BUSINESS LOGIC
SharePoint en Sitecore: Het beste van twee werelden Integratie van SharePoint met het Sitecore platform
I NHOU D Het beste van twee werelden
2
De wereld volgens SharePoint
2
De wereld volgens Sitecore
3
Het beste van twee werelden
3
SharePoint Integration Framework (SPIF)
4
Integratie op pagina niveau
4
Integratie op item niveau
4
De keuze van Estate
5
Cases6 De Gezondheidsdienst voor Dieren
6
Transport en Logistiek Nederland
7
Conclusie10 Over Estate
1
11
H et b e s t e v a n t wee w erel den D e we r e l d volgens S harePoint SharePoint wordt vaak geroemd als het Content Management Systeem van de toekomst, m.n. door Microsoft en diens verkoopkanaal. Deze mening wordt over het algemeen niet gedeeld door andere IT professionals. Daarentegen geven dezelfde professionals ook aan dat SharePoint uitermate geschikt is als document management systeem en voor online collaboratie. SharePoint is vooral gericht op Intranet functionaliteit en wordt meestal breed ingezet in een organisatie.
De meest belangrijke plus- en minpunten van SharePoint op een rij: Hechte integratie met Microsoft Office Goed uitgewerkt Document Management Systeem Zeer geschikt voor online collaboratie Licentiemodel geschikt voor gebruik door grote groep gelijktijdige contentbeheerders Niet gericht op online marketing
2
D e we r e l d volgens S itecore Sitecore is sterk in het tonen van informatie op een website en beschikt over de noodzakelijke instrumenten om inzicht te geven in het bezoek en gebruik van de website. Een ander sterk punt is de mogelijkheid om de informatie in Sitecore te personaliseren op basis van het gedrag van de bezoeker. Hierdoor kan voor de bezoeker relevante(re) informatie getoond worden, wat conversie verhogend werkt. Al deze functionaliteiten maken duidelijk dat Sitecore één van de beste Content Management Systemen van dit moment is. Sitecore is vooral gericht op Internet functionaliteit en wordt meestal gekozen vanwege marketing functionaliteit.
De meest belangrijke plus- en minpunten van Sitecore op een rij: Zeer geschikt voor het tonen van informatie op een website Uitgebreide mogelijkheden m.b.t. het meten van het bezoek en gebruik van de website Mogelijkheid tot het personaliseren van informatie Licentiemodel niet geschikt voor gebruik door een grote groep gelijktijdige contentbeheerders
H e t b e s t e v a n tw ee w erelden Uiteindelijk komt het erop neer dat SharePoint en Sitecore twee verschillende producten zijn. Beide zijn sterk in zaken waar de ander minder goed in is.
Als men op zoek is naar een geschikte oplossing voor een document management systeem of online collaboratie, dan is de keuze voor SharePoint duidelijk. Wil men informatie op een website tonen, een goed inzicht krijgen in het bezoek en gebruik van de website en content personaliseren, dan ligt de keuze voor Sitecore voor de hand. Indien men een oplossing zoekt die op beide gebieden voldoet, dan lijkt het evident om SharePoint én Sitecore te gebruiken. Elk systeem wordt gebruikt voor hetgeen het goed in is en het SharePoint Integration Framework van Sitecore zorgt voor de verbinding tussen beide systemen.
3
SharePoint Integration Framework (SPIF) Het SharePoint Integration Framework is een product gemaakt en ondersteund door Sitecore, dat een Sitecore systeem de mogelijkheid biedt om verbinding te leggen met SharePoint systemen. Hiervoor beschikt SPIF over twee verschillende technieken die los van elkaar of gecombineerd toegepast kunnen worden.
In t e g r a t i e o p pagina niveau Deze techniek biedt ontwikkelaars de mogelijkheid om een SharePoint lijst op een Sitecore website te tonen. De informatie in SharePoint is enkel beschikbaar binnen SharePoint en niet in Sitecore.
Kenmerken •
De informatie is op één plek beschikbaar en er hoeft geen synchronisatie plaats te vinden tussen SharePoint en Sitecore.
•
Toevoegingen en wijzigingen in SharePoint zijn direct zichtbaar op de website.
•
Het gebruik van de website heeft een directe impact op de performance van de SharePoint server.
•
Sitecore is niet in staat om inzicht te verschaffen in het bezoek en gebruik van de individuele SharePoint items.
•
Personalisatie van individuele SharePoint items is niet mogelijk.
•
Zoeken naar SharePoint items op de website verloopt via SPIF specifieke code en volgt niet dezelfde code als het zoeken op de rest van de website. Dat maakt het tonen van één overzicht van zoekresultaten ingewikkeld.
In t e g r a t i e o p item niveau Bij deze techniek wordt de inhoud van een SharePoint lijst gesynchroniseerd met een map in de Sitecore Content Tree. Elk SharePoint item heeft een directe relatie met een Sitecore item. Het Sitecore item toont de informatie op de website.
4
Kenmerken •
Er vindt synchronisatie plaats tussen SharePoint en Sitecore en de informatie is zowel binnen SharePoint als Sitecore aanwezig.
•
Toevoegingen en wijzigingen in SharePoint zijn niet direct zichtbaar op de website.
•
Het gebruik van de website heeft geen directe impact op de SharePoint server.
•
Op de website wordt het Sitecore item getoond in plaats van het SharePoint item. Omdat de informatie aanwezig is binnen Sitecore kan elke Sitecore functionaliteit ten volle benut worden.
•
Personalisatie van individuele SharePoint items is mogelijk.
•
Zoeken naar informatie uit SharePoint volgt dezelfde code als het zoeken op de rest van de website. Het tonen van één overzicht van zoekresultaten is eenvoudig.
D e k e u ze v a n Estate Onze ervaring leert dat de meeste klanten er de voorkeur aan geven om de content te (blijven) beheren in SharePoint. Met deze basis requirement in het achterhoofd kiest Estate voor integratie op item niveau, waardoor er aan de Sitecore kant de mogelijkheid blijft bestaan om personalisatie toe te passen en goed inzicht te krijgen in het bezoek en gebruik van de website.
Verder leert onze ervaring dat klanten die gebruik maken van SharePoint over het algemeen veel informatie hebben die op de website getoond moet worden. Ze willen graag wel zelf bepalen waar welke items tevoorschijn komen. Hiervoor zet Estate de Taxonomy Shared Source Module in, waarbij de tags in de taxonomy worden bepaald door SharePoint. De tags worden in SharePoint aan individuele items gehangen. In Sitecore worden pagina’s ook van tags voorzien. Op een pagina worden enkel items getoond die dezelfde tags hebben als de betreffende pagina.
5
C ases D e G e zo n d heidsdienst voor D ieren De Gezondheidsdienst voor Dieren (GD) is een onafhankelijke, deskundige leverancier van veterinaire kennis en kunde en is een hoofdrolspeler in de diergezondheid. De GD heeft de hulp ingeroepen van Estate Internet omdat de website niet meer voldeed aan hun wensen en eisen. Tevens wilde de GD deze gelegenheid aangrijpen om de site te voorzien van nieuwe mogelijkheden.
Voorlichting en preventie Belangrijke functies van de GD zijn voorlichting en preventie richting verschillende doelgroepen. Daarnaast is het informatieaanbod gesegmenteerd naar verschillende diersoorten. Binnen ieder segment wordt ruim aandacht besteed aan actuele dossiers, ziektebeelden en de daaraan gerelateerde producten en diensten van de GD.
Een primeur De GD gebruikt Microsoft SharePoint als systeem waarin dierziekten worden bijgehouden. Via een taxonomie worden deze weer gekoppeld aan nieuws, folderteksten en producten. Estate bouwde een slim systeem waarbij op basis van deze taxonomie automatisch een groot deel van de site actueel gehouden wordt. Het meeste beheer vindt dus plaats in het eigen intranet en updates worden dagelijks automatisch gepubliceerd op de website. Een dergelijke koppeling tussen SharePoint en Sitecore was nog nooit eerder in Nederland uitgevoerd.
Beslisboom en digitale dierenarts Om dierhouders snel advies te leveren, ontwikkelde Estate een zogenaamde beslisboom. Aan de hand van antwoorden en keuzes, krijgt de dierhouder een advies voor behandeling of preventie. Vergelijkbaar van opzet is de digitale dierenarts voor schapen en geiten. Via een visuele weergave kan een
6
bezoeker letterlijk aangeven waar “de pijn” zit. Vervolgens kan weer via een aantal keuzes een advies worden verkregen over veelvoorkomende aandoeningen in dit segment.
Naar de toekomst In eerste instantie werd Estate vooral ingeschakeld als technisch partner. Het grafisch design is door derden gemaakt en door Estate verfijnd. Ondertussen is de waarde van Estate als Full Service Internetbureau gebleken en is gestart met de volgende fase van de website. In eerste instantie krijgt de website een redesign, waarbij door middel van responsive design ook de tablet- en mobiele gebruiker worden bediend. Tevens zal de site worden voorbereid op de volgende stap in de ontwikkeling: customer engagement.
SPIF bij de GD in een notendop •
Content wordt beheerd in SharePoint
•
2 SharePoint lijsten en meer dan 4000 items worden gesynchroniseerd
•
De update frequentie is 6 minuten
•
Tagging wordt gebruikt om items uit SharePoint automatisch te tonen op Sitecore pagina’s
Tr a n s p o r t e n Logistiek N ederland Transport en Logistiek Nederland (TLN) is de grootste en toonaangevende belangenbehartiger in het goederenwegvervoer en logistieke dienstverlening. TLN behartigt voor haar ruim 5.500 leden (van kleine transportbedrijven tot grote logistieke dienstverleners) de belangen. TLN levert een uitgebreid dienstenpakket en verzorgt collectieve belangenbehartiging, zowel nationaal als internationaal. Het hoofdkantoor van TLN is gevestigd in Zoetermeer, daarnaast zijn er 4 regiokantoren verspreid over het land. Bij TLN werken 118 medewerkers. De website heeft 19.000 unieke bezoekers per maand. TLN is in 1993 opgericht na een fusie van Wegvervoer CVO en NOB Wegtransport. Hiermee was de grootste ondernemersorganisatie een feit. Per 1 januari 2011 is TLN samengevoegd met KNV Goederenvervoer (GVN).
7
TLN neemt de leiding in het informeren op het gebied van transport en logistiek. De website voorziet in algemene informatievoorziening en maakt de positie en standpunten van TLN duidelijk. Verder speelt de website een rol in het informeren van verschillende doelgroepen. Ook zijn er online tools en wordt kennis gedeeld.
Intranet, extranet en website geïntegreerd Ondernemers in de sector worden met de site en het bijbehorende extranet ondersteund in hun ondernemerschap. De website voorziet ook in de mogelijkheid tot verdieping met dossiers over allerlei onderwerpen. Om van die verdieping gebruik te maken, zal een lidmaatschap in de meeste gevallen nodig zijn. Het extranet biedt informatie afgestemd op de interesses van de gebruiker. Hierbij kan het gaan om onderwerpen en deelmarkten. Daarnaast kunnen leden via het extranet gebruik maken van TLN tools (dankzij een externe koppeling).
Het beste van Sitecore en SharePoint De website is gebaseerd op Sitecore en gekoppeld aan een SharePoint 2013 omgeving. Hierdoor kan gebruik worden gemaakt van de voordelen van een online systeem vol marketing- en personalisatiemogelijkheden. Dit in combinatie met een intranet en extranet dat volledig geoptimaliseerd is op samenwerking, efficiënte vindbaarheid en deling van kennis.
De infrastructuur is ontwikkeld voor toekomstige uitbreiding. Er zijn zeer krachtige rollen- en rechtenoplossingen ontwikkeld. Ondersteuning van de bedrijfsprocessen maakt de gekozen oplossing succesvol. Denk hierbij aan: •
Geen dubbele handelingen, alle informatie voor intranet, extranet en online is op één plaats te beheren.
•
Personalisatie op de website, gerichte productaanbevelingen en nieuwsvoorziening per (sub)doelgroep.
•
Integratie van systemen waardoor bezoekers zich via de website, extranet en intranet voor evenementen kunnen inschrijven.
8
Meerdere zaken zorgen ervoor dat we trots zijn op deze Sitecore oplossing: de korte doorlooptijd, het binnen budget afronden van het project en zeer belangrijk: een tevreden klant en diens eindgebruikers. Estate heeft in dit project veel ervaring opgedaan met het SPIF (SharePoint Integration Framewerk) waardoor we nu mondiaal voorop lopen in het koppelen van Sitecore en SharePoint.
SPIF bij TLN in een notendop •
Content wordt beheerd in SharePoint.
•
6 SharePoint lijsten en meer dan 9500 items worden gesynchroniseerd.
•
De update frequentie is 15 minuten.
•
Tagging wordt gebruikt om items uit SharePoint automatisch te tonen op Sitecore pagina’s.
•
Authenticatie wordt bepaald door een Customer Relationship Management (CRM) systeem via een webservice.
•
Uitgebreide autorisatie op basis van rollen uit het CRM.
•
Naast informatie uit SharePoint toont de website ook direct informatie uit het CRM.
9
C o n clu s i e Het SharePoint Integration Framework (SPIF) is een prima oplossing voor organisaties die beschikken over een SharePoint omgeving en op zoek zijn naar een manier om reeds aanwezige content te delen op hun publieke website. SPIF biedt voldoende flexbiliteit om informatie uit SharePoint te ontsluiten, of als items te importeren in de Sitecore omgeving.
Hoe het SharePoint Integration Framework wordt ingezet, is afhankelijk van de mogelijkheden en doelstellingen van uw organisatie. Maar onze ervaring leert dat de meeste bedrijven en organisaties kiezen voor de mogelijkheid om content te blijven beheren in SharePoint. Deze content wordt vervolgens met een bepaalde updatefrequentie geïmporteerd in Sitecore en automatisch gepubliceerd op de website. Door gebruik van een taxonomie, kan vervolgens de content worden verdeeld over de gerelateerde pagina’s op de website.
Dit alles maakt het SharePoint Integration Framework een praktische oplossing waarmee dubbele content op verschillende systemen kan worden voorkomen. Uw contentbeheerders kunnen blijven werken in een omgeving die hen bekend is en de informatie wordt automatisch gepubliceerd op de juiste plaats op de website. Dat maakt het Framework een kosten-efficiënte oplossing: uw medewerkers hebben geen opleiding nodig, het publicatieproces loopt automatisch en het bijhouden van content in verschillende sytemen wordt voorkomen.
10
O ver E s t a t e Estate is een full service internetbureau dat online kennis en middelen breed inzet om de doelstellingen van haar klanten te bereiken. Steeds op een manier die de verwachtingen overtreft. Onze expertise •
Adviestrajecten van strategie, concept en design tot aan realisatie, beheer en onderhoud
•
Sitecore CMS implementaties
•
Sitefinity CMS implementaties
•
Online marketing
•
Social media strategie
•
Social media advertising
M e e r w e t e n? Neem gerust contact met ons op, we helpen u graag verder. www.estate.nl
Estate Internet
[email protected]
Sportweg 30-32
013 - 535 04 35
5037AC Tilburg
11
