Call Folder Call Folder adalah Fitur dari Inapornet ( PCS ) untuk melakukan proses clearance ke beberapa lembaga pemerintahan. Cth. Syahbandar, Immigration Bundle, Port Health Authority Bundle,
otoritas pelabuhan. Tampilan Login “Inapornet Call Folder” .
Gbr. Login Call Folder
Setelah login maka akan terlihat daftar folder-folder dari voyage yang sedang melakukan proses clearance atau telah selesai melakukan proses clearance.
1. Membuat Voyage General Information (VGI) Langkah awal dalam melakukan proses clearance di Inaportnet adalah, membuat VGI ( Voyage General Information ) 1.1
Create Voyage General Information ( VGI )
File => New Document => VGI => Submit Untuk membuat VGI ada beberapa tahap yang harus dilakukan : 1. Pilih Files pada tampilan awal 2. Pilih New Document, maka akan muncul beberapa pilihan dokumen yang dapat dibuat 3. Piilih “Create a new VGI” untuk membuat dokumen VGI yang baru.
Tampilan Create VGI
1
2 3
Gbr. Create VGI
Maka, akan muncul tampilan dari form VGI, dalam form ini yang wajib ( mandatory ) diisi adalah keterangan Voyage Ref, yang akan diisi dengan nomer atau PCS ID untuk Voyage yang dimaksud. Setelah Voyage Ref diisi sesuai dengan nomer atau PCS ID dari Voyage yang dimaksud oleh Shipping Agent. Maka secara otomatis, beberapa keterangan yang telah diinputkan sebelumnya pada saat membuat Voyage akan diisi secara otomatis kedalam Form VGI.
Tampilan VGI
Gbr. VGI
Selain Voyage Ref, ada beberapa keterangan yang dapat dilengkapi, yaitu :
Vessel Specific Information Vessel Code
: Referensi untuk kode kapal
Vessel Name
: Nama dari Veseel
Agent Name
: Ketereangan dari Shipping Agent yang melakukan proses clearence
PKK Ref
: Nomer PKK dari PPSA
Voyage Ref
: Kode referensi dari system PCS untuk kapal
Call Sign
: Nomer Call Sign Kapal
IMO Number
: Nomer IMO kapal
Flag
: Dari mana kapal berasal
Vessel Type
: Type atau jenis kapal / Jenis dari cargo yang diangkut
Shipping Type : Tipe pengiriman GT/DWT
: Berat kotor kapal
LOA
: Panjang kapal
Front Draft
: Draft depan kapal
Back Draft
: Draft belakang kapal
Principal
: Perusahaan yang diwakilkan
Pers. Angk. Laut : Shipping Line Vessel Position : Posisi terakhir kapal Origin
: Port sebelumnya
Destination
: Port selanjutnya
Vessel PKKA Informat PKKA Number : Nomer PKKA PKKA Date
: Tanggal PKKA
Vessel Operational Information ETA
: Estimasi waktu kedatangan kapal
ETD
: Estimasi waktu keberangkatan kapal
Port of Origin
: Port asal kapal sebelumnya
Previous Port
: Port asal kapal sebelumnya
Next Port
: Port selanjutnya yang akan dituju
Port of Destination
: Port selanjutnya yang akan dituju
Anchoring Request
: Permintaan labuh
Anchoring Start Date
: Tanggal mulai labuh
Anchoring End Date
: Tanggal selesai labuh
Pilotage Request
: Permintaan pandu
Pilotage Request Date : Tanggal permintaan pandu Mooring Request
: Permintaan ikat tali
Start Mooring Date
: Tanggal mulai ikat tali
End Mooring Date
: Tanggal berakhir ikat tali
Setelah informasi yang penting dan semua informasi pendukung di isi kedalam system PCS dan di submit ke dalam system PCS, maka proses membuat VGI telah selesai dikerjakan. Hasilnya dapat terlihat Folder sesuai dengan kode Voyage Ref ( Voyage PCS Id ) pada halaman muka dari tampilan Call Folder. Sesuai dengan gambar di bawah ini:
Untuk proses selanjutnya, akan dilakukan didalam Folder yang sesuai dengan Voyage Ref yang dimaksud. Langkah awalnya klik Folder ATP yang ingin kita lakukan proses clearance.
sehingga menampilkan menyerupai gambar dibawah ini.
Langkah selanjutnya, mengirim dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan proses clearance ke departemen pemerintah seperti di bawah ini: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Port Health Authority Bundle IN Immigration Bundle IN Port Authority Bundle IN Harbour Master Bundle IN Port Health Authority Bundle OUT Immigration Bundle OUT Port Authority Bundle OUT Harbour Master Bundle OUT
2. Port Health Authority Bundle IN Files => New Document => Port Health Authority Bundle IN => Submit Untuk membuat Port Health Authority Bundle IN, tahapan yang dilakukan : 1. Pilih Files 2. Pilih New Document 3. Pilih Port Health Authority Bundle IN
3
Gbr. Create Port Health Authority Bundle IN
Tampilan Port Health Authority Bundle IN
Gbr. Port Health Authority Bundle IN
Untuk menginput dokumen proses clearance IN klik dibawah label “DOCUMEN LINKED” sesuai dengan nama dan dokumen yang dibutuhkan dengan cara klik pada tulisan “This document has not been filled. Click here to create in” Maka akan membuka tab baru seperti gambar dibawah ini.
“Click here to attach a file” untuk mengupload dokumen ke sistem. Setelah dokumen masuk kesistem PCS lalu Submit. Setelah di submit maka tulisan “This documen has not been filled. Click here to create it” akan berubah warna. Menandakan bahwa dokumen telah masuk ke sistem
Untuk memunculkan dokumen klik tanda Refresh ATP00000133
Maka otomatis berubah menjadi PAN
Setelah di Refresh Otomatis akan berubah
Dokumen-dokumen yang akan di submit ke Karantin atau Kesehatan pelabuhan adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Pre Arrival Notice => Letter for free Pratique (ocean going only) SSCC Maritime Declaration of Health Letter of pre Arrival Notice Stamped Health Book Vaccination List Certificate of Medicine / P3K Nill List Narcotic List Master Declaration of Health Crew List
Setelah semua dokumen terupload dan apabila masih ada dokumen tambahan yang perlu di upload, tetapi tidak ada di dalam list dibawah label “DOCUMEN LINKED”, bisa menggunakan fitur ”Add Document” dengan cara “click here to attach a file”
Setelah di Submit, secara otomatis Port Health Authority Bundle akan dikirim ke Kesehatan Pelabuhan dan tinggal menunggu Validasi dari pihak Kesehatan Pelabuhan.
3. Immigration Bundle IN Files => New Document => Immigration Bundle IN => Submit Untuk membuat Immigration Bundle IN, tahapan yang dilakukan : 1. Pilih Files 2. Pilih New Document 3. Pilih Immigration Bundle IN
3
Gbr. Create Immigration Bundle IN
Tampilan Immigration Bundle IN
Gbr. Immigration Bundle IN
Untuk menginput dokumen proses clearance IN klik di di bawah label “DOCUMEN LINKED” sesuai dengan nama dan dokumen yang dibutuhkan dengan cara klik pada tulisan “This document has not been filled. Click here to create in”
Maka akan membuka tab baru seperti gambar dibawah ini.
“Click here to attach a file” untuk mengupload dokumen ke sistem. Setelah dokumen masuk kesistem PCS lalu Submit. Setelah di submit maka tulisan “This documen has not been filled. Click here to create it” akan berubah warna. Menandakan bahwa dokumen telah masuk ke sistem.
Untuk memunculkan dokumen klik tanda Refresh ATP00000133
Maka otomatis berubah menjadi CL
Setelah di Refresh Otomatis akan berubah
Dokumen-dokumen yang akan di submit ke Immigration Bundle IN adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.
Crew List Pre Arrival Notice => Letter of notification Passanger list Crew Personal Effect Declaration Pass Port / Seaman book
Setelah semua dokumen terupload dan apabila masih ada dokumen tambahan yang perlu di upload, tetapi tidak ada di dalam list dibawah label “DOCUMEN LINKED”, bisa menggunakan fitur ”Add Document” dengan cara “click here to attach a file”
Setetelah di Submit, secara otomatis Immigration Bundle IN akan dikirim ke Immigration dan tinggal menunggu Validasi dari pihak Immigration.
4. Port Authority Bundle IN Files => New Document => Port Authority Bundle IN => Submit Untuk membuat Port Authority Bundle IN, tahapan yang dilakukan : 1. Pilih Files 2. Pilih New Document 3. Pilih Port Authority Bundle IN
Gbr. Create Port Authority Bundle IN
Tampilan Port Authority Bundle IN
Gbr. Port Authority Bundle IN
Untuk menginput dokumen proses clearance IN klik di di bawah label “DOCUMEN LINKED” sesuai dengan nama dan dokumen yang dibutuhkan dengan cara klik pada tulisan “This document has not been filled. Click here to create in” Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini
“Click here to attach a file” untuk mengupload dokumen ke sistem. Setelah dokumen masuk kesistem PCS lalu Submit. Setelah di submit maka tulisan “This documen has not been filled. Click here to create it” akan berubah warna. Menandakan dokumen telah masuk ke sistem.
Untuk memunculkan dokumen klik tanda Refresh ATP00000133
Maka otomatis berubah menjadi PAN
Setelah di Refresh Otomatis akan berubah
Dokumen-dokumen yang akan di submit ke Port Authority adalah sebagai berikut: 1. Pre Arrival Notice => Letter of notification 2. PKKA/RPT 3. Cargo Manifest
Ada beberapa tambahan yang harus di isi di kolam seperti gambar dibawah ini:
Setelah semua dokumen terupload dan apabila masih ada dokumen tambahan yang perlu di upload, tetapi tidak ada di dalam list dibawah label “DOCUMEN LINKED”, bisa menggunakan fitur ”Add Document” dengan cara “click here to attach a file”
Setetelah di Submit, secara otomatis Port Authority Bundle IN akan dikirim ke Port Authority dan tinggal menunggu Validasi dari pihak Port Authority.
5. Harbour Master Bundle IN Files => New Document => Harbour Master Bundle IN => Submit Untuk membuat Harbour Master Bundle IN, tahapan yang dilakukan : 1. Pilih Files 2. Pilih New Document 3. Pilih Harbour Master Bundle IN
Tampilan Harbour Master Bundle IN
Gbr. Harbour Master Bundle IN
Untuk menginput dokumen proses clearance IN klik di di bawah label “DOCUMEN LINKED” sesuai dengan nama dan dokumen yang dibutuhkan dengan cara klik pada tulisan “This document has not been filled. Click here to create in”
Maka akan membuka tab baru seperti gambar dibawah ini.
“Click here to attach a file” untuk mengupload dokumen ke sistem. Setelah dokumen masuk ke sistem PCS lalu Submit.
Setelah di submit maka tulisan “This documen has not been filled. Click here to create it” akan berubah warna. Menandakan bahwa dokumen yang di upload telah masuk ke sistem
Untuk memunculkan dokumen klik tanda Refresh ATP00000133
Maka otomatis berubah menjadi AA
Setelah di Refresh Otomatis akan berubah
Dokumen-dokumen yang akan di submit ke Harbour Master adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Agency Appointment Discharging dangerous goods permit Vessel memorandum arrival Crew List Last Port Clearance Ship Arrival Condition
Setelah semua dokumen terupload dan apabila masih ada dokumen tambahan yang perlu di upload, tetapi tidak ada di dalam list dibawah label “DOCUMEN LINKED”, bisa menggunakan fitur ”Add Document” dengan cara “click here to attach a file”
Setetelah di Submit, secara otomatis Harbour Master Bundle IN akan dikirim ke Harbour Master dan tinggal menunggu Validasi dari pihak Harbour Master.
6. Port Health Authority Bundle OUT Files => New Document => Port Health Authority Bundle OUT => Submit Untuk membuat Port Health Authority Bundle OUT, tahapan yang dilakukan : 1. Pilih Files 2. Pilih New Document 3. Pilih Port Health Authority Bundle OUT
Dokumen yang sama sudah pernah di upload untuk proses clearance IN, tidak perlu mengupload ulang di proses clearance OUT. Karna dokumen sudah otomatis terisi sesuai data atau dokumen dari clearance IN. Contoh seperti tampilan Port Health Authority Bundle OUT.
Tampilan Port Health Authority Bundle OUT
Gbr. Port Health Authority Bundle OUT
Untuk menginput dokumen proses clearance OUT klik di di bawah label “DOCUMEN LINKED” sesuai dengan nama dan dokumen yang dibutuhkan dengan cara klik pada tulisan “This document has not been filled. Click here to create in” Maka akan membuka tab baru seperti gambar dibawah ini.
“Click here to attach a file” untuk mengupload dokumen ke sistem. Setelah dokumen masuk ke sistem PCS lalu Submit. Setelah di submit maka tulisan “This documen has not been filled. Click here to create it” akan berubah warna. Menandakan bahwa dokumen yang di upload telah masuk ke sistem
Untuk memunculkan dokumen klik tanda Refresh ATP00000133
Maka otomatis berubah menjadi CL
Setelah di Refresh Otomatis akan berubah
Dokumen-dokumen yang akan di submit ke Port Health adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Health Book SSCC Certificate of medicine / P3K Maritime Declaration of Health Crew List Voyage Memo Nill List Narcotic List Last Port Health Clearance PNBP Certificate of Free Pratique
Setelah semua dokumen terupload dan apabila masih ada dokumen tambahan yang perlu di upload, tetapi tidak ada di dalam list dibawah label “DOCUMEN LINKED”, bisa menggunakan fitur ”Add Document” dengan cara “click here to attach a file”
Setetelah di Submit, secara otomatis Port Health Authority Bundle OUT akan dikirim ke Port Health dan tinggal menunggu Validasi dari pihak Port Health.
7. Immigration Bundle OUT Files => New Document => Immigration Bundle OUT => Submit Untuk membuat Immigration Bundle OUT, tahapan yang dilakukan : 1. Pilih Files 2. Pilih New Document 3. Pilih Immigration Bundle OUT
Gbr. Create Immigration Bundle OUT
Tampilan Immigration Bundle OUT
Gbr. Immigration Bundle OUT
Karna dokumen yang dibutuhkan Immigration dan sudah pernah di upload waktu Immigration Bundle IN, jadi untuk upload dokumen Immigration Bundle OUT tidak perlu di lakukan. Karna dokumen Crew List sudah pernah di upload waktu clearance IN Tapi jika dokumen yang dibutuhkan masih kosong atau belum terupload maka Untuk menginput dokumen proses clearance OUT klik di di bawah label “DOCUMEN LINKED” sesuai dengan nama dan
dokumen yang dibutuhkan dengan cara klik pada tulisan “This document has not been filled. Click here to create in”
Dokumen-dokumen yang akan di submit ke Immigration adalah sebagai berikut: 1. Crew List
Setelah semua dokumen terupload dan apabila masih ada dokumen tambahan yang perlu di upload, tetapi tidak ada di dalam list dibawah label “DOCUMEN LINKED”, bisa menggunakan fitur ”Add Document” dengan cara “click here to attach a file”
Setetelah di Submit, secara otomatis Immigration Bundle OUT akan dikirim ke Immigration dan tinggal menunggu Validasi dari pihak Immigration.
8. Port Authority Bundle OUT Files => New Document => Port Authority Bundle OUT => Submit Untuk membuat Port Authority Bundle OUT, tahapan yang dilakukan : 1. Pilih Files 2. Pilih New Document 3. Pilih Port Authority Bundle OUT
1
2
3
Gbr. Create Port Authority Bundle OUT
Tampilan Port Authority Bundle OUT
Gbr. Port Authority Bundle IN
Untuk menginput dokumen proses clearance IN klik di di bawah label “DOCUMEN LINKED” sesuai dengan nama dan dokumen yang dibutuhkan dengan cara klik pada tulisan “This document has not been filled. Click here to create in” Dokumen-dokumen yang akan di submit ke Port Authority adalah sebagai berikut: 1. PKKA/RPT 2. Cargo Manifest (Loading)
Ada beberapa tambahan yang harus di isi di kolam seperti gambar dibawah ini:
Setelah semua dokumen terupload dan apabila masih ada dokumen tambahan yang perlu di upload, tetapi tidak ada di dalam list dibawah label “DOCUMEN LINKED”, bisa menggunakan fitur ”Add Document” dengan cara “click here to attach a file”
Setetelah di Submit, secara otomatis Port Authority Bundle OUT akan dikirim ke Port Authority dan tinggal menunggu Validasi dari pihak Port Authority.
9. Harbour Master Bundle OUT Files => New Document => Harbour Master Bundle OUT => Submit Untuk membuat Harbour Master Bundle OUT, tahapan yang dilakukan : 4. Pilih Files 5. Pilih New Document 6. Pilih Harbour Master Bundle OUT
1
2
3
Tampilan Harbour Master Bundle IN
Untuk menginput dokumen proses clearance IN klik di di bawah label “DOCUMEN LINKED” sesuai dengan nama dan dokumen yang dibutuhkan dengan cara klik pada tulisan “This document has not been filled. Click here to create in” Dokumen-dokumen yang akan di submit ke Harbour Master adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Letter for Clearance out to Harbour Master Agency Appointment Master sailing declaration (Ocean going) / warta kapal (Domestic) Departure Condition Check Physic PNBP (uang rambu) invoice Dangerous good / manifest Dangerous goods loading permit Memorandum kapal Loading manifest Ship stability Immigration Clearance Stowage Plan Port Health Clearance
Setelah semua dokumen terupload dan apabila masih ada dokumen tambahan yang perlu di upload, tetapi tidak ada di dalam list dibawah label “DOCUMEN LINKED”, bisa menggunakan fitur ”Add Document” dengan cara “click here to attach a file”
Setetelah di Submit, secara otomatis Harbour Master Bundle OUT akan dikirim ke Harbour Master dan tinggal menunggu Validasi dari pihak Harbour Master.
