Business Essentials Guide

Business Essentials Guide www.techdata.be

Onze gegevens Adres hoofdkantoor: Assesteenweg 117/1 – B-1740 Ternat Tel: +32(0)2/583.83.11 Logistiek centrum: Tragel 47 – B-9300 Aalst Tel: +32(0)53/73.78.11 Kantoor TD Datech en Tech Data Mobile: Atlantic House Noorderlaan 147 – B-2030 Antwerpen Telefonisch op werkdagen tussen 8u30 en 17u30 te bereiken Algemeen: Tel: +32(0)2/583.83.11 TD Maverick: +32(0)2/583.89.59 TD Azlan: Tel: +32(0)2/583.83.11 TD Datech: Tel: +32(0)3/641.90.77 Tech Data Mobile: Tel: +32(0)3/610.32.00 (bereikbaar tussen 8u30 en 16u45) License Desk: Tel: +32(0)2/583.89.70 ASD (After Sales Department): Tel: +32(0)53/73.77.69 www.techdata.be [email protected] btw-nummer: BE 0438.282.424 Bankgegevens: Citibank IBAN: BE52570128345509 BIC: CITIBEBX

Colofon: Technische specificaties en omschrijvingen in deze publicatie vallen onder de verantwoordelijkheid van de respectievelijke producenten. Specificaties kunnen gewijzigd worden zonder voorafgaand bericht. Alle in deze publicatie genoemde merknamen of productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke bedrijven. Afbeeldingen en specificaties zijn niet bindend en louter illustrerend. Verantw. uitg.: D. Rubens, Assesteenweg 117/1 te 1740 Ternat. Realisatie: Tech Data - www.techdata.be. Tech Data and the Tech Data logo are registered trademarks of Tech Data Corporation in the United States and other countries. All other trademarks are the property of their respective owners. ©2014 Tech Data Corporation. All rights reserved.

Welkom bij Tech Data

The Difference in Distribution Tech Data Corporation is één van de grootste distributeurs ter wereld van technologische producten van vooraanstaande producenten van IT-hardware- en software. Tech Data dient dagelijks meer dan 125.000 resellers in meer dan 100 landen. Elke dag vertrouwen onze value added resellers op de diensten en producten van Tech Data, om op een kostenefficiënte manier de technologische behoeften van eindgebruikers te ondersteunen. Gerangschikt als 111ste in de FORTUNE 500®, genereerde Tech Data $26,8 miljard bij de nettoverkopen voor het einde van het boekjaar op 31 januari 2014.

Tech Data bedrijfsprofiel

5

Hoe klant worden

x

Bestellen bij Tech Data

x

Leveringen bij Tech Data

x

Betalingen bij Tech Data

x

Aftersales bij Tech Data

x

ICT Leverancier overzicht

x

Klant worden bij Tech Data

Welkom bij Tech Data Collection of specialists

Even nader voorstellen

Of u zich als ICT-reseller focust op particulier, SMB of corporate bedrijven, op specifieke technologieën of markten, u kunt bij Tech Data terecht en gebruik maken van onze expertise en logistieke ondersteuning.

In de afgelopen jaren zijn we overgestapt van IT-distributeur naar technologiedistributeur. Tech Data is daarom te kenmerken als een gediversifieerd bedrijf. Deze strategie heeft ons daarom een voorsprong in markttrends gegeven. Onze verzameling specialisten versterkt hiermee onze positie als marktleidend technologiedistributeur in Europa. Graag stellen we onze merkenfamilie aan u voor.

Vanwege onze diversificatie-strategie kennen wij onze “Collection of Specialists”. Otewel, gespecialiseerde business units, waaronder Azlan (Enterprise Computing - www.azlan.be), TD Maverick (Audio/Video - www.tdmaverick.be), Tech Data Mobile (Mobility/ Telecom - www.techdatamobile.be) en TD Datech (Design Software - www.tddatech.be). Dankzij deze gespecialiseerde business units bieden we u een unieke combinatie van expertise in deze belangrijke nichemarkten én kunt u gebruik maken van een ongeëvenaard aanbod van voorraadbeheer, logistieke en financiële diensten van Tech Data.

Go-to-market strategie Nichespecialisten met de kracht van een broadline-distributeur. Samen sterk om voor u het onderscheid te maken. Oftewel, The Difference in Distribution!

Marktleidend distributeur van technologieproducten- en diensten voor het dealerkanaal. Onze traditionele IT-business omvat de grote merken pc- systemen, randapparatuur, verbruiksartikelen, pc-onderdelen en software. Enkele van onze voorname leverancier-relaties: Apple, HP, Intel, Lenovo, Microsoft, Samsung, Symantec, Toshiba, Xerox.

TD Azlan Europa’s grootste waardetoevoegend distributeur van infrastructuur- en netwerkproducten – waarmee we groei- en winstmogelijkheden creëren voor systeemintegrators, dealers en value added resellers (VAR’s) dankzij lokale focus in combinatie met Europees bereik. Enkele van onze voorname leverancier-relaties; Avaya, Cisco, HP, IBM, Oracle, VMWare.

Tech Data Mobile De snelstgroeiende distributeur van mobiele producten van Europa en wereldwijd marktleider in distributie en geïntegreerde

Tech Data verdeelt haar producten uitsluitend via een netwerk van geautoriseerde wederverkopers. Wij hanteren de volgende criteria om wederverkopers als klant te aanvaarden: •

De statuten of het handelsregister van uw firma vermelden duidelijk dat de hoofdactiviteit van uw bedrijf de doorverkoop en ondersteuning is van ICT- of telecom- of consumer electronics producten aan meer dan één eindklant betreft.

•

Voor de overige criteria verwijzen wij u naar de website www.techdata.be (zie de rubriek: ‘Klant worden’).

Tech Data en de kern van alle toegevoegde waarde. “The Difference in Distribution”; onze pay-off. Een boodschap die we dag na dag letterlijk nemen; services op maat, bloeiende partnerships en een hoogstpersoonlijke aanpak. Al jarenlang de gekende ingrediënten van de distributiefilosofie die Tech Data een streepje voor geeft op de anderen. Meer informatie over Tech Data Belux vindt u terug op www.techdata.be.

Hoe wordt u klant bij Tech Data? U kunt het klantenformulier invullen op onze website www.techdata.be (rubriek: ‘Klant worden’). Wanneer u dit Reseller Application Formulier, inclusief de Tech Data kaderovereenkomst, volledig invult en u aan de voorwaarden voldoet, kunnen we snel van start gaan.

Even nader voorstellen Tech Data

In enkele stappen toegang tot het businesssucces van morgen

toeleveringskanaaldiensten met toegevoegde waarde. Wij leveren ongeëvenaarde service aan de mobiele telecommunicatieindustrie. Enkele van onze voorname leverancier-relaties; Samsung, HTC, Nokia, Apple, Sony, BlackBerry.

TD Datech De distributeur van Autodesk®-design-software-oplossingen met toegevoegde waarde – we verkopen aan meer dan 600 zeer gespecialiseerde valueadded resellers (VAR’s) in 17 Europese landen.

TD Maverick Een gespecialiseerd, technisch distributeur van audiovisuele producten - van standaard displayhardware tot complete audiovisuele oplossingen. Onze volledige reeks diensten omvatten demonstraties, training en expertadvies. Enkele van onze voorname leverancier-relaties; BenQ, Epson, Infocus, NEC, Samsung, Sony, Vision.

Dagelijks worden alle reselleraanvragen onderzocht. Een medewerker van de Business Development afdeling neemt telefonisch met u contact op voor een eerste kennismaking. Indien uw bedrijf niet voldoet aan de bovenvermelde criteria, behoudt Tech Data toch het recht om uw aanvraag niet te aanvaarden. Indien aan de voorwaarden om klant te worden bij Tech Data wordt voldaan, worden uw gegevens aan onze databank toegevoegd en wordt u een klantennummer toegekend. Zolang Tech Data geen kredietlimiet heeft toegestaan, zijn de betalingscondities ‘betaling vooraf’. (meer info in het hoofdstuk ‘betalen’). Op alle overeenkomsten zijn onze algemene verkoop-, leverings- en betalingsvoorwaarden van toepassing. Tech Data biedt u na de ondertekening van het volledige Reseller Application Form ook de mogelijkheid om toegang te krijgen tot haar website. U hebt immers als zaakvoerder of bedrijfsleider in de kaderovereenkomst een administrator aangesteld die verantwoordelijk is voor het aanmaken en verwijderen van de gebruikers binnen uw firma en voor het beheer van hun rechten (kijk- en/of bestelrechten voor de Tech Data e-business applicaties). De administrator krijgt automatisch een login en paswoord en kan users gaan aanmaken in het Useradminsysteem op de website. Deze gebruikers zullen dan een unieke inlogcode en paswoord ontvangen voor de Tech Data website www. techdata.be. Met uw klantennummer en een login om de website te consulteren, kunt u als reseller bij Tech Data aan de slag! Tot slot geven we u ook nog mee dat we regelmatig uw omzetcijfers zullen evalueren als onderdeel van een continue optimalisatie van onze samenwerking met onze klanten. We wensen u veel succes en veel (ver)koopplezier!

5

Bestellen bij Tech Data

Bestellen bij Tech Data

Modern bestelgemak zoals u het wenst

Vervolg

Graag geven wij antwoord op al uw vragen over onze Business tools en procedures. Om u snel en optimaal van dienst te zijn met betrekking tot de omvangrijke bestelmogelijkheden treft u alle mogelijkheden onderstaand aan. Van standaard bestelmethode tot elektronische bestelkoppelingen tot telefonische bestellingen tot het traditionele faxen van orders. Precies zoals u het wenst.

Bestellen via EDI/XML

3. Sales desk

Koppel dankzij de XML-oplossingen van Tech Data uw eigen interne ERPsysteem met ons centrale SAP-systeem om real-time voorraadpositie en prijzen van Tech Data op te vragen. Het geeft u tevens de mogelijkheid om vanuit uw systeem elektronisch orders bij ons te plaatsen. Uiteraard ontvangt u naast de tijdige levering ook berichten over de orderafhandelingen en administratieve gegevens zoals facturen.

Onze salesmedewerkers zijn u graag telefonisch van dienst op werkdagen van 8.30 tot 17.30 uur. Onze betrokken salesmedewerkers met kennis van zaken nemen graag uw bestellingen op, geven u presales advies, maken prijsoffertes en volgen uw back-orders en bestellingen op.

Standaard bestellingen Tech Data biedt u als wereldwijd leider in e-commerce tal van toepassingen om op elektronische wijze zaken te doen met ons. Oplossingen die stuk voor stuk uitblinken in datgene waar het bij e-commerce om draait: snelheid en betrouwbaarheid. Steeds meer klanten zijn overtuigd van de vele voordelen en wijzen ons in surveys consequent op het belang dat zij hechten aan e-commerce tools. Ons e-Business team waakt er dan ook over dat regelmatig nieuwe e-tools of nieuwe gebruiksvriendelijke features ontwikkeld worden. Want e-commerce is één van de belangrijkste pijlers van onze strategie.

1. Elektronisch bestellen Real time uw prijzen, orders en leveringen via het web raadplegen, dat is gebruiksvriendelijkheid op maat en dat is precies waar wij voor staan. We stellen u onze InTouch ter beschikking 24 uur per dag, 7 dagen per week, 365 dagen per jaar. Zo kunt u efficiënter en dus ook rendabeler werken.

Winkelen via InTouch InTouch is de elektronische catalogus en het interactief ordersysteem van Tech Data. 24 uur per dag, 7 dagen per week kan u via internet bestellingen doorsturen op uw maat.

InTouch biedt als e-commerce tool de volgende voordelen:

van die dag en u vindt de leveringstermijnen van uw openstaande orders, ook al werden ze niet via InTouch geplaatst.

• Snel en efficiënt zoeken & vinden • Gepersonaliseerde prijzen: InTouch toont steeds uw beste prijs, rekening houdend met promoties/ aanbiedingen en de persoonlijke kortingen die Tech Data u aanbiedt. Check online en u bent altijd verzekerd van actuele prijzen en levertijden. • Online voorraad en prijzen: De prijzen en voorraadgegevens worden steeds bijgewerkt en zijn op ieder moment van de dag op te vragen. • Online elektronisch bestellen: Creëer een virtuele winkelwagen en doe eenvoudig uw ‘boodschappen’. Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen elektronisch bestellen. De InTouch administrator van uw bedrijf kan u hiervoor rechten toekennen. • Opvolging van uw bestellingen: Om just-in-time te kunnen leveren bij uw klanten, is een goede planning noodzakelijk. Met InTouch kunt u de leveringstermijn van de door u bestelde, maar nog niet geleverde producten controleren. Klik op ‘Order Management’ om een overzicht te zien van de InTouch orders

• Purchase administration: Gebruikers die geen bestelrechten hebben, kunnen in InTouch toch reeds de bestelling voorbereiden en die naar de administrator doorsturen. Als de administrator inlogt op InTouch wordt hij daarvan op de hoogte gebracht en kan hij de bestelling goedkeuren en verzenden. • Memo/reminder: Het product is niet meer in stock en u wilt op de hoogte gebracht worden als het terug in voorraad is? Geen probleem! Ga naar product details en klik op Notify Me; zodra het product terug in stock is, brengt InTouch u op de hoogte via mail. • Add to favorites: Voeg producten toe aan uw favoriete lijst. Zo kunt u dagelijks gemakkelijk nagaan of de producten nog in stock zijn en wat uw persoonlijke prijs is. Verdwijnt een product na verloop van tijd uit de catalogus, dan wordt dat aangegeven in de lijst. • 24/7 bereikbaar en functioneel.

Download van productcatalogus en overheidskosten Tech Data stelt u heel wat interessante bestanden ter beschikking die u kunt gebruiken om uw eigen ERP-pakket up-to-date te houden of om uw webshop te onderhouden. (Voorwaarde: jaaromzet van >100K) Het exacte adres kunt u verkrijgen door een verzoek per mail te sturen naar [email protected] met vermelding van uw klantennummer.

2. E-mail & fax bestellingen U kunt ook u uw eigen bestelformulieren mailen naar onze commerciële dienst. De rechtstreekse contactgegevens van uw contactpersoon op onze commerciële dienst kunt u consulteren op de www.techdata.be onder ‘my sales contacts’.

Zij kunnen u alternatieve producten voorstellen indien een bepaald product dat u besteld heeft door de fabrikant niet meer geleverd of tijdig geleverd kan worden. U kunt er uiteraard ook terecht met al uw Tech Data vragen.

Telefonisch op werkdagen tussen 8u30 en 17u30 te bereiken Algemeen: Tel: +32(0)2/583.83.11 TD Maverick: +32(0)2/583.89.59 TD Azlan: Tel: +32(0)2/583.83.11 TD Datech: Tel: +32(0)3/641.90.77 Tech Data Mobile: Tel: +32(0)3/610.32.00 (bereikbaar tussen 8u30 en 16u45) License Desk: Tel: +32(0)2/583.89.70

Om bestellingen snel en correct te verwerken, hebben wij de volgende informatie van u nodig: • uw bestelreferentie • artikelnummer van Tech Data • origineel partnummer van de fabrikant • productomschrijving • taal • aantal & prijs • leveringsadres • gewenste leveringsdatum

Kunt u uw bestelling annuleren? Bestellingen kunnen in geen geval geannuleerd worden zonder expliciete schriftelijke goedkeuring van Tech Data. Elke bestelling wordt aanzien als bindend. Neem contact op met uw commerciële contactpersoon voor verdere informatie.

ASD (After Sales Department): Tel: +32(0)53/73.77.69

Bestellen bij Tech Data

td.Activate Here

Extra service/tools - E-business services

Electronic Software Distribution (ESD)

1. Licensing made easy Onze License On Line tool is de snelste manier om alle up-to-date informatie over licenties terug te vinden. Een succesvolle verkoop van licenties staat of valt met de kennis van de achterliggende licentieprogramma’s met al hun specifieke kenmerken. Onze Licentiespecialisten van de License Desk kunnen u helpen bij uw licentievragen en kunnen u begeleiden bij de specifieke aanpak van licenties. Bovendien kan u uw licentieorders elektronisch bestellen via de License On Line tool. Als het ware onze InTouch voor licenties.

Wist u dat de License-on-Line-tool: • U een uitgebreide lijst van vendor programma’s en vendors ter beschikking stelt waaruit u licenties kunt aankopen? • Ook tweede en derdejaars bestellingen van Microsoft Open Value ondersteunt? • Ook speciale prijszetting (special bids) en promoties ondersteunt? • Ook automatisch alle verlengings mogelijkheden toont, inclusief die van Microsoft Open Value?

U kunt immers meer omzet genereren met de verlenging van softwarelicenties dankzij de automatische berichtgeving van verlengingsmogelijkheden, offertes met gegevens van eindklanten en een overzicht van de contractnummers. Voor meer info over de unieke licentiediensten van Tech Data (bijvoorbeeld hulp bij opmaak offertes, nakijken orders) kunt u terecht bij onze licentiespecialisten van de License Desk. Onze collega’s van de License Desk zijn immers gecertificeerd voor alle vendorprogramma’s, dus zijn u graag van dienst. Meer informatie? Sales: [email protected] LOL Guide is te downloaden via td.blog www.techdata.be/tdblog

2. Klaar voor de toekomst met td.Activate-Here Tech Data stelt u een toekomst gerichte business approach voor rond de nieuwe technologie van ESD (Electronic Software Distribution). Deze innovatieve service van Tech Data heet td.ActivateHere en maakt het u eenvoudiger om de best verkopende softwareproducten aan te bieden aan uw klanten. Hoe werkt het? De meest verkochte softwareproducten zullen via InTouch ook verkrijgbaar zijn in de vorm van een activatiesleutel. Zodra uw bestelling verwerkt is, ontvangt uw klant onmiddellijk zijn of haar activatiecode per e-mail. De gebruiker hoeft dan enkel nog naar www.activate-here.com te surfen om aan de hand van de verstrekte code de software te downloaden. Of om die later opnieuw te installeren, de licentiesleutel wordt immers opgeslagen via de Activate-Here website.

Met td.Activate-Here kunt u: • Uw kosten aanzienlijk drukken: U hoeft geen verpakte producten (dozen) meer te bestellen, te laten leveren of op voorraad te nemen. U betaalt dus geen transportkosten meer en hoeft geen opslagruimte te voorzien.

3. Bad Box Producten in perfecte staat voor een speciale prijs. Producten waarvan de verpakkingen licht beschadigd zijn worden gecontroleerd in ons logistiek centrumt. Deze nieuwe producten met enkel een beschadigde verpakking, bieden we u tegen een verlaagde prijs!

• Uw attach rate en winstmarges verhogen: Verkoop elektronische activatiecodes makkelijk samen met PC’s, laptops en tablets. U kunt bovendien softwareproducten voorstellen die 100% beschikbaar zijn! • Een concurrentievoordeel krijgen: U biedt uw klanten immers een snellere, veilige, milieuvriendelijke en handige oplossing die 24 uur per dag beschikbaar is. Reken maar uit hoeveel voordeel u dit kan opleveren. Hoe Software Activation Keys (ESD) bestellen? Heel eenvoudig via InTouch. Te herkennen aan het onderstaande logo in InTouch.

Uw voordelen: • Producten zijn nagekeken en in perfecte staat bevonden • Producten genieten nog de volledige leveranciersgarantie • Elke ochtend kunt u de nieuwe lijst met Bad Box-producten en prijzen raadplegen op de Tech Data website • Dagelijks wordt deze lijst aangepast met de actuele Bad-Box stocksituatie. • Kopen tegen een lage prijs. Prijzen blijven een week geldig Vragen? Neem contact op met onze salesdesk of stuur een E-mail naar: [email protected]. TIP: Kijk regelmatig in onze Bad- Boxwinkel en check dagelijks onze actuele stocksituatie. Reageer snel, want op is op! BELANGRIJK: Voor de Bad Box- orders gelden specifieke verkoop- voorwaarden. Deze vindt u terug op de Bad Box-website.

Leveringen @ Tech Data:

Leveringen @ Tech Data:

Goed om te weten

Vervolg

1. Leveringsvoorwaarden Standaardleveringen (excl dropshipments) worden aan het door de reseller opgegeven leveringsadres binnen Benelux geleverd. Tech Data rekent voor elk standaardorder een forfaitair bedrag aan voor transportkosten, ongeacht de omvang van uw bestelling. U vindt een overzicht van de actuele tarieven op de website bij de info over leveringen.

• Alle producten in voorraad worden in

principe binnen 24 uren na de aan- vaarding van de bestelling geleverd tussen 8.00 en 18.00 uur. Aanvaarde bestellingen ontvangen door Tech Data vóór 18.00 worden in principe de volgende dag in Belux geleverd.

• Alle door Tech Data geleverde producten blijven haar eigendom, totdat de volledige verkoopprijs met eventueel bijkomende lasten is voldaan. • In geval van leveringen naar het buitenland dienen deze te gebeuren door erkende transporteurs van Tech Data. We verwijzen ook naar de algemene Tech Data verkoops- voorwaarden voor bijvoorbeeld de specifieke voorwaarden rond export controle

2. Documenten die de zending begeleiden

Het document dat de transporteur u zal voorleggen om te tekenen, kan verschillen afhankelijk van de transportfirma: • CMR of vervoersdocument • Op aanvraag van de klant kan er ook • Rittenformulier • Handterminal gebruik gemaakt worden van een • Vrachtbrief extra logistieke dienst (bijv voor• De leveringsnota van Tech Data middaglevering, express-dienst,...) bestemd voor de inhoudelijke De extra kosten worden in dit geval controle bevat de lijst van producten door gefactureerd aan de reseller. die van een gegeven bestelling • Tech Data verbindt zich ertoe alles in worden geleverd. Voor ieder het werk te stellen om de producten, order dat wordt uitgeleverd, wordt die op het ogenblik van de bestelling een leveringsnota geprint. De leveringsnota wordt in één van niet voorradig zijn, zo snel mogelijk de colli van het order bevestigd en te leveren. kan gebruikt worden om de levering Tech Data is evenwel in geen enkel te controleren op inhoud (zie onze geval aansprakelijk indien de voor- richtlijnen rond goederen-ontvangst. opgestelde leveringstermijn niet wordt gehaald. Alle leveringsterVolgende informatie is terug te mijnen zijn slechts indicatief en vinden op de leveringsnota: geenszins bindend voor Tech Data. • Leveringsadres. • Naam en adres van de klant die het order heeft geplaatst. Dit kan verschillen van het afleveradres.

• Uw klantnummer bij Tech Data. • De orderreferentie bij Tech Data. • Uw orderreferentie. • Naam transporteur en leverings- voorwaarden. • E.v.t. de eindgebruikersreferentie. • Er is ook een vrij tekstveld waar u extra info kan laten meesturen met de documenten. • Leveringsnotanummer en datum. • Totaal gewicht van de zending. • Het artikelnummer, partnummer, hoeveelheid en gewicht van de producten die worden geleverd met de leveringsbon. • EAN code en eventuele serienummers (ook in barcode). • Intrastatcode (Commodity Code) en land van oorsprong. • Onder bepaalde voorwaarden kan u ook uw eigen productcodes mee laten sturen. • Het facturatieadres TIP: Als u dus goederen wil laten leveren binnen Europa, dan kunt u voor een offerte van de transportkosten terecht bij uw sales contact voor een offerte op maat.

3. Richtlijnen goederenoverdracht Wanneer een chauffeur van een transportfirma zich aanmeldt met een levering van Tech Data, wat zijn dan eigenlijk uw rechten én plichten? Want hoe zit het nu weer met de handtekening? Waar moet die precies geplaatst worden? Hoe kunt u op een correcte manier controleren of een levering volledig is? Wat moet u doen bij zichtbare schade? Hieronder vindt u alle richtlijnen omtrent goederenoverdracht. Het document dat de transporteur u zal voorleggen om te tekenen, kan verschillen afhankelijk van de transportfirma. Maar of het nu een vervoersdocument (of CMR-document), een rittenformulier, een vrachtbrief voor een expresslevering of een handterminal (PDA) is, één ding hebben ze gemeen: de handtekening die u plaatst, is op legaal vlak bindend. Dit betekent dat zodra het document getekend is, ù, of beter ùw firma, zich onbetwistbaar akkoord verklaart met de ontvangst van de goederen, in de staat dat ze zich bevinden. Voor u dus een ‘handtekening’ plaatst op welk vervoerdocument ook, is het belangrijk dat u de levering eerst op een aantal basiszaken controleert: 1 Check op het vervoersdocument of de terminal of het aantal geleverde pakketten klopt. De eenheden hiervan zijn dozen (colli) of palletten in zwarte folie, of een combinatie van beide. Opmerking: Er kunnen ook palletten geleverd worden in doorzichtige folie. Deze zijn samengesteld door de vervoerder en hiervan moeten de indivi-

duele colli worden geteld en gecontroleerd op schade. De palletten in zwarte folie zijn zo vertrokken uit het logistieke centrum van Tech Data en moeten dus aanzien worden als 1 pallet.

Vragen? Vragen kunt u via e-mailen richten aan: [email protected]. Ook kunt u bellen naar het ASD nummer: +32 (0)53/73.77.69

2 Kijk ook na of de unieke ‘parcel numbers’ (pakket referentienummers) van de vervoersdocumenten, indien vermeld, overeenstemmen met de referenties op de Tech Data labels die op elke afzonderlijke collo of pallet bevestigd zijn.

Indien u het vervoersdocument tekent, eventueel met opmerkingen over mogelijke afwijkingen, dan verzoeken wij de volgende gegevens correct en volledig in te vullen: • handtekening • naam • firmanaam (e.v.t. ook firmastempel) • datum • tijdstip van ontvangst

3 Controleer tot slot ook alle parcels op ‘zichtbare schade’. Wanneer de dozen of palletten beschadigd zouden zijn door vervoer, vermeld dit zeker ook duidelijk op het vervoersdocument. Zo kunnen wij, als Tech Data, ervoor zorgen dat dit met de transportfirma correct afgehandeld wordt en dat de schade vergoed wordt door de transporteur. Zodra er afwijkingen vastgesteld worden m.b.t. punt 1 t/m 3 moet dit steeds zo specifiek mogelijk vermeld worden op het betreffende vervoersdocument. Op deze manier worden nodeloze discussies vermeden. Vb. van opmerking: • “collo 123123 is beschadigd” • “collo 123123 is niet aanwezig” De afwijkingen dient u steeds binnen 24 uur te melden aan ons ‘After Sales Department’. Deze meldingen kunnen ook gebeuren via de ASM-tool. Meer info over de procedure van leveringsproblemen in ASM vindt u terug op pag. 24

Opmerking: De transporteur is niet verplicht om te wachten wanneer u de inhoud van de colli checkt. Eventuele afwijkingen van de inhoud van de colli kunt u aan Tech Data aantonen aan de hand van de Tech Data leveringsnota. Net als wanneer u bij het uitladen van de goederen zou merken dat niet de verpakking, maar de inhoud van de colli beschadigd is. Wat doet u in dit geval? Afwijkingen van de inhoud van de colli als bijvoorbeeld ‘verborgen schade’ kunt u tot 7 kalenderdagen na de goederenontvangst melden aan ons After Sales Department’. Deze meldingen kunnen ook gebeuren via de ASM-Tool. Meer info over de procedure van leveringsproblemen in ASM vindt u terug op pag 24. Tip: Neem duidelijke foto’s van de schade. Zo kan uw dossier sneller en zonder betwisting afgehandeld worden.

Leveringen @ Tech Data: Vervolg 4. Richtlijnen voor weigeren van zendingen • Aangeboden leveringen kunnen

alleen geweigerd worden indien parcels zware schade hebben opgelopen tijdens het transport of indien de zending niet voor u bestemd is. In dergelijke gevallen wordt de factuur gecrediteerd. • Indien u de in ontvangst name van de levering door de transporteur weigert, komen de producten onder voorbehoud van alle rechten van partijen, terug naar het magazijn van Tech Data. Daar zal nagegaan worden waarom een bepaalde zending geweigerd werd op basis van wat u vermeld heeft op het afleveringsbewijs of op de hand- terminal van de vervoerder. • Indien na onderzoek van uw melding op het afleveringsbewijs of op de handterminal of van uw schriftelijke melding, blijkt dat u ten onrechte de goederen weigert, verwittigt Tech Data u hiervan. De factuur wordt dan gedeeltelijk gecrediteerd, rekening houdend met dubbele transportkosten en een restocking fee.

5. Opvolging van uw bestelling via order management in Intouch Wordt uw bestelling op dit moment verwerkt, is het onderweg of al geleverd? U kunt de status van uw orders nauwgezet opvolgen via Order Management-tool op de InTouch webtool. Een uitgebreide handleiding bij de tool vindt u in de rubriek Frequently Asked Questions in de linkerkolom van de website.

6. U kan uw bestellingen ook afhalen in het Tech Data warehouse Na ondertekening van het Customer Pick-up service contract dat u op de website vindt, kan u afhaalorders via InTouch of via de salesdesk bestellen. Uw order wordt verwerkt en de administrator of contactpersoon binnen uw firma voor deze service ontvangt automatisch via mail of sms een unieke afhaalcode, gelinkt aan uw bestelling. U kunt dan uw order komen ophalen aan de Tech Data ophaalbalie in Aalst tijdens de openingsuren. Wat zijn de voordelen voor u? - Handig en snel: Plaats uw afhaalorder via InTouch of via de salesdesk en de contactpersoon voor de Pick-up Service wordt verwittigd via sms of mail dat alles klaar staat. De perfecte oplossing voor een dringend order, voor eenmanszaken die geen permanentie kunnen voorzien, bedrijven uit Aalst of omgeving enz. - Veiligheid boven alles: Het enige dat moet worden meegebracht naar ons magazijn is de unieke afhaalcode uit de sms of bevestigingsmail en een identiteitskaart ter registratie. Dus geen cash geld, of betaalkaart meebrengen: de betaling van afhaalorders verloopt net zoals uw andere orders. Hoe werkt het ? U kan pas goederen komen ophalen in Aalst wanneer uw firma geactiveerd is voor de ‘customer pick-up service’. Hierbij kan uw administrator helpen, want hij heeft als spilfiguur voor deze service toegang tot de Pick-up service webpage waar hij het addendum aan het InTouch contract kan downloaden en de contactgegevens kan bevestigen. Zodra we het contract ondertekend hebben ontvangen (beide pagina’s) en de contactgegevens bevestigd werden

door de admin op de webpagina, kan alles opgeladen worden in ons systeem en kunnen we de afhaaldienst voor uw firma activeren. Dan kan u zelf verder aan de slag en afhaalorders doorgeven! Hoe? - Bestel uw afhaalorder via InTouch of via de salesdesk (vermeld het duidelijk op uw fax of mail) - Uw order wordt verwerkt en de contactpersoon binnen uw firma voor de pick-up service ontvangt via sms en/ of per mail een unieke afhaalcode, gelinkt aan uw bestelling. BELANGRIJK: Omdat uw order natuurlijk met de nodige zorg door ons logistieke team moet kunnen verwerkt worden, plaatst u de orders die u nog dezelfde dag wil komen ophalen het best voor 11u ‘s ochtends. Alle orders die na 11.30u in ons systeem ingeboekt zijn, kunnen pas de volgende dag tussen 8u30 en 10u afgehaald worden.

- Hij/zij moet deze code meebrengen, want deze code moet voorgelegd worden aan de security- en afhaalbalie. - De ophaalorders moeten binnen de 3 werkdagen opgehaald worden aan de Tech Data ophaalbalie tijdens de openingsuren (8u30 tot 10u en van 15u tot 17u). - U hoeft geen cash geld, of betaalkaart mee te brengen. De betaling van uw afhaalorders loopt net zoals uw andere orders. • Er is aan de afhaalservice een adminkost verbonden. U vindt een overzicht van het actuele tarief op de website bij de info over leveringen. • Deze service is enkel van toepassing voor orders met facturatie-adres in België. Bij vragen hierover, check met uw sales

contact, of stuur een mailtje naar [email protected]

7. Tech data logistieke service Tech Data biedt iedere klant een aantal standaard logistieke services aan, nl.: • Next Day Delivery • 48u Delivery • Express Delivery • Configuratie-orders • Vip-Shipments • Dropshipment naar eindklanten • Private Labeling (Customized Delivery Documents) Voor de laatste up-to-date beschrijving van onze standaard services en de bijhorende tarieven, verwijzen we graag naar onze website www.techdata.be. Naast deze standaard services is er nog een brede waaier aan gepersonaliseerde services mogelijk met telkens specifieke condities en voorwaarden. Hiervoor kan u contact opnemen met uw sales contact. Belangrijk: Al onze leveringen zijn onderhevig aan de algemene Tech Data verkoopsvoorwaarden. Elke afwijking moet schriftelijk gemeld en door Tech Data uitdrukkelijk aangenomen worden. Voor de algemene verkoopsvoorwaarden verwijzen we naar de website (www.techdata. be), naar de Tech Data kaderovereenkomst en naar de achterzijde van de Tech Data facturen.

Betalingen @ Tech Data:

Betalingen @ Tech Data:

Heldere mogelijkheden en voorwaarden

Vervolg

Tech Data biedt ook op het gebied van financiële relatie meer mogelijkheden en heldere voorwaarden. Of het nu gaat om kredietfaciliteiten, iDeal mogelijkheden of onze handige financiële tool; er zijn altijd passende mogelijkheden beschikbaar.

1. Betalingsvoorwaarden De eerste 2 bestellingen worden steeds geleverd tegen voorafbetaling. Na deze 3 bestellingen kan er eventueel overgeschakeld worden naar leveringen op krediet. Dit laatste is afhankelijk van de kredietlimiet die onze afdeling Credit Control u kan toekennen (zonder daartoe verplicht te zijn), op basis van de beschikbare financiële informatie. Indien u op krediet wil bestellen -uiteraard pas na de 2 eerste bestellingen- dient u contact op te nemen met de afdeling Credit Control via email: [email protected] Standaard is ons betalingstermijn 15 dagen binnen de kredietlimiet. Dit geldt uiteraard enkel voor klanten die een kredietlimiet toegewezen krijgen.

2. Kredietlimiet De kredietlimiet wordt continu geëvalueerd door de credit control afdeling, samen met onze kredietverzekeringsmaatschappij. Daarbij wordt zowel rekening gehouden met de financiële rating van uw firma, uw gerealiseerde omzet van de laatste 12 maanden alsook met uw betalingsgedrag. Hierbij is het dan ook aangewezen ons uw laatste officiële balansgegevens tijdig door te geven.

Indien uw kredietlimiet echter ontoereikend blijkt, heeft u nog steeds mogelijke alternatieven qua betalingsvoorwaarden, namelijk: • Vooruitbetaling, ideal, automatische incasso • Eventueel betaling binnen 8 dagen (met eventueel cash discount) • Betaling op termijn mits aanleveren van bankgarantie. • Garantie van de holding • Projectlimiet (in geval van groot project en kredietwaardige enduser kan een projectlimiet aangevraagd worden bij onze kredietverzekeraar) Het respecteren van de betalingstermijn is van essentieel belang om u de continuïteit van uw goederenstroom blijvend te garanderen. Indien u de betalingstermijn onvoldoende respecteert, wordt uw rekening tijdelijk op hold geplaatst, waarbij we dan ook de allocatie van de door u bestelde goederen niet meer kunnen garanderen. Tech Data behoudt eveneens te allen tijde het recht uw kredietlijn en betalingstermijn deels of volledig in te trekken wanneer blijkt dat u de betalingstermijn niet altijd respecteert.

3. Account Information Online-tool Account Information Online is een financiële tool die Tech Data voor zijn klanten ter beschikking stelt binnen InTouch en die u de mogelijkheid biedt om: • Uw huidig kredietlimiet niveau te checken • Een overzicht te bekijken van alle openstaande facturen én de afdrukken van duplicaten van facturen in PDF formaat te maken (u kunt zoeken op factuur en leveringsnummer - historiek van 3 maanden)

Belangrijk! Het is van belang dat deze informatie enkel zichtbaar is voor de administrator van uw bedrijf én dit via In-Touch en dat enkel hij/zij bijkomende ‘view’ rechten aan collega’s kan toekennen.

Vragen? Heeft u praktische vragen in verband met de werking van deze tool, stel ze dan via onze Credit Control afdeling. Voor alle andere vragen, kunt u onze InTouch-medewerkers, bereiken via [email protected].

4. E-Invoicing We bieden u sinds 2005 de mogelijkheid om uw facturen elektronisch te ontvangen via het e-Invoicing platform van onze partner Basware. Dit biedt u volgende voordelen: • Tijdswinst: een papieren factuur ontvangen, neemt gemiddeld 26 min. in beslag, een elektronische slechts 3 min. Heel wat handelingen vallen immers weg, zoals kopiëren, alfabetisch klasseren, ... • Plaatswinst: dankzij elektronische archivering • Gerichtheid: Facturen komen bij de juiste persoon terecht. U kunt deze ook gemakkelijk inschakelen in een intern workflowsysteem (vb om een akkoord te krijgen) • Snelheid: Factuur wordt sneller afgeleverd (waardoor u bvb kan genieten van een betalingskorting bij sneller betalen) • Eenvormigheid: Factuur wordt aangeleverd in een standaard formaat, handig voor alle leveranciers die werken met hetzelfde Baseware platform • Veiligheid: U kunt veilig archiveren • Gratis • Archivering: • Kan door uzelf gedaan worden • Kan online gedaan worden Dankzij de tijdswinst, kostenefficiëntie en snelheid van deze financiële dienst op maat kunt u comfortabel business doen. Mogelijkheden:

- CertiONE Bizmail: via mail verwittiging van factuur. Deze kan in pdf of XML opgehaald worden op mailserver. - Bizzconnect: integratie van facturen in uw boekhoudsysteem en dit in uw eigen formaat (vb EDI ) Geinteresseerd? Bent u al geregistreerd bij Baseware, doe dan enkel een Opt-in voor Tech Data als nieuwe e-invoice provider. Bent u nog niet geregistreerd, dan kunt u inschrijven via www.baseware.be Voor praktische vragen ivm e-invoicing bij Tech Data kan u steeds terecht via [email protected]. Als u de overstap naar het volledige e-invoicingspakket via Basware (voorlopig nog) niet wenst te maken, geen probleem, dan hebben we 2 nieuwe financiële oplossingen voor u! NIEUW Het Tech Data credit control-team gaat een stapje verder in zijn financiële dienstverlening en biedt u deze 2 extra services: U kan voortaan uw Tech Data facturen via pdf ontvangen op het mailadres van uw keuze En we bieden u ook de mogelijkheid om betalingsherinneringen via mail te ontvangen Ziet u hier de voordelen voor uw firma van in? Lijkt het iets voor u? Het enige dat u hoeft te doen, is ons uw mailadres te bezorgen zodat de

herinneringen en/of facturen naar het juiste mailadres kunnen verstuurd worden. Dat is alles. Bespaar met Tech Data tijd en geld en krijg meer inzicht en controle in uw facturatiebusiness! Het Tech Data credit control-team gaat een stapje verder in zijn financiële dienstverlening. Vragen? Stel ze aan uw account manager en/ of aan uw credit control verantwoordelijke. [email protected]

5. Bankwaarborg Een bankwaarborg is een document waarbij de bank zich garant stelt en dat door de bank zelf wordt opgemaakt. Het bedrag van de bankwaarborg (tijdelijk of onbeperkt in tijd) wordt dan integraal bij de kredietlimiet geteld. Concreet betekent dit dat Tech Data extra kredietlimiet toestaat als een reseller van zijn bank een tijdelijke of onbeperkte bankwaarborg kan voorleggen. Dit is dus interessant voor resellers die geen of ontoereikende kredietlimiet hebben op het moment van een commerciële transactie. Meer info. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw contactpersoon binnen Credit Control of stuur een E-mail naar [email protected]

Aftersales @ Tech Data: Wat u moet weten Tech Data heeft in InTouch een elektronische aftersales-tool ontwikkeld om uw retouren 24 uur per dag aan te vragen en de status hiervan te volgen. De ASM-tool (After Sales Management); dé alles-in-één after-sales tool binnen InTouch.

Commerciële terugzending

dagen: 30% extra kosten - Na 90 dagen wordt uw aanvraag geweigerd.

Wat? Dit is een terugzending wegens een foutieve bestelling: u hebt bijvoorbeeld een verkeerd aantal of een verkeerd product ontvangen. Procedure Vraag uw commerciële terugzending aan via de ASM-tool zoals u in deze gids kan terugvinden. Nadat u via mail uw terugzendingsnummer hebt ontvangen, wordt u gecontacteerd door onze After Sales afdeling die een afspraak met u maakt voor de ophaling van de goederen. Voorwaarden • verkeerde inboeking/levering door Tech Data - geen verwerkingskosten - aanmelden binnen de 90 dagen na factuurdatum - Enkel goederen in perfecte staat (geen artikelschade) worden teruggenomen - Goederen met enkel doosschade of waarvan de doos werd geopend, maar niet beschadigd is (open/broken seal), worden teruggenomen mits 40% kosten op de gefactureerde waarde (met een min. van 55 euro)

Technische terugzending Wat? Dit is een terugzending wegens een defect product of DOA (Dead On Arrival).

- Wanneer uw aanvraag binnen de 10 dagen na factuurdatum gemeld wordt, worden er geen extra kosten aangerekend. - Van 11 dagen na factuurdatum tot 30 dagen : 10% extra kosten - Van 31 dagen na factuurdatum tot 60 dagen: 20 % extra kosten - Van 61 dagen na factuurdatum tot 90

Uw voordelen: • Online tool is 24 uur per dag oproepbaar en van dienst

• Gebruiksvriendelijk en snelle verwerking en opvolging

• verkeerde bestelling door de klant - 55 euro verwerkingskosten per dossier - Enkel goederen in perfecte staat (geen artikelschade) worden teruggenomen - Goederen met enkel doosschade of waarvan de doos werd geopend, maar niet beschadigd is (open/broken seal), worden teruggenomen mits 40% kosten op de gefactureerde waarde (met een min. van 55 euro)

• Tool binnen uw vertrouwde InTouch website

• Verschillende zoekcriteria mogelijk

• U kunt de verwerkingstatus online volgen

Procedure Afhankelijk van de garantieprocedure die de fabrikant hanteert en dus ook aan Tech Data oplegt, wordt uw terugzending afgehandeld door Tech Data of rechtstreeks door de fabrikant. Tip: Een overzicht van alle procedures vindt u terug in onze ‘controlelijst met garantieprocedures’ of ‘Warranty checker’ in het hoofdmenu van de ASM tool. U kan hier de procedures raadplegen op bijvoorbeeld vendorniveau of artikelniveau. Wanneer de garantieprocedure via Tech Data verloopt, kan u uw DOA of technische terugzending aanvragen via de ASM-tool (via de knop ‘Do you need to return a defective product?’) Nadat u via mail uw terugzendingsnummer hebt ontvangen, dient u de goederen zelf binnen de 14 werkdagen terug te sturen naar Tech Data bvba (Logistiek centrum tav RMA afdeling – Tragel 47B-9300 Aalst). Na 14 werkdagen vervalt uw retournummer onvoorwaardelijk. Indien de goederen toch na deze termijn aankomen bij Tech Data, worden ze geweigerd en naar u teruggezonden. Dit geldt natuurlijk ook wanneer de goederen niet conform de aanvraag

zijn, zowel wat betreft de staat als de compleetheid. Voorwaarde Enkel aanvragen met een waarde boven 55 euro worden aanvaard.

Leveringsproblemen Leveringsproblemen als bijvoorbeeld ontbrekende of beschadigde goederen kunnen ook via de ASM tool worden gemeld. (via de knop ‘Are you missing a product from your delivery?’ of via ‘In your delivery, do you have damaged, mis-picked, overship?’) Belangrijk: Zorg er wel voor dat u bij ontvangst van de goederen al melding van maakt van beschadigde of ontbre-

kende producten. Vermeld dit dus zeker al meteen op het vervoerdocument dat u (elektronisch) tekent. Zo kan uw aanvraag sneller verwerkt worden. Opgelet: U dient altijd zelf een nieuwe bestelling te plaatsen voor de juiste goederen! Als u vragen hierover hebt, dan kan u mailen naar [email protected] en vermeld duidelijk al uw retourgegevens. Status van uw commerciële retour? De status van uw retour kunt u bovendien online opvolgen via de ASM-tool, wanneer de aanvraag is goedgekeurd en Tech Data de goederen ontvangen heeft, tot tijdstip wanneer een creditnota wordt opgemaakt.

Zo bent u altijd op de hoogte van de status van uw Retouren. Ga naar de ASM tool op de Tech Data InTouch website en druk op de knop ‘Your Queries and their status’.

We lichten er een voorbeeld uit:

Hoe kan u een commerciële terugzending aanvragen? STAP 1

Selecteer de knop “Do you wish to return a product you ordered incorrectly?”.

STAP 3

Selecteer de goederen die u wil terugzenden en klik op ‘continue’.

TIP: Als u adhv deze factuur vroeger al aanvragen voor terugzendingen gedaan hebt, dan kan u dit ook terugvinden in dit scherm.

STAP 2

Vul de referentie van uw aankoopfactuur in en klik op “find invoice”.

STAP 4

Voeg uw eigen referentie of bijlagen toe aan de terugzending en selecteer de specifieke reden van terugzending.

TIP: Of zoek ze op op basis van deze zoekcriteria: leveringsbonnummer, uw eigen leveringsnummer of referentie, serienummer.

STAP 5

Geef de staat van de goederen en het juiste aantal door. Een woordje uitleg: • Perfect Condition = doos en product in perfecte, ongeopende staat • Box damage = de doos is beschadigd, maar product niet • Open/Broken seal = de doos is geopend, maar niet beschadigd (inhoud is intact) • Product damaged = het product is beschadigd

STAP 6

Vul, indien gewenst, extra commentaar of ondersteunende documenten of bijlagen toe en klik op ‘continue’.

STAP 7

Vul uw contactgegevens volledig aan.

After Sales Support Tel. ASD: +32 (0) 53/73.73.77.69 E-Mail: [email protected] (ASD = After Sales Department)

Graag tot uw dienst! Samen maken we het verschil in business

Onze gegevens Adres hoofdkantoor: Assesteenweg 117/1 – B-1740 Ternat Tel: +32(0)2/583.83.11 Logistiek centrum: Tragel 47 – B-9300 Aalst Tel: +32(0)53/73.78.11 Kantoor TD Datech en Tech Data Mobile: Atlantic House Noorderlaan 147 – B-2030 Antwerpen Telefonisch op werkdagen tussen 8u30 en 17u30 te bereiken Algemeen: Tel: +32(0)2/583.83.11 TD Maverick: +32(0)2/583.89.59 TD Azlan: Tel: +32(0)2/583.83.11 TD Datech: Tel: +32(0)3/641.90.77 Tech Data Mobile: Tel: +32(0)3/610.32.00 (bereikbaar tussen 8u30 en 16u45) License Desk: Tel: +32(0)2/583.89.70 ASD (After Sales Department): Tel: +32(0)53/73.77.69 www.techdata.be [email protected] btw-nummer: BE 0438.282.424 Bankgegevens: Citibank IBAN: BE52570128345509 BIC: CITIBEBX

The Difference in Distribution