2012-2017
Visie op de toekomst
BUDO GOUWELEEUW
Het Bestuur
SAMENVATTING – Deze notitie bevat een beknopt verslag van de toekomstverkenningen door het bestuur. Zij heeft gekeken naar wat was, is en wat zou kunnen worden. Het bestuur heeft, als hulpmiddel om een stip op de horizon te kunnen zetten, drie toekomstscenario’s geschetst in drie verschillende richtingen. Deze zijn bedoeld om in korte tijd samen met de leden te kunnen bepalen waar we met de vereniging naar toe willen. Het doel tot de ALV van 31 januari is om de richting te bepalen (oriënteren en inventariseren) en nog niet om dit precies in te vullen. Het proces van uitwerken en preciseren volgt na de besluitvorming over de richting op de ALV van 31 januari 2013.
Budo Gouweleeuw Willem Bilderdijkhof 165, Delft + 31 (0)6 – 83 6556 69
Leeswijzer Met deze leeswijzer wordt kort het proces tot nu toe geschetst van de totstandkoming van de toekomstvisie voor Budo Gouweleeuw. Tevens wordt weergegeven wat u vindt in deze toekomstvisie. In 2012 heeft het bestuur in een aantal bijeenkomsten zich georiënteerd op de toekomst van de vereniging. Daarbij vormden zich al snel 3 mogelijke scenario’s te weten: •
Krimp van de vereniging
•
Stationaire situatie
•
Groei zowel qua ledental, activiteiten, maatschappelijke rol, huisvesting en verenigingsleven
In deze rapportage heeft het bestuur het resultaat: Visie op de toekomst, op papier gezet. Het bestuur hecht sterk aan de mening van de leden over dit onderwerp. Om die reden is in december 2012 voorafgaand aan de oudejaarsreceptie gevraagd aan de toen aanwezige leden om mee te denken. Daartoe zijn 3 werkgroepen gevormd die hebben overlegd over de 3 belangrijkste thema’s die samenhangen met de toekomstvisie te weten: •
Maatschappelijke rol van de vereniging
•
Het verenigingsleven
•
De huisvesting.
In december 2012 en januari 2013 hebben de werkgroepen zich verder gebogen over deze thema’s en hebben zij hun bevindingen op papier gezet. Daartoe was een format beschikbaar. In de bijlagen 1, 2 en 3 van deze toekomstvisie is de bijdrage van de werkgroepen weergegeven. Van de bijdragen is een samenvattende Powerpoint presentatie gemaakt die ook op de ALV zal worden gepresenteerd door de voorzitter. Deze Powerpoint presentatie is opgenomen in bijlage 4. Op grond van de bijdragen van de werkgroepen constateert het bestuur dat die een aanvulling en versterking vormt van de toekomstvisie die het bestuur voor ogen staat. D.w.z. dat er draagvlak bestaat voor een groeimodel zoals in de visie weergegeven. Daarbij geldt dat de vervolgstappen ambitieus mogen zijn maar wel met realiteitszin. Tijdens de ALV van 31 januari 2013 zal het bestuur een voorstel doen voor het vervolg.
~2~
Budo Gouweleeuw Visie op de toekomst 1. Inleiding Budo Gouweleeuw is een vereniging waar judo en jiujitsu op vele verschillende niveaus wordt beoefend. De leden variëren in leeftijd van heel jong tot oud. Het merendeel van de leden is minderjarig en woonachtig in Delft en omgeving. De vereniging is drie jaar geleden ontstaan als voortzetting van judo Gouweleeuw. Judo Gouweleeuw was een judo- en jiujitsuschool die eigendom was van en geëxploiteerd werd door Joop van Bertie Gouweleeuw. De vereniging verkeert nog steeds in een transformatieproces van sportschool naar vereniging: van Judo naar Budo Gouweleeuw (BG). Toekomst Het bestuur heeft in 2012 veel tijd besteed aan de toekomst van onze nog jonge vereniging. Die toekomst kan alleen goed tegemoet worden getreden als de leden weten wat voor type vereniging zij willen. Het kiezen van een zogenaamd scenario (stip op de horizon) geeft een leidraad voor visievorming, strategievorming en voor organisatieverandering. Het geeft met andere woorden richting aan de toekomstplannen zoals bijvoorbeeld groei en ontwikkeling, lesaanbod, administratieve organisatie, huisvesting, verenigingszin, interne en externe communicatie, sponsoring en ledenwerving. Het bestuur is dit proces aangegaan door eerst haar eigen functioneren te verkennen. Dit bracht onderwerpen op tafel die, ongeacht het te verkiezen scenario, in het hier en nu opgepakt moeten worden (spoor 1). Dit zijn onderwerpen die alles te maken hebben met de dagelijkse bedrijfsvoering. Op de tweede plaats is zij gekomen tot een visie op toekomst die haar het meeste tot de verbeelding spreekt (spoor 2). Een visie die een brug slaat tussen verleden, heden en toekomst. Deze notitie begint met een eenvoudig verslag van het denkproces en de uitkomsten. Dit wordt gevolgd door een schets van de stappen tot aan het vaststellen van de breed gedragen toekomstvisie op de ALV van 31 januari 2013.
2. De eerste verkenningen Financiële Crisis Europa verkeert in een economische crisis. Wat de effecten hiervan op onze vereniging zullen zijn, ligt gedeeltelijk nog verscholen in de toekomst. Wanneer de crisis aanhoudt, dan zal dit wellicht invloed hebben op het aantal leden. Op dit moment is al merkbaar dat banken minder makkelijk kredieten verlenen. Voor onze vereniging zou dit kunnen betekenen dat het financieren van een eigen sportlocatie niet op basis van koop maar op basis van huur zal moeten. Dat betekent op zich niet dat een eigen locatie onmogelijk is, wel heeft dit invloed op de mogelijkheden om een eigen locatie te verwerven die voldoet aan al onze wensen en verwachtingen.
~3~
Er moet ook rekening worden gehouden met het feit dat de huisvestingskosten voor BG flink zullen stijgen, o.a. omdat de gemeente de huurprijs van de sportaccommodaties zal laten stijgen, de energiekosten hoger worden etc. Rol van de vrijwilligers In de lange periode Judo Gouweleeuw (JG) was de positie van de vrijwilligers anders dan nu. De drijvende kracht lag bij Joop en Bertie. Zij hadden de zeggenschap en de eindverantwoordelijkheid over alles en dus ook het te voeren beleid. Dit betekende dat de rol van de vrijwilligers aanvullend was op die van Joop en Bertie. Joop en Bertie waren er altijd, zij waren het rooster en de anderen sprongen bij, vielen soms in of ondersteunden tijdens de lessen, het coachen, de onderlinge wedstrijden of andere activiteiten. Voorafgaande aan het formele overname moment in 2010 is een verenigingsstructuur opgezet compleet met statuten, organigram, huishoudelijk reglement waarin formeel de rolverdeling is vastgelegd. Dit is slechts de formele organisatie op papier dat ook zijn beslag moet krijgen in de praktijk. Langzaam maar zeker zijn in de afgelopen 2 jaar de verantwoordelijkheden verschoven. Joop en Bertie traden geleidelijk, bijna onmerkbaar terug en zullen, op enig moment, volledig zijn teruggetreden. Op dat moment zal het huidige team van vrijwilligers klaar moeten staan om alle zaken zelf te regelen inclusief voldoende docenten om het rooster te garanderen. Die garantie is wel noodzakelijk voor de continuïteit van de vereniging De vereniging is en blijft afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Dat is op zich niets bijzonders, er zijn vele verenigingen waar dat zo is. Het is wel van belang dat er voldoende vrijwilligers zijn, en dat het bestuur regie kan voeren op het door de vereniging vastgestelde beleid. Wat gebeurt er wanneer de vereniging substantieel zou groeien? Kan het vrijwilligersteam dan meegroeien? Wordt de kwaliteit dan gegarandeerd? Etc. Eigen huisvesting Een eigen huisvesting is een wens van het bestuur. Het voordeel daarvan is dat de dojo te allen tijde beschikbaar is. Dat geeft extra flexibiliteit en de ruimte om naar eigen inzicht meer budoactiviteiten in te plannen. Ander groot voordeel is dat de mat altijd kan blijven liggen. Dat scheelt in de kosten van het leggen, maar heeft ook een positieve invloed op de levensduur van de mat. Het is de vraag of een eigen huisvesting kan worden gehuurd of gekocht. De leegstand in de particuliere vastgoedsector biedt kansen. Daarnaast kan wellicht een afspraak met de gemeente worden gemaakt over een gunstige prijsstelling bij aankoop en/of een borgstelling. In dat geval is belangrijk dat BG de gemeente ook iets te bieden heeft. Wellicht heeft de gemeente er belang bij om een locatie af te stoten. Een eigen huisvesting schept ook verplichtingen. De schaal van de vereniging en de continuïteit worden dan nog belangrijker. De verantwoordelijkheid voor het bestuur en de leden wordt daarmee ook groter. Vraag en aanbod De vereniging voorziet nu in Judo en jiujitsu activiteiten. Het is de vraag of er behoefte bestaat bij de huidige en potentiële leden om meer gerelateerde sporten aan te bieden. Te denken valt aan de lopende proef met Yoga, maar ook Aikido, G-judo, zelfverdediging voor kwetsbare groepen, fitness gerelateerd aan de budosporten. De overheid stuurt op gezonder leven en meer sporten. De realisatie wordt naar het lijkt overgelaten aan het maatschappelijk middenveld. De gemeenten hebben steeds minder geld en brengen verenigingen meer kosten in rekening. Dat is raar omdat verenigingen een deel van het overheidsbeleid helpen realiseren. Verwacht zou kunnen worden dat daar wat tegenover staat, dat verenigingen worden gefaciliteerd. Vraag is of BG in dat verband meer zou willen doen.
~4~
Ledental en verenigingsleven Het karakter van de vereniging is nu vooral dat van een Budo sportschool: het gros van de leden consumeert wat een klein deel van de leden produceert. Dit vloeit voort uit de ontstaansgeschiedenis van de vereniging. Over het algemeen onderneemt de vereniging niet heel veel activiteiten die een sterke binding tot gevolg hebben, anders dan de sport. Bij veel verenigingen is dat anders, bijv. middels een kantine. Daarnaast kan gedacht worden sport- en spelactiviteiten in en buiten de dojo zoals trainingstages, workshops, uitwisselingen, thema-avonden en wat dies meer zij. Daardoor ontstaat meer sociale context binnen een vereniging en dat heeft weer invloed op de inbreng van vrijwilligerswerk. Verder moet worden vastgesteld dat jonge leden van de vereniging in hun puber en of studentenfase afstand nemen van de vereniging en van de sport. Het is de vraag of het mogelijk en wenselijk is om die leden meer te binden en wat daar dan voor nodig is. Dit vergt allereerst nader onderzoek waarom jeugdleden in hun puberteit hun lidmaatschap opzeggen of als jongvolwassene rond hun 18 e levensjaar. De gemeente Delft kent vele studenten die niet langer thuis wonen, maar in Delft studeren en wonen. Een aantal van hen zal wellicht actief aan Judo en Jiujitsu hebben gedaan voordat zij naar Delft kwamen. Misschien kan onder studenten worden geworven voor nieuwe leden en/ of samenwerkingscontact worden gelegd (met de Delftse studenten Budovereniging Yoroshi). Bestuurskracht Naarmate de toekomstplannen meer worden gericht op groei, eigen huisvesting enzovoort, zal er ook meer energie en expertise moeten worden gestoken in het beheer van de vereniging. Dat geldt niet alleen voor een toekomstige situatie, maar ook voor het groeipad daar naartoe. D.w.z. dat de huidige en de toekomstige bestuursleden een groot commitment aangaan en ook verplichtingen naar de toekomst scheppen. Er dient een goede inschatting te worden gemaakt van wat de consequenties zullen worden voor het bestuur en besproken zal moeten worden of de eisen die aan het bestuur zullen worden gesteld wel realistisch zijn. Huidige situatieschets
Naar aanleiding van een sterkte/zwakte analyse is er een prioriteitenlijst gemaakt van activiteiten die op korte termijn moeten worden opgepakt. Deze (spoor 1) activiteiten zijn: • • • • • •
Vaststellen informatiebehoeften (wie moet over welke data beschikken, wanneer); Optimaliseren van de administratieve organisatie; Verbeteren beheer van de zaal en de middelen; Versterken van de interne communicatie; Leden meer betrekken bij hun vereniging; Verantwoordelijkheidstoedeling naar bestuursleden, taakverantwoordelijken en eventuele commissies volgens het organigram en functieprofielen.
Het betreft onderwerpen die nu direct om zorg en aandacht vragen. Dit is onder andere door het terugtreden van Joop en Bertie en toename van het aantal vaste vrijwilligers.
~5~
3. Hoe verder: samen de richting bepalen Spoor 2 Het bestuur heeft gemeend op basis van de verkenningen een drietal scenario’s te kunnen formuleren, te weten:
1. “Klein maar fijn” (Scenario krimp) Inkrimpen van de huidige situatie tot een kleine knusse “familie budovereniging” waar de beginselen van het judo en jiujitsu kunnen worden geleerd en waar op een recreatieve manier wordt gesport. Budoka’s met meer ambities worden door verwezen. De vereniging is primair op zichzelf gericht; het gezellig hebben onder elkaar staat voorop. Er is een kleine vaste kern van vrijwilligers die de vereniging draaiende houdt. Er wordt incidenteel een vrijblijvend beroep gedaan op leden/ ouders of verzorgers om handje toe te steken bij bepaalde activiteit of indien nodig. • Kleinere vereniging dus niet inzetten op ledenbehoud of groei • Minder aandacht voor wedstrijden (kan ook ergens anders) • Huisvesting zoals het is en kan zo nodig wat minder qua uren • Geen nieuwe activiteiten ontplooien • Geen aandacht voor maatschappelijke rol • Misschien wat meer verenigingsleven maar bescheiden van opzet en beperkt tot paar maal per jaar (d.a. een Nieuwjaarborrel, een sinterklaasfeest) • Een simpel bedrijfsvoeringmodel 2. “Doorgaan op de ingeslagen weg” (Scenario stationair)
Een brede budo vereniging waar leden, ouders en verzorgers in toenemende mate gevraagd worden op vrijwillige basis hun steentje bij te dragen aan het welvaren van de vereniging. Een vereniging die op termijn toegroeit naar eigen huisvesting (huur of koop), een vaste docentkorps, toename van het aantal vaste vrijwilligers en commissies om op en naast de mat een breed Budo-pakket, oog voor maatschappelijke functie, groeiend ledenaantal waarin alle leeftijden zijn vertegenwoordigd en een afspiegeling van de samenleving valt te onderkennen etc.. • Ten minste handhaving van het huidige ledental, indien mogelijk groei door werving of promotie op beperkte schaal en incidenteel • Aandacht voor zowel recreatieve budoka als competitieve budoka (via Haaglanden) • Huisvesting vergelijkbaar zoals nu, wel vaste locatie en het geleidelijk uitbreiden van de faciliteiten (d.a. kleine kantine, vaste mat) • Huidige clubactiviteiten continueren en daar waar mogelijk en gewenst uitbreiden. • De aandacht voor de maatschappelijke rol beperkt tot wat zich toevalligerwijs aandient. • Meer en gevarieerder verenigingsleven (behalve Nieuwjaarborrel, sinterklaasfeest ook speurtochten, bonte avonden, trainingskampen, uitwisselingen, etc.) • Handhaven huidige bedrijfsvoeringmodel
3. “Groei en bloei” (Scenario vooruit) Een vereniging die doelgericht en “professioneel” investeert in haar groei en ontwikkeling. Tegelijk ook een vereniging die blijft bij haar kern. Goed doen waar we aantoonbaar goed in zijn. Een vereniging die de weg volgt van de geleidelijkheid en herkenbaarheid. Zich versterkt op een verschillende punten door te investeren in opleidingen en trainingen van haar kader, zichzelf voorziet van de juiste hulpmiddelen, administratieve systemen, kennis vergaart bijv. over lesmethodieken en trainingschema’s. Professioneel in de zin dat het optimaal gebruik maakt van talenten die de vereniging heeft.
~6~
• • •
•
•
• •
Groei van de vereniging qua leden en qua betrokkenheid bij de vereniging van diezelfde leden. Eigen huisvesting (huur of koop), die ook meer mogelijkheden biedt voor nu en voor de toekomst. Stapsgewijs het aanbod verbreden, bijv. cursussen en trainingen “vallen voor sporters” en vallen voor ouderen, zelfverdedigingcursussen, tuimeljudo voor peuters, introductie van andere varianten van jiujitsu, aikido en andere budosporten. Versterken van onze positie in de stad en onze maatschappelijke rol. Nu de overheid zo bezuinigt zou je als vereniging meer kunnen doen op het vlak van zinvolle tijdsbesteding jongeren, maatschappelijke stages, gehandicapten sport en judo op scholen etc. Versterken van het verenigingsleven. Behalve het aanbod van één of meerdere uurtjes judo of jiujitsu plezier in de week en deelname aan judowedstrijden ook de mogelijkheid scheppen om na afloop van de training iets te drinken of te socialiseren. Behalve een kantinefaciliteit ook breed scala aan activiteiten voor ieder wat wils. Professionaliseren van de bedrijfsvoering (communicatie, financiën) Versterken van de vereniging binnen het judo (o.a. extra aandacht en faciliteiten voor wedstrijdjudo)
Deze scenario’s in grofweg drie richtingen (achteruit, stationair en vooruit) zijn allereerst bedoeld om het gedachteproces te ordenen en de discussie op gang te brengen. Het vervolg Het bestuur wil graag met belangstellende leden en haar vrijwilligers in het bijzonder deze scenario's verkennen om één van deze vervolgens uit te werken en begin volgend jaar ter besluitvorming voor te kunnen leggen aan de algemene ledenvergadering. Zodra tijdens de ALV bepaald is welke kant we op willen, als de spreekwoordelijke stip op de horizon is gezet, zal de visie verder worden uitgewerkt in een stappenplan en specifiek en concreet moeten worden gemaakt. De keuze voor een bepaalde visie is met andere woorden slechts een eerste stap op weg. Voorkeur bestuur Het bestuur gelooft in de kansen en mogelijkheden die voor ons liggen en heeft daarom zelf een voorkeur voor het optimale scenario 3 “Groei en bloei”. Tegelijkertijd is zij zich zeer bewust dat dit bepaalde verantwoordelijkheden en verplichtingen met zich meebrengt en staat open voor aanvullingen en verbetersuggesties. Een “groei en bloei” scenario is alleen haalbaar als dit brede steun geniet onder de leden en leden effectief bereid zijn om te helpen om dit in een aantal jaren tot stand te brengen. Tijdspad tot aan de volgende ALV Op de ALV van 15 november is een eerste voorzet gegeven voor de toekomstvisie van de vereniging. Zoals die avond uiteen is gezet, wil het bestuur de maanden december en januari gebruiken om m.b.v. kleine werkgroepjes in het kort te schetsen wat er leeft onder de leden over een drietal centrale thema’s: 1. Huisvestiging 2. Verenigingsleven 3. Maatschappelijke rol en positie Deze onderwerpen zijn ontegenzeggelijk op verschillende manieren met elkaar verbonden. Tegelijk vormen ze de rode draad bij alle toekomstige keuzes over wat willen we zijn/ worden? Daarom wordt willen we richting bepalen aan de hand van deze drie thema’s. Om het binnen de korte tijd tot aan de volgende ALV haalbaar te houden en het tegelijk laagdrempelig te houden, is het de bedoeling dat de werkgroepjes (denktanks) in 2 avonden per
~7~
thema tot een bruikbare schets komen volgens een vast format. Deze schetsen zal het bestuur vervolgens samenvoegen tot één toekomstvisie welke kan worden voorgelegd aan de ALV. Op (zowel) de laatste ALV (15 november jl.) als in de dagen erna hebben zich al verschillende leden en ouders aangemeld voor één van de werkgroepen om actief mee te denken over de toekomst. Op 16 december, tijdens het vrijwilligersuitje, worden de scenario’s en de centrale thema’s verder toegelicht en uitgediept. De werkgroepen zullen rondom deze datum worden samengesteld en een eerste keer bij elkaar te komen. Kort daarna zullen de werkgroepen een eerste keer bij elkaar komen. De schetsen moeten in de eerste helft van januari gereed zijn (uiterlijk 18 januari 2013 aanleveren) zodat het bestuur alle ideeën kan samenvoegen tot één gezamenlijke visie op de toekomst. Op 31 januari wordt tijdens de ALV verslag gedaan van deze inventarisatieronde en wordt deze toekomst voorgelegd aan alle leden. Na de ALV stelt het bestuur een stappenplan op om de aangegeven plannen te realiseren.
~8~
4. In het kort Het procesdoel fase 1 Met elkaar de richting/ visie voor de toekomst te bepalen. Door te oriënteren en te inventariseren wat we willen realiseren/ worden. Schetsen van zo breed mogelijk gedragen toekomstvisie. Het doel van de eerste fase is nog niet om de plannen in detail uit te werken, financieel te onderbouwing en in de tijd weg te zetten. Dit komt in de volgende fase aanbod. Middel Denktanks rondom 3-tal ruim op te vatten thema’s A. Huisvesting B. Maatschappelijke rol/ positie C. Verenigingsleven De rol van de denktanks is per thema het bestuur te adviseren over de te verkiezen visie/ richting m.b.v. de vragenlijst. Tijdspad 16 december 2012: 16 december tot 18 januari 2013: 18 januari 2013: 18 januari 2013 tot 31 januari 2013: 31 januari 2013:
benen op tafel sessie denktanks oriënteren en inventariseren uiterste aanleverdatum advies aan bestuur samenvoegen tot gezamenlijke visie op de toekomst toekomstvisie voorleggen aan de ALV
Fase 2 en verder Wanneer de ALV op 31 januari tot een besluit komt zal de toekomstvisie lopende het seizoen verder in detail worden uitgewerkt. Het bestuur zal hier in alle openheid opnieuw het voortouw in nemen en daar waar nodig en wenselijk de hulp en het advies inwinnen bij leden, vrijwilligers, ouders, opvoeders en andere betrokkenen bij de vereniging. De uitgewerkte plannen en begroting zullen andermaal worden voorgelegd aan de leden in een volgende ALV.
Het bestuur Delft, December 2012
~9~
Bijlage 1 Verslag werkgroep maatschappelijke rol Beschrijf en bespreek op de eerste avond/bijeenkomst globaal alle onderstaande punten. Vul dit op de tweede avond aan. Het plan hoeft niet volledig te zijn. Het gaat er om dat duidelijk de richting wordt aangegeven waar we ons op zouden moeten richten. Door: Maarten Verbaan, Peter van Mulbregt, Monique Tijdgat Welke verwachtingen heb jij van Budo Gouweleeuw? A. Per deelnemer voorafgaand aan de 1e avond invullen: Van welk type verenging wil je graag lid zijn? (Een lijstje met ongeveer 10 basisvragen. Dit zijn persoonlijke uitgangspunten die van pas komen bij het nadenken over de toekomst.) -
Hoeveel leden heeft jouw toekomstige vereniging? Peter: 50% groter (alleen budo, bij meer sport evenredig groter) Maarten: 800-1000 zeker 2 x zo groot Monique: 50% groter
-
Welke activiteiten worden er georganiseerd? Maarten: alle budosporten en aanverwanten activiteiten Peter: ruim aanbod van budosporten, fitness, bar/koffie Monique: judo kamp, in trainingen komt ook betekenis en geschiedenis judo aan bod.
-
Welke ambities heb jij in de sport? Maarten: op enthousiaste manier sporten, bewegen en deelnemen. Peter: idem Monique: goed worden in techniek controle krijgen
-
Hoeveel tijd wil je besteden aan de sport (per week)? Peter: 2 uur Maarten: 3-5 uur Monique: 2 uur
-
Welke faciliteit(en) en/ of activiteiten ontbreken nu binnen de vereniging? Peter: zaal is te klein/geen eigen zaal, fitness ruimte, geen sociale ruimte Maarten: blik naar buiten en samenwerking met anderen Monique: kantine, tribune met uitzicht op de mat, meer informatie over hoe activiteiten werken en hoe je kunt deelnemen.
-
Vind je het belangrijk dat zoveel mogelijk leden en ouders actief zijn binnen de vereniging? Maarten: Ja, belangrijk voor betrokkenheid Peter: niet zo veel mogelijk moeten deelnemen, maar uiteraard wel belangrijk. Moet geen doel op zich zijn. Monique: geen doel op zich, wel belangrijk en zeker stimuleren,
-
Hoeveel tijd wil je zelf besteden aan de vereniging? Maarten: 2 uur Peter: 1 uur, graag een vaste klus/activiteit Monique: meedoen met diverse activiteiten, geen vaste tijd per week.
~ 10 ~
B. Gezamenlijk invullen 1. Welke vereniging hebben jullie gezamenlijk voor ogen?
Ieder beschrijft zijn ideale vereniging en geeft aan wat hier vooral aantrekkelijk aan is. Besteed hier ongeveer 30 minuten aan. Hiermee begint de bijeenkomst. Ieder legt zijn/haar ideeën neer. Daarna discussie. Leg daarna de verschillen en overeenkomsten uit A. naast elkaar en kijk wat voor soort vereniging er naar voren komt. In welke vereniging voelen jullie je het meest thuis? Verschillen: - veel verschillende budosporten of juist kiezen voor een specialisme met varianten - maatschappelijke functie ja, maar wel een veilig omgeving blijven houden. Cultuur behouden. Kan dat samen met grote open vereniging? - baas in eigen tent, niet te veel toegeven aan vragen en werken vanuit een eigen filosofie, versus meer externe samenwerking en compromissen zoeken. Overeenkomsten: - Gouweleeuw is de Delftse aanbieder van budosporten zowel voor groepslessen als voor individuele trainingen. - naar buitengericht - eigen gezicht en eigen gebouw - sportruimte 7 x 24 uur beschikbaar - betaalde krachten is een optie als we daarmee bovenstaande kunnen waarmaken. 2. De nieuwe Budo Gouweleeuw vereniging beschrijven we als: Vat hier in enkele zinnen samen hoe de vereniging er wat jullie betreft uit ziet. Budo Gouweleeuw is de vereniging voor budosporten in Delft en directe omgeving. Zij heeft een gevestigde naam binnen de’ budosport’ en ook binnen het verenigingsleven en de gemeenschap Delft en omstreken. De vereniging is naar buiten gericht met open oog en oor voor ontwikkelingen in de samenleving waar zij vanuit haar filosofie een bijdrage aan kan leveren. Budo Gouweleeuw werkt waar mogelijk samen met andere verenigingen en de gemeente Delft. De activiteiten van de vereniging deelt zij graag met andere partijen/verenigingen en hebben een basis in haar filosofie en cultuur. 2. Welke maatschappelijke rol past bij jullie ideale vereniging? Denk daarbij zo breed mogelijk maar ga nog niet teveel in detail. -
Naar binnen gekeerd/ op zichzelf staand of juist niet? Uitsluitend betrekking hebbend op Budo of juist breder dan budo alleen Anders nl.
Onze ideale vereniging pakt die maatschappelijke rol waarin zij het meest effectief haar idealen kan uitdragen. Een bijkomend effect is dat zij hiermee haar naam en invloed versterkt waardoor nieuwe activiteiten mogelijk worden. De idealen van de vereniging, voortkomend uit de sport, hebben een centrale plek. Naar buiten gericht met open oog en oor voor de samenleving en werkt waar mogelijk samen met andere verenigingen en de gemeente Delft. Budo Gouweleeuw staat ook
~ 11 ~
open voor aan budosporten aanverwante activiteiten. Dit steeds vanuit of gerelateerd aam haar eigen filosofie. Budo Gouweleeuw staat open voor aanverwante activiteiten als deze logisch in het verlengde liggen en/of bijdragen aan het doel/de idealen van de vereniging. Zij maakt steeds een afgewogen keuze voor de soort activiteiten die zij zelf organiseert of waaraan zij deelneemt. 3. Waarom juist een bredere maatschappelijke rol of waarom juist niet?
Vat hier in enkele zinnen samen waarom wel/ waarom niet. Een vereniging is niet een kleine afgesloten gemeenschap. De vereniging en haar leden maken deel uit van de Delftse samenleving en is in de regio Delft de ‘link’ naar budosport. Aangezien Budo Gouweleeuw een vereniging is, heeft zij verantwoordelijkheid om haar zienswijze naar buiten te brengen. Zie ook doel vereniging in statuten: Beoefenen en bevorderen van de budosporten en voorts al hetgeen met een rechtstreeks en zijdelings verband of daartoe bevorderlijk kan zijn alles in de ruimste zin van het woord. Dat geldt niet alleen voor het technische karakter van de budosport maar ook voor het culturele en waarde aspect van de budosport. De vereniging: • • •
stimuleert de beoefening van budosport bij de vereniging; bevordert de budosport in het algemeen; stimuleert een positieve maatschappelijke inbreng.
Dit mes snijdt aan twee kanten. Enerzijds wordt van de budolessen een (indirect) positief effect op het maatschappelijk gedrag van de leden verwacht. Anderzijds kan een directe of indirecte maatschappelijke bijdrage ook het imago en de continuïteit van de vereniging (en daarmee de beoefening en bevordering van budosport) ten goede komen. 4. Wat zou de vereniging per scenario kunnen betekenen voor de wijken, scholen, doelgroepen en de stad?
Vat hier per scenario in enkele zinnen samen wat de betekenis zou kunnen zijn. Scenario krimp Bijdragen aan maatschappelijke activiteiten blijven, gedwongen door de beperkte organisatorische en financiële middelen, beperkt tot promotieactiviteiten voor de vereniging zelf. Geen promotie van budosport in het algemeen en geen activiteiten die direct op verbetering van de maatschappij zijn gericht. Scenario stationair De doelgroep blijft gelijk. Mensen uit Delft en directe omgeving die al familie op de vereniging hebben of aangetrokken worden door het karakter van de vereniging. Dat is een gevaarlijk scenario omdat het karakter tot voor kort door de les en historie van Joop werd bepaald. De kans dat een dergelijke continue drijvende kracht opnieuw opstaat kan gering geacht worden.
~ 12 ~
De vereniging zal incidenteel een bijdrage kunnen leveren aan maatschappelijke evenementen. Dit zal voornamelijk worden bepaald door de gedrevenheid van een enkel individu omdat het organisatorische en financiële draagvlak wellicht te mager is. Voor structurele inzet op scholen, bejaardentehuizen, wijkcentra e.d. ontbreekt het kader dat voor dergelijke langdurige afspraken nodig is. Er is te weinig bekendheid met het nut en effect van deze activiteiten op en voor de vereniging. Alleen als er voldoende leden hiervan overtuigd zijn en weten waartoe de acties een aanzet zijn zal er een bijdrage komen. Dit betekent eigenlijk al een stap naar het volgende scenario. Scenario vooruit Stapsgewijs stimuleren we Budosporten en aanverwante activiteiten in de ruimste zin des woords in Delft, op alle mogelijke locaties, gevraagd of ongevraagd. De vereniging streeft er naar om ook in maatschappelijke zin een voorbeeldfunctie te vervullen door probleempunten in samenwerking met anderen (organisaties, derden) op te pakken. Denk hier bijvoorbeeld aan: stageplaatsen voor werkzoekenden, recreatiefunctie voor de wijk, bewegen algemeen, e.d. Hierbij zal er steeds draagvlak en interesse moeten zijn vanuit de leden. Een sterke binding met de filosofie blijft uitgangspunt en hulpmiddel bij de keuze van activiteiten. De sterke band/cultuur heeft het voordeel dat de leden binnen hun netwerken delen van de filosofie zullen overbrengen als ambassadeur of superpromotor. 5. Uitgaande van een bredere maatschappelijke rol: wat willen we daarmee bereiken? Of met andere woorden wat moet daar tegenover staan?
Geef hier aan welk(e) doel(en) zouden willen bereikt hiermee en waarom. Denk aan: -
Weerbaardere ouderen en/ of vrouwen? Meer leden Minder letsel door valtrainingen voor o.a. ouderen of andere groepen Naamsbekendheid Respect en discipline Bestrijding vetzucht Zelfvertrouwen Goodwill van de gemeente
Uitdragen van de idealen van de vereniging. Dit doen we door verschillende budosporten en bijpassende activiteiten aan te bieden of (mede) te organiseren. Mede door de maatschappelijke rol krijgen we naamsbekendheid. Dit levert middelen op voor het aanbieden van de gewenste budosport(activiteiten). Voor de vereniging levert een bredere maatschappelijke rol op: - Naambekendheid, - Uitdragen van filosofie - Inkomsten door te voorzien in budo-gerelateerde vraag van specifieke groepen. - Meerwaarde voor leden. Je doet niet, zo maar wat aan judo, maar bent lid van Budo Gouweleeuw, een vereniging met een duidelijk visie, hart voor de sport en bijdrage aan de samenleving. - Bevorderen van de budosporten in de meest ruime zin van het woord - Uitdragen van de culturele en waarde aspecten van de budosport . Meer inhoud geven aan respect discipline vanuit de budosport. Vergroten van de
~ 13 ~
-
weerbaarheid/zelfvertrouwen van lichaam en geest in ruime zin van het woord. Bijdragen aan maatschappelijke en individuele veiligheid, sociale verbanden en levenslust. Enthousiasme verspreiden om bezig te zijn met lijf en leden. Inspelen op meer en beter bewegen.
Vervolg -
Iedere denktank beschrijf zijn onderwerp zoals jullie dat hierboven ook hebben gedaan. Jullie ideeën delen we met de andere leden door aandacht te vragen aan bezoekers van de dojo. Bord met de ‘plannen op papier’ en directe en korte enquête vragen die de leden ter plekke kunnen beantwoorden. Vanaf half januari legt het bestuur de plannen op een rij. Zij presenteert dit tijdens de ALV. Er komt een stemming over de richting waarop we willen gaan. Bestuur maakt een stappenplan om aangegeven plannen te realiseren. Bestuur betrekt de nodige leden. Stappen, besluiten en ontwikkelingen zijn te volgen via de site.
~ 14 ~
Bijlage 2 Verslag werkgroep verenigingsleven Werkgroep leden: Wendela Paagman, Judith Sassen, Michel Brakel, Pieter Boersma, Evelien Stobbe, Peter de Klein, Willem Haket, David Koh, Bas Arendse Advies Scenario 2,5: De groep geeft argumenten die zowel vallen onder scenario 2: “Doorgaan op de ingeslagen weg” als scenario 3: “Groei en bloei” Het laatste scenario is voor de meeste leden nog een “brug te ver” en nog niet realistisch omdat er vanuit de basis moet worden gewerkt om vooruitgang te boeken. (motto: “Reële ambitie met behoud van identiteit”) We willen vasthouden aan het boegbeeld van de vereniging "Joop Gouweleeuw" waar we trots op zijn. We zijn zowel trots op de "toppers" vanuit de wedstrijdresultaten maar ook op de "tobbers" die meer recreatief sporten. Zij maken samen met onze trainers, coaches en alle vrijwilligers onze vereniging. Een vereniging die gastvrij is, waar de klant koning is en waar men zich ook van jong tot oud thuis voelt met behoud van de eigen identiteit. Waarbij het is streven om de toppers binnen de eigen club op te leiden en te behouden. Groei kan bijdragen aan: 1. meer middelen voor huisvesting waar ruimte is voor gezelligheid met een drankje (een eigen huisvesting geeft extra mogelijkheden onze identiteit en trots uit te dragen en verkleind onzinnige werkzaamheden als het leggen en verwijderen van de "tatami" die daardoor onnodig slijt) 2. meer trainers (kans op eigen trainers "opkweek" vergroten) 3. meer andere Budo sporten naast judo en jiujitsu 4. meer activiteiten voor het sociale karakter en om mensen te binden aan de club 5. vasthouden van de pubers binnen de club. (retentie beleid) Budo Gouweleeuw moet het niet zo zoeken in het samengaan/samenwerken met allerlei andere vechtsport verenigingen om maar te komen tot een voldoende aantal om een eigen locatie te kunnen hebben. Voorwaarde is dat de basis goed is voordat er samenwerkingen worden gezocht met andere verenigingen met betrekking tot de huisvesting. Tevens hebben we geconstateerd dat de overgang van een judoschool naar een budo vereniging niet eenvoudig is. Het goede van de bijeenkomsten was dat er ook ruimte c.q. behoefte was om diverse frustraties over de bestuursbesluitvorming en transparantie daarvan maar ook verbetermogelijkheden uit te spreken. Het beter scheiden van de bestuur rol en de dagelijkse invulling van de operationele activiteiten is als aandachtspunt genoemd. Verder willen we aanbevelen dat de stem van de vrijwillige trainers veel beter wordt meegenomen in het bestuur. Deze groep en het plezier dat deze groep heeft in hun vrijwillige bijdrage zijn van levensbelang voor de continuïteit en de identiteit. Identiteit en strategie: Groei van de vereniging is geen doel op zichzelf maar moet het mogelijk maken onze vereniging en het verenigingsleven te versterken qua continuïteit. We willen ons nog beter positioneren in Delft en de regio maar vinden het heel belangrijk om niet onze "identiteit te verliezen". Het risico bestaat immers dat door groei de sfeer onpersoonlijker wordt. Voor het verenigingsleven en de identiteit van onze vereniging spelen waarden als respect voor elkaar, het didactisch vermogen van onze trainers voor de judoka's in ontwikkeling en de onderlinge waardering (elkaar kennen). De "ouderwetse" knusheid die we als leden ervaren willen we daarbij in stand houden.
~ 15 ~
Vrijwilligers: We kunnen beter inspelen op toegevoegde waarde van oud-leden. Ook als zij niet meer actief zijn als judoka of jiutsuka kunnen zij wellicht een andere toegevoegde "vrijwillige" waarde leveren voor onze vereniging. Juist het optimaal faciliteren van de trainers en het meenemen van hun wensen en ervaringen kan onze vereniging verder verbeteren. De aanbeveling is om met wederzijds respect, in een constructieve opstelling, goed stil te staan bij mogelijk verbeteringen en waar nodig onze statuten te verbeteren. Dit is van groot belang. Er is best vaak hulp (van ouders) op de mat. Leden willen ook docent worden. De receptie werkt nu goed en prettig (alleen zou een betere verdeling van belasting wel zo prettig zijn). Maatschappelijke stages kunnen geboden worden aan de jeugd waardoor er meteen extra hulp is. Hiernaast is het voor de jeugd leuk als tieners helpen bij de trainingen en coachen zoals Nikki, Boyd, Levi, Kris, etc. Als je met name kijkt naar de ouders van de wedstrijd-judoka’s, kun je eigenlijk al stellen dat dit een voorbeeld-groep is qua (actieve) betrokkenheid van ouders bij de club. Dan heb je ook nog 'losse' ouders die meehelpen met het maken/repareren van de karren en zo! En als je dan het grote aantal bedenkt die wil meedenken over de toekomst van de vereniging dan zitten we nog niet eens zo fout qua actieve leden. Een van de ideeën is om bij binnenkomst van een lid (en ouder) te inventariseren waar een lid goed in is (voorbeelden assisteren bij de judo les, financiën of klussen) De vraag is ook in welke mate je dit verplicht kan stellen wat bij sommige verenigingen wel het geval is (bijv. verplichte bardienst) Zie ook deze link van de judo bond Nederland: http://www.jbn.nl/verenigingsadvisering/clubbeleid+cluborganisatie/DU5933_Werving+vrijwilli gers.aspx Kortom, meer actieve leden bij de club is een mooi streven, maar we zouden ook zeker willen pleiten bijna nog meer aandacht te willen uitgaan om de bestaande actieve leden in hun actieve opstelling en betrokkenheid te behouden. Kortom, werken vanuit de basis en dan in stapjes groeien. Docententeam: Behouden van het judo & jiujitsu docententeam en koesteren. De vereniging is hier extra kwetsbaar indien er trainers uitvallen. Trainers dienen extra gefaciliteerd te worden in middelen, opleidingen en onkosten vergoedingen (vastleggen in het huishoudelijk reglement). De Haaglanden samenwerking is goed, wedstrijd judoka's hebben hier veel plezier en motivatie van. De wens is er in de groep om ergens in de toekomst, indien groot genoeg, op eigen benen te staan om de eigen identiteit van Budo Gouweleeuw te behouden. Communicatie en besluitvorming: Als belangrijke randvoorwaarde voor het hebben en uitdragen van onze gewenste identiteit en een goede verenigingsspirit is het respect voor elkaar maar ook de onderlinge communicatie als belangrijke factor genoemd. Elkaar aanspreken op gedrag en een open transparante communicatie tussen bestuur en leden is daarbij van groot belang. Dit wordt nu vaak niet zo ervaren. Besluitvorming, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden moeten voor leden in de verschillende rollen duidelijk zijn. We streven ernaar om het steeds beter te doen, plezier te hebben in onze vrijwillige bijdragen hoe groot of hoe klein ook. Meningsverschillen worden
~ 16 ~
met respect voor elkaar constructief aangepakt en opgelost in het belang van de vereniging en de geest van onze verenigingsidentiteit. De organisatie van communicatie moet snel verbeteren. De aanbeveling is om hierin de ervaring van de actieve vrijwilligers en trainers mee te nemen. (Bijv. vragen van leden kunnen schriftelijk worden gesteld en deze worden ook schriftelijk beantwoord. Indien een vraag wordt gesteld binnen x termijn (Richtlijn JBN = 1 week) antwoord geven. De afwikkeling is adequaat, binnen een bepaalde tijd en transparant , bijv. na te lezen in een logboek op de vereniging of via de website). Nb: richtlijn in het huishoudelijk reglement. Verder als aanvulling: het communicatie plan (wie, wat, wanneer communiceert vanuit bestuur en vereniging) en anti pest protocol moeten een onderdeel zijn van het Budo Gouweleeuw beleidsplan. Een ideeënbus voor activiteiten en suggesties van leden/ouders. Hiernaast duidelijke aanspreekpunten en mailadressen. Heldere communicatie en gericht voor bepaalde activiteiten hulp vragen. De resultaten van de enquête 2012 communiceren. Huisvesting: Vanuit de taakstelling van de werkgroep 'verenigingsleven' staat hoog op het lijstje dat we een ruimte willen waar we naast de les kunnen samenkomen en kletsen, zodat dit op die manier bijdraagt tot een groter saamhorigheidsgevoel van de leden. (Dit wordt al opgepakt door de werkgroep huisvesting, David Tiemens, Alex van Oosten etc.) Sponsors/reclame/werving: Sponsors zoeken (leden en bedrijven) en meer reclame maken zoals de Delftdag. Het samenstellen van sponsorpakketten. (vb. Kleding sponsor Wedstrijdgroep of het aanschaffen van oefenmateriaal voor de recreanten groep.) Hiernaast zijn er wellicht mogelijkheden om deel te nemen aan rots en water trainingen. (http://www.rotsenwater.nl) Acties opzetten zoals ‘bring in a friend’. (bijv. Klasgenootjes meenemen naar de training) De Brede School Delft & Budo Gouweleeuw zou een van de beste uithangborden kunnen worden voor onze vereniging. Hiervoor moet mogelijk wel weer worden geïnvesteerd in een extra leskracht. Het voorbeeld bij Rugby club Delft was dat zij een Sportstudent gedurende 6 weken hadden ingezet voor de begeleiding. (http://www.bredeschool-delft.nl) Activiteiten: Voorstellen voor activiteiten zijn: • Strandloop / fitness / yoga/ bootcamp/ spinning • Evenementen Sinterklaas, Kerst, Sponsoring Alpe d'HuZes • Filmavond (al opgezet door Marga & Rob) • Judo informatieavond • Onderlinge wedstrijden (mogelijk uit te breiden naar “Open Gouweleew toernooi”) • Breakdance avond • Alumni/Reünisten judo dag • Ninja nacht (nu al jaarlijks) • Uitnodigen judo helden voor clinic (Dennis van der Geest, Mark Huizinga etc.) • Ouder & Kind judo Met meer activiteiten voor de pubers kunnen de toppers behouden blijven binnen
~ 17 ~
Gouweleeuw. Veteranen judo: Uitbouwen veteranen judo na het succesvolle initiatief bij de Eurometropole Masters judo in Wasquehal 2013. De meeste deelnemers zijn ouders die vroeger hebben gejudood en nu ook hun kinderen bij Budo Gouweleeuw hebben. Dit versterkt de band tussen ouder & kind en natuurlijk de betrokkenheid bij de club. Uitwisseling buitenlandse Budo Clubs: Sinds een aantal jaren is er een goede band ontstaan met de Franse judo club Laventie uit Frankrijk. Dit heeft al geresulteerd in een aantal wederzijdse bezoeken met als hoogte punt het veteranen toernooi in Wasquehal. Het bestuur zou kunnen kijken of er meer judoclubs in Europa zijn om een warme band mee op te bouwen. Het dient de aanbeveling om naast de veteranen ook andere leden (met name de jeugd) te betrekken bij deze initiatieven. Hierdoor wordt deze uitwisseling breed gedragen binnen de club. Ook moet worden bekeken wat de kosten zijn om deze internationale banden te onderhouden. (mogelijk door sponsoring) Aanbeveling op deze initiatieven die ook voor andere Budo Gouweleeuw evenementen gelden: Duidelijkheid verschaffen welke kosten de vereniging wel en niet voor haar rekening neemt. Vooraf vastleggen in het huishoudelijk reglement en achteraf duidelijk te controleren via het bestuur aan de leden. (jaarlijkse ALV).
~ 18 ~
Bijlage 3 Verslag werkgroep huisvesting Aanwezig: Alex van Oosten, David Tiemens en Arnold Schuitema We hebben buiten onderstaande lijst nog gesproken over een locatie in de spoorzone en over een uitbreiding van de huidige locatie. Wat betreft uitbreiding van de huidige locatie zijn we tot de conclusie gekomen dat het mogelijk is om met het plaatsen van een verdieping op de laagbouw (kleedkamers en toestelhok) mogelijk is om een aardige toevoeging te creëren. Helaas wordt dan de zaal niet groter. We zijn wel tot de conclusie gekomen dat de huidige locatie vele voordelen heeft zoals (nog) gratis parkeren. Het grootste voordeel is de centrale ligging. Helaas is op dit moment de ruimte beperkt en ook met verbouwingen zal het nooit groot genoeg zijn voor een extern toernooi Wellicht dat in de toekomst in de Spoorzone een mooie ruimte gebouwd kan worden, helemaal afgestemd op onze wensen, eventueel in samenwerking met andere clubs en activiteiten zoals hieronder beschreven. Ook hebben we besproken dat een samenwerking met andere, kleinere vereniging een verrijking kan betekenen, denk aan aikido, taekwondo, valtraining en yoga. Hiermee kunnen nu niet gebruikte uren opgevuld worden waardoor het gebruik van de ruimte meer rendabel wordt. Een andere optie is om met enkele kleine clubs een voorstel bij de de gemeente delft in te dienen voor een Budo Instituut Delft bestaande uit Budo Gouweleeuw en de andere clubs. Een aantal eisen en wensen hebben we opgeschreven, door veel zieken zijn we helaas maar één keer bij elkaar geweest. Locatie: ● parkeergelegenheid, voor auto, motoren en fietsen ● centraal gelegen in Delft, de huidige locatie vinden wij centraal gelegen omdat deze midden in Delft ligt, zuidwest van het centrum ● veilig bereikbaar voor kinderen, zodat oudere kinderen alleen op de fiets naar de training kunnen gaan ● lange termijn, dat wil zeggen dat er plaats voor onze locatie moet zijn in de toekomstplannen van de gemeente, wat zijn de plannen met de huidige locatie? (minstens tien jaar) ● uitbreidingsmogelijkheden, toekomstbestendig Sfeer ● ● ● ●
Aantrekkelijk voor jeugd, zodat de groep tussen 12 en 18 groter wordt Aantrekkelijk voor ouders zodat er meer kinderen lid worden en langer lid blijven. Kantine Dojo uitstraling, oosters, bijvoorbeeld Rob v Hoorn in Oegstgeest
Faciliteiten
~ 19 ~
● ● ● ● ● ● ●
fitnessruimte met bijbehorende kleedruimte kantine / filmzaal / feestruimte ruimte voor extra activiteiten zoals yoga vaste receptie telefoon / internet / wifi EHBO / AED / verzorgingstafel in aparte ruimte, evt. in combinatie met bergruimte Balkon / tribune / balustrade
Grootte ● huidige ruimte van de zaal is groot genoeg, maar groter is alleen maar mooi, zeker in combinatie met andere activiteiten. Als het groter wordt dan zou de ruimte groot genoeg moeten zijn voor een toernooi buiten de onderlinge wedstrijden. ● Mooi zou zijn een zaal waar een scheidingswand geplaatst kan worden zodat er twee activiteiten tegelijk plaats kunnen vinden. Bijvoorbeeld jeugdtraining en kata training ● Een extern toernooi zou ook op een andere plaats kunnen worden georganiseerd.
Soorten ruimte ● kleedkamers (eventueel extra bij meerdere activiteiten) ● Dojo ● Fitness ● Hal, receptie ● EHBO ● Berging (pakken etc.) ● toestel hok ● speelhoekje voor kinderen ● jeugdhoek / lounge ● media hoek, leesmateriaal en beeldscherm ● vergader / bestuursruimte
~ 20 ~
