C De realisatie en demonstratie

200

Fase 6 De realisatie

C De realisatie en demonstratie 6.3 De realisatie en demonstratie Naast het feit dat je het geheel gaat realiseren moet het ook ergens aan voldoen. Om je eindproduct te laten voldoen aan de gestelde eisen volg je de procedure of volgorde die je hebt samengesteld in de technische handleiding. Je projectplan moet in ieder geval voldoen aan de volgende normen: • hetgeen door de klant als wensen of eisen is gesteld • hetgeen door de stuurgroep als verplicht is gesteld Dit resulteert in: • hetgeen in het projectplan is omschreven Tevens moet er aandacht besteed worden aan de acceptatie van je product. De acceptatie van je product wordt vergroot wanneer je in een vroegtijdig stadium je product uitvoerig voorlegt aan de klant (de gebruikers) en de stuurgroep. Dit voorleggen van je product doe je aan de hand van een demonstratie. Een demonstratie hoeft niet per definitie pas plaats te vinden wanneer het eindproduct is afgerond. Het kan soms in je voordeel werken om je demonstratie eerder te laten plaatsvinden, om zo op deze manier nog advies te krijgen over bepaalde zaken. Denk hierover na, een vooroplevering is heel gewoon. Wanneer je je demonstratie geeft, geef je ruim van tevoren (indien gewenst schriftelijk) duidelijk aan wat de status van je eindproduct is. Dit voorkomt dat de klant of de stuurgroep met een verkeerd beeld naar jouw demonstratie komt. De demonstratie bestaat altijd uit: • Een product dat is opgebouwd met behulp van de technische handleiding en het voor jouw projectgroep beschikbaar gestelde materiaal. • Een product dat wordt gerealiseerd op de door jou aangewezen locatie(s). • Een demonstratie aan je stuurgroep en/of de klant van het tot nu toe gerealiseerde product. Maar wat is een demonstratie nu eigenlijk en wat wordt er van je verwacht? Zie een demonstratie als een rondleiding door de mogelijkheden van jouw eindproduct. Je laat de functionaliteit zien en hoe jij de zaken technisch hebt vormgegeven. Het informatieve karakter is hierbij hoog. Bij een demonstratie neem je de toeschouwer dus aan de hand mee en bepaal jij de lijn van het verhaal. Ga niet afwachten tot je toeschouwer het initiatief neemt maar vertel wat je te vertellen hebt. Een goed uitgangspunt voor je verhaal zijn de wensen en eisen die de klant heeft gesteld en/of de zaken die door de stuurgroep als verplicht worden gesteld. Een demonstratie heeft dus veel weg van een presentatie. Maar waar zit het verschil?

De realisatie en demonstratie

• Bij een presentatie heb je een verteller die zijn verhaal doet aan een groep toeschouwers. De zaal kan eventueel op het verhaal reageren. Het geheel is vaak statisch van aard, maar het is een goede vorm om een groep mensen te informeren. Een presentatie wordt vaak gegeven om (theoretische) kennis over te dragen. • Een workshop daarentegen is interactiever van aard omdat er van het publiek wordt verwacht dat zij meedoen aan een activiteit. Een workshop is zowel voor de begeleider als de cursist intensiever en kost relatief meer tijd om (theoretische) kennis of informatie over te brengen dan bij een presentatie. Een workshop wordt meestal toegepast om een vaardigheid over te brengen. • Een demonstratie heeft iets weg van beide en er is een afwisseling van kennisoverdracht en het overbrengen van vaardigheden. Een demonstratie van je product vindt vaak plaats voor een kleinere groep mensen en daardoor is de interactie hoog. Daarnaast moet de klant of de stuurgroep bij een demonstratie de mogelijkheid hebben om het eindproduct fysiek te aanschouwen. Een demonstratie wordt vaak gegeven om informatie over een bepaald product over te dragen. Ondanks de verschillen is de opbouw van een demonstratie echter vrijwel gelijk aan die van een presentatie of een workshop. Alle vormen vereisen tevens dezelfde voorbereiding.

6.3.1 De voorbereiding van een demonstratie, workshop of presentatie Net zoals een gesprek bereid je een demonstratie, workshop of presentatie voor. In paragraaf 3.1.2 ‘Speerpunten tijdens je gesprek’ heb je kunnen lezen waar je allemaal rekening mee moet houden tijdens en voor het gesprek – dit geldt ook voor de drie presentatievormen. Om je goed te kunnen voorbereiden maak je gebruik van diverse stappen die je puntsgewijs afloopt.

1 Bepaal je doelgroep. Weet met wie je te maken hebt en waar hun interesse naar uitgaat. Probeer ook het kennisniveau van je doelgroep goed in te schatten. Weet je hoeveel mensen je kunt verwachten? Weet jij wat je toeschouwers van je verwachten? 2 Bepaal het onderwerp. Waar houd je je presentatie, demonstratie of workshop over? Voor je demonstratie is dat het eindproduct. Voor de gebruikers gaat het over een bepaald deelproduct dat zij bij hun dagelijkse werkzaamheden gaan gebruiken. De inhoud van je workshop voor de gebruikers heb je bijvoorbeeld al bepaald in onderdeel B van Fase 3; zie paragraaf 3.4.1. ‘De ondersteuning van gebruikers bij de implementatie’. 3 Bepaal het doel. Wat wil je met je verhaal bereiken? Het doel of de doelstelling is altijd lastig te formuleren. Gebruik als hulpmiddel het volgende trucje. Maak de volgende zin af: ‘Aan het eind van mijn presentatie/demonstratie/workshop is de gebruiker in staat om ...’ Zorg dat de zin smart is! 4 Maak een inhoudsopgave. De beste manier om je verhaal over te brengen is door er structuur in aan te brengen. In een boek wordt hiervoor een inhoudsopgave met hoofdstukken en paragrafen gebruikt. De hoofdstukken geven de kern en de logische hoofdstructuur aan van het verhaal. De paragrafen zijn de onderliggende onderdelen waaruit de kern is opgebouwd. Op dezelfde manier bouw je ook je verhaal voor je publiek op. Eerst bepaal je de hoofdstukken, oftewel

201

202


5

6

7

8

9

de items die je gaat bespreken. Deze zet je in een voor jouw publiek logische volgorde. Vervolgens bepaal je de paragrafen, oftewel de onderdelen die jij in dit item wilt bespreken. Maak altijd een inhoudsopgave die ervoor zorgt dat je je doel bereikt! Bepaal per onderdeel de tijd. Hoeveel tijd heb je in totaal (gekregen) en hoeveel tijd schat je dat elk onderdeel kost? Maak per paragraaf een schatting van het aantal minuten dat je denkt te gebruiken. Tel alle minuten bij elkaar op en kijk of dit lukt in de totaaltijd. Geef een invulling aan je hoofdstukken en paragrafen. Nadat je bepaald hebt wat de juiste volgorde is en welke items je bespreekt, omschrijf je in detail wat je gaat vertellen. Dit houdt niet in dat je letterlijk elk woord op papier zet, maar dat je omschrijft wat je wilt bespreken per hoofdstuk en paragraaf. Maak het geheel interactief. Er is niets saaier dan een verhaal dat niet uitdaagt en stimuleert. Om ervoor te zorgen dat je je publiek blijft boeien zorg je ervoor dat elk hoofdstuk beschikt over: – minimaal één vraag aan het publiek – een activiteit voor/door het publiek Bepaal welke middelen je tot je beschikking hebt. Welke ruimte heb je tot je beschikking? Wanneer kun je van deze ruimte gebruik maken, niet alleen tijdens het presenteren maar ook daarvoor? Welk materiaal en welke presentatie-apparatuur kun je gebruiken en heb je nodig? PowerPoint kan heel krachtig zijn, maar kan ook de doodsteek zijn voor je verhaal. Een verhaal vertellen over het behoud van de natuur wordt sterker wanneer je dit op een mooie plek doet in diezelfde natuur en niet in een zaaltje achteraf. Zorg ervoor dat de ruimte en je materiaal overeenkomen met je product en je verhaal. Maak een hand-out. Een hand-out is een korte samenvatting of opsomming die je aan je toehoorders geeft naar aanleiding van je verhaal. Vaak worden de (PowerPoint) dia’s die je gebruikt bij elkaar gevoegd tot een algehele bundel. Hoewel dit een beeld geeft van je verhaal, zegt het eigenlijk ook weer niets en verdwijnt het geheel meestal in de prullenbak. Het heeft dan ook de voorkeur om een hand-out niet op deze wijze vorm te geven. Concentreer je op de kern van je verhaal, vat deze samen en zet dit eventueel voorzien van illustraties op één A4 (eventueel dubbelzijdig). Een goede hand-out kun je vergelijken met een nieuwsbrief. Het doel, de samenvatting, de werkwijze, de highlights van je verhaal en het eventuele advies worden kort, bondig maar vooral kernachtig weergegeven. Voorzie zo’n hand-out altijd van je bedrijfsnaam en logo, want de kans is groot dat je publiek deze bewaart en aan anderen laat zien.

6.3.2 Het oefenen, geven en evalueren van je demonstratie, workshop of presentatie

Wanneer je alles hebt voorbereid wordt het tijd om te gaan oefenen. Je zult tijdens het oefenen merken dat je je verhaal moet bijschaven, dat is niet erg. Pas gerust dingen aan wanneer jij denkt dat je verhaal logischer wordt. Nu je alle onderdelen helder hebt wordt het tijd om te kijken naar de structuur van je verhaal. We beginnen bij het begin. Het is goed om te weten dat jouw feestje niet begint als jij het eerste woord zegt, maar op het moment dat de eerste gast binnen-


komt. Wat doe je in de tussentijd? Dit is het moeilijkste moment, je kunt net doen alsof je druk bent hetgeen rommelig overkomt en niet echt klantvriendelijk. Ook komt dit over alsof je je verbergt – wat je ook feitelijk aan het doen bent. Is dat raar? Ja! Maar dit gebeurt erg veel. Het komt omdat je je in het begin geen houding weet te geven. Je bent in je hoofd druk bezig met de komende presentatie en kunt daardoor dingen van buitenaf er even niet bij gebruiken. Is dat raar. Nee! Maar je kunt moeilijk klaar staan als een standbeeld totdat iedereen eindelijk binnen is. Hoe los je dat op? Het is goed om te weten dat je toeschouwers bij binnenkomst net zo zenuwachtig zijn als jij. Zij weten niet wat hen te wachten staat en jij weet niet wat je van je publiek kunt verwachten. Door je publiek al bij binnenkomst op hun gemak te stellen, zul je merken dat je jezelf automatisch daardoor ook op je gemak stelt. Creëer een open en vriendelijke sfeer door bijvoorbeeld iedereen bij binnenkomst een hand te geven en hun plaats te wijzen. Het geeft jou de mogelijkheid om je publiek in te schatten en het geeft je publiek het gevoel dat ze met een persoon en niet een presentator (een object) te maken hebben. Nu kan het voorkomen dat er al een deel is gearriveerd en een ander deel nog moet komen. Wat doe je dan? Het publiek komt voor jouw verhaal en bij binnenkomst moet dus al jouw aandacht naar jouw publiek gaan, denk aan je klantvriendelijkheidsfactor. Wanneer het nog geen tijd is wacht je even. Je kunt dan kiezen voor smalltalk met je publiek, ga in ieder geval nooit net doen alsof je druk bent… (presentatie klaarzetten en zo). Een andere optie is de volgende: hij komt klantvriendelijk over maar in wezen kies je even voor jezelf. Wanneer je niet in de stemming bent voor smalltalk omdat je je concentratie nodig hebt, pas je het volgende trucje toe. Geef aan je al aanwezige publiek aan dat je even kijkt waar de rest blijft en loop de gang op. Dit is volkomen legitiem en iedereen ziet hier het nut van in. In wezen kijk je niet waar de rest blijft maar vermijd je even je publiek. Een prima oplossing waar geen mens iets van merkt. Zorg in beide gevallen dat je op tijd begint.

De start van je verhaal Je start met de introductie van je verhaal. In je introductie komen in ieder geval de volgende onderdelen aan bod. • Je heet iedereen alsnog welkom en je stelt jezelf kort voor. Vertel kort wie je bent en wat je doet. Ben je niet alleen, stel dan zelf ook kort de anderen voor. • Afhankelijk van de tijd en de aard van de bijeenkomst doe je een voorstelrondje. Bij een presentatie van een uur doe je dit niet en kun je ervoor kiezen om de namen te laten noteren op een naambordje. Zijn er meerdere bijeenkomsten, dan is dit zeker aan te raden. • Huishoudelijke mededelingen. Zijn er zaken die je publiek moet weten voordat de training begint? ‘Er wordt in het gebouw verbouwd dus dat kan eventuele hinder geven.’ Denk ook aan mobiele telefoons en zeg bijvoorbeeld het volgende wanneer je je presentatie in een gymzaal geeft: ‘In verband met de kwetsbare apparatuur die hier is opgesteld heeft de directie overigens gevraagd of u uw mobiele telefoon wilt uitschakelen.’ Maak er een grapje van en iedereen ziet de noodzaak hiervan in.

203

204


• Je geeft aan waar je verhaal over gaat en wat je hiermee wilt bereiken. Geef niet letterlijk je doel weer maar kleedt het aan. Maak bijvoorbeeld de volgende zin af: ‘Het komende uur ga ik u vertellen hoe u / wat voor / waarom u / waartoe u ...’ • Je geeft kort de punten weer die je gaat behandelen. Geef eventueel een korte toelichting. • Het stellen van vragen. Geef aan wanneer je het op prijs stelt dat er vragen worden gesteld. Mag dit dwars door je verhaal heen of heb je het liever dat je publiek vragen stelt aan het eind van een onderdeel? Zeg bijvoorbeeld: ‘Als u vragen heeft, stelt u die gerust’ of ‘Aan het eind van elk onderdeel geef ik de gelegenheid tot het stellen van vragen’. Geen vragen laten stellen is geen optie.

De kern van je verhaal Dan is het nu tijd voor je eigenlijke verhaal. Waar je het over gaat hebben heb je in de voorbereiding al besproken. Tijdens je presentatie zijn er dingen waar je rekening mee moet houden en die je tijdens het oefenen moet uitproberen. • Wees representatief. Representatief zijn houdt in dat je uitstraalt waar je voor staat, jouw organisatie wel te verstaan. Zorg er in ieder geval voor dat je je prettig voelt in de kleding die je draagt. Draag je de kleding niet veel dan is het aan te raden om minstens één keer hierin te oefenen. Denk bij het kiezen van je kleding ook aan het publiek dat je kunt verwachten. Als iedereen in een korte broek komt, kom jij niet in een driedelig pak met stropdas. Je maakt de afstand dan erg groot en de acceptatie automatisch minder. De stelregel is: liever iets te netjes dan te slordig. Zorg ervoor dat je je kleding van tevoren hebt uitgezocht, dus niet op de ochtend van je presentatie zelf. • Ankeren. Oftewel, waar ga je staan en hoe. Een prima manier om je zenuwen de baas te zijn is jezelf te ankeren. Je kiest een plaats in de ruimte waar jij je prettig voelt. Kies wel een plek waar je publiek je goed kan zien (dus niet achterin…) en waar je niet staat voor hetgeen je toont. Hier zet je je beide voeten stevig op de grond en blijf je staan. Dit is jouw plek. Voel je jezelf wat zekerder en zie je dat je publiek enthousiast reageert, dan merk je vanzelf dat je van je plek afwijkt. Loop altijd rustig en bij twijfel zoek je je ankerplaats weer op. • Aankijken van publiek. Het is belangrijk dat je je publiek aankijkt, maar dit is ook gelijk heel confronterend. Elke reactie van het publiek kunnen je zenuwen namelijk interpreteren als een alarmsignaal. Pas hiervoor het volgende trucje toe. Als je publiek binnenkomt geef je iedereen een hand. Hier merk je al gelijk welke mensen je op je gemak stellen en bij wie je je prettig voelt. Tijdens een presentatie kijk je dan ook alleen deze mensen ‘echt’ aan. Wissel dit regelmatig af waardoor het geen staren wordt. Door af te wisselen bereik je het effect alsof je de gehele zaal aankijkt – jij gerust en je publiek voelt zich betrokken. • Spreektempo. Als je zenuwachtig bent en nog niet veel presentatie-ervaring hebt, ga je automatisch sneller praten. Combineer je dit met een magere voorbereiding dan schiet je spreektempo helemaal naar de turbostand. Met een goede voorbereiding zorg je ervoor dat je weet waar je het over hebt. Hierdoor krijg je meer zekerheid en zul je rustiger gaan spreken. Vaak heeft snel praten bij presenteren namelijk te maken met onzekerheid. Je bent dan bang dat je te lang van


•

•

•

•

stof bent en alles te langzaam uitlegt, waardoor het in jouw ogen saai wordt. Vergeet niet dat je publiek juist is gekomen om van jou informatie te krijgen. Zij vinden het dus echt niet erg om hier de tijd voor te nemen. Praat rustig en las regelmatig een pauzemoment in zodat je publiek in de gelegenheid wordt gesteld om jouw informatie in zich op te nemen. Een andere veel gebruikte methode om je spreektempo te verlagen, is door achter elke zin een duidelijke punt te zetten, voordat je verder gaat met de volgende zin. Samenvatten. Zorg ervoor dat je na elk onderdeel een korte samenvatting geeft van de door jou besproken materie. Check of vraag of er onduidelijkheden zijn voordat je verder gaat. Wanneer je te snel en te veel informatie achter elkaar geeft kan je publiek je namelijk niet meer volgen. De interesse neemt af en de onvrede toe. Niet samenvatten in combinatie met een te hoog spreektempo is dodelijk voor de acceptatie van je verhaal. Het vergeten van onderdelen. Als presentator ben jij de enige die je verhaal helemaal kent. Wanneer je dus iets vergeet is dit helemaal niet erg, de enige die dit opvalt ben jezelf. Kom je er achter dat je iets bent vergeten dan laat je dit weg of je vertelt het in combinatie met je samenvatting. Is het een cruciaal onderdeel dan is de kans groot dat er een vraag over komt. Hier kun jij dan prima op inspelen. PowerLessPoint. Vaak krijg je te horen dat je bij een presentatie PowerPoint moet gebruiken. Maar waarom en wat is het doel ervan? Je ziet maar al te vaak dat presentatoren PowerPoint hebben gebruikt als tool in hun voorbereiding. Doe dit nooit. In plaats van een goede voorbereiding gebruiken ze PowerPoint om hun verhaal op papier te zetten en helder te krijgen. Alles wat ze vertellen zetten ze op de dia’s en tijdens de presentatie zie je heel vaak dat hun verhaal niet direct aansluit bij de slideshow. Je krijgt dan situaties waarin er na een diaovergang door de presentator wordt geconcludeerd dat hij dit al had verteld. Eh, volgende dia: ‘Oh, ja dat wilde ik nog even zeggen...’ – en na vier dia’s begint zijn verhaal weer. Meestal eindigen dit soort presentaties ook met een dia met daarop het woord ‘Vragen?’, wat voor de presentator bij het zien ook een verrassing is – erg rommelig en niet professioneel. Daarnaast geeft het de toehoorders het gevoel dat er een standaardverhaaltje uit de kast is getrokken dat bij elke gelegenheid een ander sausje krijgt. Ook zie je wel eens dat iemand zijn hele verhaal in de presentatie heeft verwerkt. Je zit dan letterlijk te kijken naar een boekbespreking – erg saai en niet iets waar je een uur de aandacht van je publiek mee vasthoudt. Het gaat tijdens de presentatie om jouw verhaal en niet om PowerPoint. Een sterk en beeldend verhaal heeft helemaal geen PowerPoint nodig. PowerPoint gebruik je dan ook alleen wanneer je iets wilt verduidelijken, bijvoorbeeld bij het weergeven van een schema of ontwerp. Dit gecombineerd met een steekwoord is meestal voldoende om je verhaal de nodige afwisseling te geven. Het is ook niet noodzakelijk dat je bij elk onderdeel een dia toont. Het gaat immers om jouw verhaal. Al Gore gebruikt in zijn docufilm An inconvenient truth enkel steekwoorden en citaten gecombineerd met illustraties. Je kunt gerust zeggen dat zijn boodschap er niet onduidelijker op is geworden. PowerPoint is een krachtig wapen: gebruik het met wijsheid, anders keert het zich tegen je. Memokaartjes. PowerPoint wordt ook vaak gebruikt als spiekbrief bij het vertellen van je verhaal. Hier is niets mis mee, maar beperk je tot het gebruik van steekwoorden en voorkom zinnen. Ook al bereid je je nog zo goed voor, het kan gebeuren dat je ineens je lijn kwijt bent. Nu kun je voor een groep mensen met een A4’tje in je hand gaan staan, maar daar doe je je presentatietalenten geen

205

206


plezier mee. Doe ditzelfde met memokaartjes en het ziet er heel professioneel uit. Daarnaast heeft het gebruik van memokaartjes nog een voordeel: je handen. Terwijl je voeten verankerd staan wil het nog wel eens voorkomen dat je handen tijdens een presentatie een heel eigen leven gaan leiden. Zonder dat je het door hebt kun je heel druk overkomen doordat je steeds met je armen zwaait (we noemen dit “zweven”). Is dit het geval, pak dan met beide handen de memokaartjes vast, hierdoor voorkom je dit. Het kan ook voorkomen dat je erg stijf en statisch overkomt (we noemen dit “aarden”), pak dan de memokaartjes maar met één hand beet. Je zult merken dat je hierdoor makkelijker je arm beweegt en niet zo statisch overkomt. • Het Kwik-, Kwek- en Kwak-effect. Wanneer je een presentatie geeft, doe dit dan hooguit met twee mensen: hoe meer mensen, hoe knulliger het geheel wordt. Waar je helemaal voor uit moet kijken, is dat je ieder om de beurt iets zegt. Het ziet er erg schattig uit, maar of het bijdraagt aan je verhaal is de vraag. Je verhaal wordt er in ieder geval niet sterker op. Wanneer je echter een workshop geeft kun je dit uitstekend doen met twee of meer mensen, één vertelt het verhaal en de anderen ondersteunen de deelnemers bij het uitvoeren. Bij alle andere vormen laat je één à twee mensen het verhaal doen, de andere projectleden zijn wel aanwezig en kunnen bijvoorbeeld prima de vragen beantwoorden die tijdens het verhaal door het publiek worden gesteld. De presentator fungeert tijdens de vragen als voorzitter en speelt de vragen door naar een projectlid. Wanneer je besluit om met meerdere mensen een presentatie te geven, zorg er dan voor dat de mensen die niet presenteren niet prominent aanwezig zijn en in ieder geval niet op het presentatievlak (de ruimte waar jij staat) aanwezig zijn. Dit leidt enorm van je verhaal af. • Vragen? Tijdens de introductie geef je aan wanneer jij het prettig vindt om vragen te krijgen. Als je nog niet zoveel ervaring hebt, is het aan te raden om ervoor te kiezen dit aan het eind van een onderdeel te doen, net na je samenvatting. Wanneer je tussentijds vragen laat stellen is de kans namelijk groot dat je de lijn van je verhaal kwijt raakt, helemaal wanneer er meerdere vragen op elkaar aansluiten. Wanneer je met je projectgroep de presentatie oefent, zul je merken dat dit bij je projectleden vragen oproept. Laat je projectgroep dan ook kritisch naar je presentatie kijken en veel vragen stellen. Als deze vragen bij je projectgroep naar boven komen, is de kans groot dat je publiek deze vragen ook stelt. Vragen kunnen niet alleen uit interesse ontstaan, maar ook wanneer je verhaal niet helder is of wanneer de onderdelen niet helemaal op elkaar aansluiten. Gebruik de antwoorden die je als projectgroep formuleert als opvulling voor deze gaten. Je hoeft niet alle vragen die in je projectgroep gesteld worden ook te verwerken in je verhaal. De vragen moeten bijdragen aan je verhaal, maar het verhaal niet te uitgebreid maken. Het kan ook zijn dat een antwoord extra informatie geeft die niet direct noodzakelijk is voor je verhaal. Verwerk deze dan ook niet in je verhaal – komt de vraag toch uit het publiek dan heb je hier een prima antwoord op. Ook aardig is het om de rollen om te keren en de vraag na je samenvatting aan het publiek stellen. Door een vraag aan je publiek te stellen, creëer je een behoefte aan informatie en kun je een prima interactief bruggetje slaan naar je volgende onderwerp. Deze manier brengt wel enige risico’s met zich mee. Je hoeft overigens niet op alle vragen in te gaan. Wanneer jij vindt dat een vraag los staat van het onderwerp en niet bijdraagt aan jouw verhaal geef je aan dat je


hier best op in wilt gaan, maar dan na de presentatie. Zeg bijvoorbeeld: ‘Dat is inderdaad een interessante vraag. Ik weet niet of er meer mensen dit interessant vinden, maar ik ben bereid dit graag toe te lichten na deze presentatie.’ Of: ‘Gezien de tijd kan ik hier nu niet op ingaan, maar als u na de presentatie tijd heeft leg ik u het graag uit.’ Je hoeft overigens niet op alles een antwoord te hebben, je kunt immers niet alles weten. Wees hier altijd eerlijk over. Wanneer dit het geval is geef je aan dat je het uitzoekt en wanneer je hierop terugkomt. Vragen kunnen je verhaal maken of breken, één verkeerd antwoord en je geloofwaardigheid of de acceptatie van jou als presentator neemt behoorlijk af. Wees dus voorzichtig met je antwoorden. Wees ook niet te bang voor vragen, onthoud: jij hebt de regie in handen en jij bepaalt in hoeverre vragen je presentatie beïnvloeden. • Tijd. In de voorbereiding heb je elk onderdeel voorzien van een bepaalde hoeveelheid tijd. Nu is tijd heel erg relatief: 10 minuten kunnen een eeuwigheid duren en een uur kan zo voorbij gaan. Laat dan ook een ander projectlid letten op de tijd en concentreer jij je op de presentatie. Een goede voorbereiding en oefening zorgen ervoor dat je de tijd beter kunt inschatten. • Oefenen, oefenen en nog eens oefenen. Oefenen dus! Stel elkaar vragen en wees kritisch. Laat je projectgroep letten op je spreektempo. Bepaal je ankerpunt en let op je handen. Maak pas na een paar keer geoefend te hebben een eventuele PowerPoint-presentatie om je te ondersteunen.

De afsluiting van je verhaal Na het laatste onderdeel wordt het tijd voor de afsluiting. In de afsluiting komen de volgende dingen aan bod. • Het doel. In de afsluitende fase is het belangrijk om aandacht te vestigen op positieve zaken. Om de cirkel rond te maken geef je aan het eind nog eenmaal het beoogde doel weer. Wat je eigenlijk doet is aangeven dat je hebt gedaan wat je aan het begin beloofd hebt. Hierdoor sluit je met een positief beeld af. Zeg bijvoorbeeld: ‘Goed, zoals ik heb aangegeven heeft u kunnen zien dat het mogelijk is om ...’ • Bedank je publiek voor de aandacht. Hoe de presentatie ook is verlopen, je bedankt het publiek altijd voor hun aandacht. Zeg bijvoorbeeld: ‘Ik dank u hartelijk voor uw aandacht en ik hoop dat u de presentatie als prettig hebt ervaren. Ik in elk geval wel.’ Deze laatste zin zeg je natuurlijk alleen als je er een goed gevoel bij hebt. De zin heeft nog een functie: je zet er een stemming mee neer. Wanneer jij positief afsluit (ervan uitgaande dat je presentatie ook goed is verlopen) zorgt deze zin ervoor dat de mensen met een positief gevoel naar buiten gaan. Maar voordat ze naar buiten gaan laat je ze eerst een evaluatieformulier invullen (zie sjabloon Fase 7: Evaluatieformulier presentaties). Met een beetje mazzel komt daar iets van jouw positiviteit in terug. Wanneer je presentatie goed is verlopen, merk je dit direct aan het publiek. • Hand-out. Je ziet vaak dat hand-outs of andere papieren aan het begin worden uitgedeeld of al op tafel liggen zodat het publiek je verhaal kan volgen. Zoals je hebt kunnen lezen is ook je publiek zenuwachtig en zij zullen dit papier dan ook gelijk aangrijpen om zich achter te verschuilen. Papier en andere zaken zorgen er altijd voor dat mensen afgeleid zijn en niet betrokken zijn bij je verhaal. Zelfs de beste sprekers winnen het niet van een simpel A4’tje. Wil je alle aandacht tijdens je verhaal, zorg er dan voor dat niets je publiek kan afleiden. Een hand-out geef je dus per definitie aan het eind van je presentatie. Kondig

207

208


dit extraatje dan ook pas aan het eind aan. Hierdoor zal de hand-out ook meer gewaardeerd worden. Geef bijvoorbeeld aan: ‘Wanneer u uw evaluatieformulier inlevert krijgt u van mij een hand-out met daarop de belangrijkste informatie van deze bijeenkomst samengevat.’ • Evaluatieformulier. Ook evaluatieformulieren deel je dus pas aan het eind uit. Laat het publiek altijd een evaluatieformulier invullen, hier leer je veel van. Een evaluatieformulier dat je kunt gebruiken bij presentaties, workshops en demonstraties is het sjabloon bij Fase 7 ‘Evaluatieformulier presentaties’, dat in de map met snelkaarten zit. Bespreek altijd de gegevens uit de evaluatie met je projectgroep. Hier leer je niet alleen van, je zult bij een goed verhaal ook zien dat je publiek dit waardeert.

6.4 Welke competenties zijn aan bod gekomen in deze fase?

Factoren Ondersteunen en samenwerken

Competenties

Voorbeeld van verschillende componenten die in deze fase actief aan bod kunnen komen – Anderen raadplegen en betrekken

E. Samenwerken en overleggen

– Afstemmen – Pro-actief informeren – Duidelijk uitleggen en toelichten

Interacteren, beïnvloeden, presenteren

I. Presenteren

– Op toehoorders inspelen – Betrouwbaarheid en deskundigheid uitstralen – Onderhoudend communiceren – Nauwkeurig en volledig rapporteren – Structuur aanbrengen

J. Formuleren en rapporteren

– Communicatie op de ontvanger(s) richten – Correct formuleren – Vlot en bondig formuleren – Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden

Analyseren en interpreteren

K. Vakdeskundigheid toepassen

– Expertise delen – Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden – Geschikte materialen en middelen kiezen

L. Materialen en middelen inzetten

– Materialen en middelen doeltreffend gebruiken – Goed zorgdragen voor materialen en middelen – Materialen en middelen doelmatig gebruiken

Creëren en leren

P. Leren

– Leren van feedback en fouten

Welke competenties zijn aan bod gekomen in deze fase?

Factoren

Competenties

Voorbeeld van verschillende componenten die in deze fase actief aan bod kunnen komen – Doelen en prioriteiten stellen – Activiteiten plannen

Q. Plannen en organiseren

– Tijd indelen – Mensen en middelen organiseren – Voortgang bewaken

Organiseren en uitvoeren

– Kwaliteits- en productiviteitsnormen formuleren S. Kwaliteit leveren

– Kwaliteits- en productiviteitsnormen bewaken – Kwaliteitsniveaus halen – Systematisch werken – Werken conform voorgeschreven procedures – Werken conform veiligheidsvoorschriften

T. Instructies en procedures opvolgen

– Instructies opvolgen – Werken overeenkomstig de wettelijke richtlijnen

Ondernemen en presteren

Y. Bedrijfsmatig handelen

– Inzicht tonen in de dynamiek van de organisatie – Kostenbewust handelen

Een overzicht van alle competenties vind je aan de binnenkant van de map met snelkaarten.

6.5 Sjablonen Pas de sjablonen toe! Controleer je werk voordat je het oplevert!

209

C De realisatie en demonstratie

Recommend Documents