BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden Analisten als Gartner en Forrester voorzien dat Sharepoint dé standaard wordt voor document management en online samen­ werken. Sharepoint groeit echter makkelijk uit tot één grote ‘bak aan documenten’ zonder eenduidige structuur. Die structuur is aan te brengen met BPM.

S

uccesvol samenwerken is sterk afhankelijk van de mogelijkheid om kennis, kunde en met name informatie met elkaar te delen. Dat is precies waar Sharepoint voor is ontworpen. Geen wonder dus dat de Microsoft software al meteen sinds de introductie een succes is. Echter, Sharepoint is niets meer of minder dan een raamwerk voor het opzetten van een intranet of document management systeem. Zoals met ieder raamwerk of portaal geldt ook voor Sharepoint dat de gebruikers de structuur moeten bepalen. En dat is iets waar veel organisaties moeite mee hebben. Verblind door handige functionaliteit in Sharepoint is technologie vaak leidend bij de implementatie en is er te weinig aandacht voor een heldere structuur waar alle medewerkers mee uit de voeten kunnen. Iedereen bedenkt zijn eigen mappen, waardoor het doel – beter kennis delen – nog steeds niet van de grond komt. Het portaal mondt vaak al snel uit in een wirwar van libraries waarin informatie lastig is terug te vinden. Mede om dat probleem op te lossen kun je in Sharepoint metadata aan documenten toevoegen. In theorie inder­ daad een handige functionaliteit, maar in de praktijk betekent dit een extra handeling voor medewerkers, die daarom niet of te beperkt metadata toevoegen, en die er ook te weinig over nadenken op welke trefwoorden collega’s dit document zouden zoeken. De in theorie zo handige manier van kennisdelen en samenwerken vergt in de praktijk veel discipline. En dat is waar het veel medewerkers aan ontbeert.

Governanceplan Management en medewerkers wijzen al snel de ICT­afdeling aan als zondebok voor de ‘mislukte implementatie’. En dat terwijl de implementatie technisch gezien vaak prima verloopt, waardoor ICT juist vindt dat ze hun werk goed hebben gedaan. Die mismatch ontstaat doordat ICT zich te snel alleen verantwoordelijk voelt voor het technisch beheer. Als alle functionaliteit werkt en gebruikers zijn getraind, dan is het verder niet meer de verant­ woordelijkheid van ICT, maar van het lijnmanagement, zo is de gedachte op veel ICT­afdelingen. De makke is echter dat lijnmanagers nieuw of nauwelijks formeel verantwoordelijk worden gesteld voor een goed documentbeheer, met als gevolg dat de ene afdeling enthousiast begint omdat de manager zich er actief mee bemoeit, terwijl de andere afdeling er een rommeltje van maakt. Deze ‘falende’ afdelingen zullen de rest van de organisatie al snel mee naar beneden trekken.

2

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden

Om het maximale uit Sharepoint te halen, is een governanceplan noodzakelijk. Want zonder duidelijke afspraken over wie wanneer op welke manier en waar informatie mag opslaan, kan een Sharepoint­omgeving eenvoudig uitgroeien tot een ongestructureerd en onbeheersbaar geheel. Het is daarom noodzakelijk om vast te leggen wie welke verantwoordelijkheden heeft; welke beleidsregels worden gehanteerd; hoe processen rondom het creëren, controleren, accorderen, publiceren en archiveren lopen; en hoe de omgeving technisch wordt ingericht. Zonder een dergelijk governanceplan bestaat het risico dat er een omgeving wordt opgezet waar niemand zich verantwoordelijk voor voelt, met een chaos tot gevolg.

BPM biedt structuur Een governanceplan ontwikkelen is één, maar het vervolgens ook uitvoeren is een lastige stap. Hoe borg je dat medewerkers de gemaakte afspraken ook nakomen? Hier kan de ICT­afdeling zijn echte meerwaarde bewijzen, want de enige manier om een nieuwe werkwijze te borgen is door deze te automatiseren. En dat kan met busi­ ness process management (BPM). Met BPM is het immers mogelijk om alle aspecten van een organisatie met elkaar in lijn te brengen en vervolgens te voorzien van workflows. Hoewel BPM een managementbenadering is, wordt deze veelal ondersteund door software. Door deze BPM­software te koppelen aan Sharepoint kan BPM helpen bij het bieden van de zo broodnodige structuur. Dit kan op twee manieren. In de eerste plaats bieden de processen een prima kapstok om een structuur voor Sharepoint te ontwikkelen die door alle medewerkers wordt begrepen en logisch wordt gevonden. Door onder een proces alle documenten te hangen die nodig zijn voor de uitvoering daarvan ­ denk aan sjablonen, formulieren, stappenplannen, werkinstructies, voorbeeldbrieven ­ is voor medewerkers inzichtelijk welke informatie ze waar kunnen vinden. Bovendien zien ze geen documenten over het hoofd, iets wat bij een afdelingsgerichte structuur vaak voorkomt als een proces wordt overgedragen van de ene naar de andere afdeling.

Integriteit waarborgen De tweede manier waarop BPM kan helpen bij een beter gebruik van Sharepoint is door rolgebaseerde autho­ risaties. Door in BPM vast te leggen wie voor welke processtappen verantwoordelijk is, voorkom je dat mede­ werkers die daar niet toe bevoegd zijn documenten per ongeluk wijzigen. Op die manier kunt u de integriteit en betrouwbaarheid van documenten waarborgen en de levenscyclus van een document ondersteunen. Dat laatste noemen we ook wel document life cycle. Door deze lifecycle middels workflows en autorisaties te bewaken, weet u zeker dat de kwaliteit van documenten is gegarandeerd. In de workflow kan immers worden vastgelegd wie gerechtigd is welk type documenten te creëren, controleren, accorderen, publiceren en archive­ ren. Een nevenvoordeel daarvan is dat en passant ook de goedkeuringscyclus van documenten volledig wordt geautomatiseerd, of het nu gaat om het accorderen van een factuur of het ontwerpen van een advertentie. Daardoor kunnen processen aanzienlijk worden versneld. Want het komt niet meer voor dat een document blijft liggen op het bureau van een manager, wachtend op een paraaf. Door een koppeling van BPM aan Sharepoint wordt dus min of meer automatisch structuur aangebracht in de oneindige stroom aan documenten die dagelijks worden gecreëerd, bewerkt en gedistribueerd. Dat komt de vindbaarheid van documenten ten goede. Bovendien weten medewerkers altijd zeker dat ze in de meest actuele versie van het document werken, want ook dat kan met BPM worden bewaakt.

3

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden

Document management Op deze manier wordt Sharepoint niet alleen een omgeving om in samen te werken, maar ook een document management systeem. Zoals al eerder aangegeven leidt dit tot een betere kennisborging en kennisdeling in de organisatie, maar er is meer: > verhoging van de efficiency en daarmee reductie van de kosten > kwaliteitsverhoging > voldoen aan wet­ en regelgeving, zoals de archiefwet Het is duidelijk dat de behoefte om documenten vele malen, bewust of onbewust, te dupliceren afneemt als ze op een eenduidige manier worden gearchiveerd. Dat bespaart niet alleen kosten met betrekking tot printen en kopiëren, maar ook veel tijd die anders verloren gaat met opzoeken en versturen van documenten. Geen kopieën naar elke verschillende belanghebbende, maar snelle toegang tot het enige juiste document en de juiste informatie voor iedereen. Een direct gevolg hiervan is dat iedereen altijd in de juiste versie van het document werkt, waardoor er geen rework meer nodig is om foutieve documenten aan te passen en tegelijkertijd de kwaliteit stijgt. Iedereen die wel eens een begroting in Excel heeft gemaakt en via e­mailt deelt met anderen, herkent immers de situatie dat er na verloop van tijd twee of misschien wel drie verschillende versies in omloop zijn en niemand weet nog wat de juiste is. Wanneer Sharepoint met behulp van BPM wordt gebruikt als document management systeem is middels een audit trail altijd na te gaan wie wat heeft gedaan met betrekking tot de bewerking, verwerking en controle van een document. Daarnaast draagt goed document management systeem bij aan een betere samenwerking tussen medewer­ kers en afdelingen. Omdat wijzigingen in documenten direct zichtbaar zijn voor alle betrokken partijen weten medewerkers bijvoorbeeld of een collega al naar een document heeft gekeken. Dit versnelt de doorlooptijden van projecten. Een document management systeem is daarnaast in staat om documenten te koppelen aan activiteiten en processen en dit bovendien te ondersteunen met workflowfunctionaliteit. Daardoor worden er nooit meer stap­ pen in een proces overgeslagen en gebruikt iedereen de hulpmiddelen (werkbeschrijvingen, sjablonen, formulie­ ren) die voorhanden zijn. Een laatste, niet onbelangrijk voordeel is dat wordt voldaan aan wet­ en regelgeving als Sharepoint wordt inge­ zet als document management systeem, denk bijvoorbeeld aan de Archiefwet.

4

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden

Conclusie Sharepoint is in theorie een geweldig systeem om samenwerking te verbeteren en kennis te delen, maar de praktijk is weerbarstig. In technisch opzicht doet de software precies wat de organisatie bij de implementatie voor ogen had. Maar vervolgens maken gebruikers – de business – er een rommeltje van en wijzen ze vervol­ gens met de beschuldigende vinger naar IT. De zwakke punten van Sharepoint, namelijk het gebrek aan structuur en policies om afgesproken werk­ methoden af te dwingen, kunnen worden ondervangen met BPM. Door beide systemen te koppelen krijgen organisaties the best of both worlds: optimale samenwerking in een gestructureerde, overzichtelijke en voor iedereen herkenbare omgeving.

5

Over Mavim Rules Mavim Rules is BPM­software die organisaties in staat stelt om al hun bedrijfs­ en werkprocessen op eenvoudige en eenduidige wijze te beschrijven, modelleren én te publiceren. Door de mogelijkheid deze processen in relatie te brengen met risico’s, interne of externe wet­ en regelgeving en gebruikte IT­applicaties en ­infrastructuur ondersteunt Rules te­ vens op gebieden als risicomanagement, compliance management en beheersing van de IT­omgeving. Mavim Rules beschikt over specifieke document management­functionaliteit: Rules Document Con­ trol. De software kan bovendien volledig worden geïntegreerd met Sharepoint.