Flincq
Ruime ervaring met implementeren van Purchase-to-Pay oplossingen Kennis van de organisatie op basis van eerdere projecten
Integrale aanpak over alle bedrijfsaspecten
Een integrale benadering… Management & Organisatie 1. Actief sponsorship door het senior management. 2. Heldere definities van taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen het gehele factuurverwerkingsproces. 3. Actieve sturing van het proces op basis van de beschikbare rapportages.
IT infrastructuur 1. Implementatie van een Scanning & Workflow systeem. 2. Ondersteuning van de nieuwe processen en systemen binnen de huidige IT infrastructuur. 3. Inrichting van zowel functioneel beheer als applicatie beheer organisaties.
Processen 1. In kaart brengen van knelpunten en doorvoeren van procesverbeteringen. 2. Aandacht voor alle processtappen binnen het volledige proces van aanvraag tot betaling. 3. Aansluiting van het factuurverwerkingsproces met de operationele processen.
Mensen & Cultuur 1. Betrokkenheid en acceptatie vergroten door continue en intensieve communicatie. 2. Medewerkers tijdig betrekken, zowel bij het ontwerp als bij de inrichting. 3. Training van medewerkersom het benodigde kennisniveau te verankeren.
Project aanpak 4 weken
GO - NO GO besluit
Business Case 1.
2. 3. 4. 5.
Kwalitatieve en kwantitatieve analyse van het factuurverwerkingsproces. Opstellen longlist scanning & workflow systemen. Ontwikkelen projectplan. Bepalen investering en besparingen. Maken detailplanning voor de ontwerpfase.
6 weken
GO - NO GO besluit
Implementatie en voorbereiding
Ontwerp 1. 2. 3. 4. 5.
6. 7.
Uitvoeren van knelpunt analyse binnen de huidige situatie. Opstellen van functioneel ontwerp van de toekomstige situatie. Opstellen van technisch ontwerp van de toekomstige IT-infrastructuur. Opstellen shortlist scanning & workflow systeem. Toetsen haalbaarheid ontwerp en definitieve selectie scanning & workflow systeem. Informeren eindgebruikers inzake proces- en organisatieverandering. Maken detailplanning voor de implementatiefase.
16 weken
GO - NO GO besluit
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Implementeren van scanning & workflow systeem. Opschonen en converteren van financiële stamdata. Inrichten IT infrastructuur. Testen van functionele en technische werking. Uitrollen van de to-be processen. Opleiden van eindgebruikers. Uitvoeren van gebruikers acceptatie testen. Inrichten functioneel en applicatie beheerorganisatie. Ontwikkelen van een gedetailleerd GO-LIVE plan.
Programma en Change Management
10 weken
Uitrol en borging 1. 2. 3.
4. 5. 6. 7.
8. 9.
Gecontroleerde GO-LIVE van scanning & workflow. Continu ondersteunen en coachen van de eindgebruikers. Monitoren van de functionele en technische werking. Oplossen van mogelijke knelpunten. Evalueren en optimaliseren van de proces- en systeeminrichting. Actieve sturing obv nieuwe management informatie. Opleveren definitieve projectdocumentatie. Overdragen naar de organisatie. Evalueren van het project.
Nieuw proces factuurverwerking Registratie Aanvragen
Bestellen
Ontvangen
FACTUUR
Betalen
Goedkeuring
Registratie in Basware
Factuurverwerking in Basware
Factuur voorbereiden
Invoeren gegevens
OCR
Factuur Scannen
Controle gegevens
Registratie Factuur
Order gegevens
Workflow in Basware
Email versturen
Beoordelen
SAP fico
Bronsystemen Invoeren resultaat
Boeking Baan 750/751
Boeking Baan 600
Boeking Triton 135
= Blokkadecode = Image factuur = Betaaldatum = Maximo interface
Boeking Movex
Boeking Maximo
= Openstaande post = Vaste gegevens = Ordergegevens = Processtap
Boeking SAP fico
Uitzoeken verschillen
Implementatie Basware systeem Samenwerking IT NS, IT NedTrain, Basware en externe IT consultants
Knelpunten bij afstemming tussen NS (IM&T) en NedTrain (IV) leiden tot timing probleem
Ontwikkelen interfaces tussen bestaande ERP systemen en Basware
Testen van de functionele inrichting met business, finance en IT onder grote tijdsdruk
Change management Uitgebreid communicatie plan, uitvoering in samenwerking met afdeling Communicatie
Vroegtijdig betrekken en informeren van de gehele organisatie om draagvlak te creëren
Roadshows per locatie om de toekomstige 500 gebruikers te informeren over aanstaande veranderingen
Opleiding per gebruikersgroep en locatie: uitleg nieuw proces en gebruik Basware
Opleiding gebruik Basware
Go-live en nazorg Pre-Live test noodzakelijk door knelpunten in IT infrastructuur
Gecontroleerde Go-live vanaf 3 januari 2011
Actieve begeleiding op de werkvloer t/m half maart 2011 Veldcoaches voor crediteurenadministratie Helpdesk voor goedkeurders FAQ voor gebruikers op Intranet Quick Reference Cards
Introductie
Project
Resultaten
Vragen
Projectresultaten Succesvol project:
Afronding op tijd en binnen budget
Overwinnen van weerstand binnen de organisatie Positieve houding organisatie rondom factuurverwerking
Realisatie van gewenste functionaliteit Eenduidige en versnelde registratie inkoopfacturen in 1 systeem; Uniform en geautomatiseerd goedkeuringsproces; Tijdige betalingen aan leveranciers Vergroot inzicht en meer transparantie in status van inkoopfacturen.
6 maanden na GO-LIVE Onderzoek naar tevredenheid van de organisatie: Gemiddeld cijfer oude situatie: 4,9 Gemiddeld cijfer nieuwe situatie: 7,1
Besparingen nu al voor meer dan 80% gerealiseerd
Nog voldoende ruimte voor verbetering: Verder terugdringen van interne facturen Optimaliseren en digitaliseren inkoopproces Digitaal ontvangen van facturen
Sleutel tot succes Sponsorship management
Flexibiliteit van Basware
Roadshows, opleiding en actieve begeleiding
Procesvereenvoudiging, uniform tenzij…
Integrale benadering van project
Introductie
Project
Resultaten
Vragen
Vragen
