BUPATI PACITAN PERATURAN BUPATI PACITAN NOMOR 3 TAHUN 2010 TENTANG

BUPATI PACITAN PERATURAN BUPATI PACITAN NOMOR 3 TAHUN 2010 TENTANG • PETUNJUK OPERASIONAL UNIT LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) I KABUPATEN PACITAN i

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA i-

I Menimbang

a-

c.

MengiDgat

1. 2.

3.

5. i

6. E

7.

8.

BUPATI PACITAN bahwa dalam raogka meningkatkan efisiensi. efektifitas. transparansL, persamgan sehat dan akuntabilitas dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah perlu dilaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik; bahwa agar pengadaan barang / jasa secara elektronik pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) di K^upaten Pacitan berjalan dengan tertib dan lancar maka perlu mengatur petunjuk operasionalnya; Bahwa untuk melaksanakan maksud tersebut huruf a dan b. perlu menetapkan Petunjuk Operasional Unit Layanan Pengadaan Secara Elektromk (LPSE) Kabupaten Pacitan dalam suatu Peraturan. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1999 tentang Larangan Praktek Monopoli dan Persaingan Usaha Tidak Sehat; Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme; Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008; Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tcntang Informasi dan Transaksi Elektronik; Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah; Peraturan Presiden Nomor 106 Tahun 2007 tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah; Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2007; Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007;

Jalan Jaksa Agung Supnpto Nomor 8 PxciUn Kode Pot 63S12 ! Jaws Timar i Telp. (0357) 881032 Fax. (0357) 882472

9/ \ ' 10. i i Menetapkan

Peraturan Daerah Kabupaten Pacitan Nomor 7 Tahun 2006 tentang Pokok-Pokok Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Pacitan; ! Peraturan Daerah Kabupaten Pacitan Nomor 1 Tahun 2009 tentang Pengelolaan Barang Milik Daerah. MEMUTUSKAN

: PERATURAN BUPATI PACITAN TENTANG PETUNJUK OPERASIONAL UNIT LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) KABUPATEN PACITAN ;

BABI KETENTUANUMUM Fasal 1

•

I

'

Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan: 1. Daerah adalah Daerah Kabupaten Pacitan. 2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Kabupaten Pacitan. 3. Kepala Daerah adalah Bupati Pacitan. 4. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disebut SKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan. 5. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah selanjutnya disingkat LKPP adalah lembaga pemerintah yang mempunyai tugas untuk melakukan pengembangan. kebijakan di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah; 6. Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik (Elektronik Goverment Procurement / e-proc) adalah proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik dan berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (IPSE). 7. e-procurement adalah pengadaan barang/jasa pemerintah yang proses pelaksanaannya dilakukan dengan pelelangan umum secara terbuka, dalam rangka mendapatkan barang/jasa, dengan penawaran harganya dilakukan satu kali pada hari, tanggal, dan waktu yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan, untuk mencari harga yang terendah tanpa mengabaikan kualitas dan sasaran yang telah ditetapkan, dengan mempergunakan media elektronik yang berbasis pada web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi informasi dan komunikasi. 8. LPSE Pusat adalah unit kerja yang dibentuk oleh dan berada di bawah tanggung jawab Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, yang bertugas secara khusus imtuk mengelola dan mengembangkan sistem e-Procurement. 9. Unit Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Pacitan selanjutnya disebut LPSE Kabupaten Pacitan adalah unit yang melayani proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik dengan menggunakan sistem aplikasi LPSE Pusat 10. LPSE lain adalah LPSE di luar Pemerintah Kabupaten Pacitan. 11. Pengguna Anggaran selanjutnya disebut PA adalah pejabat pemegang kewenangan pengguna anggaran SKPD, sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, atau pejabat yang disamakan pada institusi Iain pengguna APBN/ABPD. 12. Kuasa Pengguna Anggaran selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang ditimjuk oleh Pengguna Anggaran atau ditetapkan oleh Kepala Dearah imtiik menggunakan anggaran SKPD. ' 13. Pejabat Pembuat Komitmen selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang diangkat oleh PA/KPA sebagai pemilik pekeijaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang / jasa. i

I

i I

! i

14. Unit Layanan Pengadaan selanjutnya disebut ULP adalah unit yang terdiri dari pegawaipegawai yang telah memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah yang bertugas menyelanggarakan seluruh pelayanan pengadaan barang/jasa dan mengkoordinasikan semua kegiatan penyelenggaraan pengadaan barang/jasa pada SKPD di Pemerintah Daerah atau unit kerja setingkat BUMD. 15. Kelompok Kerja ULP selanjutnya disebut Pokja ULP adalah tim yang terdiri dari pegawai-pegawai yang telah memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah ditetapkan oleh Koordinator ULP yang beitindak sebagai panitia pengadaan barang/jasa yang bertugas melaksanakan pemilihan penyedia barang / jasa baik secara manual maupim elektromk di dalam ULP. 16. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa. 17. Registrasi adalah proses pendaftaran penyedia barang/jasa untuk mendapatkan kode akses (user id dan password) kedalam sistem aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik. : 18. Verifikasi adalah proses penentuan kelayakan penyedia barang/jasa oleh LPSE melalui mekanisme konftol secara asas nyata dalam proses registrasi/pendaftaran calon penyedia barang/jasa yang meliputi persetujuanpassword dan penyampaian notifikasi persetujuan. 19. Pakta Integritas adalah surat perayataan yang ditandatangani oleh PPK/ Unit Layanan Pengadaan/Penyedia Barang/Jasa yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan, korupsi, kolusi dan nepotisme dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 20. Tanda Tangan Elektromk (identitas digital) adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan otentikast. 21. Dokumen Elektronik'adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan, dalam bentuk analog, digital, elektromagnelik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan / atau didengar melalui komputer atau sistem elektromk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. ' 22. User id adalah nama atau pengenal unik sebagai identitas dui yang digunakan untuk beroperasi di dalam suatu sistem elektronik. 23. Password adalah kumpulan karakter atau string yang digunakan oleh pengguna jaringan atau sebuah sistem operasi multiuser (banyak pengguna) untuk memverifikasi User id kepada sistem keamanan yang dimiliki oleh jaringan atau sistem tersebut 24. Kode Elektronik atau Hash Key adalah angka, huruf, simbol, karakter lainnya atau kombinasi diantaranya, yang merupakan kunci untuk melakukan enkripsi dan dekripsi dokumen pada suatu sistem elektronik. 25. Para pihak adalah semua pengguna yang menggunakan sistem e-Procurement. ; :

BABH TUJUAN

i

i

Fasal 2

Tujuan dibentuknya Unit LPSE adalah: a. untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi, persaingan sehat, dan akuntabilitas dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. b. untuk mengurangi potensi korupsi, kolusi dan nepotisme dengan cara meminimalisir tatap muka langsung antara para pihak dalam proses pengadaan.

i i i

' {

BABUI RUANGLINGKUP

1

Pasal3

i

(1) Pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik dilaksanakan secara bertahap. Pada awal implementasi di Tahun 2010 sebagai uji coba awal paket pengadaan yang dilaksanakan secara elektronik dipilih beberapa paket pekerjaan dengan nilai paket pekerjaan tidak dibatasi. (2) Peltdcsanaan pengadaan barang/jasa yang wajib dilakukan secara elektronik di tahun 2011 adalah pengadaan barang/jasa dengan nilai pagu anggaran sama dengan atau lebih. dari Rp. 600.000.000,- (enam ratus juta rupiah). Pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan nilai pagu anggaran dibawah Rp. 600.000.000,- (enam ratus juta rupiah) dapat dilakukan secara elektronik. ^ t

(3) Pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang wajib dilakukan secara elektronik di tahun 2012 dan seterusnya adalah pengatWi barang/jasa dengan nilai pagu anggaran sama dengan atau lebih dari Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah). Pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan nilai pagu anggaran dibawah Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta. rupiah) dapat dilakukan secara elektronik. I i

BABIV E T K A PENGADAAN

^

Fasal 4

(1) Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan e-Procurement wajib mentaati etika dan ketentuan peraturan penmdang-undangan di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah. (2) Di samping mematuhi etika sebagaimana dimaksud pada ayat I , PPK, ULP Kabupaten Pacitan, Penyedia barang/jasa, LPSE Kabupaten Pacitan dan pihak-pihak yang terkait dalam pengadaan barang / jasa secara elektromk wajib: a. Menjaga kerahasiaan dan mencegah penyalahgunaan kode akses yang terdiri dari User ID dan password; b. Menjaga kerahasiaan dan mencegah penyalahgunaan data dan informasi elektronik yang tidak diperuntukkan bagi umum. (3) Semua pengguna / pihak terkait dilarang: a. mengganggu dan/atau merusak sistem e-Procurement, b. mencuri informasi, memanipulasi data dan/atau berbuat curang dalam sistem eProcurement. j I BABV PARA PIHAK DALAM PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA SECARA ELEKTRONIK I

! I i

t

PasalS .

-

(1) Para pihak yang terlibat dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik, terdiri dari: i a. LPSE Pusat; i b. LPSE Kabupaten Pacitan; c. Pej abat Pembuat Komitmen ( PPK); d. ULP; dan | e. Penyedia Barang/Jasa; f f

S

i

— I .

I

^

i

J

1

(2) Ptua pihak atau semua pengguna LPSE terikat dengan pakta integritas dan peraturan penmdang-undangan yang berlaku tentang pengadaan barang/jasa pemerintah. BABVI UNIT LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) KABUPATEN PACITAN I

Bagian Pertama Pembentukan

i I

I i

Pasal 6

i

Unit Layanan Pengadaan Sistem Elektronik (LPSE) Kabupaten Pacitan ditetapkan dengan Keputusan Bupati j i

i

i

I

Bagian Kedua Susunan Organisasi LPSE Pasal 7

(1) Susunan Organisasi LPSE terdiri dari: a. Pembina; j b. Pengarah; I c. Penanggung jawab; d. Sekretariat; i e. Bidang Pelatihan dan Sosialisasi; f. Bidang Layanan Pengguna; g. Bidang Administrasi Sistem Informasi; dan h. Bidang Registrasi dan Verifikasi; i. Staf sekretariat \ (2) Persoml LPSE harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. Memiliki integritas moral, disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas; b. Memahami keseluruhan pekerjaan yang akan diadakan; c. Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas pengelola LPSE yang bersangkutan; ! d. Memahami prosedur sistem pengadaan barang/jasa secara elektronik. i

(3) Bagan susunan organisasi Bupati ini. |

LPSE sebagaimana tersebut dalam Lampiran I Peraturan

t !

Bagian Ketiga Rincian Tugas

I

Pasal 8

(1) Pembina mempunyai tugas: a. Membina dan memberikan kebijakan tentang pengadaan barang/jasa secara elektronik; I b. Membina dan memantaukinerj a LPSE. i

(2) Pengarah mempunyai tugas: a. Mengarahkan program kerja LPSE; b. Memberikan arah kebijakan untuk pelaksanaan kegiatan LPSE; c. Memantau dan mengevaluasi kegiatan LPSE. r

i !

i 1 t I

(3) Penanggungjawab mempunyai tugas: a. Bcrtanggungjawab terhadap kelangsungan sistem LPSE; b. Bertanggungj awab terhadap kelengkapan sarana prasarana LPSE; c. Memberikan arahan teknis terhadap pelaksanaan kegiatan LPSE; d. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan LPSE. I.

(4) Sekretariat mempunyai tugas: a. Menyusun program kerja LPSE b. Menyusun kegiatan pengelolaan pengadaan barang/jasa secara elektronik di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan; c. Menyusun jadwai sosialisasi dan pelatihan peng^laan barang/jasa secara elektronik di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan; d. Menyusun laporan kegiatan LPSE. (5) Bidang Pelatihan dan Sosialisasi terdiri dari para trainer mempunyai tugas: a. Memberikan pelatihan bagi Pengguna LPSE; b. Menjawab pertanyaan-pertanyaan terkait kebijakan dan proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik. (6) Bidang Layanan Pengguna terdiri dari para helpdesk mempunyai tugas: a. Memberikan layanan konsultasi mengenai proses pengadaan secara elektromk baik melalui internet, telepon maupun hadir langsung di LPSE; b. Membantu proses pendaftaran Pengguna LPSE; c. Menjawab pertanyaan tentang fasilitas dan fltur aplikasi LPSE; d. Menangani keluhan tentang pelayanan LPSE. k t

(7) Bidang Admimstrasi Sistem Informasi terdiri dari para administrator mempunyai tugas: a. Menyiapkan (set up) perangkat teknis sistem informasi (hardware); b. Memelihara server LPSE dan perangkat lainnya; c. Menangani permasalahan teknis sistem informasi yang terjadi; d. Memberikan informasi dan masukan kepada LPSE Pusat tentang kendala-kendala teknis yang terjadi di LPSE Kabupaten Pacitan; e. Melaksanakan instruksi teknis dari LPSE Pusat i

i

(S) Bidang Registrasi dan Verifikasi terdiri dari para veriflkator mempunyai tugas : a. Menangani pendaftaran Pengguna LPSE; b. Melakukan verifikasi seluruh informasi dan dokumen sebagai persyaratan pendaftaran Pengguna LPSE; c. Menyetujui dan menolak permohonan pendaftaran Pengguna LPSE berdasarkan basil verifikasi; ; d. Mengelola arsip dan dokumen Pengguna LPSE; e. Melakukan konfirmasi kepada Pengguna LPSE tentang persetujuan dan penolakan pendaftaran berdasarkan basil verifikasi; f. Menyampaikan informasi kepada Pengguna LPSE tentang kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan. (9) Staf sekretariat mempunyai tugas: a. Melaksanakan administrasi ketatausahaan dan urusan nimah tangga LPSE; b. Merawat dan menjaga aset LPSE. i >

i

i

I ; I

i

I

i Bagian Keempat Fengangkatan dan Pemberhentian Pelaksana LPSE ;

Pasal 9

(1) Sekretaris dan Anggota Bidang dalam LPSE diangkat dan diberhentikan oleh Bupati atas usul Kepala Bagian Administrasi Pembangunan dan Kepala Bagian Pengolah Data Elektronik sebagai Penanggungjawab LPSE. (2) Sekretaris LPSE wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. memiliki status sebagai Pegawai Negeri Sipil; b. memiliki pendidikan minimal Sarjana SI; c. memiliki kealifikasi teknis dan manajerial; d. memiliki integritas moral, disiplin dan tanggungjawab dalam melaksanakan tugas; e. memiliki pengalaman di bidang pengadaan barang / jasa; f. memiliki pengetahuan tentang teknologi informasi; g. memahami seluruh jenis pekerjaan yang menjadi tugas kesekretariatan. (3) Anggota Bidang Pelatihan dan Sosialisasi wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. memiliki integritas moral, disiplin dan tanggungjawab dalam melaksanakan tugas; b. memilikipengalamandibidangpengadaanbarang/jasa; c. memiliki pengetahuan tentang teknologi informasi; d. memiliki kemampuan memberikan pemahanan dan materi; e. memahami seluruh jenis pekerjaan yang menjadi tugasnya. (4) Anggota Bidang Layanan Pengguna wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. memiliki integritas moral, disiplin dan tanggungjawab dalam melaksanakan tugas; b. memiliki pengalanian di bidang pengadaan barang / jasa; c. memiliki pengetahuan tentang teknologi informasi; d. memiliki pengetahuan dan dasar Public Relation/Hamas; e. memahami seluruh jenis pekerjaan yang menjadi tugasnya. (5) Anggota Bidang Administrasi Sistem Infonnasi wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut: j a. memiliki integritas moral, disiplin dan tanggungjawab dalam melaksanakan tugas; b. memiliki pengetahuan dan kemampuan dalam aplikasi sistem teknologi informasi; c. memahami seluruh jenis pekerjaan yang menjadi tugasnya. (6) Anggota Bidang Registrasi dan Verifikasi wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. memiliki integritas moral, disiplin dan tanggungjawab dalam melaksanakan tugas; b. memiliki pengetahuan tentang pengadaan barang / jasa; c. memiliki pengetahuan tentang teknologi infonnasi; d. memahami seluruhjenis pekerjaan yang menjadi tugasnya. i

! I

Bagian Kelima Sekretariat LPSE

i

j

Pasal 10

I

(1) Sekretariat LPSE Kabupaten Pacitan berkedudukan Pembangunan Setda Kabupaten Pacitan;

di Bagian Admimstrasi

(2) Sekretariat berkedudukan sebagai unit pelaksana penunjang operasional pengadaan barang/jasa secara elektronik di lingkungan Pemerintah Daerah yang merupakan lembaga non struktural; ! i i t

}

(3) Sekretariat dipimpin \ oleh seorang sekretaris yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Administrasi Pembangunan Setda Kabupaten Pacitan. \ I

Pasal 11

(1) Sekretariat mempunyai fungsl: a. Koordinasi kegiatan pengadaan barang^asa secara elektromk di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan; b. Penyelenggaraan pengelolaan administrasi umum untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi LPSE; c. Penyelenggaraan hubungan keija di bidang admimstrasi dengan lembaga terkait; (2) Untuk melaksanakan iimgsi sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 diatas, Sekretariat mempimyai tugas: • a. melaksanakan koordinasi, pembinaan dan pengendalian terhadap program, kegiatan, administrasi dan sumber daya di lingkungan LPSE; b. menyusun program kegiatan pengelolaan pengadaan barang/jasa secara elektromk di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan; c. merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan monitoring kegiatan LPSE; d. melaksanakan ketatausahaan dan urusan rumah tangga; e. melaksanaan bimbingan teknis dan pelatihan/fra/nmg kepada PPK, Pokja ULP dan Penyedia Barang/Jasa untuk menguasai sistem pengadaan barang/jasa secara elektronik; ' f. sebagai media penyedia informasi dan konsultasi ( helpdesk ) yang melayani PPK, Pokja ULP dan Penyedia Barang/Jasa yang berkaitan dengan sistem pengadaan barang/jasa secara elektromk. g. melaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; h. melaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fimgsinya. f t

Bagian Keenam Karier dan Tunjangan Pasal 12

i

(1) Pcgawai Negeri yang diperbantukan di LPSE berhak mendapatkan jenjang karier struktural maupun fungsional sesuai peraturan yang berlaku; (2) Pejabat maupun pelaksanan LPSE berhak menerima tunjangan khusus / honor yang besaraya sesuai kemampuan Pemerintah Daerah dengan memperhatikan beban kerja. \ BAB V I I TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PENGGUNA LPSE ;

Pasal 13

Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mempimyai tugas dan tanggung j awab: a. b. c. d.

menyusun perencanaan pengadaan barang/jasa; menetapkan paket-paket pekeijaan yang akan dilaksanakan secara elektronik; menandatangani pakta integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik; • menetapkan dan mengesahkan dokumen pengadaan barang^asa secara elektronik; i

e. f. g. h.

menetapkan dan mengesahkan harga perldraan sendiri (HPS), jadwai, dan tata cara pelaksanaan yang disusun Pokja ULP; menetapkan dan mengesahkan hasil pengadaan yang dilakukan Pokja ULP, sesuai kewenangannya; ; menyiapkan, menandatangani dan melaksanakan perjanjian /kontrak dengan pihak penyedia barang/jasa;; mengendalikan pelaksanaan perjanjian /kontrak. r

Pasal 14

Pokja ULP mempunyai tugas dan tanggungjawab; a. b. c. d. e. f. g. h. i.

menyusun jadwai dan menetapkan cara pelaksanaan pengadaan; menyusun dan menyiapkan harga perkiraan sendiri (HPS) menyusun dan menyiapkan dokumen pengadaan berdasarkan acuan yang telah ditetapkan oleh Pengelola LPSE; mengumumkan pengadaan barang/jasa pemerintah di website pengadaan nasional; menilai kualifikasi penyedia barang/jasa; melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk; mengusulkan calon pemenang; membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada PA/KPA; menandatangani pakta integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa dimulai. \

Pasal 15

(1) Penyedia Barang/Jasa wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. mendaftarkan diri ke LPSE dan bersedia untuk dilakukan verifikasi oleh Verifikator LPSE atau yang'diberi kuasa, sebelum Penyedia Barang/Jasa diberi kode akses untuk menggunakan sistem pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik; b. memenuhi ketentuan peratiuan perunikuig-undangan dalam menjalankan usaha/kegiatan sebagai Penyedia Barang/Jas^q c. memiliki keahlian, pen^aman, kemampuan teknis dan manajerial untuk menyediakan barang/jasa; d. tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan atau direUi yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak sedang dalam menjalani hukuman; e. secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak; f. sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir, dibuktikan dengan melampirkan fotocopy bukti tanda terima penyampaikan Surat Pajak Tahunan (SPT) Pajak Penghasilan (PPh) tahun terakhir, dan fotocopy Surat Setoran Pajak (SSP) PPH Pasal 29; g. dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir pemah memperoleh pekerjaan menyediakan barang/jasa baik dilingkungan pemerintah maupun swasta termasuk pengalaman subkontrak, kecuali Penyedia Barang/Jasa yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun; h. memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan, dan fasilitas Iain yang diperlukan dalam pengadaan barang/jasa; i. tidak masuk dalain daftar hitam; j . memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan pos; k. menandatangani i pakta integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa dimulai. j

i

(2) Penyedia Barang/Jasa orang perseorangan harus memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat 1, kecuali huruf g. (3) Penyedia Barang/jasa wajib mengisi dan menandatangani formulir keikutseitaan dalam Sistem e-procurement i

I

i (4) Penyedia Barang/Jasa yang keikutseitaannya menimbulkan pertentangan kepentingan dilarang menjadi Penyedia Barang/ Jasa. ' BABVm MEKANISME DAN PROSEDUR PELAKSANAAN t

1

I I i

Bagian Pertama TaU Kerja Pasal 16

(1) Pengarah, Penanggungjawab, Sekretaris, trainer, helpdesk, administrator dan verifikator, dalam melaksanakan tugasnya wajib menerapkan prinsip-prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik secara veitikal mauptm horizontal dalam lingkungan masingmasing maupim antar satuan unit kerja dalam lingkungan Pemerintah Daerah; (2) Penanggungjawab LPSE wajib mengawasi, memimpin dan memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas persoml pelaksana LPSE di bawahnya dan bila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan penmdang-undangan yang berlaku; I

(3) Sekretaris LPSE mengkoordinasikan bidang-bidang dibawahnya dan wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk / aturan yang ada dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Admimstrasi Pembangunan selaku penanggungjawab IPSE dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya; (4) Personil yang duduk di masing-maslng bidang menyusun laporan pelaksanaan kegiatan masing-masing dan dilaporkan kepada sekretaris. f

j \

Bagian Kedua Persiapan Pengadaan

\

Pasall?

*

(1) Kepala SKPD / Unit Keija / Institusi Iain mendaftarkan paket pekerjaan yang akan dilelangkan secara elektronik dengan melampirkan keputusan penetapan PPK dan Pokja ULP; S i

(2) Paket pekerjaan yang didaftarkan sebagaimana dimaksud ayat 1 dijadwalkan oleh LPSE; j

(3) LPSE membuat user ID dan password untuk PPK dan Pokja ULP; (4) PPK dan Pokja ULP melaksanakan persiapan pengadaan barang/jasa. r i

i \ i

Bagian Ketiga Pelaksanaan Pengadaan

I

Pasal 18

(1)

Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektromk metode pemilihan penyedia barang/jasa yang digunakan adalah: a. metode e-procurement umum pascakualifikasi dengan 1 (satu) file; b. metode e-procurement umum prakualifikasi dengan 1 (satu) file;

(2)

Pengumuman lelang tampil di halaman depan dalam aplikasi LPSE;

i J

i i

t »

f

r (3)

Penyedia Barang/jasa mendaftar sebagai peserta pengadaan kepada Pokja ULP dengan sekaligus menyetujui pakta integritas;

(4)

Dokumen pengadaan diperoleh dengan cara di download oleh penyedia barang/jasa;

(5)

Penyedia barang/jasa menanyakan dokumen pengadaan yang tidak jelas dan pokja ULP menjawab pertanyaan atas dokumen yang tidak jelas;

(6)

Pokja ULP membuat addendum dokumen pengadaan apabila ada perubahan dan di upload oleh Pokja ULP sehingga dapat di download oleh penyedia barang / jasa; »

(7)

Penyedia barang/jasa mengirimkan dokumen penawaran dan kualifikasi dengan cara di upload; f f

(8)

Dokumen penawaran dari penyedia barang / jasa diperoleh dengan cara di download oleh Pokja ULP; j 1 • (9) Pokja ULP melakukan evaluasi admimstrasi, teknis, harga, kualifikasi dengan cara manual; j i (10) Pokja ULP membuat behta acara hasil pelelangan dan di upload; (11) Pokja ULP melakukan klarifikasi kewajaran harga; t

(12) Pokja ULP mengusulfcan calon pemenang kepada PPK untuk mendapatkan persetujuan; i (13) PPK melakukan persetujuan pemenang pengadaan; (14) PPK menjawab sanggahan dari penyedia barang/jasa; (15) Jawaban sanggah banding dari penyedia barang / jasa oleh Bupati dilakukan secara manual; (16) Surat Penunjukan Pengadaan barang / jasa dan Kontrak dilakukan secara manual; (17) Apabila dalain proses pengadaan secara elektromk mengalami gangguan secara teknis maka proses pengadaan dapat ditunda, dan tata kala diatur ulang dimulai dengan tahapan berikutnya atau mulai dari pengumuman pangadaan; (18) Apabila gangguan teknis tidak dapat dibenahi, maka pengadaan secara elektronik dinyatakan gagal dan dilakukan pengadaan secara konfensional / manual; (19) Mekanisme dan prosedur pelaksanaan e-procurement umum adalah sebagaimana tersebut dalam Lampiran I I Peraturan Bupati ini. Bagian Keempat Ketentuan Pertukaran Dokumen Elektronik t Pasal 19 !

(1) Proses e-procurement di LPSE Kabupaten Pacitan akan dilakukan melalui website www. Ipse.pacitan. go. id. (2) User ID dan Password seluruh pengguna IX'SE Kabupaten Pacitan merupakan representasi dari pengguna dan terasosiasi terhadap seluruh aktivitas dalam eprocurement umum; I *

!

i

i I I

(3) User ID dan Password yang dimaksud ayat 2 terasosiasi terhadap seluruh dokumen elektronik yang dikirim ke sistem e-procurement umum, sehingga diakui sebagai salah satu komponen yang mengesahkan dokumen tersebut; (4) Dokumen penawaran yang dikirim kepada Pokja ULP harus di enkripsi menggunakan Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO); (5) Dokumen penawaran sah diterima Pokja ULP apabila telah masuk ke dalam server LPSE dan file dapat dibaca oleh Pokja ULP. I Bagian Kelima Standar Sistem Pengadaan barang / jasa secara elektronik (e-procurement) ;

Pasal 20

(1) Sistem e-Procurement dikelola oleh LPSE; <

(2) Tata cara pelaksanaan sistem e-Procurement mengikuti ketentuan alur kerja sistem eProcurement yang dikembangkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa. Pemerintah. j i i \

Bagian Keenam Pusat Informasi LPSE

\

Pasal 21

Semua data dan informasi yang disimpan LPSE akan dilakukan hal-hal sebagai berikut: a. Diumumkan di website LPSE dan LPSE Pusat; b. Seluruh informasi sebagaimana dimaksud di atas, akan dihubimgkan ke pusat informasi pengadaan barang/jasa nasional yang disupervisi oleh LKPP. t

\

Bagian Ketujuh Biaya Operasional LPSE

\

Pasal 22

Semua biaya yang timbul dalam rangka pengelolaan LPSE dibebankan kepada Anggaran Pendapatan dmi Belanja Daerah Kabupaten Pacitan. ! i

Bagian Kedelapan Pengaduan

\

Pasal 23

Tatacara pengaduan pelaksanaan LPSE diatur sebagai berikut: a. Pengaduan dari masyarakat dan atau penyedia barang/jasa dapat dilakukan melalui fasilitas dalam sistem e-Procurement dan bisa diakses oleh pihak yang terkait; b. LPSE wajib meneniskan laporan pengaduan dari masyarakat dan atau penyedia barang/jasa kepada LPSE Pusat dan Tim Pengarah LPSE terkait. i

\

Bagian Kescmbilan Pelaporan

I

Fasal 24

i

•

•

LPSE wajib melaporkan kepada PA/KPA/PPK apabila ditemukan penyimpangan atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah dengan tembusan kepada Inspektur. z i

i

I

BAB IX KETENTUAN PERALIHAN Pasal 25

(1) Dengan ditanda tanganinya peraturan ini maka pada tahun 2010 untuk seluruh atau sebagian proses pengadaan barang / jasa di SKPD Kabupaten Pacitan harus menerapkan e-Procurement. (2) Untuk menjamin implementasi pelaksanaan e-Procurement, masing - masing pimpinan unit kerja / SKPD Kabupaten Pacitan dan/atau Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, dapat membuat tahapan pelaksanaan pengadaan paket yang akan menggunakan e-Procurement dengan menentukan batasan nilai paket, sehingga seluruh atau sebagian pengadaan paket di unit kerja / SKPD Kabupaten Pacitan tersebut menggunakan e-Procurement. J r

(3) Untuk pelaksanaan pembuatan tahapan-tahapan sebagaimana dimaksud pada ayat 2 masing masing pimpinan unit keija / SKPD harus melakukan koordinasi dengan LPSE. \ (4) Dalam melaksanakan fimgsinya terutama dalam pengelolaan sistem e-Procurement, LPSE dapat melakukan koor^nasi dan konsultasi dengan LPSE Iain dan LPSE Pusat serta dapat mengajukan saran perubahan-perubahan yang diperlukan untuk penyempumaan prosedur dan sistem e-Procurement. t

t

(5) Untuk mempercepat 1 implementasi sistem e-Procurement LPSE dapat menjalin keijasama dengan LPSE lain yang telah memiliki infiastruktur memadai dengan ikut serta dalam pemanfaatan infrastiuktur LPSE lain tersebut. t

!

BABX

I

KETENTUAN PENUTUP

j

Pasal 26

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkaa Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Pacitan.

\ ! i I I

t i

Ditetapkan di Pada tanggal

: Pacitan : - q - | - JCPIO

BUPATI PACITAN

(

E * I

i

i >

{

\I I

a SUJONO

1

: :

BAB IX KETENTUAN PERALIHAN

i

Pasal 25

(1) Dengan ditanda tanganinya peraturan ini maka pada tahun 2010 untuk seluruh atau sebagian proses pengadaan barang / jasa di SKPD Kabupaten Pacitan harus menerapkan e-Procurement. ; I (2) Untuk menjamin implementasi pelaksanaan e-Procurement, masing - masing pimpinan unit keija / SKPD Kabupaten Pacitan dan/atau Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, dapat membuat tahapan pelaksanaan pengadaan paket yang akan menggunakan e-Procurement dengan menentukan batasan nilai paket, sehingga seluruh atau sebagian pengadaan paket di unit keija / SKPD Kabupaten Pacitan tersebut menggunakan e-Procurement. (3) Untuk pelaksanaan pembuatan tahapan-tahapan sebagaimana dimaksud pada ayat 2 masing masing pimpinan unit keija / SKPD harus melakukan koordinasi dengan LPSE. (4) Dalam melaksanakan fungsmya terutama dalam pengelolaan sistem e-Procurement, LPSE dapat melakukan koordinasi dan konsultasi dengan LPSE lain dan LPSE Pusat serta dapat mengajukan saran perubahan-perubahan yang diperlukan imtuk penyempumaan prosedur dan sistem e-Procurement. (5) Untuk mempercepat implementasi sistem e-Procurement LPSE dapat menjalin keijasama dengan LPSE lain yang telah memiliki in&astruktur memadai dengan ikut serta dalam pemanfaatan infrastruktur LPSE lain tersebut. I

\

BAB X KETENTUAN PENUTUP

I

Pasal 26

I

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengctahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Pacitan. i

Ditetapkan di Pada tanggal

: Pacitan : 4 - 1 - 2010

BUPATI PACITAN Cap.ttd H . SUJONO Diundangkan di Pacitan Pada tanggal 4 - 1 - 2010 SEKRETARIS DAERAH

Pembina Utama Madya NIP. 19571017 198303 1 014 BERITA DAERAH KABUPATEN PACITAN TAHUN 2010 NOMOR 3

LAMPIRAN I

PERATURAN BUPATI PACITAN Nomor : 3 TAHUN 2010 Tanggal: ^ | - 2010

\ BAGAN SUSUNAN ORGANISASI LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) KABUPATEN PACITAN PEMBINA

PENGARAH

PENANGGUNGJAWAB

SEKRETARIAT

STAF SEKRETARIAT

i •

• •

BCD ANG PELATIHAN DAN SOSIAUSASI 1

I BIDANG LAYANAN ' PENGGUNA

•

BIDANG ADMINISTRASI SISTEM INFORMASI

BIDANG REGIDTBASI DAN VERIFIKASI

BUPATI PACITAN I -

H . SUJONO

LAMPIRAN n

:

\ i

PERATURAN BUPATI PACITAN Nomor : S TAHUN 2010 Tanggal: ^ | - 2010

i MEKANISME DAN P R O S E D U R PELAKSANAAN ;

E-PROCUREMENT

UNIT LAYANAN PENGADAAN S E C A R A E L E K T R O N I K KABUPATEN PACITAN I.

PENGGUNA S I S T E M Pengguna (user) Sistem adalah pihak-pihak yang menggunakan aplikasi pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik meliputi: 1.

Publik, adalah badan usaha atau perusahaan yang bermlnat untuk menjadi peserta lelang pengadaan barang/jasa.

2.

Pengelola L P S E , adalah pengelola sistem Informasi layanan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik, bertindak sebagai Certificate Authority (OA) dan Verifikator.

3.

Certificate Authority memberikan jaminan keamanan baik kepada penyedia barang/jasa maupun panitia pengadaan /unit layanan pengadaan. C A memberikan kepastian kepada penyedia barang/jasa bahwa dokumen penawaran yang dikirimkannya tidak dapat dibuka oleh panitia pengadaan /unit layanan pengadaan sebelum tanggal yang ditentukan.

4.

Verifikator, adalah pejabat yang bertugas untuk menangani pendaftaran publik menjadi rekanan.

5.

PPK, adalah pejabat yang diangkat oleh Kepala SKPD selaku PA sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. \

6.

Pokja ULP adalah t'm yang diangkat oleh PA/KPA untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa.

7.

Unit Layanan Pengadaan, adalah unit yang terdiri dari pegawai-pegawai yang telah memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah, yang dibentuk oleh PA yang bertugas secara khusus untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa di lingkungan Pemerintah Daerah.

8.

Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa.

( s II.

ALUR PROSES

|

Alur proses aplikasi pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik terbagi menjadi 3 (tiga) bagian besar, yaltu: 1.

Pendaftaran Penyedia barang/jasa;

2.

Persiapan pengadaan;

3.

Pelaksanaan pengadaan: a. metode e-procurement pengadaan barang/jasa pascakualifikasi dengan 1 (satu) fiie; \ b. metode e-procurement pengadaan barang/jasa prakualifikasi dengan 1 (satu) fiie; {

1. Pendaftaran dan Registrasi Penyedia barang/jasa; Untuk dapat mengikuti apikasi pengadaan barang/jasa pemerintain secara elektronik, terlebih dahulu badan usaha / perusahaan harus mendaftar untuk menjadi penyedia barang/jasa di L P S E sebagai vendor. Alur proses pendaftaran penyedia barang/jasa digambarkan dalam diagram berikut: Penyedia Barang/Jasa

L P S E (Verifikator)

Mulai

Mendaflar (Registrasi)

Download formulir ' pendaftaran i

Mengisi dan mencetak Formulir pendaftaran

Mengirim formulir ! pendaftaran dan ; berkas pendukung \

Verifikasi formulir pendaftaran dan berkas pendukung

Login

Certificate

Authority

L P S E (Verifikatoi)

Penyedia Barang/Jasa

Certificate

Authority

tidak

Mengirim notifikasi Tanda ditolak

Menerima notifikasi Tanda ditolak

(^elesarj)

i

Membuat user

Mengirim noUflkasI untuk download LPSE-c//enf

Download LPSE-c/enf

I

Install aplikasi LPSE-c//en(

I

Is! form dan klrlm

Menerima notifikasi Untuk perbaikan data | Update certiTikasl

Tidak Mengirim notifikasi Untuk perbaikan data Mengirim certificate Via email

• _

(^^esaT^

\

2. Persiapan Lelang Dalam

j

persipan

pengadaan

barang/jasa

pemerintah,

terdapat

kegiatan

pembentukan pokja ULP, pembuat paket pengadaan, dan pengumuman pengadaan kepada penyedia barang/jasa metalui aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik, Persiapan lelang melibatkan Pengelola L P S E sebagai Agency, PPK. dan Pokja ULP, Alur proses persiapan pengadaan digambarkan dalam diagram berikut:

!

3. Pelaksanaan Pelelangan Dalam proses pelelangan melibatkan Penyedia Barang/Jasa, Pokja ULP, dan i PPK. Alur prases pelelangan dibedakan sebagai berikut: 3.1. e - Lelang pengadaan barano/iasa pascakualifikasi denaan 1 fsatu) file Penyedia Barang/Jasa

Pokja ULP

PPK

Mendaftar lelang

T

Mengirim pertanyaan \ tentang dokumen lelang

Menjawab pertanyaan

Tidak Tidak

Tidak

Tidak Tidak Minta Persetujuan PPK Membuat addendum dokumen lelang Upload addendum dokumen lelang

L P S E (Verifikator)

Penyedia Barang/Jasa

Certificate

Authority

tidak

Mengirim notifikasi Tanda ditolak

Menerima notifikasi Tanda ditolak

I ^^^^^SelesaiJ^

j

Download LPSE-c/e/7f

Membuat user

I Mengirim notifikasi untuk download IPSE-client

Install aplikasi IPSE-client

Is! form dan kirim

1 Login

Menerima notinkasi j Untuk perbaikan data j Updafe certifikasi

Tidak Mengirim notifikasi Untuk perbaikan data Mengirim certificate Via email

T

^SelesaP^

i

'

Penyedia Barang/Jasa

Pokja ULP

PPK

B Upload dokumen Penawaran dan Mengirim kualifikasi

Pembukaan dokumen penawaran X SEvatuasl Biaya

Penayangan Hasil evaluasi biaya

W

i

BUPATI

Penyedia Barang/Jasa

I Menyerahkan data i otentik (manual)

Pokja U L P

Pembuktian kualifikasi caion pemenang pertama dst (manual)

PPK

¥• X Y

Tidak Gugur

Lulus?

a Usulan caion pemenang

T dak

Minta persetujuan Dari PPK

Menjawab Sanggahan Banding (manual)

Penandatanganan kontrak ^^^Seiesai^^^

Ya

Sanggahan Diterima?

3.2.

e-pfpcuremenf pengadaan barana/tasa prakualifikasi denaan 1 fsatu)

Penyedia Barang/Jasa

Pokja U L P

file

PPK

Mulai Login

I

Moncari Pengumuman i lelang S Mendaftar lelang

Download dokumen prakualifikasi Mengisi dokumen prakualifikasi Evaluasi prakuallRkasi

Upload dokumen prakualifikasi

idak dak: Minta persetujuan dari PPK

Pengumuman tiasil prakualifikasi

[3

i

Penyedia Barang/Jasa

Pokja U L P

PPK

ndak Menjawab sanggahan prakualifikasi

Mengirim sanggahan ; prakualifikasi , Download dokumen lelang

Upload dokumen lelang Tidak 4

I

Mengirim pertanyaan 1 tentang dokumen lelang

Menjawab pertanyaan

Tidak

idak Tidak

Tidak Tidak

Minta persetujuan PPK

Membuat addendum dokumen lelang £^ivn/oad addendum ] dokumen lelang dan I Upload dokumen 1 penawaran

Upload addendum dokumen lelang Pembukaan dokumen penawaran (administrasi, teknis dan harga)

I

BUPATI

Penyedia • Barang/Jasa

Pokja ULP

PPK

W Tidak

Mengirim sanggahan

Menjawab sanggahan

Ttdak

Menjawab sanggahan banding (manual)

J Ya

Membuat SPPBJ

Menyampaikan dokumen pendukung penawaran {hard copy)

Penandatanganan kontrak

Selesai

1

J i i

ffl. PROSEDUR PELAYANAN 1. PendaftaraD PPK/Pokja ULP a. Admin LPSE menerima salinan SK Penunjukan sebagai PPK/Pokja ULP dari Satkcr terkait ; b. Admin LPSE mendaftarkan pihak-pihak yang tersebut dalam SK Penunjukan sebagai PPK/ Pokja ULP untuk mendapatkan UserlD dan Password aplikasi e-Procurement. UserlD dan Password dapat dikirim melalui ema;7 jika diminta oleh pihak terkait t

2. Sosialisasi aplikasi LPSE. a. Sekretaris LPSE dapat melakukan sosialisasi aplikasi e-Procurement ke suatu satker, baik tanpa maupun dengan permohonan dari satker tersebut b. Dengan pertimbangan jumlah dan kemampuan persoml USE, Sekretaris U S E dapat meminta bantuan pembicara kepada LPSE Pusat dalam sosialisasi yang akan dilaksanakan. r 3. Pelatihan aplikasi LPSE. a. Sekretaris USE menerima permohonan dari calon pengguna untuk mengadakan pelatihan aplikasi e-Procurement. b. Sekretaris LPSE meminta trainer U S E untuk mempersiapkan segala sesuatu untuk mengadakan pelatihan sebagaimana dimohonkan oleh calon pengguna. c. Atas persetujuan Fenanggimgjawab USE, sekretaris U S E dapat meminta pendampingan dari trainer U S E Pusat j i 4. Umpan balik (error, request) terhadap aplikasi LPSE. a. Helpdesk menerima dan mencatat segala umpan balik dari pengguna aplikasi eProcurement. { b. Helpdesk melakukan klarifikasi kepada admin U S E agar dilakukan pengecekan teknis (aplikasi dan jmingan) apakah umpan balik tersebut masih dalam lingkup wewenang USE atau U S E Pusat c. Jika masih dalam lingkup wewenang U S E maka admin USE wajib segera melakukan perbaikan. ; d. Jika umpan balik masuk kedalam wewenang U S E Pusat, maka helpdesk segera menindak lanjutl menghubungi helpdesk LPSE Pusat. 5. Verifikasi dokumen penyedia. a. Calon penyedia datang ke U S E dengan membawa berkas: 1). Formulir Pendaftaran (harus sudah diisi); 2) . Formulir Keikutseitaan (harus sudah diisi); 3) . Dokumen penunjang, yang terdiri dari: a) Asli dan salinan KTP Direktur/Pemilik perusahaan/Pejabat yang berwenang di perusahaan; b) Asli dan salinan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Direktur/Pemilik perusahaan/ Pejabat yang berwenang di perusahaan; c) Asli dan salinan Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (IUJK)/Sertifikat Badan Usaha (SBU)/Ijin usaha sesuai bidang masing^; d) Asli dan salinan Akta pendirian perusahaan dan akta perubahan terakhir (bila ada). ! b. Berkas diatas oleh Penyedia dimasukkan ke dalam map yang berbeda, yaitu; 1) . Map Pertama, berisi Formulir Pendaftaran (harus sudah diisi), Formulir Keikutsertaan (harus sudah diisi). Salinan Dokumen Penunjang, Asli Surat Kuasa (jika yang menyerahkan selain pimpinan perusahaan); 2) . Map Kedua^ berisi Asli Dokumen Penunjang. I 1 T ( i

1 1

1 t

i•

i

c. Jika calon penyedia (pimpinan perusahaan) tidak dapat hadir maka calon penyedia dapat menunjuk orang lain (wdcil perusahaan/kuasanya) untuk melakukan proses verifikasi ke LPSE dengan disertai surat kuasa kepada orang lain tersebut (wakil perusahaan/kuasanya) untuk melakukan perbuatan hadir ke LPSE, membawa dan menunjukkan berkas sebagaimana disebutkan pada angka 1 kepada verifikator LPSE; d. Verifikator LPSE menerima Map Pertama dan Map Kedua dari calon penyedia / kuasanya, serta mencetak data registrasi (data identitas dan data perusahaan) yang telah dimasukkan kedalam website LPSE oleh calon penyedia; e. Verifikator memastikan dan memeriksa kelengkapan, validitas, kesesuaian berkas (Map Kesatu dan Map Kedua), sesuai tersebut pada angka 3. Verifikator LPSE memeriksa atau mencocokkan: 1) . Dokumen pemmjang asli dengan dokumen penunjang salinan; 2) . Formulir pendaftaran dengan dokumen pemmjang; 3) . Formulir keikutsertaan dengan dokumen penunjang; dan 4) . Data registrasi (data identitas dan data perusahaan) yang telah dimasukkan kedalam website LPSE oleh calon penyedia dengan dokumen penunjang; Dalam hal ini verifikator diharapkan dapat melakukan pengecekkan atas unsur^ kelayakan (eligibility) calon penyedia yang mencakup: - konsistensi data antar berkas dalam dokumen Penunjang terlampir; - kesesuaian format dan substansi serta keabsahan berkas penunjang; - kesesuaian terhadap ketentuan (baik ketentuan usaha maupun pengadaan) yang berlaku; - pengecekan I terhadap indikasi pemalsuan dokumen, penyimpangan ketentuan, persekongkolan, dan KKN. • f. Jika berkas (Map Kesatu dan Map Kedua) tidak lengkap dan/atau tidak valid dan/atau tidak sesuai maka verifikator LPSE wajib menghentikan proses verifikasi dan mengembalikan Map Kesatu dan Map Kedua kepada calon penyedia/kuasanya tersebut Cek Kelengkapan : Berkas telah sesuai yang dipersyaratkan. Cek Validitas | : Berkas masih dalam masa berl^jni. Cek Kesesuaian : Berkas nyata sesuai dengan data registrasi online g. Verifikator LPSE harus menjelaskan kepada calon penyedia/kuasanya mengenai ketidaklengkapan dan/atau tidak validnya dan/atau tidak sesuainya berkas tersebut, dan meminta calon penyedia untuk melengkapi dan/atau memperbaharui dan/atau menyesuaikan berlas dan/atau data registrasinya. h. Jika berkas yang diberikan oleh calon penyedia lengkap, valid dan sesuai, maka verifikator wajib segera memberikan persetujuan kepada penyedia tersebut dan mengembalikan Map Kedua serta Map Kesatu disimpan oleh verifikator LPSE untuk disimpan sebagai arsip; i.

Verifikator LPSE akan memberikan UserlD dan Password kepada penyedia jika berkas penyedia telah dinyatakan lengkap, valid dan sesuai;

j.

Dalam website LPSE verifikator LPSE melakukan proses persetujuan verifikasi dan pada saar itu juga website LPSE akan mengirimkan emai7 yang berisi UserlD dan Password kepada penyedia.

k. Verifikator LPSE wajib memberitahukan kepada penyedia bahwa UserlD dan Password telah dikirim melalui email dan meminta penyedia segera bahwa email tersebut telah diterima. i 1. Verifikator LPSE wajib memberitahukan kepada penyedia bahwa penyedia berkewajiban untuk selalu memperbaharui data identitas dan data perusahaan di dalam website LPSE bila terjadi perub^ian di kemudian hari. i t

i

Penanganan/Tindak Lanjut Pengad uan/Keluhan/Masukan (helpdesk) a. Pengaduan/keluhan/masukan dari pengguna pelayanan yang bCTkaitan dengan pelayanan LPSE dan aplikasi e-procurement di lingkungan LPSE disampaikan kepada Kepala LPSE. I b. Kepala LPSE mendelegasikan wewenang kepada staff Bagian Layanan Pengguna LPSE untuk menindak lanjuti pengaduan/keluhan/masukaa c. Staff Bagian ; Layanan Pengguna LPSE bescrta staff LPSE menindaklanjuti pengaduan/keluhan/masukaa d. Penyampaian pengaduan/keluhan/masukan dapat dilakukan sebagaimana tersebut dibawah ini beserta cara staff bagian layanan penguna memberikan tanggapan. 1) . Tahapan melalui e-ma// a) Masyarakat (Pengguna) dapat mengirimkan pertanyaan melalui email ke alamat ,»»..»Jjtmail) b) Staf Bagian Layanan Pengguna secara rutin akan membuka email. c). Proses menjawab pertanyaan, kritik dan saran yang dilakukan: i. Menjawab semua e-mail yang masuk untuk memberitahukan status pertanyaan yang telah diajukan oleh pengguna layanan; ii. Mencatat dan mendokumentasikan e-mail balasan yang telah dikirimkan sebagai balasan atas pertanyaan yang diajukan oleh pengguna layanan. d) Staff Bagian Layanan Pengguna melihat catatan/dokumen pertanyaan (FAQ) di website LPSE apakah pertanyaan serupa sudah ada atau betum, jika sudah ada dan sudah terjawab maka Helpdesk merujuk tanya jawab tersebut e) Jika didalam catatan/dokumen pertanyaan (FAQ) belum ada pertanyan serupa maka Staff Bagian Layanan Pengguna dapat menjawab pertanyaan tersebut f) Jika pertanyaan yang diajukan oleh pengguna layanan tidak dapat langsung dijawab maka hal yang dilakukan adalah: i. Memasukkan pertanyaan yang belum terjawab ke dalam status pending;, ii. Memasukkan pertanyaan dalam status pending ke daftar pertanyaan yang belum teijawab; iii. Menjawab e-mail yang masuk untuk memberitahukan bahwa status pertanyaan yang dikirim oleh pengguna layanan masih dalam proses pending, iv. Mencatat dan mendokumentasikan e-mail kc dalam folder dengan status pending. !

2) . Tahapan melalui telepon a) Masyarakat (pengguna) dapat mengirimkan pertanyaan melalui telepon ke nomor J . . (nomor telepon) b) Staff Bagian Layanan Pengguna akan mengangkat telepon dengan maksimal 3 kali deringan; c) Menyapa penelpon dengan salam pembuka "Selamat Pagi/Siang dengan Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik di sini ada yang bisa kami bantu? "; d) Menanyakan dan mencatat identitas penelpon dalam formulir dafia pertanyaan sekurang kurangnya memuat: 1. Nama; 2. Alamat 3. Nomor Telepon yg dapat dihubungi, e) Menanyakan keperluan dan mencatat pertanyaan penelepon. f) Staff Bagian Layanan Pengguna melihat catatan/dokumen pertanyaan (FAQ) di website LPSE apakah pertanyaan serupa sudah ada atau belum, jika sudah ada dan sudah terjawab m ^ s t ^ Bagian Layanan Pengguna merujuk tanya jawab tersebut; g) Jika didalam catatan/dokumen pertanyaan (FAQ) belum ada pertanyan serupa maka staff Bagian Layanan Pengguna dapat menjawab pertanyaan tersebut. h) Jika pertanyaan \idak dapat langsung dijaw^ maka staff Bagian Layanan Pengguna akan mengeskalasikan pertanyaan tersebut kepada bagian/penanggung jawab yang lebih berkompeten untuk menjawab. i) Hasil tanya jawab antara pengguna dengan bagian/penanggung jawab yang lebih berkompeten di catat oleh staff Bagian Layanan Pengguna pada FAQ website LPSE.

j ) Jika bagian/penanggung jawab yang lebih berkompeten untuk menjawab tidak dapat dihubungi maka s t ^ Bagian Layanan Pengguna akan mencatat pertanyaan tersebut; pada catatan/dokumen pertanyaan (FAQ), dan berjanji akan mengirimkan jawaban kepada pengguna LPSE tersebut melalui ema///telepon. 3). Tahapan untuk pengguna layanan yang datang langsung (walk-in user) a) Masyarakat (pengguna) datang ke kantor LPSE menuju ke Ruang/meja Bagian Layanan Pengguna (helpdesk), b) Staff Bagian Layanan Pengguna mencatat identitas pelapor, sekurang kurangnya: I . Nama; 2. Alamat 3. Nomor Telepon yg dapat dihubungi. c) Jika staff Bagian Layanan Pengguna dapat menjawab pertanyaan (permasalahan) maka akan dijawab. d) Jika pertanyaan (permasalahan) tidak dapat langsung dilayani oleh staff Bagian Layanan Pengguna maka pertanyaan (permasalahan) tersebut dieskalasikan kepada bagian/penanggung jawab yang lebih berkompeten. e) Staff Bagian Layanan Pengguna meminta Wakil dmi bagian/penanggung jawab yang bersangkutan untuk datang langsung kc ruang pcnerimaan tamu dan menyelesaikan sesuai dengan kapasitasnya; £) Jika pertanyaan (permasalahan) yang diajukan masih belum bisa diselesaikan juga, pengguna layanan dapat disarankan untuk meninggalkan kantor LPSE dan menjanjikan akan memberikan jawaban kemudian hari. e. Terhadap segala pertanyaan yang belum teijawab oleh Bagian Layanan Pengguna (helpdesk) dan/atau bagian/penanggung jawab yang lebih berkompeten di LPSE, maka helpdesk dapat menghubungi Bagian Layanan Pengguna (helpdesk) LPSE Pusat melalui

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Gedung Smesco LL 17, JI Gatot Subroto Kav 94 Jakarta -12780 Telepon: (021) 799 6033 / 976 05950 Faksimill: (Call) (021) 799 6033 ; Layanan SMS : 0818 158 003 ; Email: [email protected] • Website: http://www.lkpp.go.id 7. Monitoring lelang a. Staff LPSE mencatat informasi dan jadwai lelang dan segala perubahannya yang diumumkan di website LPSE oleh Pokja ULP. b. Untuk mencegah kealpaan terhadap jadwai lelang maka staff LPSE dapat mengingatkan secara lisan kepada Pokja ULP atas jadwai lelang yang telah dibuaL c. Pelaksanaan monitoring terhadap suatu lelang dilakukan sampai dengan lelang tersebut dinyatakan selesai/telah melalui tahap akhir dalam aplikasi e-procurement. d. Pencatatan atas pelaksanaan monitoring lelang disusun sedemikian rupa dan dilaporkan kepada LPSE Pusat 8. Pemeliharaan Perangkat Teknologi Informasi (TI) a. Staff LPSE bertanggung jawab untuk melakukan pemantauan, perbaikan terhadap kondisi perangkat T I : 1. Jaringan; : 2. Perangkat Lunak; dan 3. Perangkat Keras. b. Untuk keperluan pemeliharaan perangkat TI, staff LPSE dapat membuat jadwai rutin untuk keperluan tersebut c. Staff LPSE akan melakukan pemberitahuan kepada Pengguna terhadap kegiatan pemeliharaan dan/atau perbaikan perangkat IT minimal 3 (tiga) hari sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan. t

/ I

i

!

d

Pemberitahuan sebagaimana dimaksud dalam huruf b oleh Staff LPSE diletakkan di dalam website LPSE. e. Staff LPSE menampung dan mencatat keluhan dari Pengguna atas penggunaan aplikasi e-Procwement.; f. Segera setelah menerima keluhan sebagaimana dimaksud dalam huruf d, oleh Staff LPSE disampaikan kepada LPSE Pusat. g. Penyampaian keluhan kepada LPSE Pusat melalui sarana email ke alamat helpdcsklpsepusat(S)ikpp. poJd

BUPATI PACITAN

i

\

f

I t

\ i