gemeente
Zoetermeer
Advies
B&W
100589
6A^
Versie: 2
DM-nr. 2010/19245 aji>/\es
Oprichten Vastgoedbedrijf Verantwoordelijk
Ja
......
..\I.J.ICx. ...((/•C-é
R. van Nood Welzijn E. van der Spruit Drs. P.S.M. Verhoef MCD Tel.: 079 346 8800 E-mail: p.s.verhoef(gzoetermeer.nl
Auteur
Kenmerken Financieel
..../4>..
Portefeuille W e t h . H. M.M- Haring Mede verantw. M.E. v a n L e e u w e n Gemeentesecretaris drS. J . Dijkstra Hoofdafdeling Ruimte
Personeel
Juridisch
Geheim
Adviezenlijst
Communicatie OR
l&A
Ja
Nee
Nee
Ja
Nee
Nee
Behandelschema
College Burgemeester en Wethouders
Programma
Niet van toepassing Aard voorstel
Besluitvormende bevoegdheid College Bljlage(n)
Organisatieplan Vastgoedbedrijf met bijlagen Collegebesluit 23 juni 2009 Collegebesluit 24 augustus 2010 advies OR d.d. 8 oktober
Zoetermeer steeds ondernemend
2é-10-2010
gemeente
Zoetermeer SamenvattingIn dit advies wordt het college voorgesteld, om op basis van het bijgevoegde organisatieplan, per 1 januari 2011 een centrale vastgoedorganisatie onder de hoofdafdeling Ruimte op te richten. Hierbij worden alle vastgoedactiviteiten binnen één afdeling geplaatst, waardoor één 'vastgoedbedrijf voor de gemeente Zoetermeer wordt gevonnd. De gemeente heeft hiermee een sterk sturingsinstrument in handen vpor verdere gemeentelijke ontwikkelingen en het behalen van gemeentelijke (beleids)doelstellingen.
Te nemen besluit B&W 1.
over te gaan tot de vorming van een Vastgoedbedrijf binnen de hoofdafdeling Ruimte per 1 januari 2011; het Vastgoedbedrijf te positioneren bij de afdeling Projectmanagement en Vastgoed; gegeven de personele omvang van het Vastgoedbedrijf een extra managementlaag te handhaven conform de huidige situatie bij de subafdeling Accommodaties (conform B&W besluit d.d. 20 juni 2000, 2000/13310) het bijhorende organisatieplan (incl. het implementatietraject en de was-wordt lijst) vast te stellen; de in het organisatieplan genoemde sleutelfunctionarissen vervroegd te benoemen voor zover het geen volgfuncties betreft; in 2011 voorstellen uit te werken voor verdere efficiencyvoordelen in de vastgoedportefeuille; na effectuering van de oprichting van het Vastgoedbedrijf een (haalbaarheids)onderzoek te verrichten naar het nut en de noodzaak van externe verzelfstandiging van (delen) van het Vastgoedbedrijf; dit besluit ter informatie naar de raad te sturen
2. 3.
4. 5. 6. 7.
8.
B&W-nota^OJ
2°Ö^termeer s t e e d s o n d e r n e m e n d
gemeente
Zoetermeer ToelichtingB&W^
B&W-nota'
2°£fltermeer s t e e d s c^ndernemend
gemeente
Zoetermeer
op 23 juni 2009 heeft het College, op basis van eerdere besluiten en het verrichte vervolgonderzoek, besloten tot het oprichten van een centrale vastgoedorganisatie die in beginsel al het gemeentelijk vastgoed in Zoetermeer ontwikkelt, exploiteert en beheert vanuit de eigenaarsrol. Met dit besluit lagen de contouren en de uitgangspunten voor de op- en inrichting van dit organisatieonderdeel vast. Het doel was en is: 1. Beter aansluiten van vastgoedaanbod op de gemeentelijke beleidsdoelen; 2. Gemeentebrede vastgoedafwegingen maken en kansen voor de stad benutten; 3. Effectief en efficiënt vastgoedmanagement binnen de gemeente Zoetermeer. Op basis van het collegebesluit is een organisatieplan opgesteld op basis waarvan een definitief besluit kan worden genomen. Bijgevoegd organisatieplan bevat de uitwerking van de kerntaken van de vastgoedorganisatie, de daarvoor benodigde processen, de formatie, de apparaatskosten en de gemeentebrede samenwerkingskaders (inclusief onderwijs). Ook de positioneringsvraag en het hierbij horende governancemodel is uitgewerkt. In dit collegevoorstel worden de belangrijkste elementen van het organisatieplan ter definitieve besluitvorming voorgelegd. Op 24 augustus 2010 heeft het College reeds het voornemen uitgesproken om over te gaan tot de vorming van een Vastgoedbedrijf binnen de Hoofdafdeling Ruimte. Dit voornemen is als adviesaanvraag bij de OR neergelegd. De OR heeft op 8 oktober jl. een positief advies uitgebracht, waardoor het college nu een definitief besluit kan nemen.
Context De gemeente Zoetermeer besteedt in haar stadsvisie en investeringsagenda 2030 nadrukkelijk aandacht aan de kwaliteit van wonen, werken, welzijn en recreëren in de stad. De realisatie van deze visie vindt plaats in een toekomstig perspectief waarbij de gemeente steeds meer komt te staan voor opgaven van binnenstedelijke herontwikkeling. Een bruisende binnenstad, goede bereikbaarheid van de stad en wijkontwikkeling zijn hiervan voorbeelden. Veel van deze opgaven hebben een relatie met vastgoed (grond en opstallen). Binnen de gemeente bestaat de overtuiging dat voorzieningen en vastgoed een rol kunnen vervullen als 'aanjagers' van dergelijke ontwikkelingen in en rondom de stad. Zowel in maatschappelijke als economische zin kan meer rendement uit voorzieningen en vastgoed worden gehaald. Tegen deze achtergrond is, naar aanleiding van een presentatie hierover in het Carrousel, in 2007 besloten nader onderzoek te doen naar het nut, noodzaak en gewenste oplossing voor het efficiënter en effectiever organiseren van het vastgoed en de inzet daarvan bij de uitvoering van de beleidsdoelstellingen van de gemeente. Gestart is met een analyse van de huidige situatie van het vastgoedmanagement, waarvan de bevindingen zijn vastgelegd in het zgn. Contourendocument. Vervolgens is het gewenste ambitieniveau voor het vastgoed bepaald. De gemeente Zoetermeer heeft uitgesproken de ambitie te hebben om te groeien van "controller" naar "maatschappelijk ondernemer" in het gemeentelijk vastgoedmanagement. In de business case "Integraal vastgoedkansen benutten", die begin 2008 verscheen, is geconcludeerd dat een wijziging van de organisatiestructuur met betrekking tot het vastgoed in belangrijke mate kan bijdragen aan het realiseren van de het ambitieniveau en de doelstellingen.
B&W-nota: M0589
.
j.
_#
_i
_i
Zoetermeer steeds ondernemend
gemeente
Zoetermeer Op basis van,die-businesscase is een vervolgonderzoek gestart naar de meest optimale wijze van organiseren van hetvastgoed, Om te komen tot een optimaal organisatieontwerp zijn allereerst de ontwerpcriteria en de /Strategische vastgoeddoelen voor^de op te richten vastgoedorganisatie opgesteld.Voor wat /betreft de ontwerpcriteria is aansluiting gezocht bij de gemeentelijke bouwstenennotitie, die richting geeft aan het functioneren van de gemeentelijke organisatie in zijn geheel. Daarna zijn de strategische vastgoeddoelen benoemd (zie hiervoor organisatieplan). Verschillende organisatiemodellen voor het organiseren van de vastgoedactivitëiten van de gemeente zijn daarna beschreven,, na toetsing aan de ontwerpcriteria en de strategische vastgoeddoelen bleven twee voorkeursmodellen over • Netwerkorganisatie: In dit model blijft het eigendom van vastgoed bij de verschillende afdelingen, het portefeuillemanagement wordt echter centraal gevoerd door medewerkers van de verschillende afdelingen die te maken hebben met vastgoed. Het beheer is gecentraliseerd en de hoofdafdelingen blijven budgethouder. • Centrale vastgoedorganisatie: In dit model blijven de hoofdafdelingen budgethouder van de vastgoedbudgetten. Het eigendom en beheer wordt echter centraal ondergebracht in een centrale vastgoed afdeling die het beheer en portefeuillemanagement voeren. Het college heeft op 23 juni 2009 (nr. 090300) met de volgende argumenten gekozen voor het CVO model: In het CVO model is de vastgoedafdeling door het bundelen van kennis, expertise en vastgoedverantwoordeiijkheden beter in staat (dan andere modellen) om de realisatie van de vastgoeddoelen van de gemeente te borgen; De (hoofd)afdelingen zijn in het CVO model beleidsmaker, budgethouder huisvesting, functioneel opdrachtgever (bepaald functie, oppervlak, kwaliteit) en verantwoordelijk voor de exploitatie van de voorziening, waardoor sturing op realisatie van beleidsdoelstellingen geborgd is; • Vastgoedprocessen kunnen binnen het CVO model uniform en transparant worden georganiseerd; het CVO model houdt beter rekening met mogelijke toekomstige organisatieveranderingen. Daarbij werd om de volgende twee redenen besloten de vastgoedorganisatie te positioneren binnen de hoofdafdeling Ruimte: 1. De raakvlakken en synergie-effecten met het Grondbedrijf. Het Grondbedrijf en de vastgoedorganisatie doen beiden ruimtelijke fysieke investeringen en ingrepen in eenzelfde (markt)omgeving binnen de gemeentegrenzen. 2. De wens tot het creëren van een toereikende balans bij een vastgoedontwikkeling tussen de vragende hoofdafdeling (functioneel opdrachtgever), de vastgoedorganisatie (ontwikkelaar) en het Grondbedrijf (de mogelijke grondeigenaar) vanwege hun verschillende rollen en doelen. Na het collegebesluit van 23 juni 2009 is op basis van het vastgestelde PID de Centrale vastgoedorganisatie tot in detail uitgewerkt. In dit advies wordt het college voorgesteld om op basis van het bijgevoegde organisatieplan te besluiten tot het oprichten van een Vastgoedbedrijf per 1 januari 2011.
B&W-notai400589 .
^
.
•
Zoetermeer steeds ondernemend
gemeente
Zoetermeer Een meer resultaatgerichte gemeente Zoetermeer De vorming van een vastgoedorganisatie is een van de stappen binnen de gemeente om in te zetten op meer resultaatgericht^werken binnen en door de gehele organisatie. Of dit nu een effectief samenspel met maatschappelijke partners en burgers is, het sturen op programma's naast project- en lijnsturing of het binnen heldere structuren meer ruimte laten voor eigen /verantwoordelijkheden; in de kern tiebben ze allemaal te maken met meer resultaatgericht worden. ^ In de vorming van het Vastgoedbedrijf heeft deze resultaatgerichtheid concreet invulling gekregen. Zo hebben werkprocessen een meer integraal karakter gekregen dan voorheen en zijn uitgewerkt volgens het principe 'van buiten naar binnen denken'; veel aandacht is besteed aan het professionaliseren van de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer in de vorm van samenwerkingsafspraken; expertises zijn zo in teams geclusterd dat efficiënt en effectieve resultaten tot stand worden gebracht.
Huidige situatie - probleem - analyse Binnen de gemeente Zoetermeer vindt het vastgoedmanagement tot op heden decentraal en operationeel plaats. De portefeuille is statisch van karakter, de wijze waarop met objecten wordt omgegaan is veelal kostengedreven. In termen van maatschappelijk rendement of waardecreatie wordt niet of nauwelijks nagedacht. Hierdoor blijven kansen onbenut. In onderstaande figuur is kernachtig aangegeven welke verandering ten opzichte van de huidige situatie wordt beoogd met de vorming van een vastgoedorganisatie. Toekomstige situatie
Huidige situatie
Sturing op maatschappelijke meefwaarde en op
V e r a ^ ^ r c l e portefeuBte {ineffidêrt beheer van
Trattsparante en gebatancserde gemeentebrede vastgosdafwegingen .,',' •Vastgoed strategischer benadsfen bij ,, beleidskeiees • ', , v- ' • PtKlefeuilféstrategis voorhettotalegemeentdric
Desktjid^ iMheerdef van vas^offii-oi^e^len Gesteven door besdjlclwe fljepakte) middelen en hïstórisdi gegroeitSe situaues Versnppende infomafie (krachten kunnen moeijk gsbundeld.worden) Uitvoerder gemeentelijke opdrachten (relatief passief). ^ , , Statisch en sub-optimaal rojmtegebniik door vastgoed onder verachSlemJe iiooïdafdelmgen Doelgerichte inzet'yan vastgoed, vooral varwit de indisöduele.beleidsafdelingen;
Ef^ctieveen effidènteinahagervan de -. •.«astgoedpoitefeutfe.' ' '-, '
Transparant'e. en beheersing V^tgoedkennis geborgd in {werkjproeesasn, ; ASstenmiing tussen markt, portefeuille en .Efficiënt ruimtegebmBt door ^s^actieve aStHJiming vjaag-aanbod' • •;.. '," ';
Visie / beoogde resultaten Nog meer maatschapjeb^etneerwaarde realiseren. door. • .-• Beter aansluiten van vastgoedaanbod op de gemeentelijke beleidsdoelen . >* Gerrreentfibredevastgoedaliivegrc^en maken en kansen voor de stad benutten • EffecBef en eüïasnt vastgoedmanagement
De beoogde resultaten zoals in het schema benoemd kunnen uiteraard verder geconcretiseerd worden. Hierbij valt te denken aan: • Het efficiënter gebruiken van de vastgoedportefeuille door het verhogen van de bezettingsgraad. Door strategischer voorraadbeheer wordt een veriaging van het aantal noodzakelijke panden verwacht. Tevens is een "opschoning" van de huurcontracten mogelijk. • Een betere positie in de samenwerking met corporaties en andere vastgoedpartijen. Door de vorming van het Vastgoedbedrijf wordt onder andere de slagkracht van de
B&W-notai4P0589 .
.
.
.
Z o e t e r m e e r s t e e d s (gndernemend
gemeente
Zoetermeer gemeente-op-de lokale vastgoedmarkt vergroot. Hierdoor kunnen onder betere /VOonA/aarden aan- en verkopen worden gedaan. Een meer transparantè^besluitvorming, gebaseerd op gemeentebrede afwegingen en het verhogen van de (maatschappelijke) restwaarde van de diverse objecten bij het vervallen van de initiële huisvestingvraag door multifunctioneel ontwerp en hoogwaardiger beheer en onderhoud zal op de langere termijn leiden tot kostenreductie. Het inperken van de administratieve last door het aanzienlijk verminderen van de interne facturenstroom. Meer structureren en professionaliseren van de huisvestingsbehoeften van de beleidsafdelingen. Keuzes worden voortaan gemaakt op basis van te bereiken beleidsdoelen en niet op de.samenstelling van de vastgoedportefeuille. Dit zal op termijn concernbreed leiden tot lagere huisvestinglasten. Een verdere optimalisatie tussen uitbesteed- en eigen werk door een verdere inperking van uitvoerende werkzaamheden van het Vastgoedbedrijf. Dit is overigens een ontwikkeling die al een aantal jaren geleden door Accommodaties is ingezet, want ruim 70 % van de werkzaamheden wordt al uitbesteed. Na effectuering van de oprichting van het Vastgoedbedrijf zal als vervolg daarop een onderzoek worden verricht naar het nut en de noodzaak van externe verzelfstandiging van (delen) van het Vastgoedbedrijf;
Oplossingen - voorstel - keuzes In het licht van de te bereiken resultaten zijn in het organisatieplan de door de stuur- en projectgroep gedane voorstellen gemotiveerd opgenomen en waar nodig verder uitgewerkt. In deze nota worden achtereenvolgens kort de vraagstukken ten aanzien van de ondenverpen organisatie, formatie, cultuur, samenwerking, vastgoed en financiën besproken. PositionerinQ organisatie Met als uitgangspunt dat de centrale vastgoedorganisatie wordt gepositioneerd binnen de hoofdafdeling Ruimte, is er een aantal specifieke inrichtingsprincipes geformuleerd dat rekening houdt met de gewenste positie binnen Ruimte en de specifieke relatie tot het Grondbedrijf. Een volledig overzicht hiervan staat in het organisatieplan. De belangrijkste inrichtingsprincipes zijn: • De organisatiestructuur ondersteunt realisatie van de strategie (o.a. transparantie en efficiëntie) en gewenste cultuur (o.a. visionair, vakmanschap, dienstverienend); • Verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheid zijn helder voor alle teams en functies binnen de vastgoedorganisatie. De organisatiestructuur draagt bij aan een transparante en een zo efficiënt mogelijk werkende organisatie; • De managementfuncties zijn integraal verantwoordelijk voor zowel inhoudelijke aansturing als voor het personeels- en financieel management. Managers binnen de vastgoedorganisatie zijn verantwoordelijk voor inhoudelijke aansturing en financieel management; • De organisatiestructuur houdt rekening met eventuele organisatiewijzigingen; • Checks & balances moeten in de administratieve organisatie zijn geborgd. • Er moet kunnen worden voldaan aan de comptabiliteitsvoorschriften. De vastgoedorganisatie moet kunnen rapporteren over de kosten, opbrengsten en reserves op de diverse deelportefeuilles. Omwille van de effectiviteit en efficiency is gekozen voor een model waar de vastgoedorganisatie binnen de afdeling P&V een separate eenheid vormt. Hierbij heeft werknaam 'Vastgoedorganisatie'(CVO) plaatsgemaakt voor de nieuwe naam Vastgoedbedrijf. Naast de toevoeging van het Vastgoedbedrijf kent de hoofdstructuur nog één wijziging, te weten de naamsverandering van het team Vastgoed in het team Grondzaken.
B&W-noti
'Z°(Êfitermeer s t e e d s
(ondernemend / /
gemeente
Zoetermeer Inrichtinci van het-vastaoedbedriif De structutir van de afdeling P&V ziet er dan als volgt uit:
Hoofd Projectmanagement & Vastgoed
Team Projectmanagement
Vastgoedbedrijf
Team Grondzaken
Team Finance en Control
Het hoofd P&V is tevens hoofd Grondbedrijf. In die hoedanigheid wordt hij bijgestaan door de controller Grondbedrijf en legt hij direct verantwoording af aan de algemeen directeur. Control Ruimte vervult de controlfunctie voor het Vastgoedbedrijf. De manager Vastgoedbedrijf legt via het hoofd P&V verantwoording af aan de directeur Ruimte. Schematisch kan dat als volgt worden weergegeven:
Algemeen Directeur
Directeur Ruimte
Control Gropdbedriif
•<
H
Hoofd Grondbedrijf
Hoofd P&V
Manager Vastgoedbedrijf
B&W-nota^00589
etermeer steeds andernemend
Contro' Ruimte
gemeente
Zoetermeer Het Vastgoedbedrijf is ingericht door het clusteren van kern- en bedrijfsprocessen. Dat heeft geleid tottle volgende structuur:
Manager Vastgoedbedrijf Sr. Medewerker BB
Manager Vastgoedbeheer
PortefeuilleManagers •*5w*
Sr. Projectmanager Vastgoedontwikkeling
i^-ï^
De hoofdstructuur van het nieuwe Vastgoedbedrijf bestaat, naast een centrale ondersteuning vanuit het bedrijfsbureau, uit drie units die allen een geheel eigen takenpakket hebben. In de unit Portefeuille- en Assetmanagement zijn strategie, opdrachtverstrekking en klantrelaties ondergebracht. Deze unit fungeert binnen het Vastgoedbedrijf als centrale opdrachtgever voor alle (ver-) bouwprojecten en is verantwoordelijk voor de vastgoedexploitatie en het maatschappelijk rendement. In de unit Vastgoedbeheer wordt alle expertise over planmatig-, service- en klachtenonderhoud samengevoegd en is intern opdrachtnemer van de unit Portefeuille- en Assetmanagement. De unit Projectontwikkeling en bouwprojectmanagement adviseert over en realiseert als opdrachtnemer vastgoed (her)ontwikkelingsprojecten en is eveneens opdrachtnemer van het team Portefeuillemanagement en Assetmanagement. In het Bedrijfsbureau zijn de financiële en administratieve processen belegd (o.a. projectadministratie/financiële administratie, verhuuradministratie). Het bedrijfsbureau is één centraal aanspreekpunt voor iedereen binnen de vastgoedorganisatie. Dit verhoogt de efficiëntie en creëert een onafhankelijke registratieve functie binnen het vastgoedbedrijf. Cultuur De drie kernwaarden van de gemeente Zoetermeer zijn: Samenwerken, Daadkracht, , Vertrouwen. Voor het Vastgoedbedrijf zijn deze kernwaarden als volgt vertaald naar concrete, werkbare en begrijpelijke begrippen aansluitend bij het waardesysteem van Spiral Dynamics: • • • •
inspirerend visionair (gericht op de lange termijn) ondernemend (daadkracht) klantgericht (samenwerking)
Het verschilt per functie welke waarden de meeste aandacht behoren te krijgen.
B&W-nota;J.00589 .
oetermeer steeds ondernemend
gemeente
Zoetermeer In het najaar van-20-10, als de sleutelfuncties zijn ingevuld, zullen de dan aangestelde managers in het cultuurtraject de voortrekkersrol gaan vervullen. Zij zullen dit doen aan de hand van de cultuurnotitie, die als bijlage 8^onderdeel uitmaakt van het organisatieplan.
'Samenwerkingskaders \ [ In overieg met de afdelingen die straks als opdrachtgever voor de vastgoedafdeling gaan fungeren, zijn binnen de verantwoordelijkheid van het college afspraken gemaakt over de toekomstige samenwerking. Deze 'samenwerkingskaders' maken een effectief en efficiënt vastgoedmanagement mogelijk. Het doel is drieledig: • Transparante afspraken tussen de (hoofd)afdelingen en de centrale vastgoedafdeling, die voor de (hoofd)afdelingen en de centrale vastgoedafdeling tot een vruchtbare samenwerking leiden; • Door heldere afspraken over rollen, taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van vastgoed te maken, de (hoofd)afdelingen in staat stellen haar beleidsdoelstellingen zo optimaal mogelijk te realiseren en tegelijkertijd de vastgoedafdeling in staat stellen haar vastgoeddoelstellingen zo optimaal mogelijk te realiseren; • Het vastgoedbedrijf strategisch te kunnen laten opereren. Op basis van die rolverdeling zijn de volgende samenwerkingsafspraken door de stuurgroep vastgesteld: • ln de notitie Samenwerlcingskaders (bijlage 3 van het organisatieplan) zijn de vastgoedrollen voor verschillende processen verder uitgewerkt en is er aandacht voor de overiegstructuur tussen het Vastgoedbedrijf en de andere afdelingen. • Doel van het Samenwerkingskader Onderwijshuisvesting (bijlage 4 van het organisatieplan) is om: - inzicht te geven in de belangrijke zaken rond wet- en regelgeving en onderwijshuisvesting in relatie tot de oprichting van het Vastgoedbedrijf; - transparante afspraken te maken tussen de hoofdafdeling Welzijn (in het bijzonder de afdeling Beleid) en het Vastgoedbedrijf over rollen, taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van ondenA/ijshuisvesting. Portefeuille De taken tussen Grondbedrijf en Vastgoedbedrijf zijn gescheiden op basis van het principe dat het Grondbedrijf eigenaar is van alle grond en het vastgoedbedrijf van alle opstallen. Het vastgoedbedrijf wordt echter toch eigenaar van grond als daarop een gebouw staat dat eigendom is van het Vastgoedbedrijf of als het een verhuurd sportterrein betreft. Zoals gezegd komt in principe al het vastgoed van de gemeente bij het Vastgoedbedrijf op de balans te staan. Als uitzondering gaan de volgende objecten niet over naar het Vastgoedbedrijf: • Infrastructureel vastgoed: Objecten met een infrastructureel doel, waar fysiek geen huurder in kan worden geplaatst (zoals veriichting, bruggen, gemalen, riolering, tunnels, etc.) worden niet overgedragen; • Strategisch vastgoed: vastgoedobjecten tijdelijk in eigendom van de gemeente ten behoeve van ruimtelijke ordeningsbeleid blijven op de balans van het Grondbedrijf. Aan het Vastgoedbedrijf wordt wel de verantwoordelijk voor het tijdelijk beheer van deze objecten gegeven. • Onden/vijsportefeuille: in de onderwijswetgeving wordt onderscheid gemaakt tussen juridisch eigendom en economisch claimrecht. Met de oprichting van het Vastgoedbedrijf, gaat het economisch claimrecht over van de hoofdafdeling Welzijn naar het Vastgoedbedrijf; het juridisch eigendom blijft bij de schoolbesturen. In bijlage 13 van het Organisatieplan is een lijst opgenomen van alle objecten die in eigendom overgaan naar het Vastgoedbedrijf.
B&W-nota:^0589
.
^
.
.
Z o e t e r m e e r s t e e d s (ondernemend
gemeente
\
Il
Zoetermeer
De overdracht van het Vastgoed aan het Vastgoedbedrijf dient per 1 januari 2011 een feit te zijn. In deliotitie Algemene uitgangspunten overdracht vastgoed (bijlage 5 van het organisatieplan) zijn afspraken gemaakt tussen het Vastgoedbedrijf i.o. en de (hoofd)afdelingen over het eenmalige proces van portefeuilleoverdracht en financiële overdracht.
Financiën Aan de uitwerking van de financiële aanpassingen in de begroting als gevolg van overdracht van vastgoed en wijzigingen in verantwoordelijkheden rondom het beheer van het vastgoed wordt nog gewerkt. De hiermee samenhangende begrotingswijziging zal gereed zijn vóór 31 december 2010. De verwachting is gerechtvaardigd dat de oprichting van het Vastgoedbedrijf tot budgettaire voordelen zal kunnen leiden. Bestaande taakstelling Vooruitlopend op de oprichting van het Vastgoedbedrijf rust op de subafdeling Accommodaties een structurele bezuinigingstaakstelling op inkoop reguliere onderhoud van € 200.000 (najaarsnota 2009). Het vastgoedbedrijf vult deze taakstelling in. Verwachte opbrengsten apparaatskosten Vastgoedbedrijf Doordat al het vastgoed in het vervolg door het Vastgoedbedrijf beheerd zal worden is het mogelijk en waarschijnlijk dat door de venvachte stijging van de jaaromzet er een - ten opzichte van al opgelegde taakstellingen - verdere verbetering van het resultaat bereikt wordt in de orde van grootte van € 0,2 min. De ontwikkeling van het budgettair resultaat zal worden gemonitored; zodra sprake is van een positief resultaat zal voor de bestemming daarvan - rekening houdend met lopende en nog in te vullen taakstellingen op het gebied van de bedrijfsvoering - een nader voorstel worden geformuleerd'. Efficiencyvoordelen in het Vastgoed Verwacht wordt dat er ook structurele zichtbare jaariijkse besparingen te verwachten zijn door een verhoging van de feitelijke bezetting van de accommodaties en de daarmee gepaard gaande veriaging van de kostprijsdekkende huur en de krimp van de portefeuille. Uit landelijke benchmarkgegevens blijkt dat rekening mag worden gehouden met 5 -10% veriaging van het aantal vierkante meters. In 2011 zullen voorstellen voor bezuinigingsmogelijkheden in de vastgoedportefeuille worden gedaan (waarbij de economische crisis een mogelijk belemmerende factor is bij de wens om vastgoed af te stoten). Overigens is uit de benchmark gemeentelijk vastgoed 2010 van de ROZ/IPD, waaraan ook de gemeente Zoetermeer deelneemt, gebleken dat in de beheer- en onderhoudskosten geen grote bezuinigingen meer te realiseren zijn. Opbrengsten nieuwbouwopdrachten In de meerjarige begroting 2011 - 2013 van het nieuwe Vastgoedbedrijf is rekening gehouden met een omzet van minimaal € 2.000.000 per jaar aan grootschalige renovatie- en nieuwbouwopdrachten. Op basis van de gerealiseerde omzet uit het verieden, de nieuwe orderportefeuille en nieuwbouwplannen, bestaat de venwachting dat op middellange termijn (periode na 2013) geen grote afwijkingen voorkomen en de omzet op het niveau van minimaal € 2.000.000 blijft. Daar de omzet bij grootschalige renovatie- en nieuwbouwopdrachten vooral wordt gerealiseerd met behulp van derden zal ook wanneer deze in belangrijke mate gaat afnemen (bijvoorbeeld door de afname van nieuwbouwprojecten) dit vrijwel geen gevolgen hebben voor de opgenomen
B&W-nota: Ja0589
.
j.
i
i
•
Z o e t e r m e e r s t e e d s ioindernemend
gemeente
zoe'termeer formatie. WeLkomtJiierdoor de gewenste toekomstige verbetering van het resultaat onder druk te staanr " Formatie en Plaatsing De formatie van het vastgoedbedrijf is vastgesteld op 56,22 fte's. Dit is een veriaging ten /opzichte van de huidige samengestelde formatie met 1,8 fte, maar is budgettair neutraal. Het vastgoedbedrijf ontstaat uit delen van de afdeling V&A, namelijk Accommodaties en bedrijfsbureau. Bij deze delen is geen sprake van personeel boven de sterkte, maar wel van vacatures. De huidige BDS is volledig toerekenbaar aan de taken die behoren bij het vrijetijdsvoorzieningen deel van de afdeling V&A. Alle medewerkers van Accommodaties en het bedrijfsbureau worden herplaatst in de nieuwe vastgoedorganisatie zodat in dit traject geen knelpunten ontstaan. Voor de frictiekosten ten gevolge van de organisatiewijziging en ter dekking van de huidige BDS binnen V&A kan in 2011 en 2012 de venvachte verbetering van het resultaat Vastgoedbedrijf ter grootte van € 0,2 min. worden ingezet. Voor de "latende" hoofdafdelingen Welzijn, Bestuur en Ruimte heeft de oprichting van het Vastgoedbedrijf verder geen formatieve consequenties. De beheeruren en formatie die vrijvalt tengevolge van de overdracht van vastgoed aan het Vastgoedbedrijf hebben deze afdelingen nodig om hun rol als professioneel opdrachtgever waar te kunnen maken. Hier ligt voor hen een grote veranderopgave. Niet alleen zullen zij huisvestingsvisies c.q. meerjaren huisvestingplannen op moeten stellen, maar ook zullen zij een huisvestingsvraag in een concreet project beter moeten gaan formuleren. In dat professionaliseringsproces worden zij overigens ondersteund door het Vastgoedbedrijf. In bijlage 10 van het Organisatieplan is een totaaloverzicht opgenomen van de (oude en) nieuwe formatie van het Vastgoedbedrijf Zoetermeer. In bijlage 11 is de planning weergegeven met betrekking tot de werving, selectie en plaatsingsprocedure. In het PID dat op 23 juni 2009 door het college B&W is vastgesteld is opgenomen dat de sleutelfunctionarissen (niet zijnde volgfuncties) vooruitlopend op het definitieve besluit vervroegd te werven, te selecteren en onder voorbehoud te plaatsen. Op basis van het organisatieplan worden de volgende functies als sleutelfunctionaris (niet zijnde volgfunctie) aangemerkt: 1. Portefeuillemanager 2. Sr. Projectmanager vastgoedontwikkeling Het voorstel tot vervroegde plaatsing is ingegeven door de wens om direct na het collegebesluit de sleutelfunctionarissen de huidige projectgroepleden te laten vervangen. Een vervroegde plaatsing is wenselijk vanwege daarmee te bereiken kostenbesparingen (doordat afscheid wordt genomen van externe adviseurs) en noodzakelijk omdat de periode tot 1 januari 2011 (start Vastgoedbedrijf) kort is en iedere week telt.
Risico's en uitvoerinqsvraagstukken De vorming van het Vastgoedbedrijf gaat gepaard met een wijziging in de organisatie. Elke organisatiewijziging brengt personele, financiële en organisatorische risico's met zich mee. Door zorgvuldig projectmanagement, communicatie en tijdig (zoveel mogelijk mondeling)' overieg met betrokkenen (personeel, OR, "latende" afdelingen, CMT en B&W) wordt het proces beheerst. In hoofdstuk 7.4 van het organisatieplan zijn de herkende risico's verder beschreven. Het betreft de aspecten overhead, BTW en onderhoudsbudgetten.
B&W-nota:JI)0589 .
.
.
.
Z o e t e r m e e r s t e e d s c^ndernemend
gemeente
Zoetermeer Communicatie ,en-participatie Uiteraard'ismet de OFTih-^verschillende stadia van dit project gecommuniceerd over de inhoud en yoértgang van dit project/^'De OR heeft op 8 oktober 2010 een positief eindadvies uitgebracht. Het proces is volgens de OR een schoolvoorbeeld van hoe de betrokkenheid van de medewerkers en de medezeggenschap van de OR op een effectieve wijze kan worden /georganiseerd. De OR heeft de overtuiging dat de medewerkers in het hele traject Oprichting Vastgoedbedrijf hun inbreng hebberi kunnen leveren. De raad wordt in de vormvrije avond van 12 oktober 2010 nader geïnformeerd over de vorming van het Vastgoedbedrijf. De oprichting van een vastgoedorganisatie vraagt verdwer om heldere interne en externe communicatie en communicatielijnen. Hiervoor is een communicatieplan opgesteld. In het plan staan communicatiedoelstellingen en staat met wie, waarover en op welke manier moet worden gecommuniceerd over de oprichting van de vastgoedorganisatie. Intern gaat het om procescommunicatie: wat gaat er gebeuren, wie krijgt er mee te maken, wanneer speelt wat etc. Extern moet in een later stadium worden gestart met de communicatie en positionering, zodat onze klanten weten wat de vastgoedorganisatie voor hen gaat betekenen en hen gaat opleveren. Voor dit project is ook een communicatiekalender opgesteld, waarin concreet staat aangegeven per actie wanneer wat moet gebeuren en richting welke doelgroepen op welke manier en middelen hierover wordt gecommuniceerd.
Gehandicapten en andere doelgroepen (toegankelijkheid) Niet van toepassing Rapportage en evaluatie De ambtelijke en bestuuriijke opdrachtgevers worden periodiek geïnformeerd over de voortgang van dit project. De resultaten van het project worden getoetst door een aantal evaluatiemomenten in het project in te plannen. De evaluatiemomenten hebben als doel te toetsen of de centrale vastgoedorganisatie de gestelde kritische succes factoren en de strategische vastgoeddoelstelling realiseert, om zodoende te kunnen bijsturen om de realisatie van de gestelde doelen te borgen. De evaluatiemomenten worden hieronder beschreven: Medio 2012 wordt conform de procedureregeling organisatieverandering het Vastgoedbedrijf kwalitatief geëvalueerd aan de hand van de volgende kritische succesfactoren: • Actueel Strategisch -Tactisch -Operationeel inhoudelijk vastgoedbeleid. Organiseren van gemeentebreed portefeuillemanagement om te komen tot optimale inzet van vastgoed. • Accurate kennis en ervaring van de bouwmarkt, vastgoedmarkt, financiële markt. Een vastgoedinformatiesysteem dat de besluitvormers van de juiste sturingsinformatie voorziet om de streefportefeuille te realiseren. • Actueel inzicht in vastgoedwaarde, kosten en opbrengsten van de totale portefeuille Gestandaardiseerde vastgoedprocessen. Personeel met juiste competenties. • Transparantie in geldstromen tussen verhuurder en gebruiker;
B&W-nota: 490589
Zoetermeer steeds ondernemend
gemeente
Zoetermeer Na 3 jaar(2014)_zal het Vastgoedbedrijf worden geëvalueerd op de volgende gestelde strategisehë^stgoeddöelstellingen: X D e vastgoedportefetiille voldoet in functie, omvang, kwaliteit en ligging aan de (beleidsmatig vastgestelde) huisvestingsvraag van de gemeente. Geldstromen rondom verhuur, beheer, aan- en verkoop en ontwikkeling zijn kostendekkend en transparant. Huurders, opdrachtgevers eri bestuur zijn tevreden over de producten en dienstveriening - van het Vastgoedbedrijf. 4. De waardeontwikkeling van het courante vastgoed houdt gelijke tred met de markt. De mate van toegenomen efficiency en de mate waarin is bijgedragen aan de bezuinigingstaakstelling Besluit 1. 2. 3.
4. 5. 6. 7.
8.
over te gaan tot de vorming van een Vastgoedbedrijf binnen de hoofdafdeling Ruimte per 1 januari 2011; het Vastgoedbedrijf te positioneren bij de afdeling Projectmanagement en Vastgoed; gegeven de personele omvang van het Vastgoedbedrijf een extra managementlaag te handhaven conform de huidige situatie bij de subafdeling Accommodaties (conform B&W besluit d.d. 20 juni 2000, 2000/13310) het bijhorende organisatieplan (incl. het implementatietraject en de was-wordt lijst) vast te stellen; de in het organisatieplan genoemde sleutelfunctionarissen vervroegd te benoemen voor zover het geen volgfuncties betreft; in 2011 voorstellen uit te werken voor verdere efficiencyvoordelen in de vastgoedportefeuille; na effectuering van de oprichting van het Vastgoedbedrijf een (haalbaarheids)onderzoek te verrichten naar het nut en de noodzaak van externe verzelfstandiging van (delen) van het Vastgoedbedrijf; dit besluit ter informatie naar de raad te sturen.
Begrotingswijziging De begrotingswijziging voor het nieuwe vastgoedbedrijf wordt opgenomen in de begroting Ruimte 2011. Deze begrotingswijziging bestaat uit drie onderdelen: 1. Reserves groot onderhoud 2. Exploitatielasten vastgoed (zoals kapitaallasten, onderhoud, OZB) 3. Beheeriasten Vastgoedbedrijf (zoals personele lasten) Alle onderdelen die normaal gesproken onderdeel uitmaken van een begrotingswijziging, zoals kredieten, overheadkosten en wijzigingen in de staat van activa worden meegenomen. Hierbij is ook aandacht voor de balansposten, zoals lopende verplichtingen en debiteuren. De lopende kredieten worden geïnventariseerd en beoordeeld op de vraag of overboeking van het saldo eind 2010 naar het Vastgoedbedrijf noodzakelijk is. Dit houdt verband met de resterende looptijd. Voor kredieten die een langere looptijd dan drie maanden hebben vindt overboeking plaats. Kredieten met een kortere looptijd worden door de huidige budgethouders afgewikkeld. De herverdeling van overheadkosten wordt door de hoofdafdelingen Welzijn en Ruimte meegenomen in de hoofdafdelingplannen 2011. Bij de doorberekening van de overheadkosten (zie ook onder risico's) wordt een onderscheid gemaakt tussen afdelingsoverhead, hoofdafdelingsoverhead en concernoverhead De overdracht van mensen en middelen aan het Vastgoedbedrijf zal voor de gemeente budgetneutraal plaatsvinden.
B&W-nota: 100589
,
,
,
Zoetermeer steeds i^ndernemend
