Business Intelligence System : Bentuk Optimalisasi Pengambilan Keputusan pada Level Manajemen
DWI ISWANTO 08.11.2222
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA TEKNIK INFORMATIKA 2011
Abstraksi Business Intelligence adalah proses-proses, alat bantu dan teknologi untuk mengubah data menjadi informasi dan informasi menjadi pemahaman serta rencana untuk menggerakkan aktivitas bisnis yang efektif. Business Intelligence apapun namanya merupakan sebuah Decision Support System atau diistilahkan dengan nama lain seperti Datawarehouse atau knowledge management [10][11]. Akan tetapi apapun istilhanya system tersebut adalah system yang dibangun untuk membantu manusia dalam pengambilan keputusan.
Dengan semakin pesatnya teknologi informasi dan komunikasi, menjadikan peran teknologi menjadi semakin penting sebagai pengolah informasi utama di setiap lini dalam hidup manusia abad 21. Bisa disimpulkan bahwa peran teknologi saat ini sudah berevolusi menjadi sebuah kebutuhan, bukan kepentingan ilmuwan dan akademisi semata seperti dalam masa yang lalu. Hal ini menciptakan lahirnya ekonomi baru ditandai dengan tingginya penetrasi penggunaan IT (Information Technology) dalam proses transaksi bisnis, sehingga konsep tersebut berkembang menjadi Digital Economy, selain itu pengaruh pemanfaatan jaringan teknologi berupa jaringan komputer dan internet diseluruh dunia, serta jaringan fisik antar negara dalam era keterbukaan dan globalisasi, telah melahirkan konsep Network Economy, konsep ini telah memicu pengetahuan para pelaku ekonomi untuk terus berinovasi secara berkesinambungan. Karena itulah akhirnya melahirkan suatu konsep yang disebut Knowledge Economy, yaitu ekonomi yang senantiasa dipengaruhi oleh pengetahuan yang dimiliki oleh para pelaku ekonomi itu sendiri.
Dari sudut pandang proses bisnis, pengelolaan informasi-informasi tersebut merupakan upaya yang sangat penting, karena kemampuan suatu perusahaan dalam memanfaatkan informasi dan menyampaikan strategi berdasarkan informasi yang telah tersedia, menjadi sebuah alat yang ampuh dalam proses Decision Support System (DSS) atau proses pengambilan keputusan dari aktifitas bisnis tersebut.
Raymond McLeod, Jr (2001) berpendapat bahwa penyediaan informasi mengenai keseluruhan kinerja perusahaan bagi para eksekutif, tidaklah mungkin dilakukan secara manual, melainkan harus didukung sepenuhnya dengan sistem komputerisasi yang disebut Computer-Base Executive Information System, para eksekutif dapat membangun Executive Information System (EIS) berdasarkan tiga konsep dasar manajemen, yaitu; 1. Critical Success Factor, dimana para eksekutif senatiasa dapat memantau seberapa baik perusahaan berjalan sesuai dengan tujuan dan faktor-faktor penentu keberhasilan dari perusahaan tersebut. 2. Management By Exeption dimana para eksekutif dapat melakukan tindakan segera, berdasarkan tampilan informasi dilayar komputer, mengenai perbandingan kinerja yang di rencanakan dengan kinerja aktual. 3. Mental Model, dimana para eksekutif membuat penilaian dan perkiraan untuk memahami fenomena yang terjadi melalui Information Compression yang disarikan dari data dan informasi perusahaan, sehingga melalui gambaran atau model mental operasi perusahaan tersebut, memudahkan para eksekutif dalam memutuskan tindakan yang perlu diambil dalam waktu segera. Dengan Business Intelligence, manajemen akan mendapatkan informasi yang berkualitas dari kegiatan bisnisnya secara tepat waktu, akurat dan reliabel melalui saluran komunikasi data, sehingga memudahkan pimpinan perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang penting dan bersifat strategis, seperti tujuan jangka panjang perusahaan, pengembangan perusahaan serta tujuan khusus yang akan dicapai perusahaan, Semakin tinggi tingkat kompetisi antar perusahaan, maka peranan Business Intelligence menjadi semakin penting
Business Intelligence menyakut berbagai aktifitas diantaranya; · Studi perusahaan pesaing produk sejenis dan strategi memenangkan persaingan. · Mengelola informasi mengenai data statistik pelanggan potensial, area potensial, kondisi ekonomi, sosial budaya dan politik lingkungan dunia usaha. · Pengamatan daerah operasi bisnis untuk kepentingan strategis perusahaan untuk mengantisipasi perubahan lingkungan eksternal perusahaan. · Analisa Pasar mengenai jumlah dan area peredaran produk yang diminati oleh pelanggan, ancaman dan peluang yang ada, masa depan produk, tendensi pasar dll.
Vasant Dhar dan Roger Stein (1997) menggambarkan taksonomi MIS (Management Information System) menjadi dua bagian, yaitu TPS (Transaction Processing System) dan DSS (Decision Support System) kemudian DSS tersebut diuraikan menjadi Model Driven DSS dan Data Driven DSS berdasarkan konsep tersebut, didefinisikan ada tujuh metode untuk mentransfer data korporat ke dalam Business Intelligence, dimana ketujuh metode tersebut merupakan kombinasi antara tindakan dan teknik untuk mengaplikasikan sistem intelejen ke dalam proses pengambilan keputusan dengan Practical Framework (kerangka kerja praktis) untuk menganalisis problem bisnis. Adapun ketujuh metode tersebut, mencakup ; 1. OLAP (OnLine Analytical Processing) and Data Warehousing 2. Genetic algorithms 3. Neural networks 4. Rule-based expert systems 5. Fuzzy systems 6. Case-based reasoning 7. Machine learning
Cliff Nelson (1997) dari PT. Oracle Indonesia menjabarkan prinsip-prinsip Business Intelligence dibangun berdasarkan karakteristik-karakteristik baru, yaitu: Keterbukaan Kemajuan konsep-konsep bisnis seperti E-Commerce, E-Business atau E-Government, menuntut adanya peningkatan nilai keterbukaan informasi, salah satunya disebabkan oleh pemanfaatan World Wide Web (WWW) di dunia internet yang berdampak pada tuntutan bagi para pimpinan perusahaan untuk senantiasa menyajikan dan sekaligus melindungi kepemilikan informasi rahasia perusahaan, melalui aplikasi-aplikasi teknologi yang tepat guna. Selain itu juga dapat membantu manajemen puncak untuk menggunakan Business Intelligence dengan cara tak terbatas dalam menjalankan manajemen bisnis sehari-hari. Hal ini didukung oleh pertumbuhan pelanggan dan pengguna internet di Indonesia yang pada tahun 2003 diperkirakan mencapai 800.000 pelanggan dan 7.550.000 pengguna, dengan dukungan sekitar 135 ISP (Internet Service Provider) – sumber : APJII (Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia) Sensitivitas Waktu Dengan diimplementasikan konsep on-line computing dilingkungan perusahaan untuk mendukung proses bisnisnya, maka kebutuhan akan informasi menjadi bersifat peka waktu (time-sensitive). Seperti inilah yang dituntut oleh seorang pimpinan perusahaan modern untuk mengelola rangkaian entitas bisnis, karena eratnya relevansi waktu dengan informasi operasional yang akurat dalam proses pengambilan keputusan bisnis.
Ketepatan Dengan mengaplikasikan prinsip-prinsip Business Intelligence dalam sebuah computer network diperlukan ketepatan data atau informasi, baik yang bersumber dari internal maupun dari eksternal perusahaan, sehingga sangat dimungkinkan suatu perusahaan benar-benar dengan mudah mengekstraksi informasi secara on-line dengan tepat, seperti prakiraan penjualan, logistik dan manajemen mata rantai suplai, tingkah laku dan kepuasan konsumen, analisa biaya dan manajemen finansial, perencanaan sumberdaya manusia dan pengembangan produk. Saling Ketergantungan Untuk benar-benar efisien dan terdepan dalam persaingan bisnis, para pemimpin bisnis perlu untuk mengikuti perkembangan di sekitar perusahaannya. Bukan hanya perkembangan yang terjadi di dalam perusahaan sendiri, tetapi juga perkembangan di luar perusahaannya, termasuk di dalamnya mitra bisnis, pelanggan dan pemasok. Dengan adanya tingkat ketergantungan tersebut, manajemen puncak perlu menjaga mitra bisnis mereka dalam suatu extended enterprise, yang selalu mengikuti segala gerakan-gerakan strategis yang menentukan arah bisnis. Tipe Data Pandangan tradisional, bahwa informasi korporat kebanyakan berbasis teks (text-based) merupakan pandangan yang sudah usang, karena kenyataan yang ada saat ini pangkalan data atau Data Warehousing di suatu perusahaan tidak dibatasi hanya berupa data tekstual, akan tetapi terdiri dari berbagai tipe data dengan format yang berbeda, seperti video, audio, tekstual dan data spasial. Hal ini tentu meningkatkan kekayaan informasi dari manajemen informasi perusahaan dan sejalan dengan tuntutan dalam Business Intelligence, karena keberadaannya telah memperluas batas-batas analisa dan presentasi data untuk mendukung sistem informasi eksekutif, apalagi data multimedia tersebut ditampilkan dengan berbasis internet. Oleh karena itu para desainer Business Intelligence System perlu mewaspadai perkembangan ini, agar Executive information layer dapat memanfaatkan beragam tipe data tersebut dan menggunakannya untuk meyakinkan dalam proses pengambilan keputusannya. Keunggulan utama dalam penggunaan sistem BI (Business Intelligence) yang akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan, antara lain : 1. Konsolidasi informasi Dengan BI dijalankan di dalam perusahaan, data akan diolah dalam satu platform dan disebarkan dalam bentuk informasi yang berguna (meaningful) ke seluruh organisasi. Dengan ketiadaan information assymmetry, kolaborasi dan konsolidasi di dalam perusahaan dapat diperkuat. Dengan konsolidasi, maka dapat dimungkinkan pembuatan cross-functional dan corporate-wide reports. Meskipun harus diakui, kelebihan ini juga mampu disediakan oleh software ERP.
2. In-depth reporting Software Business Process Management (BPM) memang mampu memberikan report dan analisis, namun cukup sederhana dan hanya bertolak pada kondisi intern. Sedangkan BI mampu menyediakan informasi untuk isu-isu bisnis yang lebih besar pada level strategis. 3. Customized Graphic User Interface (GUI) Beberapa ERP memang berusaha membuat tampilan GUI yang user friendly, namun BI melangkah lebih jauh dengan menyediakan fasilitas kustomisasi GUI. Sehingga tampilan GUI jauh dari kesan teknis dan memberikan view of business sesuai dengan keinginan masing-masing user. 4. Sedikit masalah teknis Ini karena sifatnya yang user friendly meminimasi kemungkinan operating error dari user, dan BI hanya merupakan software pada layer teratas (information processing) dan bukan business process management. 5. Biaya pengadaan rendah Karena BI hanya software yang bekerja pada layer teratas dari pengolahan informasi, harga software-nya tidak semahal ERP. Biaya pengadaannya pun menjadi lebih murah dibandingkan ERP. 6. Flexible databank BI membuka kemungkinan untuk berkolaborasi dengan ERP sebagai pemasok databank yang akan diolah menjadi reports dan scorecard, namun BI juga dapat bekerja dari databank yang dibuat terpisah. BI pun menjadi terbuka untuk digunakan oleh analis profesional dan peneliti, yang data olahannya bersifat sekunder. 7. Responsiveness Sifat dashboard (BI) lain yang tidak dimiliki oleh ERP adalah dalam hal kecepatan (responsiveness). Misalnya pada penghitungan service level sebagai salah satu Key Performance Indicator (KPI). Fungsi dashboard akan memberikan peringatan kepada user sebelum batas bawah dalam service level (lower limit) terlampaui. Akibatnya masalah bisa ditangani sebelum benar-benar muncul ke permukaan. Salah satu contoh pada industri kesehatan, penggunaan BI berjasa mencegah penyebaran suatu penyakit/wabah secara luas (outbreak). Nama-nama vendor BI memang masih asing di Indonesia. Beberapa nama yang terkemuka antara lain Business Object, Cognos, Hyperion, MicroStrategy, SAS dan Bowstreet.
Kesimpulan Dengan adanya Business Intelligent ini dapat meningkatkan kualitas dalam persaingan dengan perusahaan – perusahaan lain. Untuk membangun kemampuan perusahaan agar tetap dapat bersaing dalam era manajemen modern, kalangan pebisnis senantiasa harus selalu mencari cara-cara untuk memperbaiki produktivitas dan efisiensi dalam infrastruktur perusahaan, mulai dari front-office sampai back-office, baik dalam kegiatan manajemen pemasaran, manajemen produksi, manajemen sumber daya manusia maupun manajemen keuangan. Dukungan manajemen tingkat atas jelas sekali sangat dibutuhkan, selama manajemen tingkat atas tidak memandang teknologi informasi sebagai sebuah alat yang dapat membantu dalam persaingan dengan perguruan tinggi lain maka akan sia-sia penerapan business intelligence ini. Dukungan dari semua manajemen sangat dibutuhkan untuk kelancaran implementasi dan pengembangan kedepan. Fakta bahwa Corporate Information System adalah mesin dari efisiensi bisnis, telah meningkatkan kebutuhan akan penilaian dan tinjauan ulang secara berkesinambungan guna meninjau bagaimana informasi dapat menggerakkan strategi-strategi bisnis perusahaan. Business Intelligence berguna pula untuk meninjau bagaimana informasi internal dan informasi eksternal institusi atau perusahaan secara autentik, sehingga dapat menggerakkan strategi-strategi bisnis, melalui proses pengambilan keputusan yang handal, baik ketika melakukan perencanaan, pengorganisasian maupun pada tahap implementasi dan pengendalian, sehingga institusi atau perusahaan mampu memenangkan persaingan bisnisnya di era manajemen.
Daftar Pustaka Fabrie Dharma Kuncoro, http://teknologi.kompasiana.com/terapan/2011/03/21/implementasibusiness-intelligence-system-sebagai-bentuk-optimalisasi-pengambilan-keputusan-padalevel-manajemen/ Edward David, “Business Intelligence, Have We Forgotten the Basics”, white paper from www.bitpipe.com, published: May 2000 Dhar, Vasant & Stein, Roger, “Seven Methods for transforming Coporate Data into Business Intelligence”, New Jersey: Prentice-Hall Inc., 1997 McLeod, Raymond, Jr. Management Information System, George Schell, New Jersey: Prentice-Hall Inc., 2001. Nelson, Cliff, “Business Intelligence: Awal Era Baru dalam Manajemen”, InfoKomputer, 1998. Porter, Michal E.”Competitive Advantage”- Creating a Sustaining Superior Performance, New York: The Fee Press, 1985 Arifin, Yusuf, “Memenangkan Persaingan Melalui Business Intelligence”, Keynote Speech:Universitas Widyatama., publikasi: Oktober 2003
