Brilliant solutions s.r.o.
Úvodní studie MIS (SA_401)
Tým pracující na projektu: Jiří Horník Radek Šafránek Jie Zhu Jakub Křížek 28.3.2005
Obsah -
tady pak vygenerujeme obsah
-2-
1.Résumé, anotace Tento dokument vypracovala společnost Brilliant solutions s.r.o. ve spolupráci s managementem zadávající firmy Europe Youth Hostels a slouží jako úvodní studie pro zavedení jednotného informačního systému pro síť jejich hostelů. Hlavním zdrojem této studie byla důkladná analýza společnosti Europe Youth Hostels s.r.o. a analýza dostupného hardwarového a softwarového vybavení na našem trhu. Předmětem analýzy nebyla pouze informační strategie podniku, současný stav IT/IS, interní a externí komunikační kanály ale také obchodní strategie a interní procesy společnosti. Kromě charakteristiky společnosti (včetně SWOT analýzy) jsme v rámci této studie zmapovali informační toky, stanovili požadavky na externí informační zdroje, zpracovali možnosti připojení k internetu, navrhli odpovídají hardwarové a softwarové vybavení. Rovněž jsme se zabývali požadavky na zabezpečení systému, personálním zajištěním a potřebou proškolením všech koncových uživatelů. V závěru studie jsme vypracovali reálný harmonogram a celkové hodnocení projektu a poskytli nejdůležitější doporučení pro management zadávající společnosti.
-3-
2.Základní charakteristika podniku a organizační schéma 2.1. Charakteristika firmy EYH s.r.o. je relativně mladá společnost na českém trhu, svoje aktivity začala v ČR rozvíjet až v roce 2004, kdy začala s provozováním kvalitního levného ubytování v Praze. Díky úspěšně zvolené strategii a vysokým ziskům se managementu společnosti podařilo rychle najít investičního partnera a získat tak dostatek finančních prostředků na expanzi do dalších měst (Český Krumlov, Brno). Společnost sídlí v budově svého pražského hostelu na Praze 1 ve Spálené ulici 9 a v současné době má 37 kmenových zaměstnanců. 2.2. Poskytované služby v rámci EYH V současné době hostely EYH nabízí vedle nově zrekonstruovaných pokojů svým hostům také restauraci a menší bar. Do budoucnu by společnost chtěla nabízet i další doplňkové služby. Hosté by tak mohli využívat připojení na internet, vypůjčit si horská kola či si v miniprodejně na recepci zakoupit suvenýry a upomínkové předměty. Ve spoluprácí s externími partnery se připravuje možnost vypůjčit si přes recepci menší osobní automobil, zamluvit poznávací zájezdy po okolí či si zakoupit vstupenku do nedalekého plaveckého bazénu (včetně sauny, vířivky a masáží).
2.3. Současný stav IS/IT V současné době nemůžeme u společnosti EYH hovořit o komplexním informačním systému. Pražská pobočka využívá sice aplikační software Agnis recepce, avšak IS jako celek představuje decentralizovaný systém na nízké technické úrovni, který nepodporuje podnikové procesy a který slouží pouze jako dokumentační nástroj. Jednotlivé pracovní stanice nemohou vzájemně komunikovat, čímž dochází k neefektivnostem a nemožnosti
rychle reagovat na rychle se měnící podmínky na trhu ubytovacích služeb. Data nelze centrálně ukládat a zálohovat a musí se každý týden posílat na CD na ústředí do Prahy. Další problém představuje nekompatibilita dat mimopražských poboček vytvořených v MSOffice a dat pořízených z pražské pobočky. Rovněž dial-up připojení obou mimopražských
-4-
poboček není do budoucna dostačující. Internetové stránky společnosti slouží dnes pouze jako statické prezentace.
2.4. Cíle zavedení nového IS/IT Společnost si od zavedení nového jednotného informačního systému slibuje především následující: •
sjednocení procesů v jednotlivých provozovnách a umožnění jednotného řízení
•
zlepšení a rozšíření stávajících služeb
•
zlepšení komunikace se zákazníkem (on-line rezervace, nové komunikační kanály,...)
•
zlepšení komunikace s externími partnery (CK, cestovní agentury, dodavatelé,...)
Tato zlepšení mají společnosti umožnit využít dosud nevyužívaného potenciálu a dosáhnout stanovených strategických cílů: • neustále zlepšování podnikových procesů • zviditelnění značky Europe Youth Hostels •
zvýšení vytíženosti nově získaných hostelů o 50%
• přechod na převážně elektronické rezervace
-5-
2.5. Organizační schéma
Současný stav
Plánovaný stav
-6-
3.Celková informační strategie podniku – SWOT analýza
SWOT analýza hotelů Europe Youth Hostels Silné stránky
Slabé stránky
schopný management 2. jednoduchost procesů hlavní činnosti 3. dostatek finančních prostředků 4. počítačová gramotnost stávajících pracovníků 5. jednotlivé hostely se nachází v atraktivních lokalitách
1.
1. SO strategie
2. WO strategie
1.
Příležitosti 1. zákazníci jsou značně cenově elastičtí 2. rostoucí obliba cestování u mladých lidí 3. možnost last-minute online rezervací 4. externí partneři
-
maximalizovat tržby správnou cenovou politikou managementu nabízet kvalitní last-minute ubytování v atraktivních lokalitách
Hrozby
3. ST strategie
1. zákazníci jsou značně elastičtí 2. konkurence obratně využívající nové ICT 3. výkyvy ve využitelnosti personálních a ubytovacích kapacit
-
2. 3.
4. 5. 6.
-
-
absence centrálních řídících procesů a analýz v podniku není stálá klientela zastaralý hardware a nevyhovující software nedostatečná prezentace společnosti absence informací o zákaznících web pouze v češtině
modernizace hardware a implementace IS umožňující přijímání on-line rezervací a nabízení doplňkových služeb externích partnerů provádění analýz chování klientů
4. WT strategie
vhodnou cenovou politikou zajistit dostatečné množství klientů využití počítačové gramotnosti zaměstnanců k vybudování kvalitního pružného IS
-7-
-
snižování nevyužitelnosti kapacit fundovanými prognózami a analýzami vytvoření vícejazyčné webové stránky
4.Hlavní informační toky v podniku 4.1. Kontextový diagram
Zákazníci Státní správa
nařízení, om ezení
poptávka po službách
i nfo o sl užbách
výkazy, daně
Finanční úřad
připom ínky, penále daňová při znání
nabídka, dodávky
Cestovní kanceláře
i nfo o sl užbách
Europe Youth Hostels
poptávka po službách
platební příkazy
výpisy z úč tu
poptávka, objednávky
hl ášení o škodách plnění
Pojišťovny
Dodavatelé
-8-
Banka
4.2. Analýza procesů
Funkční oblasti
Procesy rezervace evidence zákazníků
Provoz hostelu
ubytování doplňkové služby ukončení pobytu vystavení účtu rezervace
Provoz restaurace
poskytnutí služeb vystavení účtu
Vedení poboček
řízení běžného provozu výběr dodavatelů příjem zboží od dodavatelů
Sklad
příjem zboží na sklad výdej zboží ze skladu určování strategie
Generální ředitelství
výběr dodavatelů finanční řízení marketing, PR
Sekretariát
příprava podkladů pro GŘ komunikace s obch. partnery
Účetní oddělení IS/ICT
mzdová a personální agenda účetnictví správa a údržba IS
-9-
Rezervace
X
Evidence zákazníků
X
Ubytování
X
Doplňkové služby
X
Ukončení pobytu
X
Vystavení účtu
X X
Vystavení účtu (restaurace)
X
/
Příjem zboží do dodavatelů
X
Příjem zboží na sklad
X
výdej zboží ze skladu
X
Určování strategie
X
Finanční řízení
X
/
Marketing, PR
X
Příprava podkladů pro GŘ
X
Komunikace s obch. partnery
X /
Účetnictví
/ / / /
/
Řízení běžného provozu X
- 10 -
X X
X
Výběr dodavatele
Účetní oddělení /
Poskytnutí služeb restaurace
Mzdová a person. agenda
Ředitelství provozu
Sekretariát
Generální ředitelství
Sklad
Provoz restaurace
Provoz hostelu
Procesy/Lokality
/
4.3. DFD 1. úrovně – původní stav
Dodavatelé Cestovní kanceláře
Banka v ýpisy objednáv ky
dodáv ky materiálu
rezerv ace nabídky , inf o o kapacitách
Provoz hostelu nabídky , inf o o kapacitách
požadav ky
rezerv ace
Zákazníci
inf o o kapacitách
v ýkazy
Provoz skladu v ýkazy
plnění
požadav ky
Provoz restaurace
Pojišťovny údaje o škodách
f aktury
účty zákazníků
rezerv ace
plnění
Kom unikace s obchodním i partnery
údaje o platbách
plnění
platební příkazy
nabídky , potv rzení objednáv ek
daňov á přiznání
Úč etnictví
údaje o platbách
Finanč ní úřad
připomínky , penále
účty zákazníků
zákony , předpisy předpisy , omezení, kontrola
předpisy , omezení, kontrola
- 11 -
daně
Vláda
4.4. DFD 1. úrovně – navrhovaný stav
Ce stovn í ka nce lá ře
Do da vate lé
objednáv ky dodáv ky materiálu
rezerv ace
inf o o službách a kapacitách
f aktury platení příkazy
Provo z re stau race
Ko m un ikace s o bch dn ím i p artn ery inf o
rezerv ace
plnění inf o o kapacitách
údaje o škodách
inf o inf o
IS
požadav ky
f aktury
rezerv ace
v ýkazy , požadav ky
plnění
P ojišťovn y
v ýnosy , náklady
plnění
v ýkazy , požadav ky
inf o o kapacitách
v ýpisy
požadav ky
v ýkazy , požadav ky
Provo z skla du
Záka zníci
Ba n ka
inf o
inf o
Úč etn ictví
P ro voz ho ste lu
daňe nařízení, omezení, kontroly
V lá da
nařízení, omezení, kontroly
- 12 -
připomínky , penále
daňov á přiznání zákony , předpisy
Fina nč ní úřa d
4.5. DFD 2. úrovně
Evidence zákaníků
kontrola údajů
nový zákazník
žádost o ubytování
ubytování Zákazníci
identifikace zákazníka
info
Ubytovaní hosté
info o kapacitách
ukonč ení pobytu
Rezervace
žádost o rezervaci kapacit
Ubytování
zm ěna statutu zákazníka info
Volná m ísta
Id, nárok na slevu Doplňkové služby
Ukonč ení pobytu objednávka, ceny
doba pobytu ceny
Cena poskytnutých služeb
vystavení úč tu
- 13 -
Objednané služby
5.Požadavky na externí informační zdroje 5.1. Zajištění informací o obchodních partnerech a konkurenci Existuje řada možností pro zajištění těchto informací. Například různá databázová centra, která nabízejí řadu informací. Ale nicméně jsou to placené služby. Pro potřeby EYH s.r.o spíše doporučujeme veřejně přístupné zdroje dostupné na internetu. Tyto informace mají tu výhodu, že jsou zdarma a plně postačují běžným informačním potřebám hostelu. První zdroj, který doporučujeme je http://www.zlatestranky.cz, kde můžeme najít informace o společnostech, které poskytují podobné služby v této oblasti a které představují potenciální konkurenci. Jsou zde i odkazy na jejich webové stránky. Druhý užitečný zdroj informací přestavují internetové portály: http://www.seznam.cz a http://www.centrum.cz. V katalogu (Obsah > Cestovní služby a pohostinství > Ubytovací služby > Levné ubytování > Hostely) můžeme najít hostely, které jsou registrované na seznamu. Ty například můžeme dále filtrovat podle regionu. Tímto způsobem zjistíme, že jich je v Praze celkem 45. U každého z hostetů opět nalezneme webovou adresu, poštovní adresu či telefon. Na http://www.centrum.cz je hledání v katalogu obdobné. Užitečné informace o konkurenci i obchodních partnerech rovněž nalezneme v elektronické podobě obchodního rejstříku http://www.justice.cz respektive v Registru Ekonomických subjektů Českého Statistického Úřadu http://www.czso.cz/csu/redakce.nsf/i/ /registr_ekonomickych_subjektu. Základních informace o firmách poskytuje rovněž systém ARES Ministerstva financí http://www.info.mfcr.cz/ares. Předpokládáme však, že nejzajímavější data relevantní pro vedení EYH s.r.o. budou informace o nabízených službách a cenách konkurence. Ke sledování těchto informací postačí webové stránky konkurenčních firem. 5.2. Legislativní informace Plně postačujícím zdrojem právních informací je portál veřejné správy ČR http://portal.gov.cz. Zde jsou k dispozici texty zákonů a vyhlášek v platných zněních, adresy orgánu státní správy a další užitečné informace pro podnikatele i občany.
- 14 -
5.3. Internet EYH může využívat i další internetové zdroje různého charakteru: Vyhledavače: http://www.google.com http://www.yahoo.com Český statistický úřad: http://www.czso.cz Česká národní banka http://www.cnb.cz Hospodářská komora http://www.hkcr.cz
- 15 -
6.Připojení k Internetu a jeho využití 6.1. Důvody připojení a využívané služby Internet slouží jako prostředí, které propojí sítě jednotlivých poboček s on-line rezervačním systémem. Dále slouží jako komunikační propojení jednotlivých poboček mezi sebou i jako zásadní komunikační kanál pro spojení s klienty. Vzhledem k častým kontaktům se zahraničím, realizovaným doposud telefonem, je velmi vhodné použít některou z aplikací tzv. internet-call neboli tzv. IP telefonování. Výhodou tohoto řešení je možnost volání po celém světě za "místní poplatky". Úspora z IP telefonování by měla přinejmenším kompenzovat vícenáklady na pořízení a provoz kvalitnější připojení k internetu. Vzhledem k zamýšlenému poskytování internetového připojení hostům (i-cafe) je nutné volit způsoby připojení poboček s poměrně vysokými přenosovými rychlostmi. Zvláště vhodné se jeví tzv. asymetrické připojení (download rychlejší než upload).
6.2. Požadavky na připojení Na základě důkladné analýzy komunikačních potřeb jednotlivých poboček jsme určili limitní hodnoty charakteristik připojení k internetu. Pobočka Přenosová rychlost
Upload
Doba odezvy Chybovost Dostupnost Přenos dat Veřejné IP Cena/měsíc
Průměr
Technologie
Download
σ
Typ hodnoty max max min min min max max max min doporučení
Praha 2048 kbps 512 kbps 150 ms 25 ms 5% 99 % 10 GB 10 10000 Kč Wi-Fi,DSL, CaTV,FWA
- 16 -
Brno 1024 kbps 256 kbps 150 ms 25 ms 5% 99 % 10 GB 10 10000 Kč Wi-Fi,DSL, CaTV,FWA
Český Krumlov 512 kbps 256 kbps 150 ms 25 ms 5% 99 % 5 GB 6 5000 Kč Wi-Fi,DSL, CaTV,FWA
Tyto hodnoty budou použity pro filtrování nabídek připojení dostupného v dané lokalitě. Hlavním kritériem je minimální cena při dodržení těchto limitů, přesto budou upřednostněny ty nabídky, u kte-rých bude poskytnuta záruka těchto hodnot Service Level Agreement. Kritické jsou kromě přenosových rychlostí především hodnoty doby odezvy a chybovosti paketů. Důvodem je předpoklad využití aplikace VoIP, která je na těchto parametrech závislá. Splnění těchto podmínek předpokládáme u následujících technologií: CaTV, DSL, FWA, Wi-Fi. V následující tabulce jsou uvedeny výsledky analýzy dostupných služeb v jednotlivých lokalitách, které splňují výše uvedená kritéria. Šedě podbarvené možnosti jsou doporučené jako nejlepší řešení.
Dostupná připojení k internetu Provider
Služba
UPC
Chello business
Praha Brno
CaTV
Pořizovací cena 1500
Měsíční paušál 3810
ČRa
http://info.ces.chello.cz/index.php?PageID=30312 NEXTRA ADSLink ADSL 3691 Professional 2048/384 (garantováno 384/384) http://www.nextra.cz/cz/produkty/internet/adslink/nextra_adslink_professional DSL Fixline 2M SHDSL 0 http://www.bluetone.cz/main.php?pageid=52&lang=3&type=404&detail=30 BlueTone DSL bussiness 2048/512 1:5 ADSL 0
ČRa
http://www.bluetone.cz/main.php?pageid=52&lang=3&type=404&detail=28 DSL Fixline 1M SHDSL 0
7400
ČRa
http://www.bluetone.cz/main.php?pageid=52&lang=3&type=404&detail=30 BlueTone DSL bussiness 1024/256 1:5 ADSL 0
5100
Karneval
http://www.bluetone.cz/main.php?pageid=52&lang=3&type=404&detail=28 PROFInet 1000 CaTV 0
7500
TN
ČRa
Transnet
Český Krumlov
Technologie
Elixinet ČTc (GTS)
http://www.karneval.cz/frontpropodniky.aspx?kdosekce=profinetanotace Moje Data 512/512 1:4 Wi-Fi 5300 http://www.transnet.cz/ WIRELESS 512+ 512/512 Wi-Fi 4100 http://www.elixnet.cz/ GTS ADSL Profi ADSL 4585 1024/256 1:20 http://www.gts.cz/firmy/index.php?id=30007
Všechny ceny jsou v Kč bez DPH aktuální k 14.3.2005
- 17 -
9290
9700 7100
3280 3280 4495
6.3. Webová stránka V současné době mají jednotlivé lokality vlastní statické webové prezentace na různých serverech a proto je inovace www stránek jedním ze stěžejních kroků tohoto projektu. Cílem je vytvořit jednotné moderní webové stránky pro celý řetězec. Jádrem webových stránek se stane on-line rezervační systém napojený na rezervační systém hostelů. Stránky budou dále obsahovat podrobnější informace o jednotlivých hostelech (fotky, dostupné služby, ceny za služby, provozní doba recepce, restaurace apod.) a obecné informace o městech ve kterých se nacházejí (čím více obsahu tím lépe) - Statická část. Poslední částí stránek by měl být jednoduchý CMS (Content Management Systém) umožňující efektivní přidávání drobných článků. Bude se jednat o aktuality týkající se samotných hostelů (nové služby, výroční zpráva …) nebo aktuality týkající se lokality (výstavy, velké koncerty, závody silničních motocyklů apod.) - Dynamická část. Psaním těchto aktualit bude pověřen PR/Marketing manager. Stránky by také měli obsahovat informace o počasí v dané lokalitě, aktuálním měnovém kurzu apod. Vzhledem k tomu, že není v silách PR managera tyto informace aktualizovat denně, bude nutno tuto věc řešit např. RSS feedy z některého veřejného serveru, nebo odkazem na externí zdroj (např. http://weather.cnn.com) V první fázi vzniknou stránky ve třech jazykových mutacích (česká, německá, anglická). Architektura stránek by měla umožnit snadné přidání dalšího jazyku (španělština). Vzhledem k tomu, že se webová stránka stane zásadním marketin-govým kanálem, je nutné její tvorbě věnovat maximální pozornost nejen po technické, ale i po marketingové stránce. Před zadáním prací na webových stránkách je nutné provést analýzu vyhledávacích frází, jejímž výstupem by mělo být několik desítek klíčových slov (frází v různých gramatických tvarech) na které se pak bude soustředit snaha o umístění ve vyhledáva-cích strojích. Tyto fráze musí být předem jasné pro všechny jazykové mutace a musí být používány při vytváření obsahu stránek (copywriting). Výstupem analýzy bude také návrh meta tagů description a keywords a titulku stránek alespoň pro statickou část stránek. U CMS části se mohou generovat automaticky např. dle nadpisu a abstraktu, nebo budou zadány copywriterem (PR managerem).
- 18 -
Po dodavateli webové stránky bude požadováno dodání stránek ve validním kódu dle některého ze standardů (např. xhtml) a dodržení zásad optimalizace pro vyhledavače (např. Cool URI apod.). V případě profesionálních firem jsou tyto předpoklady samozřejmostí. Při tvorbě obsahu (KEC - Keyword Enriched Content) bude s dodavatelem spolupracovat PR manager. Po předání, otestování a odladění stránek by měla být ještě provedena registrace do internetových katalogů (cca. 50 českých a 100-150 v angličtině a němčině) pro získání základní linkové popularity. Práce s webovými stránkami musí pokračovat i po dokončení projektu, neboť cca. 70% z dosavadních zahraničních klientů našlo naše hostely na internetu. Z nich cca. 85% vyhledávalo na vyhledavačích. Doporučujeme tedy dlouhodobou spolupráci buď s dodavatelem stránek, nebo některou ze specializovaných firem. Seznam firem, které prošli do užšího výběru je v následující tabulce.
- 19 -
Firma
Předběžná cenová kalkulace
Časový odhad
Reference
Místo
Naproma Production, s.r.o. 40 000,00 min. 4 týdny http://www.sporthotelpedranzini.it/ 2 www.naproma.cz EUNECO.COM 45 000,00 4 - 6 týdnů http://www.hoffmeister.cz/ 1 www.euneco.com AARON GROUP 38 000,00 6 týdnů http://www.amadeus-nmc.cz/ 2 www.aarongroup.com ATWEB consulting 35 000,00 4 týdny http://www.travel.cz/ 3 www.atweb.cz nexum Trilog 50 000,00 8 týdnů http://www.1bigeurope.com/ 4 www.nexum.cz Ukazatel hodnocení se skládá: zkušenost s rezervačními systémy, zkušenosti se SEO, vyhodnocení referencí, tradice, ...
- 20 -
Vzhledem k většímu rozsahu projektu webové stránky jsme pro něj rozpracovali vlastní harmonogram. Rozpočet byl určen na základě předběžné poptávky u vytipovaných dodavatelských firem. Čas 1. Týden 2. Týden 3. Týden
Činnost
Provede
Výběr webhostingu
Brilliant solutions Web designer/SEO konzultant Webdesigner PR + Brilliant Web designer/SEO konzultant PR manager Web designer/SEO konzultant PR manager Web designer/SEO konzultant PR manager Web designer/SEO konzultant PR manager Brilliant solutions Web designer/SEO konzultant
Analýza vyhledávacích frází Návrh struktury a designu Posouzení návrhu Programování stránek Tvorba obsahu
4. Týden
Programování stránek Tvorba obsahu
5. Týden
Programování stránek Tvorba obsahu
6. Týden
Programování stránek
7. Týden
Tvorba obsahu Testování a převzetí
8. Týden
Registrace do vyhledavačů
Rozpočet
Celkem náklady
- Kč 3 000,00 Kč 5 000,00 Kč - Kč 8 000,00 Kč - Kč 8 000,00 Kč - Kč 8 000,00 Kč - Kč 8 000,00 Kč - Kč - Kč 4 000,00 Kč
44 000,00 Kč
6.4. Doména V současné době provozují pobočky vlastní stránky na různých doménách. Bude tedy nutné vytvořit nový systém doménových jmen. Doporučujeme zakoupit tři domény druhé úrovně: europe-youth-hostels.com (anglická verze); europe-youth-hostels.cz (česká verze) a europe-youth-hostels.de (německá verze). Jakmile to bude možné, doporučujeme zakoupit také doménu europe-youth-hostels.eu (anglická verze). Tento nákup se bude realizovat až po předání projektu, není tedy zahrnut v kalkulaci nákladů. Dále vytvoříme domény třetí úrovně lokalita.europe-youth-hostels.jazyk. Tedy například praha.e-y-h.cz, prague.e-y-h.com, prag.e-y-h.de. URL každého dokumentu by mělo mít podobu cool URL´s (přepis URL řeší dodavatel webových stránek se správcem webu).
- 21 -
6.5. E-mail, VoIP, Instant messaging E-mail je pro společnost Europe Youth Hostels základní komunikační kanál. Z organizační struktury podniku doporučujeme adresu ve formátu
[email protected] pro tyto osoby: o CEO o IS/ICT, PR/marketing, účetní. o Manažer hostelu: Praha, Brno, Český Krumlov. Dále doporučujeme adresu
[email protected] pro recepci a adresu
[email protected], kterou by měl obsluhovat PR/marketing manažer. Kromě e-mailu bude využito ještě dvou moderních komunikačních kanálů. Jedná se o Voice over IP a instant messaging. Tím docílíme dvou efektů - levnější komunikace (zvláště rozdíl o náklady na telefonování do zahraničí) a také flexibilnější komunikace mezi zákazníkem a recepcí, než elektronickou poštou. Aplikace, které doporučujeme jsou Skype (VoIP) a ICQ (IMsg). Výhodou obou těchto aplikací je velké množství uživatelů v síti a dostupnost software zdarma. Pro interní komunikaci budeme implementovat pouze skype, který umožňuje také instant messaging. ICQ bude používáno pouze jako možnost pro zákazníky kontaktovat recepce jednotlivých poboček. Strategie nastavení těchto aplikací by měla vypadat následovně. ICQ: Klienti pouze na recepci. Založeni lokalita_EYH pro každou lokalitu. Skype: Na každém počítači je instalován klient. Uživatelé: jako u ICQ plus. Osobní konta všech uživatelů počítače (libovolný username). Výhodou aplikace skype je také možnost volání na pevné i mobilní telefonní linky po celém světě za "místní poplatky" prostřednictvím služby SkypeOut. Tuto možnost doporučujeme používat. Ceník telefonních poplatků je k dispozici na: http://www.skype.com/products/skypeout/ /rates/. Vzhledem k tomu, že v rámci sítě je telefonování zdarma, je žádoucí upozornit klíčové obchodní partnery na tuto možnost. V další verzi aplikace by mělo být také možné volání z telefonní sítě na skype.
- 22 -
6.6. Web/server hosting Na definitivním výběru této služby se jistě bude podílet společnost vybraná pro tvorbu webových stránek. Nicméně je účelné nadefinovat předem požadované parametry a shrnout některé nabídky na trhu. Existují v podstatě 3 přístupy k umístění nějaké aplikace na internet. Web hosting, server hosting a dedikovaný server. Velmi zjednodušeně lze říci, že webhosting je umístění stránek do nějakého adresáře na serveru poskytovatele společně s mnoha dalšími stránkami. Dle podporovaných technologií se měsíční poplatky pohybují v řádu stokorun. Nevýhodou je poměrně malý vliv na kvalitu služby a nepružná administrace. Server hosting je umístění vlastního hardware do housingového centra poskytovatele. Administrace zůstává plně v rukou provozovatele, což vyžaduje poměrně silné technické zázemí na jeho straně. "Něčím mezi" jsou dedikované servery. Většinou se jedná o pronájem serveru exkluzivně pro potřeby provozovatele aplikace. O základní údržbu serveru, konektivitu se stará poskytovatel hostingu, ale provozovatel aplikace má stále možnost plné administrace serveru. Také se lépe definuje QoS (kvalita služby). Ceny se pohybují řádově v tisících korun měsíčně. Pro naši potřebu, kdy je celá databáze umístěna na serveru a propojuje tak informační systémy poboček, jsou zásadní dvě charakteristiky. Dostupnost a doba odezvy. Budeme tedy hledat službu, která garantuje Více než 99% dostupnost a umění serveru v páteřní síti (průměrná doba odezvy by měla být pod 100ms z každé pobočky). Technologie, které je třeba na serveru nainstalovat budou záležet na výběru ASW a technologii webové stránky. Z důvodu velké flexibility a relativně malých nároků na technické zázemí je nejvhodnějším řešením dedikovaný server. Vhodné řešení lze získat cca. za 3000 - 5000 Kč měsíčně. V následující tabulce jsou vybrané určité referenční nabídky významných poskytovatelů. Pro zajímavost uvádíme také ceny webhostingu, který však vzhledem k potřebám firmy nedoporučujeme.
Dedikované servery Provider IGNUM EuroHosting.cz
Název RACK EXPRESS Dedikované servery
Dostupnost 99,9 % 99,9 % - 23 -
Linka Zřízení Měsíčně 10 Mbps 2 000,00 Kč 2 490,00 Kč 100 Mbit - Kč 3 300,00 Kč
SAVVY
Dedikované servery
99,9 %
2x1Gbit
Dostupnost 99,98 % bez garance
Linka ? ?
- Kč 4 500,00 Kč
WebHosting Provider P.E.S. Servery.cz
Název Exklusiv Full PROFI (Windows)
Zřízení Měsíčně - Kč 1 000,00 Kč - Kč 980,00 Kč
6.7. Náklady na připojení Pro přehlednost nakonec uvádíme jednorázové a měsíční náklady seřazené do tabulky. Položka Externí informační zdroje Připojení k internetu Webová stránka Server + Doména VoIP + IMsg Údržba bez platu IS/ICT man. CELKEM
Jednorázové - Kč 10 000,00 Kč 50 000,00 Kč 2 000,00 Kč - Kč - Kč 62 000,00 Kč
Měsíčně - Kč 22 000,00 Kč - Kč 6 000,00 Kč - Kč 2 000,00 Kč 30 000,00 Kč
Vzhledem k tomu, že v tuto chvíli nejsou provedena výběrová řízení na jednotlivé dodávky, není možné náklady přesně vyčíslit. Předchozí tabulku je proto třeba považovat za rámcový rozpočet, který by však neměl být při realizaci projektu překročen.
- 24 -
7.Požadavky na technické vybavení 7.1. Koncepce podnikové sítě Síť nového informačního systému bude vystavěna ve spolupráci s partnerem, který bude také generálním dodavatelem hardwaru. Síť je založena na pobočkových LAN (místní síť), které budou přes VPN kanál (protokol IPsec) propojeny k centrálnímu serveru umístěnému v housingovém centru. Tímto řešením získáme centralizovanou architekturu, která propojí všechny pobočky. Bude existovat jedna databáze podnikového IS, na kterou navíc bude možno snadno napojit on-line rezervační systém. WWW stránky budou také umístěny zde, což zpřístupní on-line rezervační systém i v případě výpadku spojení z některé pobočky. Celá síť bude chráněna softwarovým síťovým firewallem a antivirem.
- 25 -
7.2. Detailní pohled na síť
Obrázek na následující stránce ukazuje celou síť ve větším detailu. Můžeme vidět LAN jednotlivých poboček a všechen hardware, který bude v síti použit. Tabulkový přehled hardwaru včetně rozpočtu nalezneme v další podkapitole. Zde jsou uvedeny požadované charakteristiky hardwaru a rozpočet na jednotlivá zařízení. Výběr přepínačů (switch) a propojení bude dořešen s dodavatelem hardwaru v době, kdy bude definitivně rozhodnuto o způsobu připojení k internetu. Obecně musí jít o zařízení, které bude mít dostatečný počet portů a umožní alespoň elementární administraci (například přiřazování priorit jednotlivým větvím sítě pro přístup na internet apod.). Konkrétní podoba těchto switchů/routerů může být různá. Může se jednat o řešení all-inone, tedy modem/router/ethernet switch/wi-fi access point v jednom zařízení, nebo naopak o jednotlivá vhodně propojená zařízení. Wi-fi access pointy pro bezdrátové připojení (např. notebooky hostů na pokojích), by měli pokrývat alespoň budovy hostelů. Proto je nutno zvolit jejich vhodné umístění a dostatečně výkonnou anténu. Není vyloučeno využít přesahu wi-fi za hranice hotelu a poskytnout konektivitu také venkovním uživatelům. Politiku wi-fi hotspotů ponecháme v kompetenci správce IS/ICT. K řízení přístupu k hotspotu je možno využít software internetové kavárny, ve které je například možné prodávat vygenerované kódy pro předplacený přístup apod. V této fázi projektu již nelze jít s popisem sítě do většího detailu, proto přistoupíme k seznamu potřebného technického vybavení.
- 26 -
- 27 -
7.3. Seznam poptávané techniky
Nasazení
Typ
Cena/ks max. bez DPH
Cena Celkem
Ks
Restaurace/ IC/Prodej
PC
20,000.00 Kč
3
60,000.00 Kč
Restaurace/ IC/Prodej
Tiskárna
5,000.00 Kč
3
15,000.00 Kč
Restaurace/ IC/Prodej
PC
15,000.00 Kč
18
270,000.00 Kč
Restaurace/ IC/Prodej
Scanner
2,000.00 Kč
1
2,000.00 Kč
Restaurace/ IC/Prodej
Tiskárna parag.
10,000.00 Kč
3
30,000.00 Kč
- 28 -
Konfigurace Procesor AMD Sempron 2300+ FSB 333MHz 384KB Pevný disk Hitachi 40GB 7200ot. 2MB Floppy mechanika 3.5 Apls 1.44 MB DVD-ROM mechanika Lite-On 16x48x Lan 100 Mb/s int. Monitor 17" ORION 1024x768 85Hz 0.27mm Monochromatická laserová tiskárna A4 Rychlost tisku až 12 stran/min. Rozlišení 600x600dpi Vstupní zásobník na 150 listů A4 Měsíční zátěž až 5 000 stran. Procesor AMD Sempron 2300+ FSB 333MHz 384KB Pevný disk Hitachi 40GB 7200ot. 2MB Floppy mechanika 3.5 Apls 1.44 MB DVD-ROM mechanika Lite-On 16x48x Lan 100 Mb/s int. Monitor 17" ORION 1024x768 85Hz 0.27mm Rozlišení: 1200dpi optické, 1200 x 1200 hardwarové, neomezené rozšířené. Bitová hloubka: 48-bitové barvy. Rychlost skenování: méně než 45 s pro 10 x 15 cm barevnou fotografii do MS Wordu, méně než 45 sekund OCR celou stranu do MS Wordu, méně než 45 s č/b grafika do MS Wordu. SW: HP Photo & Imaging, Memories Disc Creator, SW OCR Termální pokladní tiskárna. Rozlišení 180x180 dpi. délka řádku 79.5 mm Sady znaků: 95 alfanumerických, 37 Rychlost tisku: 150 mm/sec - Papír: 79,5 +/- 0,5 mm; průměr kotouče max 83,0 mm Automatická řezačka standardně.
Vedení
PC
30,000.00 Kč
4
120,000.00 Kč
Vedení
Notebook
40,000.00 Kč
3
120,000.00 Kč
Vedení
Tiskárna
20,000.00 Kč
3
60,000.00 Kč
Recepce
PC
15,000.00 Kč
3
45,000.00 Kč
Recepce
Tiskárna
5,000.00 Kč
1
5,000.00 Kč
IS/ICT
Síť
10,000.00 Kč
3
30,000.00 Kč
CELKEM
Procesor Intel Pentium 4 530 3 GHz HT FSB 800MHz Pevný disk Maxtor 160 GB 7200 ot. 8MB Floppy mechanika 3.5 Apls 1.44 MB Mechanika DVD+/-RW Lan/OST 10/100 Mb/s int. S-ATA 150 (2) LCD panely | 17" Procesor Intel® Pentium® M 755 2GHz 2MB Display 15 TFT XGA 1400x1050 16,7M Mechanika DVD+/-RW Pevný disk 80 GB Video systém ATI® MOBILITY™ RADEON™ 9700 128 MB Modem Faxmodem 56 kbps, Bluetooth™ Síťová karta 10/100/1000, 802.11b/g, Čtečka karet 4.1 Ostatní Win XPPro, 4x USB2.0, FIR, Svideo, IEEE 1394 Baterie Li-Ion výdrž až 5,5hod, váha 2,88kg Rychlost tisku: až 12 str./min čb i barva. Rozlišení 600x600 dpi s HP ImageREt 2400. Vstupní kapacita 350 listů, maximálně 850 listů Měsíční zatížení: až 45.000 stran. Procesor AMD Sempron 2300+ FSB 333MHz 384KB Pevný disk Hitachi 40GB 7200ot. 2MB Floppy mechanika 3.5 Apls 1.44 MB DVD-ROM mechanika Lite-On 16x48x Lan 100 Mb/s int. Monitor 17" ORION 1024x768 85Hz 0.27mm Monochromatická laserová tiskárna A4 Rychlost tisku až 12 stran/min. Rozlišení 600x600dpi Vstupní zásobník na 150 listů A4 Měsíční zátěž až 5 000 stran. Wi-Fi AP, Switche, Kabely dle pořeby (určí dodavatel).
757,000.00 Kč
7.4. Dodavatel technického vybavení S ohledem na rozsah podnikové sítě a dodávky hardwaru bylo nutno zvolit dodavatele, který je schopen smluvně garantovat funkčnost sítě jako celku a poskytovat záruční i pozáruční servis na zařízení. Pro zjednodušení komunikace v případě řešení pozdějších problémů, úprav či inovací považujeme za vhodné, aby dodání sítě provedl jediný dodavatel. Výběr dodavatele proběhl podle všeobecných kritérií jako, reference, tradice, dodávané služby (instalace, servis, záruka, podpora …), cena dodávky, rychlost - 29 -
dodávky, velikost firmy a další. Poměrně důležitým kritériem bylo také umístění poboček, tak aby technici byli v případě potřeby na místě dostatečně rychle a za minimální cestovné. Do užšího výběru se dostali společnosti DXT ComputerS s.r.o., Autocont CZ a.s. a Mironet s.r.o. Po předběžných schůzkách s obchodníky těchto společností byla jako vítěz vybrána společnost Mironet s.r.o. Předběžný odhad ceny od této společnosti činil 757 000 Kč bez DPH a doba dodání sítě 3-4 týdny. Po dodání podnikové sítě doporučujeme uzavřít s dodavatelem outsourcingovou smlouvu. Roční náklady na outsourcing by se měli (dle rozsahu služeb) pohybovat okolo 10% z ceny dodávky. Tedy 75 700 Kč/rok. Outsourcing je výhodný zejména proto, že umožní internímu správci sítě věnovat se nerutinním problémům. Správce také nebude muset cestovat kvůli nevýznamným zásahům do poboček.
7.5. Náklady na technické vybavení Z pohledu technického vybavení je nutno počítat s těmito náklady: o
Cena zařízení včetně instalace: 757 000 Kč.
o
Roční platba za outsourcing správy: cca. 75 700 Kč.
Cena za outsourcing se může lišit v závislosti na rozsahu poskytovaných služeb. O konkrétním rozložení splátek bude rozhodnuto po vyčíslení nákladů na celý projekt.
- 30 -
8.Požadavky na software 8.1. Základní software
Operační systém Volba operačního systému podstatně ovlivní charakter celého informačního systému. V současné době existuje v podstatě dvojí volba: buďto operační systém Windows, nebo některá z distribucí Linuxu. Postavit systém na linuxové platformě by bylo velkou výzvou. Hovoří pro něj i fakt, že software lze legálně získat prakticky zdarma. Přesto byl pro EYH zvolen operační systém Windows XP. Důvodem jsou především vyšší náklady na školení personálu a větší náročnost údržby. Dalšími důvody jsou problematická podpora pro některý open-source aplikační software a problematičtější plánování IS. Údržba Linuxového IS by firmu zatížili tak, že by bylo nutné rozšířit IT oddělení nejméně o jednoho pracovníka. Na základě naší analýzy jsme došli k závěru, že provoz IS na Linuxové platformě by mohl až o 20% převýšit náklady na provoz IS založeného na Windows. Naše propočty potvrzuje i studie společnosti Forrester. Dále zbývá rozhodnutí mezi verzemi Windows XP Home a Pofessional. Po analýze rozdílů uvedených na http://www.microsoft.com/cze/windows/ /xp/pro/howtobuy/choosing2.asp doporučujeme dražší verzi Professional. Tato verze obsahuje navíc funkcionalitu nezbytnou pro práci v síti (např. spolupráce s Windows serverem …). Tento software bude zakoupen nainstalovaný na PC s poslední verzí bezpečnostních záplat a předkonfigurovaný pro práci v síti.
Operační systém pro server Pro server umístěný v housingovém centru doporučujeme po poradě s pracovníkem údržby IT systém Windows 2003 server. Na implementaci serveru bude spolupracovat pracovník údržby IT s pracovníky housingového centra.
- 31 -
Kancelářský software Po propočtu nákladů na kancelářský software jsme došli k názoru, že v tomto případě bude účelné implementovat open-source řešení. Vhodným balíkem je OpenOffice.org verze 2.0, který bude již v době implementace IS ve finální verzi. Přechod od Microsoft Office na tento balík je pro uživatele relativně snadný. OOo stabilně funguje v prostředí MS Windows a také je kompatibilní s MS office. V tomto případě tedy náklady na tento balík nepřevýší pořizovací náklady MS Office. Balík bude instalován postupně správcem IS/IT dle potřeby.
Komunikační software Jako e-mailový klient poslouží MS Outlook Express, který je standardní součástí Windows. Jeho nastavení na příslušné uživatelské schránky provede každý pracovník pro své PC, dle poskytnutého návodu. Pracovníci mohou využít technické podpory správce IT, nebo vyhrazených poradců Brilliant solutions. Dále budou instalovány komunikační klienti pro Skype a ICQ, které budou nastaveny obdobným způsobem.
Bezpečnostní software Pro zabezpečení sítě bude implementován komplexní systém Kerio WinRoute Firewall s antivirovým systémem McAfee. Imlementaci provedou konzultanti Brilliant solutions. Na každém PC bude také instalován osobní firewall a antivirus.
Předpokládané náklady
Software
Licencí
Umístění
Windows XP Professional OEM 31 každé PC OpenOffice.org 2.0 31 každé PC Skype, ICQ, PFW, Antivirus 31 každé PC Kerio WinRoute Firewall 6 1 síť + McAfee Antivirus 40 uživ. MS Windows 2003 server 1 server standart edition 10 licencí MS Windows 2003 ser. dalších 5 licencí 5 server Předpokládané náklady na pořízení základního software celkem
- 32 -
Cena
Celkem
3 600,00 Kč - Kč - Kč
111 600,00 Kč - Kč - Kč
23 300,00 Kč
23 300,00 Kč
35 000,00 Kč
35 000,00 Kč
3 700,00 Kč
18 500,00 Kč 188 400,00 Kčč
8.2. Aplikační software
Systém pro správu internetové kavárny Pro obsluhu internetové kavárny jsme hledali software, který umožní sledování doby připojení a vyúčtování zákazníků, zabezpečí pracovní stanice, podporuje předplacené kreditní kupony a vyhotoví reporty z provozu kavárny.Další funkce jako chat v rámci kavárny, drobný prodej byli nepovinné. Při výběru rozhodovala především kvalita (stabilita, uživatelská přívětivost, česká lokalizace …). Česká lokalizace byla povinným kritériem. Doporučujeme software Internet Caffe společnosti Antamedia. Ve verzi pro server a 10 klientských stanic je jeho cena 230 amerických dolarů. Pro 3 kavárny tedy 690 USD tj. cca. 15200 Kč. Internet Caffe společnosti Antamedia Pořizovací náklady
10 licencí/ kavárna USD
3 kavárny celkem USD
3 kavárny celkem Kč
230 USD
690 USD
15 200 Kč
Hotelový a ekonomický systém Volba hotelového a ekonomického systému tvoří základ této úvodní studie. Tyto systémy musí podporovat hlavní podnikové procesy, proto se musí co nejvíce blížit potřebám podniku a také musí být navzájem dokonale provázané. Proces obsluhy hosta, tedy činnosti rezervace -> check-in -> pobyt -> check-out musí co nejméně zatěžovat obsluhu i klienta. Po vystavení faktury za služby (check-out) musí být faktura snadno předána účetnímu do jeho systému.
•
Metodika výběru Výběr byl proveden dle metodiky BSP (Brilliant selection process) pro výběr
software, která se skládá z následujících kroků: •
stanovení požadované funkcionality
•
sestavení shortlistu (2-3 systémy, které danou funkcionalitu splňují)
•
stanovení hodnotících kritérií a jejich vah
•
testování demoverzí produktu a stanovení pořadí v každém kritériu.
- 33 -
•
vyhodnocení čísla P podle vzorce P=∑ Πi*Ri kde Πi je váha daného kritéria, Ri je pořadí daného kritéria a i є {1,2,..,n}, kde n je počet kritérií; číslo P je vypočítáno pro každý software na shortlistu
•
•
stanovení vítěze, tj. softwaru s nejnižším P
Požadované vlastnosti V této tabulce jsou zobrazeny základní vlastnosti, které musí splňovat vybraná
kombinace hotelového a ekonomického systému. Na základě těchto vlastností bude proveden předvýběr, jehož výsledkem je seznam postupujících do užšího výběru (shortlist). Většina požadované funkcionality je schována do modulu recepce, která by jakožto vlastník nejdůležitějších procesů měla být centrem nového IS. Recepčnímu modulu bude také věnována největší pozornost při dalším testování. Požadované vlastnosti Funkce Recepce Sklad Pokladní prodej + restaurace. Účetnictví Česká lokalizace Propojenost
•
Popis Rezervace (napojení na on-line), kniha hostů, účtování dalších služeb, průběžné a závěrečné účty, výstupy pro účetnictví a další reporty a statistiky. Sklad zboží a materiálu s napojením do dalších modulů. Prodej zboží a služeb v baru, restauraci a internet café. Faktury, pokladní kniha … Jazyková a právní lokalizace. Zásada: Data zadáváme pokud možno pouze jednou.
Shortlist Po provedení předvýběru byly do užšího výběru vybrány tři produkty českých
softwarových firem. Jedná se o systémy Agnis, Hores plus a Mefisto Hotel. Jako software pro zpracování účetnictví doporučujeme systém Pohoda, který byl již využíván v minulosti v pražské pobočce. Z tohoto důvodu nebude třeba školit účetní na nový systém a licence je již také zakoupena. Pohodu lze také víceméně propojit se všemi výše zmíněnými hotelovými systémy. •
Stanovení vah a kritérií Všechny hotelové systémy, které figurují na shortlistu splňují poža-davky na
základní funkcionalitu. Pro pokračování výběru byla stanovena následující kritéria a jejich
- 34 -
váhy. Při důkladném testování demoverzí bude určeno pořadí pro každé kritérium a z pomocí vah určen vítěz. Východiska pro posuzováníi variant Kritérium Funkcionalita
Váha 30%
Dodavatel
20%
Cena (resp. TCO) Technologie Ovládání Nápověda a dokumentace Přístupová práva Reference a počet uživatelů
15% 5% 10%
Poznámka Seznam požadované a uvítané funkce Rok založení, obrat, počet zaměstnanců, počet poboček, zastoupení dodavatele v blízkosti našich lokalit, garance provozu, cena služeb, které nejsou v ceně programu. Jak jsou moderní, stabilní, otevřené apod. Jak je snadné, přehledné, intuitivní, standardní.
5%
Obsah, Přehlednost ...
5%
Existence, úrovně
10%
Počet instalací, u jakých firem?
100%
Společnost Hores plus s.r.o. působí na českém trhu od roku 1991 (samostatně od roku 2001). Tím se řadí mezi tradiční české dodavatele hotelových systémů. Kvalitu jejích služeb dokládají mj. certifikáty kvality ISO 9001 a četné reference. •
Hores Plus Systém Hores Plus patří v ČR k nejpoužívanějším produktům. Poskytuje komplexní
funkcionalitu pro hotelový provoz, přehledné ovládání a možnost definování uživatelských práv. Výhodou je také dobrá možnost napojení systému na další aplikace. K systému je poskytována hot-line podpora 24/7.
•
Výsledky testování a vybraná varianta Přestože rozdíly mezi jednotlivými produkty byli v některých aspektech poměrně
malé, dokázali testeři určit pořadí ve všech testovaných oblastech. Vítězem se stal systém Hores Plus, který bude implementován za cenu 110 000 Kč bez 19% DPH. Tato cena obsahuje licenci na jednotlivé moduly a také náklady na instalaci a zaškolení. Instalace a napojení na další aplikace bude provedena pracovníky Hores Plus. Na integraci on-line rezervačního systému budou spolupracovat s dodavatelem webových stránek.
Systém
Agnis
Hores Plus - 35 -
Mefisto Hotel
VÝROBCE WWW STRÁNKY IMPLEMENTOVANÉ MODULY ODHAD CENY Kritérium Váha Funkcionalita 30% Dodavatel 20% Cena 15% Technologie 5% Ovládání 10% Nápověda a 5% dokumentace Přístupová práva 5% Reference a počet 10% uživatelů Celkem 100% Vážený průměr*100 Pořadí
Agnis s.r.o.
Hores plus s. r. o.
Mefisto software, a.s.
www.agnis.cz
www.horesplus.cz
www.mefisto.cz
90 000,00 Kč
Interface, Drobný prodej, Fakturace 110 000,00 Kč
150 000,00 Kč
2 3 1 2 1
1 1 2 1 2
3 2 3 3 3
3
1
2
3
1
2
1
2
3
2
1,375
2,625
24,38
16,88
33,75
1
3
Recepce
2
8.3. Shrnutí nákladů na software Na softwarové vybavení bude nutné vynaložit tyto náklady: • • •
Základní software Aplikační software Celkem
188 400 Kč 125 200 Kč 313 600 Kč
- 36 -
Hotel
9.Bezpečnost systému Bezpečnost je nedílnou součástí každého návrhu informačního systému. V této kapitole bychom chtěli odpovědět především na otázky co chránit, před čím a jak. Doporučení této kapitoly budou později zpracována jako tzv. bezpečnostní politika tj. dokument definující základní bezpečnostní pravidla, postupy a zásady s cílem ochránit aktiva firmy. Tato kapitola má sloužit jako základní přehled otázek bezpečnosti IS. Prakticky problematika ochrany IS spadá částečně do správy sítě, která bude outsourcována a částečně do kompetence jednotlivých manažerů (personální bezpečnost, zabezpečení budov).
9.1. Analýza aktiv (co chránit?) Na této úrovni vystačíme se seznamem aktiv, jejichž ochranou se budeme zabývat dále. Jedná se zejména o: •
Data o Údaje o hostech - Vzhledem k tomu, že informační systém bude obsahovat osobní údaje, je provozovatel IS povinen dle §13 zákona 101/2000 sb. přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. o Údaje z účetnictví - Vyzrazení, nebo dokonce neoprávněná změna či ztráta těchto údajů je nežádoucí a může způsobit značné škody. o Další informace - Obchodní tajemství, přístupová hesla …
•
Fyzická aktiva o Hardware o Média o Další fyzická aktiva
•
Software
- 37 -
9.2. Analýza hrozeb (proti čemu?) Výše zmíněná aktiva mohou být obecně ohrožena těmito způsoby: •
Data o Vyzrazení (hacker, virus, zaměstnanec) o Neoprávněné pozměnění (hacker, virus, zaměstnanec) o Ztráta (hacker, virus, zaměstnanec)
•
Fyzická aktiva o Odcizení (zaměstnanec, cizí osoba) o Poškození (zpravidla zaměstnanec)
•
Software o Odcizení licencovaného softwaru (zaměstnanec, cizí osoba) o Používání nelegálního softwaru na firemních počítačích (zaměstnanec, host) o Zásahy do funkce softwaru (hacker, virus, zaměstnanec) o Neoprávněný přístup (hacker, zaměstnanec)
9.3. Protiopatření (jak chránit?)
Fyzická bezpečnost Jedná se zejména o ochranu fyzických aktiv před poškozením, nebo odcizením fyzickými prostředky. Základem fyzické bezpečnosti v případě EYH s.r.o. je kamerový systém, který zaznamenává dění ve veřejných prostorách. Kamerový systém již spolehlivě funguje ve všech třech lokalitách z dřívějších dob. Po zavedení IS tedy doporučujeme pouze rychlý audit, zda kamery optimálně zabírají nová aktiva (např. počítače v internetové kavárně). Další prvky fyzické bezpečnosti (trezory, mříže, zámky, hasicí přístroje apod.) dle našeho zjištění také odpovídají budoucím potřebám již nyní. Volitelně doporučujeme provedení interního auditu. Ten ale spadá mimo rámec projektu IS.
- 38 -
Fyzické zabezpečení serveru v housingovém centru je smluvně zajištěno. Je garantována dostupnost 99,9%, což ze strany housingového centra obnáší zajištění systémem UPS apod.
Zabezpečení sítě O zabezpečení sítě jako celku se postará Kerio WinRoute Firewall, který bude implementován za podpory firmy Kerio. Nicméně doporučujeme pro zabezpečení ještě instalaci osobního firewallu, antiviru a anti-spyware softwaru na každou jednotlivou stanici. Tato instalace bude provedena dodavatelem hardware a bude zahrnuta v ceně dodávky. Samozřejmostí je nastavení všech programů na automatické aktualizace z internetu.
Personální bezpečnost Personální bezpečnost je podstatnou částí systémové bezpečnosti. Důvodem je to, že velká část bezpečnostních incidentů je způsobena uživateli systému (často neúmyslně). Personální bezpečnost je především v kompetenci generálního ředitele a manažerů jednotlivých poboček. Začíná výběrem pracovníků. Pokračuje přes jejich školení v základních bezpečnostních návycích a končí stanovením uživatelských práv a podnikových bezpečnostních směrnic. Přístupová práva budeme detailně definovat v průběhu projektu, tak jak budou implementovány jednotlivé aplikace.
Komplexní bezpečnostní politika Pro zabezpečení všech výše zmíněných aspektů je vhodné vytvořit komplexní bezpečnostní politiku, která bude zahrnovat podnikovou bezpečnost jako celek. Při vytváření této soustavy dokumentů je třeba masivní spolupráce managementu a je třeba počítat nejméně se 2 týdny práce.
10. Požadavky na specializovaný personál Z důvodu zavedení nové informačního systému došlo rovněž ke změně organizační struktury. Z původně 3 místních správců IS/ICT ( Praha, Brno, Český Krumlov) vybereme - 39 -
jednoho pracovníka jako vedoucího centralizovaného IS/ICT oddělení na ředitelství v Praze a druhého jako jeho asistenta. Se třetím lokálním správcem bude muset z důvodu reorganizace rozvázat pracovní poměr. Kritéria pro výběr pracovníků do IS/ICT oddělení: -
pracovní výsledky z lokálních poboček; v případě nejednoznačnosti se přihlédne k dalším kritériím
-
vysokoškolské vzdělaní (5 let praxe nahrazuje vysokoškolský diplom)
-
délka praxe
Interní IS/ICT oddělení bude mít na starosti: -
správu uživatelský kont
-
řešení rutinních a jednoduchých neočekávaných problémů
-
monitorování fungování systému
-
aktualizování informací v systému
-
navrhování zlepšení systému
-
udržování kontaktů s externí IS/ICT partnery
-
organizování školení pro nové IS
Pro případ nastání neobvyklých složitých problémů doporučuje uzavřít rámcovou smlouvu s externím partnerem, který se na danou oblast specializuje.
- 40 -
11. Požadavky na školení Školení bude probíhat ve dvou kolech. V prvním kole bude školen personál, který bude přicházet do styku s IS a počítači vůbec. Školení bude probíhat 4 dny pro personál a managery hotelu, účetní, pracovníka managementu a generálního ředitele. Na toto školení bude navazovat krátko instruktáž o MS Windows 2003 server pro pracovníky IS/ICT oddělení. Druhého kola se zúčastní všichni pracovníci ředitelství a manageři a recepční z jednotlivých poboček. Základní část druhého kole bude tvořit týdenní intenzivní školení o aplikačním software, kde se účastníci seznámí s funkcionalitou a základními běžnými funkcemi. Pokročilá část pak bude povinná pro pracovníky IS/ICT oddělení a pro schopnější zaměstnance ostatních útvarů, kde se bude probírat již podrobná specifická problematiky. Tato část taktéž bude trvat jeden týden. Rovněž se počítá s tím, že pracovníci kteří absolvovali jakákoliv školení budou podle potřeby „školit“ podle potřeby i ostatní zaměstnance, kteří dané školení neabsolvovali. 1. kolo školení - Software
délka školení
Windows XP Professional OEM OpenOffice.org 2.0 Skype, ICQ Kerio WinRoute Firewall 6 + McAfee Antivirus 40 uživ. MS Windows 2003 server Celkem dnů
2. kolo školení Aplikační software
1,2 (7 hodin) 2,2 (13 hodin) 0,3 (2 hodiny) 0,3 (2 hodiny) 1 (12 hodin) 5
délka školení
ASW – základní část ASW – nadstavbová část Celkem dnů
5 5 10
Délka trvání obou školení Hodin denně Cena 1 hodiny Cena školení celkem
15 dnů 6 hodin 700 Kč 63 000 Kč
Pozn. Celková cena na školení jsou 1 konzultant * 15 dnů * 6 hodin denně * 700 Kč.
- 41 -
12. Harmonogram Činnost
Datum dokončení činnosti
Začátek projektu
25.3.2005
Výběr vedoucího oddělení IS/IT
Délka činnosti
Zodpovědná osoba
Náklady (v Kč)
25.3.2005
6 dní
Generální ředitel
-
Objednávka HW Objednávka HW pro kanceláře Objednávka HW pro internetovou kavárnu Objednávka SW Objednávka zákl. SW Objednávka ASW
4.4.2005 4.4.2005
1 den 1 den
Ředitel IS/IT Ředitel IS/IT
-
4.4.2005
1 den
Ředitel IS/IT
-
5.5.2005 5.5.2005 5.5.2005
1 den 1 den 1 den
Ředitel IS/IT Ředitel IS/IT Ředitel IS/IT
-
Objednávka internetového připojení
5.5.2005
1 den
Ředitel IS/IT
-
Zajištění pronájmu dedikovaného serveru
6.4.2005
1 den
Ředitel IS/IT
HW pro centrálu HW pro jednotlivé hostely
15. - 22.4. 2005 15.4.2005 15.4.2005
7 dní 7 dní
Ředitel IS/IT, manažeři poboček Ředitel IS/IT Manažeři poboček
HW pro internetové kavárny
22.4.2005
5 dní
Manažeři poboček
Instalace HW a SW, vytvoření síťových připojení
3. - 10.5. 2005
12 dní
Instalace a konfig. HW Vybudování místní sítě Připojení na internet Nákup, převzetí a instalace základního SW Nákup, převzetí a instalace základního ASW
3.5.2005 9.5.2005 10.5.2005
7 dní 8 dní 1 den
6.5.2005
5 dní
10.5.2005
5 dní
Tvorba webové stránky
19.5.2005
40 dní
Nákup a převzetí dodávky HW
Zkušební provoz Školení personálu - základní SW Školení personálu - ASW Zkušební provoz Uvedení systému do běžného provozu
12 dní
26.4 - 25.5. 2005 26.4.2005 10.5.2005 25.5.2005
Ředitel IS/IT, Mironet, internet provider Mironet Ředitel IS/IT Internet provider Mironet, ředitel IS/IT Ředitel IS/IT, dodavatel ASW Web designer, BS, PR manager
2 000 677 000 300 000 107 000 270 000 361 700 12 000 188 400 125 200 44 000
25 dní
Dodavatel ASW
63 000
5 dní 10 dní 10 dní
Dodavatel ASW Dodavatel ASW Ředitel IS/IT
21 000 42 000 1 111 600
26.5.2005
- 42 -
12.1.
- 43 -
13.Rekapitulace Externí informační zdroje •
• •
www.zlatestranky.cz, internetové portály (seznam, centrum, ...) http://portal.gov.cz
Připojení na Internet •
v úvahu přichází technologie CaTV, DSL, FWA, Wi-Fi
•
pro jednotlivé pobočky doporučujeme: o Praha: Chello business o Brno: DSL Fixline 1M o Český Krumlov: GTS ADSL Profi 1024/256
Využití internetu •
internetové stránky o pro tvorbu a správu webových stránek doporučujeme podle hodnotících kritérií společnost EUNECO.COM
•
pro webové aplikace doporučujeme využít dedikovaný server
•
doporučujeme využívat služeb E-mail, VoIP, Instant messaging
Požadavky na technické vybavení • •
informační systém se skládá ze 3 samostatných LAN síť nového informačního systému bude vystavěna ve spolupráci s externím partnerem, který bude rovněž generálním dodavatelem hardwaru – předběžně byla jako vítěz vybrána společnost Mironet s.r.o.
Software o základní software • Microsoft Windows XP Professional CZ OEM • Microsoft Windows 2003 server • OpenOffice.org 2.0; MS Outlook Express • Skype a ICQ • Kerio WinRoute Firewall s antivirovým systémem McAfee o aplikační software • Internet Caffe společnosti Antamedia • doporučujeme zakoupení hotelového IS Hores Plus • pro účetnictví doporučujeme software Pohoda
- 44 -
Bezpečnost •
kamerový systém
•
záložní zdroje UPS
•
bezpečnost sítě Kerio WinRoute Firewall
•
stanovení uživatelských práv
•
vypracování podnikových směrnic
•
komplexní bezpečnostní politika
Servis IS/ICT •
vlastním oddělením IS/ICT
•
složitější problémy ve spolupráci s externí firmou
•
dvoukolové školení, účast v jednotlivých kolech dána zařazením jednotlivých pracovníků a případně jejich schopnostmi
Školení
14. Doporučení top managementu Implementace nového informační systému s sebou přináší mnoho větších či menších změn. V této souvislosti je hlavním úkolem Top managementu seznámit své zaměstnance se změnami, které poplynou z přechodu na nový IS. Důležité je přesvědčit zaměstnance, že nový systém spíše než nepříjemnosti přináší mnohá zlepšení a zefektivnění jejich práce. Zaměstnanci často nechápou proč by nyní měli dělat věci jinak, než jak to dělali doposud. Společnost rovněž nesmí podlehnou euforii, že nyní vlastní všemohoucí nástroj, který vyřeší všechny jejich problémy a zajistí prosperitu na další dlouhé roky. Naopak společnost musí klást důraz na uspokojování potřeb svých zákazníků a naplňovat svoje strategické cíle, k čemuž jí má podnikový IS sloužit jako podpůrný nástroj.
- 45 -
