bureau IN FOCUS Advies, audits en administratie in Kwaliteit, Arbo & Milieu.
Bedrijfsinformatie
(whitepaper)
Voor een heldere kijk binnen uw bedrijf
Inhoudsopgave:
Voorwoord.
Pagina 3
Inleiding.
Pagina 4
Hoofdstuk 1. Advies
Pagina 5
Adviezen Diversiteit
1.1 Pag. 5 1.2 Pag. 5
Hoofdstuk 2. Audits
Pagina 5
Definitie Tevredenheid onderzoeken Auditrapport
2.1 Pag. 5 2.2 Pag. 6 2.3 Pag. 6
Hoofdstuk 3. Administratie
Pagina 6
Administratieplicht Meten is weten Administratieve deskundigheid
3.1 Pag. 6 3.2 Pag. 6 3.3 Pag. 7
Hoofdstuk 4. Kwaliteit
Pagina 7
Het doel Maatwerk Onderscheid Organisatiemanagement
4.1 4.2 4.3 4.4
Pag. Pag. Pag. Pag.
7 7 8 8
Hoofdstuk 5. Arbo
Pagina 9
Arbo-wet Arbo subsidies Focus op Veiligheid
5.1 Pag. 9 5.2 Pag. 9 5.3 Pag. 9
Hoofdstuk 6. Milieu
Pagina 10
Milieuwet Milieusubsidies Vergunningen
6.1 Pag. 10 6.2 Pag. 10 6.3 Pag. 10
Nawoord.
Pagina
11
2
Voorwoord Geachte lezer, Voor u ligt een whitepaper wat in het Nederlands zoveel wil zeggen als een informatieblad. In het geval van bureau IN FOCUS handelt deze whitepaper over onze bedrijfsinformatie. Hiermee willen wij aan u inzichtelijk maken welke dienstverlening en producten bureau IN FOCUS u kan bieden. Daarnaast kan een whitepaper ook een technisch document zijn wat beschrijft hoe wet en regelgeving in elkaar steken. Whitepapers worden niet alleen gebruikt in het bedrijfsleven, maar zijn ook een gemeengoed in de politiek. Hierdoor heeft een whitepaper voor een bedrijf als bureau IN FOCUS een extra dimensie. Dit vanwege het feit dat onze dienstverlening bestaat uit advisering, begeleiding en ondersteuning bij normeisen en wettelijke bepalingen. Tot slot maakt het whitepaper van bureau IN FOCUS de diversiteit in dienstverlening en producten inzichtelijk welke zijn onder te brengen in de hoofdstukken Kwaliteit, Arbo & Milieu, oftewel het zogeheten vakgebied KAM. Mocht u naar het lezen van onze whitepaper nog vragen hebben, neemt u dan gerust contact met ons op. Met vriendelijke groet, bureau IN FOCUS
Johan Kleine Bedrijfsleider
3
Inleiding U kunt in de whitepaper van bureau IN FOCUS lezen welke dienstverlening en producten wij u kunnen aanbieden. Daarmee verkrijgt u een beeld van wie wij zijn en waarvoor wij staan. In deze inleiding willen wij aan u uiteenzetten wat onze drijfveer, passie en zienswijze is. De drijfveer achter bureau IN FOCUS is onze dagelijkse ervaring dat veel ondernemers, werkgevers en werknemers niet of nauwelijks op de hoogte zijn van hun rechten en plichten. Echter roept dit de veelgehoorde vraag op: “Hoe zou ik dat ook moeten weten wanneer ik hierop niet wordt geattendeerd?” Per slot van rekening is de Kamer van Koophandel op dit gebied alles behalve actief en is met de afschaffing van het middenstandsdiploma veel algemene kennis in het ondernemerschap verloren gegaan. Toch moet met name de werkgever in Nederland voor veel zaken zorg dragen waarvan zij zich nauwelijks bewust zijn. Onze drijfveer is om de rechten en plichten in het ondernemerschap op zo´n wijze uit te dragen dat daardoor kwalitatief, veilig en duurzaam kan worden ondernomen en waarbij klachten, onveilige situaties en onkosten nagenoeg worden voorkomen. De passie die de adviseurs van bureau IN FOCUS met elkaar delen is het interactief overbrengen van kennis. In het whitepaper van bureau IN FOCUS valt te lezen dat wij ons daarbij niet opstellen als een autoriteit maar als een sparringpartner. Interactief laat zich dan ook letterlijk vertalen als “in beide richtingen verlopend”. Kortom, u leert van ons en wij leren van u. Helaas ervaren wij nog te vaak dat ondernemers, werkgevers en werknemers ons benaderen wanneer het feitelijk te laat is. Dit kan zijn nadat een ontevreden klant diensten en/of producten elders is gaan halen. Het kan ook zijn na een arbeidsongeval welke is beboet door de Arbeidsinspectie of door een sanctierapport van de gemeente op nalatige uitvoering van milieubeleid. Maar hoe men het ook went of keert, wij hebben de zienswijze dat voorkomen beter is dan genezen. Kortom, leg de focus binnen uw organisatie op KAM en u zult ervaren welke voordelen er in de breedste zin van het ondernemerschap zijn te behalen.
4
Hoofdstuk 1. Advies 1.1 Adviezen De adviseurs van bureau IN FOCUS zijn uw sparringpartner in kwalitatief, veilig en duurzaam ondernemen. Daarbij dienen wij niet als een autoriteit, maar als een gelijkwaardig klankbord dat op basis van respect en vertrouwen met uw organisatie mee denkt en voelt. De adviezen die wij geven vinden veelal plaats op basis van een kwartaal of jaarlijks bezoek aan uw organisatie. De ondernemers die zijn gecertificeerd worden vanuit het systeem er toe aangezet met frequentie te refereren aan advies en ondersteuning. De ondernemers die daarentegen niet zijn gecertificeerd kunnen vanuit het zelfde kwaliteits-, veiligheids en milieubesef eveneens refereren aan advies en ondersteuning. Maar gecertificeerd of niet, iedere ondernemer komt vroeg of laat met een kwaliteit-, Arbo- en/of milieuvraagstuk te zitten waarop wij graag het antwoord geven. 1.2 Diversiteit De diversiteit van ons advies is groot. U kunt hierbij denken aan adviezen bij onderwerpen zoals de manier waarop een klant wordt aangeschreven met een brief, offerte, factuur of herinnering. Daarentegen kunt u ook specialistische zaken aan onze adviseurs voorleggen zoals een dispensatieregeling voor pensioen of juridische verhoudingen tussen werkgevers en werknemers. Maar ook bij vragen omtrent wettelijke bepalingen welke voortkomen uit de Arbeidsomstandighedenwet (Arbo-wet) voorzien wij u graag van advies. De adviseurs van bureau IN FOCUS adviseren op heldere en praktische wijze waarmee uw organisatie zijn voordeel kan doen. Wilt u weten waarin uw voordeel valt te behalen? Neem dan contact met ons op via www.bureauinfocus.nl
Hoofdstuk 2. Audits 2.1 Definitie De definitie van een audit is een interview en onderzoek om erachter te komen dat er op de juiste wijze wordt gehandeld zoals dat is overeengekomen, is beschreven of wordt vereist vanuit een systeem of de Arbo-wet. Binnen bureau IN FOCUS zijn gecertificeerd auditoren actief welke zijn onderlegt op het kwaliteitsmanagementsysteem ISO 9001 en de Arbomanagementsystemen Veiligheid Checklijst Aannemers (VCA) en de Veiligheid Checklijst Uitzendorganisaties (VCU). Echter hoeft een audit niet per definitie voort te komen uit een bestaand systeem. Zo voert bureau IN FOCUS ook interne (eerste partij) en externe (tweede partij) audits uit naar uw specifieke bedrijfsvoering, overeenkomsten en regelgeving. Daarnaast kunnen wij audits uitvoeren op arbeidsomstandigheden en veiligheid. Kortom, wij auditeren in de breedste zin van het woord waarin de concentratie ligt op de waarborging van klanttevredenheid (kwaliteit), veiligheid (Arbo-wet) en duurzaamheid (milieu).
5
2.2 Tevredenheid onderzoeken Zijn uw klanten tevreden over uw diensten en producten? Zijn uw werknemers tevreden en heerst er binnen uw organisatie een gemotiveerde werksfeer? Laat voor het antwoord op deze vragen eens een tevredenheid onderzoek uitvoeren. Hiermee krijgt u gevoelens, opinies en zienswijzen inzichtelijk die normaal gesproken niet naar u als ondernemer/werkgever zullen worden geventileerd. Uit onze praktijkervaring blijkt dat werknemers bij ontevredenheid beginnen te morren, maar zelden of nooit daadwerkelijk een dialoog aan gaan. Klanten daarentegen, zullen bij ontevredenheid eveneens niet snel het initiatief nemen om aan hun onvrede ruchtbaarheid te geven. Door echter tevredenheid onderzoeken te laten uitvoeren weet u precies wat er onder uw klanten en werknemers speelt en kunt u bij ontevredenheid vroegtijdig reageren en waarschijnlijk onkosten besparen. 2.3 Auditrapport In de auditrapporten van bureau IN FOCUS worden constateringen beschreven die tijdens de audits zijn gedaan. Daarnaast bevatten de auditrapporten ook adviezen om tot verbetering te komen. Dat u bij de uitvoering van verbetermaatregelen er niet alleen voor hoeft te staan mag voor wat betreft bureau IN FOCUS helder zijn.
Hoofdstuk 3. Administratie 3.1 Administratieplicht Iedere ondernemer in Nederland wordt geconfronteerd met administratieve verplichtingen. Dit zijn naast verplichtingen welke voortkomen uit de belastingwet ook verplichten uit de Arbo- en milieuwet. Daarnaast is iedere ondernemer in Nederland welke werk geeft wettelijk verplicht een aantoonbaar arbeidsomstandighedenbeleid te voeren. Dit geld niet alleen voor werknemers maar is ook van toepassing op onderaannemers, scholieren, stagelopers en uitzendkrachten. Dit heeft tot doel diegenen die werk tot zich nemen te beschermen tegen de arbeidsrisico´s van het werk wat zij ongeacht het dienstverband verrichten. Kortom, u heeft als ondernemer administratieplichten die wij graag voor u uitvoeren. 3.2 Meten is weten Veel ondernemers, met name in kleinere rechtsvormen binnen het Midden en Klein Bedrijf (MKB) ervaren administratieve handelingen als een papieren tijger. Met name wanneer het aankomt op administratieve verplichtingen welke voortkomen uit wettelijke bepalingen zien ondernemers het al vrij snel niet meer zitten. Doch behoeft uw administratie op het gebied van KAM geen papieren tijger te zijn. Sterker nog, procedures geven u inzichten waaraan u kunt afleiden of er ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd en/of wordt geleverd wat u bent overeengekomen met uw klanten. Bovendien kunt u met een helder beleid garant staan voor uw diensten en/of producten en werkt een beleid per saldo kostenverlagend. Daarnaast zal een deskundig omschreven en geïmplementeerd beleid u in een als maar toenemende claimcultuur beschermen tegen financiële en juridische aantijgingen.
6
3.3 Administratieve deskundigheid Veel ondernemers zijn in de veronderstelling dat zij aan hun administratieve verplichtingen voldoen met het inschakelen van een administratiekantoor. Ondanks het feit dat een accountant of boekhouder voor vele administratieve taken kan zorg dragen is en blijft diens deskundigheid datgene wat voortkomt uit de belastingwet. Het vakgebied KAM is echter dermate specialistisch en omvangrijk dat hieromtrent gerefereerd moet worden aan toegespitste deskundigen. Voor wat betreft het arbeidsomstandighedenbeleid is het in sommige gevallen zelfs Arbo-wettelijk verplicht te refereren aan deskundigen zoals bijvoorbeeld een veiligheidskundige. Op het gebied van kwaliteit is het eveneens raadzaam om te refereren aan deskundige ondersteuning. Hiermee zal binnen uw organisatie extern worden toegezien op de waarborging van kwaliteit. De adviseurs van bureau IN FOCUS zijn onderlegd in het vervaardigen van heldere beleidsstukken, overeenkomsten en procedures. Met de implementatie van een aantoonbaar arbeidsomstandighedenbeleid zal uw onderneming gestructureerd worden vanuit zowel Arbo-wettelijke bepalingen als de kwaliteitseisen van uw klanten. Bovendien is het uit handen geven van administratieve handelingen zo niet verplichtingen voor vele ondernemers rendabeler dan er zelf voor te moeten zorg dragen. Dit simpelweg vanuit tijdsperspectief welke ook moet worden gerekend als belastbare uren voor uw organisatie.
Hoofdstuk 4. Kwaliteit 4.1 Het doel Het woord en begrip 'kwaliteit' wordt tegenwoordig steeds meer gebruikt. Vaak zal in het bedrijfsleven achter het woord 'kwaliteit' een aanduiding worden geplaatst zoals borging, management of systeem. Hoewel iedereen hetzelfde woord 'kwaliteit' gebruikt is het maar de vraag of er ook iedereen hetzelfde mee bedoelt. Er zijn in de loop van de tijd veel definities aan het begrip 'kwaliteit' gegeven. Ook zijn er om kwaliteit te leveren een scala aan systemen ontwikkeld. Doch dienen bestaande systemen niet altijd het doel. Sterker nog, er moet voor worden gewaakt dat een systeem geen doel op zich wordt in plaats van een middel waarmee kwaliteit kan worden geleverd. De overweging tussen het al dan niet te werk gaan volgens een bestaand systeem moet volgens ons liggen bij het vraagstuk vooren nadelen in de zin van rendabel. 4.2 Maatwerk In kwaliteit kan feitelijk de keus worden gemaakt tussen een bestaand systeem of specifiek maatwerk waarmee in beide gevallen de klant moet worden gediend. De adviseurs van bureau IN FOCUS zijn in beide aspecten onderlegd. Dat wil zeggen dat wij enerzijds zijn getraind op het kwaliteitsmanagementsysteem ISO 9001 en daarnaast op basis van jarenlange praktijkervaring maatwerk bieden. Ongeacht de keus zullen wij altijd aansturen op heldere en praktijkgerichte procedures waarmee de specifieke wensen van uw klanten worden gewaarborgd.
7
4.3 Onderscheid Een andere maatstaaf van 'kwaliteit' is dat u zich als ondernemer onderscheid in de markt. Met andere woorden, wij trachten in samenspraak met u als ondernemer uw diensten en/of producten zo kwalitatief als mogelijk weg te zetten in de markt. Daarnaast kunnen service, punctualiteit, relatiebeheer en klanttevredenheid het wezenlijke verschil maken tussen uw onderneming en dat van uw collega/concurrenten. Onze adviseurs in 'kwaliteit' geven een no-nonsense advies waarmee u op eenvoudige en nuchtere wijze suggesties krijgt aangereikt tot verbetering. Mocht u zich willen onderscheiden of op zoek zijn naar verbeteringen, maak dan eens via www.bureauinfocus.nl een afspraak met één van onze adviseurs. 4.4 Organisatiemanagement Hoe Hoe Wat Wat
ver kijkt u voor uit? ontwikkelt de markt zich? is uw kracht? is uw zwakte?
Wezenlijke vragen die belangrijk zijn voor de continuïteit van uw onderneming, zoals er vele andere vragen belangrijk zijn. Vragen waar niet altijd bij stil wordt gestaan. De klant moet immers worden bediend, er moet omzet worden gemaakt, maar stelt u zich ook vaak genoeg de vragen: Hoe bind ik die klant nu werkelijk en hoe houd ik deze vast? Hoe belangrijk is deze klant voor mij? Wat is mijn toegevoegde waarde? Waarom is mijn klant tevreden of juist ontevreden? Omzet is de motor van uw onderneming, maar een motor is ook brandstof nodig. Winst stelt u in staat om bijvoorbeeld die investeringen te doen die noodzakelijk zijn om uw omzet te vergroten. Om hogere winst te genereren en te kunnen blijven investeren is het zaak om het kostenniveau en de kwaliteit van uw onderneming op een acceptabel niveau te houden. Wie helpt u dit te realiseren? Wat is de toegevoegde waarde van mijn personeel? Is mijn organisatie dusdanig ingericht dat elke persoon op de juiste plaats zit? Worden de kwaliteiten van mijn mensen optimaal benut? Wat als ik uitval, gaat mijn onderneming dan gewoon door, of staat alles stil? Indien u in staat bent o.a. bovenstaande vragen te stellen en te beantwoorden heeft u wellicht al een goed beeld van uw onderneming. Indien u ook nog in staat bent dit meetbaar te maken en de ontwikkeling te volgen, heeft u een goede basis waarop uw onderneming ingericht en aangestuurd kan en moet worden. Heeft u dit? Bureau IN FOCUS heeft de specifieke kennis en kunde om u met bovenstaande vragen te helpen en om hiaten in uw bedrijfsproces op te sporen, meetbaar te maken en te structureren om de continuïteit van uw onderneming te kunnen waarborgen. Wilt u weten waar uw focus ligt? Wilt u het juiste pad bewandelen? Neem via www.bureauinfocus.nl contact op met de adviseur in organisatiemanagement.
8
Hoofdstuk 5. Arbo 5.1 Arbo-wet In Nederland dienen arbeidsomstandigheden dusdanig te worden georganiseerd dat met de verrichting van arbeid redelijkerwijs geen risico´s mogen worden gelopen op ongevallen, beroepsziekten en Psycho Sociale Arbeidsbelastingen (PSA). Onder het zogeheten PSA worden agressies, geweld, intimidaties, pesterijen en stress gerekend, waarvan de oorzaak arbeid gerelateerd zijn. Sinds 1 januari 2007 bent u als zijnde werkgever wettelijk verplicht uw werknemers naast uw arbeidsrisico´s en beroepsziekten te beschermen tegen PSA. Deze bepalingen staan vermeld in de Arbo-wet en worden gehandhaafd door de Arbeidsinspectie. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Arbo-wet ligt primair bij de werkgever. De rol die de veiligheidskundige van bureau IN FOCUS kan spelen ligt hem voornamelijk in de vertaalslag van wettelijke bepalingen naar praktijkgerichte oplossingen. Daarnaast wordt met onze deskundige ondersteuning in een als maar toenemende claimcultuur de kans op arbeidsjuridische procedures nagenoeg uitgesloten. 5.2 Arbo subsidies Goede arbeidsomstandigheden zijn belangrijk, vandaar dat de overheid een aantal subsidieregelingen aanbiedt om organisaties te stimuleren bij een goed arbeidsomstandighedenbeleid. Hiervoor kunt u de adviseurs van bureau IN FOCUS raadplegen en de financiële mogelijkheden laten onderzoeken. Bent u in Arbo subsidies geïnteresseerd? Wilt u weten waar het rendement ligt voor uw organisatie? Neem gerust met onze adviseurs contact op via www.bureauinfocus.nl 5.3 Focus op Veiligheid Wanneer u als ondernemer uw verantwoording neemt ten aanzien van veilige arbeidsomstandigheden kunt u ervoor kiezen daarvoor een bestaand systeem te gebruiken. De Veiligheid Checklijst Aannemers (VCA) spreekt wellicht het meest tot de verbeelding. Echter heeft niet iedere ondernemer in het MKB een systeem zoals VCA nodig. Zeer zeker niet wanneer uw klanten en opdrachtgevers daarom niet specifiek vragen. Voor de ondernemer in het MKB die aan de Arbo-wet moet voldoen heeft bureau IN FOCUS het zorgbeleid “Focus op Veiligheid” ontwikkeld. Dit zorgbeleid is geconformeerd aan VCA* versie 2008/5.1 en beschermd u nagenoeg in een alsmaar toenemende claimcultuur tegen juridische aantijgingen en boetes. Het zorgbeleid draagt daarnaast het basisbeginsel van de Arbo-wet in zich waarmee uw organisatie de risico´s heeft geïnventariseerd van het werk wat ten uitvoer wordt aangeboden. De meerwaarde van “Focus op Veiligheid” is dat het direct valt te certificeren indien klanten en opdrachtgevers hierom mochten vragen. Zolang dit niet het geval is kan uw organisatie desalniettemin te werk gaan volgens de VCA-werkwijze zonder dat u daarvoor de certificatiekosten betaald. Kortom, met “Focus op Veiligheid” voldoet uw organisatie in de basis aan de Arbo-wet en kunt u zich zonder certificatiekosten conformeren aan de VCA-werkwijze.
9
Hoofdstuk 6. Milieu 6.1 Milieuwet In Nederland dienen arbeidsomstandigheden dusdanig te worden georganiseerd dat met het verrichten van arbeid geen schade mag worden berokkend aan het milieu. Om het milieu te beschermen tegen menselijke activiteiten is er een milieuwet waarin o.a. staat beschreven hoe er met gevaarlijke stoffen moet worden omgegaan. Eén van de verplichtingen die voortkomt uit de milieuwet is dat bij de aanschaf van gevaarlijke stoffen de Veiligheid Informatie Bladen (VIB) aanwezig behoren te zijn. De gemeente, waarin u onderneemt, is bevoegd om binnen uw organisatie inspecties uit te voeren op uw milieubeleid. De meeste gemeentes hebben hiervoor een afdeling “Toezicht en Handhaving”. Bureau IN FOCUS kan bij milieu inspecties welke arbeidsgerelateerd zijn voor u optreden als veiligheidskundige. Daarnaast zijn wij in staat een milieubeleid voor uw onderneming te ontwikkelen waarmee de kans op milieujuridische procedures aanzienlijk afnemen. 6.2 Milieusubsidies De adviseurs en veiligheidskundige van bureau IN FOCUS kunnen u naast een milieubeleid ook informeren over subsidiemogelijkheden welke van toepassing zijn op het duurzaam ondernemen. Met name waar het gaat om investeringen in milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen kan het interessant zijn om een milieusubsidie zoals de VAMIL aan te vragen. De VAMIL regeling maakt investeringen in milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen uit de milieulijst belastingtechnisch een stuk aantrekkelijker. Deze bedrijfsmiddelen kunnen willekeurig dan wel vrij worden afgeschreven waardoor een liquiditeits- en rentevoordeel ontstaat voor de ondernemer. Een andere regeling is de MIA waarmee u de mogelijkheid wordt geboden de fiscale winst te verlagen. U kunt tot 40 procent van het investeringsbedrag op milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen in mindering brengen op de fiscale winst. Het percentage van de aftrek is afhankelijk van de milieueffecten en de gangbaarheid van het bedrijfsmiddel. 6.3 Vergunningen Wie een fabriek wil neerzetten of een huis wil (ver)bouwen, heeft verschillende vergunningen nodig. De Rijksoverheid wil het zo makkelijk mogelijk maken deze aan te vragen. Dit scheelt ondernemers tijd en geld. De Rijksoverheid heeft daarom de vergunningen voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu samengevoegd in de omgevingsvergunning. Hiervoor is per 1 oktober 2010 de Wet Algemene Bepaling Omgevingsrecht (WABO) aangenomen. De adviseurs van bureau IN FOCUS zijn geoefend in het onderhouden van contacten met wethandhavende instellingen en organisaties. Kortom, voor al uw milieu-, vergunning- en beleidszaken bent u bij bureau IN FOCUS aan het juiste adres.
10
Nawoord Het vakgebied KAM omvat vele facetten uit het ondernemerschap. In de whitepaper van bureau IN FOCUS hebben wij getracht onze meerwaarde voor uw onderneming uiteen te zetten. Doch zijn wij niet in staat geweest om alle facetten van ons vakgebied te omschrijven, zo hebben wij onderwerpen als:
Arbeidshygiëne; Ergonomie; Re-integratie; Voorlichting en onderricht (toolboxen); Ziekteverzuim en begeleiding.
Nog niet aan u benoemd. Wij nodigen u dan ook uit om bij vragen contact met ons op te nemen en als u aangeeft in welk onderwerp u geïnteresseerd bent, Kwaliteit, Arbo of Milieu, dan zorgen wij ervoor dat u de juiste adviseur te spreken krijgt. Tot die tijd wensen wij u succes in het kwalitatief, veilig en duurzaam ondernemen.
11
