BUDGETINZICHT CENTRAAL-WEST-VLAANDEREN BIZONDER VRIJWILLIG DRAAIBOEK VOOR HET OCMW- & CAW-TEAM. BudgetInZicht Centraal-West-Vlaanderen 1

G

‘BUDGETINZICHT’ CENTRAAL-WEST-VLAANDEREN

‘BIZONDER VRIJWILLIG’ DRAAIBOEK VOOR HET OCMW- & CAW-TEAM

© BudgetInZicht Centraal-West-Vlaanderen

1

INLEIDING & INHOUDSTAFEL Sinds eind 2011 subsidieert de Vlaamse Overheid 11 regionale samenwerkingsverbanden tussen de OCMW’s, CAW’s en erkende verengingen waar armen het woord nemen om een preventief antwoord te bieden op de toenemende schuldenproblematiek. Eén van de kerndoelstellingen is het in staat stellen van cliënten in budget- en schuldhulpverlening om opnieuw zelf in te staan voor het beheren van hun budget. Vanuit BudgetInZicht Centraal WestVlaanderen willen we dit proces naar financiële zelfredzaamheid versterken door 2 pistes te bewandelen: 1. het aanbieden van een groepstraject ‘Mijn budget op orde?!’ 2. het inzetten van vrijwilligers; dit deelproject is omgedoopt tot ‘BIZonder vrijwillig’ Met dit draaiboek willen we de OCMW- & CAW-teams die met vrijwilligers aan de slag willen gaan, ondersteunen op inhoudelijk en praktisch vlak. 1/ Waarom kiezen voor vrijwilligers in de budget- & schuldhulp?

p. 2

2/ De verschillende actoren in beeld

p. 3

3/ Welke ondersteuning kan de vrijwilliger bieden?

p. 5

4/ Hoe kan je een vrijwilliger inschakelen?

p. 7

5/ Bijlagen

p. 9

1. WAAROM KIEZEN VOOR VRIJWILLIGERS IN DE BUDGET- & SCHULDHULP? EEN OVERZICHT VAN DE MEERWAARDE VOOR ALLE ACTOREN Vrijwilliger

Cliënt

• sociaal contact, deel van een team • zinvolle vrijetijdsbesteding • eigen kennis & vaardigheden delen & verder ontplooien

• ruimere ondersteuning & maatwerk • vertrouwensband met vrijwilliger • sociaal netwerk uitbreiden

meerwaarde Hulpverlener • ondersteuning/ontlasting • sterkere hulpverlening • werken aan afbouwbeleid


Maatschappij • solidariteit tussen burgers • positieve beeldvorming van cliënten, het OCMW & het CAW

2

VISIE = HOE ZIET DE IDEALE VRIJWILLIGERSWERKING ER UIT? BIZ Centraal-West-Vlaanderen wil vrijwilligers op een relatief autonome manier inschakelen in de budget- en schuldhulpverlening:  Deze vrijwilligers werken aanvullend op de professionele hulpverlening: het sterker maken van cliënten tijdens hun traject naar financiële zelfredzaamheid vormt de gemeenschappelijke doelstelling van beide actoren.  We streven ernaar om deze vrijwilligers duurzaam te engageren. Dit door in te spelen op de interesses en competenties van de vrijwilligers en op de verwachtingen en sterktes van de cliënt, zijn sociaal netwerk en de hulpverlener. Pas dan kan deze complementaire hulpverlening volgens ons een meerwaarde bieden voor alle betrokkenen en kunnen we spreken van kwaliteitsvol en zinvol vrijwilligerswerk.

MISSIE = HOE WILLEN WE DIT BEREIKEN?  



Duidelijk afgelijnd takenpakket waarin de vrijwilliger een zekere autonomie heeft. Hierover wordt in samenspraak met de vrijwilliger, de hulpverlener en de cliënt beslist. We verzekeren een duurzaam engagement van onze vrijwilligers door hen feedback te geven, hen op te nemen in het team, supervisie met andere vrijwilligers te organiseren, hen een kleine attentie te geven, … Het engagement komt niet enkel en alleen van de vrijwilliger maar ook vanuit het OCMW-/CAW-team Om de meerwaarde van het vrijwilligerswerk te behouden, toetsen we op regelmatige basis bij de cliënt hoe hij de inschakeling van de vrijwilliger ervaart.

2. DE VERSCHILLENDE ACTOREN IN BEELD

1/ DE BIZ-COÖRDINATOR Coördinatie van het project ‘BIZonder vrijwilllig’  Terugkoppeling aan de stuurgroep over de stand van zaken, bijsturing waar nodig  Oog hebben voor veranderingen in het vrijwilligerswerk & gelijkaardige projecten = aanspreekpunt voor de vrijwilligerscoördinatoren  Organiseren van de wervingscampagne: ontwerpen brochure, bekendmaking, ... © BudgetInZicht Centraal-West-Vlaanderen

3

  

Tools ontwikkelen voor intake, onthaal & opvolging vrijwilligers Ontwikkelen en organiseren startopleiding, permanente vorming & supervisie aan vrijwilligers Regelmatig overleg met vrijwilligerscoördinatoren

2/ DE VRIJWILLIGERSCOÖRDINATOR = aanspreekpunt voor de vrijwilligers in de eigen dienst  Wervingscampagne uitrollen in de eigen gemeente  Intakegesprekken & onthaal van de nieuwe vrijwilligers  Matching vrijwilligers aan cliënten  Opvolgen & coachen vrijwilligers o Informeel: via hulpverleners o Formeel: via opvolgingsgesprek = aanspreekpunt voor het hulpverlenersteam bij het werken met vrijwilligers  Hen de nodige tools aanreiken die vanuit BIZ worden ontwikkeld  Beantwoorden van vragen & signalen doorgeven aan BIZ-coördinator

3/ DRIEHOEKSRELATIE CLIËNT-VRIJWILLIGER-HULPVERLENER De vrijwilliger, hulpverlener en cliënt verhouden zich tot elkaar als een driehoek: goede communicatie tussen de drie partijen vormt een vereiste om een goede samenwerking te garanderen. Iedere partij draagt hierin een stuk verantwoordelijkheid: De cliënt  staat centraal: de hulpverlener en de vrijwilliger spelen in op zijn noden, vragen, ... met het oog op z’n financiële zelfredzaamheid In welke fase van de hulpverlening moet de cliënt zich bevinden?  De vrijwilliger kan in beeld komen tijdens de fase van begeleiding en afbouw; we vinden de aanwezigheid van een maatschappelijk werker die kan fungeren als aanspreekpunt immers van cruciaal belang

intake

begeleiding

afbouw

afronding

nazorg

Aan welk profiel moet de cliënt voldoen?  De afweging om al dan niet een vrijwilliger aan de cliënt te kopellen, hangt af van situatie tot situatie; soms kan een begeleiding van een psychisch kwetsbare cliënt bv. heel goed verlopen  Niettemin stellen we enkele ‘basiscriteria’ voorop: o de cliënt heeft een min of meer stabiele financiële situatie (de grootste schuldenlast is weggewerkt) o vooruitgang moet mogelijk zijn o de finaliteit is financiële zelfredzaamheid, de vrijwilligersinzet is niet bedoeld als blijvende zorg


4

De hulpverlener  blijft de eindverantwoordelijke van het hulpverleningsproces  bewaakt de matching cliënt-vrijwilliger o cliënten informeren & warm maken voor de vrijwilligerswerking o opstartgesprek organiseren met de cliënt en vrijwilliger o concreet takenpakket opstellen voor de vrijwilliger, samen met cliënt > samenwerkingscontract o informele evaluatie: ondersteuning van vrijwilliger en cliënt via opvolggesprekken De vrijwilliger  staat naast de cliënt: hij biedt aanvullende ondersteuning op de professionele hulpverlening waar nodig en treedt hierbij op als coach en steunfiguur, zonder zaken over te nemen  de focus ligt op het ondersteunen van de cliënt naar financiële zelfredzaamheid  wordt ondersteund door de hulpverlener enerzijds (m.b.t. de begeleiding van de cliënt) en door de vrijwilligerscoördinator anderzijds (m.b.t. het vrijwilligerswerk op zich)  maakt deel uit van het OCMW/CAW-team Vrijwilliger voelt zich aangesproken

Aanmelding bij OCMW x of CAW-team y

Intakegesprek

Onthaal in de organisatie

Tussentijdse evaluatie

Begeleiding cliënt

Matching aan cliënt

Startopleiding

Supervisie & permanente vorming

Afronding •begeleiding •engagement

Nieuwe begeleiding of outplacement

3. WELKE ONDERSTEUNING KAN DE VRIJWILLIGER BIEDEN? Het is belangrijk dat het takenpakket van de vrijwilliger vooraf duidelijk wordt afgebakend, zodat er later geen verwarring mogelijk is. Dit takenpakket is het resultaat van een weloverwogen afstemming tussen: 1. De terreinen binnen het hulpverleningsproces waarbij de cliënt extra ondersteuning nodig heeft. 2. De terreinen waarvoor de vrijwilliger steun kan en wil bieden. 3. De taken die de hulpverlener kan en wil delegeren naar de vrijwilliger. 4. De mogelijkheden binnen het beleid om taken over te dragen aan de vrijwilliger.


5

Welke taken mag de vrijwilliger uitvoeren? 

Ondersteuning bij administratie  Samen de post doornemen  Brieven/rekeningen/facturen ‘vertalen’  Ordenen/klasseren van papieren  Overzicht brengen in de inkomsten en uitgaven van de cliënt  Samen aanvragen invullen  Betalen via overschrijving/internetbankieren aanleren  Andere: ……………………………………



Helpen omgaan met het beschikbare budget  Budgetvriendelijk winkelen & koken  Budgetvriendelijke vrijetijdsbesteding zoeken  Vergelijkingstests uitvoeren (bv. V-test)  Andere: ……………………………………



Ondersteuning in contact met diensten  De cliënt doorverwijzen naar externe diensten  De cliënt begeleiden naar externe diensten  Samen het openbaar vervoer verkennen  Andere: ……………………………………



Psycho-sociale ondersteuning bieden  Een luisterend oor zijn voor de cliënt  Bezoek en gezelschap  Sociaal netwerk van de cliënt helpen uitbouwen  ...



Signaleren van problemen, noden & wensen  Alert zijn voor signalen die de cliënt uitstuurt  Vroegtijdig doorgeven aan de hulpverlener wanneer er iets fout dreigt te lopen ! steeds met toestemming van de cliënt zelf

Welke taken mag de vrijwilliger niet uitvoeren?  Contact opnemen met schuldeisers  Het geld beheren van de cliënt  Eigenhandig betalingen uitvoeren voor de cliënt  Geld uitlenen aan de cliënt  Administratie meenemen naar huis


6

4. HOE KAN JE EEN VRIJWILLIGER INSCHAKELEN? 1/ WEEG AF OF HET INSCHAKELEN VAN EEN VRIJWILLIGER WENSELIJK & HAALBAAR IS Bespreek de mogelijke inzet van een vrijwilliger met de cliënt/het cliëntsysteem en maak de verwachtingen zo concreet mogelijk:  Op welk(e) terrein(en) heeft de cliënt een ondersteuningsvraag?  Is er al iemand in het netwerk van de cliënt aanwezig die deze ondersteuning kan bieden? (bv. familielid, thuisverzorgende, mantelverzorger, vrijwilliger bij de plaatselijke welzijnsschakel, ...)  Indien dit niet het geval is: bespreek of de cliënt ervoor openstaat om aan een BIZondere vrijwilliger gekoppeld te worden  Wat zijn de specifieke verwachtingen tegenover deze vrijwilliger qua houding, tijdsinvestering, achtergrond, ... ?  Voelt de cliënt enige weerstand/angst/... tegenover de inzet van een vrijwilliger? Probeer dit dan bespreekbaar te maken!  de flyer in bijlage 1 kan jou helpen om het project ‘BIZonder vrijwillig’ toe te lichten aan jouw cliënt  vul hierbij het ‘Aanvraagformulier BIZonder vrijwillig’ (bijlage 2) in

2/ BIJ EEN POSITIEVE BESLISSING: CONTACTEER DE VRIJWILLIGERSCOÖRDINATOR Bezorg het ingevulde aanvraagformulier aan de vrijwilligerscoördinator waarop de beoogde doelstellingen & taken waarbij ondersteuning gewenst is duidelijk omschreven staan. De vrijwilligerscoördinator zal vervolgens:  de vrijwilliger selecteren die het beste aansluit bij de gestelde vraag  de vrijwilliger in kwestie contacteren en in grote lijnen het dossier schetsen, met focus op de feitelijkheden (adres, gezinssysteem, gevraagde taken, …)  de contactgegevens van de vrijwilliger die heeft toegezegd aan jou bezorgen

3/ OPSTARTGESPREK MET VRIJWILLIGER – CLIËNT – HULPVERLENER Organiseer een opstartgesprek tussen jou, je cliënt en de vrijwilliger:  jullie maken kennis met elkaar  de cliënt vertelt zijn verhaal voor zover dit wenselijk/nodig is, evenals zijn concrete ondersteuningsvraag, hierin bijgestaan door jou (bereid dit indien nodig samen met je cliënt voor)  jullie bepalen de doelstellingen en de eerste concrete opdracht waarrond de cliënt en de vrijwilliger samen aan de slag zullen gaan  jullie maken de nodige afspraken: hoe verlopen de verdere contacten, wanneer vindt het eerste opvolggesprek plaats, ...  in bijlage 3 vind je een leidraad voor dit opstartgesprek waarin ook een luik rond mogelijke ondersteuningsdomeinen is opgenomen  vul ook de overeenkomst tussen cliënt –vrijwilliger – hulpverlener (zie bijlage 4) in en laat die door alle partijen ondertekenen


7

Nog enkele tips in verband met de toeleiding & matching (BIZ Limburg)  Spreek duidelijk af welke taken er zullen worden opgenomen en ook voor welke termijn door de vrijwilliger. Zo heeft vrijwilliger een concreet doel voor ogen. Ook voor de cliënt is het duidelijk dat hij niet moet vrezen dat de vrijwilliger zijn leven gaat bepalen, zich met alles gaat bemoeien, ...  Indien dringende boodschappen nodig zijn aan de maatschappelijk werker i.h.k.v. het dossier, is het in eerste instantie de bedoeling om de cliënt zelf te motiveren om dat zelf te zeggen, eventueel samen met de vrijwilliger.  Contactgegevens van de vrijwilliger worden niet doorgegeven aan de cliënt. Het annuleren van een afspraak gebeurt via de maatschappelijk werker.  Om de methodiek verder uit te werken/uit te testen en de ‘kersverse’ vrijwilligers de mogelijkheid te geven om ervaring op te bouwen, start je best niet met complexe dossiers.  Het tempo van de cliënt primeert! Deze methodiek moet dan ook op maat worden toegepast. Wil de cliënt/vrijwilliger bv. liever meerdere overlegmomenten met jou erbij om contact op te bouwen, probeer dit dan te respecteren in de mate van het mogelijke.

4/ OPVOLGING TUSSENDOOR 

 

De vrijwilliger en de cliënt spreken voortaan af ten huize van de cliënt, indien gewenst kan dit ook op de dienst. Tijdens het eerste contact staat kennismaking met elkaar centraal, om hierna aan de afgesproken taken & doelen te werken. Neem na hun eerste afspraak telefonisch contact op met zowel de vrijwilliger als de cliënt om te horen hoe de start gemaakt is en waar er eventueel bijsturing nodig is. 4 à 8 weken na de opstart vinden we het aangewezen om een eerste opvolggesprek in te plannen met de cliënt en de vrijwilliger. De volgende opvolggesprekken worden hierna in onderling overleg vastgelegd.

Noot: De vrijwilliger neemt tussen de voorziene opvolggesprekken in principe geen contact op met jou, tenzij met medeweten/indien vooraf duidelijk besproken met de cliënt. In geval van problemen of vragen i.h.k.v. het dossier is een uitzondering mogelijk. Transparantie t.a.v. de cliënt hierover is belangrijk voor de vertrouwensrelatie.  in bijlage 5 kan je een leidraad terugvinden voor het voeren van een opvolggesprek

5/ DE SAMENWERKING AFRONDEN In een ideaal scenario wordt op een opvolggesprek met de 3 partijen samen besloten dat er geen werkpunten meer zijn om opgenomen te worden met de vrijwilliger, met andere woorden, dat de vooropgestelde doelen bereikt zijn. De vrijwilligerstussenkomst kan vervolgens afgerond worden. Let wel: het beëindigen van de ondersteuning door de vrijwilliger hoeft niet samen te vallen met het beëindigen van de hulpverlening! Bovendien kunnen zowel de cliënt als de vrijwilliger op elk moment beslissen om de samenwerking stop te zetten als zij het gevoel hebben dat die niet goed loopt. In het afrondende gesprek is het belangrijk om samen met de cliënt en de vrijwilliger terug te blikken op het afgelegde traject alsook om vooruit te kijken naar de toekomst: waar stond de cliënt bij de start, waar staat de cliënt nu en waar wil hij nog naartoe werken met het oog op financiële zelfredzaamheid? © BudgetInZicht Centraal-West-Vlaanderen

8

In praktijk zal de afronding soms iets minder gestructureerd verlopen: de cliënt haakt af, de cliënt en de vrijwilliger zien elkaar niet meer, … In deze situaties vinden we het belangrijk dat je minstens een afsluitgesprek voert met de vrijwilliger. Suggesties om de werking van BIZonder vrijwillig bij te sturen, mogen steeds overgemaakt worden aan de vrijwilligerscoördinator.  in bijlage 6 kan je een leidraad terugvinden voor het voeren van dit afsluitgesprek

5. BIJLAGEN 1/ FLYER VOOR CLIËNTEN

P. 10

2/ AANVRAAGFORMULIER BIZONDER VRIJWILLIG

P. 11

3/ LEIDRAAD OPSTARTGESPREK

P. 14

4/ OVEREENKOMST VRIJWILLIGER-CLIËNT-HULPVERLENER

P. 16

5/ LEIDRAAD OPVOLGGESPREK

P. 18

6/ LEIDRAAD AFSLUITGESPREK

P.


21

9

EEN BIZONDERE VRIJWILLIGER: IETS VOOR JOU?!

EEN BIZONDERE VRIJWILLIGER: IETS VOOR JOU?!

Je eigen budget terug in handen nemen, vraagt tijd en oefening. Wens je hierbij ondersteuning? Vraag dan naar een BIZondere vrijwilliger!

Je eigen budget terug in handen nemen, vraagt tijd en oefening. Wens je hierbij ondersteuning? Vraag dan naar een BIZondere vrijwilliger!

WAT IS EEN BIZONDERE VRIJWILLIGER?

WAT IS EEN BIZONDERE VRIJWILLIGER?

BIZ staat voor ‘Budget In Zicht’.

BIZ staat voor ‘Budget In Zicht’.

Een BIZondere vrijwilliger staat naast jou als steunfiguur: hij/zij helpt jou terug grip krijgen op jouw financieel huishouden.

Een BIZondere vrijwilliger staat naast jou als steunfiguur: hij/zij helpt jou terug grip krijgen op jouw financieel huishouden.

Dit gebeurt in overleg met jouw maatschappelijk werker.

Dit gebeurt in overleg met jouw maatschappelijk werker.

WAARMEE KAN EEN BIZONDERE VRIJWILLIGER JOU HELPEN?

WAARMEE KAN EEN BIZONDERE VRIJWILLIGER JOU HELPEN?

     

helpen ordenen van jouw papieren moeilijke documenten met jou overlopen met jou meegaan naar diensten bv. mutualiteit, supermarkt, ... samen aanvragen invullen helpen plannen van jouw uitgaven ...

     

helpen ordenen van jouw papieren moeilijke documenten met jou overlopen met jou meegaan naar diensten bv. mutualiteit, supermarkt, ... samen aanvragen invullen helpen plannen van jouw uitgaven ...

 je maakt hierover afspraken met jouw maatschappelijk werker en de vrijwilliger

 je maakt hierover afspraken met jouw maatschappelijk werker en de vrijwilliger

 jullie gaan samen aan de slag bij jou thuis of hier op de dienst

 jullie gaan samen aan de slag bij jou thuis of hier op de dienst

WIL JE MEER WETEN?

WIL JE MEER WETEN?

Je maatschappelijk werker kan jou verdere informatie geven!

Je maatschappelijk werker kan jou verdere informatie geven!


10

AANVRAAGFORMULIER BIZONDER VRIJWILLIG Datum: Naam hulpverlener:

Naam cliënt:

Oefening vooraf: waar situeert de cliënt zich in het traject naar een schuldenvrij leven? Hieronder vind je een overzicht van competenties waarover een cliënt minimaal dient te beschikken om (terug) financieel zelfredzaam te zijn (Bron: ‘Budgetcoaching: monitoren van de voortgang, Nibud, 2014). Dit instrument kan een hulp zijn om samen in te schatten op welk niveau de cliënt aan de start van het traject staat en rond welke vaardigheden er ondersteuning/begeleiding gewenst is:  1 = er is veel ondersteuning nodig op dit vlak  2 = er is regelmatig ondersteuning nodig op dit vlak  3 = er is nog maar weinig ondersteuning nodig op dit vlak  4 = de cliënt is volledig zelfstandig op dit vlak Competenties

Competentieniveau 1 2 3 4

Stap 0: Vereiste basiscompetenties De cliënt beschikt over de nodige rekenvaardigheden om te weten of uitgaven passen binnen het budget en over de nodige leesvaardigheden om relevante post te begrijpen. De cliënt bezit motivatie en zelfvertrouwen om aan zijn gedrag te werken. De cliënt weet wanneer en waar hij hulp of extra informatie kan vinden. De cliënt kan zich weerbaar opstellen ten opzichte van reclame en sociale druk. Hij kan en durft beroep doen op zijn rechten als consument. Stap 1: Competenties die ervoor zorgen dat er op korte termijn geen (nieuwe) schulden ontstaan. De cliënt doet uitgaven passend binnen zijn budget, ook als zich veranderingen in de financiële situatie voordoen. De cliënt betaalt rekeningen op tijd. De cliënt kan een inkomen genereren op het sociaal minimum. Indien nodig maakt de cliënt gebruik van subsidies, tegemoetkomingen en toeslagen. De cliënt opent en leest belangrijke brieven en zoekt hulp als hij iets niet begrijpt. Stap 2: Competenties die nodig zijn om overzicht te krijgen over geldzaken. De cliënt heeft overzicht over zijn inkomsten en uitgaven. Hij onderscheidt rijke, arme, dure en goedkope maanden van elkaar. De cliënt stelt prioriteiten. Hij onderscheidt moeten- en mogen-uitgaven. De cliënt kan financiële tekorten signaleren. De cliënt ordent zijn financiële administratie. Hij kan belangrijke papieren en gegevens terugvinden en kan omgaan met een bankrekening en internetbankieren en begrijpt dit ook. Stap 3: Competenties die ervoor zorgen dat iemand inzicht krijgt in zijn financiën en hierop kan anticiperen. De cliënt kan eenvoudige berekeningen maken om uit te rekenen of er voldoende geld is voor de noodzakelijke en geplande uitgaven. © BudgetInZicht Centraal-West-Vlaanderen

11

Bij het afsluiten van een lening berekent de cliënt of deze lening binnen zijn budget past. De cliënt heeft een buffer voor kleding, vervanging van huisraad en het opvangen van dure maanden. De cliënt kan een overzicht maken van zijn inkomsten en uitgaven per maand. De cliënt sluit verplichte en noodzakelijke verzekeringen af. Op welk(e) domein(en) heeft de cliënt een ondersteuningsvraag t.a.v. een vrijwilliger? Nu jullie zicht hebben op de domeinen waarbij er een hoge ondersteuningsnood is, kunnen jullie deze competenties vertalen in concrete taken waarbij de vrijwilliger ondersteuning kan bieden. Duid hieronder aan bij welke taak/taken jouw cliënt ondersteuning wenst van een BIZondere vrijwilliger: Graag!

In 2de orde/ misschien

Ondersteuning bij administratie  Samen de post doornemen  Brieven/rekeningen/facturen ‘vertalen’  Ordenen/klasseren van papieren  Overzicht brengen in de inkomsten en uitgaven van de cliënt (bv. mogen- en moeten uitgaven, dure en goedkopere maanden, ...)  Samen aanvragen invullen (bv. voor bepaalde premies)  Betalen via overschrijving/internetbankieren aanleren  Andere: …………………………………… Helpen omgaan met het beschikbare budget  Budgetvriendelijk winkelen & koken  Budgetvriendelijke vrijetijdsbesteding zoeken  Vergelijkingstests uitvoeren (bv. V-test)  Andere: …………………………………… Ondersteuning in contact met diensten  De cliënt doorverwijzen naar externe diensten  De cliënt begeleiden naar externe diensten  Samen het openbaar vervoer verkennen  Andere: …………………………………… Psycho-sociale ondersteuning bieden  Een luisterend oor zijn voor de cliënt  Bezoek en gezelschap  Sociaal netwerk van de cliënt helpen uitbouwen  Andere: …………………………………… Korte omschrijving van de ondersteuningsvraag:


12

Het gewenste profiel van de vrijwilliger Wat zijn de belangrijkste kenmerken waaraan de vrijwilliger moet voldoen opdat hij voor deze cliënt als steunfiguur kan fungeren?

Zijn er eigenschappen/gedragingen van de vrijwilliger waardoor het erg moeilijk/onmogelijk zou zijn om bij deze cliënt als steunfiguur te fungeren?

Voorkeur geslacht, leeftijd, ... van de vrijwilliger? NEEN / JA, nl…………………………

In welk gezinssysteem/omgeving moet de vrijwilliger kunnen functioneren? Alleenstaande man/vrouw Alleenstaande man/vrouw met kind(eren) Koppel met/zonder kinderen Samengesteld gezin Anderstaligen Verslavingsproblematiek (cliënt of gezinslid) Ex-gedetineerden Situatie waar de hulpverlening niet loopt Situatie waar het huis er vuil bij ligt

Situatie waar opvoedingsproblemen zijn Situatie waar ook partnergeweld is Huisdieren Jongeren (18-25 jarigen) Psychiatrische patiënten Rokers Zwakbegaafden Andere:

Frequentie/duur/soort inzet vrijwilliger 

Duur:

o

Korte opdracht (< 6 maanden)

o

Lange opdracht (> 6 maanden)



Frequentie die de voorkeur draagt: o de vrijwilliger kan elke week op eenzelfde moment bij de cliënt langskomen o de contacten van week tot week inplannen i.f.v. agenda vrijwilliger en cliënt o er is veel flexibiliteit vereist qua aantal uren/momenten in de week



Geschatte inzet is: o min. ….. u per week / maand

o

max….. u per week / maand

De opdracht overwegend te vervullen: o voormiddag (9u-12u) o namiddag (13u-16u)

o o

’s avonds (na 17u) het tijdstip maakt niet uit



Praktische gegevens: 

Adres van de cliënt:



Belangrijke info rond problematiek/aanwezige hulpverlening/netwerk rond de cliënt/... :


13

LEIDRAAD OPSTARTGESPREK Belangrijk: Deze leidraad biedt louter inspiratie om het opstartgesprek aan te pakken. Het tempo, de afspraken, opdrachten & instrumenten moeten steeds aangepast worden aan de individuele cliënt! Gespreksleider = de hulpverlener

1. KENNISMAKING 

 

Elke partij stelt zich kort voor: o De cliënt, de vrijwilliger, de hulpverlener o Licht nog eens toe dat jij verantwoordelijk blijft voor de hulpverlening en dat de vrijwilliger aanvullende ondersteuning zal bieden waar de cliënt dit zelf wenst Schets het doel van het opstartgesprek: kennismaking met elkaar, inhoudelijke & praktische afspraken maken rond de ondersteuning die de vrijwilliger zal bieden Geef aan dat je de gemaakte afspraken zal noteren in een samenwerkingsovereenkomst (cfr. infra), waarvan ook de cliënt en de vrijwilliger een exemplaar ontvangen

2. OPDRACHT CONCRETISEREN  

Laat de cliënt zijn situatie – de cliënt bepaalt zelf wat hij wel en niet vertelt – en zijn concrete ondersteuningsvraag formuleren (de informatie uit het aanvraagformulier kan hierbij helpen!) Bepaal vervolgens samen hoe de vrijwilliger aan deze ondersteuningsvraag kan tegemoet komen: spreek af rond welke taak/taken hij zal werken met de cliënt en omschrijf deze taak/taken zo concreet mogelijk (wat, hoe, ...)

3. PRAKTISCHE AFSPRAKEN Wanneer biedt de vrijwilliger deze ondersteuning aan de cliënt?  Tijdstip: o de cliënt en de vrijwilliger spreken – indien mogelijk – een vast moment af in de week waarop ze samen aan de slag gaan o noteer de datum van hun eerste afspraak op de samenwerkingsovereenkomst  Frequentie: o haal aan dat het wenselijk is dat de vrijwilliger en de cliënt tijdens de eerste maand wekelijks een afspraak maken, zo leren ze elkaar meteen beter kennen o de uiteindelijk keuze ligt evenwel bij de cliënt en de vrijwilliger; deze frequentie kan ook verschillen naargelang de opdracht  Duur: schat samen in hoeveel tijd de vrijwilliger minimum en maximum kan en wil besteden per afspraak Waar wordt de opdracht uitgevoerd?  Geef aan dat het overleg tussen jullie 3 altijd op de dienst zal gebeuren  Licht toe dat de ondersteuning door de vrijwilliger hetzij bij de cliënt thuis (is het makkelijkste i.h.k.v. een vlotte begeleiding), hetzij op de dienst kan gebeuren (indien thuis afspreken gevoelig ligt en/of men op een neutrale locatie wil afspreken)  laat de cliënt en de vrijwilliger hier samen een keuze in maken © BudgetInZicht Centraal-West-Vlaanderen

14

Afspraken rond de verdere opvolging  Geef aan dat het de bedoeling is dat de cliënt en de vrijwilliger voortaan verder afspreken zonder jou erbij; bevraag of zij zich hier goed bij voelen  Geef aan dat jij als hulpverlener niet van het scherm verdwijnt en hun traject zal opvolgen, door: o de cliënt en de vrijwilliger op te bellen na de eerste afspraak om te horen hoe die verlopen is o in elk cliëntgesprek te polsen naar hoe de ondersteuning door de vrijwilliger loopt, wat er al lukt en wat nog niet o binnen de 4 à 8 weken na de opstart terug met de cliënt en de vrijwilliger samen te komen voor een opvolggesprek: leg de datum hiervoor nu al vast o vanaf dan worden de opvolggesprekken ingepland naargelang de nood van jullie drieën  Geef aan dat het niet de bedoeling is dat jij tussen deze opvolggesprekken door veel rechtstreeks contact met de vrijwilliger hebt: dit gebeurt enkel in uitzonderlijke situaties en steeds met medeweten van de cliënt Hoe houden de cliënt en de vrijwilliger contact?  Geef aan dat het de bedoeling is om de nodige afspraken hoofdzakelijk te maken wanneer ze elkaar zien  Er worden geen telefoonnummers uitgewisseld, het is nl. niet de bedoeling dat de cliënt en de vrijwilliger continu bereikbaar zijn voor elkaar  Een e-mailadres uitwisselen kan handig zijn om elkaar te bereiken indien nodig, maar dit is geen verplichting  Indien de cliënt of de vrijwilliger de gemaakte afspraak niet kan nakomen, dient hij de hulpverlener te verwittigen: deze brengt de andere partij op de hoogte van de wijziging

4. OVEREENKOMST ONDERTEKENEN


15

OVEREENKOMST TUSSEN DE VRIJWILLIGER, DE CLIËNT & DE HULPVERLENER BETREFFENDE: HET PROJECT ‘BIZONDER VRIJWILLIG’ De cliënt Naam Adres E-mail

………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… …………………………………………………………………

De hulpverlener Naam Tel. E-mail

………………………………………………………………… ………………………………………………………………… …………………………………………………………………

De vrijwilliger Naam E-mail

………………………………………………………………… …………………………………………………………………

1. De cliënt De cliënt wil zich laten bijstaan door de vrijwilliger tijdens het traject naar het (terug) zelf in handen nemen van zijn/haar budget. De hulpverlener blijft de eindverantwoordelijke van het hulpverleningsproces; de vrijwilliger biedt aanvullende ondersteuning waar de cliënt en de hulpverlener dit wenselijk achten. 2. De vrijwilliger De vrijwilliger komt naast de cliënt te staan als coach in het aanleren van (budget)vaardigheden en als steunfiguur op sociaal-emotioneel vlak. Hij/zij wordt hierbij ondersteund door de hulpverlener enerzijds (m.b.t. de begeleiding van de cliënt) en door de vrijwilligerscoördinator anderzijds (m.b.t. het vrijwilligerswerk op zich). In overleg met de 3 partijen, is bepaald dat de vrijwilliger de cliënt zal ondersteunen bij de volgende taak/taken:

□ Ondersteuning bij administratie       

Samen de post doornemen Brieven/rekeningen/facturen ‘vertalen’ Ordenen/klasseren van papieren Overzicht brengen in de inkomsten en uitgaven van de cliënt Samen aanvragen invullen Betalen via overschrijving/internetbankieren aanleren Andere: ……………………………………

□ Helpen omgaan met het beschikbare budget    

Budgetvriendelijk winkelen & koken Budgetvriendelijke vrijetijdsbesteding zoeken Vergelijkingstests uitvoeren (bv. V-test) Andere: ……………………………………


16

□ Ondersteuning in contact met diensten    

De cliënt doorverwijzen naar externe diensten De cliënt begeleiden naar externe diensten Samen het openbaar vervoer verkennen Andere: ……………………………………

□ Psycho-sociale ondersteuning bieden    

Een luisterend oor zijn voor de cliënt Bezoek en gezelschap Sociaal netwerk van de cliënt helpen uitbouwen ...

□ Signaleren van problemen, noden & wensen  Alert zijn voor de signalen die de cliënt uitstuurt  Vroegtijdig doorgeven aan de hulpverlener wanneer er iets fout dreigt te lopen ! steeds met toestemming van de cliënt Omschrijf de huidige situatie: waar staat de cliënt nu op het vlak van de aangeduide taak/taken?

Omschrijf de gewenste situatie: waar zullen de cliënt en de vrijwilliger samen naartoe werken (= doel)?

3. Wanneer biedt de vrijwilliger deze ondersteuning aan de cliënt? Dag Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag

Voormiddag (9u-12u)

Namiddag (13u-16u)

’s avonds (na 16u)

Het engagement duurt …………………………………… uur per keer dat de vrijwilliger zich inzet. Het engagement start vanaf …………………………………… (dd/mm/jjj). De cliënt en de vrijwilliger verbinden zich ertoe de gemaakte afspraken na te komen. © BudgetInZicht Centraal-West-Vlaanderen

17

Indien de cliënt of de vrijwilliger verhinderd is, dienen zij de hulpverlener te verwittigen. Deze brengt de andere partij op de hoogte van de wijziging. 4. Waar wordt de opdracht uitgevoerd?  Overleg tussen de vrijwilliger, de hulpverlener en de cliënt: op de dienst  Ondersteuning van de cliënt bij individuele hulpvragen: bij de cliënt thuis/op de dienst (schrappen wat niet past) 5. Opvolging De samenwerking tussen de cliënt en de vrijwilliger zal regelmatig opgevolgd worden in het bijzijn van de hulpverlener. Zo kunnen alle partijen meedelen hoe ze de samenwerking ervaren en waar die dient bijgestuurd te worden. Het eerste opvolggesprek zal plaatsvinden op …………………………………… (dd/mm/jjj) op de dienst (binnen de 4 à 8 weken na de opstart). De volgende opvolggesprekken worden hierna in onderling overleg vastgelegd. De vrijwilliger neemt tussen de voorziene opvolggesprekken in principe geen contact op met de hulpverlener, tenzij met medeweten/indien vooraf duidelijk besproken met de cliënt. 6. Andere specifieke afspraken ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… 7. Bemiddeling bij conflicten die verband houden met de opdracht Bij spanningen en conflicten tussen de vrijwilliger en de cliënt wordt de verantwoordelijke hulpverlener ingeschakeld om te bemiddelen. Indien er geen oplossing komt, wordt de vrijwilligerscoördinator ingeschakeld. 8. Beroepsgeheim Alle activiteiten houden in dat de vrijwilliger geheimen kan vernemen ten aanzien waarvan hij gehouden is tot de geheimhoudingsplicht zoals bedoeld in artikel 458 van het Strafwetboek.

Deze samenwerkingsovereenkomst is opgemaakt in 3 exemplaren te ……………………………… op ……………………………… . Elke partij erkent één exemplaar te hebben ontvangen.

De cliënt


De vrijwilliger

De hulpverlener

18

LEIDRAAD VOOR HET OPVOLGGESPREK Gespreksleider = de hulpverlener Voor de opvolggesprekken is het nuttig om er het ingevulde aanvraagformulier en de ingevulde samenwerkingsovereenkomst bij te nemen: zo kunnen jullie teruggrijpen naar de gemaakte afspraken en deze bijsturen waar nodig!

1. ALGEMEEN   

Hoe verloopt de samenwerking tussen de cliënt en de vrijwilliger? Hoe verloopt het contact & de afstemming tussen jullie 3? Is er ergens bijsturing nodig?

2. OPVOLGING VAN DE SAMENWERKING Noteer hieronder de taak/taken waarbij de vrijwilliger de cliënt ondersteunt (zie samenwerkingsovereenkomst). Bespreek voor elke taak waar de cliënt ondertussen staat en – indien van toepassing – welke ondersteuning verder nodig én wenselijk is door de vrijwilliger. Legende voor de score:  1 = er is nog veel ondersteuning nodig op dit vlak  2 = er is nog regelmatig ondersteuning nodig op dit vlak  3 = er is maar weinig ondersteuning meer nodig op dit vlak  4 = de cliënt is reeds volledig zelfstandig op dit vlak Merk op: het is niet omdat er verdere ondersteuning nodig is, dat de cliënt en de vrijwilliger er verder voor openstaan om rond dit domein samen te werken... Maak dit bespreekbaar! Wat ziet de cliënt verder zitten? Wat ziet de vrijwilliger verder zitten?


19

Taak waarbij de vrijwilliger de cliënt ondersteunt

Score

Waar staat de cliënt momenteel?

Wat is de eerstvolgende stap waar de cliënt en de vrijwilliger naartoe willen werken?

3. VERVOLGAFSPRAKEN MAKEN   

Leg de datum voor het volgende opvolggesprek vast met jullie 3 De frequentie van de contacten tussen cliënt & vrijwilliger: nu is dit wekelijks, mag dit zo blijven of kan er afgebouwd worden? ...


20

LEIDRAAD VOOR HET AFSLUITGESPREK Gespreksleider = de hulpverlener

1. TERUGBLIK: VRAGEN AAN ZOWEL DE CLIËNT ALS DE VRIJWILLIGER    

Hoe kijken jullie terug op het traject dat jullie samen hebben afgelegd? Wat verliep er goed? Waarop zijn jullie trots? Waren er momenten waarop het moeilijker liep? Hoe hebben jullie dit aangepakt? Misten jullie hierbij iets, zo ja: wat? Wat zal er jullie het meeste bijblijven?

2. VOORUITBLIK Vragen aan de cliënt  Hoe denk je op dit moment over de stap naar alleen je budget regelen? Hoe voel je jou bij die gedachte?  Wat is de eerstvolgende stap waar je naartoe zou willen werken?  Wat heb je hiervoor nodig? Wie uit jouw omgeving zou jou hierbij kunnen helpen? Hoe ga je deze hulpbronnen aanspreken?  Welke belemmeringen zie je hierbij? Hoe zou je die kunnen wegwerken/overwinnen? Vragen aan de vrijwilliger  Wat neem je voor jezelf mee als werkpunt naar een volgende cliëntbegeleiding?  Hoe ervaar je de ondersteuning vanuit onze organisatie? Waar kunnen we nog bijsturen? Is er een thema waarrond je bijkomende vorming wenst?  Ben je nog steeds gemotiveerd om je te engageren binnen BIZonder vrijwillig?


21

BUDGETINZICHT CENTRAAL-WEST-VLAANDEREN BIZONDER VRIJWILLIG DRAAIBOEK VOOR HET OCMW- & CAW-TEAM. BudgetInZicht Centraal-West-Vlaanderen 1

Recommend Documents