CARIBE DANKT DE TROUWE SPONSOREN VAN 2008 HOPENDE DAT WE IN 2009 WEER OP JULLIE MOGEN REKENEN!

CARIBE DANKT DE TROUWE SPONSOREN VAN 2008 HOPENDE DAT WE IN 2009 WEER OP JULLIE MOGEN REKENEN !

Tel: 0597 – 648162

[email protected]

www.nienhuistentenverhuur.nl

Project- en Woninginrichting W. Meijer Rouaanstraat 7, 9723CA GRONINGEN (Groningen) Tel. +31-(0)50-5565055

ALV B.S.C. Caribe Februari 2009

1

VAN DE VOORZITTER

“ Caribe heeft een bijzonder jaar achter de rug. De zaaltrainingen in Kardinge gingen het tweede weekend van januari weer los. Gelukkig kunnen we deze winter weer van deze trainingsfaciliteiten gebruik maken. Het Casino Royale was een groot succes in januari. Op 16 februari vond de jaarlijkse ALV plaats. Een memorabele vergadering met een flinke bestuurswisseling. Voorzitter Gert Otten nam na vele jaren afscheid, net zoals penningmeester Jan Pluis. Zij zijn ook erelid van Caribe geworden en zijn vereeuwigd met een appel- en perenboom, die hun naam dragen. Deze zijn geplaatst op Gert’s werpheuvel. Secretaris Marjolein Beumer is van functie veranderd en is vrijwilligerscoördinator geworden. Laurens Jan Jellema heeft het bestuur verlaten, maar is actief gebleven in de materiaalcommissie en als scheidsrechterscoördinator. Naast mezelf als voorzitter, zijn Bob van der Klaauw als penningmeester en Ellen Visser als secretaris aan het bestuur toegevoegd. De eerste activiteit die het bestuur op touw heeft gezet, was het opruimen in en om het clubhuis. Er is weer flink schoongemaakt, oude troep weggegooid, geverfd en geklust. Ieders inzet wordt altijd gewaardeerd. Het voornemen is om dit jaarlijks terug te laten komen, onder het thema: Clean the Fields oftewel de grote voorjaarsschoonmaak. Al tijdens de kaderdag werd reikhalzend uitgekeken naar de opening van de velden. De laatste hand moest nog gelegd worden aan de bovenste laag van de speelvelden. Het enige wat daar nog nodig voor was, waren vier aaneengesloten droge dagen. Elke team was er op gebrand om te gaan trainen op de nieuwe velden. Alleen het weer werkte tegen. Elke dag keek ik naar de hemel en hoopte ik dat het droog zou blijven. Pas half april kon er aan die werkzaamheden begonnen worden. Dit uitstel bracht wat ruilen verplaatswerk met zich mee qua planning van wedstrijden. Gelukkig is dit goed gelukt en alle collega-verenigingen wilden meewerken. Het eerste weekend in mei was het zover. De eerste thuiswedstrijden konden gespeeld worden. Het toernooi dat normaal met Pinksteren wordt gespeeld, was verplaatst naar het einde van het seizoen. Maar op 2e pinksterdag werd er met goed weer het Marianne van de Klaauw familietoernooi gespeeld. Later in het jaar is er nog een grote “boom” geplaatst op de heuvel naast het honkbalveld. Deze windmolen, geplaatst door Amrin, moet Caribe de komende jaren een energiebesparing opleveren. Zo helpt Caribe mee aan een beter milieu en maakt gebruik van groene stroom. De gemeente heeft in juni gezorgd voor nieuwe vloeren in de hal en in de kleedkamers. 6 juli was het dan eindelijk zover. De officiële opening van onze velden. Voor deze gelegenheid was er een wedstrijd geregeld van het Nederlands Olympisch Softbal team tegen een All Stars team. Met een leuke wedstrijd en de opening door de wethouder van Sport, werd dit een geslaagde dag. Het eerste kampioenschap werd al half augustus gevierd door het recreantenteam. Vervolgens werd er met argusogen gekeken naar het eerste softbalteam, die het net niet haalde aan het eind van de streep. Gelukkig kon er half oktober nog een team toegevoegd worden in de vorm van het juniorenteam, dat knap afstand deed van hun concurrentie. Aan het einde van het seizoen vond het End of the Season tournament plaats. Een geslaagd evenement, ondanks dat de regen de zondag tot een onbespeelbare dag maakte. En dan volgt de rust. Behalve voor de allerkleinste jeugd die lekker in de laatste maanden van het jaar doortraint. Op de valreep is er nog een tribune gekocht. Dus laat die zon maar schijnen en laten we genieten van de wedstrijden op een aangename verhoging achter de backstop.

2


Kernpunten 2009 Voor 2009 zijn we als bestuur tot een aantal kernpunten gekomen. Gezien de keuzes die we afgelopen jaar gemaakt hebben, willen we ons richten op de top 3. 1. Onderhoud van de velden 2. Een soepel verlopend activiteitenbeleid met voldoende vrijwilligers voor schoonmaak, bar, scheidsen, toernooien, evenementen en dagelijks onderhoud 3. Georganiseerd en overzichtelijke opslag van speel- en onderhoudsmateriaal (container en materiaalhok) Ad1. Als cadeau van de gemeente hebben we vorig jaar nieuwe velden gekregen. Als vereniging zijn we verantwoordelijk voor het klein onderhoud. Het afgelopen seizoen is gebleken, dat er erg veel onkruid groeit op ons nieuwe terrein. De gemeente en Arcadis zullen er van alles aan doen om de begroeiing van onkruid in de toekomst tot het minimum te beperken. Tot die tijd dienen wij er als club zorg voor te dragen, dat dit klein onderhoud goed gebeurt. Tevens moeten wij er voor zorgen dat aan het eind van het seizoen de velden er in prima staat bij liggen. Mocht dit niet het geval zijn, dan zal de gemeente er zelf voor zorgen dat dit onderhoud alsnog in orde wordt gemaakt. Alleen zijn de kosten, die dit onderhoud met zich meebrengt, voor Caribe. Zo’n rekening kan er voor zorgen, dat we als vereniging wel kunnen stoppen. Dus voor het behoud van de vereniging wordt elk lid gevraagd mee te helpen om dit te voorkomen. Tijdens Clean the Fields zullen we dan ook elke hulp nodig hebben om te zorgen, dat de velden klaar zijn, voordat Arcadis de velden speelklaar gaan maken. Tijdens het seizoen is het belangrijk om de velden na elke trainingsavond en wedstrijd te slepen. Ad2. Caribe is onze club in de ruimste zin. De club van iedereen en voor iedereen. Naast het spelen en trainen is het belangrijk dat alles goed en prettig verloopt. Wat vind je er zelf van als je in een vieze kleedkamer of wc komt tijdens een uitwedstrijd of dat je niet of slecht wordt geholpen aan de bar van het clubhuis. Nog erger is het als er geen scheidsrechter aanwezig is, terwijl er twee teams klaar zijn om aan een wedstrijd te beginnen. Daarbij komt nog kijken, dat onze velden nieuw zijn en het nodige onderhoud vereisen, dat regelmatig gedaan dient te worden. Er wordt dus van een ieder verwacht, dat hij/zij meehelpt aan het te doen slagen van het seizoen. De verantwoordelijkheden leggen we bij de teams, die zorg moeten dragen voor bezetting en de uitvoering van de werkzaamheden. Ad3. Er is een grote container geplaatst, waarin we genoeg ruimte hebben, om onderhouds- en trainingsmateriaal op te kunnen slaan. Om deze container nog efficiënter te gebruiken, dient deze te worden heringericht, zodat de volledige ruimte optimaal benut kan worden. Daarnaast zal het materiaalhok weer in goede staat worden hersteld. Het is de bedoeling dat deze opslagen er netjes uit blijven zien, gedurende het seizoen. We hopen ook dat we tijdens de voorjaarsschoonmaak de keuken en de kleedruimtes schoon en opgeknapt hebben. Zodat de rest van het seizoen iedereen met plezier gebruik kan maken van de kleedkamers en de keuken. We hopen alle werkzaamheden gedaan te hebben, voordat het seizoen op 11 april aanvangt, zodat we ons kunnen richten op het speelseizoen. Dit jaar is een feestjaar. Caribe bestaat 50 jaar. En dat mag gevierd worden. Op de nieuwjaarskaart staan een aantal evenementen, die dit jaar tot een feestjaar moeten gaan maken. Daarnaast staat het speelplezier van ieder lid, de teams en trainers/coaches bovenaan. Wij willen er alles aan doen om het speelplezier bij iedereen optimaal te maken. Ook zullen wij ons richten op het aantrekken van nieuwe leden of misschien wel oud-leden, die het spelletje toch missen en weer lekker met de zon op de pet het veld in willen. Namens het bestuur wensen wij iedereen een fantastisch seizoen 2009 toe”. Martijn van der Horst


3

Agenda ALV 2009 Algemene ledenvergadering 2009 Het bestuur van Caribe nodigt alle leden uit voor de jaarlijkse Algemene ledenvergadering De vergadering wordt gehouden op Zaterdag 7 februari 2009 om 20.30 uur in het clubhuis

Agenda: 1. Opening 2. Vaststelling en goedkeuring agenda 3. Ingekomen stukken 4. Notulen ALV 2008 5. Vaststellen en goedkeuring algemeen jaarverslag 6. Vaststellen en goedkeuring financieel jaarverslag - bespreking financieel jaarverslag - verslag kascommissie - vaststellen en goedkeuring financieel jaarverslag PAUZE 8. 9. 10.

11. 12. 13. 14.

4

Speerpunten 2009 Update velden Vaststellen en goedkeuring begroting 2009? - bespreking begroting 2009? - vaststellen contributie en contributiereglement - vaststellen en goedkeuring begroting Vacatures Toernooien (50-Jaar Caribe) Rondvraag Sluiting


Notulen ALV 2008 Verslag van de Algemene ledenvergadering van de B.S.C. Caribe gehouden op 16 februari 2008

Agenda: 1. Opening 2. Vaststelling en goedkeuring agenda 3. Ingekomen stukken 4. Notulen ALV 2007 5. Vaststellen en goedkeuring algemeen jaarverslag 6. Vaststelling en goedkeuring financieel jaarverslag - bespreking financieel jaarverslag - verslag kascommissie - vaststelling en goedkeuring financieel jaarverslag 7. Beëdiging nieuwe bestuursleden en afscheid oude bestuursleden PAUZE 8. 9. 10.

11. 12. 13. 14.

Beleid Nieuwe velden Vaststelling en goedkeuring begroting 2008 a. bespreking begroting 2008 b. vaststelling contributie c. vaststelling en goedkeuring begroting Vacatures Toernooien Rondvraag Sluiting

Aanwezig: Martijn van der Horst, Katja Lindeboom, Judith Maas, Wieger van der Zee, Arjan Pruim, Danique van Hulst, Patrick van den Bemt, Froukje Homans, Albert Nijboer, Rolf van Vliet, Martijn de Vries, Cheah Tang, Xiarella Lewis, Marielle Balde, Els Ongering, Jeroen Oudshoorn, Jan Pluis, Gert Otten, Laurens-Jan Jellema, Carlton Hoyer, Neo Maduro, Marjolein Beumer, Bob van der Klaauw, Ellen Visser. Afwezig met kennisgeving: Pauline de Vries, Otto Vroom, Aliza Zwier, Saskia Lasonder, Sanne Scheltena 1. Opening De vergadering wordt geopend door de voorzitter om 19.30 uur. De vergadering wordt direct weer gesloten in verband met het niet halen van ’t quorum. Opening 2e vergadering: De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur en heet iedereen van harte welkom 2.

Vaststelling en goedkeuring agenda 1. punt 10, dit moet zijn de begroting van 2008 in plaats van 2007 2. toevoeging agenda: Presentatie windturbine

De agenda wordt vastgesteld


5

3.

Ingekomen stukken 1. Pauline de Vries en Otto Vroom machtigen Martijn de Vries om voor hen te stemmen.

4. Notulen ALV 2007 Patrick: het is Patrick van den Bemt Arjan: het is Arjan Pruim Patrick: op pagina 16 staat dat er haakjes zouden komen in de kleedkamers. Dit is niet gedaan. Wordt dit wel in 2008 gedaan? Notulen van 2007 worden vastgesteld 5. Vaststelling en goedkeuring algemeen jaarverslag De voorzitter geeft een korte toelichting en het algemene jaarverslag wordt goedgekeurd. 6. Vaststellen en goedkeuring financieel jaarverslag De penningmeester licht het financiële jaarverslag toe. Als eerste is dit verantwoord in een verslag. Het tweede deel is in cijfers. Albert: Hoeveel verdient een coach tegenwoordig? Jan: Er zijn bepaalde bedragen afgesproken met de coaches en trainers. Het afgesproken bedrag voor HB1 was 1300, -Euro. Voor SB1 was dit 1000, - Euro. Voor de andere teams ligt dit tussen de 200, - en 300, - Euro. Verslag kascommissie Arjan leest het verslag van de kascommissie voor. De kascommissie spreekt haar waardering uit over de overzichtelijke wijze waarop de stukken bijeen zijn gebracht en ter inzage zijn gegeven. De kascommissie is de penningmeester zeer erkentelijk voor de wijze waarop de financiële administratie is gevoerd in het afgelopen jaar. De kascommissie wil Jan bedanken voor zijn enorme inzet voor de afgelopen jaren. Door heel veel inzet, toewijding en doorzettingsvermogen heeft hij ervoor gezorgd Caribe er weer financieel bovenop te krijgen. Tijdens de ALV zal de penningmeester zijn functie overdragen aan Bob van der Klaauw. De kascommissie dankt deze voor het aanvaarden van de functie en wenst hem veel goede boekjaren. Bij de kascontrole zijn geen onregelmatigheden aangetroffen en de penningmeester wordt decharge verleend. 7. Beëdiging nieuwe bestuursleden en afscheid oude bestuursleden Afscheid wordt genomen van: Gert Otten als voorzitter Jan Pluis als penningmeester Marjolein Beumer als secretaris Laurens-Jan Jellema als accommodatiemanager Als nieuwe bestuursleden zijn beëdigd: Martijn van der Horst als voorzitter Bob van der Klaauw als penningmeester Ellen Visser als secretaris Marjolein Beumer als vrijwilligers coördinator De nieuwe voorzitter spreekt zijn dank uit naar het “oude” bestuur en overhandigd deze elk een geschenk namens het nieuwe bestuur en de leden. Tevens worden Gert Otten en Jan Pluis benoemd tot ERELID van B.S.C. Caribe.

6


PAUZE

Na de pauze neemt het nieuwe bestuur zijn intrede en wil de nieuwe voorzitter zich richtten tot een aantal mensen: Hij bedankt Froukje Homans en Peer de Rijke voor het zoeken naar een nieuw bestuur. Hij bedankt Saskia Lasonder die de laatste pick-off heeft gemaakt. Hij bedankt Ingrid Krooneman die haar taak als wedstrijdsecretariaat jeugd neerlegt. Namens het bestuur krijgen deze mensen als dank een bos bloemen aangeboden. 7a. Toegevoegd agendapunt: Presentatie windturbine Presentatie door Jan Pluis en Martijn de Vries. Caribe heeft een aanzienlijk energieverbruik van 5000kw per jaar. Hier zijn al maatregelen voor getroffen namelijk dat er een scheiding is aangebracht in het systeem. Een voor het clubhuis en een voor de kleedkamers. Om nog zuiniger met de energie om te gaan is er een voorstel om tijdens de winterstop de koeling uit te zetten en de tap installatie af te sluiten. Verder zal er een andere opmaak van de koeling moeten komen. Jan en Martijn hebben gezocht naar een energiebesparende oplossing voor Caribe. Tijdens deze zoektocht zijn zij zo enthousiast geworden over een bepaalde windturbine dat zij nu de leveranciers ervan zijn in Nederland. Deze windturbines leveren ongeveer 2000kw op jaarbasis. Bij aanschaf van een windturbine zal dit ongeveer 500, -Euro schelen op de energierekening. De aanschaf van een windturbine is 7500, -Euro minus een subsidie van de provincie van 2500, Euro. Het zal dan voor Caribe een investering van 5000, -Euro zijn. Gelet op de besparing per jaar, zal de windturbine zich terugbetalen binnen 10 jaar. De levensduur van de windturbine is 20 jaar. Jan en Martijn garanderen een aanlevering van 2000kw per jaar. Mocht deze niet worden behaald, dan leggen zij het bedrag bij tot 2000kw. Jan en Martijn geven aan dat zij hier met een dubbele pet zitten, maar hun hart voor de club maakt het dat zij de club de windturbine voor kostprijs willen leveren. Het bestuur krijgt toestemming van de leden om in overleg te gaan met Jan en Martijn en de volgende zaken uit te zoeken: - aanvraag vergunning - of er meerdere fondsen kunnen worden aangeschreven De toegezegde subsidie van de provincie loopt tot 1 juni 2008. 8. Beleid Het beleidsplan wat er ligt blijft gehandhaafd. Verder zijn er een aantal beleidspunten die op dit moment de prioriteit hebben: - kleedkamers en clubhuis opschonen - PR weer oppakken Jan: mist de begeleiding van sponsoren. Tevens is de terug koppeling naar de sponsoren cruciaal. Martijn: dit blijft een moeilijk punt, maar is het er wel mee eens. Het is ook een taak als lid van Caribe om eens rond te kijken in je eigen netwerk of daar eventuele sponsor mogelijkheden liggen. Verder zijn we druk bezig met het zoeken naar een nieuw lid voor de werving van nieuwe sponsors. Er wordt aangegeven dat Aliza Zwiers het administratieve deel van de sponsoring op zich wil nemen. Xiarella Lewis wil de werving van nieuwe leden op zich nemen. 9. Nieuwe velden Gert: alles ligt er en het is nu nog een kwestie van afwerken. Er zijn nog een aantal punten: - buizen langs het hek van de backstop - uitleggen van de honken (ook in de bullpens) De gemeente garandeert dat het gras klaar zal zijn op 1 april 2008. De slagkooi is betaald door de gemeente. Op 26 maart is de oplevering en dan krijgen we ook een kleine trekker tot onze beschikking. De velden zijn volgens de normen van de KNBSB aangelegd.


7

Caribe zal dan nog de bekleding van de hokken bij de thuis dug-outs moeten doen. Bob: Het is straks niet meer toegestaan om met de auto bij de velden te komen, alleen om het materiaal op te halen of weg te brengen. Gert: Er is met de gemeente afgesproken dat de veldhuur niet omhoog gaat de eerst komende twee jaar. Het is de bedoeling dat wij zelf het kleine onderhoud regelen aan de velden en dat betekend ook elke keer na de training het gravel aan vegen. Bij elk veld komen er veldregels te hangen. Patrick: is het mogelijk om in de opberghokken vuilniszakken neer te leggen. Na elke training en wedstrijd de zak verwisselen. Wieger: Komt er nog een nieuw logo van Caribe te hangen bij de velden of de ingang? Rolf: zitten er deurtjes in de bullpen aan de buitenkant? Bob: Nee, dit omdat de spelers het veld niet mogen verlaten tijdens een wedstrijd. De deur op het honkbalveld moet nog verplaatst worden naar foutgebied. Martijn de V.: Is het mogelijk om de container bij de slagkooi in te ruilen voor twee kleinere containers? Naar aanleiding van de nieuwe velden zal het bestuur: - vragen of de slagkooi gebruikt kan worden voor de oplevering - vragen of er een veld beschikbaar is ter overbrugging van de twee weken van de zaal training naar de veldtrainingen - contact opnemen met de sponsor van de containers en kijken of deze omgeruild kunnen worden. 10. Vaststelling en goedkeuring begroting 2008 De vergadering stemt in met de begroting voor 2008 en de contributie. 11. Vacatures Technische zaken honkbal senioren zal Rolf van Vliet voor zijn rekening gaan nemen. Wedstrijdsecretariaat zal Katja Lindeboom voor haar rekening nemen Als kascommissielid zal Jan Pluis worden toegevoegd met goedkeuring van Martijn de Vries en Arjan Pruim. LJ: Per 01-01-2008 is er een nieuw concept met betrekking tot naschoolse opvang. Sportverenigingen worden aangeschreven om opvang te bieden voor deze naschoolse opvang. Zo kunnen kinderen in contact komen met verschillende sporten. Hierover zal contact worden opgenomen met Martijn. 12. Toernooien Pinkstertoernooi 10 en 11 mei 2008 Organisatie waarschijnlijk in handen van: Froukje Homans, Danique van Hulst, Katja Lindeboom, Marjolein Beumer, Neomar Maduro. Marianne van der Klaauw toernooi (familie toernooi) 12 mei 2008 Organisatie in handen van Gert Otten en Martijn de Vries Bedrijventoernooi Organisatie in handen van Froukje Homans en Els Ongering Eerste competitie wedstrijdcommissie Organisatie in handen van Bob van der Klaauw, Katja Lindeboom, Wieger van der Zee, Karst Hoekstra en Thomas Bos Verder is het bestuur nog op zoek naar vrijwilligers voor de organisatie van: - commissie Nederlands team - 50-jarige bestaan toernooi in 2009

8


13. Rondvraag Patrick: Kleedkamers. Zijn hier al ideeën over? Martijn: Afwerken van de kleedkamers. De vloer afmaken. Marjolein: Graag ideeën naar mij. Verder wil ik beginnen met een schoonmaakdag en wil ik meer vrijwilligers gaan werven voor bv. de inkoop, schoonmaak en kantinediensten. LJ: Ik wil graag weten wie zich beschikbaar stelt als scheidsrechter. Cheah: Als iemand naar de Haarlemse Honkbal Week gaat, wil ik graag meerijden. Rolf: Dat wil ik wel. Verder wil ik nog kwijt als lid technische zaken senioren honkbal dat de sfeer erg goed is bij de senioren. Verder zie ik dat er al junioren mee trainen met het eerste, tweede en derde honkbal team. Alle teams hebben een goede opkomst en er is goed overleg tussen de coaches. Er zijn verder geen vragen en de voorzitter sluit de vergadering met dank aan de aanwezigen.

Secretaris Ellen Visser


9

Financieel jaarverslag 2008 “Van de penningmeester” “ Een bewogen jaar……… In 2008 zijn er veel verschuivingen geweest binnen Caribe. Zo heb ik het penningmeesterschap van Jan Pluis mogen overnemen, maar legde daardoor wel de taken van materiaalcommissie naast mij neer. En 2008 was een jaar waar naartoe werd geleefd. Eindelijk zouden de nieuwe velden klaar zijn, het Nederlands Softbalteam zou langskomen en de kleedkamers zouden op en top zijn. Na de bestuurswisseling in maart kon ik meteen vol aan de bak. De troubles rond het te laat opleveren van de velden, de financiële gevolgen ervan en het zorgen dat ook van de kant van Caribe alles goed geregeld was voor deze velden vergde veel energie. Praktisch konden we dan vaak terugvallen op Karst, echter hij heeft besloten Groningen te verlaten. Nieuwe velden en een bijna volledig seizoen op eigen terrein heeft zo ook zijn invloed op de kosten en de opbrengsten. De kantine heeft afgelopen jaar prima gedraaid. Bij de nieuwe velden is ook de meterkast vernieuwd. Het energieverbruik zoals Jan dat heeft ingeschat komt goed overeen. Daarnaast betaalde voorheen de gemeente de afname van gas. Helaas moeten we dat tegenwoordig zelf bekostigen. Gelukkig hebben we hier redelijk rekening mee gehouden. Ook de investering in een windmolen, loopt vooruit op de verwachte toename in energiekosten. We hopen deze hiermee een deel te kunnen beperken. Nieuwe velden betekent ook een ander gebruik en vraagt inventaris. Vorig jaar zijn twee nieuwe kalkkarren en slaglijnen aangeschaft zodat ieder veld er één in zijn eigen opslag kan hebben staan. Helaas hebben we al moeten constateren dat het toch mogelijk is om deze opslagen ook anders te openen dan met een sleutel……. Het is bedoeling om alle opslagen aan de binnenzijde te bekleden met hout, echter hiervan is alleen nog maar bij het honkbalveld een begin gemaakt. Gelukkig was er voor de inrichting van de velden de afgelopen jaren gespaard. De helft van het gereserveerde bedrag is gebruikt. Aangezien we ook een deel van het onderhoud van de velden voor onze rekening moeten nemen, brengt dit natuurlijk ook kosten met zich mee. Benzine voor de trekker, acculaders en gereedschap. Voor deze uitgave zijn nieuwe posten opgenomen. Ook qua materiaal is er redelijk veel geïnvesteerd. De voorraden zijn eigenlijk te hoog. Dit komt mede doordat we eind 2008 al materiaal inkopen voor 2009. Verder hopen we met een hogere voorraad spelers sneller te kunnen voorzien in kleding. Tot en met 2010 zal Forelle de club financieel ondersteunen voor een bedrag van circa € 2500,00. De activiteiten van vorig jaar zijn apart opgenomen. Het end-of-season toernooi heeft minder opgebracht dan begroot doordat de tweede dag verregende. Helaas konden de geplande activiteiten rond de eerste wedstrijden ( Hit the fields) geen plaats vinden. Buiten de gemaakte kosten hiervoor heeft aannemer Arcadis Caribe “schadeloos” gesteld. Het ledenaantal is redelijk stabiel. Ook qua contributie zijn er weinig achterstanden. Om meer mogelijkheden te hebben om spelers met een contributieachterstand aan te kunnen pakken, zal er een aanpassing komen van de inning van de contributie, welke ook op de ALV zal worden besproken. Ook is Caribe blij met het groot aantal spelers op recreatief niveau. Een team met bijna 20 leden. Al deze spelers zullen dit seizoen worden aangemeld bij de KNBSB, zodat ze ook volledig onder de collectieve verzekering vallen. Een duidelijk minpunt dit jaar waren de boetes. Door miscommunicatie hebben de landelijk spelende teams veel boetes gekregen vanwege administratieve fouten. Komend jaar zal Ellen Visser de administratie centraal voor de teams gaan verzorgen, dus hopen we de kosten voor boetes weer tot “normale proporties” terug te brengen. Ondanks de vele boetes blijven de kosten voor KNBSB binnen de begroting doordat de scheidsrechterkosten meevielen. Mede doordat Caribe zelf regelmatig scheidsrechters heeft geleverd bij wedstrijden van SB 1 en HB 2. Bedankt daarvoor !!!

10


Een andere tegenvaller dit jaar was een naheffing van naburige rechten. Dit jaar is voor de afgelopen 3 jaar betaald. Deze kosten waren niet eerder begroot. Kijkend naar de kosten valt op dat de kosten voor velden zaalhuur sterk zijn gestegen. Minder subsidie op de zaalhuur en hogere uurprijzen zijn hier debet aan. Gezien de hoge kosten zal het bestuur erop toezien dat de trainingsfaciliteiten ook optimaal worden gebruikt dit jaar. Qua inkomsten hebben we meer sponsorgeld binnengehaald dan voorgaande jaren, ondanks dat de bestuursfunctie voor Marketing Manager niet is ingevuld. Degene die hieraan hebben getrokken afgelopen jaar, dank ! Natuurlijk zijn er ook sponsors in natura, zoals Warmteservice en Coca Cola die materialen voor de kantine en kleedkamers ter beschikking hebben gesteld. Hieronder vallen ook de trainers, coaches en andere functiebekleders binnen de club die hebben afgezien van hun vergoeding. Al met al is er veel geld uitgegeven dit jaar. Wanneer je kijkt naar de uitgave is er bijna € 10.000,00 meer uitgegeven dan dat er is binnen gekomen. Daar staat tegenover dat we nu wel beschikken over een tweede slagmachine, er extra banken zijn, er meer persoonlijk materiaal (pakken) op voorraad is en dat er al materiaal op voorraad is voor het seizoen 2009. Het resultaat over 2008 is logischerwijs ook negatief, maar de balans geeft toch een lichte toename weer. Met de veranderingen in het contributiebeleid hopen we de liquiditeit verder omhoog te brengen en de kosten voor de KNBSB verder te beperken. De begroting voor volgend jaar laat één nieuwe post zien bij de activiteiten, namelijk Caribe 50. Op 29 augustus zal er een reünie plaats vinden waar we hopelijk veel oud Caribeanen zullen terugzien. Deze activiteit is begroot met verlies, maar we hopen dat we middels deze dag nieuwe recreanten, vrijwilligers, kader, sponsoren en donateurs kunnen enthousiastmeren voor de volgende 50 jaar”!

Bob van der Klaauw Penningmeester


11

Opbrengsten en kosten 2008

12



13

14



15

16



17

18


Contributie 2009 Voorstel contributie 2009 Soort lid/team

Contributie

Senioren wedstrijd Recreanten Junioren Jeugd pupillen, aspiranten Jeugd peanuts Niet spelend lid Donateur

160 Euro 100 Euro (verplichte aanmelding KNBSB) 110 Euro 110 Euro 45 Euro 45 Euro 25 Euro (minimale inleg)

Voorschot bij aanmelding nieuw lid: 30 euro voor senioren, 15 euro voor jeugd, 15 euro voor recreanten

Voorstel contributiereglement per februari 2009 Bij inschrijving als nieuw lid dient er een aanbetaling te worden gedaan voor de inschrijving bij de KNBSB als lid. Inschrijfgeld 2009: Senioren 30,00 Jeugd 15,00 De contributie van BSC Caribe kunnen op twee manieren worden voldaan: - Automatische incasso - Zelf overmaken Automatische incasso De automatische incasso geschied middels 3 (zo veel mogelijk) gelijke termijnen. De incassodata zullen per jaar worden gepubliceer op de website en zijn voor 2009: 15 februari 1 juni 1 september Indien een incasso mislukt, ongeacht de reden, krijgt dit lid een e-mail met het verzoek de betaling handmatig te doen. Sancties bij verzuim betalingen: 15 februari vervaldatum 1 maart Indien het eerste deel van de contributie niet is voldaan voor de vervaldatum, zal dit lid niet worden aangemeld bij de bond en is zodoende niet speelgerechtigd 1 juni vervaldatum 1 juli Indien het tweede deel van de contributie niet is voldaan voor de vervaldatum, wordt het lid de trainingen en wedstrijden na de zomerstop ontzegd 1 september vervaldatum 1 oktober Indien het derde deel van de contributie niet is voldaan voor de vervaldatum, wordt het lid geroyeerd bij de club en de KNBSB en is zodoende niet speelgerechtigd totdat de contributieverplichtingen zijn voldaan.


19

Zelf overmaken De leden die geen automatische incasso hebben afgegeven, krijgen begin februari een schrijven waarin ze gevraagd wordt de verschuldigde contributie over te maken. De vervaldatum hiervoor is eveneens 1 maart, met dezelfde sanctie als bij de automatische incasso. Kortingen op contributie Wanneer men gebruik maakt van een stadjerspas kan men in aanmerking komen op korting op de contributie. Degene die een schrijven krijgen van de club, wordt hier ook op geattendeerd. Ook op de site staan de kortingen via de stadjerspas vermeld. Indien men een automatische incasso heeft wordt deze korting in de laatste betalingstermijn verrekend, mits de desbetreffende coupons en een copie van de stadjerspas vóór 1 augustus in het bezit is van de penningmeester. Kortingen bij inschrijving na 1 januari: Januari tot en met mei à geen korting Juni à 33% korting Juli à 50% korting Augustus à 50% korting September à 75% korting Oktober à wordt geboekt op het komend jaar November à wordt geboekt op het komend jaar December à wordt geboekt op het komend jaar Kortingen bij vervroegd schriftelijk beëindigen lidmaatschap: Beëindiging vóór 1 januari geen contributie verschuldigd Beëindiging vóór 1 maart 67% korting Beëindiging vóór 15 mei 33% korting (laatste termijn wordt niet geïncasseerd) Beëindiging vóór 1 augustus 20% korting

Activiteitenagenda 2009

24 januari 2009 7 februari 2009 28 februari 2009 1 maart 2009 11 + 12 april 2009 30 + 31 mei 2009 1 juni 2009 29 augustus 2009

20

Nieuwjaarsborrel + Casino Royal aanvang 20.30 uur ALV 2009 aanvang 20.30 uur Clean the fields Clean the fields Start competitie Pinkstertoernooi Marianne v.d. Klaauw familietoernooi Reünie Caribe 50 jaar


Secretaris – seizoen 2008/2009 “ In het seizoen 2008 ben ik weer terug gekomen bij de club om mijn favoriete sport weer op te pakken. Ik kwam er al snel achter dat er in 10 jaar tijd erg veel veranderd was bij de club. Gelukkig zijn een aantal dingen hetzelfde gebleven en tot mijn opluchting kende ik ook nog een aantal leden van vroeger. Al snel werd ik, door Marjolein, “gestrikt” om het algemene secretariaat voor mijn rekening te nemen. Dit was voor mij een mogelijkheid om iets voor de club te doen en de club met zijn leden beter te leren kennen. Ik heb seizoen 2008 vooral ervaren als een kennismakingsseizoen. Dat wil zeggen, dat ik het archief enigszins heb doorgespit, de notulen heb gemaakt van de bestuursvergaderingen en de vele poststukken doorgenomen en afgehandeld heb. Gaande weg het seizoen ben ik er achter gekomen, welke taken behoren tot de functie van secretaris. Voor seizoen 2009 ga ik mij bezig houden met de algemene punten, zoals vergaderingen plannen en notuleren. Verder het beheren van de inkomende en uitgaande post. Tevens is de secretaris het aanspreekpunt van de T/C commissies en het wedstrijdsecretariaat. Aan het einde van 2008 ben ik samen met Katja en Bob om tafel gegaan om mij te verdiepen in het wedstrijdsecretariaat. Wat moet er gebeuren voor aanvang van een seizoen en welke contacten heb ik hier voor nodig. Verder zal ik gaan kijken, met de wedstrijdsecretaris, hoe we het versturen van de wedstrijdformulieren efficiënter kunnen krijgen, zodat we minder/geen boetes krijgen in 2009. Ik heb gemerkt als bestuurslid hoe prettig het is, als je iets uit handen kan geven. Daarom ben ik erg blij dat Rolf mijn aanspreekpunt is naar de T/C honkbal toe. Het is dan ook erg jammer dat wij als club nog niemand hebben voor de afdeling softbal en jeugd. Ik denk dat er binnen de club mensen zijn die kennis van zaken hebben met betrekking tot softbal en jeugd, en die wij hard nodig hebben. Mijn eerste prioriteit voor 2009 is dan ook het vinden van een T/C softbal en jeugd. Verder zal ik met Rolf me bezig gaan houden met het reilen en zeilen van het honkbal, waarbij het vinden van een coach voor HB2 en HB3 boven aan de lijst staan. Dus heb je belangstelling, of weet je iemand, neem dan contact met mij op!!! Aan het einde van seizoen 2008 heeft Pauline de Vries aangegeven zich niet langer bezig te willen houden met de ledenadministratie. Hierdoor zijn we als bestuur gaan kijken wie deze functie het makkelijkste over kon nemen. Aangezien de algemeen secretaris veel zaken doet met betrekking tot de leden, is er besloten dat ik, als secretaris, deze functie zal overnemen van Pauline. Het belangrijkste op dit moment is om de ledenlijst te actualiseren. Zo heb ik gemerkt dat er veel verschuivingen zijn binnen een seizoen. Om de ledenlijst up-to-date te houden zal ik regelmatig een beroep doen op de coaches om deze te controleren. Maar ook ligt hier een verantwoordelijkheid naar de leden toe, om elke wijziging door te geven aan de ledenadministratie. Ik ben er achter gekomen dat onze club draait op de inzet van een handje vol vrijwilligers. Het is te stellen dat onze club niet kan zonder zijn vrijwilligers! Daarom hebben we ook jou hulp nodig voor het seizoen 2009. Kortom; er is voor dit seizoen nog veel te doen, maar vele handen maken licht werk!!” Ellen Visser


21

Vrijwilligerscoördinator 2008 “Van de accommodatiemanager” “ Het seizoen 2008 stond vooral in het teken van samenwerking met een nieuw bestuur. Naast nieuwe bestuursleden was er voor mij ook een nieuwe functie, accommodatiemanager. Het jaar begon met veel voornemens en verwachtingen van mijn kant. Ik had een sponsor gevonden voor sanitairmateriaal, dus konden de wc’s eindelijk afgemaakt worden. Tevens had ik grootse plannen voor de inrichting van de kantine. Klusactiviteiten Met het hele bestuur zijn we aan het begin van het seizoen het clubhuis doorgegaan en er werd een omvangrijke kluslijst gemaakt. Prioriteit waren de kleedkamers, wc’s en het voorraadhok. Met de bestuursleden en een aantal vrijwilligers zijn we allereerst aan de slag gegaan met het uitmesten van het voorraadhok, het werpmachinehok werd omgetoverd tot CHC-hok en het voorraadhok was aan het eind van de dag helemaal leeg. Bob heeft daar nog stellingen ingemaakt en nu kunnen we meer voorraad kwijt dan daarvoor in dezelfde ruimte. De grootste verandering is dit jaar wel het vervangen van de vloer geweest. De oude vloer was ons een doorn in het oog en de verf was er grotendeels af. De gemeente had nog geld beschikbaar en heeft voor een nieuwe vloer gezorgd. Het clubhuis ziet er hierdoor al een stuk schoner uit. In alle kleedkamers hangen schoonmaakartikelen en het is dus aan onze leden om na het omkleden de kleedkamers ook schoon achter te laten. De klussers zijn druk aan de slag gegaan met de wc. Deze is bijna af, inclusief fonteintje. Ook zijn er een aantal teams druk bezig geweest met het verven van de hal, wc’s en scheidsrechterkleedkamer. De hal is helemaal wit geworden en ziet er daardoor een stuk ruimer en frisser uit. Helaas is er van de grote kluslijst maar een klein beetje gedaan. Daarom zullen we in 2009 een meer realistische planning maken. De eerste klusavonden zijn gepland en we zullen ons eerst gaan richten op het afmaken van de toiletten. Daarnaast zal de laatste kleedkamer een speerpunt zijn en wat schilderwerk in en rondom de kleedkamers. Kantine Betreffende de kantine zijn er ook een aantal wijzigingen geweest. Er is opgeruimd en we hebben een nieuwe koelkast onder de bar gekregen van Coca Cola. De oude koelkast wilden we eerst nog gebruiken, maar Martijn de Vries wees ons op het grote energiegebruik en nu wordt de koelkast in de keuken alleen tijdens evenementen gebruikt. De extra koelruimte achter de bar hebben we goed benut. De omzet was namelijk behoorlijk. Bijna alle producten zijn goed verkocht en we hebben bijna niets weg hoeven te gooien omdat de datum niet meer goed was. Chris heeft zich dit jaar weer op de inkoop gestort. Soms was dit wat moeilijk te combineren met zijn werk en dan waren er andere vrijwilligers die altijd bereid waren om naar de Macro te rijden. Chris gaat dit jaar de inkoop weer op zich nemen en heeft er alweer zin in. Ook is er wat verandert in qua inrichting. Er zijn nieuwe meubels gekocht die veel gebruikt zijn. Helaas bleken de stoelen van de Ikea niet de beste keus en daarvoor zullen nog andere exemplaren worden aangeschaft. We hopen dat kantine nu meer uitnodigt om na de wedstrijd nog gezellig een biertje te drinken. Feestjes Helaas zijn er afgelopen jaar minder feestjes geweest bij Caribe. Van de CHC waren nog maar weinig mensen over waardoor altijd dezelfde mensen achter de bar stonden. Dit werd niet altijd als even prettig ervaren. Daarom hebben we dit jaar een andere opzet voor de CHC. Er gaat een splitsing plaatsvinden tussen de dagelijkse gang van zaken (inkoop, schoonmaak en barbezetting) en feestjes. De CHC houdt zich bezig met de dagelijkse gang van zaken en de feestcommissie willen we bezetten met wisselende mensen. Nu zijn we nog opzoek naar 2 personen

22


die de bardiensten en de schoonmaakdiensten willen inplannen en coördineren. Elk team krijgt weer een vaste schoonmaaktaak en er zullen vóór het seizoen instructies gegeven worden voor de bar-en schoonmaakdiensten. Hierdoor hopen we meerdere mensen te krijgen die minder werk hoeven te verzetten. Dit in het kader van vele handen maken licht werk. Samenvattend Al met al ben ik zeker niet ontevreden over 2009. Ondanks dat niet alles is gedaan wat op het verlanglijstje stond, zijn er toch zeker een groot aantal positieve veranderingen geweest. Als we dit weer gaan aanzwengelen voor 2009 en vasthouden tijdens het seizoen dan komen we een heel eind met het afronden van de werkzaamheden in en rondom het clubhuis. Wil jij meewerken aan de bouw van het clubhuis of ben je geïnteresseerd in het ondersteunen van de CHC door de schoonmaakdiensten of bardiensten te coördineren, mail dan naar [email protected] of spreek mij even aan”. Marjolein Beumer, accommodatiemanager.

Materiaalcommissie – seizoen 2008 Verslag materiaalcommissie seizoen 2008 De materiaalcommissie, in 2008 bestaande uit Arjan Pruim en Laurens-Jan Jellema, heeft het afgelopen jaar geprobeerd iedereen zo snel mogelijk en zoveel mogelijk te helpen met de aanschaf van materiaal. Dit bestond uit pakken, maar natuurlijk ook uit handschoenen, slaghandschoentjes en andere persoonlijk materiaal. Daarnaast voorzien wij alle teams natuurlijk van knuppels en helmen en wedstrijdballen. Afgelopen jaar is voor ons een jaar van investeren op verschilde vlakken geweest, maar daarvoor krijgen we natuurlijk een hoop terug. Een van onze taken dit jaar was het uitreiken van de jeugdshirts, beschikbaar gesteld door de VvC, die voorzien zijn van rugnummers en gestikte logo’s. Hierdoor staan alle jeugdteams er netjes aangekleed bij op het veld en kan ook een nieuwe speler direct laten zien dat hij/zij een echte speler van Caribe is. Wij willen vanaf deze plek dan ook de VvC bedanken voor het beschikbaar stellen van de shirts die door de jeugd met veel enthousiasme zijn ontvangen.. Voor het uitgeven hiervan hebben we tijd geïnvesteerd aan het opzetten van een administratie systeem. Aan de shirts is een borg verbonden en we hebben een systeem opgezet waarin we terug kunnen vinden wie welk shirt heeft. In de financiële stukken is dit natuurlijk terug zien als een nieuwe post. Wij hopen dat er in deze mooie shirts vele wedstrijden zullen worden gespeeld en dat er nog lang van genoten kan worden. Het afgelopen jaar is er ook een nieuwe overeenkomst met Forelle aangegaan waardoor er vele nieuwe materialen beschikbaar zijn gekomen en hebben we namens Caribe veel in clubmateriaal geïnvesteerd. Hierdoor zijn er nu op alle velden kalkkarren om lijnen te trekken en zijn er oefenballen en attributen bij de slagkooi aanwezig. Tevens hebben we een nieuwe slagmachine aangeschaft zodat in de container t.z.t. een vaste honk en softbal opstelling kan worden gerealiseerd. Afgelopen jaar hebben we ook de Caribe webshop (shop.caribe.nl) gelanceerd. Hier kan ieder lid gemakkelijk zien of een nieuw overshirt en of die mooie Caribe pet nog op voorraad is. Aankomend jaar zullen we meer gebruik gaan maken van de shop en de actuele voorraden te laten zien. Op dit moment is bijna van elke maat overshirt en broek wel een op voorraad, het ALV B.S.C. Caribe Februari 2009

23

nadeel hiervan is natuurlijk dat we aanzienlijke uitgaven hebben moeten doen en de dagwaarde van de pakken vrij hoog is. Het voordeel hiervan is dat we iedereen wel sneller kunnen helpen. Van de uitgaven die we hiervoor dit jaar hebben gedaan zullen we pas volgend jaar de inkomsten krijgen. Mocht er afgelopen jaar iets niet gelukt zijn of heb je iets nodig laat het ons dan weten per email en we gaan het regelen! We zijn ook opzoek naar versterking van de materiaalcommissie, want vele handen maken ligt werk. Lijkt het je wat om ons te komen helpen en wil je meer weten, dan kunnen we je veel meer vertellen over alle ins en outs van het materiaal. Heb je ideeën of tips dan horen we die ook graag, neem dus gerust contact met ons op ook als je iets wilt aanschaffen. Arjan Pruim Laurens-Jan Jellema ([email protected])

24


CARIBE DANKT DE TROUWE SPONSOREN VAN 2008 HOPENDE DAT WE IN 2009 WEER OP JULLIE MOGEN REKENEN!

Recommend Documents