B&R. NVVB on Tour: Enthousiasme over kweekvijver. Landelijke uitrol REVA zou voor de zomer moeten plaatsvinden

B&R

Va k b l a d v o o r d e N e d e r l a n d s e V e r e n i g i n g v o o r B u r g e r z a k e n

NVVB on Tour: Enthousiasme over kweekvijver Publiekszaken Amstelveen en Aalsmeer Scheiden zonder rechter ‘Landelijke uitrol REVA zou voor de zomer moeten plaatsvinden’

2015 #2

Inhoud NVVB on Tour: Enthousiasme over kweekvijver Publiekszaken Amstelveen en Aalsmeer

Voorwoord

7

Informatieknooppunt van de IND

12

Een programma wat ons betreft ook interessant is voor de nieuwe generaties. Om die exacte reden zullen de NVVB, FUTUR (hét landelijke netwerk van én voor jonge ambtenaren die werkzaam zijn bij overheidsorganisaties in Nederland) en de Erasmus Universiteit de komende jaren samenwerken om de nieuwe generaties kennis te laten maken met u, ons vakgebied, om generaties te verbinden en het gat tussen regulier onderwijs en de overheid te verkleinen. Een eerste uiting van onze samenwerking vindt plaats op dag twee van het NVVB Congres, namelijk een congres over nieuw publiek leiderschap: leadership is about being MAD, Making A Difference! #mad2015.

eID: nieuwe standaard voor online toegang

22

Arthur Dallau, directeur NVVB

NVVB Congres & ALV agenda

25

Een goed gesprek over REVA

29

Zoetermeer telt de stemmen centraal

38

Algemeen 03 Voorwoord directeur NVVB  04 NVVB on Tour: Enthousiasme over kweekvijver Publiekszaken Amstelveen en Aalsmeer  25 NVVB Congres & agenda ALV  34 Jurisprudentie   45 Persoonlijke berichten  46 Colofon Persoonsinformatiemanagement 07 Scheiden zonder rechter  11 Column Arre Zuurmond  19 Persoonsinformatiebeleid kan alleen gemeentebreed  29 Een goed gesprek over REVA  32 Ter leeringh ende vermaeck; de koppeling van bestanden

De kracht van verbinding Over twee weken staat alweer het NVVB Congres 2015 voor de deur en na het geweldige jubileumcongres in 2014, is het een uitdaging om tijdens dit congres weer aan uw verwachtingen te voldoen. Wij zijn ervan overtuigd dat wij ook dit jaar een interessant, gevarieerd en vooral inspirerend programma voor u hebben samengesteld. Een programma dat past bij de NVVB thema’s en de gerelateerde nationale en internationale ontwikkelingen.

4 Scheiden zonder rechter

Samen meer resultaat

‘Samen meer resultaat’ is dan ook geen loze kreet, maar de kern van onze vereniging. De kracht van onze vereniging is terug te herleiden naar de samenwerking onderling, met nationale en internationale overheidspartners, de markt en de wetenschap. Het Dashboard Dienstverlening is een uitstekend voorbeeld als het gaat om samenwerken en het behalen van resultaat. Vol trots lanceert de NVVB tijdens het congres het Dashboard Dienstverlening. Wat een jaar geleden als een idee op a4tje ontstond is met de medewerking van 70 gemeenten uitgegroeid tot een volwassen instrument. Mede dankzij de inzet van onze ontwikkelpartners, relevante leveranciers en de wetenschap. Een samenwerking die in alles weergeeft waar de NVVB voor staat, namelijk belangen behartigen, verbinden, vernieuwen en ontzorgen. De nieuwe huisstijl van de NVVB sluit aan op de ontwikkelingen die de vereniging doormaakt. De warme kleuren en de mensen geven weer waar wij voor staan, namelijk het zijn van een familie met aandacht voor de mens achter de medewerker. Of het nu gaat om een bestuurder of een medewerker, jullie zijn allen even belangrijk voor ons. Wij hopen dan ook van harte u te mogen begroeten op 15 en 16 april in Noordwijkerhout, want er is niets mooier dan het zien van oude bekenden, het ontmoeten van nieuwe mensen, het krijgen van de meest actuele en relevante informatie en het vieren van ons samenzijn tijdens de, oh zo, bekende feestavond. Tot dan en wees welkom!

Identiteitsmanagement 12 Informatieknooppunt van de IND  22 eID: nieuwe standaard voor online toegang Verkiezingen 33 Column Melle Bakker  38 Zoetermeer telt de stemmen centraal Dienstverlening & Innovatie 16 Teylingen kiest bewust voor organisatiebrede aanpak dienstverlening  36 Amsterdam gaat digitaal met de berichtenbox  42 Burgemeester Peter de Jong (Westvoorne) druk in de weer met Twitter en Facebook 2

B&R

B&R

3

Algemeen

NVVB on Tour

Enthousiasme over kweekvijver Publie k szaken Amstelveen en Aalsmeer teamleider Burgerzaken René Bosma aan NVVB-directeur Arthur Dallau. Dat

gewerkt met werkstudenten. Met stagiaires wordt al langer gewerkt. Nu

bij dat gesprek ook een aantal werkstudenten aanwezig was, spreekt voor

Amstelveen op ambtelijk niveau ook samenwerkt met Aalsmeer wordt het

zich. Dallau was uiteraard vooral ook nieuwsgierig naar hun ervaringen. En

succesvolle concept ook daar toegepast. Ook omdat de medewerkers,

die bleken zo positief te zijn dat een aantal van hen inmiddels, na de voltooiing

dus ook de werkstudenten, rouleren tussen beide locaties. Het leidt tot

van hun studie, zelfs in dienst trad bij de gemeente. ‘Een verrijking’, aldus

groot enthousiasme bij zowel de ambtenaren als bij de werkstudenten

P&O-adviseur Nancy Fielmich die tijdens een deel van het gesprek eveneens

en stagiaires, vertelden hoofd Publiekszaken Jeanette van Heijningen en

aanschoof.

eanette van Heijningen vertelt dat er voorheen bij ziekte, zwagerschapsverlof, pieken of vakanties dure inhuur plaatsvond. Dat moest goedkoper kunnen en binnen de frontoffice is het van groot belang dat je goed kunt inspelen op pieken en dalen in de klantcontacten. René Bosma: ‘Zo ontstond het idee om met een groep flexibel inzetbare jongeren te gaan werken. Ik dacht, als we nu eerst eens in eigen kring gaan zoeken, bijvoorbeeld kinderen van medewerkers die studeren maar die toch minimaal twaalf uur per week beschikbaar zijn. Dit aantal uren moet worden gewerkt om de kennis vast te kunnen houden. Nou die jongeren bleken er te zijn en wij zijn hen zelf op gaan leiden door coaching on the job en de bekende externe opstapcursussen. Inmiddels doen we alles ‘in huis’, sinds Aalsmeer hebben we namelijk een medewerker die tevens docent aan de Bestuursacademie is. We zijn met het zelf werven en opleiden in 2007 gestart en het werkt prima, omdat het studenten zijn op hbo- en academisch niveau pikken ze heel snel zaken.’ Op dit moment hebben we zestien werkstudenten en twee stagiaires. Voordeel was natuurlijk ook dat deze werkstudenten goedkoper waren dan de via de bekende Burgerzaken ‘uitzendbureaus’ ingehuurde werknemers. ‘Het mooie is dat deze uitzendorganisaties nu ook een flexibele schil aanbieden,

4

B&R

maar niet tegen ons op kunnen concurreren’, vult Jeanette van Heijningen aan.

Voordelen organisatie Het aantal voordelen voor de organisatie is niet te veronachtzamen, zo blijkt. De werkstudenten zijn snel inzetbaar en vormen een flexibele schil die inzetbaar is tijdens vakanties, avonddiensten op twee locaties, ziekte en bij vervanging van zwangerschappen. Tevens zorgen deze

jonge mensen voor een boost bij vaste medewerkers. Ze vertellen andere verhalen, nemen de soms wat oudere medewerkers mee in hun wereld van o.a. sociale media en ICT-ontwikkelingen, maar ook die van uitgaan en van snel moeten schakelen. De medewerkers worden zich bewust dat veranderingen niet eng zijn. De kennisuitwisseling over en weer wordt zeker ook als een voordeel ervaren. Volgens Van Heijningen en Bosma draagt dit

‘Het idee ontstond om met een groep flexibel inzetbare jongeren te gaan werken. Die jongeren bleken er te zijn en wij zijn ze zelf op gaan leiden door coaching on the job en de bekende externe opstapcursussen’, aldus René Bosma.

Foto: Berbera van den Hoek

J

Binnen Publiekszaken van de gemeente Amstelveen wordt al acht jaar

concept ook bij aan een imagoverbetering van de gemeente. Door de enthousiaste verhalen van de werkstudenten over het werken bij Publiekszaken, over wat ze er allemaal leren en dat het werk er absoluut niet ‘stoffig’ is, is er altijd nieuwe aanwas. De mond tot mond reclame op universiteiten, sportverenigingen en ROC’s werkt dus prima. Stagiaires binnen Publiekszaken willen veelal na de stage ook graag als werkstudent aan de slag en stromen daarna soms door naar regulier werk. Wat ook geldt voor de werkstudenten. Voor de gemeente betekent dat geen wervingskosten, geen tijd kwijt zijn aan sollicitatieprocedures met tegenwoordig vaak het lezen van 300 brieven. Lucie Akkermans (27) die antropologie studeerde, is een schitterend voorbeeld van die naadloze doorstroming. Zij kwam als werkstudent, was vervolgens werkzaam bij Publiekszaken en is nu klantmanager bij Werk en Inkomen. ‘In mijn nieuwe functie merk ik elke dag dat ik de ervaring die ik opdeed door de klantcontacten bij de balies goed kan gebruiken’, vertelt ze. ‘Ook was er geen onderscheid, als werkstudent mocht je ook over allerlei zaken meedenken, waardoor je inzicht kreeg in de processen en daar heb ik ook veel van geleerd’.

Voordelen werkstudenten De voordelen voor de werkstudenten zijn groot. Naast een goed betaalde bij-

baan – er wordt beter betaald dan bij AH -leren ze veel. Ook zaken die zij binnen hun studie kunnen gebruiken. Ivor Bergmans die aan de VU Bestuurskunde en Organisatiewetenschappen studeert en als werkstudent bij Burgerzaken actief is, ziet hier veel terug van zijn studie, vertelt hij. Enerzijds wordt hij geconfronteerd met de noodzaak van bureaucratie – ‘je moet je wel aan de regels houden’- en anderzijds kan hij tijdens het werkoverleg ook aangeven wat er makkelijk simpeler of vlotter kan, antwoordt hij op de vraag van Arthur Dallau of hij hier als werkstudent ook wel inbreng kan hebben. De werkstudenten doen mee aan de interne vakinhoudelijke trainingen en aan trainingen op het gebied van houding, gedrag en het geven van feedback. Dat levert hen extra kennis en ervaring op van zaken die ze binnen iedere andere baan kunnen gebruiken. Bovendien doen ze veel werkervaring op, zowel binnen het Callcenter, de Receptie als het baliewerk binnen Burgerzaken. Werkstudenten krijgen ook gelegenheid om binnen de organisatie hun studieopdracht uit te voeren, waardoor een win winsituatie ontstaat. ‘Indien ze dat willen kunnen ze ook doorstromen naar een vaste baan binnen de afdeling en wordt een loopbaanafspraak, met de bij het werk passende opleiding en salaris aangeboden. Daarbij behoort zelfs groei van schaal 10 naar 11 tot de mogelijkhe-

den. Afgelopen jaren hebben zeven werkstudenten een vast contract gekregen binnen Publiekszaken. Opvallend is dat er ook werkstudenten na afronding van hun studie zijn vertrokken die na verloop van tijd weer teruggekomen zijn, sommigen zelfs meerdere keren’, voegt Jeanette van Heijningen er nog aan toe. Iris Cornelissen (23) begon op 17-jarige leeftijd als werkstudent achter de balie wegens vervanging van zwangerschapsverlof. Na haar studie vrijetijdsmanagement heeft ze eerst nog enige tijd bij Burgerzaken gewerkt, maar sinds kort werkt ze binnen het Sociale Domein waar ze meegewerkt heeft aan de fysieke inrichting van een nieuwe afdeling en daarbij veel had aan de opgedane ervaring binnen Burgerzaken. ‘En ik werk hier met heel veel plezier’, merkt ze met grote stelligheid op. Van Heijningen merkt op dat het werken met werkstudenten binnen de organisatie inmiddels is overgenomen door o.a. Juridische zaken.

Schuifpuzzel Van Heijningen en Bosma leggen uit dat er door krimp binnen Fysiek Domein binnen de totale organisatie een schuifpuzzel werd ingezet, waardoor er een hele beweging op gang kwam. Door overheveling van taken vanuit de zorg naar de gemeentelijke overheid ontstonden er veel vacatures. Medewerkers Publiekszaken bleken

B&R

5

Persoonsinformatiemanagement

Ervaringen Gevraagd naar ervaringen, blijkt dat de vaste bezetting positief reageert op de inzet van werkstudenten. Robin Heins (25), nog bezig met haar studie Cultureel Maatschappelijke Vorming en al zesenhalf jaar actief als werkstudent, merkt spontaan op: ‘Wij zijn gelijkwaardig aan de mensen van het team en zo zien zij dat ook. Ik werk hier mensen in en bij “50 jaar Amstelveen” mocht ik ook brainstormen over ludieke acties. Echt heel leuk! Ook heb ik veel belervaring en daar wordt

6

B&R

op de hockey maar al te graag gebruik van gemaakt. Geattendeerd wordt ook op de werkstudenten die allerlei handige ICT tools voor bij de Receptie en in het Callcenter bouwden. Iris Cornelissen: ‘Het komen met innovatieve ideeën wordt gestimuleerd en ze worden hier ook daadwerkelijk uitgewerkt, dat werkt motiverend. Het werken in teamverband en binnen een afdeling met mensen van

die al vier jaar ervaring bij Burgerzaken opdeed en zowel Nederlands als Engels studeerde, heeft het geweldig naar haar zin. Regelmatig verzorgt ze binnen de afdeling de vertaling van brieven, folders of teksten voor internet. Ze heeft per 1 januari een aanstelling gekregen en overweegt vanwege de vele expats die Amstelveen telt, nog een studie Japans te doen. Haar ambitie voor de toekomst

Een lange weg te gaan?

Scheiden zonder rechter Op 30 december 2014, is het wetsvoorstel houdende wijziging van Boek 1 en Boek 10 van het Burgerlijk Wetboek en enige andere wetten betreffende het uitspreken van de echtscheiding en ontbinding van

Foto: Berbera van den Hoek

erg in trek te zijn. ‘Niet zo verwonderlijk’, aldus Jeanette van Heijningen, ‘werken binnen front office vraagt een flexibele houding, medewerkers beschikken over het juiste DNA omdat dienstverlening er met de paplepel wordt ingegoten en ze hebben ook o.a. trainingen klantgericht werken gevolgd. Ze kennen de organisatie, de producten en diensten en de ketenpartners. Daarnaast kennen ze de gemeente.’ Ook zijn de medewerkers door het MT zelf gemotiveerd om te gaan solliciteren. De aangeboden functies boden groeikansen die binnen Publiekszaken niet geboden kunnen worden. In korte tijd zijn veertien medewerkers doorgestroomd binnen de organisatie en binnen de eigen afdeling. Binnen de organisatie vond doorstroom plaats naar ICT, P&O, Financiën, Sociaal Domein en Inkoop. Omdat medewerkers Publiekszaken vervolgens ook goed in hun nieuwe functies bleken te functioneren, is het idee ontstaan om Publiekszaken de kweekvijver te laten worden van de totale organisatie. De komende jaren wordt, gelet op o.a. de vergrijzing, veel uitstroom verwacht. Het is nu al bekend welke functies dan beschikbaar komen. Van Heijningen: ‘Publiekszaken heeft nu al toestemming om bij vacatureruimte deze in te vullen met werkstudenten. Wat we nu willen gaan doen, zijn dit nog aan uit werken, is om dan studenten te werven die na hun opleiding passen op de in de toekomst vrijkomende vacatures. Winst is natuurlijk dat zij naast de vakinhoudelijke opleiding dan gelijk ook beschikken over het reeds genoemde juiste DNA en de organisatie kennen.’

het geregistreerd partnerschap door de ambtenaar van de burgerlijke stand (Wet scheiden zonder rechter), ingediend in de Tweede Kamer1. Alain Baptiste, Dienst Publiekszaken gemeente Den Haag en lid van de commissie Persoonsregistratie van de NVVB

Van Heijningen: ‘Werkstudenten krijgen ook de gelegenheid om binnen de organisatie hun studieopdracht uit te voeren, waardoor een win win situatie ontstaat. Indien ze dat willen kunnen ze ook doorstromen naar een vaste baan binnen de afdeling en wordt een loopbaanafspraak aangeboden.’ alle leeftijden maakt dat ik veel levenservaring en mensenkennis heb opgedaan. Ook het omgaan met klanten, de sociale vaardigheden die dat je oplevert, kan ik in al mijn toekomstige banen gebruiken.’ Op de vraag van Arthur Dallau of het werken met studenten en de kweekvijver bij elke gemeente toepasbaar zou zijn, reageert Robin Heins: ‘Denk het wel, maar het slagen er van dat hangt helemaal af van de leidinggevenden en de collega’s. Trouwens het college van B&W moet er natuurlijk wel achter staan. Gemeenten zouden wel allemaal gebruik moeten maken van studenten die een afstudeeropdracht nodig hebben, zo kan een win win situatie ontstaan en zo blijven ze bij.’ Een nadeel van het actief zijn als werkstudent kan ze na enig denken (met een glimlach) ook wel noemen: ‘Als het minder druk is, krijg je minder uren en dan verdien je ook minder.’ Ook Sophie (23)

is een baan in de (meertalige) communicatie. Kortom, enthousiasme alom en niet alleen bij de bedenkers van het concept. Tot slot komt het net geïntroduceerde “Ervaringspaspoort” op tafel, bedacht en uitgewerkt door een aantal medewerkers en ook ingebracht binnen de organisatie als voorbeeld van innovatie. In het paspoort worden alle opgedane ervaringen genoteerd en voorzien van een paraaf van degene die het inwerktraject heeft begeleid. Medewerkers zijn over de inzet van het paspoort erg enthousiast, zo kunnen ze zelf goed bijhouden wat ze nog moeten leren. Maar ook als ze naar een andere gemeente gaan, hebben ze gelijk een soort getuigschrift. Als het paspoort vol is, krijgt de student een cadeautje’, meldt Jeanette van Heijningen. Op de vraag van een van hen welk cadeautje, blijft ze het antwoord nog even schuldig. Er wordt over nagedacht, maar komt goed! 

V

oorgesteld wordt om naast de bestaande rechterlijke echtscheidingsprocedure – wanneer er geen kinderen zijn – de mogelijkheid te creëren om buiten de rechter om en zonder verplichte bijstand van een advocaat, een echtscheiding tot stand te brengen bij de ambtenaar van de burgerlijke stand. De huidige procedure om een geregistreerd partnerschap met wederzijds goedvinden te beëindigen, wordt vervangen door de mogelijkheid om naast de rechter, ook de ambtenaar van de burgerlijke stand het geregistreerd partnerschap te laten ontbinden. Het doel van het wetsvoorstel is om daar waar mogelijk de echtscheidingsprocedure te vereenvoudigen en goedkoper te maken.

gecreëerd om een huwelijk om te zetten in een geregistreerd partnerschap. Vanaf dat moment kon een geregistreerd partnerschap worden beëindigd met wederzijds goedvinden bij de ambtenaar van de burgerlijke stand. Door omzetting

Voorgeschiedenis

van een huwelijk in een partnerschap en dit vervolgens bij de ambtenaar van de burgerlijke stand te beëindigen, konden echtgenoten zonder tussenkomst van de rechter scheiden (de zogenoemde flitsscheiding). Op 1 maart 2009 is deze mogelijkheid van scheiden afgeschaft. Dit (o.a.) in

Als gevolg van de Wet openstelling huwelijk2 op 1 april 2001 is de mogelijkheid

1 Kamerstukken 2014-2015, 30 118. 2 Kamerstukken 2007-2009, 30 145. 3 Kamerstukken 2005-2006, 29 676. 4 Kamerstukken 2011-2012, 31 714.

verband met het feit dat een dergelijke echtscheiding buiten Nederland vaak niet werd erkend. Ondertussen zijn er diverse pogingen geweest om te komen tot een vereenvoudig van het echtscheidingsrecht.

Ondertussen zijn er diverse pogingen geweest om te komen tot een vereenvoudiging van het echtsscheidingsrecht Zo is een eerder initiatiefwetsvoorstel om te komen tot een echtscheiding zonder rechterlijke tussenkomst (Wetsvoorstel Luchtenveld)3 in 2006 in de Eerste Kamer verworpen. Ook de introductie van de echtscheidingsnotaris4 is door de Eerste Kamer in 2011 verworpen. In het regeerakkoord “Bruggen slaan” van 28 oktober

B&R

7

2012 hebben de coalitiepartijen VVD en PvdA afgesproken dat echtscheiding zonder tussenkomst van de rechter mogelijk moet worden als er geen kinderen bij betrokken zijn en de echtgenoten overeenstemming over de scheiding hebben bereikt. Het hieruit voortvloeiende concept-wetsvoorstel is op 8 december 2013 ter consultatie beschikbaar gekomen. Ook de NVVB is verzocht op het conceptwetsvoorstel te reageren. Om te komen tot een goede praktische uitvoering van de regeling, heeft de NVVB aan dit verzoek voldaan5. Het huidige wetsvoorstel behelst enige kleine verschillen ten opzichte van dit concept-wetsvoorstel. In het onderstaande wordt hier echter verder niet op ingegaan.

Het wetsvoorstel in grote lijnen Op dit moment is een echtscheiding alleen mogelijk via de rechter. Hiervoor is bijstand van een advocaat verplicht. Ten aanzien van het geregistreerd partnerschap geldt dat mensen van elkaar af kunnen door een uitspraak van de rechter die vervolgens ingeschreven wordt door de ambtenaar van de burgerlijke stand (ontbinding van het geregistreerd partnerschap). Ook hiervoor geldt weer dat bij de procedure voor de rechtbank bijstand van een advocaat verplicht is. Daarnaast kunnen mensen met wederzijds goedvinden, zolang zij geen gezag over minderjarige kinderen hebben, hun partnerschap laten beëindigen via de ambtenaar van de burgerlijke stand (beëindiging van het geregistreerd partnerschap). Voor dit laatste hebben betrokkenen wel een advocaat of een notaris nodig omdat deze een overeenkomst moet opstellen en medeondertekenen. Het wetsvoorstel beoogt de mogelijkheid te creëren dat betrokkenen de ontbinding van hun huwelijk of geregistreerd partnerschap kunnen realiseren, zonder dat daar een rechter of advocaat aan te pas komt. Wel staat het echtgenoten vrij om voor de scheiding via de ambte5 De adviezen van de NVVB zijn te vinden op: https://zoek.officielebekendmakingen. nl/dossier/34118.

8

B&R

naar van de burgerlijke stand juridisch advies in te winnen bij een advocaat, notaris of mediator over bijvoorbeeld het huwelijksvermogensrecht. Ook blijft de gang naar de rechter mogelijk, maar verplicht is het niet. Een echtscheiding voor de ambtenaar van de burgerlijke stand is volgens het wetsvoorstel alleen mogelijk als betrokkenen het samen eens zijn, en zij geen gezag uitoefenen over een of meer van hun gezamenlijke kinderen, of ingevolge artikel 253sa of 253t van Boek 1 BW het gezag gezamenlijk uitoefenen over een of meer kinderen. Op het moment dat er minderjarige kinderen zijn, dan kan de echtscheiding (evenals nu het geval is) uitsluitend via de rechter tot stand worden gebracht. In het wetsvoorstel blijft het mogelijk het geregistreerd partnerschap buiten de rechter om te beëindigen, maar de wijze waarop dat nu plaats vindt (via een advocaat of notaris) vervalt. De beëindiging vindt straks op dezelfde wijze plaats als

de echtscheiding door de ambtenaar van de burgerlijke stand. Ook bij het geregistreerd partnerschap blijft het mogelijk om juridisch advies in te winnen bij een advocaat, notaris of mediator en blijft de gang naar de rechter mogelijk.

wetsvoorstel identiek is aan die van de voorgestelde echtscheidingsprocedure, zal in het onderstaande voor het gemak alleen gesproken worden over echtscheiding. Een en ander geldt echter mutatis mutandis voor de ontbinding van het geregistreerd partnerschap.

de ambtenaar van de burgerlijke stand van de woonplaats van één der echtgenoten. Als het huwelijk buiten Nederland is voltrokken, of als beide echtgenoten buiten Nederland woonplaats hebben, wordt het verzoek ingediend bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van ’s-Gravenhage.

De voorgestelde procedure Een belangrijk knelpunt bij het hier eerdergenoemde wetsvoorstel Luchtenveld was dat het een louter administratieve kwestie betrof waar geen rechterlijke instantie aan te pas kwam. Daarmee werd de kans op erkenning van de echtscheiding in het buitenland (en met name binnen de Europese Unie) als bijzonder gering ingeschat. In het onderhavige wetsvoorstel is getracht dit knelpunt op te lossen. De wetgever kiest aansluiting bij de procedure die geldt voor de huwelijksaangifte en de voltrekking van een huwelijk. Aangezien de procedure ontbinding van het geregistreerd partnerschap via de ambtenaar van de burgerlijke stand in het

De ambtenaar van de burgerlijke stand moet kunnen nagaan of de echtgenoten aan de in de wet gestelde voorwaarden voldoen en dat hij bevoegd is tot het uitspreken van de echtscheiding Echtgenoten die gebruik willen maken van de voorgestelde procedure dienen schriftelijk een verzoek tot echtscheiding in bij de ambtenaar van de burgerlijke stand. Indien het huwelijk in Nederland is voltrokken is volgens het wetsvoorstel bevoegd

De ambtenaar van de burgerlijke stand moet kunnen nagaan of de echtgenoten aan de in de wet gestelde voorwaarden voldoen en dat hij bevoegd is tot het uitspreken van de echtscheiding. Met het oog hierop is er in het voorstel voor geko-

zen om te bepalen dat de echtscheiding niet eerder dan veertien dagen nadat het verzoek is ingediend kan worden uitgesproken. Dit komt er op neer dat betrokkenen na het indienen van het verzoek een afspraak moeten maken voor het moment dat beide echtgenoten in persoon zullen verschijnen om de echtscheiding te laten uitspreken. De verschijning in persoon wordt door de wetgever van belang geacht, omdat de ambtenaar van de burgerlijke stand de identiteit van de echtgenoten moet kunnen vaststellen en zich ervan moet kunnen vergewissen dat beide echtgenoten de echtscheiding wensen. De echtgenoten moeten ten overstaan van de ambtenaar van de burgerlijke stand verklaren dat hun huwelijk duurzaam is ontwricht en dat zij van echt willen scheiden. De ambtenaar van de burgerlijke stand stelt voorts vast dat aan de wettelijke vereisten is voldaan, spreekt dan de echtscheiding uit, en maakt daarvan een akte op. Hiertoe wordt het aantal registers van de ambtenaar van de burgerlijke stand uitgebreid met het register van uitgesproken echtscheidingen en ontbinding geregistreerde partnerschappen, waarin de akte wordt opgenomen. De echtscheiding komt tot stand door het opmaken van de echtscheidingsakte. Als de huwelijksakte berust in een andere gemeente dan waarin de echtscheidingsakte is ingeschreven, dan zendt de ambtenaar van de burgerlijke stand een kennisgeving als bedoeld in artikel 21 Besluit burgerlijke stand 1994 aan de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de huwelijksakte berust. Laatstgenoemde ambtenaar voegt aan de huwelijksakte de latere vermelding van de echtscheiding toe. Bij algemene maatregel van bestuur zal nader worden voorgeschreven welke bescheiden bij het verzoek tot echtscheiding dienen te worden overgelegd. Ook zal moeten worden aangegeven welke gegevens in de akte worden opgenomen. Het Besluit burgerlijke stand 1994 zal daartoe dan ook moeten worden aangepast.

B&R

9

Als de ambtenaar van de burgerlijke stand weigert de echtscheiding uit te spreken, omdat hij oordeelt dat niet aan de in de wet gestelde voorwaarden is voldaan, dan zal artikel 27 Boek 1 BW beroepsmogelijkheid bieden op de civiele rechter. Deze regeling vormt immers een lex specialis ten opzichte van de Algemene wet bestuursrecht. Echtgenoten die van deze procedure gebruik willen maken zullen hiervoor leges verschuldigd zijn. De Wet rechten burgerlijke stand wordt hiertoe aangepast.

Kritiek Raad van State De Afdeling advisering van de Raad van State vindt dat het wetsvoorstel gedeeltelijk zou moeten worden herzien.De Raad van State vindt dat niet duidelijk uit de voorgestelde regeling blijkt of en hoe door de echtgenoten naar de gevolgen van de echtscheiding is gekeken. Om

te voorkomen dat een (in financieel of ander opzicht) kwetsbare echtgenoot de dupe wordt van een echtscheiding door de ambtenaar van de burgerlijke stand, adviseert de Afdeling om te zorgen dat de echtgenoten de gevolgen van de echtscheiding regelen voordat het huwelijk wordt ontbonden. Daarvoor zou het scheidende paar een overeenkomst over de gevolgen van de echtscheiding aan de ambtenaar van de burgerlijke stand kunnen overleggen. De Raad van State vraagt zich verder af of de scheiding bij de ABS kosten en tijd voor de burger bespaart. De voordelen zijn te gering voor het introduceren van deze nieuwe manier van scheiden. Ook gaat de Afdeling in op de rol van de ambtenaar van de burgerlijke stand. De nieuwe taak zou volgens de Raad van State niet goed passen bij de bestaande taak en functie van de ambtenaar van de burgerlijke stand en ook niet nodig zijn vanwege internationaal privaatrechtelijke aspecten. De

Afdeling adviseert daarom de procedure zo in te richten dat ambtenaar van de burgerlijke stand de echtscheiding niet uitspreekt, maar op een bepaalde manier bekrachtigt. Ten slotte gaat de Afdeling in op de wettelijke vereisten voor het uitspreken van een echtscheiding door de ambtenaar van de burgerlijke stand. Zo adviseert de Raad van State te verduidelijken wat de wettelijke vereisten zijn voor de ontbinding van het huwelijk door de ambtenaar van de burgerlijke stand, en bij voorkeur in de wet, in plaats van een algemene maatregel van bestuur, duidelijk te maken welke documenten dienen te worden overgelegd. Het wetsvoorstel heeft nog een lange weg te gaan. Of het wetsvoorstel om te komen tot een vereenvoudiging van het echtscheidingsrecht deze keer wel door beide Kamers zal worden aangenomen, zal de tijd leren. 

Column

Arre Zuurmond, Gemeentelijke Ombudsman Amsterdam

SE GME NT

BABZ-opleiding

Dé opleiding voor de professional aan de balie

U mag zich na deze opleiding specialist Burgerzaken noemen

Op elk moment starten met de opleiding

Opleiding gaat in september van start

Schrijf u snel in voor een gegarandeerde plaats: www.segment.nl

10

B&R

•

Twee oudere vrouwen hebben een samenlevingscontract. Een van hen overlijdt tijdens een vakantie in Londen en haar lichaam wordt met machtiging van het Ministerie van Buitenlandse Zaken gerepatrieerd. De uitvaartondernemer vraagt enkele dagen later bij de gemeente verlof aan om de vrouw te mogen begraven. Hij toont hiervoor een laissez passer en een verklaring van de lijkschouwer. Omdat de overlijdensakte nog niet binnen is, wordt het overlijden door Burgerzaken nog niet in de Basisregistratie Personen (BRP) opgenomen. De gegevens worden echter ook niet conform de geldende werkwijze ‘in onderzoek’ gezet. Omdat de vrouw nog steeds niet als overleden staat geregistreerd in de BRP, ondervindt haar partner al ruim acht maanden problemen met verschillende overheidsinstanties. Zo wordt haar parkeervergunning ingetrokken en moet ze bezwaar aantekenen tegen (gemeentelijke) belastingaanslagen. Intussen bestaat er in Londen onduidelijkheid over de registratie van het overlijden. De partner van de vrouw weet niet meer wat ze moet doen om in het bezit te komen van de overlijdensakte. Na ruim zeven maanden zet de gemeente de gegevens van de vrouw op verzoek van haar partner zelf, alsnog ‘in onderzoek’. Zo kunnen afnemers zien dat ze naar alle waarschijnlijkheid overleden is. Het onderzoek vanuit Burgerzaken heeft de vorm van een regulier adresonderzoek. Indien de overleden vrouw geen gevolg geeft aan een oproep van de gemeente haar adres door te geven, zal ze geregistreerd worden als ‘vertrokken onbekend waarheen’. In deze zaak vallen mij een aantal dingen op. Zo vind ik het bizar dat de vrouw wel begraven mag worden, terwijl haar overlijden nog niet geregistreerd wordt. Waarom kunnen de documenten die in het kader van het verlof tot begraven werden getoond niet tevens volstaan om het overlijden in de BRP door te voeren? Daarnaast hadden

Het is bizar dat de vrouw wel begraven mag worden, terwijl haar overlijden niet geregistreerd wordt

Basisopleiding Burger- of Publiekszaken (BO-BZ/BOP)

ACTUEEL

Overleden in Londen maar nog in leven in Amsterdam

PERSOONLIJK

•

TOEPASBAAR

de gegevens direct op de juiste wijze ‘in onderzoek’ gezet moeten worden zodat de afnemers ontheven worden van hun gebruikersplicht. Het is ook opmerkelijk dat geen van de afnemers gevolg heeft gegeven aan de terugmeldplicht aan Burgerzaken, nadat de partner aangaf dat de vrouw overleden was. Pas op haar aandringen werden de gegevens zeven maanden later ‘in onderzoek’ gezet. Verder valt op dat de gemeente geen adequate werkwijze heeft voor het geval een overlijdensakte niet direct aangeleverd kan worden. Indien duidelijk wordt dat het een burger niet binnen afzienbare tijd lukt om een bepaald document te bemachtigen, zou Burgerzaken ook zelf in contact kunnen treden met het ministerie of de betreffende instantie in het buitenland. Daarmee zou in dit geval de rouwende nabestaande een hoop extra leed bespaard zijn gebleven…

B&R

11

Identiteitsmanagement

Bureau Bijzonder Onderzoek en het Informatieknooppunt van de IND Bureau Bijzonder Onderzoek (BBO) heeft een bijzondere rol bij de aanpak van migratiegerelateerde fraude en -criminaliteit.  Bureau Bijzonder Onderzoek levert verschillende diensten en producten: Fraudeonderzoek Operationele analyse Digitale recherche Bestuurlijk toezicht Strafrechtelijke aanpak Signaalverwerking Mariëlle Slooff, strategisch adviseur NVVB & Marjolein Ubink, IND

Takenpakket 1 Onderzoek De kerntaak van Bureau Bijzonder Onderzoek (BBO) van de IND is het doen van onderzoek naar gerichte personen, bedrijven, instanties en thema’s op het gebied van migratiefraude en migratiecriminaliteit. Dit houdt in dat zij onderzoek doen naar personen, bedrijven en instanties waarvan het vermoeden bestaat dat zij een rol spelen in (het organiseren of faciliteren van) migratiecriminaliteit. Daarnaast doen ze projectmatig onderzoek naar trends, thema’s en fenomenen, op eigen initiatief of op verzoek van de Klantdirecties en ketenpartners zoals gemeenten. Bij onderzoek werken zij veelal samen met opsporingsdiensten en overige toezichthouders.  

2 Operationele analyse BBO over grote hoeveelheden data. Om patronen te herkennen, tijdig trends en

12

B&R

Het IKP is binnen de IND hét centrale punt voor alle meldingen met betrekking tot migratie gerelateerde fraude! fenomenen uit deze hoeveelheid data te kunnen destilleren, beschikt BBO over operationeel analisten. Zij worden ingezet bij onderzoek ten behoeve van de Klantdirecties en ketenpartners, maar ook bij projectmatig onderzoek.

3 Digitale recherche BBO is aangesloten op het Internet Recherche Netwerk (IRN), omdat digitale recherche als middel voor onderzoek naar fraude en migratiecriminaliteit toeneemt. Hier-

door beschikken zij over specialistische onderzoekers en de infrastructuur om digitaal onderzoek te doen bij het vermoeden van migratiecriminaliteit en fraude.

met betrokken IND afdelingen bezig met de uitvoering van bestuurlijk toezicht en handhavinginterventies.

Informatieknooppunt (IKP) Om migratiefraude en -criminaliteit tijdig te kunnen onderkennen, is een goede informatiepositie van groot belang. Om deze informatiepositie zo goed mogelijk vorm te geven, is het Informatieknooppunt (IKP) opgericht. Dit centrale punt voor alle meldingen over fraude en migratiecriminaliteit stelt BBO in staat om trends en onderlinge verbanden tussen meldingen inzichtelijk te krijgen.

partners en derden, zoals tipgevers. Van de gemiddeld 3000 meldingen zijn er op dit moment ongeveer 300 afkomstig van gemeenten. Een gemeente die een melding doorgeeft moet overigens daarnaast ook altijd aangifte doen.

Informatieverzoeken Naast het verzamelen en verwerken van fraudesignalen, verwerkt en behandelt het IKP ook informatieverzoeken van ketenpartners in het kader van (strafrechtelijk) opsporingsonderzoek. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan verzoeken van opsporingsdiensten en toezichthouders.

Fraudesignalen 4 Toezicht Door  de inwerkingtreding van de Wet Modern Migratiebeleid, per 1 juni 2013,  heeft  BBO  een nieuwe taak als toezichthouder op de naleving van de vreemdelingenwet door zakelijke referenten. In dit verband houdt BBO zich samen

Het IKP stelt de IND in staat om fraudesignalen centraal te verzamelen en te verwerken. Dit kunnen signalen zijn die afkomstig zijn van zowel IND-processen en onderdelen, zoals de loketten, telefonie, de ketenservicelijn en de handhavingscoördinatoren, als van keten­

Wat gebeurt er met fraudesignalen die bij het IKP binnenkomen? Alle signalen die telefonisch, per brief of per email binnenkomen worden centraal bij het IKP geregistreerd en binnen vijf werkdagen beoordeeld, gekoppeld

aan reeds aanwezige informatie, veredeld en doorgezet voor verdere behandeling (Frontoffice). Na het vastleggen van deze signalen die proces- of dossieroverstijgend zijn, complex zijn of wijzen op een fenomeen, zet het IKP deze signalen door naar de onderzoekers van BBO (Backoffice). 

Contactinformatie BBO / IKP Postadres Postbus 7030 8007 HA Zwolle Tel 088-0436663 Bezoekadres (LGV) Zuiderzeelaan 43-51 8017 JV Zwolle Het IKP is bereikbaar: [email protected] Telefonisch op werkdagen tussen 08.30 uur en 16.30 uur

B&R

13

Advertorial

‘Nederlandse gemeenten zijn niet de enige relatie van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens. De RvIG heeft ook vele relaties daarbuiten en ook buiten Nederland. Dus moesten er ook vertalingen komen: Engels - National Office for Identity Data Frans – Service national des données d’identité Duits – Staatliches Amt für Identitätsdaten Papiament - Servisio di Reino pa Datonan di Identidat

Doordringen tot in de verste hoekjes van de organisatie, doorvragen over wat er achter het volgende deurtje zit. Vooral de ICT component was bij dit proces een stuk ingrijpender dan bij een gemiddelde overheidsinstelling. Wat dat betreft ben ik blij dat er echt een focus is aangebracht en er niet van alles is bij gekomen. Zo van: nu je toch bezig bent…’

BPR wordt Rijksdienst voor Identiteitsgegevens Margot van den Berg (l) en Gerdine Keijzer-Baldé (r) tijdens de interne lanceringsbijeenkomst op 2 maart

‘Van beheerder naar toegevoegde waarde in de keten. Daar moest een nieuwe naam bij’ Gerdine Keijzer-Baldé, directeur, blikt terug op de operatie voor de naamswijziging van het Agentschap Basisregistraties Personen en Reisdocumenten (BPR). Want BPR heet vanaf 1 maart 2015 Rijksdienst voor Identiteitsgegevens. De nieuwe naam is niet zo maar bedacht. ‘Bij BPR merkten we dat de naam steeds meer verwarring gaf met de op 6 januari 2014 in werking getreden Wet Basisregistratie Personen (BRP). Daarnaast zijn we veel meer dan beheerder van een basisadministratie en ons werkterrein is zo veel breder geworden als het gaat om de identiteitsgegevens van burgers. We zijn een dienstverlener voor zowel andere overheden als uiteindelijk voor de burger zelf. Met de nieuwe naam dragen we ook die positie uit. Met het begrip identiteitsgegevens verbinden we de activiteiten die BPR deed en RvIG zal blijven doen. Als onderdeel van de rijksoverheid speelt de dienst een centrale rol binnen de identiteitsinfrastructuur van het hele koninkrijk.’ Een nieuwe naam bedenken is één ding, de naam doorvoeren in je complete organisatie en zorgen dat hij ook landt in de administratie van andere instellingen, is een tweede. Een complex en omvangrijk proces, waar een wereld achter schuil gaat. ‘En die moest in beeld komen, om de naamswijziging op een verantwoorde manier uit te voeren. Een puzzel met heel veel stukjes en toevallig word ik heel blij van dergelijke puzzels’, vult de projectleider voor de naamswijziging, Margot van den Berg, aan.

Ooit gedacht, waren we er maar nooit aan begonnen?

‘Nee!’, roepen de dames in koor. ‘Je weet van tevoren dat het een ingewikkeld traject zal worden, met veel implicaties voor al die systemen waar we verantwoordelijk voor zijn. Wat dat betreft waren we goed voorbereid. Al loop je natuurlijk altijd tegen zaken aan waar van je denkt: goh, hoort dat er ook nog bij’, zegt Margot. ‘En’, zegt Gerdine, ‘we krijgen ook veel positieve reacties van onze relaties. Ik was voorbereid op de nodige scepsis: moet dat nu? Kost dat niet te veel geld, kan je je tijd niet beter besteden? Maar niets van dat alles. Ook onze stakeholders vinden de naam prima bij de ontwikkelingen passen. En de nieuwe naam wordt opgepikt. Je ziet het nu al in stukken van anderen terugkomen.’ Daar is ook de nodige interne en externe communicatie aan te pas gekomen. Te beginnen met de bekendmaking van de nieuwe naam door minister Plasterk op de Klantendag van 30 oktober 2014. En een mailing naar alle relaties, die op 2 maart nog eens werd herhaald. Margot: ‘Met een actief team en met hulp van allerlei mensen uit de organisatie hebben we onze relaties, gemeenten, afnemers, leveranciers, geïnformeerd over de komende naamswijziging en wat dat voor hun betekent. Het was sowieso wel een proces van veel praten.

Gerdine: ‘onder elk tapijt ligt stof. Dat is ook bij ons zo. Maar we hebben bewust de neiging onderdrukt om tegelijk ook enkele andere zaken aan te pakken. Dan was het wel te ingewikkeld geworden en vooral ook veel te lang gaan duren. Nu hebben we onder leiding van Margot het in redelijk korte tijd volbracht. Die is echt als en stofzuiger door de organisatie gegaan. In een half jaar tijd is alles voorbereid en kon op 1 maart ‘de knop om’. En op een manier die ik als directeur absoluut verantwoord vind, met name ook zonder dat de kwaliteit van het werk er onder heeft geleden. Want dat stond voorop: de kwaliteit die onze afnemers van ons gewend zijn moest op peil blijven.’ Margot: ‘We hebben als team ook de nodige aandacht besteed aan de interne communicatie. De medewerkers zijn tenslotte belangrijke ambassadeurs naar buiten toe en we hadden ze hard nodig om ons te helpen bij onze zoektocht naar de doorwerking van de naam in alle processen, documenten en systemen. Groot compliment voor de hulpvaardigheid en alertheid van collega’s. Gelukkig was er intern weinig discussie. Mensen zijn vanaf het begin meegenomen in het proces. Van het bedenken van de naam tot aan de definitieve omslag. Bij het tot stand komen van de naam waren er in het begin nog wel wat gefronste wenkbrauwen. Iedereen wil natuurlijk in eerste instantie zijn eigen ei in de naam kwijt. Zo was het loslaten van de term ‘Agentschap’ best lastig. Maar uiteindelijk kan men zich in de naam vinden en herkennen. Hij is niet te lang en hij dekt de lading.’ ‘Op 2 maart hebben we ’s ochtends even feestelijk stilgestaan bij de nieuwe naam’, geeft Gerdine aan, ‘eigenlijk iedereen was enthousiast. Dat was voor mij als directeur een belangrijke graadmeter. Je wilt imDe publicatie ‘Rijksdienst voor Identiteitsgegevens in 2015’ is te downloaden via www.rvig.nl.

mers dat je mensen zich thuis voelen in hun werk, in de organisatie en dat is volgens mij gelukt.’

Wat merkt een gemeenteambtenaar nu van de naamswijziging?

Gerdine: ‘wat betreft de inhoud van onze diensten eigenlijk niets. Zoals ik zei, de kwaliteit en het werkveld blijven onveranderd. Al staan er best wel veranderingen op stapel. Denk maar aan het eID-stelsel en Digitaal 2017. In onze communicatieuitingen komt het wel duidelijk terug. Men krijgt nu bijvoorbeeld post met in het brievenhoofd een andere naam, of een informatieblad met een ander logo. Verder werkt het natuurlijk ook door in de administraties van instellingen.’ ‘Rijksdienst voor Identiteitsgegevens is een mooie, relatief simpele naam, die ook mensen die de organisatie niet kennen kunnen onthouden, merkt Margot op, ‘BPR voluit uitspreken deed me de eerste maanden over mijn tong struikelen. Daar zal ik niet de enige in zijn geweest. En er is geen spraakverwarring meer met de Wet BRP. En daar begon het allemaal mee.’ Gerdine sluit af: ‘De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens is een dienstverlenende organisatie, midden in een keten die iedereen aangaat. We dragen zorg voor een belangrijk fundament in onze samenleving: een betrouwbare identiteit voor de burger. Dat doen we op allerlei manieren. Door de BRP en het BSN te beheren, door te zorgen dat gemeenten en andere uitgevende instanties probleemloos paspoorten en identiteitskaarten kunnen uitgeven. Maar ook door een meldpunt te hebben voor slachtoffers van fraude en fouten met identiteitsgegevens (het CMI). We houden nauw verbinding met al onze ketenpartners en besteden steeds meer aandacht aan innovatie. Zo kijken we bijvoorbeeld vooruit met een Kennisplatform dat bedoeld is voor reflectie en inzicht op strategische identiteitsvraagstukken. Rode draad is het waarborgen van de continuïteit, veiligheid en kwaliteit in de identiteitsketen. Dat is de rode draad die er was en nog steeds is.’ Colofon Rijksdienst voor Identiteitsgegevens Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Postbus 10451  2501 HL Den Haag [email protected]  www.rvig.nl T (088) 900 10 00

Dienstverlening & Innovatie

Gemeente Teylingen kiest bewust voor organisatiebrede aanpak dienstverlening Bij de gemeente Teylingen zijn bestuur en ambtelijk apparaat er heilig

tijdens een gesprek over dienstverlening dat NVVB-directeur Arthur

van overtuigd dat het leveren van een optimale dienstverlening een

Dallau in Teylingen voerde met verantwoordelijk wethouder Arno van

zaak is van de totale organisatie. Alle afdelingen spelen daarbij een

Kempen (D66), Paula Kwinkelenberg, teamcoördinator burgerzaken en

rol. Om de visie op dienstverlening zo mogelijk nog te verbeteren is

contactcentrum, Onno Persoon, teamcoördinator vergunningen, Marije

er een organisatiebrede werkgroep in het leven geroepen. De blik

van Herwijnen, kwaliteitsmedewerker dienstverlening, en Ine van

op dienstverlening dient, aldus afdelingshoofd gemeentewinkel en

Holland. Het werd direct een boeiend gesprek nadat Dallau de vraag had

maatschappelijke ontwikkeling Ine van Holland, in de hele organisatie

afgevuurd waar dienstverlening ambtelijk en bestuurlijk bij elkaar komen.

hetzelfde te zijn onder het motto: ‘Dienstverlening is van ons allemaal’.

Klaas Schipper, journalist

E

en inkopper voor wethouder Van Kempen in wiens portefeuille behalve dienstverlening, ook de drie decentralisaties, kunst en cultuur alsmede milieu en duurzaamheid zitten. Hij komt dan meteen bij de drie decentralisaties. Een heel ingrijpend proces dat naar zijn mening in het voorbije jaar in de media overigens wel erg opgeklopt is. ‘Hier hoort natuurlijk een heel hoog dienstverleningsniveau bij’, stelt de wethouder, ‘tot 1 januari hebben we alle verplichte nummers met grote zorgvuldigheid afgewerkt. Voor de WMO werkten we samen met de vijf Bollengemeenten, voor participatie met de vijf Bollengemeenten plus Katwijk en voor jeugdzorg met de dertien Holland Rijnlandgemeenten. Nu zijn we bezig met het vervolgtraject. Er zitten nog veel mensen met vragen, wij en de inwoners. Persoonlijke benadering is nu het uitgangspunt. Er is bij ons overigens maar één geval bekend van een inwoner die geen PGB ontvangen heeft’, meldt Arno van Kempen met terechte trots. Hij gaat er vanuit dat de SVB de zaak nu ook snel op de rit heeft. Bij het vervolgtraject is het volgens de wethou-

16

B&R

der belangrijk een netwerkorganisatie te bouwen waarbij alle betrokken welzijnsen maatschappelijke organisaties contact met elkaar hebben. ‘Als gemeente heb je daar een voortrekkersrol in’, stelt hij. Ine van Holland wijst in dat verband ook op het ontwikkeltraject REIS waarmee de gemeente Teylingen druk bezig is. De R staat voor resultaatgericht, de E voor extern, de I voor innovatief en de S voor samenwerking. ‘En we zijn echt op reis met elkaar’, concludeert Van Holland.

Digitalisering Het digitaliseringsproces heeft uiteraard ook binnen de gemeente Teylingen – in 2006 fuseerden Sassenheim, Voorhout en Warmond tot één gemeente hetgeen tevens de start van de gemeentewinkel betekende – de inwoners dichter bij de ambtenaren gebracht. Er is heel veel contact via de mail. Bij binnenkomst in het gemeentekantoor aan de Wilhelminalaan in Sassenheim valt direct een banner op met daarop de tekst: Regel het vanuit uw luie stoel. Steeds meer gemeentelijke producten en diensten kunt u regelen vanuit huis. Neem eens een kijkje om

te zien waarvoor u de deur niet meer uithoeft. Het proces van digitalisering zal zich naar verwachting de komende jaren nog steeds verder uitbreiden. Kwaliteit is daarbij uiterst belangrijk evenals controle. Gevraagd naar hoe om te gaan met kwaliteit, geeft kwaliteitsmedewerker Marije van Herwijnen aan: ‘We kiezen deskundige en klantgerichte medewerkers en we gaan uit van eenduidige informatie. De klanttevredenheid wordt ook constant gemeten. Direct na balie- of websitebezoek kunnen klanten feedback geven over de aangeboden dienstverlening. Wethouder Van Kempen krijgt een keer per kwartaal de klanttevredenheidsoverzichten en behandelt ze. In Teylingen wil men hiermee op korte termijn met gemeenten die gebruik maken van I Gov Metric gaan benchmarken. In het verleden werd gewerkt met zogeheten stoplichtlijstjes. Onno Persoon daarover: ‘Daarnaast monitoren wij gegevens die ons helpen de dienstverlening te verbeteren. Daarom heb ik in Excel een dashboard gebouwd. Arthur Dallau attendeert vanzelfsprekend op het Dashboard Dienstverlening van de NVVB, waarvoor bij veel gemeenten grote

belangstelling bestaat. Het is uiteraard ook in Teylingen bekend. Een ander voorbeeld van kwaliteitszorg heeft betrekking op een melding inzake de openbare ruimte. Die kan via diverse kanalen binnenkomen, doch wordt altijd direct in het zaaksysteem gezet. Komt er een klacht over een losliggende stoeptegel binnen, dan belandt die bij de servicebus waar de medewerkers de beschikking over een I-pad hebben en ze zorgen er vervolgens voor dat het euvel zo snel mogelijk verholpen wordt. Bij urgente klachten zoals omgewaaide bomen binnen vier uur.

Foto: Wiebe Kiestra

Steun van bestuur en directie is daarbij noodzakelijk, zo vertelt ze

Vergunningen Als teamcoördinator vergunningen merkt Onno Persoon op dat bij het verlenen van vergunningen - ook een belangrijk onderdeel van dienstverlening - de digitalisering eveneens een belangrijke rol speelt. Alle processen rondom vergunningaanvragen zijn volledig digitaal ingericht. Geen enkele aanvraag wordt nog vanaf papier behandeld. Ook de afhandeling gaat volledig digitaal. Alles kan sneller en meer adequaat worden afgewerkt. Maar het menselijk aspect blijft

NVVB in gesprek met gemeente Teylingen (v.l.n.r:) Paula Kwinkelenberg, Ine van Holland, Onno Persoon, wethouder Arno van Kempen en Marije van Herwijnen.

B&R

17

belangrijk. Ambtenaren moeten natuurlijk vakkundig opereren, maar ze moeten ook sociaalvaardig en klantgedreven zijn. Persoon: ‘Hier in Teylingen is veel gemandateerd, ook bij het verlenen van vergunningen. Het bestuur wil dat we oplossingsgericht handelen en fris naar vraagstukken kijken. Wij hebben goede voelsprieten en alleen bij ernstige twijfel wordt er met het bestuur overlegd.’ Wethouder Van Kempen bevestigt dat: ‘Het is de kunst van het loslaten. Het mandateren leidt hier niet tot problemen.’ Persoon deelt mee dat in Teylingen 98 van de 108 evenementenvergunningen doorlopend zijn gemaakt. Een groot voordeel voor de vele vrijwilligers die bij zich steeds herhalende evenementen en activiteiten anders steeds opnieuw aanvragen in moeten dienen. Nu hoeven ze alleen maar veranderingen door te geven. Persoon stelt dat hij onverkort open staat voor verbeteringen. ‘Ik zeg altijd, denk ook als onze klant en af en toe loop je dan toch nog tegen dingen aan waarvan je denkt, dat kan toch nog anders of beter.’

Teamwork

‘De blik op dienstverlening dient in de hele organisatie hetzelfde te zijn onder het motto: “Dienstverlening is van ons allemaal”, aldus Ine van Holland. bij ziekte of afwezigheid. We maken actief gebruik van de kennis van de medewerkers en we geven hen veel vertrouwen. We nodigen hen voortdurend uit om ideeën te lanceren en uit te voeren en die mogen in een lerende omgeving ook mislukken. Daarnaast zijn wij onze processen aan het verbeteren. Dit doen wij door toepassen van leanmanagement. De focus ligt hierbij op het klantgerichter maken van de processen. Dit is een continu proces. Daarmee wordt momenteel volop geëxperimenteerd, onder andere bij reisdocumenten. Bij het contactcentrum maken ze de eigen roosters en worden verbeteringen gedeeld.’ Marije van Herwijnen voegt er nog aan toe: ‘Je moet medewerkers echt in hun kracht zetten. Dan krijg je de beste resultaten.’ Bij de samenvoeging van de drie gemeenten in 2006 zijn ontwikkeltrajecten opgestart. Soms moest ook wel afscheid van mensen genomen worden. Ine van Holland: ‘Er zijn

Foto: Wiebe Kiestra

Arthur Dallau vraagt of de diverse disciplines elkaar ook versterken. Ine van Holland hoeft er niet lang over na te denken. ‘We werken hier echt als een team. Eenmaal in de twee weken hebben we een overleg met elkaar en we vervangen elkaar ook

Foto: Wiebe Kiestra

Persoonsinformatiemanagement

Onno Persoon: ‘Hier in Teylingen is veel gemandateerd, ook bij het verlenen van vergunningen. Het bestuur wil dat we oplossingsgericht handelen en fris naar vraagstukken kijken. Wij hebben goede voelsprieten en alleen bij ernstige twijfel wordt er met het bestuur overlegd.’ Wethouder Van Kempen bevestigt dat: ‘Het is de kunst van het loslaten. Het mandateren leidt hier niet tot problemen.’

18

B&R

Persoonsinformatiebeleid kan alleen gemeentebreed Met de invoering van de Wet basisregistratie personen (BRP) is het

bij burgerzaken ook mensen gekomen uit de commerciële en dienstverleningssector. En dat werkt uitstekend.’

niet langer verplicht om de BRP-verordening en de beheerregeling te melden bij het College bescherming persoonsgegevens. Zelfs het

Toekomst De vraag van Dallau of men in Teylingen ook bezig is met de dienstverlening in de toekomst, wordt met een volmondig ‘ja’ beantwoord. Dienstverlening en participatie nemen een uitermate belangrijke plaats in het afgelopen voorjaar gesloten bestuursakkoord ‘Samen krachtig verbinden’ in. Er is de reeds vermelde organisatiebrede werkgroep en het is duidelijk dat de blik op dienstverlening bij iedereen hetzelfde moet zijn. Stelregel is ook dat zoveel mogelijk oplossingen aan de voorkant moeten worden gezocht. Een goed voorbeeld daarvan is het fenomeen ‘bedenkingen’ bij Belastingen. Daarvoor is een tafeltjesavond ingevoerd waarbij inwoners hun bedenkingen kunnen uiten. Er kan dan ter plekke naar die bedenkingen worden gekeken en ook naar mogelijkheden worden gezocht om die eventueel op te lossen. Vaak is er iets niet geheel duidelijk voor degene die bedenkingen heeft. En als er dan een goede uitleg volgt, wordt het indienen van bezwaren in een aantal gevallen voorkomen. Onno Persoon wil toch ook nog wel even kwijt dat niet alles vanachter een bureau op te lossen is en dat het in bepaalde gevallen beter is naar een inwoner toe te gaan. En ook dat gebeurt in Teylingen in het kader van een optimale dienstverlening. Als Arthur Dallau tot slot opmerkt dat hij het bestuurlijke loslaten in Teylingen interessant vindt, antwoordt wethouder Van Kempen spontaan: ‘Ik heb een ruime ambtelijke ervaring en daar heb ik veel van geleerd zowel in positieve als in negatieve zin. Maar deze mensen kan ik zonder meer vertrouwen.’  

opstellen van een beheerregeling is helemaal verdwenen in deze wet. Toch is het noodzakelijk om deskundige functionarissen in huis te houden: niet alleen omdat er in de zelfevaluatie BRP naar wordt gevraagd, maar ook omdat de gemeente over steeds meer gevoelige informatie over burgers beschikt. En ook omdat er nog dit jaar een meldplicht datalekken komt, en in 2018 een verplichting tot het aanstellen van een privacy-functionaris bij gemeenten. mr. Corrie Ebbers, privacy jurist

D

e aanleiding voor dit artikel is de volgende vraag: ‘In 2012 hebben wij (onder de Wet GBA) een nieuw privacyreglement en een beheerregeling vastgesteld. Dit hebben wij op grond van artikel 120, tweede lid, Wet GBA aan het College bescherming persoonsgegevens (CBP) gemeld. Nu hebben wij in september jl. een nieuwe verordening, reglement en een regeling beheer vastgesteld. In artikel 4.1. 1e lid van de Wet BRP lees ik dat het CBP toeziet op de uitvoering van deze wet. Verder ontvangt het CBP een uittreksel van de zelfevaluatie die jaarlijks plaatsvindt in de gemeente (artikel 4.3). Moeten wij nu de nieuwe verordening, reglement en de regeling beheer ook nog naar het CBP sturen of hoeft dat niet meer?’

De verordening BRP In de Wet BRP is het melden van de verordening niet meer verplicht. Alle gemeentelijke verordeningen zijn tegenwoordig op de website van de gemeente zelf te

vinden en ook op Overheid.nl onder het kopje ‘lokale wet- en regelgeving’. Hiermee is deze lokale wetgeving openbaar en toegankelijk voor iedereen. Het optreden van de overheid moet immers kenbaar en voorzienbaar zijn. Het opstellen van een gemeentelijke verordening is ook met de invoering van de Wet BRP op 6 januari 2014 nog steeds een wettelijke eis, net als onder het regime van de Wet GBA. Met deze verordening kunnen gemeenten zelfstandig de informatiehuishouding met betrekking tot de eigen inwoners inrichten. Als een gemeente gegevens van de eigen inwoners wil verstrekken aan afdelingen binnen de eigen organisatie en aan derden, dan moet dit in een verordening beschreven zijn.1 De verordening vormt voor die verstrekkingen de legale grondslag. Als die verordening er niet is dan is de verstrekking van persoonsgegevens uit de basisregistratie personen niet toegestaan. Navraag bij de Rijksdienst voor Identi-

teitsgegevens (RvIG, het voormalig Agentschap BPR), leert dat uit de voorlopige resultaten van de zelfevaluatie 2014 is gebleken dat er diverse gemeenten zijn die wel gegevens verstrekken maar hiervoor geen verordening te hebben. Formeel gezien zijn deze verstrekkingen dan onrechtmatig. De uitkomsten van de zelfevaluatie BRP zijn eind maart openbaar en zullen geanonimiseerd op de website van de RvIG te vinden zijn. Zie de aankondiging hierover in het Nieuwsbericht van 6 maart op de website van de RvIG.

De beheerregeling Het opstellen van een beheerregeling is, anders dan een gemeentelijke verordening, een interne aangelegenheid. In de beheerregeling wijst een gemeente

1 Artikel 3.7, 3.8 en 3.9 Wet basisregistratie personen, Stb. 2013, 315.

B&R

19

Meldplicht datalekken

interne functionarissen aan die met de taakuitvoering van de Wet BRP zijn belast. De verplichting tot het opstellen van een beheerregeling, zoals omschreven in art. 14 Wet GBA, is in de Wet BRP niet langer terug te vinden, maar komt wel in de vraagstelling bij de zelfevaluatie BRP 2014 terug. In de Handleiding Zelfevaluatie BRP 2014 staat: ‘In het proces van de basisregistratie personen zijn mensen verantwoordelijk voor het stelsel. Door de aanwijzing van de verantwoordelijken expliciet op te nemen in de beleidsnotitie van het college is dit op één plaats en eenduidig geregeld.’  Vervolgens wordt in de Zelf­ evaluatie BRP 2014 de vraag gesteld of de volgende functionarissen, en hun vervangers, zijn aangewezen: systeembeheerder, applicatiebeheerder BRP, gegevensbeheerder BRP, privacybeheerder BRP, toezichthouder, beveiligingsbeheerder en informatiebeheerder.2 Deze functionarissen staan overigens ook nog in het Logisch Ontwerp genoemd. 3

valuatie 2015 te vragen naar deze mandaatsbesluiten van het College van B&W.

Rol CBP De verordening en de beheerregeling worden nu niet meer gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP) maar het CBP speelt als toezichthouder wel een grotere rol dan voorheen, namelijk bij de zelfevaluatie. De gemeente (het College van B&W) is wettelijk verplicht om jaarlijks onderzoek te doen naar ‘de inrichting, de werking en de beveiliging van de gemeentelijke voorziening, alsmede naar de juistheid van

gesloten ‘met het oog op de uitvoering van de zelfevaluatie BRP door gemeenten in het kader van de Wet Basisregistratie Personen’.6 Deze samenwerkingsovereenkomst bevat onder andere handhavingsafspraken. Tijdens de zelfevaluatiecyclus 2014 zijn deze afspraken ook nageleefd. Zo heeft het CBP gemeenten die het uittreksel niet op tijd hadden verstuurd actief benaderd. Door deze aanschrijving hebben alle gemeenten op redelijke termijn toch nog aan hun verplichtingen voldaan. Net als onder de Wet GBA kan het CBP als toezichthouder handhavend optreden, dat wil zeggen naleving afdwingen en

Met de meldplicht datalekken wil de overheid bijdragen aan het behoud en herstel van vertrouwen in de omgang met persoonsgegevens

Mandaat Het aanwijzen van deze functionarissen is ook noodzakelijk om bevoegdheden over te dragen. Het College van B&W is namelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet BRP en door middel van mandaatsbesluiten worden deze bevoegdheden overgedragen aan degenen die met de dagelijkse uitvoering zijn belast.4 Een tip voor de RvIG: misschien is het goed om in de vragenlijst van de Zelfe-

20

B&R

de gegevensverwerking (bijhouding en verstrekking)’. Jaarlijks dient een uittreksel van deze zelfevaluatie gezonden te worden aan het CBP, de toezichthouder op de uitvoering van de Wet BRP.5 In verband hiermee hebben de RvIG en het CBP in september 2014 een Convenant

boetes opleggen (bestuursdwang). UWV en de gemeente ’s-Hertogenbosch hebben hier recent ervaring mee, zie het nieuwsbericht op www.cbpweb.nl van 4 december 2014 ‘Persoonsgegevens Suwinet niet goed beveiligd’.

Onlangs, in februari 2015, is bij de Eerste Kamer het wetsvoorstel ‘meldplicht datalekken en uitbreiding bestuurlijke boetebevoegdheid CBP’ ingediend.7 In dit wetsvoorstel wordt een meldplicht datalekken geïntroduceerd in de Wet bescherming persoonsgegevens. De meldplicht rust op alle verantwoordelijken, zowel in de private als de publieke sector. De meldplicht geldt in geval van gebleken doorbrekingen van de getroffen maatregelen ter beveiliging van persoonsgegevens. De verantwoordelijke moet in dat geval een melding doen bij de toezichthouder, het CBP Daarnaast dient in de meeste gevallen ook de betrokkene, de burger, op de hoogte gebracht te worden, als de inbreuk nadelige gevolgen zal hebben voor diens persoonlijke levenssfeer. In dit voorstel wordt ook de bevoegdheid van het CBP om boetes op te leggen verruimd. Het nalaten om aan deze verplichtingen te voldoen, kan worden bestraft met een bestuurlijke boete (maximaal 810.000 euro). Met de meldplicht wil de overheid bijdragen aan het behoud en herstel van vertrouwen in de omgang met persoonsgegevens. Deze wet zal nog dit jaar in werking treden en loopt hiermee vooruit op de invoering van de EU-Algemene verordening gegevensver-

werking, welke naar verwachting in 2018 in werking treedt

Verplichte privacyfunctionaris In de nieuwe EU-Algemene verordening gegevensverwerking wordt naast de meldplicht datalekken ook het aanstellen van een ‘privacy officer’ verplicht gesteld.8 In de verordening wordt van organisaties geëist dat bij het inrichten en het toepassen van bedrijfsprocessen, informatiesystemen en ook producten en diensten, van het begin tot het eind wordt nagedacht over de privacyaspecten en dat passende maatregelen worden genomen. De verordening treedt naar verwachting in 2018 in werking. Vanaf dat moment moet dus een ‘privacy officer’ zijn aangesteld. Aan deze functionaris worden eisen gesteld: hij moet de wetgeving en de procedures kennen en hij moet technisch inzicht en sectorspecifieke deskundigheid hebben. Ik heb het op deze plaats al eerder aanbevolen; de gemeente moet komen tot een gemeentebreed persoonsinformatiebeleid.9 Vooral nu gemeenten in het kader van de decentralisatie van overheidstaken (3D) over veel gevoelige informatie beschikken van hun burgers. De systemen maken ‘zaakgericht’ werken mogelijk en daarmee ontstaan urgente vragen met betrekking tot het gebruik van persoons-

gegevens. Deze kunnen alleen gemeentebreed beantwoord worden. Wie mag toegang hebben tot deze informatie, wie beslist hierover, wie heeft de regie en zorgt dat een jaarlijkse controlcyclus ontstaat? Het CBP heeft al aangekondigd dat het voornemens is te controleren of de verwerking van persoonsgegevens in het sociale domein in overeenstemming met de privacywetgeving plaatsvindt.10 Genoeg redenen dus om deskundige functionarissen te handhaven en ze voor te bereiden op een taakuitbreiding, gemeentebreed. Hiermee behoudt de gemeente de regie over de eigen informatiehuishouding en daarmee het vertrouwen van de burgers.  (met dank aan Jeanneke Brakeboer, gemeente Hoorn)

2 Vraag 77 t/m 82 Zelfevaluatie BRP 2014. 3 LO GBA 3.9 31 januari 2015. 7.4.5 Personeel. 4 Artikel 10:1 e.v. Algemene wet bestuursrecht. 5 Artikel 4.1 en 4.3 Wet BRP. 6  www.cbpweb.nl- nieuws 30 september 2014. 7 EK 2014-2014, 33.662 A. 8 COM 2012/0011. 9 B&R juni 2009. 10 Zie www.cbpweb.nl - CBP agenda 2015.

TogaMakerij Utrecht TMU

... is een ambachtelijk bedrijf dat zorgt voor kwaliteit, service en een vlotte afwerking van uw opdrachten. Wij bieden u een uitgebreide collectie hoogwaardige lichtgewichtstoffen, een grote variatie aan modellen en hand geborduurde gemeentewapens. De toga’s zijn gemaakt voor langdurig en intensief gebruik en behoeven weinig onderhoud.

Aanmeten in heel Nederland Kantoor: Weerribben 21 8244 EA Lelystad-Haven tel. 0320-261548 Utrecht tel. 030- 8894566 e-mail : [email protected]

B&R

21

Identiteitsmanagement

kies je via welke bank je wilt betalen. Bij het eID Stelsel kies je met welk middel je wilt inloggen. De organisatie geeft aan met welk zekerheidsniveau je moet inloggen. Met je eID-middel kun je eveneens toestemming geven om aanvullende persoonlijke gegevens uit te wisselen.

Nieuwe standaard voor online toegang

Oproep aan gemeenten: doe mee met de eID-pilots! In de tweede helft van 2015 start het eID Stelsel via pilots. Op kleine schaal en met een selecte groep gebruikers wordt inloggen via het eID Stelsel mogelijk. Al meer dan tien organisaties vanuit overheid én bedrijfsleven hebben zich gemeld als pilotdeelnemer. Er is nog ruimte voor meer deelnemers, liefst een aantal gemeenten die hun dienstverlening willen innoveren naar een hoog zekerheidsniveau. Meer weten over deelname? Neem contact op met het programma eID via [email protected]. 

Als burger met hetzelfde inlogmiddel kunnen inloggen bij overheid en bedrijfsleven. Het eID Stelsel, een nieuwe standaard voor elektronische identiteiten, gaat dat mogelijk maken. Rosalie Schuurman, programma eID

T

ot nu toe hebben overheid en bedrijven eigen oplossingen bedacht voor online toegang tot hun dienstverlening. De overheid gebruikt DigiD voor burgers en eHerkenning voor ondernemers. Bedrijven gebruiken verschillende systemen om

klanten online te herkennen. Dat varieert van gebruikersnaam/wachtwoorden, tot smartcards, tokens en sms-codes. Het eID Stelsel gaat het mogelijk maken dat je een aantal van deze inlogmiddelen breder kunt gebruiken. Je kunt dan bijvoorbeeld als burger met hetzelfde middel

DigiD en eHerkenning Het eID Stelsel wordt ontwikkeld als standaard. Bij de ontwikkeling van de standaard wordt slim gebruik gemaakt van voorzieningen die er al zijn. Zo bouwt de introductieversie van de standaard voort op eHerkenning. Gemeentes die een snelle start willen maken met het eID Stelsel kunnen nu al aansluiten op eHerkenning. DigiD blijft tijdens de introductiefase als zelfstandige voorziening bestaan. Meer informatie: www.eidstelsel.nl

22

B&R

inloggen bij zowel een webwinkel als bij een digitaal overheidsloket.

Meer zekerheid online over iemands identiteit Het idee voor het eID Stelsel komt van een aantal overheidsorganisaties die tegen de grenzen van de huidige toegangsvoorzieningen oplopen. Om verder te digitaliseren hebben zij behoefte aan meer zekerheid over de digitale identiteit van burgers. Gemeenten herkennen deze behoefte; zij willen meer diensten digitaal gaan aanbieden waarvoor nu nog een fysieke controle van een identiteitsbewijs nodig is. Ook willen de initiatiefnemers van het eID Stelsel een achtervang voor

DigiD realiseren. Als DigiD niet beschikbaar is, is de digitale dienstverlening van de overheid niet meer bereikbaar. Gelukkig gebeurt dat niet vaak, maar als het zich voordoet is het natuurlijk fijn dat burgers op een andere manier kunnen inloggen.

Minder wachtwoorden onthouden Voor gebruikers heeft de komst van het eID Stelsel een belangrijk voordeel. Tot dusver bepalen organisaties hoe jij je

online moet identificeren. Daarom lopen we allemaal rond met tientallen digitale identiteiten. Eén voor je mailaccount, één om zaken te doen met de overheid en weer een andere voor webwinkels zoals Bol.com of Marktplaats. Aan de gebruiker de schone taak om al die unieke gebruikersnamen, wachtwoorden, toegangscodes te onthouden. Bij organisaties die aansluiten op eID kun je terecht met een inlogmiddel dat je zelf uitkiest. Dit werkt zoals iDEAL. Bij iDEAL

 ezoek het eID Stelsel op het B jaarcongres NVVB/IDnext Op het jaarcongres NVVB/IDnext op 16 april geeft projectleider pilots Bob van Os vanuit het programma eID een presentatie over de introductie van het eID Stelsel in 2015. Ben je benieuwd wat pilotdeelname inhoudt? Mis deze sessie dan niet!

B&R

23

CIB Centraal InkoopBureau

Dé beveiligd papier specialist voor gemeenten Het CIB levert al jaren Gemeentelijk Beveiligd VNG-papier (GBP) en gemeentelijk aktepapier en werkt hierbij nauw samen met toonaangevende instanties op het gebied van documentbeveiliging. Hierdoor is het CIB in staat om betrouwbare producten te leveren die optimale bescherming bieden tegen de nieuwste vervalsingstechnieken. Zo bevat ons GBP de gepatenteerde ‘Rainbow U.V.-vezel’ en wordt de unieke nummering ingedrukt middels boekdruktechniek. Daarnaast is ons CIB Aktepapier Normaal 1 nu ook vervaardigd uit ‘optisch dood’ papier. Hiermee onderscheidt het CIB zich van andere aanbieders in de markt.

Gemeentelijk Beveiligd VNG-papier (GBP)

CIB Aktepapier Normaal 1

• Geschikt voor afschriften van akten, uittreksels en verklaringen

• Geschikt voor akten uit de Burgerlijke Stand

• 90 grams papier, verpakt per 500 vel • Heeft de allerbeste beveiligingskenmerken waaronder ‘optisch dood’ papier, een uniek watermerk, scan- en kopieerbeveiliging, unieke nummering per vel ingedrukt met boekdruktechniek (licht groen op bij aanstraling met ultraviolet licht), variabele microlettering, oplichtende iris en vezels en de unieke ’Rainbow U.V.-vezel’ • Caribisch Nederland toegevoegd aan de kaart van Nederland • Veilige levering middels beveiligd transport • Wordt al gebruikt door meer dan 70% van de Nederlandse gemeenten

• 115 grams papier, verpakt per 250 vel • Vezelsamenstelling zuiver katoen • Geheel conform de eisen zoals opgesteld door het Ministerie van Justitie in de Regeling papier en schrijfmiddelen voor de Burgerlijke Stand • NEN 2728-gecertificeerd zodat een lange houdbaarheid gegarandeerd is • Voorzien van uniek watermerk CIB Normaal 1 • Vervaardigd uit ‘optisch dood’ papier als extra beveiliging

Aktepapier en GBP zijn waardedocumenten. In Nederland is het gebruikelijk dat waardedocumenten ‘optisch dood’ zijn, wat inhoudt dat het papier onder aanstraling met ultraviolet licht niet oplicht. Documentexperts doen bij controle op documentfraude als eerste een U.V.-test. Als (een gedeelte van) een document toch oplicht, kan dit een aanwijzing zijn dat er in de tekst iets veranderd is. Een vals of vervalst document zal dan ook onmiddellijk opvallen!

N V V B CO N G R E S 1 5 & 1 6 A P R I L 2 0 1 5 NH LEEUWENHORST TE NOORDWIJKERHOUT

CIB Aktepapier Normaal 1 Standaard A4 papier ‘Optisch dood‘ Niet ‘optisch dood‘

Beide papiersoorten zijn tweemaal per jaar tijdens speciale bestelronden tegen voordelige intekenprijzen te bestellen. Buiten deze halfjaarlijkse intekenperioden zijn beide producten verkrijgbaar tegen de standaardprijs.

Bezoek voor meer informatie onze stand (nr. 10) op het NVVB Congres 2015 of vraag een proefpakket aan via 079 36 38 400

CIB Centraal InkoopBureau BV Postbus 330 2700 AH Zoetermeer www.cib.nl

24

B&R

IT`S ALL ABOUT RESULTS…

telefoon: 079 36 38 400 e-mail: [email protected]

Na het geweldige jubileumcongres in 2014 is het een uitdaging om tijdens dit congres weer aan uw verwachtingen te voldoen. Wij zijn ervan overtuigd dat wij ook dit jaar een interessant, gevarieerd en vooral inspirerend programma voor u hebben samengesteld. Een programma dat past bij de NVVB thema’s en de gerelateerde nationale en internationale ontwikkelingen. Het NVVB congres biedt in het plenaire programma en in maar liefst 30 verschillende workshops weer veel actualiteiten en verdieping in de zaken die ons dagelijks bezig houden zoals onder andere: BRP, burgerlijke stand, adres- en identiteitsfraude, eID en digitalisering. Op de volgende pagina`s vindt u het plenaire programma voor woensdag 15 en donderdag 16 april in NH Leeuwenhorst te Noordwijkerhout en de agenda voor de ALV. Voor een volledig overzicht van de workshops en standhouders en de mogelijkheid tot inschrijving verwijzen we u naar de website: www.nvvb.nl

B&R

25

PROGRAMMA – NVVB CONGRES 2015

PROGRAMMA - NVVB & IdNExt CONGRES 2015

woensdag 15 april 2015

donderdag 16 april 2015

09.30 uuR AANkOMSt dEElNEMERS

09.00 uuR AANkOMSt dEElNEMERS

12.25 – 13.15 uuR BEStRIjdEN Id fRAudE dOEN WE SAMEN!

Ontvangst en gelegenheid tot standbezoek

Ontvangst en gelegenheid tot standbezoek

09.30 – 10.00 uuR AlGEMENE lEdENVERGAdERING NVVB

John de Ruiter, hoofd bureau Publieksdienstverlening, gemeente Nijmegen

10.15 – 10.20 uuR WElkOM Humberto Tan, dagvoorzitter

Koninklijke Marechaussee

De heer dr. R.H.A. Plasterk, minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

10.45 – 11.00 uuR INlEIdENd WOORd Simon Rijsdijk, voorzitter NVVB

11.00 – 11.25 uuR EENduIdIGE BRP REGIStRAtIE dOOR BEStuuRlIjkE kRACht Arne Weverling, wethouder gemeente Westland

David Richards, Vice President of the Digital Identification and Authentication Council of Canada (DIACC)

10.00 – 10.05 uuR hEROPENING EN tERuGBlIk 15 APRIl 2015

André ten Caat, hoofd Opleidingen ECID

10.20 – 10.45 uuR OPENING

11.15 – 11.40 uuR CANAdA’S full ANd SECuRE PARtICIPAtION IN thE GlOBAl dIGItAl ECONOMy

in samenwerking met het ministerie van BZK

11.40 – 12.05 uuR EuROPESE ONtWIkkElINGEN: eId EN PuBlIEkE dIENStEN

Humberto Tan, dagvoorzitter

13.15 – 14.30 uuR luNCh

Paul Timmers, Director Sustainable & Secure Society, DG CONNECT at European Commission

Dagmar Winkelhorst, vicevoorzitter NVVB

Lunch op de beursvloer en gelegenheid tot standbezoek

14.30 – 15.30 uuR WORkShOPS (RONdE 1) 15.30 – 16.00 uuR PAuZE

12.05 – 12.45 uuR OlIEtANkERS EN SPEEdBOtEN - dE NIEuWE OVERhEId? -

Robert Garskamp, founder IDnext platform

Tijd voor een kleine verfrissing en wisselen van sessielocatie

Menno Lanting, strateeg en leiderschapsexpert

16.00 – 17.00 uuR WORkShOPS (RONdE 2)

10.05 – 10.30 uuR dE dIGItAlE OVERhEId - 2017

17.00 – 17.15 uuR IdENtIty INNOVAtION AWARd 17.15 – 18.30 uuR APERItIEf OP dE BEuRSVlOER

12.45 – 14.00 uuR luNCh

Hans van der Stelt, directeur Bureau Digicommissaris

Lunch op de beursvloer en gelegenheid tot standbezoek

10.30 – 10.55 uuR dIGItAl IdENtIty IN AuStRAlIA

15.00 – 15.30 uuR PAuZE

14.00 – 15.00 uuR WORkShOPS (RONdE 3)

En gelegenheid tot netwerken en standbezoek

11.25 – 11.55 uuR WAt kAN Ik VOOR u dOEN? José Lazeroms, lid Raad van Bestuur UWV

11.55 – 12.25 uuR PAuZE Pauze en gelegenheid tot standbezoek

18.30 – 19.00 uuR INChECkEN hOtElkAMERS

Marie Johnson, managing Director and Chief Digital Officer, Centre for Digital Business Pty Limited

19.00 uuR VERtREk PER BuS NAAR AVONdlOCAtIE 19.30 – 24.00 uuR fEESt Locatie: La France Oegstgeest / Optreden van: VANGRAIL

10.55 – 11.15 uuR PAuZE Pauze en gelegenheid tot standbezoek

Tijd voor een kleine verfrissing en wisselen van sessielocatie

15.30 – 16.30 uuR WORkShOPS (RONdE 4) 16.30 uuR EINdE NVVB & IdNExt CONGRES 2015

Persoonsinformatiemanagement AGENdA AlGEMENE lEdENVERGAdERING

Loes van der Ploeg:

donderdag 16 april 2015 09.30 – 10.00 uur 1. OPENING EN MEdEdElINGEN 2. VAStStEllING VERSlAG AlGEMENE lEdENVERGAdERING d.d. 27 NOVEMBER 2014 Het verslag van de Algemene Ledenvergadering van 27 november 2014 is gepubliceerd op de website van de NVVB: www.nvvb.nl/vereniging/organisatie/alv Voorgesteld wordt het verslag vast te stellen.

‘Landelijke uitrol REVA zou voor de zomer moeten plaatsvinden’

3. CONtROlEVERklARING VAN dE ONAfhANkElIjkE ACCOuNtANt

Nederland wordt de laatste jaren in toenemende mate geconfronteerd

De accountantsverklaring is gepubliceerd op de website van de NVVB onder www.nvvb.nl/vereniging/organisatie/alv Voorgesteld wordt de accountantsverklaring voor kennisgeving aan te nemen.

met arbeidsmigranten. Kortverblijvende personen, zoals deze tijdelijke arbeidskrachten, worden als niet-ingezetene ingeschreven

4. jAARVERSlAG 2014 EN VAStStEllING REkENING 2014

in de RNI (Registratie Niet Ingezetenen). De RNI is onderdeel van

Het jaarverslag 2014 en de jaarrekening 2014 zijn gepubliceerd op de website van de NVVB onder www.nvvb.nl/vereniging/organisatie/alv Het resultaat over 2014 bedraagt -245.539 euro.

de Basisregistratie Personen. Tot de niet-ingezetenen rekent men personen die niet in Nederland wonen of nadat zij in Nederland zijn binnengekomen, naar verwachting minder dan tweederde van het

Door het bestuur wordt voorgesteld het resultaat 2014 de volgende bestemming te geven: Voorstel resultaatbestemming Toevoeging aan reserve “werkprocessen”

komende halfjaar in Nederland zullen verblijven. Niet-ingezetenen die Bedragen in euro`s

in Nederland verblijven, kunnen zich inschrijven in de RNI bij achttien

30.000

RNI-loketgemeenten. In de praktijk zijn dit vooral arbeidsmigranten uit

Toevoeging aan reserve “ontwikkeling”

100.000

Vrijval reserve “jubileum congres 2014”

-100.000

Vrijval reserve “innovaties” Vrijval reserve “doorbraak dienstverlening” Vrijval reserve “communicatie beleid” Onttrekking overig vrij besteedbaar vermogen Resultaat 2014

-96.463 -2.000 -800 -176.276 -245.539

De toevoeging aan de bestemmingsreserves en vrijval van de bestemmingsreserves zijn verwerkt in de balans. Voorgesteld wordt om: het jaarverslag 2014 voor kennisgeving aan te nemen; de jaarrekening 2014 vast te stellen; de penningmeester en de controller van het bureau onder dankzegging voor hun werkzaamheden voor het jaar 2014 te dechargeren.

5. RONdVRAAG EN SluItING

midden- en oost-Europa. Klaas Schipper, journalist

Pilot Op dit moment voert een aantal gemeenten waaronder Den Haag, Rotterdam, Schiedam, Vlaardingen en Westland als koplopers een pilot uit waarbij het eerste verblijfsadres van arbeidsmigranten in Nederland wordt vastgelegd en geraadpleegd kan worden, als aangehaakt gegeven bij de RNI. De registratie van het eerste verblijfsadres (REVA) is naast Rotterdam en Den Haag inmiddels ook overgenomen door de gemeenten Doetinchem, Eindhoven en Nijmegen. De andere pilotgemeenten hebben inzage in de adressen. Het ministerie van BZK informeerde het Gebruikersoverleg BRP begin december over de voortgang van

deze pilot. Het ministerie en de betrokken gemeenten zijn zo tevreden over de resultaten dat een wetswijziging wordt voorbereid die voorziet in het vastleggen van het eerste verblijfsadres in de RNI. Ook de mogelijkheid tot het registreren van het actuele verblijfsadres wordt in deze wetswijziging meegenomen. Loes van der Ploeg, senior projectmanager Publiekszaken van de gemeente Rotterdam waar ze werkzaam is op de afdeling Expertise Burgerzaken, vindt dat er nog voor deze zomer een landelijke uitrol van REVA moet plaatsvinden. Ze sprak daarover met John de Ruiter, sinds het begin van dit jaar dagelijks bestuurslid van de NVVB en bureauhoofd Publieksdienst-

verlening afdeling Publiekszaken van de gemeente Nijmegen.

BAG-check Loes van der Ploeg weet van de hoed en de rand. Ze is bij de gemeente Rotterdam al zeven jaar bezig met de materie. Het gaat daar natuurlijk ook om niet geringe aantallen arbeidsmigranten. ‘We houden het op tussen de 30.000 à 50.000 personen van wie er slechts 14.000 in de BRP geregistreerd staan als ingezetene. We constateren regelmatig misstanden zoals overbewoning, uitbuiting en hinder in buurten waar tijdelijke arbeidsmigranten verblijven. Je hebt het verblijfsadres van deze personen dus niet alleen nodig voor

B&R

29

handhaving en bestrijding van overlast maar ook om een goed beleid te kunnen voeren in het kader van huisvesting en werkgelegenheid’, stelt ze. Het proces was moeizaam. ‘RNI hield af en we wilden alleen met REVA starten als het met RNI geïntegreerd werd. Toen we startten waren er twee netwerken en twee gescheiden systemen. Er moesten dus veel handmatige handelingen worden

door de verdiepingsnummering’, vertelt Loes aan John de Ruiter. En dan gaat het nog maar om een deel van de belemmeringen en beperkingen waarmee men binnen de pilot geconfronteerd wordt. ‘Om bijvoorbeeld een analyse te kunnen doen wie nu de arbeidsmigrant is die een REVA-adres heeft opgegeven, nationaliteit en leeftijd, is toegang nodig tot GBAVerstrekkingsvoorziening. En deze vraag

Controle In Rotterdam vindt daarom maandelijks een handmatige controle uit REVA met BAG plaats. Ook de GBA-V wordt geraadpleegd, deelt Loes eerlijkheidshalve mee. ‘De pilot verliest een deel van zijn waarde als je de GBA-V niet kunt raadplegen’, laat ze met grote stelligheid weten, ‘Toezicht Gebouwen en Werk en Inkomen gebruiken deze gegevens ook en de handha-

‘Je hebt het verblijfsadres van deze personen niet alleen nodig voor handhaving en bestrijding van overlast maar ook om een goed beleid te kunnen voeren in het kader van huisvesting en werkgelegenheid’ verricht. Vanuit REVA hebben we toegang tot de BAG-check (Basisregistratie Adressen Gebouwen). Bij groen gaat het om een woonadres, bij oranje om een andere bestemming en bij rood om een niet bestaand adres. Nou, het klopte desondanks lang niet altijd, want vaak werd ook het adres van de werkgever opgegeven en er ontstaan eveneens fouten

30

B&R

wordt regelmatig gesteld door bestuur en media. Ook willen we migranten op naam aan kunnen schrijven om op te roepen voor inschrijving in de BRP. Maar daar is officieel geen autorisatie voor, omdat er geen wettelijke basis voor REVA is. Laat staan dat dit via queries te doen is. Nu hebben we formeel alleen het BSN en het REVA-adres.’

ving verloopt daardoor veel beter.’ Van der Ploeg merkt op dat er bij de pilot wel degelijk een verschil in werkprocessen bestaat tussen de registrerende gemeenten als Den Haag en Rotterdam en de afnemende als Westland, Vlaardingen en Schiedam. Ook in Nijmegen en Eindhoven die later instapten, zullen de ervaringen nog wat minder gedeeld kun-

Keten De Ruiter pleit voor een keten, want momenteel is de registratie en controle door ontbrekende schakels lang niet optimaal. Loes van der Ploeg is het daar van harte mee eens en is ook blij met het advies van VNG en NVVB om het verblijfsadres op te nemen in de Wet BRP met daarbij de mogelijkheid voor het actueel houden van de registratie. Onder meer door de verplichting op te nemen van het door de betreffende persoon doorgeven van een verhuizing en/ of een verplichte melding van wijzigingen door de werkgevers. ‘Dat zou een enorme verbetering betekenen. Nu wordt de RNI vervuild met mensen die hier wel degelijk

wonen. Daarbij komt nog dat een kwart na vier maanden nog steeds op het eerste adres zit, een klein percentage daar nooit woonde en een groot deel inmiddels elders woont. Wij laten de adressen regelmatig controleren. Ik realiseer me dat wij in Rotterdam dankzij de opstelling van het gemeentebestuur in een luxe positie verkeren. We hebben een groot controleapparaat. Bij Stadsbeheer is 26FTE beschikbaar voor handhaving en controle’, aldus Loes.

BRP-operatie Beiden hebben er begrip voor dat de gewenste wettelijke verankering pas plaats kan vinden nadat de operatie BRP in 2018 afgerond zal zijn of zoveel eerder als er een adequate tijdelijke voorziening beschikbaar is. Het huidige systeem

arbeidsmigranten een grotere behoefte aan de juiste gegevens hebben dan kleinere. De pilotgemeenten zijn, aldus Loes van der Ploeg, van harte bereid om hun expertise te delen met het ministerie om hierover ‘out of the box’ verder te denken zoals VNG en NVVB ook voorstellen. Dat de huidige REVA-applicatie beschikbaar gemaakt en gehouden moet worden voor de achttien RNI-gemeenten en voor levering van gegevens aan alle gemeenten, staat voor deze gesprekspartners vast. Komt het gesprek tot slot toch nog weer op de BRP-lightversie voor de registratie van arbeidsmigranten maar ook van buitenlandse studenten, onafhankelijk van de duur dat zij in Nederland verblijven. Een eenvoudiger registratie in de BRP moet mogelijk zijn, hoewel daarmee geen gebruik gemaakt kan worden van

Foto: Marcel Krijgsman

Foto: Marcel Krijgsman

Loes van der Ploeg (gemeente Rotterdam) en John de Ruiter (gemeente Nijmegen en dagelijks bestuurslid NVVB) in gesprek over REVA: Op dit moment voert een aantal gemeenten waaronder Den Haag, Rotterdam, Schiedam, Vlaardingen en Westland als koplopers een pilot uit waarbij het eerste verblijfsadres van arbeidsmigranten in Nederland wordt vastgelegd en geraadpleegd kan worden, als aangehaakt gegeven bij de RNI.

nen worden. John de Ruiter beaamt dat. Loes van der Ploeg wijst eerlijkheidshalve ook op het weglekeffect in Rotterdam. Omdat het adres daar vooraf gecontroleerd wordt, leidt dat hoogstwaarschijnlijk tot een daling van het aantal zich voor de RNI-inschrijving meldende arbeidsmigranten, terwijl ze hier nog wel degelijk verblijven. ‘Het Agentschap BRP zat niet te wachten op REVA. Het is allemaal een tussenoplossing en de vraag rijst of RNI wel de oplossing is. Rob van der Velde pleitte in 2012 al voor een BRPlightinschrijving met beperkte rechten waarbij andere brondocumenten dan het identiteitsdocument (zoals een paspoort) niet direct gebruikt worden. Ik denk dat je ook pas na een verblijf van vier maanden om akten kunt vragen, als mensen aantoonbaar nog in Nederland aanwezig zijn, bijvoorbeeld door een signaal van de Belastingdienst of de werkgever. Het is nu ook de praktijk dat deze brondocumenten pas later getoond worden. De RNI wordt dan weer gebruikt voor de groep waar deze ook voor bestemd was, namelijk de niet-ingezetene’, aldus Van der Ploeg die een fervent voorstander is van lokaal registreren en lokaal controleren. Ze vindt dat de viermaandengrens sowieso losgelaten zou moeten worden en er meer naar het doel van het verblijf gekeken moet worden. ‘Daarom is het ook goed dat die niet in het advies van VNG en NVVB aan minister Plasterk staat’, reageert John de Ruiter.

Van der Ploeg en De Ruiter realiseren zich dat vooral grotere gemeenten met veel arbeidsmigranten een grotere behoefte aan de juiste gegevens hebben dan kleinere: ‘De pilotgemeenten zijn van harte bereid om hun expertise te delen’, aldus Loes van der Ploeg. dat gebruikt wordt voor de pilot REVA is daarvoor nog niet robuust genoeg en te bewerkelijk vanwege het ontbreken van een directe koppeling met de RNI. Volgens afspraak pompt het Rijk maandelijks al een miljoen in de Operatie BRP en daar houdt minister Plasterk zich aan vast. Er is sprake van een strakke planning en er komen geen extra geld en functionaliteiten beschikbaar. Van der Ploeg en De Ruiter realiseren zich ook dat vooral grotere gemeenten met veel

bepaalde rechten of voorzieningen. Er kan dan bijvoorbeeld niet in Nederland getrouwd worden. Op verzoek vat Loes nog even samen: ‘De ervaringen met de pilot zijn uitstekend. We onderschrijven het aan de minister uitgebrachte advies en willen nu snel gaan voor een landelijke uitrol van REVA voor 1 juli met daarin ook opgenomen het actuele adres, maar we blijven tevens werken aan een definitieve oplossing, wellicht in de vorm van BRPlight.’ 

B&R

31

Persoonsinformatiemanagement

De ervaring bij gemeente ’s-Hertogenbosch

Column

Ter leering ende vermaeck: de koppeling van bestanden Hoe rigide kan een digitale administratie zijn? Wat zijn de gevolgen van een onjuiste invoer van gegevens? Laten we deze vragen beantwoorden aan de hand van een gebeurtenis bij de gemeente ’s-Hertogenbosch die nog lang heeft nagewerkt. Mieke Hensen - van de Meulengraaf, gemeente ’s-Hertogenbosch

H

et verhaal begint in 2009 als er bij de Burgerlijke Stand in ’s-Hertogenbosch een nieuwe softwareupdate wordt geïnstalleerd. De wijziging betreft een aanpassing in de BS-applicatie voor het doen van een naamkeuze bij de eerstgeborene. Natuurlijk proberen de medewerkers de nieuwe functies uit op een testbestand. Collega Carla heeft er moeite mee wat waar moet worden ingevuld om de naamkeuze zichtbaar te maken op de latere vermelding. Om Carla dit uit te leggen maakt collega Bert een fictieve geboorteaangifte op. Collega’s Bert Spee en Carla Bergen melden de geboorte van hun fictieve kindje: Bertje Bergen, geboren 23 juli 2009 te ’s-Hertogenbosch. Enkele dagen later staat de Stichting Provinciale Entadministratie bij Carla voor de deur om Bertje een prikje te geven. Hoe kan de Entadministratie nou denken dat Bertje werkelijk bestond? Het blijkt dat Carla en Bert de nieuwe software in de productieomgeving hebben uitgeprobeerd! Daarom wordt Bertje op 27 juli 2009 verwijderd uit de GBA en van de PL’s van vader Bert en moeder Carla. De eerste maanden daarna worden Carla en Bert regelmatig geplaagd door allerlei instanties over de geboorte van hun kind

32

B&R

Bertje. Later wordt dat minder, maar nog in 2013 ontvangt Carla post over Bertje. De gemeente belt natuurlijk met de betreffende instanties. Soms is het wel verklaarbaar waarom Bertje nog ‘leeft’, maar meestal is het ook onduidelijk waarom hij nog steeds in de diverse administraties zit. Dit niet alleen tot hilariteit maar ook tot frustratie van Carla.

afdeling Leerplicht. En omdat Bertje in 2009 niet op de juiste wijze uit de GBA is verwijderd, is er destijds ook geen bericht gegaan naar de datacommunicatiebak. En zo ‘leefde’ Bertje voort, ook in het later aangesloten zaaksysteem. De beheerder van de bak heeft Bertje inmiddels op deugdelijke wijze verwijderd.

Het is november 2014. Carla is inmiddels binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch verhuisd. De gemeentelijke adresonderzoekers worden gebeld door de afdeling Leerplichtadministratie, want die willen een terugmelding doen over Bertje Bergen. Het kind is diverse malen opgeroepen omdat het nog niet op een school ingeschreven is. Ze hebben zelfs een huisbezoek gebracht aan het adres waar Bertje ingeschreven staat. Volgens de huidige bewoners heeft Carla er inderdaad gewoond maar van het kind weten ze niets. De onderzoekers nemen contact op met de afdeling Leerplicht. Ze zijn aangesloten op de GBA via datacommunicatie; hoe kan het dan dat Bertje nu ineens in hun leerplichtapplicatie voorkomt? Dat laat zich snel verklaren, want Bertje heeft de leeftijd bereikt die relevant is voor de

Zo zie je maar hoe een simpel ‘rollenspel’ met een gefingeerde geboorte niet alleen leidt tot de leering van Carla, maar ook tot vermaeck – ware het niet dat zulk ‘vermaak’ natuurlijk onnodig was geweest als het op de juiste wijze gecorrigeerd was. 

Melle Bakker, secretaris-directeur Kiesraad

Gaan we weer elektronisch stemmen? In december 2013 adviseerde de commissie-Van Beek om over te gaan op een nieuwe – elektronische – stemtechniek, waarbij de kiezer zijn stem uitbrengt met een stemprinter, waarna hij de geprinte stem in de stembus deponeert. Na sluitingstijd wordt de stembus door het stembureau geleegd en worden de uitgebrachte stemmen geteld met behulp van scanapparatuur. Een mooie, transparante techniek, die ook nog eens een relatief grote groep kiezers met een visuele of andere fysieke beperking ondersteunt bij het zelfstandig uitbrengen van hun stem. De Kiesraad heeft dit voorstel inhoudelijk omarmd, evenals de NVVB en de VNG. De kabinetsreactie van maart vorig jaar ademde een positieve grondhouding uit, maar op tal van punten was nog nader onderzoek nodig. Het Ministerie van BZK heeft hier het afgelopen jaar hard aan getrokken. Op 16 februari liet minister Plasterk de Tweede Kamer weten dat hij enerzijds nog altijd positief staat ten opzichte van de nieuwe stem- en teltechniek, maar dat anderzijds de invoering ervan ‘vele complexe vraagstukken kent en met onzekerheden is omgeven’. De minister kondigt de instelling aan van een groep van (externe) deskundigen om de specificaties uit te werken voor de stemprinter en de stemmenteller. Hij hoopt daarmee ook een beter inzicht te krijgen in de daadwerkelijke kosten. Eind 2015 zal de Kamer nader worden geïnformeerd over de voortgang. Terug naar de vraag: gaan we weer elektronisch stemmen? Nou, ik durf die vraag nog niet volmondig met ‘ja’ te beantwoorden. Doorslaggevend zou wel eens het kostenaspect kunnen worden. En dat kostenplaatje wordt natuurlijk in hoge mate bepaald door de (beveiligings)eisen die aan de apparatuur gesteld gaan worden. Wat dat aangaat heeft de Kiesraad al een jaar geleden aangedrongen op vooral realistische eisen. Het stemmen en tellen in een stemlokaal vindt plaats in een gecontroleerde omgeving en de apparatuur wordt niet aangesloten op het internet. Kiezers zijn in staat om de door hen uitgebrachte stem te controleren aan de hand van het uitgeprinte ‘stembiljet’ en er is ook altijd de mogelijkheid om de stemmen handmatig te tellen bij twijfel over de werking van de scanapparatuur. Het papier is en blijft leidend. Dat zo zijnde, is het stellen van extreem strenge technische beveiligingseisen niet nodig en, vanwege de kosten, ook niet wenselijk. Natuurlijk, de veiligheid van het stemproces moet zijn gewaarborgd; er moet niet mee gesjoemeld kunnen worden. Een kiezer moet zijn of haar stem in het geheim kunnen uitbrengen en alle stemmen moeten worden geteld zoals ze zijn uitgebracht. Elektronische telapparatuur kan hierbij helpen, maar heb verder geen illusie: elektronica is en blijft uiteindelijk altijd door ICT-experts te manipuleren, zoals de actiegroep ‘Wij vertrouwen stemcomputers niet’ in 2006 de NEDAP-stemcomputer oneigenlijke dingen liet doen door vervanging van een enkele chip. Ik denk dat wanneer ik mijn auto aan deze actiegroep zou geven, zij er in no time in zouden slagen ook die allerlei rare dingen te laten doen. Is er daarom iets mis met mijn auto? Welnee, die rijdt prima. Zo is het ook met het stemproces. In stemprinters en scanapparatuur zit elektronica. Wanneer een ICT-expert die apparaten uit elkaar haalt, kan hij daar vast hele grappige dingen mee doen, maar wat bewijst dat? Is daarmee de integriteit van die apparatuur niet gegarandeerd? Welnee. Ik ben benieuwd hoe dit alles verder gaat het komend jaar. En u vast met mij!

B&R

33

Algemeen

X is een Indonesische vrouw die sinds 1992 legaal in Nederland woont. Zij is getrouwd met een Nederlandse man. In januari 2007

Jurisprudentie

adopteert X in Indonesië door een traditionele ceremonie een minderjarig kind, K. Deze adoptie wordt in januari 2008 bevestigd en gelegaliseerd door een lokale districtsrechtbank. Een afschrift van de uitspraak wordt voorzien van een legalisatie van het Nederlandse consulaat. Hans Tomson, adviesbureau NVVB

In mei 2008 verstrekt de Visumdienst een machtiging tot voorlopig verblijf voor K, wegens gezinshereniging. In juni 2008 volgt de inschrijving in de GBA van Bergen (NH). De gemeente stelt dat de adoptie niet van rechtswege kan worden erkend, onder andere niet omdat X in 2007 en 2008 niet in Indonesië woonde. Zij stond toen als ingezetene ingeschreven in Nederland. Daarom wordt geen afstamming opgenomen in de GBA. X gaat in bezwaar, maar dit wordt in 2009 ongegrond verklaard.

daar. In 2007 was X op vakantie naar Nederland gegaan. Om haar verblijfsvergunning te kunnen verlengen heeft zij zich toen weer ingeschreven in de GBA. Toen de verblijfsvergunning was verlengd keerde zij terug naar Indonesië, zonder aangifte te doen van vertrek. De ABS stelde dat de inschrijving in de GBA leidend is, nu een verklaring van de Nederlandse ambassade ontbreekt dat X tijdens de procedure in Indonesië verblijf heeft gehouden. Daarom is artikel 10:108 niet van toepassing.

In december 2013 dient de advocaat van X een verzoek in bij de rechtbank Noord-Holland met als strekking dat de Indonesische adoptie dient te worden erkend. Als belanghebbende in deze procedure wordt de ambtenaar van de burgerlijke stand van Den Haag opgeroepen. Hij voert verweer.

Gewone verblijfplaats

De uitspraak1 De rechtbank stelt vast dat de zaak een internationaal karakter heeft. Op grond van artikel 3 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering is de Nederlandse rechter bevoegd, omdat X en K hun gewone verblijfplaats in Nederland hebben. Indonesië is geen partij bij het Haags Adoptieverdrag. Daarom moet de rechtsvraag of de adoptie kan worden erkend, worden beoordeeld aan de hand van de artikelen 10:108 BW (erkenning van rechtswege) dan wel 10:109 BW (erkenning door rechter uitgesproken, verklaring voor recht). Voor artikel 10:108 geldt de eis dat naast K ook X tijdens de adoptieprocedure haar gewone verblijfplaats in Indonesië had. X stelde dat zij van oktober 2005 tot en met mei 2008 in Indonesië woonde, net als haar echtgenoot die daar voor zijn werk verbleef. Ook de zoon die uit dit huwelijk is geboren, verbleef

De rechtbank zegt over ‘gewone verblijfplaats’ in paragraaf 5:4: ‘De rechtbank is van oordeel dat het conflictenrechtelijk begrip “gewone verblijfplaats” een feitelijk begrip is waaraan inhoud wordt gegeven door de omstandigheden en feiten van het concrete geval en dat moet worden onderscheiden van het internrechtelijke begrip “woonplaats”. Het gaat daarbij om de plaats waar de betrokkene het permanente centrum van zijn belangen heeft gevestigd met de bedoeling daaraan een vast karakter te geven. De enkele omstandigheid dat de betrokkene in de gemeentelijke basisadministratie staat ingeschreven, brengt niet mee dat de betrokkene daar ook zijn gewone verblijfplaats heeft. Aanknopingspunten om vast te stellen of sprake is van een permanent centrum kunnen zijn de duur van het verblijf, de regelmatigheid, de nationaliteit, de plaats van school, familiaire banden, intentie van het verblijf, en/of een tastbare uiting zoals huis of werk. De rechtbank is van oordeel dat uit de verklaringen van verzoekers en de overgelegde stukken voldoende aannemelijk is geworden dat verzoekster en haar gezin ten tijde van het verzoek tot adoptie en de uitspraak, hun gewone verblijfplaats in

1 Rechtbank Noord-Holland, Sectie Familie & Jeugd, locatie Alkmaar, uitspraak c/14/151005 / FA RK 13/2602

34

B&R

an 27.08.2014, gepubliceerd op 03.02.2015, zaaknummer

Indonesië hadden. De man had onweersproken daar een baan voor langere tijd. Niet voorzienbaar was reeds bij aanvang van de adoptie dat zijn contract na januari 2008 niet zou worden verlengd. Het gezin huurde een huis in Indonesië en hun zoon bezocht daar de internationale school. De rechtbank is voorts van oordeel dat verzoekster voldoende aannemelijk heeft gemaakt waarom zij zich ondanks haar verblijf in Indonesië in 2007 weer in Nederland heeft ingeschreven en die inschrijving heeft gehandhaafd. Bij deze beoordeling heeft de rechtbank mede acht geslagen op het feit dat zowel in het dossier van de IND alsmede in het advies van de commissie van advies voor de bezwaarschriften van de gemeente Bergen wordt geconcludeerd dat de gewone verblijfplaats van verzoekster in Indonesië was.’ Het gevolg hiervan is dat artikel 10:108 van toepassing is. De rechtbank stelt dan vast dat de adoptie in Indonesië is uitgesproken na een behoorlijk onderzoek en goede rechtspleging. De biologische ouders hadden ook ingestemd met de adoptie. Dat de adoptie niet is verwerkt op de Indonesische geboorteakte van K is geen bezwaar. Daarom wordt het verzoek toegewezen en moet de geboorteakte worden ingeschreven in de registers in De Haag, met daarbij een latere vermelding van de adoptie.

Toelichting In deze procedure ging het dus om de vraag of de ‘gewone verblijfplaats’ van mevrouw X in Indonesië was, in de periode januari 2007 tot januari 2008. Vast stond dat zij voorafgaand aan haar tijdelijk verblijf in Indonesië in Nederland woonde, en daar ook weer terugkeerde, terwijl zij zich in 2007 weer als ingezetene had laten inschrijven. Deze inschrijving in de GBA, nu BRP, was niet doorslaggevend. De rechter beoordeelt aan de hand van feitelijke omstandigheden. Ook het feit dat de adoptie in Indonesië niet was verwerkt in de geboorteakte is geen bezwaar.

Artikel 10:108 BW was hier dus van toepassing. Indien artikel 10:109 BW van toepassing zou zijn geweest, dan zou ook beginseltoestemming van het Nederlandse Ministerie van Veiligheid en Justitie zijn vereist. Die was er hier niet. Het ging hier trouwens om een eenouderadoptie. Indonesië kent alleen zwakke adopties; de oorspronkelijke familierechtelijke betrekkingen blijven bestaan. Er was geen verzoek gedaan aan de rechter om de zwakke adoptie om te zetten in een sterke.

Verwerking van een zwakke adoptie Gaat het om een zwakke adoptie die conform het Haags Adoptieverdrag of op een andere grond wordt erkend, dan wordt de adoptie in de BRP verwerkt in de categorieën 01, 02 en 03 van het kind, en in categorie 09 van de adoptiefouders. De oorspronkelijke ouders komen niet voor op de PL. Door een zwakke adoptie kan het kind niet de Nederlandse nationaliteit verkrijgen. Omdat de familierechtelijke betrekkingen met de oorspronkelijke ouders blijven bestaan, moet uit de PL blijken dat het om een zwakke adoptie gaat. De documentomschrijving in groep 82 Document moet zijn: ‘akte (zwak) Haags adoptieverdrag’ of ‘akte zwakke adoptie’ gevolgd door de landcode van het land waar de adoptie is uitgesproken. De datum geldigheid van de adoptie is de datum waarop het vonnis in kracht van gewijsde is gegaan (HUP 7.13 en 5.10). Alleen aan de beschrijving van het brondocument is te zien dat het hier een zwakke adoptie betreft. Als verzocht wordt om informatie uit de BRP betreffende de ouder(s), moet rekening worden gehouden met het feit dat er juridisch met een of meerdere ouders een familierechtelijke betrekking bestaat. Bij een zwakke adoptie kan een verzoek tot verwijderen van de historische gegevens niet gehonoreerd worden, omdat de familierechtelijke betrekkingen met de oorspronkelijke ouder(s) niet verbroken zijn. Een zwakke adoptie leidt niet tot verkrijging van de Nederlandse nationaliteit. De Nederlandse rechter kan een zwakke adoptie omzetten in een sterke. Dan krijgt het kind wel de Nederlandse nationaliteit.

B&R

35

Dienstverlening & Innovatie

Amsterdam gaat digitaal met de berichtenbox

Er gebeurt steeds meer in het online kanaal. Alle gemeenten zijn bijvoorbeeld verplicht om in 2015 aan te sluiten op de Berichtenbox van MijnOverheid.nl. De Berichtenbox maakt het mogelijk om officiële berichten van de overheid veilig digitaal te versturen aan burgers. Denk bijvoorbeeld aan brieven over het verlopen van een reisdocument (paspoort, identiteitskaart) of aanslagen van de Belastingdienst. De gemeente Amsterdam is inmiddels een pilot gestart met het digitaal versturen van deze brieven. In gesprek met Franke Stribos, manager Onderzoek en Ontwikkeling bij de afdeling Dienstverlening van de gemeente Amsterdam en Jutta Ravelli, communicatieadviseur bij de afdeling Basisinformatie van de gemeente Amsterdam.

Hoe gaat dit in het werk? Franke: ’Met de Berichtenbox kunnen we officiële berichten digitaal versturen. Zo heb je als burger straks één postvak voor alle berichten vanuit de overheid. De Berichtenbox is uitsluitend bedoeld voor burgers, voor ondernemers bestaat het Ondernemersdossier. Als burger bepaal je zelf of je je registreert voor de Berichtenbox. Aanmelden kan met behulp van DigiD. Mensen kunnen per overheidsinstantie aangeven of ze officiële documenten van die organisatie digitaal willen ontvangen of niet. Om aan te sluiten op MijnOverheid.nl hebben we een voorziening voor het digitaal versturen van post in gebruik genomen: de output management voorziening.’

Wat doet Amsterdam met de Berichtenbox? Jutta: ’In de pilot gaat het om onze maandelijkse correspondentie waarin de burgers een herinnering krijgen dat hun reisdocument binnenkort verloopt. Om de kwaliteit te borgen, versturen we tijdens de pilot de brieven nog dubbel. Dus burgers met Berichtenbox krijgen de brief zowel digitaal als ook nog per post. Als na de pilotfase het beheerproces definitief is

36

B&R

ingericht en iedereen gewend is aan de nieuwe manier van werken dan stoppen we met de dubbele verzending. Deze praktijkervaring laat ons onder andere zien hoe belangrijk een goede samenwerking is. Er verandert namelijk nog al wat als we brieven digitaal gaan versturen. Dan kan binnen een kwartier in het klantcontactcentrum de telefoon gaan met vragen over die brief, daar waar dit nu nog enkele dagen kan duren.’

ben nu twee mailings verzonden.. De resultaten zijn tot nog toe zeer aanmoedigend.’ Zonder Berichtenbox is het niet mogelijk om officiële berichten van de overheid te verzenden. De reguliere e-mailfuncties voldoen namelijk niet aan de wettelijke eisen voor verzending van gevoelige en kritische berichten. Voor gebruik van e-mail hoef je je immers niet te

‘De Berichtenbox maakt het makkelijker voor de burger. Dat is volgens mij de kern van goede dienstverlening’ Wat zijn de resultaten tot nu toe? Franke: ‘Vanaf de zomer van 2014 sturen we al individuele brieven via de Berichtenbox naar burgers. Nu is de voorziening ook ingericht voor bulk mailings. We heb-

identificeren. Het is daardoor niet bruikbaar als kanaal voor officiële documenten. Met de Berichtenbox komt hier verandering in.

De toekomst? Jutta: ‘De gemeente Amsterdam verstuurt jaarlijks miljoenen poststukken. We zijn nu als eerste alle processen bij burgerzaken aan het doorlopen om te bepalen waarbij van de Berichtenbox gebruik gemaakt kan worden.’ Franke: ‘Dit proces starten we op korte termijn ook voor de andere producten van de gemeente Amsterdam. Uiteindelijk willen we alle correspondentie aan burgers via de Berichtenbox kunnen aanbieden. In de praktijk betekent dit dat we brieven uit vele systemen bij elkaar laten komen en de verzending centraal inrichten. Op langere termijn kunnen we voor bepaalde berichten ook andere kanalen inzetten, bijvoorbeeld een sms om te vertellen dat je nieuwe paspoort binnen is. Burgers hebben zelf de keuze via welk kanaal zij deze correspondentie willen ontvangen. Ongeveer 11% van de Amsterdammers heeft zich op dit moment geregistreerd voor de Berichtenbox. Het gebruik van de Berichtenbox is voor burgers dus nog geen dagelijkse routine. Om dit percentage te verhogen is het belangrijk om naast een goede technische voorziening ook de

burgers goed te informeren dat de Berichtenbox er is. Maar ook dat we actief aan burgers uitvragen als zij informatie bij ons opvragen of zij deze via de Berichtenbox willen ontvangen. Voor de Amsterdamse burgers wordt dit jaar dan ook veel energie gestoken in communicatie.’

De gemeente Amsterdam deelt de opgedane kennis en ervaring graag. Wilt u meer weten over de ontwikkelingen, neem gerust contact op met: Gemeente Amsterdam, Alexander Kooiman, programmamanager Postkanaal: [email protected]. 

Gemeentelijk Efficiency Adviesbureau bv

Schoonouwenseweg 10



2821 NX Stolwijk



t 0182-34 13 50



f 0182-34 34 72



@ [email protected]



i www.gea-bv.nl

Baseline Informatie Beveiliging Gemeenten (BIG)

GEA volgt de hoofdstukindeling van deze richtlijn Alle documenten zijn volgens de BIG ingedeeld

Voor modellen:  z ie onze site of bel voor een afspraak

B&R

37

Verkiezingen

Verkiezingen

Zoetermeer  telt de stemmen centraal Na een oproep van het ministerie van Binnenlandse Zaken & Koninkrijks­ relaties hebben in totaal 25 gemeenten zich opgegeven voor een experiment om de stemmen in twee fasen te tellen, waaronder gemeente Zoetermeer. Bij centraal tellen werd afgelopen 18 maart eerst in het stembureau op partijniveau geteld (waarbij een eerste voorlopig uitslag kon worden gegeven) en een dag later op kandidaatsniveau geteld op een openbare centrale plek. Viola Brand, projectleider verkiezingen gemeente Zoetermeer geeft toelichting waarom

Foto: Berbera van den Hoek

Zoetermeer hiervoor heeft gekozen. Merlin Niesten, bureau NVVB

Projectleider verkiezingen van de gemeente Zoetermeer, Viola Brand: ‘Er moeten zoveel stemmen worden geteld na een lange dag waarbij de kans op fouten groter wordt. Om tot een betrouwbare telling te komen heeft de gemeente Zoetermeer besloten om met het experiment ‘centraal tellen’ mee te doen.’

38

B&R

Waarom heeft de gemeente Zoetermeer ervoor gekozen om de stemmen centraal te tellen?

volgende dag gaat een fris team er verder mee aan de slag.

‘Voor alle gemeenten is het nieuw dat de waterschapsverkiezingen worden georganiseerd door de gemeente. De waterschapsverkiezing viel altijd buiten de kieswet, dat was in een aparte wet geregeld. De waterschappen zijn nu ook opgenomen in de kieswet en daarbij ook nog eens gekoppeld aan de verkiezingen voor provinciale staten. Vanaf heden vinden dus één keer in de vier jaar twee verkiezingen op één dag plaats. Daarnaast is het zo dat de gemeente Zoetermeer meerdere waterschappen in de gemeente heeft. We moeten dus drie tot vier verkiezingen organiseren op één dag. Tot die taak behoren natuurlijk ook de stemmen tellen in de avond en de uitslagen bekend maken. Voor de leden en de voorzitters van de stembureaus is het dus ontzettend opletten geblazen de hele dag door: verschillende verkiezingen dus verschillende stembescheiden en daarbij horen dus de juiste stembiljetten afgeven. En dan zijn er ook nog de verschillende waterschappen! Er moeten zoveel stemmen worden geteld na een lange dag waarbij de kans op fouten groter wordt. Om tot een betrouwbare telling te komen heeft de gemeente Zoetermeer besloten om met het experiment mee te doen. Er wordt `s nachts minder lang doorgeteld en de

Hoe gaat het centraal tellen in zijn werk? ‘Telling vindt allereerst plaats bij de stembureaus op partijniveau. Als ze klaar zijn met tellen worden de stembescheiden opgehaald en in transportboxen naar de plek gebracht waar centraal wordt geteld, in het geval van Zoetermeer is dat in de bedrijfsrestaurant van het stadhuis. Het proces-verbaal wordt door de voorzitters zelf naar het stadhuis vervoert. De volgende dag wordt dus centraal geteld op kandidaatsniveau. Het gemeentelijke stembureau krijgt alle processen-verbaal van de stemlocaties en controleert of het klopt. Als alles klopt wordt verder geteld. Als het gemeentelijk stembureau verschillen constateert in het aantal toegelaten kiezers (= stempassen + volmachten + kiezerspassen) en het aantal stembiljetten of andere zaken tegenkomt die niet kloppen of onverklaarbaar zijn, kan worden besloten om opnieuw te tellen, die bevoegdheid hebben ze. Tot slot maakt het gemeentelijk stembureau een ‘eind proces-verbaal’ op.

Is dit de beste oplossing om de fouten te beperken?

één druk op de knop weet je dan de uitslag. Het blijft nu mensenwerk en daar kunnen foutjes in sluipen. Door het tellen op deze manier te organiseren proberen we het voor de stembureauleden en voorzitters zo behapbaar mogelijk te maken en de kansen op fouten zo gering mogelijk te houden.

Ben je tevreden met de manier waarop het 18 en 19 maart is gegaan? ‘Gebleken is dat het tellen van meerdere verkiezingen voor de stembureaus lastig is en meer tijd in beslag neemt dan een enkele verkiezing, vooral na een lange vermoeiende dag. De voorzitters kwamen hierdoor later binnen dan gebruikelijk. Dat was voorzien, maar een aantal stembureaus liet te lang op zich wachten. Wij gaan de oorzaken onderzoeken en proberen daar oplossingen voor te bedenken. Het centrale tellen op 19 maart verliep gestructureerd omdat alle groepjes tellers op dezelfde wijze te werk gaan. Wij menen door het centrale tellen een betrouwbare uitslag aan de hoofdstembureaus van de waterschappen te kunnen presenteren en dat was het voornaamste doel. Al met al ben ik wel tevreden, zeker omdat het de eerste keer is dat de gemeente Zoetermeer meer dan twee verkiezingen op één dag moest organiseren.’ 

De beste oplossing zou natuurlijk zijn om weer met stemmachines te werken. Met

B&R

39

Advertorial

Deelnemers aan de bijeenkomst druk aan het werk

de gemeenten, waarna persoonslijsten uitgedraaid kunnen worden, de brondocumenten erbij gezocht kunnen worden, de persoonslijsten gecontroleerd kunnen worden. De uitslag kan dan voor 1 oktober gerapporteerd worden aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Over deze controle wordt een steekproef gehouden in de maand november.

Met dank aan de deelnemende gemeenten voor deze leuke, inspirerende bijeenkomst. Zie voor het verslag van de bijeenkomst www.rvig.nl

Planning Zelfevaluaties 2015 Datum

Zelfevaluatie BRP en Paspoorten en Nederlandse Identiteitskaart : hoe nog beter in 2015? Op13 januari jl. heeft de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) een bijeenkomst georganiseerd over de zelfevaluatie BRP en Paspoorten en NIK (PNIK). De cyclus voor 2014 is afgerond. De resultaten worden binnenkort gepubliceerd. Vanaf 1 april as gaat de nieuwe cyclus voor de zelfevaluatie BRP en de zelfevaluatie PNIK al weer van start. Doel van de bijeenkomst was het verzamelen van verbetersuggesties voor de zelfevaluatiecyclus 2015. Hierbij waren buiten de vaste klankbordgroep leden ook andere belangstellenden aanwezig. Zij hadden zich hiervoor ingeschreven na een oproep op de website van de RvIG. De evaluatie betrof het gehele zelfevaluatieproces. Als eerste zijn in een workshop de bevindingen geïnventariseerd ten aanzien van het traject en de gebruikte instrumenten. Dit werd onderverdeeld in de thema’s: proces (communicatie, termijnen, tijd), kwaliteitsmonitor, vragenlijst BRP en PNIK, bestandscontroles en overige instrumenten (managementrapportage, uittreksels, normering en steekproef). Hieruit kwamen diverse knelpunten die we op korte termijn ook direct gaan oplossen. Een voorbeeld is het vervroegen van de mogelijkheid om de ingevulde vragenlijst BRP definitief te maken. Dit wordt 1 september. Gemeenten gaven aan dat de tijd tussen het definitief maken en 1 november te kort is. Het is dan wel handig dat gemeenten de behandeling van de managementrapportage en het ondertekenen van het uittreksel nu alvast agenderen voor een collegevergadering in oktober. Veel deelnemers vonden de communicatie voor verbetering vatbaar. De communicatie over de zelfevaluatie verliep in 2014 veelal via de BRP-contactpersonen. Dit werkte echter niet altijd optimaal. We gaan meerdere e-mailadressen gebruiken bij de communicatie over de zelfevaluatie (in ieder geval ook naar het e-mailadres van de contactpersoon voor de zelfevaluatie PNIK). Daarnaast zullen de berichtgeving op de website van de Rijksdienst en de kwaliteitsmonitor op hetzelfde moment de meest actuele informatie bevatten. De vragenlijsten worden aangepast. Er komt geen standaardvragenlijst meer voor de verschillende uitgiftelocaties bij de zelfevaluatie PNIK. Redenen hiervoor zijn: • de processen zijn bij de diverse uitgiftelocaties op wel acht verschillende manieren vormgegeven

• niet alle locaties waar apparatuur of delen van het proces worden uitgevoerd zijn in 2013 en 2014 bij het onderzoek betrokken • diverse gemeenten met meerdere uitgiftelocaties geven voor een groot deel van de vragen dezelfde antwoorden per locatie Iedere gemeente krijgt nu nog maar één vragenlijst om in te vullen. Wel komt er een aparte vragenlijst voor de aangewezen gemeenten die documenten verstrekken aan niet-ingezetenen. Deze gemeenten vullen dus twee vragenlijsten in.

Belangrijkste wijzigingen in zelfevaluatie • Andere hoofdstukkenstructuur vragenlijsten: niet per thema maar per vakdiscipline • Vragenlijst Paspoorten en NIK 2015 niet per uitgiftelocatie maar per gemeente • Uitbreiding vragenlijst BRP met informatieve vragen over brondocumenten en fraudebestrijding • Verbeteringen aan de Kwaliteitsmonitor • Bestandscontroles uitgebreid; Frequently Asked Questions geactualiseerd. Tot slot komt er een nieuw onderdeel in de zelfevaluatie: de pilot inhoudelijk controle persoonslijsten om gemeenten te ondersteunen in hun kwaliteitscontroles. Het idee is om iedere gemeente een aantal A-nummers (minimaal 25, maximaal 100 afhankelijk van de gemeentegrootte) aan te leveren. Deze A-nummers zijn afkomstig van een query die gebaseerd is op een thema. In deze pilot worden de eerste inschrijvingen van de afgelopen 5 jaar als thema genomen. In april worden de A-nummers op een veilige manier verstrekt aan

BRP

PNIK

1 april

Vragenlijst beschikbaar in Kwaliteitsmonitor

Vragenlijst beschikbaar in Kwaliteitsmonitor

13 juni

Bestandscontrole met laatste wijzigingen voor ZE

29 augustus

Bestandscontrole GBA-V voor de ZE

29 augustus

Telling GBA-V aantal onderzoeken

1 september

Resultaat bestandscontrole beschikbaar in Kwaliteitsmonitor

1 september

Mogelijk om vragenlijst definitief te maken en managementrapportage te genereren

Mogelijk om vragenlijst definitief te maken en management rapportage te genereren

1 oktober

Deadline voor definitief maken vragenlijst

Deadline voor definitief maken vragenlijst

1 november

Deadline voor toesturen uittreksel aan minister van BZK en CBP

Deadline voor toesturen uittreksel aan minister van BZK

1 december

Afronding steekproef door RvIG ter validatie van de zelfevaluatie

Afronding steekproef door RvIG ter validatie van de zelfevaluatie

Studeren in Nederland? Eerst inschrijven in de BRP Studenten uit Aruba, Curaçao, St. Maarten en Caribisch Nederland die in Nederland willen gaan studeren moeten zich inschrijven in de gemeente waar men gaat wonen. Dat betekent dat men zich daarvoor moet laten uitschrijven uit de bevolkingsadministratie (PIVA administratie) van het eiland waar men vandaan komt. De informatie over de procedure is ook van belang voor medewerkers van Burgerzaken. Door plaatsing van dit artikel wordt gestreefd naar een uniforme werkwijze voor medewerkers van Burgerzaken.

Bewijs van uitschrijving PIVA nodig voor inschrijving BRP

Men dient zich vooraf uit te schrijven uit de PIVA-administratie van het eiland waar men woont. Daarbij dient men aan te geven naar welke gemeente in Nederland men vertrekt. Het bewijs van uitschrijving moet men overhandigen bij de inschrijving bij de betreffende gemeente in Nederland. Het bewijs van uitschrijving is één van de documenten die men bij de inschrijving nodig heeft. De inschrijving is een voorwaarde om een Burgerservicenummer (BSN) te verkrijgen en het BSN is weer nodig voor een aanvraag voor studiefinanciering of het afsluiten van een zorgverzekering.

Inschrijving BRP: hoe en welke documenten Bij de inschrijving in de BRP dient men in ieder geval de volgende documenten te overleggen:

• G  eldig Paspoort • Bewijs van uitschrijving PIVA • Bewijs van adres in Nederland (een kopie van het huurcontract of een brief met ondertekening en kopie identiteitsbewijs van een familielid dat men daar voorlopig mag inwonen).

Afwijkend: Het komt voor dat gemeenten vragen om een afschrift van de geboorteakte. Dit is echter geen vereiste voor de inschrijving van studenten uit het Caribisch gebied. Voor studenten uit het Caribisch gebied is een informatieblad gepubliceerd. Meer informatie over inschrijving vanuit het Caribisch gebied is te vinden in de Handleiding Uitvoeringsprocedures (HUP). Het informatieblad en de HUP zijn te vinden op www.rvig.nl.

Colofon Rijksdienst voor Identiteitsgegevens Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Postbus 10451  2501 HL Den Haag [email protected]  www.rvig.nl T (088) 900 10 00

Dienstverlening & Innovatie

Burgemeester Peter de Jong  druk in de weer met Twitter en Facebook Burgemeester Peter de Jong van de Zuid-Hollandse gemeente Westvoorne is in het kader van burgerparticipatie druk in de weer met Twitter en Facebook. Hij post vrijwel dagelijks berichten via de sociale media, omdat hij ervan overtuigd is dat deze een prima aanvulling vormen op de oude media. Hij gaat zelfs nog een stukje verder en stelt dat de oude media de sociale media graag hebben omarmd. ‘Soms zie ik stukken in de krant waarvan ik me afvraag waar ze de informatie vandaan halen. En dan realiseer ik me opeens dat ik die zelf heb getwitterd’, aldus Peter de Jong (PvdA) die in augustus 2006 aantrad als burgemeester van Westvoorne en daarvoor Foto: Bianca Rijkenbarg

acht jaar wethouder van Spijkenisse was waar hij eerder naast zijn baan als onderwijzer ook vier jaar in de gemeenteraad zat. Hij begon in november 2009 op eigen initiatief met Twitter, kort daarna zette bij ook berichten op Facebook. Klaas Schipper, journalist

‘Voor mij stond voorop dat ik in het kader van burgerparticipatie nog betere en vooral snellere contacten met de inwoners kon onderhouden’, aldus De Jong.

‘I

k was destijds de zesde burgemeester die ging twitteren en dat gebeurde heel eerlijk gezegd naar aanleiding van een gesprek met een collega die er al actief mee was. Zelf kende ik het fenomeen toen niet of nauwelijks, ik heb me er vervolgens wel in verdiept en werd gaandeweg enthousiast. Het zou een manier kunnen zijn waarmee ik voor de inwoners van Westvoorne op een andere manier zichtbaar werd, dacht ik bij mezelf. Er waren natuurlijk wel wat vraagtekens. Ik wilde het in de eerste plaats vanuit mijn functie doen, maar ik wilde toch ook laten zien dat ik mens ben’, aldus de zeer toe-

42

B&R

gankelijke eerste burger van Westvoorne. Een gemeente van ruim 13.000 inwoners op het eiland Voorne-Putten met drie kernen: Oostvoorne, Rockanje en Tinte.

Afspraken Er werden binnen het college concrete afspraken gemaakt. De Jong zou in de eerste plaats berichten plaatsen vanuit zijn functie en die zouden geen politieke items bevatten. Voor Peter de Jong geheel vanzelfsprekend, want daar houdt hij zich in de gemeenteraad ook verre van. Ook over de te plaatsen foto’s werden afspraken gemaakt. Hij vertelt met een lach om de

mond: ‘Veel moest herijkt worden, het was net alsof je je anders opstelde als je aan het twitteren sloeg. Ik heb het natuurlijk wel over de tijd dat Alexander Pechtold nog werd aangevallen over het feit dat hij over zijn poes had getwitterd. Voor mij stond voorop dat ik in het kader van burgerparticipatie nog betere en vooral snellere contacten met de inwoners kon onderhouden.’En nu stelt De Jong met tevredenheid vast dat er in de afgelopen jaren op dit terrein nooit problemen zijn gerezen en dat zijn berichten op Twitter en Facebook door de medewerkers en de inwoners zeer worden gewaardeerd.

Verzoeken Het is nog sterker, zo nu en dan wordt burgemeester De Jong zelfs door verenigingen en organisaties benaderd of hij nieuws omtrent hun activiteiten of jubilea via de sociale media wil verspreiden. Daar geeft hij graag gevolg aan, maar kijkt dan uiteraard wel kritisch naar de inhoud van het bericht. De bewuste keuze van Westvoornes burgemeester voor het actieve gebruik van Twitter en Facebook vindt ook navolging. Er is in samenwerking met de afdeling communicatie zelfs beleid op ontwikkeld. Binnen alle sectoren is nu een persoon die er zich mee bezighoudt. Er zijn ook afspra-

ken gemaakt over de beantwoording van de berichten. Facebook wordt binnen het ambtelijk apparaat ook nauwlettend in de gaten gehouden. Peter de Jong, enthousiast: ‘Je kunt zoveel informatie van de sociale media halen. Dat is fantastisch. Anderzijds versterken ze ook het gemeentemedium. Ik word ook wel via Facebook benaderd over bepaalde zaken die binnen de gemeente spelen. En dan komt er natuurlijk op de juiste manier een antwoord op.’ Gevraagd naar mogelijke reacties vanuit de onderbuik op zijn berichten, antwoordt De Jong spontaan: ‘Nauwelijks’. Wel krijgt hij soms verzoeken voor foto’s.

Benaderbaarheid Het gaat om een optimale benaderbaarheid. Peter de Jong stelt dat Twitter en Facebook beslist niet anders zijn dan de andere media. ‘Het gaat gewoon om een medium erbij. Er moet echter wel sprake zijn van zorgvuldigheid in die berichtgeving’, concludeert hij om vervolgens het gesprek op het boek Tegen Verkiezingen van David van Reybrouck te brengen waarin deze onder meer aandacht schenkt aan de permanente verslaggeving. De Jong: ‘Hij legt in dit boek heel goed uit wat er in de westerse democratie aan de hand is. Na 200 jaar democratie is

B&R

43

Algemeen

Persoonlijke berichten Qmatic en NVVB ondertekenen bronzen partnership Op 3 februari 2015 is het bronzen partnership tussen de NVVB en Qmatic afgesloten.

Komt het gesprek tot slot op de gedragscode voor raadsleden die in de gemeente Westvoorne van toepassing is. Die heeft niet direct iets met de sociale media te maken, maar is wel een voorbeeld van

44

B&R

Samenwerking met NVVB

De Jong stelt met tevredenheid vast dat zijn berichten op Twitter en Facebook door de medewerkers en de inwoners zeer worden gewaardeerd. correct communiceren. Die gedragscode is er gekomen op initiatief van de gemeenteraad zelf en heeft een voorgeschiedenis. In de vorige raadsperiode was er sprake van flinke spanningen tussen

’De oude media hebben de sociale media omarmd.’

Gedragscode

coalitie en oppositie en daar wilden alle partijen na de verkiezingen van maart 2014 definitief vanaf. Inwoners van de gemeente kregen er een verkeerd beeld van de politiek door. Toen kwam het voorstel voor een gedragscode. De Jong: ‘In

het begin deed die nogal wat stof opwaaien en rees de vraag of zoiets nu wel echt nodig was. Maar toen het eigen initiatief raadsbreed omarmd werd, zag men wel in dat het vooral een middel is om een breuk met het verleden te markeren. Ik heb er als voorzitter van de raad zelf ook iets mee in handen en elke maand wordt er in het presidium, een vergadering van de fractievoorzitters, met elkaar over gesproken. Het werkt echt goed, de mensen hebben zelf een switch gemaakt en zijn zich heel goed bewust welke rol ze spelen.’ Op de vraag of de berichtgeving in de oude media daarmee verbeterd is, blijft het antwoord even hangen. Over de zorgvuldigheid daarin zouden we nog wel een uur van gedachten kunnen wisselen, zo meen ik te moeten concluderen. Maar zelfs dan komen de sociale media van pas, zo blijkt. Foutieve berichten die tot verwarring zouden kunnen leiden, worden er in Westvoorne à la minute mee gecorrigeerd. 

Binnen gemeenten komt steeds meer de focus op klanttevredenheid en klantbeleving te liggen. Customer Experience is een belangrijk wapen geworden in de strijd om de gunsten van de klant. Tijdens de verschillende contacten met de NVVB zijn we tot de conclusie gekomen dat het bundelen van onze kennis en ervaring de dienstverlening aan de burger ten goede komt.

Foto: Wiebe Kiestra

Qmatic heeft ruim 30 jaar ervaring op het gebied van Customer Experience Management toepassingen voor overheid, retail, gezondheidszorg en financiële sector. Customer Experience Management vormt de basis voor een efficiënte en verbeterde dienstverlening. Qmatic helpt bij het creëren van een positieve klantervaring binnen veel gemeenten.

Foto: Bianca Rijkenbarg

er sprake van een nieuwe politieke situatie, een waarbij de relatie tussen kiezers en gekozenen evolueert. Waar vroeger de oude media en het maatschappelijk middenveld ervoor zorgden dat de informatie goed bij elkaar kwam, is dat nu zo diffuus geworden dat de rol van politiek, kerken en vakbonden uitgespeeld is. Daarvoor in de plaats is er nu wel de benaderbaarheid dankzij de sociale media.’ Maar die brengt anderzijds ook nadelen met zich mee, zo wordt geconcludeerd. Politici hebben een dagtaak aan de waan van de dag en komen niet toe aan besturen, stelt van Reybrouck keihard. De snelheid van de samenleving is eveneens enorm toegenomen. Peter de Jong: ‘Elke dag zit er wel een politicus bij Pauw of Jinek en het gaat vrijwel nooit meer over de langere termijn. Er bestaat een overtrokken aandacht voor de peilingen voor de verkiezingen en dan is de verleiding heel groot je als politicus via de sociale media te profileren zodat je in het gevlei komt bij de kiezer. Politiek moet uit de dagkoersen getrokken worden en weer terug naar de langere termijn.’ Het mag duidelijk zijn dat De Jong een groot voorstander is van een correct gebruik van de sociale media. Wie zijn lange reeksen tweets en posts op FB bekijkt, kan niet anders dan concluderen dan dat het in zijn geval louter gaat om burgerparticipatie.

Dagmar Winkelhorst (vicevoorzitter NVVB) en Fredrik Johansson (Managing Director Qmatic Holland B.V.) ondertekenen het bronzen partnership en gaan in 2015 samen voor meer resultaat! Qmatic sluit zich dan ook graag aan bij het motto van de NVVB “Samen meer resultaat”. Al geruime tijd neemt Qmatic deel aan de congressen van de NVVB en het partnership was een logische stap om de samenwerking verder te verdiepen.

Wij zien uit naar een prettige samenwerking met de NVVB.

Meer informatie Kijk op de website van Qmatic: www.qmatic.com

software | formulieren | verkiezingen software | formulieren | verkiezingen software | formulieren | verkiezingen

software software software

formulieren formulieren formulieren Postbus 135, 1700 AC Heerhugowaard Industriestraat 1704 Heerhugowaard Postbus 135,11, 1700 ACAA Heerhugowaard T (072) 571 25 05 Industriestraat 11, 1704 AA Heerhugowaard Postbus 135, 1700 AC Heerhugowaard www.procura.nl T (072) 571 25 05 Industriestraat 11, 1704 AA Heerhugowaard www.procura.nl T (072) 571 25 05 www.procura.nl

verkiezingen verkiezingen verkiezingen

B&R

45

G-PLAN

Algemeen

Colofon editie 2: 27 maart 2015 Burgerzaken & Recht is een vakblad van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) en verschijnt zes keer per jaar. Redactiesecretariaat Merlin Niesten (eindredacteur) telefoon: 079 – 361 77 47 / 06 30 95 76 81 e-mail: [email protected] website: www.nvvb.nl

Aan deze editie werkten mee: Melle Bakker, Alain Baptiste, Arthur Dallau, Corrie Ebbers, Mieke Hensen – van de Meulengraaf, Berbera van den Hoek, Jan Hulzebosch, Wiebe Kiestra, Marcel Krijgsman, Rico de Lange, Merlin Niesten, Jutta Ravelli, Bianca Rijkenbarg, Klaas Schipper, Rosalie Schuurman, Mariëlle Slooff, Hans Tomson en Arre Zuurmond.

Bijeenkomsten voorjaar 2015 31 maart Voorjaarsvergadering Noord-Holland 2 april Voorjaarsvergadering Utrecht 15 & 16 april NVVB Congres Noordwijkerhout 23 april Voorjaarsvergadering Gelderland 2 juni Voorjaarsvergadering Zuid-Holland/Zeeland 10 juni Voorjaarsvergadering Limburg & Noord-Brabant

Werken op afspraak werkt!

Meer informatie over bovenstaande bijeenkomsten vindt u op onze site: www.nvvb.nl

Uitgever, vormgeving, opmaak, druk en verzending Van Gorcum B.V., Assen

Correctie (gedeeltelijk) Taalanatomisch bureau De Twee Hanen, Kimswerd

Abonnementen Burgerzaken & Recht abonnement is gratis voor leden van de NVVB. Niet-leden kunnen zich abonneren voor een bedrag van € 115,- per jaar. Abonnementen kunnen schriftelijk tot uiterlijk 1 november voorafgaande aan het jaar van gewenste beëindiging worden opgezegd.

Advertenties Bureau NVVB t.a.v. Vera Nugteren e-mail: [email protected] telefoon: 079 – 361 77 47

Auteursrechten voorbehouden Behoudens de door de wet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvuldigd en/of openbaar gemaakt worden zonder schriftelijke toestemming van de NVVB, die daartoe door de auteur(s) met uitsluiting van ieder ander onherroepelijk gemachtigd is. Foto’s zonder bronvermelding zijn stockfoto’s.

Verantwoording De inhoud van artikelen en de meningen die daarin worden verkondigd, vertolken niet noodzakelijkerwijs het standpunt van de redactie of van het bestuur van de NVVB. ISSN 0929-9262

Planning, kopij & advertenties volgende nummers De volgende editie van B&R verschijnt op 26 juni 2015. Voor het inleveren van kopij, advertenties en nadere informatie over de planning van B&R kunt u contact opnemen met de NVVB via 079 – 361 77 47.

46

B&R

Ook een artikel schrijven? Een opvallende gebeurtenis bij uw gemeente, een ingewikkelde casus op uw afdeling of een leuke anekdote? Neemt u contact op met de redactiesecretariaat om de mogelijkheden te bespreken voor het plaatsen van een artikel.

Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en volg ons op Abonneer u op onze wekelijkse nieuwsbrief via www.nvvb.nl

Ervaar de kracht van eenvoud & gemak Steeds meer afdelingen gaan op afspraak werken: publiekszaken, werk & inkomen, bouwen & wonen, WMO, belastingen, etc. Of dat nu gedeeltelijk is of volledig, in G-PLAN kunnen gemeentebreed alle afspraken op een eenvoudige manier worden beheerd. U heeft in één oogopslag zicht op alle afspraken. In G-PLAN is het mogelijk om een afspraak online te maken, wijzigen en annuleren. Dit levert niet alleen gemak op voor de klant, maar ook efficiency voor u!

Intelligente koppeling met persoonlijke agenda’s Een afspraak met meerdere personen inplannen? Ook dat is geen probleem. Door de intelligente koppeling met persoonlijke agenda’s worden de beschikbare tijden direct weergegeven. Bovendien wordt de agenda van de medewerker automatisch bijgewerkt. Dubbele registratie behoort hiermee tot het verleden.

Mogen wij ook een afspraak met u inplannen? Wij maken graag een afspraak met u voor een vrijblijvende demonstratie bij u op locatie. Een demonstratie kunt u aanvragen via: www.jccsoftware.nl of telefonisch: 0541 -627062

Voordelen Piek- en dalmomenten gelijkmatiger verdelen Medewerkers efficiënt inzetten Klantgerichter werken Hogere klanttevredenheid Uitgebreide management- en beleidsrapportages Intelligente koppeling met outlookagenda’s Spreekkamers optimaal benutten

THE POWER OF PEOPLECENTRICITY IN BURGERZAKEN

SANDRA POST I STRATEGISCH PRODUCTMANAGER

Zien we u op het NVVB Congres? De burger is de belangrijkste schakel in de samenleving. Als meest nabije overheid maakt u het de burger graag gemakkelijk en wilt u aansluiten bij de verwachtingen van uw inwoners. Uw burgerzaken goed geregeld. Daar gaat het om. Benieuwd hoe wij de modernisering Burgerlijk Stand voor u verzorgen? Graag verwelkomen wij u op onze stand tijdens het NVVB Congres op 15 en 16 april in Noordwijkerhout. Wij delen ook weer een klein geschenk uit namens het goede doel. Kijk op centric.eu/nvvbcongres

SOFTWARE SOLUTIONS | IT OUTSOURCING | BPO | STAFFING SERVICES

www.centric.eu